его основные правила и этапы, цели и порядок действий

Деятельность любого предприятия не может обходиться без принятия, составления и обработки официальных бумаг.

Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.

Определение и назначение

Документооборот — это процесс движения официальных бумаг, начинающийся в момент их получения или создания и завершающийся при отправке или исполнении.

Документы обеспечивают правильность и обоснованность принятия управленческих решений. Они сопровождают каждое действие компании.

Обеспечение функционирования процесса документооборота является одной из главнейших задач предприятия. Отсутствие организации, надлежащего хранения и обработки бумаг может сильно повредить работе фирмы. Длительный поиск документов, утери, задержки при отправке и получении, дубликаты тормозят нормальный ход деятельности. Если же компания имеет в составе удалённые структурные подразделения, то при необходимости установить правомерность некоторой операции работа фирмы может быть вовсе парализована.

Правильно организованный документооборот — неотъемлемая часть эффективного менеджмента. Без нормального функционирования этого процесса невозможно обеспечить финансовый и управленческий учёт.

Типы документов

В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:

Каждый из них должен содержать определённые атрибуты. Существуют как общие, так и специальные реквизиты. Именно их наличие делает составленную бумагу официальной.

К общим атрибутам относятся:

• Регистрационный номер. Каждый документ, прошедший через канцелярию, получает уникальный номер. Его структура может различаться для исходящих и входящих бумаг. Организации устанавливают её самостоятельно.
• Код по номенклатуре дел. Этот реквизит относит бумагу к определённому типу вопросов, которые предприятие решает в течение своей работы.
• Источник. Этот атрибут показывает, откуда был получен официальный документ. В исходящих проставляется наименование структурного подразделения. Для входящих — название сторонней организации, отправившей запрос.
• Исполнитель. Этот реквизит указывает должность и фамилию сотрудника, которому поручается исполнить документ. В исходящих и внутренних им является составитель.

Некоторые атрибуты проставляются в зависимости от того, к какому типу относятся документы.

Входящие бумаги, кроме общих реквизитов, имеют также специальные:

• Срок исполнения — он определяется либо исходя из текста, либо согласно законодательным нормам.
• Контролирующее лицо — его назначает руководитель или заместитель, после завершения обработки документа этот факт доводится до сведения указанного сотрудника.

Внутренние могут иметь следующие атрибуты:

• список исполнителей, то есть составителей;
• срок исполнения;
• перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.

Исходящие также имеют некоторые дополнительные реквизиты:

• список рассылки, то есть перечень лиц, которым необходимо отправить запрос или уведомление;
• срок ответа, чаще всего этот атрибут не указывается;
• основание, этот реквизит является обязательным, в документе указывается его регистрационный номер.

Предприятия могут добавлять в документы дополнительные атрибуты, если посчитают это необходимым для обеспечения управленческого учёта.

Правила и этапы обработки документов

Все документы находятся в ведении руководителя организации. Он несёт за их сохранность персональную ответственность.

Приём и обработку официальных бумаг всех типов производит специально выделенный работник или секретарь-референт. Документация проходит несколько ступеней рассмотрения:

• Первичная обработка. На данном этапе проверяется правильность доставки письма. Все конверты, кроме личной корреспонденции, вскрываются. Далее проверяется целостность вложений. Для этого устанавливается соответствие фактического наличия документов с описью. При отсутствии одной или нескольких бумаг отправитель ставится в известность, а на документе и в журнале регистрации делается отметка. Конверты чаще всего уничтожаются, исключение составляют следующие случаи:
  • обратный адрес есть только на нём;
  • конверт представляет собой документ, подтверждающий оплату корреспонденции;
  • дата написания и время отправления бумаг отличаются;
  • на конверте имеются пометки отправителя.

  Документация после получения сортируется на подлежащую и не требующую регистрации. На бумагах первого типа делается отметка о поступлении, в которой содержится информация о получателе, дате, входящем номере. Не регистрируются приложения, а также журналы, каталоги, рекламные буклеты и рассылки. Документы, полученные по электронной почте или факсу, также должны быть рассортированы и обработаны.

• Предварительное рассмотрение. На этом этапе ответственное лицо определяет наиболее важные документы, которые следует передать руководителю. Как правило, их общий объём составляет всего 20%. Остальные бумаги направляются заместителям, начальникам структурных подразделений либо непосредственно исполнителям. Они передаются в день их получения. В первую очередь рассматриваются телеграммы, срочные письма.
• Регистрация. На данной стадии документам присваивается уникальный номер. Он указывается на самой официальной бумаге, а также в специальном журнале. Эта процедура необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска и контроля за исполнением. Любой документ может быть зарегистрирован только однократно. Вся документация в процессе подразделяется на несколько групп, каждая из которых учитывается отдельно:
  • внутренняя;
  • входящая;
  • исходящая;
  • конфиденциальная;
  • коммерческая.

  Коды, присваиваемые бумагам, имеют особую структуру:

  • для внутренних и коммерческих — порядковый номер по журналу, например, 01 или 46;
  • коды входящих и исходящих состоят из обозначения подразделения, дела, порядкового номера по журналу, например, 05-11/86.
• Рассмотрение руководителем. На следующем этапе документы анализируются руководством организации, принимается решение об их исполнении. Результат отражается в виде резолюции. Этот реквизит содержит следующую информацию:
  • фамилия и должность исполнителя;
  • сроки выполнения.

  Эти сведения также вносятся в журнал регистрации.

• Направление на исполнение. На этом этапе ответственное лицо исполняет документ. При необходимости ход работы отображается в журнале. Результат передаётся секретарю-референту на проверку вместе со всеми бумагами, на основании которых подготавливался документ. Этот проект подписывается, регистрируется, после чего передается на отправку.
• Контроль выполнения. На данном этапе проверяется соблюдение сроков, а также осуществляется анализ результатов выполнения. Существует три вида контроля:
  • текущий, при этом секретарь ежедневно проверяет стадию работы над документами, срок исполнения которых истекает в этот день;
  • предупредительный, он заключается в уведомлении исполнителя за 2-3 дня о скором окончании периода подготовки проекта;
  • итоговый, при этом проводится анализ неисполненных бумаг, выяснение причин задержек.

  Раз в месяц сотрудник канцелярии составляет список всех невыполненных проектов.

• Подшивка. Эта стадия является завершающей. Ответная бумага и документ, служащий основанием для составления проекта, подшиваются в дело. Эту процедуру проводит секретарь-референт. Дела формируются не только работниками канцелярии. Сотрудники структурных подразделений тоже могут осуществлять такую деятельность. Правильность оформления и ведения дел проверяется заведующим канцелярией или секретарём.
  В дело подшиваются документы, содержащие сведения по сходному вопросу. Например, приказы о предоставлении отпуска хранятся отдельно от распоряжений о приёме на работу. Внутри папки бумаги должны быть расположены в хронологическом порядке. Это значительно облегчает их поиск.

