Подключиться к web-сервису «Астрал.ЭДО» можно в режиме онлайн. Чтобы организовать электронный документооборот онлайн, достаточно оставить заявку на нашем сайте.

Для каких сфер деятельности необходимо купить электронный документооборот

Что такое «Коннектор 1С»

Программа «Коннектор 1С» автоматизирует обмен данными между программами для ведения бухгалтерского учёта, в частности, «1С:Предприятие 8», и другими — системами ЭДО, базами данных, программами для сдачи электронной отчётности и другими. «Коннектор 1С» позволяет получать и отправлять следующие типы документов:

• счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура;
• универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ;
• любые неформализованные документы.

Для работы с ним необходим доступ в интернет, СКЗИ и электронная подпись уполномоченного лица. Программа не вносит никаких изменений в работу учётной программы и служит только для связи с другими системами.

ЭДО и маркировка

Закон №487-ФЗ обязывает всех участников оборота отдельных категорий товаров наносить на упаковку коды маркировки. Движение товара от производителя до прилавка отслеживается системой «Честный ЗНАК». Передавать данные в систему, а также от поставщика к получателю, необходимо в электронном виде. Поэтому маркировка без ЭДО невозможна.

Производитель или импортёр наносят коды маркировки на товар.

При передаче партии товара перевозчику или дистрибьютору производитель формирует электронную накладную, или универсальный передаточный документ — УПД. Он содержит все коды маркировки, которые есть в партии, а также сведения о товаре, его количестве, дистрибьюторе, налоговой ставке и стоимости.

При отгрузке и приёмке товара происходит обмен УПД. Чтобы обеспечить обмен документами, каждому звену этой цепочки нужна система электронного документооборота.

Дистрибьютор принимает УПД, после чего владелец товара меняется. Для поставки в розничные магазины формируется новый УПД.

Розница принимает товар от поставщика и сверяет данные из накладной со штрихкодами на упаковке. Для этого каждый штрихкод считывается с помощью 2D-сканера. Если ошибок нет, розничный продавец подписывает документ и становится владельцем товара.

Затем продавец сканирует товар на кассе при отпуске покупателю, и тогда в систему маркировки передаются данные о выбытии кода маркировки.

Как подключить ЭДО для маркировки:

• Получите усиленную квалифицированную электронную подпись.
• Выберите оператора ЭДО, который работает с маркировкой, и заключите с ним договор.
• Получите у оператора идентификатор участника ЭДО. Это уникальный код компании или предпринимателя.
• Заключите с контрагентами дополнительное соглашение об обмене универсальными передаточными документами — УПД.
• Зарегистрируйтесь в системе маркировки «Честный ЗНАК».
• Приобретите и подключите 2D-сканер, если он не использовался ранее.
• Установите онлайн-кассу и подключиться к ОФД для отправки чеков в ФНС и выведения товаров из оборота.

После этого можно начинать работу с маркированными товарами.

Часто задаваемые вопросы по ЭДО

Обязательно ли переходить на ЭДО?

Нет конкретного закона, обязывающего всех субъектов хозяйственной деятельности переходить на электронный документооборот. Но есть ряд действий, которые невозможно выполнить без ЭДО. Например, обмен УПД между теми, кто работает с маркировкой. Кроме того, контролирующие органы принимают отчётность в основном в электронном виде. Поэтому бизнесу нужна как минимум система для сдачи электронной отчётности. А готовить отчёты удобнее, если первичные документы от контрагентов получены также в электронном виде.

Какими документами можно обмениваться по ЭДО?

Любыми документами, которые подписаны электронной подписью. Исключения составляют документы строгой отчётности и те, в которых в качестве реквизита используется Государственный герб РФ или субъекта РФ.

Как хранить документы, отправленные по ЭДО?

За хранение документов в течение установленного законом срока отвечает оператор ЭДО. Документы находятся в электронном хранилище на сервере. Распечатывать электронные документы не нужно.

С чего начинается работа с ЭДО?

С выбора оператора ЭДО и подходящей системы. Сначала нужно определить, с кем вы хотите обмениваться электронными документами — с контрагентами, контролирующими органами, отправлять данные в ЕИС или систему «Честный ЗНАК», или всё вместе. В соответствии с этим нужно выбрать систему ЭДО, приобрести лицензию на неё и заключить договор с оператором.

Если ваши контрагенты не пользуются ЭДО, можно выслать им приглашения из системы.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

Проще всего спросить у самого контрагента.

Как настроить документооборот с поставщиком, у которого другой оператор?

Нужно подать заявку на роуминг вашему оператору и прикрепить к ней список контрагентов, которые подключены к другим операторам ЭДО. После рассмотрения заявки вы получите письмо с подтверждением или отказом оператора. Для того чтобы начать документооборот с контрагентом, нужно обменяться с ним идентификаторами.

Убедитесь, насколько легко организовать электронный документооборот — сайт продуктов ГК «Астрал» предлагает для подключения несколько вариантов сервиса. Выберите подходящий для вас тариф и подключитесь к системе электронного документооборота в один клик.

Кроме того, на нашем сайте вы сможете ознакомиться с детальным описанием возможностей продукции ГК «Астрал».

Если ваш контрагент работает с другим оператором электронного документооборота, мы поможем вам настроить роуминг. Подключение роуминга — бесплатное.

Электронный документооборот — Компания ГарантКомпания Гарант

Компания ЭОС разрабатывает и внедряет современные системы управления корпоративным контентом, обеспечивающие оперативную работу с документами, информацией, знаниями и управление взаимодействием пользователей.

Данные системы позволяют эффективно осуществлять единое комплексное управление различными документационными процессами организации.
Компания ЭОС разрабатывает и предлагает своим клиентам и партнерам современные и высокотехнологичные системы управления электронными документами.

Продукты ЭОС установлены в 5700 организациях на более чем 400 000 рабочих местах. ЭОС участвует в реализации крупнейших проектов построения систем электронного документооборота, каждый из которых охватывает десятки и сотни структурных подразделений территориально распределенных организаций.

