6 идей для бизнеса, которому не нужен офис
1. Веб‑разработка
Эта специальность входит в топ‑10 самых быстрорастущих ИТ‑профессий. При этом создавать и поддерживать сайты можно полностью из хоум‑офиса. В процессе работы программисту нужно общаться с клиентом, но практически всегда это получится организовать дистанционно — устраивать видеоконференции или созвоны. Более того, вы можете даже собрать удалённую команду из других веб‑разработчиков, выполняющих задачи на фрилансе, и браться за более крупные проекты, которые не потянете в одиночку. Правда, для этого нужно быть не только хорошим программистом, но и менеджером.
Компания может работать полностью удалённо, но для этого нужно грамотно отстроить все процессы. Например, вести задачи в специальном менеджере или хранить важные документы в надёжном облаке, чтобы они были доступны только сотрудникам. В блоге B2Blog объясняется, как настроить работу удалённой компании так, чтобы знать эффективность каждого участника процесса и делать всё по закону.
Как вести бизнес удалённо
2. Подготовка диджитал‑контента
pexels.comКомпьютер со специальным софтом — это всё, что нужно для трудовой деятельности многим людям творческих профессий, работающим с цифровым контентом. Дома свободно можно делать иллюстрации, писать статьи для публикации на сайте, заниматься редактурой, верстать статьи для блога компании. Авторы, редакторы и дизайнеры могут открыть собственное креативное агентство, которое будет работать полностью удалённо и поставлять заказчику готовый продукт.
3. Бытовой ремонт
Если услуга оказывается дома у клиентов, без офиса можно легко обойтись. Например, когда вы чините сломанную технику или помогаете с ремонтом. Рабочие инструменты вполне можно хранить дома или в гараже, а объёмные расходные материалы чаще всего покупаются непосредственно перед выполнением заказа. Вы можете предоставлять свои услуги в одиночку или координировать работу бригады других мастеров, чтобы клиент мог решить сразу все ремонтные проблемы одним звонком вам.
4. Услуги фотографа
Фотографам не нужен офис, поскольку обычно они выполняют съёмку на выезде: на природе, в арендованной студии, которую оплачивает клиент, или на месте ведения репортажа. Обработкой материала можно заниматься дома — достаточно иметь компьютер или ноутбук с пакетом нужных программ. Чтобы быстрее находить новых клиентов, фотографы могут объединяться с видеографами, свадебными студиями, флористами и другими подрядчиками.
5. Консультации по стилю
pexels.comСовременные стилисты могут удалённо консультировать по вопросам сочетаемости вещей. Или создавать для клиента мудборды с луками на разные случаи. Некоторые выезжают на дом к заказчику, проверяют вместе гардероб и безжалостно избавляются от недостаточно стильных вещей. Другие — созваниваются по Skype и отсматривают гардероб с помощью видео. Третьи просят клиентов прислать фото любимых сочетаний в одежде и дают советы, как улучшить образ. Ещё одно направление деятельности стилиста — ходить вместе с клиентом по магазинам и помогать выбирать одежду.
Всё перечисленное легко можно организовать без офиса.
6. Планирование мероприятий
Планирование и сопровождение ивентов крайне популярная сейчас услуга. Даже для домашних дней рождения детей часто зовут декораторов, чтобы оформить красивую фотозону. В этом случае вы всегда работаете на выезде — в месте празднования. Если вы берёте на себя ещё рассылку приглашений гостям, это можно сделать откуда угодно. Стилистическое оформление, дизайнеры, кейтеринг, вёрстка странички для анонсирования праздника — в планировании ивентов можно собрать целую команду, и никому в ней не будет нужен офис.
Когда вы начинаете свой бизнес в интернете, вашим самым ценным ресурсом становится репутация. Многие предприниматели‑новички недооценивают её важность и совершают много ошибок, которые разрушают их компании. Узнать, как создать крепкий бренд и следить за репутацией в интернете, можно в блоге Билайн Бизнес — ресурсе с практическими советами для предпринимателей.
Как не испортить онлайн‑репутацию
Бизнес без офиса.
Фирмы, не имеющие собственного помещения, находятся вне законаСегодня все больше компаний работает без офиса. Это позволяет экономить на аренде, зарплате уборщиц и секретарей, покупке мебели и техники. Вот только законодательство РФ отстает от современных реалий бизнеса, и фирмы без «крыши над головой» не чувствуют себя в безопасности.
Офис требуется далеко не каждой компании. Без него работают юридические и консалтинговые фирмы, организации, оказывающие бухгалтерские услуги, IT-службы, риелторские конторы, рекламные агентства и проектировочные бюро. Появляется все больше интернет-магазинов, главная витрина которых — сайт в глобальной Сети.
Первая проблема, с которой сталкиваются такие фирмы, это постановка на учет юридического лица, так как в ЕГРЮЛ в обязательном порядке вписывается местонахождение компании. «Самым подходящим вариантом является регистрация организации по адресу прописки генерального директора, эта точка зрения поддержана минфином в письме от 3 декабря 2008 года N 03-01-11/5-159.
Еще один способ регистрации — по адресу расположения склада. «У многих интернет-магазинов есть помещение для хранения товаров, по его адресу компания может встать на учет в инспекции»,- считает Елена Муратова, руководитель направления налогового права, финансов и кредита юридической фирмы «Частное право».
Также организация может использовать для регистрации адрес своего более успешного партнера. Для этого с собственником заключается предварительный договор аренды или субаренды. Но немногие владельцы офисов соглашаются на это. Ведь если налоговики не смогут выйти на руководство недавно созданной фирмы, они станут обращаться к владельцу помещения.
Из-за того что законные способы постановки на учет связаны с рядом сложностей, компании до сих пор используют массовые адреса регистрации. Создание удобного механизма открытия фирм без офиса позволило бы существенно уменьшить спрос на этот сомнительный товар.
Еще один важный для налоговых органов момент — компания должна находиться в пределах досягаемости, то есть отвечать на письма инспекторов. «Статьи 69, 93, 101 НК РФ устанавливают приоритетный способ вручения требований об уплате налога, актов проверок, требований о предоставлении информации. Письма должны передаваться лично в руки налогоплательщику. Чтобы соблюсти это правило в отсутствие офиса, можно заключить договор доставки корреспонденции на домашний адрес директора фирмы или бухгалтера», — говорит Елена Муратова.
Также фирма без помещения не имеет возможности принять у себя проверку. Однако соблюсти закон она может, воспользовавшись пунктом 1 статьи 89 НК РФ, который дает юрлицу право перенести ревизию в налоговый орган — при условии, что компания не может предоставить в распоряжение контролеров свой офис.
Если у организации нет офиса, очевидно, что ее сотрудники работают дистанционно, именно в этом случае с оформлением персонала возникают сложности. Марина Емельянцева, юрист юридической компании «Налоговик» говорит: «Трудовой кодекс позволяет организовать деятельность сотрудников на дому (глава 49 ТК РФ). Подробные требования к организации работы надомников описаны в постановлении Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29 сентября 1981 г. N 275/17-99. Так, руководство предприятия должно обследовать жилищно-бытовые условия сотрудника, вооружить его необходимым инструментарием. При этом труд в пределах квартиры не должен доставлять неудобств соседям и нарушать требования пожарных и санитарных норм». Конечно, такую детальную проверку квартиры сотрудника работодатель не проводит. Он заключает гражданско-правовой договор и лишает человека социальных гарантий, а заодно экономит на страховых взносах.
Необходимость лавировать между законодательными ограничениями не останавливает руководителей компаний, которые решают работать без офиса.
Смотрите также:
Практически каждый открывающий свое дело бизнесмен сначала регистрирует предприятие, а затем подыскивает помещение для работы, обеспеченное всеми средствами коммуникаций. Сегодня многие компании малого бизнеса останавливают свой выбор на услуге «Виртуальный офис».
Как строить бизнес без офиса
Бизнес в удаленном формате помогает быстрее масштабироваться, вкладывать больше инвестиций в слабые места, создавать выгодные условия для клиентов и особенную корпоративную культуру.
Как — на примере международной студии дизайна и брендинга Gagarin Studio рассказывает ее основатель Артем Беседа.
Мы работаем в удаленном формате уже семь лет.
В активе больше 1200 успешных проектов для «Эпицентра», «Укрзалізниці», «Ашана», МЕТРО, «Вереса», «Мегафона». И команда из более 100 удаленных сотрудников в Украине, России, Казахстане, Беларуси. Готовимся к открытию филиала в Польше.
К удаленному формату пришли, потому что уверены: деньги вкладывать важнее в людей, идеи и технологии, чем в квадратные метры и содержание офиса.
На себе проверено:
Офис «съедает» не меньше 30% расходов. Да, в итоге платит клиент, но стоимость ваших услуг снижает их конкурентоспособность.
Мы вкладываем в повышенное качество, контроль, лучших специалистов, а не в офис.
Выбор удаленных сотрудников намного шире. К тому же они более ответственные и организованные, лучше умеют коммуницировать, ценят время.
Наши сотрудники выходят на связь с клиентами из разных городов и стран.
Это разнообразие — источник новых идей.
Люди чувствуют себя более свободными. Они могут путешествовать по миру и работать одновременно.
Как организовать работу удаленной команды
Работа без офиса — конкурентное преимущество для тех, кто видит перспективы и умеет работать. Но есть моменты, без которых группу фрилансеров не сделать командой профессионалов на удаленке. И вот к чему мы пришли.
Чтобы направлять и отслеживать процессы, нужна CRM, адаптированная под ваш бизнес. Мы остановились на amoCRM: она оптимально подходит для работы с услугами плюс в ней удобный планировщик задач.
Есть гибкая настройка воронок, поэтому легко видеть нагрузку на каждого менеджера и историю каждого проекта. Если ваш бизнес связан с продажами и нужна синхронизация со складом, понадобится другое решение.
Весь бизнес-контент в удобном формате.
Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Потерянный звонок при работе онлайн — практически потеря клиента. Найдите и внедрите свою CRM, даже если у вас пока двое сотрудников — развивая бизнес, вы научитесь использовать ее на все 100%.
Еще один незаменимый инструмент для командной работы — Trello. Он систематизирует выполнение текущих задач.
Обучаем и мотивируем удаленную команду1. Для адаптации мы разработали пятидневную систему обучения: каждый день новичок с будущим руководителем осваивает одну из рабочих тем. Он получает видео и текстовые материалы, а затем сдает «зачет» по ним по скайпу.
Это и обучение, и отработка коммуникаций. Плюс повышение лояльности сотрудника.
2. С точки зрения требований к рабочему графику не все наши сотрудники — фрилансеры. В свободном режиме и со сдельной оплатой работают сотрудники, для замещения которых не нужны обучение и адаптация: переводчики, контент-менеджеры, копирайтеры.
А ключевые сотрудники — проект-менеджеры, продажники, руководители подразделений — на связи с 10:00 до 19:00. Их задачи ставятся и контролируются через CRM; отвлечься можно, но запланированное нужно сделать.
Зарплата формируется из ставки плюс KPI.
3. Практически у всех удаленных сотрудников есть минимальная ставка (кроме тех, с кем работаем очень точечно — например, копирайтер под проект). Остальное формируется бонусами, которые определяются разными показателями: средний чек, заработанная прибыль, количество завершенных сделок.
Результат: человек уверен, что получит зарплату, и знает, как ее увеличить.
4. Команду и в офисе строить сложно, а без него — еще сложнее. Рекомендую привлечь к этому профессионала. Удаленный HR будет создавать и поддерживать комфортный психологический микроклимат.
5. Наш эйчар постоянно на связи в Telegram и Skype.
Она в курсе текущих проектов, каждые три месяца проводит анонимную оценку удовлетворенности, курирует новичков.
За последние месяцы именно на основании выводов HR мы изменили финансовую мотивацию дизайнеров, приобрели для сотрудников онлайн-курсы и внедрили другие изменения.
6. Конечно, HR отвечает и за «чувство семьи»: организовывает поздравления, подарки и материальную помощь.
7. Чтобы удаленные сотрудники чувствовали сопричастность к жизни компании, мы создаем общее информационное поле. Скайп-созвоны на разных уровнях команды проводятся регулярно и посвящены не только рабочим вопросам. Иногда мы строим их в игровой форме.
8. Важное правило удаленного взаимодействия: проблемы лучше обсуждать в «голосовом режиме» — интонация важна.
9. Недавно у нас состоялся первый корпоратив. И это очень сплотило команду. Общаться удаленно проще и интереснее, когда знаком лично.
Планируем в следующий раз собраться для совместного отдыха-работы, у нас же гибкий формат.
Убеждаем клиента
Теперь о том, что мы можем дать клиенту. Удаленный формат обязывает подтверждать, что работа организована на самом высоком уровне.
1. Сервис. Менеджеры и бухгалтерия должны работать как часы. Мы используем IP-телефонию, чтобы клиенты всегда могли дозваниваться. Первое правило менеджера — написать клиенту, что его письмо получено.
Второе — перезвонить по новой заявке в течение 10 минут; обычно в это время клиент еще настроен на общение.
Третье правило — готовить договор в течение 1-2 часов после разговора. Правда, относительно бухгалтерии мы поняли важный нюанс: ей нужен физический адрес.
Поэтому у нас есть кабинет с бухгалтером, где можно встретиться и подписать договор. Это веский аргумент для недоверчивых клиентов.
2.
Прозрачное ценообразование и возможность выбора исполнителя. Наши цены клиент видит сразу, зайдя на сайт. Там же можно найти портфолио и оставить заявку на онлайн-встречу.
3. Больше внимания клиенту. Поскольку нет непосредственного контакта, мы постоянно придумываем, как выразить заботу о клиенте дистанционно: скайп-созвоны, бонусы, подарки.
4. Контроль проекта для клиентов. Первый шаг — скайп-встреча, чтобы клиент мог пообщаться, посмотреть больше проектов, определиться с исполнителем.
Еще одно решение: мы первыми внедрили систему онлайн-кабинетов. Клиент в любой момент может увидеть эскизы, сроки для каждого этапа. Кстати, сотрудников такой подход тоже отлично организовывает.
5. Работая онлайн, мы можем тратить «свободные» от содержания офиса средства на автоматизацию, новое программное обеспечение и исследования рынка. Мы выстроили дизайн-сервис на платформе современных технологий.
В результате клиент получает хороший сервис и услуги по более низкой цене, чем у офлайн-компаний.
Но клиент не всегда знает об этом. Еще одно важное правило: преимущества нужно транслировать: доступно, ярко, с фактами. Это задача маркетинга, а в его убедительные месседжи нужно вкладываться.
Наш маркетинг должен быть круче и авторитетнее, чем у офлайн-компаний, и стоит он часто дороже.
9.1. Бизнес без офиса и удаленная работа
[446]
Еще недавно для многих бизнесменов вопрос, нужен ли офис, не вставал. «Должны же мои сотрудники куда-то ходить на работу! Как я иначе буду их контролировать?» Казалось, что офис – лучшее решение этих и других вопросов.
Однако сейчас ответ уже не столь очевиден. Я сам в силу профессиональной специфики работаю без офиса: у клиентов, дома, в отелях и в дороге. Чем и доволен. И таких – все больше.
Для начала давайте ответим себе на вопрос, зачем нам офис. Вот некоторые из его функций.
• Рабочие места для руководителей и сотрудников.
• Место, способ и средство взаимодействия. Интеграция компании.
• Способ контроля персонала.
• Настрой на работу.
• Представительские функции.
• Место официальной регистрации компании.
В то же время офис имеет и ряд минусов.
• Высокие постоянные издержки, особенно в престижных местах.
• В крупных городах – огромные потери времени. Например, в Москве дорога до него может занимать три часа и более, особенно на машине.
• Демотивация квалифицированных и творческих сотрудников: офис создает ощущение рутины, скуки и принудиловки.
Давайте посмотрим, в каких случаях и как мы можем воплотить функции офиса без него.
Замечу, что соображения этой главы применимы не ко всем сферам деятельности. Очевидно, к примеру, что для работы кафе помещение необходимо.
Рабочие места для руководителей и сотрудников
Во-первых, без офиса точно могут работать многие мелкие компании и фрилансеры. Во-вторых, даже в компании крупной можно выделить категории персонала, которые могут хотя бы часть рабочего времени в офисе не появляться. Например, программисты, дизайнеры, агенты, работающие в полях. И, конечно, наши коллеги – консультанты и тренеры.
Также вы можете ввести возможность (частично) работать удаленно в качестве поощрения за те или иные результаты работы сотрудника: для многих это очень важно.
При этом вы получите экономию на рабочих местах: если «вольных» специалистов у вас несколько, они могут пользоваться возможностями офиса по очереди. Сегодня у каждого квалифицированного специалиста есть ноутбук, планшет или хотя бы смартфон, так что, по сути, его рабочее место всегда с собой. От офиса ему нужны только стол, стул, а также подключение к Интернету и компьютерной сети организации: как правило, беспроводное. Ну и периодически переговорные комнаты, проектор и т. д.
Здесь есть несколько условий.
• Функционал сотрудника должен допускать такой режим работы.
• Необходимо формализовать бизнес-процессы, в которых задействован сотрудник.
• Человек должен быть достаточно опытным и лояльным к компании.
• Сотрудник не должен относиться к категории «вечных лентяев», которых надо постоянно «пинать». Но мы уже обсуждали в главе «Персонал», как не допустить их появления.
• Нужно наладить эффективное взаимодействие и систему контроля, о чем мы поговорим ниже.
• При необходимости сотрудника нужно обеспечить техническими средствами.
Место, способ и средство взаимодействия. Интеграция компании
Это действительно важнейшая функция офиса, и полностью личных встреч не избежать. Однако существенно снизить их количество – реально. Здесь нам на помощь приходят такие технические средства, как мейл, телефон, Skype (и другие популярные мессенджеры), закрытые чаты и группы в социальных сетях, защищенная корпоративная сеть (VPN[447]) и т. д. Если нужно, ваша команда может быть на связи 24 часа в сутки независимо от физического местоположения людей. Например, я часто общаюсь с клиентами и партнерами по Skype, консультирую из любой точки мира. И не плачу за связь ни копейки, кроме стоимости трафика. Интернет сейчас есть почти везде: через WiFi, 3G и т. п.
Существенно облегчают жизнь облачные технологии. В простейшем случае (Dropbox, Google Drive и пр.) данные хранятся в «облаке» на удаленном сервере и мгновенно синхронизируются между всеми устройствами: вашими и участников вашей команды. Если человек потерял компьютер или его украли, данные восстановить очень просто. В «облаке» работают и сложные ИТ-системы (например, 1С, Битрикс24 и т. д.) с защищенным доступом из любой точки мира: с ноутбуков и смартфонов.
Еще один существенный момент. Для многих видов бизнеса очень важен входящий телефонный номер, который указывается в рекламе: на него звонят клиенты и партнеры. И очень часто для многих, даже крупных, организаций физический переезд офиса означает смену номеров, что равнозначно потере значительных инвестиций. Уже несколько лет есть решение этой проблемы, особенно актуальное при работе части сотрудников вне основного офиса.
Вы можете купить «виртуальный телефонный номер». Он может относиться к разным городам и странам: можно московский, а можно лондонский. Вы выбираете его в зависимости от того, где ведете бизнес и откуда вам поступает максимум звонков, компанией из какой страны вы хотите представляться своим клиентам. Физически вы можете находиться где угодно в мире. При входящем звонке система автоматически по очереди набирает указанные вами телефонные номера и мессенджеры, пока не дозвонится вам. Естественно, можно настраивать голосовое приветствие, мелодию ожидания и т. п. А также мгновенно менять эти параметры через Интернет. Можно переводить звонки между номерами сотрудников, принимать факсы и т. д. Во многих сервисах есть также своя CRM, возможность записывать звонки для последующего контроля. Рекомендую!
Могут помочь средства коллективной работы. Например, площадки для проведения онлайн-конференций, где сотрудники могут общаться, обсуждать презентации, совместно пользоваться общей «доской» и пр. Для многих задач достаточно Skype, но есть и более «продвинутые» решения.
Полезны программы для удаленной работы над проектами, системы постановки и контроля выполнения задач, такие как Мегаплан. Например, мой сайт сопровождает ИТ-команда, разбросанная по разным странам: уже несколько лет мы успешно взаимодействуем через сервис Basecamp.com.
Интересные решения описал Алексей Тимонин в своем комментарии в начале главы «Управление проектами».
Какая техника нужна сотруднику, работающему все офиса? Зависит от должности:
• Мобильный телефон и требование держать его включенным в рабочее время. Если работа не связана с общением, фирма не обязана его оплачивать.
• Ноутбук: как правило, он принадлежит компании. В нем у мобильного сотрудника все: контакты, документы и т. д.
• Смартфон и/или планшет. Конечно, возможности тут попроще, чем у ноутбука, но с каждым годом растут. К тому же это как правило лишь терминал, дающий доступ к системе, расположенной на сервере.
