Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Кадровый портал — Error

Организация работы и кадровые вопросы в связи с коронавирусомОбразцы основных документов в связи с коронавирусомНерабочие дни в связи с коронавирусом

Образцы заполнения кадровых документовФормы первичных учетных документовСведения о трудовой деятельности (электронная трудовая книжка)Ведение трудовых книжек в бумажном виде

Специальная оценка условий трудаНесчастный случай на производствеОбязательные медосмотры (профосмотры)Инструктажи по охране труда

Обязательные документы при проверкахКалендарь кадровика

Хранение и использование персональных данныхМеры по защите персональных данных работниковОтветственность за нарушения законодательства о персональных данных

Привлечение иностранцевОформление иностранцев

Оформление приема на работуТрудовой договор

График отпусковЗамена отпуска денежной компенсациейОформление ежегодного оплачиваемого отпускаОтпуск по беременности и родамОтпуск по уходу за ребенкомЛьготный (дополнительный) отпуск

График работыПривлечение, оформление и оплатаУчет рабочего времениВыходные и праздничные дни

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)Дисциплинарные взысканияПорядок увольнения за нарушение трудовой дисциплины

Заработная платаРайонные коэффициенты и надбавкиМатериальная ответственность работника

Оплата больничного листа (не пилотный проект)Оплата больничного листа (пилотный проект)Заполнение больничного листа работодателемРабота с электронными больничнымиПособие по беременности и родам

Порядок проведения аттестацииОграничения на увольнение из-за непрохождения аттестацииРасходы на подготовку и переподготовку кадров

Основания для увольненияПроцедура увольнения по сокращению

Перейти в telegram-чат

Системы электронного делопроизводства — обзор, рейтинг

2016. Международный аэропорт Минеральные воды внедрил 1С:Документооборот

Специалисты компании ООО «Макрософт» завершили создание системы электронного документооборота в ООО «Международный аэропорт Минеральные воды». Система «1С:Документооборот 8 КОРП» объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач. В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства — должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось. Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.

2015. Грузовой терминал Пулково: первое внедрение DirectumRX

С успехом завершился проект внедрения DirectumRX в ГТ Пулково. Сегодня с решением работает 50 сотрудников компании. Многие из них отмечают такие преимущества работы в DirectumRX, как сокращение количества бумажной документации и ускорение ее обработки, исключение потерь документов и удобство взаимодействия между отделами. Теперь вся документация в компании регистрируется централизованно в единой системе, и сотрудники канцелярии могут отслеживать документы, поступающие в другие отделы. Процесс делопроизводства стал максимально прозрачным и понятным, а у руководителей появилась возможность контролировать исполнение поручений. Вести договорную работу также стало проще. Проекты договоров формируются автоматически с помощью настроенных шаблонов, согласование происходит по строго регламентированным маршрутам, сотрудники могут быстро получать необходимую информацию по договорным документам компании.

2014. Группа компаний «ИНТЕКО» автоматизировала свои процессы с DIRECTUM

В ЗАО «ИНТЕКО», одном из ведущих российских девелоперов, завершился этап автоматизации делопроизводства и договорной работы. Проект внедрения был разбит на несколько больших этапов, первым из которых стала автоматизация делопроизводства и договорной работы. Также была сформирована рабочая группа, в которой определили владельцев бизнес-процессов и ключевых пользователей по каждой из областей. По результатам первого этапа внедрения автоматизировано управление договорной деятельностью, работа с входящими и исходящими документами, доверенностями и кадровыми приказами, согласование, контроль и исполнение служебных записок, протоколов совещаний, приказов и распоряжений по основной деятельности. Настроена интеграция DIRECTUM с учетными системами на платформе 1С и системой бюджетирования, в которые из СЭД передается информация по контрагентам и договорным документам.

2014. Вышла новая версия приложения Docsvision «Делопроизводство»

В новой версии приложения «Делопроизводство» для Docsvision 5 расширена функциональность и реализованы законченные сценарии обработки официальных документов. Благодаря этому, приложение может быть рекомендовано для реализации сложных проектов автоматизации развитой канцелярии.«Делопроизводство» предназначено для автоматизации процессов делопроизводства организации – регистрации, организации исполнения и хранения официальных документов в соответствии с законодательством и российскими практиками.В новой версии «Делопроизводство» реализованы новые объекты и сценарии: разработаны карточки документов 5 видов с расширенным набором атрибутов, журнал приема-передачи бумажных документов, настроено около 50 поисковых запросов и представлений. Благодаря этому, использовать приложение можно практически сразу после установки, с минимальными настройками.

2012. Digital Design оптимизирует архивное делопроизводство

Компания Digital Design разработала новое решение «Архивное делопроизводство», реализованное на платформе DocsVision 4.5. Приложение обеспечивает надежность хранения информации, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документов, а также включает удобную систему поиска.«Архивное делопроизводство» было разработано с учетом всех требований Федерального архивного агентства (Росархива), регламентирующего характеристики подобных систем. В основе создания приложения лежит накопленный ИТ-интегратором опыт в создании электронных архивов на базе платформы DocsVision в различных компаниях и государственных организациях. В рамках «Архивного делопроизводства» сформирована общая структура построения и ведения веб-хранилища, которая подходит для автоматизации данных процессов, независимо от сферы деятельности компании.

2011. Больница Ханты-Мансийска автоматизирует делопроизводство с системой ELMA

Компания EleWise начинает внедрение системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами ELMA в Окружную Клиническую Больницу Ханты-Мансийского Автономного округа Югры. По мере развития больниц использование бумажных документов становится все менее эффективным. Процессы утверждения затягиваются, в ходе работы с документами появляются лишние копии, архив бумаг постоянно растет — все это приводит к потерям времени руководителей и рядовых работников и увеличению затрат на обработку и хранение документов. Чтобы устранить все эти проблемы руководство ОКБ Ханты-Мансийска взяло курс на внедрение электронного документооборота. Платформой для создания новой модели взаимодействия стала система ELMA. На первоначальном этапе в проекте будет задействовано 20 сотрудников — топ-менеджеры и руководители подразделений. Внедрение системы ELMA охватит ключевые бизнес-процессы компании, будет создано единое место регистрации входящей и исходящей документации и единая база шаблонов внешних и внутренних документов.

2010. В «Ярославском училище культуры» завершился проект внедрения системы кадрового делопроизводства «КАДРЫ»

Очередной проект по автоматизации кадрового делопроизводства завершила компания «ФогСофт» (партнер ЭОС в Ярославле) в ГОУ среднего профессионального образования Ярославской области «Ярославском училище культуры».Целесообразность перехода училища на электронный документооборот очевидна, так как на протяжении многих лет работники училища испытывали сложности в работе с документацией. Ранее вся кадровая документация велась в печатном виде, все приказы и отчеты составлялись в произвольной форме, обработка которых занимало массу времени. Процесс поиска необходимой информации также был сильно затруднен. Система «КАДРЫ» позволила полностью автоматизировать расчет заработной платы. Система полностью соответствует действующему российскому законодательству и обеспечивает следующие возможности: расчет любых начислений и удержаний; — формирование любых отчетов, обновления текущей и хранения архивной информации о сотрудниках, полноценный кадровый учет; предельно простые функции для администрирования системы.

2009. Компания «Топ-Книга» автоматизирует делопроизводство

Компания «Утилекс АйТи», российский поставщик услуг в области ИТ и консалтинга, внедряет систему для реализации долгосрочной стратегии автоматизации процессов делопроизводства в компании «Топ-Книга», крупнейшей книготорговой сети России. Для реализации выбрана система электронного документооборота «DocsVision». Уже завершен первый этап проекта, в рамках которого решена задача по оперативному управлению поручениями в «Топ-Книге». После инсталляции «DocsVision» в «Топ-Книге» сократились сроки исполнения задач за счет создания удобной системы назначения и делегирования поручений, появился инструмент для напоминания, контроля и формирования отчетности по назначенным поручениям и архив по их исполнению. В ходе проекта специалисты «Утилекс АйТи» провели обучение сотрудников «Топ-Книги» по сопровождению системы и оказали консультационную поддержку в период тестовой эксплуатации. В системе работают 100 сотрудников компании.

Автоматизированная информационная система «Делопроизводство». СЭД ТЕЗИС

Многие считают, что понятия «делопроизводство» и «документооборот» тождественны. Казалось бы, и тут, и там в центре стоят документы предприятия. Однако делопроизводство — гораздо более широкое понятие, чем документооборот. Что, впрочем, совершенно не мешает использовать для его автоматизации систему электронного документооборота, воспользовавшись встроенными в нее функциями

программы электронного делопроизводства. Расскажем, как это организовано в СЭД ТЕЗИС, но для начала немного пройдемся по терминологии.

В чем разница между делопроизводством и документооборотом?

Многие полагают, что эти два термина обозначают одно и то же, однако, на самом деле, одно является частью другого — надо сказать, весьма существенной. Делопроизводство невозможно без документооборота, а документооборот вне рамок делопроизводства не существует.

Коротко говоря, документооборот — это движение документов внутри компании: их передача от сотрудника к сотруднику для доработки, согласования, утверждения. Кстати говоря, создание и правка документов — другое понятие: все это в совокупности называется документированием.

Делопроизводство — куда более комплексное понятие. В него традиционно включают три составные части или, вернее сказать, три основные задачи, которое оно решает:

• документирование — создание, правка, согласование и утверждение документов;
• документооборот — обеспечение движения, контроля исполнения и использования документов;
• канцелярия — ведение архива документов с нумерацией, подшивкой в дела, а также поиск документов в архиве.

Все это в совокупности служит одной цели — документационному обеспечению управления (ДОУ).

Делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием. Оно подкрепляет документами деловые процедуры, которые компания проводит для ведения своих дел и выполнения своих целей и задач, а также практического управления сотрудниками, взаимодействием с контрагентами, создания внутренних регламентов компании и оптимизации бизнес-процессов.

Максимально коротко, делопроизводство — это весь комплекс мер по обеспечению документационной поддержки управления и ведения бизнеса.

Делопроизводство и документационное обеспечение управления

Итак, когда мы уяснили, что делопроизводство служит цели обеспечить документационную поддержку управления организацией, следует поговорить собственно о ДОУ.

