Электронный документооборот москва: Sorry, this page can’t be found.

Содержание

ЭДО правительства Москвы — Диадок

Функциональность МосЭДО

Главная задача системы электронного документооборота МосЭДО — автоматизировать документооборот органов власти столицы, аппарата мэра, правительства и подведомственных организаций. ЭДО правительства Москвы включает служебные документы, обращения граждан и организаций и связан с порталом госуслуг Москвы Мос.ру (mos.ru). Пользователи МосЭДО — должностные лица органов власти, госслужащие, работники столичного правительства и госучреждений.

Среди функций МосЭДО:

  • создание, прием, обработка, отправка, хранение документов;
  • прием, обработка и хранение обращений граждан, организаций. Формирование и отправка ответов на запросы;
  • использование электронной подписи для визирования документов;
  • межведомственное взаимодействие с СЭД федеральных органов власти и субъектов, а также организаций;
  • оформление поручений сотрудникам, в том числе по обращениям, контроль их исполнения;
  • формирование аналитической отчетности;
  • удаленный формат работы с электронными документами.

В системе электронного документооборота МосЭДО организовано и систематизировано движение электронных документов на каждом этапе — от создания до исполнения. Благодаря подключению к СЭД всех органов исполнительной власти, а также подведомственных государственных учреждений сотрудники могут обмениваться служебной информацией и работать с обращениями госслужащим разных подразделений.

Новые возможности с Диадоком

Опции, которые предоставляют СЭД, помогают автоматизировать внутреннее делопроизводство. Но для работы с контрагентами такие системы не подойдут. Для внешнего документооборота понадобится внедрение системы электронного документооборота (ЭДО).

Одна из них — Контур.Диадок. Диадок вариативен в вопросе внедрения в работу организации. Его можно подключить параллельно и вести внутренний документооборот в СЭД, а внешний — в системе ЭДО. Также возможны интеграция двух систем и наладка работы с документацией в едином информационном пространстве.

Диадок обеспечит:

  • Юридически значимый документооборот. Для подписания документов используется квалифицированная электронная подпись. Она равнозначна собственноручной.
  • Комфортную работу с документами: получение, согласование, подписание, изменение, отправку.
  • Форматный контроль. Диадок проверит, соответствуют ли акты, счета-фактуры, УПД и накладные формату, утвержденному ФНС.
  • Бессрочное и надежное хранение данных. Копии файлов дублируются сразу на несколько серверов, что гарантирует их сохранность.
  • Понятный поиск файлов. В едином архиве найти нужное помогут фильтры.
  • Отслеживание статуса документа. Каждый этап фиксируется, поэтому пользователь знает, когда и кем получен, согласован, подписан, отправлен документ.
  • Обмен электронными документами с клиентами других систем. Диадок уже настроил роуминг с более чем 20 операторами, с некоторыми подключение автоматическое.

В Диадоке гарантируется безопасная передача данных — благодаря шифрованию их невозможно перехватить, подменить. Диадок поможет бизнесу или государственной организации наладить ЭДО с контрагентами, не меняя привычную схему работы.

Настроим безопасный и быстрый обмен электронными документами

Электронный документооборот – МГТС в Москве

Все документы находятся в ЛК, не нужно хранить бумажные версии и ничего не потеряется

Время заполнения бумажных договоров – 30 минут, электронных – около 5 минут

Забота о природе: меньше использования бумаги – меньше вырубленных деревьев

Часто задаваемые вопросы

Как подключить услугу?

Услуга Электронный документооборот оформляется при:

  • первичном подключении новых абонентов,
  • замене и переустановке оборудования,
  • обслуживании клиентов.

Для чего это?

Наша компания переходит на электронную форму заключения договора (доп.соглашения к нему). Бережём лес, боремся за экологию.

Это долго?

Процесс оформления ЭДО занимает не более 5 минут. Заполнение бумажного варианта около 15 минут.

Я могу оформить ЭДО самостоятельно?

ЭДО можно оформить только после выполнения работ. К сожалению, самостоятельное оформление не предусмотрено.

В приложении я могу все увидеть не заходя в ЛК?

Документы приходят к вам на почту и отражаются только в ЛК. В мобильном приложении документы не видны.

Вы теперь сможете за меня все подписывать?

Ваша подпись не хранится в системах оператора после ввода кода из смс-сообщения.

«Сберкорус» внедрил электронный документооборот при выдаче субсидий предпринимателям Москвы через Сбербанк

| Поделиться

Цифровая платформа для компаний и физических лиц «Сберкорус» завершила внедрение своих решений электронного документооборота между Сбербанком и Правительством Москвы для выдачи субсидий предпринимателям. Новый сервис используется для передачи данных между Сбербанком и платформой Правительства Москвы и подписания договоров усиленной квалифицированной электронной подписью.

Процесс получения субсидий полностью перешел в удаленный формат и не требует присутствия предпринимателя. Подать заявку, предоставить документы, подписать договор и получить деньги на расчетный счет можно сделать онлайн в личном кабинете интернет-банка «Сбербизнес».

Всего с помощью электронного документооборота можно подписать документацию на 7 видов субсидий, среди которых компенсация участия в выставках и международных конкурсах и фестивалях, рекламы в Интернете и соцсетях, платежей по франшизе и процентов по действующим кредитам.

Процесс начался в июле 2021 г., когда «Сбер» разработал в онлайн-банке «Сбербизнес» процесс подачи заявок и загрузки документов. Для передачи электронных документов был использован действующий маршрут между Сбербанком и «Сберкорус» и настроен новый маршрут от «Сберкорус» до информационной системы развития предпринимательства и промышленности Москвы. Для подписания документов с помощью API был подключен сервис электронного документооборота “Сфера Курьер”, кроме того, «СберКорус» разработал отдельный маршрут для документооборота только для получения субсидий через Сбербанк.

С 29 июля 2021 г. из «Сбербизнес» через сервис «Сберкорус» в Департамент предпринимательства и инновационного развития города Москвы было направлено более 200 электронных заявок на субсидии от предпринимателей города. Банки, присоединившиеся к программе, станут уполномоченными представителями предпринимателей в вопросе подачи заявок на субсидии. Они будут формировать необходимый комплект документов, предварительно проверять и передавать на рассмотрение в Департамент предпринимательства и инновационного развития города Москвы.

Для наших коллег из mos.ru очень важна скорость обработки заявок предпринимателей на субсидии — это важнейший вопрос развития бизнеса в Москве. Кроме того, хранение и архивирование документов полностью защищенное от какой-либо порчи или потери станет важным шагом в создании массива данных о работе московского бизнеса. Не менее важно, что с помощью наших технологий электронного документооборота получение субсидий предпринимателями Москвы станет гораздо более понятным и прозрачным для всех сторон процесса, — подчеркнул директор департамента интеграционных проектов «Сберкорус»

Андрей Липанов.

Делопроизводство. Уровень 2. Электронный документооборот (ЭДО) и системы электронного документооборота

Высшее образование онлайн

Федеральный проект дистанционного образования.

Я б в нефтяники пошел!

Пройди тест, узнай свою будущую профессию и как её получить.

Химия и биотехнологии в РТУ МИРЭА

120 лет опыта подготовки

Международный колледж искусств и коммуникаций

МКИК — современный колледж

Английский язык

Совместно с экспертами Wall Street English мы решили рассказать об английском языке так, чтобы его захотелось выучить.

15 правил безопасного поведения в интернете

Простые, но важные правила безопасного поведения в Сети.

Олимпиады для школьников

Перечень, календарь, уровни, льготы.

Первый экономический

Рассказываем о том, чем живёт и как устроен РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Билет в Голландию

Участвуй в конкурсе и выиграй поездку в Голландию на обучение в одной из летних школ Университета Радбауд.

Цифровые герои

Они создают интернет-сервисы, социальные сети, игры и приложения, которыми ежедневно пользуются миллионы людей во всём мире.

Работа будущего

Как новые технологии, научные открытия и инновации изменят ландшафт на рынке труда в ближайшие 20-30 лет

Профессии мечты

Совместно с центром онлайн-обучения Фоксфорд мы решили узнать у школьников, кем они мечтают стать и куда планируют поступать.

Экономическое образование

О том, что собой представляет современная экономика, и какие карьерные перспективы открываются перед будущими экономистами.

Гуманитарная сфера

Разговариваем с экспертами о важности гуманитарного образования и областях его применения на практике.

Молодые инженеры

Инженерные специальности становятся всё более востребованными и перспективными.

