что такое, особенности и рекомендации

Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

Предпосылки

Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

Экономический эффект

Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше — 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

Делопроизводство и документооборот

Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство — это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего — с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается «справкой». Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

Функции и задачи СЭД

Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

• систематизации работы с документами.
• созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
• автоматизации учёта;
• классификации документов.

Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

• создания карточек.
• формирования текста документа;
• сохранения данных в формате pdf или ms word;
• управления правами доступа пользователей;
• создание маршрутов;
• управления движением документов;
• рассылки уведомлений, напоминаний;
• ведения журналов, справочников, классификаторов;
• формирования поручений;
• поиска и подписание документов;
• формирования отчётов.

К общесистемным функциям можно отнести:

• удалённую работу с документами;
• использование СУБД для хранения данных;
• одновременную работу с СЭД;
• обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

Преимущества и недостатки

Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

• централизованное структурированное хранение информации;
• одинаковый подход к формированию и обработке документов;
• использование шаблонов;
• поиск;
• аудит доступа.

К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

Процессы обработки документов

В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

• условия переходов между этапами;
• разделения маршрута;
• циклы обработки;
• запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
• задаются роли пользователей.

Виды обработок:

• Создание документа.
• Редактирование.
• Переименование.
• Перемещение.
• Сохранение.
• Индексирование.
• Удаление.

Расходы на СЭД

Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

Внедрение СЭД

Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

• создание рабочей группы, определение руководителя;
• определение целей и задач;
• проверка существующих документационных процессов;
• разработка технического задания;
• выбор СЭД;
• заключение договора на внедрение СЭД;
• разработка и утверждение регламента работы;
• проверка первоначального наполнения справочников;
• предварительное испытание СЭД;
• обучение персонала работе;
• тестовое внедрение СЭД;
• анализ результатов тестовой работы;
• исправление ошибок;
• полноценное внедрение СЭД.

Ошибки внедрения

Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка — это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка — неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

Технологии хранения документов

В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него — в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

Что такое поточное сканирование?

Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

Оптическое распознавание текстов

Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

Штрих-кодирование

Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

ЭЦП

Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа — сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

Полнотекстовой и атрибутный поиск

Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий «Контрагент» обеспечивает поиск данных в поле «Получатель» или «Отправитель». При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

fb.ru

СЭД: введение

• 12 декабря 2012
• Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота.  Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Использование специализированных систем актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций) поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда ее называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель) и бизнес-структуры заинтересованы в программных продуктах, упрощающих документооборот. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• дает предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому ее работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
• ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся правила по работе с электронными подписями, «сочетаемость» системы с юридически значимым документооборотом. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Все это нужно предусмотреть при выборе СЭД для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Чтобы систему электронного документооборота можно было назвать полноценной, в ней должны быть реализованы многие функции. К основным из них относят:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простая, прозрачная, интуитивно понятная связь программы и конечных пользователей.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удаленных друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить ее на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка ее эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные программные продукты для решения задач по организации и поддержке электронного документооборота. Наше отличие — комплексный подход: вместе с самим продуктом мы предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД. Внедрение системы на предприятии — важный этап, на нем происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка ее под нужды заказчика. Обычно внедрение состоит из:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в ее процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна быть эффективной и окупить вложения в нее. Для оценки эффективности СЭД можно использовать методики расчета для IT-проектов и, в принципе, любых нематериальных активов. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчет эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение оборачиваемости документов, упрощение принятия решений. Нужно оценивать эффективность СЭД в комплексе, спустя некоторое время после ее внедрения, и тогда результаты приятно порадуют заказчиков.

Выбрать оптимальную редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

docsvision.com

Что такое СЭД? Системы электронного документооборота

С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос — организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы — это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях — полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров: регистрация корреспонденции (входящие, исходящие) электронный архив документов согласование и утверждение ОРД контроль исполнения документов и поручений автоматизация договорного процесса библиотека регламентов управленческих процедур оформление командировок организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений система контроля выполнения должностных инструкций

2017. КРОК представил собственную СЭД систему

Системный интегратор КРОК внедрял собственное решение для электронного документооборота на базе EMC Documentum с 2004 года. Кроме того, КРОК является партнером отечественных СЭД-вендоров: Directum и Docsvision. Теперь компания представила собственную систему КСЭД 3.0. Её можно адаптировать под крупного распределенного заказчика для решения следующих задач: ведение входящей и исходящей корреспонденции, управление финансовой документацией и нормативами предприятия, межведомственный электронный документооборот. В системе действует дизайнер бизнес-процессов. Он реализует мировые стандарты: BPMN, CMMN и DMN.  Новый заказчик может с нуля установить решение со всеми нужными для электронного документооборота компонентами. Но возможен и вариант, когда решение внедряется в уже сложившуюся инфраструктуру, когда у заказчика уже есть какие-то компоненты.

2016. СЭД ТЕЗИС вошла в Реестр инновационных продуктов Российской Федерации

Cистема управления документами и задачами ТЕЗИС включена в Реестр инновационных продуктов (РИП), технологий и услуг, рекомендованных к использованию в Российской Федерации.Согласно экспертному заключению, продукт ТЕЗИС соответствует технологическим трендам отрасли электронного документооборота и обладает существенной технологической и потребительской новизной, а также отличающими признаками, обеспечивающими ей конкурентоспособность в своей отрасли среди других аналогичных продуктов.Более того, экспертная комиссия Фонда содействия развитию малых форм предприятия в научно-технической сфере пришла к выводу, что система ТЕЗИС является инновационным продуктом мирового уровня, имеющим существенные конкурентные преимущества по сравнению с зарубежными аналогами.

