Что такое автоматизированная система управленческого учета – Acacia — October 2013 Template Demo

Содержание

Как автоматизировать управленческий учет. Система Бизнес.Ру

← Вернуться

 

Для чего нужен управленческий учет

Часто предприниматели путают понятия, связанные с разными видами учета в своем магазине. Эти виды следующие:

  1. Бухгалтерский учет. Это всем известная и понятная запись финансовых и других операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с принятой в фирме учетной политикой;
  2. Налоговый. Это фиксирование всех операций с точки зрения правильного исчисления и уплаты налогов, а также с целью оптимизации налоговой нагрузки на конкретный магазину в соответствии с действующими законами;
  3. Управленческий. Это фиксирование, обработка, анализ, преобразование и информации, с которой руководителю магазина приходится работать и на основе которой принимать решения.

Организация ведения управленческого учета включает в себя также налоговый и бухгалтерский виды учета.

Организация управленческого учета обеспечивает руководство магазина своевременной, полной и достоверной информацией, необходимой для принятия важнейших решений, направленных на реализацию стратегических и тактических планов.

Отчетами и выводами, основанными на ее результатах пользуется высшее руководство магазина – учредитель, коммерческий и финансовый директоры.

Автоматизировать работу магазина можно легко с помощью онлайн-сервиса Бизнес.Ру. Вам больше не придется заполнять документацию вручную. Решайте все вопросы всего за пару кликов.
 

Начать вести учет в Бизнес.Ру
 
Управленческий учет подразумевает управление:

  1. Продажами;
  2. Закупками и запасами, движением на складе, перемещением товаров и продуктов.
  3. Управление производством и себестоимостью;
  4. Управление финансами предприятия – бухгалтерия, налоги, движение денег, бюджетирование;
  5. Управление взаимоотношениями с деловыми партнерами, покупателями, заказчиками и клиентами;
  6. Управление персоналом, анализ эффективности работы менеджеров.

 

Автоматизация управленческого учета

У многих предпринимателей, бизнес которых относится к малому или микро, система управленческого учета реализуется в Excel.

Этот всем известный табличный процессор действительно позволяет достаточно комфортно обрабатывать небольшой массив информации, строить таблицы, графики, взаимосвязи между данными.

Однако, чем крупнее магазин, тем массив этой информации будет больше, обрабатывать ее будет труднее:

Во-первых, предпринимателю необходимо будет иметь углубленные знания в работе с Excel либо нанять для этого специального сотрудника;

Во-вторых, работа в Excel предполагает, что пользователь сам для себя и под свои нужды строит автоматизированную схему, программируя ее.

Поэтому, не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку. Например, посчитать неправильно показатель на основе которого будет выработано и реализовано неверное решение.

С точки зрения бизнеса это недопустимо. Поэтому наиболее оптимальным является использование специальных программных продуктов.

Автоматизация процессов управленческого учета решает следующие важные задачи.

1. Автоматизация управленческого учета позволяет выстроить систему бюджетов компании. Бюджет, если говорить просто – это план деятельности, выраженных в деньгах, финансовый план. В магазинах обычно выделяют следующие виды бюджетов:

Бюджет продаж. Это общий план продаж, который также может (и будет) детализироваться по структурным подразделениям фирмы, которые занимаются реализацией, вплоть до каждого менеджера;

Бюджет закупок. Плановый документ для тех менеджеров, которые занимаются закупкой товаров, материалов, комплектующих;

Бюджет расходов. Он может разделять на два вида: бюджет прямых и косвенных затрат. Также бывает общий и детализированный по подразделениям и отделам;

Бюджет движения денежных средств – помагазину и по подразделениям.

2. Выстроить полностью управляемую схему контроля над финансовыми потоками. Руководитель магазина может в любое время увидеть движение финансов в любом направлении в любом разрезе.

3. Автоматизация управленческого учета выстраивает схему финансовых показателей, которые необходимы именно этому магазину, которые будут рассчитываться автоматически.

При этом очень удобно и важно то, что в автоматизированной системе руководитель может увидеть, как то или иное решение скажется на финансовом состоянии его компании еще до того, как оно принято.

То есть, в программу вводятся некие данные (закупки, продажи, кредиты, инвестиции и другие), она сразу рассчитывает, как эти закупки, продажи, инвестиции повлияют на финансовое состояние компании.

Видя эти расчеты, руководитель понимает, стоит принимать решение или не стоит.

К этим финансовым показателям относятся разные виды рентабельности – продаж, инвестиций. К ним относятся показатели оборачиваемости – запасов, кредиторской и дебиторской задолженности и другие.

К этим показателям относится формирование прогнозного и отчетного баланса активов и пассивов предприятия на любую дату. Состав нужных показателей предприниматель формирует для себя сам, исходя из целесообразности.

Программа Бизнес.Ру позволит вести полноценный финансовый учет. В любое удобное для вас время вы сможете получить отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое.
 

Попробовать бесплатно 14 дней
 
Финансовый анализ является важнейшим элементом менеджмента в любой фирме.

4. Организация управленческого учета выстраивает систему оперативного анализа «План-Факт». Она позволяет в любой момент времени отследить, как выполняются поставленные задачи и, в случае необходимости, внести корректировки.

5. Позволяет максимизировать эффективность управления всеми ресурсами и запасами, минимизировать любые риски.

6. Позволяет минимизировать затраты на ввод и обработку информации.

7. Позволяет составлять, анализировать, корректировать три важных документа – бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), баланс активов и пассивов.

Эти три документа всегда должны быть доступны руководителю компании, так как именно в них представлено состояние дел в любой момент времени.

Позволяет правильно определить центры финансовой ответственности (ЦФО) и эффективно с ними работать. Определение ЦФО является элементом системы бюджетирования (в свою очередь, это важная часть управленческого учета).

ЦФО бывают:

Доходные или ЦФО по прибыли. Это может быть коммерческий отдел, отдел продаж, то есть, те, кто занимается продажами;

Расходные ЦФО. Отдел закупок, отделы, ответственные за производство и т.д.

 

Автоматизация управленческого учета в три действия. Видео

ERP-система – программа для автоматизации управленческого учета

Программа для управленческого учета бывает в виде так называемой ERP-системы. В переводе с англ. означает Управление Ресурсами Предприятия. Это управление всеми активами фирмы – трудовые ресурсы, материальные, финансовые, интеллектуальные. Наиболее известные ERP-системы — Baan, Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edwards.

Обычно ERP-система включает в себя следующие модули:

  1. Финансы. Это бухгалтерия, налоги, движение денежных средств. Автоматизировано все, что связано с деньгами, их движением, а также эффективностью использования;
  2. Операции. Это непосредственно коммерческая деятельность и все, что связано с ее обеспечением: закупки, производство, продажи, логистика, реклама и продвижение, взаимоотношения с партнерами и другие;
  3. Персонал. В этом модуле автоматизирована вся работа с сотрудниками фирмы: оформление на работу, договоры, расчет заработной платы, отпуска, больничные, компенсации, поощрения и т.д;
  4. Аналитика. Это расчет показателей финансовой деятельности – рентабельность, прибыльность, оборачиваемость и т.д;
  5. Баланс. Главный отчет, отражающий состояние активов фирмы и их источников в любой момент времени, а также динамику.

 

Управленческий учет в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

В облачном сервисе «Бизнес.Ру» реализовано ведение управленческого учета, его некоторых элементов.

1. Автоматизация учета товаров на складе. Автоматизированы все бизнес-процессы, связанные с закупкой и реализацией:

Автоматизация учета по партиям и серийным номерам;

Ведение учета работы с прайс-листами и ценниками;

Ведется отслеживание и контроль всего цикла продаж, начиная с подготовки и отправки коммерческого предложения, заканчивая выставлением счетов-фактур и счетов на оплату;

Разработка, внедрение и анализ эффективности различных программ лояльности для покупателей и клиентов.

