Внутренний документооборот: кому и зачем он нужен

Содержание

кому и зачем он нужен

Внутренний электронный документооборот: кому и зачем он нужен

На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.

Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.

Чем внутренний документооборот отличается от внешнего

Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.

Внешний документооборот

К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании. 

К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более “чистая” и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

  • Сэкономить место в офисе.

  • Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

  • Создать единое информационное пространство в компании.

  • Снизить риски потери документов.

  • Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

  • Фиксировать изменения документов.

  • Ускорить распространение документов в компании.

  • Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

  • Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

  1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.

  2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.

  3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.

  4. Финансовый — ведение финансовой отчетности.

  5. Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.

  6. Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.

  7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов. 

В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО. 

Кому нужен внутренний ЭДО?

Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.

Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.

Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.


Что такое внутренний ЭДО

Внутренний ЭДО помогает сотрудникам компании быстрее обмениваться данными, контролировать поток документов и экономить рабочее время. Организации переходят на СЭД — системы электронного документооборота — для организации юридически значимого документооборота.

Что такое электронный документооборот

Весь документооборот компании называется общим. В свою очередь, он делится на внутренний, внешний и обеспечивающий.

Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. С помощью таких документов организация обрабатывает обращения клиентов, сотрудники общаются с партнёрами, а бухгалтеры сдают отчётность в контролирующие органы. К внешнему документообороту относятся счета, декларации, отчёты и накладные.

Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. С его помощью руководители подготавливают нормативно-распорядительную документацию и контролируют исполнение поручений, а сотрудники взаимодействуют с внутренней документацией.

К внутреннему документообороту относятся:

  • приказы;
  • уставы;
  • заявления;
  • протоколы совещаний;
  • инструкции;
  • положения о структурных подразделениях;
  • служебные записки.

Такие документы никогда не выходят за границы организации.

К обеспечивающему документообороту относятся делопроизводство и управление нормативно-справочной информацией.

Во многих компаниях на смену традиционному бумажному пришёл электронный документооборот. С его помощью можно уменьшить время на подготовку документов, увеличить скорость их согласования и предоставить возможность сотрудникам коллективно работать с одними и теми же документами.

СЭД хранит все документы внутри системы, поэтому поиск и управление файлами происходят значительно проще, чем в бумажном формате. Также электронная система уменьшает риск потери или порчи документов.

В законодательной базе представлены все официальные документы, которые регулируют ЭДО.

Зачем использовать внутренний ЭДО

Переход на ЭДО поможет компании упростить и ускорить рабочий процесс, связанный с документами. Кроме экономии места в офисе и уменьшения затрат на канцелярские товары, организации, которые переходят на системы ЭДО получают и другие преимущества:

Уменьшение расходов на печать документов Ведение истории файлов; Повышение прозрачности работы сотрудников; Автоматизация поиска необходимых файлов; Подготовка документов по стандартным формам; Автоматическая классификация файлов по разным критериям; Коллективный доступ; Уменьшение риска потери или порчи документов.

Выбор СЭД зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого ЭДО: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе 1С и веб-сервис «Астрал.ЭДО». Обе системы предоставляют возможность ведения документооборота с контрагентами.

Кому нужна система внутреннего ЭДО

С внутренней документацией работают HR-менеджеры, директора, руководители, бухгалтеры, менеджеры склада, разработчики и другие сотрудники.

С помощью СЭД:

кадровики ведут трудовые книжки, кадровый учёт, составляют поручения и приказы; менеджеры склада ведут инвентаризацию, составляют акты о приёмке материалов или товаров; директора и руководители ведут организационные и распорядительные документы; бухгалтеры ведут, оформляют и отсылают финансовую отчётность.

Система ЭДО помогает сотрудникам контактировать друг с другом и обмениваться информацией на расстоянии.

Система внутреннего документооборота

Внутренний документооборот компании — это движение внутренних документов между структурными подразделениями.

К внутренней документации относятся: приказы, инструкции, протоколы совещаний, положение о структурных подразделениях и иные документы, предназначенные для использования сотрудниками компании и управленцами.

Внутренний документооборот организации осуществляется специалистами отдела делопроизводства, а при их отсутствии — секретарем. Обязанности по организации документооборота внутренних документов возлагаются на основе приказа руководителя. 

Система внутреннего документооборота должна быть нормированной и регулированной. Так, Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагает закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах. Это позволит реалистично оценивать все этапы прохождения документов, сроки их согласования и исполнения. Использование электронной цифровой подписи для внутреннего документооборота не является необходимостью. Однако, все больше и больше организаций прописывают в своем внутреннем регламенте использование ЭЦП для ряда документов.

Это особо актуально для больших компаний, имеющих разветвленную сеть филиалов по стране.

Внутренний электронный документооборот организации — это автоматизированное движение внутренней документации внутри предприятия. 

Правильно организованный внутренний электронный документооборот не менее важен, чем внешний. Он позволяет позволяет повысить эффективность бизнес-процессов за счет своевременного донесения той или иной информации. 

При внедрении электронного документооборота на предприятии можно столкнуться с такими проблемами, как консерватизм сотрудников и их нежелание постоянно работать с компьютером. Этого можно избежать, если грамотно донести преимущества СЭД непосредственно для сотрудников.

Внутренний документооборот успешно автоматизирован в «Агентстве по возврату долгов»

Специалисты Акелон за четыре месяца реализовали проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в «Агентстве по возврату долгов». В компании повышена оперативность внутренних коммуникаций, значительно снижено время на подготовку и согласование документов.

ООО «Агентство по Возврату Долгов» («АВД») предоставляет коллекторские услуги по возврату долгов в Москве, Санкт-Петербурге, Красноярске, Нижнем Новгороде и многих других городах России. Клиентами компании являются коммерческие банки, страховые компании, операторы связи, предприятия ЖКХ.

По роду деятельности специалисты «АВД» обрабатывают большие объемы документов. Традиционные способы регистрации подготовки, согласования и поиска документов, требующие значительных временных затрат, перестали удовлетворять стандартам эффективной работы. Сложная система хранения и перемещения бумажных документов снижала скорость обмена данными. Разветвленная сеть филиалов, их географическая удаленность от головного офиса приводили к задержкам при согласовании документов.

С целью повышения эффективности внутреннего документооборота и сокращения трудозатрат руководство компании решило оптимизировать бизнес-процессы на основе современной ЕСМ-системы. После сравнения функционалов нескольких СЭД предпочтение было отдано системе DIRECTUM. Проведение консалтинго-внедренческих работ осуществляла компания Акелон (генеральный партнер DIRECTUM). Опыт аналогичных внедрений, наличие положительных отзывов от заказчиков и отработанная технология внедрения в жестко ограниченные сроки сыграли главную роль в выборе интегратора.

Основные задачи проекта включали в себя:

  • сокращение бумажного документооборота;
  • ускорение согласования внутренних документов – служебных записок, приказов, договорных документов;
  • систематизация электронного архива документов компании;
  • повышение эффективности работы с официальными документами и поручениями генерального директора «АВД».

Специалисты Акелон реализовали проект внедрения системы с помощью функционала Базовых модулей системы DIRECTUM, а также бизнес-решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами».

Для работы с базовым функционалом системы учебный центр Акелона провел обучение более 40 сотрудников «АВД». Курсы включали в себя практическую составляющую, семинары и индивидуальное обучение для высшего руководства компании.

В результате реализации проекта в «АВД» создано единое информационное пространство, в котором построено хранилище данных, автоматизирована работа по выполнению рутинных операций обработки корреспонденции. Организовано электронное согласование документов с использованием электронной подписи, автоматически заполняются шаблоны. Это позволило значительно снизить временные затраты по ключевым бизнес-процессам компании. Руководство «АВД», в свою очередь, получило эффективный механизм контроля исполнения поручений и оперативный доступ к достоверной и актуальной информации.

На данный момент вся входящая, исходящая корреспонденция и организационно-распорядительная документация заносится в систему, регистрируется в электронных журналах и хранится в DIRECTUM. Поручения генерального директора выдаются исполнителям в электронном виде, контроль над их исполнением осуществляется также в DIRECTUM.

«Внедрение системы DIRECTUM позволило нам не только оптимизировать работу с документами, но и получить высокоэффективный инструмент управления взаимодействием, что, в свою очередь, позволит нам вывести внутренние процессы компании на качественно новый уровень. Хотелось бы также отметить, что благодаря профессионализму специалистов компании Акелон проект был реализован в сжатые сроки – 4 месяца», – говорит Зульфия Кахруманова, начальник ИТ-управления «АВД».

Компания «АВД» проявляет высокую заинтересованность в дальнейшем развитии системы DIRECTUM – расширении ее функционала и автоматизации новых бизнес-процессов. В настоящее время ведутся переговоры по ряду таких перспективных направлений, как внедрение бизнес-решений «Акелон: Управление сервисом», «DIRECTUM: Согласование счетов на оплату».

1С-ЭДО Порядок подключения внутреннего электронного документооборота

Дата обновления: 02.08.2021

Номер карточки: SD0023757

Видеоинструкция

Текстовая инструкция

Электронный документооборот позволяет оформить внутренние документы организации в электронном виде с использованием простой или усиленной квалифицированной подписи. 

Функционал внутреннего ЭДО включен в следующие релизы:

 Конфигурация   Начиная с версии   Дата выпуска 
 Бухгалтерия государственного учреждения, ред.      2.0.71.12      28.05.20
 1С:ERP Управление предприятием 2      2.4.13.46      30.09.20
 Бухгалтерия предприятия КОРП, ред. 3.0      3.0.92.51      08.05.21

В дальнейшем состав прикладных решений с поддержкой внутреннего ЭДО будет расширяться. 

Для возможности обмена электронными документами с электронной подписью необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами и установить флаг в поле Электронные подписи.


Затем необходимо развернуть группу обмен с контрагентами и установить флаг в поле Сервисы ЭДО, после этого установить флаг Использовать внутренние электронные документы.


В журналах документов учётной системы появился столбец Состояние ЭДО.


Для формирования внутреннего электронного документа необходимо выбрать соответствующий документ учётной системы, нажать ЭДО – Просмотреть электронный документ или перейти по ссылке Состояние ЭДО.


В открывшемся мастере настройки электронного документооборота необходимо пройти несколько шагов (количество шагов зависит от типа электронной подписи).

На первом шаге необходимо выбрать вид электронной подписи.

Чтобы электронные документы имели юридическую силу, их необходимо подписывать электронной подписью. Ст. 5 Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об электронной подписи» определяет следующие виды электронной подписи – простую и усиленную. Для подписания внутренних документов информационной базы с помощью сервиса 1С-ЭДО можно использовать как простую, так и усиленную квалифицированную подпись.  

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись.

Для использования усиленной квалифицированной электронной подписи необходимо наличие программы криптографии, а также соответствующего сертификата.


При использовании усиленной квалифицированной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, а также вариант настройки.

При выборе я буду подписывать документы, на следующих шагах мастера будет произведен поиск установленной на рабочем месте программы криптографии, а также сертификата усиленной квалифицированной подписи.


Если программа криптографии отсутствует, мастер предложит выполнить её установку.

Примечание. Обращаем Ваше внимание, что на одном рабочем месте не рекомендуется одновременная установка двух криптопровайдеров (КриптоПро и VIPNet). Также дополнительно сообщаем, что сертификаты, выпущенные под КриптоПро, не будут работать с VIPNet, так же как и сертификаты, выпущенные под VIPNet, не будут работать с КриптоПро. Также информируем, что программа КриптоПро CSP предоставляется на платной основе, необходимо приобретение лицензии. 


Если программа криптографии установлена, на следующем шаге произойдёт поиск доступных сертификатов. Если сертификат не определился, мастер предложит Заказать сертификат через сервис 1С-Подпись или Добавить сертификат из установленных на компьютере.

Более подробно о том, как установить сертификат в хранилище «Личное», можно ознакомиться, перейдя по ссылке  http://1c-edo.ru/handbook/28/4011/.


Более подробно о том, как получить 1С-Подпись, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/28/4285/.

Если сертификат установлен в хранилище, но при нажатии Добавить сертификат отсутствует в списке, то пользователь указанный в сертификате, отличен от пользователя, под которым произошла авторизация в программном продукте 1С. Необходимо установить флаг в поле Показывать все сертификаты.


Затем выбрать необходимый сертификат и нажать Далее.


В открывшемся окне необходимо сверить пользователя, указанного в сертификате с пользователем, под которым произошла авторизация в 1С.


Если пользователь отличен, необходимо вернуться на шаг 2 и выбрать Я настраиваю подписание для других сотрудников. При данном варианте мастер не будет производить поиск программы криптографии и доступных сертификатов.


2. Простая электронная подпись

В качестве простой электронной подписи применяется логин и пароль, с которыми пользователь входит в информационную базу 1С. Для её применения потребуется утвердить Положение об использовании простой электронной подписи, а также распечатать и подписать Уведомление у соответствующих сотрудников.


При использовании простой электронной подписи, на втором шаге мастера необходимо выбрать печатную форму, которая будет применяться для формирования электронного документа.


На следующем шаге мастера необходимо указать, кто будет подписывать документ.

Вариант Укажу список подписантов применим, когда не определён постоянный перечень сотрудников, участвующих в подписании и их необходимо будет заполнить вручную при создании документа.


В созданной настройке для печатной формы будет выбран маршрут Указывать при создании документа, то есть при каждом формировании электронного документа необходимо будет заполнить список подписантов.


Маршрут подписания применяется, когда список подписантов неизменен, для гибкой настройки правил подписания, и последующего их использования.