Табель о рангах

Что такое гражданская служба, кто такие госслужащие и какое образование является хорошим стартом для будущих чиновников.

Карьера в нефтехимии

Нефтехимия — это инновации, реальное производство продукции, которая есть в каждом доме.

Система электронного документооборота (СЭД) для складов Москва: оформление ЭДО для складского учёта

БОЛЕЕ 54 ТИПОВ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Возможность подключить обмен электронными документами в любой отрасли под любые потребности бизнеса.

НОВЫЙ ФОРМАТ УПД С ПОЛЯМИ ДЛЯ МАРКИРОВКИ

LERADATA позволяет работать с системой маркировки (ЦРПТ) с помощью нового формата УПД.

АВТОПОДПИСАНИЕ УПД

Массовое автоподписание квитанций по прохождению УПД избавит сотрудника от монотонной работы.

ОТЛОЖЕННАЯ ОТПРАВКА

Отложенная отправка документов позволит автоматически отправлять электронные документы в выходные и по завершении рабочего дня.

БЕЗОПАСНОСТЬ

Электронные документы передаются по зашифрованному каналу, исключающему перехват или подмену данных.

SLA

В любой момент времени гарантируем высокий уровень доступности нашего сервиса и круглосуточную техническую поддержку.

Электронный документооборот в ритейле предоставляет компаниям массу преимуществ и избавляет от ряда проблем, которые раньше возникали из-за работы с бумажной документацией. 

Электронный документооборот в логистике предполагает замену множества стандартных бумажных документов, которые сопровождают отгрузку товаров, на их электронные образцы, имеющие ту же юридическую ценность, что и бумажные варианты.

Структурированная система хранения и лёгкий поиск по архиву делает ЭДО для фармацевтических компаний исключительно полезным. Найти нужные файлы теперь не составит труда.

Территориальная отдаленность и курьерская доставка бумаг больше не играют значимой роли, все процессы обмена документами происходят в электронном виде. ЭДО для IT компаний позволяет сократить расходы и организовать более эффективное взаимодействие.

Электронный документооборот автопроизводителей помогает повысить эффективность работы и ускорить множество процессов, связанных с бумажными документами. Ежедневно компании проводят сделки по продаже автомобилей и автозапчастей, которые сопровождаются составлением документации, отправляемой по всей территории страны.

Электронный документооборот для строительной компании напрямую влияет на её производительность. От своевременного и надёжного обмена документами зависят сроки поставок от производителей, а также сделки между застройщиками и арендаторами. 

Электронный документооборот на складе рассчитан на оптимизацию его работы и автоматизацию процесса обмена документами. Это упрощает и ускоряет функционирование склада, улучшая уровень взаимодействия с клиентом.

Платформа LERADATA разработана для подключения бизнес-партнёров к ЭДО. Это современное решение, необходимое во множестве сфер деятельности, например, в финансовых и логистических организациях. Система EDI сводит к минимуму количество ошибок при составлении, подписании, пересылке и обработке документов, так как большинство процессов полностью автоматизированы.

Плюсы системы

Использование электронного документооборота позволяет получить ряд преимуществ:

  • процесс создания и обработки документов внутри компании в разы ускоряется;
  • количество ошибок из-за ручного ввода информации и человеческого фактора снижается;
  • данные попадают к получателю своевременно;
  • риск утери документов исчезает;
  • затраты на расходные материалы и услуги по транспортировке документов сокращаются;
  • все документы архивируются в электронном виде, структурируясь и сохраняясь в строгом порядке;
  • скорость обмена информацией возрастает, так как передача файлов от одного клиента другому занимает всего несколько секунд.

Интеграция EDI возможна с 1С и API, кроме того, для повышения удобства существует также web-версия, доступ к которой возможен с любого компьютера, подключённого к интернету. Техническая поддержка и клиентский отдел работают максимально эффективно, обеспечивая оперативную и качественную помощь пользователям.

Заказать консультацию или подключиться к ЭДО можно на официальном сайте LERADATA или обратившись к менеджерам компании по указанному номеру телефона. Стоимость варьируется от выбранного тарифа, в котором предусмотрены свои пакеты услуг и количество передаваемых документов.

Юридическая значимость

ЭДО для склада учитывает все аспекты работы с бумажной документацией. Достоверность и правильность электронных вариантов бумаг подтверждаются действительной электронной подписью. Формат файлов должен строго соответствовать нормативным документам. Платформа LERADATA помогает своим клиентам на всех этапах, а также проводит экспресс-курсы по освоению нового сервиса.

Интеграция EDI в большинство стандартных интерфейсов позволяет сотрудникам склада и его партнёрам работать в привычном режиме. При этом обмен информацией ускоряется до 75%, так как документы создаются, пересылаются и обрабатываются в разы быстрее.

Типы сообщений

Электронный документооборот предполагает обмен EDI-сообщениями, которые выделяются для каждого бизнес-процесса:

  • Прайс-лист на товары и услуги передаётся в PRICAT. В нём учитываются около 40 параметров продукции, которые необходимы для согласования товарного справочника.
  • Данные о компании находятся в PARTIN. Здесь записан индивидуальный номер, по которому происходит идентификация, ФИО руководителя, номера телефонов, лицензии и другое. Использоваться информация может любым из бизнес-партнёров.
  • Сообщение о получении товаров содержится в RECADV. Оно формируется автоматически после приёмки товара.
  • Подтверждение действия — в ORDRSP. Это сообщение содержит ответ на заказ, в котором подтверждается или аннулируется доставка определённой позиции товаров.
  • Инвентаризация сохраняется в INVRPT. В нём содержатся данные обо всех остатках на данной точке по товарам определённого поставщика.
  • И другие.

Использовать эти сообщения можно отдельно или совмещая в группы. Большинство действий осуществляется автоматически, что ускоряет процесс обработки информации.

Электронный документооборот для организации онлайн

Электронный документооборот (ЭДО) прочно вошёл в бизнес-среду. Отработаны технические аспекты и законодательная база. Всё большее количество предпринимателей и организаций переходит на электронный обмен документов через операторов ЭДО. Одни это делают вынуждено, другие добровольно, понимая все преимущества отказа от бумажных носителей.

Что представляет собой электронный документооборот

Одним из главных отличий электронного документооборота от бумажного заключается в том, что происходит такой документооборот онлайн, то есть телекоммуникационным каналам связи через оператора ЭДО.

Описание электронного документооборота сводится к разъяснению взаимодействия трёх участников: отправитель ― оператор ― адресат.отправительоператорадресат.
Отправитель создаёт документ, подписывает (заверяет) его электронной подписью, отправляет через оператора ЭДО к адресату.
Получив электронный документ, адресат может скорректировать его (внести правки), отправить обратно, либо согласиться с полученными данными, утвердив их.

Роль оператора ЭДО ― обеспечить технически процесс удалённого обмена данными и получения допуска к нужному файлу при помощи программ. Кроме этого, оператор обеспечивает безопасность не только передачи данных, но и серверных и облачных приложений для хранения.

Какие проблемы решает покупка электронного документооборота

Ускоряет бизнес — процессы ― вы видите все этапы обработки документа, его движение, можете легко понять, кто задерживает работу. Помогает сдавать правильную отчётность в срок ― система не пропускает документацию с ошибками, автоматически обновляет формы отчётов на актуальные версии, напоминает о сроках. Защищает от перехвата данных третьими лицами ― в задачи оператора ЭДО входит обеспечение безопасности данных при передаче и хранении. Для этого используются программы шифрования, разделение прав доступа на разных этапах жизненного цикла документа. Сокращает финансовые и временные расходы ― больше не надо тратиться на бумагу, чернила, персонал, обслуживающий принтер и копир, а также службу курьерской доставки. Минимизирует человеческий фактор ― вероятность ошибки практически сведена к нулю. Большинство документов проверяются перед отправкой, стандартизированные формы своевременно обновляются, а потому всегда актуальны. Также электронный документ невозможно ни забыть, ни потерять. Вы всегда будете иметь доступ к своему архиву и текущей документации как с компьютера, так и с мобильных устройств.

Основные понятия электронного документооборота:

Система электронного документооборота (СЭД, EDO или ECM-системы) ― это компьютерная программа для работы с онлайн-документами (создание, корректировка, поиск), обеспечивающая обмен данными между сотрудниками (отправка, получение, формирование заданий и т.п.).

