Счет фактурами или счетами фактурами: Как склонять составные существительные? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Содержание

Как склонять составные существительные? — «Грамота.ру» – справочно-информационный Интернет-портал «Русский язык»

Самую пеструю группу составляют наименования, в которых первое слово не ассоциируется ни с заимствованиями, ни с усеченными прилагательными. В этом разряде склонность к неизменяемости обусловлена в первую очередь семантическими причинами – смысловой спаянностью компонентов и частотой употребления наименования в обиходной речи.

Наиболее свободное соединение слов в составе двойных наименований наблюдается в многочисленных названиях лиц по профессии, занимаемой должности, званию. Таковы наименования со словами: инженер- (-металлург, -радист, -электрик, -строитель), автор- (-иллюстратор, -изыскатель), министр-президент, член-пайщик и т. п. В этих наименованиях склоняются оба слова.

Исключение из общего правила составляет замкнутая группа составных обозначений военных и государственных чинов и званий, в которых квалифицирующая первая часть не склоняется: генерал-адмирал, капитан-лейтенант, лорд-канцлер, премьер-министр, камер-юнкер.

Из профессионального употребления в литературную практику проникла несклоняемость первого элемента всех сложносоставных единиц измерения: киловатт-час, вольт-ампер, кулон-метр и т. п.

В многочисленной группе двойных наименований разнообразных явлений внешней жизни, названиях учреждений, предметов обихода, изобретений, машин и т. д. обычно склоняются оба компонента. Это такие слова, как: автобус-экспресс, автомобиль-фургон, вагон-буфет, диван-кровать, изба-читальня, кресло-качалка, бал-маскарад.

Однако у наиболее употребительных в обиходе названий типа план-карта, роман-газета при строгой литературной норме, требующей склонения обоих компонентов, в разговорной речи распространились несклоняемые варианты на стыке слов: отрывки из роман-газеты, заполнение план-карты.

В последние годы ряд составных наименований с несклоняемым первым словом значительно пополнился: дизайн-проект, мастер-класс, компакт-диск и др.

Как склоняется и какого рода «счет-фактура»

Счет-фактура: склонение 

Бухгалтеры часто ошибаются при использовании слова счет-фактура. Так, многие при склонении оставляют первую часть сложного слова неизменной. Это неправильно.

Для чего нужен счет-фактура, мы писали в статье.

Как заполнить счет-фактуру, читайте в статье.

При склонении сложносоставного слова неизменной остается лишь та его часть, которая и по отдельности не слоняется. Пример такого слова: какао-бобы. Слово «какао» в русском языке не склоняется, поэтому и при склонении сложносоставного слова, в которое оно входит, остается неизменным. А вот в сложносоставном слове «счет-фактура» первая часть — «счет» — склоняется. То есть по правилам грамматики в слове «счет-фактура» склоняются обе составные части. 

Бланк счет-фактуры

посмотреть

скачать

Так, например, правильно писать:

  • Я направила счет-фактуру (винительный падеж).
  • Счет-фактура получен (именительный падеж).
  • В счете-фактуре обнаружена ошибка (предложный падеж).
  • Не дождалась от вас счета-фактуры (родительный падеж).
  • По этому счету-фактуре могут возникнуть вопросы (дательный падеж).
  • Правила работы с электронным счетом-фактурой (творительный падеж). 

При использовании слова «счет-фактура» во множественном числе правила употребления данного названия сохраняются. Примеры склонения термина во множественном числе:

  • Присланные счета-фактуры оформлены с ошибками (именительный падеж, множественное число).
  • Этих счетов-фактур не хватает (родительный падеж, множественно число).
  • По счетам-фактурам этого ИП следует разобраться (дательный падеж, множественное число).
  • Выписала вам все счета-фактуры своевременно, ожидайте почтой (винительный падеж, множественное число).
  • Что произойдет со счетами-фактурами в следующем году (творительный падеж, множественное число).
  • О счетах-фактурах необходимо прочитать нормативку (предложный падеж, множественное число). 

Слово «счет-фактура» в именительном падеже должно отвечать на вопрос «что?», в родительном — «чего?», в дательном — «чему?», в винительном —

«что?», в творительном — «чем?» и в предложном — «о чем?». 

Со словом «счет-фактура» в родительном падеже часто используются предлоги: до, без, от, у, из, для, с, около, вокруг, кроме, после. В дательном падеже — предлоги по и к; в винительном — на, про, в, за, через. Это сложное слово в творительном падеже часто используется с предлогами под, за, с, между, над. А в предложном — с предлогами о, в, при и на.

Какого рода счет-фактура

О некоторых нюансах заполнения счетов-фактур вы можете узнать из наших статей:

Как склоняется счет-фактура, мы разобрались. Осталось определить, какого рода это слово: мужского или женского.

В соответствии с правилами русского языка при определении рода сложного составного слова учитывается род его ведущего компонента. Обычно ведущее слово в сложных составных словах стоит в начале конструкции.

При определении ведущего компонента в сложном слове можно воспользоваться следующим подходом. Ведущее слово — это широкое понятие данного термина, а вспомогательное слово лишь обозначает его характерное отличие. Так, в сложном слове «счет-фактура» ведущим, без сомнения, является «счет» — это слово обобщает тип первичных бухгалтерских документов. А часть сложного составного слова «фактура» (в переводе с латинского facturo — обработка) определяет особую форму именно этого документа, используемого в налоговом учете.

Делаем вывод, что сложносоставное слово «счет-фактура» мужского рода. Ведь ведущее слово «счет», которое стоит в начале сложной конструкции, мужского рода.

Соответственно, при склонении сложного слова «счет-фактура» следует учитывать, что оно мужского рода. Неправильно употреблять такие словосочетания, как «выставленная счет-фактура» или «счет-фактура получена (изменена, исправлена)

».

Вдвойне неверно поступают те, кто не только считает, что слово «счет-фактура» женского рода, но еще и предпочитает первую часть сложносоставной конструкции не склонять. Довольно сильно режут слух не только юридически подкованного, но и просто грамотного человека такие фразы: «Я не получала твоей счет-фактуры, поэтому продублируй». Правильно эта фраза будет звучать так: «Я не получала твоего счета-фактуры, поэтому продублируй». 

Примеры правильного употребления слова «счет-фактура» в тексте можно посмотреть в Налоговом кодексе (этому понятию посвящена статья 169), а также в ряде правительственных постановлений. Так, форма счета-фактуры утверждена постановлением № 1137 от 26.12.2011 с внесенными изменениями. Кроме того, термин «счет-фактура» нередко употребляется и в арбитражных судах при рассмотрении споров налогоплательщиков с фискальными органами.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «НДС».

Счет фактура — склонение по падежам: как правильно

Счета-фактуры” или “счет-фактуры” – как правильно говорить и писать? Данное понятие используют достаточно часто, но вопрос о корректном склонении по падежам и определении рода слова «счет-фактура» всё равно возникает. Да и вообще: это слово или словосочетание? Наш материал даст ответ, как употреблять при письме и в разговоре «счет-фактура» по всем правилам грамотной речи.

Также смотрите:

Чем счет отличается от счета-фактуры

Сначала разделим эти 2 термина, которые звучат похоже, но означают совершенно разные вещи. Речь идет о счете и счете-фактуре. Рассмотрим подробно, чем отличается счет от счета-фактуры.

Термин “Счет”

Счет – это документ, по которому производят оплату товаров/работ/услуг контрагенту.

Счет нельзя считать первичным документом. Первичка призвана отражать свершившиеся факты хозяйственной жизни. Счет же отражает лишь пожелание одного хозяйствующего субъекта получить денежные средства за свои товары или услуги от другого хозяйствующего субъекта. Вот когда оплата произойдет, тогда можно говорить о свершившемся факте хоз. деятельности. Но для этого используют уже другие документы. Например, банковскую выписку или приходный/расходный кассовый ордер.

Сделать оплату можно и не имея на руках счета. Например, в случае систематически оказываемых услуг, цена которых неизменна из месяца в месяц: оплату допустимо производить на основании договора. Это условие необходимо в нем прописать.

При всей необязательности использования счетов в работе их применение удобно. Выставляя счет:

  • напоминаем контрагенту о том, что пришла пора платить;
  • даем свои банковские реквизиты контрагенту в удобном формате;
  • отслеживаем долги контрагентов при грамотной организации документооборота.

Термин “Счет-фактура”

Счет-фактура – один из важнейших документов в бухучете. Именно на основании счета-фактуры принимают к вычету НДС – то есть получают право уменьшить налог к уплате. Счету-фактуре посвящена ст. 169 НК РФ.

Он актуален для организаций, уплачивающих НДС. Это, как правило, крупные компании. Но и малый бизнес в силу разных причин может применять общую систему налогообложения с уплатой НДС.

Следовательно, термин “счет-фактура” относится к часто используемым. Это сложносоставное слово, поэтому не совсем очевидно, как верно его употреблять. Ниже расскажем, каким правилам русского языка оно подчиняется.

А сейчас обобщим на схеме, в чем разница счета и счета-фактуры:

Выбираем правильное склонение

Итак, счет-фактура – это не сочетание слов, а одно слово – сложносоставное.

Сложносоставные слова – это слова, состоящие из 2-х или нескольких слов, которые пишут через дефис.

Обратимся к законам грамотной речи для сложных слов, состоящих из нескольких.

Слова “счет” и “фактура” склоняются каждое по-отдельности, поэтому при склонении по падежам “счета-фактуры”, склоняем каждое слово:

Принципы употребления слова во множественном числе

А как склоняется слово счет-фактура, если речь идет о

нескольких документах? То есть, если имеем дело с множественным числом.

Здесь действуют те же правила, что и для единственного числа: склоняем каждое из двух слов сложносоставного слова.