При создании маршрута подписания необходимо указать наименование, вид подписи: простая или квалифицированная. После чего необходимо  добавить логическое условие, нажав Добавить группу: поставить все подписи по порядку, поставить любую из подписей, поставить все подписи (условия можно чередовать для более гибкой настройки правил подписания). Затем необходимо добавить подписантов (пользователей информационной базы).



Более подробно о том, как создать маршрут подписания, можно ознакомиться, перейдя по ссылке http://1c-edo.ru/handbook/22/4079/.

В мастере настройки необходимо выбрать созданный маршрут, при необходимости установить флаг в поле Использовать для последующих документов.


При использовании простой электронной подписи мастер настройки предложит сформировать Положение об использовании простой электронной подписи.

Перейдя по ссылке, откроется окно формирования необходимых для использования простой электронной подписи внутренних документов организации. Необходимо заполнить обязательные поля и нажать Сформировать положение.


Автоматически будет сформирован необходимый комплект документов, который необходимо распечатать и заверить у руководителя организации.


После чего необходимо перейти по ссылке Уведомление. Автоматически будут сформированы уведомления для сотрудников, указанных на предыдущих шагах настроек.
  

Данные уведомления необходимо распечатать, а затем ознакомить ответственных сотрудников.

После завершения настроек откроется форма просмотра электронного документа. Для установки подписи необходимо нажать кнопку Подписать.

После подписания штамп визуализации электронной подписи появится в форме просмотра электронного документа.

На вкладке Подписи можно просмотреть установленные, а также требуемые электронные подписи.

Для получения ответственными лицами уведомлений, о необходимости выполнить действие с внутренним электронным документом, необходимо подключить систему взаимодействия — Сервис 1С-Диалог. Для этого необходимо перейти в Администрирование  — Интернет-поддержка и сервисы, затем развернуть группу Обсуждения и нажать кнопку «Подключить».

В соответствующее поле необходимо ввести электронный адрес Вашей организации и нажать «Зарегистрироваться». Информационная база будет связана с данным адресом.

Затем ввести код регистрации, отправленный на e-mail и нажать «Зарегистрироваться».

Более подробно о системе взаимодействий можно ознакомиться, перейдя по ссылке https://its.1c.ru/db/v8317doc#bookmark:utx:TI000000335

Уведомления от бота 1С-ЭДО, будут отображаться во всплывающих сообщениях у сотрудников, участвующих в документообороте.


Нажав на уведомление можно увидеть пояснение и ссылку на документ, который требует действий от пользователя.


Если документ содержит ошибку его можно отклонить или аннулировать. Для этого необходимо нажать «Другие действия».


Также подписать внутренний электронный документ можно из рабочего места Текущие дела ЭДО, перейдя в папку Подписать раздела Исходящие.

Документы, обмен по которым завершён, доступны для просмотра в архиве ЭДО, а также перейдя по соответствующей ссылке из журнала документов учётной системы.

Для изменения настроек внутреннего документооборота необходимо перейти в карточку организации, нажать ЭДО – Настройки внутреннего ЭДО.

В открывшемся окне перечислены документы учётной системы, по которым можно создать внутренний электронный документ.

В настройках можно изменить печатную форму документа и маршрут его подписания, а также возможно смена варианта подписания с простой на усиленную квалифицированную подпись.

Более подробно о том, как настроить внутренний электронный документооборот, можно ознакомиться на сайте ИТС.

Внутренний электронный документооборот в организации

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Внутренний электронный документооборот в организации (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Внутренний электронный документооборот в организации Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Система МОС ЭДО и ее роль в организации документооборота (на примере центра занятости населения г. Москвы)
(Кукарина Ю.М., Ушакова В.А.)
(«Делопроизводство», 2019, N 3)В настоящее время перед современными учреждениями стоит задача организации не только внутреннего электронного документооборота, но и внешнего, позволяющего осуществлять оперативный обмен электронными документами с другими организациями и органами государственной власти и местного самоуправления. В данной статье будет рассмотрен практический опыт организации документооборота в Государственном казенном учреждении города Москвы «Центр занятости населения города Москвы» (далее — ГКУ ЦЗН) в системе электронного документооборота МОС ЭДО Правительства Москвы, которая была введена в ГКУ ЦЗН в августе 2012 года в соответствии с Распоряжением мэра Москвы N 552-РМ от 10 июля 2012 года «О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» . Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Как получить простую электронную подпись
(КонсультантПлюс, 2021)Обратите внимание: получение ключа ЭП чаще всего требует от подписанта подтверждения личности. Закон признает документ подписанным простой ЭП, если в нем есть сама подпись или информация, которая указывает на лицо, создавшее или отправившее документ (ч. 1 ст. 9 Закона об электронной подписи). Например, доступ (учетную запись) к внутреннему электронному документообороту получает лишь сотрудник организации, личность которого установлена при приеме на работу.

Иллюстрированный самоучитель по документообороту › Преемственность традиций и западные веяния › Внутренний документооборот. Архивное хранение документов. [страница — 12] | Самоучители по офисным пакетам

Внутренний документооборот. Архивное хранение документов.

Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят ОРД, предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.3):

  • подготовка проекта внутреннего документа;
  • обеспечение согласования документа;
  • утверждение;
  • регистрация;
  • рассылка по подразделениям;
  • контроль исполнения документа;
  • подшивка копии в дело.


Рис. 3. Обработка внутренних документов

Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Архивное хранение документов

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования – одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь – от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.

Электронный документооборот | «Делойт», СНГ

Предлагаемые услуги

Предпроектные услуги

Несмотря на то, что соответствующие правила хорошо разработаны, безбумажные технологии относительно молоды. Их актуальность, безопасность и удобство использования по-прежнему ставятся под сомнение во многих отраслях, несмотря на очевидные преимущества, отмеченные крупнейшими российскими игроками, уже использующими электронные решения.

Это делает предварительный анализ критически важным для оценки рисков и преимуществ и разработки подробного плана действий, адаптированного к конкретным потребностям вашей компании.

Наши специалисты с радостью помогут вам проанализировать внешнюю и внутреннюю готовность вашей компании к безбумажному обращению. Анализ будет включать обзор ваших технологий, организационной структуры и внутренних процессов, а также готовности ваших контрагентов, третьих лиц и контролирующих органов.

Мы также можем провести качественный анализ финансовых последствий внедрения безбумажных технологий, оценить их рентабельность и рассчитать необходимые разовые и постоянные инвестиции в проект.

После анализа, предшествующего внедрению, мы поможем разработать индивидуальную концепцию перехода и дорожную карту, которые гарантируют, что вы достигнете своих целей экономически эффективным способом и с использованием лучших доступных практик.

Интеграция безбумажных технологий в бизнес-процессы

Чтобы перейти на безбумажную деятельность, необходимо выполнить ряд подготовительных мероприятий.

Ваши текущие бизнес-процессы необходимо будет скорректировать, разработать новые форматы документов, изменить внутренние политики, изменить коммерческие процессы и протоколы взаимодействия между контрагентами и третьими сторонами. Имея обширный практический опыт трансформации бизнес-процессов, мы можем упростить ваш переход, задействовав необходимые ресурсы, управляя постановкой задач и обеспечивая своевременное участие заинтересованных сторон.

Решив отказаться от бумажного документооборота, компании столкнулись с проблемой выбора операторов проектов и поставщиков услуг по внедрению, интеграции и обслуживанию системы.Крайне важно выбрать правильного поставщика, который сможет обеспечить бесшовную интеграцию новых процессов в вашу ИТ-архитектуру и операционную среду. Вы можете извлечь выгоду из наших глубоких знаний о рынке безбумажных технологий, чтобы избежать ненужных улучшений и затрат на рабочую силу, поскольку мы поможем вам выбрать подходящие модели интеграции, электронную подпись, системы электронного оператора, внутренний контроль и бизнес-процессы.

Мы поможем вам с разработкой, тестированием и запуском запроса предложений, чтобы убедиться, что все системы работают нормально, заинтересованные стороны готовы, а сроки соблюдены.

Обновление существующих систем

Если вы уже перешли на безбумажный формат, вы, вероятно, задаете себе следующие вопросы: Как я могу расширить свои возможности безбумажного использования? Приведет ли отказ от бумажных документов к каким-либо юридическим, налоговым или бухгалтерским последствиям? Достаточно ли эффективно работают новые бизнес-процессы? Обеспечена ли безопасность передачи данных? Насколько надежен внутренний контроль ИТ?

Чтобы ответить на все эти вопросы, наши эксперты будут рады провести всесторонний полномасштабный анализ ваших безбумажных процессов, чтобы определить возможности для дальнейшего улучшения, разработать рекомендации по снижению рисков и предложить новые решения для обеспечения непрерывности процессов.

Кроме того, мы обладаем юридической компетенцией, чтобы помочь вам в урегулировании претензий государственных органов и подтверждении действительности электронных документов и подписей в юридических и коммерческих спорах.

10 лучших систем управления документами для улучшения рабочего процесса

Наиболее часто используемая система управления документами:

С продолжающимся процессом оцифровки люди хотят сократить объем бумажной работы и рассчитывают получить доступ к своим важным документам из любого места и в любое время.

Системы управления документами

— лучшее решение, которое значительно упростит эту задачу. PDF-ридеры — лучший пример системы управления документами, с помощью которой вы можете получить доступ к PDF-файлу в автономном режиме и сохранить его, чтобы просмотреть и даже распечатать и опубликовать в любое время в любом месте.

Document Management Systems также известна как система управления контентом и широко рассматривается как компонент Enterprise Content Management (ECM) . Это связано с управлением записями, рабочими процессами, управлением цифровыми активами и т. Д.

В этом руководстве мы подробно рассмотрим самые популярные системы управления документами, которые используются рядом успешных организаций для эффективного управления своими бумажными документами.

Что такое управление документами?

Управление документами можно определить как способ, который используется организациями для управления и отслеживания электронных документов.

Рекомендуемое чтение => 10 Top Document Management Software

Рекомендации для лучшего понимания управления документами:

  • Одновременное, но раздельное редактирование документов во избежание конфликта перезаписи.
  • Для возврата к последней верной версии документа в случае ошибки.
  • Контроль версий для различения двух разных версий.
  • Реконструкция документов.

Сегодня Document Management доступен от небольшого автономного приложения до крупномасштабных конфигураций в масштабе всего предприятия, которые включают стандартные функции заполнения документов.

Эти функции включают:

  • Склад
  • Безопасность и контроль доступа
  • Аудит и индексация
  • Классификация, поиск и извлечение
  • Интеграция с настольным приложением

Системы управления документами

Document Management Systems относится к управлению документами и доступу к ним в электронном виде.

Системы управления корпоративным контентом управляют и контролируют цифровые документы, созданные с помощью Microsoft Office Suite и программного обеспечения для бухгалтерского учета, такого как САПР и т. Д.

Для подтверждения своей эффективности система электронного документооборота

должна содержать перечисленные ниже компоненты:

  • Импорт: Чтобы открыть новый документ в системе.
  • Хранилище: Для обслуживания системных файлов и использования хранилища.
  • Идентификационный номер: Для точного извлечения документов путем присвоения индексов.
  • Экспорт: Для удаления элементов из системы.
  • Безопасность: Защита паролем определенных файлов для авторизованных пользователей.

=> Свяжитесь с нами, чтобы предложить размещение здесь.

Самые популярные системы управления документами

Давайте рассмотрим некоторые из популярных систем управления документами, которые широко используются для сокращения объема бумажной документации и повышения эффективности работы организации.

  1. ClickUp
  2. pCloud
  3. HubSpot
  4. На открытом воздухе
  5. ЛогическийDOC
  6. Фэн Офис
  7. Nuxeo
  8. Дерево Знаний
  9. Семя DMS
  10. Ящик
  11. Документы MasterControl
  12. M-файлы
  13. Worldox
  14. Докми
  15. Адемеро

# 1) ClickUp

Основные характеристики:

  • ClickUp предоставляет функции для создания документов, вики, баз знаний и т. Д.
  • Имеет возможность редактирования текста.
  • Это позволяет сотрудничать с многопользовательским редактированием.
  • Он предоставляет функции для совместного использования документа и установки пользовательских разрешений.
  • Для добавления комментария в документ предусмотрена функция выделения текста.

# 2) pCloud

Основные характеристики

  • pCloud позволит вам установить групповые разрешения или индивидуальные уровни доступа.
  • Вы можете контролировать доступ к данным через общие папки.
  • Это позволит вам комментировать файлы и папки.
  • Он ведет подробные журналы активности учетной записи.
  • Вы можете получить доступ к любой предыдущей версии ваших файлов.
  • Он имеет функции для управления файлами, совместного использования, защиты, управления версиями файлов, резервного копирования файлов и управления цифровыми активами.

# 3) HubSpot

Характеристики:

  • HubSpot Программное обеспечение для управления торговыми документами и отслеживания продаж будет полезно для создания библиотеки торгового контента для всей команды.
  • Вы сможете обмениваться документами из почтового ящика Gmail или Outlook.
  • Он предупредит вас, когда потенциальные клиенты будут заинтересованы в отправленном вами контенте.
  • Это даст представление о том, как контент продаж помогает продвигать ваш процесс продаж, как часто контент используется командой.
  • HubSpot имеет комплексное программное обеспечение для продаж с множеством функций, таких как отслеживание электронной почты, планирование электронной почты, автоматизация продаж, чат, отчетность и т. Д.