2. Аналитика:

Расчет и анализ рентабельности по товарным группам и отдельно по продуктам;

Анализ прибыльности отдельных заказов;

Анализ эффективности доходов и расходов фирмы;

Прибыльность (или убыточность) фирмы может анализироваться в различных разрезах: по организациям, по складам, по магазинам, по группам товаров, по разным сегментам клиентов;

Работа менеджеров также анализируется.

3. Учет работы с поставщиками, программа для учета договоров и других документов;

4. Кассовые операции;

5. CRM-система. Эта программа управленческого учета имеет встроенную CRM-систему.

Среди явных преимуществ онлайн-сервиса «Бизнес.Ру» является то, что это облачная программа: все управленческие функции предприниматель имеет возможность реализовывать дистанционно, находясь в любой точке мира.

Сервис «Бизнес.Ру» оптимально подходит для организации управленческого учета предприятий в сфере малого и среднего бизнеса, соответсвует 54-ФЗ и полностью поддерживает ЕГАИС.

online.business.ru

Автоматизация управленческого учета

Автоматизация
управленческого учета: акценты в кризис

В последнее
время стало модно рассматривать все
события и явления через призму кризиса.
Не стану отходить от сложившейся за
последние месяцы «традиции». В условиях
жесткой конкуренции на кризисном рынке
как никогда возрастают требования к
управленческой информации. Нужно точно
понимать, насколько эффективен бюджет
и бизнес в целом, какие клиенты наиболее
перспективны, достигает ли компания
поставленных целей, почему не все идет
по плану… Причем чтобы не остаться за
бортом, на все эти и многие другие вопросы
нужны четкие, актуальные, грамотно
обоснованные ответы. В статье расскажу
об автоматизации управленческого учета
как способе реанимировать торговый
бизнес в сложившихся условиях.

Автоматизация
– способ превосходить конкурентов

Автоматизация
– отличный способ повысить качество,
оперативность и достоверность
управленческого учета. Попытаемся
систематизировать преимущества, которые
дает автоматизация управленческого
учета с точки зрения потенциального
влияния на эффективность бизнеса:

· Сокращение
времени и трудозатрат на подготовку
отчетности

Автоматизация
позволяет подготавливать управленческую
отчетность практически без задержек.
Информация не устаревает, а, следовательно,
и реакция на изменения становится более
быстрой. Эта же возможность позволяет
оперативнее проследить изменения,
которые происходят под влиянием
управленческих решений, и проводить
коррекцию, не давая происходить
негативному развитию событий. Автоматизация
процесса подготовки отчетности снижает
трудозатраты, а учитывая, что отчетность
должна готовиться регулярно – это
позволяет сэкономить приличный объем
трудозатрат.

· Повышение
достоверности данных

Автоматизация
влияет на повышение достоверности тремя
путями:

1) Путем
создания «единого информационного
пространства». Если учетная деятельность
ведется в единой КИС не возникает таких
досадных явлений, как например разные
данные об объеме продаж в отделе продаж
и в финансовом отделе.

2) Путем
интеграции учетных процедур в рабочий
процесс. Когда накопление учетных данных
идет одновременно с выполнением
оперативной работы, резко уменьшается
возможность умышленного и неумышленного
искажения отчетных данных, подготавливаемых
вручную в конце отчетного периода.

3) Отладив
процедуру подготовки отчета, можно быть
уверенным, что все последующие отчеты
не будут содержать ошибок обработки
данных и составлены по единому алгоритму.

· Улучшение
качества информации

Автоматизированный управленческий
учет дает возможность применять более
тонкие методы анализа и прогнозирования,
которые недостижимы в отсутствии средств
автоматизации. Применение средств
анализа, интегрированных в большинство
OLAP-систем и BI-систем, позволяет без
обращения к программисту анализировать
отчетные данные в разных аспектах, «на
лету» меняя представление данных. Кроме
того, применение встроенных средств
прогнозирования и анализа позволит
найти ответ на сложные вопросы. Например:
«Какие методы рекламы и продвижения
товаров наиболее эффективно сказываются
на продаже каких товаров в разных
регионах?», — на этот вопрос без средств
автоматизации отвечать можно только
умозрительно.

Управленческий
учет – вещь индивидуальная

Однако все
эти преимущества только потенциальные.
И также как верно то, что без автоматизации
достичь такого качества информации и
анализа невозможно, также верно и то,
что если мы не знаем, что анализировать,
то никакая автоматизация нам не поможет.

Не следует
сводить управленческий учет только к
финансовым показателям. Доходность,
кэш-флоу, EBITDA и EVA – эти показатели
характеризуют бизнес в целом, без
относительно к специфике менеджерских
задач. Они хороши для инвесторов. Для
управленцев, от действия которых
фактически зависят результаты деятельности
компании, эти показатели бесполезны.
Бесполезны в том смысле, что они слишком
общи и скорее являются результатом их
деятельности, чем подспорьем. Управленцам
нужны более тонкие показатели, например,
средняя стоимость перевозки 1 тонны
товара объемом 1 кубометр на 1 километр
или количество позиций заказа набираемых
одним оператором склада в день. Как
можно заметить, эти показатели очень
специфичны, они связаны с самой сутью
бизнеса и его конкурентоспособности.
Но именно такие отчеты позволяют
управлять бизнесом и обеспечивать его
конкурентоспособность. В этой связи не
совсем правильно, а вернее совсем
неправильно называть внедрение системы
бюджетирования[1] постановкой
управленческого учета, что нередко
встречается в литературе и в рекламных
проспектах продавцов таких систем.
Финансовая составляющая присутствует
в большинстве управленческих показателей,
однако исключительно финансовые
показатели, как и бюджетный учет скорее
являются контрольными показателями.
Они являются «сырьем» для подготовки
управленческих отчетов, необходимых
менеджерам для управления.

Программы
для автоматизации управленческого
учета. OLAP и OLTP системы.

Задача
автоматизации управленческого учета
может быть разделена на две области:
организация регистрации учетных данных
и получение отчетности. Здесь уместно
будет дать характеристику системам,
используем для организации сбора
управленческих данных и подготовки
управленческой отчетности.

OLTP (Online
Transaction Processing) – онлайновая (в режиме
реального времени) обработка транзакций.
Способ организации базы данных, при
котором система работает с транзакциями
небольшими по размерам, но идущими
большим потоком, и при этом клиенту
требуется от системы максимально быстрое
время ответа. ERP, CRM, WMS и прочие системы
для автоматизации оперативной работы
– это OLTP системы. Эти системы оптимизированы
для небольших дискретных транзакций.
А вот сложная комплексная отчетность
требует сложного соединения таблиц, в
которых система хранит данные, и просмотр
таблиц целиком. На один такой запрос
уйдет масса времени и компьютерных
ресурсов, что затормозит обработку
текущих транзакций. Эти ограниченные
возможности по подготовке отчетности
привели к возникновению OLAP систем.

OLAP (Оnline
Analytical Processing) – аналитическая обработка
в реальном времени. Технология обработки
информации, включающая составление и
динамическую публикацию отчётов и
документов. Используется аналитиками
для быстрой обработки сложных запросов
к базе данных, в том числе т. н. data mining –
«добыча данных», способ анализа информации
в базе данных с целью отыскания скрытых
зависимостей и трендов. Причина
использования OLAP для обработки запросов
— это скорость. Организация хранения
данных в OLAP системах базируется на
«пространственной безе данных», а в
OLTP – на реляционной. Классические OLAP
системы «читают» данные, накопленные
в OLTP и создают собственную базу данных,
требующую, однако большого дискового
пространства. На базе этой технологии
создаются приложения типа business
intelligence (BI), бизнес-анализ, обладающие
большим количеством встроенных механизмов
анализа.