Электронный документооборот

Технологии позволяют значительно сократить процесс приёма, обработки и хранения бумаг. Чтобы облегчить работу, организации вводят электронный документооборот.

Чтобы воспользоваться этой возможностью, предприятие должно приобрести специальное программное обеспечение, а также ЭЦП.

Составленный с помощью ПО документ представляет собой совокупность информации, представленной в цифровой форме и заверенной ЭЦП.

Он должен соответствовать следующим требованиям:

• создаётся, хранится и передаётся с помощью программного обеспечения;
• может быть представлен в бумажной форме;
• содержит все обязательные атрибуты;
• имеет структуру, соответствующую бумажным документам.

Возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу сотрудников канцелярии. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, так как законодательство требует наличия оригиналов именно в таком виде.

О том, что дает автоматизация документооборота на предприятии, смотрите на следующем видео:

znaydelo.ru

Как организовать документооборот. 10 правил | Статьи

Организация документооборота является одним из наиболее важных участков документационного обеспечения управленческой деятельности. В то время как регистрация документов предназначена для их учета, поиска и контроля исполнения, документооборот представляет собой движение документов в организации. Для того чтобы документы проходили кратчайший путь и в минимально возможные сроки, нужно правильно организовать документооборот.

Из статьи вы узнаете:

• в чем польза от централизованной системы документооборота:
• как предварительное рассмотрение документа сокращает его путь в организации;
• почему важно разделять творческие и технические операции при работе с документами;
• что такое документопотоки.

Уровень рациональности в организации документооборота напрямую влияет на скорость получения документов исполнителями, руководителями, заинтересованными должностными лицами. В системе документооборота должен быть охвачен весь путь каждого документа в управленческой службе, от приема, к передаче на рассмотрение, подготовки, оформления и отправки.

В статье мы рассмотрим десять правил оформления организационных документов.             

1. Прием и отправка документов должны быть централизованными

То есть любые документы организации, как входящие (независимо от способа доставки), так и исходящие (за исключением тех, которые поступают или отправляются по факсу и электронной почте и касаются непосредственных исполнителей) должны обрабатываться в одной ответственной службе – секретариате или делопроизводственном подразделении (службе ДОУ).

Таким образом, вы решите несколько задач одновременно: освободите другие службы и подразделения организации от технических действий (по проверке входящей документации, вскрытию или запечатыванию конвертов, маркировке, почтовым или факсимильным отправлениям) и повысите эффективность использования оргтехники в офисе (копировального аппарата, факса, маркировальных и прочих машин, которые используются для обработки документов).

Обратите внимание! При централизованной форме делопроизводства операции по обработке документов максимально сосредоточены в службе ДОУ, а структурные подразделения по возможности максимально освобождены от делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма документооборота предполагает, что в структурных подразделениях организации ведется отдельное делопроизводство. Обыно такой вид делопроизводства оправдан в случае территориальной разобщенности организации, при наличии удаленных от подразделений. При смешанной форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть – подразделения. Чаще всего при смешанной форме часть документов регистрирует, контролирует, формирует в дела и хранит служба ДОУ (в основном, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений регистрируются, контролируются, исполняются и хранятся в структурных подразделениях.

---

Правила регистрации документов

---

2. Исключите необоснованные возвратные движения в прохождении документов

Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы документ не возвращался в службу (подразделение), которую он уже прошел. Исключением могут быть только случаи, когда это оправдано деловой необходимостью. К примеру, документ на подпись руководителю неизбежно дважды проходит через его секретаря, так как именно он является посредником между руководителем и исполнителями.

3. Организуйте предварительное рассмотрение входящей документации

Так вы сможете выделять среди массы поступающих документов наиболее важные и значимые для организации — те, которые обязательны для рассмотрения руководителем. Если информация, содержащаяся в документе, может быть рассмотрена заместителем или другим компетентным сотрудником, желательно напрямую направлять документ ему, минуя руководителя.

Чтобы точно определять путь прохождения документов, рассматривать их должен квалифицированный специалист службы делопроизводства, который обладает знаниями о структуре организации, функциях подразделений, компетенциях руководителей и сотрудников.

Помните! Документы, поступающие из органов власти, вышестоящих организаций, а также из филиалов и представительств, обычно требуют принятия управленческих решений, и передаются руководителю.

4. Входящие и исходящие документы должны быть зарегистрированы в организации один раз

Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения руководителем (либо заместителем) поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно. Если документ, минуя руководство, напрямую поступил в подразделение, он также регистрируется однократно непосредственно в подразделении. Иначе говоря, любой документ может иметь только один регистрационный номер, который присваивается ему либо в службе делопроизводства, либо в подразделении.

---

Как правильно согласовывать документы

---

5. Резолюции на документах должны точно определять сроки, исполнителей и суть поручений

Несмотря на то, что резолюции выносят руководители, секретарь должен контролировать этот процесс и может в некоторой степени повлиять на него. То есть отслеживать, чтобы текст резолюции был сформулирован максимально конкретно, исключал возможные вопросы исполнителя. Например, если руководитель просто указал фамилию сотрудника и дату исполнения, а суть поручения не описал, либо оно расплывчато («Прошу рассмотреть») такая резолюция неинформативна, и задача секретаря – объяснить это руководителю и попросить дополнить резолюцию. В таких случаях нельзя давать ход документу без уточнений, так как это чревато неисполнением распоряжения.

---

Что делать, если в резолюции не указан срок исполнения?

---

6. Устраните необоснованные согласования, организуйте параллельные согласования, сократите сроки

Важный этап в подготовке управленческих документов – согласование. Практически все документы, которые подписывает или утверждает руководитель, должны быть предварительно согласованы (завизированы) заинтересованными лицами. Рационально организованный документооборот подразумевает, что документ согласовывается только теми должностными лицами, мнение которые необходимо для подготовки проекта документа. Эта процедура должна быть прописана в инструкции по делопроизводству, с указанием значимых документов, необходимых для согласования, и должностных лиц, чья виза в документе обязательна.

Также важно установить оптимальные сроки согласований. В некоторых организациях зачастую на это уходит около месяца. За такой срок многие решения могут потерять актуальность. Определите сроки визирования документов и также пропишите их в инструкции по делопроизводству. Например, во многих организациях, в том числе, в органах власти, установлен максимальный срок для согласования – 3-5 дней.

7. Организуйте делегирование руководителем права подписи

Руководитель может передать право подписи на некоторых документах своим заместителям или руководителям подразделений. Такое решение может значительно сократить сроки движения документов в организации. Для заместителей и других должностных лиц делегированное право подписи – мотивирующий фактор, повышающий их личную ответственность за работу подразделения.

Чтобы делегировать право подписи, руководитель издает соответствующий приказ (распоряжение).