# 4) На открытом воздухе

Основные характеристики:

  • Это ECM с открытым исходным кодом, который обеспечивает управление документами, совместную работу, управление знаниями и веб-контентом, управление записями и изображениями, репозиторий контента и рабочий процесс.
  • Он поддерживает файловую систему общего интерфейса (CIFS), которая обеспечивает совместимость документов с Windows, а также с Unix-подобными операционными системами.
  • Alfresco поставляется с поддержкой API и работает как серверная часть для хранения и извлечения содержимого.
  • Простая настройка и контроль версий — лучшие особенности Alfresco, но их довольно сложно использовать.

Официальная ссылка: Alfresco


# 5) LogicalDOC

Основные характеристики:

  • LogicalDOC — это система на основе Java с открытым исходным кодом, которая может быть доступна из любого веб-браузера.
  • Эта система доступна в вашей собственной сети, и она позволяет создавать и управлять любым количеством документов.
  • Помогает повысить производительность и совместную работу систем управления документами.
  • Обеспечивает быстрый доступ и легкий поиск содержимого.
  • Он использует платформы Java, такие как Hibernate, Lucene и Spring, для обеспечения очень гибкого решения для управления документами.
  • Он поставляется с набором четко определенного API для интеграции со сторонними приложениями.

Официальная ссылка: LogicalDOC


# 6) Feng Office

Основные характеристики:

  • Feng Office — это СУБД с открытым исходным кодом и веб-платформой для совместной работы.
  • Некоторые хорошие функции Feng Office включают отслеживание времени, диаграмму Ганта, управление задачами и управление знаниями.
  • Он удобен в использовании и позволяет маркировать элементы.
  • Вы даже можете отслеживать и отправлять контент нескольким пользователям одновременно.
  • Единственным недостатком является то, что некоторые из его функций становятся платными с каждым обновлением.

Официальная ссылка: Feng Офис


# 7) Nuxeo

Основные характеристики:

  • Nuxeo — это система с открытым исходным кодом, которая управляет потоком контента в рамках бизнес-цикла.
  • Проверенная система сокращает время, необходимое для поиска и извлечения контента.
  • Он предоставляет несколько способов захвата содержимого, включая сканирование изображений.
  • Ведение журнала аудита — одна из хороших функций, которые вы можете использовать для отслеживания контента, и это тоже более простой способ.
  • Обслуживает богатый набор API-интерфейсов, надежную платформу, простую настройку и сопровождение проектов.
  • Но это довольно сложно для новичков, и настройка некоторых экземпляров также может стать сложной.

Официальная ссылка: Nuxeo


# 8) Дерево знаний

Основные характеристики:

  • Система управления документами с открытым исходным кодом, которая позволяет отслеживать, обмениваться и защищать контент.
  • Обладают такими функциями, как метаданные, рабочий процесс, репозиторий документов с контролем версий и поддержка WebDAV.
  • Вы можете получить нужный контент в нужное время.
  • Функция Quick-play позволяет пользователю создавать каденции контента и управлять ими.

Официальная ссылка: KnowledgeTree


# 9) Семя DMS

Основные характеристики:

  • Seed DMS — это удобная система управления документами с открытым исходным кодом.
  • Эта DMS, в частности, основана на PHP, MySQL и sqlite3.
  • Служит полностью разработанной корпоративной платформой для отслеживания, доступа, хранения и обмена документами.
  • Его можно рассматривать как следующую версию LetoDMS и полностью с ней совместим.
  • Позволяет редактировать документы, доступные в формате HTML.
  • Вы можете подготовить онлайн-презентацию, и это обеспечивает совместную работу в режиме реального времени.

Официальная ссылка: Seed DMS


# 10) Ящик

Основные характеристики:

  • Casebox — это расширяемый инструмент для расширения управления контентом, проектами и человеческими ресурсами.
  • Он предназначен для поддержки управления задачами, мониторинга, полнотекстового поиска, устаревших данных и т. Д.
  • Кроме того, Casebox поставляется с отличным механизмом контроля версий и обслуживает условную логику для поддержки управления записями.
  • Casebox помогает хранить и блокировать несколько файлов в одном месте с контролем пользователя.
  • Casebox также обеспечивает безопасный хостинг с помощью SSL-шифрования на зашифрованном сервере.
  • Виртуальная частная сеть (VPN) может обеспечить безопасность вашего общения.

Официальная ссылка: Casebox


# 11) Документы MasterControl

Основные характеристики:

  • MasterControl Inc.это коммерческое облачное решение, которое обеспечивает более быструю доставку продукта за счет снижения общих затрат и времени, необходимых для управления документами и содержимым.
  • Повышает эффективность продукта и надежно управляет информацией компании
  • Эта система обеспечивает такие функции, как контроль документации, управление аудитом, управление качеством и другие нормативные процессы.
  • Помимо этого, есть некоторые другие функции, обслуживаемые этим инструментом, такие как управление соответствием, совместная работа, контроль доступа, управление печатью, контроль версий, доставка и индексирование документов, совместная работа и полнотекстовый поиск.

Официальная ссылка: MasterControl


# 12) M-Files

Основные характеристики:

  • M-Files помогает безопасно управлять вашей информацией с помощью функции извлечения.
  • Эта функция отслеживает ваши документы с каждым маленьким и большим изменением.
  • Это полезная, простая в реализации система и надежная система управления документами.
  • Он также доступен для Windows и Mac, а также совместим с устройствами Android и iOS.
  • M-файлы легко интегрируются с другими приложениями и избегают дублирования.

Официальная ссылка: M-Files


# 13) Worldox

Основные характеристики:

  • Worldox — это коммерческая комплексная система для управления документами и электронной почтой.
  • Worldox поставляется с функциями индексирования под названием «Архивирование и хранение», которые делают данные доступными мгновенно, когда это необходимо.
  • Его можно интегрировать с SharePoint и развернуть в Windows, Android, Mac, iOS и в облаке.
  • Функции управления документами Worldox включают управление соответствием, контроль доступа, преобразование и индексирование документов, управление электронной почтой, контроль версий и полнотекстовый поиск.

Официальная ссылка: Worldox


# 14) Докми

Основные характеристики:

  • Dokmee — это облачная коммерческая система управления документами, обеспечивающая эффективность и безопасность ваших документов.
  • Dokmee предоставляет несколько рабочих столов, а также веб-конфигурацию, удобный интерфейс, инструменты для записи и редактирования.
  • Dokmee поддерживает отличные функции автоматизации с функциями индексации ядра и поиска.
  • Включает набор инструментов для создания изображений и отслеживания документов для лучшей поддержки.

Официальная ссылка: Dokmee


# 15) Адемеро

Основные характеристики:

  • Поддерживает централизованный механизм управления для хранения документов в одном месте.
  • Ваши цифровые документы можно быстро организовать с помощью логической экспертизы и сделать доступными как коммерческие версии, так и версии с открытым исходным кодом.
  • Отсканированные документы можно преобразовать в файлы PDF с возможностью поиска по словам с помощью функции оптического распознавания символов (OCR).
  • Гибкая веб-система сохраняет ваш файл в облаке, но не выполняет автоматическое резервное копирование данных, и никакие данные не могут быть восстановлены.
  • Совместим со всеми операционными системами и, таким образом, обеспечивает полнотекстовый поиск и контроль версий.

Официальная ссылка: Ademero


# 16) Ноумакс

Надежная «Система управления документами»

Knowmax поможет создавать, систематизировать, систематизировать и распространять информацию о продуктах и ​​процессах для каждой команды в организации.

Ключевые преимущества использования системы документооборота Knowmax:

  • Более быстрый и последовательный доступ к контекстным знаниям / информации.
  • Сведите к минимуму расходы на поддержку клиентов и улучшите качество обслуживания клиентов (CX).
  • Nurture порадовала клиентов во всех точках взаимодействия с клиентами, например, в Интернете, в приложениях, ботах, социальных сетях и контакт-центре.

Knowmax предлагает предприятиям единую интегрированную систему с мощными функциями и возможностями:

  • Управление информацией и курирование — Управляйте всеми знаниями службы поддержки через единый портал администрирования.
  • DIY Content Builder — Построение дерева решений, Построитель руководств по изображениям, FAQ и Построитель статей.
  • Управление обратной связью — Простота отправки и отслеживания статуса обратной связи, полученной агентами службы поддержки.
  • Встроенный процесс авторизации — Определите процессы создателя и утверждающего. Обеспечивает утверждение информации перед публикацией.
  • Аналитика — Создание и доступ к действенной аналитике, то есть отчетам об использовании, созданной и опубликованной информации и многому другому.

Помимо этих 12 самых популярных систем управления документами, у нас есть еще несколько, которые можно добавить в приведенный выше список.Я кратко представил их в нижеследующем разделе.

Дополнительные инструменты

# 17) eFileCabinet : Этот коммерческий инструмент может быть интегрирован со всеми приложениями Microsoft Office. Он доступен с несколькими версиями размещенных и серверных документов.

Его уникальная функция Workflow позволяет эффективно планировать задачи.

Официальная ссылка: eFileCabinet

# 18) ContractZen : Это помогает управлять важными документами со всеми деталями, такими как даты и содержание.

Вы можете подготовить внутренний и внешний аудит, используя свои документы в ContractZen.

Официальная ссылка: ContractZen

# 19) MaxxVault : MaxxVault предоставляет корпоративные системы управления документами (EDMS), Enterprise Information Management (EMI) и облачные решения для управления документами для управления вашими документами.

Это помогает снизить затраты на производительность за счет полной поддержки автоматизации.

Официальная ссылка: MaxxVault

# 20) DocsVault : Системы управления документами DocsVault обладают наиболее подходящими функциями для управления и отслеживания ваших документов.

Он включает в себя контроль версий, безопасность документов, контрольные журналы и историю, рабочие процессы электронного документооборота, профилирование документов, маркировку и т. Д.

Официальная ссылка: DocsVault

# 21) eVault : eVault — это веб-система управления документами. Он обеспечивает управление соответствием, управление многоуровневой иерархией и т. Д.

Как и любая другая система управления документами, eVault также обеспечивает контроль доступа, индексирование документов, контроль версий и т. Д.

Официальная ссылка: eVault

# 22) Catalyst : Компания Catalyst разработала несколько коммерческих продуктов, таких как Catalyst Insights на основе XML, Insight Predict, Catalyst CR, Fast Track и OnRamp.

Он разработан с поддержкой нескольких языков.

Официальная ссылка: Catalyst

# 23) D rupal : Drupal — это система управления контентом с открытым исходным кодом, которая хорошо известна своими функциями, такими как разработка контента, производительность и безопасность.

Модульность — это основной принцип Drupal. Эта система гибкая, масштабируемая и простая в использовании. Вы можете создать свой собственный интегрированный цифровой фреймворк с помощью Drupal.

Официальная ссылка: Dr upal

# 24) Виртуальный Офис : Виртуальный офис имеет функцию поиска для поиска любого текста, автора, атрибутов и т. Д.

Он также обеспечивает хорошее управление файлами с безопасным хранением. Соответствует бизнес-контексту и быстро находит информацию в нужное время.

Дополнительная литература = >> Программа блокировки верхней папки для Windows 10

Официальная ссылка: Виртуальный Офис

# 25) bitfarm-Archiv : bitfarm-Archiv — это система управления документами и корпоративным контентом с открытым исходным кодом для надежного архивирования.

Некоторые важные функции включают автоматическое архивирование нескольких источников документов, полнотекстовый поиск, гибкую настройку и т. Д.

Официальная ссылка: bitfarm-Archiv

Вот и все !! Мы закончили с самыми популярными системами управления документами.

Вы можете выбрать один или несколько в соответствии с вашими требованиями и посмотреть, что лучше всего подойдет для вашей организации. С использованием этого программного обеспечения повышается общая производительность, а также упрощается и упрощается выполнение задач.

Заключение

Document Management снижает долю усилий и времени, затрачиваемых на управление документами и их содержимым.

Управление документами и отслеживание записей — утомительная работа для того, кто ею занимается, но упомянутое выше программное обеспечение очень полезно, чтобы сделать ее гибкой за меньшее время.

Также прочтите = >> Сравните лучшее и бесплатное офисное программное обеспечение

Системы управления документами

собирают и систематизируют документы в электронные документы для удобного доступа, управления и отслеживания в любое время в соответствии с вашими потребностями. Захват и индексирование — отличные возможности DMS, которые используются для одновременного объединения нескольких документов большего размера.

Надеюсь, вы выбрали бы один из приведенного выше списка !!!

Как создать интеллектуальный процесс управления документами с помощью SharePoint и Flow

В большинстве организаций в системе есть бизнес-процесс, который направлен на хранение и отправку пакетов документов. В большинстве случаев документы хранятся в репозиториях (общих или личных дисках), помеченных своим именем или организованных с использованием папок и подпапок. Обычно это сложно подключиться при использовании сторонних систем управления процессами.

В этой серии блогов из двух частей , мы собираемся создать систему управления документами, которая создает автоматическое электронное письмо для внешнего пользователя с документами из файлового репозитория в соответствии с формой запроса, отправленной внутренним пользователем.

Рассмотрим бизнес-пример, когда Человек Отдел ресурсов (HR) вашей организации отправляет Пакет документов для приема на работу для нового сотрудника будущему сотруднику.

Если подумать об этом процессе, не учитывая все возможные варианты использования кажутся очень простыми.Однако есть несколько проблемы, с которыми сталкиваются отделы кадров, когда приходит время оформлять документы о найме новых сотрудников пакеты.

