Выбор системы документооборота: список требований к системе

Любая система документооборота, независимо от ее сложности, обладает набором характеристик, которые необходимо учитывать при определении требований к системе. Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор.

На текущий момент руководитель предприятия при принятии решения об автоматизации делопроизводства сталкивается с проблемой выбора системы электронного документооборота (СЭД), которая смогла бы с наибольшим успехом решать поставленные задачи и оправдала бы инвестиции на свое внедрение. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов данного класса, как зарубежных, так и отечественных производителей. Также существует достаточное количество материалов по сравнению таких систем между собой и описанием преимуществ какого-либо конкретного продукта перед остальными. Определиться с тем, сможет ли система решать задачи документооборота для данной организации необходимо до покупки системы. В ходе эксплуатации неудачного приобретения может оказаться, что купленный продукт не поддерживает расширение функциональности, больших объемов данных, имеет детерминированную логику или проблемы с безопасностью.

Данная статья написана с целью помочь лицу, принимающему решение о внедрении системы электронного документооборота, определить список требований к системе и сделать правильный выбор. В классическом понимании требование – это способность программного продукта удовлетворять потребности пользователя. Таким образом, необходимо проанализировать предметную область и провести переговоры с продавцами/разработчиками СЭД на предмет удовлетворения поставленных требований. Требования предлагается разбить на группы:

• бизнес-требования
• требования к программному обеспечению

Первая группа содержит описание процессов, участвующих в документопотоке организации, которые предполагается автоматизировать. Вторая группа содержит ограничения и пожелания к программному обеспечению системы документооборота и сопутствующим вопросам.

Бизнес-требования включают в себя следующие разделы:

• пользователи системы
• хранилище данных
• работа с документами
• работа с бизнес-логикой

Требования к программному обеспечению состоят из требований к ресурсам, удобства сопровождения и удобства использования. Рассмотрим каждый из разделов более подробно. 

Идентификация пользователей и работа в системе документооборота

Идентификация пользователей включает в себя две основные концепции – аутентификацию и авторизацию. Аутентификация – это способность подтвердить личность пользователя. Авторизация занимается предоставлением доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает.

В документопоток организации может быть вовлечено множество людей, за каждым из которых закреплен ряд выполняемых операций и группа документов, с которой он работает. Другими словами сотрудники выступают в определенной роли относительно системы документооборота. Естественным желанием будет ожидание поддержки в программном продукте таких ролей.

На данном этапе устанавливаются требования к безопасности системы – аутентификация и авторизация, а также требования к поддержке работы различных типов пользователей.

В случае если система документооборота используют свой механизм аутентификации, необходимо выяснить какой протокол обеспечивает защиту канала данных (SSL, TLS, другой), возможны ли подключения посторонних клиентов, какой протокол обеспечивает передачу данных. Большим плюсом системы будет возможность использования системы аутентификации третьей стороны – LDAP, Kerberos, Novell Netware , PAM, winbind и т.п. Это позволит применять централизованный механизм идентификации пользователей в организации, а также предоставит им больше удобств при работе с различными системами.

К вопросам авторизации в системе документооборота относятся механизмы разграничения доступа к данным и функциям системы. Это, например, наличие возможности у руководителя отдела просматривать все документы, над которыми работают сотрудники отдела, в то время как каждый сотрудник видит лишь свою часть работы и не видит документы, над которыми работают другие. Данный подход позволяет соблюдать разграничение доступа к документам, каждый работник видит лишь нужные ему по служебной деятельности группы документов. Каждый из документов может иметь установленные для него права доступа на чтение, изменение, удаление. Весьма полезными оказываются группы пользователей и делегирование прав доступа к документам. С помощью групп доступа можно организовывать доступ к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом. Делегирование необходимо в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие. Например, начальник отдела, уехав в командировку, может делегировать права для работы над документом своему заместителю. 

Организация хранилища документов в системе

Организация хранилища (электронного архива) документов является одним из самых важных факторов производительности системы документооборота. При неудачной структуре хранилища скорость работы с документами может значительно снижаться в зависимости от наполненности базы данных. Поэтому, рассматривая данный вид требований, необходимо четко представлять количественный объем документов (данных), циркулирующих в организации. Операции критичные к объему данных – это добавление, поиск документа, просмотр списка документов, сортировка. В качестве аналогии можно привести пример с файловой системой. Достаточно представить, что все файлы складываются в один определенный каталог всеми пользователями системы. При наличии в каталоге большого количества файлов порядка нескольких тысяч, работа с файлами начинает вызывать неудобства.

Чтобы представить объем документопотока необходимо для всех выявленных подразделений и сотрудников организации определить среднее количество документов, циркулирующих при их нормальной деятельности. Также следует рассмотреть периоды пиковой нагрузки, если таковые существуют. Это могут быть периоды квартальных, годовых отчетов, сезонные повышения деловой активности партнеров по бизнесу и т.д.

Рассмотрим следующий пример. Есть некоторое предприятие, предоставляющее на рынке определенный вид услуг. На текущий момент деятельность предприятия носит стабильный характер, в ближайшие годы планируется увеличение рынка потребителей на 40%. Продажа одной услуги сопровождается созданием трех документов – договор на предоставление услуги, акт приема сдачи работ, договор на сервисное обслуживание. В день совершается в среднем 5 сделок. Во время летнего периода количество заключаемых сделок увеличивается в три раза. В начале следующего года документы за прошедший год отправляются в архив. Итого в год имеем следующее количество документов: за основные месяцы (количество месяцев * количество сделок * количество документов на сделку * количество дней в месяце) — 9*5*3*30 = 4050 документов, за летние 3*5*3*3*30 = 4050. Получаем 8100 документов в год, с учетом планируемого увеличения рынка сбыта – 11340 документов. Таким образом, система документооборота должна обеспечивать постоянную производительность при количестве документов до 12000.

Также стоит обратить внимание на возможность одновременной работы с сервером документооборота нескольких пользователей одновременно. Для этого в дополнение к предыдущему исследованию необходимо проследить количество пользователей, работающих с документами. В идеале производительность системы не должна падать при одновременной работе всех пользователей системы. Но это частный случай и вероятнее всего окажется, что для решения повседневных задач нет необходимости всем пользователям системы работать с ней одновременно.

Таким образом, получив прогнозируемые нагрузки на сервер, можно представить себе какую максимальную нагрузку по количеству документов и одновременно работающих пользователей должна выдерживать система.

Другой важный фактор, без наличия которого система документооборота не имеет смысла – это поиск документов в хранилище. Для того, чтобы определиться какого вида поиск требуется, необходимо рассмотреть типичные операции по поиску документов в бумажном архиве или картотеке. Важно отметить по каким критериям идет поиск. Например, в рассматриваемой организации очень часто производится поиск по названию организации-партнера, в редких случаях поиск проводится по наименованию предоставленной услуги. Следовательно, система поиска должна обеспечивать поиск документа по полям документа, в данном конкретном случае по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам. Например, когда к документу присоединен файл в формат MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Также необходимо выяснить производительность поиска документов при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.

К вопросу об объеме данных относится и архивация документов. Если документопоток в организации довольно велик и (или) положение о документообороте предусматривает архивацию документов, то необходимо предъявить требования к системе электронного документооборота для проведения таких операций. Существует несколько возможных способов проведения архивации – запись на сменные носители, перемещение в отдельную БД и т.д. Если в организации предусмотрены операции по работе с архивными документами – упрощенный поиск, чтение и т.п., то естественно и в электронном варианте данные операции должны проводится. Для рассматриваемых систем документооборота нужно выяснить возможность и простоту проведения подобных операций.

Следует также выяснить, как будет вести себя хранилище в случае сбоя базы данных. Например, сбои в электропитании или канале связи. Будет ли при этом в экстренном случае нарушена целостность всей базы или испорченным окажется только документ, над которым проводилась работа в момент сбоя. Необходимо выяснить у поставщиков проводились ли испытания подобного рода и узнать их результаты.

Последний фактор, рассматриваемый в данном разделе, интересен для крупных организаций имеющих распределенную структуру. Это – репликация данных. Данный механизм позволяет получать доступ к одинаковым данным на нескольких серверах сразу, что позволяет снизить нагрузку на сервера данных и каналы связи. Простейший пример проведения репликации – это хранилище законодательной базы. Например, столичный сервер организации содержит законодательную базу государства. Филиалы в области реплицируют данную базу на свои сервера и пользователи из областей обращаются к своим региональным хранилищам документов. Таким образом, относительно законодательной базы передача данных между столицей и областями идет из центра в регионы – пополнение баз данных, а чтение документов происходит на региональных серверах. В данном случае снижается нагрузка на центральный сервер и каналы данных к центру. В некоторых случаях может потребоваться возможность изменения документов в регионах с сохранением изменений для всей организации. В этом случае система репликации должна поддерживать механизм изменения и синхронизации документов. Опять же требуется выяснить наличие потребности в таких операциях в деятельности организации и соответственно сформулировать требования к системе документооборота. 

Работа с документами

Гибкость системы электронного документооборота во многом определяется теми возможностями, которые она предоставляет для работы с документами. Идеальным вариантом является случай, когда существующие бумажные документы имеют эквивалентное отображение в электронной форме, другими словами документ одного типа на бумаге и на экране выглядит одинаково. Для этого необходимо наличие редактора типов документов и конструктор форм для типов документов. Последний должен обеспечивать возможность компоновки структуры документа с помощью различных полей, создание и редактирование самих полей. Очень полезными оказываются подстановочные поля, содержащие справочную информацию. Например, для ввода документа типа Накладная требуется внесение реквизитов заказчика. Имея справочную базу деловых партнеров, можно выбрать необходимого партнера и его реквизиты будут автоматически занесены в документ.

Также необходимо рассмотреть типичные операции с документами, проводимые в организации и выяснить возможность их проведения в СЭД. После чего выяснить удобство использования данных операций (см. Удобство использования). Наиболее частыми операциями являются создание, поиск и редактирование документа.

При работе с большим количеством входящей и исходящей корреспонденции будет представлять интерес конвертации документов из других типов файлов, возможность хранения документов других форматов в хранилище.