8. Разделите творческие и технические операции при подготовке документов

Грамотная организация документооборота часто оказывается невозможной из-за того, что специалисты самостоятельно выполняют технические операции: печать документов, передачу их в другие подразделения и т.п. Такие временные затраты неоправданны.

При рациональной организации документооборота творческие и технические делопроизводственные операции выполняются разными сотрудниками, в соответствии с должностью и квалификацией.

9. Разделите документы на документопотоки

Документопоток – это совокупность документов одного вида или назначения, имеющих один маршрут в документообороте организации.

Обычно выделяют три документопотока: входящие, исходящие и вну

www.sekretariat.ru

Автоматизируем документооборот с помощью новой платформы. Часть 1. Канцелярия. Работа с «Входящими Документами»

«Проектируя Flexbby Parametric, мы реализовали возможность настраивать большинство процессов в организации с использованием уже существующих Обработчиков событий и Действий платформы.

Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило)».

«Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два события – Создание (Create) и Изменение (Change)».

«Новая платформа предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие».

«Наша новая разработка в корне изменила нашу работу по автоматизации бизнеса. Нам не приходится теперь заниматься программированием под каждого клиента. Утром мы встречаемся с клиентом, вечером уже тестируем готовое приложение».

Но лучше один раз показать, чем 10 раз рассказать.

Простой электронный документооборот не в состоянии удовлетворить потребности организаций. Заказчиков больше не устраивает классический функционал бизнес приложений, они хотят получить инструменты, с помощью которых они будут решать свои задачи, связанные с управлением бизнесом. А управление — это в большей степени процессный подход, чем учетный.

В настоящее время в функциональном развитии ИТ-продуктов по автоматизации прослеживаются тренды:

• все больше набирают популярность универсальные BPM системы, которые позволяют автоматизировать совершенно разные сквозные процессы предприятия;
• классические системы СЭД, CRM, ERP начинают обзаводиться функционалом по управлению процессами и перестают быть только учетными системами;
• функционал одних систем начинает проникать в другие системы, и мы можем видеть CRM системы с подсистемой документооборота или ERP систему с подсистемой управления процессами.

Вот некоторые востребованные функции, дополняющие СЭД:

• автоматическое выставление счетов и создание актов;
• автоматизация процессов сбора документов первичной бухгалтерской отчетности;
• автоматизация процесса утверждения контрагента;
• автоматизация контроля исполнения договорных обязательств;
• автоматизация контроля графика платежей по договорам.

В наших обзорах мы будем рассматривать следующие возможные области автоматизации на основе нашей новой платформы Flexbby Parametric:

Область	Процессы/Документы
Канцелярия/ Делопроиз- водство	Входящие, Исходящие, Доверенности, Протоколы, Приказы, Внутренняя нормативная документация, Распоряжения, Служебные записки, Пояснительные записки, Поручения и др.
Договорная работа	Согласование шаблонов договоров, Согласование договоров, Согласование контрагентов, Контроль исполнения договоров, Пролонгация и автопролонгация договоров
Электрон- ный архив	Хранение бумажных копий документов, Потоковый ввод документов (оцифровка бумажных документов), Заявки на получение оригиналов
Финансо- вые документы	Создание актов, выставление счета, контроль получения оригиналов бухгалтерских документов, автоматизация контроля платежей. Контроль бюджетов
Продажи, CRM	Работа с клиентской базой, работа с лидами (Lead), работа со сделками (возможностями продаж), работа с заказами и продажами, работа с активностями

Наша новая разработка в корне изменила нашу работу по автоматизации бизнеса. Нам не приходится теперь заниматься программированием под каждого клиента. Утром мы встречаемся с клиентом, вечером уже тестируем готовое приложение.

Начнем по порядку с Канцелярии, так как это типичный функционал СЭД.

Разберем простой пример — «Входящие документы».

Для того, чтобы правильно настроить Flexbby Parametric, необходимо провести простой анализ процесса работы с входящими документами у заказчика. Большинство поставщиков систем предлагает решения, которые якобы легко настраиваемы и позволяют учесть все возможные особенности процессов в компании. На нашей платформе бизнес процессы прописываются не в виде «дерева», а выстраиваются как сеть, и в любой момент могут создаваться новые связи, меняться конфигурация бизнес логики. И это не требует доработки программного кода, поэтому все изменения действительно быстро и незатратно вносятся на протяжении всего срока использования приложений.

Типичный проект складывается следующим образом:

• Сначала консультанты описывают процессы.
• Выбирается система, якобы удовлетворяющая требованиям по настройке процессов.
• Начинается долгий и мучительный процесс настройки.
• Переделываются и перестраиваются процессы с учетом возможности системы.

Проектируя механизмы настроек и модификации наших продуктов (Flexbby Договоры, Flexbby Продажи, Flexbby Сервис, Flexbby One), мы сразу вкладывали в них Agile подход, что позволяет нам:

• Существенно сокращать время обследования и внедрения системы.
• После первых интервью с владельцами процессов настраивать их в системе.
• На начальном этапе предвидеть риски несоответствия процессов компании возможностям системы. Взвешенно принимать решение об изменении процесса или о создании новых модулей в рамках нашей платформы.

Проектируя Flexbby Parametric, мы реализовали возможность настраивать большинство процессов в организации с использованием уже существующих Обработчиков событий и Действий платформы.
Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило).

Но лучше один раз показать, чем 10 раз рассказать.

Для начала опишем, что выяснилось при обследовании процесса «Входящие документы» при работе с несколькими заказчиками.

Документ движется по следующему процессу:

Роли в этом процессе*:

• Секретарь – это группа сотрудников, которые регистрируют входящие документы;
• Руководитель – это сотрудник, который выносит резолюцию по документу и назначает Исполнителей и Ознакомителей;
• Ознакомитель – это сотрудник, который должен ознакомиться с входящим документом;
• Исполнитель – это сотрудник, который исполняет работу с входящим письмом, готовя соответствующее исходящее письмо.

• Роль может быть присвоена как конкретному сотруднику (ФИО), так и закреплена за штатной единицей (должностью) без привязки к конкретному лицу, занимающему эту должность (люди в компании меняются), и, соответственно, группе сотрудников с привязкой к ФИО или штатным единицам.

На этапе тестирования пилотного решения по работе с Входящими документами мы выявили ряд важных моментов:

1. Каждый входящий документ имеет определенную категорию, и на ее основе можно настроить правила автоматического добавления Исполнителя и Ознакомителя, тем самым разгрузив существенно Руководителя, который назначал Исполнителей.
2. Иногда входящие документы необходимо регистрировать задним числом, но не все сотрудники могут это делать.
3. Иногда входящий документ относился к категории Договоры. Поэтому его нужно было связать с объектом Договор;
4. Необходимо было настроить множество проверок, чтобы минимизировать ошибки пользователя при вводе документа.