Обзор сложности процессов и проблем

Управление документами

В вашей организации, вероятно, есть несколько различных отделов, которые совместно используют документы для новых сотрудников. Например:

  • HR: имеет общий набор документов. которые необходимо передать до первого дня работы
  • Бухгалтерский учет: паевые документы например, информация о корпоративной кредитной карте сотрудника
  • ИТ: предоставляет подробную информацию о том, как войдите и зарегистрируйтесь в различных онлайн-системах

Для управления множеством наборов документов из разных эффективно, важно, чтобы кто-то внедрил документооборот процесс.

Создание пакетов документов

Кто-то из отдела кадров или подбора персонала должен вручную скомпилировать пакет документов. Самая трудоемкая часть здесь — это обеспечение того, чтобы в пакет были включены не только общие наборы документов, но и документы, специфичные для сотрудников (или должности). Здесь вы должны сделать упор, чтобы не пропустить ни одного важного документа.

Обмен документами с внешним пользователем

Будущий сотрудник здесь рассматривается как внешнего пользователя, это потому, что посылка отправлена ​​до их первого дня трудоустройство.Следовательно, это означает, что в домене нет аккаунтов, и они не будут пройти обучение, как войти во внутренние системы управления документами или ХРИС. Итак, здесь нам нужно отправить новый пакет найма извне в личный адрес электронной почты.

Ниже приведена диаграмма, демонстрирующая, как выглядит этот процесс:

Создание системы, которая генерирует пакеты документов автоматически

Мы поняли, что проблема заключается в отсутствии центральной области для внутреннего управления документами. Вот как мы собираемся решить эту проблему:

  • Создайте репозиторий документов для хранить и маркировать документы
  • Автоматизировать процесс запроса
  • Создавать пакеты документов
  • Отправлять документы в будущее Сотрудник (внешний адрес электронной почты)

В данном примере бизнесу требуется система, в которой менеджер по найму отправляет форму, и все будет выполняться автоматически, без вмешательства человека. Для этого мы собираемся использовать мощные инструменты SharePoint и Microsoft Flow в Office 365, которые позволяют нам разрабатывать бизнес-приложения без опыта разработки.

Создание репозитория документов для хранения и маркировки документы

Репозиторий файлов будет выполнять несколько роли в этом случае. Нам потребуется:

  • Хранить документы в открытом доступе онлайн
  • Тег (этикетка) документов для лучшая категоризация. Поскольку требования заключаются в создании пакетов на основе должность (Должность), нам нужно будет убедиться, что в документах указаны правильные метаданные
  • Создать внешнюю ссылку (для пользователи вне организации), чтобы иметь возможность загружать документы

Мы собираемся использовать документ SharePoint библиотека для создания этого репозитория. У вас должны быть права администратора на создать библиотеку SharePoint или запросить создание библиотеки документов права от Администратора сайта. Вы можете найти подробные инструкции о том, как создать документ библиотеки здесь. Я уже создал библиотеку документов под названием New Hire Document Package. Это два настраиваемые поля, которые я буду использовать в своем случае с бизнес-требованиями: одно — Document Type, , а второе — Links . Вы можете добавить столько столбцов, сколько вы хотите лучше определить свои файлы, например «местонахождение» или «профессия» столбцы.Здесь я создал два настраиваемых поля:

  • Тип документа: Это вариант с раскрывающимся списком, предлагающий несколько вариантов. Ваши бизнес-требования будут определять варианты типа документа. В моем случае у меня есть Общие, Информационные технологии, Инженер по продажам и Бухгалтер
  • Ссылки: В этом столбце будет храниться ссылка внешней информации (доступная для пользователей за пределами вашей организации) для документа. Позже в этом сообщении блога я продемонстрирую, как автоматически создавать внешнюю ссылку при загрузке документа. Тип столбца — это гиперссылка и общий тип столбца SharePoint

Для получения дополнительных сведений о том, как создавать столбцы в SharePoint библиотеку или список, перейдите по этой ссылке.

Так выглядит моя библиотека документов с загруженными тестовыми данными.

Как я раньше упомянуто, нам нужно будет автоматизировать внешних ссылка процесс создания.

Создайте рабочий процесс для создания внешней ссылки и обновления метаданные файла

Каждый раз, когда кто-то загружает новый документ в New Hire Document Package library, мы сгенерируем внешнюю ссылку и обновим Links файла этого документа.

Мы собираемся выполнить описанную выше логику с помощью Microsoft Flow. Перейдите в конструктор Flow на https://flow.microsoft.com или воспользуйтесь меню навигации приложения на портале Office 365 .

Я бы рекомендую использовать общий Office 365 учетная запись, имеющая доступ к библиотеке SharePoint и Flow. Например, [email protected] . Это особенно полезно при проектировании рабочий процесс, который отправляет пользователям электронные письма со ссылками на документы.Таким образом, это не приходят напрямую с вашего адреса электронной почты.

Ниже представлен общий обзор рабочего процесса, демонстрирующий, что при создании документа мы сгенерируем ссылку и обновим ссылок , хранящихся в библиотеке SharePoint.

Теперь, когда мы понимаем этот процесс, приступим к созданию приложения. Когда вы вошли в конструктор Flow, нажмите New и в раскрывающемся меню выберите Automated — из пустой опции . В новом окне создания потока назовите свой поток (в моем случае я назвал свой поток Create External Link ).В поле Выберите триггер потока введите SharePoint и выберите При создании файла (только свойства) из списка триггеров.

Хорошо, на первом этапе (триггер) нам нужно будет выбрать библиотеку SharePoint (новый пакет документов по найму), которую мы создали ранее. Затем этот рабочий процесс распознает, когда новый файл создается или загружается в библиотеку, затем он может указать URL-адрес сайта и выбрать библиотеку из раскрывающегося списка.

Нажмите кнопку Next Step и в меню Выберите действие найдите действие «Создать ссылку для совместного использования» .

Есть несколько вещи, которые вы должны указать при настройке этого шага:

  • Адрес сайта и имя библиотеки: , это та же библиотека, которую мы использовали на первом шаге (шаг триггера)
  • Идентификатор элемента: это когда вы выбираете идентификатор элемента из предыдущего шага. По сути, вы передаете значение элемента, который вызвал событие (создание или загрузка нового файла)
  • Тип и область действия ссылки: Здесь мы должны указать view или edit link и область в нашем случае будет внешних пользователей

Последним шагом этого рабочего процесса является получение ссылки и обновление поля Links документа. Нажмите Next Step и выполните поиск Обновить свойства файла action. В этом действии нам нужно будет выбрать ту же библиотеку документов (New Hire Document Package). Это действие также запросит ID обновляемого элемента, которым будет ID из Item , вызвавшего событие.

Затем нам нужно будет обновить поле Links . Мы собираемся получить данные с шага, на котором мы создали ссылку. Убедитесь, что выбрали правильный шаг на экране динамических полей.

Всегда плати внимание к ценностям, которые вы переходите от предыдущего к следующему действию. Дизайнерские шоу Flow шаги и доступные значения в окне динамического содержимого.

Мы закончили построение этого рабочего процесса. Я рекомендую протестировать этот рабочий процесс, загрузив файл в библиотеку и убедившись, что рабочий процесс запускается и создает внешнюю ссылку. Вы всегда можете проверить историю выполнения рабочего процесса после того, как вы загрузили файл.

Напомним, что мы создал репозиторий для хранения и маркировки наших документов; мы также разработали рабочий процесс, который автоматически создаст внешнюю анонимную ссылку и обновит файл метаданные для хранения значения внешнего URL.

В части 2 сообщения в блоге серии, мы будем разрабатывать процесс запроса пакета документов с помощью внутреннюю форму и создание электронного письма с документами, отфильтрованными в соответствии с форма запроса.

Как оптимизировать документооборот вашего бизнеса

Ручная обработка документов прекращается.

В настоящее время 72% организаций используют хотя бы некоторые процессы управления цифровыми документами для оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности.

В отличие от ручного документирования, хорошо организованный автоматизированный рабочий процесс, построенный на надежном программном обеспечении, является быстрым, точным и надежным. Более того, вы можете гарантировать соблюдение нормативных требований и упростить удаленную работу.

Если вы не знаете, как оптимизировать бизнес-процесс документооборота, следуйте этому пошаговому руководству и получите более быструю и оптимизированную обработку документов.

Щелкните по ссылкам ниже, чтобы перейти прямо в интересующий вас раздел:

Что такое управление документооборотом?

Управление документооборотом — это система, которая позволяет вам в электронном виде создавать, утверждать, подписывать, изменять, хранить и извлекать документы, связанные с вашими бизнес-процессами.

Большинство предприятий полагаются на сотни или даже тысячи документов. Подумайте о заказах на покупку, страховых претензиях, медицинских записях, счетах, запросах на отпуск и студенческих записях.

Эти документы обычно передаются между отделами, сотрудниками, пациентами, поставщиками и студентами для утверждения, подписи и изменений.

После завершения обработки они либо распечатываются и хранятся в шкафу, либо хранятся в электронном виде в системе электронного документооборота для последующего поиска.

Оцифровка этих рабочих процессов документооборота может значительно повысить эффективность ваших операций, снизить затраты и повысить удовлетворенность клиентов.

Почему так важно оптимизировать документооборот?

Управление документами может быть затруднено без правильных процессов.

К сожалению, бумажные документы и ручная обработка могут привести к ошибкам, задержкам и увеличению затрат.

Повышение точности

Оптимизируя процессы обработки документов, вы можете повысить точность своих рабочих процессов.Ошибки задерживают рабочий процесс, выглядят непрофессионально и приводят к повторным ошибкам в дальнейшем.

Не только это, но и продолжающиеся ошибки приводят к недовольным сотрудникам, поставщикам и клиентам, которым приходится исправлять ошибки или испытывать задержки.

Оптимизация документооборота может помочь уменьшить эти ошибки, что улучшает эти отношения. Фактически, 40% руководителей предприятий связывают повышение удовлетворенности клиентов и повышение производительности труда с переходом на процессы цифрового документооборота.

Повышение соответствия

Оцифровка бумажных форм и автоматизация документооборота также упрощают ведение документации.

Устраняя административные ошибки и автоматически загружая документы в вашу систему управления цифровыми документами, программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов, такое как frevvo, поддерживает ваши записи в порядке, а ваш контрольный журнал актуален и соответствует требованиям.

Фактически, 36% бизнес-лидеров согласны с тем, что процессы цифрового документооборота обеспечивают безопасность данных и соответствие нормативным требованиям.

Ускорение процессов и повышение производительности

Оптимизация управления документами также ускорит обработку.

Ручная обработка документов утомительна. Кроме того, физический ввод данных, рукописные бумажные документы и загруженные вручную документы настолько подвержены ошибкам, что обработка часто откладывается из-за исправительных работ.

55% лиц, принимающих деловые решения, согласны с тем, что процессы управления цифровыми документами могут ускорить обработку документов.

Это позволяет персоналу сосредоточить свое время на более важных задачах, чем администрирование, что ведет к более активным инновациям и росту.

По словам 69% сотрудников, автоматизация позволит им больше сосредоточиться на своих основных должностных обязанностях, а не тратить время на бумажную работу.

Снижение затрат

Более того, более быстрые рабочие процессы, более продуктивный персонал и меньшее количество ошибок обходятся дешевле.

Ручная обработка документов часто бывает дорогостоящей, так как вам придется платить большие трудозатраты, чтобы удовлетворить потребность в вводе данных.Кроме того, ошибки приводят к дополнительным затратам на ремонтные работы.

Преобразуя технологический процесс, 50% организаций согласны с тем, что вы можете снизить затраты и снизить потребность в рабочей силе.

Это не говоря уже обо всех расходах, связанных с ручным администрированием, таким как печать, сканирование и хранение документов.

По мнению 37% руководителей бизнеса, можно значительно сократить расходы на печать и хранение, перейдя на системы цифровых документов.

Облегчение удаленной работы

Наконец, оптимизация процесса документооборота может улучшить возможности удаленной работы.

Если в настоящее время вы полагаетесь на электронную почту или бумажные документы, вашим сотрудникам, вероятно, потребуется подписывать и сканировать документы вручную, чтобы отправлять их друг другу удаленно. Это кропотливо медленно, и есть много места для ошибки.

Вместо этого процессы цифрового документооборота и автоматизация рабочего процесса могут упростить эти рабочие процессы и включить электронные подписи, чтобы ваш бизнес мог работать на полную мощность, даже если ваших сотрудников нет в офисе.

По словам 72% руководителей бизнеса, процессы цифрового документооборота обеспечивают непрерывность бизнеса в непредвиденных обстоятельствах.

Как оптимизировать документооборот для ускорения бизнес-процессов

Чтобы создать оптимизированный рабочий процесс для передачи документов, вам необходимо отказаться от ручной обработки.

Вот шесть способов оптимизации сложных рабочих процессов для улучшения ваших систем документов.

1. Составьте карту вашего текущего процесса управления документами

Карта процесса работает как блок-схема, чтобы показать каждый шаг, который участвует в существующем рабочем процессе, и связи между шагами.

Создайте карту процесса, чтобы показать каждую задачу, которая выполняется на каждом этапе, ответственных людей, необходимые ресурсы и материалы, а также следующий этап документооборота.

Когда вы создаете карты рабочего процесса, чтобы показать, как работают текущие процессы документооборота, вы сможете лучше определить области, требующие улучшения.

2. Оцените эффективность существующих процессов документооборота

Определите показатели, которые вы будете отслеживать для измерения повышения производительности.

