Зачем нужен устав: Для чего нужны типовые уставы и какие от них плюсы / КонсультантПлюс

Содержание

что за документ и нужен ли устав при регистрации ИП -Новости

Наличие устава предприятия – обязательное условие, когда речь идет о деятельности юридических лиц. Но нужен ли он индивидуальным предпринимателям? Чтобы ответить на этот вопрос, следует разобраться, что такое устав и для чего он может понадобиться.

Что такое устав организации и для чего он нужен

Говоря простым языком, устав – это некий свод правил. Обычно устав содержит в себе следующую информацию:

  • данные об учредителе фирмы;
  • данные о размере начального капитала;
  • перечень прав и обязанностей владельцев компании;
  • данные о штрафах, которые могут быть наложены на сотрудника фирмы за неисполнение положений устава.

Документ отражает суть фирмы, ее цели и потребности, но при этом он не имеет строгой формы. Однако написать такой документ без соответствующих знаний, исходя лишь из своих пожеланий, нельзя. Поэтому распространена практика доработки уже готовых образцов под нужды конкретной организации.

Также для разработки можно привлечь профессиональных юристов.

Требуется устав при регистрации ИП, в каких случаях

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, при регистрации ИП, наличие устава не является обязательным условием. Для этого имеются некоторые основания:

  • наличие стартового капитала не является обязательным условием для индивидуального предпринимателя;
  • являясь единоличным владельцем бизнеса, индивидуальный предприниматель рассчитывает на свои личные сбережения;
  • правила работы могут быть доведены до каждого сотрудника лично. Они не должны в обязательном порядке регламентироваться.

Таким образом, зарегистрировать ИП можно и не оформляя устав предприятия. Но в некоторых случаях он все же может быть полезен предпринимателю. Например, когда имеется намерение регламентировать отношения внутри коллектива. Эта функция вполне может быть возложена на устав, но таких же результатов можно добиться с помощью оформления трудовых соглашений или составив коллективный договор.

Но действительно необходим устав в том случае, если имеется намерение расширить деятельность предприятия. При переходе на другой вид хозяйствования или при объединении с другими бизнесменами наличие такого документа становится первостепенным условием.

Имеются и другие причины, по которым устав становится актуальным для ИП. Например, он поможет упорядочить деятельность предприятия при наличии большого числа нанятых сотрудников. Также этот документ позволяет

установить контроль за ведением документации. Составляя устав, важно помнить, что он ни в коем случае не должен ущемлять права сотрудников.

Структура устава предприятия

Документ не имеет строгой формы, но существует перечень данных, которые необходимо в обязательном порядке указать в нем:

  • платежные реквизиты ИП и данные регистрации;
  • адрес предприятия. Чаще всего в данной графе указывают домашний адрес бизнесмена, но последние поправки в законе дают возможность ограничиться лишь указанием страны и города;
  • род деятельности ИП;
  • права и обязанности наемных сотрудников;
  • полный список имущества предприятия;
  • регламент взаимодействия с контрагентами;
  • правила ведения внутренней документации;
  • порядок действий в случае закрытия предприятия. Этому пункту следует уделить особое внимание, чтобы избежать сложностей, если действительно придется закрывать ИП.

Типовой вариант документа можно скачать с официального сайта налогового ведомства. В подавляющем большинстве случаев именно этот вариант берется в качестве основы и дорабатывается, исходя из нужд конкретной фирмы или ИП. Очень важно составить его максимально подробно – в перспективе это может избавить бизнесмена от множества спорных ситуаций.

Документ составляется в двух экземплярах. Они направляются в ФСН для регистрации. Позднее один из этих экземпляров отправляется обратно предпринимателю.

Кто имеет право составлять

В случае с ООО, устав является первым документом, который составляют учредители. Так как индивидуальный предприниматель действует единолично, то именно он имеет право составить этот документ. При этом он может вносить в него любые пункты, не противоречащие действующему законодательству.

Важно помнить, что в случае, если документ составлен некорректно, ФСН вправе отказать в регистрации.

Как вписать управляющего

Достаточное распространение имеет практика назначения управляющих. Наиболее актуален такой шаг для ООО, но возможно назначить управляющего и для ИП.

Управляющий назначается на основании специального договора. Но прежде чем приступать к заключению такого договора, следует обратиться к уставу предприятия. В нем должна быть прописана возможность передачи полномочий управляющего кому-либо    . Если такое положение отсутствует, документ следует дополнить.

Кто может оказать помощь при составлении

Как уже упоминалось выше, составить данный документ можно и самостоятельно, используя типовую форму, которую предоставляет налоговое ведомство.

Но, для того, чтобы он включал в себя все необходимые положения и был максимально корректным, рекомендуется обратиться за квалифицированной юридической помощью в соответствующие фирмы. Грамотный юридический подход позволит в будущем избежать многих сложностей.

Что такое устав проекта и зачем он нужен [обновлено]

Недавно у меня была возможность стать волонтером в некоммерческой организации, чтобы управлять ее проектом по разработке веб-сайтов.Работая с моим портфельным менеджером, я спросил его: «Какой будет один из первых результатов, который вы ожидаете от меня». Он ответил: «Составление устава проекта». «Зачем так много шума по поводу составления устава проекта для небольшого проекта, такого как проект разработки веб-сайта?», — подумал я. Однако, работая с ним над уставом, я понял, что даже для такого проекта требуется много времени и усилий, чтобы подготовить устав.