Коворкинг-центры
Отдельно хочу сказать про новую возможность пользоваться офисом, в реальности не имея его. Коворкинг-центры[448] становятся все более популярны. Это офис, разделяемый между многими небольшими компаниями или фрилансерами. Вы можете арендовать в нем (хоть на несколько часов) рабочее место и различные дополнительные возможности к нему: от Интернета и принтера до общего секретаря.
Способ контроля персонала
Перво-наперво, грамотно нанимайте людей и мотивируйте их на результат – контроля понадобится значительно меньше. Внедрите систему удаленных совещаний и отчетности, из которой вы будете понимать, как работает сотрудник. Используйте все вышеописанные средства связи.
Настрой на работу
Действительно, чтобы работать вне офиса, нужна недюжинная сила воли. Особенно если вы трудитесь дома, и у вас есть дети. И именно офис помогает мобилизоваться.
Тут уже решать вам. Возможно, специфика вашей работы и сотрудников такова, что без офиса – никак. Впрочем, возможность построения «удаленной» компании во многом зависит от установок в голове ее первого лица. Если поставите себе такую цель – сможете.
Представительские функции
Офис – место, где вы принимаете своих клиентов и партнеров. По моему опыту, во многих случаях вполне можно вести переговоры на территории клиента или в ресторанах и кафе. Более того, клиенту приятно, что вы идете ему навстречу и готовы приехать к нему в офис: опять же, в крупных городах это экономит его время.
Если все же нужно особое место для переговоров, можно арендовать помещение в коворкинг-центре.
Место официальной регистрации компании: юридический адрес
Вот с этим сейчас все строже. Иногда налоговая инспекция блокирует расчетный счет компании за несовпадение физического и юридического адресов. Хотя по смыслу юридический адрес – это пережиток прошлого, и многие профессиональные юристы подтверждают это.
Возможное решение, чтобы не покупать «левые» адреса – регистрировать компанию на домашний адрес кого-либо из учредителей. Контрагенты воспринимают это нормально: многие даже крупные компании зарегистрированы именно так.
Пример 118. Фёдор Халиулин, руководитель проектно-строительной компании «ГЛАСАРД»: «Мои наблюдения за год работы с офисом, который скорее напоминал штаб – несколько рабочих мест, шкаф с документами, оргтехника и переговорная:
• Сразу стал очевиден вклад каждого. Я имею в виду не влияние или незаменимость, а именно, насколько человек на своём месте.
• Эффективность квалифицированных сотрудников возросла, неквалифицированных – снизилась.
• Некоторые работники вне зависимости от квалификации в силу своего склада не могут работать без офиса, другим, наоборот, офис – рутина.
• Выявились категории сотрудников, которым офис нужен, – молодые специалисты, которым нужен наставник. И ещё сотрудники, чья работа требует физического присутствия в офисе и работы с документами и материалами, хранить которые вне офиса нецелесообразно.
• Потери времени на неважные дела снизились до минимума.
• Хронометраж рабочего времени сотрудников вне офиса становится привычным делом, что очень повышает эффективность и облегчает расчёт вознаграждения за работу.
Совет руководителям, которые хотят организовать работу персонала без офиса: не поленитесь отразить это в основных документах компании (трудовые соглашения, коллективный трудовой договор, штатное расписание, положение об оплате труда, учётная политика и т. д.). Работники проверяющих органов не столь прогрессивны, и это может быть причиной множества вопросов или подозрений».
Практическое задание 123
Продумайте, даст ли удаленная работа какие-то преимущества для вашего бизнеса и вас лично. Если да, то насколько реально организовать ее в вашей компании, и что для этого нужно сделать?
Без офиса, но эффективно: цифровые инструменты для дистанционной работы
В этом году бизнес столкнулся с новыми вызовами — многие работники вынужденно перешли на удаленную работу. И если сначала это вызывало у них ощущение баланса жизнь/работа, то через три квартала онлайн-общения с коллегами даже интроверты начали скучать по привычному режиму и офисной жизнью. А руководители столкнулись со снижением эффективности работы и сложностями в управлении командой. Впереди новый локдаун. Поэтому компаниям важно найти способ улучшить взаимодействие между сотрудниками, укрепить эмоциональную связь в коллективе и наладить процессы для удаленной работы.
Участники онлайн-форума «Бизнес без бумаги» поделились опытом дистанционной работы и рассказали о цифровых инструментах, которые используют.
Взаимодействие команды: корпоративный дух и эффективный обмен информацией
Команда — это один из самых ценных активов в бизнесе. Поэтому важно ее сохранить и помочь адаптироваться. Ведь неотлаженные процессы и нестабильное эмоциональное состояние влияют на эффективность работы.
По данным исследования компании 4Service, примерно 30% опрошенных сотрудников отмечают, что у них снизилась вовлеченность и эффективность работы. Чтобы восстановить их высокий уровень, необходимо поддерживать корпоративную культуру и настроить регулярный обмен информацией. И для этого нужно найти удобные цифровые инструменты.
Корпоративный мессенджер. Для быстрого общения между коллегами как из одного отдела, так и всей компании. Самые популярные варианты: Slack, Microsoft Teams, Skype, Telegram.
В мессенджерах можно создавать тематические каналы (например, по отдельным проектам, отделам и даже для обсуждения совместного хобби), интегрироваться с различными сервисами планирования задач (JIRA, Trello, SharePoint и т.д.) настраивать ботов, которые сообщают о событиях или отвечают на популярные запросы. Это быстрее и гораздо удобнее общения через e-mail.
Программа для видеосвязи. Почти во всех мессенджерах уже есть возможность звонить друг другу, используя видеосвязь. Но они не подходят для общения большого количества людей. Поэтому для совещаний или встреч отдела лучше использовать специальные программы. Самые распространенные варианты: Zoom, Whereby, Hangouts, Google meet.
Важно не только найти удобный инструмент, но и договориться о единых правилах во время видеообщения. Выключать ли микрофоны всем кроме спикера, как задавать вопросы — голосом или в чате, насколько важны включенные камеры участников и т.п.
Доска отслеживания статуса задач. Когда все были в одном офисе, то руководители постоянно следили за продвижением выполнения задач и чем занят каждый из сотрудников. Но в условиях удаленной работы это значительно труднее, хотя еще важнее. А помочь в этом могут решения для управления проектами (таск-менеджеры), в которых каждый работник может добавлять свои задачи и писать комментарии, которые будут видеть другие коллеги.
Самые популярные варианты: Trello, Wrike, Битрикс24, MeisterTask.
Большинство из таких «досок» можно настраивать под собственные потребности и предпочтения — от дизайна до синхронизации с мессенджерами и другими сервисами.
Онлайн-календарь. Назначать видео-встречи, планировать время для сконцентрированной работы и ставить себе напоминания о важных событиях удобно в календаре с открытым доступом для всех сотрудников.
Самые удобные варианты: Google Calendar, Outlook Calendar и iCloud Calendar.
Во время удаленной работы очень важно планировать не только регулярные встречи для рабочих задач, но и для неформального общения. Ведь в офисе коллеги могли вместе сходить на обед или кофе и познакомиться поближе. Это укрепляет личные связи, которые помогают строить эффективную работу.
Не забывайте и о мероприятиях для всей компании: онлайн-корпоративы, обсуждения важных новостей и обучение. Такие ивенты помогают поддерживать корпоративную культуру и единое информационное пространство для всей компании.
Обучение на расстоянии
Еще один вызов удаленной работы — обучение сотрудников, а также адаптация новичков в компании. Ведь нужно не только делиться с ними рабочими знаниями, но и помогать вливаться в команду и перенимать корпоративный дух.
Конечно, можно проводить онлайн-встречи, транслировать их в YouTube и сохранять записи. Но для полноценных учебных курсов это не удобно. Поэтому их создают на LMS-платформах (learning management system).
Самые распространенные варианты: AcademyOcean, Moodle, WebTutor.
Онлайн-обучение — это один из трендов 2020 года. И сейчас компании обучают не только сотрудников и кандидатов на определенные должности, но и клиентов и партнеров. А некоторые даже тех своих работников, которые уже ушли на пенсию.
На LMS-платформах можно настраивать дизайн под корпоративные стандарты, отслеживать прогресс учеников, проверять знания тестами и выдавать сертификаты.
Дистанционный обмен документами
Во время первого локдауна переход на удаленную работу для большинства бизнесов был внезапным, поэтому такие процессы как подписание и отправка документов не были переведены в онлайн. И компании сталкивались с проблемами:
И даже если компания смогла преодолеть все эти препятствия, то сотрудники точно почувствовали все недостатки такой схемы. Из-за задержки с обработкой документов можно потерять немало денег.
Электронный документооборот решает эти проблемы. И сейчас самое время его настроить, ведь по многим прогнозам специалистов, мы сможем полноценно работать в офисах еще не скоро. А оценив все преимущества подписания и хранения онлайн-документов, большинство компаний никогда не вернутся к бумажным.
При выборе сервиса стоит отдавать предпочтение облачным — для пользования им нужен только компьютер, браузер и интернет. Оптимально, чтобы начать работу с документами можно было сразу после регистрации на сайте.
Начинайте с тех документов, которые чаще всего используете, и постепенно переходите к другим.
Одной из главных тем на онлайн-форуме «Бизнес без бумаги» был тезис, что для налаживания эффективной удаленной работы нужно воспринимать ее не как временное явление, а как новую реальность. Понять, что бизнес еще очень долго не сможет вернуться к прежним процессам. Поэтому нужно модернизироваться, адаптироваться и налаживать взаимоотношения как с работниками, так и с партнерами и клиентами на расстоянии. Для того, чтобы это время стал толчком к прорыву, нужно найти как можно больше способов автоматизировать рутинные задачи, такие как отправка документов, обмен информацией, обучение новых сотрудников и тому подобное. А свободное время и ресурсы направить на развитие компании, поиск новых идей и клиентов.
Читайте также:
Как бизнесу повысить эффективность в условиях кризиса
ЭЦП или КЭП: чем подписывать электронные документы?
Электронный документооборот: какие риски учитывать и как их минимизировать
Аренда офиса в бизнес-центре – стоимость аренды помещений в бизнес-центрах Москвы
Компания KR Properties предлагает в аренду офисы различной площади, расположенные в престижных бизнес-центрах Москвы. Аренда может быть также оформлена в старинных офисных особняках, которые находятся в шаговой доступности от метро. На территории деловых кварталов и офисных особняков предусмотрена необходимая инфраструктура: парковки, кафе, отделения банков, магазины и другие объекты, обеспечивающие определенные удобства для сотрудников офиса.
Аренда офисных помещений в бизнес-центрах различного класса
Аренда офисных помещений в бизнес–центре – одно из популярных направлений деятельности нашей компании. KR Properties – одна из крупнейших девелоперских компаний в Москве, которая реализует высокодоходные проекты. В нашем портфеле представлены уникальные объекты: высококлассные деловые кварталы «Красная Роза», «Даниловская мануфактура» и «Рассвет», а также современные бизнес–центры различного класса – KHIMKI ONE (класса А-PREMIUM) и «Салют» (класса В+), «Вернадский» (класса С).
Каждый предлагаемый нами бизнес–центр является знаковым объектом на рынке недвижимости Москвы. Кроме того, это удобное бизнес-пространство, в котором вы сможете арендовать помещения для офисов различной площади. Мы предлагаем решения для организаций с любой численностью сотрудников: у нас вы сможете арендовать как небольшой офис от 10 квадратных метров, так и большое офисное помещение размером с целый этаж (от 200 квадратных метров).
Почему офис лучше арендовать в KR Properties?
- Опыт работы. Компания KR Properties уже более 20 лет работает в сфере коммерческой недвижимости и аренды офисов.
- Большой выбор уникальных проектов. Вы сможете выбрать офис в бизнес-центре нужной вам категории (от С до А и А+).
- Аренда офисов напрямую от девелоперской компании.
- Помещения различной площади. Вы сможете подобрать помещение, соответствующее вашему будущему офису.
- Квалифицированные специалисты. Менеджеры компании помогут вам в документальном оформлении офисов и объяснят все нюансы.
- Транспортная доступность. Аренда офисов, которые находятся в пешей доступности от метро и непосредственной близости от основных автомагистралей (не только центр, но и другие районы города).
- Интерьерные решения и продуманный дизайн. Вы сможете подобрать помещение, оптимально подходящее вашей компании по формату, планировке и другим параметрам.
- Соответствие техническим требованиям. Любой предлагаемый нами офис имеет необходимые инженерные коммуникации и полностью готов к эксплуатации.
- Удобство и комфорт. Аренда офисов в бизнес-центрах подразумевает наличие не только парковок, но и другой необходимой инфраструктуры: кофеен, банкоматов, магазинов, ресторанов, аптек и многих других объектов.
- Современная инженерия. Для того чтобы в офисе было максимально комфортно и сотрудникам, и клиентам, и бизнес–партнёрам, современные бизнес-центры располагают системами вентиляции и очистки воздуха, противопожарной безопасности, видеонаблюдения, а также скоростными лифтами и многими другими элементами инженерии.
Требуется аренда? Специалисты KR Properties вам помогут! Звоните!
Уточнить условия аренды и договориться о встрече вы сможете, позвонив нам по телефону +7(495) 324-07-96.
Установка Skype для бизнеса
При наличии Office 2007, 2010 или 2013 вы можете устанавливать Skype для бизнеса 2016 и работать с ним, не опасаясь возникновения проблем. Существующие программы Office не будут перезаписаны, ЕСЛИ ВЫ НЕ УСТАНОВИТЕ MICROSOFT 365 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ПЛЮС. Перед установкой ознакомьтесь со всеми сведениями ниже.
Что произойдет, если установить Skype для бизнеса 2016 на компьютере с установленными продуктами Office 2007, 2010 или 2013?
-
Следуйте этим инструкциям, чтобы установить Skype для бизнеса для имеющегося у вас плана.
-
При попытке установки Skype для бизнеса 2016 отобразится страница с сообщением о том, что будет установлено только приложение Skype для бизнеса:
-
После нажатия кнопки Установить запустится установщик Office. На самом деле полный пакет Office не устанавливается. Устанавливается только приложение Skype для бизнеса.
-
При использовании Office 2007 приложение Skype для бизнеса 2016 не будет полностью интегрировано с вашими программами Office. Например, при написании писем в Outlook вам не будут доступны сведения о присутствии ваших коллег (т. е. вы не узнаете, находятся ли ваши коллеги в сети, заняты или их нет на месте). Также будут недоступны некоторые другие функции. Тем не менее вы сможете общаться с коллегами с помощью чатов (мгновенных сообщений) и конференц-связи.
ВАЖНО! ЕСЛИ ВЫ ПРИОБРЕЛИ MICROSOFT 365 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ПЛЮС, ВАМ ПОТРЕБУЕТСЯ ВЫПОЛНИТЬ ОБНОВЛЕНИЕ ДО ПОЛНОГО ПАКЕТА OFFICE 2016, ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ SKYPE ДЛЯ БИЗНЕСА. ПРЕДЫДУЩИЕ ВЕРСИИ OFFICE БУДУТ ПЕРЕЗАПИСАНЫ.. Когда вы перейдете на страницу установки Skype для бизнеса, вы будете знать, что у вас Приложения Microsoft 365 для предприятий, так как вы не видите ссылку для установки Skype для бизнеса отдельно; Вместо этого вы увидите следующее:
Если вы не хотите переходить на Office 2016, свяжитесь с сотрудником, который приобрел Приложения Microsoft 365 для предприятий план, чтобы узнать о том, как получить автономную план Skype для бизнеса Online подписки.
Ведение бизнеса без офиса
Многие современные предприятия не имеют офисов, решение, которое может показаться странным, но на самом деле может сэкономить деньги и способствовать достижению баланса между работой и личной жизнью. Фактически, согласно исследованию Jabra, сейчас в четыре раза больше сотрудников, чем в 2015 году, считают работу на дому наиболее продуктивным вариантом. Сегодня нет недостатка в удаленных сотрудниках, а передовые технологии делают удаленную работу возможной и даже удобной.
Однако одни виды бизнеса могут управлять лучше, чем другие, если они ведутся исключительно из дома.Например, консалтинговую компанию или интернет-магазин одежды может быть проще обслуживать удаленно, чем крупную корпоративную финансовую компанию.
Ведение бизнеса без офиса, безусловно, сопряжено с трудностями и может ограничить ваши усилия по мере роста вашего бизнеса. Насколько долго модель удаленной работы будет устойчивой — это вопрос, который задают многие в сообществе business.com. Чтобы найти ответ, мы опросили экспертов и обнаружили, что при правильном плане вы можете вести бизнес без офиса на неопределенный срок.Вот как.
1. Создайте рабочее место у себя дома.
Вы же не хотите вставать с кровати, хватать ноутбук и начинать работать под одеялом с изголовьем кровати и в пижаме. Или, может быть, да (мы не судим). Однако, если вы ведете весь свой бизнес из дома, вам следует создать продуктивное рабочее пространство, имитирующее офис, для повышения производительности.
«Создание среды, которая является строго вашим рабочим пространством, является ключевым моментом», — сказала Бекки Бавли, генеральный директор и основатель T для Tame.«Он должен быть чистым, ярким и организованным. На раннем этапе я совершил ошибку, работая в нейтральном пространстве в нашем доме, и меня быстро затянуло повседневной работой по дому и заботой о наших детях».
Когда вы работаете в одном помещении, где спите, выполняете работу по дому и устраиваете собрания, вас больше соблазняют отвлекающие факторы, мешающие вашей работе и концентрации. По возможности выделите для работы небольшую часть дома; если нет, по крайней мере, сядьте за стол или письменный стол в тихом месте.
2.Установите гибкий график работы.
Вам и вашим сотрудникам не нужно работать строго по графику, если вы выполняете свою работу и эффективно общаетесь друг с другом. Обсудите, что лучше всего подходит для обеих сторон, и придерживайтесь этого плана.
«По мере того, как технологии развиваются и бизнес становится все более востребованным, работа больше не является работой с 9 до 5, выполняемой исключительно в офисе», — сказал Хольгер Райзингер, старший вице-президент по решениям для крупных предприятий в Jabra. «И это не одно линейное мероприятие, а скорее серия более коротких спринтов, разбросанных в течение дня.Вместо того, чтобы пытаться достичь баланса между работой и личной жизнью, мы можем воспользоваться преимуществами интеграции между работой и личной жизнью, когда сотрудники могут автономно выполнять свою работу, когда, где и как им нужно — при условии, что они делают это хорошо и вовремя. . »
Кроме того, помните, сколько вы работаете, и не переусердствуйте. Легче работать дольше из дома, потому что вам не нужно беспокоиться о поездках на работу, но не позволяйте этому поглощать всю вашу работу. Может показаться заманчивым зайти в систему на несколько часов в выходные, чтобы заняться проектом или поработать 12-часовую смену в загруженные дни, но вы не должны делать это привычкой.Установите разумные, гибкие часы работы и относитесь к нерабочее время как к выходному.
3. Выйти из дома.
Возможно, у вас нет офиса, предназначенного исключительно для вашего бизнеса, но вы можете и должны время от времени работать вне дома. Если вы арендуете коворкинг для встреч с клиентами, выпиваете кофе и проводите день в кафе, встречаетесь с коллегами за обедом во время обсуждения проектов или посещаете сетевые мероприятия в рабочее время, вы будете чувствовать себя более продуктивным и мотивированным, когда вы не ограничены одной комнатой.
«Я бы сошел с ума, если бы весь день оставался в своем доме и работал, а также проводил вечера здесь», — сказал Бавли. «У меня есть несколько мест, в том числе Panera Bread и Starbucks, чтобы помочь разбить неделю. У меня нет офиса как такового, но я создал офисную среду рядом с моим домом».
Вам также следует приложить усилия, чтобы общаться с другими людьми в вашей отрасли, посещая сетевые мероприятия или сотрудничая с другими предпринимателями. Например, Бавли присоединилась к предпринимательским группам с единомышленницами, с которыми она регулярно встречается для мотивации и вдохновения.
«Работа из дома не обязательно означает постоянное пребывание дома», — сказала она.
4. Инвестируйте в правильную технологию.
Поскольку вы экономите деньги, не имея офиса, вы, вероятно, можете позволить себе ценные технологии для нужд вашего бизнеса. Управляя своим бизнесом из дома, вы захотите иметь подходящие технологии и программное обеспечение для облегчения повседневных операций, таких как расчет заработной платы и управление документами.
Кроме того, поскольку вы не работаете бок о бок со своими сотрудниками, вам следует убедиться, что у вас есть эффективный способ общения с ними, будь то службы видеоконференцсвязи или программное обеспечение для обмена сообщениями, такое как Stride и Slack.Если вы хотите внимательно следить за удаленными сотрудниками, используйте программное обеспечение для учета рабочего времени.
5. Установите основные правила.
Вам нужно будет установить основные правила для тех, с кем вы живете в одном доме. Если у вас есть супруг (а), дети или соседи по комнате, сообщите им, когда вас не следует беспокоить. Основные рекомендации о том, как узнать, когда вы заняты работой, и что делать, если они вам понадобятся, необходимы для поддержания производительности. Возможно, вы сочтете эффективным попросить их «оставить сообщение», записав его, чтобы вы могли проверить его, когда сделаете перерыв.
6. Сделайте перерыв.
Обеспечьте некоторую гибкость в своем графике, но установите регулярные перерывы для себя и своих сотрудников. Не пытайтесь изменить себя во время перерыва, чтобы повысить продуктивность. Согласно PCMag, исследования показывают, что правильные перерывы действительно повышают вашу продуктивность. Оптимальное время перерыва составляет 12% вашего рабочего времени, при этом более эффективны более короткие и частые перерывы.
Как вести бизнес без офиса
Во времена COVID-19 малые предприятия во всем мире проходят ускоренный курс по удаленной работе.Компании, которые уже использовали распределенную рабочую силу, похлопывают себя по плечу за свою дальновидность. И нынешние, и новые владельцы бизнеса задаются вопросом: действительно ли мне нужен офис для ведения малого бизнеса?
Многие малые (и крупные) предприятия прекрасно обходятся без офиса — и не только потому, что их вынудила пандемия. Многие успешные компании сделали выбор в пользу 100% удаленного доступа задолго до того, как это стало необходимостью.
Конечно, есть много малых предприятий, которые просто не могут предоставлять свои основные услуги без офиса.Парикмахерские, поставщики услуг по ремонту автомобилей и многие другие малые предприятия должны лично взаимодействовать со своими клиентами или клиентами. Это руководство ориентировано на владельцев малого бизнеса, бизнес-модель которых позволяет им перейти на удаленную работу.
Для команд, которые, возможно, все еще адаптируются к удаленной работе, эта статья расскажет обо всем, что вам нужно знать, чтобы вести успешный малый бизнес без офиса.
Преимущества ведения бизнеса без офиса
Конечно, не каждый бизнес может или должен работать удаленно, но если вы все еще не знаете, сможет ли ваш малый бизнес сделать это, рассмотрите эту статистику:
До COVID-19 удаленная работа уже была на подъеме. Доля сотрудников, которые не менее 40% своего времени работали удаленно, увеличилась с 46% в 2012 году до 55% в 2016 году и с тех пор продолжает расти. Компании, которые не реагируют на меняющуюся ситуацию, потеряют доступ к наиболее талантливым сотрудникам, поскольку ожидания возможности удаленной работы возрастают.
Офисное помещение дорогое. Средняя стоимость офисных площадей в Нью-Йорке составляет более 100 долларов за квадратный фут, и даже на менее дорогих рынках, таких как Атланта, она составляет 50 долларов за квадратный фут.
Сотрудникам нужна гибкость удаленной работы. По данным Gallup , 54% офисных служащих говорят, что они бросили бы свою текущую работу ради возможности работать удаленно.
Лучшие практики ведения бизнеса без офиса
Ведение бизнеса с распределенной командой требует тщательного планирования, а также инвестиций в инструменты и ресурсы, которые позволят вам и вашим сотрудникам эффективно общаться и управлять всеми традиционными способами лично деятельность через облачные сервисы.
У каждого малого бизнеса будут свои особые потребности и проблемы. В этом руководстве описаны передовые методы, применимые ко всем малым предприятиям:
Обеспечение всех членов команды подходящими рабочими местами
Защита данных компании
Получение виртуального бизнес-адреса
Инвестиции в средства связи
Использование эффективного инструмента управления проектами
Поиск места для встреч, при необходимости
Обучение сотрудников удаленной работе
Создание эффективного удаленного рабочего пространства
Отсутствие офиса не означает, что у вас нет есть рабочее место.Консультанты по удаленной работе рекомендуют создать рабочее пространство, свободное от отвлекающих факторов и используемое исключительно для работы.
Но не у всех есть отдельное пространство, которое можно выделить для работы. Если вы (или ваши сотрудники) этого не сделаете, ничего страшного. Наличие специально отведенного места полезно, но вы можете продуктивно работать за кухонным столом, если у вас есть необходимые технологии и вам физически комфортно на рабочем месте. Если для работы вам нужны два (или три) компьютерных монитора, убедитесь, что они у вас есть.Если вы не можете сосредоточиться на своих задачах из-за того, что вам мешает сидеть в неудобном кресле, вы потеряете драгоценное время.
Убедитесь, что у ваших сотрудников есть удаленные рабочие места, которые позволяют им эффективно работать. Спросите их, что им нужно для более продуктивной работы — более удобный стул, стоячий стол, несколько мониторов?
Такие компании, как GroWrk, могут помочь вам снабдить вашу команду полезными рабочими пространствами. GroWrk предоставляет эргономичные домашние рабочие станции для распределенных команд по модели ежемесячной подписки, поэтому вам не нужно тратить деньги, чтобы получить все стоящие столы.
Защитите свои бизнес-данные с помощью VPN или VDI.
Кибербезопасность становится все более актуальной проблемой как для малого, так и для крупного бизнеса. Инвестиции в решение для защиты данных вашей компании имеют решающее значение, независимо от того, работаете ли вы в офисе или удаленно. Вы и ваши сотрудники, скорее всего, будете использовать общедоступные сети Wi-Fi (в кафе, в аэропорту), которые можно легко взломать.
У вас есть несколько вариантов защиты ваших данных, от простых и недорогих до более сложных и довольно дорогостоящих.
Виртуальная частная сеть (VPN)
VPN позволяет пользователям отправлять сообщения через общедоступные сети (например, Wi-Fi в местной кофейне), как если бы они использовали частную сеть в физическом офисе. Услуги VPN стоят недорого: от нескольких долларов в месяц до примерно 15 долларов в месяц, и есть много вариантов.
Не знаете, с чего начать? Ознакомьтесь с этими рекомендациями по VPN от TechRadar.
Инфраструктура виртуальных рабочих столов (VDI)
VDI предоставляет каждому пользователю собственный виртуальный рабочий стол, все из которых подключены к централизованному серверу, управляемому администратором.VDI обеспечивает безопасность наряду с общим пользовательским интерфейсом, так что каждый в организации имеет доступ к одним и тем же инструментам и приложениям. Значительно более сложный, чем VPN, VDI может стоить тысячи в зависимости от того, сколько у вас сотрудников.
Сайт с рейтингом пользователей G2 оценивает Virtualbox как свою лучшую службу VDI для малого бизнеса, но сначала вам следует обсудить покупку VDI с ИТ-специалистом.
Получите виртуальный служебный адрес
Отсутствие физического офиса не означает, что у вас не может быть служебного адреса.Фактически, вам нужен служебный адрес, чтобы обеспечить доверие клиентов и избежать риска конфиденциальности, связанного с использованием вашего личного адреса для делового общения.
Кроме того, любой компании, которая регистрируется в офисе государственного секретаря, нужен служебный адрес. Вы можете использовать для этой цели свой домашний адрес, но если вы это сделаете, имейте в виду, что он находится в общедоступном документе, к которому можно легко получить доступ в Интернете.
Преимущества виртуального служебного адреса
Если у вас нет физического офиса, ваши варианты получения служебного адреса: (1) аренда абонентского ящика, (2) просьба поделиться адресом с местным бизнесом, или (3) покупка виртуального адреса.
Для малых предприятий виртуальный бизнес-адрес обеспечивает наилучшее сочетание гибкости и безопасности.
С виртуальным адресом вы можете получить доступ к своей почте в Интернете из дома или во время вашего отсутствия.
Использование абонентского ящика или общего адреса означает, что вам нужно отправиться в это место, чтобы забрать почту. Это требование автоматически лишает вас гибкости, которую вы получили, решив вести малый бизнес без физического офиса. А забрать почту ни с почтового ящика, ни с общего адреса просто невозможно, если вы находитесь за пределами города.
У вас может быть сотрудник, который может управлять процессом, но для этого потребуется дополнительная работа — возможно, получение им ключа абонентского ящика или представление его владельцу местного адреса, который вы используете. Если вы получили важное письмо, требующее немедленного внимания, они должны отсканировать его и отправить вам по электронной почте. А что, если их нет в городе?
Виртуальный адрес обеспечивает гибкость для чтения и обработки вашей почты с вашего компьютера или мобильного устройства из любой точки мира.
Некоторые службы виртуального адреса также интегрируются с такими программами, как Bill.com или с файловыми службами, такими как Dropbox, поэтому вы можете легко и эффективно сотрудничать с членами команды или оплачивать счета. Они могут позволить вам автоматически вносить чеки, которые вы получаете по почте. Все эти возможности повышают гибкость и эффективность удаленного бизнеса.
Возможно, самое главное, использование службы виртуального адреса, которая соответствует лучшим практикам безопасности и конфиденциальности, обеспечит безопасность вашей почты.Совместное использование адреса с местным бизнесом может привести к нарушениям безопасности, поскольку вы не знаете, кто может иметь доступ к почте, и, хотя абонентский ящик безопасен, у вас (или ваших сотрудников) есть много возможностей потерять часть бумаги между извлечением его из коробки и принятием мер.
Инвестируйте в средства коммуникации для удаленной работы
Коммуникация важна в любом бизнесе, но особенно важна для распределенных команд. Без возможности для случайных дискуссий, которые происходят в офисе, сотрудникам нужно много возможностей для общения друг с другом.
Помимо однорангового соединения, правильный инструмент коммуникации может помочь гарантировать, что высшее руководство общается с командой в целом. Фактически, исследование Harvard Business Review показало, что вовлеченность сотрудников улучшается, когда высшее руководство постоянно сообщает о своей стратегии.
Поэтому, особенно когда ваша команда работает удаленно, очень важно иметь правильные инструменты для связи с вашей командой.
В частности, мы рекомендуем вам иметь следующие инструменты: видеоконференцсвязь для виртуальных встреч, инструменты обмена сообщениями, такие как Slack, для быстрых звуковых фрагментов и инструменты для совместной работы, такие как Google Drive, для удобного управления версиями.Эти инструменты гарантируют, что вы всегда будете в курсе событий.
Прочтите это сообщение в блоге, чтобы узнать больше о том, как общаться с удаленной командой.
Выберите инструмент управления проектами для удаленной работы
Независимо от того, находитесь ли вы в офисе или дома, управление проектами может повысить или снизить продуктивность вашей команды. Эффективные инструменты управления проектами ориентируют всю команду на наиболее важные задачи и этапы и включают функции совместной работы, чтобы вы могли быть уверены, что все на одной странице.
На рынке имеется множество опций, выбор подходящей платформы для вашей команды сводится к тому, какие функции помогут вам и вашей команде не сбиться с пути и каковы ваши предпочтения в отношении пользовательского интерфейса. Например, некоторые системы управления проектами (Trello и Asana — две из самых популярных) включают функцию, которая действует почти как гигантский список задач на доске объявлений. Для людей, которые лучше всего реагируют на визуальную информацию, эта функция может быть не подлежит обсуждению.
Отчетность особенно полезна для распределенных команд.Подробный отчет о задачах и затраченном на них времени может помочь менеджерам и сотрудникам оставаться в гармонии с усилиями и ожиданиями друг друга, когда они находятся вне офиса вместе. Такие инструменты, как Asana и Monday.com, могут быстро создавать впечатляющие визуальные отчеты, которые полностью отражают эффективность работы члена команды. Это может видеть каждый в команде, поэтому обязанности и прогресс каждого человека прозрачны, и нет необходимости в длительных личных встречах.
Обучайте сотрудников удаленной работе
Удаленная работа не обязательно для всех естественна.Некоторые сотрудники, возможно, провели всю свою карьеру в офисе, прежде чем прийти к вам на работу. Помогите своей команде понять ваши ожидания, а также способы использования предоставленных вами инструментов.
Определите рабочий день. Одно из преимуществ удаленной работы — это гибкость, позволяющая работать в любое время, но если вам нужно, чтобы ваши команды были доступны в определенное время, проясните это.
Установите правила видео. Если вы не хотите видеть кого-либо в пижаме во время видеовстречи, убедитесь, что это ясно.Совершенно очевидно, что появляться в офисе в пижаме нельзя, но понимание руководящих принципов при работе из дома может быть менее ясным.
Предоставляйте возможности для подключений, не основанных на задачах. Проводите регулярные виртуальные кофейные чаты или счастливые часы, когда сотрудники могут говорить не только о том, над чем они работают, но и о том, как проходит их неделя, что происходит с их детьми — о вещах, о которых они будут болтать с кофеваркой или во время они вместе входят в офис.
Проведите обучение работе с инструментами. Многие инструменты удаленной работы просты в использовании, но не все будут ими пользоваться раньше. Обеспечьте обучение или доступ к обучению использованию функций и функций, важных для вашей организации.
Установите правила связи. Сообщите сотрудникам, какие типы коммуникаций подходят для незавершенного сообщения, а какие следует обрабатывать в электронном письме или телефонном звонке.
Заключение
Управление малым удаленным бизнесом, столь же успешным, как и его офисные эквиваленты, вполне возможно при правильной подготовке и инструментах.Установите соответствующие ожидания, расставьте приоритеты в общении и максимально увеличьте возможности для гибкости и онлайн-сотрудничества.
См. Также: Сколько марок мне нужно?
Если вы ищете службу виртуального адреса, которая поможет вам добиться успеха, подпишитесь на Earth Class Mail сегодня.
7 предприятий, которым никогда не понадобится офис
Вы готовы начать свой бизнес, но не совсем готовы вкладывать деньги в аренду или аренду офисного помещения? Не волнуйтесь, мы вас прикрыли.Не всем компаниям для успеха нужны шикарные офисы. Некоторым просто нужен отличный предприниматель, готовый усердно трудиться и много часов. Есть много вариантов бизнеса для людей, которые хотят быть индивидуальными предпринимателями и упростить свои бизнес-операции.
Мы составили список из семи предприятий, которым никогда не понадобится офис. Читайте дальше, чтобы узнать, что подходит вам лучше всего.
Изображение: Shutterstock
Интернет-маркетингЦифровой медиа-маркетинг сейчас в моде, и вам не нужно ограничиваться офисным пространством с большим количеством сотрудников, чтобы реализовать эту бизнес-идею.От маркетинга в социальных сетях до SEO и контент-маркетинга — существует множество маркетинговых бизнесов, которыми можно управлять, даже не будучи окруженными четырьмя стенами офиса.
VloggingКак вы думаете, можете ли вы поделиться советами экспертов по вопросам питания, моды, технологий или всего, что вас интересует? Если да, создайте собственный канал на YouTube и снимайте видеоролики, которые помогут вам зарабатывать деньги, когда они станут популярными.
Управление событиямиЕсли планирование всегда было вашей сильной стороной, управление событиями — идеальная бизнес-идея для вас.Вы можете начать с малого, работая на пары и семьи, а затем перейти к корпорациям и религиозным учреждениям, и вы можете делать все это, не выходя из дома.
НедвижимостьНе у всех есть умение ежедневно общаться с людьми и заключать сделки. Поэтому, если у вас есть желание заключить сделку с недвижимостью, не прерываясь, вы можете открыть собственное онлайн-агентство и работать из дома.
КоучингЕсли вы умеете преподавать игру на фортепиано или думаете, что из вас получится отличный репетитор языка, вы должны рассказать о своей новой бизнес-идее.Монетизируйте свои уникальные навыки, передавая знания, и делайте все это, не снимая офисное помещение.
ГидВы любите отдых на природе? Вы тоже любите показывать путешественникам из далеких стран свой город? Если ответ на оба вопроса утвердительный, вам обязательно стоит подумать о том, чтобы начать бизнес в качестве гида. Если у вас есть харизма, сарафанное радио обеспечит вам регулярный бизнес.
Chef
Хотя очевидно, что шеф-повар не работает в офисе, вы можете избежать работы в ресторане для кого-то другого, открыв свой собственный ресторанный бизнес.Если у вас отличные кулинарные способности, это идеальный вариант для вас.
Начать домашний бизнес проще, чем вы думаете. Все, что вам нужно, — это целеустремленность и готовность претворить вашу бизнес-идею в жизнь, чтобы все работало в вашу пользу.
Читайте также: Индивидуальное предпринимательство: как это сделать правильно
Ведение бизнеса без офиса
Офисы могут быть дорогим местом для содержания, что является лишь одной из причин, по которым все больше и больше предприятий выживают без них.Даже когда они начинают расти, владельцы бизнеса понимают, что офис — это стоимость, в которой они не нуждаются, и что деньги можно было бы потратить более эффективно. Конечно, всегда будут какие-то предприятия, для которых это не подходит, но для тех, кто может это обойти, как они обходятся без того, что всегда было центром многих компаний?
Работа из дома
Вы можете быть удивлены тем, что огромное количество предприятий работают из дома. Это касается не только владельцев бизнеса.Сотрудники также работают из дома, что позволяет сэкономить на офисных помещениях и часто выплачивается им в качестве более высокой заработной платы. Это также означает, что у них нет утреннего часа пик для навигации, и им не нужно беспокоиться о том, чтобы одеваться, если они не собираются присутствовать на виртуальной встрече.
Технологии означают, что владелец бизнеса может постоянно поддерживать связь с сотрудниками, а с такими вещами, как Skype, Whatsapp и Messenger, это не стоит целого состояния.
Это позволяет матерям вернуться к работе, так как они все еще могут бегать в школу и заботиться о малышах, хотя им, возможно, придется работать на несколько часов меньше из-за этих обязанностей.
Работа из дома означает, что часы могут быть более гибкими, и это здорово, если вы имеете дело с клиентами в другом часовом поясе. Это может быть очень впечатляющим, когда они получают ответ, который, как они знают, будет в Англии поздно ночью, и когда они не ожидали ответа в течение нескольких часов.
Существует программное обеспечение, которое отслеживает часы работы ваших сотрудников, поэтому, если вы хотите быть уверены, что они работают в те часы, вы платите им за использование программного обеспечения для учета рабочего времени и посещаемости.
Аутсорсинг
Для некоторых владельцев бизнеса аутсорсинг лучше, чем найм людей. Это действительно зависит от типа вашего бизнеса. Есть не так много задач, которые вы не найдете у фрилансера или агентства, способного выполнить, и прелесть в том, что вы платите им только за любую работу, которую они выполняют. Это также означает, что у вас нет обременительной схемы PAYE, и вам не придется оплачивать национальную страховку работодателя.
На первый взгляд фрилансеры и агентства могут показаться дорогими, но если принять во внимание, что нет никаких пособий по болезни, отпускных, материнства или каких-либо других выплат, связанных с работой работодателя, они не такие дорого вообще.
Вы также можете получить доступ к экспертным знаниям, которые иначе были бы недоступны. Нанять графического дизайнера, например, будет стоить немало фунтов. Если вы платите им всего несколько часов в неделю каждый месяц, они внезапно становятся более доступными.
Есть бухгалтеры, менеджеры по социальным сетям, виртуальные помощники, которые отвечают на ваши телефоны и работают с вашей электронной почтой, а также люди, которые могут эффективно выполнять практически любую работу, для которой вам кто-то понадобится.
Обычно цена согласовывается за каждую работу, и это то, что вы платите, даже если они недооценили, сколько времени им потребуется.Даже гораздо более крупные компании придерживаются аутсорсинга для некоторых задач, поскольку они наладили отношения и довольны уровнем работы.
Облачные вычисления
Облачные вычисления безопаснее, чем хранение вещей на жестких дисках. Если у вас будет взлом, и ваши компьютеры будут повреждены, или если произойдет катастрофа, такая как пожар или наводнение, вы потеряете большинство вещей, за исключением, возможно, всего, что вы сделали резервную копию и сохранили резервную копию в другом месте.
Эта проблема не возникает с облачными вычислениями, там все в целости и сохранности, независимо от того, какое событие постигнет ваш бизнес.Если вы управляли ИТ-услугами, вам следует обсудить это со своим провайдером. Помимо поддержки ИТ-части вашего бизнеса и решения любых проблем по мере их возникновения, они также очень хорошо разбираются в таких вещах, как облачные вычисления, и могут помочь вам разобраться в этом. Они смогут убедиться, что вы выберете правильное программное обеспечение, которое наилучшим образом соответствует вашим потребностям, и часто имеют поддержку 24 часа в сутки.
Используя облачные вычисления, вы и другие пользователи можете одновременно просматривать один и тот же документ.Это может помочь уменьшить количество ошибок и дублирования работы.
Автоматизация
Большинство людей, если вы упомянули автоматизацию на рабочем месте, визуализируют большие роботизированные манипуляторы на заводах или кухнях, в которых теперь работают роботы. Робототехника создала автоматизацию, которую можно использовать в любом бизнесе, в том числе и в вашем.
Входящие телефонные звонки можно отслеживать, и вы получите напоминание, если вам нужно перезвонить кому-нибудь. Электронные письма обрабатываются индивидуально, как если бы вы сами ответили.
Вы можете получать ежедневные отчеты о продажах, просмотрах и их происхождении одним нажатием кнопки, и единственное, что не может сделать автоматизация офиса, — это заварить чай.
Одна из лучших вещей в автоматизации — это что роботы не ошибаются. Например, если у вас есть автоматическая программа для ваших счетов, вы можете гарантировать, что прибыль, которую они показывают, будет правильной.
Инвестируйте в лучшие технологии
Независимо от того, используете ли вы автоматизацию, аутсорсинг, облачные вычисления или любые другие предложения, вам нужна лучшая технология, которую вы можете себе позволить.Надеюсь, что, не имея расходов на управление офисом, вы сможете сделать все, что лучше ваших требований, так как, например, не так много смысла иметь компьютер, который не может обрабатывать часть программного обеспечения, которое вам нужно использовать.
Вам следует сравнить цены и платформы, чтобы выбрать лучшую для вашего бизнеса. Некоторые люди используют оборудование Apple, тогда как другие будут использовать только Microsoft. В некоторой степени это то, к чему вы привыкли, но это еще кое-что, с чем ваш поставщик управляемых ИТ-услуг сможет вам помочь.
Go Green
Одной из проблем отсутствия офиса является место для хранения вещей, но вы можете решить эту проблему, если станете «зеленым». Вам действительно не нужна бумажная копия всего, если вы используете облачные вычисления и думаете об экономии на бумаге, чернилах и принадлежностях для принтера, если вы не распечатываете все. Помимо затрат, вы также сэкономите много времени.
Автоматический почтовый сервер будет хранить для вас все важные электронные письма, а также все, что вы передадите на аутсорсинг, фрилансеру или агентству.Поощряйте своих сотрудников к тому, чтобы они были экологически чистыми, и тогда вы не только внесете свой вклад в охрану окружающей среды, но и сэкономите деньги.
Забудьте об офисе — он вам не нужен
Если вы арендуете офис, расходы могут возрасти очень быстро. Нужно платить не только за аренду. Вам также нужно будет найти тарифы, счета за электричество, телефонные счета, уборку, социальное обеспечение персонала и страховку, и это лишь некоторые из них. Их гораздо больше, и если есть какой-либо способ вести свой бизнес без затрат на офис, это именно то, что вам следует делать.Это отразится на вашей прибыли, и тогда вы увидите, что офис стоило забыть.
[Источник изображения]
вот почему стартапы уходят удаленно
«Работа — это то, что вы делаете, а не место, куда вы идете». Возможно, это становится клише среди просвещенных менеджеров, но некоторые компании доводят эту мантру до ее логического предела: полностью отказаться от офиса.
Одно из самых больших преимуществ отказа от штаб-квартиры — это, конечно, деньги, сэкономленные на аренде.Компания Buffer, управляющая социальными сетями, закрыла свой офис в Сан-Франциско в 2015 году, обнаружив, что его аренда стоит дороже, чем маркетинг, реклама или медицинское страхование.
«Мы просто платим за виртуальный офис, который предоставляет адрес, почтовый ящик и кого-то, кто отвечает на телефонные звонки. Если нам нужны офисы, мы нанимаем их по часам», — говорит Энди Кларк, управляющий директор Commerceworks, Techworld .
Помимо очевидной экономии затрат, работа без офиса также означает, что вы избавляетесь от потраченного впустую времени на поездки на работу, добавляет он.
Другие преимущества включают доступ к более широкому кругу специалистов (не все живут в большом городе), а также обслуживание людей, которым может быть труднее путешествовать, например, людей с ограниченными возможностями.
«Я всегда беспокоился, что нас не воспримут всерьез без офиса, но на самом деле нашим клиентам все равно, когда мы перекладываем на них сбережения», — говорит Кларк.
Может возникнуть соблазн смешать два сценария, но для молодых стартапов и Хельмиг, и Дэвид Кансел, генеральный директор Drift, советуют либо взять на себя обязательство о том, чтобы вся команда была в офисе, либо вся команда будет полностью распределена.
Если вы попытаетесь объединить и то, и другое, «нет никаких преимуществ для людей, которые приходят в офис, и нет недостатков в том, чтобы оставаться дома, чтобы выполнять свою работу», — написал в блоге Джейсон Зимдарс, дизайнер пользовательского интерфейса в Basecamp.
Советы, как работать без офиса
Доверие — это ключевой элемент для того, чтобы компания работала без офиса, по словам соучредителя и технического директора Zapier Брайана Хельмига, который работал с полностью удаленной командой с момента основания компании в 2011 году.
Это сводится к найму подходящих людей для работы на дому — людей, которые могут работать без непосредственного надзора.По словам Кларка, очень важно иметь четкий план и цели, которые все могут видеть в любое время и четко общаться. «Вы также должны быть открытыми с клиентами и четко сформулировать ожидания относительно бизнес-модели», — добавляет он.
Естественно, полностью удаленный сценарий работает только с той технологией, на которой он основан. Нет никакой волшебной формулы, но компании Techworld поговорили с рекомендованными инструментами, такими как Slack для общения, G Suite или Office 365, Goto meeting, MinuteDock, Salesforce и Zoom.
Разумеется, доступно множество других инструментов и огромное количество на выбор для каждой потребности. Главное заключается в том, что в 2018 году технологии позволяют использовать такой распределенный способ работы, от конференц-связи до совместной работы над документами и регистрации взаимодействий с клиентами.
Недостатки
Конечно, не каждой компании подойдет такой способ работы. Если вам нужно совместно работать над физическим продуктом или частью оборудования, физическое объединение людей может быть реальным единственным способом сделать это.
Наличие людей в одной комнате также может упростить совместную работу, общение и мозговой штурм.
Менее обсуждаемый вопрос может заключаться в том, как изолировать удаленную работу. Отсутствие личного контакта с коллегами может затруднить развитие сочувствия к ним. Некоторые компании пытаются смягчить это, проводя регулярные встречи или даже недельные ретриты.
Это явно очень привлекательный вариант, но он основан на сложном сочетании тщательно сбалансированных ингредиентов. Если вы собираетесь «освободить офис» от своего стартапа, мы предлагаем тщательно подумать о том, как вы его реализуете.Если все сделано плохо, это может стать причиной недопонимания и недоверия. Но если все сделать правильно, это может гарантировать, что у вас будет гораздо более счастливая и продуктивная команда.
Вы работаете в «без офисной» компании? Любить это? Ненавижу это? Есть мнение о том, как заставить его работать — или посоветуете полностью его избегать? Мы хотели бы услышать от вас.
Как управлять бизнесом без головного офиса
BERKELEY AND SLACK
Примечание редактора: The Economist делает некоторые из наиболее важных статей о пандемии covid-19 в свободном доступе для читателей The Economist. Economist Today , наш ежедневный информационный бюллетень.Чтобы получить его, зарегистрируйтесь здесь. Для получения дополнительной информации см. Наш центр по коронавирусу
«W НАЧАЛО, ВЕЩИ почти не изменились», — говорит Кайл Мэтьюз, распыляя дезинфицирующее средство на руки. По крайней мере, на работе. Его стартап Gatsby помогает веб-сайтам управлять контентом в облаке. У компании нет штаб-квартиры, а ее сотрудники, насчитывающие около 50 человек, разъезжают по миру, от дома мистера Мэтьюса в Беркли, штат Калифорния, до Сибири.
Послушайте эту историюВаш браузер не поддерживает элемент
Больше аудио и подкастов на iOS или Android.
Число таких «полностью распределенных» фирм увеличивалось до covid-19. По мере распространения национальных карантинных мер обычные меры вынуждены прибегать к аналогичным мерам. Те, кто вырос таким образом, предлагают уроки.
Распределенные организации стары как Интернет. Первые пользователи 50 лет назад осознали, как много можно сделать, обмениваясь электронными письмами и цифровыми файлами. Эти обмены привели к разработке программного обеспечения с «открытым исходным кодом», совместно написанного группами незнакомцев, часто географически удаленных.
Сегодня большинство распределенных стартапов имеют открытый исходный код. Гэтсби один. Почти все 1200 сотрудников другой компании, Automattic, наиболее известной по разработке программного обеспечения для создания веб-сайтов, работают из дома. GitHub, на котором размещены миллионы проектов с открытым исходным кодом (который был приобретен Microsoft в 2018 году), может быть крупнейшим распределенным предприятием в мире. Две трети из 2000 сотрудников работают удаленно. Большинство фирм, которые создают блокчейны, тип распределенной базы данных, по своей природе рассредоточены.
Множество стартапов распределяются, чтобы избежать высоких арендных ставок — и столь высоких зарплат — в Кремниевой долине и других технологических центрах.Многие предпочитают оставаться такими. Джоэл Гаскойн, руководитель компании Buffer, которая помогает клиентам управлять учетными записями в социальных сетях, работает удаленно в Боулдере, штат Колорадо. Stripe, компания, занимающаяся онлайн-платежами, имеет головной офис в Сан-Франциско, но ее новый инженерный центр представляет собой группу удаленных сотрудников.
Распределенные стартапы существуют благодаря целому ряду цифровых инструментов — наиболее очевидно, сервисов корпоративных сообщений, таких как Slack (чат) и Zoom (видеоконференцсвязь), а также менее известных фирм, таких как Miro (виртуальные доски для мозгового штурма) или Donut (которые пары сотрудников для создания личных связей).Другие, такие как Process Street, Confluence или Trello, помогают управлять рабочим процессом и отслеживать, что происходит в виртуальных коридорах, что крайне важно, когда люди не используют одно и то же физическое пространство. Фирмы, предлагающие организационные строительные леса для распределенных фирм, включают Rippling, которая управляет заработной платой и выплатами сотрудникам, предоставляет сотрудникам доступ к корпоративным услугам и настраивает их устройства. Многое из того, что сейчас делается в электронных таблицах, можно превратить в виртуальную услугу, прогнозирует Рич Вонг из Accel, венчурной компании ( VC ) (и одного из первых инвесторов Slack).
Помимо новых инструментов, распределенным компаниям нужны новые методы управления. Одно правило — не смешивать физические и виртуальные команды. Онлайн-участники смешанных встреч часто чувствуют себя исключенными. Босс GitHub, Нат Фридман, заставляет всех сотрудников, включая его самого, входить на собрания виртуально, даже если они находятся в офисе. Еще один запрет — заглядывать через плечо, чтобы узнать, работают ли они (или, что еще хуже, используют для этого программное обеспечение). Удаленные сотрудники не расслабляются, как опасаются некоторые руководители. Доверяйте своей команде, ставьте четкие и, по возможности, измеримые цели, и позволяйте людям делать свое дело, советует г-н Мэтьюз.Чтобы укрепить дух товарищества, Buffer организует ежегодный личный ретрит (в этом году covid-19 запустит его онлайн).
Trust также требует прозрачности и ясности — еще одна причина, по которой документация является ключевой, говорит Майкл Прайор, соучредитель Trello (чья рабочая сила на 80% удалена). Он объясняет, что обсуждения, которые приводят к принятию решения, должны фиксироваться в письменной форме, чтобы все понимали, какие компромиссы рассматриваются. В результате распределенные фирмы предпочитают мастеров слова, а не хороших ораторов, как традиционные фирмы.«Хорошее письмо требует ясного мышления и дисциплины», — говорит г-н Фридман, который руководил распределенными командами в течение 20 лет. VC должным образом сообщают, что распределенные стартапы, как правило, лучше подходят для подготовки заседаний совета директоров.
Пандемия может привести к тому, что некоторые компании, передавшие на аутсорсинг множество операций в облако, сделают еще один шаг и избавятся хотя бы от некоторых офисов. «Я просто не думаю, что мы вернемся [к обычному бизнесу]», — говорит Фрэнк Слутман, глава Snowflake, фирмы, занимающейся базами данных.Даже такие дигераты, как Twitter, планируют сделать его более виртуальным.
Тем не менее, некоторые предприятия, внезапно вынужденные работать удаленно, будут сожалеть об этом опыте, прогнозирует г-н Гаскойн. Без периода обучения они получат все недостатки и немного преимуществ. Мозговой штурм и другие творческие занятия возможны в Интернете, но требуют практики — и даже тогда вы почувствуете себя несовершенным эрзац реальной комнаты. Практически сложно нанять и нанять новых сотрудников. Согласно недавнему опросу 3500 удаленных сотрудников, каждый пятый борется с одиночеством.Отчасти поэтому GitHub и Trello управляют дополнительными офисами.
Большинство предприятий всегда должны где-то располагаться и требовать, чтобы люди работали бок о бок. Но по мере того, как технологии совершенствуются, отрасли экономики знаний будут постепенно перемещать больше функций в онлайн, считает Венкатеш Рао из консалтинговой компании Ribbonfarm. Новые фирмы построят новый виртуальный этаж, на котором потом будут жить другие. Вызванный коронавирусом исход в киберпространство вряд ли будет последним. ■
Копайте глубже:
Чтобы получить последние новости о пандемии covid-19, зарегистрируйтесь в The Economist Today , нашем ежедневном информационном бюллетене, или посетите наш сайт о коронавирусе hub
Статья появилась в разделе «Бизнес» печатного издания под заголовком «Фирма из ниоткуда»
Могут ли города выжить без офисных работников? — Quartz
В начале августа, почти через два месяца после открытия предприятий в Великобритании, только 17% офисных работников вернулись в офис.Встревоженное правительство Великобритании — в одном из отчетов говорится, что экономика страны потеряет 480 миллиардов фунтов стерлингов (600 миллиардов долларов) из-за удаленной работы — начало информационную кампанию, призывая служащих вернуться на работу.
«Расходы на закрытие офиса становятся все яснее с каждым днем», — отметила в августе Конфедерация британской промышленности (CBI). «Некоторые из наших самых оживленных городских центров напоминают города-призраки, в них отсутствует обычная суета проходящей мимо торговли. Это дорого обходится местным предприятиям, рабочим местам и сообществам.
Но если Covid-19 и научил нас чему-то, так это то, что сейчас, возможно, лучшее время, чтобы все переосмыслить. Действительно ли «города-призраки» представляют собой самую серьезную угрозу для городов Великобритании и других стран? А если да, то есть ли смысл винить призраков? Мы попросили экспертов по городскому планированию помочь нам представить недавно построенный центр города.
Нужны ли городам большие офисные компании?
Эксперты, с которыми мы беседовали, согласились: города не могут оставаться динамичными и экономически устойчивыми без компаний информационного сектора, которые обычно делают городские центры своей базой.Особенно во время пандемии и без того истощенные бюджеты городов будут опустошены без доходов, получаемых напрямую (через фонд заработной платы корпораций и подоходным налогом) и косвенно от банков, юридических фирм, рекламных фирм, средств массовой информации, вспомогательных офисов потребительских брендов и других подобные компании.
«Вероятно, очень немногие города могут выжить без какой-либо формы не обязательно« офисной культуры », но без рынка, инфраструктуры или микроэкономики, которые опираются на секторы, отличные от розничной торговли и потребления в магазинах», — говорит Рэйчел Мельцер, партнер профессор городской политики Миланской школы политики, менеджмента и окружающей среды Новой школы в Нью-Йорке.«Фактически, вся экономическая история городов основана на пространственной близости фирм, нанимающих одинаковых работников».
Даже небольшие и доступные города США, которые набирали популярность до пандемии, в том числе Остин, Портленд и Денвер, были вынуждены добиться определенного делового интереса, чтобы продемонстрировать поддержку стартапам или технологическому сектору.
Могут ли развиваться центры городов?
Как отмечает Мельцер, белые воротнички являются частью более широкой экономической экологии. Они поддерживают другие предприятия в деловых районах города, обедая один или два раза в день в местных ресторанах и распределяя часть своего ежемесячного дохода на метро, такси, тренажерные залы и химчистки возле работы.В Великобритании розничные торговцы ожидают еще большего сокращения числа рабочих мест в сентябре, потому что посещаемость в центрах городов по-прежнему остается низкой. В США до пандемии офисных служащих было связано триллион экономической деятельности.
Но урбанисты первыми отмечают, что города всегда переживали угрозы здоровью или войны. От офисных работников в большинстве крупных городов не ожидается массового ухода, потому что городские центры могут предложить больше, чем офисные помещения. У них есть прекрасные культурные достопримечательности, общественные места, социальные пространства, больницы мирового класса и образовательные центры.
В те времена, когда объединение домашних компьютеров в сеть было еще только теоретической практикой, футуристы полагали, что технологии позволят каждому работать в любом месте, где им заблагорассудится. «Вещи стали более глобализированными, это точно, — говорит Мельцер, — но мы не увидели снижения экономической ценности пребывания в городе, личного взаимодействия, близости коммерческого и жилого, и потребление продукции ». Если Интернет не может убить коммерческий деловой район, пандемия маловероятна.
Движение смешанного использования
Одним из наиболее значительных городских сдвигов, вызванных коронавирусом, может быть ускорение предпандемической тенденции и давняя цель городских планировщиков: сделать районы с традиционным одноразовым использованием намного больше смешанные, и больше не оставляют целые районы города в пользу дневных мигрантов, которые мало эмоционально привязаны к серым городским центрам, где они работают.
В течение многих лет такие города, как Нью-Йорк, Лос-Анджелес и Лондон, постепенно превращали коммерческие деловые районы в места, где могли формироваться настоящие сообщества.Сегодня в лондонском Сити и Кэнэри-Уорф (деловые районы Лондона) живет больше людей, чем несколько десятилетий назад, говорит Мэтью Кармона, профессор планирования и городского дизайна в Школе планирования Бартлетта при UCL в Лондоне. «Если вы посмотрите на центры городов по всей Великобритании, то за последние 20 лет они все чаще подчеркивают важность того, чтобы люди жили в центрах городов, что было довольно новым явлением», — говорит он. «Если бы у нас тогда был Covid-19, они были бы даже больше похожи на города-призраки, чем сейчас.«
По мере того, как люди держатся ближе к дому и минимизируют использование общественного транспорта, возможно, мы увидим более резкую разницу между теми городами, которые успешно изменили свои районы, сделав их более смешанными, и теми, которые этого не сделали, — говорит Мельцер. Последняя группа может пострадать больше.
Строительство кондоминиумов — не единственный способ вдохнуть жизнь в коммерческую зону, говорит Катрина Джонстон-Циммерман, городской антрополог и консультант из Филадельфии. «Мы обнаружили, что если вы активируете общественные места с помощью программирования или если у вас есть обеды на открытом воздухе и ночная жизнь, люди также будут просто путешествовать в эти места», — сказала она Quartz, добавив, что города также должны гарантировать, что люди любого группа доходов может позволить себе переехать.
До этого года не имело большого значения тот факт, что люди, достаточно обеспеченные, чтобы покупать дома в коммерческих деловых районах, могут не проживать там полный рабочий день и не будут беспокоиться, если у них нет приличного продуктового магазина или государственной школы. рядом, поблизости. «До сих пор мы даже не думали о них как о комплексных сообществах», — говорит Джонстон-Циммерман. Возможно, сейчас самое подходящее время для обсуждения того, как это изменить.
Рост числа «спадов»
Covid-19 уже сместил акцент на гиперлокальную экономику в городах.Люди хотят дойти до магазинов, ресторанов или кабинетов врачей пешком или на велосипеде. Именно в этом Джонстон-Циммерман видит большие перспективы в разрастании пандемии.
Чем дольше офисные работники продолжают работать полный или неполный рабочий день из дома, тем более вероятно, что вместо того, чтобы заставлять людей ездить в один центр города — будь то в качестве обслуживающего персонала или офисных служащих — коммерческая деятельность будет рассредоточена. Это улучшило бы качество жизни для всех, но особенно для работников сферы обслуживания с низким доходом, которым часто приходится вставать в предрассветные часы, чтобы добраться до центра метро.
Политика, способствующая компактному проживанию, например, 15–20-минутный город, позволяющий людям дойти пешком на короткие расстояния до всего, что им нужно, включая парки, продуктовые магазины, врачей и места работы, была частью Планирование разговора на долгое время. Но теперь, когда появился экономический стимул, «это гораздо важнее», — говорит Джонстон-Циммерман. «Я не обязательно знаю какое-либо место с очень прогрессивным планом, — говорит она, — но я действительно надеюсь и сказала бы, что города должны думать таким образом ради всех.
Мельцер, живущий в Бруклине, также может представить, что города выиграют от изменения баланса между работой и жизнью и рассредоточения офисных сотрудников. По ее словам, если большинство людей ходят в офис только два или три дня в неделю, это может сделать их более возможными для успешного ведения всех видов бизнеса в регионах, где универсальность в прошлом была затруднена.
Аналогичный разговор происходит в Дели, где некоторые градостроители утверждают, что долгосрочные планы после COVID-19 должны поддерживать коммерческую и жилую застройку вблизи транзитных узлов, а также застройки смешанных земель, чтобы больше жителей города могли получить работать пешком или на велосипеде.«Вместо обычных городов с центром города нормой могут быть городские агломерации с несколькими городами-спутниками», — написал Дхавал Монани, профессор, специализирующийся на доступном жилье в Национальном университете Анант в Ахмедабаде.