ЭОС является стратегическим партнером крупнейших государственных проектов в области электронного документооборота, в том числе в проектах:

• межведомственного электронного документооборота федеральных органов власти (МЭДО) оператором которого является ФСО,
• облачной СЭД в рамках архитектуры электронного правительства и на национальной облачной платформе (совместно с Ростелеком),
• построения системы оказания государственных услуг в электронном виде, системы по работе с обращениями граждан.

Продукты Компании ЭОС широко известны на рынке СЭД:

• «ДЕЛО» – система для организации классического документооборота в электронном виде.
• EOS forSharePoint – комплексная система управления документами и задачами на базе MicrosoftOfficeSharePointServer 2010 (прайс-лист).
• eDocLib – универсальная ECM-система для оперативной работы с информацией/ знаниями и управления взаимодействием пользователей (прайс-лист).
• «АРХИВНОЕ ДЕЛО» – система автоматизации ведения ведомственных бумажных и электронных архивов.
• EDSIGN – программа для создания и подписания электронного документа электронной подписью (прайс-лист) .

С продуктами «ДЕЛО» и EOS forSharePoint ЭОС предлагает широкую линейку мобильных решений для работы с документами, ориентированных на сотрудников различного уровня. Поддерживаются все распространенные мобильные платформы – Windows 7,8, iOs и Android – «АРМ Руководителя», iEOS, «Мобильный кабинет».

Компания ЭОС осуществляет не только разработку программных продуктов, но и оказывает квалифицированные консалтинговые услуги в области документооборота:

• Полный комплекс услуг по созданию и вводу в действие автоматизированной технологии обработки документов «под ключ» (обследование, разработка технологической схемы и регламентов работы, установка и настройка программного обеспечения, обучение персонала).
• Консультирование по вопросам налаживания и оптимизации бумажного и электронного документооборота (обследование, экспертная оценка состояния, выработка рекомендаций и разработка нормативных документов).

В рамках программы «Электронный документооборот – со студенческой скамьи!» Компания «Электронные Офисные Системы» много лет оказывает содействие отечественному образованию.

ЭОС предоставляет учебным заведениям России и стран СНГ по льготным ценам свои программные продукты для использования в учебном процессе.

На сегодняшний день в программе участвуют порядка 300 академий, университетов, институтов, техникумов, колледжей и лицеев России, Беларуси, Украины, Молдовы, Казахстана, Кыргызстана. Им было передано свыше 11 000 автоматизированных рабочих мест.

Компания «Электронные офисные системы»
107113, Москва, ул.Шумкина, д. 20 стр.1
Многоканальный телефон: +7 (495) 221-2431
Отдел продаж: [email protected]
Отдел маркетинга: [email protected]
Отдел техподдержки: [email protected]
Сайт: https://www.eos.ru/

— Colvir

Основные преимущества электронного документооборота:

• централизованное, структурированное и систематическое хранение документов в электронном архиве
• снижение затрат на печать, почтовые расходы и хранение бумажных счетов-фактур
• единый подход к составлению и обработке документов
• сокращенные сроки доставки, учета и согласования документов
• оперативное подписание документов
• возможность производить любые операции с документами: поиск, скачивание, печать, согласование, отклонение и отслеживание онлайн в режиме 24×7
• быстрый поиск документов

Конфиденциальность обмена обеспечивается за счет шифрования документов: Электронная цифровая подпись (ЭЦП) обеспечивает идентификацию подписавшего и целостность передаваемого документа.Доставка электронного документа гарантируется оператором документооборота.

Экономия времени: Сотрудники тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Центральная база данных обеспечивает регулярное резервное копирование файлов, тем самым исключая возможность безвозвратной потери документов. Это полностью исключает потерю времени на поиск файлов и документов, которые по каким-то причинам не находятся на своих местах.

Использование физического пространства и оборудования: можно освободить ценных областей, занятых ненужными серверами и другими устройствами для хранения документов.В зависимости от статуса и актуальности данных документы и файлы могут быть безопасно удалены по истечении срока их хранения. Управление данными позволяет более адекватно использовать место для хранения.

Повышение прозрачности внутренней деятельности предприятия: СЭД позволяет руководителям контролировать состояние документа на всех этапах его согласования и утверждения. Кроме того, СЭД позволяет быстро и легко получить не только запрошенный файл, но и полный отчет о том, кто его создал, получил доступ и отредактировал.

Снижение затрат на печать, почтовые марки, конверты и отправку: бумажных документов, которыми обмениваются отделы или поставщики, можно отправлять в электронном виде.

Общая информация — Московская Биржа

Система электронного обмена данными позволяет использовать электронные документы при заключении сделок или иных юридически значимых действий, для амортизации процессов, связанных с использованием традиционного бумажного документооборота и переходом на безбумажную технологию, для снижение рисков, связанных с функционированием электронных систем, облегчающих обмен данными между сторонами, и защита прав участников электронного документооборота.

Правила электронного обмена данными — нормативный документ, регулирующий использование электронной документации при организации взаимодействия сторон в рамках системы электронной документации. Правила были разработаны в соответствии с законодательством России и могут использоваться для регулирования электронного документооборота, в том числе на рынках акций и облигаций Московской Биржи, деривативов, валютных, денежных и товарных рынков.

В соответствии с Правилами электронного обмена данными субъектами сотрудничества в процессе электронного документооборота являются:

• Организатор EDI — Московская Биржа;
  
• Организатор подсистемы EDI, а именно юридическое лицо, заключившее договор с организатором EDI на выполнение функции организатора подсистемы EDI;
  
• Участник EDI — юридическое лицо, заключившее с организатором EDI договор об участии в системе электронного обмена данными.

Правила EDI вступают в силу для участника EDI в результате заключения договора между ним и организатором EDI на участие в системе EDI. После заключения договора EDI участник EDI может, как указано, получить программное обеспечение, необходимое для использования EDI.