Покажем, как выглядит слово “счет-фактура” во множественном числе:

Распишем образцы склонения счета-фактуры, если имеем в виду не один документ, а несколько:

Правильный род

Немаловажный вопрос – какого рода “счет-фактура”? Интуитивно напрашивается вывод, что это женский род, исходя из последнего слова – фактура. Но это ошибочное мнение.

Род сложносоставного слова определяют по роду определяющего, главного слова. В нашем случае таковым является первое слово – счет.

Счет – мужского рода. Получаем вывод: счет-фактура так же относится к словам мужского рода.

Как верно использовать термин “счет-фактура” с точки зрения принадлежности к родам, покажем на схеме:

Чтобы попрактиковаться в навыке верного употребления термина “счет-фактура”, вы можете почитать статьи и нормативные акты, в которых часто встречается это слово. Например, перечитать эту статью и обратить внимание на написание сложного слова. Также часто счет-фактура встречается в уже упомянутой ст. 169 НК РФ.

Подводим итоги

Счет-фактура принадлежит к группе сложносоставных слов. Склонение и род таких слов зависят от склонения и рода тех простых слов, которые входят в состав сложного. Следуя этому правилу, в слове “счет-фактура” при изменении по падежам склоняем каждое слово, а род определяем по главному слову – счет.

Электронный счет-фактура. Инструкция по применению. Synerdocs

Полезно сегодня:

Счет-фактура – документ, дающий право покупателю принять НДС к вычету. Правила оформления и порядок работы с ним закреплены в Налоговом кодексе РФ (далее — Кодекс). Согласно п. 1 ст. 169 части второй Кодекса счет-фактуру можно составить и выставить в электронном виде.

Оригинал счета-фактуры в электронной форме, согласно требованиям действующего законодательства России, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым документом.

Составление электронного счета-фактуры

Составление счетов-фактур в электронном виде осуществляется по взаимному согласию сторон сделки при наличии у них совместимых технических средств. Утвержденный Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] xml-формат является обязательным.

Счет-фактуру (далее – счет-ф, фактура) вправе подписывать руководитель компании или иное уполномоченное на это лицо исключительно квалифицированной электронной подписью.

Создание в Synerdocs:

Обмен электронными счетами-фактурами

Порядок обмена регламентирован законодательством и утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее — Порядок).

Обмен счетами-фактурами возможен только через доверенного оператора ФНС России, другими словами, оператора ЭДО на основании п. 1.3 Порядка.

Оператор ЭДО – организация, оказывающая услуги по обмену электронными документами между компаниями.

Перечень операторов, включенных в Сеть доверия ФНС РФ, размещен на официальном сайте службы. Порядок присоединения к Сети определен Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/[email protected]

Даты выставления и получения

Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления электронного счета-ф считается дата поступления файла фактуры от продавца к оператору, указанная в служебном документе оператора.

В соответствии с п. 1.11 Порядка датой получения признается дата направления покупателю файла счета-ф, также указанная в специальном служебном документе оператора ЭДО.

Оператор фиксирует все даты в обязательном порядке. При возникновении разногласий между контрагентами оператор может выступить третьей независимой стороной и всегда подтвердить факт и время передачи документа.

Просмотр даты выставления фактуры в Synerdocs:

Просмотр даты отправки через функциональность «Цепочка документооборота»:

Исправление электронных счетов-фактур

Исправить счет-ф можно с помощью корректировок и исправлений

Корректировочный счет-ф является дополнением к ранее выставленному документу. В нем указывают номер и дату корректируемого счета-фактуры, а также все числовые показатели и новые данные. Выставление корректировки происходит в случае, если изменились стоимость, цена или количество отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в соответствии с абз. 3 п. 3 ст. 168 Кодекса.

Исправленный счет-фактура оформляется в ситуациях, когда обнаружена техническая ошибка, в результате которой произошло искажение суммы, а также при допущении неточностей в адресе, наименовании сторон и любой другой опечатке. Исправленный счет-ф полностью заменяет документ с ошибками.

Нумерация электронных счетов-фактур

Существующие правила нумерации бумажных счетов-ф распространяются и на электронные документы. Нумеровать фактуры в том числе корректировочные следует в хронологическом порядке на основании пп. а п. 1 раздела 2 приложения 2 Постановления Правительства от 26.12.2011 N 1137. Например, после выставлении счат-ф под номером 1, компания отправила другим контрагентам счета-фактуры под номерами 2,3,4, выставляя корректировку к счету-фактуре под номером 1, документу следует присвоить номер 5.

Вместе с этим Постановление 1137 не оговаривает случаи прерывания нумерации. На практике компании начинают нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Если долго не прерывать нумерацию, то спустя некоторое время числа станут большими и работа с такими документами усложнится. Несмотря на это, специалисты Минфина в письме от 11.10.2013 N 03-07-09/42466 поясняют, что ежедневная нумерация счетов-фактур законодательством РФ не предусмотрена.

Напоминаем, согласно п. 2 ст. 169 Налогового кодекса номер счета-ф не может повлечь отказ в вычете НДС.

Учет электронных счетов-фактур

Учет электронных фактур не имеет отличий от правил работы с бумагой. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утверждены формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал), а также книг покупок и продаж.

В соответствии с Приложением 3 Постановления 1137 журнал счетов-ф необходимо вести за каждый налоговый период.

Возможность ведения книг покупок и продаж в электронном виде, а также правила к их оформлению закреплены в Приложениях 4 и 5 Постановления 1137. Руководитель организации подписывает данные документы ЭП при передаче их в контролирующие органы.

Хранение электронных счетов-фактур

Счет-фактура подлежит обязательному хранению в течение четырех лет на основании ст. 368 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.

Организовать хранение можно двумя способами. Первый – локально. В этом случае файлы с документами хранятся на локальных дисках/серверах любых других подходящих носителях информации компании. Второй вариант – хранение в облаке – все вопросы по хранению берет на себя организация, специализирующаяся на создании архива электронных документов. В этом случае документы хранятся на серверах компании, с которой будет заключен договор на оказание соответствующих услуг. Все нюансы хранения закрепляются в договоре.

Услуги электронного архивирования также предлагают операторы ЭДО.

Представление электронных счетов-фактур в госорганы

На основании п. 2 ст. 93 Кодекса электронные счета-фактуры можно представить в налоговые органы.

Налоговой службой РФ регламентирован порядок истребования документов в электронном виде и порядок их представления, утвержденные Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected] Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Данный механизм представления счетов-ф в государственные органы происходит через специализированных операторов связи обязательно в утвержденных законодательством форматах. Несоблюдение требований влечет за собой обязанность представлять соответствующие документы на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью(Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03?03?06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03?03?06/1/521).

Согласно Приказу ФНС от 12.09.2012 N ММВ-7-6/[email protected] специализированный оператор связи – организация, оказывающая услуги по обмену информацией посредством сети интернет в рамках электронного взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Что такое номер счета-фактуры?

В этой статье рассказывается о номерах счетов-фактур и о том, почему они важны для нормальной работы бизнеса. Кроме того, вы узнаете, как создать систему нумерации счетов-фактур.

Счет-фактура — это официальный документ (счет), с помощью которого вы можете получить оплату за поставленные вами товары и услуги. Номер — это один из элементов стандартного счета-фактуры.

Что такое номер счета-фактуры?

Номер счета-фактуры — это просто уникальный регистрационный номер, назначаемый каждому выставленному счету-фактуре. Если вы используете программное обеспечение для выставления счетов, оно может автоматически создавать номера счетов-фактур. Кроме того, при оформлении счетов-фактур вы можете присваивать им номера вручную.

Как нумеровать счета-фактуры

Не существует никаких нормативных документов в области финансов, которые следует учитывать при создании системы нумерации счетов-фактур. Тем не менее рекомендуется разработать четкую и единообразную систему, которую вам будет удобно использовать. Ниже приведено несколько стандартных рекомендаций.

  • В качестве идентификатора используйте аббревиатуру названия компании. Например, если ваша компания называется Pigment Paint Studio, для нумерации счетов-фактур можно использовать буквы PPS, добавляя к ним номера счетов-фактур, например следующим образом: PPS-0001. Счет-фактура с таким номером будет первым счетом-фактурой, выставленным компанией Pigment Paint Studio.
  • Назначайте номера клиентам или компаниям. Например, первый счет-фактура для клиента, зарегистрированного в вашей базе данных под номером 422, будет иметь номер 422-0001.
  • Используйте дату выставления счета-фактуры, например 1 января 2021 г. В этом случае номера будут иметь вид 01012021-0001, 01012021-0002 и т. д. для всех счетов-фактур, выставленных в этот день.

Выберите систему нумерации, которая будет наиболее эффективной для вашего бизнеса, и не забудьте присваивать номера счетам-фактурам последовательно, чтобы избежать путаницы. Начните с номера 0001 и продолжайте последовательно нумеровать документы.

Почему важно нумеровать счета-фактуры в вашей компании

Нумерация счетов удобна как для вас, так и для ваших заказчиков или клиентов. По сути, это важная часть бухгалтерии.

Если вы фрилансер или владелец бизнеса, вам будет полезно нумеровать счета-фактуры как для целей учета, так и для отслеживания оплаты, особенно если вы каждый месяц выставляете большое количество счетов-фактур.

Работать с нумерованными счетами-фактурами будет удобнее и вашим клиентам. В своих внутренних системах учета они смогут резервировать средства для оплаты счетов-фактур с определенными номерами.

С помощью Adobe Sign можно интегрировать счета-фактуры в ваши рабочие процессы, а также собирать цифровые подписи, имеющие юридическую силу, что позволяет быстрее получать оплату.

Узнайте о других возможностях Adobe Sign.

Часто задаваемые вопросы

1. Какая разница между счетом-фактурой в электронном виде и бумажным счетом-фактурой? 

