Как только вы узнаете, какой будет ваша тема, планирование семинара в конечном итоге означает выяснение того, что вы хотите сделать, чтобы направить участников через этот опыт, и чему, как вы надеетесь, они научатся из этого. Для этого необходимо учитывать ряд факторов:

Рассмотрим вашу тему. Первый элемент планирования семинара — это знать, о чем вы говорите. Независимо от того, насколько интерактивным и интерактивным будет ваш семинар, вам все равно нужно хорошо владеть тем, что вы представляете.Сделайте домашнее задание, чтобы быть уверенным, что сможете справиться с большинством вопросов и проблем, которые могут возникнуть. Это не означает, что вы должны знать абсолютно все по теме, но что вы должны знать о ней достаточно много и понимать ее достаточно хорошо, чтобы вы могли помочь участникам вписать ее в контекст своей работы и жизни.

Учитывайте свою аудиторию. Ваша аудитория, люди, которые на самом деле будут частью семинара, вероятно, является наиболее важной частью головоломки.Понимание их и их потребностей поможет вам решить, что и как делать, больше, чем что-либо еще.

• Что они уже знают? Если вы ожидаете, что большинство участников будут знакомы с определенным справочным материалом или имеют определенный опыт, это сильно повлияет на то, как и в какой степени вы решите представить материал.

Иногда вы можете провести здесь небольшое исследование. Если вы представляете конкретную группу или организацию, вы можете узнать либо от своего контактного лица, либо от самих участников, кто будет вашей аудиторией, с чего они начинают, каков их опыт и что они хочу из мастерской.Спросить об аудитории — часть того, что должен делать осторожный ведущий.

В других обстоятельствах, например, на большой конференции, может быть невозможно предугадать, какие знания у участников. В этом случае имеет смысл подготовить ряд материалов и заданий, а затем начать семинар с того, чтобы спросить людей, что они знают по теме. Поступая так, вы можете приспособить свой семинар к потребностям большинства участников и быть уверенным, что вы никого не переусердствуете и никого не усыпите.

• Этот материал не для них? Знание контекста опыта участников может помочь вам понять, как преподносить материал.
• Какое у них поле? Можно ожидать, что люди в одних областях будут более вербальными, интроспективными или общительными, чем люди в других. Вы с большей вероятностью найдете группу социальных работников, готовых обсудить свои эмоции, чем, например, группу строителей. Также может потребоваться больше творчества, чтобы помочь строителям понять, почему такое обсуждение может быть хорошей идеей.Важно найти такие способы подачи материала, которые будут понятны участникам данного семинара и не будут вырывать их слишком далеко за пределы их контекста.

На самом деле любая группа может быть либо очень тихой, либо очень изменчивой, чрезвычайно апатичной или чрезвычайно отзывчивой, или (что наиболее вероятно) чем-то средним. Это в значительной степени зависит от одного или двух человек, которые задают тон, независимо от того, является ли группа такой, все члены которой знают друг друга. Какая у вас группа, во многом зависит от того, какой семинар будет успешным.Например, если в группе очень тихо, обсуждение может быть смертельным, но действия, основанные на движении, могут сработать. Если группа склонна к спорам, вы можете воспользоваться этим, разделив людей на небольшие группы и попросив их решить надуманные задачи по теме. Понимание того, что вы не можете предсказать, поможет вам спланировать несколько различных возможностей.

• Знают ли они друг друга и / или работают ли вместе? Если да, то, возможно, вы можете отказаться от представлений (это зависит от того, насколько хорошо они знают друг друга) и спланировать семинар, посвященный общим проблемам.
• Придут ли они с особым отношением к мастерской? Они будут, если вы предлагаете материал, противоречащий тому, что, по их мнению, является правдой. Вы вводите новую концепцию или метод, который противоречит тому, что они уже делали, или их предыдущему обучению? Если это так, то первое, на что вам следует обратить внимание, может быть их враждебность или скептицизм. С другой стороны, они также могут быть предвзяты в вашу пользу, если вы предлагаете то, что кажется решением сложной проблемы.

Это не означает, что намеренное оспаривание убеждений людей в мастерской — плохая идея. Если предположить, что вы можете сделать это, не проявляя неуважения, например, говоря им, что они глупы, такой семинар часто оказывается самым действенным и приводит к наиболее значительному обучению участников. Большинству людей неудобно иметь дело с изменениями и новыми идеями, но они также стимулируют их. Если вы можете представить что-то новое, чтобы участники его рассмотрели, вы более чем выполнили свою работу.

• При каких обстоятельствах они посещают этот семинар? Выбрали ли они это из нескольких возможностей (как на конференции)? Они просили об этом? Это требование их работы или выполнение требований для сертификации, лицензирования или каких-либо других полномочий? Является ли это частью их работы (например, обучение, переподготовка или повышение квалификации персонала)? Чтобы узнать что-то, что им абсолютно необходимо для правильного выполнения своей работы? Каждая из этих причин подразумевает разное отношение, разный уровень заинтересованности и приверженности, а также разный подход со стороны докладчика.

Учитывайте размер мастерской. Если размер группы идеален для большинства целей (около 8–12), вы можете организовать мероприятия, в которых участвуют участники по отдельности, в небольших группах (2–4) или всей группой. Если в группе больше 15 человек, вы, вероятно, захотите разделить ее на несколько занятий. Если оно меньше 7 или 8, возможно, вам будет лучше, если всю группу будет работать вместе большую часть семинара.

Причина, по которой 8–12 — идеальный размер, заключается в том, что он достаточно мал, чтобы у каждого была возможность получить ответы на свои вопросы и получить индивидуальное внимание докладчика, но все же достаточно велик, чтобы вызвать оживленное обсуждение.Если в группе больше 15 человек, голоса некоторых людей, обычно более тихих, теряются; если меньше 6–8, может не хватить мнений, вопросов и идей.

Считайте доступное время . Семинары могут длиться от часа или меньше до дня или даже дольше. Важно, чтобы ваши цели на семинаре соответствовали отведенному времени. Это означает, что вы не только планируете свою презентацию, чтобы должным образом заполнить время, но и соотносите количество материала, которое вы охватите, с имеющимся временем.Особенно, если это все в новинку для участников, им потребуется много времени на разъяснения, вопросы и т. Д., Чтобы понять это.

Общее правило, касающееся времени, заключается в том, что вы должны постараться выделить время для каждой части семинара заранее. Репетируйте разные части, чтобы увидеть, сколько времени они займут, или сколько времени вы хотите, чтобы они занимали (например, если вы собираетесь попросить людей написать о чем-то, попробуйте сами и посмотрите, сколько времени это займет у вас). Вы редко будете точны на 100%, но вы можете приблизиться, и тогда у вас будет план семинара и разумное представление о том, что вы могли бы ожидать делать в то время, которое у вас есть.

Короткий семинар: 45-90 минут. Такая короткая мастерская даже короче, чем кажется. Люди могут опаздывать на пять-пятнадцать минут, и вы потеряете больше времени, если будете распространять материалы, использовать оборудование и т. Д. Это означает, что вам придется безжалостно сократить материал, который вы хотите представить, до того, что действительно важно. . Хотя всегда разумно чрезмерно подготовиться (см. Раздел «Подготовка» ниже), в действительности вы редко добиваетесь всего, чего ожидаете. Семинар такой продолжительности, вероятно, лучше всего использовать как средство представления и обсуждения новой концепции или проблемы, вызывающей озабоченность.Нет смысла пытаться научить определенному навыку, если он не очень ограничен. Если его можно выучить за пять или десять минут и практиковать за то же время, попробовать стоит. Если что-то сложнее, вам понадобится более продолжительный семинар.

Если участникам действительно важно овладеть определенным навыком, техникой или методом, чтобы они могли выполнять свою работу, или — особенно — если его неправильное использование приведет к серьезным последствиям (как в случае многих неотложных медицинских процедур), это вероятно, неразумно представлять его на семинаре в таком кратком виде.Это может привести к тому, что участники будут полагать, что они знают о теме больше, чем на самом деле, и в результате причинят реальный вред. Используйте здравый смысл и руководствуйтесь тем, что действительно возможно.

Семинар средней продолжительности: от 90 минут до 3 часов. На этом семинаре можно приступить к более глубокому рассмотрению идей и концепций и обучению некоторым навыкам. Некоторые соображения о семинаре средней продолжительности:

Различные виды деятельности . Семинары такого типа более чем достаточно продолжительны, чтобы участникам стало скучно или они были перегружены.Два или три часа говорящей головы подряд могут отправить многих людей за дверь с криками на свежем воздухе. Разделение времени путем вовлечения участников в различные виды деятельности гораздо более способствует их обучению, чем просьба сидеть спокойно и все время заниматься чем-то одним.

Интервал внимания: исследования показали, что большинство людей начинают терять концентрацию через 20 минут — полчаса. К концу часа их уровень внимания упал более чем на 50% (а в некоторых случаях — намного больше).Внимание может быть возобновлено путем смены занятий, смены темы, изменения методов презентации и т. Д. Даже короткой паузы на семинаре, вызванной переходом от одного занятия к другому, достаточно, чтобы освежить людей и поддержать их интерес.

Измените серьезность материала . Чередование забавных или юмористических занятий и идей с другими, более серьезными, может не только держать участников в сознании и бодрствовать, но также может способствовать обучению.

Запланируйте перерыв .Это затронет проблему концентрации внимания и даст участникам возможность выпить кофе, сходить в ванную и т. Д., Не нарушая ход семинара. Но также имейте в виду, что перерывы всегда занимают больше времени, чем планировалось. Добавьте еще пять или десять минут ко времени, которое вы просите у людей? Вы можете быть уверены, что к тому времени, когда все вернутся в комнату и успокоятся, они потратят как минимум столько же дополнительного времени.

Даже длинный семинар не такой длинный, как вы думаете, внимательно подумайте над количеством материала, которое вы можете адекватно представить за этот промежуток времени, и над тем количеством, которое люди действительно могут усвоить.Вы можете использовать это время, чтобы представить относительно небольшой объем материала разными способами, чтобы участники ушли с четким пониманием этого. Или вы можете выбрать то, что людям действительно нужно знать по вашей теме, и сконцентрироваться на этом, пытаясь дать им достаточно, чтобы, даже если они не полностью понимают это, они были достаточно заинтригованы, чтобы продолжить самостоятельно и узнать более.

Помимо размышлений о том, сколько времени уместно с учетом имеющегося у вас времени, подумайте о том, как много вы знаете по этой теме.Иногда наиболее успешные семинары проводят ведущие, которые знают лишь немного больше, чем участники. В таких обстоятельствах докладчики не так склонны пытаться вписаться слишком много или слишком технически. Вспомните, сколько времени вам потребовалось на самом деле, чтобы выучить этот материал и привыкнуть к нему: могли пройти месяцы или даже годы, прежде чем вы полностью его поняли. Постарайтесь вспомнить, как вы познакомились с этой темой и чем вы действительно увлеклись, а затем спланируйте семинар.

Участникам нужно время, чтобы поговорить и связаться друг с другом .Возможность познакомиться с другими и обменяться идеями — одна из основных ценностей семинара для многих людей, и ее нельзя недооценивать.

Длительный семинар: более 3 часов. У длинного семинара есть некоторые недостатки, но он позволяет вам более подробно изложить материал и провести ряд мероприятий. Шесть сконцентрированных часов работы в день — это примерно то, с чем может справиться большинство людей. Обязательно делайте много перерывов как из-за необходимости растягиваться и пользоваться ванной, так и из-за концентрации внимания.Некоторые мысли о продолжительных мастер-классах:

• Вы можете более подробно остановиться на конкретных вопросах. Здесь у вас есть возможность проследить за интересами группы, изучить идеи, относящиеся к конкретным ситуациям участников, или просто представить идеи более подробно.
• Вы можете выделить более длительные отрезки времени для занятий и отдельных тем. Однако важно осознавать необходимость разбивать длинные сегменты семинара. Вы должны знать, если глаза участников начинают тускнеть, и быть готовыми быстро переключиться на что-то другое (особенно на что-то активное и веселое), если это произойдет.
• Вы можете выделить больше времени на отработку новых навыков и больше времени на обсуждение деятельности. Возможно, самым большим преимуществом длительного семинара является то, что он дает участникам время подумать, как индивидуально, так и вместе с другими, что является важной частью процесса обучения.
• Вы можете выделить больше времени, чтобы ответить на вопросы участников. (С другой стороны, может возникнуть соблазн поговорить с одним участником по поводу ее интересного вопроса, в то время как остальная часть группы засыпает.Будьте осторожны, чтобы избежать этой тенденции.)
• Вы можете представить как контекст, так и специфику темы (например, характеристики ВИЧ-инфицированного населения и методы профилактики СПИДа в сообществе).
• Вы можете давать или поощрять еду и питье. Он помогает людям сохранять бдительность, задает расслабленный и дружелюбный тон и поддерживает интерес на долгое время, избавляя от необходимости думать о голоде или жажде.
• Труднее оценить, сколько времени займут сегменты семинара в длинном семинаре, потому что докладчики, как правило, не прекращают занятия, если у них все идет хорошо (в конце концов, времени много), и часто обнаруживают, что у них мало времени. того, что они запланировали.Вам нужно решить, хотите ли вы придерживаться своего плана и, таким образом, ограничить занятия примерно тем временем, которое вы запланировали для них, или плыть по течению и позволить вещам продолжаться дольше, если участники считают их важными. Ни один из этих вариантов не является «правильным» или «неправильным»: это зависит от потребностей группы и ведущего. Общение с группой обычно является хорошим способом решить, в какую сторону пойти.

