Дебиторская задолженность (понятие): что это простыми словами

Привычные для бухгалтеров термины плавно вливаются в жизнь обычных россиян и предпринимателей. Для того чтобы понимать о чем говорят в новостях, либо что подразумевают контрагенты, когда оперируют словами «дебиторка» или «кредиторка» следует разобраться в терминологии. Бробанк разъяснит, что такое дебиторская задолженность, и в чем ее отличие от кредиторской.

Описание «дебиторской задолженности» простыми словами

Дебиторская задолженность, она же дебиторка — это все суммы, которые контрагенты, граждане, компании или другие должники обязаны заплатить предприятию или индивидуальному предпринимателю. Если описать дебиторку простыми словами, то это все неоплаченные долги, которые находятся в балансе по дебетовому счету. Это может быть долг подрядчика, неоплаченный счет за товар или услугу со стороны покупателя или расчет с другими подотчетными лицами.

Дебиторская задолженность относится к имущественным активам, поэтому подлежит обязательной инвентаризации, которую проводят независимо от срока погашения.

В состав дебиторки входят не только денежные долги, но и другие неисполненные обязательства. Чтобы понимать, когда речь идет о дебиторской задолженности, приведем несколько примеров:

• компания поставила товар или оказала услуга, а расчета не было;
• переведена предоплата за услугу, но она не была оказана;
• предприниматель или предприятие выдали заем сотруднику;
• в налоговую службу, пенсионный или другой фонд было перечислено больше средств вследствие бухгалтерской ошибки:
• непоступившие товары с частичной или полной предоплатой, которые будут позже переданы от контрагента.

Кроме того к появлению дебиторки могут привести:

• недобросовестность контрагента;
• финансовая нестабильность или банкротство поставщика;
• ошибка компании или банка, которая допущена при проведении платежа.

Каждая из таких операций приводит к формированию дебиторской задолженности по счетам предприятия или ИП.

Что хорошего и плохого в дебиторке

Без дебиторской задолженность никакой бизнес в принципе невозможен, разве что все контрагенты будут рассчитываться только по предоплате. Но большинство партнеров предпочитают схему постоплаты, когда вначале поступает товар или оказывается услуга, а потом происходит расчет. Поэтому при завоевании новых рынков сбыта и расширении клиентской базы дебиторка неизбежна.

С другой стороны отсрочка платежа выгодна для обеих сторон: покупатель получает «чужие» оборотные средства, а продавец новый рынок сбыта. Главное в этом случае не накапливать много долгов.

Большая дебиторская задолженность негативно сказывается на финансовом состоянии компании. Оборотные средства не поступают на счета, и наступает стагнация. Чем больше объем задолженности, тем выше риск ее невозврата. Это может пагубно сказаться на устойчивости бизнеса.

У предприятия или предпринимателя постепенно иссякает источник средств для ведения дел. Приходится для удержания на плаву ожидать возврата дебиторки или открывать собственную кредиторскую задолженность. В этом случае уже свой долг требует затрат на возврат и комиссию, которые устанавливают кредиторы.

Различия между кредиторской и дебиторской задолженностью

Начинающие предприниматели иногда могут считать, что хорошо, когда есть дебиторская задолженность и плохо, когда есть кредиторская. В обывательском понимании дебиторка — всё что должны вам, кредиторка — всё что должны вы.

Отсутствие долгов в пользу ИП со стороны контрагентов говорит об осторожной стратегии. Из-за боязни рискнуть предприниматель работает только по предоплате либо расчетами в день поставки. Но такой подход в длительной перспективе невозможен. Тем более, что он лишает бизнес части прибыли, которую могут приносить добросовестные плательщики.

Кредиторская задолженность более показательный параметр. Многие компании могут обходиться почти полностью без нее. Но с расширением клиентских связей, все равно возникают договорные отношения с частичными предоплатами, либо клиент берет взаймы у других кредиторов.

Даже сформированный фонд заработной платы, сумма для выплаты дивидендов акционерам или объем начисленных налогов относятся к кредиторской задолженности. Поэтому правильнее оценивать не наличие дебиторки и кредиторки как таковых в балансе предприятия, а обращать внимание на их соотношение.

Если не использовать бухгалтерские формулы, то вкратце можно сформулировать такие тезисы:

1. Когда кредиторка выше дебиторки у компании недостаточно собственных финансов. Просматриваются определенные проблемы с устойчивостью. Но при этом в расчет принимаются и другие ресурсы компании.
2. Если дебиторка в разы выше кредиторки, то компания экономически здорова, надежна и платежеспособна.

Важно помнить, что существенный перекос ни в одну, ни у другую сторону невыгоден для стабильного бизнеса.

Виды дебиторки

Классифицируют дебиторскую задолженность по нескольким признакам. С точки зрения бухгалтерии, обращают внимание период, за который долги будут погашены. По этому критерию выделяют:

1. Краткосрочную или текущую дебиторку. Ее срок погашения меньше 12 месяцев. Если задолженность изначально была долгосрочной, но постепенно ее срок стал меньше календарного года, она будет переведена в категорию текущей.
2. Долгосрочную. Дебиторская задолженность относится к этой категории, если контрагент по условиям договора проведет расчет с компанией не раньше, чем за 12 месяцев.

По типу оплаты дебиторские задолженности бывают:

1. Срочные, реальные или нормальные долги, когда максимальный срок выплаты, прописанный в договоре, не истек.
2. Просроченные возникают в том случае, когда контрагент не исполнил обязательства в ту дату, которая указана в контракте. Внутри этого типа различают сомнительную и безнадежную задолженность.

Сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность

Сомнительной задолженность со стороны дебитора не может стать до тех пор, пока не истечет срок оплаты.

Если конкретной даты в договоре с контрагентом нет, то ее определяют субъективно исходя из характера и содержания аналогичных сделок. Кроме того сомнительным долг может быть признан не только исходя из даты, но когда в СМИ или других источниках опубликовали информацию о финансовых трудностях контрагента. Как только появляются подозрения, что дебиторка может стать сомнительной бухгалтерия начинает формировать резервы под нее.

Безнадежным долг дебитора становится тогда, когда у компании нет шансов его вернуть. Это происходит в двух случаях:

1. Истек срок исковой давности. Период исчисляется от даты, когда началась просрочка с даты исполнения обязательств дебитором. Максимальный период — 3 года.
2. Обязательство невозможно исполнить. Например, компания была признана банкротом и исключена из реестра юрлиц. Но если дебитор индивидуальный предприниматель, то даже после снятия с учета он продолжает отвечать по долгам своим имуществом. Задолженность ИП будет признана безнадежной, если он начнет процедуру личного банкротства и судебным приставам не будет из чего взимать долги.

Очень редко дебиторка сразу становится безнадежной. Обычно процесс начинается с сомнительной. Какой формировать резерв под сомнительную задолженность компания решает после проведения инвентаризации.

Способы снижения сомнительной и безнадежной дебиторки

Каждый предприниматель сталкивается с дилеммой: затормозить средства в дебиторке или упустить выгоду, отказывая потенциальным клиентам. Поэтому важно заранее определить максимальный размер дебиторской задолженности с учетом стоимости заемных средств, которые понадобится взять до момента расчета должников. Кроме того не упустить момент, что не все контрагенты могут быть финансово дисциплинированными. А также включить вероятность форс-мажоров и других непредвиденных просрочек при зачислении средств.