Упрощенно.
С целью обеспечения корректности данных,
базы данных в OLTPсистемах опираются на
принцип «нормализации данных» — данные
регистрируются один раз и хранятся в
единственном месте. Это исключает
дублирование и возможное расхождение
данных. Этот принцип обеспечивает
целостность и непротиворечивость
данных. В OLAP-приложениях данные
денормализованы, предварительно
агрегированы, поэтому отчеты создаются
в десятки и сотни раз быстрее. Коррекция
данных в этих системах исключается.
Если необходимо корректируют исходные
данные и вновь закачивают в OLAP систему.

Таким
образом, для организации управленческого
учета сейчас рекомендуется связка OLTP
и OLAP системы. OLTP система (например, ERP)
используется для сбора учетных данных,
а OLAP система для подготовки аналитических
отчетов и собственно аналитической
работы.

Актуальность
автоматизации управленческого учета
в период кризиса

Ознакомившись
с основными понятиями и реалиями задачи
постановки управленческого учета
уместно еще раз остановиться на
актуальности его автоматизации сейчас.
В особенности связки ERP(OLTP) и BI(OLAP) систем.
Это легко пояснить. В кризисный период
рушатся стереотипы, дают сбой привычные
схемы работы, а что делать неясно. Нет
никаких рецептов типа «делай раз, делай
два». BI-системы позволяют нащупать новые
тенденции, понять характер происходящих
перемен, сориентироваться в формирующихся
трендах. Учитывая, что внедрение этих
систем очень быстрое, например 3 месяца,
а стоимость систем относительно невелика
(например, цена полнофункциональной
«не брендовой» системы[2] начинается от
20 тыс.евро.), автоматизация управленческого
учета может вполне рассматриваться как
антикризисное мероприятие.

Отдача от
таких систем может быть очень велика,
например еще до окончания внедрения BI
системы, ценой 20 тыс.евро. в компании
Цезарь Парк были выявлены и возвращены
товарные потери на сумму 150 тыс.долларов.
Аналитические возможности этой системы
позволили «найти» товар, «потерянный»
в отчетах, подготавливаемых из их обычной
системы.

План
автоматизации управленческого учета
на основе BI системы

Задача
автоматизации управленческого учета
распадается на два ключевых аспекта –
сбор данных для подготовки управленческой
отчетности и собственно подготовка
управленческой отчетности.

5 шагов:

1. Разработка
показателей и отчетности

На этом
этапе необходимо разработать показатели
и отчетность, которые отражают специфику
конкретного предприятия.

2. Организация
работы по сбору учетных данных

На этом
этапе необходимо продумать работу
операторов по сбору учетных данных.

3. Настройка
компьютерных систем для организации
необходимой рабочей функциональности.

4. Настройка
интеграции систем и отчетной
функциональности.

5. Получение
требуемой отчетности и аналитическая
работа.

Пожалуй,
самой важной частью этой работы является
бизнес-аспект автоматизации. Сейчас, в
кризис, надо тщательно продумать, какие
ориентиры важны для управления бизнесом
и какими данными следует вооружить
менеджмент. Необходимо разработать
показатели и отчетность, которые помогут
менеджерам решать их задачи. Эта работа
выполняется в виде проекта с участием
всех руководителей оперативной работой.

В принципе
такие концепции как «управление по
целям», «внедрение карты сбалансированных
показателей (BSC), разработка ключевых
показателей деятельности (KPI) помогают
систематизировать и структурировать
деятельность по разработке показателей
и учетных данных, которые необходимо
собирать в рамках управленческого
учета. Для организации аналитической
работы на базе BI-системы нужен опыт в
аналитической работе.

Иногда
складывается впечатление, что составление
ключевых показателей эффективности –
не такая уж сложная задача. Практика
показывает, что это не так.

Например,
одной компании занимающейся производством
мебели[3] необходимо было разработать
показатели эффективности, характеризующие
работу складской службы. Генеральный
директор был уверен, что он и сам бы мог
разработать эти показатели за полчаса.
Но совещание по этому вопросу с участием
финансового, генерального директоров,
начальника складского хозяйства и
консультанта заняло 4 часа, по прошествии
которых большого прогресса сделать не
удалось. Предлагаемые показатели
подвергались критике – то показатель
не характеризовал хозяйственную
деятельность в таком ключе, как это
нужно было собственнику, то позволял
манипулировать отчетными данными, то
противоречил цели деятельности, то сбор
данных для показателя был не понятен.

Поэтому
разработка KPI – длительный процесс,
подразумевающий время на «продумывание»
показателей под специфику организации
и ее деятельности. В разработке KPI нужны
практические навыки по целеполаганию,
которые не всегда есть у компаний. Мы
рекомендуем привлекать к работе
консультантов (но не перепоручать её
им!), имеющих опыт в таких проектах. Их
независимость и широкий кругозор помогут
улучшить динамику и качество этой
работы.

Разработанные
показатели фактически дают понимание
о том, какие отчеты необходимы менеджменту.

После
разработки показателей и отчетности
встает вопрос о том, как получить
необходимую информацию. Управленческий
учет завязан на бизнес-процессах, поэтому
для автоматизации учета необходимо в
первую очередь учитывать автоматизирован
ли сам бизнес-процесс. При автоматизации
управленческого учета – идеальное
решение интегрировать учетную операцию
в сам рабочий процесс. Поэтому далее
будем рассматривать 2 сценария – а)
рабочий процесс автоматизирован и б)
рабочий процесс не автоматизирован.

Если
бизнес-процесс уже автоматизирован,
например, с помощью ERP-системы, самое
логичное решение – внедрить в него
учетную функциональность в рамках этой
же системы. Это необходимо для того,
чтобы организовать единое информационное
поле в организации. Если рабочий процесс
и управленческий учет будут автоматизированы
в разных системах, данные могут
расходиться, получится разрыв информации.

В случае
если бизнес-процесс автоматизирован
необходимо разработать порядок
регистрации в системе учетных данных
для управленческого учета. Эта разработка
может как-то повлиять на рабочий процесс.

Если
оперативная работа не автоматизирована,
то либо

· принимается
решение о её автоматизации – тогда
необходимо задокументировать целевое
состояние рабочего процесса, включая
и операции по учету управленческих
данных. Это процесс более длительный,
но предпочтительный.

· или
принимается решение о сборе данных
управленческого учета вручную – тогда
необходимо разработать процедуру сбора
и регистрации данных управленческого
учета.

На третьем
этапе производится работа с системами,
которые настраиваются для обеспечения
регистрации данных управленческого
учета. Проводится донастройка OLTP систем
для автоматизация оперативной и учетной
деятельности, в OLAP системе производится
настройка интерфейсов для ввода некоторых
данных непосредственно в OLAP систему.
Одновременно с этим производится
«заказдровая» настройка обмена данными
между OLTP и OLAP системами, которая
выполняется ИТ специалистами.

После
настройки всех технических аспектов и
автоматизации учетных процедур появляется
возможность получать управленческую
отчетность. Часть отчетов по-прежнему
можно получать непосредственно из ERP
системы, но большая часть отчетов, а
также аналитическая работа будет
основана на работе OLAP системы.

Аналитическая
работа на основе специфических
возможностей BI систем

Внедрение
BI систем неправильно сводить к задаче
получения управленческой отчетности,
поскольку системы этого класса призваны
выявлять факты, невидимые через
управленческую отчетность, причем на
всей истории деятельности компании.
Так, крупные сетевые ритейлеры за
несколько лет своей деятельности
накапливают огромное количество данных.
Например, в информационной системе сети
«Копейка» к концу 2007 года накопилось
порядка 7 террабайт данных, и сейчас уже
объем данных превышает базу данных РЖД.
Клиентские системы не позволяют работать
с таким огромным объемом данных в он-лайн
режиме. BI же системы за счет особого
строения справляются с такими объемами
данных и позволяют отслеживать и
анализировать тенденции по всему объему
данных.