Как принимаются управленческие решения? Руководитель получает некую информацию о задаче, требующей его веского слова. Он перерабатывает, анализирует эту информацию, на основе своих выводов принимает решение и сообщает его подчиненным.

Все это тесно связано с документацией. Информация может поступить в виде документа, для ее анализа может потребоваться создание многих различных документов, объявление решения сотрудникам может быть в форме документа.

Таким образом, делопроизводство является существенной частью процесса принятия управленческого решения, и корректная организация работы с документами сильно повышает оперативность и качество работы руководителей.

Как именно связаны управление и делопроизводство?

Связь между управлением и делопроизводством можно продемонстрировать даже на обыкновенной для любого бизнеса процедуре — найме сотрудника на работу. Допустим, что алгоритм найма следующий:

• руководство принимает решение об открытии новой вакансии;
• отдел кадров составляет описание вакансии и согласовывает его с руководством;
• описание размещается на сайте компании и биржах труда;
• кандидаты присылают свои резюме по контактам, указанным в описании;
• отдел кадров отбирает резюме и передает их руководству;
• руководство отсматривает резюме и принимает решения о приглашениях на собеседования;
• по итогам собеседований отбирается один сотрудник, с которым заключается трудовой договор.

В этой процедуре принимаются как минимум три управленческих решения: об открытии вакансии, о приглашении на собеседование и о приеме на работу. В их принятии фигурируют три документа: описание вакансии, резюме, трудовой договор. Они либо формируются внутри компании, либо присылаются для ознакомления. Таким образом, идут документирование и документооборот, являющиеся неотъемлемой частью делопроизводства. Если процедура найма более сложная, к примеру, с выполнением тестового задания, проверкой кандидата службой безопасности и медицинской комиссией, то документов, с которыми работает руководство, становится еще больше.

Таким образом, мероприятия по делопроизводству сопровождают принятие управленческих решений там, где нужно получить или выдать некую информацию в виде документов. Отсюда и вытекает связь между делопроизводством и управлением, так что одно непосредственно влияет на другое. Особенно ярко это проявляется в государственных организациях, где в документальном подтверждении, в силу особенностей российского законодательства, нуждается любой шаг.

Документ выступает как средство информационного обмена для руководителей. Так что если в организации не отлажено делопроизводство, то страдает и управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, скорости приема и передачи информации, правильной организации информирования, возможностей поиска, хранения и использования документов.

Почему делопроизводство нуждается в автоматизации?

Потому что содержит в себе процессы информационного обмена, которые могут и должны быть переведены на цифровые рельсы. Если резюме будут поступать на стол HR прямо с сайта компании, а трудовой договор — автоматически формироваться по шаблону, процесс трудоустройства избавится от многих лишних проволочек.

А с расширением предприятия, ростом численности сотрудников и направлений деятельности процессы информационного обмена становятся настолько запутанными, что их автоматизация напрямую является оптимизацией деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства помогает:

• руководителям — не потерять целостную картину происходящего в компании или подразделении, которым они руководят;
• Отделам и подразделениям компании — получать информацию о деятельности друг друга и работать в слаженном ритме, что повышает качество обслуживания клиентов и налаживает взаимодействие с контрагентами;
• сотрудникам — повысить производительность труда, справляться меньшими человеческими ресурсами там, где в ином случае пришлось бы расширять штат, вкладываться в новые рабочие места, помещения, коммуникации, обучение;
• владельцам компании — избежать новых инвестиций в бизнес, потребности в увеличении оборотов, получения кредитов, уменьшения ожидаемой прибыли.

Распространенная ошибка автоматизации делопроизводства, и как от нее избавиться

Придя к выводу о необходимости автоматизации мероприятий по ДОУ за счет информационных технологий, компании часто совершают ошибку при выборе метода автоматизации.

Они пытаются обойтись автоматизацией работы отдельных сотрудников: секретаря, менеджера, бухгалтера, руководителя. Получается, что одни сотрудники работают в цифровом пространстве, в то время как весь остальной штат — вне его. Прикладные процессы никак не связываются с делопроизводственными, а деятельность сотрудников — друг с другом.

Автоматизация делопроизводства, следовательно, должна быть комплексной. Программа электронного делопроизводства должна быть едина и доступна всем сотрудникам, деятельность которых хоть как-то подкрепляется документами.

Учреждению, поставившему себе цель организовать эффективную среду информационного обмена для совершенствования качества управления, следует выполнить задачи по автоматизации всех трех составных частей делопроизводства:

• документирование;
• документооборот;
• ведение цифрового архива.

Учитывая три основных составных части делопроизводства, упомянутые выше, программа должна включать в себя возможности создания документов, обмена документами и хранения документов в цифровом виде с возможностью их поиска.

Кроме того, автоматизированная система электронного делопроизводства должна иметь возможность интеграции с прикладными системами и платформами компании, чтобы документы эффективно доходили и приходили от всех сотрудников.

Дополнительные требования к программе электронного делопроизводства

Делопроизводственная программа для корпоративных пользователей обязана базироваться на современной методологии ведения делопроизводства в России, которая, как ни крути, до сих пор находится на стадии между бумажным и электронным делопроизводством.

Таким образом, решение для российской организации должно включать в себя как возможности перевода бумажных документов в электронные — сканирования и распознавания бумажных документов, массового и оперативного ввода документов, — так и возможности работы с электронными документами, их созданием, пересылкой внутри локальной сети и по Интернету (особенно по электронной почте), хранения, поиска и извлечения.

Кроме того, не лишним будет обратить внимание на технологические особенности системы: клиент-серверная архитектура, работа с различными СУБД, масштабируемость, возможность интеграции с различными системами, простота использования и администрирования.

Почему для автоматизации делопроизводства можно использовать СЭД?

Функциональность современных систем управления документами намного шире, чем простая пересылка документов от одного сотрудника к другому (что, в сущности, и есть документооборот). Так, СЭД ТЕЗИС способна обеспечить полный комплекс мероприятий по поддержке ДОУ, включая:

• документирование: создание и разработку документов с внесением правок и отслеживанием истории версий;
• документооборот: передачу документов между сотрудниками с уведомлениями о необходимости обратить внимание на документ;
• создание автоматизированных процессов работы с документами за счет встроенного визуального конструктора процессов;
• ведение электронного архива документов при помощи функциональности канцелярии с возможностью ввода и распознавания бумажных документов, то есть оцифровки архива;
• полнотекстовый поиск по номерам, заголовкам, содержимому документов в электронном хранилище с возможностью сразу передать найденный документ ответственному сотруднику.

Таким образом, система электронного документооборота ТЕЗИС хоть и включает традиционно в свое название слово «документооборот», но по сути является полнофункциональной программой электронного делопроизводства. Она отвечает вышеназванным требованиям в полной мере и способна обеспечить автоматизацию всех трех компонентов делопроизводства, о чем ниже.

Документирование в СЭД ТЕЗИС

Документирование является первой и главной задачей по поддержке управленческих решений. Создание документов, их прием из внешних источников, ознакомление, редактирование — вот те возможности, которые в первую очередь должна обеспечивать программа электронного делопроизводства.

СЭД ТЕЗИС имеет прямую интеграцию с Microsoft Office за счет надстройки. Таким образом, разработав документ, к примеру, в Microsoft Word, его можно сразу отправить в систему для дальнейшей обработки. В СЭД будет автоматически создана карточка нового документа, пронумерована и снабжена созданным документом в виде вложения.

То же касается редактирования: любое вложение из СЭД ТЕЗИС можно отправить на редактирование в Microsoft Office и внести необходимые правки, после чего будет создана новая версия документа с фиксацией автора, даты и времени создания новой версии.

Что касается ввода документов в систему, СЭД ТЕЗИС позволяет загружать документы:

• с компьютера пользователя;
• из электронной почты;
• со сканера или МФУ с последующим распознаванием и созданием электронного документа;
• из смежных системы, интегрированных с СЭД, если таковые имеются.

Функции ознакомления с документами для СЭД ТЕЗИС является стандартной и доступна даже в минимальной редакции системы. Любой документ можно открыть для ознакомления прямо в СЭД, без необходимости скачивания на компьютер.

Документооборот в СЭД ТЕЗИС

Процессы документооборота непосредственно соприкасаются с принятием управленческих решений, ведь именно они представляют собой тот самый информационный обмен, который для этого необходим. Получить документ, ознакомиться с ним, провести процесс согласования, утвердить, передать в нужные руки и проконтролировать исполнение — все это в ТЕЗИС осуществляется за счет стандартных процессов.

Процесс «Ознакомление» позволяет направить созданный (или полученный — по e-mail, со сканера, из интегрированной системы) документ другому пользователю (или пользователям) с уведомлением о необходимости обратить внимание на документ. Уведомления могут поступать в самой системе, на e-mail и даже прямо на рабочий стол пользователя за счет десктопного приложения ТЕЗИС:Помощник.

Процесс «Согласование» позволяет отправить документ на процедуру согласования с руководством и другими ответственными лицами. Если ознакомление больше подходит для документов из внешних источников (например, резюме соискателей или коммерческое предложение от потенциального партнера), то процесс согласования необходим для документов, которые разрабатываются внутри компании (договоры, коммерческие предложения, маркетинговые материалы и многое другое). Можно включить в процесс любое количество согласующих, каждый из которых может вернуть документ автору на доработку со своими комментариями и правками. Все движения документа в рамках согласования также сопровождаются уведомлениями.

Процесс «Утверждение» непосредственно связан с процессом согласования, точнее, он его завершает. Утверждающий руководитель ставит финальную точку в разработке документа, после чего он считается готовым и направляется туда, куда предназначен — внутри СЭД для ознакомления, контрагенту по электронной почте, на печать, в архив или в смежную систему для дальнейшей обработки.

Имеется также встроенный процесс контроля исполнения документов, который позволяет назначить ответственного наблюдателя за тем, как положения документа претворяются в жизнь.

Помимо стандартных процессов документооборота, система ТЕЗИС включает в себя удобный визуальные конструктор нестандартных процессов, который позволяет автоматизировать самые сложные и многоэтапные процедуры информационного обмена для принятия управленческих решений.

Электронная канцелярия в СЭД ТЕЗИС

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и выполняет одну из трех основных делопроизводственных задач. В ТЕЗИС функции архива выполняет раздел «Канцелярия», с которым работают ответственные за архив сотрудники — секретари, делопроизводители, архивариусы.

