Условия участия в выставке – : , , , ,

Правила результативного участия в выставке

Преимуществом выставки является концентрированное сочетание экспозиции, личных контактов, продвижения продаж, а также достаточно широкого первичного (посетителей) и вторичного (через СМИ) охватов общественности.

Автор: Ирина Викторовна Алешина, кандидат экономических наук, заместитель заведующего кафедрой маркетинга Государственного университета управления.

Выставки различаются по тематике — многопрофильные, отраслевые, специализированные. Выставка может проводиться в масштабе одной компании или целой отрасли. Выставка может длиться от нескольких дней до нескольких месяцев и более. Выставляться могут как товары и услуги, предназначенные к продаже, так и предметы искусства, исторические памятники. Некоммерческие выставки работают на имидж организаторов, авторов и экспонентов.

Что дает компании участие в выставке


  1. Участие в торговых показах улучшает и поддерживает имидж компании для всех групп общественности. Для многих компаний важен сам факт участия в выставке, в которой они видят, прежде всего, имиджевую акцию. Выставка позволяет улучшить благорасположение существующих клиентов и дает возможность привлечь интерес новых потребителей.
  2. Информация об участниках выставки появляется в средствах массовой информации — на телевидении, радио, Интернете или в экономической прессе. Тем самым аудитория информирования увеличивается многократно.

  3. Выставка — это экономически эффективное средство продвижения товара. Затраты на одного посетителя традиционной выставки в 3 раза ниже, чем при личной продаже (учитываются аренда площади, стоимость конструкций, поездки павильонного персонала, затраты на проживание и заработную плату).

  4. Выставка обеспечивает получение широкого маркетингового сообщения большим количеством людей одновременно в сочетании с возможностями персональных коммуникаций.

  5. Специалисты по продажам имеют возможность осуществить на выставке все элементы процесса личных продаж: определение перспективных покупателей; обслуживание существующих счетов; презентация продукта; улучшение корпоративного имиджа, сбор информации о конкурентах; продажа товара.

  6. Товар на выставке можно показать в действии, рассказать о нем подробно, — и именно так, как хочет представитель компании-экспонента.

  7. Показ нового, только что созданного компанией изделия на коммерческой выставке, — простой и дешевый способ запустить его в производство, найти покупателей идеи или инвесторов.

  8. Изучение спроса и потенциального рынка для нового товара в процессе демонстрации образца и обсуждения его коммерческого потенциала с посетителями стенда.

  9. Выставка помогает выйти на новый для фирмы рынок — в том числе зарубежный.

  10. Выставка создает благоприятные возможности для разнообразных встреч специалистов компании с важными для них икомпании людьми в течение непродолжительного времени — периода её работы.

  11. Участие в коммерческой выставке дает компании шанс для проведения обстоятельных переговоров с любым посетителем на вашем стенде.

  12. Выставка позволяет расширить потенциальный рынок, потому что многие из посетителей увидят продукцию экспонента впервые.

  13. Крупные выставки, особенно международные торговые выставки, привлекают почти всех крупных производителей и торговых агентов в данной области, что дает участнику возможность встретиться с ними.

  14. Технический и административный персонал фирмы-участника получает возможность встретиться с потенциальными клиентами и осознать свое место на рынке — так же, как это приходится делать торговым агентам в повседневной деятельности.

  15. Участие в выставке дает возможность работать с заинтересованными посетителями — целевой аудиторией — «лицом к лицу». Значительная их часть имеет, как правило, полномочия закупать продукцию. Предварительное знакомство с информацией на стенде облегчает их последующее общение с коммерсантом, работающим на стенде.

  16. Участие в выставке дает уникальную возможность реальному покупателю непринужденно беседовать на нейтральной территории с коммерческими агентами экспонента. Часть таких покупателей не имеет возможности прийти и побеседовать со специалистами экспонента на его территории из-за контактов с конкурентами или по другим «политическим» мотивам.

  17. Участвуя в выставке, компания получает возможность идентифицировать перспективы, — свои, отрасли, продукта, конкурентов. Это технологические, экономические, социально-психологические (имидж, репутация), производственные перспективы.

  18. Новый товар апробируется, тестируется на выставке.

  19. Новый, еще неизвестный потребителю товар, может быть продан на выставке.

  20. Экспозиционная активность улучшает и поддерживает корпоративную мораль как ритуал или традиция, свидетельствующая о стремлении фирмы к развитию и наличии у неё соответствующих достижений. Совместная работа сотрудников над улучшением имиджа фирмы сплачивает сотрудников, и, соответственно, улучшает внутренний имидж фирмы, создаёт атмосферу деятельного оптимизма.

Негативные стороны участия в выставке

  1. Высокая стоимость выставочной площади.

  2. Приходится перемещать торговый персонал с их прежних территорий.

  3. Большие торговые показы часто хаотичны, переполнены и беспорядочны.

  4. Проблемы трудовых отношений затрудняют участие в выставке (изменение условий труда).

  5. На выставке много случайных зрителей, зевак, которые не собираются ничего покупать.

  6. Возможна утечка информации о продукте, технологиях к конкурентам.

Цели посетителей выставки

Экспоненты должны работать с посетителями, чтобы достичь своих целей. Поэтому необходимо знать, зачем посетители приходят на выставку:

  1. Найти решение для осознанных ими проблем.