Как пишет Рита Малкахи в одной из своих книг по подготовке к сертификации PMP: «Не стоит недооценивать значение устава проекта.Это настолько важный документ, что без него нельзя начинать проект. Если устав проекта служит определением того, как будет измеряться успех, то без устава проекта проект и руководитель проекта не могут добиться успеха ». Итак, давайте посмотрим на важность устава проекта и на то, что он собой представляет.

Что такое Устав проекта?

Устав проекта — это документ, с которого официально начинается проект или этап. Он официально подтверждает существование проекта и предоставляет справочный источник на будущее.Устав от начала и до конца дает руководству направление и понимание цели. Как сказал Рэнди Танго, специалист по бизнес-проектам, в одной из своих статей: «Гордитесь и заботьтесь о своем уставе проекта, потому что именно здесь вы сеете хорошие семена. Со временем он позаботится о тебе ».

В уставе проекта указывается руководитель проекта и определяются его полномочия. Это дает руководителю проекта возможность использовать ресурсы организации для достижения целей проекта.

Примечание: Нажмите здесь, чтобы узнать о проекте managemnet

Сертификационный учебный курс PMP
Для вашей следующей роли менеджера проекта Просмотреть курс

Каковы цели проекта?

  • Он должен объяснить бизнес-потребности, которые привели к тому, что проект был принят.
  • Он также фиксирует высокоуровневую плановую информацию (объем, предположения, конечные результаты и т. Д.) О проекте. Специфика проектной деятельности раскрывается позже.
  • Описание работ по проекту (SOW) и бизнес-модель — это несколько документов, которые необходимо подготовить, прежде чем мы начнем работать над уставом проекта.
  • Описание работ по проекту — это письменное описание продукта, услуги или результата проекта.
  • Экономическое обоснование объясняет, почему проект реализуется, проблему, которую он решит, а также анализ выгод и затрат.

Зачем нам нужен Устав проекта?

Как упоминалось ранее, основная цель устава проекта — уполномочить руководителя проекта начать утвержденный проект и позволить ему использовать ресурсы организации для достижения целей проекта.

Если устав составлен правильно, он также помогает руководителям увидеть бизнес-ценность проекта. Они также могут ссылаться на устав, чтобы понять, насколько хорошо проект согласован со стратегиями организации.

Джош Нанкивел, PMP®, тренер и руководитель PMStudent, сказал, что «Устав проекта должен также служить в качестве исполнительного обзора вашего проекта, на который любой новый руководитель может ссылаться для его оценки. Хороший устав проекта может помочь вам избежать ненужной проверки или закрытия вашего проекта, потому что некоторые руководители не видят в нем ценности для бизнеса со своей точки зрения «.

Хотите улучшить свои навыки управления проектами? Пройдите наш сертификационный курс по управлению проектами сегодня и выведите свою карьеру в области управления проектами на новый уровень.

Когда мы создаем устав проекта?

Согласно Руководству PMBOK®, устав проекта создается во время процесса «Определить». Этот процесс является одним из первых, выполняемых в проекте, и завершается в области процесса «Инициирование».

Кто подписывает и издает устав проекта?

Спонсор или инициатор подписывает устав проекта.В Руководстве PMBOK®, 4-е издание (новое) говорится: «Проекты утверждаются кем-то, не имеющим отношения к проекту, например, спонсором, PMO или руководящим комитетом портфеля. Уровень инициатора или спонсора проекта должен соответствовать уровню финансирования проекта. Они либо составят устав проекта, либо передадут эту обязанность руководителю проекта. Подпись инициатора на уставе дает право на реализацию проекта ».

В нем должно быть четко указано, кто отвечает за финансирование и кто должен подписывать документ.Джош Нанкивел заявляет в одной из своих статей: «Я работал с несколькими менеджерами проектов, которые столкнулись с проблемами финансирования, потому что конкретный директор или руководитель, который сказал, что они будут финансировать проект из своего бюджета, не справился. В уставе проекта должно быть четко указано, кто отвечает за финансирование, и они тоже должны его подписать! »

Может ли руководитель проекта участвовать в подготовке устава проекта?

Несмотря на то, что он назначен в уставе проекта, менеджер проекта все еще может участвовать в подготовке устава проекта.Спонсор или инициатор обычно создают устав вместе с командой управления проектом. Спонсору может не хватать навыков, необходимых для подготовки устава проекта, и ему может потребоваться помощь менеджера проекта для составления устава.

Как отмечает Корнелиус Фихтнер, тренер PMP® и ведущий подкаста PM, в одной из своих статей: «PM является экспертом в предметной области, когда дело касается инициирования и запуска проекта. Следовательно, PM более квалифицирован для создания устава проекта. У него больше опыта в этом и он знает, какие детали добавить в устав проекта ».

БЕСПЛАТНЫЙ курс
: Введение в CAPM®
Станьте CAPM® с этим курсом для FREEEnrol Now

Некоторые ключевые факты, которые следует помнить о Уставе проекта для сертификационного экзамена PMP:

  • Он разработан в процессе устава проекта «Разработка» в области инициирующего процесса.
  • Он создан на основе бизнес-потребностей, и документ должен объяснять эту потребность.
  • Спонсор или инициатор подписывает его.
  • Имя и авторизация PM.
  • Он должен включать в себя высокоуровневые требования к проекту.
  • Он должен включать общий обзор этапов графика проекта.
  • Это документ высокого уровня, который не содержит деталей проекта. Специфика проектной деятельности будет раскрыта позже.
  • Включает предварительный бюджет проекта на итоговом уровне.
Изучите новые тенденции, появляющиеся практики, особенности адаптации и основные компетенции, необходимые от специалиста по управлению проектами, пройдя курс сертификации PMP.