BI системы
активно используются и в департаментах
финансовой аналитики, логистики, продаж
и маркетинга. На конкретных примерах
рассмотрим, какие проблемы помогает
решать BI.

Финансовая
аналитика

«Больная
мозоль» финансовых аналитиков –
фальсификации и мошенничество своих
же сотрудников. Приведу пример, как BI
системы помогают справиться с этой
проблемой. В одной московской розничной
сети обнаружили парадоксальную ситуацию
– основные товарные группы, такие как
фрукты, овощи, которые всегда прекрасно
раскупались, стали убыточными, притом,
что спрос на них не падал. Стали проводить
детальный анализ по магазинам, времени
убыточных продаж и выявили, что это
происходит в определенные дни недели
в ряде супермаркетов. В итоге выяснилось,
что у товароведов был сговор с поставщиками,
и они постоянно списывали партии товара
как бракованные. Так, за два месяца
обнаружилось 22 тонны «бракованных»
бананов.

Логистика

Одна из
основных проблем, связанных с логистикой
и в частности закупками – неэффективность
использования оборотных средств. При
решении задач пополнения запасов все
сталкиваются с задачей прогнозирования
потребности на следующий период. Не
имея специализированных инструментов,
физически невозможно достаточно детально
изучать товарную динамику. В итоге
возникают проблемы планирования – или
логисты перестраховались и товара
закуплено слишком много, или бывает и
недостача товара. BI системы позволяют
проводить более детальный анализ
динамики и обеспечивать бесперебойное
наличие товара при меньших потребностях
в оборотных средствах, что очень важно
в кризис. При активном использовании
BI можно добиться сокращения складских
запасов минимум на 10% при одновременном
увеличении продаж.

Другая
проблема, которая возникает при
планировании – второстепенные факторы,
которые мешают адекватному принятию
решений. При прогнозировании традиционными
методами легко совершить ошибку, потому
что не учитываются единичные всплески
в продажах товаров. Это и есть второстепенные
факторы – разовая случайная покупка
большого объема, недоступность склада,
поломка и т.п. Например, в прошлом месяце
приехал оптовик и сделал большую закупку
– условно грузовик товара. Без четкого
анализа, можно сделать вывод, что спрос
на наш товар увеличился и закупить в
следующем месяце больше товара. В
следующем месяце этот клиент не приедет,
и компания останется с грузовиком
нераспроданного товара. При планировании
в BI, система укажет на увеличение продаж
как на фактор второстепенный и досадной
ошибки прогнозирования не произойдет.

Продажи

В кризис
одной из наиболее актуальных проблем
для департамента продаж становится
реализация «зависших» товаров. Рассчитывая
на благоприятные времена, закупили
стандартные партии товаров, а теперь
на складе образовались остатки. В
подобном случае полезно провести анализ
совместных покупок оставшегося товара.
Результаты такого исследования
впечатляют. Приведу пример октября-ноября
этого года. В одной оптовой торговой
компании из-за кризиса осталась
нераспроданной большая партия пальто.
Тогда используя BI систему, выяснили,
что в летний период этот тип пальто в
76% случаев покупался вместе с определенными
моделями сарафанов. Затем менеджеры по
продажам стали предлагать эти пальто
тем клиентам, которые летом не покупали
пальто, но покупали сарафаны выявленных
моделей. 60% этих компаний закупили
пальто. Проблема распродажи остатков
была решена буквально за пару недель.

Также в
контексте продаж нередко закрадываются
ошибки при оптимизации товарного
ассортимента. Случается, что из-за
невозможности провести многофакторный
анализ из ассортимента магазинов
исчезают эффективные товарные позиции,
ошибочно принятые за малодоходные. Так,
в одном супермаркете продажи варенья
из грецких орехов были очень низкими
и, посмотрев на выручку, эту ассортиментную
позицию убрали. Однако через некоторое
время заметили, что оборот некоторых
люксовых продуктовых позиций снизился.
Впоследствии выяснили, что вместе с
этим сортом варенья покупали как раз
данные товары, а когда варенье исчезло
с прилавков, эти покупатели, приходившие
в супермаркет из-за достаточно редкого
товара, тоже покинули магазин. При
грамотном многофакторном анализе с
помощью BI‑системы
такой ситуации
не произошло
бы.

Маркетинг

А).
Мерчандайзинг. Не секрет что показатели
эффективности торговой компании
привязаны буквально к каждому стеллажу,
и необходимо грамотно планировать
торговые площади. Только проблема в
том, что классические рекомендации по
выкладке товара являются очень
усредненными и не учитывают ассортиментную,
сезонную, демографическую и географическую
специфику отдельного магазина. С помощью
BI систем можно оптимизировать выкладку
товаров не будучи мерчандайзером. Речь
здесь идет о паттерном поведении
покупателей, которое можно выявить и
эффективно использовать при полочном
планировании. Один из самых очевидных
паттернов покупательского поведения
– совместная покупка пива и чипсов.
Нетрудно догадаться, что если поставить
пиво и чипсы далеко друг от друга, объем
продаж каждого продукта уменьшится. Но
BI системы способны выявлять самые
неочевидные сочетания групп товаров.
Например, в крупной сети супермаркетов
Санкт-Петербурга[4] был выявлен паттерн
«сыр+яблоки». Когда два товара в
супермаркетах разместили рядом,
товарооборот повысился на 5-7% буквально
в течении 4 дней.

Б). Продвижение.
Все чаще торговые компании склоняются
к целенаправленным методам продвижения.
BI системы предоставляют возможность
сегментации клиентской базы, построения
портретов групп покупателей при
планировании маркетинговых мероприятий
для отдельных целевых групп. Так, в сети
супермаркетов электронной и бытовой
техники[5] было решено создать различные
каталоги для покупателей с дисконтными
картами. При этом стоял ряд вопросов –
«на сколько групп разбить клиентов?»,
«по каким признакам выделять группы?»,
«сколько каталогов печатать (по видам
и по количеству экземпляров)?». В итоге
было выявлено 8 групп покупателей и еще
одна группа порядка 100 клиентов, с
которыми решено было работать отдельно.
В каждой из восьми групп опять же с
помощью BI определили 2-3 типичных
покупателя, у которых поинтересовались,
что бы они хотели увидеть в новом
каталоге. В результате распространения
каталогов продажи на 30% превысили
ожидаемый уровень.

В). Оценка
эффективности маркетинговых активностей.
Отец рекламы говорил, что 50% рекламного
бюджета он тратит впустую, вот только
не знает какую. В торговых компаниях
одновременно используются различные
варианты продвижения – прямая реклама,
промо-акции, акции со снижением цен,
распространяются рекламные каталоги
и т.п. При этом просчитать эффективность
рекламного комплекса по отдельным
группам товаров или одного метода для
всего ассортимента очень сложно.
Например, комплексное промо-предложение
типа «купите тушь, тени и помаду компании
«Х» и получите в подарок косметичку»,
трудно оценить с точки зрения влияния
на каждый элемент. Благодаря многофакторному
анализу BI системы ответить на вышеуказанные
вопросы. Это оптимизировать рекламный
комплекс и повысить эффективность
рекламного бюджет – вожделенная задача
всех рекламщиков. Так, при внедрении BI
системы С.М.А.Р.Т. количество промо-акций
в каталогах «AVON» сократилось как минимум
на 2/3 без снижения оборота.