Основная разница – электронный документ не имеет копии. Кроме того, электронный и бумажный счет-фактура одинаковы. Прежде чем Вы начнёте отправлять счета-фактуры в электронном виде, все элементы, должны быть точно определены и включены в документ в соответствии с правовыми нормами и требованиями компании. Далее, опираясь на подготовленную спецификацию, каждый счет-фактура автоматически проверяется. В случае несогласованности, документ не отправляется. Благодаря верификации, компания может устранить ошибки, которые выступают в случае бумажных счетов-фактур. Ещё немаловажно, есть возможность поменять количество дополнительных строк в рамках счета-фактуры.

 

 

2. Какие пользы несёт с собой внедрение электронного оборота счетов-фактур?

Выставление и хранение счетов-фактур в электронном виде просто удобно для компании. Авторизованные пользователи программы имеют доступ к счетам-фактурам в любое время, в любом месте – поэтому можно просто забыть о случаях, когда Вы разыскивали нужный документ в толстых папках. Внедрение электронного счета-фактуры в компании – это экономия денег, потому что нет затрат на печать документов и почтовые услуги. Предполагаем, что использование счетов-фактур в бумажном виде стоит даже на 80% больше, чем электронный оборот счетами-фактурами. Благодаря автоматической верификации документов, количество ошибочных счетов-фактур значительно уменьшается. Дополнительно,  после выставления счета-фактуры, документ сразу доступен для получателя и его можно импортировать в программу для финансового учёта. 

 

 

3. Как выставлять счета-фактуры в электронном виде?

Электронный счет-фактура выставляется, так же, как бумажный документ в учетной системе. Но этот документ не надо печатать. Счет-фактура отправляется покупателю в форме, договорённой между деловыми партнёрами. Чтобы начать обмениваться счетами-фактурами в электронном виде, сначала надо получить соглашение получателя документа.

 

4. Можно ли отправлять счета-фактуры по электронной почте?

Да, это один из способов отправления счетов-фактур. Надо иметь в виду, что  провайдер услуги должен гарантировать надёжность происхождения и целостность содержания счета-фактуры. Если Вы хотите отправлять счета-фактуры по электронной почте, PKI Invoice Suite является самым подходящим решением. PKI Invoice Suite позволяет доставлять счета-фактуры на почтовый ящик согласно действующему законодательству. 

 

5. Как хранить счета-фактуры в электронном виде?

ПО Infinite E-archive Suite – это решение для архивирования электронных документов согласно действующему законодательству. ПО – это долгосрочное, не подлежащее ревизии хранилище электронных счетов-фактур. Программа предоставляет доступ к документам в любое время только для зарегистрированных пользователей. Надёжность происхождения и целостность содержания счета-фактуры гарантируются провайдером ПО. Содержание счета-фактуры не подлежит изменениям, благодаря штампу времени, выданного центром сертификации. 

Кто не должен выставлять счета-фактуры — Оператор фискальных данных Первый ОФД

Самозанятые, которые платят налог на профессиональный доход, могут не выставлять счет-фактуру. Они формируют чек в приложении “Мой налог”. Не должны составлять счета-фактуры организации и ИП, реализующие товары населению. Они выдают чеки и БСО. Организации, которые не платят НДС на системах УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН, могут не выставлять счет-фактуру. Исключение, когда фирма налоговый агент, ввозит товары на территорию РФ.

Счет-фактуру не нужно выставлять при корректировке налоговой базы, когда сумма НДС покупателю не предъявляется и оснований для выставления счетов-фактур с откорректированной налоговой базой и суммой налога нет. Когда покупатель не платит НДС, то продавец может не выставлять ему счет-фактуру, если они составят и подпишут соглашение.

В соглашении можно отметить, что кроме отгрузочных счетов-фактур для покупателя не составляются авансовые, исправленные и корректировочные счета-фактуры. Необходимо указать, на каком основании не составляются счета-фактуры, например, покупатель применяет УСН, ЕНВД, ЕСХН, ПСН или освобожден от уплаты НДС по статье 145 или 145. 1 НК РФ.

Если у продавца нет оснований оформить чек или выставить БСО, он может составить счет-фактуру для себя и зарегистрировать его в книге продаж. Письменное согласие сторон сделки на несоставление счетов-фактур можно оформить и в электронном виде при условии его заверения электронной подписью.

Когда нужно выставлять счет-фактуру?

Суть счета-фактуры — показать покупателю, какая сумма НДС включена в приобретенный товар.

Выставлять счёт-фактуру с НДС нужно, если организация или ИП:

  • налоговый агент по НДС;
  • работает по договору как агент от своего имени;
  • покупает товары или услуги с НДС для клиента на ОСНО или продаёт товары или услуги другой компании, которая работает с НДС;
  • участвует в договоре простого товарищества, доверительного управления имуществом или в концессионном соглашении.
  • импортирует товар из-за границы, тогда налог является таможенным платежом.

В остальных случаях выставление счёта-фактуры осуществляется добровольно.

Счета-фактуры нужно оформлять не только по сделкам купли-продажи. Его выписывают, когда возникает обязанность по уплате НДС, в том числе при безвозмездной передаче товаров и имущественных прав.

Что касается сроков, то счет-фактуру нужно выставить покупателю в течение 5 дней со дня отгрузки или получения аванса в счет предстоящих поставок. Счет-фактуру оформляют в двух экземплярах: для покупателя и бухгалтерии.

Счет-фактуру оформляют в одном экземпляре, если:

  • организация или ИП использует товары или услуги для собственных нужд фирмы,
  • лицо осуществляет строительно-монтажные работы для собственных нужд,
  • организация или ИП исполняет роль налогового агента, в частности, арендует государственное имущество.

Электронный счет-фактура

Для оформления электронного счета-фактуры нужно согласие обеих сторон. Стороны должны иметь оборудование и другие возможности для работы с электронными счетами-фактурами. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять продавцы, комиссионеры, налоговые агенты и агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмениваться счетами-фактурами можно при соблюдении условий:

  • стороны согласны с обменом;
  • счет-фактура оформлена по формату;
  • счет-фактура подписана усиленной ЭЦП;
  • стороны могут принять и обработать электронный счет-фактуру.

Обмен электронными счетами-фактурами происходит через оператора электронного документооборота. Счет-фактура подписывается усиленной ЭЦП руководителя организации или уполномоченного представителя. Электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС. Распечатывать его не нужно.

НДССамозанятыеСоветы для предпринимателейУплата налоговЧекЭДОЭЦП

Какие бывают типы счетов-фактур?

6 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Какие существуют типы счетов-фактур? | Руководство по выставлению счетов для малого бизнеса

Существует множество различных типов счетов-фактур, которые компании могут выставлять своим клиентам, и тип счета, который вы выбираете, будет зависеть от вашей отрасли, от того, как вы выставляете счет за свои услуги и как часто вы планируете получать оплату.

Узнайте, какой тип счета подходит для вашего бизнеса, изучив эти темы по выставлению счетов:

Какие бывают типы счетов-фактур?

Что такое счет-фактура закупок?

Что такое счет-фактура продажи?

Какие существуют типы счетов-фактур?

Различные типы счетов-фактур, которые предприятия могут создавать для своих клиентов:

1.Стандартный счет

Стандартный счет выставляется компанией и отправляется клиенту. Это наиболее распространенная форма счетов-фактур, которые создают малые предприятия, и ее формат достаточно гибкий, чтобы соответствовать большинству отраслей и циклам выставления счетов. Стандартные счета включают следующую информацию о продаже:

  • Название компании и контактная информация
  • Имя клиента и контактная информация
  • Номер счета-фактуры
  • Сумма денег, которую клиент должен компании за свои услуги

2.Счет-фактура

Кредитовый счет, также называемый кредитовым авизо, выдается компанией, которая должна предоставить клиенту скидку или возмещение либо исправить предыдущую ошибку в счет-фактуре. Счет-фактура всегда будет включать отрицательное общее число. Например, если вы предоставляете клиенту счет-фактуру с подробным описанием возмещения 50 долларов США, общая сумма в счете-фактуре будет составлять -50 долларов США.

3. Дебетовый счет-фактура

Дебетовый счет, также называемый дебетовым авизо, выдается бизнесом, которому необходимо увеличить сумму, которую клиент должен компании.Дебетовые счета могут быть полезны малым предприятиям и фрилансерам, когда им нужно внести небольшую корректировку в существующий счет. Например, если вы отправили клиенту счет, основанный на расчетных часах, и в итоге вы отработали дополнительные часы над проектом, вы можете отправить клиенту дебетовый счет за дополнительные часы, за которые выставлен счет. Дебетовые счета всегда записываются положительными числами.

4. Смешанный счет-фактура

Смешанные счета-фактуры объединяют кредитовые и дебетовые сборы в одном счете-фактуре, а общая сумма может быть выражена как положительное, так и отрицательное число. Малым предприятиям редко приходится выставлять смешанные счета за свои услуги, но это может быть необходимо, если вы уменьшаете сумму, которую должен клиент должен по одному из проектов, за который выставляете счет, и увеличиваете сумму, причитающуюся по другому проекту, выставленному по тому же проекту. счет.

5. Коммерческий счет-фактура

Коммерческий счет выставляется компанией на товары, которые она продает клиентам на международном уровне. Коммерческие счета-фактуры включают подробную информацию о продаже, которая необходима для определения таможенных пошлин при продаже за границу.Информация, включенная в коммерческий счет, включает:

  • Количество поставки
  • Вес / объем
  • Описание товара
  • Общая стоимость
  • Формат упаковки

6. Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени — это счет-фактура, который используется, когда компания или сотрудник выставляет счет на основе часов, которые они работают, и их стандартной ставки оплаты. Табели учета рабочего времени используются контрактными сотрудниками, которым их работодатель почасово оплачивает. Они также распространены в отраслях, где клиентам выставляются почасовые счета, в том числе от:

  • Юристы
  • Креативные агентства
  • Бизнес-консультанты
  • Психологи

7.Отчет о расходах

Отчет о расходах — это тип счета-фактуры, который работник отправляет работодателю для возмещения связанных с бизнесом расходов. Например, если вы отправляете сотрудника на обед с клиентом, он может создать отчет о расходах, чтобы выставить вашей компании счет на стоимость обеда, парковки и бензина, которые они оплатили заранее.

8. Счет-проформа

Счет-проформа — это расчетный счет, который компания отправляет клиенту перед предоставлением своих услуг.Счет-проформа предоставляет клиенту ориентировочную стоимость работ, которые необходимо выполнить. Счета-проформы, возможно, придется изменить после завершения проекта, чтобы точно отразить отработанные часы.

9. Промежуточный счет

Промежуточный счет-фактура используется для выставления счетов по крупным проектам, в которых бизнес и клиент согласовали условия, предусматривающие множественные платежи. Бизнес или фрилансер будет отправлять промежуточные счета-фактуры, когда будут выполнены определенные этапы в отношении более крупного проекта.Промежуточные счета-фактуры помогают малому бизнесу управлять своим денежным потоком при работе над проектами в течение длительных периодов времени.

10. Окончательный счет

Окончательный счет отправляется клиенту после завершения проекта для запроса оплаты. Окончательный счет обычно более подробный, чем предварительный или промежуточный счет, и обычно включает следующее:

  • Подробный перечень всех оказанных услуг
  • Общая стоимость проекта
  • Номер счета
  • Срок оплаты счета
  • Способы оплаты

11.Просроченный счет

Компания отправляет просроченный счет, если его клиент не производит оплату в срок, указанный в окончательном счете. Вы должны отправлять просроченные счета клиентам, как только они пропустят срок платежа. Просроченные счета включают все услуги и платежные реквизиты, указанные в окончательном счете, а также любые штрафы за просрочку платежа или проценты.

12. Повторяющийся счет-фактура

Периодический счет-фактура полезен для предприятий, которые периодически взимают с клиентов одинаковую сумму за свои услуги.Регулярные счета-фактуры распространены среди ИТ-компаний, которые ежемесячно взимают одинаковую сумму со своих клиентов за пакет ИТ-услуг. Или, если вы являетесь внештатным специалистом по цифровому маркетингу, вы можете предлагать своим клиентам маркетинговые пакеты в социальных сетях по стандартной цене в месяц. Облачное программное обеспечение для выставления счетов позволяет автоматизировать процесс создания повторяющихся счетов и даже отправлять их в один и тот же день каждый месяц, поэтому вам не нужно об этом думать.

13. Э-счет

Электронный счет — это общий термин, применяемый к любому счету, отправляемому в электронном виде, независимо от конкретного типа отправляемого счета. Электронное выставление счетов становится стандартной практикой среди малых предприятий и фрилансеров. Электронные счета-фактуры создавать быстрее и проще, чем стандартные распечатанные счета-фактуры, и они помогают вам быстрее получать оплату за свои услуги.

Что такое счет-фактура покупки?

Счет-фактура покупки — это коммерческий документ, который продавец предоставляет покупателю, в котором указаны приобретенные товары или услуги, проданное количество и цена продажи. Счета-фактуры используются для подтверждения того, что продукт или услуга были куплены, и уплаченной за них суммы.

Что такое счет-фактура продажи?

Счет-фактура продажи — это документ, который компания отправляет клиенту для запроса оплаты своих продуктов или услуг. Счет-фактура продажи включает описание проданного продукта или услуги, количество и цену. Счета-фактуры продажи служат официальным отчетом о продаже как для покупателя, так и для продавца.

Воспользуйтесь нашим пошаговым руководством по выставлению счетов для малого бизнеса, чтобы узнать, как создавать свои собственные счета и загружать простые профессиональные шаблоны счетов.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Счет-фактура — это то же самое, что и счет? С определениями и примерами

4 мин. Читать

  1. Концентратор
  2. Выставление счетов
  3. Счет-фактура — это то же самое, что и счет? С определениями и примерами

Счет-фактура и счет — это документы, которые содержат одинаковую информацию о сумме, причитающейся за продажу товаров или услуг, но термин счет-фактура обычно используется бизнесом, стремящимся получить деньги от своих клиентов, тогда как термин счет используется клиентом для обозначения платежей, которые он должен поставщикам за их продукты или услуги.Счет-фактура и счет — это, по сути, одно и то же, но эти два термина обычно используются разными сторонами, участвующими в одной и той же бизнес-операции.

Следующие темы помогут вам узнать больше о функциях счетов и накладных:

Определение счета

Определение банкноты

В чем разница между счетом-фактурой и счетом?

В чем разница между счетом-фактурой и сметой?

Что такое цитата?

Определение счета

Счет-фактура — это бухгалтерский документ, который компания выпускает для своего клиента, в котором описываются предоставленные продукты и услуги и указывается сумма денег, причитающихся за работу. Счет-фактура выполняет следующие функции:

  • Счет-фактура — это бизнес-операция, которая требует от клиента оплаты за оказанные услуги
  • Счет-фактура выставляется до получения платежа, как способ запроса платежа к определенному сроку
  • Счет-фактура предоставляет бизнесу запись о проданные товары или услуги для целей учета

Определение счета

Счет — это документ, в котором указывается сумма задолженности покупателя за полученные товары или оказанные услуги, который распечатывается или выписывается как справка о расходах.

  • Счет выставляется до отправки платежа
  • Счет служит для клиента записью товаров или услуг, предоставляемых бизнесом, и служит напоминанием о причитающихся платежах
  • Когда вы получаете счет от поставщика в качестве покупатель, вы вводите его в свои книги как счет, который необходимо оплатить

В чем разница между счетом-фактурой и счетом?

Счет-фактура и счет-фактура содержат одинаковую информацию о сумме задолженности как часть бизнес-операции, но счет-фактура создается бизнесом, предоставляющим услугу, и покупатель, получающий счет, записывает его как счет, подлежащий оплате.

Этот пример показывает, как термины счет-фактура и счет-фактура используются по-разному в бухгалтерском учете:

Компания отправляет счет-фактуру клиенту → Заказчик получает его в виде счета → Заказчик оплачивает причитающуюся сумму → Компания выдает квитанцию ​​в качестве подтверждения платежа

В чем разница между счетом-фактурой и сметой?

Счет-фактура и смета похожи друг на друга и содержат большую часть одной и той же информации, но служат совершенно разным целям.В то время как в счете-фактуре запрашивается оплата за проданные продукты или услуги, предоставляемые бизнесом, оценка не требует оплаты, а скорее предлагает расценки на будущие услуги и указывает сумму, которую эти услуги будут стоить клиенту.

Смета — это предложение, в котором подробно описывается, сколько будут стоить клиенту услуги в будущем. Компании предоставляют клиентам сметы до того, как будут начаты какие-либо работы и до того, как будут причитаться какие-либо деньги. Счета, однако, представляются клиенту, когда работа завершена и наступает срок оплаты.

По оценкам:

  • Обзор услуг, которые бизнес будет предоставлять своему клиенту
  • Объем проекта, чтобы клиент понимал, какие работы должны быть выполнены
  • Сроки и даты завершения проекта
  • Примерная сумма гонораров, которую клиент должен будет выплатить за работа
  • Прочие положения и условия, относящиеся к работе

Что такое цитата?

Ценовое предложение предоставляет клиенту фиксированную цену за проект, тогда как смета дает оценку комиссионных, которые будут понесены за проект, которые могут измениться.Ценовое предложение обычно зависит от определенного периода времени, например, многие компании оговаривают, что предложение действительно только в течение 30 дней со дня его выставления. Это связано с тем, что затраты, которые несет бизнес на производство товаров или оказание услуг, могут со временем меняться.


СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Что такое счет-фактура? | Полное руководство по выставлению счетов

Что такое счет и что в него следует включать?

Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это платежное требование, выставляемое продавцом покупателю товаров или услуг после продажи. В нем подробно указано, какие товары были предоставлены, какие работы были выполнены и сколько необходимо заплатить взамен.

Для чего используется счет-фактура?

Счета-фактуры можно использовать для выставления счетов за разовые проекты или за повторяющуюся работу, но они наиболее широко используются для запроса оплаты после завершения работы и там, где есть постоянные отношения с заказчиком.

Традиционно счета приходили в бумажной форме, либо рукописные, либо напечатанные, а затем отправлялись по почте.

В последние годы многие компании использовали электронную почту для ускорения доставки.Но наиболее технически подкованные фирмы теперь используют специализированное программное обеспечение для немедленного создания цифровых счетов-фактур, при этом информация автоматически передается между продавцом и покупателем.

Что включается в счет-фактуру?

  • Слово «Счет-фактура» четко обозначено вверху документа

  • Уникальный ссылочный номер или код

  • Имя, адрес и контактные данные лица или компании, выписывающей счет

  • Имя и адрес счета-фактуры физического или юридического лица, которому выставлен счет

  • Описание товаров или услуг, которые покрывает счет-фактура

  • Дата поставки товаров или услуг

  • Дата выставления счета

  • Сумма причитающейся суммы с подробным описанием применимых налогов и любых заранее согласованных скидок, плюс общая сумма к оплате

  • Срок оплаты счета (крайний срок для оплаты)

Что такое адрес счета ?

Адрес для выставления счета — это юридический адрес покупателя или адрес, по которому он получает корреспонденцию.

Он отличается от адреса доставки (или адреса доставки), который является адресом, по которому должны быть доставлены товары или услуги.

В некоторых случаях эти адреса могут быть разными, а в некоторых случаях они могут совпадать.

Каков срок оплаты счета?

Срок оплаты счета — это дата, на которую должна быть произведена полная оплата всей суммы счета. Если эта дата проходит и вся сумма не оплачена, счет считается просроченным.

Как работают счета?

  1. Ваш клиент соглашается покупать у вас товары или услуги.

  2. Детали продажи и вовлеченные стороны (то есть вы и бизнес вашего клиента) указываются в счете-фактуре — документе, который является официальным запросом на оплату.

  3. Вы создаете счет (который может быть вручную или с помощью специального программного обеспечения, может быть бумажным или электронным) и выставляете его своему клиенту.

  4. После получения счета у вашего клиента есть период времени, в течение которого он юридически согласился заплатить вам (обычно 30 дней, но существует множество вариантов).

  5. Ваш клиент производит платеж в полном объеме, и вы сверяете счет-фактуру после получения этого платежа, чтобы завершить транзакцию.

Выставление счетов и условия оплаты

Если вы не согласовали альтернативные условия оплаты с клиентом, обычно срок выплаты вам составляет 30 дней с даты выставления счета. Правила и инструкции могут отличаться в зависимости от штата.

В некоторых отраслях могут быть предприятия, традиционно осуществляющие операции на условиях оплаты 60, 90 или даже 120 дней.Для более крупных предприятий также характерно настоятельно рекомендовать более мелким поставщикам длительные условия оплаты, которые им непропорционально подходят, в ущерб более мелким предприятиям.

Некоторые компании предлагают клиентам скидки при досрочном погашении или предоплате. Все чаще малые и средние предприятия (СМБ) прилагают все больше усилий для защиты от просроченной оплаты и требуют, чтобы счета были оплачены в течение всего семи дней.

Когда дело доходит до ведения бизнеса на международном уровне, вы, как правило, видите 30-дневные условия оплаты, обычно в Великобритании и Европе, но они различаются:

  • Скандинавские компании обычно используют крайний срок оплаты в 14 дней

  • Испанские фирмы установить условия оплаты в среднем 45 дней

  • Компании в Греции и Италии требуют оплаты в течение 50 дней и более

Скорость оплаты счетов часто частично зависит от того, как оформлен документ.Ручные, бумажные счета-фактуры как доставляются, так и обрабатываются медленнее на другом конце. Но современные автоматизированные электронные методы могут гарантировать, что платежи будут производиться быстро и эффективно, даже немедленно.

Счета-фактуры и счета-фактуры

Термин «счет» часто используется взаимозаменяемо с «счет-фактурой», однако не всегда следует предполагать, что они используются одинаково. Различные стороны могут выбрать различие счетов-фактур несколькими способами. Общие различия включают:

  • Счет — предпочтительный термин в зависимости от отрасли — бухгалтеры и юристы обычно используют термин «оплачиваемые часы» для обозначения времени, потраченного на работу для клиента, за которое они могут платить.Из-за этого они могут использовать термин «выставление счета клиенту» вместо «выставление счета клиенту». Однако в этих обстоятельствах они означают одно и то же.

  • Счета — это подмножество счетов-фактур. В некоторых случаях «счет» считается списком приобретаемых товаров и услуг и общей суммой, подлежащей оплате. Счета-фактуры отличаются от этого тем, что они содержат конкретную дополнительную информацию (как описано выше).

  • Счета — это то, что получатель называет счетом — в других случаях «счет» и «счет-фактура» относятся к одному и тому же документу, однако эмитент будет называть его «счет-фактурой», а получатель будет ссылаться на него. как «вексель».

  • Счета — это совокупность подлежащих оплате сумм счетов-фактур. Другой случай — это когда бизнес выставляет клиенту несколько счетов-фактур за период. Они могут дополнить «счет», в котором будет указана общая непогашенная сумма, подлежащая оплате, по всем счетам-фактурам.

Счета-фактуры по сравнению с заказами на покупку

Счета-фактуры отправляются от продавца покупателю для запроса оплаты, тогда как заказы на покупку (обычно ЗП или ЗП) отправляются от покупателя продавцу для официального подтверждения заказа.

В заказе на продажу заказы на покупку сначала отправляются как запись того, что запрашивает покупатель, при этом счета-фактуры обычно отправляются после доставки товаров или услуг с запросом оплаты за предоставленные.

Тип информации, включенной в ЗП, очень похож на информацию, включенную в счет-фактуру (см. Ниже).

Что входит в заказ на поставку?

  • Слова «Заказ на поставку» четко обозначены в верхней части документа

  • Уникальный номер или ссылка

  • Дата выдачи заказа на закупку

  • Имя, адрес и контактные данные физическое или юридическое лицо, выдающее заказ на покупку

  • Имя и адрес поставщика, которому отправляется заказ на покупку

  • Адрес доставки предоставляемых товаров / услуг (+ имя и контактные данные лица, принимающего доставку или контролирующего работы)

  • Дата поставки товаров / услуг

  • Описание товаров / услуг, которые покрывает заказ на поставку

  • Стоимость каждой позиции, заказанное количество и общая стоимость заказа

  • Условия оплаты (период для оплаты)

GoCardless используется более чем 60 000 предприятий по всему миру.Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Что такое счет? Назначение, виды, элементы и советы

Счет-фактура — это документ, который продавец выставляет покупателю для получения оплаты. В нее входит стоимость приобретенных товаров или оказанных покупателю услуг. Счета-фактуры также могут служить в качестве юридических записей, если они содержат имена продавца и клиента, описание и цену товаров или услуг, а также условия оплаты.

Эволюция счетов-фактур

Камень фактур

Счета-фактуры и записи транзакций были сделаны еще в 5000 году до нашей эры в Месопотамии. Торговцы вырезали детали операций на глиняных или каменных табличках, используя самую раннюю форму математики.

Счета-фактуры рукописные

Выставление счетов позже превратилось в счета-фактуры, написанные от руки на коже животных, пергаменте или бумаге.Эти счета-фактуры содержали большинство элементов современного счета-фактуры и использовали подписи или печати.

Электронные счета

Изобретение компьютеров привело к следующему значительному изменению в выставлении счетов. Эта революция была вызвана желанием сократить традиционные затраты и рабочую силу. С электронными счетами выставление счетов стало дешевле, проще и быстрее.

Онлайн-счета

Появление Интернета привело к появлению более совершенных, безопасных и экологически чистых способов общения с клиентами.Счета-фактуры онлайн являются безбумажными, поскольку счета-фактуры отправляются по электронной почте, а платежи производятся онлайн.

Мобильные счета

Выставление счетов в современном мире стало мобильным. Специализированные компании SaaS (программное обеспечение как услуга) обеспечивают автоматическое, безопасное и мгновенное выставление счетов, так что вы можете выставлять счета на ходу.

Функции счетов-фактур

Компаниям необходимо выставлять счета, чтобы требовать оплаты.Счет-фактура — это юридически обязывающее соглашение, показывающее согласие обеих сторон с заявленной ценой и условиями оплаты. Однако есть и другие преимущества использования счетов-фактур.

  • Ведение документации

    Самым важным преимуществом счета-фактуры является возможность вести юридический учет продажи. Это позволяет узнать, когда товар был продан, кто его купил и кто продал.

  • Отслеживание платежей

    Счет-фактура — бесценный инструмент бухгалтерского учета.Это помогает как продавцу, так и покупателю отслеживать свои платежи и суммы задолженности.

  • Правовая охрана

    Правильный счет-фактура является юридическим доказательством договоренности между покупателем и продавцом по установленной цене. Он защищает продавца от мошеннических исков.

  • Простая подача налоговой декларации

    Регистрация и ведение всех счетов-фактур продаж помогает компании отчитываться о своих доходах и обеспечивать уплату надлежащей суммы налогов.

  • Бизнес-аналитика

    Анализ счетов-фактур может помочь компаниям собрать информацию о покупательских моделях своих клиентов и выявить тенденции, популярные продукты, пиковые периоды покупок и многое другое. Это помогает разрабатывать эффективные маркетинговые стратегии.

Есть несколько различных типов счетов-фактур

Счет-проформа — это документ, подтверждающий обязательство продавца поставить товары и услуги покупателю по согласованной цене.

Коммерческий счет-фактура — это документ, используемый для таможенного декларирования при продаже товаров, экспортируемых через международные границы.

Кредит-нота — это документ, выдаваемый покупателю в случае возврата товара из-за повреждения или ошибки.

Счет-фактура отправляется клиенту для оплаты почасовой оплаты за выполненную работу или оказанные услуги.

Счет-фактура отправляется клиенту, если он вносит предоплату за продукт или услугу. Затем эта сумма вычитается из окончательного платежа заказчика при доставке или завершении работы.

Периодические счета-фактуры создаются и отправляются клиентам через регулярные промежутки времени для повторения транзакций, таких как плата за подписку.

Элементы накладной

Хороший, юридически обоснованный счет-фактура должен содержать всю информацию, которая потребуется клиенту для осуществления платежей, и давать возможность ответить на любые вопросы.Давайте взглянем на различные элементы счета-фактуры:

  • 3

    Дата оказания услуги
  • 5

    Контактное лицо и название организации / продавца
  • 6

    Имя и контактные данные покупателя
  • 8

    Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги
  • 9

    Стоимость единицы продукции
  • 11

    Общая сумма задолженности в валюте
1

×

Слово «СЧЕТ-ФАКТУРА»

Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть на видном месте в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.2

×

Номер счета-фактуры

Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, такой как номер счета-фактуры, номер заказа на покупку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца. 3

×

Дата оказания услуги

Запись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию. 4

×

Дата отправки счета

Дата отправки счета должна быть указана, чтобы гарантировать своевременную оплату.5

×

Контактная информация и название организации / продавца

В счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам. 6

×

Имя и контактные данные покупателя

Контактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа. 7

×

Положения и условия

Все условия и положения компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.8

×

Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги

Счет-фактура должен описывать каждый продукт или тип оказанной услуги. 9

×

Стоимость единицы продукта

Необходимо включить стоимость каждой отдельной позиции или услуги. 10

×

Ставки налога

Необходимо включить налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.11

×

Общая сумма задолженности в валюте

Общая сумма, подлежащая оплате, должна быть четко указана в счете. 12

×

Персонализированная записка

Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированную благодарственную записку.
  • Слово «Счет-фактура» и логотип компании должны быть на видном месте в документе, чтобы их можно было легко идентифицировать.

  • Каждый счет-фактура должен иметь уникальный идентификатор, например номер счета-фактуры, номер заказа на поставку или ссылочный номер, чтобы отличать его от остальных счетов-фактур продавца.

  • 3

    Дата оказания услуги

    Запись даты оказания услуги или даты продажи может помочь упростить каталогизацию.

  • Необходимо указать дату отправки счета, чтобы платежи производились вовремя.

  • 5

    Контактное лицо и название организации / продавца

    В счете-фактуре должно быть четко указано имя продавца и контактная информация, чтобы клиент мог связаться с вами по любым вопросам.

  • 6

    Имя и контактные данные покупателя

    Контактная информация клиента также должна быть указана для обеспечения законности документа.

  • Все условия компании, включая сроки и штрафы за неуплату или частичную оплату, должны быть четко указаны в счете.

  • 8

    Строка с подробным описанием каждого продукта или услуги

    В счете-фактуре должен быть описан каждый продукт или тип оказанной услуги.

  • 9

    Стоимость единицы продукции

    Стоимость каждого отдельного товара или услуги должна быть включена.

  • Необходимо указать налогооблагаемую сумму продуктов или услуг.

  • 11

    Общая сумма задолженности в валюте

    Общая сумма к оплате должна быть четко указана в счете.

  • Счета-фактуры можно персонализировать, добавив индивидуализированные благодарственные письма.

Советы по выставлению счетов

Вот несколько советов, которые помогут вам максимально эффективно использовать ваши счета и обеспечить своевременную оплату:

  • Стимулирование своевременной или досрочной оплаты счетов

  • Сделайте процесс выставления счетов и оплаты более удобным для клиентов

  • Использовать периодическое выставление счетов, если применимо

  • Обсудить и установить условия платежа в письменной форме

  • Получите предоплату

  • Автоматическое выставление счетов

  • Работа над установлением более тесных отношений с клиентами

  • Приостановить работу или остановить проекты, если клиент не заплатит вовремя

Хотите узнать больше о том, как заставить клиента вовремя оплатить счет? У Forbes есть для вас несколько рекомендаций.

Современное программное обеспечение для выставления счетов

Современные программные продукты для выставления счетов от SaaS-компаний позволяют автоматизировать, ускорять и управлять процессом выставления счетов, чтобы своевременно получать оплату.

Что можно делать с помощью программы для выставления счетов:

Создание индивидуальных счетов-фактур

Наслаждайтесь полной свободой оформления счетов. Выберите готовый шаблон из галереи и адаптируйте его так, чтобы вы могли построить свой бренд так, как хотите.

Автоматизируйте рабочие процессы

Устройтесь поудобнее и позвольте вашему программному обеспечению позаботиться о ваших счетах, автоматизируя утомительные повторяющиеся задачи от рабочих процессов выставления счетов до напоминаний об оплате.

Делайте платежи легко и безопасно

Программа для выставления счетов

гарантирует абсолютную безопасность платежей в соответствии с PCI DSS. Вы даже можете автоматически собирать платежи на регулярной основе.

Улучшение отношений с клиентами

Программа для выставления счетов

помогает вашим отношениям с клиентами выйти на новый уровень.Хорошее программное обеспечение для выставления счетов включает поддержку CRM и клиентский портал, где клиенты могут отслеживать свои транзакции или совершать платежи в Интернете.

Преимущества использования программного обеспечения для выставления счетов

Программное обеспечение

Invoice помогает оптимизировать бухгалтерские и финансовые процессы за счет автоматизации важных задач. Таким образом вы сможете:

  • Сократите расходы за счет сокращения персонала в отделе выставления счетов и выставления счетов

  • Экономия времени на отслеживании и поиске просроченных платежей

  • Увеличьте свой денежный поток за счет более быстрой оплаты счетов

  • Сокращение мошенничества и повышение безопасности

  • Улучшите отношения с клиентами, предложив более быстрое устранение ошибок

Узнайте, как лучше всего использовать программное обеспечение для выставления счетов в своей сфере деятельности

Хороший счет — это не просто товарный чек, а юридический документ, защищающий ваш бизнес от ошибок и рисков.Правильные инструменты выставления счетов могут помочь вам упростить процесс выставления счетов, улучшить ваш денежный поток и даже упростить бухгалтерский учет. Мобильная система выставления счетов SaaS — это простое современное обновление для любого бизнеса, который застрял в эпоху выставления счетов-фактур.

Разница между накладной и накладной

Слова «счет-фактура» и «счет» часто взаимозаменяемы, но не всегда. Изучите важные различия между ними, чтобы знать, какой из них отправить и почему.

Важно понимать разницу между счетом-фактурой и выпиской по счету, потому что ни одно слово не является просто синонимом другого. Хотя эти два термина тесно связаны и в некоторых случаях взаимозаменяемы, бывают случаи, когда правильным является только один. Более того, действительно ли вы — отправитель или получатель, зависит от счета-фактуры или счета-фактуры.

Определение счета-фактуры.

Счет-фактура — это бизнес-запись, используемая для описания и детализации проданных продуктов или оказанных услуг.Он может быть на бумаге или в цифровом документе, например в формате PDF. В дополнение к описанию предоставленных продуктов или услуг, в счете будет указана сумма к оплате, срок платежа и перечислен самый последний из предыдущих платежей.

В случае возникновения разногласий по счету счета-фактуры можно использовать в качестве юридических документов для обоснования претензий любой из сторон. Счет-фактура также будет содержать инструкции по переводу (или платежу) и может быть аутентифицирована с помощью безопасной системы электронной подписи.

Является ли счет-фактура счетом?

Они могут показаться одинаковыми, но «счет» имеет более тонкий оттенок.Когда вы получаете счет, это означает, что платеж подлежит оплате. Подумайте о детализированном счете, который вы получили в конце покупки в ресторане. В этом случае слово «счет-фактура» не будет применяться, потому что вы должны оплатить «счет» до ухода .

Счет-фактура и счет — реальная разница.

Разница между счетом-фактурой и счетом часто заключается только в том, как они воспринимаются, в зависимости от того, отправитель вы или получатель. Компания может отправить вам счет за оказанные услуги, но после получения вы, , увидите его как счет.Использование слова «счет-фактура» может означать, что условия платежа, такие как НЕТТО-30 дней, были установлены, тогда как счет — это простое изложение того, что необходимо сейчас оплатить.

Независимо от того, использует ли ваша компания подробные или простые счета, узнайте, что еще можно сделать с помощью Adobe Sign .

Бесплатный генератор счетов | Простой счет-фактура

Как сделать счет-фактуру с помощью генератора счетов-фактур

Эти пошаговые инструкции покажут вам, как создать счет-фактуру, включающий все стандартные элементы профессионального счета-фактуры.Ниже мы расскажем, как настроить счет, чтобы он был уникальным для вашей компании.

При первом создании счета-фактуры вам потребуется добавить некоторую информацию в пустой шаблон счета-фактуры.

  1. Добавьте информацию о вашей компании в разделе From , включая имя, номер телефона и адрес
  2. Заполните данные вашего клиента в разделе For , включая имя, адрес электронной почты и адрес
  3. Добавьте каждую строку , вместе с описанием, ставкой и количеством
  4. Если применимо, введите налоговую ставку, тип валюты и сумму скидки
  5. Напишите инструкции по оплате и условия в Notes section
  6. Настройте свой счет, добавив логотип и выбрав цвет вашего бренда

Как отправить счет

После того, как ваш первый счет будет заполнен, вам нужно будет узнать, как отправить его своему клиенту.Наш генератор счетов дает вам два простых варианта отправки счета.

Сначала напишите письмо своему клиенту. Вы можете включить ссылку на свой счет в электронное письмо или отправить им PDF-файл счета в качестве вложения. Клиент просто нажимает на ссылку или вложение, чтобы увидеть счет.

Затем проверьте статус отправленного счета. Если вы отправите счет по электронной почте непосредственно из Invoice Simple, вы получите уведомление, когда ваш клиент просматривает счет. Уведомление полезно для связи с клиентами, чтобы подтвердить платеж.

Основные элементы счета-фактуры

Счет-фактура состоит из 9 основных элементов. Некоторые из этих элементов необходимы, в то время как другие являются дополнительными или используются только для настройки.

  1. Заголовок

    Заголовки должны четко указывать цель документа. Наше программное обеспечение позволяет создавать оценки, счета и квитанции. Включение заголовка позволяет вам и клиенту быстро их отличить. Это сэкономит вам время при просмотре ваших записей или заполнении налоговой декларации.

    Обратите внимание на изображение с пометкой «Логотип компании» справа от заголовка. Здесь вы можете добавить свой собственный логотип для получения более профессиональных оценок, счетов-фактур и квитанций. Если у вашей компании нет логотипа, вы можете оставить этот раздел пустым, если остальная часть счета оформлена правильно.

  2. Название и реквизиты компании

    При создании счета вы должны указать юридическое название и контактные данные вашей компании. Это должно включать ваш адрес, номер телефона и адрес электронной почты.Обычно информация о компании пишется в верхней части счета-фактуры, чтобы четко различать компанию, предоставляющую товары или услуги, и компанию, получающую их.

  3. Имя и реквизиты клиента

    Четко укажите имя и контактные данные вашего клиента. Эти контактные данные должны включать адрес, номер телефона и адрес электронной почты.

  4. Номер счета

    Каждый счет имеет уникальный идентификатор, называемый номером счета.Номера счетов могут помочь отслеживать несколько счетов. Номера счетов-фактур можно форматировать по-разному. Эти форматы могут включать номера файлов (INV0001), уникальные коды выставления счетов или номера заказов на поставку на основе даты.