Направление документа в архив осуществляется за счет процесса «Регистрация», который позволяет передать документ сотруднику, имеющему доступ к электронной канцелярии. Документы автоматически нумеруются (доступна тонкая настройка автонумерации, позволяющая создавать уникальные номера и коды документов, принятые в конкретной организации) и распределяются на дела и тома в зависимости от периода деятельности организации или иных критериев.

Хранящиеся в архиве документы легко извлекаются из него за счет полнотекстового поиска, позволяющего искать по самым разным параметрам — названию, содержанию, номеру документа, а также метаданным его карточки (включая, к примеру, автора, дату создания и т.п.) Таким образом, запросить документ у ведущего архив очень просто — он быстро найдет нужный и отправит сотруднику для ознакомления.

Перспективы компании после автоматизации делопроизводства

Автоматизации работы с документами и организации бизнеса имеет огромный потенциал для развития компании. Ведь с документами работают абсолютно все контрагенты и большое количество частных лиц-клиентов. Автоматизация делопроизводственных процессов открывает компании следующие перспективы:

• налаживается информационный обмен и контроль: документы больше не теряются, контролируются, исполняются;
• улучшается качество управления, что является одной из актуальнейших задач современной российской экономики;
• секретари и другие сотрудники, ответственные за делопроизводство, получают серьезную поддержку в работе, их деятельность ускоряется и совершенствуется;
• интеграция системы автоматизации делопроизводства с рабочими местами, информационными и прикладными системами позволяет доносить управленческие решения от самых верхних до самых нижних уровней компании.

Как следствие — ускорение деятельности компании в целом, увеличение оборотов, повышение качества обслуживания клиентов и производства товаров и услуг.

Российские производители предлагают недорогие и качественные решения в этой области. В частности, СЭД ТЕЗИС имеет гибкую ценовую политику и доступна организациям самого различного масштаба и достатка. Автоматизация делопроизводства — это доступно и чрезвычайно эффективно для бизнеса.

Отдел делопроизводства и документооборота | Волгодонский инженерно-технический институт — филиал национального исследовательского ядерного университета «МИФИ»

	Капусткина Людмила Петровна начальник отдела делопроизводства и документооборота Тел.: 8 (8639) 22-57-64 Ip-тел — 8602 E-mail: [email protected] Адрес: 347360, Ростовская область, г. Волгодонск, ул. Ленина 73/94, каб. 223 Режим работы: Понедельник – пятница с 8-00 до 17-00 перерыв с 12-00 до 13-00
	Делопроизводитель Носко Алеся Валентиновна Тел.: 8 (8639) 22-57-64 E—mail: [email protected] Адрес: 347360, Ростовская область, г. Волгодонск, ул. Ленина 73/94, каб. № 223
	Делопроизводитель Снипич Мария Леонидовна Тел.: 8 (8639) 22-49-41 E—mail: [email protected] Адрес: 347360, Ростовская область, г. Волгодонск, ул. Ленина 73/94, каб. № 210
	Делопроизводитель  Маняхина Антонина Александровна Тел.: 8 (8639) 22-49-41 E—mail: [email protected] Адрес: 347360, Ростовская область, г. Волгодонск, ул. Ленина 73/94, каб. № 210

 

Миссия Отдела делопроизводства и документооборота заключается в создании условий для обеспечения высокого уровня образовательных услуг на базе совершенствования организации работы с документами,  формирования имиджа института, развития деловой культуры, творческого потенциала личности и сотрудничества.

Основной целью работы отдела делопроизводства и документооборота является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Отдела делопроизводства и документооборота института решает следующие задачи:

— обеспечение организации делопроизводства в институте,

— организация  и  обеспечение функционирования в структурных подразделениях института единого порядка документирования, организации работы с документами, правильного учета и регистрации корреспонденции, контроля исполнения  документов и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с Государственной Системой Документационного Обеспечения Управления, государственными стандартами и другими действующими нормативами документами;

 — осуществление контроля  за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях института, анализ исполнительской дисциплины;

— создание справочно-информационной базы института;

— систематизация и хранение документов текущего архива;

— учет объема документооборота;

— организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях предприятия;

— подготовка документов к передаче в архив.

В структуре  Отдела делопроизводства и документооборота   для выполнения возложенных на отдел  задач  создана:

— канцелярия.

Практики организации делопроизводства и документооборота на современном предприятии

 «Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте,
а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!».
Л.Кэррол.

Для того, чтобы сохранить лидирующие позиции на рынке, компании вынуждены соревноваться не столько с конкурентами, сколько с самими собой. Существование в старых рамках и сопротивление современным технологиям, приходящим на помощь компаниям, заинтересованным в максимальном получении прибыли, в настоящих реалиях смерти подобно.

В рамках данной статьи мы не будем затрагивать все сферы жизни организации и все возможные способы их оптимизировать, мы остановимся более подробно на автоматизации процесса работы с информацией. Технологии, используемые для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации, объединяются под единым термином ECM (Enterprise Content Management).

С одной стороны, в основе любой ECM-системы лежит управление документами. В понятие документ мы вкладываем более широкое понятие, чем просто бумажный документ, документ – это контент, который имеет ценность для бизнеса. ECM-система ориентирована на управление всем жизненным циклом документа, с момента создания до передачи на хранение. Что же происходит с документами и как изменяются принципы работы с ними в результате внедрения ECM, рассмотрим ниже.

С другой стороны, задача ECM-системы — создание среды для накопления опыта и протекания бизнес-процессов, создание необходимых условий для организации предприятия, гораздо менее зависящего от отдельных людей, их умений и знаний. И это уже задача управления взаимодействием. ECM-система может стать на предприятии основным интеграционным звеном информационных систем разных типов. Это тема отдельного разговора.

Процесс работы с документом. Перезагрузка.

Создание документа на раз-два-три

Итак, рассмотрим работу с документами в ECM-системе. При внедрении ECM-системы предприятию будет необходимо пересмотреть всю документацию, которая регламентирует работу с бумажными и электронными документами, выявить возможности оптимизации и описать новые способы работы с информацией.

Условно все документы в организации по способу возникновения можно разделить на две группы: документы, создаваемые внутри организации, и документы, поступающие извне. Внешние документы – это документы, пришедшие в организацию, это может быть бумажная документация, факсы, сообщения электронной почты. Внутренние документы – это документы, созданные внутри самой организации, эти документы чаще всего уже созданы в электронном виде. Рассмотрим, каким же образом идет работа с ними в ECM-системе.

Внешние документы могут поступать в организацию разными способами и в зависимости от этого в систему они будут попадать разными путями:

●    Бумажная документация, письма, телеграммы и прочее заносится в систему непосредственно со сканера без промежуточного сохранения на локальном диске;

●    Сообщения электронной почты – процесс занесения в систему становится еще проще. Интеграция с  MS Office позволяет занести текст письма в систему также без промежуточного сохранения на локальном диске, отправить полученный документ задачей на исполнение, сохранить контакт в системе и все это не выходя из окна Outlook;

●    При получении факсов независимо от того принимается факс делопроизводителем, отвечающим на звонок, или автоматически факсом, программный сервис (например, Microsoft Fax Service) получает сообщение от факса, формирует файл с сообщением и сохраняет его в локальной папке, уже оттуда службы ECM-системы подхватывают файлы с документами и заносят в систему.

Большинство внутренних документов создаются  уже непосредственно в системе и каких-то дополнительных манипуляций для занесения не требуют. При создании документов значительно ускоряет процесс использование готовых шаблонов, макетов документов, мастеров действий, кроме того, это позволяет соблюдать единообразие среди документов одной группы или одной тематики. Стоит отдельно упомянуть документы, которые возникают внутри организации, но попадают в систему ECM в результате интеграции с учетными системами, например, SAP, 1C, для таких документов также можно настроить автоматическое сохранение в системе и назначение прав.

См. так же

●    Изменения в регламенте документооборота после внедрения СЭД

●    Инструкция по электронному документообороту. Пишем вместе  

Работа внутренних процессов

Любой документ останется лишь набором слов или байт в том случае, если он не будет «работать», не будет включен в бизнес-процессы организации. Workflow или управление потоками работ — это именно тот инструмент, который участвует в транспортировке документов между участниками того или иного бизнес-процесса.

Стоит обратить внимание на то, что с точки зрения бизнеса в жизненном цикле документа важны этапы, которые оказывают непосредственное влияние на бизнес-процессы, когда документ участвует в потоках работ (workflow). С чисто технической же точки зрения эти этапы не несут выраженной смысловой нагрузки, они будут обозначены общим термином «управление документом». Например, сравните схему жизненного цикла документа в классическом делопроизводстве (см. рис.ниже) и дорожную карту управления контентом AIIM.

Процессы согласования – самые наглядные примеры использования workflow. Согласование становится более прозрачным, инициатор согласования в любой момент может получить информацию о том, на каком этапе согласования находится созданный им документ, какие сотрудники уже согласовали его, а какие считают, что документ требует доработки. Возможность создания версий при согласовании документов позволяет вносить правки, не искажая первоначального вида документа.

Работа через веб-интерфейс в рамках согласования документа позволяет выйти за стены офиса, рабочая система становится доступной в любой точке мира, где есть сеть Интернет. Руководитель в любой момент может получить доступ к документу, оставить свои комментарии, вынести резолюцию, подписать документ электронной подписью, отправить задание по документу исполнителю.

Использование внутренних корпоративных порталов упрощает многие коммуникации в компаниях, делает информацию доступнее, процессы более гибкими и простыми. При правильной организации таких порталов и интеграции с СЭД появляется возможность работать с документами и задачами через веб-интерфейс портала, обращаться к документам, просматривать задачи и осуществлять поиск необходимой информации.

От документа или от процесса

Приведенная на рисунке схема работы с документом характерна для организаций, которые работают в рамках классического делопроизводства, то есть «от документа». Для более «продвинутых» организаций более характерна работа «от процесса». В организации выстроены бизнес-процессы так, что работа идет без использования служебных, докладных записок, резолюций. Это не значит, что все бизнес-процессы останавливаются, и никто ничего не делает и не контролирует. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. При этом возрастает количество горизонтальных задач, в рамках типовых бизнес-процессов или «кейсов», при которых не требуется прохождение цепочек согласования с вышестоящими руководителями.