Роуминг ЭДО ― это обмен данными между разными операторами электронного документооборота. Его задача — обеспечить бесперебойность в работе с контрагентами.
Роуминг позволяет выбирать ту обслуживающую компанию, которая вам выгодна, вне зависимости от того, с какими операторами работают ваши контрагенты.

Электронный документооборот, а следовательно, и адресат, может быть внешним и внутренним. К внешним относятся контрагенты, контролирующие органы, государственные, муниципальные службы. Внутренние получатели ― это сотрудники компании. Их можно разделить на участников домашней и внешней сети. Например, при отправке документации работникам одного подразделения нет необходимости использовать интернет, достаточно локальной связи. Внутренние получатели во внешней сети ― это как сотрудники вашего подразделения, так и работники филиалов вашей фирмы. Технически, вы сами можете стать внешним получателем, когда просматриваете свою базу через интернет, будучи, например, в командировке.

Понятие электронного документооборота будет неполным без определения юридически значимых документов и информационных, не обладающих правовой силой. К первым относятся договора, счёт-фактуры, платёжные поручения, ко вторым ― служебные записки, замечания, заявки. Юридическую значимость документу придают квалифицированные электронные подписи (КЭП, ЭЦП, ЭП). Они подтверждают личность подписавшего, не позволяют внести несанкционированных изменений. При внутреннем обороте документов можно использовать неквалифицированные подписи за исключением организаций некоторых отраслей.

Задачи, решаемые ЭДО, в настоящее время весьма обширны. Самая главная из них — это обеспечение мобильности предприятий и налаживание тесного контакта предприятия и контролирующего органа. Кроме этого, определение внутренних коммуникационных связей внутри организации во многом обеспечивает успех её работы.

Виды ЭДО

Виды электронного документооборота зависят от их значения. Существует множество типов, однако, как мы ранее уже говорили, принято выделять три основных.

Кому необходима покупка ЭДО

Электронный оборот документов возможен для всех и со всеми участниками, при условии, что они подключены к системе ЭДО и имеют ЭЦП. Контролирующие органы приветствуют использование электронных документов. Участие некоторых — обязательно, остальные становятся участниками системы по собственной инициативе. В настоящее время перейти на удалённый обмен данными можно по взаимному согласию сторон (п. 1 ст. 169 НК РФ). При этом перейдя на виртуальные документы, организации по-прежнему могут работать с бумажной документацией.

Электронный документооборот необходим для:

Как совмещать бумажное делопроизводство с электронным

Переход с бумажных документов на электронные требует времени, да и не все контрагенты готовы пользоваться ЭДО. Поэтому часть архива придётся держать на бумаге, по крайней мере, несколько лет, пока сеть онлайновых коммуникаций не станет всеобъемлющей.

Чтобы облегчить работу, оригиналы на бумаге можно сканировать, размещать в учётной системе. Это позволит находить сканы аналогично полноценным ЭД по дате, номеру, наименованию контрагента, доверенному лицу или QR-коду.

Использование смешанного электронно-бумажного архива позволит поэтапно внедрить и расширить применение современных технологий. Удалённые средства коммуникаций не станут препятствием при работе с организациями, не работающими в онлайн-системе либо недавно внедрившими её, а потому пока не использующими все возможности. Работая со смешанным оборотом, можно лично, в разрезе специфики своего бизнеса, убедиться в преимуществах и недостатках различных носителей информации. А также определить объём электронного документооборота, необходимого вашей компании.

Когда необходимо оформление электронного документооборота Если вы тратите слишком много времени на поиски нужного договора, счёт-фактуры, товарной накладной. Вы не видите цепочку движения документации, не знаете кто из сотрудников (контрагентов) задерживает процесс. Вам не удаётся быстро выяснить, подписал ли бумаги поставщик (покупатель) или ещё нет. Вы не можете по запросу налоговой службы оперативно предоставить необходимые ей сведения.

Случалось ли вам брать неполный пакет документов? Что вы делали в этом случае: переносили встречу, возвращались в офис или просили сотрудников привезти вам недостающее? ЭДО ― это расшифровка любого документа на смартфоне или планшете. Это возможность отправки забытой корреспонденции по пути домой. Это значит, никаких сорванных встреч, потерянного времени и упущенной выгоды.

Оформление ЭДО и начало работы

Чтобы начать обмен электронными документами вам потребуется:

  • Квалифицированная электронная подпись для каждого сотрудника, обладающего полномочиями подписания бумаг от имени компании
  • Правильно подобранный тарифный план обслуживания в соответствии с деятельностью организации, объемом исходящей корреспонденции и иными параметрами.
  • План внедрения системы электронного документооборота на всем предприятии или в избранных подразделениях.

Вам также нужно обратить внимание на следующие моменты:

  • Возможность ведения архива с удобной системой поиском.
  • Интеграция с бухгалтерской программой, банковским сервисом и другими используемыми вами ПО.
  • Разграничение прав доступа (учетных записей) сотрудников.
  • Возможность персональной доработки СЭД под ваши нужды.
  • Доступ к системе с мобильных устройств.

После заключения договора с оператором необходимо установить программы, приложения, драйвера либо подключиться к облачным сервисам без дополнительной настройки. Произвести необходимые настройки бизнес-процессов можно самостоятельно либо с помощью сотрудников компании-оператора.

Значимые элементы для каждого пользователя ЭДО:

Продукты ГК «Астрал» отвечают перечисленным выше требованиям. Разработано несколько вариантов СЭД, гибко адаптируемых под ваши нужды. Для сдачи отчётности, интеграции с 1С, объекты критической информационной инфраструктуры, онлайн-торгов, для работы с маркированными товарами. Разработан web-сервис для тех, кто не хочет устанавливать дополнительно ПО, но хочет как можно скорее приступить к работе.

  • (Развитие информатизации и государственной системы научно-технической информации (РИНТИ 2009): Доклады VIII Междунар.Конф., 16 ноября 2009 г., Минск. Минск: ОИПИ НАН Беларуси, 2009. С. 46–48.

    Google ученый

  • 4.

    Грузова А.А. Роль информационной службы организации во внедрении корпоративной информационной системы. Tech. Инф. Процесс. , 2012, т. 39, нет. 4. С. 199–203.

    Артикул Google ученый

  • 5.

    Куклина А.А. и Селезнева Т.А., Проблемы выбора системы электронного документооборота на примере Уральского федерального университета, Док., Арх., Истор., Совр. , 2015, вып. 15. С. 269–287.

    Google ученый

  • 6.

    Острогорский М.Ю. Классификация систем электронного документооборота. Проблемы и перспективы, 2009. http://cognitive.ru/assets/docs/scienwork/sbornic6/Doc10.doc. Цитировано 22 марта 2016 г.

    Google ученый

  • 7.

    Арлазаров В.Л. и Емельянов Н.Е. Система обработки документов // Управление информационными потоками: Сб. Трудов ИСА РАН (Управление информационными потоками: Труды Института системного анализа РАН). М .: УРСС, 2002. С. 3–20.

    Google ученый

  • 8.

    Темников А.В. Автоматизированные системы документооборота как способ повышения эффективности организации // Изв. Иркутск. Гос.Акад. , 2002, нет. 1. С. 99–103.

    Google ученый

  • 9.

    Смирнова Г.Н., Электронные системы управления документооборотом , Москва: Моск. Гос. Univ. Экономтрики Стат. Экономика, 2004.

    Google ученый

  • 10.

    Бобылева М.П., ​​ Управленческий документооборот: От бумажного к электронному, М .: МЭИ, 2010.

    Google ученый

  • 11.

    Об электронной подписи: Федеральный закон. http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/. 22 марта 2016 г.

  • 12.

    Новинская Л.В., Организационно-методические аспекты внедрения автоматизированных библиотечно-информационных систем в регионе , канд. Sci. (Педагог.) Диссертация, Москва, 2014.

    Google ученый

  • 13.

    Антопольский, А.Б. и Майстрович, Т.В., Электронные библиотеки: Принципы создания, , М .: Либерея-Бибинформ, 2007.

    Google ученый

  • 14.

    Воройский Ф.С., Основы проектирования автоматизированных библиотечно-информационных систем , М .: ГПНТБ России, 2002.

    Google ученый

  • 15.

    Ким С.В., ABIS, EBS и электронные библиотеки, Электроннобиблиотечная система в ВУЗе: Проблемы и направления развития: Материалы семинара (20–21 октября 2010 г., Санкт-Петербург). и Направления развития: Материалы семинара (20–21 октября 2010 г., Санкт-Петербург). http: //www.elibconsult. ru / page.jsp? pk = node_1287492131290. Цитировано 15 марта 2016 г.).