Показатели

могут включать скорость обработки, частоту и количество ошибок, необходимое количество часов персонала или окупаемость инвестиций (ROI) вашего рабочего процесса.

Оцените текущую производительность, чтобы можно было сравнивать после внесения изменений.

3. Анализ узких мест в процессе

Проанализируйте существующий процесс, чтобы найти общие узкие места в деятельности рабочего процесса.

Попробуйте использовать диаграмму «рыбья кость», чтобы выявить проблемы в методе, оборудовании, материалах, измерениях, рабочей силе и окружающей среде.

(Источник изображения)

Диаграмма «рыбья кость» поможет вам увидеть, что замедляет процесс, где возникают частые ошибки и любые ненужные шаги.

(Источник изображения)

Выполните анализ первопричин, чтобы глубже разобраться в проблеме. Это поможет вам увидеть не только симптомы, но и видимые проблемы, чтобы определить первопричину.

4. Смоделируйте новый процесс управления документами

Теперь, когда вы знаете, какие части процесса вы собираетесь автоматизировать, создайте модель процесса управления документами.

Это должно показать, что будет происходить на каждом этапе рабочего процесса, куда будут направляться документы, какая документация должна быть заполнена и кто должен утвердить документы.

5. Оцифровка и автоматизация управления документами

Чтобы по-настоящему упростить документооборот, измените процесс, оцифровав и автоматизируя как можно больше этапов.

Если вы смоделировали свой рабочий процесс с помощью программного обеспечения с низким уровнем кода, такого как frevvo, вы можете легко развернуть свою модель как полностью автоматизированный рабочий процесс.

Используя полностью визуальный конструктор динамических форм, легко перейти на цифровые формы. Это позволяет вам быстро автоматически создавать настраиваемые формы, которые показывают только релевантную информацию нужным сторонам в нужное время в рабочем процессе.

При подключении к базе данных SQL или другим внутренним системам эти формы заполняются автоматически, что экономит время на вводе данных. Формы также автоматически проверяются, чтобы исключить ошибки.

Создайте динамический автоматизированный рабочий процесс, который автоматически направляет документацию нужным участникам рабочего процесса.В реальных бизнес-процессах используются сложные цепочки маршрутизации и утверждения — система, которая автоматически определяет правильную маршрутизацию на основе бизнес-норм, значительно сокращает потери времени из-за неправильной пересылки и потери документов.

Включите процесс утверждения документов в свой рабочий процесс, разрешив утверждающим подписывать документы с помощью цифровых подписей. Таким образом, пользователям не нужно вручную распечатывать, подписывать и сканировать документы, чтобы их можно было перенаправить следующему утверждающему.

Утверждающие автоматически уведомляются о незавершенных утверждениях. Если утверждение не будет завершено до истечения крайнего срока, система может автоматически отправить напоминание или передать его супервизору.

Чтобы улучшить ведение документации, вы можете автоматизировать создание необходимых PDF-файлов и настроить их для отправки соответствующим заинтересованным сторонам. Например, рабочий процесс приема на работу нового найма может генерировать большое количество форм PDF, таких как правительственные формы W-4 и I-9, а также другие нормативные формы.

Выберите, куда вы хотите отправить документы, чтобы автоматически обновлять все записи.

6. Интегрируйте вашу систему электронного документооборота

Чтобы упростить ведение документации, вы можете интегрировать свою систему электронного документооборота (EDM) с рабочими процессами frevvo, чтобы всегда иметь актуальные и правильные записи.

frevvo интегрируется с такими системами, как Ricoh DocuWare, Xerox DocuShare, M-Files, DocuPhase, SharePoint, Google Drive и другими. Благодаря интеграции с вашими EDM-системами ваши документы автоматически загружаются, сохраняются и индексируются в вашей существующей системе для последующего поиска.

Возьмем, к примеру, Living Innovations.

Медицинская организация использует frevvo для создания электронной документации для новых сотрудников, которая автоматически вводится в ее EDM, DocStar, для ведения учета.

В качестве альтернативы рассмотрим, как Университет Святого Франциска (UCF) интегрирует frevvo с Jenzebar и SharePoint.

Студенты могут легко получить доступ к формам, используя знакомый интерфейс, а все документы автоматически сохраняются в системе для идеального ведения учета.

7. Отслеживание характеристик и соответствующая корректировка

После того, как вы внедрили изменения в процесс, вам необходимо регулярно проверять его функциональность, чтобы убедиться, что он превосходит вашу предыдущую настройку.

Используя программное обеспечение для анализа рабочего процесса, отслеживайте свою производительность, чтобы увидеть, что работает, и есть ли какие-либо новые узкие места или побочные эффекты, которые вы не планировали.

(Источник изображения)

Отслеживание вашей производительности также поможет вам определить области для дальнейшего улучшения.

3 примера компаний, которые успешно оптимизировали свой документооборот

Хотите знать, как это выглядит в действии?

Эти три компании оптимизировали свои рабочие процессы для более эффективного управления документами.

1. Первоначальная Саудовская группа

Первоначально Saudi Group боролась с чрезвычайно медленными контрактными процессами, которые были очень подвержены ошибкам.

Для завершения контрактов

требовалось от семи до десяти дней, потому что они должны были быть вручную утверждены несколькими сторонами, расположенными в разных местах.Контракты часто заключались не по назначению, поэтому весь процесс приходилось начинать заново.

Перейдя на frevvo, Initial Saudi Group удалось сократить время обработки на 92% — контракты теперь закрываются менее чем за шесть часов.

Формы цифровых контрактов заполняются и проверяются автоматически. Они отправляются соответствующим утверждающим в соответствии с индивидуальной логикой. Утверждающие могут подписывать эти контракты удаленно с помощью цифровых подписей.

Больше нет потерянных контрактов, и сделки заключаются намного быстрее.

2. Бушкэр

Экологическая компания Bushcare столкнулась с трудностями в управлении и делегировании повседневных задач своим работникам.

Ежедневные заказы на работу выдавались в бумажной форме, как и бланки разрешений на использование основных гербицидов. Персонал должен был сдавать трудовые книжки вручную в конце рабочего дня.

Сотрудники не только часто пропускали свои рабочие задания, формы часто не заполнялись, что приводило к проблемам с соблюдением требований, — а записи о вакансиях часто были неполными.

Перейдя на frevvo, Bushcare смогла реализовать трехступенчатый автоматизированный механизм рабочего процесса.

Теперь цифровые заказы на работу создаются и направляются работникам автоматически. Формы гербицидов генерируются и направляются соответствующим утверждающим лицам для распределения гербицидов.

Наконец, рабочие обновления завершаются в цифровом виде и автоматически пересылаются соответствующим руководителям. Благодаря безупречной интеграции с Google Диском все рабочие материалы загружаются на G: Drive автоматически.

3. Ла Сите

Ранее Колледж Ла Сите использовал очень неэффективную ручную систему для обработки документации о регистрации студентов.

Студенты должны были стоять в очереди по 20 минут, чтобы вручить бумажные регистрационные формы, которые проверялись и сканировались вручную. Этот процесс был не только медленным, но и требовалось много сотрудников для проверки правильности форм.

Перейдя на программное обеспечение для рабочего процесса frevvo, студенты теперь могут заполнять регистрацию с помощью мобильных онлайн-форм. Эти формы автоматически проверяются, избавляя персонал от необходимости проверять формы. Эти формы также автоматически направляются к нужным утверждающим.

Поскольку frevvo легко интегрируется с DocuShare, все документы автоматически загружаются в систему электронного документооборота без ручного ввода.

Дело не только в том, что эта система быстрее и дешевле. Это также привело к увеличению числа регистраций на 700%.

Оптимизируйте процессы обработки документов прямо сейчас

Ручная документация замедляет работу вашей команды.Вместо того, чтобы сосредоточиться на своих основных рабочих ролях, ваша команда должна тратить время на выполнение административных задач.

Для борьбы с этим вам необходимо оптимизировать рабочий процесс документирования путем оцифровки и автоматизации процесса.

Это легко сделать с frevvo. Попробуйте бесплатную пробную версию сегодня, чтобы увидеть, сколько времени, денег и стресса вы можете сэкономить, переключившись на автоматизированный рабочий процесс документирования.

Важные особенности систем управления документооборотом

Ведение делопроизводства долгое время было дорогой и трудоемкой частью ведения бизнеса.У каждой компании есть набор документов, которые нужно систематизировать и хранить. Отрасли с жестким регулированием сталкиваются с еще большим бременем, чем компании аналогичного размера в других сферах деятельности. Электронные документы быстро вытесняют бумажные, что решает ряд проблем, включая физическое пространство для хранения, доступ и поиск. Однако без тщательного планирования даже электронные документы могут быть потеряны или недоступны по иным причинам. К счастью, были разработаны передовые системы управления документооборотом для обработки электронных документов на всех этапах их жизненного цикла, от создания до их окончательного уничтожения.

Что такое система управления документооборотом?

Практически в каждой компании уже есть методы управления документами, хотя некоторые из них более формальны, чем другие. Организации, не имеющие стандартизованного процесса, часто обнаруживают, что каждый сотрудник или отдел разрабатывает индивидуальные методы хранения записей, например, сохранение их на отдельных рабочих станциях, печать и хранение в архиве или хранение на общем сетевом диске.
Эти неформальные процессы могут привести к проблемам при попытке доступа к сохраненным документам, а полный поиск информации практически невозможен.Формальная система управления документооборотом гарантирует, что уполномоченные лица могут найти то, что им нужно, когда они в этом нуждаются, не тратя на проект чрезмерное время и ресурсы. Усовершенствованные системы управления документооборотом обладают специализированными функциями, которые позволяют автоматически организовывать, архивировать и поддерживать все документы компании, независимо от формата, с минимальными усилиями.

Облачное хранилище и локальное хранилище

Высококачественные системы управления документооборотом предлагают два метода хранения документов: в облаке или локально. Если вы выберете облачную систему, документы будут децентрализованы. Это позволяет любому сотруднику в любом месте мгновенно получить доступ к необходимым документам. Пользователи имеют доступ к функции поиска системы, и все записи доступны через Интернет. Сотрудники могут получать определенные предметы с помощью любого устройства с доступом в Интернет.

Локальные системы по-прежнему предлагают функции децентрализации, и сотрудники могут искать документы из любого места и с любого устройства с доступом в Интернет. Однако может быть невозможно просмотреть некоторые бизнес-записи через Интернет, а это означает, что этот вариант не всегда подходит для бизнес-нужд.

Переход от бумажных документов к цифровому учету

Хотя многие документы начинают свой жизненный цикл как электронные записи, многие все еще создаются на бумаге. Эффективное хранение, поиск и извлечение требуют, чтобы все документы в конечном итоге были переведены в цифровой формат. Усовершенствованные системы управления документооборотом делают этот процесс плавным и безошибочным, предлагая инструменты импорта, контроль версий и многое другое. Физические документы сканируются и классифицируются в системе вместе с факсами и электронной почтой, где они организованы таким образом, чтобы сделать их легко доступными для будущих потребностей доступа.
Существует два популярных метода оцифровки записей:

  • Оптическое распознавание символов (OCR) — эта технология позволяет сканировать и интерпретировать данные на бумаге и передавать их в цифровую систему. Метаданные можно индексировать и делать доступными для поиска. Формы можно сканировать и сохранять в полезных цифровых форматах, таких как JSON, XML, базы данных и т. Д.
  • Интеллектуальное распознавание символов (ICR). Основным недостатком OCR является невозможность распознавания рукописных символов.ICR был разработан для решения этой проблемы. Хотя технология все еще несовершенна, она расширяет возможности вашей компании по сканированию.

Системы управления документооборотом обычно предназначены для создания цифровых документов, например файлов PDF или DOC, путем сбора метаданных в системе документооборота. Это полезно для множества бизнес-приложений, например для отправки документов на подпись при интеграции с программным обеспечением для цифровой подписи или для создания записей с отметками времени.Обычно используются заказы на продажу, заказы на покупку, контракты и счета-фактуры.

Повышение эффективности вашей системы управления документооборотом

При планировании создания и реализации формального процесса документооборота в первую очередь следует обращать внимание на простоту. Разработайте систему, которая классифицирует документы, чтобы их можно было найти, заархивировать и выбросить при необходимости.

Нужны идеи? Подробнее Примеры автоматизации рабочих процессов и программное обеспечение

Ваш выбор системы управления документооборотом существенно повлияет на эффективность и результативность вашего процесса ведения документации.Выберите программное обеспечение, которое предлагает следующие ключевые функции:

  • Возможность назначать пользователям права на просмотр и / или редактирование различных документов. Это позволяет защитить конфиденциальную информацию, ограничивая доступ по служебной необходимости.
  • Удобный и интуитивно понятный, с достаточной гибкостью, чтобы меняться по мере изменения потребностей вашей компании.
  • Комплексный план резервного копирования данных, который гарантирует безопасность ваших документов в случае сбоя системы или другого происшествия.
  • Включает функции, обеспечивающие как ввод, так и вывод, что позволяет включать внешние документы в систему для будущего доступа, а также дает возможность отправлять документы, созданные в системе, внешним пользователям.
  • Мощные возможности поиска, позволяющие использовать подробные фильтры поиска, чтобы пользователи могли легко найти именно тот документ, который им нужен.

В конечном итоге любой бизнес может получить выгоду от высококачественной системы управления документооборотом. Универсальные преимущества включают внедрение системы автоматизации офиса для безбумажного офиса, снижение потребности в файловом пространстве, мгновенный децентрализованный поиск документов, защищенную конфиденциальную информацию, резервное копирование для предотвращения потери данных, контрольные журналы, управление версиями документов для отслеживания изменений и автоматически создаваемые документы.