Регистрация документов используется преимущественно при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, для внутренних документов за счет прохождения работ вне секретаря, уменьшается цепочка действующих лиц бизнес-процесса, ускоряя тем самым движение.

Классическое делопроизводство в ECM

Вернемся к теме классического делопроизводства. На современном этапе у компаний возникает потребность гармоничного и эффективного сближения «бумажного» делопроизводства и электронного документооборота. ECM-системы могут дать много для построения эффективной работы с бумажной документацией и повышения прозрачности делопроизводства. При этом используя опыт и лучшие практики можно определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретной организации, регламентировать бизнес-процессы и провести внедрение электронного делопроизводства и последующий переход на безбумажные процессы. Рассмотрим лучшие практики организации такой работы.

Регистрация входящей документации

Значительная часть поступающей внешней документации подлежит обязательной регистрации, так как чаще всего требует принятия какого-либо решения или исполнения.

В том случае, если внешний документ поступает в бумажном виде, сначала он регистрируется в системе делопроизводителем, т.е. на него заводится регистрационно-контрольная карточка, которая содержит дату и номер регистрации, а так же другие данные по документу (отправитель, адресат, краткое содержание и т.д.). После регистрации в системе на бумажный документ вручную проставляется регистрационный номер, затем документ сканируется и заносится в систему.

Использование сканера и принтера штрихкодов позволяет сделать процесс занесения более автоматизированным.

При небольшом объеме внешней документации порядок регистрации и занесения в систему аналогичен вышеописанному, с той лишь разницей, что регистрационный номер не пишется на бумажном документе, а из РКК распечатывается штрих-код на клеящейся ленте, который затем наклеивается на документ.

При большом объеме входящей документации более рациональным является следующий способ занесения и регистрации документов: на каждый бумажный документ создается регистрационно-контрольная карточка, распечатывается штрихкод, наклеивается на каждый документ, затем все документы одновременно загружаются в потоковый сканер, а специально установленное программное обеспечение позволяет распознавать отсканированные документы по нанесенному штрихкоду и заносить их в систему без непосредственного участия делопроизводителя.

В том случае, если внешний документ поступает в электронном виде и подлежит регистрации, то такой документ распечатывается и дальнейшая работа по нему аналогична работе с бумажным документом.

Помимо внешней документации регистрации может подлежать ряд внутренних документов (для организаций с разветвленной территориально удаленной структурой, документы из головного офиса в подчиненную структуру): распорядительные документы, исходящие документы, служебные записки, протоколы и акты. Эти документы создаются в системе на основании различных шаблонов, которые уже содержат штрихкод, поэтому специальная распечатка и наклеивание штрихкода на эти документы не требуется.

См. также Способы и организация процесса занесения документов в СЭД

Отправка адресату, вынесение резолюции

Документы, как входящие, так и внутренние рабочие и исходящие предполагают рассмотрение руководителем и вынесение резолюции.

Если руководитель активно работает в системе, то делопроизводитель отправляет ему входящий документ задачей по маршруту. Получив задание с вложенным электронным документом, руководитель принимает решение о его дальнейшей судьбе – передать на исполнение, передать на исполнение с контролем или исполнение по документу не требуется. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение, то он указывает исполнителей, сроки исполнения и непосредственно текст резолюции. В том случае, если руководитель передает документ на исполнение с контролем, то дополнительно указывает контролеров исполнения и сроков.

Если руководитель не работает в системе, то он выносит резолюцию на распечатанном документе, и уже делопроизводитель или референт, работающий в системе, выполняет за руководителя все вышеописанные действия.

Создание поручений

В обоих случаях в системе создается поручение, которое содержит информацию о том, кто выдал поручение, текст поручения, когда поручение было выдано, кто является исполнителем по поручению, в какой срок поручение должно быть исполнено, кто является контролером исполнения, если требуется контроль. Карточка поручения позволяет аккумулировать всю информацию по исполняемому документу: в ней отображаются дата отчета каждого исполнителя, фактическая дата исполнения по поручению всеми исполнителями, текст отчета, так же в карточке поручения можно указывать внешних исполнителей.

Контроль исполнения

Фиксация в системе поручений по документам, сроков исполнения и исполнителей позволяет в дальнейшем использовать различные инструменты для контроля исполнения поручений. В процессе исполнения поручения в карточку автоматически заносятся данные о сроке выполнения поручения исполнителем, прикрепляется отчетный документ, если он был создан при исполнении, или комментарии исполнителя, указанные в тексте задания. Все эти данные могут быть использованы при создании разнообразных аналитических отчетов, сформированных с учетом тех или иных критериев, например, детальный отчет по исполнению поручений генерального директора, информация по исполнению поручений, контролируемых приемной главного инженера, анализ исполнения поручений по документам и т.д.

Помимо отчетов контролировать поручения можно настраивая различные фильтры в справочнике Поручения.

Перемещение документа и списание в дело

В ECM-системах есть инструменты для фиксации и отслеживания, где находится тот или иной документ в определенный момент времени. Вся эта информация будет отображаться в регистрационной карточке документа, в которой будут указаны все передвижения документа: кому документ выдавался, когда, был ли выдан оригинал документа или его копия, в какое дело был списан документ и т.д. Большим подспорьем в занесении этой информации может служить использование штрихкодов, либо вся необходимая информация будет заноситься в систему вручную.

После того, как работа по документу завершена, документ списывается в дело, ECM-система помогает подготовить различные отчеты и подготовительные документы для этого.

Говоря о хранении документов, имеет смысл обозначить одну из ключевых функции ECM-системы — управление записями. Рано или поздно любой документ оказывается в электронном архиве, полноценная ECM-система должна обеспечить его долгосрочное архивирование, автоматизировать политики хранения в соответствии с нормами, правилами и сроками хранения тех или иных документов.

С каждым годом объем информации в организации растет в геометрической прогрессии и для любой организации оказывается важным обеспечивать должную защиту и хранение.

Безбумажный документооборот: быть или не быть?

Использование системы ECM в оптимизации бизнес-процессов может способствовать тому, что часть документации будет циркулировать только в электронном виде. Это в первую очередь коснется тех документов, которые характеризуются внутренним использованием и не требуют наличия «живой подписи»: служебные и докладные записки, планы и графики работ, внутренние технологические, методологические инструкции и стандарты.

Значительное сокращение хождения бумажных документов в рамках процессов согласования также является плюсом — все правки и доработки могут вноситься в новые версии согласуемого документа, фиксироваться в виде комментариев в выполняемых задания на согласование, а итоговый бумажный документ появится в самом конце, когда необходимо будет поставить на него «живую» подпись.

Не все распорядительные документы, финансовые и кадровые документы на данный момент можно полностью перевести в электронный вид, как и ряд других документов, входящих в перечень типовых архивных документов. Переход к полностью безбумажному офису пока имеет ограничения, но движение идет постоянно, чему способствует и развитие законодательной базы и правоприменительной практики.

Одним из примеров такого движения является принятие закона, позволяющего обмениваться электронными счетами-фактурами, что открыло путь для внедрения обмена электронными документами между организациями, а так же контролирующими органами. Подробнее об этом вы можете узнать из раздела Просто об электронной подписи. Обмен электронными документами на ECM-Journal.

Источник: ECM-Journal.ru

Directum: Делопроизводство

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

Номенклатура дел

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

Пример РКК

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Массовое занесение документов со сканера

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Поручения

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

• фиксация переписки по исполнению;
• возможность делегирования и отправки на доработку;
• контроль сроков, запросы нового срока.

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Дерево поручений

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Печать конвертов

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

Оформление распорядительного документа

После подписания организационно-распорядительный документ можно разослать заинтересованным сотрудникам для ознакомления. Для этого нужно заполнить список рассылки в РКК. Этот список также можно использовать в будущем для рассылки другого документа.

Список рассылки документа

Сотрудники из списка рассылки получают задания на ознакомление с документом. В системе Directum для подтверждения ознакомления достаточно выполнить задание. А если высылается задача на ознакомление с документом, который не занесен в систему, то это указывается в тексте задачи и исполнители знакомятся с документом в бумажном виде.

Поиск и анализ

По известным реквизитам может быть найден как сам электронный документ, так и его РКК вместе с информацией о местонахождении и стадии исполнения документа.

Поиск по РКК

Быстро найти нужный документ вместе с РКК также можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа. Благодаря технологии быстрой идентификации штрихкод считывается специальным сканером, после чего система автоматически находит документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Входящая РКК в веб-канцелярии

Эффект от внедрения

С использованием решения сотрудники будут своевременно получать приказы и распоряжения для исполнения. Контроль исполнения управленческих решений станет полностью прозрачен.

• К минимуму сводится риск потери документов
• В 2 раза сократится время на подготовку и согласование исходящего письма
• В 12 раз ускорится поиск местонахождения бумажных документов
• В 2 раза ускорится подготовка информации руководству по исполнению поручений
• На 20% увеличится выполнение поручений руководства

Руководство для экспертов по рабочим процессам управления документами

Большинство компаний сталкиваются с утомительными, тяжелыми задачами в повседневной работе. С отчетами о расходах, заказами на закупку, формами приобретения и заработной платой, требующими утверждения или изменения при переходе от одного отдела к другому, бизнес-операции могут казаться бесконечными.

Рабочий процесс управления документами, на первый взгляд, в точности соответствует названию. Это система, используемая для создания, отслеживания, редактирования, хранения и управления документами, связанными с бизнес-процессом.

Проблемы с ручным управлением документами

Без рабочего процесса управления документами сотрудник будет:

1. Посмотреть некий товар нужен
2. Заполните форму заявки
3. Передайте форму их менеджеру
4. Ждать утверждения
5. Отправить форму в бухгалтерию
6. Подождите, пока бухгалтерия одобрит
7. Бухгалтерия создает заказ на поставку
8. Дождитесь отправки заказа на поставку

В зависимости от состава вашей компании могут быть некоторые отличия, но вы их понимаете.Это не только громоздко, но и много перебрасывается с одного стола на другой, что приводит к большой вероятности того, что документы потеряются при перемешивании.

Если документы неуместны или упускаются из виду, это также замедляет ваш бизнес. Как вы знаете, медленные операции влияют на производительность и рост.