2016. Топ-10 СЭД/ECM систем по количеству проектов в России (TAdviser, 2015)

Аналитический центр TAdviser опубликовал рейтинг СЭД/ECM-систем в России по количеству внедрений (с 2005 по 2015 год).  По данным TAdviser, система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, опережает конкурентов по количеству реализованных проектов. В основном, эту систему внедряют в государственном секторе. А вот SharePoint оказался аж на 9 месте. Главными тенденциями российского рынка СЭД/ECM-систем, по мнению аналитиков, являются импортозамещение, масштабирование и перевнедрение систем, а также внедрение мобильного интерфейса решений. Кроме того, участники рынка в числе главных трендов последних лет называют облачные СЭД/ECM-системы и open-source решения.

2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо

Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

2015. 1С:Документооборот 8 2.0 стал удобнее, быстрее, эффективнее

Фирма «1С» выпустила версию 2.0 системы «1С:Документооборот 8». Это стало самым значимым шагом в развитии продукта за всю его историю. Версия 2.0 содержит множество новых инструментов для повышения эффективности управления документами, процессами и проектами. Улучшенный интерфейс, гибкость настроек, расширенный функционал системы сделают работу пользователей более удобной, динамичной и оперативной. В числе основных новшеств: фирменный интерфейс «Такси», повышенная скорость работы, новые возможности для совместной работы пользователей, таких как почта, процессы, задачи, календари, упрощенное формирование документов, новый «рабочий стол», новые возможности для создания проектных задач. Редакция 2.0 «1С:Документооборот» разработана на новейшей версии 8.3 платформы «1С:Предприятие» и задействует все заложенные в ней возможности. Приложения для работы с «1С:Документооборот» на планшете или мобильном телефоне доступны на AppStore и Google Play.

2011. СЭД или ЕСМ что выбрать?

А не автоматизировать ли нам нашу работу? – вот она – гениальная мысль, которая родилась в голове нашего нового клиента! Проанализировав предложения на рынке, он уже разговаривает с нашим менеджером и требует коммерческое предложение на СЭД или ECM – неважно — главное, чтобы работало. Но здесь нужно учесть множество критериев: цели, задачи, потребности клиента. Опираясь на опыт внедрения различных систем, попытаемся сравнить по различным параметрам внедрения СЭД и ЕСМ-системы. В первую очередь необходимо определить цель внедрения системы автоматизации. Если в организации необходимо автоматизировать делопроизводство и документооборот, то речь идет о внедрении СЭД. Тогда как управление всеми информационными ресурсами предприятия под силу лишь ЕСМ – системе. ***

2006. Системы электронного документооборота: критерии выбора

С появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте технологические операции с ними осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Рассмотрим наиболее значимые критерии выбора системы электронного документооборота (СЭД). ***

2002. Технологии электронного документооборота

Для того чтобы в современном мире оставаться на месте, надо быстро бежать. Но скорости все увеличиваются. Что делать? Совсем не очевидно, что спасение в системе электронного документооборота, однако полезно рассмотреть типичные симптомы проблем, решению которых он поможет. Где можно найти письмо, которое вы высылали примерно год тому назад кому-нибудь из контрагентов? Хорошо, если у вас есть секретарь, который хранит все бумаги в порядке. А если нет? Попробуйте теперь выяснить, какой объем занимает архив бумажных документов, который вы вынуждены хранить, и сколько ресурсов ежемесячно уходит на его поддержку? Или подумайте над тем, как часто вашей организации приходится терпеть плохого сотрудника только потому, что он многое знает, и передача дел новому сотруднику может привести к большим потерям? ***

www.doc-online.ru

СЭД, вэри сэд / ALEE Software corporate blog / Habr

По специфике своей профессиональной деятельности (разработка системы электронного архива, а также преподавание Enterprise content management в ВУЗе), я на протяжении последних 10 лет пристально изучаю ресурсы российского интернета по тематике электронного документооборота. Лично меня ситуация несколько удручает: с одной стороны, имеется много информации рекламного характера, с другой — мало независимой аналитики и образовательных ресурсов. Давайте попытаемся разобраться в этом тухляке и его причинах, проанализировав российские ресурсы.

Начнем с «независимых»

CNews

Года три назад при поддержке компании DocsVision появился раздел Doc.CNews или CNews.Документооборот, судя по информации которого, на российском рынке СЭД всё крайне замечательно и оптимистично. Масса пресс-релизов об успешном завершении больших проектов, пулеметные ленты статей, написанных по единому шаблону: проблема или новость по теме, чаще всего сгенерированная за бугром, плюс комментарии ведущих специалистов таких же ведущих компаний.

PCWEEK

PCWEEK.Документооборот/ECM Ведущий темы — Андрей Колесов. Группа журналистов и экспертов известного журнала пытается разобраться как с основами (терминология, стандарты) так и с концептуальными вопросами (состояние рынка, тренды).

Docflow

Форум Docflow онлайн-площадка крупнейшего в России мероприятия по предметной области. Еще пару лет назад горшочек варил, но о его кончине стали поговаривать уже в начале 2010 года. www.docflow.ru/forum/forum4/topic9932 Нынче форум представляет собой печальное зрелище: заброшенные темы, редкие посты и комменты.

Псевдонезависимые и зависимые

Блог компании Директум

исходно назывался Directum-journal.ru затем был переименован в ECM-journal.ru с целью сделать его отраслевым. Надо отдать должное организаторам ресурса, работа по наполнению и поддержке ресурса ведется колоссальная, привлечено много экспертов (правда, в основном из числа сотрудников компании Директум).

Контент генерируется стабильно, но обсуждения чаще всего сводятся к этакому междусобойчику. Любое инакомыслие жестко подавляется и активно модерируется, что можно увидеть на примере темы Версионность документов в приложении к визуальному контенту.