Правила EDI устанавливают общие принципы EDI между организатором EDI, организатором подсистемы EDI и участниками EDI. Перечень и форматы электронных документов, правила взаимодействия данных, способ учета ЭД, способ подтверждения получения ЭД, способ хранения ЭД и другие особенности, касающиеся услуг участника ЭОД, а также способ и особенности технического доступа к ЭОД определяются Москвой. Правила обмена, правила организатора подсистемы EDI и контракты, заключаемые между организатором EDI и организатором подсистемы EDI.

Системы электронного документооборота: классификация и новые возможности для научно-технической библиотеки

Использование электронного документооборота высвобождает много ресурсов: время, труд, финансы; это также снижает операционные издержки, возникающие при использовании обмена традиционной документацией.

Благодаря преимуществам использования электронных документов, все больше и больше стран используют документы в цифровом формате. Такой обмен информацией происходит на высокой скорости, так как нам необходимо подключение к Интернету и адрес электронной почты для отправки документа; с такими возможностями любая документация может быть доставлена ​​адресату за считанные минуты.Электронные документы легко копировать и размножать; расходы на транспорт и бумагу полностью исключены. Электронный документ потерять практически невозможно, поэтому многие организации уже давно обмениваются перепиской через Интернет в электронном виде. Суды многих стран Западной Европы принимают электронные документы в качестве доказательств, а нотариусы предоставляют услуги по удостоверению эквивалентности электронных и бумажных документов (Yamin & Habibi: 2020).

Однако при обмене электронными документами между странами и государствами могут возникнуть проблемы из-за того, что процессы цифровизации в разных странах находятся на разных уровнях; у них есть существенные различия в процедурах и правовых нормах, регулирующих перемещение корреспонденции в электронной форме (Richаrd: 1995).Следует отметить, что, учитывая глобализацию процессов в области электронного документооборота на международном уровне, могут возникнуть конфликты при применении правовых норм; Следовательно, необходимо унифицировать законодательство об использовании электронных документов в различных сферах и сферах.

ОБСУЖДЕНИЕ

Унификация правовых норм в области электронного документооборота на международном уровне должна осуществляться поэтапно с учетом возможностей и потребностей разных государств (Ричард: 2003, с.551-561). Например, в странах Западной Европы существуют разные подходы к легализации электронных подписей, при которых все документы заверяются в цифровом виде. В Германии, Англии и Франции существует единый стандарт электронной подписи. В России электронные подписи делятся на квалифицированные и обычные, и в некоторых странах каждое ведомство вправе выбрать тип электронной подписи, с помощью которой будут подписаны документы, и такие документы будут иметь юридическую силу (Robert et al.: 2009, стр. 299-318). Эта проблема решается по двум направлениям: с одной стороны, это принятие законодательных норм; с другой стороны, это технологические возможности и техническая совместимость принятых стандартов.

Учитывая эти проблемы и соблюдая нейтральную позицию, на данном этапе следует исходить из принципа, согласно которому электронная подпись, созданная или используемая за пределами государства, отправляющего электронный документ, имеет такую ​​же юридическую силу в принимающем государстве, что и созданная электронная подпись или используется в государстве, которое отправляет документ, если он обеспечивает практически эквивалентный уровень безопасности (Sâmboan: 2018, стр.57).

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С учетом современных реалий, основанных на опыте некоторых западноевропейских стран, представляет интерес введение единого международного стандарта для счетов-фактур в электронном виде. Есть положительные примеры обмена электронными документами между разными странами, при этом в электронном виде оформляются не только договоры, но и предлагаемые к нему документы: ипотека, сопроводительные документы, счета-фактуры. Чтобы отследить товар, он должен быть специально помечен с помощью QR-кода и сопровождаться юридически значимыми электронными документами; Все эти меры позволят нам контролировать качество продукции, бороться с контрафактной продукцией и предотвращать мошенничество при транспортировке товаров и продукции.

Для полноценной реализации электронного документооборота на международном уровне необходимо создать службу доверия, которая будет промежуточным звеном с полномочиями и правами для проверки подлинности электронных подписей и легитимности цифровых документов. Такой сервис желательно создать в каждом государстве: это позволит в полной мере использовать возможности телекоммуникационных систем и электронного документооборота. Доверенная третья сторона выступит гарантом подлинности электронных документов, а посредники подтвердят юридическую значимость транзитных документов в условиях разного уровня развития технологий и криптографии.Со временем полномочия доверительной службы могут быть расширены в части оказания услуг по получению электронных подписей для небольших организаций и ведомств, которые занимаются международными грузоперевозками и услугами; такие перевозчики могут подключаться к услуге как нерезиденты и получать электронные подписи и штрих-маркировку товаров.

Обеспечение единого стандарта для электронных счетов-фактур и юридически значимых электронных сопроводительных документов, которые будут составляться в трансграничной торговле на международном уровне, оптимизирует процесс налогообложения и обеспечит отслеживаемость движения товаров.Законодательное закрепление этих предложений не зависит от отдельных структур, а возможно только с привлечением государственных органов всех стран, участвующих в обмене товарами, грузами, услугами. В этом случае следует исходить из принципа, что электронная подпись, созданная или используемая за пределами государства, отправляющего электронный документ, имеет такую ​​же юридическую силу в государстве-получателе, что и электронная подпись, созданная или используемая в государстве, отправляющем документ, если она обеспечивает практически эквивалентный уровень надежности.

В следующих исследованиях по этой теме необходимо рассмотреть положительный опыт использования электронного документооборота между некоторыми странами Европейского Союза с целью расширения применения этого опыта и принятия международных норм в этой области.