Наличие функции истории документа или журналирования операций позволит проследить действия, проводившиеся над документом в течение его жизни. Это даст возможность выяснить от какого пользователя проводилась та или иная операция. Например, журнал может иметь следующий вид:

Пользователь	Дата	Операция	Комментарий
Иванов	10.10.02	Создание	Документ создан
Сидоров	12.10.02	Создание копии	По приказу №5.783.3
Петров	15.10.02	Создание резолюции	Вместо Сидорова

Еще одним полезным механизмом работы с документами является отслеживание версий документов. Это может оказаться полезным при наличии большого количества исполнителей, работающих с документом, каждый из которых может редактировать документ. Исполнитель, работая над документом, редактирует его и создает свою версию документа. Ответственный за документ сотрудник собирает версии документа, выбрав от каждого исполнителя его часть работы, и получает окончательный вариант документа. Например, в аналитический отдел на доработку поступил документ, состоящий из трех частей: анализ проблемы, предложение решения и оценка будущих результатов. Проработка каждой из частей документа была поручена сотрудникам А, Б и В соответственно. Каждый из них внес поправки в свою часть и создал свою версию документа. После этого начальник отдела сделал новую версию документа, собрав ее из частей документов подготовленных исполнителями – часть “анализ” от А, “предложение решения” от Б и “оценка результатов” от В. Система документооборота позволяет отслеживать подобные операции и при совместной работе с документами упростить создание конечных версий.

Возможность электронной подписи документа позволить проводить рецензирование и проверку подлинности документа. Такая подпись должна гарантировать подлинность личности, подписавшей документ, и времени, когда эта подпись была проведена. Проверка подлинности подписи может осуществляться с помощью общедоступных открытых ключей, в то время как подписать документ может только владелец закрытого ключа. Получив информацию о механизме реализующем подписи, необходимо выяснить устойчивость алгоритмов шифрования и возможность доступа к закрытым ключам.

Работа с бизнес-логикой

Электронное делопроизводство подразумевает не только запись и извлечение документов из хранилища, но и различного рода действия над документами – рецензирование, работу над документами, различные процессы, порождающие и использующие в своей деятельности эти документы. Невозможно создать программный комплекс, автоматизирующий деловодство и подходящий под процессы делопроизводства всех предприятий. С другой стороны подстраивание существующих процессов под внедряемую программу может провалиться из-за многих факторов – от невозможности перестроить процесс под электронный документооборот до саботажа сотрудниками автоматизации их процессов в связи с нарушением их привычной работы.

Следовательно, система электронного документооборота должна обладать механизмом, позволяющим реализовать бизнес-процессы предприятия и гибко под них подстраиваться.

Одной из наиболее распространенных функций систем электронного документооборота является работа с маршрутом документа. Это необходимо для организаций имеющих положение о делопроизводстве, в котором регламентируется работа с различными видами документов. Например, заявка от клиента поступает в канцелярию, затем начальнику отдела по работе с клиентами, он в свою очередь назначает сотрудника для выполнения данного задания. После выполнения работы сотрудник составляет отчет и направляет документ обратно в канцелярию. На каждом из этапов возможны какие-то дополнительные задачи для лица, работающего с документом. СЭДО должна поддерживать проведение подобных операций. Редактирование подобных действий должно вызывать как можно меньше затруднений (дополнительно см. разделы Удобство сопровождения и Удобство использования). Если предлагаемый продукт содержит возможность создания собственных маршрутов и редактирование (создание) пользовательских задач и действий с помощью встроенных скриптовых языков, то это предоставляет широкие возможности по расширению функциональности системы в будущем.

Требования к ресурсам системы документооборота

Требования данного вида состоят из требования к аппаратному и программному обеспечению. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Первый вопрос, который следует задавать в данном контексте поставщикам программного продукта – насколько самодостаточной является поставляемая система, т.е. необходимо выяснить какие дополнительные программные продукты требуются и (или) могут понадобиться для работы с системой и вопросы их покупки и лицензирования.

Главным программным требованием является требование к операционной системе, которое наиболее вероятно будет отличаться для серверной и клиентской части. Здесь необходимо выяснить будет ли работать данный продукт на уже имеющихся на предприятии версиях операционных систем.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Нормальная работа клиентского места может потребовать наличие какого-либо из офисных пакетов. В данном случае также необходимо уделить внимание вопросам совместимости документов из уже применяемых офисных пакетов с теми, с которыми работает клиентское место.

Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части. Например, если на клиентском месте один сотрудник вводит в день сто документов, а другой два документа, то естественно, что первому необходимо более производительное рабочее место.

Стоимость продукта и его внедрения

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе. В большинстве случаев дополнительная стоимость определяется предыдущим пунктом – это стоимость программных продуктов и аппаратной части.

Требования к операционной системе могут повлечь закупку необходимых версий операционной системы для клиентской и серверной части. При использовании СУБД стороннего разработчика его в большинстве случаев придется покупать отдельно (если СУБД не была куплена ранее). Зависимость клиентского места от офисных пакетов подразумевает их наличие и, следовательно, в некоторых случаях приобретение, что может существенно увеличить стоимость продукта на цену одного офисного пакета на одно клиентское место. Это наиболее вероятные зависимости. Однако могут быть и другие. Поэтому необходимо для поставленных бизнес-требований к системе электронного документооборота провести анализ зависимости от стороннего программного обеспечения.

Например, система может потребовать стороннего коммерческого программного продукта для аутентификации пользователей или для конвертации документов для различных офисных пакетов.

После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач. Неприятным сюрпризом может оказаться, что старые компьютеры окажутся недостаточно производительными для этого.

В стоимость программного продукта может входить техническая поддержка. В некоторых случаях поддержка может поставляться за отдельную плату. Также следует выяснить входит ли в стоимость системы настройка под конкретную организацию или это поставляется за отдельную плату. Может оказаться, что продается “голая” система, стоимость настройки и подготовки решения на месте может быть сопоставима со стоимостью самой системы.

Еще одним разделом затрат является обучение сотрудников для работы с новой системой. Для этого может потребоваться приглашение специалистов поставщика программного продукта, организация внутренних семинаров для своих сотрудников, закупка дополнительных обучающих материалов.

Просуммировав стоимость всех вторичных затрат можно таким образом получить сумму наиболее полно отражающую стоимость внедрения электронного документооборота.

Удобство сопровождения системы документооборота

Технически удобство сопровождения системы определяется наличием системы помощи, сложностью настройки системы под конкретную предметную область, возможностью ее расширения и необходимость привлечения стороннего персонала для расширения или настройки системы. Здесь необходимо выяснить, как производиться расширение системы, насколько этот вопрос отражен в документации, и нужно ли для этого привлекать сотрудников организации, предоставившей систему. Относительно документации к системе, следует проверить соответствие справочной информации текущей версии системы, потому что справка может быть составлена для предыдущей версии продукта. Следует также прямо задать вопрос о том, существуют ли такие аспекты системы, которые не отражены в документации и как разрешается данный вопрос. Большим плюсом будет наличие электронного обучающего курса по работе с системой, как демонстрационного, так и интерактивного.

С организационной стороны, сопровождение – это получение технической поддержки со стороны поставщиков внедряемой системы. Здесь необходимо выяснить каким образом  будет предоставляться подобная поддержка – по телефону, e-mail, ICQ и т.п. Важный вопрос для начала использования системы – это подготовка готового решения и обучение персонала. Первое означает, что покупается не чистая система, а уже подготовленное для данного предприятия решение с документами, типами пользователей, задачами и т.п., характерными для данного предприятия. Наиболее вероятными действиями в данном случае являются выезд специалиста исполнителя для изучения предметной области и подготовки решения либо приглашение эксперта предметной области для получения от него необходимой информации.

Удобство в использовании

Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Например, что нужно сделать пользователю, чтобы создать документ в электронном виде – сколько пунктов меню пройти, сколько движений мышью сделать, что ввести с клавиатуры. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией.

Например, есть два варианта создания нового документа.

1. Нажатие кнопки с соответствующей иконки на панели инструментов. 
2. Выбор меню Сервис -> Операции над документами -> Создание нового документа -> Накладная  

Получается, что первый вариант требует меньшего количества операций для создания документа. При одиночном выполнении операции такое сравнение может показаться не совсем уместным, однако если рассмотреть ежедневное выполнение порядка 100-200 таких операций, то разница сразу станет весомой.

Обобщенный список требований

Ниже представлено краткое резюме по рассмотренным требованиям к корпоративной системе документооборота.

1. Бизнес-требования

Идентификация пользователей

1. Аутентификация

• защищенность протокола связи
• интегрируемость с существующими системами аутентификации пользователей

 

2. Авторизация

• возможность организации различных уровней доступа к данным для пользователей и групп пользователей
• организация рабочего места под функции, выполняемые пользователем или группой пользователей

 

3. Разграничение прав доступа к документам

• возможность установки различных прав доступа к документам (чтение, редактирование, удаление и т.п.) для пользователей и групп пользователей
• делегирование прав доступа к документу от одного лица другому

Хранилище документов

1. Производительность хранилища данных

• зависимость скорости работы с документами от количества документов в базе данных и количества одновременно работающих с системой пользователей

 

2. Поиск документов

• поиск по полям документа
• контекстный поиск по вложенным (присоединенным) файлам

 

3. Архивация документов

• вопросы сложности извлечения документов из архива (поиск, чтение)

 

4. Устойчивость хранилища к сбоям базы данных

5. Репликация данных

• только для чтения
• с возможностью сохранения изменений

 

Работа с документами

1. Работа с типами документов

• создание новых типов
• наличие конструктора форм
• справочные (подстановочные) поля
• история документа
• отслеживание версий документов

 

2. Конвертация документов

• сканирование
• импорт из других форматов файлов

 

3. Электронная подпись

Работа с бизнес-логикой

1. Маршруты движения документов

2. Задания (задачи) для пользователей

3. Работа с пользовательскими сценариями

2. Требования к программному обеспечению

Требования к ресурсам

1. Операционная система

2. СУБД

• необходимость приобретения сторонней СУБД

 

3. Зависимость от сторонних продуктов

• наличие дополнительного программного обеспечения для работы системы

 

4. Аппаратная часть

• производительность компьютеров

Стоимость продукта

 

1. Стоимость дополнительного программного обеспечения

• СУБД, офисные пакеты, другое программное обеспечение

2. Закупка нового оборудования

3. Затраты на обучение персонала

4. Затраты на подготовку готового решения

Удобство сопровождения

1. Документация

• соответствие документации текущей версии продукта
• наличие электронных обучающих материалов
• освещенность вопросов расширения системы

2. Возможности расширения системы

3. Техническая поддержка системы

Удобство использования

1. Простота выполнения базовых операций пользователя

• доступность управляющих элементов
• количество элементарных операций для выполнения действий

Опубликовано на интернет-сайте «Независимого ресурса  Всероссийского Сообщества CIO» 11 марта 2003 г.