Чтобы минимизировать риски возникновения сомнительных и невозвратных долгов можно использовать такие инструменты:

Наименование	Описание
Авансовые расчеты	Если все договора будут предусматривать 100% предоплату, то большая часть дебиторки не сформируется. Минус — не все клиенты готовы работать по такой схеме, а это напрямую отразится на прибыли и упущенных выгодах. Вариант подходит только для монополистов или сфер, где очень низкая конкуренция.
Обеспечение сделки	В качестве обеспечения может выступать залог, поручительство или банковская гарантия. При нарушении договорных обязательств гарант берет на себя обязательства по исполнению расчетов. Либо в распоряжение предприятия переходит залог-обеспечение поставщика.
Аккредитив	При таком варианте расчетов в сделке принимает участие банк, который оформляет аккредитив. Деньги поступают не напрямую продавцу, а на спецсчет в банке. После этого банк информирует поставщика о зачислении средств, а тот отгружает товар или оказывает услугу. Когда поставщик предоставляет в банк документы об исполнении обязательств, то получает расчет. Аккредитивная форма расчетов защищает интересы и продавца и покупателя, но за услугу понадобится платить третьей стороне — банку.

Для снижения рисков до заключения договора следует провести экспертизу контрагента:

• проверить состояние основных фондов и уровень платежеспособности партнера;
• узнать информацию о компании и ее авторитетности в сфере;
• проверить включение в госреестр;
• на сайте ФССП промониторить на наличие возбужденных дел и исполнительных производств в отношении компании;
• выяснить всю доступную информацию о руководителе и финансово-ответственных лицах.

Кроме того важно уделить внимание тем представителям контрагента, которые подписывают договора. Проверить их полномочия и права на такие действия, чтобы сделка была законной.

Что делать с проблемной дебиторкой

Когда долг уже отнесен к сомнительной дебиторке, для компании, которой должны, еще не все потеряно. В-первую очередь следует запустить процесс планомерной работы по взысканию долга. Законные методы состоят из таких этапов:

1. Первым шагом должнику следует признать свою компанию банкротом. Такое развитие событий подходит не всем бизнесменам. Поданная жалоба в налоговую службу со стороны дебитора стимулирует контролирующие органы на усиление внимание к компании-должнику. В некоторых случаях это приводит к ускорению процесса расчета по сомнительной дебиторской задолженности.
2. Продать дебиторку коллекторскому агентству. Сумма, которое заплатят при выкупе, редко превышает 30-50% от общего долга. Но если компания отчаялась вернуть свои деньги, то такой подход поможет уменьшить понесенные убытки.
3. Подать судебный иск. При этом срок долга должен не превышать 3 года с момента возникновения. Дело рассматривается от 2 до 6 месяцев.
4. На следующем этапе работа проходит с судебными приставами, которые помогают вернуть дебиторку.
5. Обращение в банк должника. Когда вынесено судебное решение банк обязан его исполнить. Если на счетах должника остались деньги, то они будут направлены на расчеты по обязательствам.
6. Если ничего не помогло, и дебиторка осталась, то останется ее только списать за счет собственного сформированного резерва.

Еще один способ минимизировать риски невозврата дебиторской задолженности — застраховать ее. В страховом договоре прописывают условия страхового случая, правила оценки платежеспособности поставщика и другие пункты, которые помогут отрегулировать действия сторон.

Об авторе

Клавдия Трескова — высшее образование по квалификации «Экономист», со специализациями «Экономика и управление» и «Компьютерные технологии» в ПГУ. Работала в банке на должностях от операциониста до и.о. начальника отдела обслуживания частных и корпоративных клиентов. Ежегодно с успехом проходила аттестации, обучение и тренинги по банковскому обслуживанию. Общий стаж работы в банке более 15 лет. [email protected]

Эта статья полезная?

ДаНет

Помогите нам узнать насколько эта статья помогла вам. Если чего-то не хватает или информация не точная, пожалуйста, сообщите об этом ниже в комментариях или напишите нам на почту [email protected].

Комментарии: 0

СБЕР Про | Медиа

Третий обязательный критерий классификации — финансовая дисциплина: если контрагент запаздывает с платежами в установленные сроки, то даже при его ценности для бизнеса стоит пересмотреть условия сотрудничества в свою пользу.

Помимо базовых параметров, перечисленных выше, у каждого предприятия могут быть свои критерии оценки рисков и значимости контрагентов с учётом специфики отрасли, операций, конкурентного поля и т. п. Формируя внутреннюю систему ранжирования клиентов, важно учитывать экспертизу и специалистов по продажам, и финансистов предприятия.

Полученные параметры стоит отразить в CRM, чтобы каждый сотрудник компании, который взаимодействует с клиентами или принимает решения, видел, насколько важен конкретный клиент и стоит ли стараться его удержать любыми способами, дать ему отсрочку или отказать.

Допустимый уровень дебиторской задолженности зависит от политики и планов развития бизнеса. Если предприятие активно наращивает долю рынка, оно может допускать более высокие риски, в том числе в политике расчётов с контрагентами. Если же в приоритете сохранение стабильности, лимиты настраиваются более жёстко с целью минимизации рисков.

Лимиты можно устанавливать централизованно для всех филиалов компании и локально для отдельных подразделений. А затем настраивать ограничения для разных групп клиентов в рамках общего лимита.

Правила расчёта лимита для клиента должны быть простыми, прозрачными и доступными для всех сотрудников отдела продаж.

Поручите одному специалисту в отделе продаж (или нескольким, если клиентов очень много) следить за расчётами. Настройте оповещения в CRM: о готовности всех необходимых для оплаты документов, о приближении срока платежа, чтобы менеджер мог напомнить клиенту об оплате, о просрочке, если она произошла.

У службы работы с клиентами должен быть регламент с указанием, как и когда действовать при задержке клиентами платежей. Например, за 5 дней до даты платежа сотрудник звонит клиенту, на 3-й день просрочки отправляет письмо с уточнением о платеже, на 15-й день запрашивает у юристов претензионное письмо, а через 90 дней передаёт клиента отделу по работе с просроченной задолженностью или в службу безопасности. Работу с просроченной задолженностью можно отдать на аутсорсинг.

В зависимости от группы, к которой принадлежит дебитор, одним в случае просрочки можно предоставить дополнительную отсрочку или предложить погасить обязательства раньше со скидкой. На других сразу же наложить санкции и штраф. Впрочем, жёсткие меры часто неэффективны из-за дополнительных затрат на взыскание задолженности. Поэтому основная задача управления дебиторской задолженностью — не доводить ситуацию до принудительного взыскания платежа.

Снизить финансовые риски контрагентов можно также с помощью инструментов для безопасных расчётов. Они позволяют крупным компаниям не терять ликвидность за счёт долгих и объёмных отсрочек и не тратиться на взыскание задолженности с дебиторов.

Банковская гарантия

Подходит для одноразовой сделки: использовать её удобно для первой сделки с новым клиентом, чтобы убедиться в его стабильном финансовом положении. Банк выдаёт гарантию на сумму сделки. Если покупатель вовремя не заплатит, это сделает банк. Комиссию за оформление банковской гарантии можно переложить на клиента, если у него низкий рейтинг надёжности.

Факторинг

Это по сути продажа дебиторской задолженности другой компании или банку, она позволяет предложить клиентам более выгодные условия отсрочки платежа и при этом избежать кассовых разрывов у продавца, так как деньги компании поступят сразу после поставки.