В целом очевидно, что много разногласий среди теоретиков и практиков вызывают вопросы обработки электронных документов при регистрации товаров. Частично эта проблема была решена путем внесения поправок в Конвенцию ООН о Договоре о международной дорожной перевозке грузов (Женева, 1956 г.).Согласно этим изменениям в правовое поле была введена электронная накладная, которая дополнила электронные договоры перевозки грузов. Эти дополнения к Конвенции регламентировали порядок заключения договоров перевозки грузов в электронной форме. Следует отметить, что сегодня не все страны ратифицировали эту Конвенцию, поэтому, если одна сторона использует традиционные бумажные счета-фактуры и контракты в одинаковой форме, то другая сторона вынуждена работать в том же формате, и это увеличивает транзакционные издержки, снижает конкурентоспособность. среди рыночных продуктов, товаров и услуг (Томас: 2016, с.470).

Внедрение электронного документооборота и электронной накладной в сфере международных грузоперевозок является добровольным, но если страны отказываются от внедрения цифровой документации, это сильно ограничивает развитие этой отрасли; поэтому критически важно ратифицировать Конвенцию ООН о международных грузовых перевозках и прямое внедрение цифровой документации на международном уровне.

Положительным опытом является введение единого международного стандарта электронных перевозок в некоторых странах Западной Европы.Следует отметить, что введение единых стандартов обмена электронными документами распространяется на все виды грузоперевозок, включая автомобильные, железнодорожные и водные, а также авиаперевозки (Энгель: 2016, с. 577-612).

Международный стандарт электронного фрахта в области электронных договоров и накладных в сфере грузоперевозок был разработан Международной ассоциацией воздушного транспорта (IATA) и основан на принципах, разработанных Европейской экономической комиссией ООН и Европейской экономической комиссией ООН. Всемирная торговая и таможенная организация.Стандарт E-cargo успешно используется более чем в 60 странах, включая Германию, Францию, Бельгию и США. В этих странах активно используются цифровые документы и поддерживаются идеи обмена документами в электронном виде, причем не только в сфере грузоперевозок, но и в других сферах (Весела и Радимерский: 2014, с. 743-751).

По расчетам IATA, глобальное внедрение электронных документов в сфере грузоперевозок должно обеспечить экономический рост на 7 долларов США.2 млрд, как прогнозировалось к концу 2019 года, но на практике реализация договоров и ипотечных кредитов в цифровой форме происходит медленнее, чем предполагалось в 2019 году. Стандарт E-фрахт использовался только в 57,2% международных грузоперевозок вместо прогнозируемые 79% к началу 2020 г. (Ятин: 2015, с.82-89). Учитывая текущую ситуацию с распространением коронавирусной инфекции (COVID19) и принятые меры, авиаперевозки не только уменьшились, но можно сказать, что они прекратились; На данном этапе невозможно предсказать рост авиаперевозок, даже туристический бизнес в международном масштабе остается под большим вопросом до тех пор, пока эпидемиологическая ситуация не улучшится.

Монреальская конвенция определяет возможность использования электронных документов и приравнивает их по юридической силе к документам в бумажной форме; в соответствии с положениями настоящей конвенции сопроводительные документы могут быть в электронной форме. Учитывая современные реалии, специалисты предлагают внедрить систему электронного документооборота в цифровом виде, эту систему можно создать с учетом современных достижений в области Интернета вещей и искусственного интеллекта (Окриашвили, Якупов: 2018, с.15). Внедрение единого международного стандарта выставления счетов в электронном виде поможет решить многие проблемы. Есть положительные примеры обмена электронными документами между разными странами, при этом в электронном виде оформляются не только договоры, но и предлагаемые на него документы: ипотека, сопроводительные документы и счета-фактуры. Цифровая форма обмена документами позволяет упростить налогообложение и дает возможность наблюдать за движением товаров и грузов в режиме онлайн, что положительно сказывается на рынке грузоперевозок.Как бы ни были заинтересованы отдельные организации и ведомства в легализации электронного документооборота в сфере грузоперевозок на международном уровне, решение этой проблемы полностью зависит от законодательных и государственных органов стран, в которых действуют стандарты E-Cargo. не применяются и положения Конвенции ООН о международных грузоперевозках не ратифицированы.

В рамках поставленных проблем представляет интерес рассмотреть вопросы создания системы отслеживания товаров и грузов, документация по которым оформлялась в электронном виде.В этом случае компьютерные технологии упрощают эти задачи, поскольку успешно работает система отслеживания рассылок; несмотря на бумажную версию переписки, кажется, что отгрузку товаров по электронным счетам можно отследить, и это позволит оптимизировать логистический процесс. Создание системы отслеживания товаров и грузов на международном уровне позволит нам точно доставить товары в требуемые точки с четким соблюдением сроков. Для того, чтобы проследить путь товаров и грузов, недостаточно сопроводить грузоперевозку электронными документами и ипотекой.Для качественного отслеживания движения товара его необходимо пометить специальным машиночитаемым QR-кодом или штриховой маркировкой. Такие меры позволят отследить весь путь прохождения товара и предотвратить мошеннические схемы с контрафактной продукцией.

Можно сделать вывод, что использование электронного документооборота на международном уровне позволяет оптимизировать процесс перевозки грузов, ускорить обмен информацией юридически значимых документов, снизить затраты и улучшить качество доставки продукции и грузов.

Однако развитие электронного документооборота требует эффективной защиты информации; это вопросы, которые наиболее важны при использовании обмена документами в цифровой форме. В случае использования бумажных носителей вся система конфиденциальности отработана, так как она используется давно, но электронный документооборот требует защиты, легитимации, и эксперты предлагают для этого создать систему доверия в инфраструктура обмена цифровыми данными (Pho & Tаmbo: 2014, с.194-217). Только создание и оптимальное функционирование институтов доверия на международном уровне в каждой стране, использующей электронный документооборот, позволит распознавать и защищать документы в цифровой форме.

Создание институтов доверия основано на посреднической деятельности третьих лиц, которые уполномочены проверять подлинность документов в цифровой форме, в то время как доверенные лица необходимы для фиксации момента проверки электронной документации и подтверждения законности подписания документов в электронная форма с электронной подписью.Возможно, для этого будут созданы идентификационные банки электронных подписей; прокси будут иметь к ним доступ. Доверенная третья сторона будет выступать гарантом подлинности электронных документов; посредник подтвердит правовую значимость транзитных документов в условиях разного уровня развития технологий и криптографии. Со временем полномочия доверительной службы могут быть расширены в части оказания услуг по получению электронных подписей для небольших организаций и ведомств, которые задействованы. в международных грузоперевозках и услугах; такие перевозчики могут подключаться к услуге как нерезиденты и получать электронную подпись и штрих-маркировку товаров.Стороны будут взаимодействовать в рамках трехстороннего соглашения: третьим лицом будет посредник из службы доверенных лиц, который будет гарантировать качество сделки в области аутентичности документов в цифровой форме; на посредников могут быть возложены задачи по эффективной защите информации. Для защиты информации необходимо использовать технические средства и самые современные методы криптографии.

Наряду с унификацией правовых норм в области международного электронного документооборота создание трастовой службы позволит установить совместимость национальных правовых норм, стандартизировать правила обмена информацией в электронном виде и ускорить трансграничный обмен документами в цифровой форме, что в конечном итоге окажет положительное влияние на экономическую, социальную и политическую ситуацию (Αlshibly et al.: 2016, стр.287-301). Электронный документооборот слабо развит в разных странах по разным причинам: это может быть недостаточный уровень законодательного обеспечения и наличие большого количества посредников, а также отсутствие единых стандартов обмена документами в электронном виде. Таким образом, электронный документооборот на международном уровне развит фрагментарно; некоторые национальные системы не используют его в полной мере, и поэтому требуется работа по унификации и стандартизации правовых норм в этой области.

Благодарности

Работа выполняется в соответствии с Государственной программой повышения конкурентоспособности Казанского федерального университета.

БИОДАННЫЕ

Т.Г. ОКРИАШВИЛИ: В 2009 году окончил юридический факультет Казанского государственного университета. Доцент кафедры теории и истории государства и права юридического факультета Казанского (Приволжского) федерального университета. В 2013 году защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата юридических наук.Тема диссертации: «Частноправовые отношения и механизм их формирования в современной России: теоретико-правовое исследование». С 2019 года получил ученое звание доцента. Юридической практикой занимается с 2006 года. С 2009 года преподает на кафедре теории и истории государства и права юридического факультета Казанского федерального университета.

А.Г. ЯКУПОВ: В 2017 году окончил юридический факультет Казанского (Приволжского) федерального университета по специальности «гражданское право и процесс».В 2019 году окончил Институт экономики, управления и финансов Казанского (Приволжского) федерального университета по специальности региональная экономика; в 2019 году окончил юридический факультет Казанского инновационного университета имени В.Г. Тимирясова (Институт экономики, менеджмента и права) по магистерской программе «Гражданское право, хозяйственное право, международное частное право». В настоящее время учится в аспирантуре Института международных отношений Казанского (Приволжского) федерального университета.Юридической практикой занимается с 2014 года, имеет опыт преподавания юридических дисциплин.

ПАВЛЮК А.В.: кандидат юридических наук, доцент кафедры государственного управления факультета менеджмента и политики Московского государственного института международных отношений (университета) МИД РФ. Разработал учебный курс и проводит тренинги по корпоративному праву и инвестиционной привлекательности бизнеса для представителей государства в корпорациях с государственным участием.Область научных интересов: региональная экономика, корпоративное управление, государственное регулирование корпораций, инвестиции в регионы.

КИРИЛЛОВА Е.А.: Родилась 08.06.1970; получила высшее юридическое образование. В 2013 году защитила кандидатскую диссертацию на тему «Правовые основы и виды наследования в гражданском законодательстве России». С 2011 года работает преподавателем кафедры гражданского права, преподает дисциплины «Гражданское право», «Наследственное право», «Нотариус».Она написала более сотни научных работ, в том числе учебники и монографии.

БИБЛИОГРАФИЯ

АЛЬТМАН, М (2020). «Разумное мышление, изоляция и Covid-19: последствия для государственной политики». Журнал поведенческой экономики для политики, стр. 23-33.

ΑLSHIBLY, H, CHIONG, R & BАO, Y (2016). «Исследование критических факторов успеха внедрения систем электронного документооборота в правительстве: данные Джордана // Управление информационными системами».33 (4), стр.287-301

RNO, R, LODDER, Α & OSKАMP (2006). «Информационные технологии и юристы: расширенные технологии в законодательной сфере, от задач до повседневной рутины». Springer Science & Business Mediа, стр.198.

CАTE, B & HEАTHER, D (2006). «Lαw в Интернете». Federаtion Press, стр.164.

ENGEL, R (2016). «Анализ межорганизационных бизнес-процессов // Информационные системы и управление электронным бизнесом». 14 (3), стр. 577-612.

КЕНТ, К. и ОЛСОН (1999).«Правовая информация: как найти, как использовать. Как найти, как использовать. Правовая информация: как найти, как использовать ». ΑBC-CLIO, стр. 204-220.

МИРЕЙЛ, ММ (2003). Ван Ичуд. Выбор закона об авторском праве и связанных с ним правах: альтернативы Закону о защите. Серия информационных сообщений (Том 12). Kluwer LаwInternаtionаl B.V.

МАСОН, С (2008). «Интернет-магазин». Computer Lаw & Security Review, 24 (1), стр.91.

ОКРИАШВИЛИ, Т.Г., ЯКУПОВ А.Г. (2018).«Экономическая ценность PrivateLaw // Revista Dilemas Contemporáneos: Educación, Política y Valores». Аньо: VI. — Número: Edición Especial, стр. 15.

PHO, HT & TАMBO, T (2014). «Интегрированные системы управления и электронного документооборота на базе рабочих процессов: эмпирическое исследование // Журнал промышленного инжиниринга и управления». 7 (1), стр. 194-217.

РАСИД, А.С. (2019). Правительство объявляет о новых мерах по развитию цифровой экономики. Получено 18 июня 2020 г. по адресу https://www.nst.com.my/business/2019/10/530587/govt-announces-new-measures-boost-digital-economy

РИЧАРД, Д. (1995).PrаctisingLаw институт. ΑdvаncedSeminаr на Copyright Lаw. Патентное, авторское, торговое, а также авторское право собственности, серия учебников. PrаctisingLаw институт.

РИЧАРД, Вт (2003). «Интернет-магазин». Энциклопедия международных медиа и коммуникаций, стр. 551-561.

РОБЕРТ, Α, ХАМС, Д., ПЕРСИ, П и ПАУЛ, Д. (2009). «Чертополох, глава 8, Лав обыкновенная и ее влияние на Интернет». Dvаnces in Computers, 7 (7), pp.299-318.

САМБОАН, C (2018). «Соображения о судебном подходе к преследованию на рабочем месте.»European Journal of Social Law, 41 (4). Pp.57.

ТОМАС, Дж. (2016). «Информационная и Интернет-лавка: GlobаlPrаctice». Независимая издательская платформа CreаteSpаce. С. 470.

ВЕСЕЛА, Л и РАДИМЕРСКИЙ, М. (2014). «Развитие электронного документообмена // Процедурная экономика и финансы». 1 (2), стр. 743-751.

ВИДЯСОВА, Л.А., ЧУГУНОВ, В.В., ВИДЯСОВ, Е.Ю. (2017). «Развитие электронного управления в странах Евразийского экономического союза: успехи, вызовы и перспективы // Вестник международных организаций».12 (1), стр 66-80.

ЯМИН, А.Э. и ХАБИБИ, Р. (2020). «Права человека и коронавирус: что поставлено на карту для истины, доверия и демократии?» Журнал «Здоровье и права человека».

ЯТИН, СФМ (2015). «Система электронного документооборота: опыт Малайзии // Журнал фундаментальных и прикладных наук». 9 (3), стр.82-89.

6 советов по выбору системы электронного документооборота (СЭД)

На что следует обратить внимание, выбирая систему электронного документооборота (СЭД)? Все зависит от необходимого вам уровня контроля, сотрудничества и гибкости.

Что такое система электронного документооборота (eDMS)?

— это предложения программного обеспечения, которые включают в себя собственные, проприетарные, локальные и облачные решения. Они предназначены для обеспечения возможности структурированного и безопасного хранения документов в цифровом формате, обнаружения и контроля всей документации, создаваемой вашим бизнесом, для эффективного функционирования и соответствия нормативным требованиям.

Кому нужна eDMS?

Это все еще так, что «Документирование анархии» тратит впустую время, энергию и ресурсы многих компаний.Трудности с поиском и обменом документами по-прежнему являются одним из главных раздражителей и проблем в повседневной жизни многих рабочих. Но для некоторых компаний это буквально препятствие на пути к открытию нового бизнеса и эффективному расширению масштабов. Плохая процедура выпуска документов и контроля может препятствовать соблюдению таких стандартов, как ISO 9001 и ISO 13485. В то же время неадекватная инфраструктура безопасности, отражающая конфиденциальность данных, которыми вы управляете, может привести к нарушениям системы с серьезными коммерческими и репутационными последствиями.

Большинство инструментов для хранения цифровых файлов (например, простой Google Диск) могут принести немедленные выгоды растущему бизнесу за счет более разумной структуризации хранилища и доступа к общим пространствам для совместной работы над документами. Но не все из них предназначены для решения всех видов бизнес-задач — или «перерасти» в эти проблемы вместе с вами.

Вот 6 советов по выбору системы электронного документооборота, которая подходит именно вам:

1. Не могли бы вы «сделать это сами»? Выбор между установкой стороннего специализированного решения eDMS или самостоятельным подходом (с использованием приложений для обмена файлами, таких как Google Team Drive, Dropbox или Box) — один из первых вариантов, с которыми вы можете столкнуться.

Платформы для обмена файлами, такие как Google Teams или OneDrive, предлагают достойные, удобные в использовании многоплатформенные возможности совместной работы и управления документами. Их легко настроить, они могут быть «недорогими» или «бесплатными» (по крайней мере, для начала). Однако они также могут быстро перестать соответствовать сложным требованиям к управлению файлами и хранению в масштабируемом бизнесе. В частности, те, кто создает и сотрудничает в увеличивающихся объемах технической документации в различных форматах или накапливает конфиденциальные данные клиентов.

2. Подходит ли SharePoint? Для тех, у кого более сложные требования, SharePoint может показаться хорошим выбором. В конце концов, с помощью SharePoint вы можете разработать и построить решение, которое в конце концов сделает именно то, что вам нужно. Однако создание решения SharePoint, достаточно продвинутого для удовлетворения формальных потребностей в управлении документами, вероятно, потребует значительного времени разработчика и даже поддержки специалистов для правильного проектирования, внедрения и обслуживания.

Таким образом, когда дело доходит до разработки собственной системы управления документами, вам необходимо подумать, можете ли вы сделать ее достаточно сложной и безопасной для ваших целей по реалистичной цене.И даже если вы можете, какое обслуживание потребуется, чтобы он продолжал работать в долгосрочной перспективе?

Для многих фирм выбор специализированной проприетарной DMS решает именно эти проблемы, избавляя от головной боли проектирования, разработки и поддержки системы. Это позволяет вам сосредоточиться на критических задачах по управлению собственными продуктами и обслуживанию клиентов.

3. Локально или в облаке? Стороннее решение для управления документами может предложить вам высоконадежную, настраиваемую и сложную функциональность DMS, избавляя вас от головной боли, связанной со спецификациями и разработкой.Но что вам нужно: локальная установка или облачное решение SaaS?

требуют, чтобы вы использовали собственные серверы и хранилище, а это значит, что вам все равно придется выполнять собственное обслуживание. Но вы, возможно, можете быть более уверены в том, что все ваши данные находятся под вашим контролем. Другими недостатками могут быть большие первоначальные затраты и время, которое может потребоваться на установку и обучение использованию.