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

• сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
• сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

• входящий
• внутренний
• исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

• К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.
  

  Документы внутри организации

• После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
• В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
• Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

• Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
• Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
• Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
• Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
• В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

• Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
• Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
• В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

• Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
• Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
• Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

• использовать современное ПО
• перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
• поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

• составьте первичное положение и график движения документов в организации
• пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
• отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
• наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Виды электронного документооборота

Электронные документы можно создавать, редактировать, подписывать электронной подписью, отправлять и получать, архивировать и хранить — то есть, делать всё то же самое, что и с бумажными документами, но в электронном виде. Вся совокупность действий с электронными документами и их оборот на предприятии называется электронным документооборотом или ЭДО.

Функции электронного документооборота

Электронный документооборот решает множество задач, которые стоят перед бизнесом.

ЭДО обеспечивает оперативный обмен информацией. Документ формируется в электронном виде и отправляется по интернету или корпоративной локальной сети. Адресат получает его сразу после отправки и получает уведомление о входящем документе. Благодаря ЭДО сокращается время на обработку, согласование и подписание документов.

ЭДО автоматизирует создание и учёт документов. С помощью сервиса ЭДО можно обмениваться формализованными электронными документами, то есть такими, форма которых утверждена законом или оговорена участниками электронного документооборота. Также можно создать шаблоны для документов, которые используются чаще всего. Такие шаблоны заполняются вручную или автоматически — если сервис интегрирован, например, с системой бухучёта или базами данных.

Созданные, отправленные и полученные документы хранятся в сервисе — в «облаке» на сервере или в памяти компьютера. Их можно найти по различным параметрам: по названию, адресату, дате создания или изменения.

ЭДО обеспечивает прослеживаемость движения документов. Не всегда документ отправляется адресату сразу после создания. Иногда его нужно согласовать и подписать у нескольких ответственных лиц. Сервисы ЭДО могут отправлять документы по заданным маршрутам и отображать статус движения документа и действия, которые с ним производятся.

ЭДО обеспечивает безопасность обмена информацией. Обмен происходит по зашифрованным каналам связи, поэтому документы надёжно защищены от взлома и перехвата.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот, который происходит через оператора ЭДО с использованием средств криптографической защиты, называется юридически значимым. Это значит, что такой документ может быть полноценным аргументом при доказательстве прав компании или ИП, в том числе в суде.

Помимо этого, электронный документооборот можно классифицировать по двум критериям:

• по сфере правовых отношений между участниками;
• по характеру передаваемых документов.

По сфере правовых отношений между участниками можно выделить следующие виды ЭДО:

• внутренний ЭДО;
• внешний ЭДО;
• ЭДО с государственными органами.

Внутренний ЭДО также называют внутрикорпоративным. Он затрагивает в основном отношения между работниками и руководством компании. Внутренний ЭДО слабо регламентируется законодательством, поэтому в каждой компании могут быть установлены свои правила.

С помощью внутреннего ЭДО можно ускорить обмен информацией между сотрудниками, а также упростить доведение до них сведений о приказах, локальных нормативных актах и прочих распорядительных документах.

Благодаря различным статусам документа руководство может контролировать работу подчинённых и оценивать её эффективность: просматривать время, затраченное на обработку документа, и произведённые действия.

Внешний ЭДО, или межкорпоративный — это обмен электронными документами с контрагентами. Большая часть таких документов стандартизирована, то есть формируется по определённым шаблонам. Маршруты следования документов также строятся по одной схеме. Поэтому в сервисах ЭДО можно настроить распределение разных типов документов по сотрудникам или отделам, которые их обрабатывают. Если контрагенты работают с разными операторами ЭДО, необходимо подключать роуминг или договариваться об использовании общей системы.

Юридически значимый документооборот обладает правовой силой благодаря законодательству. Документы приравнены к подписанным бумажным и несут правовые последствия.

ЭДО с государственными органами обычно подразумевает сдачу отчётности в контролирующие органы — ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и другие, в зависимости от вида деятельности компании. Для этого существуют специальные сервисы с актуальными формами, которые делают заполнение отчётов быстрее и проще.

По назначению электронных документов выделяются следующие виды ЭДО:

• бухгалтерский — счета-фактуры, справки, выписки;
• управленческий — распорядительные документы, локальные нормативные акты, регламенты;
• кадровый— личные дела работников, приказы об отпусках;
• складской — накладные, акты;
• производственный — наряды, отчёты, инструкции;
• архивный — каталоги и другие классификаторы документов.

Особенности электронного документооборота

Электронные документы могут содержать коммерческую или государственную тайну. Поэтому необходимо обеспечить им надёжную защиту при передаче по интернету. Для этого нужны:

Отправка документов происходит через оператора ЭДО. Он отвечает за достоверность сведений обо всех участниках электронного документооборота, фиксирует все действия, происходящие с электронным документом, и хранит архив документов в течение срока, установленного законом.

Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись. ЭП бывает нескольких видов:

• простая электронная подпись с самым низким уровнем защиты;
• неквалифицированная электронная подпись может иметь юридическую силу, если соответствует государственным стандартам;
• квалифицированная электронная подпись всегда обладает юридической силой и подходит для подписания любых документов, для отправки отчётности, заключения договоров и участия в торгах.

Система электронного документооборота, или СЭД, служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Сертификат электронной подписи подключается к СЭД, и после этого можно создавать, подписывать и отправлять документы.

ГК «Астрал» поможет организовать внутренний и внешний электронный документооборот компании, а также отправку отчётности в контролирующие органы. Мы предлагаем несколько решений для цифровизации документооборота. Оставьте заявку, и наш специалист свяжется с вами.

Электронный документооборот на предприятии | Такском

Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

СЭД решает следующие задачи:

• отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
• создание единой информационной базы компании;
• снижение риска утери документа;
• повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
• повышение эффективности компании.

Чтобы понять, нужна ли компании СЭД, ответьте на несколько вопросов:

• Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
• Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
• Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
• Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

Если вы ответили «нет» на два или более вопроса, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД.

Виды систем электронного документооборота

Существуют несколько видов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов.

Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе.

Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом.

Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения.

Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал.

По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Как выбрать СЭД для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности.

Основные принципы выбора системы электронного документооборота:

• обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
• поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
• перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
• убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.

Создание и настройка видов документов в 1С Документооборот

Для эффективного использования системы 1С Документооборот необходимо создание и настройка видов документов, папок, в которых они хранятся, а также настройка шаблонов. Для того, чтобы вам было проще разобраться в этом вопросе, предлагаем воспользоваться нашей пошаговой инструкцией.

В системе 1С Документооборот все документы делятся на 3 основных вида: внутренние, входящие и исходящие, которые доступны в разделе «Документы и файлы». Входящие и исходящие документы используются для переписки с другими организациями, внутренние — для ведения документации своей организации (или нескольких своих организаций).

Настройка видов документов доступна в разделе «Нормативно-справочная информация» по ссылке «Виды документов».

Виды документов разделены на три группы вкладками «Внутренние документы», «Входящие документы» и «Исходящие документы». Для удобства использования виды документов можно разделять на группы. Чтобы создать новый вид документа, нажимаем «Создать».

В открывшемся окне создания нового вида документа требуется выбрать необходимый набор реквизитов, которые будут использоваться в документах данного вида.

Выделяем флажком те реквизиты, которые будут использоваться. Если каких-то реквизитов не хватает, их можно добавить с помощью обращения к ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

Рассмотрим подробнее каждый из доступных реквизитов:

• «Использовать срок исполнения» — если этот вид документа подразумевает исполнение, (как, например, приказ) то могут понадобиться данные по срокам, которые можно будет увидеть в карточке документа, не открывая приложенный к документу файл.
• «Использовать гриф утверждения» — при включенной опции, документам такого вида будет доступен статус «Утвержден». Проставляется статус в результате отправки «На утверждение» ответственному должностному лицу.
• «Использовать подписание должностным лицом» — при включенной опции, документам будет доступен статус «Подписан», а также будет проставляться должностное лицо, подписавшее этот документ. Проставляется данный статус в результате отправки «На подписание» ответственному должностному лицу, либо вручную в документе.
• «Вести учет по номенклатуре дел» — если в организации используется ведение учета документов по номенклатуре дел, то включаем данную опцию, заполняем номенклатуру дел, а в документах будет обязательна к указанию номенклатура дел.
• «Вести учет по организациям» — в документах будет доступен выбор организации к которой относится документ.
• «Вести учет по контрагентам» — в документах будет доступен выбор контрагента.
• «Вести учет сторон» — включает выбор сторон: указание контрагента, его роли, выбор лица, подписавшего данный документ со стороны контрагента, а также проставление аналогичных данных со стороны нашей организации.
• «Вести учет по адресатам» — в документах будет выбираться адресат.
• «Учитывать срок действия» — в документе будет указываться срок действия. Актуально для договоров.
• «Учитывать сумму документа» — включает проставление суммы документа.
• «Вести учет товаров и услуг» — добавляет табличную часть товаров и услуг в документ.
• «Вести учет по статьям ДДС» — включает проставление статей ДДС в документе.
• «Учитывать недействующие документы» — если установлен, то документы данного вида могут быть отменены или расторгнуты. При установке в карточке документа появляется флаг «Не действует» и ссылка на документ, который делает его не действующим.
• «Является договором» — включает сразу несколько опций, необходимых для учета договоров: «Вести учет по контрагентам», «Учитывать срок действия», «Учитывать сумму документа», «Учитывать недействующие документы» и сбрасывается признак «Является комплектом документов».
• «Является комплектом документов» — признак означает, что документы с этим видом являются комплектами других документов и файлов. Установить его можно при условии что не установлен ни один из признаков: Является договором, Вести учет по номенклатуре дел, Учитывать срок действия, Учитывать недействующие документы.
• «Обязателен файл скан-копии оригинала» — в списке файлов появляется столбец, в котором можно указать, что данный файл является скан-копией оригинала. Если данный флажок не будет проставлен ни одному из прикрепленных файлов, то при попытке регистрации система предупредит, что скан-копия не прикреплена к документу.
• «Обязательно указание ответственного» — включение проверки на заполнение реквизита «Ответственный».
• «Использовать этапы обработки документов» — для документов будет доступна таблица с указанием этапов обработки документа. При прохождении определенного этапа, пользователь проставляет отметку о выполнении этапа, заполняется дата выполнения. Эта опция удобна для отслеживания документов, находящихся на определенном этапе обработки.
• «Автоматически вести состав участников рабочей группы» — в случае если пользователь отсутствует в рабочей группе документа, но ему отправили задачу на согласование документа (или исполнение и т.д.), то система автоматически добавит данного пользователя в рабочую группу документа.
• «Заполнение рабочей группы является обязательным» — для документов соответствующего вида рабочая группа заполняется автоматически при записи вида документа.
• «Подписывать резолюции электронной подписью» — включает использование электронной подписи при проставлении резолюции.

Для добавления дополнительных свойств перейдем по ссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

В открывшемся окне слева представлены объекты базы, которым доступно использование дополнительных свойств, справа — набор дополнительных свойств для выбранного объекта.

Для добавления нового дополнительного свойства нажимаем правой кнопкой мыши, выбираем «Добавить» — «Новый».

Задаем наименование реквизита, указываем «Тип значения» путем выбора из списка. Если «Тип значения» оставить «Дополнительное значение», то на вкладке «Значения» можно задать список доступных для выбора значений.

Настройки нумерации доступны на вкладке «Нумерация» раздела «Вид документа». Нумераторы для документов настраиваются отдельно, в форме настройки вида документа можно выбрать один из созданных вариантов нумерации.

 

На вкладке «Шаблон документа» можно задать значения реквизитов документа по умолчанию. На вкладке «Настройки» можно настроить доступность шаблона и установить некоторые запреты.

На вкладке «Реквизиты документа» доступны значения реквизитов по умолчанию. Можно задать правило присвоения наименования документа по введенным реквизитам, выбрать организацию, которая будет проставляться в данном виде документов по умолчанию.

Также на вкладке «Реквизиты документа» можно задать папку, в которую будет по умолчанию сохраняться документ, подразделение, ответственный и другие реквизиты.

В разделе «Файлы» можно добавить файлы, которые будут заполняться реквизитами, введенными в документ. Удобно для использования с договорами: в документ достаточно ввести реквизиты, а система сама сформирует файл договора по шаблону. Для настройки заполнения шаблона файла нажимаем на значение в колонке «Настройка заполнения».

После нажатия в поле «Настройка заполнения» откроется окно, в котором будет предложено выбрать реквизиты документа, а также в каком количестве мест их нужно вставить в шаблоне файла. Когда все необходимые реквизиты выбраны, нажимаем «Готово».

После нажатия на кнопку «Готово», открывается редактор файла, в котором созданы гиперссылки, вместо которых будут стоять в документе выбранные реквизиты. Данные гиперссылки можно переместить в нужные места документа, отредактировать формат. Сохраняем отредактированный шаблон, закрываем файл.

Когда документ открывается для редактирования, он становится недоступным для изменения другим пользователям. До тех пор пока редактирующий не нажмет «Закончить», введенные настройки не будут применены. Чтобы проверить как сработали настройки, можно нажать «проверить настройку заполнения» и выбрать документ на основе которого будет заполнен шаблон.

На вкладке «Согласующие» можно установить список согласующих, в «Категориях» можно проставить категории, к которым по умолчанию будет относиться данный документ. Следующая вкладка — рабочая группа. В виде документа можно установить список пользователей, которым будет по умолчанию предоставлен доступ к данному документу. В рабочей группе могут быть выбраны пользователи, группы пользователей, роли.

Как оптимизировать работу с программой?

Кроме решений текущих вопросов или возникновения ошибок, существует также необходимость обновления 1С, подключение программы к периферическим устройствам и много других задач, отнимающих время ваших сотрудников и замедляющих рабочие процессы.

Для того, чтобы обновления происходили без проблем, а на все вопросы вы могли получать ответы, предлагаем обратиться за сопровождением 1С к профессионалам, в компанию «ПРОГРАММЫ 93».

Почему нас выбирают?

ООО «ПРОГРАММЫ 93» — это компания с большим штатом сотрудников, в который входят не только специалисты 1С, но и бухгалтера, юристы и множество других экспертов смежных областей. Вы больше не зависите от одного сотрудника и вам не нужно тратить деньги на приглашенных специалистов для решения каждой задачи.

Мы рады предложить вам:

• внедрение и настройку 1С Документооборот;
• доработку программы под ваши нужды;
• поддержку продуктов 1С;
• интеграцию программы с сайтом;
• внедрение других продуктов 1С;
• сопровождение бухгалтерского и налогового учета.

Позвоните по номеру телефона, указанному на сайте или заполните форму обратной связи, чтобы мы могли ответить на все возникающие вопросы и рассказать о том, как начать сотрудничество!

Организация электронного документооборота с контрагентами. Synerdocs

Начинаем работать с ЭДО

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

• Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
• Подключиться к интересующему вас оператору.
• Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

1. сколько стоит подключение;
2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

кому и зачем он нужен

31 марта, 2020

Внутренний электронный документооборот: кому и зачем он нужен

На разработку и хранение внутренней документации уходит масса времени, сил и ресурсов. Никому не нравится копаться в кипах бумаг в поисках определенного документа. Есть один способ упростить ведение внутреннего документооборота — перевод в электронный формат.

Вы уже слышали про внутренний электронный документооборот (ЭДО)? В этой статье мы приоткроем завесу тайны и расскажем, что это такое, какие проблемы можно решить с его помощью, чем он отличается от внешнего ЭДО и кому будет выгодно перейти на него. Давайте приступать.

Чем внутренний документооборот отличается от внешнего

Весь документооборот любой компании можно назвать общим. Он в свою очередь разделяется на 2 вида: внутренний и внешний. Каждый из этих видов лучше рассмотреть отдельно.

Внешний документооборот

К внешнему документообороту относятся все входящие и исходящие документы организации. С помощью таких документов компания обменивается информацией с партнерами, клиентами и контролирующими органами. Можно сказать, что этот вид документооборота обслуживает внешние связи компании. 

К внешнему документообороту относится бухгалтерская и налоговая отчетность, декларации, счет-фактуры, накладные и другая документация.

Внутренний документооборот

Внутренний документооборот — неотъемлемый атрибут любой работающей компании. В нем описываются процессы, которые обеспечивают деятельность организации. Такие документы не выходят за пределы компании, а двигаются только внутри нее. Внутренний документооборот позволяет транспортировать документы и новости между структурными подразделениями и всеми сотрудниками компании.

К внутреннему документообороту относятся приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки и другие документы.

Обычно в компании не уделяют должного внимания внутренним документам, так как оно сосредоточено на внешнем документообороте. Последний для удобства переводят в электронный формат. Это неудивительно, потому что на репутацию компании в первую очередь влияют отношения с клиентами и заказчиками, из-за чего работа с внешними документами должна быть более “чистая” и аккуратная. Однако не стоит забывать, что без порядка внутри организации невозможно эффективно работать.

ЭДО наводит порядок во внутренней документации

Навести порядок во внутренней документации и упростить ее ведение поможет перевод на ЭДО. У вас больше не будет кипы бумаг, которую необходимо где-то хранить. Все документы будут находиться в системе электронного документооборота, где любой файл можно найти за пару секунд.

Перевод внутренней документации в электронный формат имеет также и другие преимущества. С ним вы сможете:

• Сэкономить место в офисе.

• Сэкономить на канцелярских товарах, необходимых для ведения бумажного документооборота: на бумаге, ручках, карандашах, папках, файлах и др.

• Создать единое информационное пространство в компании.

• Снизить риски потери документов.

• Создать единую базу документов, которая исключает дублирование.

• Фиксировать изменения документов.

• Ускорить распространение документов в компании.

• Заботиться об экологии — сократите расход бумаги, следовательно, и древесины.

• Экономить рабочее время сотрудников на операциях с документами (создание, согласование, подписание). Это позволит оптимизировать рабочий процесс и приведет к увеличению продуктивности компании.

Какие задачи помогает решить внутренний ЭДО

Внутренний электронный документооборот выстраивается, исходя из запросов компании. Для этого стоит провести анализ деятельности компании и определить участки, ведение которых затруднено из-за отсутствия формализации. Переход на ЭДО позволяет организовать порядок в 7 основных видах внутренней документации компании:

1. Кадровый — ведение трудовых книжек, кадрового учета, поручений, приказов и др.

2. Коммерческий — оформление и ведения счетов, технической документации, спецификации и др.

3. Производственный — ведение документов, определяющих организацию производственных процессов компании.

4. Финансовый — ведение финансовой отчетности.

5. Складской — ведение инвентаризации, сличительных ведомостей, актов о приемке материалов и др.

6. Архивный — систематизация и упорядочение документов организации.

7. Управленческий — ведение организационных и распорядительных документов. 

В зависимости от специфики компании могут быть разработаны и другие виды внутреннего ЭДО. 

Кому нужен внутренний ЭДО?

Он может быть полезен всем, чья работа связана с внутренней документацией компании: кадровикам, директору, руководителям отделов, бухгалтеру, юристу, менеджерам склада или архива, разработчикам продукта и др.

Налаженный, отрегулированный внутренний документооборот помогает улучшить производственный процесс в любой компании. Ведение документов в электронном формате облегчает работу для каждого сотрудника, и повышает его эффективность.

Сегодня в системе ЭДО Транскрипт есть возможность согласовывать внутренние документы между сотрудниками компании. Каждому работнику можно предоставить доступ к системе с нужными полномочиями. Если согласование не требует подписания документа электронной подписью, то вход совершается по логину/паролю.

Чем крупнее предприятие, тем сложнее и уникальнее его бизнес-процессы. Для таких компаний мы готовы сделать индивидуальную настройку ЭДО с учетом особенностей внутреннего документооборота.

12 вещей, которые нужно знать о документообороте

У всех предприятий есть рабочие процессы. Вы должны продавать то, что продаете, доставлять по полученным заказам и собирать наличные в счет доставки. Каждый из них включает рабочий процесс, определяемый как последовательность действий, которые следуют определенным шаблонам. Критически взглянув на существующие рабочие процессы, вы сможете найти способы сделать их более эффективными и результативными, уменьшив при этом объем прилагаемых усилий.

1. Рабочий процесс — это графическое представление процессов и последовательностей, задействованных при выполнении работы.Процессами могут быть потребление ресурсов, физическая трансформация, информационный поток или действия человека. Работа предназначена для достижения определенной цели и может выполняться одним человеком, группой или всей организацией.
2. Представления рабочего процесса помогают нам понять связанные с ними проблемы и взаимосвязи таким образом, чтобы их было легко понять. Это четкое понимание помогает выявлять проблемы и недостатки, что приводит к моделированию возможных улучшений.
3. Рабочий процесс отличается от процесса тем, что он более общий и обычно охватывает несколько процессов.У процесса есть определенный ввод, алгоритм обработки и вывод. Рабочий процесс может охватывать весь земной шар, тогда как процессы выполняются в одном месте.
4. Хорошо продуманный информационный поток может помочь повысить эффективность и результативность рабочих процессов. Например, методы повышения производительности, такие как своевременный заказ, сильно зависят от информации о требованиях к материалам в ближайшем будущем и текущей доступности материалов.
5. В контексте управления документами рабочий процесс означает поток документов между людьми или группами людей.Бизнес-процессы обычно включают такое распространение с разными лицами, ответственными за создание, обновление, проверку и утверждение документов. Распространение документов также может быть необходимо для предоставления информации для поддержки принятия решений до начала действий.
6. Компьютерное программное обеспечение может улучшить рабочие процессы за счет автоматизации маршрутизации и обработки документов. Это также может помочь, предоставляя интерфейсы между различными приложениями, интегрируя рабочий процесс.
7. Современные методы, такие как реинжиниринг бизнес-процессов, бережливое производство, управление общим качеством и шесть сигм, позволили добиться зачастую значительных улучшений в рабочих процессах.
8. Кампании по улучшению рабочего процесса начинаются с четкого понимания бизнеса, задействованных процессов и людей, которые участвуют в рабочем процессе. Возможные улучшения в организации зависят от подготовки и уровня квалификации сотрудников.
9. Вовлеките участников рабочего процесса в кампанию по улучшению. Наблюдайте за их взаимодействием с системами. Получите их идеи по поводу возможных улучшений. Разработайте блок-схему, с которой они согласны, и протестируйте новый дизайн.
10. Повысьте энтузиазм участников, внося улучшения, упрощающие их задачи. Например, с помощью новой технологии существующая задача может быть разработана таким образом, чтобы требовать минимальных действий. Имейте в виду, что новый дизайн обычно включает в себя новые способы работы и упрощает процесс обучения, делая его максимально интуитивно понятным.
11. Не пренебрегайте задачей подробного документирования дизайна. Это часто отвлекает, но может оказаться разницей между успешной реализацией и катастрофой, если позже возникнут непредвиденные проблемы.
12. Отслеживайте и устраняйте неполадки в новом дизайне, наблюдая за участниками и получая их отзывы. Работайте над сбоями и проблемами, пока новые рабочие процессы не оправдают себя. Часто на этом этапе документация оказывается неоценимой.

Современные системы управления документами обычно имеют возможность прикреплять документы к рабочим процессам. Можно определить стандартные рабочие процессы, и к ним можно прикрепить документы. Вы также можете создать рабочий процесс, отвечающий некоторым уникальным требованиям.В любом случае вы обнаружите, что это упражнение может повысить эффективность вашего документооборота и бизнес-процессов.

Рабочий процесс управления документами — понимание рабочего процесса DMS

Организации, которая занимается любой формой документооборота, необходима система для управления этим. Для каждого документа, проходящего через канал, существует процесс утверждения и жизненный цикл. В сегодняшних условиях бизнеса для этого требуется цифровое решение. Один из способов добиться этого — автоматизация рабочего процесса с помощью электронного документооборота.

Что такое Рабочий процесс управления документами ?

Документооборот представляет собой проблему во всех отраслях, от здравоохранения до производства и розничной торговли. Рабочий процесс управления документами используется в самых разных аспектах: от утверждения командировочных расходов до годовых отчетов и множества других деловых операций. Лучшие системы управления документами используются для отслеживания, управления и хранения важных документов в режиме реального времени при значительном сокращении использования бумаги.

Эффективное управление документами обычно осуществляется с помощью интеллектуальной программной системы, которая действует как хранилище документов. Большинство из них способны создавать несколько итераций одного и того же документа (контроля версий), который изменяется пользователями. Эти системы обычно обеспечивают рабочий процесс для таких задач, как:

• Версии
• Хранилище
• Безопасность
• Индексирование
• Извлечение
• Метаданные

Программное обеспечение документооборота частично совпадает с другими концепциями, такими как системы управления контентом.Дополнительные системы, относящиеся к управлению бизнес-процессами (BPM), включают:

• Создание изображений документов
• Управление корпоративными документами
• Системы документооборота
• Системы управления записями
• Управление корпоративным контентом

Программное обеспечение работает с помощью технологии, называемой оптическим распознаванием символов (OCR). Он имеет встроенный сканер, который считывает документ и преобразует его в редактируемый формат. Наиболее частая причина использования решения для управления документами — это оптимизация рабочего процесса.Он превращает всю бумажную работу в цифровые документы, которые легко найти в виртуальном пространстве.

Элементы DMS Рабочий процесс

Понимание рабочего процесса документа — первый шаг в автоматизации бизнес-процессов. Конкретная функция будет зависеть от вашей отрасли, типа документа и любых применимых нормативных требований. Вообще говоря, рабочий процесс DMS состоит из нескольких простых шагов:

1. Создание, изменение и архивирование нового документа.
2. Управление версиями документов.
3. Обмен документами и сотрудничество.
4. Создание отчетности.
5. Включение возможности поиска.

Правильная программа может помочь вам постоянно оптимизировать этот рабочий процесс и оптимизировать операции.

Использование для рабочего процесса управления документами

Существует бесчисленное множество вариантов адаптации рабочего процесса утверждения документов. Вот несколько примеров того, как контроль документов приносит пользу бизнесу:

• Финансы и администрация: Интеллектуальное прогнозирование требует правильной «бумажной работы» для обеспечения точности бюджетного процесса.
• Поставка и логистика: Это обеспечивает своевременное управление запасами и получение материалов в нужных количествах в нужное время. Это также гарантирует быстрое рассмотрение запросов.
• Соответствие и политика: Помогает организации соблюдать отраслевые и правительственные постановления. При необходимости бизнес может лучше подготовиться к аудиту.
• Управление персоналом: Рабочий процесс помогает отслеживать руководящие принципы и ожидания сотрудников по продвижению по службе.Это гарантирует, что все будут учтены.
• Культура компании: Его можно использовать для повышения морального духа на работе, которая поддерживает вовлеченность сотрудников.
• Маркетинг и продажи: Это позволяет этим отделам получать доступ к важным документам для запуска и автоматизации нужных кампаний.
• Отдел кадров : Вместо того, чтобы хранить данные о сотрудниках в файле Excel, система управления документами позволяет отделу кадров хранить их в цифровом репозитории.

Интегрированное управление документами состоит из технологий, инструментов и методов, которые используются для работы с документами на предприятии. Сюда входят такие действия, как:

• Capture
• Manage
• Store
• Preserve
• Deliver
• Delete

Эти документы действуют больше как файлы и содержат множество данных, таких как изображения, офисные документы, контракты, графика и чертежи. Они также содержат электронные объекты, такие как электронная почта, веб-страницы, мгновенные сообщения и видео.

Программное обеспечение

для управления документами, интегрированное с несколькими технологиями, является наиболее успешным решением для корпоративного бизнеса. Это позволяет вам централизовать и оптимизировать усилия в каждом отделе.

Типы Системы управления документами

Существует четыре основных типа систем управления документами. Это:

• На базе сервера — Сюда входят такие платформы, как локально установленные системы каталогизации библиотек.
• База данных — это такие программы, как MySQL, которые могут хранить и управлять различными типами файлов.
• Облачный — информация в этих системах выгружается и хранится удаленно.
• Интернет-версия — данные создаются и сохраняются с помощью веб-браузера.

У каждого типа системы есть свои преимущества и недостатки. Некоторые программы сочетают в себе характеристики всех четырех типов. Одно из основных преимуществ, которое они разделяют, заключается в том, что когда управление рабочим процессом осуществляется в цифровом формате, все становится безбумажным.

Понимание DMS Рабочий процесс Программное обеспечение

для управления документооборотом разработано, чтобы помочь вам оптимизировать рабочие процессы, которые обеспечивают успех вашего бизнеса. Выберите решение, обеспечивающее централизованное создание документов с возможностью управления, изменения, совместного использования, поиска и архивирования. Эффективное управление документами требует нескольких шагов, поэтому вам нужна надежная система, способная справиться со всем этим.

На рынке DMS представлено множество торговых марок.SharePoint — популярная платформа, которая интегрируется с MS Office. Его легко настраивать для различных целей. Вы можете управлять своими документами, хранить, делиться ими и получать к ним доступ с любого устройства (включая мобильное).

Вы должны требовать, чтобы ваше программное обеспечение DMS имело интуитивно понятный пользовательский интерфейс, так что кривая обучения будет небольшой. Некоторые компании используют эту технологию для документирования обсуждений и управления версиями, в то время как другие используют ее для управления данными с помощью настраиваемых веб-форм или разрешения авторизованного доступа. Поэтому перед покупкой решения важно учитывать свои основные потребности.

Когда документы управляются в электронном виде, рабочие процессы становятся более прозрачными и выполняются быстрее. Необходимо исправлять меньше ошибок и тратить меньше времени на поиск документов. Ручная передача обслуживания по цепочке команд уходит в прошлое. Пора отказаться от бумажных документов и начать думать с цифровой точки зрения. Это не только экономит средства, но и спасает нашу планету.

Программное обеспечение для документооборота значительно упрощает администрирование. Это избавляет от хлопот по отслеживанию документов, когда задействовано несколько сторон.Прошли те времена, когда документ терялся на столе в ожидании подписи.

Самым важным аспектом этой технологии является то, как она облегчает совместную работу. Когда управление документами прозрачно, каждый на жизненном цикле чувствует себя вовлеченным. Это создает подотчетность, которая ведет к более высокому моральному духу и более глубокому доверию к вашему бизнесу.

Научитесь документировать процессы

По мере роста вашего бизнеса растет и его сложность. Есть больше шагов, больше людей и больше вещей, которые не всегда могут быть организованы наиболее эффективным образом.

Переосмысление того, как работает ваш бизнес, может показаться сложной задачей, но это обязательно приведет к значительному повышению эффективности. Документирование процесса — первый шаг к этому!

Это простое руководство по документации процесса поможет вам сделать это правильно.

Читайте дальше, чтобы найти;

Что такое технологическая документация?

Документация

Process предоставляет подробное описание того, как выполнять бизнес-процесс.

Он включает все типы документов, поддерживающих процесс, например

• полисы
• контрольные списки
• учебные пособия
• формы
• скриншоты
• ссылки на другие приложения
• карты процессов

Он используется в качестве руководства, чтобы помочь сотрудникам на всех уровнях, включая лиц, принимающих решения, и заинтересованных лиц, быстро понять процессы компании.

Зачем это нужно? : Важность технологической документации

Документирование процесса поможет вам достичь 5 ключевых вещей:

1) Помогает улучшить процессы. Выявление узких мест и неэффективности путем документирования точных процессов. Вы быстро увидите, какие процессы нужно улучшить или от которых нужно избавиться.

2) Помогает обучать сотрудников. Вы можете использовать документы процесса, чтобы помочь новым сотрудникам понять свои должностные обязанности и ознакомиться с процессами, в которых они будут участвовать.Даже опытные сотрудники могут обращаться к этим документам всякий раз, когда хотят убедиться в правильности выполнения процесса.

3) Помогает сохранить знания компании. Вести записи о процессах, известных лишь немногим специалистам в их выполнении. Таким образом, даже когда они уходят, новички могут легко возобновить работу.

4) Помогает снизить риски и поддерживать последовательность операций .

5) Подробная технологическая документация также является важной частью патентов и коммерческих секретов .

Кто участвует в технологической документации

В технологической документации есть 3 ключевые роли владельцев. В некоторых случаях один и тот же человек может играть все три роли.

Как документировать процессы

Использование пошагового метода документирования процесса поможет вам выполнить его быстро.

Шаг 1. Определите процесс и назовите его

Выясните, какой процесс вы собираетесь задокументировать в первую очередь. Определите его цель (почему и как процесс принесет пользу организации) и дайте краткое описание процесса.

Шаг 2: Определите объем процесса

Дайте краткое описание того, что включено в процесс, а что выходит за рамки процесса или что не входит в него.

Шаг 3. Объясните границы процесса

Где начинается и заканчивается процесс? Что заставляет его запускаться? И как узнать, когда это будет сделано? Четко определите эти границы.

Шаг 4: Определите выходы процесса

Определите, что будет произведено в процессе или какой результат будет достигнут после его завершения.

Шаг 5: Определите входы процесса

Перечислите, какие ресурсы необходимы для выполнения каждого из этапов процесса.

Шаг 6: мозговой штурм шагов процесса

Соберите всю информацию о шагах процесса от начала до конца. Либо начните с того, что запускает процесс, либо начните в конце процесса и проследите шаги до начальной точки.

В сеансе мозгового штурма должны участвовать те, кто непосредственно отвечает за задачи процесса, или кто-то с обширными знаниями о них, поскольку они могут предоставить точные данные.

Шаг 7. Последовательная организация шагов

Возьмите список шагов, которые вы придумали, и расположите их в последовательном порядке, чтобы создать последовательность операций.

Сведите количество шагов к минимуму, и если шаг включает более одной задачи, перечислите их под основным шагом.

Шаг 8: Опишите, кто участвует

Определите каждого человека, который будет отвечать за задачи процесса . Определите их роли. Не забывайте упоминать название должности, а не имя.

Также будьте внимательны к тем, кто ссылается на документ . Напишите его так, чтобы любой сотрудник, обладающий достаточными знаниями, мог его прочитать и понять.

Шаг 9: Визуализируйте процесс

Это сделано для повышения ясности и удобочитаемости вашей документации. Используя блок-схему процесса, аккуратно визуализируйте этапы процесса, которые вы определили ранее.

Шаг 10: Запишите исключения из нормального технологического процесса

Бизнес-процесс не всегда может следовать одному и тому же потоку по разным причинам.Укажите эти исключения и шаги, которые будут предприняты для их устранения.

Шаг 11: Добавьте контрольные точки и измерения

Определите, где могут возникнуть риски в процессе, и добавьте контрольные точки, чтобы помочь владельцу процесса при мониторинге процесса.

Установите измерения, чтобы определить эффективность процесса и помочь улучшить его.

Шаг 12. Просмотрите и протестируйте процесс

Соберите всех участников и ознакомьтесь с схемой процесса, которую вы составили.Есть ли пропущенные шаги? Все в порядке? После этого протестируйте процесс и посмотрите, не пропустили ли вы что-нибудь.

Советы и приемы: передовые методы документирования процессов

• Сохраняйте документ простым и кратким . Хотя это должно быть технически точным , должно быть легко следовать .

• Имейте надлежащий план для обновления документов , когда / если процесс изменится. Обязательно проверяйте не реже одного раза в год .

• Или назначьте владельца процесса , который может проводить регулярные проверки и уведомлять других об изменениях.

• Храните отдельную документацию для каждого процесса, чтобы избежать путаницы.

• При первом документировании процессов избегайте одновременного охвата всей организации. Начните с одного процесса в отделе или с основного процесса, общего для всей организации.

• Храните документы в месте, которое легко доступно любому, кто его ищет.

• Убедитесь, что легко можно отредактировать при необходимости, а новую версию можно легко распространить среди всех участников.

• Храните документы онлайн в центральном хранилище с помощью инструмента документирования процесса. Это автоматически поможет с двумя вышеупомянутыми передовыми практиками.

• Используйте соответствующие примеры , графику, цветовую кодировку, снимки экрана, несколько платформ и т. Д.как нужно.

• Убедитесь, что документация по процессу соответствует существующим стандартам вашей организации.

• Если вы выделяете поток процесса в устном формате, всегда уравновешивает его графикой — блок-схемой процесса.

• Добавьте дорожки к блок-схемам бизнес-процессов , чтобы различать различные роли процессов, сроки и т. Д.

• Создайте руководство по документации процесса , которое каждый может использовать как стандартный шаблон для документирования процесса.

• Используйте существующие документальные материалы , записи, интервью, тематические исследования, полевые дневники персонала проекта и знания сотрудников для сбора информации для документации процесса.

Что вам нужно: преимущества технологической документации

• Помогите собрать всех на одной странице, предоставив общий вид этапов процесса . Общий вид необходим для согласованности .

• Помогает определить идеальные условия для эффективного сотрудничества и производительности .

• Помогает определять узкие места и неэффективность процессов (даже в тех «хорошо отлаженных» процедурах), которые в противном случае могут остаться незамеченными.

• Четко задокументированный процесс экономит время и предотвращает ошибки , устраняя любую путаницу и предоставляя четкие инструкции.

• Снижает затраты и ненужное расходование ресурсов .

• Помогает улучшить общее качество процессов и качество результатов.

• Помогает повысить продуктивность и удовлетворенность сотрудников .

• Поскольку четко прописано, как должны выполняться процессы, упрощает передачу работы на аутсорсинг.

• Документация процессов также помогает легко автоматизировать процессы при необходимости.

Шаблоны документации по процессу Easy Starter

В основном , отображение процесса помогает представить документированную информацию, такую ​​как этапы процесса, роли процесса, входы и выходы, в в виде упрощенного изображения .

Ниже приведены шаблоны блок-схем процессов / шаблоны отображения процессов, которые вы можете быстро редактировать в режиме онлайн с информацией о ваших организационных процессах. Щелкните шаблон, чтобы открыть его в редакторе Creately.

Шаблон 1

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 2

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 3

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Шаблон 4

Щелкните шаблон, чтобы отредактировать его в Интернете

Отзыв о Easy Guide to Process Documentation

Это руководство по документации процесса охватывает все, что вам нужно знать для правильного документирования процесса.Следуйте этапам документирования процесса, которые мы обсудили выше, и используйте шаблоны блок-схем процесса, чтобы обеспечить качественный процесс документирования.

В нашем Сообществе вы можете найти больше шаблонов блок-схем процессов.

В нашем следующем руководстве мы обсудим методы улучшения процессов, которые помогут вам легко оптимизировать свои бизнес-процессы.

Документооборот: понимание его роли в бизнесе

Определение рабочего процесса цифрового документа: Относится к методам и процессам, используемым для создания рабочих процессов документооборота в рамках бизнеса, которые полагаются исключительно на цифровые средства.Обычно это включает облачные технологии и автоматизацию для повышения эффективности процессов, связанных с документами.

Цифровой документооборот является одной из целей малого и среднего бизнеса.

Причины этого стали более очевидными, поскольку организации начинают видеть преимущества цифровой трансформации своих рабочих процессов.

В настоящее время существует обширный список цифровых решений и технологий, которые ИТ-директора пытаются включить в свои стратегии, чтобы воспользоваться конкурентными преимуществами, которые дает оцифровка.

Три четверти малых и средних предприятий согласны с тем, что цифровые технологии меняют бизнес-ландшафт, и 48% ищут дополнительные способы добавить преобразующие меры в сферу своего бизнеса

Преобразование рабочих процессов — важная цифровая тенденция, которая имеет уникальный приоритет в Северной Америке.

Связанный пример: Новая процедура управления документами помогает страховой компании реорганизовать AP и претензии

Предприятия в регионе потребляют бумаги почти вдвое больше, чем их европейские коллеги.

Хотя цифровое преобразование рабочих процессов — это не просто замена бумажных процессов, нет никаких сомнений в том, что время и деньги, потраченные на устаревшие рабочие процессы, являются ключевым движущим фактором для бизнеса.

Сегодня мы собираемся взглянуть на то, что ваша компания может получить от качественного документооборота в цифровом формате, и на какие выгоды можно ожидать.

Проблемы плохого цифрового документооборота

Сотрудники тратят слишком много времени на доступ к информации

Как всегда, когда дело касается цифровой трансформации, ключевым вопросом является производительность.

Будь то производство или гостиничный бизнес, предприятия любой отрасли используют стратегии цифровой трансформации, чтобы оптимизировать свои бизнес-операции и повысить свою производительность.

Сотрудники тратят в среднем 1,8 часа каждый день на поиск и сбор данных — это 9 часов в неделю, которые в противном случае можно было бы потратить на что-то более ценное.

Если учесть, сколько данных существует сегодня на предприятиях, решающее значение имеет улучшение средств их обработки и обмена.Для сравнения: 90% всех данных в мире были получены за последние два года.

Итак, количество информации, которую сотрудники постоянно должны анализировать, постоянно увеличивается. В организации, которая еще не использовала цифровые решения, это означает, что сотрудники тратят много времени на то, чтобы найти то, что им нужно.

Информация недоступна для сотрудников

Эти проблемы усугубляются тем, что во многих малых и средних предприятиях сотрудникам сложно получить доступ к данным, которые не доступны им немедленно.

Это может происходить по разным причинам, но чаще всего это связано с тем, что отделы компании имеют разные системы управления данными — обычно устаревшие системы, отрезанные от остальной части компании.

Это означает, что для кого-либо в одном отделе может быть практически невозможно получить данные из другого из-за отсутствия доступа.

У организаций, управляемых данными, в 23 раза больше шансов привлечь клиентов, в 6 раз выше вероятность их удержания и в 19 раз выше вероятность получения прибыли

Это называется хранилищем данных, и они являются основным фактором неэффективности бизнеса.

Это не проблема, когда речь идет о производительности, и оценки показывают, что ИТ-отделы тратят 80% своего времени на решение проблем, прямо или косвенно вызванных разрозненностью данных.

Опыт работы с клиентами: программные роботы повышают производительность производственного офиса

Неудовлетворенность постоянным выполнением черных дел

Исследование показало, что 22% времени сотрудник тратит на повторяющиеся задачи. Вы можете себе представить, сколько денег тратится в течение года, когда рабочие тратят время на ручные задачи, которые теперь можно автоматизировать

Рутинные ручные задачи распространены среди предприятий, которым еще предстоит осуществить цифровую трансформацию.

Эти задачи обычно связаны с вводом данных или повседневной обработкой данных.

Например, вы можете обнаружить, что сотрудник отдела кадров вручную вводит данные о вознаграждениях сотрудникам, или вы можете вручную вводить все свои счета-фактуры и квитанции клиентов.

Это примеры, в которых компании привыкли принимать эти второстепенные задачи как простую часть их деловых операций.

Электронная книга по теме: 5 причин, по которым ваша компания должна использовать автоматизацию бизнес-процессов

Однако правда в том, что их часто можно полностью избежать из-за цифрового документооборота.

В конечном итоге сотрудники разочарованы тем, что их рабочий процесс цифрового документооборота (или его отсутствие) не способствует их продуктивности.

Они эффективно выполняют работу, которую можно оцифровать, и в этом случае им будет предоставлена ​​возможность сосредоточить свою энергию на чем-то, что требует человеческого вмешательства, например, на запросах клиентов.

Нестандартные рабочие процессы с цифровыми документами стоят денег вашему бизнесу и времени ваших сотрудников.

Причины плохого цифрового документооборота

Бункеры данных

Разрозненные хранилища данных — это группы данных, которые были фактически отрезаны от остальной части бизнеса, потому что они существуют в отключенных цифровых местоположениях.

Это может быть преднамеренным, но почти всегда непреднамеренным, часто в результате того, что разные отделы переключают системы в течение длительного периода времени.

Конечным результатом этого является то, что данные компании неструктурированы и их трудно использовать, что крайне важно для современного малого и среднего бизнеса.

87% организаций имеют низкую зрелость аналитики и бизнес-аналитики, что означает, что данные не используются

Цифровая трансформация живет и умирает благодаря непрерывному потоку информации, и это то, что необходимо решать, если бизнес отстает.

Связанное сообщение: Разборка разрозненных хранилищ данных: унификация бизнес-данных

Любая компания, допускающая разрозненность данных, снижает свою производительность.

Вот лишь несколько примеров проблем с разрозненными данными, которые возникают из-за плохого рабочего процесса цифрового документооборота:

• Анализ данных: Разрозненные хранилища означают, что информация хранится в разных местах, часто в несовместимых форматах файлов. Это значительно усложняет анализ бизнес-решений.
• Доступ: Разрешения и проблемы с доступом обычны для разрозненных хранилищ.Конечным результатом является то, что сотрудники не могут получать необходимые данные достаточно быстро, что значительно замедляет рабочие процессы.
• Ненужная работа: Ограниченная видимость в рамках всего бизнеса часто означает, что разные команды в конечном итоге выполняют одну и ту же работу в тандеме, когда совместный доступ и устранение разрозненных структур сэкономят время и энергию.

Плохая связь

Недостаточная коммуникация внутри организации и отсутствие цифрового документооборота идут рука об руку.

Связанное сообщение: Почему межведомственная коммуникация важна для вашего DX

Когда рабочие процессы цифровых документов используются недостаточно, вы обычно можете обнаружить, что не только данные становятся разрозненными, но и культура тоже.

Подразделения внутри бизнеса начинают работать независимо, со своими данными и процессами.

Мы в Impact неоднократно видели, насколько важно для цифровой трансформации иметь сильную культуру, обеспечивающую успех как у наших клиентов, так и у нас самих.

Пренебрегая своими рабочими процессами, очень легко попасть в ловушку, в которой культура непоследовательна, а подразделения действуют слишком автономно.

Трудоемкий бумажный документооборот

Мы говорили о том, что сотрудникам часто мешает выполнять черную ручную работу.

Это часто связано с ручным вводом данных, но бумажные процессы являются еще одним распространенным нарушителем.

Как и утомительный ввод данных, требующий больших затрат труда, бумага — это двойной удар.

В компаниях, которые в основном работают с бумажными документами, персоналу приходится тратить драгоценное время на работу с бумажными документами.

Это в дополнение к большим суммам, потраченным на саму бумагу.

Средний офисный работник просматривает 10 000 листов бумаги в год

Такие компании часто работают за счет большого цифрового документооборота, что экономит время и деньги.

Решение плохого цифрового документооборота

Автоматика

Использование роботов для автоматизации процессов стремительно растет среди предприятий любого типа.

Например, Deloitte сообщила, что почти две трети организаций инвестируют в RPA, чтобы отреагировать на устаревшие процессы, вызванные пандемией.

Причины этого совершенно ясны: автоматизация позволяет сэкономить время и ресурсы.

Вот некоторые задачи, для которых можно использовать RPA:

• Извлечение данных: Можно анализировать большие объемы данных, чтобы легко найти то, что вам нужно
• Управление данными: Агрегирование и курирование данных
• Операционная деятельность: Материально-техническое обеспечение и оперативное обеспечение
• Procure-to-pay: Обработка счетов и отчетность
• Инвентаризация и цепочка поставок: Категоризация и управление

Короче говоря, компании, которые используют автоматизацию даже в небольшой степени, могут увидеть радикальные улучшения в своих рабочих процессах цифровых документов.

Облако

Объединение данных вашей компании в облаке — важный шаг в цифровых стратегиях многих организаций.

В прошлом году мировой рынок общедоступных облачных сервисов составлял 182 миллиарда долларов, к 2022 году он достигнет 331 миллиарда долларов

Использование облака для оптимизации рабочих процессов с цифровыми документами и улучшения доступа во всех подразделениях вашего бизнеса — это относительно простой и эффективный способ обновления процессов.

Исторические опасения по поводу безопасности облачных серверов в последние годы исчезли.

Это в основном из-за значительного улучшения, которое произошло в центрах обработки данных.

В частности, центры обработки данных уровня

Tier IV настолько же безопасны или даже безопаснее, чем локальные серверы.

Снижение зависимости от бумажных документов

Мы не игнорируем тот факт, что отказ от бумажных процессов может стать большим изменением для компании.

Однако для многих это необходимое изменение, чтобы в какой-то степени охватить рабочие процессы цифрового документооборота.

Использование системы управления корпоративным контентом (ECM) может значительно повысить производительность ваших рабочих процессов.

Это сэкономит ваше время и материалы по сравнению с бумажными эквивалентами.

Это также даст вам гораздо больший обзор и контроль над документами и данными, которые проходят через вашу компанию, позволяя вам диктовать свой рабочий процесс, а не наоборот.

Вывод:

• Плохие рабочие процессы цифрового документооборота приводят к эффективности и неудовлетворенности
• Это вызвано разрозненными данными, плохой связью и трудоемкой бумажной обработкой
• Автоматизация, облако и сокращение использования бумажных документов в вашей организации могут значительно улучшить ваши операционные процессы и повысить эффективность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий (не волнуйтесь, мы не будем приставать к вам).

✏️ Что такое блок-схема? Общие типы и примеры блок-схем | Gliffy

Что такое блок-схема?

Проще говоря, блок-схема — это диаграмма, которая показывает каждый шаг или прогрессию в процессе. Линии указывают на направленный поток, и есть стандартный набор символов, которые помогают описать пошаговые процедуры.

Хорошо составленную блок-схему можно использовать, чтобы разбить большие идеи на маленькие, небольшие кусочки, которые выражаются визуально, поэтому знание того, как их воплотить, похоже на универсальный язык. Блок-схема позволяет общаться с самыми разными людьми, и это довольно круто.

Хотите сразу погрузиться в создание диаграмм? Вы можете запустить бесплатную пробную версию Gliffy Online и узнать, как создать блок-схему всего за несколько кликов. В противном случае читайте дальше, чтобы узнать больше об общих типах блок-схем.

4 Наиболее распространенные типы блок-схем

Хотя варианты и версии блок-схем бесконечны, существует четыре типа блок-схем, которые особенно универсальны. Эти четыре общие диаграммы отлично подходят для описания бизнес-процессов, производственных или административных процессов, просмотра того, как функционирует организация или как разные отделы работают вместе.

1. Блок-схема процесса

Проиллюстрируйте, как работает процесс или спланируйте проект

Блок-схема процесса, вероятно, является наиболее универсальной из четырех обычно используемых типов блок-схем, поскольку ее можно применять практически к чему угодно.Используйте диаграмму процесса, чтобы:

• Определить роли и обязанности в организации для большей ясности.
• Составьте предложение для нового процесса или проекта, чтобы понять его объем и шаги.
• Покажите, как вы просыпаетесь утром, как показано ниже.

2. Диаграмма рабочего процесса

Поймите, как данные и документы перемещаются в вашей организации

Диаграмма рабочего процесса показывает, как функционирует бизнес или процесс.В приведенном ниже примере показаны шаги, необходимые потенциальному клиенту для продления политики через веб-сайт компании. Этот тип диаграммы рабочего процесса может использоваться для:

• обучения новых сотрудников
• выявления потенциальных проблемных областей
• разъяснения бизнес-операций с помощью общего обзора

3. Блок-схема Swimlane

Описать, как отдельные подразделения , Процессы или сотрудники взаимодействуют

Блок-схема дорожки полезна, когда вам нужно показать несколько потоков информации рядом.Диаграммы Swimlane могут показаться действительно похожими на диаграмму рабочего процесса, но главное здесь то, что они позволяют создавать различные категории, в которых происходит активность.

Блок-схема или диаграмма зоны ответственности отлично подходят для документирования всего процесса, который взаимодействует с различными сегментами организации или требует сотрудничества между разными командами. В приведенном ниже примере показано, как отделы, работающие внутри компании, работают параллельно с отделами, работающими снаружи, и в какие моменты процесса они взаимодействуют друг с другом.