Перед настройкой Процесса типа Документа в системе настраиваем два Справочника: Состояния и Роли.
Состояния — это простой справочник в системе, который един для всех процессов:

Настраиваем Роли:

Одним из преимуществ Flexbby Parametric является то, что процесс настраивается отдельно и потом связывается с типом документа. Настроенный процесс можно использовать для неограниченного количества настраиваемых типов документов, что существенно упрощает и удешевляет настройку. Обычно в компании выделяется 3-4 шаблонных Процесса, по которым двигаются документы. В основном большая часть документов незначительно отличается параметрами и шаблонами друг от друга. Поэтому Процессы можно настроить один раз, а затем без ограничений использовать и доопределять в документах.

Теперь настраиваем процесс Входящего документа:

Так выглядит настроенная схема процесса в системе. Цифры в скобках показывают сколько документов находится в данном Состоянии.
Мы преднамеренно делам скриншоты из рабочего варианта внедряемой системы.
Красные квадратики показывают, что есть документы в Состояниях, из которых никуда нет перехода.

Система гибкая, и позволяет перенастраивать процессы, даже если по ним двигаются документы: бизнес администратор должен иметь возможность отследить документы, которые застряли, дальше он может сделать временные настройки, чтобы их запустить в исполняемый процесс, или, как вариант, вообще удалить из системы или заархивировать.

Основное в настройках — это настройка Ролей в Процессе и настройка Переходов.

Начнем с настройки Ролей.
Мы уже определили Роли в глобальном справочнике в системе.
Затем для конкретного Процесса мы определяем, кто эту Роль может исполнять.

Это может быть пользователь в системе, это может быть сотрудник организации, это может быть штатная единица без привязки к конкретному сотруднику (ФИО).

Если настроить конкретного сотрудника, то в случае его увольнения документы, которые попали к нему, будут ожидать решения данного сотрудника, но для таких ситуаций в системе предусмотрена возможность условного или безусловного делегирования решений или замещение.

Далее для Процесса настраиваются Переходы и определяется Роль/Роли, которые могут осуществлять Переходы.

Для Перехода определяется начальное Состояние и конечные Состояния, в которые будет осуществлен Переход.

Для Перехода определяется название кнопки Перехода

и результат Перехода, который будет записываться в историю Документа:

Следующей важной настройкой является условие Перехода:

Допустимый участник
Эта опция позволяет настроить количество людей из Участников, которые должны осуществить этот Переход.

Самый простой случай, когда у нас один участник, и он один принимает решение.
Но во многих организациях, особенно, где много полномочий делегировано среднему звену управления, необходимо, чтобы, например, два человека из трех приняли это решение. В этом случае заявки на затраты подтверждаются минимум двумя менеджерами твоего уровня. Можно настроить, что сотрудник добавляет трех Согласователей, если двое из них подтвердило Документ, он действует дальше, не дожидаясь решения третьего.

Достигнутый процент
С помощью этой настройки можно установить процент принявших решение, необходимый для осуществления Перехода. Если установить 100%, то все участники Процесса должны проголосовать за данное решение.

Максимальный процент
Решение, которое принимается большинством голосов.

Участник с наивысшим приоритетом
Данная настройка позволяет настроить Переход таким образом, что решение по Переходу будет принято на основании приоритета участника. Иногда в процессах согласования документов у руководителя есть право согласовать документ, даже если другие участники приняли другое решение.

Автопереход в случае отсутствия участников
Позволяет настроить процесс таким образом, чтобы определенные Состояния согласования пропускались.
Например, шаблонный договор согласуется юристами и бухгалтером, только в том случае, если к нему есть протокол разногласия. Следовательно, с помощью обработчика Flexbby Parametric можно настроить добавление Cогласователей в случае, если инициатор договора подгрузил протокол.
Если протокол не подгружен, то система автоматически согласует шаблонный договор и отправит его на подписание.

Закрыть диалог при принятии данного решения
Настраивает автоматическое закрытие диалога (окна) документа, когда принято решение.

Запомнить решение участника в случае повторного решения
Позволяет запоминать решения. Это необходимо, когда документ может ходить по кругу и мнения проголосовавших людей уже учитывать больше не надо.

Дождаться решений всех участников
Позволяет настроить возможность ожидания всех решений участников, даже если по другим условиям достигнут критерий Перехода (требуемый Процент проголосовавших, например).

Завершим рассматривать Процесс. Есть еще некоторые интересные настройки и “use cases”, но об этом мы напишем в отдельном посте. Можно, например, разобрать настройку Процесса договора, когда есть выделенная Роль «Администратор договоров», который имеет право двигать договор в любые Состояния, но обычные пользователи видят этого участника процесса. Практика внедрения показывает, такой участник процесса нужен, так как пользователи делают много ошибок, из-за которых останавливаются или идут не в том направлении Процессы.

Следующая настройка, которую необходимо сделать, это собственно настроить тип Документа.
В настройке типа Документа определяются следующие параметры:

• Процесс, по которому ходит Документ (настроили выше):

• Тип связи, который рассмотрим отдельно ниже, — очень важный элемент платформы Flexbby Parametric. Он позволяет гибко настраивать связи между объектами в системе и Роль объектов в Документах. Область применения – многосторонние договоры или сложные b2b продажи, где кроме покупателя, еще есть 3-4 юридических лица, вовлеченных в сделку, и продавцу необходимо учитывать влияние всех сторон.

  
  
• Далее настраиваются Бизнес Правила, Интерфейс, Типы файлов, Шаблоны печатных форм, Параметры, переопределяются Участники Ролей процесса.

По каждому этому пункту можно написать многостраничный текст, мы ограничимся несколькими кейсами настроек.

И начнем с настроек Связи.

Как мы говорили, что Входящий документ у нас будет связан или с физическим лицом, или с юридическим лицом, и еще может быть связан с любым договором (это для примера).

Сначала настраивается Роль Связи. В нашем случае надо настроить две Роли: «От кого» и «Договор».

Роль «От кого» — может включать для рассматриваемого кейса 3-х участников (в нашем случае это классы обьектов, и я планирую подробности по работе Flexbby Parametric выделить в отдельный пост).

Внутри Роли много настроек, в деталях описывать не будем.

Основная настройка Роли Связи – это выбор обьекта (в системе написаны на Python). Если кратко, то Связи позволяют связывать любые объекты в Процессах без дополнительной разработки кода и обеспечивать обработку бизнес логики.

Пример таблицы доступных классов обьектов:

Пример отображения реализованного класса на Python в Интерфейсе системы:

Далее настраиваем саму Связь, которая и будет уже указываться в настройках объекта (в типе Документа):

Связь состоит из Ролей, которые определяются классами обьектов. Указывается приоритет отображения в интерфейсе Связи, минимальное и максимальное допустимое количество объектов в Связи, возможность скрывать Связь в отображении таблицы объектов и преобразования Связи. Очень важный функционал: необходим, когда Процесс одного документа порождает другой, например, когда из договора автоматические создаются счета, настраивается преобразование, таким образом, что Связь одного объекта автоматически трансформируется в Связи другого.
Настройки и возможности, которые предоставляет Связь, мы рассмотрим в отдельном посте.

Результат, как это выглядит в карточке объекта, если настройка Связи — «От кого» + «Договор»:

Если просто «От кого» без Договора:

Связи обеспечивают большую гибкость в конфигурации системы, позволяют настраивать бизнес логику заказчиков, которую при проектировании системы даже сложно предположить.

Например, одному заказчику потребовалось связывать договора на обслуживание офисов с договорами аренды офиса и обеспечить проверку того, что договор на обслуживание офиса не может быть заключен, если нет действующего договора на аренду офиса.

Или была компания-заказчик, которая осуществляет продажу через юридические лица, находящиеся в разных странах и которые связаны больше управленчески, и в сделках нужно было указывать, через какое юридическое лицо будет оплата. На основании выбора определенной компании создавался инвойс и отправлялся по нужному маршруту.

И еще один кейс. Не все продавцы могли продавать через все юридические лица, а если продавец указывал неутвержденное для него юридическое лицо, то такая сделка требовала дополнительное утверждение.

Настраиваемые параметры
Позволяют настроить набор полей различного типа, которые отображаются в Карточке документа.

Пример того, что мы видим в Карточке документа:

Как это выглядит в настройках.
Список всех параметров.

Пример настройки одного параметра. Чуть ниже мы расскажем, как обрабатывать значения параметров при настройке бизнес логики процесса:

Обработчики (Event handlers) и Действия (Actions) – это, можно сказать, основа Flexbby Parametric.

Обработчики мониторят события, которые происходят в системе, и в зависимости от Условий производят определенные Действия.
Создавать и расширять бизнес систему, используя концепцию Обработчиков (Event Handlers), как показывает наш опыт, гораздо проще. Если мы какие-то кейсы не учли или даже о них не подозревали, то их впоследствии можно добавить еще одним Обработчиком. Например, необходимо уведомить главного инженера предприятия, если в определенном типе договора создана новая версия спецификации.

Разберем простой Обработчик, который обрабатывает необходимость внесения даты ответа на входящее, если выбрано «Требует ответа» (чуть выше мы завели эти параметры).
Он срабатывает на событие, когда Процесс меняет Состояние – Событие «Move».
Наша система обрабатывает несколько десятков типов Событий, и мы это постоянно расширяем, если встречаем какие-то уникальные случаи у наших заказчиков. Большинство других систем обрабатывает только два события — Создание (Create) и Изменение (Change).

Дальше мы накладываем Условия, и проверяем значения полей связанных объектов.

И прописываем Условия срабатывания Обработчика и Действия, которые должны выполниться.

Flexbby Parametric предоставляет возможность сформировать неограниченное количество различных Действий, если что-то встречается нестандартное, то можно написать скрипт на Python и выполнить его, если произошло определенное Событие.
О Событиях, которые обрабатывает Flexbby Parametric, и Действиях мы также напишем в отдельном посте.

Самое главное — как это выглядит в Карточке объекта.
При нажатии кнопки «Зарегистрировать» отображается Уведомление, и Процесс не переходит в следующее Состояние до тех пор, пока не будут внесены все данные.

Немного о настройках интерфейса

Flexbby Parametric позволяет скрывать объекты Карточки Документа в зависимости от Условий, состояния Процесса, Роли пользователя и т.п. Можно гибко настраивать различные бизнес правила.

Данная настройка скрывает таблицу Исходящие документы, если значение параметра требует ответа «Установлено «Нет»».

Как выглядит Карточка Документа.

Параметр требует ответа «Установлено «Да».

Параметр требует ответа «Установлено «Нет»».

Спасибо всем, кто дочитал до конца.

BE FLEXBBY!

habr.com

Электронный документооборот на предприятии: виды, системы, организация

Внедрение ЭДО дает возможность:

• контролировать сроки действия договоров;
• ускорить согласование документов;
• создать единую базу данных;
• отказаться от бумажных носителей.

Выбрать систему автоматизации…

Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.

Подробнее…

Услуги консалтинговой компании могут помочь:

• повысить производительность бизнес-процессов;
• оптимизировать расходы;
• повысить прибыль.

Подробнее об услугах…



Требуется оптимизировать работу нескольких отделов? Комплексная система автоматизации бизнеса -— хороший помощник в решении сложных задач.

Узнать больше…

Первые системы электронного документооборота разрабатывались непосредственно на предприятиях и были полностью индивидуализированными. Изменить структуру такой системы было практически невозможно, а стоимость программы была весьма высокой. Применяли электронный документооборот только в тех компаниях, где исключение ручной обработки документов могло принести немалую экономию. Остальные организации по-прежнему работали с бумажными носителями. Насколько изменилась ситуация в наши дни? Какие программы существуют для облегчения труда офисных работников и почему некоторые сотрудники сопротивляются внедрению инноваций?

Понятийный аппарат и виды электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) — это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства».

Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается. Все больше организаций стремятся внедрить у себя систему электронного документооборота, чтобы повысить эффективность использования рабочего времени и свести к минимуму затраты на ручную обработку документов.

Это интересно
Первые шаги по автоматизации отечественного делопроизводства были предприняты еще во времена СССР в аппарате ЦК КПСС. В то время функционал системы электронного документооборота был весьма невелик и представлял собой одно рабочее место секретаря, занимавшегося вводом в систему регистрационно-контрольных карточек, ведением журналов учета документов, составлением отчетов и поиском по регистрационным карточкам.

Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.

Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества:

• однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе;
• параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения;
• непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса;
• единая база документов, исключающая возможность их дублирования;
• результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации;
• эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.

В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:

• производственный ЭДО;
• управленческий ЭДО;
• архивное дело;
• кадровый ЭДО;
• бухгалтерский ЭДО;
• складской ЭДО;
• технологический ЭДО;
• секретный и конфиденциальный ЭДО.

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот.

Функции и эффективность ЭДО

Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими:

• создание электронной версии документа;
• создание атрибутной карточки документа;
• формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа;
• поиск карточек документов;
• формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации;
• сохранение документов в различных форматах;
• создание маршрутов документа и управление его движением;
• ведение журналов, классификаторов и справочников;
• регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе;
• рассылка напоминаний и уведомлений;
• согласование документов;
• формирование отчетов о движении и исполнении документов.

Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Количественные показатели могут быть измерены и оценены с точки зрения материальных и временных затрат:

• сокращение времени в среднем на 75% на обработку и создание документов: регистрация, рассылка, поиск, выполнение контрольных операций;
• ускорение движения информационных потоков: передача документа от подразделения к подразделению или компании-партнеру, подготовка типовых документов, согласование, скорость распространения информации внутри компании;
• экономия материалов и ресурсов в виде сокращения расходов на канцелярские принадлежности, расходные материалы и хранение документов.