  2. Решить или уточнить для себя окончательно решение — какого продавца выбрать для послевыставочной покупки.

  3. Идентифицировать новые методы — технологии, средства, которые появились в области его интересов.

  4. Встретиться с техническими экспертами «лицом к лицу», получить консультацию, завязать новые знакомства с несколькими специалистами в одном месте за непродолжительный период времени.

  5. Посмотреть продукты непосредственно в действии, «потрогать их руками».

  6. Наблюдать и сравнить множество конкурирующих продуктов одновременно.

  7. Купить один или несколько продуктов — образцов, экспонируемых на выставке.

  8. Прогуляться и сменить обстановку с пользой для развития кругозора. Эти цели свойственны специалистам смежных областей профессиональных интересов.

  9. Развлечься и использовать возможность бесплатно поиграть на компьютере, посидеть в кабине автомобиля, набрать бесплатных календарей, пакетов, дисков, сувениров, просто красивых картинок. Эти цели свойственны детям, отчасти подросткам и людям, не имеющим возможность получить все это в другом месте.

Чем уже сфокусирован (более специализирован) торговый показ, тем меньше масштаб интереса к ней и тем более заинтересованная аудитория его посещает. Тем, кто желает видеть на выставке только своих сегодняшних клиентов, стоило бы пригласить их на специальную закрытую презентацию-семинар. Выставка, особенно международная, должна быть демократичнее, шире такого семинара, у нее должен быть масштаб, широкий охват аудитории. Выставка генерирует паблисити компании не только и не столько в кругу клиентов и отрасли, но и в обществе, в мировом сообществе.

Организация участия в выставке

Участие фирмы в выставке требует серьезной работы — аналитической, плановой, организационной; контроля и регулирования задолго до начала и долго после окончания выставки.

Ответственный менеджер должен быть наделен полномочиями и правом принятия решений в отношении всех вопросов экспонирования. К этим вопросам относятся:

  1. Площадь, необходимая экспоненту для представления товаров и услуг. Для этого надо решить — что экспонировать; как экспонаты можно разместить в пространстве и знать, сколько стоит квадратный метр площади.

  2. Разработка бюджета проекта. Чтобы избежать ненужных трат и увеличить возврат на экспозиционные инвестиции, затраты бюджета лучше разделить на две сферы: прямые затраты — плата за стендовое пространство, сборку и демонтаж стенда, специальная литература и непрямые расходы — время персонала на подготовку к выставке, затраты и расходы на работу на выставке и её обеспечение.

  3. Выбор/дизайн стенда. Стенд — это конструкция, позволяющая демонстрировать ваш продукт. Стенд может быть привезен экспонентом или его изготовление может быть заказано организатору выставки. Экспозиция должна быть ориентирована на объемное восприятие, хорошо освещаться, использовать действующие модели, фильмы — всё, что привлекает необычностью. Экспозиция должна иметь место для верхней одежды сотрудников, место для приема — гостиную для посетителей. Желательно иметь книгу отзывов.

  4. Подготовка материалов для каталога выставки (как правило, за несколько месяцев до начала выставки).

  5. Планирование перевозки экспонатов и стендов, размещения сотрудников.

  6. Подготовка и распечатка приглашений посетителям, в появлении которых участник заинтересован.

  7. Обучение персонала работе на выставке. Персонал должен уметь показать новый продукт в действии, объяснить его функции и преимущества. Кроме того, существуют:

  • будь доброжелателен и дружелюбен;

  • оставляй посетителей на несколько минут ознакомиться со стендом самостоятельно;

  • подходи к ним с уместным замечанием, например, — Вы видели нашу машину? Вы видели нашу брошюру?

  • спрашивай посетителя — для какой компании он работает и какова его роль в компании;

  • обеспечь возможность предоставления дополнительной информации;

  • носи символику/значок своей компании;

  • разговаривай со всеми, кто приходит к твоему стенду;

  • давай посетителю достаточно времени для прочтения специфических пунктов, интересующих его;

  • если ты занят с одним посетителем, улыбнись или кивни, приветствуя прибытие нового посетителя;

  • представь посетителей соответствующим членам твоей компании, используя название их компании, а также их имена.

Существуют также правила, относительно того:

  • не носись на дороге у посетителей, дай им подойти к стенду;

  • не стой, болтая на углах с другими сотрудниками;

  • не рассиживай, постоянно куря или попивая кофе;

  • не оставляй посетителей одних на продолжительное время;

  • не спрашивай просто — могу ли я вам помочь? Задавай открытые вопросы, т.е. требующие развернутого ответа;

  • не обещай выслать литературу, при этом забывая выписать листок с запросом;

  • не стой, скрестив руки на груди и свирепо глядя на посетителей;

  • не собирайся в группы с другими членами штата;

  • не стой в позиции, блокирующей доступ к твоему стенду;

  • не рассиживай, читая газеты;

  • не позволяй посетителям чувствовать себя помехой. Персонал у стенда должен всегда выглядеть энтузиастично. Продажи могут быть потеряны, если персонал набрасывается на посетителей, подходящих к стенду, а также если посетителей предоставляют самим себе.