Рассмотрим назначение мастерской. Семинары предназначены для многих целей, и каждая подразумевает определенные методы презентации и другие детали.Некоторые общие цели и их значение:

• Обучение участников навыку, который они затем могут использовать или будут использовать в будущем (например, семинар по оказанию первой помощи для работников по уходу за детьми). На этом семинаре обычно мало разговоров и много активности. Если люди собираются использовать то, что они изучают, очевидно, что им важно практиковать это, и, вероятно, именно на этом вы захотите сосредоточиться на семинаре.
• Предоставление участникам возможности попрактиковаться и получить отзывы об уже известных им техниках и концепциях.Опять же, акцент здесь, вероятно, будет сделан на действии, на фактическом выполнении того, что обсуждается, и на получении советов и размышлений о своей работе от ведущего и других участников группы.
• Повышение уровня текущих знаний участников о концепциях, методах и методах (новые исследования, совершенствование методов и т. Д.). Придется практиковать новую технику; свежий взгляд на знакомую концепцию может потребовать только обсуждения.
• Обучает участников новой концепции, которую они затем могут применить в своей работе (например, семинар для уличных аутрич-работников о том, как банды действуют как замещающие семьи для своих членов).Представленная здесь презентация может быть более ориентирована на обсуждение, поскольку людям нужно будет усвоить новые идеи и обсудить, как они связаны и могут повлиять на то, что они делают.
• Ознакомление людей с материалами, важными для их работы, но не имеющими прямого отношения к ней (например, положения Закона об американцах с ограниченными возможностями [ADA] или законы о конфиденциальности). Семинар такого типа, вероятно, будет включать прямое представление информации, возможно, с некоторой практикой решения проблем и обсуждением (Человек X приходит в вашу организацию с этой проблемой; как вы с ней справляетесь?). Это может закончиться сессией вопросов и ответов частично потому, что законы и постановления часто сбивают с толку, а частично потому, что они вызывают столько беспокойства.
• Предоставление или помощь в предоставлении учетных данных, связанных с работой, для продвижения по службе или первоначального трудоустройства, например, для получения сертификата или лицензии. Эта категория может включать в себя все, от инструкций по СЛР до обучения культурной чувствительности, и, таким образом, может включать любое количество действий или методов презентации.
• Использование семинара как способа помочь участникам почувствовать себя комфортно друг с другом и / или в своей ситуации. Часто используемые в колледжах или в командообразовании, связанном с трудоустройством, семинары этого типа обычно состоят из большого количества быстрых действий, часто вызывающих смех или совместное решение проблем, или и то, и другое.Любой разговор обычно помогает понять действия и их влияние на участников.
• Приобщение людей к взглядам на мир либо в качестве дополнения к их работе или волонтерским ситуациям, либо в качестве общественного просвещения (например, семинар по теориям нравственного развития). Такой семинар позволяет проводить самые разные виды деятельности: прямое обучение, обсуждение гипотетических ситуаций, попытки решить моральные дилеммы, ролевые игры и т. Д. В целом, чем больше разных способов люди могут испытать концепцию, тем с большей вероятностью они ее поймут. Это.

Рассмотрим вашу презентацию . Стиль вашей презентации, ваш личный стиль и фактические методы презентации, которые вы используете, во многом определят эффективность вашего семинара. Отчасти это будет зависеть от вашей личности и опыта, но есть несколько общих рекомендаций, которые могут быть полезны:

• Упрощение формальностей. Ведущих семинара часто называют фасилитаторами. Фасилитатор (от латинского facile , что означает «легкий») — это тот, кто открывает путь другим.Она не лидер и не авторитет, а скорее проводник: кто-то, кто идет рядом с вами и помогает понять, куда идти. В общем, фасилитация более полезна на семинаре, чем «инструктаж». Это называется семинаром, потому что участники обычно получают возможность что-то сделать, по-настоящему взаимодействовать на своих условиях с тем, что предлагается. Фасилитатор может помочь им получить этот опыт, когда инструктор может быть более склонен рассказать им об этом опыте или структурировать его для них.

Здесь, несомненно, проявляется предубеждение автора. Практически любое хорошее обучение — это, по крайней мере, в некоторой степени, фасилитация. Чтобы чему-то научиться, и особенно изучить это на самом глубоком уровне, нужно испытать это на собственном опыте, бороться с этим, размышлять над этим, жить с этим. Хороший фасилитатор позволяет каждому участнику относиться к новому обучению по-своему и разбираться в нем для себя, вместо того, чтобы говорить ему, что он должен думать или как подойти к концепции.Участники с большей вероятностью будут оставаться в курсе событий на протяжении всего семинара, если вы будете действовать в качестве фасилитатора и если вы будете лично доступны.

Это не означает, что в обучении никогда не бывает места лидерству, пока оно не доминирует в семинаре. Если докладчик является «звездой» в своей области, участники на самом деле могут захотеть услышать то, что она говорит, а не для того, чтобы им помогали.

• Согласованность презентации и тематики семинара. Ваш метод и стиль изложения должны в максимально возможной степени отражать тему.Например, если вы проводите семинар по эмпирическому образованию, он должен быть эмпирическим, а не лекционным. Семинар по правилам ADA должен проводиться в физически доступном месте и демонстрировать чуткость к проблемам инвалидов. Представляемая техника должна практиковаться как в презентации, так и в упражнениях. На хорошо оформленном семинаре участники узнают столько же из методов и стиля презентации, сколько из содержания семинара.
• Прямое участие участников.Семинары намного эффективнее и приятнее, если они вовлекают участников в мероприятия, обсуждения и взаимодействие с другими, чем если они просто забрасывают людей информацией. Есть много возможностей для отработки навыков, групповых обсуждений в малых и больших группах, составления отчетов вне дискуссий, решения проблем индивидуально, в малых и больших группах и т. Д., Которые дадут каждому в группе возможность принять активное участие.
• Разнообразие методов и видов деятельности. Как уже упоминалось несколько раз, различные методы презентации и упражнения помогут людям сосредоточиться, будут говорить о разных стилях обучения участников и сделают семинар более интересным и увлекательным как для докладчика, так и для участников.Некоторые возможности для рассмотрения:
  • Включите какую-нибудь практическую деятельность, во время которой люди могут быть физически активными.
  • Включите как групповые, так и индивидуальные занятия.
  • Мероприятия должны быть развлекательными и интерактивными. По возможности старайтесь не быть «говорящей головой».
  • Включают различные виды аудиовизуальных материалов, например видео, графику движения и аудиозаписи.
  • Включите инновационные способы прямой подачи материала: пьесу, интерактивную сценку, песню, мультфильм и т. Д.
  • Всегда включайте практику определенной техники или метода, который представлен, даже если только на короткое время, чтобы дать участникам возможность увидеть, на что это похоже.

Чем больше вы здесь проявите креативности, тем лучше. Действия, в которых участники работают с физическими объектами, часто являются отличным инструментом обучения. Есть очевидные (семинары для учителей включают множество «манипуляторов», объектов для демонстрации концепций), но есть бесконечное количество вариантов.Автор посетил потрясающий семинар по множественному интеллекту, в котором небольшие группы проектировали и строили деревни из лего и других блоков. Думайте как можно возмутительнее.

• Вещи забрать домой. Убедитесь, что участники получили распечатанные копии любых накладных или слайдов, содержащих важную информацию, а также краткое изложение основных моментов семинара и всего остального, что, по вашему мнению, может быть важным. Это поможет им позже вспомнить, о чем был семинар, и поможет им передать идеи другим.
• Время отражения. Размышление — ключ к обучению. Если часть стиля вашей презентации состоит в том, чтобы попросить участников поразмышлять или обсудить каждое занятие, вы поможете им учиться двумя способами: давая им время подумать над занятием и поговорить о нем с другими в группе, и демонстрируя, насколько важно размышлять над тем, что вы сделали и чему научились.
• Пора поговорить, пообщаться и познакомиться с другими участниками. Большая часть ценности семинара заключается в опыте формирования сообщества учащихся.Общий опыт может привести к профессиональному сотрудничеству и обогатить получаемое обучение.

Препарат

Теперь, когда ваше планирование выполнено, вам нужно подготовиться к семинару. Планирование касается доставки самого семинара; Подготовка — это вопрос логистики: убедитесь, что у вас есть все необходимое и время, необходимое для успешного проведения семинара. Это означает, что вы как собираете все материалы, которые вы будете использовать, так и получаете любую информацию, необходимую вам для того, чтобы делать свою работу наилучшим образом.

Узнайте о пространстве, которое вы будете использовать, если возможно . Если это ваше собственное пространство, вы можете выбрать комнату или место, которое будет лучше всего, и заранее обустроить его. Если вам выделяют место в другом учреждении, вы можете запросить комнату определенного типа или размера или настроить ее определенным образом (стулья по кругу, удобная мебель и т. Д.) . Вам нужно подумать о том, как вы будете использовать пространство: нужно ли будет много перемещаться людям? Будет ли нужно перемещать громоздкое оборудование? Вам нужен экран, или классная доска, или интерактивная доска? Чем больше вы узнаете о пространстве и чем больше вы сможете настроить его в соответствии с вашими потребностями до прибытия участников, тем более гладкой будет ваша презентация.

Если вы намереваетесь взять на себя роль фасилитатора, а не авторитетного лица, вам нужно сделать пространство как можно более гостеприимным и неформальным. Иногда это просто невозможно; школьный класс со столами, прикрученными к полу (да, они все еще существуют, хотя их немного), например, не особенно гибок. Но там, где вы можете, расставив стулья по кругу или подобную конфигурацию, где каждый может видеть всех и не будет главы стола, можно многое сделать, чтобы задать тон, как только люди войдут.

Принесите все необходимое . Не думайте, что что-то из этого будет там, если вы специально не договорились об этом (см. № 3 ниже). Даже тогда вы не можете быть уверены.

• Если вы собираетесь попросить людей что-то написать или они могут захотеть делать заметки, убедитесь, что вы принесли достаточно карандашей и бумаги для всех.
• Сделайте и соберите по крайней мере в два раза больше копий, чем вы думаете, что вам понадобится печатных материалов, которые вы хотите раздать.
• Принесите мольберты, газетную бумагу и маркеры для записи идей, вопросов, комментариев или для записи того, что происходит в небольших группах.
• Если вы составляете накладные расходы, списки, повестку дня и т. Д., Делайте это заранее, а не накануне презентации.
• Если вам нужно все это куда-то взять (например, если ваша презентация находится где угодно, но не в вашем собственном пространстве), положите ее в машину накануне вечером. Составьте и используйте контрольный список, чтобы ничего не забыть.

Не забывайте о еде, кофе и т. Д., Если вы их предоставляете или получаете. Вам нужно либо заранее договориться о том, чтобы в номере было то, что вам нужно, либо кофеварка, кофе, сливки, бумажные стаканчики и т. Д.должен быть на заднем сиденье вместе со всем остальным накануне вечером. (Получите пончики свежими утром.)

Заранее подготовьте все необходимое оборудование (проектор, видеомагнитофон и монитор, компьютер и т. Д.) Или запланируйте привезти его самостоятельно. (Если вы приносите его, убедитесь, что у вас есть резервная копия на случай, если тот, который вы планируете, не сработает.) Заблаговременно сделайте все необходимое (письменно, а также устно, если возможно) и проверьте день или два до семинара, чтобы убедиться, что все в порядке.Приезжайте достаточно рано, чтобы проверить это в день семинара. Предположите, что если что-то может пойти не так, то так и будет, и что, даже если это не ваша ответственность, вам все равно придется это исправить.