Заключение

В условиях
кризиса автоматизация управленческого
учета приобретает все большую значимость
для компаний, позволяя оперативно
принимать управленческие решения и
делать это на основе фактической
информации, быстрее реагировать на
интенсивно изменяющиеся условия рынка
и получать дополнительную выгоду.
Компании понимают, что сейчас уже трудно
ограничиваться возможностями ведения
управленческого учета в ERP-системах, в
которых допрограммирование отчетов
занимает много времени. Тандем
ERP+OLAP-решения (преимущественно BI) открывает
компаниям новые возможности и перспективы.
А дальше уже дело за управленцем –
только его активность и энтузиазм в
работе с новыми инструментами выведут
бизнес компании на новый уровень.

studfiles.net

Автоматизация управленческого учета. Как выбрать программу для управленческого учета

В любом магазине должен быть поставлен управленческий учет. Он играет главную роль при принятии решений, от которых зависит развитие торговой точки. Автоматизация управленческого учета – это автоматизация всех процессов, которые задействованы в управлении магазином. Программа для управленческого учета позволяет осуществлять учет наиболее эффективно для принятия и реализации нужных решений.

Содержание:

1. Для чего нужен управленческий учет
2. Автоматизация управленческого учета
3. ERP-система – программа для автоматизации управленческого учета
4. Управленческий учет в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

Для чего нужен управленческий учет

Часто предприниматели путают понятия, связанные с разными видами учета в своем магазине. Эти виды следующие:

  1. Бухгалтерский учет. Это всем известная и понятная запись финансовых и других операций на счетах бухгалтерского учета в соответствии с принятой в фирме учетной политикой;
  2. Налоговый. Это фиксирование всех операций с точки зрения правильного исчисления и уплаты налогов, а также с целью оптимизации налоговой нагрузки на конкретный магазину в соответствии с действующими законами;
  3. Управленческий. Это фиксирование, обработка, анализ, преобразование и информации, с которой руоводителю магазина приходится работать и на основе которой принимать решения.

Организация ведения управленческого учета включает в себя также налоговый и бухгалтерский виды учета.

Полезные документы для скачивания

Скачать

Организация управленческого учета обеспечивает руководство магазина своевременной, полной и достоверной информацией, необходимой для принятия важнейших решений, направленных на реализацию стратегических и тактических планов.

Читайте также: Нужна ли автоматизация мелкорозничному магазину

Отчетами и выводами, основанными на ее результатах пользуется высшее руководство магазина – учредитель, коммерческий и финансовый директоры.

Автоматизировать работу магазина можно легко с помощью онлайн-сервиса Бизнес.Ру. Вам больше не придется заполнять документацию вручную. Решайте все вопросы всего за пару кликов.
Попробуйте все возможности онлайн сервиса для автоматизации магазина Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Управленческий учет подразумевает управление:

  1. Продажами;
  2. Закупками и запасами, движением на складе, перемещением товаров и продуктов.
  3. Управление производством и себестоимостью;
  4. Управление финансами предприятия – бухгалтерия, налоги, движение денег, бюджетирование;
  5. Управление взаимоотношениями с деловыми партнерами, покупателями, заказчиками и клиентами;
  6. Управление персоналом, анализ эффективности работы менеджеров;

Автоматизация управленческого учета

У многих предпринимателей, бизнес которых относится к малому или микро, система управленческого учета реализуется в Excel.

Этот всем известный табличный процессор действительно позволяет достаточно комфортно обрабатывать небольшой массив информации, строить таблицы, графики, взаимосвязи между данными.

Однако, чем крупнее магазин, тем массив этой информации будет больше, обрабатывать ее будет труднее:

  • Во-первых, предпринимателю необходимо будет иметь углубленные знания в работе с Excel либо нанять для этого специального сотрудника;
  • Во-вторых, работа в Excel предполагает, что пользователь сам для себя и под свои нужды строит автоматизированную схему, программируя ее.

Поэтому, не обладая специальным образованием и навыками программирования, вполне вероятно сделать ошибку. Например, посчитать неправильно показатель на основе которого будет выработано и реализовано неверное решение.

С точки зрения бизнеса это недопустимо. Поэтому наиболее оптимальным является использование специальных программных продуктов.

Читайте также: Как автоматизировать документооборот магазина




Автоматизация процессов управленческого учета решает следующие важные задачи.

1. Автоматизация управленческого учета позволяет выстроить систему бюджетов компании. Бюджет, если говорить просто – это план деятельности, выраженных в деньгах, финансовый план. В магазинах обычно выделяют следующие виды бюджетов:

  • Бюджет продаж. Это общий план продаж, который также может (и будет) детализироваться по структурным подразделениям фирмы, которые занимаются реализацией, вплоть до каждого менеджера;
  • Бюджет закупок. Плановый документ для тех менеджеров, которые занимаются закупкой товаров, материалов, комплектующих;
  • Бюджет расходов. Он может разделять на два вида: бюджет прямых и косвенных затрат. Также бывает общий и детализированный по подразделениям и отделам;
  • Бюджет движения денежных средств – помагазину и по подразделениям.

2. Выстроить полностью управляемую схему контроля над финансовыми потоками. Руководитель магазина может в любое время увидеть движение финансов в любом направлении в любом разрезе.

3. Автоматизация управленческого учета выстраивает схему финансовых показателей, которые необходимы именно этому магазину, которые будут рассчитываться автоматически.

При этом очень удобно и важно то, что в автоматизированной системе руководитель может увидеть, как то или иное решение скажется на финансовом состоянии его компании еще до того, как оно принято.

То есть, в программу вводятся некие данные (закупки, продажи, кредиты, инвестиции и другие), она сразу рассчитывает, как эти закупки, продажи, инвестиции повлияют на финансовое состояние компании.

Видя эти расчеты, руководитель понимает, стоит принимать решение или не стоит.

К этим финансовым показателям относятся разные виды рентабельности – продаж, инвестиций. К ним относятся показатели оборачиваемости – запасов, кредиторской и дебиторской задолженности и другие.

К этим показателям относится формирование прогнозного и отчетного баланса активов и пассивов предприятия на любую дату. Состав нужных показателей предприниматель формирует для себя сам, исходя из целесообразности.

Программа Бизнес.Ру позволит вести полноценный финансовый учет. В любое удобное для вас время вы сможете получить отчеты по расходам, затратам на единицу товара, количеству проданных единиц, цене реализации и многое другое.
Попробуйте все возможности онлайн сервиса для автоматизации магазина Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Финансовый анализ является важнейшим элементом менеджмента в любой фирме.

4. Организация управленческого учета выстраивает систему оперативного анализа «План-Факт». Она позволяет в любой момент времени отследить, как выполняются поставленные задачи и, в случае необходимости, внести корректировки.

5. Позволяет максимизировать эффективность управления всеми ресурсами и запасами, минимизировать любые риски.

6. Позволяет минимизировать затраты на ввод и обработку информации.

7. Позволяет составлять, анализировать, корректировать три важных документа – бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), баланс активов и пассивов.

Эти три документа всегда должны быть доступны руководителю компании, так как именно в них представлено состояние дел в любой момент времени.

Позволяет правильно определить центры финансовой ответственности (ЦФО) и эффективно с ними работать. Определение ЦФО является элементом системы бюджетирования (в свою очередь, это важная часть управленческого учета).

ЦФО бывают:

  • Доходные или ЦФО по прибыли. Это может быть коммерческий отдел, отдел продаж, то есть, те, кто занимается продажами;
  • Расходные ЦФО. Отдел закупок, отделы, ответственные за производство и т. д.

Автоматизация управленческого учета в три действия. Видео

ERP-система – программа для автоматизации управленческого учета

Программа для управленческого учета бывает в виде так называемой ERP-системы. В переводе с англ. означает Управление Ресурсами Предприятия. Это управление всеми активами фирмы – трудовые ресурсы, материальные, финансовые, интеллектуальные. Наиболее известные ERP-системы — Baan, Oracle, PeopleSoft, SAP, JD Edwards.