    Google ученый

  • 16.

    Линев А.А. Современная система электронного делопроизводства: от делопроизводства к управлению эффективностью // Делопроизводство . 1. С. 40–44.

    Google ученый

  • Правовой статус, роль и особенности электронного документооборота

    ВСТУПЛЕНИЕ

    Быстрое внедрение компьютерных технологий привело к их широкомасштабному использованию при обмене информацией. Многие государства и страны предпочитают обмениваться электронными документами вместо обычной бумажной документации; Оцифрованы как незначительная документация, так и документы международного уровня.Электронный документооборот имеет ряд преимуществ перед бумажными носителями; не портится, не теряется; его нельзя подделать; поэтому предпочтение отдается документам в цифровой форме. Однако на международном уровне нет единых правил использования электронных документов в различных сферах, в том числе на межгосударственном уровне; необходимо принять единый стандарт по форматам электронных документов, по условиям их использования, а также по структуре и возможностям обработки таких документов.

    В отсутствие единого стандарта электронного документооборота это может стать причиной значительных трудностей на практике; Законодательное регулирование этого вопроса не вызывает сомнений с учетом современного развития цифровых документов (Видясова и др .: 2017, с.66-80). Поэтому целесообразно рассмотреть перспективы применения единых стандартов электронного документооборота, сопроводительных документов к ним, а также рассмотреть вопросы признания цифровых документов на международном уровне.Необходимо изучить основные перспективы внедрения единых стандартов электронной документации, сопроводительных документов и их взаимного признания на международном уровне. Введение процедуры признания юридической значимости электронных документов и электронных подписей является первоочередной задачей законодателей (Эрно и др .: 2006, с.198).

    На практике возникают вопросы по устранению сдерживающего воздействия на границах юрисдикций разных государств с целью создания правовой основы для обмена документами.Взаимодействуя на разных уровнях, государства и страны сталкиваются с проблемами обмена документами. Каждая страна сама решает, в какой форме это делать, поскольку единых стандартов использования электронного документооборота не существует. Интенсивность развития цифровизации различна в каждой стране, и этот фактор необходимо учитывать при разработке правовых норм по применению и обмену документами в электронном виде на международном уровне (Cаte & Heаther: 2006, с.164).

    Для изучения основных проблем признания и применения электронного документооборота представляется актуальным сравнить уровень распространения технологий электронного документооборота в европейских странах и спрогнозировать возможности государств по интеграции электронного документооборота в существующий документ. режим обмена, который частично осуществляется на бумажных носителях. Опыт разных стран можно применить в любом государстве; его эффективное выполнение будет способствовать быстрому обмену информацией между странами.

    В настоящее время исследователи активно изучают различные аспекты электронного документооборота, применяемые на международном уровне, поэтому Видясова Л.А., Чугунов А.В., Видясов Е.Ю. исследовали значение цифровых технологий в производственной кооперации в ЕАЭС; Арно Р. Лоддер и Аня Оскамп (2006) исследовали правовой потенциал информационных технологий и возможность использования электронной документации; HillnS. и Фергюсон Д. М. исследовали электронный обмен данными, роль и значение обмена электронными документами; Веселая Л.и Радимерский М. рассмотрели проблемы развития электронного документооборота, правовой статус электронных документов; Ятин С. Ф. М. с группой исследователей проанализировали обмен электронной документацией на примере Малайзии; Работы Алшибли Х., Чионга Р. и Бао И также представляют научный интерес. Вышеупомянутые авторы проанализировали важнейшие факторы успеха внедрения систем электронного документооборота в правительствах стран мира.Многие эксперты посвятили свои исследования правовому статусу электронного документооборота; Однако недостаточное внимание было уделено вопросам унификации законодательства в области внедрения единых стандартов электронной ипотеки, юридически значимых электронных сопроводительных документов, которые оформляются в трансграничном взаимодействии.

    МЕТОДОЛОГИЯ

    Объект исследования — правовое регулирование электронного документооборота на примере стран Западной Европы.При написании статьи использовались специальные научные методы, методы статистики, анализа действующих правовых норм и международного законодательства, а также методы диалектики, логики и дедукции.

    Метод диалектики позволил определить роль, значение и правовой статус электронного документооборота. С помощью логического подхода была определена сущность таких понятий, как «электронный документ» и «электронный документооборот».

    Индуктивный подход позволил рассмотреть объект исследования с разных сторон и выявить различные свойства электронной документации и электронных подписей при обмене документами на международном уровне (Rasid: 2019).

    Метод снежного кома использовался при опросе пользователей Интернета, а затем эти респонденты порекомендовали других респондентов, высказавших свое мнение о возможности обмена электронными документами, как на уровне глав правительств, так и при международных грузоперевозках.

    Благодаря плюралистическому подходу к пониманию правового статуса электронной документации была создана наиболее оптимальная система знаний, отражающая объективные данные о значении принципа юридической силы, которым обладают электронные подписи при обмене электронными документами в трансграничном сфера.

    Методы толкования права использовались на этапе сбора и изучения отдельных фактов; с помощью этих методов была уточнена доказательственная презумпция электронных документов.

    Прогностический метод позволил составить научно обоснованные прогнозы по применению определенных требований к электронным документам и разработать рекомендации для правоприменительной практики. Также был использован логико-семантический анализ в сочетании с перечисленными методами, что позволило детально рассмотреть особенности правовой природы электронных документов, используемых в странах Евразийского экономического союза.

    ПОЛУЧЕННЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ

    Электронный документ — документ, представленный в цифровой форме и заверенный электронной цифровой подписью; то есть это форма представления документа в цифровой среде с использованием Интернета (Kent & Olson: 1999, стр. 204–220). Некоторые исследователи предлагают другое определение электронного документа, согласно которому это файлы, содержащие информацию, оцифрованную с использованием информационных и компьютерных технологий. Такая информация может существовать как в электронном виде, так и на бумажном носителе.Пример: электронная почта, любая документация на цифровых носителях, водительские права, медицинские справки, дипломы на флешках, CD-ROM, смартфоны, ноутбуки. Акцент в этом определении электронных документов сделан на методе получения информации (Mаson: 2008, pp.91).

    Электронный документооборот следует понимать как создание и перемещение документов в электронно-цифровом формате (Mireille: 2003). Таким образом, электронный документооборот — это система обработки цифровых документов, которые создаются или обрабатываются с использованием современных телекоммуникаций в виде файлов, которые хранятся на цифровых носителях (Altman: 2020, стр.23-33).

    Существует два типа электронных документов: первый вариант — когда документ, созданный в электронной форме, распечатывается и распространяется на бумаге; при использовании второго варианта документ создается в электронном виде и отправляется через Интернет, то есть весь жизненный цикл документа проходит в цифровой среде.

    Электронный документооборот условно можно разделить на категории в зависимости от того, кто взаимодействует друг с другом (см. Рис. 1).


    Рисунок 1. Типы электронного документооборота.

    Использование электронного документооборота высвобождает много ресурсов: время, труд, финансы; это также снижает операционные издержки, возникающие при использовании обмена традиционной документацией.

    Благодаря преимуществам использования электронных документов, все больше и больше стран используют документы в цифровом формате. Такой обмен информацией происходит на высокой скорости, так как нам необходимо подключение к Интернету и адрес электронной почты для отправки документа; с такими возможностями любая документация может быть доставлена ​​адресату за считанные минуты.Электронные документы легко копировать и размножать; расходы на транспорт и бумагу полностью исключены. Электронный документ потерять практически невозможно, поэтому многие организации уже давно обмениваются перепиской через Интернет в электронном виде. Суды многих стран Западной Европы принимают электронные документы в качестве доказательств, а нотариусы предоставляют услуги по удостоверению эквивалентности электронных и бумажных документов (Yamin & Habibi: 2020).

    Однако при обмене электронными документами между странами и государствами могут возникнуть проблемы из-за того, что процессы цифровизации в разных странах находятся на разных уровнях; у них есть существенные различия в процедурах и правовых нормах, регулирующих перемещение корреспонденции в электронной форме (Richаrd: 1995).Следует отметить, что, учитывая глобализацию процессов в области электронного документооборота на международном уровне, могут возникнуть конфликты при применении правовых норм; Следовательно, необходимо унифицировать законодательство об использовании электронных документов в различных сферах и сферах.