Пара отправленных в блог аналитических статей была глубоко переработана и выхолощена, удалены все ссылки на конкурентов и «сомнительные» по мнению модераторов моменты.

Сообщество по системам электронного документооборота

Основная задача данного ресурса — пропаганда продуктов заказчика блога — компании ЭОС. Данный блог также претендует на звание отраслевого как и ECM-journal.ru, поэтому откровенно рекламные посты перемежаются аналитическими статьями независимых экспертов и пресс-релизами других вендоров.

Межотраслевое экспертное издание Э.Док

принадлежит маркетинговому перу компании «Электронный архив» (Элар)

Блог Натальи Храмцовской

Автор является признанным экспертом рынка СЭД и по праву считается наиболее авторитетной аналитической персоной с просто бешеной авторской производительностью. Такого количества переводных материалов, отчетов о посещенных тематических мероприятиях и просто комментариев нет ни у кого. Наталья — сотрудница компании ЭОС, но при этом ее позиция максимально независима. Архивист и документовед до мозга костей.

Documentum

Поскольку Документум входит в международный концерн EMC, его маркетинг — дело крайне проблематичное. Тем не менее, в Рунете присутствуют:
Альберт Бертяков, консультант и преподаватель ведет персональный блог. Товарищ крайне дотошный и щепетильный, имеет широкий кругозор в предметной области. Учился у него на авторских курсах по ECM.
Мой Документум, автор Елена Стрелкова, директор по маркетингу направления Information Intelligence Group в EMC Россия и СНГ. Жаль в данном блоге нельзя комментировать и писать посты.

Блог Все об электронных архивах на ElArchivo.ru

Недавно стартовавший совместный проект консалтинговой компании DSS Consulting и нашей компании АЛЕЕ СОФТВЕР. Цель — проанализировать и структурировать рынок российских электронных архивов (Electronic records management).

Ситуация на Хабре

Отдельный тематический блог по СЭД отсутствует. По тэгам «СЭД» и «ECM» находятся разрозненные статьи, вопросы и блоги компаний-вендоров.

Cognitive Technologies (разработчик СЭД «Евфрат»)
Единственная попытка — статья «Ещё одна СЭД или…?» была отхабрена и так и не получила обещанного продолжения с подробностями.

Электронные Офисные Системы (разработчик СЭД «Дело»)
Яркий образец писания пресс-релизов на Хабре. Минимальные комментарии, низкие рейтинги статей.

АЛЕЕ СОФТВЕР (разработчик СЭА STOR-M)
Не скажу что все замечательно, есть куда стремиться.

ИМХО, причины непопулярности тематики СЭД на Хабре:

• Нецелевая аудитория. Основная масса читателей — технические специалисты, а вот непосредственных пользователей СЭД — делопроизводителей и архивистов, почти нет; кроме того, среди авторов и читателей Хабра не так много руководителей, принимающих решения о внедрении СЭД.
• Нежелание разработчиков огребать негатив за свои системы. Технологическая реализация многих СЭД оставляет желать лучшего: устаревшие платформы, ужасные интерфейсы с многочисленными таблицами и полями, кондовость и нежелание разработчиков использовать новые технологии. Тем не менее разработчики СЭД на Хабр реагируют. Так, пост под названием Почему пользователи ненавидят СЭД? вызвал серьезный резонанс в СЭД-кругах. Вскоре последовала и ответная реакция участников рынка. CompanyMedia: показали рынку интерфейс СЭД от «Студии Лебедева», правда я так эти интерфейсы нигде не увидел, а было бы любопытно и не только мне. Компания же Cognitive Technologies воспользовалась услугами Usethics по тому же вопросу.
• Маркетинговая ошибка в виде восприятия Хабра одной из блог-платформ (Blogger.com, ЖЖ) и как следствие — поручение работы с корпоративным блогом PR-менеджеру, недостаточно хорошо знающему проблематику СЭД и по этой причине неспособному подготовить материалы, действительно интересные целевой аудитории.
• Даже в большой СЭД-компании сложно найти технического специалиста, которого можно заставить заинтересовать привлечь к постингу статей на Хабре, а писать интересные статьи -это вообще особый дар или искусство.

Что мы собираемся делать для улучшения ситуации и рекомендуем другим:

1. Учитывая междисциплинарнось предметной области, привлекать специалистов из разных областей (документоведов, архивистов, стандартизаторов, ИТшников, манагеров) к написанию статей и комментингу
2. Переводить тематические зарубежные материалы с таких сайтов, как AIIM.
3. Постить авторские статьи, представляющие интерес для целевой аудитории. Тут мало кого интересует очередной ребрендинг продукта. Значительно интереснее почитать про технологические платформы, проблемы и решения при разработке, установке, эксплуатации систем. Яркий пример — статья об опыте внедрении Системы управления документами Alfresco.
4. Задавать вопросы разработчикам и читателям, желательно неудобные стараться получать на них ответы.

А как вы считаете, в чем причина СЭД-тухляка на Хабре? И что вам было бы интересно читать и обсуждать на вышеозначенные темы?

habr.com

Системы электронного документооборота. Что это? : Документные сканеры

Еще пару лет назад даже профессионалы говорили о системах электронного документооборота как о «светлом будущем». Но жизнь оказалась стремительнее наших представлений. Системы электронного документооборота уже активно применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, и, что самое главное, интерес к ним непрерывно растет. В данной статье сделан краткий обзор основных систем электронного документооборота, представленных в России, и введены базовые понятия, позволяющие приблизиться к решению по выбору системы документооборота, наилучшим образом подходящей именно для вашей организации. Сразу оговоримся: статья не претендует на полноту изложения возможностей программных продуктов (при необходимости с ними можно ознакомиться, обратившись за материалами к поставщикам) — внимание сфокусировано на их концептуальных особенностях, позволяющих осуществить правильный выбор продукта (системы).

