Первая форма документооборот – 500 Internal Server Error

Первая Форма

Общие сведения
Веб-сайт www.1Forma.ru
Год выпуска первой версии 2003
Правообладатель 1Форма
Наличие партнёрской сети по внедрению 1Форма
Наличие партнёрской сети по технической поддержке 1Форма
Процессы, которые чаще всего автоматизировали
  • Электронный документооборот
  • Постановка и контроль задач и поручений
  • Согласование договоров, платежных документов
  • Работа с входящими и исходящими
Данные по внедрениям
Общее количество внедрений 300
Из них типовых (без кастомизации) 200
Из них кастомизированных 80
От 500 подключённых сотрудников 13
Количество внедрений в рамках которых осуществлялась миграция с другой системы электронного документооборота 5
Названия наиболее крупных внедрений в компаниях
  • Пересвет-Инвест
  • ВСК
  • Металл Профиль
  • Валента
  • КСК Групп
  • Спортмастер
  • Азбука Вкуса
  • Московский Планетарий
  • Пума Рус
Возможности системы
Встроенная поддержка мультиязычного интерфейса (предустановленные языки, возможность перевода своими силами без привлечения вендора) Нет
Многооконный режим работы Да
Возможность конструирования карточки документа (набор полей, их расположение и т.д.) силами администратора без привлечения вендора Да
Возможность кастомизации рабочей области силами пользователя Да
Работа с текстом документа в виде вложения Да
Наличие механизма потокового сканирования документов с автоматическим прикреплением их к карточкам документов
Доработка
Интеграция с факс-серверами Нет
Связывание документов (Например: Распорядительный документ и отменяющий его документ) Да
Наличие возможности фильтрации и сортировки списков документов Да
Экспорт документов в форматы (pdf, doc) Да
Версионность файлов Да
Сравнение версий документов, аналогично сравнению в MS Word Да
Предоставление доступа на чтение/редактирование Да
Работа с оповещениями системы
Оповещения на почту Да
Наличие внутри системы календаря для просмотра задач Да
Возможность группировки задач по типам документов, целевым датам, авторам документов и т.д. Да
Интеграция с календарём/задачами почты Exchange Да
Согласование по почте ответом на пришедшее сообщение
Да
Возможности Workflow
Использование в одном документе последовательных этапов с различными типами согласования Да
Многоуровневое согласование (отправка согласующим лицом документа на рецензию своим подчинённым) Да
Визуальный конструктор маршрутов Да
Автосогласование документов в соответствии с заданными сроками Да
Учёт выходных, праздников и рабочего времени при расчёте сроков автосогласования Да
Маршрутизация на группы сотрудников Да
Маршрутизация в зависимости от выполнения условий Да
Делегирование полномочий Да
Создание инициативных поручений (не связанных с документом) Да
Создание связанных с документом поручений Да
Построение иерархии поручений Да
Ведение истории работы с поручением — отправка на исполнение, исполнение, возврат Да
Наличие напоминаний о приближении срока и просрочке Да
Поиск
Наличие формы поиска по всем типам документов системы Да
Настройка формы поиска администратором (добавление/удаление полей, смена порядка и т. д.) Нет
Настройка отображения результатов поиска пользователем (добавление/удаление столбцов, смена порядка и т. д.) Да
Полнотекстовый поиск по содержимому документов Да
Фильтрация и поиск в результатах поиска
Да
Построение отчётов
Конструктор отчётов Доработка
Предустановленные отчёты Да
Построение отчётов с графиками, диаграммами и т.д. Да
Создание кастомизированных отчётов администратором Да
Выгрузка отчётов в формате DOC Да
Выгрузка отчётов в формате XLS Да
Выгрузка отчётов в формате PDF Да
Выгрузка отчётов в формате HTML Нет
Наличие в отчётах ссылок на документы Да
Интеграционные механизмы
Наличие встроенных механизмов интеграции с другими системами Да
Авторизация
На основе внутреннего справочника Да
На основе Active Directory Да
На основе LDAP-каталога Нет
Безопасность
Поддержка электронной подписи Нет
Поддержка шифрования документов Да
Взаимодействие по протоколу HTTPS Да
Логирование операций пользователя с документом (чтение, модификация и т.д.) Да
Обновление версий системы
Периодическое обновление системы Да
Масштабируемость
Возможность масштабирования путем модернизации/добавления оборудования без внесения изменений в код или архитектуру системы Да
Интеграция с информационными системами Доработка
Документация
Инструкция администратора (настройка системы, рекомендации по резервному копированию, решение типовых проблем, старт/остановка системы, установка обновлений и т.д.) Да
Видеокурс по основам работы в системе Да
Системные требования и варианты рабочих мест
Поддержка Windows Да
Поддержка OS X Да
Поддержка Linux Нет
Наличие «толстого клиента» Нет
Наличие «тонкого клиента» Да
Почтовый клиент Outlook Да
Почтовый клиент Lotus Notes Нет
Мобильное приложение Да
Архитектура системы
Работа в виртуальной среде Да
Работа в распределённой среде (несколько узлов для удалённых территориальных подразделений) Нет
Механизм гарантированной доставки Да
Открытый код Нет
Возможность внесения изменений в систему своими силами Да
Описание API и другая документация для возможности доработки своими силами Да
Предоставление системы как сервиса в облаке вендора Да
Лицензирование
Конкурентные лицензии Нет
Безлимитная лицензия Да
Эксплуатация системы
Состав технической поддержки Обновление системы (установка актуальных версий), регулярное и по запросу. Решение возникающих проблем по работе системы в соответствии со SLA (в т.ч. устранение критических проблем в режиме 24*7). Консультации администраторов системы.
Стоимость технической поддержки 1ый год-бесплатно, далее — 20% от стоимости лицензий
Состав обновления Исправление ошибок, улучшение текущего функционала, принципиально новые возможности системы.
Дополнительная информация
Системы, с которыми чаще всего конкурирует