Программное обеспечение для управления документами

— популярное решение этих проблем.

Что такое программное обеспечение для управления документами?

Программное обеспечение для управления документами создает рабочие процессы, которые помогают оптимизировать процессы.Документы никуда не денутся. Они становятся цифровыми и их можно обрабатывать более эффективно. Обеспечивая электронный документооборот, бумажные документы становятся наименьшим общим знаменателем для передачи информации; за счет уменьшения перетасовки бумаги, в свою очередь, уменьшается ненадежность и неэффективность, связанные с этим методом передачи.

Оптимизация перетасовки бумаги

Программное обеспечение

для управления документами, такое как M-Files и SharePoint, заменяет груды документов электронными версиями, позволяя пользователям редактировать, утверждать, хранить и передавать на этом цифровом носителе.Пользователи могут видеть документы, которые находятся в очереди на проверку, создавать новый документ, следовать по пути к документу, который они создали, и многое другое. Для каждой остановки процесса есть значок, позволяющий легко увидеть статус и местоположение документа. Кроме того, все документы просматриваются и сохраняются в программном обеспечении, и просматривать их так же просто, как нажимать или нажимать «одобрить».

Улучшение процесса

С помощью программного обеспечения для управления документооборотом пользователи знают, когда у них есть работа, а менеджеры могут отслеживать каждый шаг в рабочих процессах.Предупреждения можно настроить до:

• Уведомлять пользователя о работе
• Уведомлять менеджеров (и других уровней пользователей) о выполнении определенных шагов
• Оповещать пользователей, если этап рабочего процесса занимает больше времени, чем запланировано.

Но управление документами помогает не только предотвращать ошибки. Это также помогает автоматизировать сложные процессы и предотвращает потерю информации в случайном порядке. Помните пример того, как выглядит процесс, когда он выполняется вручную? С программным обеспечением для управления документами все выглядит иначе.Если сотрудник замечает, что товар необходим, он может:

1. Сгенерировать соответствующую форму
2. Заполните форму
3. Отправьте форму лицу, дающему окончательное одобрение

И да, любые другие участники цепочки, которые будут проверять или вносить изменения, будут уведомлены программой об активной форме. Вместо того, чтобы перетасовывать (и ждать) с одного стола на другой, документ сразу же попадает в нужное место.

Настройка документооборота

Документооборот можно настроить для пересылки документа после утверждения (например, формы заявки) и автоматического создания уведомления, которое отправляется соответствующему лицу.Установка определенных параметров также может сделать работу еще более плавной.

Например, если заказ на покупку превышает 1000 долларов, отправьте документ лицу X; если она ниже 1000 долларов, отправьте человеку Y. Программное обеспечение для управления документами способно на многое, поэтому процессы могут быть настолько простыми или сложными, насколько это необходимо.

Программное обеспечение для документооборота также упрощает и упрощает просмотр общей картины. Вы можете видеть, у каких сотрудников есть очередь работы, а у кого меньше нагрузки, что делает усилия по перераспределению более эффективными.Большой вид изображения помогает продвигать проекты.

Каковы преимущества рабочего процесса управления документами?

Программное обеспечение для управления документооборотом приносит пользу предприятиям за счет повышения внутренней производительности, сотрудничества, морального духа и подотчетности. Это также уменьшает ресурсы, необходимые для выполнения работы.

Все это вместе помогает сэкономить деньги и улучшить чистую прибыль. И если вам интересно, самое большое преимущество рабочего процесса управления документами — это уверенность в том, что все будет работать правильно и эффективно.Программное обеспечение для управления документами обеспечивает:

• Центральный узел, где хранятся все важные документы
• Система безопасности, в которой только утвержденное лицо может просматривать документ
• Гибкость для удовлетворения потребностей любого бизнеса
• Легкий доступ к материалам, которым сотрудники должны правильно выполнять свою работу с первого раза

Как определить и улучшить рабочий процесс управления документами

Решения

для управления документами призваны предоставить вашей компании лучшие возможности для управления бизнесом и организации.Как мы установили, внедрение решения для управления документами дает вашей компании ряд преимуществ. Но если они сделаны неправильно, эти усилия могут создать больше головной боли, чем решить. Оценив свой текущий рабочий процесс и стиль управления документами, вы, скорее всего, сможете внедрить эффективные решения для своей компании.

Вот несколько вопросов и полезные советы, которые помогут вам выбрать решение для управления документооборотом.

Есть ли у вас протоколы безопасности?

Соответствие отраслевым требованиям безопасности документов и нормативные требования будут играть роль при выборе решения для вашего бизнеса.Например, медицинским фирмам нужно что-то, соответствующее HIPAA (Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования). Независимо от того, обрабатывает ли ваша компания конфиденциальные записи пациентов или занимается налоговой / бухгалтерской документацией от частных лиц или других фирм, жизненно важно, чтобы ваше решение для документооборота предоставляло надежные инструменты для безопасной передачи и хранения конфиденциальных документов.

Цените ли вы сотрудничество?

Collaboration позволяет сотрудникам обмениваться файлами и редактировать групповые документы в режиме реального времени.Это избавляет от необходимости перемешивать и отслеживать несколько версий одного и того же документа. Выбирая новое решение для документооборота, вам необходимо оценить важность инструментов для совместной работы для вашей компании.

• Вам нужно / хотите обмениваться документами в режиме реального времени?
• Важно ли коллективное редактирование?

Ответы на эти вопросы помогут подобрать правильное решение для вашего бизнеса.

Нужен ли доступ сторонним поставщикам?

При анализе доступа к бизнес-документам необходимо учитывать два ключевых фактора: внутренний и внешний доступ.С внутренней точки зрения, есть ли в компании потребность в предоставлении сотрудникам как доступа на месте (через рабочие станции в сети компании), так и мобильного доступа через безопасное соединение в веб-браузере, смартфоне или планшете?

А как насчет внешних сторонних поставщиков? Если у вас есть клиенты, покупатели или поставщики, которым требуется доступ к вашим документам, вам понадобится система, которая обеспечит им безопасный доступ. Одним из таких примеров может быть веб-портал, который дает вашей компании возможность проталкивать документы через веб-сайт, чтобы обеспечить безопасный доступ клиентов.

А как насчет интеграции?

Возможно, вам понадобится решение для управления документооборотом, способное интегрироваться с другими системами в вашем офисе. Например, если вы управляете бухгалтерской фирмой, система управления документами, которая легко интегрируется с QuickBooks, может значительно повысить эффективность. Кроме того, вы можете обнаружить, что желательна интеграция с вашей электронной почтой.

Сохранение файлов и очистка документов

У каждой компании своя политика хранения и удаления записей.В то время как некоторым фирмам необходимо хранить документы месяцами, если не годами, другим нет необходимости в долгосрочном хранении. В любом случае необходимо будет правильно утилизировать документы, когда они больше не нужны. В зависимости от политик и нормативных требований, применяемых в вашей отрасли, решение для управления документооборотом может помочь в этом процессе.

Правильное решение для рабочего процесса позволит вашим сотрудникам установить твердую политику в отношении периодов хранения документов при создании новых файлов. Он также может установить систему для проверки файлов перед очисткой, а также предоставить инструкции по уничтожению резервных и архивных версий документов.

Текущие бумажные процессы

И последнее, но не менее важное: проанализируйте, как ваша компания в настоящее время обрабатывает бумажные документы. Ваш бизнес уже стал безбумажным? Или все еще существуют определенные компоненты, такие как запросы на отгрузку и счета-фактуры, которые заполняются и отправляются на бумаге? Рабочий процесс управления документами может помочь вам управлять как бумажными, так и безбумажными документами, не создавая путаницы или беспорядка в офисе.

Выбор лучшей системы управления документами

Если вы работаете с поставщиком ИТ-услуг, хорошая фирма найдет время, чтобы задать вам эти и многие другие вопросы о вашем бизнесе, а затем поможет проанализировать информацию.Только после того, как ваш бизнес-стиль управления документами будет проанализирован, провайдер сможет выбрать решение для рабочего процесса, которое отвечает вашим текущим требованиям и повышает эффективность и продуктивность работы в офисе.

Поговорите со специалистом по управлению документами, чтобы обсудить возможности, доступные для вашего бизнеса.

Что такое рабочий процесс управления документами и какую пользу он приносит бизнесу

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим.Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли. Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других деловых операций.Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями. Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

• Управление версиями
• Хранилище
• Безопасность
• Индексирование
• Извлечение
• Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом.Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

• Создание изображений документов
• Управление корпоративными документами
• Системы документооборота
• Системы управления записями
• Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR). Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами — это оптимизация рабочего процесса.Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа — первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований. Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
2. Управление версиями документов.
3. Обмен документами и сотрудничество.
4. Создание отчетности.
5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Используется для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов. Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

• Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «документации» для обеспечения точности бюджетного процесса.
• Поставка и логистика: Это обеспечивает своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
• Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления. При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
• Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе.Это гарантирует, что все будут учтены.
• Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
• Маркетинг и продажи: Он позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
• Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

• Захват
• Управление
• Магазин
• Сохранить
• Доставить
• Удалить

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

• На основе сервера — Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
• База данных — это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
• На основе облака — Информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
• Интернет-версия — Данные создаются и хранятся с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Понимание DMS Рабочий процесс

Программное обеспечение для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, позволяющее централизованно создавать документы с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint — популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, делиться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы более прозрачны и выполняются в более быстром темпе. Необходимо исправлять меньше ошибок и тратить меньше времени на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый на жизненном цикле чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Объяснение рабочего процесса цифрового документа

| Воздействие на сети

Определение рабочего процесса цифрового документа: Смысл управления документами и оцифровки в основном относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов — важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Пример из практики: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют почти вдвое больше бумаги, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов — это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на то, какие выгоды можно ожидать.

Управление документами и оцифровка Значение

Управление документами и оцифровка Значение: Управление документами и оцифровка относятся к тем же процессам, которые составляют рабочий процесс цифрового документа.

Управление документами и оцифровку можно рассматривать как решение, используемое организациями для сбора, отслеживания и хранения документов — будь то PDF-файлы или бумажные файлы.