Аккредитив

Защищает и продавца, и покупателя: деньги на сделку холдируются банком в момент подписания договора и перечисляются продавцу после отгрузки товара (продавец должен предоставить банку документальное подтверждение об этом). При этом покупателю банк может предоставить дополнительную отсрочку оплаты вдобавок к отсрочке продавца или профинансировать сделку кредитными средствами.

Дебиторская задолженность, которая работает на бизнес: все о факторинге

Просрочка или просто долги покупателей являются настоящим бичом бизнеса, расчеты между компаниями, как правило, не производятся «одномоментно». Больше 60% бизнеса в стране работают на условиях отсрочки платежа. Для профессионального управления дебиторской задолженностью есть финансовый инструмент – факторинг.

Факторинг – это услуга, которая состоит в выплате финансирования поставщику под уступку его прав денежных требований, возникших по поставке с отсроченным платежом. Простыми словами — когда покупатель не успевает рассчитаться в срок со своим поставщиком, то последний имеет дебиторскую задолженность и дебитора в лице фирмы покупателя. Именно дебиторская задолженность является ключевым элементом такого финансового механизма, как факторинг. Таким образом, несмотря на то, что факторинговый договор по смыслу двусторонний (в его заключении участвуют только фактор и поставщик), правовые отношения, возникающие в его рамках, связывают троих участников сделки.

Промсвязьбанк входит в тройку лидеров рынка факторинга, предлагая своим партнерам различные виды данного продукта для пополнения оборотных средств и получения финансирования без залога и поручительств. Преимуществом факторинга Промсвязьбанка перед другими финансовыми организациями является финансирование до 95% от суммы поставки на увеличение оборотного капитала организации и отсутствие кассовых разрывов. Таким образом, внутренний факторинг с регрессом и без регресса, реверсивный факторинг, позволит работать на льготных условиях отсрочки платежа до 120 дней.

Международный факторинг – это целый комплекс услуг для компаний-участников внешнеэкономической деятельности, он направлен на экспорт и импорт товаров на индивидуальных условиях.

На сегодняшний день Промсвязьбанк совершенствует факторинговые продукты, внедряя новые решения для кредиторской задолженности, активно наращивая объемы финансирования через цифровые каналы и закладывая фундамент для формирования нового направления коммерческого финансирования.

 

Что такое дебиторская задолженность — примеры, процесс и важность

Определение дебиторской задолженности

Дебиторская задолженность — это сумма, которую компания имеет право получить от своих клиентов за товары или услуги, проданные в кредит. Другими словами, это сумма, которую ваш клиент должен вам по договорным обязательствам.

Дебиторская задолженность также известна как дебиторская, торговая дебиторская задолженность, дебиторская задолженность или торговая дебиторская задолженность.

Примеры дебиторской задолженности

1 ^st июня 2020 года Max Enterprises продала товаров на сумму 75 000 National Traders с кредитным периодом 15 дней. С 1 ^{-го сентября} г. до даты оплаты счета 75 000 будут рассматриваться как дебиторская задолженность по счету National Traders.

Скажем, на 10 ^th National Traders заплатили 50 000 Max Enterprises. Это будет уменьшено со счета национального трейдера. Корректив по месту службы, общая дебиторская задолженность составит 25 000 человек.

Аналогичным образом, когда вы продаете в кредит разным клиентам, она будет добавлена ​​к общей дебиторской задолженности, а когда вы получите ее от клиентов, она будет уменьшена.

Как записать дебиторскую задолженность в бухгалтерские книги?

Ниже приведены записи журнала для учета и корректировки дебиторской задолженности в книгах счета

.

При продаже в кредит

Dr National Traders a / c (Заказчик) 75,000

Cr Продажи с кондиционером 75,000

Когда оплачен счет продажи

Dr Bank / Cash a / c 75,000

Cr Национальные трейдеры а / с 75,000

Учет дебиторской задолженности в финансовой отчетности

Как вы знаете, дебиторская задолженность — это сумма, которая еще не получена от ваших клиентов в течение определенного периода, обычно короткого периода, поэтому она рассматривается как оборотные активы.На дату создания финансовой отчетности общая дебиторская задолженность показана в разделе текущих активов баланса как векселя к получению, разные дебиторы, торговая дебиторская задолженность и т. Д.

Примерный формат дебиторской задолженности в балансе показан ниже :

Обработка дебиторской задолженности

Хотя процесс дебиторской задолженности отличается от бизнеса к бизнесу, мы перечислили общие вещи, которые вы увидите в процессе дебиторской задолженности, которым следуют большинство компаний.

• Выставление счета клиенту в кредит в соответствии с кредитной политикой
• Захват или запись кредитных дней или срока оплаты
• График наблюдения и сбора
• Формирование просроченных и неоплаченных счетов с более длительным сроком
• Отправка письма с напоминанием о счетах, ожидающих рассмотрения
• При получении платежа учитывайте поступление и соответствующим образом корректируйте дебиторскую задолженность.
• При наличии скидки по оплате за досрочную оплату необходимо произвести соответствующую корректировку счета дебиторской задолженности.

Стоимость дебиторской задолженности

• Компании требуются дополнительные средства, поскольку денежные средства блокируются в дебиторской задолженности, что связано с расходами в виде процентов (заемные средства) или альтернативных затрат (собственные средства)
• Административные расходы, такие как ведение документации, отправка писем-напоминаний и т. Д.
• Сбор стоит
• Расходы по неплатежам из-за безнадежных долгов

Важность дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью относится к планированию и контролю за задолженностью перед клиентом в связи с продажей в кредит.Проще говоря, успешное закрытие вашего заказа до продаж определяется только тогда, когда вы конвертируете свои продажи в наличные. Пока ваши продажи не будут конвертированы в наличные, вам нужно управлять тем, «сколько вам нужно получить? от кого? И когда?

Для этого вам понадобится система управления дебиторской задолженностью, известная как система кредитного менеджмента.

Другая причина, что дебиторская задолженность является одним из основных источников притока денежных средств, и, учитывая объем продаж в кредит, большая сумма денег связана с дебиторской задолженностью.Это просто означает, что столько денег недоступно, пока не будет выплачено. Если ими не управлять эффективно, это оказывает прямое влияние на оборотный капитал бизнеса и потенциально препятствует его росту.

Ознакомьтесь с 6 советами по эффективному управлению дебиторской задолженностью

С другой стороны, эффективное управление дебиторской задолженностью принесет бизнесу несколько преимуществ. Наиболее важным из них является увеличение притока денежных средств за счет более быстрой реализации продаж за наличные.Это также помогает вам построить лучшие отношения с вашим клиентом, устраняя расхождения в незавершенных счетах, и снижает риск безнадежных долгов. Все это требует, чтобы вы были в верхней части дебиторской задолженности своего счета, и вы можете легко добиться этого с помощью программного обеспечения для бухгалтерского учета. Это помогает вам отслеживать, контролировать и своевременно принимать меры по просроченным / давно ожидаемым счетам, что приводит к увеличению притока денежных средств, что важно для роста бизнеса.

Счета к оплате vs.Дебиторская задолженность

Знание разницы между кредиторской и дебиторской задолженностью жизненно важно для владельцев малого бизнеса, которые хотят лучше понять свой бухгалтерский процесс. Узнайте все, что вам нужно знать о дебиторской и кредиторской задолженности, прямо здесь.