В обзор включены 12 различных систем, представленных на российском рынке. Для того, чтобы их описание не казалось разрозненным набором фактов, в начале статьи приведены примененные принципы классификации систем — без такой «шкалы» изучение предмета этой статьи, сложного и многогранного, было бы невозможно. Для описания контекста, в котором используются эти системы, обозначена причина появления электронного документооборота, приведены некоторые базовые понятия, указаны основные задачи, решаемые системами. В качестве «ключа» к осуществлению выбора приведены основные факторы, влияющие на решение о выборе системы, упомянуты основные проблемы внедрения.

Почему данная статья появилась в разделе статей «Все о сканерах»? Как вы сможете убедиться в ходе прочтения данной статьи, любая система документооборота лишена смысла без блока ввода данных. Т.к. именно данные — это та сущность, которая вводится в систему, обрабатывается, преобразуется на каждом этапе системы и, в конечном счете, приводит к образованию новых формализованных данных, которые, в свою очередь, определяют дальнейшее поведение системы.

 Способов ввода данных в Систему электронного документооборота может быть несколько: это могу быть данные из других систем, прикладных приложений, электронной почты и т.п., но прежде всего — это данные с бумажных носителей, которые вводятся в СЭД посредством сканирования оригинала документа и последующей его обработки. По-этому документные сканеры и специализированное программное обеспечение для сканирования — в комплексе являются неотъемлемой, а зачастую — первичной частью систем электронного документооборота.    

Общая логическая схема устройства системы электронного документооборота

См. представленную выше схему. В конкретных реализациях некоторые компоненты могут отсутствовать или, наоборот, присутствовать в нескольких экземплярах.

 

Зачем нужны системы электронного документооборота

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления («начальник сказал — сделали»), то, очевидно, никакого документооборота в ней нет. Если же вводится определенный формализм в управлении компанией и в организации всевозможных деловых процессов (или, по-другому, «бизнес-процессов»), то рано или поздно возникает необходимость хотя бы часть управленческих механизмов переводить на упорядоченную документационную основу (например, собирать визы в договоре, регистрировать входящие и исходящие письма, чтобы потом можно было найти концы, и т. д.). В результате возникает документооборот. Если им не управлять, то через некоторое время начинаются проблемы. Например, теряются документы, а потом, когда надобность в них отпадает, они обнаруживаются на своем обычном месте. Или руководитель подписывает договор, в котором указана неверная сумма и вдобавок нет визы сотрудника, непосредственно отвечающего за его выполнение. Ситуации, знакомые практически всем.
Очевидно, что, наводя порядок, руководители компаний находят организационные решения тех или иных проблем документооборота, примерно соответствующие уровню задач каждой компании. Часто придумывают разумную схему размещения файлов на сервере, чтобы документы все же можно было найти, и используют электронную почту как базовое средство передачи документа на согласование и для контроля исполнения.
Однако эти частичные меры работают только до определенного момента. Дальше, когда компания ставит перед собой все более сложные задачи и вдобавок растет в размерах, таких средств хранения информации, обеспечения взаимодействия и контроля выполнения поручений начинает не хватать. Возникают две возможности: либо внедрить в компании классический бумажный документооборот, что сегодня выглядит уже как «каменный век», либо внедрить электронную систему. Обычно выбор делается однозначно в пользу второго пути — вопрос только в том, какую систему выбрать.

Итак, какую цель ставит перед собой организация, переходящая на электронный документооборот?

В первую очередь руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота. На этапе принятия решения о выборе и внедрении системы электронного документооборота от представителя заказчика порой приходится слышать примерно такие рассуждения: «А зачем вообще надо внедрять системы электронного документооборота?»; «Какой экономический эффект даст внедрение СЭД?»; «Сотни лет люди работают с бумагой. Почему бы и нам не работать также?»; «Внедрение информационных систем вообще и электронного документооборота в частности требует серьNзных капиталовложений. Лучше мы потратим эти деньги на модернизацию основных производственных фондов»… Иногда похожие рассуждения преподносятся в несколько провокационной форме: «Мол, я догадываюсь, что внедрение системы электронного документоотборота — это модно, перспективно, современно и даже выгодно. Но вы убедите меня в этом!».
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении системы электронного документооборота, необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется та самая эффективность. Согласно общему определению, будем рассматривать эффективность как достигаемый результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение.

Эффективность = Результат/Затраты

Как видно из данного определения, повышать эффективность деятельности организации можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем дает организации возможность меньше тратить и больше зарабатывать. Рассмотрим, в первую очередь, факторы, способствующие снижению затрат:
Фактор 1 — Сокращение затрат на бумажные документы
Фактор 2 — Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников
Фактор 3 — Ускорение информационных потоков
Фактор 4 — Изменение корпоративной культуры
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний, доля таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени. Каждый, кто хоть раз пытался согласовать какой-либо документ в российских бюрократических организациях, знает, что на это может уйти и 60 и 70% рабочего времени. Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя исследование существующего документооборота и измерив соответствующие показатели.

Базовые понятия и терминология

Аналогично тому, как бит является единицей информации в кибернетике, документ является единицей информации в системах документооборота. Системы документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение тех бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение. В организации, где внедрена система документооборота, документ является базовым инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д.: все управление в организации осуществляется через документы.
Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной библиотечной. Обычно конкретный набор полей в такой карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, содержащей информацию полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу: «Это не система документооборота, а система делопроизводства» или наоборот. Делопроизводство — это термин, применяемый в конторской практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально предназначены для поддержки именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила — задача нетривиальная.