Программное обеспечение для управления документооборотом

ProcessMaker обеспечивает безопасный и простой в управлении способ автоматизации процессов документирования. Это включает в себя функции, которые позволяют пользователям импортировать внешние документы и автоматически создавать внутренние документы, которые могут быть заархивированы для использования в будущем или отправлены внешним сторонам.

Попробуйте нашу отмеченную наградами платформу автоматизации рабочих процессов

Система внутреннего документооборота в рознице

Задача клиента

Клиенту нужно было разработать систему внутреннего документооборота с нуля, важно было настроить интерфейс для разных ролей:

  • директор и высшее руководство;
  • начальник отдела;
  • сотрудник бухгалтерии;
  • юрист;
  • заведующий складом.

Также необходимо было добавить функционал независимой (настраиваемой) настройки разрешений для каждой роли. То есть пользователь с наивысшим уровнем доступа мог дополнять или убирать возможности кабинета у других сотрудников.

Особенности проекта

Сеть продуктовых магазинов — довольно крупное предприятие со сложными уникальными бизнес-процессами. Поэтому нам потребовалось произвести индивидуальную настройку EDI с учетом особенностей внутреннего документооборота.

Мы собрали все запросы компании, провели анализ и определили области, которые сложно поддерживать из-за отсутствия формализации. Переход на EDI позволил организовать заказ по 7 основным видам внутренней документации компании:

  • HR — ведение трудовых книжек, кадрового учета, инструкций, приказов и прочего.
  • Коммерческая — регистрация и ведение бухгалтерии, договоров с подрядчиками и поставщиками.
  • Производство — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.
  • Финансы — бухгалтерский учет и отчетность.
  • Склад — опись, акты приемки и др.
  • Архив — сохранение и систематизация документов.
  • Управленческий — ведение организационно-распорядительной документации.
  • Из-за большого объема документации требовались специальные решения, необходимо было настроить разные уровни доступа для определенных ролей.

Также мы добавили возможность согласования внутренних документов между сотрудниками компании.В системе каждому сотруднику может быть предоставлен доступ с необходимыми разрешениями. Если договор не требует подписания документа электронной подписью, то используется логин / пароль.

Мы успешно запустили веб-систему, которая помогла компании наладить внутреннее управление документами и улучшить производственный процесс. Хранение документов в электронном формате облегчило работу и повысило эффективность каждого сотрудника.

Система работает бесперебойно, и сейчас мы активно общаемся с заказчиком по поводу мобильной версии EDO — мы планируем сделать специальное приложение, чтобы сотрудники могли решать вопросы с документами еще быстрее.

15 лучших систем управления документами 2021 года

Какое программное обеспечение для управления документами самое лучшее?

Лучшее программное обеспечение для управления документами — это PandaDoc, надежная платформа, которая помогает создавать документы и обмениваться ими в Интернете. Он оптимизирует внутренние процессы и ускоряет цикл продаж с помощью богатых инструментов для совместной работы и управления документами.

Вы когда-нибудь задумывались, сколько бумажных документов выпускает ваша организация каждый день? Скорее всего, нет. Однако, по оценкам, только в Соединенных Штатах выпускается более 4 триллионов бумажных документов, и их число растет тревожными темпами — 22% в год. Это даже при преобладающем использовании программного обеспечения для электронного или цифрового документооборота.

Для матери-природы это миллионы отходов будущего.Для бизнеса это миллиарды долларов, потраченные на время и деньги. Удивительно, почему многие компании не переходят на цифровые технологии так быстро, как могут. Однако пандемия COVID-19 ускорила внедрение цифровых инструментов. Но не все цифровые инструменты одинаковы.

В этой статье мы сосредоточимся на 15 лучших системах управления документами, из которых вы можете выбрать. Какое бы решение вы ни выбрали, подумайте, как оно работает с точки зрения централизованного хранения файлов, масштабируемости, доступности, эффективности времени и затрат, а также других основных функций. В кратчайшие сроки вы сможете выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Мировая рыночная стоимость программного обеспечения для управления документами в 2019 году составила 4,89 миллиарда долларов. В 2025 году прогнозируется, что к 2020 году стоимость достигнет 10,17 миллиарда долларов. Это рост на 107,98% за полдесятилетия. Это свидетельство растущего спроса на цифровые технологии.

Причин такого перехода множество. Одна очевидная вещь — это пандемия COVID-19 и увеличение количества удаленных рабочих мест.Однако это всего лишь небольшая аномалия, подпитывающая общую тенденцию.

Исследователи обнаружили, что компании тратят 20 долларов на регистрацию документа, 120 долларов на поиск неверно оформленного документа и 220 долларов на воспроизведение утерянного документа. Более того, профессионалы тратят от 5 до 15% своего времени на чтение информации и до 50% времени на ее поиск. Кроме того, 1 из 10 бумажных документов не может быть получен так быстро или вообще, или 7,5% из них теряются. Это слишком неэффективно для требований современного динамичного бизнес-ландшафта.

Выживание требует более гибких процессов. И переход на цифровые технологии — единственное средство. Центральное хранилище для хранения информации компании жизненно важно. И это начинается с хорошего программного решения для управления документами.

С его помощью компании могут иметь безопасное онлайн-хранилище ваших документов, где пользователи могут легко искать, извлекать и обмениваться файлами. Эти приложения модернизируют организацию файлов и совместное использование документов, переводя рабочие процессы в эффективность, продуктивность и экономию.

Здесь вы познакомитесь с 15 лучшими системами управления документами, которые помогут вам перейти на цифровые, автоматизированные и безбумажные технологии. Мы расскажем вам об основных функциях каждого программного обеспечения и поможем выбрать наиболее подходящее для вашего бизнеса.

1. PandaDoc

PandaDoc — это ведущая онлайн-платформа для управления документами, которая позволяет создавать, доставлять и обмениваться документами в Интернете. Он позволяет использовать юридически обязательные электронные подписи и поддерживает различные форматы документов, такие как PDF, Docs и другие уже существующие цифровые документы, для более быстрых безбумажных транзакций и процессов.Программное обеспечение хорошо работает с котировками, контрактами, соглашениями и другим обеспечением продаж и идеально подходит для использования вашим HR, продажами, маркетингом, финансами, юридическими и операционными отделами. В этом отношении любой бизнес или организация может воспользоваться преимуществами программного обеспечения для управления документами, такого как PandaDoc, с точки зрения создания, совместного использования и доставки документов.

Вы можете использовать все функции бесплатно в течение определенного периода времени, чтобы проверить, соответствует ли программное обеспечение вашим потребностям.

PandaDoc

Попробуйте PandaDoc с их бесплатной пробной версией

ПОСЕТИТЕ БЕСПЛАТНУЮ ПРОБНУЮ ВЕБ-САЙТ

Программное обеспечение представляет собой универсальную платформу для управления документами, которая позволяет вам или любым заинтересованным лицам утверждать и подписывать документы в любом месте в любое время с помощью встроенной функции электронной подписи. Он поставляется с надежным, но простым в использовании создателем документов с редактором перетаскивания, позволяющим быстро создавать все виды бизнес-документов, таких как предложения, бизнес-планы, контракты и расценки, среди прочего. Документы можно персонализировать в соответствии с вашим брендом и добавлять в них любые элементы, такие как текст и изображения.

В чем уникальность PandaDoc?
  1. Детальная аналитика. Он позволяет вам отслеживать в режиме реального времени, где находятся ваши документы, на какой стадии они находятся (составлены, отправлены, получены, открыты, завершены), что происходит с вашим документом, когда вы отправляете или отправляете его по электронной почте, и сколько времени ваш получатель потрачено на каждый раздел и страницу вашего документа.
  2. Совместное решение. Регистрация и комментирование активности в предложении позволяет вам или вашим командам заключать сделки и соглашения с вашими клиентами, сокращая время, затрачиваемое вами на закрытие, и ускоряя рабочие процессы и процессы.
  3. Всегда отражайте свой бренд. Шаблоны и контент из встроенной библиотеки можно настроить так, чтобы он отражал ваш корпоративный бренд, например, название и логотип, и можно редактировать, чтобы включить графику, текст и другие элементы.
  4. Интегрированная платформа. Почти два десятка инструментов и функций собраны в одном унифицированном пакете. Добавьте к этому его обширные возможности интеграции, и вы получите универсальную платформу управления документами в PandaDoc.

2. Juro

Juro — это универсальное программное обеспечение для автоматизации контрактов, созданное для среднего и крупного бизнеса. Он занял место в нашем списке из-за его возможностей управления документами, которые включают, среди прочего, контроль версий и отслеживание завершения. Он также может безопасно хранить контракты в одном хабе и позволяет вам получать необходимую информацию с помощью интуитивно понятной опции текстового поиска.

Помимо основных инструментов управления документами, платформа также поддерживает метаданные, теги и возможности распознавания текста. С их помощью легче создать репозиторий с большим количеством данных для вашего бизнеса. Кроме того, Juro поддерживает интерфейс для совместной работы, поэтому редактировать документы с товарищами по команде очень просто.

Веб-платформа Juro выходит за рамки управления документами. Он известен своими комплексными возможностями автоматизации жизненного цикла контрактов, а также множеством шаблонов контрактов.Более того, платформа также может обрабатывать пользовательские процессы утверждения. И последнее, но не менее важное: он интегрируется с несколькими сторонними приложениями, такими как Slack, Google Drive, Salesforce и Zapier.

Juro Contract Automation

Попробуйте Juro Contract Automation с их бесплатной пробной версией

В чем уникальность Юро?

  1. Совместное редактирование .Приложение позволяет пользователям редактировать контракты на платформе и даже одновременно комментировать и редактировать документ. Более того, вы можете поделиться этими проектами с заинтересованными сторонами, чтобы все переговоры регистрировались на платформе.
  2. Простой поиск данных . Он поставляется с опцией глобального поиска, которая позволяет легко находить документы. Кроме того, у него есть инструмент текстового поиска, который позволяет вам находить документы на основе конкретной информации, найденной в документе.
  3. Простое согласование документов .В качестве инструмента управления контрактами Juro поддерживает полностью настраиваемые автоматизированные рабочие процессы утверждения документов. Таким образом, вы можете быть уверены, что проекты просматриваются нужными людьми и отправляются нужным заинтересованным сторонам.
  4. Сторонние интеграции . Juro может интегрироваться с рядом сторонних приложений, поэтому вам не нужно беспокоиться о его совместимости с существующей экосистемой программного обеспечения для бизнеса. Это не только упрощает импорт / экспорт документов, но также позволяет расширить функции платформы.

3. PaperSave

PaperSave — это облачная система управления документами, которой доверяют малый и средний бизнес. В нем используются функции интеллектуального захвата документов и оптического распознавания символов (OCR) для быстрой оцифровки и хранения документов. Платформа может помочь вам создать полностью электронный рабочий процесс с использованием проверки данных, интеллектуальных форм и настраиваемых правил утверждения. Более того, он хранит все ваши файлы в централизованной базе данных, к которой вы и уполномоченные сотрудники можете легко получить доступ.Он даже поставляется с динамической поисковой системой, которая быстро просматривает содержимое документа для облегчения поиска данных.

Для команд, которые всегда в пути, PaperSave также оснащен собственными мобильными приложениями для устройств iOS и Android. Таким образом, легко контролировать все усилия по управлению документами, даже когда вы находитесь вне дома. Еще одна отличительная особенность этой платформы заключается в том, что она создана для интеграции с различным программным обеспечением для ERP и CRM, таким как Blackbaud и Intacct. Он также может подключаться к приложениям Microsoft для упрощения импорта / экспорта данных.

PaperSave

Попробуйте PaperSave с их бесплатной пробной версией

В чем уникальность PaperSave?
  1. Быстрый поиск документов. PaperSave оснащен возможностями динамического поиска, которые позволяют пользователям выполнять полнотекстовый поиск и структурированный поиск.Благодаря этому вы можете сканировать документы целиком и за считанные секунды найти нужный файл или информацию.
  2. Упрощенный захват документов. Платформа позволяет пользователям захватывать документы с настольного сканера, электронной почты, факсимильного аппарата, смарт-форм или через приложение MS Office. Оттуда у пользователей есть возможность сканировать документы по отдельности или в большом количестве, хранить отсканированные документы в централизованной базе данных PaperSave или даже отправлять их напрямую в вашу систему официальных документов.Таким образом, вы можете ускорить процесс архивирования файлов.
  3. Полностью безбумажный рабочий процесс. Поскольку PaperSave хранит все в облаке, пользователи могут иметь полностью безбумажный рабочий процесс управления документами. Он поддерживает настраиваемые процессы утверждения, поэтому вы можете контролировать, что находится в вашей базе данных и кто может получить к ним доступ. Более того, PaperSave имеет первоклассные протоколы шифрования и безопасности, поэтому вам не нужно беспокоиться о каких-либо нарушениях безопасности.
  4. Мобильное управление документами стало проще. И последнее, но не менее важное: PaperSave имеет собственные мобильные приложения для iOS и Android. С его помощью вы можете получить доступ к базе данных документов, просматривать и утверждать файлы, а также получать информацию со своего телефона.