Основы кредиторской и дебиторской задолженности

Давайте начнем с основ: каков процесс расчета кредиторской и дебиторской задолженности?

Первое: кредиторская задолженность.Кредиторская задолженность (также называемая ПД) — это счет в главной бухгалтерской книге вашей компании, который представляет собой обязательство по выплате долга перед кредиторами или поставщиками. Короче говоря, это деньги, которые ваша компания должна третьим лицам.

Итак, какова дебиторская задолженность? По сути, дебиторская задолженность (также известная как AR) относится к неоплаченным счетам, которые клиенты должны вашей компании. Он представляет собой кредитную линию, предоставленную клиентом клиенту.

Разница между кредиторской и дебиторской задолженностью

Итак, в чем разница между дебиторской и кредиторской задолженностью?

Проще говоря, кредиторская и дебиторская задолженность — это две стороны одной медали.В то время как кредиторская задолженность представляет собой деньги, которые ваш бизнес должен поставщикам, дебиторская задолженность представляет собой деньги, которые должны вашему бизнесу со стороны клиентов.

Кроме того, дебиторская задолженность считается оборотным активом, а кредиторская задолженность — текущим обязательством. Это связано с тем, что дебиторская задолженность будет конвертирована в наличные в течение одного года (хотя в некоторых случаях, когда вы предлагали более длительные сроки кредита, дебиторская задолженность может регистрироваться как долгосрочный актив).

В отличие от этого, кредиторская задолженность считается текущим обязательством, поскольку представляет собой деньги, которые вы должны кредиторам.

Почему важна кредиторская и дебиторская задолженность?

После того, как вы поймете основы кредиторской и дебиторской задолженности, а также разницу между кредиторской и дебиторской задолженностью, важно понять, почему эти бухгалтерские процессы действительно имеют значение.

Для многих малых предприятий по всему миру просрочка платежей является серьезной проблемой.Почему? Потому что просроченные платежи могут вызвать серьезные проблемы с денежным потоком, что приведет к тому, что оборотный капитал будет заблокирован на вашем балансе.

Согласно Bacs, почти половина малых и средних предприятий Великобритании получает оплату с опозданием, при этом средняя компания ожидает 32 185 фунтов стерлингов в виде просроченных платежей. 42% этих компаний тратят до четырех часов в неделю на погоню за просроченными платежами. Это значительная сумма, особенно с учетом того, что эти деньги могут быть использованы для финансирования новых продуктов, инвестиций в рост или увеличения выплат акционерам.

Оптимизируя процесс обработки дебиторской задолженности, вы можете гарантировать, что ваш бизнес сможет поддерживать стабильный денежный поток. Это означает, что у вас будет более чем достаточно денег для покрытия расходов вашего бизнеса. Кроме того, вам не придется бороться, чтобы выжить изо дня в день, но вы можете использовать долгосрочный подход к росту.

Как работать с кредиторской и дебиторской задолженностью

Хотите знать, как работать с кредиторской и дебиторской задолженностью? Чтобы избежать проблем с движением денежных средств, которые могут возникнуть в результате неэффективных процессов бухгалтерского учета, лучше всего оптимизировать как кредиторскую, так и дебиторскую задолженность.Вот три наших основных совета по работе с кредиторской и дебиторской задолженностью:

1. Подумайте об автоматизации дебиторской задолженности — существует множество различных программных инструментов для бухгалтерского учета, таких как Xero и QuickBooks, которые вы можете использовать вместе с облачной платежной системой, например GoCardless для автоматизации процесса обработки дебиторской задолженности.

2. Оптимизация выставления счетов — от неправильного адреса клиента до счетов, которые просто теряются в случайном порядке, существует широкий спектр ошибок, которые могут возникнуть в процессе выставления счетов.Обязательно используйте шаблон счета-фактуры, чтобы убедиться, что вы включаете всю необходимую информацию. Вам также следует выставить счет, как только работа будет завершена, чтобы вам быстрее заплатили.

3. Договаривайтесь о выгодных условиях оплаты — не забывайте об оптимизации кредиторской задолженности. Один из лучших способов сделать это — договориться о более длительных сроках оплаты для вашего бизнеса, что поможет высвободить денежные средства и увеличить оборотный капитал.

Мы можем помочь

GoCardless помогает автоматизировать сбор платежей, сокращая количество администраторов, с которыми ваша команда должна иметь дело при поиске счетов.Узнайте, как GoCardless может помочь вам со специальными или регулярными платежами.

GoCardless используется более чем 60 000 компаний по всему миру. Узнайте больше о том, как вы можете улучшить обработку платежей в своем бизнесе уже сегодня.

Узнать большеЗарегистрироваться

Что такое дебиторская задолженность? — Определение | Значение

Что такое дебиторская задолженность?

Определение: Дебиторская задолженность, часто сокращенно A / R, — это сумма денег, которую клиенты в настоящее время должны компании за товары или услуги, приобретенные в кредит.

Многие компании предлагают программы кредитования клиентам, которые часто посещают бизнес, или поставщикам, которые регулярно заказывают продукты. Цель кредитной программы — побудить клиентов совершать покупки и стимулировать их покупать товары, даже если в настоящее время у них нет денег, чтобы заплатить за них.

Мы видим эти программы практически во всех отраслях, как B2C, так и B2B. Например, отрасль розничной торговли известна тем, что предлагает кредит в магазине с помощью специальных кредитных карт, по которым покупатели могут покупать товары в магазине и оплачивать их в конце месяца.Большинство универмагов, таких как JCPenny и Macy’s, имеют свои собственные кредитные карты, но более мелкие розничные торговцы также начинают разрабатывать эти программы.

Примеры

B2B включают любого производителя, который заказывает детали у другого без немедленной оплаты. Продавец упаковывает детали и отправляет их покупателю со счетом, предписывающим покупателю произвести оплату в течение 90 дней. Это менее сложный пример дебиторской задолженности, чем розничная потребительская кредитная карта, но он работает таким же образом.У покупателя есть 90 дней для оплаты заказанных и полученных товаров.

---

Примеры

Что входит в дебиторскую задолженность?

Важно отметить, что определение дебиторской задолженности не ограничивается каким-либо типом бизнеса и клиентов. Простая A / R состоит из краткосрочных долгов, которые клиенты должны компании за покупки, сделанные в кредит. Условия, сроки и кредитные лимиты различаются в зависимости от бизнеса и отрасли.

Обычно лимиты кредитования клиентов устанавливаются и утверждаются кредитным отделом продавца в зависимости от платежеспособности клиента.Компании должны быть осторожны, прежде чем предоставлять кредит клиентам, которых они не знают или с которыми они не имеют опыта, поскольку эти клиенты могут не выплатить долг и никогда не заплатить за приобретенный продукт. Часто кредитные лимиты меняются в зависимости от экономики. Во время рецессии у бизнеса может быть меньше желания предоставлять кредит. Обратное верно в отношении экономических подъемов.

Давайте посмотрим, как дебиторская задолженность отражается в финансовой отчетности.

---

Как отражается дебиторская задолженность в бухгалтерском учете?

Как и все стандартные счета активов, счет AR имеет дебетовое сальдо.Компании делают записи в журнале AR, когда совершается продажа в кредит, когда клиент оплачивает свой баланс или списывается безнадежный долг.