Качественные показатели оцениваются с точки зрения улучшения и развития нескольких аспектов деятельности компании:

• рост производительности труда работников до 25%, благодаря наличию единого информационного пространства, упрощению процессов коллективной работы, эффективному контролю над исполнением документов;
• снижение рисков потери документов;
• увеличение скорости согласования и утверждения документов;
• повышение корпоративной культуры.

Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО.

Требования к системам электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам:

1. СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы.
2. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.
3. СЭД с системой поддержки управления организацией и накопления знаний. Обычно эти системы сочетают в себе свойства двух предыдущих. При этом в такой системе возможно использование как жесткой, так и свободной маршрутизации. Подобные СЭД используются в крупных компаниях и государственных структурах.
4. СЭД с поддержкой совместной работы сотрудников. Такие системы нацелены на организацию коллективной работы сотрудников даже в том случае, если они разделены территориально. Предоставляют возможность поиска информации, обсуждений и назначения встреч, включая реальные и виртуальные, а также сервисы хранения и публикации документов.
5. СЭД с дополнительными сервисами: управление проектами, электронная почта, биллинг, сервис CRM.

Наиболее востребованными функциями СЭД являются:

1. Хранение и поиск документов.
2. Поддержка делопроизводства.
3. Маршрутизация и контроль исполнения документов: составление маршрутов документов, поддержка действий во время маршрутов, уведомление сотрудников о поступлении нового документа, автоматический контроль сроков исполнения.
4. Составление аналитических отчетов, таких как отчет о текущей занятости, о выполнении работ по документам и о просроченных поручениях.
5. Обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе.

Некоторые СЭД имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.

Виды СЭД

Особенностью российского внутреннего электронного документооборота организации является его вертикальная направленность: документ, прежде чем попасть к исполнителю, должен пройти ряд согласований и утверждений у вышестоящего руководства. Кроме того, в отечественном делопроизводстве присутствуют такие неотъемлемые части, как регистрационная система, подготовка отчетов, контроль исполнения. В связи с этим наиболее известными на российском рынке СЭД являются продукты местных разработчиков (см. рис.).

Рис. Диаграмма востребованности различных СЭД в российских компаниях

Как выбрать СЭД, подходящую вашему бизнесу

Поскольку разработчики предлагают множество программ автоматизации делопроизводства, важно не ошибиться при выборе той или иной СЭД. Существует несколько важных критериев, при помощи которых можно понять, подходит ли программа для компании или нет.

1. Зрелость СЭД, включая время ее существования на рынке, количество компаний, успешно применивших систему в работе, наличие обновлений. У новых систем велика вероятность возникновения ошибок и, как следствие, сбоев в организации электронного документооборота компании.
2. Соответствие стандарту отрасли организации.
3. Соответствие целям и задачам компании.
4. Уровень технической поддержки СЭД со стороны компании-разработчика во время установки и в процессе эксплуатации.
5. Возможность изменения СЭД в случае расширения деятельности организации.
6. Доступность документации по администрированию или изменению настроек СЭД.
7. Защита СЭД. Система должна обеспечивать защиту информации в соответствии с политикой безопасности компании.
8. Время, необходимое на восстановление СЭД после сбоев в работе.
9. Стоимость СЭД, включающая стоимость покупки, лицензии, администрирования и технической поддержки.

Выбор системы зависит от того, что заказчик планирует от нее получить, какими ресурсами располагает и каков уровень развития компании в сфере организации электронного документооборота.

Для того чтобы окончательно определить, какую СЭД установить на предприятии, рекомендуется предпринять несколько простых шагов:

• провести сравнительный анализ нескольких СЭД, максимально соответствующих требованиям;
• оценить стоимость владения той или иной программой;
• изучить схемы лицензирования и выбрать оптимальный вариант;
• ознакомиться с комплексом услуг, предоставляемых поставщиком;
• изучить демонстрационные видеоматериалы;
• установить демо-версию программы;
• изучить функциональные возможности СЭД и выделить самые важные с точки зрения деятельности компании.

После всестороннего анализа полученных данных можно принимать окончательное решение об установке той или иной программы на предприятии.

Внедрение электронного документооборота

Внедрение электронного документооборота в организации — не такая простая задача. Недостаточно просто приобрести программу, установить ее на компьютеры и запустить в работу. Успешность внедрения зависит от соблюдения нескольких условий.

• Активное участие в автоматизации делопроизводства со стороны руководства компании. Быстрое решение организационных вопросов, связанных с внедрением ЭДО, а также влияние на руководителей среднего звена и подчиненных, сопротивляющихся инновациям, помогает успешной реализации поставленной цели.
• Соблюдение этапов установки позволит выдержать необходимые сроки и уложиться в бюджет.
• Заинтересованность ключевых пользователей. При автоматизации документооборота необходимо учитывать интересы тех сотрудников, которые будут непосредственно работать в программе.
• Грамотная подготовка проектной документации позволит избежать разночтений у исполнителя и заказчика в процессе эксплуатации системы.

Важно
Не стоит пытаться подстроить все процессы документооборота предприятия под внедряемую систему, так же как и полностью переделывать систему под бизнес-процессы заказчика. Очень важно соблюсти золотую середину, применив передовые практики, уже имеющийся регламент работы компании и ее традиции.

Чем больше в процессе внедрения учитываются перечисленные принципы, тем выше вероятность того, что переход предприятия на электронный документооборот будет удачным.

Порядок организации электронного документооборота в компании выглядит следующим образом.

1. Разработка технического задания.
2. Выбор IT-решения.
3. Описание бизнес-процессов.
4. Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.
5. Внедрение электронного документооборота.
6. Тестирование программы.
7. Запуск СЭД в эксплуатацию.
8. Контроль использования системы.

В процессе внедрения СЭД на предприятии неизбежно возникновение проблем и рисков, приводящих к нарушению сроков запуска проекта, превышению бюджета, неполному достижению целей, стоящих перед СЭД или даже к полному срыву внедрения программы.

Специфика рисков при внедрении ЭДО, так же как и при внедрении любой информационной системы в масштабах всей организации обусловлена тем, что за относительно короткий срок необходимо перевести значительную часть сотрудников на новые и непривычные для них методы работы. К основным рискам можно отнести следующие:

• консервативность сотрудников;
• недостаточная компьютерная грамотность работников;
• отсутствие регламентов на основные процессы;
• слабое техническое оснащение;
• отсутствие четкого управления проектом.

Чтобы предотвратить появление нежелательных проблем при организации электронного документооборота, необходимо детально спроектировать работу СЭД в компании, организовать ее поэтапное введение, обучить персонал и обеспечить ему оперативную поддержу в решении проблем, связанных с работой СЭД.

