Знание сэд что это – Просто об электронном документообороте, СЭД/ECM. Обучение начинающих (руководителей, делопроизводителей, студентов).

Содержание

что такое, особенности и рекомендации

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше — 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Делопроизводство и документооборот

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство — это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего — с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается «справкой». Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Функции и задачи СЭД

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

  • систематизации работы с документами.
  • созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
  • автоматизации учёта;
  • классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

  • создания карточек.
  • формирования текста документа;
  • сохранения данных в формате pdf или ms word;
  • управления правами доступа пользователей;
  • создание маршрутов;
  • управления движением документов;
  • рассылки уведомлений, напоминаний;
  • ведения журналов, справочников, классификаторов;
  • формирования поручений;
  • поиска и подписание документов;
  • формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

  • удалённую работу с документами;
  • использование СУБД для хранения данных;
  • одновременную работу с СЭД;
  • обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

  • централизованное структурированное хранение информации;
  • одинаковый подход к формированию и обработке документов;
  • использование шаблонов;
  • поиск;
  • аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

  • условия переходов между этапами;
  • разделения маршрута;
  • циклы обработки;
  • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
  • задаются роли пользователей.

Виды обработок:

  • Создание документа.
  • Редактирование.
  • Переименование.
  • Перемещение.
  • Сохранение.
  • Индексирование.
  • Удаление.

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

  • создание рабочей группы, определение руководителя;
  • определение целей и задач;
  • проверка существующих документационных процессов;
  • разработка технического задания;
  • выбор СЭД;
  • заключение договора на внедрение СЭД;
  • разработка и утверждение регламента работы;
  • проверка первоначального наполнения справочников;
  • предварительное испытание СЭД;
  • обучение персонала работе;
  • тестовое внедрение СЭД;
  • анализ результатов тестовой работы;
  • исправление ошибок;
  • полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка — это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка — неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него — в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа — сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий «Контрагент» обеспечивает поиск данных в поле «Получатель» или «Отправитель». При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

fb.ru

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация


Внедрение ЭДО дает возможность:
  • контролировать сроки действия договоров;
  • ускорить согласование документов;
  • создать единую базу данных;
  • отказаться от бумажных носителей.
Выбрать систему автоматизации…

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее…


Услуги консалтинговой компании могут помочь:

  • повысить производительность бизнес-процессов;
  • оптимизировать расходы;
  • повысить прибыль.
Подробнее об услугах…



Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше…

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

  • однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
  • параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
  • непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
  • единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
  • результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
  • эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

  • производственный ЭДО;
  • управленческий ЭДО;
  • архивное дело;
  • кадровый ЭДО;
  • бухгалтерский ЭДО;
  • складской ЭДО;
  • технологический ЭДО;
  • секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

  • создание электронной версии документа;
  • создание атрибутной карточки документа;
  • формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
  • поиск карточек документов;
  • формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
  • сохранение документов в различных форматах;
  • создание маршрутов документа и управление его движением;
  • ведение журналов, классификаторов и справочников;
  • регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
  • рассылка напоминаний и уведомлений;
  • согласование документов;
  • формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

  • сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
  • ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
  • экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

  • рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
  • снижение рисков потери документов;
  • увеличение скорости согласования и утверждения документов;
  • повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

  1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
  2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
  3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
  4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
  5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

  1. Хранение и поиск документов.
  2. Поддержка делопроизводства.
  3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
  4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
  5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

  1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
  2. Соответствие стандарту отрасли организации.
  3. Соответствие целям и задачам компании.
  4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
  5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
  6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
  7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
  8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
  9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

  • провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
  • оценить стоимость владения той или иной программой;
  • изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
  • ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
  • изучить демонстрационные видеоматериалы;
  • установить демо-версию программы;
  • изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

  • Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
  • Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
  • Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
  • Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

  1. Разработка технического задания.
  2. Выбор IT-решения.
  3. Описание бизнес-процессов.
  4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
  5. Внедрение электронного документооборота.
  6. Тестирование программы.
  7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
  8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

  • консервативность сотрудников;
  • недостаточная компьютерная грамотность работников;
  • отсутствие регламентов на основные процессы;
  • слабое техническое оснащение;
  • отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

www.kp.ru

Система электронного документооборота (СЭД) «ДЕЛО»

Проверенное решение, актуальные технологии, простота обслуживания.

«ДЕЛО» — система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки. Надежное и безотказное решение.

Ещё больше видео смотрите на нашем Youtube канале

Ключевые особенности

Интеллектуальная обработка текстов – извлечение данных, поиск по синонимам.
Автоматическая классификация и маршрутизация поступающих документов.
Проведение видеоконференций с фиксацией материалов в «ДЕЛО».
Готовность к использованию совместно с продуктами ведущих отечественных разработчиков («МойОфис», Postgres Professional и др.).
Поддержка работы с электронными оригиналами документов на всех этапах.

Преимущества

Универсальность и надежность

«ДЕЛО» – надежная и удобная система — 25 лет успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

Все включено

Все необходимое для работы с документами на всех этапах «жизненного цикла» – от сканирования до передачи на архивное хранение.