Таким образом, для записи в журнале дебиторской задолженности продажи покупателю мы должны дебетовать AR и кредитовать продажи. В конце года Т-счет AR пополняется и переносится в финансовую отчетность.

---

Как дебиторская задолженность представлена ​​в балансе?

Поскольку дебиторская задолженность представляет собой высоколиквидные активы, которые, как ожидается, будут конвертированы в денежные средства в течение одного года, они отражаются в разделе текущих активов баланса в конце каждого периода.

Компании обычно сообщают AR вместе со счетом резерва для дебиторской задолженности, которая, по мнению руководства, не будет взыскана. Резерв по сомнительным счетам имеет отрицательное сальдо, что уменьшает непогашенный остаток AR. Этот контр-актив уменьшает остаток в AR аналогично тому, как накопленная амортизация снижает балансовую стоимость основных средств.

---

Пример управления A / R

Руководство использует резерв на сомнительные счета для определения дебиторской задолженности, которая, скорее всего, не будет взыскана, и активно управляет той, которая будет.В конце каждого периода руководство должно оценить список клиентов и остатки в отчете о сроках погашения дебиторской задолженности, чтобы определить, какие из них просрочены и вряд ли будут собраны. Как правило, чем старше и более просрочена дебиторская задолженность, тем меньше вероятность ее взыскания.

После определения этих остатков в журнале делается запись для увеличения резерва или перемещения безнадежных счетов со счета резерва на счет безнадежных или безнадежных долгов в отчете о прибылях и убытках.

Этот процесс важен по нескольким причинам. Безнадежный AR не является активом, потому что он никогда не будет собран. Если безнадежный счет указан как AR, текущие активы будут завышены. Поскольку многие кредиторы используют AR в качестве обеспечения и рассчитывают коэффициенты ликвидности на основе стоимости текущих активов, важно, чтобы эти цифры отражали реальность, чтобы кредиторы не вводили в заблуждение относительно истинной ликвидности бизнеса.

Помимо кредиторов, для руководства хорошей практикой является регулярная оценка отчета о просроченной дебиторской задолженности, чтобы убедиться, что текущие клиенты оплачивают свои счета вовремя, плохие клиенты не получают одобрения на получение дополнительного кредита, а новые клиенты проходят соответствующую проверку перед тем, как быть одобрен для кредита.

---

Разница между дебиторской и кредиторской задолженностью

Разница между дебиторской и кредиторской задолженностью довольно проста. A / R — это актив, потому что он представляет собой деньги, причитающиеся вам за проданные вами продажи в кредит. С другой стороны, кредиторская задолженность является пассивом, поскольку представляет собой сумму денег, которую вы должны другим компаниям за товары и услуги, приобретенные у них в кредит.

---

Краткое определение

Что такое дебиторская задолженность? Дебиторская задолженность — это задолженность клиентов перед компанией за приобретенные услуги или продукты в кредит.A / R отражается как актив в балансе до тех пор, пока они не будут собраны или списаны.

Шон Конрад — сертифицированный бухгалтер (CPA) со страстью к преподаванию. После почти десятилетнего опыта работы в сфере государственного бухгалтерского учета он создал MyAccountingCourse.com, чтобы помочь людям изучить бухгалтерский учет и финансы.

Дебиторская и кредиторская задолженность: в чем разница?

4 мин. Прочитать

1. Ступица
2. Бухгалтерский учет
3. Дебиторская и кредиторская задолженность: в чем разница?

Кредиторская задолженность считается обязательством перед компанией.Это сумма денег, которую компания должна за то, что в кредит она приобрела товары и услуги у поставщика.

Дебиторская задолженность (AR) считается активом компании. Это сумма денег, которую компания может получить за продажу товаров или услуг покупателю в кредит.

Здесь мы и обсудим:

Какой вид счета является счетом к оплате?

Какой вид счета является дебиторской задолженностью?

Как создать кредиторскую задолженность

Виды дебиторской задолженности

ПРИМЕЧАНИЕ. Члены группы поддержки FreshBooks не являются сертифицированными специалистами по подоходному налогу или бухгалтерскому учету и не могут давать советы в этих областях, кроме дополнительных вопросов о FreshBooks.Если вам нужна консультация по подоходному налогу, обратитесь к бухгалтеру в вашем районе .

Какой вид счета является счетом к оплате?

Краткосрочная задолженность компании или деньги, причитающиеся поставщикам, продавцам и кредиторам, являются кредиторской задолженностью.
В балансе кредиторская задолженность отображается как текущее обязательство. Он называется «текущим», потому что эти долги подлежат погашению в течение года или менее.

Какой вид счета является дебиторской задолженностью?

Сумма, причитающаяся продавцу от покупателя, называется дебиторской задолженностью.В балансе дебиторская задолженность отображается как оборотный актив. Он называется оборотным активом, потому что он может быть конвертирован в денежные средства менее чем за год.

Как создать кредиторскую задолженность

Счета к оплате отображается как текущее обязательство в балансе компании.

Ведение книги кредиторской задолженности зависит от четкого контрольного журнала. Контрольный журнал — это подробная запись всех действий, связанных с каждой транзакцией. Детали покупки должны быть записаны, а также ее счет-фактура и запись об оплате.

Важная информация, которую следует включить в бухгалтерскую книгу кредиторской задолженности, включает:

• Имя поставщика / выставителя счетов
• Номер счета
• Номер счета
• Тип расходов
• Дата получения счета
• Срок оплаты
• Статус платежа

Контрольные журналы помогают организациям отслеживать состояние своей кредиторской задолженности. Когда компания получает счет-фактуру поставщика, кредиторская задолженность кредитуется, и оплата этого счета приводит к списанию кредиторской задолженности.

Эти документы отслеживаются и записываются в счетах кредиторской задолженности:

• Заказы на закупку
• Счета-фактуры поставщиков и поставщиков
• Контракты
• Соглашения с поставщиками и независимыми подрядчиками

Типы дебиторской задолженности

Когда ваша компания предоставляет клиенту кредит на покупку товаров и услуг, эта операция регистрируется в ваших финансовых записях как дебиторская задолженность. Различные типы записей дебиторской задолженности могут использоваться, чтобы различать отношения между владельцем бизнеса и владельцем счета.

Векселя к получению

Облигации Дебиторская задолженность аналогична обычной дебиторской задолженности, за исключением того, что она имеет тенденцию различаться по условиям и срокам погашения.

Обычная дебиторская задолженность подлежит погашению в течение двух месяцев. Счетом дебиторской задолженности векселя обеспечивается обеспечение векселя, и платеж производится в течение одного года. Продленный срок погашения согласовывается между предприятием и его клиентом (должником), и простой вексель помогает обеспечить соблюдение юридического требования предприятия в отношении платежа должника.
Подобно базовой дебиторской задолженности, дебиторская задолженность увеличивает активы бизнеса.

Дебиторская задолженность

Торговая дебиторская задолженность аналогична другим типам дебиторской задолженности в том смысле, что она является бизнес-активом.
Разница между Счетом торговой дебиторской задолженности и счетами и векселями к получению заключается в том, что он является прямым результатом продаж компании. Когда клиент покупает товар или услугу и получает краткосрочный кредит для погашения ссуды, это указывается как запись торговой дебиторской задолженности на текущем счете торговой дебиторской задолженности.