www.ecm-portal.ru

«Первая Форма»: система управления бизнесом

«Первая Форма» — система комплексной автоматизации бизнеса, а также эффективное средство управления и контроля, объединяющее все процессы и подразделения компании. Основные функциональные области «Первой Формы»:

  • Постановка и контроль задач и поручений
  • Организация совместной работы и внутренние коммуникации
  • Управление продажами и взаимоотношениями с клиентами
  • Электронный документооборот
  • Управление проектами
  • Управление персоналом
  • Мобильные приложения

Благодаря развитым средствам интеграции, «Первая Форма» легко встраивается в уже существующую информационную инфраструктуру компании.

Преимущества «Первой Формы»:

  • Скорость. Внедрение занимает от 1 недели.
  • Гибкость. Настраивается под любые потребности бизнеса.
  • Простота и удобство. Наглядный интерфейс, быстрое развертывание и обучение персонала.
  • Соотношение «цена-качество». Фиксированная стоимость, никаких скрытых затрат.
  • Мобильность. Доступ из любой точки мира, в т.ч. при помощи мобильных устройств.

Успешный опыт внедрения в более 200 компаниях показывает, что при использовании системы прохождение документов и согласований ускоряется в 5-10 раз, а эффективность работы сотрудников на компьютеризированных местах увеличивается на 30%.

Эффект от внедрения «Первой Формы»:

Для собственника компании внедрение системы означает повышение рентабельности. Благодаря формализации и оптимизации бизнес-процессов в компании сокращаются издержки, высвобождаются оборотные средства, растет стоимость бизнеса.

Для топ-менеджера система дает возможность видеть картину происходящего в режиме реального времени, объективно оценивать качество и эффективность процессов и принимать взвешенные управленческие решения.

Для сотрудника с внедрением «Первой Формы» повышаются удобство и эффективность работы. Создаются все необходимые условия для плодотворной работы и качественного взаимодействия.

По завершению проекта мы предлагаем либо самостоятельно поддерживать и развивать внедренное решение, либо привлекать к работам наших технических специалистов. В любом случае, наша экспертиза всегда на службе клиента.

Узнайте о выгодных предложениях, оставив заявку в форме ниже.

www.e-xecutive.ru

Глава 9. Документооборот и формы его организации 24

ЛЕКЦИЯ 6-7

ДОКУМЕНТООБОРОТ И ФОРМЫ ЕГО ОРГАНИЗАЦИИ.

КОМПЬЮТЕРИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

План:

  1. Организация документооборота

  2. Формы организации работы с документами

  3. Табель форм документов, применяемых в организации

  4. Работа с конфиденциальными документами

  5. Работа с обращениями граждан в органы власти

  6. Требования к регистрации документов

  7. Контроль исполнения документов

  8. 8. Номенклатура дел организации

9.Экспертиза ценности документов

10. Хранение документов

11. Общая характеристика организационных технических средств в делопроизводстве

12.Персональные компьютеры в современном делопроизводстве

  1. Организация документооборота

Документооборот — это движение документов с мо­мента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправления [3]. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в орга­низации (внутренние), используемые работниками органи­зации в управленческом процессе.

Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, ис­полнение, контроль за исполнением, списание исполнен­ного документа в дело.

Делопроизводственная служба или служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотруд­ником (секретарь, секретарь-референт), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложе­ний). В противном случае документы возвращаются авто­ру с соответствующим сопроводительным письмом, где ука­зываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях доку­менты поступают в виде традиционных почтовых отправ­лений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в ад­рес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных слу­чаях конверты вскрываются и, как правило, их целесооб­разно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа.

Предварительное рассмотрение документа проводит­ся секретарем с целью распределения поступивших доку­ментов на два потока: направляемые на рассмотрение ру­ководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполни­телям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назна­чению документы, содержащие текущую оперативную ин­формацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по кото­рым могут принимать ответственные исполнители, и зна­чительно ускорить движение входящих документов, а зна­чит, ускорить их исполнение.

На рассмотрение руководства передаются документы, ад­ресованные руководителю организации, и документы, со­держащие информацию по наиболее важным вопросам дея­тельности организации, необходимую для принятия ответ­ственных решении (копия приказа генерального директора предприятия, присланная в его филиал; жалоба покупателя на низкое качество продукции, выпускаемой данным пред­приятием; письмо с коммерческими предложениями и т. п.). В структурные подразделения целесообразно передавать без рассмотрения руководителем организации следующие документы: письмо-запрос, рекламный проспект, письмо-напо­минание. Все подлежащие исполнению документы регист­рируются и затем передаются в соответствии с предваритель­ным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращают­ся секретарю, который переносит резолюцию руководите­ля в регистрационную форму. После заполнения регистра­ционной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролиру­ется службой ДОУ. Документы обрабатываются и переда­ются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с ко­пиями ответов. Работа с исходящими документами начи­нается с подготовки проекта текста документа, который за­тем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончатель­ный вариант документа распечатывается, подписывается ру­ководителем, регистрируется и отправляется адресату. За­веренная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы отправляются в другие организации различ­ными способами: по почте, по факсу, по электронной по­чте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы долж­ны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу ис­полнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал доку­мента подшивается в дело. Документы внутри организа­ции передаются исполнителям под расписку для подтвер­ждения факта получения документа исполнителем и ис­ключения возможности потери документа при его движе­нии в организации.

Служба документационного обеспечения должна вести учет количества обрабатываемых документов, т. е. учиты­вать объем документооборота. Результаты учета объема до­кументооборота обобщаются и доводятся до сведения ру­ководителя организации для выработки мер по совершен­ствованию работы с документами и определения штатной численности делопроизводственной службы.

studfile.net

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о