Делайте материалы и раздаточные материалы как можно более привлекательными и интересными, чтобы участники к ним возвращались .

• Используйте цвет там, где это возможно.
• Легко читаемые диаграммы и графики, как и изображения, полезны для многих (хотя и не для всех).
• Если возможно, систематизируйте печатные материалы так, чтобы их было легко читать и усваивать.Форма контура, маркеры, использование цвета или изображений могут быть здесь полезны.
• Старайтесь держать под контролем количество материалов, которые вы раздаете, кроме случаев, когда люди действительно нуждаются и хотят много информации (например, государственные нормативные акты, которые со временем могут понадобиться в качестве справочной информации). Может быть полезно распечатать разные раздаточные материалы на бумаге разного цвета, чтобы и вы, и участники могли легко их отслеживать («Перейти к синему листу?»).
• Настоящие «вещи», которые люди могут забрать домой (ленты для СПИДа, миниатюрные модели груди для практики самообследования), могут служить для того, чтобы сохранить в их сознании изучение семинара.

Будьте готовы к переподготовке . Если вы думаете, что блок семинара, вероятно, продлится 30 минут, будьте готовы, по крайней мере, на час материала для него. В некоторых группах вы можете использовать только то, что, по вашему мнению, займет 15 минут; в других вы можете использовать все это и пожелать, чтобы у вас было больше. Гораздо лучше быть чрезмерно подготовленным, чем недостаточно подготовленным: чем длиннее семинар, тем важнее это становится.

Не зная заранее отдельных участников, а зачастую и тогда, вы не можете сделать точные предположения о времени или реакции группы.Если они уже являются группой (например, сотрудники программы), у них уже будут свои собственные лидеры, предположения и нормы, и они будут в некоторой степени определять, как они будут реагировать (вербально или невербально, вовлечены или нет и т. д.) Если они случайная группа, лидеры могут появиться, но могут и не появиться. Как обсуждалось ранее, то, почему они здесь, каковы их опыт и подготовка, а также то, какие они есть как личности, определит, как они отреагируют на вашу презентацию. В некоторых группах никто не может выступать в течение первого часа и более или вообще.С другими у вас могут возникнуть трудности с произнесением слов после первых пяти минут. Независимо от того, сколько раз вы проводили тот или иной семинар, лучше быть готовым ко всему.

Составьте оценочную форму , которую люди могут быстро заполнить в конце семинара, но она охватывает области, о которых вы действительно хотите знать. (Многие конференции готовят оценочные формы для каждого семинара, и в этом случае вам не нужно это делать.) Стандарт для такого рода вещей обычно — форма с множественным выбором, которая либо просит участников оценить каждую область от 1 до 5, либо проверить от одного из 5 вариантов от «полностью согласен» до «категорически не согласен».»Некоторые области, которые вы, возможно, захотите охватить, включают:

• Четкость вашей презентации.
• Полезность каждого из включенных вами видов деятельности, особенно в контексте работы или жизни участников.
• Насколько интересно и актуально было содержание для участников.
• Ваше владение материалом (т.е. насколько хорошо вы знаете свое дело).
• Насколько хорошо мастерская удерживала интерес людей.
• Насколько хорошо вам удалось установить и выдержать комфортный тон.
• Общие комментарии, если таковые имеются.

У вас могут возникнуть другие вопросы о вашей мастерской. Просто убедитесь, что он достаточно короткий, чтобы люди его заполняли.

Наконец, хорошо выспитесь в ночь перед и дайте себе достаточно времени, чтобы добраться туда, куда вы собираетесь, чтобы вы не чувствовали себя торопливыми и измотанными. Если мастерская находится далеко от дома, и у вас есть возможность остаться где-нибудь рядом с ней накануне вечером, воспользуйтесь ею.Если у вас есть время расслабиться перед семинаром, вы также будете более расслаблены во время него.

Реализация

Планирование и подготовка завершены. Вы невероятно организованы; у вас есть все раздаточные материалы с цветовой кодировкой и расположенные в том порядке, в котором вы хотите их раздать; у вас есть мероприятия, запланированные с точностью до секунды, с множеством дополнений, если они не заполняют время полностью; у вас есть комната, которая будет принимать участников и работать над запланированными вами мероприятиями.Теперь все, что вам нужно сделать, это сделать это.

Мастерская, особенно длинная, имеет отдельные фазы. Есть введение, которое охватывает время с момента, когда первый участник входит в комнату, до момента, когда начинается первое тематическое мероприятие; Суть семинара включает презентацию и мероприятия; а завершение включает в себя обзор, размышление, оценку и завершение. Мы обсудим каждый из них, предложив несколько идей о том, как заставить их работать гладко.

Введение

Эта часть семинара позволит людям узнать, каким будет их опыт.К тому времени, когда семинар действительно начинается, участники часто имеют четкое представление о том, понравится он им или нет. Таким образом, важно задать позитивный тон и заставить людей чувствовать себя комфортно и интересно; познакомить их с вами и друг с другом; и убедиться, что они знают, что происходит в остальной части семинара.

Установка тона. Есть несколько шагов, которые вы можете предпринять, чтобы участники чувствовали себя комфортно, как только они вошли, и чтобы семинар стал сообществом учащихся.

• Пространство. Мы уже обсудили настройку комнаты таким образом, чтобы люди смотрели друг на друга, чтобы не было очевидного авторитета и чтобы среда была максимально комфортной физически и психологически.
• Музыка. В зависимости от характера семинара вы можете подумать о том, чтобы при входе участников играла музыка, чтобы успокоить или зарядить энергией. Музыка также говорит людям, что это, скорее всего, будет относительно неформальным опытом.(Беспокойство здесь, конечно, заключается в том, что вкусы людей в музыке сильно различаются. Музыка, которую вы играете как успокаивающее воздействие, может насторожить некоторых участников. Музыка, которую вы играете для генерации энергии, может просто раздражать некоторых людей. Это риск, что вы возьмите, если вы хорошо не знаете группу.)
• Приветствие. Когда участники входят в комнату, процесс, который может занимать 15 минут и более, наступает период, когда часто никто не знает, что делать. Ведущий может улыбаться и кивать, когда люди входят, но семинар еще не начался, и «говорить не о чем.«Один из способов избавиться от этой неловкости — представиться людям, когда они входят, вручить им материалы и форму оценки и спросить их об их прошлом или о том, почему они заинтересованы в семинаре. Новоприбывших можно привлечь на беседа, когда они входят, чтобы никто не чувствовал себя изолированным. К тому времени, когда все будут в комнате и семинар вот-вот начнется, участники будут разговаривать друг с другом и с вами, и неловкость сменится веселостью .

Могут быть обстоятельства, при которых вы не захотите создавать для людей комфорт. На конференции семинар под названием «Отдельные столы» разделил участников по мере их поступления, и большинство попросили сесть на пол. Некоторые из них сидели за элегантно обставленным столом и подавали аппетитную еду. Остальные около 20? дали буханку хлеба и сказали разделить ее. Семинар продолжился в том же духе, и сидящие на полу в конце концов протестовали против их обращения.Дело, конечно же, в том, чтобы привлечь внимание к тому недостатку комфорта, который ежедневно испытывает большая часть населения мира по сравнению с положением жителей развитых стран Запада.

Персональные знакомства. Особенно, если ваш семинар включает в себя много практических и групповых занятий, будет лучше, если людям будет комфортно друг с другом. Если вы начали разговор, когда они вошли, многие участники, возможно, уже разговаривали с другими, которых они не знали, но все же имеет смысл представиться и всем остальным.

Вы можете начать с представления (очень краткого) объяснения того, почему вы проводите этот семинар (опыт, который у вас есть, ваше знакомство с темой и т. Д.). Это не должно занять больше минуты. Затем вы можете использовать технику или игру, чтобы познакомить членов группы друг с другом (вы также можете принять участие в этом упражнении, если считаете, что это будет полезно для вашей цели).

Повестка дня и план заседания. Полезно либо раздать, либо показать в комнате и обсудить с участниками повестку дня семинара.Если семинар будет прерван едой, перерывами и т. Д., Также будет полезен план занятия или дня. Предварительный просмотр повестки дня и запрос на отзыв («Можем ли мы потратить больше времени на фактическое использование материалов?») Служит нескольким целям:

• Включает участников в управление сеансом, а не делает их пассивными рецепторами информации.
• Это дает участникам чувство предвкушения, поэтому им интересно, что будет дальше.
• Это позволяет участникам узнать, что произойдет во время обеда (например, в 12:30), и устраняет определенную долю беспокойства и беспокойства, которые они часто испытывают, когда не знают плана.

Это также время спросить людей об их ожиданиях от семинара, которые могут быть записаны на газетной бумаге или каким-либо другим способом и рассмотрены в конце занятия. Если ожидания большинства участников значительно отличаются от ожиданий докладчика, здесь также есть место для некоторых корректировок.

Если участникам необходимо раскрыть подробности своей личной жизни, например, или если тема семинара вызывает особые споры, после предварительного просмотра повестки дня самое время попросить группу разработать основные правила для занятия.Несколько простых норм, таких как не допускать разногласий к личному и уважать конфиденциальность, могут существенно повлиять на готовность участников взаимодействовать с другими, а также на обсуждаемые идеи.

Сущность цеха

Это настоящая суть того, что вы делаете, причина, по которой вы пришли сегодня утром. То, что вы на самом деле делаете , зависит, конечно, от вашего собственного планирования, но есть некоторые общие рекомендации, некоторые из которых уже упоминались, которые могут сделать ваш семинар более эффективным и приятным.

• Следите за временем. Это не означает, что вы должны быть рабом своей повестки дня, а скорее, что вы должны знать, когда отклоняетесь от нее. Во многих случаях имеет смысл спросить группу, как они хотели бы использовать свое время: «Мы слишком долго занимаемся этим делом. С вами все в порядке, или есть другие вещи, которые более важны к вам, что мы должны добраться? » Если вы думаете, что происходящее действительно важно, и его нельзя прерывать, не бойтесь об этом сказать.

Установка временных маркеров время от времени («Через 20 минут мы остановимся на обед») может поддерживать участников («Я голоден, но я, безусловно, могу подождать 20 минут»). Это также поможет вам узнать, где вы находитесь на сеансе, чтобы вы могли вовремя пригласить людей на обед (это может быть серьезной проблемой, в зависимости от помещения, где проводится семинар) и завершить деятельности, у которой достаточно времени, чтобы правильно завершить сеанс.

• Соответствие презентации содержанию и философии семинара. Как обсуждалось ранее в этом разделе, участники учатся как из содержания, так и из стиля, а также из методов вашей презентации. Трудно убедить учителей поощрять участие студентов, читая им лекции. Если вы верите в то, что представляете, вам следует продемонстрировать это на практике. Люди гораздо более склонны понимать и принимать то, что вы пытаетесь передать, если очевидно, что вы верите и используете это все время.
• Попробуйте представить материал разными способами. Этот вариант важен по двум причинам. Во-первых, он помогает удерживать участников. Есть много исследований, показывающих, что люди по своей природе заинтересованы в разнообразии и положительно реагируют на него, и есть смысл воспользоваться этой чертой. Во-вторых, вариативность говорит о различиях в стилях обучения и, таким образом, повышает вероятность того, что каждый участник семинара сможет усвоить материал.

Хотя исследователи разработали ряд моделей того, как люди усваивают информацию, никто не будет возражать, что люди различаются по своим предпочтительным методам обучения.Некоторые люди лучше воспринимают новую информацию глазами, другие — ушами, третьи — пальцами (т. Е. Делая что-то руками). Некоторым нравится работать с деталями идеи, другим — с общей концепцией. Некоторые учащиеся систематичны и логичны, другие — интуитивно прыгуны. Другие различия включают индивидуальное и групповое обучение, а также быстрые процессоры против медленных и вдумчивых. Различные виды деятельности в виде лекции / слайд-презентации на семинаре, группового решения проблем, построения моделей и т. Д.может говорить, по крайней мере, с большинством стилей обучения участников, и создавать для всех более почти полный опыт обучения.

• Постарайтесь сделать свою деятельность интересной. Юмор — чрезвычайно важный инструмент, даже если ваша тема совсем не юмористическая. (Телешоу MASH о хирургах Корейской войны, которые каждый день сталкивались с ужасными смертельными случаями, показало, как черный юмор может помочь людям оставаться в здравом уме в невыносимой ситуации.) Оно может не только задать тон, который делает обучение более увлекательным, но и может служить полезным. чтобы также подчеркнуть важные моменты.

Преподаватель геологии колледжа во время производственной поездки со своими учениками указал на образование и сказал: «Это называется щипкой». Затем, слегка споткнувшись о мертвую ворону на земле, он вытащил перо и сказал: «Это тоже называется ощипыванием». Никто в классе никогда не забывал, что означает геологический термин «щипать».

• Будьте в восторге. Если вы действительно верите в то, что представляете, покажите это; это также поможет вызвать у участников больше энтузиазма и может иметь огромное влияние на успех вашего семинара.
• Призовите участников соотнести содержание семинара с их реальностью. Как они могут использовать эти идеи или методы в своей работе или в своей жизни? Как отреагируют их коллеги? Им нужна возможность подумать и обсудить эти вопросы. Вы можете попросить каждого взять на себя обязательство использовать то, что они узнали на семинаре, хотя бы один раз, или применить новые концепции к определенному аспекту своей работы или семейной жизни. Настоящие вопросы, которые докладчики и участники должны задать себе по теме семинара: «Как это вписывается в мир?» и «Как это можно использовать?»
• Во всех действиях выделяйте достаточно времени для размышлений и обсуждений. Людям часто необходимо обдумать и обсудить свой опыт или новую информацию, чтобы понять их. Также важно, чтобы участники имели возможность быть услышанными о том, что они думают и чему они научились. Если они смогут поделиться им вслух, это станет для них более важным и легитимным. Даже если содержание семинара было понято, на самом деле оно не усвоено, пока не усвоится в понимании мира учащимся. Отражение обеспечивает средство для этой ассимиляции.

На заключительном этапе семинара вам нужно подвести итоги и дать участникам возможность отреагировать на то, через что они только что прошли. Возможно, вы захотите выполнить какое-нибудь формальное мероприятие для этой цели или просто задать несколько вопросов и послушать, что говорят люди.

• Подвести итоги и рассмотреть повестку дня. Перескажите основные моменты, затронутые на семинаре, и пересмотрите повестку дня, чтобы выявить те области, в которые вы не дошли.В зависимости от их важности, интереса группы и реальных возможностей вы можете раздать или предложить отправить людям материал или библиографию по этим вопросам или провести еще один семинар, чтобы осветить то, что вы пропустили
• Пересмотрите ожидания. Взгляните на список ожиданий с начала семинара. Были ли уместны первоначальные ожидания людей и оправдались ли они? Если нет, то где пробелы?
• Дайте участникам возможность подвести итоги. Это может быть так же просто, как спросить: «Что вы думаете?» или это может включать более структурированное упражнение. (Один из вариантов: обойдите комнату и попросите всех назвать одну вещь, которая ей понравилась в семинаре или чему она научилась, и что она бы изменила в нем.) Важно дать участникам возможность подытожить для себя ценность, или отсутствие ценности мастерской для них.
• Попросите поделиться своим мнением о представленных вами идеях, методах, методах и т. Обращайте внимание на проблемы и опасения участников по поводу материала. Это может быть для них совершенно новым и может противоречить всему, чему они научились до сих пор. Им понадобится время, чтобы это переварить. Не занимайте оборонительную позицию, если они не согласны со всем или чем-либо, что вы продвигаете. Вы тоже можете сомневаться в некоторых материалах, и это нормально. Цель семинара — обучение, и это редко обходится без внутреннего конфликта.

Если вы найдете способ записать весь этот обзор, подведение итогов и отзывы, он окажется чрезвычайно полезным для вас при разработке других семинаров или при пересмотре того, который вы только что провели.Один из возможных вариантов — аудиомагнитофон. Газетная бумага или что-то подобное — другое.

• Соберите оценочные формы . Убедитесь, что вы получили один от всех, на его заполнение уйдет меньше минуты, если только у людей нет сложных комментариев (лучший вариант, потому что они дают наиболее конкретную обратную связь).

Продолжение

После того, как семинар закончился, осталось решить несколько вопросов.

• Если вы согласились что-либо выслать участникам (материалы, библиографии и т. Д.)) вы должны сделать это как можно скорее, чтобы не забыть и чтобы материал был еще свеж в умах людей, когда они его получают.
• Если у вас есть заметки о подведении итогов и обратной связи, вы можете напечатать их и также отправить участникам, если они будут полезны для их понимания семинара.
• Просмотрите оценки и свои отзывы вскоре после семинара, чтобы они еще свежи в вашей памяти. Что, по мнению большинства, вы могли бы сделать по-другому? Какие области казались особенно сильными или особенно слабыми? Настал момент подумать о том, что вы измените в следующий раз, когда будете проводить семинар, и должно быть в следующий раз.Начни планировать прямо сейчас!

Вкратце

Чтобы провести эффективный и успешный семинар, вам необходимо заняться его планированием, подготовкой и реализацией. При планировании учитывайте аудиторию семинара, его размер, продолжительность, цель и варианты вашей презентации. Подготовка включает в себя логистику (управление задействованными физическими предметами, материалами, оборудованием и т. Д.), А также психологическую подготовку. Наконец, реализация семинара включает в себя рассмотрение всех трех его этапов: введение, содержание и завершение.И не забывайте следить, как выполняя любые обещания, так и используя обратную связь, чтобы перепроектировать или изменить части семинара, чтобы ваш следующий был еще лучше.

7 ПЛАНИРОВАНИЕ ЭФФЕКТИВНЫХ СЕМИНАРОВ

Когда дело доходит до проведения семинаров, никто не может отрицать важность планирования. Если бы вы просто погуглили «Как спланировать эффективный семинар», вы увидите страницы, полные информации, на которые можно потратить 2719 часов чтения (согласно Google)

Прочитав некоторые из них сам, я увидел общую тенденцию и полезный паттерн, которые я собрал в этой статье.

Я не буду обязательно освещать в этой статье «Как планировать эффективные семинары», но вместо этого я расскажу о переносимых и адаптируемых вещах, которые необходимо учитывать при планировании, без определенного порядка.

1. Назначение

У каждого семинара должна быть цель, цель с рядом задач и предполагаемых результатов. По моему опыту как руководителя и участника семинара, многие семинары в конечном итоге теряют фокус из-за отсутствия четкой цели.

Руководители семинаров должны решить, почему проводится семинар и что они хотят, чтобы участники узнали, поняли и сделали. Цель не должна быть сложной или детализированной, напротив, она должна быть невероятно простой по сути.

При установлении цели полезно подумать о том, почему, в чем причина и / или необходимость в этом.

Например, цель этой статьи — дать руководителям семинаров возможность использовать 7 Р в своей деятельности по планированию.

2. Люди

На мой взгляд, самые эффективные планы семинара — это те, которые содержат базовую информацию о его людях, участниках. Когда есть предварительное знание их потребностей / желаний, это приводит не только к большему пониманию того, на чем сосредоточиться, но и к тому, как это сделать.

Если есть возможность узнать эту информацию, то обязательно! Хорошее предложение — установить такие вещи, как их возраст, фон, предварительное знание темы и т.

С другой стороны, если это невозможно, то план должен подходить большинству людей, у которых есть предыдущий опыт работы, и иметь возможность вносить изменения, если / когда это необходимо. Модификации могут быть предназначены для трудностей в обучении, немотивированных учащихся или для тех, кто более разбирается в теме.

Например, эту статью будут читать руководители семинаров, стремящиеся улучшить свои семинары.

«К мастерским нужно относиться как к фильму или пьесе.У него должно быть начало, середина и конец ».

3. Место

Место или место проведения мастерской не пользовались популярностью в моих исследованиях, но пока я читал и размышлял над этой статьей, меня осенило. Какой смысл определять цель семинара, если мы не знаем, проводится ли семинар в помещении или на открытом воздухе? Какой смысл знать, что нужно участникам, если размер / планировка комнаты неизвестны? Какой смысл готовить мероприятия, если доступные объекты неизвестны?

В прошлом некоторые из моих планов были вынуждены изменить день из-за отсутствия достаточной информации о местонахождении мастерской, месте.Поэтому очень важно, чтобы это было учтено при планировании, если эта информация недоступна, то следует смиренно планировать.

Например, место для этой статьи — компьютеры, ноутбуки, столы и мобильные телефоны руководителей мастерских, которые будут это читать.

4. Презентация

Под презентацией я не имею в виду смерть в PowerPoint. Я имею в виду, что эффективный план семинара должен включать в себя своего рода презентацию. Это может быть проектор, флипчарт, раздаточный материал или даже демонстрация.Метод презентации не важен, но важно представить что-то физически, чтобы стимулировать интерес и поощрять мышление.

При планировании презентации подумайте, какой метод лучше всего будет заинтересовать, обсудить и заинтересовать участников. Сколько методов визуализации следует использовать? Какие ресурсы доступны и лучше всего делать это в начале, середине или конце семинара.

Например, в этой статье я представил несколько изображений, которые состоят из снимка экрана из моего приложения для картирования разума и некоторых стоковых изображений , не требующих лицензионных отчислений.

5. Участие

Поскольку большинство людей имеют разный академический уровень, опыт, интересы и мнения, важно уделить достаточно времени и обдумать, как будет выглядеть участие в семинаре.

Он должен включать в себя различные формы деятельности, дискуссии, индивидуальные и групповые задания и т. Д. Какие бы действия вы ни выбрали, пока группа полностью вовлечена и участвует, семинар будет в правильном направлении, чтобы стать эффективным.

Точно так же, чтобы убедиться, что правильные вопросы запланированы для проверки участия? Что они будут делать, чтобы продемонстрировать свое участие?

Например, участие в публикации этой статьи будет продемонстрировано тем, сколько людей прочитают эту статью, сколько лайков, комментариев и репостов она получит.

«Мои мастерские спасли как игры с энергией, так и групповые обсуждения».

6. Процесс

Как только вся вышеуказанная информация станет доступной, вы должны установить процесс из серии действий с выделенным временем для каждого из них.Обычный способ сделать это — расположить упражнения в понятной для вас последовательности и оценить, сколько времени займет каждое из них.

Это позволит семинару иметь график и непрерывный переход для всей своей деятельности. В нем должны быть уровни действий, которые следуют восходящим и соединяющим образом. К мастер-классам нужно относиться как к фильму, театральной постановке, сюжетной линии. Где должно быть начало, середина и конец.

Например, процесс написания этой статьи шел в соответствии с моими мыслями, когда я составлял карту разума по темам.Поэтому я просто следил за этим, когда писал в этом процессе.

7. Препарат

Это заключительная часть процесса планирования, когда нужно подумать о том, что нужно подготовить для семинара. Это может включать в себя подготовку ресурсов и оборудования / подготовку вопросов и тем для обсуждения для проверки обучения и понимания и т. Д.

Подготовьте несколько различных заданий, чтобы привлечь внимание разных участников, подходящих для всех стилей обучения.Подготовьте различные примеры и упражнения, заранее подготовив время для расширенных объяснений или обсуждений, но также будьте готовы двигаться дальше раньше, чем планировалось.

Многие руководители семинаров знают, как легко потерять время и не охватить все запланированные мероприятия, и наоборот. Во время планирования убедитесь, что вы также подготовили дополнительные мероприятия, если / когда они потребуются. Раньше мои мастер-классы спасали как игры с энергией, так и групповые обсуждения. Если вам нужны простые идеи для работы с энергией, обязательно ознакомьтесь с этой статьей

Заключительные слова

План семинара не обязательно должен быть подробным упражнением или документом.Что нужно больше всего, так это ваше понимание его цели, людей, места проведения семинара, презентации или демонстраций, которые вы проведете, вида (-ов) участия и необходимых подготовительных мероприятий.

Как спланировать семинар: 22 совета

Независимо от того, занимаетесь ли вы полный рабочий день или только начинаете, это руководство о том, как спланировать семинар, — это то, что вам нужно, чтобы организовать мероприятие особого типа. к жизни.

Во-первых, давайте проясним любую путаницу.Термин «семинар» обычно используется для описания различных типов событий. Но, по словам Мерриам-Вебстер, семинар определяется как «обычно краткая интенсивная образовательная программа для относительно небольшой группы людей, которая уделяет особое внимание методам и навыкам в определенной области».