Обычно ERP-система включает в себя следующие модули:

  1. Финансы. Это бухгалтерия, налоги, движение денежных средств. Автоматизировано все, что связано с деньгами, их движением, а также эффективностью использования;
  2. Операции. Это непосредственно коммерческая деятельность и все, что связано с ее обеспечением: закупки, производство, продажи, логистика, реклама и продвижение, взаимоотношения с партнерами и другие;
  3. Персонал. В этом модуле автоматизирована вся работа с сотрудниками фирмы: оформление на работу, договоры, расчет заработной платы, отпуска, больничные, компенсации, поощрения и т. д;
  4. Аналитика. Это расчет показателей финансовой деятельности – рентабельность, прибыльность, оборачиваемость и т. д;
  5. Баланс. Главный отчет, отражающий состояние активов фирмы и их источников в любой момент времени, а также динамику.

Читайте также: Какими CRM пользуется малый бизнес: опыт предпринимателей

Управленческий учет в онлайн-сервисе «Бизнес.Ру»

В облачном сервисе «Бизнес.Ру» реализовано ведение управленческого учета, его некоторых элементов.

1. Автоматизация учета товаров на складе. Автоматизированы все бизнес-процессы, связанные с закупкой и реализацией:

  • Автоматизация учета по партиям и серийным номерам;
  • Ведение учета работы с прайс-листами и ценниками;
  • Ведется отслеживание и контроль всего цикла продаж, начиная с подготовки и отправки коммерческого предложения, заканчивая выставлением счетов-фактур и счетов на оплату;
  • Разработка, внедрение и анализ эффективности различных программ лояльности для покупателей и клиентов.

2. Аналитика:

  • Расчет и анализ рентабельности по товарным группам и отдельно по продуктам;
  • Анализ прибыльности отдельных заказов;
  • Анализ эффективности доходов и расходов фирмы;
  • Прибыльность (или убыточность) фирмы может анализироваться в различных разрезах: по организациям, по складам, по магазинам, по группам товаров, по разным сегментам клиентов;
  • Работа менеджеров также анализируется.

3. Учет работы с поставщиками, программа для учета договоров и других документов;

4. Кассовые операции;

5. CRM-система. Эта программа управленческого учета имеет встроенную CRM-систему.

Среди явных преимуществ онлайн-сервиса «Бизнес.Ру» является то, что это облачная программа: все управленческие функции предприниматель имеет возможность реализовывать дистанционно, находясь в любой точке мира.

Сервис «Бизнес.Ру» оптимально подходит для организации управленческого учета предприятий в сфере малого и среднего бизнеса, соответсвует 54-ФЗ и полностью поддерживает ЕГАИС.

Попробуйте все возможности онлайн сервиса для автоматизации магазина Бизнес.Ру прямо сейчас>>>

Читайте также, как автоматизировать бизнес:

  1. Как автоматизировать печать чеков в магазине
  2. Как автоматизировать рабочее место кассира в магазине
  3. Нужна ли автоматизация мелкорозничному магазину
  4. Как автоматизировать документооборот магазина
  5. Как автоматизировать управленческий учет в магазине

www.business.ru

Автоматизация управленческого учета

На любом предприятии существуют различные виды отчетности. Управленческий учет, в отличие от налогового, финансового и др, используется внутри предприятия и предоставляет руководству полноценную и объективную информацию, позволяющую принимать эффективные управленческие решения. Информация по управленческому учету является конфиденциальной и является основой для успешного развития компании, так как отображает текущее финансовое положение дел предприятия. Автоматизация процессов управления необходима для быстрого реагирования на изменения внутренней или внешней ситуаций, которые могут препятствовать или способствовать достижению стратегических целей.

Автоматизация управленческого учета должна использоваться на тех предприятиях, где это действительно необходимо, где нет возможности вести учет вручную, где имеются специалисты, которые справятся с поставленной задачей, где предусмотрено техническое обеспечение.

Услуги по автоматизации учета на базе 1С:Предприятие 8

Наша компания предлагает автоматизацию управленческого учета на базе 1С:Предприятие 8 с информационно-технологическим сопровождением. Обратившись к нам, вы получите полноценные ответы на интересующие вас вопросы. В рамках работы по автоматизации управленческого учета мы предлагаем следующие услуги:

  • бесплатные консультации профессионалов;
  • разработку, поставку и внедрение программного обеспечения;
  • разработку и внедрение информационных систем;
  • автоматизацию структуры вашего бизнеса;
  • внедрение управленческого учета;
  • разработку бизнес планов;
  • обучение персонала;
  • послепродажное обслуживание и др.

Задачи, решаемые внедрением системы управления

Управленческая, финансовая, бухгалтерская системы имеют общие корни: одна общая информационная база для анализа и принятия управленческих решений, единый объект (ы), схожие принципы.

Внедрение управленческого учета позволяет эффективно решать целый ряд важных задач:

  • планировать хозяйственную деятельность предприятия, путем бюджетирования;
  • контролировать затраты на основании оперативно собранной и предоставленной информации;
  • оптимизировать затраты;
  • контролировать на основании отчетов, отклонения фактических показателей от запланированных;

Контроль осуществляется на протяжении определенного периода, по окончании которого составляются следующие отчеты:

  • отчет о движении финансов;
  • отчет о рентабельности и убытках;
  • отчет баланса.

Для решения задач к системе предъявляются некоторые требования:

  • подаваемая информация должна полно и объективно отображать хозяйственную деятельность предприятия;
  • предоставление данных должно быть строго своевременным и регулярным;
  • необходимым является учет затрат, издержек;
  • информация должна предоставляться руководителям всех подразделений для быстрого реагирования;
  • система должна быть понятна для всех пользователей;
  • система должна быть целостной, а показатели релевантными.

К объектам, подверженным управленческому учету относятся: производственные, хозяйственные, структурные и др.

Автоматизация управленческой деятельности компании должна поддерживаться программным обеспечением, которое соответствует задачам, поставленным в компании и не должна ограничивать технических возможностей и приводить к возникновению проблем. Современным, недорогим и одним из удобных и понятных является решение на базе 1С:Предприятие 8.

Автоматизация процессов управления на базе популярного в России решения 1С:Предприятие 8, становится необходима при разрастании предприятия и увеличении объемов обрабатываемой информации. Она в полном объеме позволяет систематизировать, обработать значительные объемы информации. Более того, в сочетании с дополнительными модулями программы, функции системы при необходимости могут быть расширены. В результате вы получаете следующие преимущества:

  1. Широкие возможности для учета и контроля, позволяющие получать информацию для всестороннего анализа и оперативного принятия нужного решения.
  2. Используемые программой системы и модули быстро и просто настраиваются под специфику деятельности предприятия.
  3. Автоматизация, благодаря высокой производительности позволяет производить мгновенную обработку информации в значительных объемах.

Основные возможности системы автоматизации

Системы автоматизации с использованием продуктов 1С 8 версии для управленческого учета решают:

  1. Задачи по обработке разнообразных операций предприятия в больших объемах с увеличенной скоростью.
  2. Задачи автоматизации процессов формирования и контроля отчетности.
  3. Задачи, касающиеся формирования бюджета по статьям доходов и расходов.
  4. Задачи по движению денежных средств.
  5. Задачи по увеличению прозрачности бизнеса, чтобы быть в курсе задолженностей и прибыльностей контрагентов.
  6. Задачи по контролю над информацией и согласованию действий, чтобы не допустить накладок.
  7. Задачи, повышающие технологичность бизнеса (автоматический расчет налогов, цен и пр.)

Кроме этого благодаря автоматизации вы сможете разгрузить персонал от рутинной и сложной работы, обеспечить надежность документооборота, сократить количество сверок, ускорить подготовку отчетностей, увеличить точность и достоверность отчетных проектов.