Плохие аккаунты

Иногда заемщик становится неплатежеспособным или у него отсутствует денежный поток, и он не может выплатить свои текущие долги. У кредитора есть различные варианты такой просрочки платежа. Если очевидно, что счет не будет оплачен вообще, долг может быть списан, а затем станет налоговым вычетом. IRS позволяет компаниям списывать эти долги до определенного предела. Кредиторы также могут учитывать долг в качестве резерва, что позволяет им учитывать долг в краткосрочной перспективе, ожидая погашения для должника.

---

СТАТЬИ ПО ТЕМЕ

Разъяснение процессов дебиторской задолженности

Счета к получению (AR) — это неоплаченные счета-фактуры, которые есть у компании, или деньги, которые ей причитаются от своих клиентов. В вашей личной жизни примером дебиторской задолженности может быть покупка билета на концерт или спортивное мероприятие для друга с пониманием, что они вернут вам деньги позже. По сути, это долговая расписка. В бизнесе AR представляет собой кредитную линию, предоставляемую компанией в относительно короткие сроки, которые могут варьироваться от нескольких дней до года.

Что такое дебиторская задолженность?

Если у компании есть дебиторская задолженность, значит, она совершила продажу, но еще не получила деньги от покупателя. Большинство компаний работают, разрешая часть своих продаж в кредит, предлагая своим клиентам возможность произвести оплату после получения услуги.

Например, коммунальные предприятия обычно выставляют счета своим клиентам после того, как они получили электроэнергию. Пока коммунальная или энергетическая компания ожидает, пока ее клиенты оплатят свои счета, неоплаченные счета считаются дебиторской задолженностью.

Большинство предприятий работают, позволяя своим клиентам покупать товары в кредит. Стоимость продаж в кредит — это то, что называется дебиторской задолженностью. Как правило, дебиторская задолженность (AR) — это сумма денег, которая должна быть компании покупателями за предоставленные товары и услуги. Не следует путать дебиторскую задолженность с кредиторской задолженностью (AP).

В то время как AP — это задолженность компании перед поставщиками или поставщиками, дебиторская задолженность — это задолженность покупателей перед компанией. Дебиторская задолженность является важным активом для фирмы, в то время как кредиторская задолженность — это обязательства, которые компания должна выплатить в будущем.По сути, фирмы предпочитают предлагать дебиторскую задолженность, чтобы побудить клиентов выбирать их продукты, а не продукты конкурентов.

Компаниям рекомендуется настроить процесс AR для определения клиентов, которые уже заплатили, и выявления любых просроченных платежей. Этот процесс представляет собой простой поворот событий, который позволяет отслеживать и контролировать дебиторскую задолженность.

Четыре основных шага для типичного процесса AR:

1. Создание кредитной практики
2. Выставление счетов клиентам
3. Отслеживание полученных и причитающихся платежей
4. Учет дебиторской задолженности

Однако, используя эффект масштаба, процесс может отличаться для больших и малых фирм.Крупные фирмы имеют больший приток денежных средств, поэтому они обычно инвестируют в высококвалифицированные группы кредитного менеджмента и ИТ-системы, чтобы помочь улучшить процесс и эффективно управлять им.

Шаг 1: Установление кредитной практики

Первым шагом компании является разработка процесса подачи заявки на получение кредита.
Затем компания решит, исходя из кредитоспособности заявителя, будет ли он предлагать товары в кредит. Компания может предложить кредит отдельным клиентам или другим предприятиям.

Также компания установит условия продажи в кредит. В документе изложены обязанности и требования клиента. Фирма должна обеспечить соблюдение федеральных законов о кредитовании, таких как полное раскрытие кредитной практики. Например, компания должна четко указать процентные ставки по кредиту.

Условия различаются для больших и малых фирм.

Крупные компании могут предоставить клиенту более длительные периоды времени.
С другой стороны, небольшие фирмы не могут позволить себе предлагать товары в кредит на более длительные периоды из-за их меньшего денежного потока и небольшого капитала. То, как скоро будут получены деньги по этому долгу от клиента, будет фактором, способствующим установлению капитала компании, необходимого для ведения бизнеса и денежного потока.

Шаг 2: Выставление счетов клиентам

Счет-фактура — это документ, предоставляемый покупателю с подробным описанием предоставленных продуктов и услуг, стоимости этих продуктов и услуг, а также даты ожидаемой оплаты.

Каждый счет-фактура должен иметь уникальный номер для упрощения поиска. Затем клиенту предоставляется возможность выбрать, хотят ли они получать электронные или физические счета. Крупные фирмы предпочитают отправлять как электронные, так и бумажные счета.

В отличие от бумажных счетов, электронные счета менее дороги и удобны. Таким образом, небольшие фирмы в основном предпочитают использовать почту для доставки счетов.

Чем дольше компания отправляет счет, тем больше времени требуется клиенту для осуществления платежей.Счет должен быть отправлен незамедлительно.

Шаг 3. Отслеживание дебиторской задолженности

Этот шаг выполняется специалистом по работе с дебиторской задолженностью (AR). Сотрудник блокирует платеж, внесенный на банковский счет поставщика, вводит его в систему AR, а затем относит к счету-фактуре.

Офицер также сверяет бухгалтерскую книгу AR, чтобы убедиться, что все платежи учтены и правильно учтены, а затем выдает ежемесячные отчеты клиентам. В выписке для клиентов представлена ​​подробная информация о суммах задолженности в соответствии с ранее отправленными счетами.

Процесс отслеживания отличается в больших и малых компаниях. Небольшие компании могут не иметь продвинутой системы для отслеживания платежей и могут использовать ручное отслеживание AR с помощью таких инструментов, как Excel. В ручном режиме компании используют электронные таблицы для записи, когда они отправляют счета-фактуры и когда они получают платежи. Небольшие компании также могут не иметь достаточно персонала для назначения сотрудника по AR, в котором компания может нанять профессионального бухгалтера для выполнения этой функции.

Более крупные компании обычно инвестируют в команду сотрудников AR для проведения процесса отслеживания, и они используют некоторую форму программной системы отслеживания учетных записей, чтобы обеспечить точность.Система помогает сотруднику AR быть более эффективным, потому что она автоматически предупреждает сотрудника AR о том, какой долг является непогашенным.

Шаг 4: Учет дебиторской задолженности

Сотрудник по сбору платежей устанавливает дату платежа. После выявления невыплаченных долгов бухгалтерия делает записи в журнале продаж. Этот процесс включает в себя как учет безнадежной или невыплаченной задолженности, так и определение скидок за досрочное погашение.

«

день из жизни » профессионала AR

Должностные лица AR — самый важный персонал, участвующий в разработке и внедрении процесса дебиторской задолженности.Их повседневная деятельность обычно включает в себя наблюдение за деньгами, причитающимися бизнесу со стороны клиентов.

Обычный день для сотрудника AR будет включать такие действия, как проверка данных о кредитах, классификация долгов и ведение журнальных записей для транзакций. Сотрудник AR также курирует команду клерков, аналитиков и бухгалтеров в дополнение к сборщикам долгов.

Каждый день сотрудник следит за тем, чтобы команда работала сообща, чтобы обеспечить успех установленного процесса AR.

Например, покупатель может запросить покупку товаров в кредит. Менеджер AR потребует от кредитных аналитиков определить кредитоспособность клиента.

Менеджер должен гарантировать, что как только клиент будет идентифицирован как кредитоспособный, счета будут подготовлены клерками AR и выставлены вовремя.