Примеры вопросов Устава проекта

1. Устав проекта всегда должен включать:

a. План управления расписанием
b. Историческая информация
c. Подробный бюджет
d. Бизнес-потребности, лежащие в основе проекта

2. В каком из следующих процессов менеджеру проекта отводится его или ее роль в проекте?

a. Инициирование
b. Планирование
c. Выполнение
d. Мониторинг и контроль
e. Закрытие

3.Кто выдает Устав проекта?

а. Заказчик
б. Менеджер проекта
в. Любая заинтересованная сторона
г. Спонсор или инициатор

ответов

1. Ответ d.
Устав проекта должен включать бизнес-потребности, стоящие за проектом.

2. Ответ а.
Имя менеджера проекта официально назначено и закреплено за уставом проекта. Устав проекта разрабатывается в процессе разработки устава проекта в области знаний по управлению интеграцией проектов и в области «Инициирование производительности».

3. Ответ d.
Устав проекта выдает спонсор или инициатор, а не заказчик, менеджер проекта или любая другая заинтересованная сторона.

Заключение

Устав проекта — важная часть любого проекта, в которой он фактически подтверждает существование любого проекта и позволяет руководителю проекта начать проект. Чтобы узнать больше о уставе проекта и некоторых других аспектах управления проектами, курс сертификации PMP поможет вам понять роль менеджера проекта и насколько важен устав проекта.

Вы хотите добиться успеха в области управления проектами? Если да, зарегистрируйтесь в Фундаментальной программе управления проектами сейчас и станьте на шаг ближе к своей карьерной цели!

PMP и PMBOK являются зарегистрированными товарными знаками Project Management Institute, Inc.

Важность устава проекта

В начале каждого ИТ-проекта есть азарт и ожидание. Несмотря на то, что каждый, кто вовлечен в процесс, может сразу начать с трудом, первым шагом любого проекта, в котором он участвует, должно быть создание устава проекта.

Устав проекта служит внутренним документом и контрактом для команды проекта. В нем излагаются объем и цели проекта, а также роли и обязанности членов проектной группы. Процесс создания устава проекта часто может быть самой важной частью успешного процесса управления проектом.

Устав проекта

Briteskies обычно состоит из следующих разделов:

  • Заявление о потребности
  • Преимущества
  • Критические факторы успеха
  • Меры успеха
  • Подход
  • Заинтересованные стороны и клиенты
  • Объем проекта
  • Допущения, ограничения и зависимости
  • Структура команды проекта
  • Коммуникационный план
  • Ссылки на проекты
  • Утверждение

Основная цель устава — достичь согласия по всем этим аспектам проекта до его начала.Процесс создания хартии — это механизм, который способствует достижению этого соглашения. На протяжении жизненного цикла проекта устав становится справочным документом для менеджера проекта, заинтересованных сторон и всех остальных, на кого влияет проект, поскольку в нем указывается, что было согласовано и как это будет выполнено.

Устав проекта начинается с Заявления о необходимости. В этом кратком разделе освещаются общие цели проекта и, самое главное, почему проект реализуется. Будь то обновление программного обеспечения или полная замена платформы, в Заявлении о необходимости указывается «что» и «почему» проекта.

Для примера допустим, что мы работаем над обновлением. Заявление о необходимости может выглядеть примерно так.

Пример:

Версия программного обеспечения, установленная Заказчиком, — 1.0. Этот проект предназначен для обновления установки до текущей версии 2.0. Обновление необходимо для того, чтобы Заказчик оставался актуальным и сохранял техническое обслуживание и поддержку.

Вот пример компании, которая провела обновление с нашей командой.

В этом разделе устава проекта дается объяснение «почему» проекта. Что произойдет и как это улучшит компанию? Это заявление о выгодах для бизнеса, которое коррелирует с экономическим обоснованием, которое было подготовлено для утверждения проекта. Это дает более конкретный взгляд на результаты проекта и успехи, которые будут достигнуты.

После примера обновления раздел «Преимущества» может выглядеть следующим образом.

Пример:

Наряду с постоянной поддержкой Заказчик должен получить от обновления следующие дополнительные преимущества:

  • Это обновление предоставит самую последнюю версию программного обеспечения со всеми доступными текущими функциями и функциями.
  • Обновление даст возможность улучшить бизнес-процессы.
  • Заказчик повысит качество своей рабочей силы, обучая пользователей современным передовым практикам.

Как следует из названия, в этом разделе указывается, какие аспекты проекта имеют решающее значение для успеха. Если эти факторы выбора не будут достигнуты, сроки или бюджет проекта наверняка пострадают.

Например:

  • Сильное управление проектами
  • Тщательное и полное тестирование всех бизнес-процессов
  • Минимальные перерывы в работе других проектов

Показатели, включенные в этот раздел, — это те показатели, которые определяют успешность проекта или нет, и на них должны напрямую влиять вышеупомянутые критические факторы успеха.Это конкретные меры, по которым будет оцениваться команда проекта и сам проект.