В день открытия выставки или накануне организаторы принимают представителей прессы. Нужно быть готовым принять их и у вашей экспозиции, помочь сделать снимки или видеозапись вашей экспозиции. На большинстве выставок работает пресс-центр, откуда участники могут распространять пресс-релизы.

Причины неудачных экспозиций 

Выставки не всегда удачны или не всегда оцениваются менеджментом фирм как удачные. Часть корпоративных маркетинговых управляющих воспринимает торговые показы как непродажную активность, или в лучшем случае, как развлекательное мероприятие для персонала фирмы, участвующего в выставке. Причинами неудач являются:

  • недостаток целевой ориентации участия — лишь немногим более половины фирм-участников ставят конкретные цели до принятия участия в данном показе;

  • слабая подготовка персонала — более половины фирм-экспонентов не обучают персонал, работающий в павильоне;

  • неосведомленность потенциальных посетителей о выставке. Лишь пятая часть участников информирует аудиторию своих потенциальных потребителей о своем участии в выставке;

  • недостаток опыта посещения торговых показов у представителей экспонентов;

  • недостаток анализа результативности участия в выставке. Сотни компаний тратят миллионы долларов ежегодно на торговые показы. Однако лишь меньшинство организаторов учитывает связь между перспективными контактами и продажами, а также предоставляют менеджменту своей компании данные о возврате на инвестиции в экспозиционную деятельность.

Количественная оценка экспозиционирования

Количественная оценка необходима для конкретизации целей экспозиционирования, выбора инструментов их достижения, координации работ и оценки результативности экспозиционной деятельности. Все показатели оценки делятся на три группы:

1. Индикаторы качества публики:

  • доля аудитории с высоким интересом увидеть продукты/услуги компании, %;

  • доля посетителей, имеющих компетентность решающего последнего слова или рекомендации для закупки одного или более продукта/услуги, экспонируемых на торговом показе, %;

  • доля посетителей, планирующих купить один или более экспонируемых продуктов/услуг, %;

  • доля посетителей павильона, сообщивших, что они заинтересованы посмотреть типы продуктов/услуг вашей компании,%,

2. Активность аудитории:

  • среднее время, проведенное посетителем на выставке.

  • плотность движения. Показатель рассчитывается как частное от деления общего числа посетителей за период работы торгового показа на площадь экспозиционного пространства. Плотность движения помогает сравнивать отдельные выставки.

3. Индикаторы эффективности экспозиции:

  • Затраты на посетителя. Рассчитывается как частное от деления общих затрат на участие в выставке на число посетителей, посетивших ваш павильон.

  • Доля аудитории, получившей личный контакт на экспозиции компании.

  • Число установленных перспективных контактов (lead). Один перспективный контакт — это данные, оставленные посетителем — имя, фирма, адрес и номер телефона. Эту информацию экспозиционеры должны собирать и хранить.

  • Число продаж, генерированных из числа инициативных контактов, обретенных на торговом показе. При этом учитываются как совершенные на самом показе продажи, так и те, что сделаны месяцы спустя.

  • Затраты на перспективный контакт. Рассчитывается делением затрат на показ на число установленных перспективных контактов. Показывает полезность затрат, инвестированных в конкретный показ.

Результативность участия фирмы в конкретной выставке определяется с учетом целей участия. Например, если цель — широкое распространение информации о новом продукте, то в числе показателей может быть число брошюр, распределенных среди посетителей.

Элитариум

re-port.ru

Основные причины участия в выставках.




В первую очередь выставка обеспечивает близкий контакт с целевой аудиторией фирмы. Проведение личных презентаций целевым потребителям становится, возможно, только тогда, когда можно встретиться с ними лично. В масштабах крупной компании это далеко не всегда легко осуществить. А на выставке, где одновременно собираются производители одной отрасли или близких сфер деятельности, вероятность встретить своего потенциального потребителя увеличивается многократно.
Вторая причина участия в выставке – возможности для проведения конкурентного анализа. Обычно, на такие мероприятия компании стараются представить свои последние разработки и новейшие продукты. Таким образом, выставка экономит средства на проведение маркетинговых исследований в части конкурентного анализа. Можно просто обойти стенды своих конкурентов и зафиксировать представленные продукты и услуги. Кроме того, на выставке можно пообщаться со своими конкурентами, чем многие пренебрегают. Пользу от поддержания контакта со своими конкурентами очень сложно переоценить.
В-третьих, тематические мероприятия предоставляют возможность продемонстрировать собственный бренд и рекламное послание большому количеству целевых потребителей, партнеров и СМИ. Представители СМИ обязательно посещают такие мероприятия, и встреча с ними должна присутствовать в списке ваших задач на выставке. Дать интервью, снабдить СМИ полезной информацией о деятельности компании на выставке, особенностях мероприятия – отличная возможность для пиара. На такие мероприятия идеально приглашать известных журналистов и корреспондентов от лица своей компании, чтобы они шли не просто на мероприятие, а именно – к вам за информацией.

 

Основные этапы участия экспонента в выставке.

В общем виде выставочная деятельность предприятия последовательно реализуется на таких этапах:

1. Этап подготовки участия.

2. Стадия работы ярмарки\выставки.

3. После выставочная деятельность.