Затем бухгалтеры определяют общий объем продаж в кредит за день. Затем информация передается сборщикам долгов, включая дату возврата денег.

Влияние автоматизации на процесс дебиторской задолженности

Снабжение:
Отдел закупок размещает заказ и передает копию заказа на поставку (ЗП) в отдел ПП. Организация получает товары или услуги — либо через отдел получения, либо через сотрудника, который их заказал, — и поставщик отправляет счет в AP. Вы можете узнать больше обо всем процессе закупки до оплаты здесь.

Обработка счета-фактуры:
Клерк AP вручную вводит данные счета-фактуры в систему бухгалтерского учета перед физическим хранением бумажного документа в картотеке.Информация о новых поставщиках вводится с использованием соглашений об именах, принятых в организации, чтобы избежать дублирования. Информация о новых и существующих поставщиках проверяется на точность по внутренним источникам, таким как основной файл поставщика, и внешним источникам, таким как служба сопоставления ИНН IRS и список запрещенных организаций Министерства финансов США по иностранному контролю (OFAC). от бизнеса в США. Вы можете узнать больше об электронном выставлении счетов здесь.

Утверждение счета:
Клерк AP проводит трехсторонний матч.Трехстороннее сопоставление сравнивает заказ на покупку, квитанцию ​​и счет-фактуру для выявления любых неточностей или несовпадающих данных. Менеджер AP готовит и утверждает документы для любых исключений, связанных с недопоставкой, поврежденными товарами, неправильной доставкой товаров или другими проблемами.

Платеж:
Группа AP готовит платеж, выписывая чек или настраивая транзакцию через автоматизированную клиринговую палату (ACH) или электронный перевод средств (EFT). Менеджер AP, контролер или финансовый директор (в зависимости от процесса утверждения компании) утверждает платеж, уполномочивая отдел получить скидку за досрочную оплату для поставщика, если платеж производится в пределах диапазона дат, указанного в условиях.Платеж отправляется через почту США, банковский перевод, ACH / EFT, транспортную компанию или курьерскую службу.

Управление поставщиками:
Поставщик звонит в отдел AP, чтобы узнать, где находится платеж. Клерк AP исследует вопрос и определяет, находится ли счет-фактура в процессе утверждения или же платеж отправлен по почте.

Обновления системы:
Отдел информационных технологий (ИТ) контролирует систему планирования ресурсов предприятия (ERP) компании и любое оборудование и программное обеспечение, используемое отделом AP.ИТ-команда утверждает и устанавливает новые версии программного обеспечения по мере необходимости. Команда технического директора рассматривает любые предложения AP по новым технологиям и определяет, как их интегрировать с унаследованными системами компании.

Отчетность и анализ:
Отдел AP готовит и изучает электронные таблицы, созданные в Excel или аналогичном инструменте, анализируя все транзакции, отслеживая производительность и показатели отдела, включая просроченные дни к оплате (DPO). Финансовый директор контролирует движение денежных средств организации через беседы с директором AP.Генеральный директор получает письменные и устные отчеты от финансового директора о деятельности организации.

Непрерывное развитие процессов дебиторской задолженности

Как и в случае с кредиторской задолженностью, ручные процессы в отделах дебиторской задолженности создают серьезную неэффективность и чрезмерные накладные расходы, нанося ущерб денежному потоку компании.

Устаревшие бумажные процессы увеличивают списание безнадежных долгов и лишают компании доступа к наличным деньгам, необходимым для достижения целей роста.

СВЯЗАННЫЕ РЕСУРСЫ, ДОСТУПНЫЕ ДЛЯ ЗАГРУЗКИ

Дебиторская задолженность

: что нужно знать малому бизнесу

Дебиторская задолженность — это основа денежного потока предприятия. Иногда называемый A / R, «дебиторская задолженность» — это бухгалтерский термин, используемый для обозначения денег, которые предприятие должно получить от своих клиентов за предоставленные товары или услуги.

Дебиторская задолженность вашего бизнеса является важной частью расчета вашей рентабельности и обеспечивает самый четкий индикатор доходов бизнеса.Они считаются активом, поскольку представляют собой деньги, поступающие в компанию. Чтобы определить прибыльность, сложите все свои активы, включая дебиторскую задолженность, и вычтите общую кредиторскую задолженность или обязательства, которые вы должны поставщикам и продавцам. Если число положительное, компания прибыльна. Если он отрицательный, то необходимо принять решение о том, как увеличить активы или уменьшить обязательства.

Зачем нужно отслеживать дебиторскую задолженность?

Если вы не ведете учет дебиторской задолженности, вы можете забыть выставить счет определенным клиентам или не будете знать, заплатили ли вам.Вы можете в конечном итоге предоставить свой продукт бесплатно и негативно повлиять на вашу способность приносить прибыль. Чем дольше будет отправлен счет, тем меньше вероятность того, что ваш платеж будет отправлен. Отслеживание дебиторской задолженности — также отличный способ получить документацию, подтверждающую доход при уплате налогов.

Дебиторская задолженность лучше всего управляется на последовательной и рутинной основе. В рознице каждая транзакция оплачивается сразу. В других отраслях клиенты обращаются за кредитной линией, и заказы размещаются на ее основе.Заказчику предоставляется счет и условия оплаты вместе с отгруженным продуктом, которые подлежат оплате позднее. Независимо от вашей системы обеспечение оплаты имеет решающее значение. Вот пять советов, которые помогут вашему бизнесу справиться с дебиторской задолженностью. :

Общайтесь. В статье Transworld Business за 2013 год Джейсон Стайн, менеджер по развитию бизнеса компании CRF Solutions, занимающейся коллекторскими услугами, посоветовал регулярно и оперативно общаться с клиентами. Будьте в курсе транзакций; По словам Стайна, в течение первых 60 дней после доставки из-за недостаточного или неполного контакта с клиентом возникает больше ошибок, связанных с неплатежами.

Создайте надежный внутренний процесс. Определите процесс погашения дебиторской задолженности и придерживайтесь его. Выберите день недели для создания, печати и отправки счетов-фактур. Выберите другой день, чтобы распечатать отчет о просроченной дебиторской задолженности и связаться с клиентами, срок платежа которых истек. По мере роста вашего малого бизнеса вам может потребоваться разделить эти задачи между разными людьми, чтобы оставаться в курсе всех учетных записей.

Подтвердите получение счетов. Многим компаниям удалось связаться с клиентом через неделю после отправки счета, чтобы подтвердить получение.Что-то теряется в почте или случайно удаляется в почтовом ящике. Быстрый запрос о получении счета также дает возможность запросить отзыв о предоставленном продукте, что также продемонстрирует ваши отличные навыки обслуживания клиентов.

Продлить кредит на умеренных условиях. Благодаря сегодняшнему технологическому прогрессу компании могут получать оплату перед отправкой заказа или запуском службы. Однако с сервисными компаниями и дорогостоящими товарами это не всегда возможно.В таких случаях попросите клиента подать заявку на кредитную линию. Вы сможете оценить их платежеспособность и установить удобный для вас предел кредита. Это также дает возможность быть уверенным, что обе стороны понимают условия платежа и что произойдет, если по счету возникнет просрочка.

Документируйте все. Документирование дебиторской задолженности помогает вашему бухгалтеру с еженедельными или ежемесячными вводными данными для финансовой отчетности и вашему бухгалтеру во время налогообложения. С первого контакта делайте заметки о порядке, разговорах и согласованных условиях.В худшем случае эта документация также будет важна, если вам придется добиваться оплаты через коллекторское агентство или суд.

Средства, собранные в процессе обработки дебиторской задолженности, — это пища, которая питает деятельность вашей компании. Непоследовательное и точечное внимание к задаче может остановить рост компании, в то время как стабильный и плавный процесс приводит к появлению сытой машины, способной достичь всех поставленных целей.

Дополнительные ресурсы

Дополнительную информацию об обработке дебиторской задолженности можно найти в следующих статьях:

Что такое процесс обработки дебиторской задолженности?

При ведении бизнеса обычно возникает ряд задач, которые необходимо решать одновременно: управление сотрудниками, маркетинг вашего продукта или услуги и, конечно же, выставление счетов клиентам, чтобы убедиться, что вам платят за свою работу.То, как вы отправляете счета своим клиентам или покупателям, отслеживаете неоплаченные счета и получаете платежи, — это процесс расчета дебиторской задолженности и неотъемлемая часть любого бизнеса. Ниже мы рассмотрим, как работает процесс дебиторской задолженности.

Что такое дебиторская задолженность?

Дебиторская задолженность (AR или A / R) — это средства, понесенные вашими клиентами или покупателями за товары или услуги, которые вы им предоставили. Вам нужно будет выставлять счета своим клиентам или покупателям с указанием того, за что вы их взимаете и сколько.Это похоже на то, что некоторые люди называют долговым обязательством, и им можно управлять с помощью рабочего процесса, в котором подробно указывается, сколько причитается, когда оно должно, а также кто заплатил или не заплатил.

Например, вы можете рассматривать дебиторскую задолженность с точки зрения оплаты использования Интернета. В течение месяца вы используете данные своего интернет-провайдера. По окончании месяца ваш интернет-провайдер выставит вам счет за данные, которые он предоставил вам в течение месяца. Когда интернет-провайдер отправляет вам ежемесячный отчет или электронный счет, в нем будет указано, сколько данных вы использовали за месяц.Обычно интернет-провайдеры взимают фиксированную плату за свои услуги, но могут взимать дополнительную плату, если вы превысите лимит данных. То, что вы должны в конце месяца, считается дебиторской задолженностью.

Точно так же многие предприятия работают, предлагая своим клиентам и клиентам возможность заплатить после получения их товаров или услуг, что создает дебиторскую задолженность. Сумма денег, которую должен клиент за покупки, оплаченные в кредит, является дебиторской задолженностью и указывается в балансе как актив.Внедряя эффективный процесс расчета дебиторской задолженности, такой как использование программного обеспечения для автоматической обработки счетов, вы можете установить стабильный денежный поток, который поможет вашему бизнесу процветать.

Четыре основных шага для типичного процесса AR

Несмотря на то, что каждый бизнес имеет свой собственный подход к процессу расчета дебиторской задолженности, существует четыре общих шага, которые обычно составляют поток процесса выставления счетов.

1. Установление условий

Как только вы начнете привлекать клиентов, обе стороны должны будут согласовать предлагаемый продукт или услугу.Важно установить кредитную практику, чтобы ваша компания могла решить, будете ли вы предлагать клиентам продажу в кредит. Наличие процесса подачи заявки на кредит, чтобы помочь определить кредитоспособность ваших клиентов и установить условия кредита, чтобы обозначить обязательства и требования клиентов. Во время этого процесса вы также можете установить со своим клиентом условия оплаты, такие как сроки платежа и штрафы за просрочку платежа. Если вы управляете более крупным бизнесом, вы можете позволить клиентам больше времени на выполнение платежа.Однако при ведении малого бизнеса вам может быть труднее с финансовой точки зрения согласиться на большие сроки, так как вам может потребоваться более быстрый оборот, чтобы избежать проблем с денежным потоком.

2. Выставление счета вашему клиенту

После того, как ваш клиент получит обещанные вами услуги или товары, ваш отдел дебиторской задолженности должен будет отправить клиенту счет. В счете должна содержаться такая информация, как разбивка расходов, ожидаемая дата (даты) платежа и ваша контактная информация. Счета можно отправлять по почте, электронной почте или через программное обеспечение для автоматической обработки счетов.Эти типы программ могут автоматизировать отправку ваших счетов-фактур, отслеживать ход ваших счетов-фактур и отправлять клиентам напоминания об оплате.

3. Отслеживание и получение платежей

После того, как вы отправите своим клиентам их счета, вам понадобится способ отслеживать их и управлять ими, чтобы вы знали, кто вам заплатил, а кто нет. Обычно у клиентов есть 30 дней для оплаты счета, обычно начиная со дня его отправки. Технология автоматизации счетов может помочь вам отследить это и даже связаться с клиентами, когда они приближаются к сроку оплаты.

4. Сверка оплаченных и неоплаченных счетов

Надеемся, что после наступления даты платежа покупатель или клиент заплатит вам к тому времени. В этом случае вам необходимо указать, что счет оплачен. Вы можете сделать это через свою базу данных коллекций.

Если срок платежа истек, это считается просроченным платежом. Когда это произойдет, вам понадобится четкий план действий по взысканию просроченных платежей в будущем. Вам нужно будет определиться с такими деталями, как штрафы за просрочку платежа и когда просроченный платеж становится безнадежным долгом.Например, если клиент задерживает платеж на 30 дней, вы можете взимать с него штраф в размере 50 долларов США за просрочку платежа. Если просрочка составляет 60 дней, вы можете взимать с них штраф в размере 100 долларов США за просрочку платежа. Через 90 дней вы можете взимать с них штраф за просрочку платежа в размере 150 долларов и отправить информацию в коллекторское агентство, компанию, которая свяжется с клиентом, чтобы отследить просрочку платежа.

Просроченные счета могут негативно повлиять на денежный поток вашего бизнеса, поэтому вам нужно будет в первую очередь собирать и отслеживать, какие клиенты заплатили, а какие нет.

Счета к оплате и дебиторская задолженность

Другой термин, который часто используется при отслеживании движения денежных средств в бизнесе, — это кредиторская задолженность (AP или A / P). Это сумма денег, которую вы должны другим кредиторам за товары и услуги, которые вы используете для ведения своего бизнеса. Обычно они включают условия оплаты, и для оплаты вашей кредиторской задолженности вам нужно, чтобы ваши клиенты погасили дебиторскую задолженность.

Проще говоря, кредиторская задолженность уменьшит денежный поток вашей компании, а дебиторская задолженность увеличит его.Эти две концепции являются взаимосвязанной частью бухгалтерского процесса, и, если вы смешаете их, вы можете получить отрицательный баланс.

При составлении балансов и финансовых отчетов вашего бизнеса — отчетов, демонстрирующих финансовые результаты вашего бизнеса, — кредиторская и дебиторская задолженность будут включены в обе. Однако кредиторская задолженность будет классифицироваться как текущие обязательства, а дебиторская задолженность — как текущие активы.

С чего начать

Отслеживание дебиторской задолженности может быть сложной задачей.Наличие эффективного рабочего процесса и технологий может значительно упростить управление вашими учетными записями, высвобождая ваше время для выполнения других задач для вашего бизнеса. Услуги по автоматизации надежной работы с дебиторской задолженностью могут помочь устранить человеческий фактор, который может подорвать ваши финансы, допуская простые ошибки в процессе бухгалтерского учета.