Пример:

  • Обновление завершено без непредвиденных сбоев в работе
  • Обновление завершено в рамках бюджета и сроков

В этом разделе устава проекта мы начинаем разбираться в том, «как» проекта. Как будет реализован проект с учетом Заявления о необходимости, критических факторов успеха и показателей успеха? Этот раздел является одним из наиболее важных для обсуждения со всеми участвующими сторонами, чтобы гарантировать, что все будут на одной странице со стратегией и методологией реализации проекта.

Пример:

  • Выполните обновление «нравится за подобное»
  • Реализовать базовую функциональность без изменения программного кода.
  • Выполните установку, настройку и тестирование в альтернативной среде, предназначенной только для этого проекта.

Здесь перечислены лица, не входящие в группу консультантов, которые вовлечены в проект и на кого его оказывает влияние. Он служит списком тех, перед кем подотчетна команда проекта. Если проект состоит из нескольких фаз, важно указать, на кого эта фаза повлияет.

Пример:

Физическое лицо: роль: Затронутые:
Мистер Джонс Владелец / Президент Фаза 1
Мистер Смит ИТ-директор Фаза 1
г-жа Доу Вице-президент Фаза 1
миссис Уайт Служба поддержки клиентов Фаза 2

Объем проекта — более подробный раздел устава.Он часто разбивается на три подраздела: Объем, Результаты и Вне объема. Объем проекта устанавливает границы для работы, что помогает сохранить фокус и избежать расползания объема работ. Это еще один аспект, который помогает достичь поставленных временных рамок. Заявление о содержании в уставе — это ориентир, используемый менеджером проекта, чтобы сказать «да» или «нет» различным запросам на протяжении всего процесса.

Пример:

Область применения

  • Обновление ограничено данными платформы и интерфейсными приложениями, а также сторонними программами.

Отчетность

Часто разбивается на этапы с соответствующим отслеживанием результатов

Веха: Результат доставки:
Техническая фаза Подробный список задач, сценарии тестирования и результаты имитационного запуска
Начать работу Статистические отчеты и журналы ошибок
Опубликовать поддержку Отчеты о состоянии и поддержка

Вне области действия

Конкретные обозначения функциональных возможностей или технологий, которые некоторые могут рассматривать в объеме.Заявление о том, что выходит за рамки, так же важно, как заявление о том, что входит в рамки, для определения границ проекта.

  • Неплатформенные приложения
  • Функциональные возможности, специально не указанные в разделе «Объем»

В этом разделе описаны несколько важных частей проекта. Первый, «Допущения», перечисляет обязанности каждой стороны; например, кто за что платит и какие сотрудники заказчика будут доступны.В разделе «Ограничения и зависимости» описаны вещи, которые могут негативно повлиять на проект и которые необходимо принять во внимание. Этот раздел также включает список рисков, который является еще одним важным списком, о котором должны знать все стороны в начале проекта, чтобы можно было заранее обсудить надлежащие стратегии смягчения.

Пример:

Допущения

  • Заказчик укомплектует внутреннюю проектную группу персоналом, обладающим достаточными знаниями в области бизнеса и отрасли для принятия ключевых решений.
  • Заказчик будет покупать, подписываться, устанавливать и поддерживать все необходимые сторонние приложения.

Ограничения / зависимости

  • PTO, праздники и другие ограничения расписания, которые влияют на доступность проектной группы, будут публиковаться по мере их появления.

Риски

  • Изменения кода, требуемые проектом, могут повлиять на запуск, если модификации или пользовательский код будут установлены после даты замораживания кода.

В этом разделе устава назначаются и объясняются роли каждого члена проектной группы.Иногда классифицируется заказчиком или командой разработчиков, в нем описывается роль, назначенное ей лицо и обязанности этой роли. Это устраняет любую путаницу в отношении того, кто отвечает за какой аспект проекта, и помогает облегчить общение при возникновении вопросов.

Пример:

Роль: Ресурс: Обязанности:
Управляющий директор МиссисРобертс Деловой контакт, получатель уведомлений
Руководители проектов Мистер Уильямс Обеспечить руководство проектом, получатель уведомлений
Мистер Смит
Старший технический специалист г-жа Мэтьюз Технический руководитель группы разработчиков

Коммуникационный план описывает, когда и как заказчик и команда разработчиков будут общаться друг с другом, а также с более широким сообществом клиентов.Будет ли это еженедельными, необязательными собраниями, обязательными ежедневными обновлениями статуса или чем-то промежуточным, зависит от проекта и участвующих команд. Коммуникационный план должен исходить из более широкого процесса управления изменениями, чтобы гарантировать, что каждый, кого затронет проект, регулярно получает обновления.

Пример:

  • Еженедельные совещания по статусу проекта будут проводиться под председательством менеджера проекта группы разработчиков, в которых будут участвовать руководитель проекта Заказчика и все технические и функциональные ресурсы, назначенные проекту.

Обычно это просто ссылка на совместный веб-сайт, специально предназначенный для этого проекта.

Пример:

Сайт проекта SharePoint

После того, как все вышеупомянутые правила и особенности определены и согласованы, мы переходим к Утверждению. В этом разделе содержится несколько утверждений, в которых говорится, что все участвующие стороны согласны с общим Уставом проекта и подписаны необходимыми сторонами, как и любое другое обязательное соглашение.

Пример:

Заказчик утверждает настоящий Устав Проекта. Любые изменения в этом проекте должны быть одобрены в письменной форме Заказчиком и командой разработчиков.

Зачем нам Хартия?

Фон

Права каждого человека в ЕС были установлены в разное время, по-разному и в разных формах.

По этой причине ЕС решил включить их все в единый документ, который был обновлен с учетом изменений в обществе, социального прогресса и научно-технических достижений.