Заключение

Чтобы предприятие успешно развивалось, многие руководители прибегают к использованию программ, позволяющих автоматизировать управленческий учет и бюджетирование. Они необходимы для выхода предприятия на новый уровень развития и эффективного ведения всех бизнес процессов. Автоматизация процессов управления позволит вам с точностью узнать, сколько ваше предприятие реально зарабатывает и сколько тратит. Такие показатели можно получать, как по предприятию в целом, так и по каждому подразделению – это позволит определить какое подразделение убыточное, а какое прибыльное и своевременно принять меры, для выравнивания ситуации. Подход к решению подобных задач обеспечивается с помощью простой и понятной программы 1С 8 версии. Благодаря ее внедрению, не сразу, а спустя какое-то время ваше предприятие будет готово к решению сложных задач и успешному развитию.

kkm16.ru

Автоматизация управленческого учета для контроля эффективности

Управленческий учет по своей сути представляет собой систему сбора определенных данных, которая, так же, как и бухгалтерский учет, должна производить их регистрацию, измерение и систематизацию. В сфере внимания управленческого учета должны находиться все бизнес-процессы и все уровни управления предприятия. Это многогранная и многомерная система, которую, в отличие от учета бухгалтерского, нельзя воспринимать обособленно. Управленческий учет необходим не только сотрудникам, отвечающим за финансовую деятельность компании, но и руководителям, и менеджменту, и специалистам разных уровней с различными степенью ответственности и обязанностями.

Автоматизация управленческого учета, проводимая компанией «ИТАН», начинается с создания методологии учета, соответствующей направлениям бизнеса, осуществляемого Заказчиком.

Основные компоненты методологии управленческого учета:

  • финансовая структура,
  • положения учетной политики,
  • план счетов управленческого учета,
  • направления аналитического учета,
  • правила отображения хозяйственных операций.

Итогом этого этапа становится формирование комплекта документации, определяющего методологию ведения управленческого учета. Далее специалисты нашей компании проводят стандартное обследование предприятия и разрабатывают «Технические предложения», необходимые для индивидуальной настройки программного продукта.

На следующем после постановки этапе осуществляется полная автоматизация бухгалтерского и управленческого учета, в процессе которой разработанная методология применяется к программному комплексу «ИТАН: Управленческий баланс» и осуществляется проект внедрения. Подробнее о внедрении…

Благодаря накопленным знаниям и опыту в области постановки и автоматизации учета, специалисты компании «ИТАН» помогут вам в решении следующих задач:

  • анализ последствий, принимаемых в процессе управления решений для бизнеса;
  • контроль эффективности работы как всей компании, так и ее отдельных подразделений;
  • проведение анализа рентабельности предприятий, ЦФО, отдельных видов бизнес-деятельности, сделок и номенклатуры;
  • сбор нужных для принятия верных решений данных в разных показателях;
  • увеличение «прозрачности» в сфере финансов;
  • обучение сотрудников:
    • навыкам работы с системой управленческого учета;
    • администрированию системы учета.

Основные преимущества автоматизации системы управленческого учета:

  • у руководства появляется возможность видеть реальную картину на предприятии как в целом, так и в ее отдельных аспектах;
  • движение финансовых потоков становится более ясным;
  • возможность нахождения новых решений для улучшения операционных показателей, уменьшения расходов, повышения уровня качества продукции и услуг;
  • ускоренное достижение бизнес-целей.

Когда нужно приступать к автоматизации управленческого учета

После того, как руководство решило, что компании необходима автоматизация, нужно сначала определиться с тем, что именно топ-менеджеры под ней подразумевают. Дело в том, что у нас часто не разграничивают два разных понятия: комплексная автоматизация бизнеса и непосредственно управленческого учета. При отсутствии их строгого разграничения невозможно четко сформулировать требования к внедрению новой системы управленческого учета.

Эксперты считают, что при комплексном внедрении автоматизируются все основные бизнес-процессы, в том числе и рассматриваемый в этой статье, на базе определенного программного решения. Как правило, в этом случае внедряются ERP-системы, широкое распространение из которых получил продукт от ведущего отечественного разработчика «ИТАН» — «ИТАН: Управленческий баланс».

Каждая такая система управленческого учета, независимо от ее производителя, является сложным дорогостоящим продуктом, внедрение которого потребует достаточно продолжительного времени и массу усилий. К реализации любого масштабного проекта в бизнесе надо приступать максимально подготовленным. И в первую очередь это означает, системный подход, выбор правильной программы автоматизации и определение, что требуется автоматизировать. Комплексное же внедрение стоит проводить уже после того, как в организации будут отработаны ключевые бизнес-процессы.

Автоматизация отдельных бизнес-процессов

Практика показывает, что на многих российских предприятиях распространена т. н. «лоскутная» автоматизация бизнеса. Данное понятие подразумевает, что различные бизнес-процессы автоматизируются с помощью нескольких, иногда не взаимодействующих между собой программных продуктов. Все неудобства такого подхода хорошо понятны, однако, через подобное проходит большинство компаний. Ведь иногда, даже при наличии ресурсов и финансовых возможностей, внедрение ERP-системы не всегда бывает оправданным без предварительной отработки бизнес-процессов на локальных программных продуктах.

Самым большим недостатком «лоскутной» автоматизации является то, что почти всегда управленческую отчетность для руководителя приходится сводить вручную в MS Excel. Данные для составления документов приходится брать из разных программ. Это приводит к большим затратам времени и сил и недостаточной достоверности итоговой информации, поскольку при вводе данных могут быть (и обычно так и происходит) допущены ошибки. Комплексный подход способен решить все эти проблемы, снизив трудозатраты и максимизировав актуальность данных.

Обычно к комплексной автоматизации бизнеса приходят через «лоскутную», а к последней — через использование Excel-таблиц. Руководство должно осознавать, что для непрерывного роста бизнес должен автоматизироваться постоянно. Развитие компании и усложнение ее бизнес-процессов вынуждает ее постепенно переходить с одной системы управленческого учета на другую, более полно отвечающую потребностям бизнеса. На первом этапе ведения деятельности практически всегда используется Excel, на смену которой приходят одна или несколько специализированных программ, позволяющих провести автоматизацию одного или нескольких бизнес-процессов (та самая «лоскутная»), после проводится уже и комплексная автоматизация бизнеса. Правда, многие небольшие компании до последнего указанного этапа так и не доходят, останавливаясь на использовании нескольких разных программ.

Как решить, что организации нужна автоматизация управленческого учета?

Сначала необходимо трезво оценить текущее состояние этой сферы бизнес-деятельности организации, осознав, есть ли что на самом деле автоматизировать.
Проведение оптимизации учета нужно начинать тогда, когда на предприятии разработаны процедуры ведения управленческого учета, если же этого нет, то необходимо точно изложить свои требования и передать их интегратору системы, который на их основе сможет оптимизировать предлагаемое им программное решение под нужды Заказчика.

Итак, для автоматизации управленческого учета не всегда требуется внедрение сложной ERP-системы, когда на рынке специализированного ПО существуют программы, способные решить все поставленные перед ними задачи. «ИТАН: Управленческий баланс» позволит эффективно автоматизировать один из важнейших бизнес-процессов современного предприятия.

Отличия управленческого учета

В ряде случаев выводы, которые руководство организации делает на основании данных, полученных их управленческой отчетности, могут не только разительно отличаться, но даже быть противоположными сделанным на основе информации, взятой из бухгалтерских отчетных документов. Функции данного бизнес-процесса достаточно многообразны.

Основное назначение — определять внутреннюю бизнес-деятельность организации, основываясь на планировании, регулировании и прогнозировании. Этим он отличается от бухгалтерского, основанного на сборе, накоплении и регистрации цифровых данных.

Большим преимуществом управленческого учета является то, что он помогает находить и анализировать отклонения от запланированных показателей, а также продумывать меры по их устранению.