Основные задачи, решаемые системами документооборота

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:

• обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Основные факторы, влияющие на решение о выборе системы

• Требования по объему хранения. Если у вас много документов (по объему хранения), необходимо выбрать систему, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM — Hierarchal Storage Management). Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.
• Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.).
• Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.
• Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.
• Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.
• Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.
• Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ (workflow managing). Как продолжение этой необходимости — потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.
• Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.
• Требования к «открытости», расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.
• Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.
• Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.
• Требования к безопасности (шифрование, организация доступа и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.
• Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

Проблемы внедрения системы документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них.

• Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
• Фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
• Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
• Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
• Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.

Кроме этих, существуют специфические для определенных типов организаций проблемы, их детальный анализ может стать предметом отдельной статьи.

Общая классификация систем документооборота

Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

• Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы — ЭА). Электронный архив — это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие — за счет эффективной организации хранения: HSM, поддержка широкого диапазона оборудования для хранения информации и т. д.
• Системы с развитыми средствами workflow (WF). Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая «жесткая маршрутизация»). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом «работа» (work). Системы такого типа называют системами workflow — «поток работ» (к сожалению, для этого термина нет точного эквивалента в русском языке). К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать определенные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.
• Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Эти «гибридные» системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как «жесткая», так и «свободная» маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель («расписывает» входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируют их исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.
• Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения «только самое нужное», без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача — обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции «порталов». Они предоставляют сервисы хранения и публикации документов в интранет, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро развивающихся коммерческих компаний, рабочих групп в крупных фирмах и государственных структурах.
• Системы, имеющие развитые дополнительные сервисы. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM — Customer Relation Management), управления проектами, биллинга, электронной почты и пр. (Отметим, что по сложности функций система документооборота и, например, сервис CRM могут иметь различные пропорции в зависимости от организации. Но в контексте этой статьи функциональность CRM является дополнительной.)

Внешний электронный документооборот

Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия», одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями.

В середине марта 2002 года компания АйТи первой среди компаний-производителей систем электронного документооборота объявила о завершении разработки решения, которое позволит объединять в единое информационное пространство системы электронного документооборота, построенные на различных платформах и использующие различные форматы данных.

К созданию этого решения специалистов компании подтолкнуло стремление организовать взаимодействие своего продукта — широко используемой системы «БОСС-Референт», построенной на платформе Lotus Domino/Notes, с другими системами электронного документооборота. С этой целью в системе «БОСС-Референт» реализован XML-шлюз, разработанный с учетом рекомендаций действующих ГОСТов и инструкций в области документационного обеспечения управления.

Резюме

Выбор системы документооборота — это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету. Приведенный выше обзор поможет вам выработать первоначальную гипотезу о том, какие системы могут вам подойти. 

www.docscan.ru

Электронный документооборот

Информационные технологии прочно проникают во все сферы бизнеса. Порой это происходит так быстро, что понять необходимость внедрения новинок непросто. Что-то подобное происходит и с системой электронного документооборота (СЭД). С самого момента появления она стала обрастать многочисленными мифами.

Мыслимое ли дело — исчезают привычные папки и кипы бумаг, а вся информация “растворяется” в компьютерах. Некоторые мифы исчезают, а другие появляются. Приходится заказчику такого решения постоянно искать и сверять информацию, оценивая выгоду от внедрения. С помощью этой статьи будут развенчаны самые главные заблуждения о системах электронного документооборота.

Электронный документооборот — простая автоматизация канцелярии. Считается, что такая система может упорядочить входящие и исходящие документы. И хотя электронный документооборот уже достаточно распространен на нашем рынке, такое утверждение довольно популярно. Канцелярия — всего лишь одна из форм организации документооборота, традиционная в нашей практике. Фактически, электронный документооборот уже и так присутствует в нашей жизни. Как только мы по почте пересылаем документ, созданный в Word, или получаем его, это уже говорит о факте работы такой системы. В наших реалиях дело канцелярии — тотально централизовывать прохождение и учет всех официальных документов, контролировать исполнение выданных руководителем поручений. Но предприятие работает не только с официальными документами. В любой компании еще до их создания ходят и действуют и неофициальные бумаги. Потоки их хождения куда сложнее и шире. В нашем мире практически вся информация существует в электронном виде. Внедренная СЭД должна наладить управление всеми документами, не только проходящими через канцелярию. Ошибочно будет для каждой разновидности документов создавать свою систему. Пусть лучше одна глобальная СЭД решает задачу комплексно.

СЭД сможет избавить компанию от внутреннего хаоса. Ошибочно считать, что сама по себе такая СЭД устранит организационный бардак, присутствующий в компании. Но эти проблемы так не решаются. В случае бардака внутри компании главным будет навести организационный прядок, СЭД в таком случае станет одним из инструментов. Если ее начать внедрять туда, где отсутствует внутреннее взаимодействие, где не разделены зоны ответственности и не работают бизнес-процессы, то результата не будет. Тем, кто принимает решение о внедрении СЭД, надо понимать, что даст этот проект в текущей ситуации.

Электронный документ будет эффективным. Пик этого мифа уже прошел. Сегодня все чаще заказчики понимают, что это не так. Но многие продолжают верить в магию электронного документооборота. На его эффективность влияет немало факторов, мало просто наладить хождение документов через электронные каналы связи. Перед внедрением стоит подумать: были ли осмыслены предыдущие практики, унифицированы и учтены действующие процедуры, прошел ли реинжиниринг. Стоит учесть, кто и в каком режиме будет пользоваться системой, будет ли с ней работать начальство или же взаимодействие ляжет на их помощников. Такие нюансы необходимо оговаривать при внедрении. Если при переходе вместе с СЭД будут проведены реинжиниринг и оптимизация бизнес-процессов, то результат окажется максимально эффективным.