Облачные решения обычно более гибкие и гибкие.Но если вы используете облачное решение, как его настроить? У вас есть выделенный сервис, такой как виртуальный частный сервер, или вы делитесь ресурсами? Зашифрованы ли файлы при передаче? А как насчет безопасности, резервного копирования и резервирования центра обработки данных?

Какое бы решение вы ни выбрали, его обеспечение для хранения и обработки информации в соответствии со строгими стандартами ISO 27001 будет свидетельством того, что компания, с которой вы имеете дело, способна обеспечить высочайший уровень безопасности данных.

4. Вам нужен документооборот или контроль документов? Это важное различие, которое раскрывает суть того, чего вам может потребоваться ваша DMS. Хорошее управление документами — это простота и гибкость в хранении, поиске, обновлении, отслеживании и совместном использовании документов. Хороший контроль документов — это создание иерархий доступа, безопасности, возможностей аудита, управления версиями, протокола проверки, утверждения и выдачи. Не каждой организации потребуется достичь высочайшего уровня управления документами — такого уровня могут потребоваться аэрокосмические или фармацевтические компании, — но многим потребуется больше, чем может поддерживать базовое решение Google Drive.

5. Подумайте о масштабируемости. Эти соображения должны включать гораздо больше, чем просто возможность расширить пространство для хранения или добавить рабочие места по разумной цене. Речь идет о возможности реагировать на более сложные требования к обработке документов с помощью правильных инструментов в нужное время для вашей компании. В начале вашего бизнеса вам может просто понадобиться безопасный репозиторий с возможностью поиска и пространство для совместной работы, чтобы ваша команда начала коллективную работу над идеями. Но по мере того, как эти идеи превращаются в реальные коммерческие планы, возможности и сроки, вам может потребоваться, чтобы ваша DMS работала больше как система управления качеством.Для этого может потребоваться более сложный контроль документов и инструменты «фазового стробирования» или возможность создавать проверяемые «технические файлы» в соответствии со строгими спецификациями.

Выбор системы управления документами, которая может расти вместе со сложностью ваших потребностей, может помочь вам не увязнуть на ранних этапах работы с требованиями к документации, разработанными для более крупных и устоявшихся корпораций. Но это также может дать вам возможность быстро реализовать более контролируемый подход, когда вы начнете думать о получении ISO или о подтверждении соответствия нормативным требованиям.

6. Считаем стоимость. Очевидно. Но имейте в виду, что самые дешевые могут потребовать компромиссов, когда дело доходит до контроля документов и масштабируемости, в то время как самые дорогие «лучшие в своем классе» варианты могут затруднить вашу гибкость в решающие моменты на пути вашей компании.

Так называемые недорогие решения, такие как Dropbox и OneDrive, могут быстро стать дорогими при обновлении до их версий Enterprise, поскольку вам нужно добавить рабочие места и дополнительное пространство для хранения. В то же время количество усилий, которые вы тратите на поиск обходных путей для общих решений — создание цифровых подписей и других интеграций, функционирующих так, как вам нужно — может увеличить ваши накладные расходы.Но стоимость «лучшего в своем классе» программного обеспечения для управления качеством может быть поистине непомерно высокой для предприятий на ранней стадии — трехлетние минимальные контракты на сумму более 10 тысяч в год — не редкость. Более того, те СОПы и процессы управления документами, которые они могут потребовать от вас реализовать, могут не подходить для бизнеса в режиме полной идеи.

Заключение

Обычно решения DMS принимаются на основе того, что кажется наиболее простым для выполнения, быстро и дешево — только для организаций, которые позже осознают ограничения своего выбора.Другие выбирают самые надежные и строгие решения, которые они могут найти (по вполне правильным причинам), только чтобы чувствовать себя сдерживаемыми своей негибкостью, когда наступают коммерческие реалии.

Создание списка требований MoSCoW (то, что продукт должен иметь, должен иметь, мог и не будет еще ) поможет вам расставить приоритеты в том, что важно для вас сейчас, и при этом подумать о том, что станет важным в будущем. будущее. Демонстрации и испытания потенциальных решений DMS также являются хорошим началом.Они могут помочь вам понять, что вам действительно нужно, и с чем действительно можно работать.

Скоро появятся электронные подписи

Страна на один шаг ближе к новой системе электронной подписи теперь, когда ФСБ предприняла шаги по внесению поправок в закон об электронной подписи 2011 года.

Электронная подпись — это специальная электронная информация, которая прикрепляется к другой электронной информации, например к электронным документам.Его цель — исключить использование бумажных документов и сократить очереди в госорганах.

Приказ, опубликованный ФСБ в пятницу, предусматривает принятие ряда подзаконных актов, детализирующих условия и процедуры использования электронных подписей. Как сообщили в Минкомсвязи, подзаконные акты находятся на разной стадии подготовки.

Новый закон заменит закон 2002 года об электронной подписи.

«Из-за кардинальных изменений концептуального подхода к использованию электронной подписи и значительного количества нововведений обновление закона об электронной цифровой подписи оказалось невозможным», — сообщил The Moscow Times представитель Минкомсвязи.

Закон 2011 г., который еще не вступил в силу, дает новое определение электронной подписи и делит ее на три типа: простая, расширенная-неквалифицированная и расширенная-квалифицированная. Разница в уровне информационной безопасности.

Оба закона будут действовать до 1 июля 2012 года.

Концептуальные и технические ограничения не позволили старому закону получить широкое распространение, говорится в пояснительной записке к новому закону об электронной подписи.

Электронные подписи используются компаниями и частными лицами при получении определенных государственных услуг.

Простая электронная подпись не зашифрована, например, пароль для электронного почтового ящика.

Простые и усиленно-неквалифицированные подписи используются только при управлении документами внутри компании или между двумя или более подрядчиками по соглашениям.

«Мы используем его с 2003 года в таких системах, как банк-клиент и интернет-банкинг [интерфейсы]», — сказал The Moscow Times представитель ВТБ.

Эти типы подписей не будут использоваться в электронных торгах или юридических отношениях между государством и компаниями, или между государством и частными лицами.В этих настройках можно использовать только расширенную подпись.

Расширенная электронная подпись состоит из ключевой подписи, сертификата ключевой подписи и специального программного модуля CSP — Cryptography Service Provider — программного модуля. Это единственный тип электронной подписи, который юридически эквивалентен подписи на бумажном документе.

Электронные подписи будут получены в специальных удостоверяющих центрах, но только удостоверяющие центры, аккредитованные ФСБ, смогут создавать высококвалифицированные электронные подписи.

В настоящее время в России действует 430 удостоверяющих центров, и ни один из них не аккредитован.

«Эти требования еще не определены», — сказал Игорь Наконечный, руководитель проекта Crypto-Pro, компании, специализирующейся на разработке криптографической защиты информации.

Представитель Минкомсвязи сообщил, что требования ожидаются до конца весны. Все используемые в настоящее время электронные цифровые подписи должны быть преобразованы в подписи повышенного качества к 1 июля 2012 г.

В настоящее время электронными подписями пользуются 300 000 компаний, сообщает Департамент информационных технологий правительства Москвы.

«[Электронные подписи] используются в самых разных системах: документооборот, электронные торги, на сайте Госуслуги.ру, для подачи отчетности в ФНС и в других местах», — сказал Георгий Афанасьев, удостоверяющий центр E-key.ru. генеральный директор.

Стоимость зависит от того, для чего используется подпись. По его словам, все услуги могут стоить не менее 20 000 рублей (680 долларов) на человека.

сертификатов», — сообщила Ирина Ильбовник, начальник отдела продаж Национального центра сертификации. Стоимость сертификата с ключом-подписью — 2450 рублей в год. Стоимость специального USB-накопителя — 800 рублей, а модуля Crypto-Pro CSP — 1800 рублей.

Уровень цен не регулируется Минкомсвязи, но сертификационные центры определяют свои цены, сообщил представитель министерства.

Ростелеком был первой компанией, выпустившей электронные подписи для частных лиц для использования на Госуслугах.ru, который был разработан и предоставляет различные государственные услуги частным лицам и компаниям.

«Основная проблема… в России заключается в том, что западные (американские) программы уже интегрированы в [американские] системы и программное обеспечение. Российские [программы] нигде не интегрированы », — сказал в письменном комментарии управляющий партнер консалтинговой компании« Емельянненков, Попова и партнеры »Михаил Емельянненков.

России предстоит пройти долгий путь к расширению использования электронной подписи, поскольку остается множество препятствий для этого.«[Это] отсутствие правового регулирования электронного управления в целом, не только использования электронных подписей и … конечных пользователей … которые иногда не хотят использовать электронную подпись вместо обычной подписи. Все это сложности с российской криптографией. В конце концов, это просто дорого », — написал он.

(PDF) ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ЕГО ВНЕДРЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

32

№ 1 (66), 2020ScienceRise ISSN 2313-8416

ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ IEM0003

ПРЕДПРИЯТИЯ

Васила Солтанага Аббасова1

1Отдел «Компьютерная инженерия», Азербайджанский Государственный Университет нефти и промышленности, Баку, Азербайджан

abdulvugar @ mail.ru

1. Введение

Управление документами и управление проектами тесно связаны в одном интенсивном проекте «Информация в

». Результатом проекта обычно является набор документов, описывающих разработанный продукт

, переработанный процесс или продукт, который будет доставлен. Если организация может идентифицировать документы

, которые генерируют выходные данные, и те, которые необходимы на различных промежуточных этапах, она может отслеживать прогресс проекта

с помощью системы управления документами [1].

Концепция манипулирования информацией будет исследована путем обсуждения принципов системы управления документами

. Системы управления документами были созданы для приема

процессов и передачи информации [2].

2. Литературное обозрение

Цифровой век изменил производство и использование документов во всем мире. В

«Век информации» процесс ввода, доставки, хранения, получения и классификации данных

имеет решающее значение.Предприятия все больше полагаются на автоматизированные и надежные решения, чтобы их информация

была безопасной и доступной для эффективного управления. Система управления документами — это

компьютерная система, используемая для отслеживания и хранения электронных документов и / или изображений бумажных документов.

Этот термин частично совпадает с концепциями систем управления контентом, которые часто рассматриваются

как компонент систем управления корпоративным контентом и связаны с управлением цифровыми активами,

, отображением документов, системами управления документами и управлением записями. системы [2].

В обычном языке слово «документ» обычно означает контейнер информации, содержащий письменную или нарисованную информацию для определенной цели в структурированной форме [3].

Традиционно документ — это лист бумаги или набор документов, например служебная записка, письмо.

Основная идея документа состоит в том, что его можно легко передавать, хранить и обрабатывать как единое целое

[2, 3].

РЕФЕРАТ

Данное исследование предназначено для изучения системы электронного документооборота, ее значения в организации документооборота.Основные этапы жизненного цикла документа

включают создание, управление / хранение, доступ, извлечение, администрирование, переназначение,

, сбор, распределение, сохранение, утилизацию, хранение или старение. Даны определения

таким терминам, как «документ», «электронный документ», «системы управления документами»

и «системы электронного документооборота».

В исследовании рассмотрены особенности, преимущества, недостатки и возможности системы электронного документооборота

.Таким образом, к основным характеристикам системы документооборота elec-

tronic можно отнести следующие параметры: масштабируемость, совместимость с

, надежность, динамичность. Основным преимуществом электронной системы управления документооборотом doc-

является автоматизация документооборота, а недостатком — значительные финансовые затраты. А возможности системы электронного документооборота

включают предоставление пользовательского интерфейса, ввод, индикацию и получение, нотацию an-

, хранение и архивирование, распространение, рабочий процесс, безопасность и интеграцию системы

.