Основные задачи, которые успешно выполняет управленческий учет:

  • сбор и представление данных;
  • проведение анализа полученной информации;
  • планирование дальнейших действий;
  • общая координация;
  • осуществление постоянного контроля.

Автоматизация управленческого учета особенно важна потому, что он предоставляет топ-менеджменту предприятия возможность предусматривать и просчитывать все вероятные последствия своих действий. Это способствует более успешному ведению бизнеса и развитию компании, ведь управленческий учет помогает избежать возможных ошибок и защищает от многих финансовых рисков. Это эффективнейший инструмент решения стратегических вопросов управления, в отличие от учета бухгалтерского. В своих расчетах он должен рассматривать различные стороны бизнес-деятельности предприятия, в той или иной степени демонстрирующие причины повышения или же понижения показателей, и предлагать способ приведения их к оптимальным.

Постоянное ведение управленческого учета необходимо и для эффективного планирования результатов бизнес-деятельности на основании промежуточных показателей. Использование программного решения «ИТАН: Управленческий баланс» позволит руководству организации отслеживать каждое производимое действие, быстро реагировать в случае непредвиденной ситуации, предотвращать риски и повышать доходность своей бизнес-деятельности.

Основные требования к автоматизации системы управленческого учета:

  • представление целой картины положения дел на предприятии и ее отдельных фрагментов;
  • составление отчетных документов за определенное время с возможностью корректировки в последующие периоды;
  • возможность изменения форм составляемых отчетов на базе потребностей организации и актуальных задач;
  • отображение состоявшихся в течение отчетного периода хозяйственных операций;
  • расчет ожидаемых доходов и вероятных убытков.

Проведение оптимизации учета с помощью многофункционального решения «ИТАН: Управленческий баланс» позволит решить все вышеописанные задачи и поможет руководству компаний осуществлять постоянный комплексный контроль над бизнес-процессами, верно планировать будущие действия и принимать правильные и продуманные решения.

Если вы хотите узнать больше про автоматизацию системы управленческого учёта и бюджетирования, изучите наши презентации — раздел Скачивания или обратитесь к нашим менеджерам по тел. (495) 276-00-21 или (495) 507-82-44.

Также можно заказать презентацию.

www.finprosoft.ru

Автоматизация управленческого учета

Сущность автоматизации управленческого учета

Определение 1

Автоматизация – это способ повышения качества, оперативности и достоверности управленческого учета.

Рассмотрим следующие преимущества автоматизации управленческого учета:

  • возможность сократить время и трудозатраты на подготовку отчетной документации – подготовка управленческой отчетности без возможных задержек, а также оперативное прослеживание изменений, на которые влияют управленческие решения, что сокращает возможность наступления неблагоприятных событий. Данное преимущество экономит большой объем трудовых затрат.
  • возможность повышения степени достоверности данных с помощью трех путей:
    а) создание единого пространства по информации;
    б) интеграция учетных процедур и рабочего процесса;
    в) регулирование процедур подготовки отчета.
  • возможность улучшить качество информации – применение более тонких методов анализа, которые не могут быть применены без средств автоматизации.

Автоматизация управленческого учета должна выполнять две задачи:

  • организовывать регистрацию учетных данных;
  • получать отчетность необходимого формата.

Замечание 1

Но автоматизация управленческого учета имеет двойственный характер, с одной стороны, автоматизация помогает достичь высокого уровня качества информации, с другой стороны, для того, чтобы его получить, необходимо знать, что именно нужно анализировать и какие данные заходить в автоматизированную систему, иначе она не даст желаемых результатов.

Если на предприятии нет автоматизированного управленческого учета, то:

  • принимают решение об ее автоматизации;
  • принимают решение о разработке процедур сбора и регистрации данных учета.

Особенности процесса автоматизации управленческого учета на предприятии

Процесс автоматизации управленческого учета на предприятии обычно осуществляют с помощью трех этапов:

  1. Постановка;
  2. Внедрение;
  3. Автоматизация.

Постановка – данный включает в себя:

  • разработку учетной политики;
  • определение метода учета затрат;
  • выбор форм финансовой отчетности;
  • совершенствование существующей методики ведения управленческого учета;
  • выбор программного обеспечения, его внедрение для целей управленческого учета.

Внедрение – процесс разграничения ответственности за учетную информацию между финансовым отделом, бухгалтерией и складом, а также проведение инструктажа для них. Очень важно при внедрение не допустить следующие ошибки:

  • не было детального обследования предприятия;
  • не проанализированы финансовая и организационная структуры предприятия;
  • не изучена существующая методология на предприятии и внедряемый продукт ей не соответствует;
  • неточность в определение сроков внедрения программного продукта;
  • внедрением не занимаются специалисты необходимой квалификации;
  • в проекте внедрения не участвуют лица, именуемые в дальнейшем пользователями данной системы.

Автоматизация – создание системы базы данных, которая занимается систематизацией введенной информации и созданием необходимых финансовых отчетов.

Программное обеспечение для того, чтобы качественно вести управленческий учет на предприятии, должно выполнять следующие условия:

  • иметь в наличие хранилище данных;
  • легко настраиваться;
  • содержать инструменты, используемые для создания отчетов;
  • предоставлять экспортируемые и импортируемые данные;
  • быть доступным в ценовом показателе.

Чаще всего стоимость внедрения больше стоимости программного обеспечения в несколько раз.

Замечание 2

Подводя итог вышесказанному, отмечаем, что автоматизированная система управленческого учета – сложная сфера, требующая особенного подхода к внедрению, особого уровня квалификации специалистов, занимающихся данным процессом, в отличии от ведения бухгалтерского и налогового учета.

spravochnick.ru

Система управленческого учета | контролируем бизнес каждый день

ШАГ 1

1. В первую очередь стоит разобраться, зачем вы вообще это все затеяли — какие цели и задачи управленческого учета вам кажутся наиболее значимыми, какие проблемы вы хотите решить и какой конечный результат вы хотели бы увидеть.

2. Кроме того, нужно изучить и уже имеющиеся способы получения информации. Даже если система управленческого учета в вашей компании еще не внедрена, откуда-то же вы берете данные для принятия решений — изучите путь, который они проходят, чтобы попасть к вам в руки.

3. Вместе с этим нелишним будет обратить внимание и на структуру бизнеса:

  • Какие в вашей компании есть бизнес-процессы?
  • Какие центры финансовой ответственности?
  • Как связаны между собой подразделения?
  • Какие обязанности за ними закреплены?

Изучите имеющиеся в вашем распоряжении ресурсы:

  • Есть ли у вас подходящие работники?
  • Можете ли вы организовать обучение?
  • Доступны ли все необходимые средства коммуникации
  • Есть ли подходящая система ведения отчетности?

Существуют разные системы ведения управленческого учета, так что понимание собственных возможностей поможет вас сделать выбор.

4. И, наконец, можно сравнить текущие методы управленческого учета с теми, которые вы хотели бы видеть у себя на предприятии. Во-первых, это позволит вам увидеть самые слабые места в уже действующей системе и имеющихся процессах, а во-вторых — поможет понять, насколько вы далеки от цели и что вам делать.

ШАГ 2

► Все пришедшие вам в голову изменения стоит задокументировать. Разработайте четкий свод правил, в котором будут прописаны точные сроки и объемы предоставления данных, уточните, какую именно информацию следует отслеживать и кто из сотрудников отвечает за учет управленческой деятельности в каждом подразделении.

Кроме того, желательно выбрать и ответственного за функционирование всей системы в целом — тогда другие ваши подчиненные смогут обращаться напрямую к нему, не отнимая у вас время.

► И теперь дело за малым — остается только начать внедрение. Разработайте график и бюджет, начните раздавать распоряжение — а затем просто контролируйте процессы в системе, внося необходимые коррективы.

blog.oy-li.ru

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о