Договорной документооборот

Реализован полный цикл договорной работы – подготовка проекта, маршрутизация, согласование, совмест-ное редактирование, утверждение, контроль исполнения договорных обязательств. Возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами.

Мобильность и удаленная работа

Полнофункциональный веб-клиент с персонифицированным интерфейсом. Мобильные приложения для платформ iOS, Android, Windows. Обеспечение юридической значимости при работе с мобильных устройств.

Юридически значимый документооборот

Обмен документами с другими СЭД (на основе ГОСТ Р 53898-2013), интеграция с операторами ЭДО, предусмотрена возможность работы с несколькими операторами.

Постановка задач и контроль исполнения

Эффективные и наглядные инструменты для планирования и постановки задач. Мониторинг актуальных статусов, контроль сроков исполнения поручений и документов. Наглядная визуализация «дерева поручений» с отображением текущих задач и исполнителей.

Электронный архив, долговременное хранение документов

Проверенные решения для ведения любых видов электронных архивов — бумажных документов, электронных подлинников, файлов произвольного вида.

Отчеты и аналитика

Инструменты для формирования аналитических отчетов. Наглядные отчеты по исполнительской дисциплине, ходу исполнения документа (диаграмма Ганта), сведения об обработанных документах и т.п. Возможность построения витрин данных и многомерной аналитики.

Соответствие российским и международным стандартам

СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.

Автоматизация закупочной деятельности

Подготовка и согласование договоров, пакетов документации по закупочной деятельности, с возможностью размещения на торговых площадках. Контроль сроков согласования и подготовки документов.

Управление заседаниями/совещаниями

СЭД «ДЕЛО» позволяет автоматизировать процесс планирования совещаний/заседаний и контроль исполнения принятых решений. Включая согласование и утверждение повестки, согласование и утверждение протокола, выдачу поручений по протоколу и контроль их исполнения.

Управление проектами/портфелями проектов

Управление проектами на всех стадиях, рассмотрение проектных предложений, паспортов проектов, документационное сопровождение проектного управления, полная поддержка электронного документооборота, электронные коммуникации при работе с проектами: обсуждения и задачи, ведение архива проектов, аналитика и отчеты.

Узнать стоимость

Функциональные возможности

yuridicheski-znachimyj-elektronnyj-dokumentooborot.php

Функциональные возможности

Узнать больше
Госуслуги и обращения граждан

СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс межведомственного взаимодействия и оказания государственных и муниципальных услуг. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Система предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан». Для автоматизации работы МФЦ на базе программы «ДЕЛО» разработано решение АИС МФЦ ДЕЛО. Для автоматизации госуслуги по выдаче охотничьих билетов и разрешений на охоту разработана система АИС «Охотничий билет».

Узнать больше
Надежный электронный архив документов

СЭД «ДЕЛО» обеспечивает автоматизацию основных задач хранения документов и дел:

  • поддержка принятой в организации номенклатуры дел;

  • механизм списания документа в дело;

  • формирование и просмотр описи документов, списанных в дело;

  • поддержка работы с многотомными делами;

Бесшовная интеграция СЭД «ДЕЛО» с системой «АРХИВНОЕ ДЕЛО» упрощает передачу дел на архивное хранение и всю дальнейшую работу с архивными документами.

Узнать больше
Системные требования

Система не требовательна к ресурсам, поэтому является оптимальным выбором в плане расходов на серверное оборудование и программное обеспечение.

Узнать больше
Интеграция с другими информационными системами

Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции системы с другими корпоративными решениями.

Лидер на российском рынке СЭД и ECM-систем

«ДЕЛО» – надежная и удобная система — 23 года успешных внедрений, 7000 организаций, 1 000 000 пользователей.

Соответствие российским и международным стандартам

СЭД «ДЕЛО» включена в Реестр отечественного ПО в соответствии с Приказом Минкомсвязи России от 20.02.16 №63.


Систему «ДЕЛО» уже используют:

АО КБ «ДельтаКредитБанк»

ОАО «ВТБ-Лизинг»

ОАО «Мордовэнерго»

ЗАО «ТВЭЛ-СТРОЙ»

ОАО «Оборонстрой»

АО «Газстройпроект»

ОАО «Белэлектромонтаж»

ОАО «Росгосстрах»

Международный аэропорт «Уфа»

ОАО «Белвнешэкономбанк»

ОАО Енисейское речное пароходство

ООО «Газпром флот»

Все клиенты

Отзывы

Отзыв АО «Водоканал» (Якутск) о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«В результате внедрения существенно ускорилась работа с документами, соответственно значительно сократился общий объем бумажного документооборота и время доставки документов и поручений до адресатов. Отмечается удобство использования и интуитивно понятный интерфейс».
И.о. Генерального директора Кырджагасов А.А.

Отзыв Алтайского краевого Законодательного Собрания

«Внедрение СЭД позволило упростить и автоматизировать такие рабочие процессы как регистрация и учет документов, согласование и визирование, стал прозрачным и удобным контроль исполнительской дисциплины. Благодаря дополнительным компонентам СЭД «ДЕЛО» формируются различные сводки по документопотоку, статистические отчеты, сведения об исполнительской дисциплине, справки-напоминания и т.д.
В ближайшей перспективе при помощи дополнительных средств системы («Сервер электронного взаимодействия»), рассматривает возможность перехода на электронный обмен документами с Правительством Алтайского края через Единую систему электронного документооборота, что значительно упростит работу с корреспонденцией…»
Руководитель проекта И.В. Казанцева

Отзыв «Майминской районной больницы» о внедрении СЭД «ДЕЛО»

«Внедрение системы «ДЕЛО» позволило автоматизировать базовые процессы обработки документов, в частности, регистрация исходящих, входящих поручений Главного врача, обращений граждан. В результате внедрения СЭД специалистам канцелярии районной больницы стало значительно проще выполнять поиск и формирование статических отчетов по документам, подготовку аналитической информации для предоставления руководству, отслеживать ход исполнения документов и поручений. Сократились временные затраты на осуществление контроля и одновременно повысилось его качество, все резолюции Главного врача, накладываемые на документы, теперь заносятся в СЭД…»
И.о. главного врача Е.А.Сараева

Все отзывы

www.eos.ru

ВЭДО. Внешний электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа. И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей. Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ВЭДО). В России его принято называть ЭДО, но я считаю что правильнее называть его ВЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.


Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д. Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения. В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути». А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:


  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца. Любой другой формат принят не будет. А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.


Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:


  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:


  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа. В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно. Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:


  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.


Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.


Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:


  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.


Системы ВЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ВЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети. Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы. Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям. О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.


Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:


  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы. Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования. А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.


Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.


Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу. Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления. В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции. Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю. На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.


Update: После долгих раздумий решил все таки ввести термин ВЭДО ( внешний элекстронный документооборот), так как ЭДО это более обширное понятие.

habr.com

Система электронного документооборота (СЭД): какую лучше выбрать

Оглавление:

  1. Что такое СЭД?
  2. Что даёт СЭД руководителю?
  3. В каких случаях СЭД не поможет?
  4. Виды СЭД
  5. Как выбрать?
  6. А если конкретнее?

Автоматизация – это здорово. Время толстых папок с кипами деловых бумаг прошло, а электронные документы создаются, исполняются и архивируются в несколько кликов или вообще самостоятельно. Нет, у вас не так? Значит, пора всерьёз заняться организацией электронного документооборота. Подберите хорошее программное обеспечение, и всё будет хорошо. Точно лучше, чем сейчас.

Что такое СЭД?

СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.

С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).

Словом, электронный документооборот – это кровеносная система фирмы.

Что даёт СЭД руководителю?

СЭД здорово упрощает деятельность фирмы.

  1. Обеспечивается прозрачность большинства бизнес-процессов. Руководитель отчётливо видит каждый этап процесса документооборота и может более эффективно его контролировать.
  2. Значительно повышается исполнительская дисциплина. Обычно более 20 % назначенных и распределённых заданий не выполняются ответственными за них работниками. СЭД же позволяет сократить этот процент до нуля (в идеале, конечно).
  3. Сокращаются временные затраты на все рутинные операции с документами. Поиск, согласование, создание тех или иных актов – всё это можно осуществить за считаные секунды. В результате ускоряются и все остальные процессы. Как мы помним, время – деньги.
  4. Обеспечивается конфиденциальность информации. У каждого сотрудника есть свои пределы доступа, с каждым документом работают только те люди, которые должны это делать в соответствии со своими обязанностями и квалификацией. К тому же все действия протоколируются (не только подписание или изменения, но и чтение).
  5. Обеспечивается выполнение требований международных стандартов ISO 9000. Одно из базовых требований этих стандартов – прозрачность документооборота и информационного воздействия.
  6. Внедрение инноваций происходит легко и безболезненно. Новые правила работы почти мгновенно доводятся до сведения всех сотрудников, а сроки обучения новичков в разы сокращаются. Когда каждый может быстро отыскать необходимую инструкцию, «стопорных» моментов почти не возникает.
  7. Развивается корпоративная культура. Взаимодействие работников оптимизировано, горизонтальные связи налажены, ответственность чётко обозначена – в таких условиях команда спаивается в эффективный, безошибочно функционирующий механизм. А это не такая уж мелочь.

Главная задача всех систем автоматизации – заменить человека системой. СЭД не исключение. Обычно в компании есть несколько «золотых» сотрудников, на которых всё держится. Они всё знают, всё умеют, и стоит им уволиться, как происходит коллапс в миниатюре. Хорошего в этом мало. Автоматизация же распределяет груз ответственности на всех поровну и позволяет контролировать происходящее в онлайн-режиме. Как следствие, повышаются скорость и качество обслуживания клиентов. Как глобальное следствие, возрастают конкурентные преимущества компании.

В каких случаях СЭД не поможет?

Мы понимаем, что волшебных таблеток не бывает. СЭД – не панацея, это всего лишь удобный инструмент со своим назначением. Молотком не прикрутишь гайку, а СЭД не поможет вам в решении некоторых важных задач.

Дело в том, что эта электронная система «заточена» на работу с неструктурированной информацией. Поэтому заниматься с помощью СЭД кадровым делопроизводством или налоговым/бухгалтерским учётом бессмысленно. Например, при работе с кадрами не обойтись без структурированных выборок по персоналу (по специальностям, датам приёма и увольнения, образованию, квалификации). Храниться такие выборки должны в базе данных, но никак не в виде хаотичного «облака». То же самое относится к финансовым актам: накладные, счета-фактуры и прочие бумаги должны быть чётко структурированы. А для этого нужны специализированные бухгалтерские системы (то есть более узкие и специфичные инструменты). При анализе и моделировании бизнес-процессов на СЭД опираться тем более не стоит.

Виды СЭД

Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам… Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:

  • системы делопроизводства;
  • электронные архивы;
  • workflow-системы;
  • комплексные или ECM-системы.

Каждый следующий уровень масштабнее и круче предыдущего.

Как выбрать?

Главный минус разработчиков автоматических систем документооборота – косность. Из описаний зачастую мало что можно понять, промоматериалов мало, разбираться сложно… Придётся запастись терпением и проверить несколько СЭД по шестиступенчатому алгоритму.

  1. Изучите, что может СЭД в плане функционала. Читать стандартные тексты на главных страницах сайтов этих систем бессмысленно, поэтому ищите разделы «Возможности», «Решаемые задачи» и т.п. Ваша задача – отыскать конкретный список реализуемых задач. Отфильтровывайте фразы в духе «обеспечить максимально комфортную работу с документами на всех уровнях». Описание технологий и дополнительных возможностей тоже не пригодится. Если конкретики практически нет – это плохо.
  2. Смотрите на примеры использования. Функционал – это важно, но не менее важно то, как он реализован. Попробуйте найти раздел, в котором речь идёт о конкретной функции или модуле (можно заглянуть в «дополнительные материалы»). Если в этом разделе будет тематическая презентация в стиле «отправляем договор на согласование» — здорово. Если нет – вы рискуете после покупки СЭД нарваться на нечто малопонятное и трудноуправляемое. Ищите материалы, которые ясно демонстрируют процесс проведения конкретных операций. Кстати, на этом этапе 80 % систем отсеется.
  3. Посмотрите на скриншоты. Действительно ли функционал так прост и обширен, как говорит разработчик? Не выглядит ли система хаотичным нагромождением вкладок, разделов, кнопок? Скрин – это доказательство того, что написанное на сайте соответствует истине. Если скриншотов много и они качественные – значит, разработчик хотя бы не опасается показать свою систему «как есть», что уже обнадёживает. Если же снимков экрана мало, а разрешение у них плохое – стоит задуматься. Если система хороша, почему бы её не продемонстрировать?
  4. Посмотрите видеоролики. Это самый простой способ понять, как функционирует СЭД и насколько она удобна в использовании. Как правило, разработчики размещают на своих сайтах короткие обзорные ролики, обучающие видео и длинные записи вебинаров, проводимых с целью презентации. Хороших, качественно «слепленных» роликов мало, и выкладывают их далеко не все. Если не найдёте ничего вразумительного на сайте – попробуйте поискать на ютубе. Возможно, какой-нибудь пользователь записал и выложил свой обзор.
  5. Как выбрать СЭД, не попробовав хотя бы одну-две из них в деле? Обязательно проверьте, предусмотрена ли демо-версия (или бесплатный пробный период). Забавно, но демо-версию предоставляют очень немногие. Разработчики понимают, что при практическом применении все недоработки быстро вскроются, и не желают рисковать. Поэтому наличие демонстрационного варианта – это огромный плюс.
  6. Стоимость. Надо смотреть не на саму цену, а на принципы и прозрачность ценообразования. За что именно вы заплатите, купив СЭД? На сайте должна быть табличка с указанием «удельного веса» каждого из параметров системы. Правда, разобраться в таких прайс-листах подчас довольно сложно.

А если конкретнее?

Нельзя сказать, какая именно СЭД из представленных на рынке лучше и почему. Это всё-таки софт, и разработчики регулярно вносят в него изменения и дополнения. Система, которая была неэффективной сегодня, завтра будет смотреться очень даже неплохо по сравнению с «накосячившими» конкурентами (и наоборот). Универсальных решений нет, и вам всё равно придётся тестировать системы по каждому из шести перечисленных параметров.

К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:

  • Verdox ;
  • Optima Workflow;
  • DocsVision;
  • ТЕЗИС;
  • МОТИВ;
  • 1С-Документооборот;
  • Directum;
  • ДЕЛО;
  • WSS Docs;
  • E1 Евфрат;
  • БОСС-Референт;
  • DocLogix.

На момент написания статьи последние 5 из них выглядят откровенно недоработанными – слабый функционал, чересчур сложное и замороченное управление. Среди остальных выделить лидера не получится. Свои плюсы и минусы есть у каждой системы электронного документооборота.

Да, заниматься сравнительным анализом придётся долго, и это дело муторное. Но всё же не пожалейте времени. Помните, что вам не нужно универсальное решение, а больше функций – не значит лучше. Ищите систему, которая идеально подойдёт именно для решения задач, связанных с деятельностью вашей компании. Если потребуется, не ограничивайтесь изучением сайтов разработчиков. Позвоните по указанным телефонам, скиньте сообщение в службу поддержки и попросите связаться с вами по скайпу или другим удобным способом. Это CRM-систему можно подобрать за полчаса, с СЭД такое не пройдёт.

dezhur.com

(#2019) Системы Электронного Документооборота [ТОП-5 СЭД]

Наше общество находится только на пути к тому, чтобы повсюду на всех предприятиях внедрить системы электронного документооборота.

Все потому, что пока еще большая часть предприятий не может этого сделать по простой причине – отсутствие опыта использования электронной документации.

Ведь научить пожилую даму основам работы с ПК действительно сложно.

Но будущее поколение, которое твердо становится на ноги, имеет неплохие шансы сделать это, тем более что подобные программные продукты имеются на рынке в избытке.

Содержание:

Что такое Система электронного документооборота?

Далеко не каждый руководитель предприятия, тем более небольшого, готов принять тот факт, что наличие системы документооборота существенно упрощает жизнь его сотрудникам.

А значит повышает их заинтересованность в эффективности рабочего процесса, мотивируя тем, что любая автоматизация приводит к снижению контроля над работой.

Но на самом деле это наилучший инструмент контроля, который позволяет не только быстро реагировать на любую ситуацию, но и качественно и быстро выполнять всю работу, связанную с документацией – поиск, создание, оперирование и даже уничтожение.

Что же собой представляет СЭД.

СЭД, иначе говоря, система электронного документооборота – это комплекс программного обеспечения, иногда заключенный в рамки единственной мультифункциональной программы.

Задачей этой системы является оперативная обработка любой документированной информации, которая используется на предприятии.

Система такого типа может применяться и самостоятельно, и в рамках масштабного цифрового комплекса, охватывающего всю жизнедеятельность предприятия, к примеру, в составе ЕСМ-систем.

Особенностью СЭД является работа с неструктурированной документацией. Они могут передаваться между сотрудниками в электронном виде, сокращая затраты на перемещение или пересылку бумажных копий, и вместе с тем визироваться с помощью электронной подписи, позволяя пользователям получать и выдавать задания определенным сотрудникам и даже целым отделам или масштабным подразделениям.

рис. 1 – Схема взаимодействия СЭД

к содержанию ↑

Виды СЭД

Решив для себя усовершенствовать документооборот на предприятии, его руководитель в обязательном порядке столкнется с обширным ассортиментом подобных систем документооборота.

Но, несмотря на внешнюю похожесть окошек, диалогов, форм и запросов, которые формируют в процессе работы СЭДы, они существенно отличаются.

Их можно классифицировать по ряду признаков, в том числе стоимости внедрения, обслуживания и прочим параметрам, однако, не для каждого предприятия эти характеристики являются существенными.

Гораздо важнее в СЭДе его функционал, ведь даже укомплектованная всеми современными инструментами система не даст положительного результата, если не будет соответствовать запросам потребителя, а именно функциям, которые она должна автоматизировать.

Таким образом, главный критерий оценивания подобных систем на начальном этапе их внедрения – это функциональное наполнение.

И условно можно выделить следующие подвиды систем документооборота:

  • Автоматизаторы делопроизводства.
  • Архивы электронной документации.
  • Системы типа workflow.
  • Комплексные многофункциональные системы.

Причем если первый вариант в списке автоматизирует лишь базовый набор функций, то последний, соответственно, дает практически полностью автоматизированный процесс обмена документами и является самым современным решением.

к содержанию ↑

Как выбрать?

Когда функционал программ известей будущему пользователю в лице руководителя предприятия понадобятся дополнительные сведения о системе, чтобы принять окончательное решение о возможности ее внедрения.

При этом, среди всех программ с функционалом отвечающим требованиям предприятия потребуется выбрать именно ту, которая обладает оптимальным набором функций.

К примеру, некоторые программные комплексы будут предлагать избыточный или недостаточный набор операций, что создаст дополнительную нагрузку или на аппаратуру, или на персонал.

Поэтому с каждым предлагаемым вариантом стоит ознакомиться максимально подробно.

Иногда для этого достаточно просмотреть спецификации системы, но гораздо чаще ее приходится опробовать, хотя бы в тестовом режиме.

Ведь в процессе тестового запуска можно будет выявить недоработки в системе, возможное несоответствие программной составляющей комплекса и доступной на предприятии компьютерной техники, а также оценить комфорт взаимодействия пользователя с системой.

Обратите внимание: Даже программа с функционалом, полностью охватывающим набор автоматизируемых операций, может не подойти лишь потому, что ею неудобно пользоваться

Если же оценить на собственном опыте систему не удается, стоит обратить внимание на промоматериалы, к примеру, скриншоты, видео.

Дополнительно потребуется оценить рентабельность введения СЭД в инфраструктуру предприятия.

рис. 2 – Примерный набор элементов в современной СЭД

к содержанию ↑

Топ-5 популярных СЭД

Существует немало систем документооборота с различным функциональным наполнением, в том числе не всегда удачным, поэтому для ответственного лица найти комплекс с оптимальным наполнением можно считать задачей сверхсложной.

К примеру, довольно популярными и эффективными являются:

  • DocLogix;
  • E1 Евфрат;
  • Verdox;
  • WSS Docs;
  • БОСС-Референт;
  • ДЕЛО;
  • МОТИВ;
  • ТЕЗИС.

Часть из них относится к программным продуктам отечественного производства, но эксперты, которые проводили сравнительный анализ, называют лучшими следующую пятерку СЭДов:

  • ELMA ECM+;
  • 1С: Документооборот 8;
  • Docsvision;
  • Directum;
  • Optima WorkFlow.

Причина тому – почти все они сочетают классический документооборот и менеджмент бизнес-процессами, которые в совокупности позволяют повысить эффективность операционной деятельности.

Но у каждой из этих СЭД и программных комплексов на их основе есть свои преимущества.

К примеру, СЭД Docsvision, в отличие от остальных, предоставляет наибольший ассортимент возможностей для встраивания и настроек в абсолютно любую уже работающую на предприятии информационную систему.

С другой стороны, 1С: Документооборот 8 представляет абсолютно иную нишу систем, которые обеспечат синхронизацию рабочих документов и их связь с конкретной широко распространенной информационной системой, в то время как другие, обеспеченные веб-интерфейсом обеспечат максимальную свободу действий без привязки к рабочему месту, что особенно важно для современного руководителя предприятия.

Поэтому обратим более пристальное внимание на них и рассмотрим их подробнее, делая акцент на следующие особенности:

  • Функциональность.
  • Интерфейс.
  • Особенности поиска.
  • Администрирование.
  • Моделирование бизнес-процессов.
  • Особенности защиты данных.
к содержанию ↑

Directum

В сравнении с другими СЭД Directum имеет преимущество за счет широкого каталога доступных программных пакетов, а также автоматизированных функций.

В их число входят напоминания, настройка нумераторов и поддержка обработки штрих-кодов.

Кроме того, реализован просмотр вложений и хранилищ, встроенные справочники заполнены, а документы создаются при помощи мастеров.

Интерфейс системы унифицирован, а правила обработки документов и заданий настраиваемы. Объекты могут редактироваться онлайн, а задания добавляться в MS Outlook.

Всем файлам присваиваются права доступа атрибутивно, но документооборот остается прозрачным.

Есть полнотекстовый настраиваемый поиск документов и регистрационных карточек с фильтрацией по столбцам.

Реализована также функция моделирования БП (бизнес-процессов) на базе IS-Builder с пошаговой отладкой.

СЭД позволяет хранить данные нескольких фирм, а пользователей можно наделять доступом по ролевым и дискретным моделям с возможностью его передачи.

Есть режим замещения персонала. Реализовано шифрование и ЭЦП.

На фоне других СЭД есть у Directum и недостатки.

Пользователю доступны лишь стандартные стили оформления, а объекты выводятся все вместе, а не постранично независимо от выполняемых операций.

Есть языковые проблемы. Размеры карточек не меняются, интерфейс перегружен, а быстродействие просмотра низкое.

Есть сложности в заполнении новых справочников, а локализация в них не предусмотрена.

к содержанию ↑

Docsvision

Другие СЭД по сравнению с Docsvision не так удачны.

Ведь в нем есть постраничный вывод объектов, поддержка пользовательских стилей, настраиваемых отчетов и встроенный веб-браузер. Заложено создание архивов в виде БД.

Тип аутентификации может настраиваться пользователем также как темы, формы, панели инструментов или лента команд. А карточки заданий разрешается самостоятельно проектировать.

В Docsvision сквозные связи документации выводятся в форме иерархии. Ссылки комментируемы.

Имеется полнотекстовый поиск с настраиваемыми шаблонами, а также со сложными условиями с учетом прав доступа на поиск.

Администрирование СЭД позволяет вести ОШС (организационно-штатную структуру) по нескольким компаниям, а также предусматривается замещение персонала.

Для безопасности предусмотрено ЭЦП, шифрование и мандатное управление доступом с возможностью передачи прав.

Моделирование БП настраивается с использованием API и MS Reporting, но и без этого позволяет проектировать маршрутную схему.

Впрочем, даже на фоне таких достоинств видны у Docsvision и недостатки.

К примеру, предпросмотр в поиске и конструктор работают медленно, документы не вкладываются в задание по умолчанию, процессы скрыты, а ОШС не наглядно.

Кроме того, нет настраиваемой сортировки, истории справочников притом, что есть и прочие сложности работы со справочниками.

Стоит отметить также, что напоминания будут работать лишь при запущенном MS Outlook.

к содержанию ↑

ELMA

СЭД ELMA реализован в составе нескольких пакетов ECM+, Проекты+, ELMA CRM+ которые подбираются по требованиям пользователя. Есть даже пакет с KPI.

Система сочетается с MS Outlook, 1С:Предприятие.

Поддерживается история правок документов по карточкам. Документы автоматически могут вноситься путем сканирования и маркироваться штрих-кодом.

Поддерживается создание шаблонов, как для самих документов, так и для их поиска.

Поддерживается ведение единого архива.

Функционал настраивается под конкретное предприятие с увеличением или уменьшением степени автоматизации, а ПО может устанавливаться на мобильные платформы.

Все данные отображаются в одном окне независимо от их типа без необходимости переключения. Реализован механизм замещения и учета отсутствующих.

Управление БП реализовано в удобном графическом виде и поддерживает ведение сложных маршрутов в выделенном дизайнере, а связи можно дополнительно комментировать.

СЭД ELMA выделяется развитой системой аутентификации с поддержкой современных электронных ключей, сертификатов с привязкой к аккаунту или конкретному устройству.

Реализован механизм распределения прав пользователей с высокой степенью защиты и графическим интерфейсом. Используется ЭЦП.

Но, несмотря на все достоинства, можно найти и недостатки в этой системе.

К примеру, поддержка избыточного числа версий документов приводит к необходимости установки одной актуальной.

Есть огрехи и в инструментах поиска, в частности, не обеспечен механизм полнотекстового поиска в документации.

Optima WorkFlow

У системы Optima WorkFlow есть немало плюсов. Она легко подстраивается под нужды оператора, в том числе ее рубрикаторы, журналы, элементы управления и даже карточки поручения.

Система довольно гибкая и поддерживает как добавление надстроек, так и встраивание в IBM WebSphere MQ.

Optima WorkFlow поддерживает ведение архива и имеет широкие возможности поиска объектов с опциями фильтрации.

Уникальная особенность – работа в одном окне с документом, его связями и движением.

Она дополняется удобной работой с карточками, в частности, их проектированием при создании заданий, а также специальным дизайнером для них.

Стоит выделить наглядную ОШС даже для нескольких фирм, реализованную функцию замещения, сортировки объектов и интуитивную работу со справочниками.

Что касается управления БП, есть специальный дизайнер на безе скриптов API и мастер Crystal Reports 11.0.

Система безопасности основана на использовании базовых функций, но использует и дискретную и ролевую модели управления. Дополнительную защиту создает ЭЦП.

Что касается недостатков, то их у Optima WorkFlow тоже немало. В ней пользователям запрещается создавать свои папки, журналы и копировать ссылки, а настройки не сохраняются.

Кроме того, реквизиты не локализуются, функционал замещения неполноценный, а для отдельных документов невозможно назначить права доступа, а лишь содержащим их объектам.

Не стоит рассматривать систему как основной инструмент для моделирования БП, поскольку ее механизмы неудобны, есть проблемы с настройкой и СЭД приходится дорабатывать за счет скриптов.

рис. 3 – Окно веб-клиента Optima WorkFlow

к содержанию ↑

1С: Документооборот 8

По функциональности 1С: Документооборот 8 конечно уступает описанным выше системам, но этот СЭД имеет свои преимущества.

Он объединяет документооборот, управление договорами, делопроизводство, операции с обращениями и архив. А дополнительно функционал расширяется плагинами.

Файлы, прикрепленные к документам, можно редактировать, а обращение к ним реализовано через Проводник Windows.

Особенность интерфейса в его подстройке под роль пользователя при помощи встроенных средств проектирования.

В нем реализован ускоренный доступ к справочным данным и автоматизация ряда процессов, в частности, обработка документации из разных источников.

Что касается поиска данных, то имеется процедура поиска по реквизитам. Результат поиска можно сформировать в отчет, а из запросов поиска допускается формировать шаблоны.

Для операций с БП выделена особая подсистема, которая позволяет планировать замещение, настраивать задачи, управлять и моделировать БП.

Блок безопасности поддерживает ряд способов авторизации, четко разграничивает права пользователей на тип доступа к объектам.

Дополнительно используется ЭЦП, а количество активных пользователей можно определить программно.

Минусы у этой СЭД тоже есть. К примеру, отсутствует локальная почта. Есть ограничения на создание и назначение заданий, а регистрация из офисных приложений не реализована.

Кроме того, встроенных средств для просмотра вложений нет, запросы выполняются только типовые, а автоматический поиск дубликатов не предусмотрен.

Каталог программ

geek-nose.com

Kак СЭД и ЭДО правильно интегрировать между собой #внедрение #СЭД #ECMJ

На практике некоторые финансовые специалисты путают между собой систему электронного документооборота (СЭД) и технологию электронного документооборота (ЭДО). Разберемся, в чем различия СЭД и ЭДО и как их интегрировать между собой.

Анна Климова, директор направления ЭДО компании «Делойт», СНГ, ранее – главный бухгалтер OOO «Procter and Gamble».

СЭД и ЭДО существуют достаточно давно, но тема развития ЭДО в дополнение с СЭД остается актуальной. Еще очень большое число компаний только присматривается к технологии ЭДО, несмотря на то что она активно поддерживается контрольно-надзорными органами РФ и немало компаний успешно используют ее уже несколько лет.

Некоторые компании до сих пор не различают СЭД и ЭДО, считая, что наличие СЭД автоматически означает наличие ЭДО. Однако СЭД, с точки зрения IT-архитектуры, только система, в которой могут электронным образом обращаться как настоящие безбумажные (электронные документы), так и сканированные копии бумажных документов. В итоге многие компании при наличии у них СЭД полагают, что у них есть настоящий ЭДО, но при этом продолжают подписывать документы на бумаге и платить за их сбор, обработку и архивирование.

В то же время многие компании, уже имеющие СЭД, начинают внедрять на внешнем и внутреннем документообороте именно электронные документы. Это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе. Именно такое постепенное развитие (сначала СЭД и далее ЭДО) является одним из типовых сценариев усовершенствования управления документопотоками компании.

Электронные документы в ЭДО – это безбумажные документы с электронной подписью и отсутствием бумажного оригинала в принципе.

Этапы внедрения юридически значимого ЭДО

Выделим основные этапы внедрения юридически значимого ЭДО в компании (при условии, что уже есть СЭД).

Этап 1. Анализ имеющихся документопотоков для последующего перевода на ЭДО. Принимайте во внимание как существующие законодательные, так и требования внутреннего контроля, а также готовность контрагентов перейти на ЭДО. В результате будет сформирован набор документопотоков и каждому присвоен приоритет.

Этап 2. Анализ форматов будущих электронных документов. Он включает оценку возможности и необходимости использовать структурированные и неструктурированные форматы электронных документов, исходя из законодательных требований и обычаев делового оборота. Таким образом по каждому виду документа будет утвержден формат, который будет использоваться в ЭДО.

Этап 3. Анализ модели использования различных типов электронных подписей в компании, от простой до квалифицированной. Для этого оцените требования к типу электронной подписи по каждому виду документов как внутри предприятия, так и на законодательном уровне. Ответьте еще на вопросы:

●   будете ли вы отправлять пакеты документов в расчете на одну хозяйственную транзакцию или на один тип документа,

●   сотрудники каких уровней и каких структурных подразделений будут участвовать в процессе согласования и подписания документа.

В результате получите модель управления электронной подписью в компании, на основе которой можно реализовать этапы 3 и 4.

 

Этап 3. Анализ дизайна подключения операторов ЭДО. На данном этапе вам надо определиться:

●   будете ли привлекать стороннего оператора, например, в случае отсутствия законодательных требований для этого;

●   сколько операторов будете подключать;

●   можно ли применять роуминг между ними;

●   насколько операторы покрывают целевую аудиторию ваших контрагентов;

●   насколько применимы интеграционные решения операторов ЭДО с учетными и СЭД- системами.

Ответы на эти вопросы помогут сформировать карту подключений, в том числе операторов ЭДО.

Этап 4. Анализ возможностей СЭД в части интеграции с ЭДО. Проверьте, поддерживает ли существующая СЭД новые технологические требования в части объемов хранения и проверки достоверности электронной подписи, архивирования и длительного хранения электронных документов, их передачи контрольно-надзорным органам, а также требований конечных пользователей ЭДО в части удобства процесса применения электронной подписи. В результате вы получите дизайн интеграции CЭД с технологиями ЭДО. В некоторых случаях организации меняют имеющуюся СЭД на более современные аналоги, чтобы технологически улучшить управление документооборотом.

Этап 5. Формирование внутренних нормативных документов по системе внутренних организационных и технологических контролей в процессе ЭДО, по использованию электронных подписей в компании. В результате будет составлен план формирования таких документов и технических регламентов компании, которые защитят ее от возможных будущих разногласий с сотрудниками, контрагентами и контрольно-надзорными органами в части признания достоверности и корректности применения электронной подписи. Кроме того, при формировании содержания данных документов компании обычно прорабатывают вопросы защиты от рисков утраты информации и ее недобросовестного использования, и соответствующие решения внедряются в операционные процессы и регламентирующие их нормативные документы.

Как избежать ошибок

При внедрении технологии ЭДО на базе СЭД уделите особое внимание трем моментам. Это позволит избежать ошибок в дальнейшем.

1. Не всегда и не все нуждающиеся в переходе на ЭДО документопотоки переведены в СЭД. Некоторые документопотоки могут находиться непосредственно в учетной системе, либо продолжать быть в бумажном виде по разным причинам. При внедрении ЭДО стоит комплексно рассмотреть данные бумажные и электронные документопотоки на предмет их централизации в СЭД, при наличии объективных предпосылок для этого.

2. Не все системы электронного документооборота могут поддерживать надлежащую степень удобства удаленной работы. В итоге при переходе с бумажного документооборота с собственноручной «быстрой» подписью получится, что время, затрачиваемое на аналогичную операцию с использованием технологии ЭДО, увеличится. А причиной этому будет длительность обработки данных в существующей СЭД в режиме удаленного доступа.

3. Не все глобальные системы электронного документооборота достаточно адаптированы к российским реалиям. При выборе оператора обращайте внимание на опыт по реализации схожих проектов и конкурентные цены на поддержание технологии российского ЭДО в работоспособном состоянии в процессе его внедрения и/или использования. Еще один важный момент — это место хранения архива ЭДО в части документов, содержащих персональные данные.

 

Подытоживая вышесказанное, в наше время стремительного развития информационных технологий умение компании находить и применять правильные решения служит одним их ключевых факторов успеха, который обеспечивает ей высокую эффективность, управляемость и готовность к новым вызовам технологического времени.

Источник: CFO Cafe

ecm-journal.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о