Лучшее решение основывается на выборе лидеров рынка. Кажется так просто выбрать то, чем уже пользуются лидеры. Это выглядит логичным, порой серьезно влияя на предпочтение заказчиков. На самом деле рынок и его потребности постоянно меняются. Сейчас актуальными являются решения, разработанные 4-5 лет назад. Срок присутствия на рынке и накопленный за это время опыт позволяет реализовывать проекты практически любого масштаба. Популярные же СЭД, которыми пользуются лидеры, завоевывали рынок раньше. В те годы были актуальными совсем другие принципы. Теперь же стоит обратить внимание на новые решения, пусть даже число внедрений у них и меньше, чем у лидеров. Они намного более технологичны и сохранят свою актуальность еще 5-7 лет.

Лучше выбирать западные системы — они более гибкие и функциональные. Этот миф появился неспроста. Исторически отечественные решения уступали западным. Но наши комплексы все же больше были ориентированы на российскую специфику, учитывая особенные требования компаний. В настоящее время появились и отечественные решения, которые превосходят зарубежные. Эти платформы и мощные, и гибкие. Преимуществом стоит считать присутствие модулей, ориентированных на автоматизацию процессов с российской спецификой. Да и стоят такие комплексы меньше зарубежных аналогов, а поддержка и дополнительные сервисы намного доступнее.

СЭД нужны только организациям с четким регламентом и описанными бизнес-процессами. Как уже было сказано, бардак в организации делает бессмысленным внедрение электронного документооборота. Но иногда вовсе не обязательно, чтобы все было правильно и четко описано. Все больше компаний используют гибкие методики управления, применяя адаптивный кейс-менеджмент. В таких случаях СЭД вынуждены подстраиваться под них, меняя свою конфигурацию и принципы работы.

СЭД можно начинать активно использовать сразу же после внедрения. Объектом автоматизации являются процессы управления предприятием. Это не дает возможности относиться к системе документооборота, как к обычному проекту, завершающегося со сдачей в эксплуатацию. Все процессы управления постоянно меняются. Бывает и так, что в начале внедрения системы заказчик плохо представляет ее реальные возможности. Внедрение СЭД представляет собой цепочку из взаимосвязанных проектов, которые развивают автоматизацию, расширяют функционал системы и модернизируют ее. Обычно в инструментарий СЭД закладывают требования по возможности специфического изменения внедренных модулей и быстрой автоматизации новых процессов.

Внедрение СЭД целиком лежит на исполнителе. Неужели от заказчика при внедрении такой системы ничего не требуется? Так считают в небольших компаниях и там, где уровень информатизации низок и подобные проекты в новинку. Внедрение СЭД всегда подразумевает изменение внутренних сложившихся в компании порядков и режима ее работы. Если же коллектив не готов к этому и отсутствует мотивация к новым свершениям, то эффект будет нулевым или даже обратным. Но разработчики отмечают, что в последнее время заказчики стали уже более опытными, понимая и свою роль.

Для малого бизнеса качественные СЭД не нужны. Чаще всего владельцы небольших предприятий полагают, что им для работы вполне хватит пакетов 1С и MS Office. Если в компании работает всего 10 человек, то учет и регистрацию документов можно вести и в Excel, хранить их в облаке, а обмениваться письмами с помощью Outlook. Есть много простых и порой бесплатных облачных решений — это Google Apps, Microsoft Office 365. Такая система в определенных условиях может оказаться понятной, но надо задаться вопросом, какие вообще стоят перед взаимодействием малого бизнеса и IT. Да и вообще, что может считаться малым бизнесом? Если исключить микробизнес с его специфическим документооборотом, то польза электронных систем все же есть. Правда, масштабы предприятия не дадут ощутить ее так наглядно, как в случае со средним или крупным бизнесом. Не все функции и нужны. Например, малый бизнес вполне может отказаться от контроля входящей корреспонденции, контроля за исполнением поручений, автоматизацией процедур согласования документов. Небольшой группе людей проще сесть вместе и решить все проблемы. Но единая рабочая информационная среда все же нужна, в ней можно качественно структурировать информацию, осуществлять в ней поиск, сделать быстрый доступ к нужным документам и шаблонам. Это будет актуально и в малом бизнесе. Если владелец планирует развитие своего предприятия, то ему надо думать и об отладке внутренних коммуникаций и бизнес-процессов. В таком случае вопрос внедрения электронного документооборота рано или поздно станет актуальным.

Мобильные системы электронного документооборота небезопасны. На самом деле такие решения в безопасности не уступают другим корпоративным приложениям с мобильным доступом. Угроза кроется не в самой мобильной СЭД, а в ее конкретной реализации, игнорировании персоналом заказчика политик IT-безопасности. Разработчики разнообразят способы доступа к информации. В данном вопросе многое зависит от самой компании и используемых ею технологий защиты своих данных. Речь идет и о технических мерах, и об организационных. Если этому вопросу уделено внимание, то мобильные СЭД будут безопасны. А в современных реалиях без них порой не обойтись. Развенчивает этот миф хотя бы тот факт, что в крупных компаниях, в том числе финансовых и управленческих, мобильные СЭД активно используются топ-менеджерами.

Нет законодательной базы для внедрения ЭЦП. Фактически законодательная база для внедрения таких решений уже существует. Никто не мешает предприятиям отказываться от традиционного документооборота в пользу безбумажного. Правда, существует все же небольшой оговоренный перечень, который трогать нельзя. Это, прежде всего, кадровое делопроизводство. И проблема не в том, что нет законов и актов, а в том, что само предприятие не создало внутренние нормативы по легализации электронных подписей. Это и мешает перейти на безбумажное хождение документов.