Когда мы говорим о рабочих процессах цифровых документов, мы можем думать об управлении документами и оцифровке как об основных компонентах в этом процессе.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия каждой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных — это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире были собраны за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудники изо всех сил пытаются получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно, при надлежащем документообороте.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными — обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз больше шансов сохранить клиентов и в 19 раз больше шансов стать прибыльными в результате

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это проблема, связанная с производительностью, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненными хранилищами данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают продуктивность производственного офиса

Недовольство постоянным выполнением черных дел

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи — обычное дело для предприятий, которым еще предстоит внедрить цифровую трансформацию своих рабочих процессов с документами.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, когда компании привыкли воспринимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

Конечный результат состоит в том, что сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их производительности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на том, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартный рабочий процесс цифрового документооборота стоит денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных — это группы данных, которые фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает в своей способности управлять своими рабочими процессами с документами.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унифицируйте бизнес-данные

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает собственную производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

• Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
• Доступ: Разрешения и проблемы с доступом обычны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
• Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Низкая коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Сообщение по теме: Почему связь между отделами важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Пренебрегая документооборотом, очень легко попасть в ловушку, в которой культура несовместима, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкий бумажный документооборот

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага — это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого потока цифровых документов, что экономит время и деньги.

Сколько стоит плохой документооборот?

Как мы уже отметили, в связи с некоторыми из проблем выше, которые возникают из-за плохого управления документами, многие из них можно охарактеризовать как «скрытые» расходы, многие из которых в значительной степени остаются незамеченными предприятиями, поскольку они склонны соглашаться их как константу.

Лучшим примером этого является потребление бумаги, когда типография среднего сотрудника обходится компаниям в 725 долларов в год.

Инфографика по теме: Сколько стоит бумага для вашего бизнеса?

Если учесть, что использование бумаги растет в среднем на 22% в год, стоимость бумаги удваивается примерно каждые 3,3 года.

Для большинства предприятий такие расходы становятся все менее и менее целесообразными, особенно когда есть легко доступные цифровые альтернативы, которые могут резко снизить затраты только на потребление бумаги.

Если также учесть влияние плохого документооборота на затраты на рабочую силу, а именно то, что сотрудники тратят гораздо больше времени, чем следовало бы, на поиск необходимых документов и доступ к ним, тогда аргумент в пользу системы управления цифровыми документами становится намного более очевидным.

Документооборот: печать статистики затрат, которую вы должны знать

Помните об этой статистике печати, когда решаете, нужно ли вам внедрять технологию для управления документами.

Печать — это обычная утечка ресурсов компании, усугубляемая тем фактом, что значительная часть — почти пятая часть печатных материалов остается непрочитанной и неиспользуемой сотрудниками.

• 90% компаний не отслеживают расходы на печать
• Компании, которые используют догадки для определения своих затрат на печать, в среднем недооценивают на 40%
• ИТ-отделы тратят в среднем 15% своего времени на устранение проблем, связанных с печатью
• За последние 20 лет потребление бумаги в США выросло с 92 миллионов тонн до 208 миллионов тонн
• 17% распечатанных документов остаются непрочитанными

Источник

Решение проблемы плохого цифрового документооборота

Автоматика

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые из задач, для которых можно использовать RPA:

• Извлечение данных: Можно просматривать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
• Управление данными: Агрегирование и обработка данных
• Оперативная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативная поддержка
• От закупки до оплаты: Обработка счетов и отчетность
• Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке — важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа во всех подразделениях вашего бизнеса — это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Преимущества рабочих процессов оцифровки документации

Как мы отмечали в этом сообщении в блоге, существует ряд проблем, возникающих из-за плохой обработки цифровых документов для информации и данных.

Исправление этих проблем в первую очередь начинается с понимания того, что создание документов — это ключевая бизнес-функция, и то, как создается этот документ — с точки зрения ввода, хранения и рабочего процесса — имеет решающее значение для реализации преимуществ и преимуществ цифровой документации.

Вот несколько из этих преимуществ:

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных процессов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Время, проведенное лучше

С меньшими затратами времени на поиск, хранение и обработку данных и информации сотрудники могут более эффективно использовать свое время, когда применяются процедуры автоматизации документооборота и управления качеством.

Это дает преимущества для компании и сотрудника — сотрудники тратят меньше времени, в то время как работодатель не платит сотрудникам за то, что они тратят чрезмерное количество времени на поиск документов, к которым у них теперь есть мгновенный доступ.

Подготовка к соответствию

Нравится вам это или нет, но сегодня соблюдение требований является серьезной проблемой для бизнеса.

С такими законами, как CCPA, SHIELD, и отраслевыми законами, такими как HIPAA, для организаций быстро становится настоятельной необходимостью организовать информацию, которую они хранят, таким образом, чтобы они могли оставаться в соответствии с появляющимся множеством правил, вступающих в силу.

Для предприятий, которые хранят важную информацию о клиентах, особенно конфиденциальные или идентифицирующие данные, создание рабочего процесса оцифровки документов, который надежно и эффективно хранит информацию, является разумным вложением.

вынос:

• Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
• Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и длительной бумажной обработкой
• Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

Как улучшить рабочий процесс в офисе

Работа может быть местом хаоса и разочарований. Вы можете сортировать груды документов, которые никогда не заканчиваются, и отвечать на постоянный поток электронных писем. Но не обязательно каждый день терпеть это разочарование. Вы можете легко улучшить рабочий процесс в офисе и упростить и упростить выполнение своей работы.

Ниже приведены 13 способов улучшить рабочий процесс и наблюдать за ростом производительности в офисе.

1.Четко сообщайте о задачах и процессах.

Коммуникация — ключ к бесперебойной работе любого бизнеса. Всем сотрудникам офиса важно понимать правила и процессы. Успешный бизнес побуждает сотрудников сообщать друг другу, над чем они работают, отвечать на любые вопросы, которые могут возникнуть у других, и часто отчитываться перед своими руководителями. Без надлежащего общения и обсуждения легко думать, что другие выполняют задачи или работают над проектом, хотя на самом деле никто не касался проекта.Коммуникация имеет решающее значение для обеспечения выполнения всех задач и выполнения всей работы. [Прочтите статью по теме: Самые эффективные приложения для внутреннего общения ]

2. Раздельные обязанности.

Убедитесь, что у каждого человека есть свои собственные задачи, чтобы не было путаницы в том, кто над чем работает. Общение заходит так далеко, и вы не можете полагаться на других, чтобы сообщить, над какими проектами кто работает.Как руководитель, вы несете ответственность за то, чтобы раздавать задачи конкретным людям, а затем общаться с этими людьми по назначенным им задачам, как предлагает Мартин Луенендонк, генеральный директор FounderJar.

3. Поощряйте сотрудников делать перерывы.

Многим сотрудникам сложно не отставать от задачи. В течение рабочего дня они сталкиваются с множеством отвлекающих факторов, например, с Facebook, текстовыми сообщениями и социальными взаимодействиями. Когда сотрудники теряют концентрацию на своей работе, требуется значительное время, чтобы вернуть их внимание к текущей задаче.Если вы предоставляете сотрудникам частые перерывы и поощряете их использовать назначенные перерывы, они могут позволить себе ненадолго забыть о работе и очистить свое сознание. Когда перерыв завершится, они будут более склонны концентрироваться и выполнять работу в более быстром темпе.

4. Проводите частые тренировки.

Когда сотрудники запуганы своей рабочей нагрузкой или текущим проектом, они склонны откладывать дела на потом, теряя эффективность и продуктивность. Когда они будут тщательно обучены процессам вашей компании, они будут чувствовать себя более комфортно и менее запуганы своей работой.Даже если они проходят одно и то же обучение более одного раза, это может успокоить их беспокойство и сделать их более склонными к выполнению больших и сложных проектов.

Совет: Сотрудники с большей вероятностью будут участвовать в обучении, если оно будет рассматриваться как потенциальная возможность роста, а не как наказание за невыполнение задачи правильно или вовремя.

5. Удалите все ненужное напряжение.

Не тратьте свой день на беспокойство о ненужных вещах. Уберите все лишние задачи, мысли, чувства и так далее.Они только утомят вас и отвлекут от непрерывного потока работы. Когда вы приходите на работу каждый день, оставляйте свои проблемы дома за дверью. Сконцентрируйтесь на самом важном проекте, с которым вы сталкиваетесь, и сделайте его, прежде чем беспокоиться о чем-то новом.

6. Не выполняйте одновременно несколько задач.

Хотя может показаться, что вы можете выполнить больше задач, если работаете над несколькими задачами одновременно, многозадачность может мешать вашему повседневному рабочему процессу. Когда вы работаете над несколькими задачами одновременно, ваш мозг испытывает перегрузку от переключения между проектами, что в конечном итоге снижает вашу продуктивность во всем.Вместо этого постарайтесь сосредоточиться только на одной задаче за раз и не позволяйте другим задачам отвлекать вас.

7. Будьте организованы.

Организованность дает много преимуществ, включая меньшую стрессовую обстановку и меньшее время, затрачиваемое на поиск предметов. Быть организованным и оставаться организованным часто кажется непосильной задачей, но если вы будете работать над этим понемногу каждый день, вы будете поражены тем, насколько легко это становится.

В конце каждого дня тратьте 10–15 минут на сортировку дневных бумаг, храните их по мере необходимости и выбрасывайте все, что вам больше не нужно.Удалите все решенные электронные письма и расставьте приоритеты задач на следующий день в своем списке дел. Избавление от ненужного в течение дня позволит вам лучше организовать следующий день, и вы не почувствуете себя перегруженным с утра.

Знаете ли вы? Организация вашего офиса — это не только уборка рабочего места. Это также означает организацию и планирование вашего времени. Когда вы организованы, у вас меньше шансов тратить время зря и вам легче сосредоточиться на своих проектах. Вы также станете намного более надежным руководителем офиса.

Электронная почта является одним из наиболее распространенных источников снижения производительности. Ваша электронная почта может быть источником сотрудничества с вашими сотрудниками и клиентами, но если ваша электронная почта будет прерываться каждые несколько минут, это снизит производительность и в конечном итоге будет стоить вам времени и денег. Также существует более высокий риск принятия неверных решений, потому что, если вас перегружают электронными письмами, требующими немедленных решений, вы можете поспешить с решением, о котором позже пожалеете.