Другими словами, думайте о семинаре как о небольшом мероприятии, главная цель которого — предоставить участникам информативную ценность. Несколько примеров идей семинаров включают уроки фотографии, классы кодирования, творческие занятия по письму и хакатоны.Но это выходит далеко за рамки этого. Практически все может стать семинаром при правильном планировании.

Узнайте, как спланировать семинар с помощью этих 22 советов и приемов:

Вот все, что вам нужно сделать до, во время и после семинара, чтобы обеспечить его успех.

1. Ответьте на 5 W (и 1 H)

5 W (и 1 H) составляют общую картину вашей мастерской. Записав, вы получите отличную дорожную карту для себя и сотрудников, чтобы все с самого начала были на одной странице.

5 W (и 1 H) и их значения:

• Кто, , проводит этот семинар, кто его планирует и кто посещает?
• Что это за мастерская ? Например, семинар по профессиональному обучению, скорее всего, будет сильно отличаться от семинара по йоге.
• Когда вы планируете это сделать? Это единичное событие или серия?
• Где будет проходить семинар? Кроме того, это будет лично или виртуально? И где вы ожидаете, что будут расположены участники?
• Почему эта мастерская и почему именно сейчас? Почему участники должны быть там?
• Как, , вы проведете этот семинар, основываясь на том, что вы знаете прямо сейчас?

2.Определите цели вашего семинара

Вероятно, вы уже знаете, как создать S.M.A.R.T. цели. Но при определении целей семинара есть свои проблемы.

Во-первых, уровень опыта. Если вы уже проводили подобный семинар раньше, вы можете использовать исторические данные, чтобы узнать, что прошло хорошо и что можно улучшить. Если вы этого не сделаете, вам придется немного покопаться, чтобы понять, чего вы реально можете ожидать от этого. Поищите похожие мероприятия в своем районе и спросите хозяев, не захотят ли они позвонить и поделиться своим опытом.

Во-вторых, вам нужно спрогнозировать, сколько людей придет. Если вы проводите семинар для корпорации, скорее всего, участники должны присоединиться к нему. В этом случае вам не нужно беспокоиться о посещаемости. Но если вы проводите мероприятие без гарантированной аудитории, поищите статистику, связанную с вашим типом семинара и средней посещаемостью.

3. Выберите тип.

Личное или виртуальное, профессиональное обучение или занятие йогой, тип семинара, который вы выберете, определит, как его спланировать.Например, если вы организовываете виртуальную звуковую ванну, вам нужно будет вооружить своего практикующего необходимым звуковым оборудованием, чтобы сделать опыт приятным.

4. Создайте команду

Как и в любом большом проекте, команда помогает облегчить задачу. Даже если ваш семинар предназначен только для ваших внутренних коллег, вы можете найти добровольцев среди своих коллег, друзей или докладчиков. Начните с того, что спросите заинтересованные стороны, что они готовы внести. Назначьте еженедельное совещание и оцените, сколько времени вам потребуется от каждого участника.

5. Изучите свою аудиторию

Посмотрите, какой тип контента (видео, аудио, мемы и т. Д.) Им больше всего нравится. Подумайте, каковы их цели семинара, и начните мозговой штурм идей для действий, основанных на этом. Если сейчас у вас есть прямая связь со своей целевой аудиторией, проведите опрос или опрос, который позволит им делиться предложениями.

6. Составьте план бюджета

Составьте электронную таблицу, в которой перечислены все элементы, которые вам понадобятся для семинара. Включите все, от аренды места проведения до цифровой рекламы.Добавьте цены и котировки для каждого. После этого рассчитайте свой возможный доход, если это коммерческое мероприятие, и посмотрите, соответствует ли стоимость проведения семинара вашим прогнозируемым ценам на вход.

7. Составьте повестку дня

Начните с того, что представьте, что это за семинар, кто вы и / или выступающие, и о чем весь семинар. Включите основную лекцию, секционное заседание, которое побуждает участников взаимодействовать друг с другом, и заключительное размышление или вопросы и ответы, чтобы завершить мероприятие.

8. Учитесь на соревнованиях

Изучите похожие мероприятия в Интернете, чтобы получить представление о том, что обычно делают планировщики и как вы можете это улучшить. Ищите продолжительность семинаров, мероприятия, темы, бонусы и описания, чтобы составить собственное представление.

9. Выберите дату семинара

Помните о своей аудитории при выборе даты и времени для потенциальных семинаров. Например, если вы хотите привлечь внимание барменов, не проводите семинар по вечерам или в выходные.

10.Составьте план коммуникации

Задайте себе следующие вопросы:

• Когда и почему вы будете общаться с аудиторией семинара?
• Какие каналы вы должны использовать, чтобы связаться с ними?
• Что вы можете сделать помимо рекламы своей мастерской?

11. Составьте маркетинговый календарь

Вам нужно хорошее место для начала? Список адресов электронной почты и 1-2 канала в социальных сетях должно быть более чем достаточно. Запланируйте время для черновика, утверждения, публикации и ответа на комментарии для каждого размещаемого вами контента.

12. Настройка продаж

Выберите платформу продажи билетов и спланируйте, как вы будете принимать платежи лично. Включите сборы и оборудование в бюджет вашего мероприятия.

13. Развивайте свой контент

Создайте 3-4 столпа, на которых будет основываться ваш контент. Один может быть вашим семинаром, а другие должны быть посвящены интересным смежным темам. Имейте в виду, что вашей целью должно быть создание сообщества, а не слепая продажа, продажа, продажа.

14. Ищите места.

Если вы принимаете гостей лично, создайте список желаемых мест или типов мест.При виртуальном хостинге определите, какую программную платформу вы хотите использовать.

15. Разработайте план расположения

Воспользуйтесь нашими инструментами построения диаграмм событий, чтобы составить план вашей мастерской. Вам понадобятся места для регистрации на мероприятия, мероприятия, комнаты для отдыха и любые специальные помещения, которые вы хотите включить, например, открытая площадка для коктейлей после семинаров.

16. Планируйте мероприятия

Лучшие мероприятия семинара начинаются с ледокола, связанного с темой семинара, за которым следует ваше основное мероприятие и период декомпрессии.Здесь также появляется ваше исследование конкурентов. Возьмите свои любимые идеи из связанных событий и внесите свой вклад в их реализацию.

17. Рассмотрите возможность партнерства

Если вы еще не думали об этом, подумайте о партнерстве с брендами, которое может принести пользу вашей аудитории или вашему мероприятию. Например, бренд, который может принести пользу вашей аудитории, занимающейся йогой, будет ориентированной на йогу чайной компанией. С другой стороны, бренд, который принесет пользу вашему мероприятию, — это местная студия йоги, предложившая одному из своих учителей стать руководителем семинара.

18. Инструменты для сбора

Этот шаг включает в себя все, от карандашей до проектора и выбранную вами платформу для рассылки новостей по электронной почте. Спланируйте это заранее на тот случай, если вам нужно получить товар или вы хотите протестировать какое-то программное обеспечение.

19. Обзор передового опыта семинара

Убедитесь, что ваш докладчик знает, какую энергию нужно привнести в мероприятие. Кроме того, имейте в виду, что, хотя вы должны обрисовать презентацию в общих чертах, должно быть место, чтобы мероприятие перетекло в атмосферу группы.Это означает, что участникам нужно дать место для выступления, улучшить некоторые из ваших диалогов и иметь один или два дополнительных фрагмента в заднем кармане на тот случай, если вы ускорите обсуждение остальных.

20. Соберитесь

Соберитесь со своей командой в дни, предшествующие мероприятию. Просмотрите обязанности каждого, просмотрите свой план на день и придумайте план Б для ключевых пунктов повестки дня, если вы еще этого не сделали.

21. Проведите пробный прогон

Если ваше мероприятие виртуальное, этот шаг особенно важен.Проверьте скорость интернета, качество видео и звука, а также освещение для всех хостов. Запустите программное обеспечение и посмотрите, требуются ли какие-либо обновления, прежде чем вы сможете их использовать.

22. Проведите анализ после семинара.

В ходе масштабного исследования, проведенного группами из Манчестерского университета, Оксфордского университета и многих других, исследователи разработали систему, позволяющую измерять влияние семинаров. Согласно их выводам, «стоит понять, почему мы хотим измерить воздействие в первую очередь и сбалансировать это с количеством времени, необходимого для организации семинара, и временем, которое мы хотим потратить на оценку семинара.

Далее отмечается: «С хорошими измерениями мы можем убедить спонсоров поддерживать и поддерживать ту работу, которую мы делаем, поощрять людей посещать наши семинары и чувствовать себя удовлетворенными тем, что работа, которую мы делаем с нашими семинарами, стоит и вносит положительный вклад ».

Теперь вы знаете, как спланировать мастерскую!

Теперь, когда вы знаете, как спланировать семинар и имеете этот контрольный список для удобного ознакомления, вы можете дополнить свои планы уроками, извлеченными из этих примеров виртуальных мероприятий.

Далее, избегайте ненужных ошибок с помощью этих лучших советов по встречам с клиентами для начинающих организаторов мероприятий.

Как облегчить успешный семинар за 18 простых шагов

Фасилитация семинара — это акт содействия или руководства участниками в процессе совместного творчества и активного диалога, чтобы помочь им вместе достичь определенной цели. Это требует, чтобы фасилитаторы семинара использовали правильные навыки и методы для различных ситуаций, чтобы обеспечить руководство, а не управление или контроль на протяжении всего семинара.

Хотя проведение семинара — непростая задача, даже неопытный организатор семинара может добиться отличных результатов, выполнив эти 18 простых шагов.

Вот краткий процесс, который будет открыт ниже:

1. Знакомство с участниками
2. Определите цель
3. Поставьте четкую цель
4. Планируйте больше, чем день
5. Будьте готовы к неожиданностям
6. Установить сцену
7. Завершите регистрацию заезда
8. Изучите основные правила
9. Делитесь повесткой дня и устанавливайте ожидания
10. Постройте доверие с помощью ледокола
11. Содействовать, а не контролировать
12. Поощрение (мультимедийная) документация
13. Оценить достижение цели
14. Полная регистрация отъезда
15. Сообщите о следующих шагах
16. Нарисуйте общую картину и сообщайте о прогрессе
17. Активировать и задействовать
18. Запросить отзыв

Этапы также сгруппированы в три основных этапа семинара: до, во время и после.В конечном итоге вы узнаете, как создать и структурировать успешный семинар на каждом этапе его развития и за его пределами. Вы можете применить эти шаги независимо от того, является ли ваша мастерская личной, виртуальной или гибридной (сочетание того и другого).

Провести семинар неподготовленным — все равно что ступить в лужу в носках: гарантированно вызовет у вас холодные ноги и сильное сожаление. Вот почему тщательная подготовка — это первый шаг к успешному проведению семинара.

1. Знакомство с участниками

Независимо от того, действуете ли вы в качестве внешнего консультанта или организуете собственный семинар, первое, что вам следует сделать, — это сосредоточиться на людях. Постарайтесь понять, кто участники, какова их групповая динамика и как вы можете наилучшим образом сопоставить семинар с их знаниями.

2. Определите цель

Как только вы поймете, кто будет посещать семинар, самое время закатать рукава и убедиться, что у вас есть кристально ясное представление о его цели.Независимо от того, чья идея заключалась в организации семинара в первую очередь, хорошо на этом этапе собраться вместе с некоторыми ключевыми заинтересованными сторонами, чтобы убедиться, что все согласны с тем, чего вы пытаетесь достичь. Только когда вы почувствуете уверенность в том, что у всех есть общие ожидания, вы сможете перейти к следующим шагам.

3. Поставьте четкую цель

Хотя собрать всех на одной странице — хорошее начало, вы также захотите иметь возможность впоследствии измерить успех семинара.Однако цель не обязательно должна быть числовой или даже двоичной «да или нет» типа вопроса. Вместо этого подойдет все, что вы можете отследить и продолжить, до тех пор, пока группа имеет общее понимание цели и может договориться о том, была ли она достигнута впоследствии.

4. Планируйте больше, чем просто день

В Howspace мы всегда говорим о , «работая за пределами мастерских . ” На самом деле, мы часто рассматриваем семинары как трехнедельные процессы, а не как разовые мероприятия.

Вот почему так важно заранее спланировать весь процесс. В конце концов, мастерская редко бывает просто мастерской. Фактически, это часто начало или вмешательство в повседневную работу участников. Поэтому не забудьте спланировать не только семинар, но и то, что будет до и после него.

Вот несколько хороших вопросов, которые следует задать себе на этапе планирования:

• Какие упражнения и методы лучше всего подходят для выполнения поставленной задачи?
• Принимал ли я во внимание потребности разных людей?
• Достаточно ли времени на каждый элемент?
• Как я могу активировать участников перед очной встречей?
• С чем я хочу, чтобы участники ушли? Что должны делать участники после этого?
• Какая комната и среда лучше всего подходят группам?
• Потребуются ли нам инструменты, оборудование или материалы?

5.Будьте готовы к неожиданностям

Имея в виду четкий план действий, пора быть предельно честным с самим собой. Потому что даже с хорошо продуманными планами семинар может принять совершенно иной оборот, чем вы ожидали.

Но ничего страшного. Просто помните, что то, что вы запланировали, может быть не тем, что участникам семинара нужно больше всего, и в таком случае вам лучше оставаться открытым для их потребностей. Потому что, как любит говорить наш генеральный директор Илкка, открытость, честность и искренность — важнейшие качества квалифицированного фасилитатора.

Теперь, когда подготовка закончена, пора немного повеселиться. Не забудьте хорошо выспаться в ночь перед семинаром, потому что как фасилитатору вам понадобится вся энергия и сосредоточенность, которые вы можете получить.

6. Установите сцену

Перед тем, как участники семинара прибудут на место проведения, вы можете многое сделать для создания желаемой атмосферы. Вы хотите, чтобы люди чувствовали себя спокойными, энергичными или расслабленными? Подумайте, как устроена комната (даже если она будет виртуальной), как расставлена ​​мебель и даже какую музыку вы будете играть в фоновом режиме.Все дело в мелочах.

7. Пройдите регистрацию заезда

Когда все расселятся, самое время пройтись по комнате и пройти регистрацию . Это шанс для участников поделиться тем, что они приносят сегодня к столу, что они чувствуют сейчас и в каком настроении. В восторге ли они от семинара или у них было ужасное время забрасывая детей утром? Вы никогда не узнаете, пока не спросите.

8. Изучите основные правила

Скучно, я знаю, но вы захотите уделить время в начале семинара, чтобы установить некоторые основные правила и пройтись по логистике: где находятся ванные комнаты, во сколько будут перерывы и какие правила помолвка днем ​​будет.

Однако также важно отметить, что правила ведения боевых действий не должны ограничиваться только физической средой. Вместо этого мы должны применять один и тот же подход друг к другу, независимо от того, взаимодействуем ли мы лично или через цифровую платформу.И, сделав очевидным, что те же правила будут применяться даже после семинара, будет намного легче привлечь внимание к цифровому миру.

Как только нижние уровни иерархии потребностей Маслоу будут учтены, участники семинара смогут сосредоточиться на более важных вещах.

9. Поделитесь повесткой дня и определите ожидания

Перед тем, как приступить к первому настоящему упражнению, хорошо вместе с участниками ознакомиться с повесткой дня. Не забудьте также поделиться целью и целью семинара, чтобы они могли понять, поможет ли их обсуждение в течение дня вам достичь общей цели.

Не забудьте также напомнить участникам, что работа не заканчивается, когда заканчивается семинар. Установите реалистичные ожидания и убедитесь, что все в зале знают, чего от них ждут в будущем.

10. Заработайте доверие с помощью ледокола

Особенно, если участники незнакомы друг с другом, рекомендуется в начале дня потратить некоторое время на то, чтобы завоевать доверие и поделиться некоторой личной информацией или анекдотами. Такой ледокол может показаться глупым, но более легкое настроение, которое вы получите в результате, будет стоить всей неловкости.Чтобы обсуждение продолжалось, всегда полезно начать разговор о том, что вы знаете. И самый простой способ сделать это — лично познакомиться, поскольку люди любят говорить о себе.

11. Содействовать, а не контролировать

Как фасилитатор семинара, ваша работа — вести обсуждение, не принимая в нем участия. Вы должны следить за тем, чтобы люди по большей части придерживались темы, но вы также должны непредвзято относиться к неожиданным темам, поскольку они могут оказаться действительно ценными.

В течение дня следите за тем, чтобы всех участников видели и слышали. Попробуйте чередовать разные методы и упражнения, чтобы создать сбалансированную повестку дня, которая поддержит разные сильные стороны участников.

12. Поощрять (мультимедийную) документацию

Традиционно фасилитатор отвечает за документирование результатов семинара. Однако проблема этого подхода в том, что ответственность за то, что было сказано и сделано в течение дня, переходит от группы к фасилитатору.Это не только снижает приверженность участников, но также увеличивает вероятность неправильного толкования. Вместо этого вы должны поощрять участников документировать прогресс в их собственном стиле.

Подсказка: вместо того, чтобы полагаться только на текстовую документацию, изображения и видео — отличный способ задокументировать результаты. Аудиовизуальные изображения окружающей обстановки помогут участникам впоследствии справиться со своими задачами.

13. Оценить выполнение цели

Прежде чем выключить свет и позволить всем разойтись по домам, пора вернуться к вопросу «да» или «нет»: достигли ли вы цели, которую поставили перед семинарами? Если ответ да, то молодец! А если это нет , убедитесь, что вы понимаете, почему цель не была достигнута, и можете ли вы или даже должны стремиться к ее достижению.

14. Полная регистрация отъезда

Когда семинар подходит к концу, пора участников проверить . Еще раз обойдите комнату и попросите всех рассказать, что они берут с собой, что они узнали или что собираются делать дальше.

15. Сообщите о следующих шагах

Последнее, что вам нужно сделать, это напомнить всем, чего от них ждут после семинара. Убедитесь, что все участники имеют четкое представление о своих следующих шагах и знают, как их задачи влияют на общую картину.

Шаг 1: Похлопайте себя по спине! Семинары могут быть довольно интенсивными, но после того, как у вас было немного времени, чтобы отдохнуть и восстановить силы, самое время продолжить с того места, на котором вы остановились, и продолжить процесс.

16. Нарисуйте общую картину и сообщайте о прогрессе

После семинара участники должны понять две вещи: 1) общую картину, 2) свою роль в ее достижении. Как фасилитатор, вы можете обратиться к участникам и попытаться оценить, знают ли они, что они делают дальше и почему они это делают.Убедившись, что каждый из участников привнес в процесс какое-то личное значение, вы, вероятно, увидите гораздо лучшие результаты.

17. Активировать и задействовать

В начале этой статьи я посоветовал вам рассматривать семинар как трехнедельный процесс. И теперь, когда интенсивная социальная фаза процесса завершена, вы захотите следовать своему первоначальному плану и поддерживать интерес людей, отправляя им напоминания и мини-активации, которые помогают им оставаться сосредоточенными.И помните: эта часть имеет решающее значение, потому что именно там происходит большая часть реальной работы.

18. Запросить отзыв

В то время как другие посоветовали бы вам попросить обратную связь сразу после семинара, я считаю более полезным, чтобы каждый спросил его, когда весь процесс подходит к концу. Таким образом, у участников будет время подумать о том, как все взаимосвязано, и они смогут лучше оценить, был ли процесс успешным.

Psst! Если вы хотите вывести свои семинары на новый уровень, начните бесплатную 30-дневную пробную версию Howspace сегодня! Никаких условий, кредитная карта не требуется.

Как спланировать и провести эффективный семинар для дизайнерских идей | Саймона Коксона | FT Product & Technology

Определение целей

Прежде чем делать что-либо еще, запишите цель вашей мастерской. Ваша команда и заинтересованные стороны должны соответствовать этой цели, поэтому нет смысла делать что-либо еще, пока это не будет согласовано.

Будьте сосредоточены и ставьте перед собой одну, четко сформулированную цель. Трудно пытаться разделить время между двумя целями, и это может создать путаницу вокруг цели, что приведет к размыванию идей.

Цель должна быть четко сформулирована, и она появится в начале вашей колоды мастерской. Вы также должны распечатать это и приклеить к стене, чтобы облегчить контекст во время семинара.

Участники и фасилитаторы

Хорошо иметь широкий набор мнений и опыта в любом помещении для семинаров. Группы, состоящие из различных наборов навыков, увидят проблемы с другой точки зрения и предложат решения, которые у других, возможно, не будет опыта или понимания, чтобы сформулировать.

У вас должен быть хотя бы один человек из каждой дисциплины, с которой вы работаете. Если вы проводите семинар со своей командой, подумайте о том, чтобы пригласить других людей из других сфер бизнеса, которые могут внести свой вклад — эти люди должны иметь базовое понимание предмета, иначе им будет сложно внести свой вклад.

Может быть трудно заставить людей брать на себя обязательства, особенно из других областей бизнеса. Вам нужно будет подчеркнуть, насколько важно, чтобы все приглашенные присутствовали, и насколько вы цените их вклад.Всегда планируйте полную посещаемость, но всегда учитывайте, что их количество будет сокращаться из-за выпадения.

Мастерскими с большим количеством людей всегда труднее управлять. Для занятий целесообразно разбить комнату на более мелкие группы. Четыре человека — это группа хорошего размера — 5 человек или больше, и вы увидите трудности в достижении консенсуса, когда менее уверенные члены будут уходить в тень в более крупных группах и более крупные личности берут на себя командование.

Вы хотите, чтобы каждая группа давала обратную связь после занятий.Слишком много групп, отвечающих за обратную связь, означают, что семинар затянется, и вы увидите, что внимание падает.

У каждой группы в комнате должен быть фасилитатор. Их роль заключается в том, чтобы держать группу в фокусе на текущей задаче, помогая объяснить, что они делают в любой момент времени, и контролировать динамику группы — часто это самая сложная задача.

Все участники семинара должны иметь право голоса и обеспечивать, чтобы более тихие люди были услышаны настолько, насколько громкие люди могут быть хитрыми. Фасилитатор может взять под свой контроль группу и спросить более спокойных людей: «Как вы думаете, Mr Quiet ?» Или контролировать громких людей, перенаправляя их другим людям после того, как они заговорили; «Это отличный Mr Loud , но что думает Mr Quiet ?

Где и когда?

Забронируйте конференц-зал или место для встреч как можно скорее.Вам понадобится большая открытая комната с достаточным пространством на стенах, чтобы наклеить что-нибудь — на большинстве рабочих мест они похожи на золотую пыль.

Хорошо подумайте о , если вы хотите управлять мастерской. Во второй половине дня вы чувствуете себя более расслабленным, но уровень энергии начинает истощаться около 16:00. Лучше всего думать утром, поэтому постарайтесь начать рано.

Проведение удаленных семинаров

По мере того, как сотрудники обнаруживают, что работают в разных местах или когда большее количество сотрудников выбирают гибкую работу или работу из дома, может быть сложнее собрать всех в одном месте одновременно.У FT есть офисы в Софии, Нью-Йорке и Маниле.

К счастью, есть несколько отличных приложений, которые позволяют нам проводить семинары с людьми по всему миру. Miro (https://miro.com) — отличная доска для совместной работы, позволяющая пользователям вносить свой вклад в режиме реального времени.

Google Jamboard (http://jamboard.google.com) и Google Drawings (https://docs.google.com/drawings/) также являются отличными бесплатными инструментами для совместной работы в Интернете.

Любой инструмент требует предварительной подготовки, чтобы пользователи могли получить к нему доступ и понять, как он работает.Обязательно сделайте это до семинара, чтобы заранее устранить любые проблемы.

The Workshop Deck

Наличие «колоды» для семинара поможет создать структуру для вашего мышления и планирования. Это также помогает обмениваться информацией о действиях на протяжении всего сеанса.

Каждое действие должно иметь инструкции, которые можно оставлять на экране. Для простоты их можно разбить пошагово. Сделайте их как можно более наглядными. Наряду с подробностями о деятельности, покажите примеры ожидаемого результата.Инструкции особенно полезны, поскольку внимание может отвлекаться, и участники могут проверять, что происходит, не спрашивая.

Колода также поможет вам начать планировать время.

Время

Будьте большим пессимистом, когда дело доходит до планирования вашего времени. На выполнение большинства задач уйдет как минимум вдвое больше времени, чем вы запланировали, если только вы не будете командовать всеми с военной точностью, что не приносит удовольствия.Вы хотите, чтобы семинар был веселым и позволял обсуждать или повторять действия, когда это необходимо, поскольку эти моменты часто могут иметь большую ценность.

Семинары никогда не начинаются в час, поэтому допускайте опоздание на 10 минут. Даже если группа сосредоточена на вас, время «начала» обычно уже давно.

Дайте себе много времени. Выделите два-три часа, даже в день. Часовые семинары обычно слишком спешат — они редко дают хорошие результаты и никогда не кажутся законченными.

Планируйте перерывы около часа после более крупных мероприятий. Это дает достаточно времени, чтобы освежиться, размяться и установить четкое время, чтобы снова начать работу.

Могут быть дела, от которых вы можете отказаться, если дела пойдут хорошо или у вас закончилось время. Наличие точек перерыва в семинаре позволяет вам оценить свое время и при необходимости подправить.

Тщательно запишите время, но ожидайте, что оно изменится. В расписании учитывайте, когда люди приходят, переходы от одного занятия к другому, перерывы в туалет и уборка в конце.

Пример программы семинара:

• Введение — 10:05
• Повестка дня
• Установка правил
• Чем вы занимаетесь (Цель)
• То, что вы не делаете
• Погрузитесь — 10:10 утра
• Сопереживать — 10:30
• Перерыв — 11:00
• Идеальная активность — 11:10
• Перерыв — 12:00
• Фокусная активность — 12:10
• Голосование — 12: 40 часов
• Подведение итогов — следующие шаги — 12:50

Повестка дня

Составьте четкую письменную повестку дня, чтобы определить ожидания во время занятия.Используйте фактическое время на часах; например. Введение 14.05, Повестка дня 14.10, а не Введение — 5 минут, Установление правил — 5 минут. Это помогает участникам понять, сколько времени должно длиться каждое действие и когда оно должно быть завершено. Это помогает вам отслеживать прогресс, которого вы достигаете, и понимать, насколько далеко вы можете отстать. В начале занятия быстро просмотрите повестку дня.

Этикет

Поддержание работоспособности мастерской может быть тяжелой работой. Они определенно не бегают сами.Управлять участниками и минимизировать неудобства можно, заблаговременно установив правила этикета.

• Без устройств — Ноутбуки следует оставлять вне комнаты или складывать в стопку, вне досягаемости. Если кому-то нужно поработать или ответить на звонок, это должно произойти за пределами комнаты.
• Продуктивное слушание — Следует поощрять участников активно слушать и высказывать точки зрения, с которыми они могут не согласиться.
• Краткость = Интеллект — Держите вопросы или обсуждение краткими, чтобы дать другим возможность высказаться и продолжить деятельность.
• Относитесь к проблемам серьезно, а не к себе — Мастер-классы должны приносить удовольствие. С ними не спорить. Идеи не следует сбивать в мастерской. Каждый может иметь свое мнение, но никто не должен навязывать его другому человеку.
• Нет опоздавших — Участникам сложно наверстать упущенное, особенно если они упустили всю справочную информацию.

Чем вы занимаетесь (цель)

Чтобы все были сосредоточены, сформулируйте цель еще раз.Надеюсь, это будет ослепительно очевидно, но некоторые участники могут захотеть задать вопросы и уточнить моменты. Повесьте цель в виде распечатанного заявления на стену.

То, что вы не делаете

Опять же, чтобы оставаться сосредоточенным, стоит указать, что вы не делаете в результате семинара. Если вы сосредоточены на одной функции, возможно, вы захотите уточнить другие части услуги или продукта, на которые вы не смотрите, чтобы никто не отвлекался. Лучше быть ясным, чем тратить лишнее время на напрасные усилия.

Разминка

Может быть сложно вовлечь участников в ход семинара, особенно если присутствуют более серьезные, старшие заинтересованные стороны. Быстрая разминка помогает снять запреты и сломает лед.

Цель состоит в том, чтобы стимулировать широкое творческое мышление, поэтому выберите упражнение, которое позволяет это сделать.

Мне больше всего нравится « Industry mash-ups» . Выберите два не связанных между собой бренда и попросите команды представить новую услугу или новый опыт.Будет ли в «доме ухода за Nintendo» жильцы бегать в кроватях в стиле Mario Kart? Одна команда представила «похоронное бюро Starbucks», в котором выращивают кофейные зерна на земле, где был развеян прах ваших близких.

Ресурсы

Это ваш набор ресурсов для перехода. У меня есть пластиковая коробка с этими предметами, чтобы я всегда был готов к мастерской.

• 1 Sharpie на человека
• Разместите его, различных цветов и размеров
• Блокнот для рисования
• Маркеры для белой доски
• Резиновая доска для белой доски
• Точечные наклейки

Выполните

После того, как вы спланировали и отметили тайминги, стоит потренироваться со своими сверстниками.Это помогает выделить моменты, когда информации может не хватать, когда вам нужно будет предоставить дополнительную информацию, и поможет вам увидеть, насколько хорошо спланированы задачи. Действия могут нуждаться в более ясном объяснении или могут потребоваться настройки, чтобы улучшить их ход. Это также отличный момент, чтобы пересмотреть свое расписание.

Как организовать удивительную мастерскую

Как продуктовому дизайнеру, создающему цифровой опыт, не менее важно зацикливаться и на физическом.

Дизайн и сотрудничество идут рука об руку.Когда мы хотим обсудить проблемы, придумать новые идеи и найти решения, лучше всего объединить людей. Но будьте осторожны: одно это не гарантирует автоматически творческих результатов и идей. Слишком часто дискуссия может не сфокусироваться, решения, полученные в результате мозгового штурма, оказываются разбросанными и не имеют направления, или сессия растворяется в соревновании, кто может громче отстаивать свои идеи.

Сотрудничество бывает разным: от небольших неформальных рабочих сессий и групповой критики до полноценных семинаров.

Что такое дизайнерские мастерские?

Семинары по дизайну — это возможность для команды распутать проблему вместе, выполнив серию групповых упражнений, разработанных для достижения определенного результата. Семинары предназначены для выполнения работы и часто используются как вехи для начала работы или принятия решений.

В Intercom, например, нам нравится проводить семинары, чтобы начать большие проекты с более широкой командой. Совсем недавно я провел многоэтапный семинар о видении наших продуктов поддержки, который мы повторили в дизайне, управлении продуктами, проектировании и маркетинге как в Дублине, так и в Сан-Франциско.

Нет ничего страшнее, чем дать кому-нибудь чистый лист бумаги и сказать: «Давай, поделись со мной своими идеями».

Для того, чтобы запустить мастерскую по работе, необходимо четкое и обдуманное планирование. Как организатор, вы несете ответственность за то, чтобы все время тратили с умом и вы делали выводы, необходимые для продвижения проекта. Однако, если их провести хорошо, семинары имеют неоценимое значение для ускорения прогресса вашей команды в любом проекте, объединяя различные мнения и объединяя людей на одной странице.

Как создать и структурировать продуктивную дизайнерскую мастерскую

Вот мои советы по проведению успешного семинара по дизайну (хотя этот совет можно применить к семинарам по решению проблем в более общем плане).

1. Начать с обзора
2. Определить цель
3. Решите, кому нужно приехать
4. Перечислите ощутимые результаты
5. Решите, когда и где он будет
6. Сделать план в обратном направлении
7. Подробно описать действия в каждом разделе
8. Используйте импровизационные игры, чтобы разогреться
9. Будьте внимательны при проведении мозгового штурма
10. Набросок больше идей
11. Поделиться идеями
12. Делегировать при необходимости
13. Сделайте слайды
14. Следить за временем

Ниже я подробно расскажу, как вы можете включить каждый шаг в свой собственный семинар.

Начать с обзора

Составьте общий план вашей мастерской, ответив на эти основные вопросы. Мне нравится делать это в документе Google, которым я могу поделиться с ключевыми заинтересованными сторонами и получить отзывы о своих планах.

Какова цель семинара?

В нескольких предложениях напишите, почему вы проводите этот сеанс, как будто вы отправляете на него календарное приглашение. Затем попытайтесь сформулировать конкретные цели в форме действий. Например, это были цели семинара, который я провел:

• Соберитесь вместе, чтобы обсудить наше видение поддержки внутренней связи
• Для мозгового штурма и разработки концепций «северной звезды» для нашего предложения поддержки.
• Составьте ключевые принципы, которые следует учитывать при приближении к проектам поддержки высшего класса
• Чтобы повеселиться! 🙂

Кому нужно прийти?

Каждый в вашей мастерской должен активно вносить свой вклад, поэтому лучше держать цифры относительно небольшими.Я обнаружил, что небольшие группы из 5-8 человек, как правило, достаточно велики, чтобы собирать различные идеи, но достаточно малы, чтобы каждый мог участвовать в полной мере. Оптимизируйте личное участие, так как физическая физичность может дать определенный эффект при решении проблем, но есть способы заставить удаленное участие работать, если это необходимо. На этом этапе также полезно привлечь людей с разными точками зрения, особенно если сессия связана с общением или поиском решений, поэтому помните об этом, просматривая список приглашенных.

Что вы хотите вынести из комнаты?

Составьте список ощутимых результатов вашего семинара, которыми вы хотите поделиться или о которых вы хотите сообщить позже. Подобно вашим целям, это поможет вам понять, как структурировать семинар позже. Например, результаты моего семинара были:

• Как минимум один концепт / экран от каждого дизайнера с достаточно высокой точностью
• Список сгенерированных идей и краткое изложение сеанса для отправки группе разработчиков продукта
• Документ, содержащий черновой вариант принципов продукта, который необходимо отправить группе разработчиков продукта для обратной связи и анализа.

Какая это будет дата? Как долго он будет работать?

Исходя из ваших целей и количества людей, которых вы пригласили, выберите дату и приблизительно прикините, сколько времени займет семинар.Знайте, что эта оценка, вероятно, изменится, но наличие приблизительного числа поможет вам спланировать дальнейшие детали, например, где будет проходить семинар или какие упражнения выполнять с группой.

Где будет проходить семинар?

Подумайте, какое пространство нужно вашему сеансу, учитывая его продолжительность, цели и количество людей. Например, вы можете решить, что 4-5-часовое занятие лучше провести вне офиса, чтобы оно было особенным и привлекало больше внимания. Обстановка на семинаре должна быть подвижной и открытой, чтобы поощрять диалог между командой.Мой любимый совет — найти комнату побольше с высоким столом в центре, окруженным высокими стульями, чтобы каждый мог сидеть или стоять. Таким образом, люди, сидящие и стоящие, находятся примерно на одной высоте, что дает людям чувство равенства и гибкости одновременно. Убедитесь, что на стене и досках достаточно места.

Работайте в обратном направлении и думайте по частям, чтобы составить план

Сделав приблизительный обзор, пора составить план семинара. Еще раз оглянитесь на перечисленные цели и подумайте, какие действия вам нужно сделать на своем семинаре для их достижения.Постарайтесь разделить эти действия на отдельные части вашего семинара. Назначьте приблизительную оценку времени для каждого раздела, и по мере того, как вы планируете больше деталей, вы можете вернуться и отрегулировать продолжительность вашего семинара по мере необходимости.

Например, для моего семинара по видению наших продуктов поддержки вот что я придумал на этом этапе:

Фон (~ 1 час)

• Введение (5 мин)
  • Цель мастерской
  • Повестка дня
  • Разминка
• Построение понимания (20 мин)
  • Справочная информация о домене
  • Смотрим на конкурентов
  • Аналогичные примеры
  • Внутренние исследования
• Обрамление проблемы (5 мин)
• Говоря о будущем поддержки (20 мин)
  • Интервью с другими заинтересованными сторонами

— Перерыв (5 мин) —

Мероприятия перед мозговым штурмом (30 мин)

• Упражнения (30 мин)
  • Любовное письмо, письмо о разрыве (10-15 мин)
  • Рисование настоящего vs.будущее (10-15 мин)

— Обед (1 час) —

Мозговой штурм (35 мин)

• Разминка (3-5 мин)
• Мозговой штурм (30 мин)

Набросок (40 мин)

• Интеллектуальная карта (10 мин)
• Набросок на бумаге (30 мин)

Поделиться (30 мин)

• Поделиться (20 мин)
• Обертывание (5-10 мин)

Принципы мозгового штурма (1 час)

Следующие шаги (5 мин.)

• План на следующий раз
• Отзыв о том, как проходил сеанс

Подробно описать действия в каждом разделе

Теперь ваша мастерская обретает форму.Вы находитесь в той точке, где вам следует вернуться и продумать детали, чтобы у вас было кристально ясное представление о том, что вы собираетесь обсудить с группой и какие упражнения вы будете выполнять вместе, чтобы помочь себе в достижении своих целей.

Я поделюсь несколькими советами о том, как облегчить общие аспекты семинара по дизайну — познакомить группу, провести мозговой штурм, зарисовать и поделиться идеями.

Используйте импровизационные игры, чтобы разогреться

Люди приходят на ваш семинар с множества других встреч, поэтому, хотя они могут физически присутствовать в комнате, их мысли могут все еще отвлекаться от предыдущего обсуждения.В одном семинаре, в котором я участвовал, даже несмотря на то, что организатор заранее заявил о цели сеанса, люди не понимали, что мы пытались сделать, когда мы прыгнули в холодный мозговой штурм, просто потому, что они были отвлечены в начале сеанса. Нам пришлось потратить дополнительные пять минут на то, чтобы догнать всех, а затем потребовалось еще время, чтобы подготовиться к мозговому штурму готовых концепций будущего. В итоге мы потеряли время и импульс, потому что люди просто не были сосредоточены.

Вначале стоит выделить время, чтобы задать тон своей мастерской и заставить всех думать как единая команда синхронно. Импровизационные игры — отличный способ сделать это, заряжая людей энергией и настраивая их на продуктивную работу во время сеанса. Например, если одна из ваших целей — провести мозговой штурм для будущих решений проблемы, каждый в комнате должен освободиться от прежних отвлекающих факторов и добраться до места, где они действительно могут это сделать — где они чувствуют себя раскованными и могут позволить своему разуму играть.

Вот некоторые из моих любимых импровизационных игр, которые помогут каждому присутствовать. Если вас беспокоит скептик в комнате, я обнаружил, что потратив несколько минут на объяснение цели этих забавных упражнений, можно успокоить любые опасения на время, достаточное для того, чтобы люди могли войти в игру, а преимущества — начать играть.

• Алфавит
  • Все встают в круг. Цель состоит в том, чтобы читать алфавит по одному человеку за раз, без определенного порядка.Если более одного человека говорят одну и ту же букву одновременно, вам придется начать сначала с буквы «А».

  • Подходит для: активизации группы, создания группового фокуса.

• Звуковой шар
  • Все встают в круг. Один человек бросает невидимый «мяч» другому, сопровождаемый звуком. Когда человек ловит «мяч», он должен повторить брошенный звук и с новым звуком бросить «мяч» кому-то другому.
  • Подходит для: Бодрости группы.

• То, что вы видите, не то, что вы получаете
  • Положите случайные предметы в непрозрачный пакет. Попросите каждого участника вытащить что-нибудь из сумки, не глядя, и как можно быстрее использовать этот предмет не так, как предполагалось.
  • Подходит для: нестандартного мышления.

• Три штуки
  • Все встают в круг. Один человек обращается к другому и как можно быстрее называет три случайные вещи.Затем этот человек должен как можно быстрее сказать, как эти три вещи связаны.
  • Подходит для: нестандартного мышления.

• Пословица «Пословица за раз»
  • Все встают в круг и каждый по порядку произносит одно слово за раз. Когда группа чувствует, что идея или предложение завершены, они складывают руки вместе и говорят «да, да, да».
  • Подходит для: активизации группы, создания групповой направленности.

Чтобы узнать больше о внесении улучшений в процесс проектирования, ознакомьтесь с докладом Лиз Гербер по этому вопросу.Быстрый поиск в Google также вызовет множество других импровизационных действий, которые вы можете попробовать.

Не забывайте о мозговом штурме

Нет ничего страшнее, чем дать кому-то чистый лист бумаги и сказать: «Давай, расскажи мне все свои идеи о видении будущего нашего продукта за пять минут». Иногда даже страшнее, когда в комнате еще шесть человек, и от вас ждут, что вы все вместе поговорите об этом.

При проведении хорошего мозгового штурма люди должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы обсуждать идеи.Но это не всегда легко. Общие проблемы, о которых я слышал, — это люди, которые обсуждают друг друга, один человек разделяет все идеи или чьи-то идеи по какой-то причине игнорируются. Итак, независимо от того, насколько опытна группа, я всегда хотел бы выделить минутку, чтобы обсудить некоторые основные правила мозгового штурма, прежде чем мы начнем. Даже быстрое прочтение заставит всех сосредоточиться на одной странице и настроит совместную продуктивную сессию.

Правила мозгового штурма IDEO

• Решение об отложении
• Поощряйте безумные идеи
• Опирайтесь на чужие идеи
• Сосредоточьтесь на теме
• Один разговор за раз
• Будьте визуальны
• Перейти для количества

Как иллюстратор и тот, кто любит рисовать слайды на рабочем месте, я превратил эти правила в многоразовые ресурсы, чтобы они были под рукой в ​​любое время, когда я провожу семинар.Судя по полученным мною отзывам, люди, похоже, хорошо отзываются о своей неформальной и по своей сути творческой натуре — хороший способ облегчить мозговой штурм и зарисовать. Не стесняйтесь опробовать их на своем следующем успешном семинаре.

Чтобы помочь людям течь творческими соками, полезно иметь в качестве ведущего пару примеров идей в рукаве, чтобы вы могли начать разговор и зажечь идеи у других людей. Задавайте вопросы и вводите ограничения, если люди застряли в мозговом штурме; например, что, если бы у нас был миллион долларов на решение этой проблемы? Что, если бы нам пришлось доставить его за две недели?

В зависимости от динамики группы, иногда я также считаю полезным разделить мозговой штурм на две части.Сначала потратьте несколько минут на то, чтобы каждый записал свои идеи на стикерах, а затем попросите их встать и поделиться на доске. Продолжайте развивать идеи, стоя у доски, после того как каждый сможет поделиться своими первоначальными мыслями.

Шек, один из наших дизайнеров, делится идеей в ходе нашего мозгового штурма.

Как набросать больше идей

Эскизы часто являются наиболее ощутимым результатом семинара по дизайну, позволяя каждому исследовать концепции самостоятельно.Здесь очень важно соблюдать баланс между свободой и ограничениями — дать людям достаточно времени и места для набросков идей, но ограничить их, чтобы поощрять творчество.

При работе со многими группами я обнаружил, что, когда у нас слишком много времени для изучения идей, мы склонны углубляться в несколько концепций и быстро к ним привязываться. Однако цель набросков идей на семинаре — стремиться к количеству, а не к качеству. Нам нужны «плохие» идеи, технически невыполнимые и концепции «северной звезды», так же как нам нужны краткосрочные исправления и предсказуемые решения.Все идет. Пришло время дать волю своим идеям, беспрепятственно и получить массу возможностей. Позже у вас будет достаточно времени, чтобы подумать рационально и сократить расходы, но чем больше вы сейчас выскажете все свои идеи, тем увереннее вы будете в своем окончательном решении.

Как показывает практика, 10-15 минут эскиза на часовой семинар более чем достаточно. Опять же, как фасилитатор, поощряйте количество важнее качества.

Советы профессионалов:

• Использование спокойной фоновой музыки может помочь людям сосредоточиться (но сначала спросите, поскольку это зависит от предпочтений группы).
• «Безумные восьмерки» — полезный метод для небольших групп, которые могут чувствовать себя застрявшими или запуганными, набрасывая идеи. Попросите всех сложить лист бумаги пополам и еще раз пополам, пока у вас не получится 8 секций. Поощряйте людей рисовать по одной идее в каждой коробке и стараться заполнить все 8 до того, как истечет время. Я обнаружил, что наличие ощутимой числовой цели, к которой нужно стремиться, может помочь некоторым людям задуматься над новыми идеями.

Продуктивный обмен идеями

Недостаточно просто набросать идеи по отдельности — обмен ими за столом — вот место, где происходят интересные обсуждения.Попросите всех повесить свои наброски на стену, чтобы группа могла одинаково видеть все идеи. Дайте каждому человеку несколько минут, чтобы он подробно рассмотрел то, что он придумал, и, если возможно, выделите дополнительное буферное время для разговора.

Если одна из целей семинара — оценить эти идеи, точечное голосование — отличный способ помочь группе сузить круг вопросов, давая всем равный голос.

Наконец, прежде чем подвести итоги, убедитесь, что люди записывают имена на своих набросках, чтобы помочь ответить на вопросы после семинара.

Делегировать при необходимости

На данный момент вы много делаете. Если вы руководите семинаром, то не только спланировать и провести все, но и подготовить весь необходимый для этого контент, это может показаться непосильной задачей.

Не бойтесь просить о помощи. Рассмотрите возможность привлечения товарищей по команде, чтобы конкретизировать разделы семинара. Ваш менеджер по маркетингу может быть лучше всех осведомлен о предметной области, или исследователь может лучше всего объяснить варианты использования. Например, в своей мастерской я попросил нескольких других дизайнеров подготовить несколько слайдов о конкурентах и ​​аналогичных примерах.Разделение этой ответственности помогает каждому почувствовать себя вовлеченным в процесс. Смена участников презентации дает дополнительное преимущество, позволяя сохранять ощущение свежести во время сеанса, поэтому людям не надоедает монотонность, когда один человек разговаривает часами.

Сделать слайды

Теперь, когда все детали распланированы, пора воплотить свой тяжелый труд в слайды. Да, включите слайд для этого пятиминутного перерыва, слайд, чтобы резюмировать, что вы сделали и что еще осталось на семинаре, слайд, чтобы проиллюстрировать действия, которые вы будете делать.Цель состоит в том, чтобы полностью выгрузить план из вашей головы, чтобы вы чувствовали себя уверенно и расслабленно во время настоящего семинара. Может показаться, что это много работы, но это создаст плавный график, который может улучшить опыт семинара для всех.

Интересный факт: на этом семинаре было выставлено 135 слайдов! Все дело в нанесении на карту этих мелких деталей?

Следить за временем

Хронометраж активности — это искусство. У вас всегда должна быть оценка того, сколько времени займет что-то, но ожидайте, что это будет плавным в реальности, и будьте готовы к ударам в день.

Следите за часами, чтобы не сбиться с пути, но делайте это осторожно. Раньше я планировал занятия, проецируя таймер обратного отсчета на экран для удобства, но обнаружил, что в такой напряженной среде сложно проводить мозговой штурм и проявлять творческий подход. Лучшим опытом для меня всегда были те, которые были наиболее естественными и легкими для участников. Если вы фасилитатор, просто объявите 10 минут на упражнение, а затем следите за часами, и ваши участники почувствуют себя непринужденно.Возможно, для вас это потребует немного больше усилий, но для всех остальных это будет лучше.

Экстра джаз

Чтобы получить бонусные баллы, вот еще несколько советов, которые сделают вашу мастерскую еще более цельной, естественной и продуманной:

• Приходите на 10 минут раньше, чтобы подготовиться, убедиться, что технологии работают, и даже задайте настроение веселой музыкой, чтобы подбодрить людей по мере их поступления.
• Периодически останавливайтесь, чтобы проверить биопаузы. Вода и закуски — приятное прикосновение к поддержанию высокого уровня энергии.
• Установите основные правила использования устройств, чтобы у всех были общие ожидания и они не отвлекались на протяжении всего сеанса.
• Если групповое обсуждение начинает сорваться из-за вопросов или комментариев, не относящихся к теме, продвигайте свой первоначальный план, фиксируя эти моменты на доске и возвращаясь к ним позже, если сможете. Постарайтесь ответить на эти вопросы после семинара, если у вас не хватит времени.
• Заранее назначьте кого-нибудь документалистом мастерской.
• Приятно, когда во время семинара кто-то фотографирует людей в действии. Такая документация — это не только хороший момент, но также может быть ценным дополнением к резюме семинара, которое вы можете разослать позже.
• Если у вас есть удаленные участники, попробуйте использовать передвижную веб-камеру, чтобы людям, находящимся в очереди, было легче видеть эскизы, плакаты и доски вблизи. Поощряйте их сначала делиться своими идеями, чтобы убедиться, что они чувствуют себя причастными.
• Проведите последние 5 минут, чтобы обсудить следующие шаги и действия.Спасибо всем за уделенное время. Это также может быть отличным шансом узнать мнение о том, как прошло занятие.
• Разошлите всем участникам и заинтересованным сторонам резюме того, что вы сделали на своем семинаре.
• Добавьте несколько фотографий и артефактов из сеанса — это поддержит импульс и поможет сообщить команде о дальнейших шагах.

Попробуйте себя в мастерской дизайна

Организация и проведение семинара по дизайну может оказаться сложной задачей.Но если собрать воедино нужных людей и составить план, семинары по дизайну станут важной частью процесса вашей команды, где вы запускаете проекты, обсуждаете проблемы и придумывает новые решения. Обдуманный и продуманный подход к структурированию этих занятий в качестве фасилитатора окупится, поскольку ваша команда создает импульс для решения сложных проблем.