В целом, внедрение электронного документооборота — это не просто инновация, но радикальный шаг к современному управлению информационными потоками. По данным CNews Analytics, отечественный рынок СЭД — один из наиболее активно развивающихся сегментов IT-индустрии. Это объясняется тем, что основным потребителем программ является госсектор, а интерес со стороны государства обеспечивает устойчивость всего рынка.

www.kp.ru

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию» | Журнал «Главная книга»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 22 февраля 2013 г.

Содержание журнала № 5 за 2013 г.

О.В. Кулагина, эксперт по налогообложению

Документы как создаются внутри организации, так и поступают извне. Львиная доля документов — первичка, которая обязательно должна пройти через бухгалтерию. И порой бухгалтеру приходится буквально «вытрясать» из других подразделений эти документы. Мы расскажем, как организовать документооборот, чтобы документы попадали в бухгалтерию вовремя.

Что такое документооборот и зачем он нужен

За свой «жизненный» путь документ проходит несколько стадий: создание, обработка, передача на хранение и уничтожение. Это и есть документооборот. Регламентировать этот процесс можно с помощью графика документооборота, инструкции по документообороту, положения о документообороте и т. д. Но большинство организаций используют именно график документооборотаПоложение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

График документооборота является одним из элементов системы внутреннего контроля (СВК)п. 41 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности № 8, утв. Постановлением Правительства от 23.09.2002 № 696. Чем выше надежность СВК, тем выше вероятность получения аудиторского заключения с минимальным количеством замечаний.

Бухгалтерия больше всех остальных подразделений заинтересована в наличии такого документа и соблюдении установленных им правил, поскольку из-за несвоевременного получения первички операции в учете отражаются не в том периоде, в котором они совершены, а порой возникают даже ошибки, которые исправлять приходится по правилам ПБУ 22/2010. Например, если водитель-экспедитор вовремя не передал накладные в бухгалтерию, то впоследствии это придется исправлять как ошибку, потому что в целом для организации это не новая информация, а новая она только для бухгалтера, получившего документ с опозданием. Кроме того, чтобы принять к вычету НДС по счетам-фактурам, своевременно полученным организацией, но оказавшимся в бухгалтерии только в следующем квартале, по мнению налоговиков, надо подать уточненкуПисьмо ФНС от 30.03.2012 № ЕД-3-3/1057@.

Именно с помощью графика документооборота можно назначить ответственных за составление и передачу документов лиц, а также установить конкретные сроки по передаче первички в бухгалтерию. Это позволит бухгалтеру получать документы вовремя. Кроме того, бухгалтеру не придется объяснять каждому сотруднику, какие документы и в какой срок надо сдавать в бухгалтерию.

Кстати, график документооборота — это часть системы внутреннего контроля, и каждая организация должна наладить внутренний контроль хозяйственной деятельности. Этого требует новый Закон о бухучетест. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Разрабатываем график документооборота

Унифицированной формы графика нет — каждой организации надо самостоятельно ее разработать. И чем больше организация, чем больше у нее видов деятельности, тем подробнее должен быть график.

Определяемся с документами

На первом этапе нужно очертить круг документов, которые образуются в процессе деятельности организации. Кроме ежедневной первички по кассе, МПЗ и кадровому учету, включите в график и документы по операциям, которые случаются нечасто (например, по представительским мероприятиям и рекламным акциям). Правильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов.

В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан.

Поясним на примере. В бухгалтерском и налоговом учете кредиторскую задолженность перед ликвидированным поставщиком нужно списать в доходы на дату внесения в ЕГРЮЛ записи о его ликвидациип. 6 ПБУ 4/99; п. 16 ПБУ 9/99; подп. 18 ст. 250 НК РФ. Но следить за процессом ликвидации контрагента бухгалтер не обязан просто потому, что это не его задача. Значит, о ликвидации должен сообщить работник, в сферу компетенции которого входит работа с кредиторской задолженностью. И таких ситуаций множество. Подобные сведения могут представляться в бухгалтерию в виде справок или служебных записок, которые также надо включить в график документооборота. В нашем примере ответственный работник должен представить выписку из ЕГРЮЛ.

Назначаем ответственных лиц

С первичными документами все просто. Работники, в должностные обязанности которых входит составление первички, отвечают за ее правильное оформлениеп. 6 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Этих же работников надо назначить ответственными за передачу документов в бухгалтерию. Чем меньше посредников между составителем документа и бухгалтерией, тем больше шансов, что документ не потеряется и поступит вовремя.

Чтобы распределить ответственность за оформление и передачу служебных записок или справок, внутри каждого подразделения назначьте ответственного. Например:

• проблемные должники — старший менеджер по продажам;
• решения собрания участников организации — старший юрисконсульт;
• определение рыночной стоимости имущества –– ведущий специалист отдела маркетинга по согласованию с руководителем производственно-технического отдела;
• данные об очередных отпусках для расчета величины соответствующего оценочного обязательства (резерва) — руководитель отдела кадров;
• определение срока полезного использования основного средства — ведущий специалист производственно-технического отдела.

Если не назначить ответственное должностное лицо, то в случае утери документа или нарушения срока его представления спросить будет не с кого. А значит, и поставленных целей бухгалтер не добьется.

Устанавливаем сроки

Срок, в который конкретный работник должен передать документы в бухгалтерию, пожалуй, самое важное в графике документооборота. Этот срок можно установить как определенное число месяца или количество дней, прошедших со дня составления или исполнения документа. Также надо учесть, что бухгалтеру может понадобиться не один день для обработки полученных документов и переноса данных из них в регистр. Например, в организации день выплаты заработной платы установлен 7-го числа. Бухгалтер расчетной группы начисляет заработную плату по всем подразделениям, и все документы по учету рабочего времени должны быть обработаны, допустим, к 5-му числу месяца. Поэтому поступить в бухгалтерию табели учета рабочего времени, приказы о премировании и т. п. должны не позже 1-го числа месяца.

Не забудьте отдельно указать в графике сроки передачи документов по командировкам. Ведь не секрет, что некоторые сотрудники имеют привычку до последнего держать документы у себя и отчитываются с опозданием, даже не подозревая, что срок для представления отчета установлен законодательно. Поэтому в графике документооборота пропишите для них обязанность отчитаться в трехдневный срок после окончания командировкип. 26 Постановления Правительства от 13.10.2008 № 749.

Итак, список документов подготовлен, сроки прохождения по подразделениям установлены, а ответственные лица назначены. Переходим к оформлению.

Выбираем способ оформления

График документооборота можно оформить в виде текста, таблицы или схемы. Если организация небольшая и документов мало, то подойдет текстовая форма. Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять схему движения каждого документа, потому что это наглядно, просто и информативно. Но классический способ оформления графика — таблица, где каждая строка содержит сведения об одном документе. Разрабатывать график лучше в программе Excel, так как при обработке данных удобно использовать некоторые ее функции.