Вместо того, чтобы постоянно проверять электронную почту или отвечать на каждое предупреждение, рассмотрите возможность использования облачного инструмента, такого как SaneBox, который разделяет вашу электронную почту, перемещая важные вещи в одно место и менее важные вещи в другое место.Вы можете запланировать, когда проверять электронную почту, вместо того, чтобы тратить много времени на чтение и сортировку огромных объемов электронных уведомлений.

9. Сначала беритесь за сложные задачи.

Невозможно выполнять все задачи одновременно, поэтому важно расставить приоритеты. Выполнение самых сложных задач в первую очередь позволит вам сосредоточиться на более мелких, менее сложных задачах. В начале дня рассмотрите возможность ранжирования каждой задачи в списке дел по степени важности и срочности.Поместите наиболее важные проекты в начало списка, отмечая их по мере их завершения. Если задача кажется непосильной, избавьтесь от нее как можно скорее, это успокоит ваш разум и уменьшит ощущение того, что вы заняты многочисленными задачами.

10. Не берите с собой работу домой.

Самое простое и самое важное, что вы можете сделать, чтобы улучшить свой повседневный рабочий процесс, — это оставить работу на работе. Забирать работу с собой домой, потому что вы думаете, что дополнительная работа, сделанная дома, сделает следующий день более гладким, не улучшает рабочий процесс; это вызывает беспокойство дома, ограничивает перерывы и, как правило, увеличивает ваше утомление в течение следующего рабочего дня.Вместо этого напомните себе о своих первоначальных целях на день, а затем очистите свой разум, когда уйдете. На следующий день вы станете более эффективными, и это улучшит ваш баланс между работой и личной жизнью, а также ваш рабочий процесс.

11. Четко сформулируйте ожидания.

Чтобы улучшить рабочий процесс, ваши сотрудники должны знать, что от них ожидается для каждой задачи. Это могут быть сроки выполнения проекта, длина слова, требования к исследованиям и многое другое. Если сотрудник не знает, к чему стремится, его рабочий процесс может пострадать из-за отсутствия четких руководящих принципов.Работодателям должны быть нужны сотрудники, ориентированные на лазер, и знание сотрудником конечной цели поможет им добиться этого.

«Эффективный способ управлять рабочей нагрузкой ваших сотрудников — дать им оценку в начале недели. Хотя это не всегда возможно, а для некоторых работ непрактично, сообщать сотрудникам о результатах, которые от них ожидают. дает им шанс подготовиться к этой неделе », — сказал Бен Уоллингтон, генеральный директор Designerwear. «Они могут подготовиться и распределить свое время в соответствии с предполагаемым рабочим процессом.»

12. Понимание индивидуальных потребностей сотрудников.

Назначение задач на основе сильных сторон сотрудников, а выполненная работа должна быть организованной и высококачественной. Назначение задачи, выходящей за пределы области компетенции сотрудника, может привести к их закрытию. вниз и не чувствуют мотивации выполнять работу.Люди добиваются успеха, когда чувствуют, что их знания используются должным образом, поэтому постановка индивидуальных задач на основе того, в чем хорошо разбираются сотрудники, даст лучшие результаты

13. Позвольте сотрудникам расти.

Райан Роттман, соучредитель и генеральный директор OSDB Sports, предлагает уделять пристальное внимание работе каждого сотрудника и регулярно контролировать, насколько успешны они в той же должности.

«По мере того, как люди учатся и растут в компании, они также могут перерасти свою первоначальную роль, для которой они были наняты. Верный способ поднять моральный дух сотрудников и оптимизировать рабочий процесс — это регулярно продвигать изнутри или даже добавлять новые задачи в должностная инструкция, чтобы освежить обстановку «, — сказал Роттман.«Члены команды будут гордиться своей работой, и это проявится в их работе».

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2021 года

Несмотря на то, что все системы управления документами оцифровывают и систематизируют документы, облегчая их извлечение или редактирование для пользователей с разрешением, многие другие функции могут быть встроены в ваше программное обеспечение для управления документами. Вот некоторые инструменты и аспекты, которые вы, возможно, захотите учесть при выборе системы управления документами.

Удобство использования

Одним из важнейших элементов любого программного обеспечения является удобство использования.Он может предлагать все функции в мире, но они не принесут вам никакой пользы, если система не удобна для пользователя. Многие системы управления документами предлагают бесплатные пробные версии, которые позволяют протестировать их перед покупкой. Если возможно, позвольте вашей команде опробовать программное обеспечение в течение бесплатного пробного периода и поделитесь своими отзывами о том, что им нравится и что не нравится в нем.

Совместное использование документов и совместная работа

Хотя основной функцией системы управления документами является оцифровка и систематизация файлов, большинство современного программного обеспечения также позволяет пользователям обмениваться файлами друг с другом и совместно редактировать их.Некоторые программы для управления документами позволяют пользователям редактировать документ одновременно, в то время как другие полагаются на функцию регистрации / возврата, которая гарантирует, что только один пользователь может работать с документом одновременно. Другие предлагают оба варианта.

Контроль версий

Контроль версий, иногда называемый «управлением версиями», является важной функцией программного обеспечения для управления документами, которая позволяет отслеживать изменения в документе. Лучшее программное обеспечение для управления документами даже поддерживает архив старых версий, позволяя вам увидеть, как документы менялись с течением времени, и при необходимости вернуться к старой версии.

Сканирование изображений и OCR

Сканирование изображений и оптическое распознавание символов — полезные функции для предприятий, у которых есть много бумажных документов, которые они хотели бы оцифровать. Сканирование — это первый шаг — превращение бумажной записи в цифровой файл, который можно импортировать в программу. OCR — более продвинутая функция, но она необходима для оптимизации крупных проектов по оцифровке. OCR считывает текст изображения и делает его доступным для поиска. Лучшие системы управления документами используют OCR для автоматического заполнения метаданных и упрощения поиска документа в дальнейшем.

Электронные подписи

Программное обеспечение для управления документами часто содержит файлы, требующие подписи менеджера, например заказы на поставку. Многие системы управления документами интегрируются с инструментом электронной подписи, таким как DocuSign, что позволяет использовать электронные подписи. Часто вы можете отправить документ получателю с запросом на его подпись через программное обеспечение.

Автоматизация рабочего процесса

Функции автоматизации рабочего процесса перемещают задачи автоматически.В качестве примера рассмотрим приведенный выше заказ на покупку: вы можете настроить автоматизацию рабочего процесса, чтобы после создания заказа на покупку он автоматически отправлялся соответствующему менеджеру для подписи. Менеджер получит уведомление, а когда задача будет завершена, следующий соответствующий член команды (например, кто-то из бухгалтерии или руководитель менеджера) будет уведомлен. Если необходимы дополнительные действия, вы также можете встроить их в автоматизированный рабочий процесс. Лучшие системы управления документами позволяют настраивать рабочие процессы в соответствии с тем, как ваши команды работают вместе.

К вашему сведению: Автоматизированные рабочие процессы могут помочь оптимизировать ваши бизнес-процессы и обеспечить соблюдение правовых норм.

Разрешения пользователей

Важным элементом программного обеспечения для управления документами является возможность администраторов устанавливать индивидуальные права доступа. Разрешения позволяют определенным пользователям просматривать или редактировать файлы, в то время как другим можно запретить даже просмотр этих документов в системе. Это не только полезно для повышения эффективности, но и является важной мерой безопасности.Лучшее программное обеспечение для управления документами позволяет администраторам устанавливать разрешения для определенных групп, а также изменять разрешения на лету, если вам нужно сделать исключение, сохраняя при этом настройки разрешений по умолчанию.

Мобильные функции

В сегодняшней деловой среде доступ с мобильных устройств имеет важное значение. Многие системы управления документами имеют специальное мобильное приложение. Другие полагаются на веб-браузеры или онлайн-порталы. Убедитесь, что мобильная версия любого программного обеспечения для управления документами, которое вы рассматриваете, действительно удобна для мобильных устройств.Даже если вы лично не используете его на мобильных устройствах, скорее всего, это сделают другие члены вашей команды.

Не каждая система управления документами устанавливает все эти флажки, в то время как другие предлагают все и многое другое. Выбирая программное обеспечение для управления документами, подумайте, какие инструменты и функции будут наиболее полезны для вашего бизнеса. Важно соблюдать баланс между полнотой и удобством использования; например, некоторые системы могут делать все это, но в них сложно ориентироваться (не говоря уже о более дорогих, чем более простое программное обеспечение).

Безопасность данных

Безопасность данных — важная часть любой системы управления документами. В 2019 году, как сообщает TechRepublic, количество взломов увеличилось на 54%, 89% из которых были внешними.

По мере того, как все больше компаний переходят на цифровые технологии, все больше клиентов доверяют конфиденциальную личную информацию компаниям, с которыми они ведут бизнес. Ваша организация несет ответственность за обеспечение безопасности данных клиентов и их защиты от взлома. Ищите службы управления документами, которые предлагают инструменты шифрования и соответствия, автоматические обновления, избыточность данных и резервное копирование.

Организуйтесь: документируйте свой рабочий процесс

У новых сотрудников и свежих кадров, включая недавних выпускников, обычно появляется дополнительное время, когда они начинают новую работу. Обучение может занять недели или месяцы, и коллеги по работе и менеджеры хотят дать вам передышку, пока вы акклиматизируетесь. Один из наиболее ценных способов использовать это время простоя — документировать рабочий процесс и процессы.

Документирование рабочего процесса и процессов означает не что иное, как пошаговое описание того, что влечет за собой ваша работа.Это в точности все, что вы изучаете, когда новичок в рабочей среде. Это также влечет за собой все настройки и изменения, которые вы можете внести в эти процессы с течением времени или по мере того, как вы обнаружите лучшие или более эффективные способы выполнения своей работы.

Крупные и хорошо зарекомендовавшие себя предприятия и правительственные организации могут уже иметь в изобилии руководства по эксплуатации и другую документацию, но, по моему опыту, небольшие компании и группы обычно их не имеют, а если и имеют, то они серьезно устарели.

Если вы столкнулись с простоями на новой работе, задокументируйте свой рабочий процесс и процессы или обновите полученные руководства. Преимущества огромны и многочисленны.

Преимущества документирования рабочего процесса
Для начала, документирование рабочего процесса укрепит ваше обучение без отрыва от производства. По сути, вы быстрее освоите эту работу.

Во-вторых, эти документы являются золотом для менеджеров и ИТ-отдела, которые могут не знать этапов и людей, участвующих в вашей работе, — которые им нужно будет знать каждый раз, когда они вносят изменения или вводят новые инструменты и должны продумывать все возможные варианты. эффекты.Позвольте мне по опыту сказать, что вы не услышите ничего, кроме похвалы, если сможете предоставить подробный и упорядоченный документ, содержащий все, что им нужно. Альтернативный вариант — специально обсудить свою работу, когда вы можете забыть шаг, неправильно сказать или просто ошибиться.

В-третьих, менеджеры и коллеги будут цепляться за ваши документы, если вам когда-нибудь понадобится неожиданный отпуск. Точно так же, когда вы перейдете на новую должность или перейдете в другую компанию, коллеги, которых вы оставите, будут благодарны за то, что у вас есть обновленные руководства, которые можно передать человеку, занимающему ваше место.

Как документировать рабочий процесс
Документация, которую вы пишете, должна быть простой, понятной и доступной. В большинстве случаев я рекомендую создать текстовый документ (например, документ Word) с несколькими встроенными изображениями.

Вместо того, чтобы создавать один объемный документ, в котором все описывается, создайте документы, которые фиксируют только одну процедуру или описывают серию связанных процедур, которые должны выполняться по порядку. Лично меня поражает документация, объем которой превышает 11 или 12 страниц.Я предпочитаю видеть 4 или 5 страниц простых, легко читаемых инструкций. «Что можно и что нельзя делать» в конце этой статьи поможет направить вас к созданию кратких, но исчерпывающих руководств.

Проще говоря, ведите записи всякий раз, когда вы проходите обучение на рабочем месте, и переносите эти записи в документ. Когда вы начнете выполнять работу самостоятельно, добавляйте в свои заметки или корректируйте их, чтобы они более точно отражали задачи, которые вы выполняете.

Если в вашей работе есть «общая картина», краткий обзор, поместите это в начале документа.Пункты, составляющие общую картину, — это то, что вам следует записать более тщательно, либо в этом же документе, либо в нескольких документах меньшего размера, если вам нужно разбить его на части. Например, в маркетинге информационных бюллетеней обзор может выглядеть следующим образом:

• Копирайтер пишет копию и передает ее менеджеру по маркетингу.
• Менеджер по маркетингу просматривает и редактирует копию и получает одобрение старшего менеджера по маркетингу.
• Менеджер по маркетингу отправляет запрос на обновление списка.
• Менеджер по маркетингу доставляет последний экземпляр помощнику.
• Assistant выпускает информационный бюллетень и отправляет проверку качества.
Команда QA
• просматривает информационные бюллетени и вносит изменения. Помощник вносит изменения, проверяет и планирует выпуск.

Любой из этих элементов может иметь трехстраничное руководство с описанием шагов, необходимых для выполнения работы. Куда и как подаётся копия? В каком формате должна быть копия? Кто запускает обновление списка и что это означает? Или несколько из этих элементов могут быть объединены в одно руководство, например, три задачи, которые начинаются со слов «менеджер по маркетингу…»

Что вам понадобится
Чтобы написать шаги, вам нужно хотя бы один раз пройти их обучение.Когда вам снова придется проделать эту работу, используйте свой первый набросок собственных процедур, чтобы провести вас через шаги, чтобы убедиться, что они точны и просты для понимания.

Снимки экрана. Сделайте снимки экрана всего, что кажется трудным для объяснения текстом или что лучше всего проиллюстрировано визуально. Сначала сохраните все снимки экрана в папке и добавляйте их в документ только в случае необходимости. Слишком большое количество скриншотов покажется вам невыносимым для любого, кто читает ваши руководства.

(Существует несколько способов сделать снимок экрана, но самые быстрые из них: в Windows используйте кнопку PrtScn, а затем функцию вставки, чтобы перетащить изображение в программу редактирования изображений, где вы можете обрезать и редактировать его; на Mac, используйте Apple + Shift + 4 и перетащите цель вокруг области, в которую вы хотите стрелять.)

Программное обеспечение для захвата экрана. Используемый вами редактор изображений может включать инструменты для разметки ваших снимков экрана, если вы хотите добавить стрелку, указывающую на что-то важное, или выделить определенную часть изображения.За 50 долларов программа захвата экрана Snagit and Snagit для Mac сделает практически все, что вам может понадобиться.

Инструменты для диаграмм. Некоторые рабочие процессы и процедуры лучше всего представить в виде небольших диаграмм. Программное обеспечение для построения диаграмм может помочь вам быстро рисовать блок-схемы и тому подобное, хотя вы также можете найти множество тех же инструментов для построения диаграмм в Microsoft PowerPoint и более ограниченный выбор в Word на вкладке «Вставка».

Что можно и чего нельзя делать

• Сделайте создайте отдельные документы для различных процессов и процедур, а не один большой документ, который объясняет всю вашу работу.
• Делайте подробным, но в то же время кратким.
• Сделайте скриншоты.
• Do займет несколько недель, чтобы заполнить документы. Дайте себе время подумать о процессах и вернитесь к документам, чтобы проверить, правильно ли вы их записали.
• Сделайте отметку даты вверху страницы, показывающую, когда файл был обновлен в последний раз.
• Используйте названия должностей вместо имен людей при документировании рабочего процесса.
• Сделайте храните мастер-копии в общем месте, чтобы другие люди могли легко их получить.
• Сделайте локальную резервную копию файлов на рабочем столе или в частной облачной системе (или в обоих случаях).
• Делайте просматривайте и исправляйте свои документы один раз в год. Думайте о них как о живых документах, которые никогда не «закончены». Они постоянно развиваются.
• Сообщите своему начальнику и коллегам, что вы создаете и поддерживаете эти новые записи, поскольку они также могут иметь ценный вклад.
• Не добавляйте картинки просто для того, чтобы оживить страницы. Все это ненавидят.
• Не сходите с ума от форматирования текста . Будь проще. Для подзаголовков используйте жирный шрифт. Используйте маркеры и нумерованные списки по мере необходимости, чтобы помочь людям легко увидеть нужную информацию. Делайте абзацы очень короткими.
• Не используйте имена людей. Обращайтесь к людям по их должностям. Я уже сказал это? Да, сказал, но это действительно важно, поэтому я повторяю это еще раз.
• Не надо чрезмерно защищать свои документы. Вы создали их, чтобы помочь организации, а не исключительно для себя.
• Не выводите документы в PDF. Оставьте их в формате, который можно редактировать (см. Выше).

Получите наши лучшие истории!

Подпишитесь на Что нового сейчас , чтобы каждое утро получать наши главные новости на ваш почтовый ящик.

Этот информационный бюллетень может содержать рекламу, предложения или партнерские ссылки.Подписка на информационный бюллетень означает ваше согласие с нашими Условиями использования и Политикой конфиденциальности. Вы можете отказаться от подписки на информационные бюллетени в любое время.

Программное обеспечение для автоматизации документооборота дает вам больше свободного времени

Получение праздничного подарка от работодателя — вечный сезонный жест. Будь то кекс или подписка в клубе «Кофе месяца», знак признательности в праздничный сезон всегда будет приятным сюрпризом.

Что делает подарок значимым?

Нельзя сказать, что раздача пары подарочных карт — это глубокий и значимый акт праздничного настроения. Полевые работники могут по достоинству оценить подписку на музыку или поездку в хороший ресторан, но каждый член полевой группы из года в год будет ценить один подарок: больше свободного времени.

Нет ничего хуже, особенно в праздничные дни, чем заниматься повседневными делами на месте или в офисе.Это особенно актуально для сотрудников полевых команд, которые предпочли бы выполнять любимую работу, а не обновлять таблицы и загружать файлы. Экономия времени, потраченного на систематизацию документов и анализ данных, — это подарок, который делает сотрудников счастливыми, а бизнес — более эффективным.

Как получить больше времени

Управление документами с рабочим процессом устраняет разрыв между полем и офисом, оптимизируя повседневные процессы с помощью оцифровки и автоматизации документооборота.Основные задачи, обычно предназначенные для офисной работы, можно эффективно автоматизировать, что позволит работникам на выезде вернуться к работе, которая им нравится, а также повысит ценность вашего бизнеса.

Типичный двухнедельный цикл рабочего процесса может быть сокращен до нескольких минут , что дает возможность работникам на местах просматривать отчеты о проверках, автоматизировать подписание документов, подписывать формы, получать одобрение менеджера по документам и отправлять материалы по технике безопасности. Программное обеспечение для автоматизации документооборота позволяет распространять последние версии документов среди групп и клиентов, позволяя получателям заполнять, размечать и подписывать PDF-файлы юридически обязывающими подписями.

ПОДПИСАТЬСЯ НА FLUIX DEMO

Решение без бумаги Программное обеспечение

для автоматизации рабочего процесса также может помочь устранить бумажные процессы с помощью одного инструмента, заменив бумажные папки на iPad. Исключение бумаги из уравнения помогает полевым группам сократить время цикла, расходы на бумагу, а также человеческие ошибки или путаницу, вызванные дублированием или отсутствием бумажных документов.

Автоматизация

Fluix в области бухгалтерского учета, выставления счетов и аудита может уменьшить необходимость ручного повторного ввода данных с бумажных форм за счет сбора точных данных из цифровых форм, что позволяет компаниям создавать агрегированные и настраиваемые отчеты с использованием полевых данных в реальном времени.Сбор высокоточных данных помогает гарантировать соблюдение компанией требований жестко регулируемых секторов, таких как строительство и энергетика, оставляя след в электронной форме в любой момент.

По мере приближения праздников может возникнуть соблазн разместить заказ на несколько корзин с фруктами и закончить этот день. Но, внедряя программное обеспечение для автоматизированного рабочего процесса, ваша компания инвестирует в подарок на долгий срок, который будет по-настоящему радовать пользователей еще долгие годы.

---

Узнайте больше о том, как Fluix может сэкономить ваше время на обязательных бумажных процессах, и опробуйте его с помощью бесплатной пробной версии.

---

Дженни Батлер

Контент-маркетолог в Fluix

.

No related posts.