    ОБСУЖДЕНИЕ

    Унификация правовых норм в области электронного документооборота на международном уровне должна осуществляться поэтапно с учетом возможностей и потребностей разных государств (Ричард: 2003, с.551-561). Например, в странах Западной Европы существуют разные подходы к легализации электронных подписей, при которых все документы заверяются в цифровом виде. В Германии, Англии и Франции существует единый стандарт электронной подписи. В России электронные подписи делятся на квалифицированные и обычные, и в некоторых странах каждое ведомство вправе выбрать тип электронной подписи, с помощью которой будут подписаны документы, и такие документы будут иметь юридическую силу (Robert et al.: 2009, стр. 299-318). Эта проблема решается по двум направлениям: с одной стороны, это принятие законодательных норм; с другой стороны, это технологические возможности и техническая совместимость принятых стандартов.

    Учитывая эти проблемы и соблюдая нейтральную позицию, на данном этапе следует исходить из принципа, согласно которому электронная подпись, созданная или используемая за пределами государства, отправляющего электронный документ, имеет такую ​​же юридическую силу в принимающем государстве, что и созданная электронная подпись или используется в государстве, которое отправляет документ, если он обеспечивает практически эквивалентный уровень безопасности (Sâmboan: 2018, стр.57).

    ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    С учетом современных реалий, основанных на опыте некоторых западноевропейских стран, представляет интерес введение единого международного стандарта для счетов-фактур в электронном виде. Есть положительные примеры обмена электронными документами между разными странами, при этом в электронном виде оформляются не только договоры, но и предлагаемые к нему документы: ипотека, сопроводительные документы, счета-фактуры. Чтобы отследить товар, он должен быть специально помечен с помощью QR-кода и сопровождаться юридически значимыми электронными документами; Все эти меры позволят нам контролировать качество продукции, бороться с контрафактной продукцией и предотвращать мошенничество при транспортировке товаров и продукции.

    Для полноценной реализации электронного документооборота на международном уровне необходимо создать службу доверия, которая будет промежуточным звеном с полномочиями и правами для проверки подлинности электронных подписей и легитимности цифровых документов. Такой сервис желательно создать в каждом государстве: это позволит в полной мере использовать возможности телекоммуникационных систем и электронного документооборота. Доверенная третья сторона выступит гарантом подлинности электронных документов, а посредники подтвердят юридическую значимость транзитных документов в условиях разного уровня развития технологий и криптографии.Со временем полномочия доверительной службы могут быть расширены в части оказания услуг по получению электронных подписей для небольших организаций и ведомств, которые занимаются международными грузоперевозками и услугами; такие перевозчики могут подключаться к услуге как нерезиденты и получать электронные подписи и штрих-маркировку товаров.

    Обеспечение единого стандарта для электронных счетов-фактур и юридически значимых электронных сопроводительных документов, которые будут составляться в трансграничной торговле на международном уровне, оптимизирует процесс налогообложения и обеспечит отслеживаемость движения товаров.Законодательное закрепление этих предложений не зависит от отдельных структур, а возможно только с привлечением государственных органов всех стран, участвующих в обмене товарами, грузами, услугами. В этом случае следует исходить из принципа, что электронная подпись, созданная или используемая за пределами государства, отправляющего электронный документ, имеет такую ​​же юридическую силу в государстве-получателе, что и электронная подпись, созданная или используемая в государстве, отправляющем документ, если она обеспечивает практически эквивалентный уровень надежности.

    В следующих исследованиях по этой теме необходимо рассмотреть положительный опыт использования электронного документооборота между некоторыми странами Европейского Союза с целью расширения применения этого опыта и принятия международных норм в этой области.

    В целом очевидно, что много разногласий среди теоретиков и практиков вызывают вопросы обработки электронных документов при регистрации товаров. Частично эта проблема была решена путем внесения поправок в Конвенцию ООН о Договоре о международной дорожной перевозке грузов (Женева, 1956 г.).Согласно этим изменениям в правовое поле была введена электронная накладная, которая дополнила электронные договоры перевозки грузов. Эти дополнения к Конвенции регламентировали порядок заключения договоров перевозки грузов в электронной форме. Следует отметить, что сегодня не все страны ратифицировали эту Конвенцию, поэтому, если одна сторона использует традиционные бумажные счета-фактуры и контракты в одинаковой форме, то другая сторона вынуждена работать в том же формате, и это увеличивает транзакционные издержки, снижает конкурентоспособность. среди рыночных продуктов, товаров и услуг (Томас: 2016, с.470).

    Внедрение электронного документооборота и электронной накладной в сфере международных грузоперевозок является добровольным, но если страны отказываются от внедрения цифровой документации, это сильно ограничивает развитие этой отрасли; поэтому критически важно ратифицировать Конвенцию ООН о международных грузовых перевозках и прямое внедрение цифровой документации на международном уровне.

    Положительным опытом является введение единого международного стандарта электронных перевозок в некоторых странах Западной Европы.Следует отметить, что введение единых стандартов обмена электронными документами распространяется на все виды грузоперевозок, включая автомобильные, железнодорожные и водные, а также авиаперевозки (Энгель: 2016, с. 577-612).

    Международный стандарт электронного фрахта в области электронных договоров и накладных в сфере грузоперевозок был разработан Международной ассоциацией воздушного транспорта (IATA) и основан на принципах, разработанных Европейской экономической комиссией ООН и Европейской экономической комиссией ООН. Всемирная торговая и таможенная организация.Стандарт E-cargo успешно используется более чем в 60 странах, включая Германию, Францию, Бельгию и США. В этих странах активно используются цифровые документы и поддерживаются идеи обмена документами в электронном виде, причем не только в сфере грузоперевозок, но и в других сферах (Весела и Радимерский: 2014, с. 743-751).

    По расчетам IATA, глобальное внедрение электронных документов в сфере грузоперевозок должно обеспечить экономический рост на 7 долларов США.2 млрд, как прогнозировалось к концу 2019 года, но на практике реализация договоров и ипотечных кредитов в цифровой форме происходит медленнее, чем предполагалось в 2019 году. Стандарт E-фрахт использовался только в 57,2% международных грузоперевозок вместо прогнозируемые 79% к началу 2020 г. (Ятин: 2015, с.82-89). Учитывая текущую ситуацию с распространением коронавирусной инфекции (COVID19) и принятые меры, авиаперевозки не только уменьшились, но можно сказать, что они прекратились; На данном этапе невозможно предсказать рост авиаперевозок, даже туристический бизнес в международном масштабе остается под большим вопросом до тех пор, пока эпидемиологическая ситуация не улучшится.

    Монреальская конвенция определяет возможность использования электронных документов и приравнивает их по юридической силе к документам в бумажной форме; в соответствии с положениями настоящей конвенции сопроводительные документы могут быть в электронной форме. Учитывая современные реалии, специалисты предлагают внедрить систему электронного документооборота в цифровом виде, эту систему можно создать с учетом современных достижений в области Интернета вещей и искусственного интеллекта (Окриашвили, Якупов: 2018, с.15). Внедрение единого международного стандарта выставления счетов в электронном виде поможет решить многие проблемы. Есть положительные примеры обмена электронными документами между разными странами, при этом в электронном виде оформляются не только договоры, но и предлагаемые на него документы: ипотека, сопроводительные документы и счета-фактуры. Цифровая форма обмена документами позволяет упростить налогообложение и дает возможность наблюдать за движением товаров и грузов в режиме онлайн, что положительно сказывается на рынке грузоперевозок.Как бы ни были заинтересованы отдельные организации и ведомства в легализации электронного документооборота в сфере грузоперевозок на международном уровне, решение этой проблемы полностью зависит от законодательных и государственных органов стран, в которых действуют стандарты E-Cargo. не применяются и положения Конвенции ООН о международных грузоперевозках не ратифицированы.

    В рамках поставленных проблем представляет интерес рассмотреть вопросы создания системы отслеживания товаров и грузов, документация по которым оформлялась в электронном виде.В этом случае компьютерные технологии упрощают эти задачи, поскольку успешно работает система отслеживания рассылок; несмотря на бумажную версию переписки, кажется, что отгрузку товаров по электронным счетам можно отследить, и это позволит оптимизировать логистический процесс. Создание системы отслеживания товаров и грузов на международном уровне позволит нам точно доставить товары в требуемые точки с четким соблюдением сроков. Для того, чтобы проследить путь товаров и грузов, недостаточно сопроводить грузоперевозку электронными документами и ипотекой.Для качественного отслеживания движения товара его необходимо пометить специальным машиночитаемым QR-кодом или штриховой маркировкой. Такие меры позволят отследить весь путь прохождения товара и предотвратить мошеннические схемы с контрафактной продукцией.

    Можно сделать вывод, что использование электронного документооборота на международном уровне позволяет оптимизировать процесс перевозки грузов, ускорить обмен информацией юридически значимых документов, снизить затраты и улучшить качество доставки продукции и грузов.

    Однако развитие электронного документооборота требует эффективной защиты информации; это вопросы, которые наиболее важны при использовании обмена документами в цифровой форме. В случае использования бумажных носителей вся система конфиденциальности отработана, так как она используется давно, но электронный документооборот требует защиты, легитимации, и эксперты предлагают для этого создать систему доверия в инфраструктура обмена цифровыми данными (Pho & Tаmbo: 2014, с.194-217). Только создание и оптимальное функционирование институтов доверия на международном уровне в каждой стране, использующей электронный документооборот, позволит распознавать и защищать документы в цифровой форме.

    Создание институтов доверия основано на посреднической деятельности третьих лиц, которые уполномочены проверять подлинность документов в цифровой форме, в то время как доверенные лица необходимы для фиксации момента проверки электронной документации и подтверждения законности подписания документов в электронная форма с электронной подписью.Возможно, для этого будут созданы идентификационные банки электронных подписей; прокси будут иметь к ним доступ. Доверенная третья сторона будет выступать гарантом подлинности электронных документов; посредник подтвердит правовую значимость транзитных документов в условиях разного уровня развития технологий и криптографии. Со временем полномочия доверительной службы могут быть расширены в части оказания услуг по получению электронных подписей для небольших организаций и ведомств, которые задействованы. в международных грузоперевозках и услугах; такие перевозчики могут подключаться к услуге как нерезиденты и получать электронную подпись и штрих-маркировку товаров.Стороны будут взаимодействовать в рамках трехстороннего соглашения: третьим лицом будет посредник из службы доверенных лиц, который будет гарантировать качество сделки в области аутентичности документов в цифровой форме; на посредников могут быть возложены задачи по эффективной защите информации. Для защиты информации необходимо использовать технические средства и самые современные методы криптографии.

    Наряду с унификацией правовых норм в области международного электронного документооборота создание трастовой службы позволит установить совместимость национальных правовых норм, стандартизировать правила обмена информацией в электронном виде и ускорить трансграничный обмен документами в цифровой форме, что в конечном итоге окажет положительное влияние на экономическую, социальную и политическую ситуацию (Αlshibly et al.: 2016, стр.287-301). Электронный документооборот слабо развит в разных странах по разным причинам: это может быть недостаточный уровень законодательного обеспечения и наличие большого количества посредников, а также отсутствие единых стандартов обмена документами в электронном виде. Таким образом, электронный документооборот на международном уровне развит фрагментарно; некоторые национальные системы не используют его в полной мере, и поэтому требуется работа по унификации и стандартизации правовых норм в этой области.

    Благодарности

    Работа выполняется в соответствии с Государственной программой повышения конкурентоспособности Казанского федерального университета.

    БИОДАННЫЕ

    Т.Г. ОКРИАШВИЛИ: В 2009 году окончил юридический факультет Казанского государственного университета. Доцент кафедры теории и истории государства и права юридического факультета Казанского (Приволжского) федерального университета. В 2013 году защитил диссертацию на соискание ученой степени кандидата юридических наук.Тема диссертации: «Частноправовые отношения и механизм их формирования в современной России: теоретико-правовое исследование». С 2019 года получил ученое звание доцента. Юридической практикой занимается с 2006 года. С 2009 года преподает на кафедре теории и истории государства и права юридического факультета Казанского федерального университета.

    А.Г. ЯКУПОВ: В 2017 году окончил юридический факультет Казанского (Приволжского) федерального университета по специальности «гражданское право и процесс».В 2019 году окончил Институт экономики, управления и финансов Казанского (Приволжского) федерального университета по специальности региональная экономика; в 2019 году окончил юридический факультет Казанского инновационного университета имени В.Г. Тимирясова (Институт экономики, менеджмента и права) по магистерской программе «Гражданское право, хозяйственное право, международное частное право». В настоящее время учится в аспирантуре Института международных отношений Казанского (Приволжского) федерального университета.Юридической практикой занимается с 2014 года, имеет опыт преподавания юридических дисциплин.

    ПАВЛЮК А.В.: кандидат юридических наук, доцент кафедры государственного управления факультета менеджмента и политики Московского государственного института международных отношений (университета) МИД РФ. Разработал учебный курс и проводит тренинги по корпоративному праву и инвестиционной привлекательности бизнеса для представителей государства в корпорациях с государственным участием.Область научных интересов: региональная экономика, корпоративное управление, государственное регулирование корпораций, инвестиции в регионы.

    КИРИЛЛОВА Е.А.: Родилась 08.06.1970; получила высшее юридическое образование. В 2013 году защитила кандидатскую диссертацию на тему «Правовые основы и виды наследования в гражданском законодательстве России». С 2011 года работает преподавателем кафедры гражданского права, преподает дисциплины «Гражданское право», «Наследственное право», «Нотариус».Она написала более сотни научных работ, в том числе учебники и монографии.

    БИБЛИОГРАФИЯ

    АЛЬТМАН, М (2020). «Разумное мышление, изоляция и Covid-19: последствия для государственной политики». Журнал поведенческой экономики для политики, стр. 23-33.

    ΑLSHIBLY, H, CHIONG, R & BАO, Y (2016). «Исследование критических факторов успеха внедрения систем электронного документооборота в правительстве: данные Джордана // Управление информационными системами».33 (4), стр.287-301

    RNO, R, LODDER, Α & OSKАMP (2006). «Информационные технологии и юристы: расширенные технологии в законодательной сфере, от задач до повседневной рутины». Springer Science & Business Mediа, стр.198.

    CАTE, B & HEАTHER, D (2006). «Lαw в Интернете». Federаtion Press, стр.164.

    ENGEL, R (2016). «Анализ межорганизационных бизнес-процессов // Информационные системы и управление электронным бизнесом». 14 (3), стр. 577-612.

    КЕНТ, К. и ОЛСОН (1999).«Правовая информация: как найти, как использовать. Как найти, как использовать. Правовая информация: как найти, как использовать ». ΑBC-CLIO, стр. 204-220.

    МИРЕЙЛ, ММ (2003). Ван Ичуд. Выбор закона об авторском праве и связанных с ним правах: альтернативы Закону о защите. Серия информационных сообщений (Том 12). Kluwer LаwInternаtionаl B.V.

    МАСОН, С (2008). «Интернет-магазин». Computer Lаw & Security Review, 24 (1), стр.91.

    ОКРИАШВИЛИ, Т.Г., ЯКУПОВ А.Г. (2018).«Экономическая ценность PrivateLaw // Revista Dilemas Contemporáneos: Educación, Política y Valores». Аньо: VI. — Número: Edición Especial, стр. 15.

    PHO, HT & TАMBO, T (2014). «Интегрированные системы управления и электронного документооборота на базе рабочих процессов: эмпирическое исследование // Журнал промышленного инжиниринга и управления». 7 (1), стр. 194-217.

    РАСИД, А.С. (2019). Правительство объявляет о новых мерах по развитию цифровой экономики. Получено 18 июня 2020 г. по адресу https://www.nst.com.my/business/2019/10/530587/govt-announces-new-measures-boost-digital-economy

    .

    РИЧАРД, Д. (1995).PrаctisingLаw институт. ΑdvаncedSeminаr на Copyright Lаw. Патентное, авторское, торговое, а также авторское право собственности, серия учебников. PrаctisingLаw институт.

    РИЧАРД, Вт (2003). «Интернет-магазин». Энциклопедия международных медиа и коммуникаций, стр. 551-561.

    РОБЕРТ, Α, ХАМС, Д., ПЕРСИ, П и ПАУЛ, Д. (2009). «Чертополох, глава 8, Лав обыкновенная и ее влияние на Интернет». Dvаnces in Computers, 7 (7), pp.299-318.

    САМБОАН, C (2018). «Соображения о судебном подходе к преследованию на рабочем месте.»European Journal of Social Law, 41 (4). Pp.57.

    »

    ТОМАС, Дж. (2016). «Информационная и Интернет-лавка: GlobаlPrаctice». Независимая издательская платформа CreаteSpаce. С. 470.

    ВЕСЕЛА, Л и РАДИМЕРСКИЙ, М. (2014). «Развитие электронного документообмена // Процедурная экономика и финансы». 1 (2), стр. 743-751.

    ВИДЯСОВА, Л.А., ЧУГУНОВ, В.В., ВИДЯСОВ, Е.Ю. (2017). «Развитие электронного управления в странах Евразийского экономического союза: успехи, вызовы и перспективы // Вестник международных организаций».12 (1), стр 66-80.

    ЯМИН, А.Э. и ХАБИБИ, Р. (2020). «Права человека и коронавирус: что поставлено на карту для истины, доверия и демократии?» Журнал «Здоровье и права человека».

    ЯТИН, СФМ (2015). «Система электронного документооборота: опыт Малайзии // Журнал фундаментальных и прикладных наук». 9 (3), стр.82-89.

    6 советов по выбору системы электронного документооборота (СЭД)

    На что следует обратить внимание, выбирая систему электронного документооборота (СЭД)? Все зависит от необходимого вам уровня контроля, сотрудничества и гибкости.

    Что такое система электронного документооборота (eDMS)?

    Системы управления документами

    — это предложения программного обеспечения, которые включают в себя собственные, проприетарные, локальные и облачные решения. Они предназначены для обеспечения возможности структурированного и безопасного хранения документов в цифровом формате, обнаружения и контроля всей документации, создаваемой вашим бизнесом, для эффективного функционирования и соответствия нормативным требованиям.

    Кому нужна eDMS?

    Это все еще так, что «Документирование анархии» тратит впустую время, энергию и ресурсы многих компаний.Трудности с поиском и обменом документами по-прежнему являются одним из главных раздражителей и проблем в повседневной жизни многих рабочих. Но для некоторых компаний это буквально препятствие на пути к открытию нового бизнеса и эффективному расширению масштабов. Плохая процедура выпуска документов и контроля может препятствовать соблюдению таких стандартов, как ISO 9001 и ISO 13485. В то же время неадекватная инфраструктура безопасности, отражающая конфиденциальность данных, которыми вы управляете, может привести к нарушениям системы с серьезными коммерческими и репутационными последствиями.

    Большинство инструментов для хранения цифровых файлов (например, простой Google Диск) могут принести немедленные выгоды растущему бизнесу за счет более разумной структуризации хранилища и доступа к общим пространствам для совместной работы над документами. Но не все из них предназначены для решения всех видов бизнес-задач — или «перерасти» в эти проблемы вместе с вами.

    Вот 6 советов по выбору системы электронного документооборота, которая подходит именно вам:

    1. Не могли бы вы «сделать это сами»? Выбор между установкой стороннего специализированного решения eDMS или самостоятельным подходом (с использованием приложений для обмена файлами, таких как Google Team Drive, Dropbox или Box) — один из первых вариантов, с которыми вы можете столкнуться.

    Платформы для обмена файлами, такие как Google Teams или OneDrive, предлагают достойные, удобные в использовании многоплатформенные возможности совместной работы и управления документами. Их легко настроить, они могут быть «недорогими» или «бесплатными» (по крайней мере, для начала). Однако они также могут быстро перестать соответствовать сложным требованиям к управлению файлами и хранению в масштабируемом бизнесе. В частности, те, кто создает и сотрудничает в увеличивающихся объемах технической документации в различных форматах или накапливает конфиденциальные данные клиентов.

    2. Подходит ли SharePoint? Для тех, у кого более сложные требования, SharePoint может показаться хорошим выбором. В конце концов, с помощью SharePoint вы можете разработать и построить решение, которое в конце концов сделает именно то, что вам нужно. Однако создание решения SharePoint, достаточно продвинутого для удовлетворения формальных потребностей в управлении документами, вероятно, потребует значительного времени разработчика и даже поддержки специалистов для правильного проектирования, внедрения и обслуживания.

    Таким образом, когда дело доходит до разработки собственной системы управления документами, вам необходимо подумать, можете ли вы сделать ее достаточно сложной и безопасной для ваших целей по реалистичной цене.И даже если вы можете, какое обслуживание потребуется, чтобы он продолжал работать в долгосрочной перспективе?

    Для многих фирм выбор специализированной проприетарной DMS решает именно эти проблемы, избавляя от головной боли проектирования, разработки и поддержки системы. Это позволяет вам сосредоточиться на критических задачах по управлению собственными продуктами и обслуживанию клиентов.

    3. Локально или в облаке? Стороннее решение для управления документами может предложить вам высоконадежную, настраиваемую и сложную функциональность DMS, избавляя вас от головной боли, связанной со спецификациями и разработкой.Но что вам нужно: локальная установка или облачное решение SaaS?

    Локальные решения

    требуют, чтобы вы использовали собственные серверы и хранилище, а это значит, что вам все равно придется выполнять собственное обслуживание. Но вы, возможно, можете быть более уверены в том, что все ваши данные находятся под вашим контролем. Другими недостатками могут быть большие первоначальные затраты и время, которое может потребоваться на установку и обучение использованию.

    Облачные решения обычно более гибкие и гибкие.Но если вы используете облачное решение, как его настроить? У вас есть выделенный сервис, такой как виртуальный частный сервер, или вы делитесь ресурсами? Зашифрованы ли файлы при передаче? А как насчет безопасности, резервного копирования и резервирования центра обработки данных?

    Какое бы решение вы ни выбрали, его обеспечение для хранения и обработки информации в соответствии со строгими стандартами ISO 27001 будет свидетельством того, что компания, с которой вы имеете дело, способна обеспечить высочайший уровень безопасности данных.

    4. Вам нужен документооборот или контроль документов? Это важное различие, которое раскрывает суть того, чего вам может потребоваться ваша DMS. Хорошее управление документами — это простота и гибкость в хранении, поиске, обновлении, отслеживании и совместном использовании документов. Хороший контроль документов — это создание иерархий доступа, безопасности, возможностей аудита, управления версиями, протокола проверки, утверждения и выдачи. Не каждой организации потребуется достичь высочайшего уровня управления документами — такого уровня могут потребоваться аэрокосмические или фармацевтические компании, — но многим потребуется больше, чем может поддерживать базовое решение Google Drive.

    5. Подумайте о масштабируемости. Эти соображения должны включать гораздо больше, чем просто возможность расширить пространство для хранения или добавить рабочие места по разумной цене. Речь идет о возможности реагировать на более сложные требования к обработке документов с помощью правильных инструментов в нужное время для вашей компании. В начале вашего бизнеса вам может просто понадобиться безопасный репозиторий с возможностью поиска и пространство для совместной работы, чтобы ваша команда начала коллективную работу над идеями. Но по мере того, как эти идеи превращаются в реальные коммерческие планы, возможности и сроки, вам может потребоваться, чтобы ваша DMS работала больше как система управления качеством.Для этого может потребоваться более сложный контроль документов и инструменты «фазового стробирования» или возможность создавать проверяемые «технические файлы» в соответствии со строгими спецификациями.

    Выбор системы управления документами, которая может расти вместе со сложностью ваших потребностей, может помочь вам не увязнуть на ранних этапах работы с требованиями к документации, разработанными для более крупных и устоявшихся корпораций. Но это также может дать вам возможность быстро реализовать более контролируемый подход, когда вы начнете думать о получении ISO или о подтверждении соответствия нормативным требованиям.

    6. Считаем стоимость. Очевидно. Но имейте в виду, что самые дешевые могут потребовать компромиссов, когда дело доходит до контроля документов и масштабируемости, в то время как самые дорогие «лучшие в своем классе» варианты могут затруднить вашу гибкость в решающие моменты на пути вашей компании.

    Так называемые недорогие решения, такие как Dropbox и OneDrive, могут быстро стать дорогими при обновлении до их версий Enterprise, поскольку вам нужно добавить рабочие места и дополнительное пространство для хранения. В то же время количество усилий, которые вы тратите на поиск обходных путей для общих решений — создание цифровых подписей и других интеграций, функционирующих так, как вам нужно — может увеличить ваши накладные расходы.Но стоимость «лучшего в своем классе» программного обеспечения для управления качеством может быть поистине непомерно высокой для предприятий на ранней стадии — трехлетние минимальные контракты на сумму более 10 тысяч в год — не редкость. Более того, те СОПы и процессы управления документами, которые они могут потребовать от вас реализовать, могут не подходить для бизнеса в режиме полной идеи.

    Заключение

    Обычно решения DMS принимаются на основе того, что кажется наиболее простым для выполнения, быстро и дешево — только для организаций, которые позже осознают ограничения своего выбора.Другие выбирают самые надежные и строгие решения, которые они могут найти (по вполне правильным причинам), только чтобы чувствовать себя сдерживаемыми своей негибкостью, когда наступают коммерческие реалии.

    Создание списка требований MoSCoW (то, что продукт должен иметь, должен иметь, мог и не будет еще ) поможет вам расставить приоритеты в том, что важно для вас сейчас, и при этом подумать о том, что станет важным в будущем. будущее. Демонстрации и испытания потенциальных решений DMS также являются хорошим началом.Они могут помочь вам понять, что вам действительно нужно, и с чем действительно можно работать.

    Скоро появятся электронные подписи

    Страна на один шаг ближе к новой системе электронной подписи теперь, когда ФСБ предприняла шаги по внесению поправок в закон об электронной подписи 2011 года.

    Электронная подпись — это специальная электронная информация, которая прикрепляется к другой электронной информации, например к электронным документам.Его цель — исключить использование бумажных документов и сократить очереди в госорганах.

    Приказ, опубликованный ФСБ в пятницу, предусматривает принятие ряда подзаконных актов, детализирующих условия и процедуры использования электронных подписей. Как сообщили в Минкомсвязи, подзаконные акты находятся на разной стадии подготовки.

    Новый закон заменит закон 2002 года об электронной подписи.

    «Из-за кардинальных изменений концептуального подхода к использованию электронной подписи и значительного количества нововведений обновление закона об электронной цифровой подписи оказалось невозможным», — сообщил The Moscow Times представитель Минкомсвязи.

    Закон 2011 г., который еще не вступил в силу, дает новое определение электронной подписи и делит ее на три типа: простая, расширенная-неквалифицированная и расширенная-квалифицированная. Разница в уровне информационной безопасности.

    Оба закона будут действовать до 1 июля 2012 года.

    Концептуальные и технические ограничения не позволили старому закону получить широкое распространение, говорится в пояснительной записке к новому закону об электронной подписи.

    Электронные подписи используются компаниями и частными лицами при получении определенных государственных услуг.

    Простая электронная подпись не зашифрована, например, пароль для электронного почтового ящика.

    Простые и усиленно-неквалифицированные подписи используются только при управлении документами внутри компании или между двумя или более подрядчиками по соглашениям.

    «Мы используем его с 2003 года в таких системах, как банк-клиент и интернет-банкинг [интерфейсы]», — сказал The Moscow Times представитель ВТБ.

    Эти типы подписей не будут использоваться в электронных торгах или юридических отношениях между государством и компаниями, или между государством и частными лицами.В этих настройках можно использовать только расширенную подпись.

    Расширенная электронная подпись состоит из ключевой подписи, сертификата ключевой подписи и специального программного модуля CSP — Cryptography Service Provider — программного модуля. Это единственный тип электронной подписи, который юридически эквивалентен подписи на бумажном документе.

    Электронные подписи будут получены в специальных удостоверяющих центрах, но только удостоверяющие центры, аккредитованные ФСБ, смогут создавать высококвалифицированные электронные подписи.

    В настоящее время в России действует 430 удостоверяющих центров, и ни один из них не аккредитован.

    «Эти требования еще не определены», — сказал Игорь Наконечный, руководитель проекта Crypto-Pro, компании, специализирующейся на разработке криптографической защиты информации.

    Представитель Минкомсвязи сообщил, что требования ожидаются до конца весны. Все используемые в настоящее время электронные цифровые подписи должны быть преобразованы в подписи повышенного качества к 1 июля 2012 г.

    В настоящее время электронными подписями пользуются 300 000 компаний, сообщает Департамент информационных технологий правительства Москвы.

    «[Электронные подписи] используются в самых разных системах: документооборот, электронные торги, на сайте Госуслуги.ру, для подачи отчетности в ФНС и в других местах», — сказал Георгий Афанасьев, удостоверяющий центр E-key.ru. генеральный директор.

    Стоимость зависит от того, для чего используется подпись. По его словам, все услуги могут стоить не менее 20 000 рублей (680 долларов) на человека.

    «Ежегодно выдается

    сертификатов», — сообщила Ирина Ильбовник, начальник отдела продаж Национального центра сертификации. Стоимость сертификата с ключом-подписью — 2450 рублей в год. Стоимость специального USB-накопителя — 800 рублей, а модуля Crypto-Pro CSP — 1800 рублей.

    Уровень цен не регулируется Минкомсвязи, но сертификационные центры определяют свои цены, сообщил представитель министерства.

    Ростелеком был первой компанией, выпустившей электронные подписи для частных лиц для использования на Госуслугах.ru, который был разработан и предоставляет различные государственные услуги частным лицам и компаниям.

    «Основная проблема… в России заключается в том, что западные (американские) программы уже интегрированы в [американские] системы и программное обеспечение. Российские [программы] нигде не интегрированы », — сказал в письменном комментарии управляющий партнер консалтинговой компании« Емельянненков, Попова и партнеры »Михаил Емельянненков.

    России предстоит пройти долгий путь к расширению использования электронной подписи, поскольку остается множество препятствий для этого.«[Это] отсутствие правового регулирования электронного управления в целом, не только использования электронных подписей и … конечных пользователей … которые иногда не хотят использовать электронную подпись вместо обычной подписи. Все это сложности с российской криптографией. В конце концов, это просто дорого », — написал он.

    (PDF) ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, НЕОБХОДИМЫЕ ДЛЯ ЕГО ВНЕДРЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

    32

    № 1 (66), 2020ScienceRise ISSN 2313-8416

    ОСНОВНЫЕ КОНЦЕПЦИИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ IEM0003

    ПРЕДПРИЯТИЯ

    Васила Солтанага Аббасова1

    1Отдел «Компьютерная инженерия», Азербайджанский Государственный Университет нефти и промышленности, Баку, Азербайджан

    abdulvugar @ mail.ru

    1. Введение

    Управление документами и управление проектами тесно связаны в одном интенсивном проекте «Информация в

    ». Результатом проекта обычно является набор документов, описывающих разработанный продукт

    , переработанный процесс или продукт, который будет доставлен. Если организация может идентифицировать документы

    , которые генерируют выходные данные, и те, которые необходимы на различных промежуточных этапах, она может отслеживать прогресс проекта

    с помощью системы управления документами [1].

    Концепция манипулирования информацией будет исследована путем обсуждения принципов системы управления документами

    . Системы управления документами были созданы для приема

    процессов и передачи информации [2].

    2. Литературное обозрение

    Цифровой век изменил производство и использование документов во всем мире. В

    «Век информации» процесс ввода, доставки, хранения, получения и классификации данных

    имеет решающее значение.Предприятия все больше полагаются на автоматизированные и надежные решения, чтобы их информация

    была безопасной и доступной для эффективного управления. Система управления документами — это

    компьютерная система, используемая для отслеживания и хранения электронных документов и / или изображений бумажных документов.

    Этот термин частично совпадает с концепциями систем управления контентом, которые часто рассматриваются

    как компонент систем управления корпоративным контентом и связаны с управлением цифровыми активами,

    , отображением документов, системами управления документами и управлением записями. системы [2].

    В обычном языке слово «документ» обычно означает контейнер информации, содержащий письменную или нарисованную информацию для определенной цели в структурированной форме [3].

    Традиционно документ — это лист бумаги или набор документов, например служебная записка, письмо.

    Основная идея документа состоит в том, что его можно легко передавать, хранить и обрабатывать как единое целое

    [2, 3].

    РЕФЕРАТ

    Данное исследование предназначено для изучения системы электронного документооборота, ее значения в организации документооборота.Основные этапы жизненного цикла документа

    включают создание, управление / хранение, доступ, извлечение, администрирование, переназначение,

    , сбор, распределение, сохранение, утилизацию, хранение или старение. Даны определения

    таким терминам, как «документ», «электронный документ», «системы управления документами»

    и «системы электронного документооборота».

    В исследовании рассмотрены особенности, преимущества, недостатки и возможности системы электронного документооборота

    .Таким образом, к основным характеристикам системы документооборота elec-

    tronic можно отнести следующие параметры: масштабируемость, совместимость с

    , надежность, динамичность. Основным преимуществом электронной системы управления документооборотом doc-

    является автоматизация документооборота, а недостатком — значительные финансовые затраты. А возможности системы электронного документооборота

    включают предоставление пользовательского интерфейса, ввод, индикацию и получение, нотацию an-

    , хранение и архивирование, распространение, рабочий процесс, безопасность и интеграцию системы

    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.