Внедрение СЭД слишком долгое. Когда-то это утверждение было вполне справедливо, но сегодня оно стало мифом. Раньше электронные системы строились по подобию существующих бумажных, использовались те же регламенты. Пользователи не могли быстро принять новые стандарты, интерфейсы были тяжелыми, приходилось дублировать бумажные и электронные документы, обучение занимало времени. А ведь стоит учесть еще предпроектное обследование, настройку системы, встраивание ее в существующую IT-инфраструктуру, установку приложений пользователю. Это действительно растягивало сроки. Однако ситуация уже изменилась. Современные решения имеют немало инструментов для ускорения внедрения. Есть набор уже готовых к использованию приложений, возможность постепенно наращивать функционал. Начать использовать электронный документооборот можно быстро и недорого, улучшая его до нужного уровня. Сам срок внедрения зависит от сложности, требований к оптимизации, объема доработок и кастомизации решения, числа пользователей. Если приходится интегрировать множество систем и перевести на использование СЭД десятки тысяч пользователей, то вполне нормальным сроком считается 2-3 года. А средний бизнес получает функционирующую систему в среднем за полгода.

Популярные мифы

Популярные факты

Популярные советы

Популярные сленг

www.molomo.ru

это… Система электронного документооборота :: SYL.ru

Финансовые и бухгалтерские документы – это своеобразная основа всей совокупности рабочих процессов на предприятии. Документооборот – это совокупность таких бумаг, в числе которых львиная доля отведена первичной документации. Именно поэтому многие компании работают над тем, чтобы совершенствовать рабочие процессы, сопряженные с финансовой документацией, сократить затраты времени, материалов и финансов на каждом участке, исключить человеческий фактор. Существует несколько способов добиться необходимого эффекта. Одним из них, и наиболее эффективным, является организация документооборота с помощью электронных технологий.

Такая система позволяет оптимизировать все процессы, сопряженные с финансовыми бумагами предприятия, сделав такой документооборот безбумажным. Однако для начала стоит определиться, что документооборот – это сложная система взаимодействия на любом предприятии, в работе которой необходимо хорошо разбираться. Только так можно гарантировать качественное исполнение получаемых заданий и команд.

Основные особенности

Документооборот – это жизненный цикл финансового документа от того момента, когда он был создан, до того, когда было завершено его функциональное предназначение. Этот термин может относиться не только к бухгалтерскому взаимодействию, но и к производственному, кадровому, складскому, торговому, офисному, коммерческому.

Организация документооборота сопряжена с определенными проблемами:

— временные потери;

— потери документов на пути следования;

— сдача отчетности не вовремя;

— бумажные архивы далеки от совершенства.

Решение проблемы

Вышеописанные сложности можно решить несколькими путями. Они все сопряжены с реорганизацией и реструктуризацией всех процессов, с которыми имеет дело документооборот. Образец подобного решения – это готовая программа для использования на предприятии. В частности, такие решения предлагаются компанией 1С.

Для компаний любого масштаба организация подобного мероприятия представляет собой процесс сложный, многоступенчатый и довольно затратный. Для этого требуется довольно много времени и ресурсов. Реорганизовать делопроизводство и документооборот можно посредством исключительно профессионалов высокого класса. И тут возникает множество вопросов, связанных с тем, чьими силами проводить подобные мероприятия в масштабах целого предприятия.

Необходимость в дополнительном персонале

Организация документооборота может потребовать включения в состав предприятия специального отдела, который будет осуществлять не только работу с налаживанием всей системы, но и нести ответственность за конечный результат. Естественно, качество работы от такого решения только выигрывает, однако подобный метод хорошо проявил себя при решении отдельных проблем, а для изменения всей структуры взаимодействия на предприятии этого будет недостаточно. И подобное решение обладает недостатками, и довольно существенными.

Довольно сложно отыскать сотрудников, имеющих необходимую квалификацию и уровень компетенции в данном вопросе. В организационную структуру и штатное расписание компании потребуется вносить целый комплекс изменений. Предприятие понесет лишние затраты на фонд оплаты труда и оборудование дополнительных рабочих мест. А самый важный момент касается того, что без устранения ручного труда смысл в такой реорганизации полностью исчезает. Человеческий фактор сопряжен с возникновением механических ошибок, способных повлечь за собой нарушение рабочих процессов с документами.

Привлечение сторонней организации

Чтобы организовать электронный документооборот, можно обратиться к услугам сторонней организации, на которую и будет возложена ответственность за сбор и полноту всей информации, ее последующую обработку, правильное архивирование и хранение всей документации. Однако и в этом случае имеются определенные недостатки. Делопроизводство и документооборот, организуемый такими организациями, может обойтись в довольно значительную сумму. Контроль работы таких сторонних компаний будет неполным, что иногда сопряжено с новыми проблемами. Отсутствует гарантия полной конфиденциальности, то есть у вас нет гарантии того, что не произойдет утечка ценной информации. Если процесс не лишится ручного труда, то подобная реорганизация станет похожа на смену шила на мыло, так как расходы вырастут, но ничего не изменится. Неправильно продуманный график документооборота может привести к появлению новых сложностей в работе.

Автоматизация

Компромиссным и верным решением будет использование потенциала собственных сотрудников, при этом использование дополнительного стороннего разработчика для внедрения автоматизированной системы электронного документооборота. Автоматизация любых производственных процессов оправдывает себя полностью. Не исключение и этот случай. Система электронного документооборота оптимизирует и совершенствует рабочие процессы, сопряженные с финансовыми, бухгалтерскими и остальными бумагами, благодаря чему работа всего предприятия будет еще более эффективной. Этот метод следует рассмотреть подробнее.

Этапы внедрения

Электронный документооборот организуется в несколько этапов. На первом из них производится комплексное обследование компании, заинтересованной во внедрении. Опытные специалисты обычно проводят анализ, изучают маршруты движения каждого документа, все особенности данного процесса, получают определенное представление о структуре и специализации предприятия. Далее определяется, какие у заказчика есть потребности. Клиент указывает свои требования к функционалу системы, количеству мест, нуждающихся в автоматизации, целях запускаемого процесса и прочих. С учетом всей полученной информации разрабатывается план действий, способный помочь в усовершенствовании и оптимизации документооборота организации. По данному проекту готовится техническое задание, подбирается необходимое программное оснащение, которое будет использоваться, чтобы запустить график документооборота. Не исключена необходимость приобретения и использования особого оборудования.

После всего этого происходит непосредственное внедрение новой системы, ее запуск и первое тестирование, настройка. Такой проект предполагает, что будет производиться обучение пользователей. Обычно документооборот 1С внедряется компаниями с последующим обслуживанием системы, технической поддержкой, а также доработкой и обновлением, если в этом возникнет необходимость.

Особенности автоматизированных СЭД

После описания основных этапов автоматизации процесса можно раскрыть такое понятие, как электронный документооборот, полностью. Под этим понимается полноценная многопользовательская система управления, которая представляет собой большой архив бухгалтерской документации, если говорить о физической реализации. Благодаря внедрению системы удается добиться оптимизации процессов работы с документами на разных уровнях. Организовать бухгалтерский документооборот в форме электронного архива довольно сложно, при этом удается добиться надежности базы данных, где осуществляется не только хранение финансовых бумаг, но и совершение с ними разнообразных операций, необходимых для полноценного функционирования всей системы управления бухучетом.

Польза от внедрения

Новый график документооборота решает массу проблем, в частности сотрудники будут экономить до 80% времени, которое ранее они тратили на бумажные носители. Автоматизация хранения документов открывает широкие возможности в плане хранения нескольких версий одного и того же документа, которые будут доступны для работы и обновления информации в онлайн-режиме. Документооборот 1С – это отличная возможность для того, чтобы отслеживать и находить интересующие файлы буквально за несколько секунд. В электронном архиве найти нужный документ гораздо проще, чем в традиционном бумажном.

На печать документов требуется тратить довольно существенные суммы денег, а после того, как будет внедрена система электронного документооборота, отпадет необходимость распечатывать так много бумаг. В результате будет отмечена значительная экономия финансовых средств. Это происходит благодаря ускорению процессов автоматического документооборота, снижению средней стоимости обработки каждого документа, повышению производительности всей системы.

Система разграничения полномочий

К некоторым документам можно ограничить доступ. Это позволит уберечься от утечки, кражи, а также нежелательной утери важных документов. Система сама контролирует наличие всех необходимых документов, у работников постоянно имеется возможность отслеживать наличие того или иного документа. Система документооборота дает возможность нескольким сотрудникам проводить одновременную работу с одним и тем же документом, что исключает необходимость в создании множества бумажных копий.

Объединение архивов

Основная особенность электронного архива состоит в том, что все документы расположены в одном централизованном хранилище. С помощью такого решения работа с СЭЛ становится более простой и выгодной, в особенности это касается холдингов, групп компаний, дилерских, филиальных и прочих сетевых структур. Средства экономятся и на аренде разрозненных помещений, офисов, в которых ранее размещались децентрализованные архивы на бумажных носителях.

Дополнительные преимущества

Так как все документы находятся в одном месте, прошли грамотную обработку, переданы в архив вовремя, качественно проконтролированы и могут быть найдены в любой момент, можно свести к нулю любые риски, сопряженные с налоговыми проверками.

Чему отдать предпочтение?

На российском рынке информационных технологий СЭД становятся все более популярными, однако чаще всего это узкоспециализированное программное обеспечение, которое разрабатывалось под решение вполне конкретных задач. Приобретая его, клиент сможет решить только типовые задачи, распространенные на большинстве предприятий. Индивидуальные задачи будут нерешенными, что сводит к нулю эффект от внедрения подобной технологии. Поэтому полноценная автоматизация возможна только в случае приобретения системы, способной решить все задачи клиента, учитывать все индивидуальные особенности заказчика. Электронный документооборот – это высокотехнологичная платформа распознавания, сканирования и обработки бумажных документов. В подобное решение заложен базовый функционал, который можно переработать под задачи конкретного предприятия.

Выгоды от внедрения СЭД

Время, которое тратилось на предприятии на обработку документов, заметно сокращается. Постепенно вся документация перемещается в централизованный электронный архив, где бумаги удобно и просто находить при необходимости. Любые перемещения документа легко отслеживать. С электронными версиями финансовых, бухгалтерских и прочих бумаг можно работать коллективно. К файлам разграничиваются права доступа. Процесс находится под полный контролем. Печать бумажных носителей не требуется, что обеспечивает сокращение финансовых расходов. Средняя стоимость обработки одного объекта падает в несколько раз. Штрафы и налоговые риски минимизируются.

Выводы

Система документооборота требуют совершенствования, поэтому каждое предприятие рано или поздно приходит к тому, чтобы перевести систему в электронный вид. Сделать это самостоятельно довольно проблематично, так как тут требуется привлечение целого штата квалифицированных специалистов в этой области: консультантов, аналитиков, разработчиков, программистов. Только они способны внедрить систему, получив максимально эффективный результат.

www.syl.ru