Хартия основных прав объединяет в одном тексте все личные, гражданские, политические, экономические и социальные права, которыми пользуются люди в ЕС.

Он покрывает

  • Все права, закрепленные в прецедентном праве Суда ЕС

  • права и свободы, закрепленные в Европейской конвенции о правах человека

  • другие права и принципы, вытекающие из общих конституционных традиций стран ЕС и других международных инструментов

Что это покрывает

Хартия содержит права и свободы под шестью титулами

  • сан
  • свобод
  • равенство
  • солидарность
  • прав граждан
  • правосудие

Хартия стала юридически обязательной для ЕС с вступлением в силу Лиссабонского договора в декабре 2009 года.

Чтобы отразить современное общество, хартия включает основные права «третьего поколения», такие как:

  • защита данных
  • гарантии по биоэтике
  • прозрачное управление

Права ребенка

Поощрение и защита прав ребенка — две ключевые цели ЕС, которым в Лиссабонском договоре уделяется особое внимание.

Закрепив права ребенка, устав:

  • признает, что политика ЕС, прямо или косвенно затрагивающая детей, должна разрабатываться, осуществляться и контролироваться с учетом принципа наилучшего обеспечения интересов ребенка.

  • гарантирует право на такую ​​защиту и заботу, которые необходимы для благополучия детей.

  • признает необходимость защиты детей от жестокого обращения, пренебрежения и нарушений их прав, а также ситуаций, угрожающих их благополучию.

В соответствии с реализацией Хартии Европейская комиссия способствует борьбе с расизмом и ксенофобией, гомофобией и защите лиц, принадлежащих к меньшинствам.

Конвенция о правах человека

Хартия соответствует Европейской конвенции о правах человека. Когда в уставе содержатся права, вытекающие из этого соглашения, их смысл и объем те же

Хартия усиливает защиту основных прав, делая эти права более заметными и более явными для граждан.

В 2010 году Европейская комиссия приняла стратегию по мониторингу и обеспечению эффективного осуществления прав и свобод, закрепленных в Хартии.

Вашему проекту нужен устав. Вот что это значит.

У каждого проекта должен быть устав, в котором излагаются характер и объем работы, а также ожидания руководства в отношении результатов. Устав — это краткий письменный документ, содержащий некоторые или все из следующего:

  • Имя спонсора проекта
  • Преимущества проекта для организации
  • Краткое описание целей
  • Ожидаемые сроки
  • Бюджет и имеющиеся ресурсы
  • Полномочия руководителя проекта
  • Подпись спонсора

Создание устава вынуждает руководителей высшего звена четко сформулировать, что должен делать проект.

Рассмотрим этот пример:

Фил спонсировал усилия своей компании по реинжинирингу операций по выполнению заказов и обслуживанию клиентов. Как откровенный критик этих функций, он был подходящим человеком для этой работы. Он давно был недоволен временем, затрачиваемым на выполнение заказов, и посредственным обслуживанием клиентов в компании, и считал, что затраты на эти операции слишком высоки. Поэтому он поручил Лиле руководить проектом по их улучшению.

Какого рода сокращение затрат ожидал Фил? Каковы были его претензии к нынешней системе? Как будет выглядеть успех? Лила попыталась найти ответы на эти вопросы Фила, но безуспешно.Он был слишком занят, чтобы все это обдумать, и слишком хотел делегировать ответственность за результат проекта.

Взято из

Другие руководители компании также стремились увидеть улучшения, но, как и Фил, не имели четкого представления о желаемых результатах. Поэтому, когда Лила спрашивала руководителей высшего звена по этому поводу, они не называли конкретных целей. Не имея руководства, Лила и члены ее команды разработали собственные цели и критерии успеха.

Команда продвигалась вперед, и Лила сообщила Филу о проделанной работе за 10 месяцев.Ресурсы всегда были проблемой, особенно потому, что Лила никогда не знала, сколько денег она могла потратить и сколько людей она могла добавить в команду на ключевых этапах. Каждый запрос на ресурсы должен был согласовываться с Филом в индивидуальном порядке.

Команда в конечном итоге выполнила свои задачи, выполнив все поставленные перед собой цели. Это сократило время выполнения заказов на треть, а общие затраты на выполнение заказов и обслуживание клиентов — на 12%. И теперь 90% клиентов могут решить все свои проблемы с помощью одного телефонного звонка.Команда отпраздновала великолепный ужин, и участники вернулись к своим обычным обязанностям.

Однако высшее руководство не было полностью удовлетворено результатом. «Вы проделали довольно хорошую работу», — сказал Фил Лиле. «Внесенные вами улучшения значительны, но мы стремились к более радикальной реорганизации и большей экономии средств». Лила была ошеломлена и более чем немного рассержена. «Если он этого хотел, — подумала она, — почему он этого не сказал?»

Подобные ситуации обычны, но их можно избежать с помощью устава, в котором уточняются цели, сроки и объем проекта.

Цели
Как показывает случай Лилы, менеджерам проектов нужно нечто большее, чем простое описание целей, за которые они будут нести ответственность. Неопределенные цели могут привести к недопониманию, разочарованию и дорогостоящим переделкам.

Возьмем, к примеру, следующее утверждение: «Разработайте веб-сайт, способный предоставлять нашим клиентам быструю и точную информацию о продуктах и ​​выполнять их рентабельным способом». Что именно это означает? Что такое «быстро»? Как следует определять точность? Допустима ли одна ошибка на 1000 транзакций? Один из 10 000? В какой степени сайт должен быть рентабельным? На каждый из этих вопросов следует ответить после консультаций со спонсором проекта и ключевыми заинтересованными сторонами.

В продуманном уставе указаны цели, но средства следует оставить руководителю проекта и членам команды. Сказать команде, что она должна делать и как это делать, подорвет преимущества набора компетентной группы. Как пишет Дж. Ричард Хакман в книге « Leading Teams »: «Когда цели указаны, а средства не указаны, члены команды могут — действительно, косвенно поощряются — использовать все свои знания, навыки и опыт в разработке и выполнение образа действий, который хорошо адаптирован к целям и обстоятельствам команды.”

Временные рамки
Помимо постановки конкретных измеримых целей, вам необходимо установить временные рамки для их достижения. Проект не может быть бессрочным. В некоторых случаях крайний срок должен быть твердым, а объем может изменяться.

Предположим, компания-производитель программного обеспечения обещает выпускать новую версию каждые три месяца. Команда проекта должна внести коррективы в объем своих новых выпусков — добавляя или удаляя функции продукта, — чтобы уложиться в каждый срок.

Напротив, если объем проекта фиксирован, то логический крайний срок может быть установлен только после того, как менеджер проекта и команда разбивают цели на наборы задач и оценивают продолжительность каждой задачи.Тем не менее, устав должен содержать разумный крайний срок, который может быть изменен по мере того, как команда проекта узнает больше о том, что она должна делать.

Объем
Конечно, вариантов всегда больше, чем времени и ресурсов. Один из полезных методов для того, чтобы сделать правильный выбор, состоит в том, чтобы ключевые заинтересованные стороны и участники проекта присоединились к мозговому штурму, чтобы определить, что должно быть в рамках, а что нет.

Думайте об ожиданиях спонсора (желаемых целях) как о первой части устава, а о плане проекта (о средствах) как о второй части.Менеджер проекта обычно составляет план, но важно получить одобрение спонсора, чтобы вы не столкнулись с теми же проблемами, с которыми Лила столкнулась с Филом. В идеале он представляет лучшие идеи многих или всех членов команды. Он особенно полезен для крупных и сложных проектов, поскольку предоставляет подробную информацию о задачах, результатах, рисках и графиках. Он служит дорожной картой для команды.

Адаптировано из HBR Guide to Project Management ; содержание, первоначально опубликованное в Harvard Business Essentials: Managing Projects Large and Small , Harvard Business Review Press, 2004.

Что такое устав проекта в управлении проектами?

Устав проекта — это формальный, обычно краткий документ, который описывает ваш проект в целом, включая его цели, то, как он будет осуществляться, и кто являются заинтересованными сторонами. Это важный компонент при планировании проекта, поскольку он используется на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Что такое устав проекта в управлении проектами? Обзор устава

Устав проекта обычно включает:

  • Причины проекта
  • Цели и ограничения проекта
  • Основные заинтересованные стороны
  • Выявленные риски
  • Преимущества проекта
  • Общий обзор бюджета

Как создать устав проекта

  1. Понимать цели и задачи проекта: Определить видение проекта и определить объем проекта
  2. Определить проектную организацию: Составить список всех основных ролей в проекте, включая клиентов, заинтересованные стороны и повседневная команда проекта
  3. Составьте план внедрения: Обозначьте основные этапы, зависимости и график для всей команды и заинтересованных сторон
  4. Перечислите потенциальные проблемные области: Это не о том, чтобы быть депрессивный, и больше о том, чтобы быть реалистичным.Добавление потенциальных рисков и проблем в устав проекта помогает каждому думать наперед и даже предотвращает возможные препятствия.

Советы по написанию устава управления проектами

Готовы создать свой собственный устав проекта? Вот еще несколько полезных советов, о которых следует помнить при выполнении вышеуказанных шагов.

1 . Положитесь на идеи вашей команды: Не думайте, что вам нужно обрабатывать всю эту информацию самостоятельно. Соберите вместе некоторых из членов вашей проектной команды, чтобы они могли подумать о целях, вехах и потенциальных проблемных областях.Сбор их идей поможет вам составить гораздо более точный устав проекта.

2. Будьте краткими и понятными: Заманчиво потеряться в объеме доступной информации. Но имейте в виду, что устав вашего проекта должен представлять собой общий обзор вашего проекта, а не разбивку, охватывающую все детали. Каждый раздел вашей хартии должен содержать только одно или два предложения. Кроме того, диаграммы и маркированные списки помогут вам представить информацию в организованной и удобоваримой форме.

3. Создайте шаблон: После того, как вы поймете, насколько полезен устав проекта, вам, несомненно, понадобится его для всех проектов вашей команды. Не тратьте время на изобретение велосипеда. Создайте простой шаблон, который вы можете скопировать и использовать для всех своих уставов проекта. Это не только избавит вас от некоторых ручных усилий, но и гарантирует, что вы не пропустите ни одного элемента.

Пример устава проекта

Представьте, что вы и ваша команда проводите вебинар, чтобы привлечь новых потенциальных клиентов.Вот как может выглядеть простой устав проекта.