1. Принятие решения об участии в ярмарке или выставке.



Начинать работу следует с ответа на вопрос – нужна ли Вам выставочная деятельность вообще? Если ответ – ДА, то предприятие должно обратить основное внимание на:

1. Размер общей экспозиционной площади.

2. Степень известности именно этой выставки или ярмарки.

3. Тематику выставки или ярмарки и ситуацию в отрасли в целом.

4. Список экспонентов выставки или ярмарки предыдущих лет.

5. Список экспонентов, уже заявивших о своем участии.

6. Время проведения выставки или ярмарки и ваш календарный план производства и сбыта.

7. Цену аренды экспозиционной площади.

8. Условия участия в общем каталоге.

Дата принятия решения об участии в выставке совпадает с датой начала процедуры организации участия, пунктом отправления которой является получение регламента, содержащего условия участия, за чем следует составление графика контактов с устроителями.

Сразу же после составления графика контактов с устроителями ярмарки/выставки предприятие обязано строго в рамках установленных сроков заполнить и отослать все соответствующие формуляры. Главным из числа различных документов является заявка об участии. Принятие устроителем ярмарки/выставки заявления об участии автоматически обозначает и принятие экспонентом условий участия в ней, которые он обязан строго выполнять.

Параллельно контактам с устроителем выставки экспонент должен заняться подготовкой экспонатов, от вида и количества которых зависят как выбор стенда, так и элементы их поддержки.

2. Этап подготовки

После установления целей участия в выставке предприятие составляет смету стоимости участия, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления. Смета устанавливает пределы, в которых должны проводиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке.

Дополнительно следует определить основные позиции, основные статьи расходов.

Необходимо помнить также, что участие в выставке требует более высокого уровня затрат. Правильное и своевременное изучение фасада выставочного зала помогает фирме в ее стараниях добиться подходящего размещения стенда и суметь воспользоваться большим стечением посетителей к «знаменитым» стендам.




Вопрос № 17. Выставочный дизайн.

Вся выставочная композиция разбивается на несколько зон:
• Публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечивает контакты с посетителями, работают стендисты).
• Рабочая (место для проведения переговоров представителями фирмы с потенциальными партнёрами и клиентами).
• Служебная (вспомогательные помещения и площади для хранения экспонатов, рекламной литературы, отдыха сотрудников, одежды, приготовления напитков).

Стенд — это образ предприятия — экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру. В связи с этим стенд должен:
• Выделять предприятие.
• Привлекать, не будучи вызывающим.
• Пробуждать интерес.

Виды стендов:

  • Линейные – самый простой и распространенный вид. При этой форме используется только лицевая сторона застройки.
  • Угловые – лучший вариант для малых площадей, предельно простые при проектировании и изготовлении.
  • «Полуостров» – доступны для осмотра посетителями выставки с трех сторон, что дает большое преимущество ознакомления с экспонатами, не создавая при этом толпы около выставочного стенда. Рекомендуем использовать данный вид стенда для презентаций.
  • «Остров» – оптимальное решение для больших площадей. При использовании этого вида выставочных стендов от компании-застройщика требуется большой опыт работы при проектировании и изготовлении выставочного комплекса.
  • «Сквозные» – обеспечивают всесторонний обзор экспонатов выставки из-за наличия проходов. Этот тип выставочных стендов провоцирует посетителей пройти всю экспозицию насквозь.
  • «Визави» – это два стенда, как правило, линейных, которые располагаются друг против друга. Уникальность изделия состоит в наличии двух фасадов с выходом в один проход, но есть и ряд недостатков. Основными недостатками этого типа выставочных стендов являются: необходимость привлечения дополнительно персонала, а при ознакомлении с экспонатами может сложиться впечатление, что расположены два самостоятельных выставочных стенда.
  • Выставочные стенды на открытом пространстве – данный тип стендов используется, если экспонаты крупногабаритные, которые невозможно разместить в выставочных павильонах.
  • Закрытые и открытые стенды – закрытые стенды имеют прозрачные или непрозрачные стены, что ограничивает общение внутри «помещения», открытые – дают хороший пространственный обзор и возможность свободно общаться на расстоянии вне границ выставочного стенда.

 

Что входит в дизайн?

  • выставочный информационный дизайн;
  • дизайн внутренней рекламы, в том числе интересные авторские концепции в оформлении выставочного пространства;
  • концептуальный выставочный дизайн – визуальное воплощение имиджа компании.

Дизайн при оформлении выставочного стенда может быть выполнен с учётом применения любых современных материалов: МДФ, металла, ДСП, ткани, стекла, цветного оргстекла, бумаги, металлической сетки и других, доступных по цене и свойствам. Также разрабатывая дизайн, применяются интересные конфигурации оборудования: гнутые линии, всевозможные надстройки, легкие цветные панели, рамочные стенды-трансформеры. Для дополнительного оформления дизайна выставочных стендов мы используем неоновую подсветку, искусственные цветы и зелень, лазерное оборудование, фонтаны.

 

Вопрос № 18. Проведение подготовительно-организационных мероприятий к выставке. Предвыставочная маркетинговая компания.

Организационные мероприятия

Разработка концепции выставочного проекта

— Документальное обеспечение

— Концепция выставочного проекта

При разработке концепции выставочного проекта необходимо проведение серьезных маркетинговых исследований, которые дадут ответ на следующие вопросы:

— готовность рынка/отрасли к проведению данного проекта

— наличие партнеров ( по рынку/отрасли) по организации выставки

— наличие аналогичных выставочных проектов

Документальное обеспечение

Компания организатор выставки – зарегистрированное Общество с Ограниченной Ответственностью, с Уставом, глава ООО – Генеральный директор. Данное юридическое образование позволяет заниматься ярмарочно-выставочной деятельностью.

Необходимые документы – заявка на участие в выставке, договор с экспонентом на предоставление основных и дополнительных услуг, договор с компанией-застройщиком, договор с выставочным комплексом и т.д.











infopedia.su

Нужно ли участвовать в выставках, что дает участие в выставках



Содержание статьи:


Современные торговые отношения предусматривают обязательное продвижение товаров и инновационных технологий. Для этих целей в каждой стране ежегодно проводится по несколько десятков, а иногда сотен тематических выставок. Это стало неотъемлемой частью ведения бизнеса в современных условиях. Каждый предприниматель, участвуя в таких мероприятиях, получает возможность рекламировать продукцию и расширять свою деятельность.

На сколько, важно принимать участие в выставках?



Выставка – это тематическое мероприятие, которое способствует продвижению товаров и расширению рыночных границ. Второй, не менее важный критерий – это расширение партнёрских отношений и поиск новых источников поставок. Существуют разные трудности в предпринимательской деятельности, и именно выставка помогает решить основные задачи. Главный положительный фактор – это место посещают не обыватели, а люди, которых интересуют подобные тематические товары или услуги.


И хотя многие бизнесмены скептически относятся к этим мероприятиям, большинство успешных проектов проходят через выставки и приобретают объяснимую популяризацию своих товаров и услуг.

Какие преимущества от участий в выставках?


  1. Главное преимущество – продвижение Вашего продукта или бренда.
  2. Участие в выставке – стартовая площадка для заключения новых договоров и перехода на качественно новый уровень производства.
  3. Это даёт возможность «держать руку на пульсе современного рынка». Вы знакомитесь с актуальными условиями и потребностями рыночных отношений.
  4. Поиск новых дистрибьюторов или партнёров для расширения торговых территорий.
  5. Многие «первооткрыватели» после участия в выставке становятся «узнаваемыми». Главное преимущество при этом – о Вас узнают те, кто пользуется подобными услугами или товарами.
  6. Возможность популяризации экспериментальных продуктов перед запуском в серийное производство.

Как определить актуальность выбираемой выставки?


Чтобы Ваше участие было максимально эффективным, необходимо заранее выяснить несколько критериев и условий, которые оказывают ключевое воздействие. Для этого поинтересуйтесь:

  • тематикой и направлением;
  • форматом мероприятия;
  • местом проведения;
  • информационной поддержкой;
  • репутацией организаторов;
  • сроками участия и конечной стоимостью.

Что даёт участие в выставке?


  1. Это даёт возможность напрямую нести информацию о продукте к конкретной целевой аудитории.
  2. Участвуя в таких мероприятиях можно изучить отношение посетителей выставки, чтобы понять актуальность действующей стоимости товаров и услуг. Анализируя полученную информацию можно вносить корректировку в маркетинговую политику.
  3. На выставках продукт экспонируется в выгодном положении, поэтому все достоинства и преимущества получают максимальную рекламу.
  4. Потенциальные клиенты обязательно заметят Вашу готовность инвестировать в подобные мероприятия, которая является свидетельством положительных тенденций развития производства и перспектив сотрудничества с вашей компанией.
  5. Положительный эффект от живого общения с потенциальными клиентами или возможными партнёрами. Это оптимальные условия, так как посетители являются деловыми представителями или руководителями компаний.
  6. При грамотном подходе к выставочной кампании вполне реально повысить продажи и соответственно доходы предприятий. После появления подобных тенденций можно существенно сократить бюджет на общие рекламные мероприятия.
  7. Быстрая окупаемость за счёт расширения рыночных территорий.
  8. Аналитика мероприятия позволяет избежать дорогостоящих маркетинговых исследований.


Помимо Вашей деятельности любая выставка освещается в масс-медиа ресурсах и на телевидении, что может принести положительный эффект без лишних затрат, дополняя рекламу Вашему предприятию!

Перейти к списку статей

expodinamika.ru

Технология работ по организации участия в выставке.


Подготовка к работе на выставке включает в себя:

— инструктаж по общим вопросам (тематика выставки, цель присутствия, информация о других компаниях-участниках; задачи стендиста, план и распорядок работы стенда; список приглашенных, а также порядок ведения различных регистрационных документов). Необходимо также, чтобы стендисты хорошо знали предмет, основные характеристики товара (услуги) и отличие от аналогов, условия применения и поставки продукции.

— освоение особенностей общения с посетителями.

Индивидуальное участие в выставке со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для «первого выступления» на арене выставки можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот.

Государственные учреждения, союзы и другие институты — например, Торгово-промышленная палата — организовывают вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок совместное участие отдельных стран или отраслей, или же общие стенды многих экспонентов под одной крышей. Такая форма участия — выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.

Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественного предприятия тоже может быть для начала полезно, так как знакомит с практикой выставки. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре. Данные о субэкспонентах точно так же вносятся в каталог.

Регистрация

Места на многих немецких выставках «расходятся» очень быстро. Рекомендуется поэтому заблаговременно подавать заявку об участии в выставке. Прием заявок заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла) до начала мероприятия. Поскольку в заявке нужно указывать необходимое количество площади, то на основании списка экспонатов должна быть сразу выработана приблизительная концепция стенда.

Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующие документы и информацию:


• Планы территории

• Планы павильонов

• Документы для регистрации

• Документы об услугах

• Предлагаемые места для стенда

• Условия проведения выставки

• Инструкции

В заявке нужно указать следующие данные:

• минимальные и максимальные размеры стенда (в м2)

• расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура) габариты стенда (длина и ширина)

• тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд)

• отклонения от заранее заданной схемы распределения места

• конструкцию (одно- или двухэтажный стенд)

• данные о выставляемых товарах (структура по отраслям)

• субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы

• данные о количестве ожидающихся отходов и их виды

При совместном участии в выставке заявку подает то учреждение, которое занимается в этом случае организационными вопросами.

Условия участия в выставке

В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора как: допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки и даются инструкции по монтажу и разборке, указания по оформлению стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, высота стенда, допусти-мая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются указания по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования.

В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах — в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия, возможно, при определенных обстоятельствах придется выплачивать полную сумму арендной платы за стенд.



Требования техники безопасности

Для ввоза технических средств на выставку также существуют определенные инструкции, где предъявляются высокие требования к технике безопасности. Выставляемые приборы, которые предполагается продать в Германии, должны соответствовать требованиям. На выставочном стенде нужно поместить следующее объявление: «Данная продукция поставляется в исполнении, которое соответствует требованиям страны-импортера».

На немецких выставках большую роль играет торговля третьих стран. Если экспонат предназначен исключительно для этих стран и поэтому сконструирован соответственно их требованиям к технике безопасности, то написано должно быть так: «Только для экспорта вне пределов Федеративной Республики Германия».

Страхование

В принципе экспонент должен сам позаботиться о достаточной страховой защите. Поскольку участие в выставке во многих отношениях связано с риском, уже несколько десятилетий назад была разработана специальная система страхования на выставках. Организатор выставки несет только общую материальную ответственность за ущерб, нанесенный человеку или имуществу.

Страховка экспонента, действующая в течение выставки, обеспечивает покрытие ущерба во время транспортировки и пребывания на выставке и может быть заключена через типовой договор с организатором. Выставочная страховка защищает от всех опасностей, которым может подвергаться имущество экспонента, стенд и оборудование стенда, начиная от момента транспортировки с фирмы экспонента, далее монтажа и всего периода выставки, вплоть до разборки и возвращения имущества на место его постоянного хранения.

Страховка вступает в действие в случае нанесения ущерба при погрузке-разгрузке, во время транспортировки или пребывания на месте, при разборке и собственно на выставке. Ущерб, нанесенный публикой на выставке, тоже будет возмещен. Дополнительно может быть заключен договор о страховании материальной ответственности экспонента.

Предложение сервисных услуг экспоненту

В принципе устроитель и делом, и советом помогает экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке, в решении всех организационных и технических вопросов.

Вместе с документом об условиях участия в выставке или с подтверждением о выделении стенда экспоненту пересылаются формуляры заказа на разнообразные сервисные услуги. Помимо вспомогательных средств для работы с прессой и рекламы, у самого организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг — бесплатно или по твердым расценкам.

Сюда входят:

• арендованный стенд

• прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидеотехники

• услуги экспедиции

• помещения для хранения тары

• резервирование жилья

• уборка и охрана стенда

• транспортная и выставочная страховка

• проводка электричества, воды, нагнетаемого воздуха

• подключение телекоммуникаций

• предоставление подсобных рабочих

• фотообслуживание

Уже на месте при монтаже предлагаются и другие услуги, продажа и прокат цветов, декоративный материал и материал для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление новой рабочей силы и т.д.

В сервис входит также выдача удостоверений для персонала стенда. Соответственно величине стенда его персоналу раздаются бесплатные пропуска; другие удостоверения участников можно получить за плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки могут быть затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.

Каталог и информационные системы

Бланки для внесения данных в каталог и информационные системы пересылаются, как правило, вместе с официальным допуском. Следует обратить внимание на то, что выставочный каталог подписывается в печать относительно рано, потому что он должен быть в распоряжении заинтересованных кругов уже за несколько недель до начала мероприятия, чтобы они успели подготовиться к визиту на выставку.

Внесение данных в каталог обычно идет по трем линиям: в алфавитном порядке по названиям фирм (иногда с кратким изложением программы поставки), по наименованиям товаров или номенклатуре, и, наконец, по павильонам вместе с соответствующим планом павильона. Если нужно, то продукция экспонента может быть обозначена в разных товарных группах. Так же, за плату, в каталоге публикуют товарные или фирменные знаки. Можно опубликовать и объявление.

Для внесения в электронные системы информации для посетителей применяется тот же принцип распределения. Здесь тоже отчасти существуют возможности для рекламы. Что касается самих систем, то здесь рекомендуется в первый день выставки перепроверить внесенные данные и сравнить их с данными конкурентов, чтобы успеть сделать поправки.

Транспортировка и хранение

Разумное планирование и осуществление транспортировки предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные расходы, возникающие из-за спешки. Если речь идет о крупногабаритных предметах, то рекомендуется сотрудничество с опытной выставочной экспедицией. В планирование транспортировки входят следующие пункты:

• вид транспорта

грузовики, контейнеры для мебели, автомобили-шиньоны, личные транспортные средства, железная дорога, водный транспорт, самолет

• возможности транспортировки

индивидуальный транспорт, с попутным грузом, сборная партия груза

• средства для транспортировки (многократного употребления)

картон, ящики, коробки, контейнер

• документы для транспорта

проформа-счет, поручение на пересылку, договор на хранение, переводы документов, сопроводительные бумаги, документы на автомобиль для пересечения границы

• складирование пустой тары на территории выставки

Если не считать собственных средств доставки с фирмы на личных и грузовых автомобилях, на территории выставки за доставку и обратную транспортировку, а также за обеспечение разгрузочной техники ответственны только специальные экспедиторы выставки.

С одной стороны, дело здесь в условиях страхования, с другой — экспедитор выставки берет на себя (вместо устроителя) ответственность за доставку и отправку, уплату пошлины за все экспонаты и, кроме того, за хранение тары. Экспедиционные бюро на выставках работают постоянно: и во время монтажа, и во время самого мероприятия, и во время разборки. Заказы на услуги экспедиции должны быть сделаны своевременно, до выставки.

От зарубежных участников при транспортировке грузов и выполнении связанных с этим таможенных формальностей требуется знание соответствующих правил. Экспедиторы, имеющие опыт работы на международных выставках и часто являющиеся партнерами по договору самих компаний, следят за ходом передвижения всех грузов, нередко используя возможности сборных контейнеров для многих экспонентов сразу. Они гарантируют соблюдение всех инструкций и хорошо знают возможности погрузо-разгрузочной техники, которая находится в их распоряжении на месте выставки.

При оформлении транспорта через экспедицию улаживаются также и таможенные формальности. На международных выставках имеются собственные пункты таможенного досмотра. Компании по организации выставок публикуют информацию о правильном оформлении выставочных грузов, подлежащих таможенному контролю, об инструментах и технике для монтажа стенда, о продуктах питания или рекламных сувенирах и о печатной продукции.

Участие в общей программе

На целом ряде специализированных выставок можно в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Об этих докладах надо своевременно заявить. На это обычно не требуется специальных расходов. Администрация предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.

Экспонент может участвовать со своими товарами и в специальном показе. Такие спецпоказы обычно бывают объявлены отдельно; они организованы так, что никакой из фирм не оказывается предпочтение.

Экспонент может рассчитывать на участие в специальных конференциях, конгрессах или обсуждениях, чтобы освежить свои знания о современном положении дел. Но от всего этого не должно пострадать обслуживание стенда.

Приезд, отъезд и пребывание на выставке

Чтобы получить номер нужной категории, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки, таким образом, получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.

Как правило, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.

За границей часто организуются групповые поездки на выставки. Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.

Защита окружающей среды

Охрана природы и окружающей среды — одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии — насущная необходимость для каждого. Учет экологических аспектов в практической работе приносит пользу для устроителей выставки, для дизайнеров-оформителей выставочных стендов и для экспонентов. По этой причине рекомендуется не только говорить об охране окружающей среды, но и соблюдать экологические требования на практике.

На считанных квадратных метрах выставочных стендов за короткое время вырастают груды мусора. Как поступать с неизбежными и предотвратимыми отходами — один из вопросов экологического менеджмента. Необходима координация действий устроителей выставки, дизайнеров-оформителей выставочных стендов и экспонентов. Исходя из принципа «чем меньше, тем больше», следует с самого начала прогнозировать и учитывать появление отходов — как в количественном, так и в качественном (материалы и т.д.) отношении. Это поможет сократить или даже предотвратить отходы.

Возникновение большого количества отходов на всех ярмарках и выставках требует особенно продуманной организации монтажа и разборки. 75-80% вcex отходов, возникших в процессе участия в выставке, требуют немедленного удаления. Необходима также сортировка отходов с последующим направлением отдельных материалов на переработку и вторичное использование.

Все больше фирм-организаторов ярмарок вводят принцип четкой структуры затрат и компенсации побочных затрат участниками ярмарки, «виновными» в их возникновении. Участники выставки, таким образом, экономически также заинтересованы в том, чтобы по возможности не допускать отходов. Тот, кто оставляет за собой мусор, платит. Расчет прост: чем меньше мусора, тем меньше затрат по удалению отходов.

Таким образом, учет экологических аспектов в практической работе участника выставки связан со следующими преимуществами:

• Видимые признаки бережного отношения к окружающей среде вызывают положительную реакцию посетителей.

• Продуманный выбор материалов способствует сбережению ресурсов.

• Сокращение отходов снижает затраты по их удалению.

• Бережное отношение к окружающей среде — потенциал, который можно эффективно использовать в маркетинговой работе.

Для того, чтобы участие в выставке соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее учесть следующие моменты:

• системный подход к планированию, при котором все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;

• изыскание возможностей сокращения отходов при участии в ярмарках и выставках;

• заблаговременное получение информации о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;

• применение многооборотной тары и упаковки при транспортировке;

• сведению к минимуму отходов ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;

• применение изделий, рассчитанных на многоразовое использование или вторичную утилизацию;

• предотвращение загрязнений, повреждений, пыли, нерационального расхода материалов при монтаже и разборке стендов;

• взять на вооружение девиз: «Предотвращать — Сокращать — Повторно использовать».

Условия участия в выставке

В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора как: допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки и даются инструкции по монтажу и разборке, указания по оформлению стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, высота стенда, допусти-мая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются указания по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования.

В случае отказа от участия в выставке выплачивается неустойка в разных размерах — в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия, возможно, при определенных обстоятельствах придется выплачивать полную сумму арендной платы за стенд.

Участие в общей программе

На целом ряде специализированных выставок можно в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Об этих докладах надо своевременно заявить. На это обычно не требуется специальных расходов. Администрация предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.

Экспонент может участвовать со своими товарами и в специальном показе. Такие спецпоказы обычно бывают объявлены отдельно; они организованы так, что никакой из фирм не оказывается предпочтение.

Экспонент может рассчитывать на участие в специальных конференциях, конгрессах или обсуждениях, чтобы освежить свои знания о современном положении дел. Но от всего этого не должно пострадать обслуживание стенда.

Приезд, отъезд и пребывание на выставке

Чтобы получить номер нужной категории, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки, таким образом, получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.

Как правило, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.

За границей часто организуются групповые поездки на выставки. Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.

 



Рекомендуемые страницы:

lektsia.com

РЕГИСТРАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ УЧАСТИЯ В ВЫСТАВКЕ — МегаЛекции


Места на многих зарубежных выставках «расходятся» очень быстро. Поэтому необходимо заблаговременно подавать заявку об участии в выставке. Прием заявок, например в Германии, заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла проведения – ежегодное или раз в два года) до начала мероприятия. В заявке с учетом вышеуказанной предварительной концепции стенда нужно указывать необходимое количество площади.

Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для регистрации, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, условия проведения выставки, инструкции.

В заявке нужно указать:

ü минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м),

ü расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура),

ü габариты стенда (длина и ширина),

ü тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд),

ü отклонения от заранее заданной схемы распределения места,

ü конструкцию (одно- или двухэтажный стенд),

ü данные о выставляемых товарах (структура по отраслям),

ü субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы,

ü данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.

При совместном участии в выставке заявку подает та организация, которая занимается организационными вопросами.

От российских устроителей выставок еще не всегда поступает весь перечень информации, в то время как выставочные фирмы, организующие международные выставки, предоставляют весь комплекс документов.

Условия участия в выставке (договор на участие).В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора, как допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

.

Приезд, отъезд и пребывание на выставке.Чтобы получить номер нужной категории в гостинице, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки таким образом получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.


Как правило, в крупных выставочных городах, например в Германии, квартирные бюро в течение всей выставки функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.

Во многих странах мира часто организуются групповые поездки на выставки (в том числе в рамках делового туризма). Справки об этом можно получить у организаторов выставок и в их зарубежных представительствах.

Защита окружающей среды.Требование учета экологической безопасности при организации выставочной деятельности в России еще не стало одним из важнейших. В этом отношении весьма полезен опыт Германии. Немецкие выставочники исходят из понимания того, что охрана природы и окружающей среды – одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии – насущная необходимость.

Для того чтобы участие в выставке соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее:

§ использовать системный подход к планированию, когда все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;

§ изыскивать возможности сокращения отходов;

§ заблаговременно получать информацию о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;

§ применять многооборотную тару и упаковку при транспортировке;

§ сводить к минимуму отходы ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;

§ применять изделия, рассчитанные на многоразовое употребление или вторичную утилизацию;

§ предотвращать загрязнения, повреждения, пыль, нерациональный расход материалов при монтаже и разборке стендов;

§ взять на вооружение девиз: «Предотвращать – Сокращать – Повторно использовать».

Участие в общей программе.Проведение большинства специализированных выставок в настоящее время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий. В тех случаях, когда подобные мероприятия носят образовательный характер, организаторы выставок-ярмарок добавляют к стоимости участия в выставке регистрационный взнос или устанавливают отдельную плату за посещение учебных семинаров. Однако, если это мероприятие приравнивается к конференции (форуму, конгрессу), то оплата участия в нем устанавливается отдельно. В России до последнего времени большинство специализированных выставок включает затраты на организацию связанных с тематикой выставок научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов» в стоимость затрат на аренду выставочных площадей[4]. В результате на целом ряде специализированных экспозиций в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, экспонент имеет возможность выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Но об этих докладах надо своевременно проинформировать устроителя. Соответствующая запись, как правило, должна быть помещена в заявке-договоре, включая тему, время и дату желательного выступления. На это, как уже указано, обычно не требуется специальных расходов. Устроитель предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.

Экспонент может выступить со своими товарами и в специальном показе.



Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:

megalektsii.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о