Подробный обзор PaperSave

4. OnTask

OnTask может быть программным обеспечением для автоматизации форм по своей сути, но он также поставляется с мощным модулем управления документами, который оцифровывает все процессы маршрутизации и утверждения документов.Платформа, созданная для малого и среднего бизнеса, предлагает обширную библиотеку настраиваемых шаблонов, поддерживает более 60 типов файлов и имеет возможность сканировать PDF-файлы и оцифровывать их с помощью полей поиска и замены. Он даже поддерживает совместное редактирование в реальном времени, так что редактирование документов и согласование изменений выполняются непосредственно на платформе. Благодаря этому компании могут быстро и удобно создавать и управлять контрактами, предложениями, шаблонами предложений и другими типами документов.

Помимо вышеупомянутого, OnTask также оснащен автоматизацией рабочего процесса и настройкой, в которой пользователи могут развернуть условное ветвление, если / затем, правила утверждения и многое другое.Кроме того, в качестве инструмента автоматизации форм OnTask можно использовать для создания динамических, гибких для мобильных устройств форм и даже для обработки сбора данных. В довершение ко всему, OnTask соответствует требованиям SOC2 и HIPAA, поэтому вы можете быть уверены, что ваши конфиденциальные файлы всегда будут в безопасности. Все цифровые подписи, сделанные в программе, также сертифицированы и отслеживаются для вашего удобства.

Если вас заинтересовала эта платформа, поставщик предлагает три плана подписки по цене от 25 долларов в месяц. У них также есть индивидуальный план для крупных компаний с более конкретными операционными потребностями.

В чем уникальность OnTask?
  1. Совместная работа с документами в реальном времени. OnTask имеет уникальный инструмент для совместной работы с документами, который позволяет как внутренним, так и внешним заинтересованным сторонам работать с файлом в режиме реального времени. Это позволяет им вносить изменения в документы и согласовывать их содержание в режиме реального времени. Все обновления также записываются на приборной панели, поэтому все остаются в курсе.
  2. Автоматизированные рабочие процессы. Система имеет мощные возможности автоматизации и настройки рабочего процесса, которые включают условное ветвление «если / то», правила утверждения и аудит подписи.Он также имеет контроль версий, что упрощает поиск с возвратом. OnTask также позволяет пользователям устанавливать уведомления для различных этапов рабочего процесса для улучшения отслеживания прогресса.
  3. Захват цифровой подписи. Помимо создания документов и управления процессом проверки и утверждения в цифровом виде, OnTask позволяет завершить переговоры по контракту в режиме онлайн. Он поставляется с инструментом захвата цифровой подписи, так что вам или вашему клиенту больше не нужно распечатывать документ перед подписанием.
  4. Надежное хранение документов. И последнее, но не менее важное: OnTask признает международные стандарты безопасности для защиты любой конфиденциальной информации и данных, которые вы храните на платформе. Он создан в соответствии с HIPAA, SOC2 и FERPA. Более того, все подписи, собранные на платформе, считаются юридически обязательными в соответствии с законом ESIGN
  5. .

5. PinPoint

Pinpoint — это инновационное решение, предназначенное для помощи предприятиям, большим и малым, в эффективном управлении и организации документов в единой системе.Обладая широким спектром мощных функций, платформа позволяет пользователям безопасно хранить документы, настраивать рабочие процессы и общаться из одного централизованного концентратора. В первую очередь, система удовлетворяет потребности множества отраслей, включая банковское дело, юриспруденцию, здравоохранение, образование, муниципалитет, производство, розничную торговлю, клинику, кредитный союз, управление недвижимостью и автомобилестроение.

Ключевые ценностные предложения PinPoint — это централизация документов организации, соблюдение нормативных требований и безопасность документов, а также поиск файлов.Когда дело доходит до управления документами, решение позволяет создавать электронные папки, шкафы, подразделения и типы документов в соответствии с потребностями вашей организации. При этом он гарантирует, что ни один документ не будет потерян или неправильно оформлен. В конечном итоге это экономит затраты на замену утерянных документов и время, затрачиваемое на поиск ошибочно оформленного документа.

Более того, PinPoint оснащен мощным механизмом распознавания текста и Content Search Manager, которые упрощают и ускоряют поиск документов. Поиск документа может выполняться с использованием ключевых слов или полнотекстового поиска.

PinPoint

Попробуйте PinPoint с бесплатной пробной версией

В чем уникальность PinPoint?

  1. Полный набор функций. PinPoint предлагает все основные функции, которые вы хотели бы получить от системы управления документами. Помимо оптимизации управления документами, платформа предоставляет инструменты для автоматизации рабочих процессов и улучшения совместной работы команды.
  2. Соответствие . Кроме того, PinPoint позволяет предприятиям соблюдать различные правила и стандарты, такие как HIPAA, OSHA, FACTA, SOX, DOD, SEC и другие.
  3. Безопасность документов . Помимо обеспечения нескольких уровней безопасности, решение помогает администраторам предоставлять конкретным пользователям доступ к библиотеке документов. Более того, администратор может определять, к каким аспектам библиотеки пользователь может получить доступ в зависимости от их ролей.
  4. Разумная цена .Цена зависит от количества пользователей, что делает PinPoint отличным решением для предприятий разного размера. Более того, нет ограничений на количество функций, к которым вы можете получить доступ, даже при использовании базового тарифного плана.
  5. Гибкость . Что касается развертывания, PinPoint можно реализовать как облачное или автономное решение. Это позволяет создать максимально гибкую рабочую область управления документами.

6. Signaturely

Signaturely — это платформа электронной подписи, которая позволяет упростить управление бизнес-документами, такими как контракты, соглашения и формы выпуска.Через платформу пользователи могут собирать юридически обязательные подписи, соответствующие требованиям, а также такие данные, как инициалы и даты.

Signaturely включает в себя различные функции, упрощающие совместную работу групп над документами. Система всегда сохраняет последнюю версию файлов, чтобы гарантировать отправку на подпись только нужных документов. Платформа также имеет интерфейс перетаскивания и поставляется с более чем 40 встроенными шаблонами, чтобы пользователи могли быстро создавать документы.

Программное обеспечение также помогает пользователям создавать документы, которые легко подписывать.Подпись направляет подписавших через поля, которые необходимо заполнить, чтобы обеспечить предоставление полной информации. Автоматизированные функции отслеживания помогают гарантировать своевременное подписание документов. Доступ к документам также можно получить с помощью мобильных телефонов, что помогает пользователям сэкономить время и силы на управлении документами.

В чем уникальность Signaturely?
  1. Встроенные шаблоны документов. Signaturely поставляется с широким спектром шаблонов для документов, таких как контракты, соглашения, предложения и формы выпуска, помогая пользователям создавать документы за считанные минуты.
  2. Централизованный документооборот. Благодаря Signaturely документы хранятся на одной платформе, что упрощает отслеживание и совместную работу.
  3. Более эффективный сбор информации. Программное обеспечение направляет подписывающих лиц по полям, которые необходимо заполнить, и обеспечивает доступ к документам с мобильных телефонов.
  4. Соответствие законодательству. Любые данные, собранные с помощью Signaturely, считаются юридически обязательными и соответствующими таким законам, как Закон о ESIGN и постановление eIDAS.

Подробный подписанный обзор

7. PDFelement Pro

PDFelement Pro — это быстрый, умный и доступный редактор PDF, который отличается простотой использования и полным контролем над содержимым PDF, а также возможностями настройки и модификации. Он оснащен интеллектуальной технологией, позволяющей выполнять все необходимые изменения, не влияя на форматирование или стиль ваших документов.Приложение предлагает интуитивно понятный интерфейс и простую навигацию, основанную на полностью оптимизированном UX-дизайне. Хотя PDFelement противопоставляется признанному и новаторскому Adobe Acrobat, он позиционируется как жизнеспособная альтернатива и превратился в платформу DMS для многих компаний из списка Fortune 500.

Точно так же малые и средние компании могут воспользоваться возможностями программного обеспечения для дальнейшего переопределения своих рабочих процессов. Он позволяет быстро комментировать PDF-файлы, создавать и конвертировать PDF-файлы из / в файлы других форматов, легко заполнять формы и подписывать контракты, а также использовать OCR для преобразования отсканированных PDF-файлов в редактируемый текст.Его текстовый редактор поддерживает интеллектуальное распознавание абзацев, которое соответствует различным шрифтам и стилям и позволяет легко экспортировать данные в любом желаемом формате. PDFelement — это локальное программное обеспечение для компьютеров под управлением Windows и Mac, стоимость которого определяется исходя из количества установленных компьютеров.

В чем уникальность PDFelement?
  1. Защита корпоративного уровня. PDFelement выходит за рамки стандартной защиты, предлагая 256-битное шифрование паролей AES для защиты файлов PDF и позволяя редактировать текст, создавать цифровые подписи и управлять ими, а также назначать разрешения для членов команды.
  2. Надежное редактирование и оптическое распознавание символов (OCR). Вы можете редактировать отсканированные файлы, используя функцию оптического распознавания символов, которая делает документы доступными для поиска и выбора на более чем 20 языках.
  3. Преобразование сотен форматов файлов. Программа способна преобразовывать более 300 форматов файлов в профессионально выглядящие PDF-файлы и даже позволяет объединять целые файлы и реорганизовывать страницы независимо от исходных настроек.
  4. Извлечение и преобразование документов PDF. Он предоставляет широкие возможности преобразования — все ваши файлы могут легко преобразовываться в HTML, изображения, документы Microsoft и т. Д. Вы можете выполнять пакетное преобразование или разбивать файлы на несколько меньших документов с разными форматами, а затем извлекать их в удобное место.

Подробный обзор Wondershare PDFelement Pro

8. Zoho Forms

Zoho Forms — это онлайн-конструктор форм, идеально подходящий для предприятий любого размера.Он помогает создавать онлайн-формы и управлять ими с помощью различных типов полей и настраиваемых тем. Вы можете начать с нуля или выбрать один из множества доступных шаблонов. Инструменты для создания форм, которые включают поле автоматического расчета, также удобны для персонализации форм оплаты. Кроме того, вы можете подключить свои формы к безопасным платежным решениям, таким как Paypal, 2Checkout и другим.

Приложение также поддерживает многостраничные формы. Просто добавив разрыв страницы, вы можете добавлять и переупорядочивать страницы в своих формах по мере необходимости.Правила страниц также можно изменить, чтобы помочь респондентам переходить на определенные страницы на основе их ответов.

Кроме того, вы можете использовать рассылки по электронной почте, QR-коды и ссылки, чтобы делиться своими формами в социальных сетях, или вы можете встроить формы на свой веб-сайт.

Подробный обзор форм Zoho

В чем уникальность Zoho Forms?

  1. Публикуйте формы где угодно . Zoho Forms позволяет публиковать формы на любой платформе, будь то в социальных сетях или на вашем веб-сайте.С мобильной версией программного обеспечения ваши респонденты могут заполнять формы, даже когда они не в сети.
  2. Умная аналитика . Встроенный инструмент аналитики поможет вам получить более глубокую информацию из статистики форм, настраиваемых отчетов и источников трафика.
  3. Персонализируйте электронную почту . Вы можете создавать и отправлять своим респондентам персонализированные электронные письма, прикреплять копию ответа формы в формате PDF или давать им ссылку, которая позволяет им редактировать или обновлять свои формы.
  4. Распределить рабочую нагрузку .Zoho Forms автоматизирует ваши рабочие процессы и превращает отправленные материалы в задачи, которые автоматически назначаются нужному члену команды.

9. Igloo

Igloo — это полнофункциональное программное обеспечение для совместной работы с мощными функциями управления документами. Имея это в своем распоряжении, вы можете организовывать контент, документы и участников в различные цифровые рабочие места. Таким образом, вы можете использовать его для различных аспектов операций, таких как прием на работу новых сотрудников, обмен информацией между отделами и повышение вовлеченности сотрудников.

Эта облачная платформа поставляется со встроенным файловым менеджером, который позволяет загружать документы и другие данные. Вы можете выполнить массовую загрузку, если вам нужно обработать большое количество файлов. Это также упрощает перемещение файлов и папок с помощью интуитивно понятного интерфейса перетаскивания. Кроме того, мультимедийный менеджер системы упрощает хранение, добавление и встраивание изображений, аудио и видео файлов. Он даже включает в себя мультимедийный проигрыватель для просмотра в реальном времени.

Подробный обзор программного обеспечения Igloo

В чем уникальность иглу?

  1. F Полнофункциональная платформа для совместной работы .Цифровые рабочие места позволяют легко связываться с сотрудниками, независимо от того, находятся ли они в офисе или работают удаленно. Вы можете организовать командные комнаты, залы заседаний и каталоги компаний в одном месте.
  2. Улучшенная связь . Вы можете использовать платформу для улучшения внутренней коммуникации в вашей компании. Вы можете загрузить справочник сотрудника в формате PDF. Или создайте его вики-версию. Вы также можете создать редакции новостей и центры обратной связи для вовлечения сотрудников.
  3. Управление знаниями .Информация — это современная валюта, которую компании должны развивать и лелеять. Вы можете легко запустить цифровые рабочие места, такие как база знаний о брендах, база знаний клиентов и центр управления.
  4. Интеграция со сторонними приложениями . Если вы уже используете другие решения для управления документами, вы можете централизовать их в одном хабе. Вы можете легко интегрировать такие сервисы, как Office 365, G Suite, Salesforce, Microsoft Teams, Zendesk и многие другие.

10. eFileCabinet

eFileCabinet сегодня считается одной из самых безопасных и масштабируемых DMS, предлагающих корпоративные возможности по ценам для малого бизнеса.Это универсальное решение для управления документами, которое охватывает множество модулей доставки, обеспечивает легкую и быструю загрузку и упрощает перенос данных. Он предлагает полностью настраиваемую автоматизацию рабочего процесса, расширенный поиск для быстрого доступа к документам, встроенную интеграцию для быстрого запуска и работы, а также управление данными, которое гарантирует, что ваши данные всегда в безопасности и соответствуют требованиям.