Устав проекта компании XYZ

Название проекта: Веб-семинар «Создание позитивной корпоративной культуры»

Описание проекта: Одночасовой веб-семинар с идеями трех экспертов по взаимодействию с персоналом

Бизнес-кейс: Поддерживает Цели нашей компании:

1. Увеличение продаж на 28% в этом квартале
2. Создание компании XYZ как идейного лидера в области взаимодействия с сотрудниками

Результаты проекта:

1. Целевая страница для регистрации на вебинар
2. Одночасовой вебинар
3. Запись вебинара для постоянного привлечения потенциальных клиентов

Преимущества проекта:

1. Повышение репутации
2. Привлечение потенциальных клиентов
3. Ресурс, который мы можем продолжать продвигать

Риски проекта:

1. Технические трудности
2. Это наш первый вебинар, и команде не хватает этого опыта

Бюджет проекта:

Не более 3000 долларов США

Вехи проекта:

Целевая страница запущена: 15 октября 2020 г.
Слайды завершены:
26 октября 2020 г.
Онлайн-веб-семинар: 4 ноября 2020 г.

Члены команды проекта:
Руководитель проекта:
Тай В.
Дизайнер: Грета К.
Участник / эксперт вебинара:
Джейсон Б.
Участник / эксперт вебинара:
Сафия М.
Участник / эксперт вебинара:
Рэйчел К.
Ведущий вебинара:
Том С.
Координатор социальных сетей: Андер Б.
Координатор электронного маркетинга: Нэнси Р.

Дополнительная литература:

Что такое устав проекта? The Complete 2021 Guide

Устав проекта создается в соответствии с экономическим обоснованием проекта, как описано спонсором проекта (т.е. человек, который в первую очередь отвечает за существование проекта), и это важная часть процесса инициации в начале проекта.

В конечном итоге цель вашего устава проекта — задокументировать цели, задачи и экономическое обоснование работы.

После создания устав проекта служит своего рода контрактом между спонсором проекта и менеджером проекта, предоставляя общий обзор ожиданий и уполномочивая менеджера проекта мобилизовать ресурсы для достижения правильных результатов.

Ого, это звучит слишком сложно? Не волнуйтесь — мы вас поймали.

Действительно простое определение устава проекта

Устав проекта — это официальный документ, в котором излагается бизнес-цель вашего проекта, и после утверждения он инициирует проект.

Какова цель устава проекта в управлении проектами?

Как упоминалось выше, устав вашего проекта выполняет три основные функции:

1. Он определяет цели, задачи и основную цель работы (все из которых в конечном итоге будут включены в план вашего проекта).

2. Он создает общее понимание целей и задач проекта, а также требований к ресурсам, прежде чем вы начнете анализировать их дальше и глубже.

3. Это позволяет вам представить все вышеперечисленное заинтересованным сторонам проекта, чтобы получить поддержку, инвестиции и разрешение на реализацию.

Но он используется не только на этапе инициации: устав проекта — это то, к чему вы можете возвращаться на протяжении всего жизненного цикла вашего проекта, чтобы убедиться, что ваша работа соответствует ключевым целям и задачам, которые вы поставили перед собой в соответствии с проектом. спонсор и / или ключевые заинтересованные стороны.

Правильная установка целей и ключевых показателей эффективности проекта

Чтобы достичь желаемого результата, вы и ваша команда должны работать вместе в одном направлении, то есть для достижения общей цели. И для этого вам нужно инвестировать в фазу создания идей. Вот почему и как.

Почему так важен устав проекта?

Помимо выполнения этих основных функций, наличие устава проекта дает еще несколько преимуществ.

Это проясняет цель проекта?

Поскольку в уставе проекта четко излагается экономическое обоснование проекта, это означает, что каждый знает, как проект способствует достижению общих стратегических целей компании. Это гарантирует, что ваш проект не просто ставит галочки в произвольных клетках, но на самом деле делает что-то, что повлияет на общие цели бизнеса.

Это помогает вам идентифицировать ваших заинтересованных сторон

Устав проекта играет действительно важную роль в формулировании вашего плана управления проектом в целом, но одна из областей, где он особенно полезен, — это помощь в выявлении ключевых заинтересованных сторон проекта на раннем этапе.

Как только устав вашего проекта будет завершен, вы можете приступить к анализу заинтересованных сторон, что означает, что вы можете начать привлекать ключевые заинтересованные стороны в тандеме с созданием плана проекта.

Он дает полномочия менеджеру проекта

Хорошо, хорошо, «дарение» чего-либо может начать звучать немного средневековым. Но независимо от того, дарите ли вы, завещаете, наделяете или дарите его, устав вашего проекта официально дает руководителю проекта полномочия над ним. Это означает, что они имеют право планировать и контролировать проект, и это определяет их роль для остальной части команды проекта и заинтересованных сторон.

Это ваша северная звезда

Хорошо, мы уже упоминали об этом, но стоит повторить. Хотя ваш план проекта отлично подходит для того, чтобы увидеть, правильно ли вы выполняете задачи и сроки, иногда все эти мелкие детали могут больше отвлекать.

С другой стороны, устав вашего проекта — это безусловная сущность вашего проекта. Так что, если вы когда-нибудь не уверены, ведет ли вас что-то в правильном направлении или сбивает с пути, устав вашего проекта поможет вам и вашей команде преодолеть шум и переоценить, соответствует ли работа, которую вы выполняете, вашим конечным целям.

Что входит в устав проекта?

Итак, что на самом деле входит в устав проекта?

Устав вашего проекта представляет собой общий обзор, но он все же может охватывать множество вопросов. Вот некоторые элементы устава проекта, которые вам следует рассмотреть и включить в уставный документ проекта:

Цель вашего проекта. Почему ты это делаешь? Какие цели и задачи? Постарайтесь подвести итог в одной краткой формулировке цели. И сделайте это конкретным! Сравните следующее:

  • Плохая формулировка цели:

    «Мы хотим, чтобы этот проект увеличил доход.»

  • Лучшая формулировка цели:

    « Этот проект направлен на поставку нового продукта на рынок X в течение Y времени, чтобы увеличить нашу выручку на Z% в течение 2 лет ».

Убедитесь, что вы четко понимаете, что делаете и почему, потому что правильная формулировка цели может задать тон всему остальному. (Никакого давления!)

Как выглядит успех. Чего вы надеетесь достичь с помощью этого проекта? Это хорошее время, чтобы начать думать об измеримых KPI, чтобы вы могли составить план проекта, который существенно соответствует вашим критериям успеха.

Ключевые игроки. Возможно, вы еще не знаете всех участников, но вы должны знать достаточно, чтобы начать работу: спонсор проекта, менеджер проекта и любые другие ключевые заинтересованные стороны. Это хорошее время, чтобы перечислить их, а также их конкретные роли в проекте.

Выявленные вами риски. Опять же, вы откроете для себя больше из них, когда вы конкретизируете свой план проекта, но это хорошее место, чтобы признать любые риски верхнего уровня, о которых вы уже знаете с самого начала.

Ключевые результаты. Что вам действительно нужно сделать в рамках этого проекта?

Общий обзор ресурсов (бюджета и людских ресурсов). Если для этого проекта уже выделены какие-либо предварительно утвержденные ресурсы, отметьте их в своем уставе проекта, чтобы знать, с чем вы работаете.

Сводная таблица верхнего уровня. Вы можете углубиться в подробности позже, но будет полезно наметить основные временные рамки для вашего проекта, а также наметить ключевые этапы на этом пути.(Это может быть в аннотации к уставу проекта, например, месяц 1, месяц 2, и может быть более конкретным, когда дело доходит до плана проекта с программным обеспечением для планирования проектов.)

8 отличных инструментов для планирования проектов на 2021 год

В этой статье мы исследуем восемь лучших доступных сегодня программных инструментов для планирования управления проектами, чтобы помочь вам выбрать лучший для вашего бизнеса.

Помните, цель здесь не в том, чтобы углубляться ни в одно из вышеперечисленных; вы можете сделать это в плане проекта. Вместо этого ваша цель состоит в том, чтобы охватить достаточно земли, чтобы согласовать все ключевые заинтересованные стороны и привлечь всех к одной и той же странице о целях, масштабах и масштабах проекта, чтобы они могли уверенно приступить к проекту.

Как составить устав проекта?

Теперь давайте узнаем, как создать устав проекта.Независимо от того, какие элементы вы решите включить или исключить из приведенного выше списка, вот несколько общих советов, которые следует учитывать при его написании.

Познакомьтесь с тем, как это делает ваша организация.

Максимально используйте все имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы организационных процессов. Есть ли примеры из предыдущих уставов проектов, на которые вы можете опираться? Есть ли у вашего отдела шаблон устава проекта?

Примеры и шаблоны действительно могут помочь вам понять, как все делается — и что важно для вашей организации, — чтобы вы могли последовать их примеру и начать с правильного пути.

Напишите это на простом, легком для понимания языке

Когда вы пишете устав проекта и обосновываете важность своего проекта, может возникнуть соблазн использовать причудливые слова и сложную терминологию, чтобы все звучало лучше впечатляющий. Но на самом деле, чем проще язык, тем лучше — особенно когда дело касается устава вашего проекта.

Счистить ворс. Избавьтесь от диких утверждений, которые на самом деле ничего не значат или применимы к вашему проекту. («Этот проект увеличит синергию и позволит нам использовать его для максимального воздействия»… извините, что?) Скажите, как есть, без жаргона, чтобы любой мог прочитать устав вашего проекта, понять цель проекта и понять, почему он имеет значение.Это дает дополнительное преимущество в том, что устраняет двусмысленность и не оставляет места для интерпретации, что особенно важно в управлении проектами, где первостепенное значение имеет хорошее и четкое общение.

Если вы не можете этого сделать? Продолжайте работать и разбирать вещи, пока не сможете. Это сложнее, чем кажется, но заставляет вас очистить то, что вы на самом деле пытаетесь сделать, до самой чистой — и самой мощной — сути.

Держите план проекта под рукой, а устав — ближе

Хорошо, может, не ближе.Но чтобы устав вашего проекта действительно работал, его нельзя просто засунуть в метафорический ящик. Вы должны хранить его где-то в центре, где вы, спонсоры вашего проекта и ваша проектная команда можете обращаться к нему, когда вам это нужно.

Вот где пригодится рабочее пространство для совместной работы над контентом, такое как Teamwork Spaces. Это позволяет вам хранить важные документы — например, устав проекта — в общем централизованном рабочем пространстве, чтобы каждый знал, где найти нужную информацию.

Вы также можете использовать такие функции и форматирование, как информационные панели, галереи изображений и статусные чипы, чтобы сделать вашу документацию более интересной, и пометить важные из них как обязательные для чтения, чтобы ваши заинтересованные стороны никогда не пропустили важные обновления.

А для вашего устава проекта особенно полезна интеграция между Teamwork Spaces и Teamwork, позволяющая связать основную проектную документацию в Teamwork Spaces с вашим повседневным планом проекта в Teamwork.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *