Порядок документооборота: 5. Порядок организации документооборота / КонсультантПлюс

Содержание

5. Порядок организации документооборота / КонсультантПлюс

5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в Приложении к настоящему положению.

5.5. Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения.

Открыть полный текст документа

график и порядок его составления

Движение документов в бухгалтерском учете

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие. Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008. Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия. Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами.

Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения  в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

  1. Количество единиц представленных документов.

  2. Человек, который ответственен за выписку документа.

  3. Отвечающий за оформление документа.

  4. Отвечающие за исполнение документа.

  5. Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

  1. Человек, отвечающий за проверку.

  2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

  3. Порядок представления.

  4. Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

  1. Кто выполняет обработку документа.

  2. Срок выполнения.

В отделе “Передача в архив”:

  1. Кем выполняется.

  2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

  2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

  3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

  4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

  5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

  6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения,  накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Нужна помощь преподавателя?

Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут!

Описать задание

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

  1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

  2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

  3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

  4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

  5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия.

Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия в 2021 году

Документооборот в бухгалтерском учете — это комплекс мер, направленных на создание, проверку, обработку и хранение информации на предприятии.

Утверждение документооборота в организации

Основным нормативным актом, который регулирует ведение учета в организации, является закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В закон регулярно вносятся изменения и поправки.

Любой факт хозяйственной деятельности бизнеса подтверждается документально. Для бесперебойного и правильного функционирования предприятия требуется организация документооборота в бухгалтерском учете, его порядок утверждается руководителем.

Принципы работы с первичной информацией в бухучете регулируются «Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном приказом Минфина СССР №105 в июле 1983 года. Этот нормативный акт утратит силу только в январе 2022 г., согласно приказу Минфина №184 от 30 апреля 2020 г. В положении описаны требования к первичным документам, срокам их хранения и исправлению ошибок.

По закону 129-ФЗ (статья 6 пункт 3) система движения официальных бумаг на предприятии утверждается в учетной политике. Это находит подтверждение в ПБУ 1/2008 «Учетная политика».

Ответственные лица

По нормативным актам (пункт 1 статьи 7 ФЗ-402) организация бухгалтерского учета на предприятии и документооборот обеспечиваются его руководителем и главным бухгалтером. В обязанности этих лиц входит:

  • своевременное и корректное оформление «первички»;
  • отражение фактов хозяйственной деятельности в учете в установленные сроки;
  • контроль достоверности информации.

Ответственным за организацию процесса является руководитель фирмы.

Организация документооборота на предприятии

Еще одним ориентиром является стандарт ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который фиксирует требования к «первичке» и ее движениям на предприятии. Наглядная схема процесса выглядит так:

В процессе выделяются пять основных этапов, которые дополняются и дорабатываются в зависимости от условий бизнеса и требований руководства. При введении документооборота важно утвердить его график и разработать положение, в котором указать сроки и стадии движения официальных бумаг в организации.

Требования к «первичке»

Законодательство предлагает установленные формы для первичного учета, но оставляет предприятиям возможность разрабатывать и утверждать собственные формы. Любой бланк содержит ряд реквизитов, без которых является недействительным. Перечень этих требований есть в законе о бухучете.

Первичная форма содержит следующие обязательные для заполнения поля:

  • название формы;
  • дата ее создания;
  • название и реквизиты фирмы, выпустившей документ;
  • содержание хозяйственной операции;
  • единицы натурального и денежного измерения;
  • должности и подписи ответственных лиц.

Различают первичную и сводную бухгалтерскую документацию. Ко второй категории относят формы отчетности, они всегда регламентируются законодательно.

По форме выпуска документооборот в бухгалтерском и налоговом учете делится на бумажный и электронный. Электронная «первичка» является действительной только при заверении электронной подписью.

Хранение бухгалтерских документов

Срок хранения документации зафиксирован в законе 402-ФЗ и составляет 5 лет. После использования бланка для составления отчетности его следует подшить в хронологическом порядке и хранить в организации, пока есть необходимость в быстром доступе к нему. По истечении этого времени документацию допустимо отправить на хранение в архив.

Внесение изменений

Нередко возникает необходимость внести изменения в документацию и документооборот в бухгалтерском учете предприятия. Этот процесс регламентируется в пункте 7 статьи 9 закона 402-ФЗ. Исправления в обязательном порядке датируются и заверяются подписями ответственных лиц организации. Некорректные данные зачеркиваются таким образом, чтобы информация не читалась, а сверху пишутся новые.

Чаще требующий исправления бланк заменяется новым. Есть бланки, которые не исправляются, а только подлежат замене. К ним относятся счета-фактуры, формы кассовой дисциплины, и банковские.

6 правил ведения документооборота в организации

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.

Назначьте ответственного за прием и отправку документов

Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.

Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).

Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.

Правило 1. Организуйте предварительную оценку входящей документации

Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.

Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.  

Правило 2. Присваивайте документам один рег. номер

Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.

Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.

Правило 3. Регламентируйте процесс согласования документов

Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.

Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.

Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать

Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.

Правило 5. Делегируйте право подписи

Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.

Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.

Правило 6. Разделяйте документы на потоки

Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть –  от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.

Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.

Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.

Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.

 

Порядок организации документооборота в бухгалтерии. Актуально в 2019 году

Документооборот — это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

  1. первичные документы;
  2. учетные регистры;
  3. бухгалтерская и налоговая отчетность;
  4. график документооборота;
  5. хранение документов.

Документы, с которыми работает бухгалтерия, можно разделить на две группы:

  • документы налогового учета и отчетности;
  • бухгалтерские документы.

К документам налогового учета и отчетности относятся формы налоговой отчетности и налоговые регистры.

Бухгалтерские документы делятся на три группы:

  • формы отчетности;
  • регистры бухучета;
  • первичные документы.

Состав форм бухгалтерской отчетности зависит от того, является ли организация малым предприятием и подлежит ли она обязательному аудиту.

Регистры бухучета представляют собой перечни операций в хронологическом порядке, сгруппированные по счетам бухучета (например, ведомости, отчеты в табличной форме). Формы, рекомендованные ранее к использованию (см., например, письмо Минфина России от 24 июля 1992 г. № 59), устарели, поэтому организация должна разработать свои собственные регистры. Регистры могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде. Такие правила установлены ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). При заполнении первичных документов следует использовать унифицированные формы. Перечень документов, утвердивших унифицированные формы, приведен в таблице. Если для какой-либо операции унифицированная форма не предусмотрена, то организация может разработать ее самостоятельно. Формы документов, разработанные самостоятельно, утверждаются в учетной политике. Перечень обязательных реквизитов таких форм приведен в п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

В унифицированные формы (за исключением форм по учету кассовых операций) можно добавлять реквизиты (вносить дополнительные строки, колонки). А вот убирать реквизиты установленных форм нельзя. Чтобы начать использовать дополненную унифицированную форму, ее необходимо не только утвердить приказом (распоряжением) руководителя, но и внести в учетную политику положение о том, что организация станет использовать дополненную форму. Такой вывод следует из Порядка, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. № 20, и пункта 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности.

Все первичные документы должны формироваться в момент совершения операции или, в крайнем случае, сразу после ее окончания. Ответственность за достоверность сведений в первичных документах, а также за своевременность их составления несут лица, подписавшие их. Такие правила установлены п. 4 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Перечень сотрудников, имеющих право подписи документов, утверждается приказом руководителя организации. Такой приказ должен быть согласован с главным бухгалтером. Документы, которые связаны с движением денежных средств, в обязательном порядке должны быть подписаны и руководителем, и главным бухгалтером или уполномоченными ими лицами. Такие правила установлены п. 3 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Первичные документы могут оформляться как в бумажном, так и в электронном виде (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Последний вариант возможен, если на документах ставится электронная цифровая подпись (п. 1 ст. 4 Закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Если документы составлены в электронном виде, то по требованию контролирующих инстанций организация обязана за свой счет изготовить для них бумажные копии (п. 7 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ).

При использовании унифицированных документов печать на них необходимо ставить в тех случаях, когда это предусмотрено инструкцией по их применению. По меньшей мере, в унифицированной форме должно быть предусмотрено место для печати, если она там необходима. При отсутствии печати на унифицированных документах налоговые инспекции могут доказать, что документ оформлен ненадлежащим образом. Согласно ст. 252 Налогового кодекса РФ , расходы по документам, составленным с нарушением действующего законодательства, не могут быть приняты для уменьшения налога на прибыль.

При использовании форм документов, разработанных самостоятельно, необходимо учитывать требования п. 2 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. В перечне обязательных реквизитов печати нет. Это означает, что и без нее документ будет действителен.

Документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский. Это необходимо как для целей бухучета, так и налогообложения (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, ст. 313 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6).

В самих документах ничего дописывать не нужно. Однако следует приложить к ним отдельные переводы, подписанные переводчиками. Перевести документ на русский язык может как профессиональный переводчик, так и сотрудник организации, владеющий иностранным языком (письма Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

При этом организация может сохранить некоторые слова на иностранном языке, если они являются зарегистрированным товарным знаком, например, название авиакомпании в авиабилете (ст. 6 Конвенции об охране промышленной собственности от 20 марта 1883 г.), или не имеют существенного значения для подтверждения произведенных расходов, например, в авиабилете на иностранном языке — условия применения тарифа, правила авиаперевозки, правила перевозки багажа и другая подобная информация (письма Минфина России от 24 марта 2010 г. № 03-03-07/6, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Если документы на иностранном языке составлены по типовой форме (идентичны по количеству граф, их названию, расшифровке работ и т. д. и отличаются только суммой), то в отношении их постоянных показателей достаточно однократного перевода на русский язык. В последующем переводить необходимо только изменяющиеся показатели данного первичного документа. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725.

Ошибки в первичных документах исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст и над зачеркнутым надписывается исправленный текст. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправления в документах заверяются подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты внесения исправления. Вносить исправления в кассовые и банковские документы нельзя. Такие правила установлены п. 5 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и разделом 4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Если ошибка возникла в регистре бухучета, исправить ее можно на основании бухгалтерской справки. В этом документе должно содержаться обоснование исправления. Оно заверяется подписью лица, внесшего исправления, с указанием даты исправлений. Такие правила установлены п. 3 ст. 10 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

Одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:

  1. график документооборота;
  2. номенклатуру дел.

График документооборота — это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.

Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно исходя из особенностей деятельности. Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота должны быть описаны:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График может быть выполнен в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены п. 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации (п. 3 ст. 7 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив. Подробная информация о сроках и порядке хранения документов представлена в рекомендации Порядок хранения документов .

За отсутствие первичных документов установлена налоговая и административная ответственность.

  • Номенклатура дел в бухгалтерии

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.

Назначение номенклатуры дел:

  • распределение исполненных документов в дела;
  • систематизация дел;
  • закрепление индексов дел;
  • установление сроков хранения дел.

Номенклатуры дел бывают трех видов:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале — так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации:

  • номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
  • формулировка заголовков дел должна быть конкретной и четкой, чтобы полностью отразить состав и содержание документов в них и исключить возможность помещения в дела документов, не соответствующих и содержанию и сроку хранения;
  • дела внутри разделов номенклатуры систематизируются в соответствии со степенью важности и сроком хранения.

Порядок организации документооборота договоров | Журнал «Фин-Аудит»

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Этапы договорной работы

Наиболее сложным представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.

Особенностью договорной работы является то, что она в крупных компаниях основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.

Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:

— учесть специфические особенности и условия работы предприятия; призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;

— установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;

— закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;

— определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;

— предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить комплексный характер (например, положение о ведении договорной работы, инструкция о порядке ведения договорной работы), и отражать лишь часть стадий (например, инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). Однако есть предел, за которым нормирование теряет смысл — чрезмерная детализация рождает «мертвые» правила. Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласования его условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельные пункты, включить другие и т.д.

Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной компании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.

Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все нормативные акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

При проверке проектов правовых документов либо участии в подготовке приказов, инструкций, положений, договоров и другой правовой документации по вопросам договорной работы юридической службе следует обращать внимание на то, чтобы в них не устанавливались незаконные положения и условия. Только после такой проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой.

Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия, исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений. При этом необходимо иметь в виду, что структура договорных отношений может зависеть от характерного для данного предприятия направления специализации, организационного построения (наличия в составе производственного объединения самостоятельных предприятий, производственных единиц) и распределения функций между ее хозяйственными подразделениями, от технологических особенностей производства и др.

Получив проект договора для проверки, юрисконсульт должен посмотреть, правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует, кроме того, обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия, получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления протокола разногласий.

Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы. В этих же целях могут образовываться специальные службы наблюдения за исполнением обязательств. Особенно велико значение в данной работе юридической службы предприятий. Она должна разрабатывать и осуществлять мероприятия, способствующие безупречному исполнению условий договора, координировать в этом плане деятельность всех звеньев предприятия.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе наряду с другими структурными подразделениями следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

В основе заключения договора лежит принцип свободы договора. Граждане и юридические лица вступают в договорные отношения своей волей и по своим интересам, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора.

Данные положения призваны обеспечить нормальное функционирование гражданского оборота, необходимым условием которого является равноправие его участников.

Развитие свободного рынка требует порой принятия нестандартных решений, и поэтому современное законодательство предоставляет участникам договора право заключать договоры, как предусмотренные, так и не предусмотренные законом или иными правовыми актами. Кроме того, стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). При этом к отношениям сторон по смешанному договору будут применяться в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора. Однако следует предостеречь от поспешного и непродуманного экспериментирования в заключении таких договоров. Для их составления требуется достаточно высокая юридическая квалификация. В противном случае при возникновении спора по такому договору стороны может ожидать неприятный сюрприз, когда суд определит применимое к данному договору право и окажется, что отношения сторон, в том числе и ответственность за нарушение своих обязательств по этому договору, установлены не так, как стороны рассчитывали. То есть, прежде чем изобретать новые положения договора, необходимо удостовериться, что законом не установлены обязательные требования к составлению данных условий договора. В ином случае может оказаться, что законом предусмотрены какие-то другие последствия, нежели те, на которые рассчитывали стороны.

Участники договора могут устанавливать его условия по своему усмотрению во всех случаях, когда содержание соответствующего условия не определено законом или иным правовым актом, носящим строго обязательный характер (императивными нормами). То есть действует принцип свободы в рамках закона.

Однако для гражданского права не характерно императивное регулирование отношений сторон. В большинстве случаев условие договора определяется нормой, которая применяется постольку, поскольку соглашением сторон не установлено иное (диспозитивная норма). Таким образом, стороны могут своим соглашением установить условие, отличное от предусмотренного диспозитивной нормой. В то же время, если стороны по каким-то причинам не оговорили решение данного вопроса, он тем не менее не окажется неурегулированным. В том случае как раз и будет действовать диспозитивная норма.

Если же какое-либо условие не определено сторонами в договоре или диспозитивной нормой закона, отношения сторон по данному вопросу определяются обычаями делового оборота, применимыми к отношениям сторон.

19 Основные правила организации документооборота и организация работы со служебными документами

19.1 Поступающие в Администрацию города правовые акты, другие документы органов государственной власти и местного самоуправления, обращения юридических и физических лиц, иные документы подлежат рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством.

Результаты рассмотрения в Администрации города правовых актов и документов органов государственной власти и местного самоуправления, обращений юридических и физических лиц, иных документов оформляются правовыми актами, протоколами совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, резолюциями главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, или подписанными ими другими документами.

Контроль исполнения поручений, содержащихся в правовых актах и документах органов государственной власти и местного самоуправления, протоколах совещаний, проводимых главой Администрации города, заместителями главы Администрации города, управляющим делами Администрации города, и иных документах организуется в установленном порядке структурными подразделениями Администрации города и органами Администрации города в соответствии с их компетенцией.

19.2 Поступившие на рассмотрение в Администрацию города документы, а также принятые по ним решения до их подписания и обнародования в установленном законодательством порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию.

19.3 Правила организации работы с документами в Администрации города на основании актов законодательства Российской Федерации и Ростовской области определяются настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в Администрации города, утверждаемой распоряжением Администрации города.

19.4 Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Администрации города возлагается на общий отдел Администрации города.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города возлагается на их руководителей.

19.5 Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, или лицами их замещающими, функции которых устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в Администрации города и должностными инструкциями сотрудников.

19.6 Правовые акты, а также исходящие документы Администрации города оформляются на бланках установленной формы, содержащих его наименование, соответствующее наименованию, указанному в Уставе муниципального образования «Город Волгодонск».

19.7 С содержанием документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

В случае утраты документа работником структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города об этом немедленно докладывается руководителю данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

Перед уходом в отпуск или выездом в командировку работник структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города обязан передать находящиеся у него на исполнении документы другому работнику данного структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города по указанию руководителя этого структурного подразделения Администрации города или органа Администрации города.

При увольнении или переходе на работу в другое структурное подразделение Администрации города работник должен сдать все числящиеся за ним в общем отделе Администрации города документы.

19.8 Документы, поступившие в Администрацию города на имя главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, в том числе принимаются, учитываются и регистрируются общим отделом Администрации города в СЭДД «Дело».

При взаимодействии с Волгодонской городской Думой работа с документами осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в СЭДД «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов и направляются на рассмотрение по СЭДД «Дело». Включение электронного образа документа в СЭДД «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется должностным лицом с помощью электронной подписи (при наличии) должностного лица, выполняющего данную процедуру. Порядок формирования, проверки и условия равнозначности электронной подписи собственноручной подписи в СЭДД «Дело», утвержден распоряжением Администрации города.

На документах, поступивших до 15.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 часов – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня. Срочные документы регистрируются и направляются на рассмотрение в течение одного часа.

19.9 Документы, адресованные структурным подразделениям Администрации города и органам Администрации города, не регистрируются в общем отделе Администрации города и передаются по назначению.

19.10 Корреспонденция с грифом «Лично» не вскрывается, на таком пакете ставится штамп общего отдела Администрации города, проставляется дата поступления, и он передается адресату.

19.11 В документы, поступившие в Администрацию города и зарегистрированные в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.

19.12 Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

Работа с документами с грифом «Для служебного пользования» определяется Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации города, утвержденной постановлением Администрации города.

Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.

19.13 Общий отдел Администрации города после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, определяет документы, подлежащие регистрации.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке документа в СЭДД «Дело».

Работа с документами в СЭДД «Дело» осуществляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.

19.14 Запрос информации о деятельности Администрации города, составленный в письменной форме, подлежит регистрации общим отделом Администрации города в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию города.

Запрос подлежит рассмотрению в течение тридцати дней со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В случае если представление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока представления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» срока для ответа на запрос.

Если запрос не относится к деятельности Администрации города, то в течение семи дней со дня регистрации запроса общим отделом Администрации города он направляется в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено представление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю.

В случае если Администрация города не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе, органе местного самоуправления, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю.

Ответ на запрос подлежит регистрации общим отделом Администрации города.

Учебное пособие по потоку торговых документов SAP

Добро пожаловать в учебное пособие по SAP Sales Document Flow . Это руководство является частью учебного курса SAP SD. Вы узнаете, что такое поток документов в SAP SD, как его просматривать и использовать для быстрой навигации в SAP, а также разницу между уровнями заголовка и позиции потока документов.

В SAP Sales and Distribution торговые документы создаются индивидуально. Однако, когда следующий документ создается со ссылкой на предыдущий, система создает поток документов, который доступен для просмотра на любом этапе.

Если у вас есть какое-либо количество любых документов в любой момент времени, вы можете проверить поток документов и весь список документов, которые были частью документа в руке. Он покажет весь и сквозной след предыдущего и последующего документа (ов).

В потоке документов отображается не только весь журнал документов, но и статус документов: завершены ли они, открыты, обрабатываются и т. Д.

Поток торговых документов SAP

Предположим, вам позвонил покупатель и спросил об определенном продукте.Вы вводите то же самое в запрос на продажу и сохраняете его, система генерирует уникальный номер запроса на продажу.

Теперь тот же клиент возвращается, показывая свое намерение и интерес продолжить покупку товаров или услуг, которые вы ранее предлагали ему по определенной цене, и отправляет запрос предложения (RFQ). Теперь предложение создается в системе со ссылкой на ранее созданный запрос. Таким образом, вся необходимая информация будет скопирована из запроса в предложение.

Затем клиент принимает предложение, которое вы предоставили на этапе предложения, и отправляет вам заказ на поставку (ЗП). На основе заказа на поставку вы создаете в системе заказ на продажу со ссылкой на ранее созданное предложение. Когда вы ссылаетесь на предложение в заказе на продажу, система копирует все необходимые данные в заказ на продажу из предложения.

Таким же образом вы затем создаете документ поставки, ссылаясь на заказ клиента, а затем создаете счет-фактуру, ссылаясь на документ поставки (если это сценарий фактурирования, связанный с поставкой).В противном случае вы ссылаетесь на Заказ на продажу (если это сценарий фактурирования, связанный с заказом).

Подводя итог, предположим, что покупатель звонит вам и просит вас отправить ему документ о доставке, так как он потерян на его стороне. У него либо номер заказа на продажу, который он получил от вас в качестве подтверждения заказа на продажу во время создания заказа на продажу, либо номер документа фактуры, который вы отправили ему в качестве счета-фактуры. По любому из этих двух номеров документов можно отследить номер документа доставки.Если он разделяет номер заказа на продажу, последующим документом будет документ поставки. Аналогичным образом, если клиент использует документ фактуры или номер счета-фактуры, то номер документа поставки должен быть предшествующим документом.

Другой пример: покупатель звонит вам и спрашивает статус своего заказа. Он сообщает вам номер заказа на продажу, который был предоставлен во время создания заказа на продажу, отправленного ему через Подтверждение заказа. С помощью номера заказа на продажу вы можете отслеживать статус заказа и то, достигнута ли требуемая дата доставки.Если да, то независимо от того, готовится ли диспетчерский отдел на складе к доставке, или поставка была создана и находится в процессе комплектации и завершения, или доставка была отправлена ​​и находится на пути к адресу доставки клиента.

С помощью функции потока торговых документов SAP можно мгновенно отслеживать статус заказа.

Поток торговых документов SAP — Запрос

Чтобы увидеть функциональность потока торговых документов SAP, мы создадим цепочку торговых и распределительных документов, чтобы мы могли видеть в действии.Начнем с создания запроса. Поток торговых документов — Создание запроса продаж — VA11 Поток торговых документов — Создание запроса продаж — VA11> Условия (ценообразование)

После того, как вы создали запрос и удовлетворены введенной информацией, нажмите или CTRL + S, чтобы сохранить запрос. Поток торговых документов — Создание запроса на продажу — VA11> Запрос сохранен

Для просмотра потока торговых документов SAP перейдите к транзакциям VA12 или VA13 . Поток торговых документов — Запрос о продажах> Просмотр потока документов SAP

Нажмите кнопку или Shift + F5 на клавиатуре.Поскольку с этим запросом еще не создан ни один документ, он не показывает никаких последующих документов и имеет статус «Открытый». Поток торговых документов — запрос продаж> Просмотр потока торговых документов SAP

Поток торговых документов SAP SD — предложение со ссылкой на запрос

Теперь мы создадим предложение со ссылкой на запрос, который мы только что создали на предыдущем шаге. Поток торговых документов — Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос — VA21 Торговый поток документов — Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос — VA21

Поскольку мы создали коммерческое предложение со ссылкой на запрос, все обязательные поля заполнены, и если необходимы любые необходимые изменения, они могут быть внесены или вы можете продолжить работу с этим предложением, указав даты действия.Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос — VA21 — Сроки действия Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос — VA21> Условия (ценообразование)

После того, как вы создали коммерческое предложение и удовлетворены введенной информацией, нажмите или CTRL + S, чтобы сохранить цитату. Создание коммерческого предложения со ссылкой на запрос — VA21> Номер предложения, созданный при сохранении

Для просмотра потока торговых документов SAP перейдите к транзакциям VA22 или VA23 .Поток торговых документов — Коммерческое предложение> Просмотр потока торговых документов SAP

Чтобы просмотреть поток документов, нажмите либо кнопку, либо Shift + F5 на клавиатуре. Поток торговых документов — Коммерческое предложение> Просмотр потока торговых документов SAP

Поскольку мы указали запрос, он теперь имеет статус Завершено, и предложение остается открытым, пока оно не упоминается полностью в Заказе на продажу или если Срок действия Даты истекли.

Поток торговых документов SAP SD — Заказ на продажу со ссылкой на предложение

Теперь мы создадим заказ на продажу со ссылкой на предложение, которое мы создали на предыдущем шаге.Создание заказа на продажу со ссылкой на коммерческое предложение — VA01

Здесь мы нажали кнопку «Выбор позиции» и можем редактировать количество материала, которое будет скопировано из коммерческого предложения в заказ на продажу. Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение — VA01 — Количество 10 скопировано из предложения Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение — VA01 — Изменить количество на 5

Для продолжения нажмите кнопку или F5 на клавиатуре. Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение — VA01

Поскольку мы создали заказ на продажу со ссылкой на предложение, все обязательные поля заполняются, и если требуются какие-либо необходимые изменения, такие как обновление количества заказа на продажу с 10 до 5 , это можно сделать или продолжить сохранение этого заказа на продажу.Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение — VA01> Условия (ценообразование)

После того, как вы создали заказ на продажу и удовлетворены введенной информацией, нажмите или CTRL + S , чтобы сохранить заказ на продажу. Создание заказа на продажу со ссылкой на предложение — VA01> Номер заказа на продажу, созданный при сохранении

Теперь, чтобы просмотреть поток документов, перейдите к транзакциям VA02 или VA03 . Заказ на продажу> Просмотр потока документов SAP

Нажмите кнопку или Shift + F5 на клавиатуре.Заказ на продажу> Просмотр потока документов SAP

Статус предложения будет оставаться «обрабатывается» до тех пор, пока не будет создан другой заказ на продажу со ссылкой на это предложение на оставшееся открытое количество или он не будет закрыт с использованием «Причины отклонения» или если срок действия предложения истек.

Статус заказа на продажу будет оставаться открытым до тех пор, пока документ поставки не будет создан с полным количеством или заказ на продажу не будет принудительно закрыт с использованием «Причины отклонения».

Если вы хотите просмотреть предыдущие документы, щелкните один раз на документе и либо нажмите кнопку на панели инструментов, либо кнопку F8 на клавиатуре.

Поток торговых документов SAP> Показать документ Поток торговых документов SAP> Показать документ

Если вы хотите увидеть обзор статуса торгового документа на экране потока документов, щелкните один раз на желаемом документе и нажмите либо кнопку, либо Shift + F6 на клавиатуре. Поток торговых документов SAP> Обзор статуса запроса Поток торговых документов SAP> Обзор статуса предложения Предложение> Присвоить открытым позициям причину отклонения Поток торговых документов SAP> ПредложениеПоток торговых документов SAP> Обзор статуса предложения Поток торговых документов SAP> Обзор статуса заказа на продажу

Поток торговых документов SAP — Заголовок и элементы

Поток торговых документов SAP можно увидеть на уровне заголовка и позиции.Если вы просматриваете торговый документ (например, заказ на продажу в транзакциях VA02 или VA03 ) и после наведения курсора на поля заголовка нажмите любую кнопку или F5 на клавиатуре, система покажет поток торговых документов SAP на уровне заголовка. Заголовок заказа на продажу SAP Поток торговых документов SAP> Уровень заголовка заказа на продажу

Если вы поместите курсор на отдельную позицию и нажмете либо кнопку, либо F5 на клавиатуре, система покажет поток документов на уровне позиции с количеством и ценами подробности.Позиция заказа на продажу SAP Поток торговых документов SAP> Уровень позиции заказа на продажу

Поток торговых документов SAP — Просмотр сквозного потока документов

Наконец, давайте посмотрим, как поток торговых документов SAP будет выглядеть в более длинной цепочке документов, содержащей поставку и счет-фактуру. Пример такого документооборота вы можете увидеть на картинке ниже. Поток торговых документов SAP — более длинная цепочка документов

Понравился ли вам этот урок? Есть вопросы или комментарии? Мы хотели бы услышать ваши отзывы в разделе комментариев ниже.Это будет для нас большим подспорьем, и, надеюсь, мы сможем помочь вам в улучшении наших бесплатных руководств по SAP SD.

Последнее обновление страницы выполнено Клео Иско:

SAP Document Flow — Основные сведения с примерами

Во многих ситуациях нам нужно перейти от Quote к Invoice в нашем пользовательском коде. Даже если вы не являетесь техническим консультантом, возможно, стоит понять, как SAP связывает и интегрирует их. В этой статье описывается, как пройти по этой цепочке с технической точки зрения.Этот конкретный документ предназначен для консультантов по продажам и распространению SAP, а также для технических специалистов.

Всю тему можно резюмировать на простой картинке ниже, на которой показаны различные документы SAP SD, связанные с заказом. Он показывает заказ SAP, связанный с доставкой, а также документ счета-фактуры. Первый счет был отменен для некоторых исправлений, и счет был создан снова.

Таблицы технических отношений и ключевые значения

Отношение управляется в таблице базы данных VBFA.Ниже приведены важные поля в этой таблице, чтобы вы могли переходить от номера торгового документа вперед или назад. Следует отметить, что SAP изначально разработан для связывания нескольких последующих документов с исходным документом. Таким образом, отношения обрабатываются на уровне отдельной позиции.

Давайте посмотрим на следующий пример. Допустим, в заказе 1000 есть две позиции. Есть два последующих документа поставки 2000 и 2001. Документ поставки 2000 может иметь счет-фактуру 3000, а доставка 2001 может быть выставлена ​​счетом 3001.

Ключевые поля

Ниже приведены ключевые поля, определяющие взаимосвязь между двумя документами.

  • VBELV — Предыдущий документ о продаже и распространении
  • POSNV — Предыдущий элемент документа SD
  • POSNN — Последующая позиция документа SD
  • VBTYP_N — Категория документа последующего документа
  • VBTYP_V — категория документа предыдущего документа SD

Ниже приведены категории некоторых обычных документов SD.

Пример сценария 1. От заказа клиента к документу поставки

Допустим, вы хотите получить номер заказа на продажу из документа поставки. Ниже приведены ключевые вещи, которые вам необходимо знать

  • Номер заказа на продажу
  • Категория документа последующего документа. В этом случае документ поставки является последующим документом. Категория документов для доставки — «J».
  • Категория предыдущего документа.Категория документа предыдущего документа SD. В этом случае номер заказа на продажу — это предыдущий документ SD. Категория документа для этого же — «C».
  • Номер позиции — Если у вас есть сценарий, например, в заказе может быть один документ доставки, то это просто. В противном случае необходимо указать номер позиции в документе поставки.

Пример 2. Переход от документа поставки к документу счета-фактуры

Теперь в этом случае счет-фактура является последующим документом, а поставка — предыдущим.В остальном все факторы остаются прежними.

  • Номер документа доставки
  • Категория документа для счета-фактуры — «M» (последующий документ).
  • Категория поставки документа — «J» (предыдущий документ).
  • Номер позиции — снова тот же случай, что и объяснено выше в примере сценария №1.

# Замечательный совет о том, как протестировать BAPI, который не фиксируется в базе данных, без написания оболочки или какого-либо специального кода.


Контроль копирования

Тесно связанная с темой этой статьи тема — контроль копирования.Чтобы понять это, рассмотрим это простое утверждение. Большая часть информации копируется из предыдущего торгового документа в следующий, а другая создается заново. Эта информация для копирования настраивается с помощью управления копированием. Как вы можете видеть ниже, эта информация определена в транзакции VOFM в разделе данных передачи.

Теперь все готово. У вас есть хороший опыт в понимании того, как SAP обрабатывает отношения между документами, особенно для сбыта и области распространения.

SAP Sales and Distribution Processing Поток документов

SAP Sales and Distribution Processing Документооборот

Документооборот в продажах

Торговые документы, которые вы создаете, являются отдельными документами. но они также могут составлять часть цепочки взаимосвязанных документов. Для Например, вы можете записать в систему телефонный запрос клиентов. В Затем клиент запрашивает предложение, которое вы затем создаете, ссылаясь на на запрос.Позже покупатель размещает заказ на основании предложение, и вы создаете заказ на продажу со ссылкой на предложение. Вы отправляете товар и выставляете счет покупателю. После доставки товара, клиент требует возмещения за некоторые поврежденные товары, и вы создаете бесплатный доставка со ссылкой на заказ на продажу. Вся цепочка документов запрос, коммерческое предложение, заказ на продажу, доставка, счет-фактура, а последующая бесплатная доставка создает документооборот или история.Поток данных из одного документа в другой сокращает ручное активности и упрощает решение проблем. Управление запросами и котировками в Информационной системе продаж поможет вам планировать и контролировать свои продажи.

На следующем рисунке показано, как различные типы продаж документы взаимосвязаны и как данные впоследствии поступают в отгрузку и платежные документы.

SAP SD Книги: —
SAP Продажи и распространение, вопросы для собеседований, сертификация и настройка Книги

Перейти:
SAP SD Ценообразование

Вернуться на:
SAP SD (Продажи и Распространение) Советы и подсказки по настройке

Вернуться на: —
Программирование SAP ABAP / 4, Базовое администрирование, советы и подсказки по настройке

(c) www.gotothings.com Авторские права на все материалы на этом сайте принадлежат.
Прилагаются все усилия для обеспечения целостности содержимого. Вы используете информацию на этом сайте на свой страх и риск.
Все названия продуктов являются товарными знаками соответствующих компании. Сайт www.gotothings.com никоим образом не связан с SAP AG.
Любое несанкционированное копирование или зеркальное отображение запрещено.

Сервисный заказ — Использование потока документов

На мой взгляд, одна из величайших вещей, которые SAP добавила в систему, — это документооборот.это особенно актуально для SM. Если вы новичок в SM или SD, возможно, вы не совсем знакомы с потоком документов. Если вы когда-нибудь просматривали документ SD или SM, вы наверняка видели этот странный маленький значок:. Если вы планируете что-то делать в любой из этих областей SAP, вы быстро поймете, что это ваш лучший друг.

Документооборот в SAP — это просто связь со всеми предыдущими / последующими документами. В сценарии внутреннего обслуживания типовой документооборот может выглядеть примерно так:

Вы заметите, что на этом рисунке я смог увидеть уведомление, заказ на ремонт, входящую поставку, исходящую поставку, счет-фактуру и любые другие документы, связанные с SD.Что вы также могли заметить, так это явное отсутствие заказа на обслуживание, но есть кнопка документов на обслуживание.

К сожалению, при разработке документооборота и структуры таблицы для его фиксации служебные документы не были учтены в первоначальном дизайне, поэтому я считаю, что кнопка «Служебные документы» была запоздалой. Это все же лучше, чем ничего, и я дам вам несколько советов, как извлечь из этого максимальную пользу.

Первое, что вам нужно знать, это то, если вы начинаете с документа SD (доставка, заказ на продажу и т. Д.)) не забудьте один раз нажать на заказ на продажу (убедитесь, что он выделен, и у вас все в порядке). затем нажмите кнопку сервисных документов. Появится новый экран, показывающий заказ на обслуживание и любую относящуюся к нему документацию.

Еще одна проблема, с которой я столкнулся при работе с документами, — это невозможность увидеть в документации заказы на дополнительные услуги. Единственный способ узнать, есть ли дополнительные заказы на обслуживание, — это детализировать заказ на обслуживание и найти кнопку структуры

.

Затем вам нужно будет щелкнуть эту кнопку, чтобы просмотреть заказы на дополнительные услуги.Затем вы можете детализировать заказ и увидеть его отдельный поток документов. В продолжение этой темы, если у вас сложный поток документов, например…

Уведомление

Сервисный заказ (для котировки) — Заказ на ремонт
Сервисный заказ
Заказ дополнительного обслуживания
Заказ дополнительного обслуживания
Входящая поставка
Исходящая поставка

Теперь с такой структурой вы снова не сможете видеть все, в зависимости от того, в какой части структуры вы находитесь.Например, если вы начнете с заказа на обслуживание (для расчета стоимости), вы не сможете увидеть фактический заказ на обслуживание, использованный для ремонта. Вместо этого вам нужно будет перейти к уведомлению, и тогда вы сможете увидеть структуру под уведомлением, включая заказ на ремонт. То, как документы представлены выше, показывает, как SAP их структурирует. Поскольку это псевдопараллельный путь, вам нужно проделать свой путь к общему документу, прежде чем вы увидите следующий путь. В этом примере уведомление — это общий документ.

Есть еще одна важная вещь, о которой нужно помнить, имея дело с обслуживанием. Вы должны включить документооборот по многим позициям. Например, необходимо включить запросы на закупку, перемещение материала и т. Д. До того, как они будут создавать позиции в потоке документов. Я НАСТОЯТЕЛЬНО рекомендую вам убедиться, что они включены. Отсутствие информации о требованиях к покупке или материалах, выданных для заказа на обслуживание, значительно усложняет вашу работу по устранению неполадок.

Теперь это основы документооборота, и если вы еще не используете его, познакомьтесь.Лично для меня это один из лучших инструментов, предлагаемых в модуле SD / SM.

Спасибо за чтение,

Майк

Как всегда, спасибо за чтение и не забудьте ознакомиться с нашими продуктами для управления услугами SAP в другой моей компании JaveLLin Solutions,
Майк

Строка документооборота · Codejig

Строка документооборота — это инструмент для создания документов процесса покупки на основе предшествующих документов в потоке. Он расположен вверху каждого документа о процессе покупки.Строка потока документов представляет собой типичный процесс покупки, который состоит из пяти последовательных шагов, которые включают создание следующего процесса покупки и документов, связанных с покупкой:

Предложение на закупку ⇒ Заказ на поставку ⇒ Квитанция на товары и услуги ⇒ Счет за закупку ⇒ Произвести оплату

Примечание: Строка документооборота — это вспомогательный инструмент для управления вашими закупочными документами. Его основная цель — представить процесс покупки более прозрачным и последовательным.Однако это не основной инструмент для создания документов процесса покупки. Например, строка потока документов позволяет создать только один документ определенного типа на основе предшествующих документов покупки. Таким образом, если вы хотите создать несколько заказов на поставку на основе одного предложения на закупку, вы должны использовать стандартные функции копирования, но не строку документооборота.

Навигация по строке документооборота

Строка документооборота также помогает перемещаться по процессу покупки и документам, связанным с покупкой.Строка дает вам информацию о том, где находится конкретный документ процесса покупки в потоке, основан ли он на других документах процесса покупки, какие документы могут или не могут быть созданы непосредственно из данного документа.