    Если вы используете программное обеспечение Invoice Simple invoicing для автоматического управления вашим номером счета, программа создаст уникальный номер счета для каждого документа. Если вы хотите использовать свой собственный формат для номера счета-фактуры, вы можете самостоятельно обновлять каждый номер счета каждый раз, когда используете генератор счетов.

  5. Дата

    Важно указать дату выставления каждого счета. Это может устранить путаницу, когда один и тот же клиент получает несколько счетов. Поскольку платеж обычно должен быть произведен через определенное количество дней после получения счета-фактуры, в том числе дата является важной частью показа срока платежа.

  6. Описание предоставленных товаров или услуг

    В шестую ячейку вы должны включить отдельные позиции для каждого товара или услуги, которые вы предоставляете.Каждая строка должна включать следующее:

    • Название предоставленных товаров или услуг.
    • Цена за единицу или почасовая оплата.
    • Количество или количество отработанных часов.

  7. Детализированные сборы

    Затем добавьте любые налоги, сборы за доставку и обработку или дополнительные сборы, которые применяются к предоставленным товарам или услугам. Мы рекомендуем перечислять эти налоги и сборы как отдельные статьи, поскольку некоторые компании используют разные внутренние бюджеты для покрытия этих сборов.

  8. Сальдо к оплате

    Генератор счетов рассчитает общий сальдо к оплате из отдельных позиций, которые вы ввели в поля шесть и семь.

  9. Сроки, условия и инструкции по оплате

    Условия оплаты в счете — это часть, на которую чаще всего упускают из виду. Стандартные условия оплаты могут различаться в зависимости от отрасли, политики вашей компании или предыдущей истории отношений с клиентом.

    Важно четко указать последствия нарушения этого соглашения любой из сторон. Эти штрафы могут включать штрафы за просрочку платежа или дополнительные сборы.

    Здесь также можно указать предпочитаемый способ оплаты, будь то чек, наличные, банковский перевод, Paypal или кредитная карта.Затем добавьте в инструкции по оплате. Например, укажите номер своего счета и название банка, если клиенты должны платить прямым переводом.

Преимущества использования генератора счетов-фактур

Избавление от повторного ввода информации

При первом использовании генератора счетов-фактур в первый раз вы увидите пустой шаблон счета-фактуры.

В следующий раз вы создаете счет-фактуру, шаблон счета-фактуры автоматически заполнит всю вашу соответствующую бизнес-информацию, товары и информацию о клиенте.Генератор счетов даже будет использовать интеллектуальный текст для автозаполнения информации о клиенте, такой как номер телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес, когда вы вводите имя клиента.

В следующий раз, когда вы захотите создать счет, шаблон счета будет автоматически заполнен всей необходимой информацией. То же самое относится к вашим клиентам и товарам. Мы заполним всю информацию о вашем клиенте (телефон, электронная почта, адрес), когда вы начнете вводить имя клиента.

Получите онлайн-счет-фактуру для совместного использования и распечатки за один раз

Вы можете поделиться или загрузить свой счет в формате PDF одним нажатием кнопки.Это экономит много времени по сравнению с шаблонами счетов в Excel и Word, для которых вам нужно выполнить несколько шагов, чтобы экспортировать документ в формате PDF или быть уверенным, что ваш клиент может открывать файлы определенного формата.

Есть и другие преимущества отправки счетов через генератор счетов Invoice Simple.

  1. Ваш счет будет пригоден для просмотра на мобильных устройствах и компьютерах.
  2. Вы получите уведомление, когда ваш клиент получит и просматривает счет.
  3. Если ваш клиент не просматривал ваш счет в течение нескольких дней, Invoice Simple автоматически отправит ему вежливое напоминание.
Вместо того, чтобы усердно работать, мы должны работать с умом! Разумно использовать правильный инструмент для работы: генератор счетов.

Отправка счета по электронной почте через Генератор счетов дает несколько дополнительных преимуществ. Во-первых, ваш счет будет удобен для просмотра на мобильных устройствах и на компьютерах. Во-вторых, вы будете уведомлены, когда ваш клиент получит и просмотрит счет. И в-третьих, если ваш клиент не просматривал ваш счет через пару дней, Invoice Simple автоматически отправит ему вежливое напоминание.

Вместо того, чтобы много работать, надо работать с умом! Разумно использовать подходящий инструмент для работы — генератор счетов.

Наш бесплатный генератор счетов экономит ваше время

При использовании генератора счетов Invoice Simple вы экономите много времени и усилий. Вот некоторые из причин, почему:

  • Автоматически сохраняйте своих клиентов и товары, чтобы они были доступны в следующий раз, когда вы будете писать счет
  • Организуйте свои счета за секунды
  • Используйте профессионально разработанный шаблон, совместимый с принтерами и мобильные устройства
  • Получите полный обзор вашего бизнеса без усилий и в считанные минуты
  • Узнавайте, когда ваш счет просматривается покупателем
  • Обработка кредитных карт онлайн или на месте
  • И доступ ко многим другим удивительным преимуществам

См. наше руководство по программное обеспечение для выставления счетов для малого бизнеса, чтобы получить более подробную информацию обо всех ваших возможностях.

Что такое счет-фактура? Как мне выставить счет?

Содержание

Введение

Введение в счета для малого бизнеса

Если ваш бизнес ориентирован на клиентов или услуги, выставление счетов — огромная часть игры. Счет-фактура — это документ, который вы отправляете клиентам и клиентам с подробным описанием того, что вы предоставили, и того, как они могут заплатить вам за эти товары или услуги. Это руководство проведет вас через все тонкости выставления счетов для малого бизнеса — от шаблонов счетов и рабочего процесса до работы с просроченными клиентами.Вы получите советы и рекомендации, которые помогут вам автоматизировать процесс выставления счетов, сделав процесс работы легким для вас и ваших клиентов.

FAQ

5 Часто задаваемые вопросы о счетах

1. Что такое счет-фактура?

Счет-фактура — это подробный список, в котором записываются продукты или услуги, которые вы предоставили своим клиентам, общая сумма к оплате и способ, которым они могут заплатить вам за эти товары или услуги. Вы можете отправлять электронные или бумажные счета.Счета могут быть оплачены одним платежом или частями. Вы даже можете запланировать несколько платежей в одном счете. Если вы используете Square Invoices, вы можете фильтровать и просматривать счета на своей панели Square Dashboard онлайн или в приложении Square Point of Sale.

Подробнее об основах выставления счетов

2. Как создать счет?

У

Square есть готовый, профессионально оформленный шаблон счета-фактуры, который включает всю необходимую информацию для выставления счетов. Square Invoices позволяет создавать, отправлять и управлять счетами и платежами прямо из Square Dashboard.Узнайте больше о том, как создать счет.

3. Как отправить счет?

Вы можете отправлять электронные счета-фактуры прямо в почтовые ящики клиентов через квадратные счета-фактуры.

4. Как вы управляете счетами?

Самый простой способ управлять счетами и отслеживать их — это онлайн-система выставления счетов. Программное обеспечение для выставления счетов позволяет быстро и легко отправлять профессиональные счета прямо со своего настольного компьютера или мобильного устройства. Клиенты могут платить одним щелчком мыши, а вы можете отслеживать, кто заплатил, а кто опаздывал, на одной централизованной панели управления.Традиционно ручные задачи, такие как ведение бухгалтерского учета и нумерация счетов, выполняются на серверной стороне, поэтому легко следить за своим денежным потоком. Узнайте больше об управлении счетами.

5. Как выбрать лучшую систему выставления счетов?

Ваше программное обеспечение для выставления счетов должно упростить быструю отправку и отслеживание счетов. Выберите систему, которая упрощает создание и рассылку счетов вашим клиентам, а также простой сбор платежей.

Начните работу с квадратными счетами-фактурами.

Счета всегда можно отправлять и отслеживать. Платите по одной низкой ставке за счет, когда клиенты производят оплату кредитной или дебетовой картой онлайн.

Глубокое погружение

Что такое счет-фактура?

Во-первых, основы. Счет-фактура — это запись о товарах или услугах, которые вы предоставляете своим клиентам и покупателям, а также способ, с помощью которого они могут оплатить вам эти товары или услуги. Если вы подрядчик, который ремонтировал крышу, визажист, оформлявший фотосессию, или предприниматель, который только начал консалтинговый бизнес, скорее всего, вам нужно отправить счет.

Почему важно выставлять счет

Хорошее знание всех вопросов, связанных с выставлением счетов, имеет первостепенное значение для успеха вашего бизнеса. Если вы отложите дело на второй план или у вас будет беспорядочный процесс выставления счетов, это может послужить сигналом о том, что вы непрофессиональны. Особенно, когда вы имеете дело с дорогостоящими проектами (скажем, если вы организатор мероприятий или подрядчик), это не совсем хорошо для вашего бренда или для привлечения постоянных клиентов.

Надлежащий процесс выставления счетов и рабочий процесс также имеют решающее значение для управления бухгалтерским учетом.Если вы позволяете счетам накапливаться или этот процесс сбивает ваших клиентов с толку, скорее всего, на их расчет уйдет слишком много времени. Это плохая новость, когда дело касается управления денежными потоками, и большая проблема, когда дело касается бухгалтерского учета. Выставление счетов также чрезвычайно важно по налоговым причинам. Когда вы владеете собственным бизнесом, вам необходимо вести тщательный учет всех поступлений и выплат, включая копии всех счетов-фактур.

Так что, если вы только начинаете (или если вы уже зарекомендовали себя и не можете быть в курсе дел), вам следует потратить некоторое время на то, чтобы научиться выставлять счета профессионально и эффективно.Ваша прибыль (и ваш бухгалтер) будут вам благодарны.

Виды счетов

В зависимости от вашего бизнеса или услуг, которые вы предоставляете, существуют разные типы счетов, которые могут иметь смысл. Вот несколько распространенных форм счетов-фактур:

  • Предложение (или ставка) : если вы выполняете большую работу, вы можете создать предложение или ставку на эту работу. В нем должно быть подробно указано, сколько вы ожидаете от услуг, когда все сказано и сделано. Обязательно дайте понять всем, что это смета за работу, а не окончательная сумма.
  • Промежуточные (или текущие) счета-фактуры : Возможно, имеет смысл выставлять промежуточные счета-фактуры, которые позволяют клиентам оплачивать отдельные работы за один раз, а не единовременно, когда все будет выполнено. Промежуточные счета должны сопровождаться одним окончательным счетом-фактурой с подробным описанием всей работы (и того, за что была произведена оплата).
  • Счета-фактуры расписания : Этот тип счета-фактуры приходит, если у вас есть бизнес, где вы взимаете с клиентов плату за время, которое они используют ваши услуги.Эти счета обычно используются консультантами, психотерапевтами, юристами и другими профессионалами, чьи услуги более интеллектуальны. К другим случаям относятся случаи, когда объект арендуется на определенное время, например автомобили и строительное оборудование.
  • Счета-проформы : Это предварительный счет-фактура, направляемый покупателям до завершения отгрузки, доставки или выполнения работ. Эти счета-фактуры используются для создания продаж, а не для подтверждения продажи.Это обязательство в отношении предстоящих товаров и услуг и не может использоваться для целей бухгалтерского учета. Вместо этого предварительный счет-фактура используется больше как коммерческое предложение.

  • Периодические счета-фактуры : Если у вас есть компания, которая выполняет регулярную повторяющуюся работу для клиентов (скажем, если вы домработница или выгуливаете собак), вы можете отправлять повторяющиеся счета через регулярные (согласованные) интервалы. (например, еженедельно или ежемесячно).

Регулярные платежи легко настроить с помощью Square Invoices и упростить выставление счетов, гарантируя, что вам будут платить каждый месяц, неделю, день или даже год.

  • Окончательные счета : Окончательный счет содержит подробные сведения обо всех услугах, предоставленных для конкретной работы или проекта. Если в течение всего проекта выставлялись промежуточные счета-фактуры, в окончательном счете-фактуре должны быть указаны они, а также окончательная неоплаченная сумма. Мы рассмотрим все, что вы должны включить в окончательный счет, в следующем разделе.
  • Просроченные счета : Если клиент не оплатил счет, вам может потребоваться отправить еще один счет на оплату любых расходов, связанных с несвоевременной оплатой счетов (которые ранее были подробно описаны в ваших условиях).
Счет-фактура стала проще для вас и ваших клиентов.

Отправляйте и отслеживайте счета бесплатно в Интернете всего за несколько шагов и упростите оплату для ваших клиентов.

Чем счета-фактуры отличаются от квитанций и заказов на покупку?

Счета-фактуры (и счета) — это юридически закрепленные документы, используемые для запроса оплаты от клиентов или заказчиков. Они часто сопровождаются согласованными условиями, такими как срок оплаты за оказанные услуги.

Заказ на поставку — это документ, инициированный покупателем и отправленный продавцу.Это сводка товаров и услуг, которые покупатель планирует приобрести у поставщика.

Квитанция — это документ, подтверждающий получение платежа для авторизации продажи, который может использоваться в качестве доказательства права собственности.

Электронное выставление счетов и бумажное выставление счетов

Возможна отправка заказчику распечатки на бумаге. Но гораздо более рациональным, удобным и экологичным способом является выставление счетов через Интернет. Выбор программного обеспечения для онлайн-выставления счетов имеет большие преимущества для владельцев малого бизнеса.Вот несколько:

Более быстрые выплаты

Улитка работает медленно. Таким образом, по своей природе сроки получения оплаты по почте очень медленные. Более того, если клиент производит оплату чеком, для зачисления средств может потребоваться некоторое время, тогда как платежи по кредитной или дебетовой карте обычно зачисляются на ваш счет в течение нескольких рабочих дней.

С помощью Square Invoices вы можете отправлять профессиональные электронные счета прямо в электронные почтовые ящики ваших клиентов, где у них есть возможность платить одним щелчком мыши.Вы также можете отправлять счета с помощью Square прямо со своего мобильного устройства с помощью приложения для выставления счетов, которое удобно, когда вы находитесь в поле. Возможность отправлять счет сразу после завершения работы помогает избежать ненужного административного времени, затрачиваемого на работу за компьютером, и сокращает время, необходимое для получения платежа. В среднем счета, отправленные через Square, оплачиваются в течение следующего рабочего дня.

Онлайн-выставление счетов может значительно сократить трудоемкие административные задачи и помочь обеспечить своевременные платежи.

Улучшение денежного потока

Мы говорили о движении денежных средств ранее, и еще один способ смягчить любые проблемы — это выбрать онлайн-счета. Более быстрые платежи означают, что у вас больше шансов остаться в плюсе.

Легче отслеживать и управлять

Бумажные счета-фактуры имеют тенденцию накапливаться или теряться в глубинах картотек. Square Invoices автоматически сохраняет все ваши счета в вашей Square Dashboard, поэтому их легко найти, когда вам нужно на них сослаться. Их также намного легче отслеживать.Этот инструмент автоматически фильтрует ваши счета по тому, что было оплачено, а что нет, так что вы можете быстро увидеть, с какими клиентами вам нужно связаться.

Меньше материалов к расходам

Это может быть всего пара долларов здесь и там, но расходы на отправку счетов по почте могут быстро возрасти. Почтовые расходы могут показаться небольшими, но если вы регулярно отправляете счета по почте, они могут стать значительной частью вашего бюджета. Отправка счетов по электронной почте также позволяет сэкономить на печати, бумаге и чернилах.

Как начать выставление счетов

Начните с профессионального шаблона счета-фактуры

Square Invoices имеет профессионально оформленный шаблон, в котором вы можете заполнить всю необходимую информацию, связанную с проектом или работой. Мы также делаем шаг вперед и включаем область, где клиент может легко оставить отзыв или отзыв. Не готовы перейти на программное обеспечение для выставления счетов? Square также предлагает бесплатные шаблоны выставления счетов для загрузки.

Бесплатные шаблоны счетов

Square полностью настраиваются и доступны в форматах Word, PDF или Excel. Все, что вам нужно сделать, это ввести информацию, указанную в шаблоне, и затем поделиться ею со своим клиентом.

Что указывать в счете-фактуре

Хотя то, что включать в счет-фактуру, может варьироваться от компании к бизнесу (стоматолог может захотеть указать коды процедур, например, по причинам страхования), есть некоторые общие передовые практики.

Вы всегда должны включать следующее:

  • Название вашей компании и контактная информация
  • Имя вашего клиента
  • Номер счета-фактуры, также называемый ссылочным номером (для ваших записей)
  • Дата и условия платежа (в частности, с указанием периода времени, в течение которого вы ожидаете получить оплату)
  • Цена и описание товаров (а также количество)
  • Итого к уплате
  • Налоги, сборы и скидки.

Четкое и подробное описание помогает упростить бухгалтерский учет и упростит просмотр и понимание счетов для ваших клиентов. То, что вы включаете в счет, может отличаться в зависимости от того, какой у вас бизнес. Счета-фактуры, связанные с фотографиями, могут отличаться от счетов-фактур по сантехнике. Для более подробного ознакомления с различными типами счетов-фактур, которые используют малые предприятия, вот несколько примеров счетов-фактур по отраслям.

Если заранее потратить время на внедрение масштабируемого рабочего процесса по выставлению счетов, в конечном итоге вы сэкономите время и деньги.

Как отслеживать свои счета

Когда дело доходит до процесса выставления счетов малому бизнесу, вы должны быть осторожны. Это означает внедрение систем, обеспечивающих своевременную и организованную отправку счетов и получение платежей. Вот несколько советов, которые помогут вам управлять рабочим процессом выставления счетов для малого бизнеса:

Быстро отправляйте счета

Вам не заплатят, если вы не отправите счет. Итак, первое правило управления счетами — отправлять счета сразу после завершения работы.Это легко сделать с помощью Square Invoices, который позволяет создавать и отправлять счета прямо из приложения Square Invoicing на месте.

Отправьте счет нужным людям

Иногда ваш клиент ведет бухгалтерию или бухгалтер. С помощью Square Invoices вы можете отправить электронное письмо как своему клиенту, так и тому, кто действительно платит, чтобы вы могли получить свои деньги как можно быстрее.

Воспользуйтесь онлайн-выставлением счетов

Онлайн-выставление счетов, или электронное выставление счетов, помогает предотвратить «потерю информации по почте».«Поскольку онлайн-счета отправляются в цифровом виде, клиентам всегда легко их найти — все, что им нужно сделать, это поискать в своем почтовом ящике (а не в куче нежелательной почты).

Установите кристально ясные условия оплаты

Вам необходимо четко изложить свои условия как заранее, так и в окончательном счете. Это включает любые штрафы за просрочку платежа. Наличие всего в письменном виде — ключ к предотвращению дискомфорта взад и вперед.

Иметь организационную систему

У вас должны быть записи всех ваших счетов в одном организованном месте.Это важно не только для бухгалтерского учета и налогов, но и для того, чтобы быть в курсе всех событий. В Square Invoices все хранится прямо на вашей панели инструментов и сортируется по статусу.

Как быстро получить деньги

На сегодняшний день через квадратные счета были оплачены миллионы долларов. Основываясь на тенденциях и данных Square, вот несколько умных стратегий, обеспечивающих быструю и бесперебойную оплату ваших счетов.

  • Отправляйте счета клиентам по четвергам. Мы обнаружили, что счета, отправленные по четвергам, с наибольшей вероятностью будут оплачены в течение двух дней.
  • Настройте срок оплаты каждого счета. С помощью Square Invoices вы можете добавить сообщение для получателя с просьбой о том, чтобы покупатель выполнил оплату при получении.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *