Хочу открыть ООО. Что нужно знать? — Справочная

Как оформить юрлицо

— Я решил зарегистрировать ООО. Какие документы нужны?

В ФНС нужно принести: заявление по форме Р11001, устав (типовую форму можно скачать с сайта ФНС), решение или протокол о создании ООО, квитанцию об оплате госпошлины на 4000 ₽, если вы подаёте документы лично. Ещё можно предоставить документы, подтверждающие юридический адрес, это не обязательно, но без них чаще отказывают.

— А какие документы потребуются, чтобы подтвердить юридический адрес?

Сделайте копию свидетельства о праве собственности и получите от владельца письменное согласие в свободной форме, если он — физическое лицо. Если владелец — юрлицо, запросите гарантийное письмо на подтверждение адреса.

— Сколько кодов ОКВЭД можно выбрать, можно все?

По закону при регистрации юрлица вы можете выбрать сколько угодно кодов ОКВЭД. Но в налоговой рекомендуют, чтобы их было не больше 300. Кстати добавить коды ОКВЭД можно в любое время и после регистрации.

— Мне придётся идти в налоговую?

Нет, только если у ФНС не возникнет к вам вопросов. Если вы регистрируете ООО на УСН, вас отправят в налоговую по юридическому адресу или попросят отправить заявление на УСН по почте. Это необходимо сделать за 30 дней со дня регистрации.

— Я живу в Калининграде, а прописан в Хабаровске. Надо ли мне лететь через всю страну, чтобы зарегистрировать бизнес?

В отличие от ИП, ООО открывается по месту юридического адреса, а не по прописке. А ещё создать юрлицо можно удалённо — для этого воспользуйтесь сервисом электронной подачи документов. Или выпустите себе электронно-цифровую подпись и подайте документы через сайт ФНС.

А ещё открыть ООО можно через Точку совершенно бесплатно. Мы поможем собрать документы, выбрать коды ОКВЭД и передать всё это в налоговую.

Как создать ООО или ИП через банк

ТОП 3 банков, через которые можно зарегистрировать ИП или ООО

Регистрация бизнеса в Точке

ИП и ООО

Для кого

Бесплатно

Стоимость

5 дней

Срок регистрации

Под ключ

Условия

Регистрация бизнеса в Тинькофф

ИП и ООО

Для кого

Бесплатно

Стоимость

5 дней

Срок регистрации

Под ключ

Условия

Регистрация бизнеса в Сбербанке

ИП и ООО

Для кого

Бесплатно

Стоимость

5 дней

Срок регистрации

Под ключ

Условия

В последние годы большинство ООО и ИП предпочитают регистрировать бизнес через банк. Несколько лет назад бизнесменам приходилось самостоятельно собирать все необходимые бумаги, самим их заполнять и передавать в налоговую. Теперь этот процесс существенно упростился — можно зайти на сайт финансовой организации, специалисты помогут вам сформировать нужные документы, выбрать коды ОКВЭД, форму налогообложения, даже самостоятельно, в онлайн режиме, отправят ваши бумаги в ФНС для регистрации вас в качестве ИП или юридического лица.

Отправляйте заявку на открытие ИП или ООО онлайн, не выходя из дома или офиса

Получайте подробные консультации по выбору кодов ОКВЭД и систем налогообложения от специалистов банка

Вам предложат наиболее выгодные тарифы расчетно-кассового обслуживания с учетом планируемых оборотов и особенностей вашего бизнеса

Почему выгодно открыть ИП или ООО в банке в 2021 году

Процесс занимает несколько дней, так что в течение короткого времени вы сможете стать полноправным владельцем бизнеса. По сути, банки — посредники между ФНС и заявителями на открытие бизнеса. Однако самостоятельно пройти все шаги для регистрации бывает непросто, на это уходит немало времени. При заполнении документов нельзя допускать никаких ошибок, при их нахождении налоговая отказывает в регистрации и возвращает документы заявителю. Это увеличивает время обработки заявки и финансовые затраты. Поскольку вторая подача документов бесплатна, а для всех последующих требуется повторная уплата госпошлины.

Сотрудники банков знают нюансы взаимодействия с налоговой, как правильно оформить документы, экономят время своих клиентов, в качестве дополнительного бонуса открывают расчетный счет без запроса дополнительных документов, даже предлагают бухгалтерское сопровождения деятельности компании. Иными словами, помогают открыть фирму под ключ и осуществлять бизнес-деятельность.

Пользуйтесь современными банковскими сервисами. Открывайте ИП или ООО через банки быстро, бесплатно и без проблем

Федеральная налоговая служба выполняет не только регистрирующие, но и многие другие функции. В связи с этим потребности будущего предпринимателя не всегда могут быть удовлетворены вовремя. На этом фоне банки способствуют более оперативному решению вопроса регистрации.

Регистрация ИП или ООО через финансовое учреждение выгодна по следующим причинам

Кто выполняет регистрирующие функции

Регистрацией субъекта предпринимательской деятельности занимается ФНС. Эта служба вносит сведения о клиенте, будь то ООО или ИП, в государственный реестр. После того, как вы передадите нужные документы в налоговую, вам придется подождать некоторое время, пока будет принято решение о вашей регистрации. Подавали ли вы бумаги лично или дистанционно, решение в любом случае поступит на вашу электронную почту.

Что нужно сделать для самостоятельной регистрации

Последовательность действий при регистрации ИП или ООО имеет важное значение. Сначала готовятся документы, они должны быть заполнены без ошибок и в строгом соответствии с установленной формой.

Индивидуальный предприниматель заполняет форму Р21001, а юридическое лицо — Р11001

Пакет регистрационных документов для ИП и ООО значительно отличается. ИП сдает заявление, копию паспорта и квитанцию, подтверждающую внесение государственной пошлины. ООО кроме документов сдает учредительные документы будущего общества (устав, приказ о назначении директора и т.п.). Отправить документы в ФНС разными способами:

• почтовым отправлением
• лично
• через нотариуса или представителя
• в электронном варианте на сайт налоговой. При этом документы должны быть заверены усиленной квалифицированной ЭЦП

Особенности регистрации бизнеса через банк

Кредитно-финансовые организации осуществляют тесное взаимодействие с ФНС. Они передают в налоговую нужные сведения, получают необходимую информацию от этой службы. К примеру, если клиент принимает участие в незаконных схемах или является злостным неплательщиком налогов, ему не удастся получить в банке расчетный счет. Заинтересованность же финансовых учреждений в перспективных начинающих бизнесменах позволяет предпринимателям получать от банков выгодные условия сотрудничества.

Большинство крупных банков оказывают ООО или ИП помощь в регистрации бизнеса, упрощая процедуру взаимодействия клиентов с налоговой. Желающим открыть собственное дело банки предлагают специальные дистанционные сервисы, с помощью которых будущий предприниматель может получить сформированный банками пакет документов онлайн и направить их в ФНС.

Подготовка пакета документов для регистрации вашего ИП или ООО с помощью банка займет не более получаса. Все можно сделать удаленно

Банковские специалисты сообщат клиенту, куда им нужно обращаться, какие действия необходимо предпринять для открытия ООО или ИП. В итоге, большинство лиц, подготавливающих бумаги онлайн через банк, успешно регистрируют свой бизнес. Им гораздо проще, нежели тем, кто принял решение самостоятельно пройти данную процедуру.

На сайтах некоторых банков можно оформить усиленную квалифицированную ЭЦП и отправить с ее помощью нужные бумаги в налоговую дистанционно. При этом финансовое учреждение не возьмет с вас плату за эту услугу. Конечно, это простой и удобный вариант.

Какие шаги нужно выполнить для регистрации ИП или ООО на сайте банка

Выбрав кредитно-финансовое учреждение для открытия бизнеса, нужно выполнить несколько несложных действий для получения готового ИП или ООО. В большинстве случаев процедура следующая:

• зарегистрируйтесь на сайте банка, указав свои контактные данные
• заполните онлайн-заявку. В сервисе присутствуют подсказки для клиентов. Укажите персональные сведения, информацию о бизнесе, выберите систему налогообложения, коды ОКВЭД, укажите подходящий тариф для открытия расчетного счета
• выберите вариант подачи пакета бумаг. Если вы отправитесь в налоговую лично, распечатайте бумаги. Если будете подавать онлайн, оформите ЭЦП
• отправьте документы в ФНС или доверьте эту задачу банку
• получите на вашу электронную почту решение ФНС, если оно положительное, вам придет пакет регистрационных документов

ТОП банков для регистрации бизнеса

Регистрирует ИП или ООО с одним учредителем. При наличии у юридического лица нескольких учредителей сервис подготовит нужные бумаги для их последующей передачи клиентом в налоговую. Для получения готового ИП или ООО выполните следующие шаги:

• заполните и отправьте онлайн-заявку
• Точка рассмотрит предоставленные вами сведения, даст необходимые консультации, обеспечит доступ в личный кабинет. Договоритесь с банковским представителем о встрече
• передайте банку нужные для регистрации бумаги
• Точка проверит ваши документы и направит их в налоговую
• ФНС рассмотрит бумаги и оформит ООО или ИП
• активируйте расчетный счет

При регистрации ИП банк формирует документы для клиента и сам передает их налоговой. Если в Тинькофф обращается будущее юридическое лицо, кредитно-финансовая организация формирует нужные документы и передает их клиенту, который самостоятельно передает их в ФНС. Тинькофф регистрирует ООО с одним учредителем или несколькими.

Информация для индивидуальных предпринимателей: не нужно оплачивать госпошлину, нотариальные услуги и услуги курьера. Банк бесплатно откроет вам расчетный счет. Если будете работать на упрощенной системе налогообложения, сообщите это в заявке.

Банк помогает провести все операции удаленно. Сформирует пакет для регистрации ИП или ООО с одним или несколькими учредителями. Онлайн регистрация осуществляется с помощью специализированного сервиса, работающего только с существующими клиентами Сбербанка. Для того чтобы создать ИП или ООО онлайн нужно стать клиентом банка. Затем заполняется анкета, сервис поможет всё сделать онлайн.

Передать документы налоговой можете в электронном варианте или лично, обратившись в эту службу по месту своей прописки. Выбрав дистанционный способ подачи, ВТБ бесплатно создаст для вас электронно-цифровую подпись. Отправить документы в ФНС прямо из сервиса этой финансовой организации можно только в некоторых российских городах. Они представлены на сайте ВТБ. В остальных российских городах сервис сформирует для ООО или ИП нужные бумаги. Будущие предприниматели будут должны сами подать их в территориальную налоговую службу.

Содействует регистрации ИП или ООО. Можно открыть бизнес онлайн. На сайте этого финансового учреждения необходимо заполнить заявку, следуя подсказкам. Для вас будут сформированы нужные документы, бесплатно создана электронная подпись. Сервис позволяет подготовить бумаги и отправить их в ФНС дистанционно. Сервис предоставит вам подробную инструкцию. При онлайн-подаче не нужно оплачивать госпошлину. Юридические лица могут подать документы через интернет, находясь в Москве, Санкт-Петербурге или в Московской области (в пределах тридцати километров от МКАД).

Регистрирует ИП или ООО с одним учредителем или несколькими. Пошаговая инструкция регистрации:

• зарегистрируйтесь на сайте Модульбанка
• заполните форму онлайн-заявки (присутствуют подсказки для правильного заполнения)
• получите пакет, сервис сформирует нужные документы, передаст вам подробную инструкцию
• скачайте сформированные бумаги и передайте их в налоговую службу в соответствии с инструкцией или банк сделает все самостоятельно

Особенности открытия ООО в Москве

Необходимо зарегистрировать ООО в Москве?

Нужен надежный юридический адрес для новой компании?

Узнайте как можно все сделать в самый короткий срок всего за 3000 ₽!

Сэкономьте на уплате пошлины!

Поможем открыть расчетный счет в банке за 1 день!

Звоните прямо сейчас: (495) 507-49-56

Тем, кто собирается открыть ООО в Москве, следует знать некоторые особенности процесса регистрации предприятий в этом регионе. Прежде всего, зарегистрировать фирму (ООО, АО) в Москве можно только в одной инспекции, которая занимается государственной регистрацией юридических лиц – МИ ФНС РФ № 46 по г. Москве.

В 2021 году все учредители компании должны заверить свою подпись в заявлении о регистрации юридического лица у нотариуса. Только так можно сдать учредительные документы и получить готовые дела по расписке через 3 рабочих дня. Если Вы не хотите или не можете присутствовать в налоговой инспекции лично, тогда сдача документов возможна по доверенности. Регистрация фирмы по доверенности возможна, если об этом указать в заявлении о регистрации организации.

В 2021 году наша компания предлагает зарегистрировать ООО с помощью ЭЦП без посещения нотариуса и налоговой инспекции. Выпуск ЭЦП для регистрации фирмы проходит удобно для Вас и быстро! Обратитесь к нам для создания ЭЦП! Использование типового устава позволяет использовать меньше документов.

Получив документы, их необходимо обязательно проверить на наличие ошибок в ЕГРЮЛ, допущенных налоговым органом. Если ошибки ЕГРЮЛ не обнаружить вовремя — в сведениях Единого государственного реестра юридических лиц будет содержаться недостоверная информация, исправить которую позже будет намного сложнее. При этом, недостоверная информация в ЕГРЮЛ может привести к печальным последствиям и дальнейшей ответственности.

Еще одной особенностью регистрации предприятий в Москве является система получения отказов. Получить отказ в МИ ФНС РФ № 46 по г. Москве может абсолютно любой, даже самый замечательный юрист с большим опытом работы. Причины отказов при регистрации ООО самые различные: ошибки в документах, помарки или неразборчивость в нотариальной записи, ошибочные реквизиты, неправильно пронумерованные или сшитые листы, неподтвержденный юридический адрес. Этот список можно продолжать до бесконечности. Отказ в регистрации юридического лица – это потеря времени, так как все документы придется готовить и заверять заново, а также потеря денег, так как придется еще раз оплатить государственную пошлину за регистрацию фирмы и нотариальные расходы.

Особенное внимание следует уделить выбору юридического адреса. Даже с реальным юридическим адресом и подтверждением (гарантийным письмом) от собственника нежилого помещения можно получить отказ, в котором просто укажут, что представленные данные об адресе нахождения юридического лица недостоверны. Как избежать отказа и зарегистрировать фирму без проблем? Ответ прост: 100% гарантии быть не может, а если ее предлагают, то обманывают начинающего предпринимателя.

Обращаясь в юридическую фирму «Ольмакс», Вы получаете гарантию того, что регистрацией фирмы будут заниматься специалисты с большим опытом работы, Вам не будут предложены сомнительные или нелегальные услуги, а в крайне редком случае получения отказа (к сожалению), мы обязательно выполним повторную регистрацию ООО (АО) в самый кратчайший срок за наш собственный счет. В тех же случаях, когда инспекция допускает ошибку в государственном реестре, мы обязательно оказываем полную поддержку нашим клиентам по ее устранению.

Открыть ООО в Калининграде ❷ Эксперты Права

Соблюдение Вашей конфиденциальности важно для нас. По этой причине, мы разработали Политику Конфиденциальности, которая описывает, как мы используем и храним Вашу информацию. Пожалуйста, ознакомьтесь с нашими правилами соблюдения конфиденциальности и сообщите нам, если у вас возникнут какие-либо вопросы.

Сбор и использование персональной информации

Под персональной информацией понимаются данные, которые могут быть использованы для идентификации определенного лица либо связи с ним.

От вас может быть запрошено предоставление вашей персональной информации в любой момент, когда вы связываетесь с нами.

Ниже приведены некоторые примеры типов персональной информации, которую мы можем собирать, и как мы можем использовать такую информацию.

Какую персональную информацию мы собираем:

• Когда вы оставляете заявку на сайте, мы можем собирать различную информацию, включая ваши имя, номер телефона, адрес электронной почты и т.д.

Как мы используем вашу персональную информацию:

• Собираемая нами персональная информация позволяет нам связываться с вами и сообщать об уникальных предложениях, акциях и других мероприятиях и ближайших событиях.
• Время от времени, мы можем использовать вашу персональную информацию для отправки важных уведомлений и сообщений.
• Мы также можем использовать персональную информацию для внутренних целей, таких как проведения аудита, анализа данных и различных исследований в целях улучшения услуг предоставляемых нами и предоставления Вам рекомендаций относительно наших услуг.
• Если вы принимаете участие в розыгрыше призов, конкурсе или сходном стимулирующем мероприятии, мы можем использовать предоставляемую вами информацию для управления такими программами.

Раскрытие информации третьим лицам

Мы не раскрываем полученную от Вас информацию третьим лицам.

Исключения:

• В случае если необходимо — в соответствии с законом, судебным порядком, в судебном разбирательстве, и/или на основании публичных запросов или запросов от государственных органов на территории РФ — раскрыть вашу персональную информацию. Мы также можем раскрывать информацию о вас если мы определим, что такое раскрытие необходимо или уместно в целях безопасности, поддержания правопорядка, или иных общественно важных случаях.
• В случае реорганизации, слияния или продажи мы можем передать собираемую нами персональную информацию соответствующему третьему лицу – правопреемнику.

Защита персональной информации

Мы предпринимаем меры предосторожности — включая административные, технические и физические — для защиты вашей персональной информации от утраты, кражи, и недобросовестного использования, а также от несанкционированного доступа, раскрытия, изменения и уничтожения.

Соблюдение вашей конфиденциальности на уровне компании

Для того чтобы убедиться, что ваша персональная информация находится в безопасности, мы доводим нормы соблюдения конфиденциальности и безопасности до наших сотрудников, и строго следим за исполнением мер соблюдения конфиденциальности.

Отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе из Outlook

Существует два способа отправки автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте. Способ использования зависит от типа вашей учетной записи электронной почты.

Щелкните File , затем выберите изображение ниже, соответствующее вашей версии Outlook.

Настроить автоматический ответ

1. Выберите Файл > Автоматические ответы .

   Примечание: Для Outlook 2007 выберите Tools > Out of Office Assistant.

2. В поле автоматических ответов выберите Отправлять автоматические ответы .

   При желании установите диапазон дат для автоматических ответов. Это отключит автоматические ответы на дату и время, которые вы вводите в качестве времени окончания. В противном случае вам придется вручную отключить автоматические ответы.

   Примечание: Если вы не видите автоматических ответов , используйте правила и предупреждения, чтобы настроить сообщение об отсутствии на рабочем месте.

3. На вкладке Внутри моей организации введите ответ, который вы хотите отправить товарищам по команде или коллегам, пока вас нет в офисе.

   Примечание: Отправка автоматических ответов на всем, кто не входит в мою организацию. отправит ваш автоматический ответ на каждое электронное письмо, включая информационные бюллетени, рекламу и, возможно, нежелательную почту.Если вы хотите отправлять автоматические ответы лицам, не входящим в вашу организацию, мы рекомендуем выбрать Только мои контакты .

4. Выберите OK , чтобы сохранить настройки.

Отключить автоматические ответы об отсутствии на рабочем месте

Когда Outlook настроен на отправку автоматических ответов, вы увидите сообщение под лентой с этой информацией.Выберите Отключить , чтобы отключить автоматические ответы об отсутствии на работе. Если вы хотите изменить даты для вашего автоматического ответа или отправленного сообщения, выполните указанные выше действия, чтобы изменить настройки.

Примечание: Для Outlook 2007 , чтобы отключить ответы об отсутствии на работе, выберите Инструменты > Помощник при отсутствии на рабочем месте и снимите флажок Отправлять автоответы .

Обновите автоматические ответы в мобильном приложении Outlook

Вы можете обновить автоматические ответы из Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь , чтобы загрузить приложение и управлять автоматическими ответами на ходу.

Устранение неполадок: я не вижу автоматических ответов

Если вы не видите автоматические ответы после выбора файла, вероятно, вы используете учетную запись Gmail, Yahoo или другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов Outlook. Вы можете настроить правило, которое будет отвечать на входящие сообщения, но только если вы оставите Outlook запущенным.Дополнительные сведения см. В разделе «Использование правил для отправки сообщения об отсутствии на работе».

Как настроить автоматический ответ об отсутствии на работе в Outlook: HelloTech How

Если вы уезжаете в отпуск, очень полезно настроить автоматический ответ «Нет на рабочем месте» для ваших писем. Эти автоматические ответы позволяют людям, которые отправляют вам электронные письма, знать, что вы не можете отвечать на их сообщения. Вот как настроить автоматический ответ об отсутствии на работе в настольном приложении Microsoft Outlook и в веб-версии.

Как настроить ответ об отсутствии на рабочем месте в приложении Outlook для ПК

Чтобы установить автоматический ответ на офисные ответы в настольном приложении Microsoft Outlook, перейдите в Файл> Автоматически. Ответы> Отправлять автоматические ответы.

Примечание. Следующие шаги предназначены для пользователей с учетной записью Microsoft Exchange. Если вы не видите слов «Подключено к: Microsoft Exchange» в нижней части окна Outlook, ознакомьтесь с нашей статьей о том, как настроить Outlook вне офиса с учетной записью IMAP / POP3.

1. Откройте Outlook и щелкните Файл в строке меню. Вы можете найти это в верхнем левом углу окна.
2. Затем щелкните Автоматические ответы (Нет на рабочем месте) . Откроется окно автоматических ответов.

   Примечание. Если вы используете старую версию Outlook, например Outlook 2007, выберите «Инструменты»> «Помощник вне офиса».

3. Далее нажмите Отправить автоматические ответы .
4. Установите флажок «Отправлять только в течение этого временного диапазона». Установите даты, когда вас не будет в офисе. Вы можете пропустить этот шаг, если хотите вручную отключить автоматические ответы, когда вернетесь в офис.
5. Затем установите автоматический ответ об отсутствии на рабочем месте на вкладке Внутри моей организации . Это будет автоматический ответ, отправленный людям из вашей компании, которые будут писать вам по электронной почте, пока вы отсутствуете.

   Примечание. Outlook не прикрепляет вашу подпись при отправке автоматических ответов. Если у вас есть подпись, вы можете вставить ее под своим сообщением.Если у вас ее нет, ознакомьтесь с нашим руководством о том, как добавить подпись электронной почты в Outlook.

6. Настройте автоматический ответ об отсутствии на работе на вкладке Outside My Organization . Это для людей за пределами вашей компании, таких как клиенты и поставщики. Вы можете скопировать то, что вы ввели для Внутри моей организации , или вы можете добавить что-то еще для людей за пределами вашей организации. Вы даже можете снять флажок «Автоответчик…», если не хотите отправлять им автоматический ответ, пока вас нет.

   Примечание. Вы также можете настроить разные автоматические ответы об отсутствии на работе для разных людей. Просто нажмите кнопку «Правила…» в нижнем левом углу и добавьте правило для каждого человека или темы электронного письма.

7. Наконец, нажмите OK .

Как настроить ответы об отсутствии на работе в веб-версии Microsoft Outlook

Если вы используете Интернет версии Outlook, вы можете настроить ответы об отсутствии на работе, перейдя в настройки > Просмотреть все настройки Outlook> Почта> Автоматические ответы. Затем поверните при автоматических ответах напишите свое сообщение и нажмите Сохранить .

1. Перейдите на страницу Outlook. Вы можете быстро попасть туда, щелкнув эту ссылку или зайдя в любой веб-браузер и набрав outlook.live.com в адресной строке.
2. Затем войдите в свою учетную запись Outlook, если будет предложено.
3. Затем щелкните значок Настройки . Это значок шестеренки, который вы можете найти в правом верхнем углу страницы.
4. Затем выберите Просмотреть все настройки Outlook . Вы увидите это внизу правой боковой панели. Откроется окно Настройки .
5. Выберите вкладку Mail и затем щелкните Автоматические ответы .
6. Нажмите Включить автоматические ответы . Затем вы можете установить даты автоматического ответа, отметив поле «Отправлять ответы только в течение определенного периода времени». Вы можете пропустить этот шаг, если хотите вручную отключить автоматические ответы, когда вернетесь в офис, например, когда вы не уверены, когда вернетесь.В остальном этот вариант намного удобнее.
7. Введите сообщение об отсутствии на работе. Это будет автоматический ответ, отправленный людям из вашей компании, которые будут писать вам по электронной почте, пока вы отсутствуете.

   Примечание. Outlook не прикрепляет вашу подпись при отправке автоматических ответов. Если у вас есть подпись, вы можете вставить ее под своим сообщением. Если у вас ее нет, узнайте, как добавить подпись электронной почты в Outlook.

8. Наконец, нажмите Сохранить .

Как создать ответ об отсутствии на рабочем месте в Outlook

Не оставляйте свои контакты висящими в отпуске. Создайте автоматическое сообщение с информацией о том, когда вы вернетесь.

Изображение: Yumi mini, Getty Images / iStockphoto

Вне зависимости от того, находитесь ли вы в отпуске, в длительном отпуске или в командировке, вы захотите предупредить контакты о том, что вы недоступны.Это вежливо, но, что более важно, вы держите контакты в курсе. Если вы используете Outlook на Exchange или электронную почту, процесс выполняется быстро; вы будете работать усерднее, если не на бирже.

В эту статью я включу инструкции по созданию автоматического ответа об отсутствии на рабочем месте для пользователей, не использующих Exchange, и пользователей Exchange.

Я использую рабочий стол Office 365 в 64-разрядной системе Windows 10, но оба метода будут работать в более ранних версиях.

СМ.: 20 профессиональных советов, как заставить Windows 10 работать так, как вы хотите (загрузка TechRepublic)

Пользователи Outlook без использования Exchange

Если вы не используете Exchange, ваш автоматический ответ состоит из двух этапов.Во-первых, вы должны создать шаблон сообщения. Затем вы установите правило, которое отправляет это сообщение в ответ на полученные сообщения. Сначала создадим шаблон сообщения следующим образом:

1. Откройте новое почтовое сообщение, щелкнув «Новый адрес электронной почты» в группе «Новый» на вкладке «Главная».
2. Введите тему, скажем, «Нет на месте».
3. Введите релевантное и содержательное сообщение. Если возможно, сообщите им, когда они могут ожидать ответа, и предложите другие контакты, если они не могут дождаться вашего возвращения.Имейте в виду, что этот ответ будет адресован всем, кто вам пишет по электронной почте — даже людям, которых вы не знаете, поэтому сведите информацию к минимуму и будьте осторожны с тем, чем вы делитесь. Если возможно, постарайтесь сделать сообщение коротким.
4. Щелкните «Файл» и выберите «Сохранить как».
5. Выберите шаблон Outlook (* .oft) в раскрывающемся списке Тип файла.
6. Измените имя шаблона сообщения, если хотите. В противном случае по умолчанию используется текст темы ( Рисунок A ).
7. Нажмите «Сохранить» и закройте окно сообщения (подтверждение сохранения не требуется).

Рисунок A. Создайте шаблон сообщения для ответа об отсутствии на работе.

После создания шаблона вам понадобится правило, которое его отправляет. Вы создадите это правило следующим образом:

1. На вкладке «Главная» щелкните «Правила» в группе «Перемещение» и выберите «Управление правилами и предупреждениями» в раскрывающемся списке.
2. При необходимости щелкните вкладку «Правила электронной почты» (по умолчанию).
3. Выберите учетную запись в раскрывающемся списке Применить изменения к этой папке ( Рисунок B ).

Рисунок B. Выберите учетную запись в раскрывающемся списке «Применить изменения к этой папке».

1. Щелкните Новое правило.
2. В разделе «Начать с пустого правила» (внизу) выберите «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» и нажмите «Далее».
3. В разделе «Шаг 1: выберите условия», отметьте условие, в котором мое имя указано в поле «Кому» (, рис. C ), и нажмите «Далее». Или отметьте мое имя в полях «Кому» или «Копия», но для большинства из нас это перебор.

Рисунок C: Выберите условие.

1. На следующей панели проверьте ответ с использованием определенного шаблона, а затем щелкните ссылку в разделе Шаг 2: Изменить описание правила.
2. В раскрывающемся списке «Просмотр» в появившемся диалоговом окне выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе», выберите «Нет на рабочем месте» (, рис. D ), нажмите «Открыть», а затем нажмите «Далее».

Рисунок D. Выберите шаблон для вашего отсутствия на работе.

В разделе «Шаг 1: выберите исключения» убедитесь, что установлен флажок «Автоматический ответ», и нажмите «Далее».( Рисунок E). Нажмите Готово.

Рисунок E: Назовите правило отсутствия на работе.

Если вы не включили правило, вы можете сделать это следующим образом, когда будете готовы:

1. На вкладке «Главная» щелкните «Правила» в группе «Перемещение» и выберите «Управление правилами и предупреждениями» в раскрывающемся списке.
2. При необходимости щелкните вкладку «Правила электронной почты» (по умолчанию).
3. Найдите правило в списке и убедитесь, что оно отмечено флажком (, рис. F ), и нажмите «ОК».

Рис. F. Воспользуйтесь правилом перед отъездом в отпуск!

Когда вы вернетесь из отпуска, повторите вышеуказанные шаги и снимите флажок с правила отсутствия на работе.

Учетные записи Exchange и электронной почты

Если вы используете Exchange или электронную почту, шаблон сообщения вам не понадобится. Чтобы создать автоматический ответ в Exchange, сделайте следующее:

1. Щелкните «Файл», а затем выберите «Информация» на левой панели. Затем щелкните Автоматические ответы (Нет на рабочем месте). Если вы используете онлайн-почту, щелкните шестеренку (справа в строке заголовка), а затем щелкните Автоматические ответы.
2. В открывшемся диалоговом окне установите флажок «Отправлять автоматические ответы».
3. Установите флажок Отправлять ответы только в течение этого периода времени, а затем введите дату и время, используя параметры Время начала и Время окончания ( Рисунок G ).
4. Вы можете создать разные сообщения для людей внутри и за пределами вашей организации. (В Exchange вы щелкните правую вкладку.)
5. Нажмите «ОК».

Рисунок G. Выберите параметры для автоматических ответов в электронной почте.

Еженедельный бюллетень Microsoft

Будьте инсайдером Microsoft в своей компании, прочитав эти советы, рекомендации и шпаргалки по Windows и Office.Доставка по понедельникам и средам.

Зарегистрироваться Сегодня

Пришлите мне свой вопрос об офисе

Я отвечаю на вопросы читателей, когда могу, но нет никаких гарантий. Не отправляйте файлы без запроса; первоначальные запросы о помощи, поступающие с прикрепленными файлами, будут удалены непрочитанными.Вы можете отправить снимки экрана с вашими данными, чтобы прояснить ваш вопрос. Обращаясь ко мне, будьте как можно более конкретными. Например, «Устраните неполадки в моей книге и исправьте, что не так», вероятно, не будет ответа, но «Можете ли вы сказать мне, почему эта формула не возвращает ожидаемых результатов?» мощь. Пожалуйста, укажите приложение и версию, которую вы используете. TechRepublic не возмещает мне затраты времени или опыта при оказании помощи читателям, и я не прошу плату у читателей, которым помогаю. Вы можете связаться со мной по адресу susansalesharkins @ gmail.com.

См. Также

Как написать сообщение об отсутствии на работе во время COVID-19

Все немного нестабильно, поскольку мы продолжаем бороться с пандемией COVID-19. Трудно уйти с работы, когда «офис» — это обеденный стол, который вы видите с дивана. Кажется немного странным брать ВОМ, когда путешествия и шумные семейные посиделки кажутся далекими воспоминаниями. Возможно, вы работаете в неурочное время, чтобы совмещать обязанности по уходу за детьми и другие обязанности. Или, может быть, ваша постоянная работа стала неполной (или временной) в результате экономического спада, который поразил вместе с коронавирусом.

Со всеми этими изменениями, самые простые задачи связаны с множеством дополнительных вопросов. Возьмите сообщение об отсутствии на работе. Вам действительно нужен автоответчик при отсутствии на рабочем месте, если вы не были в офисе с марта? Простой ответ — да.

Почему следует устанавливать сообщение об отсутствии на работе во время COVID-19?

«Цель не в том, чтобы сообщить людям, что вы находитесь вне офиса, а в том, чтобы сообщить им, что вы не собираетесь отвечать», — говорит карьерный тренер Muse Бенджамин Риттер, основатель Live for Yourself Consulting.Дело не в том, где вы находитесь физически, а в том, увидите ли вы чье-то электронное письмо и сможете ли вы отреагировать на него в течение стандартного периода времени (который может отличаться в зависимости от вашей должности, компании и отрасли).

Учитывая, что многие сотрудники все еще работают удаленно за несколько месяцев до начала пандемии, «я действительно думаю, что сейчас это более важно, чем раньше», — говорит карьерный тренер Muse Анджела Смит. «С точки зрения того, как заставить удаленную работу работать, — говорит она, — чрезмерное общение является одним из отличительных признаков.«В мире, где вы не можете видеть, находятся ли ваши коллеги за своими столами, четкое понимание того, когда вы работаете, а когда нет, имеет решающее значение для обеспечения бесперебойной работы.

Но ваше сообщение об отсутствии на работе так же важно для вас, как и для людей, которые его получают, особенно во время пандемии. «Границы сейчас сильно пострадали, — говорит Риттер. Отсутствие чего-то на работе связано с большим давлением, и этот стресс усиливается без типичного разделения между офисом и домом и с дополнительным страхом, вызванным нестабильной экономикой.Сообщение ООО — это шанс сформировать ожидания, «дать себе передышку и убедиться, что другие люди не думают о вас негативно», — говорит Риттер, и это очень важно для вашего психического здоровья.

Это напоминание для you , что вам следует отключиться, говорит Смит, для подзарядки во время вашего пребывания или для того, чтобы сосредоточиться на неотложной семейной ситуации. И это может дать вам душевное спокойствие, зная, что вы сообщили о том, что необходимо для того, чтобы все продолжалось гладко в ваше отсутствие.

Несколько советов по вашему сообщению об отсутствии на работе COVID-19

Если вы уже писали сообщение об отсутствии на работе, вы наверняка знаете некоторые основы. По большей части они все еще применяются во время пандемии с некоторыми дополнительными соображениями. Вот краткий обзор того, что вам следует помнить при составлении автоответчика в наши дни:

• Убедитесь, что он актуален: Вы не хотите, чтобы ваша электронная почта об отсутствии на работе устарела. «Он посылает плохое сообщение, если оно устарело или неточно», — говорит Смит.«Проверяйте, отслеживайте, обновляйте так регулярно, как вам нужно».
• Обеспечьте альтернативный контакт: Во многих случаях имеет смысл направлять людей к кому-то еще, к кому они могли бы обратиться в ваше отсутствие, если их электронная почта требует ответа до вашего возвращения. Если вы собираетесь находиться вдали от своего почтового ящика ненадолго, и ваша работа обычно не требует быстрых ответов, вы можете пропустить этот шаг, тогда как если вы отсутствуете надолго или на неопределенный срок, или от вас обычно ожидают ответ в течение часа, эта информация имеет решающее значение.В любом случае используйте свое усмотрение в зависимости от ожиданий вашей должности и корпоративной культуры. По словам Смита, сначала обязательно проконсультируйтесь со своим альтернативным контактным лицом, чтобы они не удивлялись полученным запросам, и постарайтесь предоставить некоторый контекст в своем ООО-сообщении о том, кто этот человек (включая его роль и, возможно, ссылку на их профиль в LinkedIn).
• Сообщите людям, когда вы вернетесь: Одна из первых вещей, которую люди захотят узнать, когда появится ваш автоответчик, — это когда вы прочитаете их письмо и сможете ответить на него.Так что скажите им, когда вы реально ожидаете, что это произойдет.
• Скажите им, что привлечет ваше внимание: Постарайтесь успокоить себя тем, что большинство писем может подождать. Но если вы выполняете роль, в которой вы можете предвидеть чрезвычайную ситуацию, проясните, что привлечет ваше внимание, — говорит Риттер. Может быть, это снова электронное письмо и указание «срочно» в строке темы. Может быть, он пишет тебе или звонит. Возможно, это обращение к коллеге, который знает, как с вами связаться.
• Подумайте, кто ваша аудитория: Большинство людей пишут вам, коллегам, по электронной почте, с которыми вы общаетесь каждый день? Ваш почтовый ящик заполнен сообщениями от давних клиентов? Получаете ли вы много холодных писем от потенциальных клиентов или незнакомцев? Ответы помогут вам определить, какой тон, уровень детализации и вид информации вам необходимо предоставить.Например, если вы в основном слышите сообщения от друзей и коллег, вы можете использовать более непринужденный тон или поделиться подробностями, чем если бы ваша записка адресована в основном людям, которых вы никогда не встречали. Если ваш поставщик услуг электронной почты позволяет, вы также можете рассмотреть возможность установки отдельных ООО сообщений.
• Придерживайтесь политики компании и учитывайте корпоративную культуру: Некоторые организации устанавливают строгие правила в отношении коммуникаций. «Убедитесь, что это можно очистить, и у вас не будет проблем», — говорит Риттер. И помимо настоящих правил, не забывайте принимать во внимание культуру вашей компании.Ваше сообщение ООО в технологическом стартапе может сильно отличаться от того, которое вы бы написали, если вы работаете в корпоративной бухгалтерии.
• Вы можете проявить индивидуальность: Если вы считаете, что это уместно, вы можете придать своему сообщению некоторую индивидуальность. Даже если получатель получает автоматический ответ, таким образом он может увидеть человека, который его установил. «Ты можешь быть забавным, теперь это разрешено», — говорит Риттер. Риттер говорит, что если вы, например, отдыхаете вне «офиса», вы можете написать: «Я сижу на красивом теплом« пляже »в своей гостиной.Я собираюсь уйти, купаясь в лучах телевизора. Это может добавить немного легкомыслия и относительности в эпоху работы на дому.
• Но помните, что вам не нужно переходить на личности: С другой стороны, вы можете иметь дело с трудными, травмирующими личными обстоятельствами во время пандемии коронавируса. Возможно, вы или ваш любимый человек заболели или оплакиваете потерю. «Вы всегда можете сделать свое сообщение простым и понятным, и вам не придется делиться этими деталями», — говорит Смит.
• И будьте внимательны к времени: Вы также должны быть внимательны к тому, с чем другие борются во время этого беспрецедентного глобального кризиса. Если вы в отпуске, помните, что не все могут взять его прямо сейчас. А если вы путешествуете, люди могут негативно отреагировать в то время, когда вирус распространяется бесконтрольно. «Это своего рода проверка привилегий, а не чрезмерность», — говорит Смит.
• Выразите благодарность: В наши дни всем нам нужно немного больше.Итак, говорит Смит, почему бы не поблагодарить своего читателя за его терпение и понимание?

Имея все это в виду, прочтите несколько примеров того, что вы на самом деле могли бы написать …

… Если вы берете время на перезарядку

Если вы хотите, чтобы все было просто, вы можете написать:

Тема: ООО до понедельника, 30 ноября

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо.Я буду офлайн с пятницы, 20 ноября, до Дня Благодарения с ограниченным доступом к электронной почте, и отвечу на ваше письмо по возвращении в понедельник, 30 ноября. Если вам нужна немедленная помощь, свяжитесь с Марией Гонсалес, моим коллегой по цифровому маркетингу менеджер здесь, в MixCo Media, по адресу [email protected]. Спасибо тебе за твое терпение!

Best,

Divya

Если вы хотите немного повеселиться, вы можете сказать что-то вроде:

Тема: Вне офиса до 2/8

Привет,

Большое спасибо за ваше сообщение! Я собрал свой временный офис на неделю, чтобы никуда не пойти и ничего не делать.Возможно, я ныряю в ванну вместо океана и готовлю для себя свои любимые рецепты Smitten Kitchen, вместо того, чтобы баловаться в модном ресторане, но я все еще пытаюсь отключиться и перезарядиться.

Я заблокирую доступ к своему почтовому ящику, поэтому, если вам что-то понадобится до понедельника 2/8, попробуйте Молли Фицджеральд, экстраординарного менеджера по работе с клиентами, по телефону [email protected] . Если это срочно, она знает, как со мной связаться, пока я смотрю свой 14-й подряд выпуск сериала The Great British Bake Off .

Ура,

Катя

… Если вы заболели или ухаживаете за больным

Если вы заболели или ухаживаете за любимым человеком, вы не можете чувствовать себя комфортно, делясь деталями. Вы можете просто использовать такие слова, как «семейная ситуация» или «семейные дела», которые, по словам Смита, автоматически вызывают некоторое расположение.

Тема: Не в моем почтовом ящике

Здравствуйте,

Я ООО, занимаюсь семейными делами и периодически проверяю электронную почту.Хотя у меня еще нет ожидаемой даты возвращения к работе, я с нетерпением жду возможности прочитать вашу записку, когда вернусь. А пока вы можете связаться с Дэниелом Эпштейном, директором по управлению учетными записями, по адресу [email protected].

Всего наилучшего,

Джанет

… Если в эти дни вы работаете по другому графику

Изменилось ли ваше расписание из-за того, что вы временно перешли на неполный рабочий день или потому, что вы пытаетесь приспособить работу к заботе о своих детях, вы можете использовать свое ООО-сообщение, чтобы общаться и формировать ожидания.Вы можете написать:

Тема: ООО / Новое расписание до февраля

Здравствуйте,

В настоящее время я работаю по графику неполный рабочий день: понедельник и среда с 9:00 до 17:00 и пятница с 9.00 до 13.00. Если вы получили это сообщение, значит, вы связались со мной, когда я не в сети. Если вам нужно немедленно поговорить с кем-то, Шивон, наш специалист по персоналу, может указать вам правильное направление. С ней можно связаться по телефону siobhan @ techco.ком .

Заранее благодарим за понимание и терпение!

Best,

Deja

Или вы можете установить такое сообщение:

Тема: Не в сети до 16:00

Привет,

м от моего стола, наблюдая за онлайн-обучением. Читайте: я пытаюсь заново выучить длинное деление, чтобы помочь своему четверокласснику закончить этот рабочий лист и напомнить первокласснику, как отключить его зум.Я вернусь в сеть сегодня днем ​​в 16:00, чтобы прочитать ваше сообщение.

Пожелайте удачи!

Брайан

… Если вы уволены

Это зависит от вас, хотите ли вы явно указать, что вы уволены. Если вы работаете в компании или отрасли, где значительная часть сотрудников была уволена, может быть сложно не сказать об этом. Вы можете написать:

Тема: В отпуске бессрочно

Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо.В настоящее время я нахожусь в отпуске на неопределенный срок и не буду проверять электронную почту в это время. Пожалуйста, обратитесь к моему коллеге Дариусу Робинсону, менеджеру проекта в музее, который ответит на любые вопросы или поможет вам найти нужного контакта, пока меня нет. С ним можно связаться по телефону [email protected] .

Я с нетерпением жду возможности снова поработать с вами!

Оставайтесь в безопасности,

Акико

Если вы предпочитаете не сообщать подробности, вы можете сказать:

Тема: ООО до 15 января 2021 года

Привет,

Спасибо за ваше письмо.Я буду офлайн до середины января, без доступа к электронной почте. Тем временем, пожалуйста, свяжитесь с Майей Шварц, менеджером по продажам и маркетингу здесь, по телефону [email protected] .

Спасибо за терпение.

Бест,

Брендан

Став — старший редактор и писатель в The Muse, где она освещает карьеру и работу, уделяя особое внимание разнообразию, равенству и вовлеченности на рабочем месте. До того, как присоединиться к Muse, Став была штатным писателем в Newsweek, а ее работы также публиковались в таких изданиях, как The Atlantic, The Forward и Newsday.Став получил степень бакалавра искусств. Имеет степень магистра истории и специальность танца в Стэнфордском университете. из Колумбийской школы журналистики. В 2016 году она выиграла премию Марта Коман на титульном листе Нью-Йоркского клуба журналистов как лучший новый журналист. Она предпочитает солнечный свет и неохотно переносит зимы. Вы можете найти ее в LinkedIn и Twitter, а также посетить ее веб-сайт здесь.

Больше от Став Зив

Как справиться с автоматическими ответами Outlook об отсутствии на рабочем месте

Microsoft Outlook имеет функцию сообщений об отсутствии на работе, которая позволяет автоматически отправлять ответы с соответствующей информацией, когда вы в отпуске или у вас нет доступа к своей почте.Существует несколько способов настройки и настройки ответов Outlook об отсутствии на работе в зависимости от отправителей сообщений и диапазонов дат.

Примечание: Это руководство предназначено для пользователей Outlook для Windows с учетными записями Office 365 Business или Exchange . Функция сообщений об отсутствии в Outlook доступна только в Office 365 бизнес и Exchange. Однако, если вы используете Outlook с Office 365 для дома, Outlook.com, Hotmail или Gmail, вы можете найти «взлом» вне офиса, что немного хлопотно, но выполняет свою работу, на сайте поддержки Microsoft Office.

По подписке

Office 365

Оставайтесь продуктивными с новейшими функциями

Office 365 дает вам полный доступ ко всем приложениям и привилегиям, таким как OneDrive объемом 1 ТБ и минуты Skype. Вы также можете установить Word, Excel, PowerPoint, Outlook и другие приложения на шести устройствах, а в зависимости от подписки вы можете предоставить доступ к учетной записи до шести человек.

Как отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе в Outlook

1. Щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу экрана Outlook.

2. Щелкните поле Автоматические ответы слева от текста Автоматические ответы (Нет на рабочем месте) .

3. В появившемся поле Автоматические ответы щелкните кружок слева от параметра Отправлять автоматические ответы .

4. Если вы хотите установить время начала и окончания, когда ваши сообщения об отсутствии на работе будут начинаться и заканчиваться, установите соответствующие даты и время в раскрывающихся меню Время начала и Время окончания .

5. Затем вы можете создать свой собственный ответ об отсутствии на работе. В поле Inside My Organization введите собственное сообщение.

   • Вы можете использовать параметры Font , Font size и Font style над текстовым полем, чтобы настроить внешний вид вашего автоматического ответа.
   • Вы можете использовать параметры Список и Позиция отступа над текстовым полем для создания нумерованных или маркированных списков и изменения положения текста в вашем автоматическом ответе

6. Если вы хотите отправлять сообщения об отсутствии на рабочем месте только сотрудникам вашей компании, нажмите OK , чтобы подтвердить изменения.

7. Если вы также хотите отправлять автоматические ответы об отсутствии на работе для на каждое сообщение, которое вы получаете , пока вас нет (включая информационные бюллетени, спам и все остальное), щелкните поле Outside My Organization .

8. Вырежьте и вставьте свое сообщение из поля Внутри моей организации в поле Вне моей организации или создайте другое сообщение, используя инструкции в шаге № 5.
   • Если вы хотите отправлять сообщения только отправителям за пределами вашей организации, оставьте поле Insider My Organization пустым.
   • Если вы хотите отправлять автоматические ответы об отсутствии на рабочем месте на на каждое сообщение, которое вы получаете от людей за пределами вашей компании, пока вас нет (включая информационные бюллетени, спам и все остальное), обязательно обведите кружком рядом с Для всех, кто не входит в мою организацию Заполнено .
   • Если вы хотите отправлять автоматические ответы только людям, которые не из вашей компании, но указаны в ваших контактах Outlook , щелкните, чтобы заполнить кружок рядом с Только мои контакты .
9. Нажмите ОК , чтобы подтвердить изменения и включить автоматические ответы Outlook.

Если вы просто не можете пропустить сообщение от своего начальника — даже когда вы находитесь в тропическом раю и действительно не должны работать — и вы заранее договорились использовать «кодовое слово» в строке темы электронной почты (например, «ВАЖНО») ), чтобы начальник мог связаться с вами в случае крайней необходимости, вы можете создать собственные правила для сообщений Outlook об отсутствии на работе, чтобы гарантировать, что важные сообщения будут отправлены вам, например, через личную учетную запись электронной почты.

VPN-предложения: пожизненная лицензия за 16 долларов, ежемесячные планы за 1 доллар и более

Как создать настраиваемое правило для автоматических ответов Outlook

1. Создав и сохранив автоматический ответ, вернитесь в поле Автоматические ответы , выполнив шаги № 1 и № 2 выше.

2. Щелкните поле Rules в нижнем левом углу.

3. Щелкните поле Добавить правило .

4. Появится новое поле с надписью Правило редактирования , и вы должны щелкнуть поле От вверху.

5. В раскрывающемся меню под Адресная книга выберите Контакты .

6. Выберите имя своего босса (или того, кто достаточно важен, чтобы услышать от него во время отпуска) из списка.

7. Щелкните From внизу поля, чтобы добавить контакт вашего начальника в поле От.

8. Вернитесь на страницу Edit rule , в поле Subject line введите свое «кодовое слово», в данном случае: ВАЖНО.

9. Установите флажок рядом с Вперед .
   • Нажмите Кому , чтобы добавить адрес пересылки из ваших контактов. (Вернитесь к шагам № 4 и № 5.)
   • Или введите адрес электронной почты, на который хотите переслать сообщение, в поле справа от Переслать и Кому .
10. В верхней части поля Изменить правило нажмите ОК , чтобы подтвердить новое правило сообщений об отсутствии на рабочем месте.
11. В поле Правила автоматического ответа щелкните ОК .
12. И в поле почты Правила автоматического ответа нажмите ОК в последний раз, чтобы подтвердить все изменения.

Если вы хотите изменить какие-либо правила Outlook вне офиса, выполните шаги № 1 и № 2 выше, но на этапе № 3 выберите Изменить правило вместо Добавить правило , а затем внесите изменения. соответственно

Как отключить автоматические ответы Outlook об отсутствии на работе

1. Если вы не установили дату окончания или хотите отключить автоматические ответы раньше, щелкните вкладку Файл в верхнем левом углу экрана Outlook.(Если у вас включены сообщения об отсутствии на работе, вы увидите желтое поле вокруг параметра Автоматические ответы на следующем экране.)

2. Щелкните поле Отключить под опцией Автоматические ответы (Нет на рабочем месте) .

Это почти все, что вам нужно знать, чтобы освоить автоматические ответы Outlook 2016 для Windows при отсутствии на рабочем месте. Надеюсь, вам никогда не придется беспокоиться о рабочей почте, когда вы в отпуске, но если вы это сделаете, теперь вы готовы.

Дополнительные справочные и практические статьи по Outlook и Office 365 см .:

Мы можем получать комиссию за покупки, используя наши ссылки. Учить больше.

будущее уже наступило

Вам нравится название Windows 11?

Мы стоим на пороге самого большого за долгое время падения новостей о Windows. Может ли это быть презентация Windows 11, и если да, то это название ОС вас волнует?

Как задать ответы об отсутствии на работе в Outlook

Если вы собираетесь в отпуск и не сможете отвечать на свои электронные письма, рекомендуется установить в Outlook на компьютере ответ «нет на рабочем месте».Таким образом, любой, кто отправит вам электронное письмо, получит автоматический ответ о вашем отсутствии в офисе.

Outlook позволяет создавать настраиваемые ответы, которые будут автоматически отправляться всем, кто отправит вам электронное письмо. Вы также можете указать настраиваемый период времени, в течение которого приложение должно обрабатывать ваши электронные письма за вас.

Набор ответов Outlook вне офиса для учетных записей Exchange

Если вы работаете в бизнес-среде и ваша компания или организация использует Microsoft Exchange, у вас есть действительно простой способ настроить ответы об отсутствии на работе в Outlook для вашей учетной записи электронной почты.

• Запустите приложение Outlook на своем компьютере.
• Щелкните вкладку с надписью File вверху, и вы увидите различные варианты. Выберите вариант, который гласит: Автоматические ответы (нет на рабочем месте) . Если вы не видите этот параметр, перейдите к следующему разделу, чтобы узнать, как выполнить задачу.

• На экране появится поле, позволяющее вводить информацию в различные поля. Чтобы отправлять автоматические персонализированные ответы, вам нужно будет заполнить следующие поля.

  Включите поле с надписью Отправлять автоматические ответы вверху.

  Отметьте галочкой поле Только отправлять в течение этого временного диапазона . Затем выберите даты, когда вы не сможете отвечать на свои электронные письма.

  Если вы хотите, чтобы ваш ответ был отправлен только тем, кто работает в вашей организации, щелкните вкладку Внутри моей организации . В противном случае щелкните другую вкладку с надписью Outside My Organization .

  Введите ответ, который вы хотите автоматически отправлять, в поле на экране.Вы также можете использовать инструменты форматирования для форматирования и изменения стиля вашего текста.

  По завершении нажмите OK , чтобы сохранить изменения.

Outlook теперь будет автоматически отправлять ваше предварительно определенное настраиваемое сообщение любому, кто отправит вам электронное письмо в течение указанного периода времени.

Набор ответов об отсутствии на работе в Outlook для учетных записей IMAP / POP3

Большинство обычных пользователей используют учетные записи IMAP или POP3 в своих Outlook.Обычно это включает использование Hotmail, Gmail и других учетных записей электронной почты с приложением Outlook. Если вы один из этих пользователей, вам нужно будет создать правило для отправки автоматических ответов, поскольку описанный выше метод вам не подходит.

К счастью, создать собственное сообщение и правило для автоматизации отправки ответов в Outlook не так уж и сложно.

Создать шаблон автоматического ответа

• Откройте Outlook на своем компьютере и нажмите кнопку Новый адрес электронной почты вверху.

• Откроется обычное окно создания электронного письма. Здесь вам нужно ввести электронное письмо, которое вы хотите, чтобы Outlook отправлял автоматически. Просто введите текст письма, в котором обычно упоминается, как долго вы не будете на связи и когда вернетесь.

• Щелкните вкладку Файл вверху и выберите Сохранить как .

• Введите имя для своего шаблона ответа об отсутствии на работе и выберите Шаблон Outlook из раскрывающегося меню Сохранить как тип .Затем нажмите Сохранить .

• Закройте окно создания сообщения электронной почты и выберите Нет , когда оно спросит, хотите ли вы сохранить изменения.

Настройка правила автоматического ответа

• Щелкните вкладку Home , выберите Rules и выберите Manage Rules & Alerts .

• На вкладке Правила электронной почты щелкните Новое правило , чтобы создать новое правило.

• Выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю , и нажмите Далее .

• Отметьте галочкой ответ, используя определенный шаблон , и щелкните по его ссылке.

• Выберите шаблон электронной почты, который вы создали ранее, нажмите Открыть , а затем нажмите Далее .

• При желании примените любые исключения и нажмите Далее .

• Введите имя для своего правила и нажмите Finish .

Настройка ответа об отсутствии на работе в версии Outlook Web

Многие пользователи отказываются от своих настольных приложений и заменяют их своими веб-аналогами.Если вы уже сделали это и используете веб-версию Outlook для своих писем, вы также можете настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook в Интернете.

Это проще сделать, чем любые другие методы, описанные выше.

• Перейдите на веб-сайт Outlook и войдите в свою учетную запись, если вы еще этого не сделали.
• Когда вы увидите свой почтовый ящик, щелкните значок настроек в правом верхнем углу и затем выберите Просмотреть все настройки Outlook внизу. Откроется меню настроек.

• Вы увидите несколько параметров, которые вы можете настроить для своей учетной записи Outlook. Вы хотите найти вариант с надписью Автоматические ответы и щелкнуть по нему.

• Несколько новых параметров появятся на правой боковой панели.

  Прежде всего, включите параметр Включить автоматические ответы .

  Установите флажок Отправлять ответы только в течение периода времени . Укажите диапазон дат в полях Время начала и Время окончания .Это когда приложение отправит вам автоматические ответы.

  Затем вы можете ввести собственный ответ, который будет автоматически отправлен людям, которые отправят вам электронное письмо. Не стесняйтесь использовать доступные параметры форматирования.

  При желании включите Отправлять ответы только контактам , если вы хотите автоматически отвечать только своим контактам.

  Наконец, нажмите Сохранить внизу, чтобы сохранить изменения.

• Если вы когда-нибудь захотите отключить автоматические ответы, просто снимите флажок « Автоматические ответы на ».

Возможность настроить ответ об отсутствии на работе в Outlook — это действительно здорово. Сообщите нам, используете ли вы его и как выглядит ваше сообщение автоответчика, в комментариях ниже.

Как вы можете настроить его за 30 секунд!

Время отпуска снова настало, и, кажется, всегда есть чем заняться, прежде чем вы покинете офис. Вы похожи на нас и всегда забываете, как настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook?

Я уже слышу, как пляж зовет меня по имени, заманивая меня бесконечным запасом пинья-колад и моим плейлистом «Маргаритавиль», играющим в цикле.

Возможно, вы ведете образ жизни с ноутбуком, но на самом деле не хотите, чтобы в клавиатуре был песок (поверьте мне).

Вместо этого отключитесь от офиса и оставьте ноутбук дома. (Вы не собираетесь выполнять какую-либо работу на рабочем месте. Если вы это сделаете, это может быть заполнено похмельными опечатками!)

Если вы еще смелее, отключите уведомления на телефоне и отключитесь от офиса.

Вот, разве не лучше?

Подождите! Прежде чем надеть юбку из хулы и шлепанцы, вы можете сообщить своей команде, что вы уходите.И ваши клиенты.

Наверное, даже твой босс.

Слишком много людей и слишком много хлопот? Ты прав. Вот почему вам следует настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook (или в своем любимом почтовом клиенте).

Как уже упоминалось, все будут интересоваться, куда вы забрели, если вы не предупредите их. Сообщение профессионала об отсутствии на работе определенно доставит вам удовольствие.

Ваши коллеги по продажам и коллеги должны знать, когда вы вернетесь к работе, а также к кому обращаться в ваше отсутствие.

Ваши лиды и клиенты обычно сохраняют все свои вопросы, пока вы каким-то образом не уезжаете в отпуск. (Чтение мыслей? Наблюдение? Жюри в этом вопросе нет.) Таким образом, им потребуется, чтобы вы дали им чувство направления и заверения в том, что вы вернетесь к ним по возвращении.

Хотите узнать, как настроить сообщение Outlook об отсутствии на работе? Во-первых, давайте выясним, что вам нужно сказать, чтобы не дать нетерпеливым почтовикам выследить ваш личный номер мобильного телефона. Или, возможно, вы могли бы просто удалить все их электронные письма, как этот профессионал, и получить чистый почтовый ящик по возвращении!

Что включать в сообщение об отсутствии на работе в Outlook

Первая часть довольно стандартная.После приветствия заявите, что в промежутке между такими-то свиданиями вас не будет в офисе. Легкий.

Если это имеет отношение к вашему бизнесу, например, посещение Inbound или другой конференции, не стесняйтесь упоминать, куда вы собираетесь, хотя по возвращении у вас может быть несколько тоскливо завистливых коллег.

Определите предполагаемое время ответа по возвращении. Большинство людей оставляют это неопределенным, как в «порядке получения», но если вы знаете, что вернетесь к ним менее чем через неделю, скажите об этом.Они оценят расчетное время прибытия.

Скажите им, к кому еще в офисе им следует обратиться, если у них возникнет срочная проблема. Вы же не хотите, чтобы они отвлекали вас от ванны, верно? Обязательно сообщите коллегам, что они будут отвечать на вопросы, и о том, как они могут получить доступ к информации в случае необходимости.

Последняя часть необязательна, но иногда необходима, если у вас есть важные проекты или VIP-клиенты, которые не могут жить без вас. Вы можете указать номер своего мобильного телефона и предупредить о том, что вы проверяете свой телефон только два раза в день (или как вам удобнее).

Последний шаг предназначен только для опытных пользователей .

Подпишитесь, указав свой обычный тариф, вместе с веселым «спасибо за понимание».

Пример сообщения об отсутствии на рабочем месте

Взгляните на различные разделы профессионального сообщения об отсутствии на работе в действии с помощью приведенного ниже примера.

Профессиональное сообщение об отсутствии на работе короткое, приятное и эффективное.

Даты отсутствия на работе дают понять, сколько оплачиваемых заказов вы накопили за год.Нет, погоди, проясняет, когда ты триумфально вернешься.

Упоминание о сетевом мероприятии даст вам что-то новое для обсуждения и поможет укрепить ваши деловые отношения.

Хорошее представление о времени ответа утешает тех, кому нужно знать, когда ожидать ответа, поскольку они борются со своими собственными сроками.

Предоставление альтернативных контактов дает тем, кому нужен как можно скорее ответ, обходной путь против вашего отпуска. Ваше расслабление не замедлит их!

Телефонные звонки зарезервированы для самых крайних случаев.Часто людям легче умываться, когда они знают, что могут связаться с вами, но в конечном итоге этого не произойдет.

Наконец, ваша дружелюбная подписка завершает письмо и заставляет получателя тоже задуматься о морских ракушках на песке. Успех!

Теперь, как сделать это вне офиса в Outlook? Так рада, что вы спросили! Существуют разные методы, в зависимости от того, как вы используете Outlook. Давайте рассмотрим два распространенных варианта.

Практическое руководство. Версия 1 — автоматические ответы в Outlook 2016, 2013, 2010 Учетные записи Exchange

Большинство организаций, использующих Outlook, используют учетные записи Exchange.Если вы не уверены, спросите своего ИТ-специалиста или просто поищите функцию автоматических ответов. Если его там нет, значит, вы не используете учетную запись Exchange, и вам придется вручную настроить сообщение об отсутствии на работе в Outlook.

Автоматические ответы довольно очевидны. Но ты это знал.

1. Сначала щелкните вкладку файла, чтобы найти кнопку «Автоматические ответы».
2. Выберите «отправлять автоматические ответы». На этом этапе вы можете установить диапазон дат для отпуска или оставить поле пустым, если хотите отключить его самостоятельно по возвращении.(На всякий случай, если вам понадобится несколько дней отпуска из отпуска.)
3. У вас есть возможность оставить два отдельных сообщения: одно для тех, кто находится внутри вашей организации, а другое — для тех, кто находится за ее пределами. Скопируйте и вставьте свое сообщение (или сообщения) в соответствующие поля.
4. Выровняйте свое сообщение на предмет опечаток и нажмите OK для подтверждения.
5. Сделайте глубокий вдох. Это было просто!

Автоматические ответы упрощают отправку профессионального сообщения об отсутствии на работе.

Но что делать, если вы не используете учетную запись Exchange? Не бойтесь пользователей POP или IMAP — вы можете вручную настроить ту же функцию, выполнив всего несколько шагов.

Практическое руководство. Версия 2 — Настройка Outlook вне офиса вручную для пользователей POP или IMAP

Если вы обнаружите, что не можете отправлять сообщения об отсутствии на работе в Outlook автоматически, вам придется сделать это по старинке: с помощью настройки правил. Хотя процесс достаточно прост, на первый взгляд вы, возможно, не подумали о том, чтобы сделать это таким образом.Давайте посмотрим, как это работает.

1. Щелкните, чтобы создать новое электронное письмо в Outlook, как обычно.
2. Введите тему и вставьте сообщение об отсутствии на работе.
3. Сохраните как шаблон Outlook, выбрав «Файл», затем «Сохранить как», затем выберите шаблон Outlook в раскрывающемся меню «Тип файла».
4. Введите желаемое имя файла и нажмите «Сохранить».
5. Пришло время создать правила. В разделе «Файл» нажмите «Информация», а затем в разделе «Информация об учетной записи» вы найдете «Управление правилами и предупреждениями».
6. Выберите «Новое правило», затем из доступных вариантов выберите «Применить правило для получаемых мной сообщений» и нажмите «Далее».
7. Затем вас спросят, какие условия вы хотите применить. Выберите только вариант «Когда мое имя в поле« Кому »», затем нажмите «Далее».
8. На следующем экране установите флажок «Ответить с использованием определенного шаблона», затем нажмите подчеркнутую фразу на шаге 2 «Определенный шаблон».
9. Выберите свой шаблон и нажмите «Открыть», чтобы вернуться к предыдущему экрану.Имя вашего файла должно появиться в нижнем поле, затем нажмите Далее.
10. В разделе «Исключения» установите флажок «За исключением случаев, когда это автоматический ответ». (Вы же не хотите запускать цепочку автоответов!) Еще раз нажмите «Далее».
11. Назовите свое правило и нажмите Готово! Ты сделал это!

Уф! Вы почти на пути к заслуженному отпуску. Тем не менее, есть чувство нытья. Вы что-нибудь пропустили?

Давайте еще раз проверим и убедимся.

Советы и приемы для сообщений об отсутствии на работе в Outlook

Вот несколько советов, которые помогут вам получить удовольствие от работы вне офиса.

• После того, как вы все настроили, убедитесь, что все работает, отправив электронное письмо себе из другой учетной записи. Вы же не хотите, чтобы вся ваша тяжелая работа была напрасной!
• Обязательно сохраните шаблон и правило с понятными и легкими для понимания именами. Вы не вспомните, что это за файлы, когда будете очищать свой компьютер несколько месяцев спустя.
• Дважды проверьте даты и время ответа. Неточность может вызвать у ваших читателей непредвиденные ожидания.
• Прочтите еще раз на предмет опечаток.Они есть у всех нас.
• Обеспечьте безопасность в Интернете и не разглашайте слишком много личной информации.
• Обсудите с коллегами план отпуска и убедитесь, что все понимают, как им следует решать неотложные проблемы.
• Используйте каламбуры умеренно. Да, они забавные, но они устают от чрезмерного использования.

Отключение сообщения об отсутствии на работе в Outlook

После того, как вы применили алоэ к своему солнечному ожогу и вспомнили, что работа существует, вам захочется вернуться в свой почтовый ящик со стилем.Если вы ввели диапазон дат в версии 1, ваш почтовый ящик автоматически вернется в нормальное состояние.

Если вы меня, вы отправите себе еще одно электронное письмо, просто чтобы проверить.

Если нет, вам нужно будет вернуться и выключить его вручную. Версия 1 упрощает это с помощью ленточного уведомления, на котором есть кнопка «Выключить».

Уведомления с лентой не подходят для упаковки подарков, но они облегчают жизнь.

Для версии 2 вам нужно будет вернуться к созданному правилу, открыть его и снять флажок «Включить это правило».

Затем сообщите коллегам, что вы вернулись, и вы будете готовы разобраться с 5 000 электронных писем, которые ждут вашего немедленного внимания. Но это уже для другой статьи.

Заключение

Подготовка к отпуску — это большая работа, как в профессиональном плане («как мне втиснуть четыре недели результатов в две недели перед отъездом?»), Так и лично («сколько крошечных тюбиков зубной пасты мне действительно нужно?»).

Но теперь вам больше не нужно беспокоиться о своем сообщении об отсутствии на работе в Outlook.

Вместо этого у вас будет профессиональное сообщение об отсутствии на работе, настроенное и готовое ослепить любого, кто появится в вашем почтовом ящике.

Наслаждайтесь временем вдали! Ваш почтовый ящик ждет вашего возвращения.

Хотите начать отслеживать всю свою коммерческую электронную почту? Начните работу с бесплатной пробной версией отслеживания электронной почты ContactMonkey и интеграции с отделом продаж уже сегодня!

.