4. Блок-схема данных

См., Где данные поступают в информационную систему и выходят из нее.

Блок-схема данных показывает способ обработки данных. Он пригодится, когда вы хотите спроектировать или проанализировать систему. Хотя чаще всего он используется для разработки и проектирования программного обеспечения, его можно использовать для анализа любого типа информационного потока, например того, как информация перемещается по бизнесу. В приведенном ниже примере показана типичная воронка продаж. В данном случае «данные» — это поведение потребителей.

Попробуйте Gliffy, чтобы получить еще больше типов блок-схем

Поскольку блок-схемы работают для выражения очень многих различных типов информации, вы можете поспорить, что эти четыре общие блок-схемы — лишь верхушка айсберга. Хорошие новости: с Gliffy вы получаете доступ к более чем 200 шаблонам блок-схем, поэтому построить диаграмму намного проще, чем начинать с нуля.

Начните бесплатную пробную версию Gliffy прямо сейчас, чтобы приступить к работе с собственной блок-схемой, или посетите нашу страницу с блок-схемами для получения дополнительных ресурсов.

Попробовать онлайн Попробовать вместе

Различные типы блок-схем и использование блок-схем

Документирование процесса в функциональных группах | Что такое блок-схема Swimlane

У предприятий часто есть внутренние или внешние требования к документации процесса. Блок-схемы — отличный инструмент для этих целей. От отчетности по стандартам до соблюдения государственных постановлений использование блок-схемы может быть гораздо более эффективным, чем письменное описание.

Вот несколько примеров внешнего давления, для которых требуется документация по процессу:

• Автоматизация BPM: Документирование процессов является необходимым условием для автоматизированного BPM (управления бизнес-процессами).
• ERP: Документирование процессов требуется как часть внедрения системы планирования ресурсов предприятия.
• Продажа компании: Документирование процессов является важной подготовкой при позиционировании компании для возможной продажи.
Соответствие
• : Различные законодательные и регулирующие органы, такие как Закон Сарбейнса-Оксли и Совместная комиссия, например, часто требуют обширной технологической документации.
• Клиенты: Некоторым клиентам могут потребоваться сертификаты качества ISO или другие сертификаты качества в качестве предварительного условия для ведения бизнеса.

Также могут быть внутренние причины для использования блок-схем для документирования процессов.

• Гибкость: как новые, так и существующие сотрудники могут сразу научиться правильно выполнять любую работу.
• Качество: если все в команде каждый раз выполняют работу одинаково, результат будет предсказуемым и стабильным.
• Видимость: руководство может точно видеть, как должна выполняться каждая работа.
• Улучшение процессов: вы не сможете улучшить то, как ваша организация выполняет свою работу, если не знаете, как это делается сейчас.

Для документирования процесса часто бывает достаточно простой блок-схемы. Однако в случаях, когда процессы состоят из нескольких этапов, работают в разных отделах или имеют другие разделенные категории, лучше всего подойдет блок-схема зоны ответственности или многофункциональная блок-схема. Он визуально разделяет процесс на отдельные категории.

Технологическая документация — современный подход

Каждая организация со временем стремится расти. Наиболее частым препятствием, с которым сталкивается организация на пути к масштабируемости, является отсутствие надлежащих процессов и систем.Чтобы преодолеть это, организации необходимо принять стандартный подход к созданию и документированию бизнес-процессов. Все бизнес-процессы должны систематически документироваться, чтобы исключить операционную двусмысленность и служить в качестве учебного пособия для всех пользователей процесса. Это отвечает текущим и будущим потребностям организации в достижении желаемых бизнес-результатов систематическим и воспроизводимым образом.

Новый способ документирования процессов

За прошедшие годы подход к подготовке технологической схемы претерпел кардинальные изменения.Традиционный подход к блок-схеме процессов охватывает последовательность событий в процессе, включая все исключения в путь. Сегодняшние блок-схемы должны отображать желаемый ход процесса без исключений. Исключения представлены в отдельном разделе под блок-схемой. Некоторые из длительных исключений, с которыми трудно справиться, для лучшего понимания подробно описаны как отдельный процесс. Разница между новым подходом и старым подходом к документации процессов показана в таблице 1.

Таблица 1: Сравнение подходов к технологической документации
Традиционный подход к технологической документации	Новый подход к технологической документации
Графически представляет всю последовательность событий в процесс — включая исключения потока	Графически представляет желаемую последовательность событий в процессе — без полей решений и исключений
Исключения представлены в блок-схеме процесса	Исключения представлены в разделе описания процесса под блок-схемой
Длинные исключения включены в блок-схему основного процесса, что делает ее громоздкой и трудной для понимания	Исключения, которые являются длинными и имеют уникальный поток, подробно описаны как отдельный процесс
Не указывает на улучшения в текущем без труда	Выявляет немедленные улучшения в существующем процессе
Бережливое производство не может быть легко реализовано, поскольку документация не позволяет легко определить улучшения	Бережливые решения для устранения потерь могут быть легко реализованы
Трудно понять и внедрить, потому что громоздкий и сложный	Легко понять и внедрить
Избыточен экспертами по бережливому производству и разработчиками процессов, потому что все исключения никогда не могут быть полностью отражены в блок-схемах процессов	Предпочтительный способ документации для экспертов по бережливому производству и разработчиков процессов

Преимущества нового подхода

Новый подход, в отличие от традиционного подхода, охватывающего все исключения в рамках блок-схемы, имеет несколько преимуществ.Это:

1. Справочная информация: Результатом этого подхода является аккуратный документ, на который легко ссылаться — в отличие от загроможденного объемного документа, созданного с помощью традиционного подхода, который сбивает с толку и труден для понимания.
2. Управление: документами процесса (содержащими блок-схемы и описания процессов, а также ключевые показатели процесса, матрицу эскалации, глоссарий и т. Д.), Созданными с помощью современного подхода, можно легко управлять, поскольку они не такие громоздкие по сравнению с документами, созданными с помощью традиционный подход.
3. Динамическое добавление исключений: создание блок-схем процессов без блоков решений дает возможность владельцам процессов динамически включать исключения. Исключения можно легко перечислить в описании процесса без изменения блок-схемы. Это особенно полезно для процессов с большим количеством исключений, обнаруживаемых по мере развития процесса.
4. Реализация: этому подходу легче следовать с точки зрения реализации.
5. Обработка новых версий: позволяет легко обрабатывать новые версии процессов (созданные в результате изменений в существующей последовательности), поскольку основной поток в основном остается постоянным.
6. Непрерывное совершенствование с помощью анализа видов и последствий отказов (FMEA): это дает возможность команде выполнить FMEA по всем блокам процессов по отдельности и гарантирует, что все исключения устранены с помощью соответствующих решений.
7. Непрерывное совершенствование посредством бережливого производства: при таком подходе внедрить бережливое производство проще, чем при традиционном подходе.
8. Визуализация: блок-схема в этом подходе дает одноразовое представление о этапах процесса и более существенно регистрируется в сознании пользователей процесса.

Пример: процесс подключения новой службы

На рисунке ниже показан пример блок-схемы процесса, выполненной с использованием современного подхода. В нем подробно описаны все этапы процесса подключения к новой службе (NSC) в компании по управлению энергопотреблением.

Пример блок-схемы современного бизнес-процесса (Щелкните, чтобы увеличить)

Эта блок-схема описывает поток кросс-функционального процесса, устанавливающий четкую подотчетность для каждой бизнес-функции. Бизнес-функция, имеющая максимальное количество блоков действий, становится «функцией владельца процесса».«Ответственность за блок действий, который имеет решающее значение для всего процесса, остается за функцией владельца процесса, даже если она должна выполняться другой бизнес-функцией. Функция владельца процесса остается ответственной за создание механизмов (в форме показателей, информационных панелей и т. Д.) Для обеспечения прозрачности этих конкретных шагов.

На этой блок-схеме группа НСК выполняла функцию владельца процесса, поскольку документация клиента была передана на внешний подряд агентству документации, которое находилось под внутренним управлением группы НСК.Задание «Выполните дедупликацию [дедупликацию], основные сведения зафиксированы» было критически важным, но выполнялось другой функцией. Здесь команда NSC обеспечила прозрачность с помощью системных проверок и мер, так что при вводе данных о клиенте дедупликация происходила автоматически, а номер потребителя генерировался через ИТ-систему.

Блоки действий, которые можно автоматизировать в будущем, были отмечены цветом (желтым), чтобы четко отображать требования к ИТ-системе.Более того, возникла потребность в стандартизации некоторых действий в существующем потоке, чтобы исключить возникновение ошибок на этом этапе. Они также были обозначены цветом (синий). Это сопоставление позволило выделить легко распознаваемые области для реализации решений по защите от ошибок с помощью Lean. Поле действия «FE собирает и проверяет документы» было определено как шаг, который может привести к максимальному количеству ошибок, если не будет выполнен должным образом. Решение Lean, которое было реализовано для борьбы с этой болезненной областью, заключалось в подготовке контрольного списка действий, который ИП должен заполнять во время визита для завершения сбора и проверки документов.

Процедура обработки исключений не описана в блок-схеме, но объясняется в сопроводительной таблице, выдержка из которой приведена в таблице 2.

Таблица 2: Примеры руководящих указаний по обработке исключений
Исключение	Процесс обработки исключения
Клиент не производит оплату векселя до востребования	Срок оплаты + 1 день = Автоматическое SMS-сообщение заявителю, информирующее его о том, что он пропустил срок дата оплаты до востребования Позвонить клиенту, если до востребования не будет оплачено 2 дня после установленной даты до 7 дней после установленной даты (максимум 3 попытки вызова) В случае, если заявитель не оплатит до востребования Срок действия запроса НСК истекает в течение 30 дней с установленной даты.В этом случае, если заявителю требуется подключение к услуге после даты истечения срока действия номера запроса, процесс запроса NSC начнется с самого начала.
Отчет TF — невыполнимо	Сайт не готов Справка соискателя о готовности и том, что находится на месте Отправьте дело группе планирования для следующих шагов Нагрузка падает на эти диапазоны: Более 7,5 кВт и менее 20 кВт Более 20 кВт и менее 150 кВт Более 150 кВт Дело отправлено группе планирования, которая рассмотрит требования (e.g., строительные работы, доступ, доступность трансформатора для оценки того, откуда должно быть выполнено подключение, и т. д.) на основе категории, в которую попадает нагрузка, и реализовать соответствующий план действий для диапазона.

Резюме

Создание, оптимизация бизнес-процессов и подробная документация необходимы для поддержания и роста организации.