Хотя eFileCabinet нацелен на малый и развивающийся бизнес, более крупные компании также могут воспользоваться его функциями, поскольку он предлагает больше, чем просто хранение и совместное использование данных, но также новые способы взаимодействия, использования и выполнения данных.Это стало возможным благодаря настраиваемым рабочим процессам, шаблонам, интеллектуальному анализу сканирования и встроенной защите ваших важных файлов и документов. Он обеспечивает интеграцию с ведущими платформами бухгалтерского учета, продажами, электронной подписью и офисными инструментами и предлагается в четырех недорогих ежемесячных планах подписки.

Подробный обзор eFileCabinet

В чем уникальность eFileCabinet?
  1. Развертывание в облаке и локально. Решение дает вам возможность разместить его в облаке или на локальных машинах без ущерба для функциональности и возможностей.
  2. Мобильный оптимизирован. Вы можете использовать программное обеспечение и получать доступ к своим данным буквально с любого устройства благодаря возможности HTML 5, которая гарантирует, что система подходит для каждого экрана, на котором она отображается.
  3. Особенности. Среди нескольких специальных функций — инструмент Zonal OCR, который распознает недавно использованные файлы, направляет их получателю и затем сохраняет их в наиболее подходящем шкафу / ящике, не требуя вмешательства человека.Еще одна функция — SideKick, которая позволяет вам создавать значок для каждого конкретного ящика, папки или операции и получать к ним немедленный доступ, не просматривая систему.
  4. Обширная поддержка клиентов. Команда экспертов по управлению документами доступна по телефону, электронной почте, тикету или в чате. Также предлагаются ежедневные живые тренинги, обучающие веб-семинары по запросу, онлайн-обучение, встроенная поддержка программного обеспечения, форумы, а также онлайн-документация.

11. Бэклог

Бэклог — это система управления проектами и кодом, которая помогает отслеживать ваши проекты, от планирования, распределения задач до завершения.Он предоставляет вам инструменты для совместной работы в простом, но мощном интерфейсе. В нем также есть функции обмена файлами, позволяющие хранить все связанные файлы проекта в едином рабочем пространстве для совместной работы.

Комментарии и функции прикрепления файлов Backlog позволяют вашей команде работать вместе и быстрее выполнять больше задач. Вы можете добавлять файлы в разделах комментариев или просто загружать их в централизованные папки с файлами. Кроме того, Backlog предоставляет вашей команде единый источник правды, создавая настраиваемые поля или вики-страницы, к которым каждый может получить доступ и редактировать.

В чем уникальность Backlog?

  1. Сотрудничайте по кодам . В Backlog есть функции управления версиями, которые помогут вам отслеживать и сравнивать изменения кода.
  2. Связь с контекстом . Вы можете иметь более наглядное и выразительное общение со своей командой с помощью функции тегов и встроенных смайлов.
  3. Отслеживание ошибок . Бэклог поставляется с инструментами отслеживания ошибок, которые могут легко фиксировать и отслеживать проблемы.
  4. Пригласите разработчиков и клиентов .Платформа позволяет вам приглашать своих клиентов, разработчиков и другие команды для более эффективного сотрудничества в проектах.

12. Samepage

Samepage — это отмеченное наградами программное обеспечение для совместной работы над проектами, которое предоставляет инструменты для совместной работы, коммуникационные решения и возможности управления документами на одной облачной платформе. Все дело в производительности, которую Samepage позволяет достичь с помощью функций и возможностей, включая командный чат, видеоконференцсвязь, управление задачами, совместное использование файлов, совместную работу с документами в реальном времени и многое другое.Программное обеспечение разработано, чтобы помочь командам любого размера управлять проектами и делать больше в едином удобном рабочем пространстве.

Это комплексное решение для совместной работы для бизнес-групп предоставляет такие функции, как планирование, темы обсуждения, повестки дня встреч, файлы, мгновенные сообщения, беседы и списки задач. Он идеально подходит для компаний и организаций, таких как образовательные и некоммерческие организации, маркетинговые фирмы и агентства недвижимости. Он может быть реализован в группах сотрудников, поставщиков, партнеров, консультантов и клиентов и позволяет компилировать файлы, изображения, видео, разговоры и карты, что позволяет максимально использовать преимущества платформы для совместной работы.

В чем уникальность Samepage?
  1. Чрезвычайно доступные планы. Предлагаются только два плана, и один из них даже бесплатный для 10 команд со всеми встроенными функциями. Другой — это план Pro, который предусматривает однозначную ежемесячную стоимость подписки для неограниченного числа команд.
  2. Контент плюс контекст. Вся информация о вашем проекте находится на одной странице, объединяя содержание проекта, задачи и командные обсуждения, поэтому у всех всегда есть контекст и все в курсе.
  3. Сотрудничайте с кем угодно. Вы можете обмениваться проектами, документами и файлами внутри своей организации, а также с внешними подрядчиками, консультантами, партнерами и клиентами, легко устанавливая разрешения для каждого человека.
  4. Храните все документы в одном месте. Samepage позволяет легко обновлять файлы для вас и всех в вашей команде. Вы можете загружать файлы любого формата на страницу своей команды, и любой член команды может открывать, просматривать, редактировать и сохранять их.

13. Synology Drive


Synology Drive — это облачная платформа для обмена файлами с большими возможностями хранения. Идеально подходит для использования дома и в офисе, он позволяет вам полностью владеть данными и свободно выбирать собственный NAS-сервер Synology. Версия программного обеспечения для настольных ПК автоматически синхронизирует ваши файлы, поэтому любые внесенные вами изменения отражаются на компьютерах. Он поставляется с функцией синхронизации по требованию, которая позволяет вам видеть файлы в синхронизированных папках, за исключением определенных подпапок или файлов, которые вы выбрали для исключения.

Кроме того, вы можете включить резервное копирование важных файлов и папок в реальном времени или по расписанию. Таким образом, у вас всегда будет резервная копия на случай случайного удаления ваших файлов. Функция восстановления позволяет вам отменить изменения, внесенные в ваши документы, и восстановить предыдущую версию. Более того, Synology Drive имеет алгоритм интеллектуальной переадресации, который обнаруживает наиболее существенные изменения в ваших файлах.

Подробный обзор Synology Drive

В чем уникальность Synology Drive?

  1. Делитесь файлами откуда угодно .Будь то через веб-браузер или мобильное приложение, вы можете быстро поделиться своими файлами со своей командой из любого места и даже когда вы находитесь в пути.
  2. Обмен файлами между офисами . Synology Drive поддерживает обмен файлами между офисами, синхронизируя выбранные папки и различные NAS-серверы Synology.
  3. Установить контроль доступа . Вы можете установить гибкие разрешения общего доступа и элементы управления доступом, подходящие для любых сценариев развертывания.
  4. Восстановить версии файлов .Серверы Synology Drive могут восстанавливать файлы и папки даже на стороне клиента.

14. Templafy

Templafy — это решение для создания документов, которое дает вам интеллектуальный способ управления, динамического обновления и совместного использования шаблонов бизнес-документов и активов бренда в вашей организации, из любого места и на любом устройстве. Он позволяет создавать презентации и документы, интегрироваться с офисными приложениями и поддерживать корпоративный стиль в письмах, электронных письмах, презентациях, контрактах и ​​других коммуникационных материалах.Это упрощает управление контентом, позволяя администраторам централизовать шаблоны документов и обновлять контент на единой простой в использовании платформе.

Templafy может подключаться и работать с программным обеспечением для управления цифровыми активами, что упрощает реализацию стратегии управления шаблонами документов в масштабах всей компании, которая всегда доступна на нескольких устройствах, в приложениях, браузерах и операционных системах. Он масштабируется в соответствии с потребностями предприятий любого размера и отрасли и устраняет болевые точки, с которыми обычно сталкиваются различные отделы при работе с документами.Это гарантирует, что ваши отделы продаж и маркетинга, HR, юристы, администрация и ИТ могут создавать документы, которые соответствуют самой последней версии корпоративного контента. Программное обеспечение интегрируется с CRM, онлайн-хранилищем и офисными инструментами и предлагается на основе ценовых предложений в зависимости от количества пользователей и бизнес-модулей, которые вам нужны.

В чем уникальность Templafy?
  1. Упрощенное создание документов. Все необходимое для создания фирменного документа с лучшими практическими рекомендациями предоставляет решение.Вы можете настроить автоматизированные рабочие процессы для создания повседневных документов, таких как расценки, контракты и меморандумы.
  2. Индивидуально для каждого пользователя. Вы можете создавать документы, используя самую свежую профессиональную и личную информацию, уже введенную в документ.
  3. Документы о передовой практике. Вы всегда используете последнюю версию передовых документов каждый раз, когда открываете документ, даже с настольного компьютера. Это позволяет вам анализировать популярные шаблоны и лучше понимать, что нужно вашим сотрудникам, дополнительно улучшая ваши стратегии управления документами.
  4. Проверка бренда. Программное обеспечение предлагает инструмент, который уведомляет сотрудников, если какие-либо элементы документа не являются фирменными, и рекомендует предложения по исправлению этого. Вы уверены, что все документы и презентации, предназначенные для клиентов, соответствуют вашему актуальному корпоративному стилю и фирменному стилю.

15. PDFfiller

PDFfiller — это DMS и решение для обмена файлами, которое предоставляет простой в использовании облачный редактор PDF для индивидуального и коммерческого использования. В нем используется интуитивно понятный механизм перетаскивания и стандартизированный набор функций редактирования, для использования которых не требуется никакого обучения или технического опыта.Вы просто выбираете свой план, входите в систему, загружаете документы и начинаете редактировать, подписывать и делиться своими файлами. Он поддерживает популярные форматы документов, такие как PDF, Word, PowerPoint и Text.

Кроме того, система не только поможет вам редактировать документы PDF, но также подписать их и поделиться ими безопасным и быстрым способом. Это эффективно исключает печатные образцы, ручное подписание, печать и аналогичные методы, отнимающие драгоценное время и ресурсы. С PDFfiller проверка и авторизация нового документа или документа, импортированного из онлайн-хранилища, занимает меньше минуты.Программное обеспечение интегрируется с наиболее популярными CRM, CMS, офисными инструментами, бухгалтерскими приложениями и сайтами онлайн-хранилищ, такими как GoogleDrive, OneDrive, DropBox или Box. PDFfiller доступен в трех недорогих тарифных планах.

Подробный обзор PDFfiller

В чем уникальность PDFfiller?
  1. Избавьтесь от ручного и бумажного документооборота. Платформа для подписания и обмена устраняет необходимость распечатывать, подписывать или сканировать документы и делает информацию доступной как в офисе, так и за его пределами.
  2. Редактор PDF с перетаскиванием. Добавляйте новые файлы или импортируйте существующие, а также добавляйте текст, галочки, логотипы, изображения, заметки и многое другое. Вы можете легко объединять страницы и целые файлы, стирать, редактировать и рисовать сохраненные документы, а также распространять их одним щелчком мыши.
  3. Встроенная технология электронной подписи. Создавайте юридически обязательные подписи с фотографией, применимые как к традиционным, так и к мобильным устройствам и в настоящее время проверенные в 50 штатах (в соответствии с Законом об электронной подписи 2000 года).Вы можете использовать существующую цифровую подпись или проверять документы с помощью QR-кодов.
  4. Соответствие HIPAA. PDFfiller поддерживает соответствие HIPAA, требуя, чтобы все подписывающие и получатели конфиденциальных документов и информации прошли аутентификацию с указанием полного имени, адреса электронной почты, учетных записей социальных сетей и уникального идентификационного документа. Вы также можете использовать двухфакторную аутентификацию и создать 4-значные пины для защиты вашей информации.

Найдите полное решение для управления документами

Подводя итог, можно сказать, что существует широкий спектр систем управления документами, из которых вы можете выбирать.Существует множество видов с различными функциями, развернутыми в различных типах интерфейсов. Однако не стоит беспокоиться о том, что вы не найдете подходящего варианта для своей работы.

Вы можете начать с нашего первого выбора: PandaDoc. Эта платформа предлагает полный список инструментов, размещенных в удобном интерфейсе. Кроме того, он очень масштабируемый и экономичный.

Если вы хотите узнать об этом больше, вы можете подписаться на бесплатную пробную версию PandaDoc. Если вы обнаружите, что это вам не подходит, вы всегда можете взглянуть на другие продукты, которые мы перечислили.

Если ваши потребности связаны с совместным использованием файлов, вы также можете ознакомиться с нашим списком лучших решений для обмена файлами.

Переход на цифровые технологии не только поможет вам сэкономить деньги и время, но также поможет вам стать более экологичной компанией, достойной подражания. Цифровые рабочие места — это не только преимущество, когда дело доходит до повышения эффективности. Это также является преимуществом, так как повышает репутацию вашего бренда во все более экологически сознательной рыночной среде.

Стефани Сеймур

Стефани Сеймур — старший бизнес-аналитик и один из важнейших членов исследовательской группы FinancesOnline.Она является ведущим специалистом в области бизнес-аналитики и анализа данных. Она специализируется на визуальном обнаружении данных, облачных решениях бизнес-аналитики и аналитике больших данных. Она очарована тем, как компании, работающие с большими данными, все чаще используют облачную бизнес-аналитику.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.