В строке потока документов текущий документ процесса покупки выделен темно-синим цветом.

Последующие документы в потоке, которые можно создать на основе данного документа, выделены голубым цветом, также рядом с именами документов отображается значок «Плюс».

Если документ основан на предыдущих документах покупки, а не на общих именах документов покупки, вы увидите серийный номер конкретных документов покупки, на основе которых был создан данный документ. Вы можете перейти к таким документам, щелкнув их в строке потока документов.

Документы, которые невозможно создать из данного документа, отключены в строке и отображаются серым цветом.

Создание документа по строке документооборота

Например, если вы начинаете процесс покупки с добавления предложения по покупке, вы можете создавать все последующие документы процесса покупки на его основе, в частности, вы можете создать заказ на покупку, квитанцию ​​о товарах и услугах или счет-фактуру покупки непосредственно из предложение на покупку.

Примечание: Невозможно создать документ для внесения платежа из предложения на покупку или любых других документов процесса покупки, кроме счета-фактуры покупки. Платежные документы могут быть созданы только как отдельные документы или на основе счетов-фактур.

Чтобы создать документ из потока, вы должны, прежде всего, сохранить коммерческое предложение, а затем щелкнуть документ в строке, которую вы собираетесь создать. Система скопирует информацию из предложения на закупку и перенесет ее во вновь созданный документ процесса закупки, заполнив его поля значениями, скопированными из полей предложения на закупку.

Из предложения по закупке можно создать любой из последующих документов процесса покупки, за исключением документа о внесении платежа, который может быть создан только на основе счетов-фактур по закупкам.

Вы можете следовать типичному процессу закупки и создавать все документы из потока в последовательном порядке, или вы можете пропустить определенные документы и, например, создать документ поступления непосредственно из предложения на закупку. Если вы пропускаете определенные документы из потока покупки и сразу же создаете документы более высокого уровня, вы можете вернуться к первому документу в потоке и создать пропущенные документы.Например, вы можете создать заказ на покупку на основе коммерческого предложения, на основе которого уже была создана квитанция. Тогда созданный заказ на поставку также будет отображаться в строке документооборота. Однако, если перед доставкой нет предложения на закупку, вы не сможете создавать заказы на покупку, поскольку процесс покупки в Codejig ERP является односторонним процессом, который движется только вперед, но не в обратном направлении. Поэтому настоятельно рекомендуется начинать цикл покупки с создания первого документа в потоке, так как это позволит вам создавать все документы из потока в любое время.

Примечание : Вы можете изменить документы закупки, которые были созданы на основе предыдущих документов в потоке. Вы можете изменить данные в любых полях, добавить новые элементы, удалить переданные элементы или изменить сведения об элементе. Кроме того, вы можете редактировать или удалять документы, на основе которых были созданы последующие документы, не затрагивая эти документы более высокого уровня и не вызывая в них каких-либо изменений. Также вы можете создавать новые документы вместо удаленных, и такие документы будут отображаться в строке Документооборота.Однако, если вы удалите первый документ в потоке, вы не сможете создавать новые документы вместо него.


Дополнительная информация

Как создать поток документов

  1. Чтобы создать поток документов, выберите Поток документов в главном меню. Затем выберите Create New .
  1. На странице Настройки потока документов введите имя для своего потока документов.
  1. Выбор Показать конструктор тегов позволяет создать тег.

Укажите тип записи Salesforce и поле записи Salesforce, из которого будут использоваться данные.

После указания тег Salesforce будет создан автоматически (в примере {Opportunity.Name} ).

Скопируйте сформированный тег и вставьте его в любом месте приглашения для подписания (доступно только для имени документа и электронной почты подписавшего).

  1. В разделе Подписавшие выберите Добавить нового подписывающего , чтобы ввести имена получателей и адреса электронной почты, а также определить порядок подписи.

Щелкните значок шестеренки рядом с каждой ролью, чтобы изучить дополнительные параметры, такие как установка даты истечения срока действия приглашения на подпись, напоминания и пароля.

Установите флажок Разрешить пересылку , чтобы подписывающие стороны могли пересылать подписывающие приглашения другим подписавшим.

  1. В разделе Сообщение укажите тему и краткое описание вашего приглашения, которое подписавшие увидят, когда получат ваш запрос на подпись.
  1. В разделе Имя документа введите имя документа, отправляемого на электронную подпись.
  1. В разделе Salesforce Annotation укажите желаемую высоту строки, а также размер шрифта для текста, добавляемого в поля аннотаций Salesforce.
  1. Установите флажок Автоматически отправлять , чтобы автоматически отправлять документы с помощью кнопки signNow в объекте Salesforce.

Установите флажок Пропустить до конца , чтобы документы автоматически открывались на последнем шаге (пропуская настройки параметров документа).

Установите флажок Hide Advanced Settings , чтобы скрыть раздел дополнительных настроек при создании отправки.

По завершении нажмите Сохранить , чтобы создать поток документов.

Вот и все! Теперь ваш поток документов можно использовать для создания кнопок signNow с помощью мастера кнопок.

Здесь вы можете найти альтернативный метод создания ваших потоков документов.