Какой бы способ вы ни выбрали, информацию нужно представить так, чтобы график было удобно читать вашим сотрудникам, ответственным за движение документа. Поэтому документы в графике необходимо располагать по определенному принципу, например в алфавитном порядке, тогда легко можно будет найти любой документ.

Этот вариант оформления удобен тем, что таблица охватывает весь перечень документов и ею будут пользоваться все сотрудники. Но если документов очень много, то график будет громоздким и сложным для восприятия. Поэтому такая форма оптимальна для небольших организаций.

График документооборота (по формам документов) может выглядеть так.

Другой вариант — расположить документы с привязкой:

• <или>к хозяйственной операции;
• <или>к должностям и профессиям;
• <или>к структурным подразделениям.

Например, для каждой хозяйственной операции описывается блок документов, которые необходимо составить, их движение, ответственные лица, сроки и места хранения. Сами документы внутри блока можно расположить в порядке их составления. Такой график удобен для восприятия, так как вся нужная информация для конкретного сотрудника или структурного подразделения сгруппирована в одном месте. Минусы такой подачи информации — в многократном повторении одних и тех же первичных документов для разных операций, например кассовых ордеров, платежных поручений, бухгалтерских справок, счетов-фактур. Поэтому составление такого графика займет больше времени, но зато из него легко сделать выписку для конкретного сотрудника. В качестве образца можно использовать такой график.

Готовый график должен утвердить и ввести в действие руководитель своим приказом.

Внедряем в практику

Теперь переходим к этапу «оповещения». Каждый сотрудник, участвующий в документообороте, должен знать, что, как и когда он обязан делать. Есть два варианта:

• <или>оформить дополнительный лист к графику документооборота, где сотрудники будут оставлять свои подписи, свидетельствующие об ознакомлении с графиком.

Трудозатраты бухгалтера по этому варианту минимальны, но сотруднику будет сложно запомнить что, кому и в какие сроки он должен передавать;

• <или>сделать выписки из графика для каждого работника и раздать под расписку. Быстро сделать для работника выписку из графика поможет функция Excel «Данные — Фильтр — Автофильтр». Документы, которые относятся ко всем сотрудникам сразу, например больничные листы, авансовые отчеты, нужно также включить в выписку, поставив несколько фильтров с условием «или».

Выписка из графика документооборота с использованием в столбце «Представление документа → Кто» одновременно двух фильтров «специалист сервисного отдела» и «работник» с условием «или» в программе выглядит так.

Но этого мало, надо чтобы документ неукоснительно соблюдался всеми подразделениями. Для успешного внедрения нововведений:

• <или>внесите изменения в должностные инструкции сотрудников: дайте ссылку на график документооборота, пропишите в обязанностях соблюдение сроков представления документов. Например, должностная инструкция кладовщика после внесения изменений может выглядеть так (изменения выделены курсивом).

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
кладовщика

…

2. Должностные обязанности:

…

— принимает материальные ценности;

— проверяет соответствие принимаемых на хранение материалов сопроводительным документам;

— составляет документы в соответствии с графиком документооборота на прием и списание материалов;

— ведет учет наличия материалов на складе и ведение отчетной документации по их движению;

— участвует в проведении инвентаризаций.

Кладовщик обязан:

— находиться на рабочем месте в специальной одежде;

— соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;

— соблюдать сроки представления документов, установленные графиком документооборота.

• <или>закрепите обязанность соблюдать сроки передачи документов приказом по организации, если должностных инструкций у вас нет.

ПРИКАЗ

В целях организации рационального документооборота

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Всем сотрудникам ООО «Калинка» при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота.

2. Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

ОБМЕН ОПЫТОМ

КОСНИЧЕВА Лариса Александровна

Главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»

“Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии. Например, в нашей компании в положении о премировании установлен порядок начисления премии в зависимости от полученных результатов. И там же определены случаи, когда и на сколько размер премии может быть снижен. В частности, как одно из оснований для снижения размера премии мы указали следующее: «Нарушение сроков, установленных приказами и распоряжениями администрации, при сдаче финансовых документов в бухгалтерию». Такая мера позволила добиться 100%-й передачи в бухгалтерию счетов-фактур до 15-го числа месяца”.

***

При использовании графика документооборота нередко выявляется несбалансированность некоторых сроков. Например, документ долго находился на согласовании, а срок его представления уже прошел. Частая ситуация: появляются новые виды деятельности, документы по которым не учтены в графике документооборота. Например, организация начала работать с векселями или с электронными деньгами. Предусмотреть все нюансы заранее невозможно, но ничего страшного в этом нет: вы можете вносить в график изменения, постепенно совершенствуя его.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

2019 г.

1. О сроках хранения документов и не только, № 9
2. Бухгалтерская справка: образцы, которые пригодятся в учете, № 13
3. Служебные записки: как оформить и когда пригодятся в учете, № 10

2018 г.

1. Гарантии в договоре: от налоговых убытков и не только, № 4
2. Оформляем доверенность правильно, № 3
3. В новый год со «старым» директором, № 24
4. Как организовать работу с персональными данными сотрудников, № 23
5. Применяем УПД с середины года, № 2
6. Новшества «оформительского» ГОСТа, № 19
7. Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу, № 17
8. Заверение копий документов: новые правила, № 12
9. Нумерация документов с нового года, № 1

2017 г.

1. Риски внедоговорной поставки: если договор и накладная «не дружат», № 11

glavkniga.ru

Организация внутреннего документооборота

Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.

Правильно организовать внутренний документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. В статье мы определим основные виды внутренней документации и подробно рассмотрим вопросы внутренней переписки, унификации форм и правил работы с документами.

Общий массив документов организации можно разделить на три большие группы:

— внутренние, обеспечивающие решение управленческих задач в компании, в которой были созданы;

— входящие, поступающие из сторонних организаций, от физических лиц и органов государственной власти;

— исходящие, направляемые за пределы компании, в которой были созданы.

Таким образом, под внутренними документами мы будем понимать те из них, которые никогда не выйдут за пределы своей «родной» компании. Организация внутреннего документооборота производится для того, чтобы наладить работу с данными документами, сделать ее максимально эффективной и быстрой на всех стадиях жизненного цикла документа, от подготовки проекта до отправки на хранение.

Особенность внутренних документов в том, что на этапе их подготовки и оформления они проходят по маршрутам исходящих, а на этапе исполнения – входящих.

При этом следует помнить, что от правильного выполнения делопроизводственных процессов относительно каждого конкретного документа зависит его, документа, юридическая сила.

Внутренняя переписка

Внутри организации переписка между подразделениями ведется, как правило, путем направления адресатам служебных или докладных записок. Писем отделы друг другу не пишут! Обменяться между собой письмами могут, например, два обособленных подразделения одной организации.

Служебные/докладные записки и письма составляются по правилам создания документов, установленным внутри организации.

Просим обратить внимание на то, что без необходимости заниматься перепиской внутри одной организац

www.sekretariat.ru