Блок-схема обработки заказов на продажу

Ход процесса.Когда весь ваш торговый персонал будет следовать одному и тому же установленному стандартизированному процессу продаж, ваши прогнозы продаж улучшатся. Это включает в себя… Маркетинг также оказывает поддержку, разрабатывая материалы, которые информируют покупателей о том, почему ваша компания и предложения являются для них лучшим выбором. Вместо этого эту ответственность можно переложить на активных торговых представителей, которые могут связаться с потенциальными клиентами и превратить многих в платящих клиентов. Этот пример блок-схемы был создан на основе схемы процесса продажи земли с веб-страницы управления недвижимостью на веб-сайте VicRoads.Продавцы, которые следуют одному и тому же процессу продаж в масштабах компании, могут легко адаптироваться, когда руководство добавляет или удаляет шаг или настраивает фирменные маркетинговые материалы и коммерческое обеспечение. В конце концов, первоначальный успех компании — это результат их тяжелой работы, и полагаться на персонал для выполнения важнейших частей бизнеса — особенно продаж — может быть сложно. — Начните свою собственную книгу продаж или стратегию продаж. Интегрированное решение для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и платформа продаж также могут регистрировать действия каждого сотрудника в отношении определенных учетных записей клиентов.Опытные команды продаж следуют структурированному процессу, чтобы успешно переходить от одного шага к другому: четкий процесс продаж помогает выявлять закономерности и дает понимание. Эти инструменты четко определяют наиболее эффективные протоколы, которым должны следовать торговые представители, чтобы повысить свои шансы на получение новых учетных записей клиентов и улучшение показателей продаж. По мере того, как вы увеличиваете свой отдел продаж, эффективный процесс продаж позволяет каждому точно знать, что им нужно делать, чтобы квалифицировать потенциальных клиентов, вырастить их, заключить выгодный контракт и затем закрыть сделку.Salesforce.com, inc. Башня Salesforce, 415 Mission Street, 3-й этаж, Сан-Франциско, Калифорния 94105, США. Блок-схема продаж — это специализированный тип блок-схемы. Диаграммы продаж | Блок-схема счетов для продаж. Таким образом, технологии могут помочь вашему отделу продаж более надежно выполнять свои задачи, а вы сможете использовать подход, основанный на данных, для управления и оптимизации процесса продаж. Схема документооборота обработки заказа клиента Блок-схема системы заказа клиента Назад к 27 Всеохватывающая диаграмма потока документов обработки заказа клиента Диаграмма потока документов обработки заказа клиента Блок-схема процесса заказа на продажу Sap, диаграмма потока документа обработки заказа клиента Схема потока Erp заказа клиента, поток документов Диаграмма обработки заказа на продажу. Поток документов… Обработка поставки. Обработка поставки создает документы поставки для заказа на продажу… Обзор Sage 200 Обработка заказов на продажу.Для развития вашего бизнеса крайне важно наладить надежный и тщательный процесс продаж, чтобы вы могли нанимать и обучать продавцов, которые будут делать за вас тяжелую работу в больших масштабах. Рисунок 1-1 Процесс управления заказами на продажу. Диаграмма потока данных для обработки заказа на продажу… Чтобы создать заказ на продажу… Вы назначаете продукты или услуги (складские позиции) заказу… © Copyright 2021 Salesforce.com, inc. Все права защищены. Поток обработки заказа на поставку — это жизненный цикл заказа на поставку от создания заказа до закрытия.- Настройте свой процесс продаж. Чтобы максимизировать возможности продаж и оставаться конкурентоспособными по стоимости, составьте схему своей электронной коммерции… Блок-схема процесса продаж. Схема критического процесса — это еще один метод блок-схемы для проектирования потока данных в связи с организационными процессами. Проверка схемы процесса заказа на продажу Требуется заказ на продажу Отклонение пользовательских проверок Клиент существует на экране Автоматическая проверка — отдельная компания Автоматическая проверка — клиент Автоматическая проверка — кодирование НДС Счет-фактура / кредит-нота, отправленная пользователю и клиенту Пользователь вводит заказ на продажу… Используется блок-схема процесса заказа на закупку чтобы понять различные этапы процесса заказа на закупку.Например, заказ… Шаблон блок-схемы заказа на продажу описывает процедуру управления системой заказов. Блок-схема продаж — это блок-схема, которая показывает информацию о блок-схемах процесса продаж. Шаг 1. Создайте заказ на продажу. Для управления процессом продаж эффективно использовать профессиональное программное обеспечение. Примеры блок-схемы, процесс утверждения и разделения ответственности Пример блок-схемы учета, блок-схема процесса аудита. В модуле SAP SD предоставляются следующие четыре основные функции. Обработка заказов на продажу. Обработка заказов на продажу отвечает за создание, обновление и сохранение документов заказа на продажу.Блок-схема обработки клиентского заказа Используйте пример блок-схемы обработки клиентского заказа SmartDraw в качестве отправной точки в документировании вашего собственного процесса заказа. Это помогает учесть все другие отделы и заинтересованные стороны, участвующие в процессе продаж. Блок-схема процесса продаж лучше всего описывает… поток обработки заказа на поставку. Подробный процесс продаж, который отслеживается и анализируется, может помочь вам определить, какие действия приводят к увеличению дохода, а какие в результате приводят к потере потенциальных клиентов. Вы можете отредактировать эту блок-схему с помощью инструмента создания диаграмм и включить в свой отчет / презентацию / веб-сайт.Блок-схема процесса | Блок-схема процесса продаж. … Вы устанавливаете код статуса для каждого шага в процессе заказа клиента, используя правила операций заказа. Блок-схема аудита, Дизайн блок-схемы — Как разработать хорошую блок-схему, Парк решений ConceptDraw ▸ Диаграммы TQM общего управления качеством, Парк решений ConceptDraw ▸ Диаграмма бизнес-процессов. … После обработки заказа на продажу посредством подтверждения отгрузки вы распечатываете и отправляете клиенту счет на товары. Он включает в себя множество отделов, которые обозначены цветами, например, розовый используется для обозначения… Примеры блок-схем | Структурированные системы… ERD | Диаграммы отношений сущностей, программное обеспечение ERD для Mac и Win, блок-схема | Основные символы блок-схемы и их значение, блок-схема | Дизайн блок-схем — символы, формы, трафареты и значки, электрические | Электрический чертеж — электрические схемы и схемы. На блок-схеме процесса продаж представлены лучшие практики для следующих шагов. Блок-схема процесса продаж. Используя блок-схему, вы упрощаете полный цикл продаж, что может повысить удовлетворенность и лояльность клиентов. При разработке первой блок-схемы процесса продаж важно помнить, что нужно начинать с малого.Это освобождает ваше время для выполнения более приоритетных проектов, включая исследования и разработки, а также других вопросов, которые окажут более значимое влияние на вашу организацию. Прежде чем мы пойдем дальше, давайте определим три ключевых термина. Позиция торгового заказа SAP Поток торговых документов SAP> Уровень позиции заказа клиента Поток торговых документов SAP — Просмотр сквозного потока документов. Они помогают представителям, а также всем, кто участвует в продаже, обеспечить высокое качество каждого лида. Блок-схема процесса продаж позволяет вашей команде отвечать за выполнение контрактов, сбор платежей, послепродажное обслуживание и продление, что помогает поддерживать уровень удовлетворенности ваших текущих клиентов и управлять им.Чтобы расширить процесс продаж и блок-схему для использования за пределами отдела продаж, опытные менеджеры по продажам используют карту процесса продаж. Обработка заказов на продажу — это последовательность действий, которым следует бизнес для выполнения покупки клиента. Чтобы определить правильные действия, которые следует предпринять, когда потенциальный клиент принимает предложение или заявляет возражение, отделы продаж используют блок-схему процесса. Владельцам малого и среднего бизнеса (СМБ) труднее всего передать ответственность другим членам команды.Используйте модуль обработки заказов на продажу (SOP), если вы хотите использовать заказы на продажу для отслеживания ваших продуктов и услуг. Блок-схема, показывающая шаблон блок-схемы обработки заказа на продажу. В этой документации описаны различные сценарии, которые могут возникнуть при перемещении потенциальных клиентов по воронке продаж. Преимущества блок-схемы процесса продаж выходят за рамки отдела продаж и включают установление отчетности между различными отделами. … Как построить блок-схему процесса продаж для малого и среднего бизнеса, три важных определения, которые необходимо понять, зачем растущим компаниям нужна блок-схема процесса продаж, как разработать свою собственную блок-схему процесса продаж для малого и среднего бизнеса.Блок-схема процесса продаж. Программное обеспечение ConceptDraw DIAGRAM для построения диаграмм и векторной графики, дополненное решением «Блок-схемы продаж» из отдела маркетинга ConceptDraw Solution Park, является лучшим выбором. По мере того, как владельцы малого бизнеса развивают свою компанию, процессы продаж, маркетинга, финансов, операций, обслуживания клиентов и других отделов помогают лучше определять роли и помогают обучать новых сотрудников. Поток процесса электронной коммерции часто может быть областью онлайн-торговли, которой не уделяют должного внимания. Со временем добавляйте больше глубины и деталей к своей блок-схеме, чтобы обеспечить качество и согласованность на протяжении всего процесса.Расценки, заказы на продажу и накладные… Теперь, имея базовое представление о процессе продаж, что такое блок-схема процесса продаж и что такое карта процесса продаж, мы можем изучить больше причин, по которым они вам нужны. Структурированный процесс продаж и блок-схема обеспечивают стабильность отделов продаж и единообразный подход к продвижению потенциальных клиентов по воронке продаж. Функции обработки заказа на продажу ….. 19 Ход процесса Процесс продажи включает в себя документы коммерческого предложения, заказа, накладной и счета-фактуры A / R. Это гарантирует, что вы не инвестируете слишком много или недостаточно при каждом взаимодействии с клиентом.Предварительно определенный поток обработки заказа на поставку позволяет группе закупок обрабатывать заказ на поставку, не пропуская никаких шагов, и легко выполнять его, чтобы избежать задержек. Конечно, важно понимать, что наиболее успешные организации выстраивают процессы, которым они могут обучать новых сотрудников. Этот сайт использует файлы cookie. Блок-схема процесса продаж. Полный процесс заказа и определение блок-схемы процесса заказа клиента Весь процесс заказа состоит из 7 шагов. Попросите своих торговых представителей определить, что делает их успешными.Как правило, шаги и ветви дерева решений расширяются, а не сокращаются. Если вы используете обработку заказа на продажу в SAP CRM, система SAP CRM запускает … Создание заказа на продажу из запроса Если клиент хочет разместить заказ после получения запроса, мы можем создать заказ на продажу из запроса, чтобы мы не нужно повторно вводить базовые данные (и, возможно, допустить при этом ошибку). Получите рекомендации по построению вашей CRM-стратегии. Чтобы определить правильные действия, которые следует предпринять, когда потенциальный клиент принимает предложение или заявляет возражение, отделы продаж используют блок-схему процесса.Блок-схема процесса продаж. Также см. Поток розничных продаж… Система использует эти коды для отслеживания статуса заказа в процессе заказа на продажу. Если вы занимаетесь руководящей или вспомогательной ролью… Вы можете увидеть на примере такого документооборота… Таким образом, компании не зависят исключительно от учредителей при заключении сделок. Первым шагом процесса O2C является управление заказами, и он начинается сразу же… Рисунок 12-1 Поток процесса управления заказами на продажу. В конце дня вы обновляете информацию о продажах, чтобы вести текущие и точные записи в:.. Настройте учетные записи и диаграмму… Увеличьте рост, связав продажи с обслуживанием, маркетингом и т. Д. Чтобы дополнить блок-схему процесса продаж, используйте технологию для автоматизации некоторых действий и шагов. Если все сделано правильно, заказчик остается довольным и счастливым вести дела с вашей компанией. Думайте об этом как о дереве решений для управления потенциальными продажами на каждом этапе пути покупателя. Сохраните примерно от 10 до 15 предметов, чтобы не перегружать вашу команду. Когда предприятия устанавливают процесс продаж, они также могут построить блок-схему процесса продаж и карту процесса продаж.Различные торговые марки принадлежат их соответствующим владельцам. Используя блок-схему процесса продаж и карту процесса продаж, каждый в вашей команде может точно понять, что нужно сделать, чтобы добиться продаж и сохранить клиентов в долгосрочной перспективе. Заручитесь поддержкой своего отдела продаж и участвующих отделов, чтобы все чувствовали себя комфортно с новым формальным процессом. Например, вы можете увидеть, где клиенты застревают на пути принятия решений, что дает руководству возможность разработать меры и упростить процесс.Обновление / После продажи. Начните с описания наиболее важных шагов в процессе продаж и послепродажной поддержки. Блок-схемы продаж обычно содержат список процессов, участвующих в транзакции продажи. Вы создаете заказ на продажу в SAP CRM или SAP ECC, указывая клиента и предлагаемые данные поставки. Используя информацию, полученную с помощью этих инструментов, вы можете точно определить масштабируемые стратегии для ваших продаж B2B, и ваш канал продаж и цикл продаж станут более предсказуемыми. Это также дает вашей команде конкурентное преимущество, поскольку вы можете быстрее внедрять оптовые изменения во всем отделе продаж.Блок-схема процесса продаж. С более широкой точки зрения, блок-схема процесса продаж помогает усилить бренд и тон компании и упрощает планирование долгосрочных стратегий. По мере развития компании будет развиваться и ее процесс продаж. Шаблон блок-схемы продаж недвижимости представляет собой полный обзор агентств недвижимости сверху вниз. С помощью блок-схемы продаж вы можете наглядно описать задачи, документы, людей, ответственных за выполнение на каждом этапе процесса продаж. 2. Перейти к концу метаданных. Клиент принимает предложение и готов разместить заказ на продажу.Решение «Блок-схемы продаж» позволяет создавать и отображать карты процессов продаж, рабочие процессы процесса продаж, этапы продаж, процесс продаж и все остальное, что связано с управлением процессами продаж. Управление заказами. Среди компаний, которые стремятся к росту, важным показателем удовлетворенности клиентов является их удержание. Менеджеры по продажам могут опробовать новый процесс, который может существенно повлиять на показатели, включая коэффициент закрытия, продолжительность цикла продаж и средний размер учетной записи. Блок-схема управления продажами За исключением блок-схемы процесса продаж, вы также можете использовать Flowchart Maker для построения блок-схемы управления продажами.Наконец, давайте посмотрим, как поток торговых документов SAP будет выглядеть в более длинной цепочке документов, содержащих доставку и счет-фактуру. Узнайте, как получить больше от каждого лида, попадающего в вашу воронку продаж. Настройте его, добавляя или удаляя шаги,… Продолжая просматривать сайт ConceptDraw, вы соглашаетесь с нашими. Сегодня обработка заказов на продажу часто осуществляется с помощью технологий, которые гарантируют, что каждая точка взаимодействия со стороны продавца — от выставления счетов до производства и логистики — имеет информацию, необходимую для выполнения заказа клиента … На схеме критического процесса может использоваться другой диапазон символов, чем классическая схема рабочего процесса.Регулярно измеряйте успех своей команды на каждом этапе блок-схемы. Этот поток обработки заказа на поставку… Начало работы с обработкой заказа на продажу. Такой подход не дает вашей команде пропустить важные шаги и помогает убедить потенциальных клиентов обратиться к вам, а не к вашим конкурентам. Это означает, что руководители компании могут делегировать задачи, в том числе искусство налаживания отношений и продаж. В дополнение к формальному, явному процессу продаж командам также нужна блок-схема процесса продаж. Отношения, начатые до продажи, продолжаются после того, как клиент подписывает договор.Фактически, исследование опубликовано в. Для… Если есть интерес, нажмите блок-схему… Это не только экономит время, но и сводит к минимуму человеческие ошибки и предоставляет потенциальным клиентам именно ту информацию, которая им нужна в наиболее подходящее время для дальнейшего обучения их по воронке продаж. Он запускает проверку доступности и расчеты цен, а также доставку. Используйте этот 7-шаговый шаблон процесса продаж, чтобы помочь вам: — Получить базовое представление о процессе продаж. Таким образом, для малых и средних предприятий, создающих свою первоначальную блок-схему, важно сделать следующее.Блок-схема процесса | Блок-схема Пример. Используйте эти данные, чтобы определить более эффективные способы управления вашей воронкой продаж для более быстрого получения большего дохода. Шаги блок-схемы процесса продаж: блок-схема процесса продаж чаще всего относится к повторяющейся серии шагов, которые команда продаж выполняет с момента, когда они идентифицируют интерес, до момента, когда они закрывают продажу. Заказ на продажу может быть создан как продолжение предыдущего предложения или продаж … Откройте этот шаблон, чтобы просмотреть подробный пример 7-ступенчатого процесса продаж … В этом случае процесс продаж может помочь вашей команде уменьшить трение и преобразовать больше счетов.Распределите ресурсы и роли для каждого этапа. Это поможет вам отслеживать прогресс в воронке продаж, сообщать торговым представителям напоминания о пропущенных шагах и измерять общие результаты. Примеры блок-схем … Процесс продаж с кросс-функциональной блок-схемой. Обычно начинают с поиска востребованного покупателя, предложения покупателя, согласования цены с покупателем. Взаимодействие с клиентами, обслуживание клиентов, непрерывное образование и дополнительные продажи в форме дополнительных продаж, перекрестных продаж, продлений и рекомендаций — все это часть этих отношений.Например, среди поставщиков программного обеспечения B2B разработчики, специалисты по интеграции и сотрудники службы технической поддержки, как правило, играют большую роль в обеспечении долгосрочного успеха всех новых учетных записей. … Карта процесса продаж показывает экосистему, которая поддерживает продажу. Каков процесс оформления заказа на продажу. Процесс продаж обычно состоит из шагов, направленных на то, чтобы потенциальные покупатели перешли от этапов исследования к полученному доходу. Создано Спенсером Ляном 9 ноября 2016 г .; Перейти к началу метаданных. Символы блок-схемы процесса продаж | Дизайн блок-схемы.Ниже представлен шаблон блок-схемы управления продажами.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *