Схемы документооборота: Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Содержание

Документооборот — отдельный фрагмент общей картины

Дмитрий Пинаев

Генеральный директор ГК «Современные технологии управления»

Автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Это обусловлено тем, что документы является самым распространенным средством поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивая фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании.

С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае прохождением и хранением документов занимаются специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (1С, Галактика), работа с конструкторско-технологической документацией — в PLM-системе (Лоцман:PLM, T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не «ложатся» в одну из существующих информационных систем (ИС). Это могут быть внутренние отчеты, организационно-распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае, движение документов может быть автоматизировано только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow (например, OPTiMA-WorkFlow).

Методологию внедрения подобных систем, созданную на основе опыта специалистов ГК «Современные технологии управления» (biztech.ru) (г. Самара), как консультантов по управлению, и специалистов компании Upscale Soft (upscalesoft.ru), осуществляющих разработку и внередние системы «OPTiMA-WorkFlow» (optima-workflow.ru), мы и предлагаем рассмотреть в этой статье.

Формализация документооборота — способ повысить эффективность внедрения СЭД

Интерес к системам электронного документооборота (СЭД) уже давно держится на высоком уровне, но, несмотря на уже более десятилетнюю практику внедрения подобных систем, не все проекты внедрения завешаются успешно. Среди возможных причин неудачи можно выделить: неправильный выбор системы, неподготовленность технической инфраструктуры, саботирование проекта внедрения со стороны сотрудников организации, но, пожалуй, самой главной причиной остается отсутствие должного внимания к формализации документооборота.

Директор по разработке и внедрению компании UpScale Soft Ефим Старостин так комментирует сложившуюся на ситуацию: «Внедряя OPTiMA-WorkFlow в крупных организациях, мы часто сталкиваемся с проблемой недостаточного понимания важности формализации документооборота, что приводит к различным негативным последствиям, например, к частой переделке маршрутных схем движения документов… В редких случаях мы опираемся на готовые модели бизнес-процессов, созданные на базе систем бизнес- моделирования, благодаря чему резко сокращаются сроки внедрения и возрастает отдача от системы документооборота…»

Очевидно, что невозможно внедрить любую информационную систему без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае, объектом автоматизации является процесс прохождения документов через сотрудников компании. Отсутствующее или некачественно выполненное описание документооборота компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к:

  • Неправильному выбору СЭД, т. к. могут быть неучтены особенности движения документов;
  • К срыву сроков проекта из-за необходимости корректировать неправильно выполненное описание документооборота уже в момент внедрения системы;
  • К провалу проекта из-за не использования сотрудниками неправильно настроенной системы.

К сожалению, важный этап по формализации документооборота является самым «нелюбимым» у ИТ-специалистов, что проявляется в сдвиге этого этапа в середину проекта и концентрации на сугубо «технических» аспектах. Действительно, приобретение и ввод в эксплуатацию серверов, установка и настройка программного обеспечения уже не вызывает сложностей, а проведение обследования своей собственной компании еще вызывает проблемы. Это связано с незнанием формальных методологий формализации документооборота, а также с тем, что еще не каждая компания имеет в штате бизнес-аналитиков — специалистов по этому виду деятельности.

Подходы к формализации документооборота

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: «от документов» и «от процессов».

Описание документооборота «от документов» исторически является наиболее распространенным и широко используется при внедрении СЭД. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: Разработка проекта документа — Согласование документа — Доработка документа -Отправка (или Сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства — все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем (Рис. 1). Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное — чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы.

Плюсами такого подхода является минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкое понимание сотрудниками компании формализованных схем движения документа. Но, если компания планирует внедрение автоматизированных систем управления бизнес-процессами с помощью технологии Workflow, то необходимо использование уже более мощных средств описания маршрутов. В качестве такого средства можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, таких как: «выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно» или «может начать выполняться только одна из следующих функций».

Минусом применения этой нотации является то, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию по обработке документа. Чтобы выйти из этой ситуации, можно название должностей сотрудников указывать непосредственно в названии функции (Рис 2). Также, к сожалению, практика показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, является слишком сложной для сотрудников предприятия. Это может привести к формальному утверждению технического задания на внедрение СЭД, но в последствии — к корректировке маршрутов движения документов уже на этапе внедрения системы.

Применение технологий бизнес-моделирования

Описанный подход позволяет внедрить СЭД и минимизировать затраты и риски проекта, проектная документация ИТ-службы при этом пополняется еще одним документом, содержащим еще один срез описания деятельности компании. Главным недостатком такого подхода при его несомненной простоте является отсутствие информации о самом бизнес-процессе, который призван поддержать рассматриваемый документ. Поэтому полученной информации, нужной и достаточной для внедрения СЭД, начинает не хватать, когда возникают задачи изменить содержание документа, оптимизировать маршрут прохождения документа или вообще отказаться от его использования. Это невозможно сделать без анализа дополнительной информации, для этого необходимо знать:

  • Какие еще документы используются в бизнес-процессе;
  • Какие функции, помимо функций обработки документа, входят в бизнес-процесс;
  • Какие сотрудники задействованы при выполнении всех функций бизнес-процесса.

Поэтому трата времени на описание только документооборота не совсем приемлема для организаций, находящихся на зрелом уровне развития, когда рассматриваются и решаются не отдельные задачи по автоматизации, а повышается эффективность деятельности компании в целом. Выходом является создание полноценной модели бизнес-процессов, содержащей описание всех выполняемых функций, а не только действий сотрудников, связанных с обработкой документов. В результате становится возможным анализ и работа не только со следствием — документооборотом, но и с причиной, которая его вызывает, т. е. с бизнес-процессами. Полученное описание бизнес-процессов можно использовать для решения целого ряда задач, стоящих перед ИТ-службой:

  • Анализ и принятие взвешенного решения о способе автоматизации бизнес-процессов компании. Возможными способами могут стать, как уже говорилось выше: автоматизация с помощью управленческой информационной системы, внедрение PLM-системы, системы документооборота или workflow или вообще отказ от автоматизации, если решить задачу можно за счет простого изменения бизнес-процесса;
  • Формирование маршрутов документооборота, на основе содержащейся в модели информации;
  • Разработка технических заданий на внедрение информационных систем с использованием диаграмм бизнес-процессов;
  • Формирование инструкций пользователя по работе с информационной системой путем дополнения бизнес-процессов функциями по работе в ИС (занесение данных в систему, получение отчета, и т. п.). В результате становится возможным получение реестра функций ИС и включение регламента работы с ИС непосредственно в должностные инструкции исполнителей.

Система бизнес-моделирования Business Studio

На сегодняшний день для создания модели деятельности компании целесообразно использовать специализированные системы бизнес-моделирования, позволяющие решать широкий круг задач: описание бизнес-процессов и организационной структуры, создание реестра документов компании, формирование отчетов и регламентных документов, в том числе и отчета по документообороту. Например, в системе бизнес-моделирования Business Studio (businessstudio.ru) описание бизнес-процессов и документооборота происходит одновременно. Если в рамках процесса происходит работа с документом (создание, изменение, использование), то документ указывается с помощью входящей или исходящей из функции стрелки, а исполнитель функции закрепляется автоматически при расположении функции в соответствующей дорожке на кросс-функциональной диаграмме (Рис. 3).

Для каждой функции указывается нормативное время выполнения и периодичность. Таким образом, формируется необходимая информация для определения маршрута движения документа, автоматического формирования отчета по документообороту и закрепления функций по обработке документа в должностных инструкциях соответствующих сотрудников. Формы отчета по документообороту могут быть разными в соответствии с решаемыми задачами. Например, для задачи описания сквозного прохождения документа через все бизнес-процессы (и соответственно всех исполнителей) может использоваться следующий отчет.

Процесс Ответственный Требования к срокам Поступления Передача
Процесс Ответственный Процесс Ответственный
A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик Согласно условиям договора A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту
A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Согласно условиям договора A2.1.1.8 Поставка инструмента Поставщик A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик В течение 20 мин. A2.1.1.9 Получение инструмента и сопроводительной документации. Проверка инструмента на соответствие требованиям Менеджер по инструменту Бухгалтер
A2.1.2.3 Регистрация приходного ордера Бухгалтер В течение одного часа. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик
A2.1.2.4 Прием инструмента на склад. Отметка о приеме в журнале учета движения инструмента Кладовщик Не более 20 мин. A2.1.2.1 Формирование приходного материального ордера. Подписание накладной на инструмент Кладовщик

Таблица 1. Регламент прохождения документа «Гарантийный талон», сформированный в системе Business Studio

Ценность такого интегрального подхода состоит в том, что при изменении бизнес-процессов компании пропадает необходимость вносить изменения в два разных места — в модель бизнес-процессов и в описание документооборота так как вся необходимая информация хранится одной модели. Когда меняются бизнес-процессы, возможны следующие виды изменений, отражающихся на документообороте.

№  Изменения в бизнес-процессах Отражение в документообороте
1 Изменен ответственный за выполнение функции. В маршруте движения документа необходимо изменить исполнителя.
2 Изменена структура бизнес-процесса. Изменился маршрут прохождения документа.
3 Документ перестал использоваться в компании. Исключение документа из документооборота.
4 Появился новый бизнес-процесс, что повлекло за собой появление нового документа.

Разработка и ввод в действие:

  • Формы документа;
  • Маршрута документа.

Таблица 2. Изменения в бизнес-процессах и их отражение в документообороте

Все произошедшие изменения необходимо отразить в регламентных документах компании и провести настройку СЭД. Компаниям, которые изначально пошли по пути создания модели бизнес-процессов, отреагировать на такие изменения значительно проще — достаточно актуализировать модель и заново сформировать отчет о документообороте и другие регламентные документы. В случае же, когда подсистема документооборота рассматривается отдельно, необходимо спроектировать новые маршруты движения документов вручную, что обычно приводит к дополнительным затратам времени и непредсказуемому качеству результата.

Недостатками этого подхода являются более высокая трудоемкость описания, так как требуется описать все функции бизнес-процесса, а не только функции, связанные с обработкой документа, и возможность применения в условиях достаточно зрелой организации, в которой существуют устоявшиеся бизнес-процессы. Преимуществом же является получение одной связанной модели системы управления компанией, включающей бизнес-процессы, организационную структуру, документы и используемые информационные системы. Такая модель, разработанная в Business Studio, позволит более эффективно осуществить выбор и настройку СЭД, а на этапе внедрения автоматически сформировать и передать пользователям регламенты работы в информационной системе. Также полученная модель поможет ИТ-службе хорошо изучить работу своей компании, а значит и общаться с руководителями и сотрудниками других подразделений на одном языке.

Компаниям, задумывающимся о внедрении систем электронного документооборота и стремящимся формализовать работу с документами, можно порекомендовать изначально ставить задачу более широко — полностью формализовать свою деятельность, а не только документооборот. Конечно, на это потребуется больше времени, но и эффекта от такого подхода будет значительно больше: ИТ-специалисты получат описание документооборота компании для настройки СЭД, топ-менеджеры — формализованную систему управления, а сотрудники компании — актуальные регламентные документы.

Опубликовано по материалам:
Журнал «BYTE / Россия», № 6 2006

Июнь 2006 г.

Рекомендуемые материалы по тематике

Ортодоксальный bpm vs офисная бюрократия — счет 2:0
Глоссарий
Опыт и технология внедрения комплексной типовой бизнес-модели банка
Фреймворк проекта оптимизации сквозного бизнес-процесса

2. Схема документооборота учетно-отчетных документов / КонсультантПлюс

2. Схема документооборота учетно-отчетных документов

2.1. Прием, хранение и выдача ценностей сопровождается соответствующими документами, представленными в таблице.

┌──────────┬─────────────┬─────────────┬────────────┬────────────┐

│Технологи-│Наименование │ Основание │Управление, │ Примечание │

│ческая │ документа │ │предоставля-│ │

│операция │ │ │ющее │ │

│ │ │ │информацию │ │

├──────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼────────────┤

│Прием │Акт приема │Распоряжение │Управление │Формируется │

│ценностей │(Форма │начальника │внебюджетных│спецификация│

│(постанов-│001-ДСС) │Управления │программ │(Форма │

│ка на │ │внебюджетных │ │006-ДСС) │

│учет) │ │программ │ │ │

│ ├─────────────┼─────────────┼────────────┤ │

│ │Акт вскрытия │Акт приема │Управление │Информация │

│ │и взвешивания│(Форма │внебюджетных│предоставля-│

│ │ценностей │001-ДСС) │программ │ется │

│ │(Форма │ │ │послиточно │

│ │002-ДСС) │ │ │ │

│ ├─────────────┼─────────────┼────────────┼────────────┤

│ │Акт переупа- │ │Управление │Составляется│

│ │ковки ценно- │ │внебюджетных│в случае │

│ │стей (Форма │ │программ │технологиче-│

│ │005-ДСС) │ │ │ской необхо-│

│ │ │ │ │димости │

│ ├─────────────┼─────────────┼────────────┼────────────┤

│ │ДСС Гохрана │Акт приема- │Управление │ │

│ │России │передачи │по развитию │ │

│ │ │двойных │рынка │ │

│ │ │складских │драгоценных │ │

│ │ │свидетельств │металлов и │ │

│ │ │Гохрана │драгоценных │ │

│ │ │России (Форма│камней │ │

│ │ │003-ДСС) │ │ │

├──────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼────────────┤

│Переуступ-│ │Распоряжение │Управление │ │

│ка прав │ │(Форма │по развитию │ │

│(корректи-│ │008-ДСС) │рынка │ │

│ровка │ │ │драгоценных │ │

│данных) │ │ │металлов и │ │

│ │ │ │драгоценных │ │

│ │ │ │камней │ │

├──────────┼─────────────┼─────────────┼────────────┼────────────┤

│Выдача │Акт выдачи │Распоряжение │Управление │Формируются │

│ценностей │ценностей │ │внебюджетных│спецификации│

│(списание)│(Форма │ │программ │(Форма │

│ │004-ДСС) │ │ │007-ДСС и, в│

│ │ │ │ │случае тех- │

│ │ │ │ │нологической│

│ │ │ │ │необходимос-│

│ │ │ │ │ти, Форма │

│ │ │ │ │006-ДСС). │

│ │ │ │ │Информация │

│ │ │ │ │предоставля-│

│ │ │ │ │ется │

│ │ │ │ │послиточно │

└──────────┴─────────────┴─────────────┴────────────┴────────────┘

пример упрощения, виды, простой расчет объема движения документов

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных следовать конкретным, четким инструкциям?

Виды документопотоков

Документооборот

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, менеджер)
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

К входящей документации относится управленческая информация, поступающая в организацию извне. Это могут быть рекламные предложения, распоряжение вышестоящих инстанций и договора.

Верный пример схемы документооборота в организации:

  • К секретарю компании ежедневно на стол попадает почта, доставляемая экспедиционной службой.

    Документы внутри организации

  • После сортировки входящей корреспонденции и ее регистрации секретарь передает почту руководителю на рассмотрение. При этом только 85% входящей корреспонденции действительно адресованы управленцу, оставшиеся 15% писем распределяются между конкретными исполнителями после составления руководителем резолюции.
  • В свою очередь исполнители после ознакомления с входящей информацией и выполнения поставленных задач составляют исполнительный лист и передают его делопроизводителю.
  • Делопроизводитель регистрирует лист и на этом движение входящей документации завершается.

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, служебные записки, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, отчеты).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Пакет документов

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, претензии и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

Способы упрощения документопотока

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Электронный документооборот

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и график движения документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • наказывайте подчиненных за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки (получения) и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Приложение 11. Схема документооборота по транспортировке грузов железнодорожным транспортом

Приложение 11

СХЕМА

ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ТРАНСПОРТИРОВКЕ ГРУЗОВ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНЫМ ТРАНСПОРТОМ

Г│ ┌─────────┐ ┌────────────┐ │Г

р├─>│заявки на│<──────────────────┐ ┌─>│пересылочная├──>│р

у│ │перевозку│ │ │ │накладная │ │у

з│ └─────────┘ │ /\─────>│ ├────────────┤ │з

о│ ЦФТО. │ │ │ │корешок │ │о

о│ Согласование.│ │ └─>│пересылочной├──>│п

т│ ┌─────────┐ ─ │ │ │накладной │ │о

п├─>│заявки на├──>( )────────────> ───┴─── └────────────┘ │л

р│ │перевозку│ ┬ (Станция) │у

а│ └─────────┘ │ (назна- ) │ч

в│ \/ (чения ) │а

и│ ┌─────────┐ ─────── ┌────────────┐ │т

т│ │заявки на│ /\ <─┤пересылочная│<──┤е

е│ │перевозку│ │ │ │накладная │ │л

л│ └───────┬─┘ <──────┤ ├────────────┤ │ь

ь│ ┌─────────┐ │ │ │корешок │ │

├─>│ж-д ├─> │ <─┤пересылочной│<──┤

│ │накладная│ │ \/ Согласование │накладной │ │

│ ├─────────┤ │ ─────── └────────────┘ │

├─>│дорожная ├─>│ (Станция) │

│ │ведомость│ ├─>(отправ-) │

│ └─────────┘ │ (ления ) │

│ ┌─────────┐ │ ───┬─── │

│ │корешок │ │ │ │

├─>│дорожной ├─> │ │

│ │ведомости│ \/ │

│ └─────────┼──────────────────┐ │

│ │учетные карточки │ │

│ └──────────────────┘ │

│ ┌──────────────────┐ │

│ │ж-д накладная │ │

│ ├──────────────────┤ │

│ │дорожная ведомость│ │

│ └──────────┬───────┘ │

│ │ ┌────────────┐ │

│ │ ┌───────────>│памятка ├──> │

│ ┌─────────────┐ │ │ │приемосдатчи│ │ │

├─>│приемо- │ │ │ └────────────┘ │ ┌────────────────┐│

│ │сдаточный акт│<───┐ │ │ │ ┌─>│ж-д накладная ││

│ └─────────────┘ Сдача груза│и обработка учетных карт │ │ ├────────────────┤│

│ │ │ ┌─>┘ │ ├─>│приемо-сдаточный││

│ │ \/ \/ \/ │ │акт ││

│ ─┴───── ┌──────────────────┐ ─────── │ └────────────────┘│

│ ┌────────────┐ (Станция) │ж-д накладная │ (Станция) │ ┌────────────────┐│

├─>│квитанция о │<──(отправ-)───>├──────────────────┼───>(отправ-)─>│ │извещение о ││

│ │приеме груза│ (ления ) │дорожная ведомость│ (ления ) └─>│прибытии груза ││

│ └────────────┘ ─────── └──────────────────┘ ─────── └────────────────┘│

└────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

( )──> Обработка документов.

1. Заявки на перевозку грузов представляются в уполномоченные перевозчиком подразделения, перечень которых с указанием их места нахождения устанавливается перевозчиком и доводится до сведения грузоотправителей и организаций, осуществляющих перевалку грузов.

2. Согласованная или согласованная частично перевозчиком заявка на перевозку грузов направляется для согласования владельцу инфраструктуры, в расположении которого находится станция отправления.

3. Заявка на перевозку грузов с результатами ее согласования возвращается перевозчиком грузоотправителю, организации, осуществляющей перевалку груза, не позднее чем за три дня до заявленного срока перевозки.

4. Оригинал накладной вместе с дорожной ведомостью следует с грузами до станции назначения.

5. Оригинал накладной выдается грузополучателю под роспись в дорожной ведомости.

6. Квитанция о приеме груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе корешка дорожной ведомости.

7. Корешок дорожной ведомости остается на станции отправления и служит основным документом для учета и отчетности о выполнении плана перевозок.

8. Пересылочная накладная оформляется грузополучателем на каждый выгруженный им вагон и предъявляется перевозчику одновременно с уведомлением об окончании выгрузки (слива) груза. Без предъявления пересылочной накладной вагоны перевозчиком не принимаются.

9. Одновременно с пересылочной накладной грузополучатель заполняет на каждый выгруженный им вагон корешок пересылочной накладной, остающийся у перевозчика на станции отправления порожнего вагона.

Открыть полный текст документа

отправка и получение документов — ГК ЛАД Москва, Нижний Новгород, Казань

Отправка и получение любого электронного документа в СБИС состоит из следующих этапов:

  • Продавец (отправитель) подготавливает документы в СБИС либо автоматически выгружает готовый комплект документов из своей учетной системы через специальную обработку.
  • Отправляет комплект покупателю (получателю), заверив его своей электронной подписью (ЭП).
  • Если покупатель еще не зарегистрирован в СБИС, то ему на электронную почту придет письмо-приглашение на подключение.
  • Покупатель принимает документы в личном кабинете СБИС или сразу в своей учетной системе через специальную обработку.
    В случае необходимости согласования документа с двух сторон покупатель подписывает его своей ЭП или отклоняет, с указанием причины.
  • Продавец следит за состоянием отправленного документа; за получением экземпляра, утвержденного покупателем.
  • Если комплект документов был отклонен, то продавец сможет исправить все недочеты и отправить корректирующий или выгрузить новый комплект.

В СБИС запрещено менять этапы отправки и получения документов между организациями — чтобы не возникало несогласованных действий между продавцом и покупателем. Зато можно вносить дополнения в стадии согласования документов внутри своей компании.

Регламент обмена документами с контрагентами

В СБИС есть четыре основных регламента обмена электронными документами между контрагентами. Они помогают организовать большинство бизнес-­процессов:

  • Утверждение договора
    Регламент прохождения согласования имеет стандартный вид.
    Документ утверждается двумя сторонами.
  • Утверждение счетов-­фактур и других документов реализации
    Процедура выставления и получения счетов-­фактур в электронном виде строго регламентирована. Она подробно расписана в Приказе Минфина РФ 50н. Отличия связаны с наличием дополнительных технических документов — они нужны для подтверждения даты отправки и получения счетов-­фактур.
  • Сверка взаиморасчетов с контрагентами
    Основное отличие от типового согласования состоит в том, что при обнаружении расхождения получатель сможет отправить свою редакцию акта сверки. Приняв вариант второй стороны инициатор по общим правилам исправляет документ и направляет новую версию акта сверки.
  • Обмен корреспонденцией
    Различные документы, такие как дополнения к договору, пояснительные записки, поздравительные открытки, можно отправлять и принимать без согласования.

ООО «Цифровые технологии»

Организация, имеющая сложную интегрированную, территориально-распределенную структуру, сталкивается с такими информационными проблемами, как разрозненность финансовой и управленческой информации; запаздывание поступающих из отдаленных филиалов данных с вытекающими затруднениями в принятии оперативных решений; несбалансированность информационных потоков.

В условиях территориально-распределенной структуры возникают сложные схемы организации документооборота между юридическими лицами одной организации, удаленными подразделениями одного юридического лица, центральной компании и ее филиалами и дочерними компаниями.

Основными узкими местами в документообороте между удаленными структурными единицами являются: многократная регистрация одного документа; утрата документов; невозможность осуществления контроля за исполнением документов и сроков их согласования и подписания; отсутствие единого полного реестра изданных и полученных документов с целью осуществления их оперативного поиска и сбора статистических данных; многократное копирование одного документа с целью его рассылки удаленным адресатам организации; длительные сроки согласования проектов документов и принятия управленческих решений.

Предлагаемое решение по организации юридически значимого защищенного документооборота (ЮЗЭДО) направлено на решение перечисленных проблем. В системе обмена юридически значимыми документами по телекоммуникационным каналам связи для передачи сообщений между абонентами используется открытая телекоммуникационная сеть – Интернет. Доступ к данным, проходящим через Интернет, не может быть физически ограничен. С другой стороны, информация, которой обмениваются абоненты, является конфиденциальной, составляет налоговую или коммерческую тайну. Таким образом, остро встает вопрос защиты этой информации от несанкционированного доступа третьих лиц.

Для комплексного решения задачи организации защищенного обмена юридически значимыми электронными документами между абонентами предлагаемого решения разработано решение организации юридически значимого документооборота в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, который обеспечивает требуемый уровень защиты информации, работая в правовом поле России.

ЮЗЭДО регулирует взаимоотношения коммерческих организаций при условии, что эти организации заранее не имеют предпосылок к тому, чтобы доверять друг другу «на слово», и любой результат их взаимодействия документируется с целью иметь в будущем доказательную базу для того, чтобы иметь возможность отстоять как свои права, так и обязанности противоположной стороны. Подобные взаимоотношения организаций предоставляют широкую сферу для применения электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи.

Все электронные документы, циркулирующие между организациями, требуют юридической значимости для того, чтобы каждая из сторон была уверена в исполнении другой стороной своих обязательств. Юридически значимый электронный документ – это электронный документ, обладающий такими свойствами, что права и обязательства каждой из сторон, вытекающие из этого электронного документа, защищены действующим законодательством, в нашем случае, законодательством РФ. Юридическая значимость электронного документа обеспечивается с помощью электронной подписи.

Для защиты от рассмотренных угроз компания «Цифровые технологии» совместно с партнерами предлагает комплексное организационно-техническое решение по созданию защищённого юридически значимого электронного документооборота.

ДЕЙСТВИЯ ОРГАНИЗАТОРА ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Организаторам (владельцам) схемы документооборота необходимо зарегистрировать список объектных идентификаторов (OID) системы документооборота. Объектные идентификаторы определяют отношения, при осуществлении которых документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение, если он был создан внутри конкретной системы документооборота.

Идентификаторы вносятся в сертификаты открытого ключа клиентов документооборота и позволяют контролировать полномочия пользователей на совершение операций с документами в конкретной системе документооборота. OID зарегистрированные в Удостоверяющем центре включаются состав следующих расширений сертификата ключа подписи: Key Usage (использование ключа), Extended Key Usage (расширенное использование ключа), Application Policy (политики применения сертификата).

Остальные идентификаторы используются по усмотрению организаторов документооборота как расширения объектного идентификатора самой системы.

2. Организаторам документооборота можно использовать уже готовые решения, предлагаемые компаниями «Цифровые технологии», «Актив», «Aladdin» в части приобретения необходимого специализированного программного обеспечения и шаблонов организационно-нормативных документов.

3. Центр Регистрации при УЦ должен обеспечивать принятие, предварительную обработку внешних запросов на создание сертификатов или на изменение статуса уже действующих сертификатов. Центр Регистрации может быть территориально удаленным образованием, который должен использовать специализированное ПО чтобы обеспечить:

  • Разграничение доступа к элементам управления ЦР на основе состава представленного Администратором взаимодействия с пользователем собственного электронного сертификата, определяющего ролевую принадлежность администратора и уровня полномочий.

  • Получение и обработку запроса от Администраторов взаимодействия с пользователями на выпуск сертификата или изменение статуса уже выпущенного сертификата с последующей передачей запроса в ЦС.

  • Хранение заверенных запросов и журналов событий в течение установленного срока, предусмотренного регламентом работы системы, в составе которой функционирует УЦ.

  • Резервное копирование на внешние носители локального архива.

Под реализацию данных функциональных возможностей разрабатывался модуль КлиентУЦ в составе ПО «КриптоТри» или «eToken КриптоАРМ». Данный модуль позволяет задавать шаблон атрибутов и расширений с предустановленными значениями, используемый в Мастере создания запроса на сертификат. Для использования защищенного канала между удаленным центром регистрации и центром сертификации можно установить ПО Trusted TLS.

4. Все материалы, которые необходимы клиентам организуемого документооборота, должны быть опубликованы на web-портале удостоверяющего центра для оказания информационной поддержки пользователей документооборота.

ДЕЙСТВИЯ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА

1. Пользователям, желающим присоединиться к существующему документообороту, требуется скачать с web-портала организатора всю необходимую документацию. В составе документации должен быть шаблон договора, форма, необходимая для получения сертификата в ЦР (первичная сертификация) и инструкции по оснащению рабочего места пользователя.

2. С сайта производителей пользователям необходимо скачать и установить дистрибутив продукта «КриптоТри» («eToken КриптоАРМ»).

3. Для обеспечения возможности формирования ЭЦП пользователю требуется иметь закрытый ключ и соответствующий ему сертификат открытого ключа подписи. Для прохождения процедуры первоначальной сертификации ему следует обратиться в удостоверяющий центр.

4. Выпуск сертификата. Он производится посредством обработки запроса на сертификат, полученного в предыдущем пункте. После генерации сертификата сотрудник УЦ записывает пользователю на токен следующие данные:

  • клиентский сертификат, изданный для пользователя данным УЦ;
  • корневой сертификат данного УЦ;
  • сертификат Уполномоченного лица УЦ или владельца документооборота, которым подписываются Доверительные списки сертификатов (CTL).

Полное описание решения Вы можете прочесть загрузив файл (967Кб) с “Центра загрузки”.

Схема — документооборот — Большая Энциклопедия Нефти и Газа, статья, страница 2

Схема — документооборот

Cтраница 2

Анализ информационных потоков определяет схему документооборота, связанного с работой склада, состав и трудоемкость составления и обработки каждого документа в отдельности. При составлении схемы документооборота необходимо ее усовершенствовать путем унификации документов с целью облегчения их машинной обработки, а также ликвидации лишних документов.  [16]

В отличие от существовавшей ранее схемы документооборота маршрут движения значительно изменяется и сокращается за счет ликвидации ряда промежуточных операций в связи с централизацией обработки данных, причем некоторые маршруты документов будут просто ликвидированы.  [17]

Определяется организационная структура бухгалтерии обязанностями работников, схемой документооборота, центрами ответственности. В России наиболее распространены журнально-ордерная и автоматизированная формы.  [19]

В соответствии с содержанием операций обработки и схемой документооборота, документы по отношению к конкретной задаче делятся на первичные и производные, содержащие результаты ее обработки.  [20]

Первичный учет находит свое концентрированное выражение в схемах документооборота. На начальных эта-лах внедрения ЭВМ документооборот осуществляется на традиционной основе в виде бумажных немашиночитаемых документов, сохранение которых обусловливает организацию их ручного ввода в — ЭВМ. При этом затраты по выполнению работниками аппарата управления и ВЦ трудоемких операций по вводу данных в ЭВМ не компенсируются результатами быстрого решения задач.  [21]

Работающие с документами должны иметь инструкции по делопроизводству, схемы документооборота и организации рабочих мест.  [22]

Существуют различные способы обработки документов, позволяющие свести компоновку схемы документооборота к формальной вычислительной процедуре. Кроме матричных информационных моделей схем документооборотов в последнее время получают распространение модели в виде дерева показателей по уровням управления. При таком решении задачи построения информационной модели показатели рассчитываются при переходе от одного уровня управления к другому, а алгоритмы закладываются в саму модель.  [24]

Еще одним источником информации о содержании труда работников служит разработка схем документооборота, информационных потоков, принятия решений. Роль документов чрезвычайно велика, зачастую конечным результатом деятельности организации в какой-то период является разработка и передача по назначению документа, например годового отчета в налоговую инспекцию. От четкости и точности распределения и проведения процедур, от знаний и умений каждого участника создания такого документа зависит конечный результат, благополучие фирмы и ее коллектива. Неслучайно в каждое Положение о подразделении должен быть включен раздел, отражающий и регламентирующий связи этого подразделения с другими.  [25]

Внутренние документы ИС обслуживают функции управления, все формы документов и схема документооборота регламентированы.  [26]

Наиболее распространен в настоящее время следующий способ изучения потоков информации: построение схем документооборота и схем движения информации от первичных элементов через промежуточные этапы к сводной, комплексной системе. Такие схемы должны дать наглядное представление о формах, точках возникновения, движении, функциональных связях и действительной ценности информации.  [27]

Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии.  [28]

В бухгалтерии должны быть перечень и образцы документов с указанием порядка их заполнения и схемы документооборота. В инструкциях по заполнению документов указывается необходимое количество выписываемых экземпляров документов, подписи соответствующих работников, которые их удостоверяют. На предприятиях должны использоваться прежде всего бланки типовых унифицированных документов, разрабатываемых в централизованном порядке и утверждаемых Министерством финансов СССР совместно с ЦСУ СССР. Документы не должны иметь лишних реквизитов, должны составляться в наименьшем количестве экземпляров, проходить через минимальное число инстанций.  [29]

Под информационным анализом понимают изучение состава документов и определение объема формируемой и используемой информации, а также разработку схемы документооборота предприятия и модели информационных связей. Анализ потоков и состава документированной информации на предприятии выпол няется в два этапа: 1) изучают и упорядочивают документы и содержащуюся в них информацию, классифицируют и описывают харак теристики документов и показателей; 2) анализируют применяемую на предприятии документированную информацию и разрабаты вают рекомендации по устранению бесполезной ее избыточности и по рационализации информационных связей и структуры доку ментов.  [30]

Страницы:      1    2    3    4

Настройка схем рабочего процесса | Atlassian Support

Схема рабочего процесса определяет набор ассоциаций — или сопоставлений — между рабочим процессом и типом задачи. Как администратор Jira, вы можете связать типы задач с различными рабочими процессами в схемах рабочих процессов, а затем поделиться этой связью с несколькими проектами.

Добавить схему рабочего процесса

  1. Выберите > Проблемы .

  2. В разделе РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ щелкните Схемы рабочих процессов .

  3. Нажмите  Добавить схему рабочего процесса .

  4. Введите название и описание новой схемы рабочего процесса.

  5. Нажмите Добавить , чтобы создать новую схему рабочего процесса.

Настройка рабочих процессов для схемы рабочего процесса

Если ваша схема уже связана с одним проектом, следуйте инструкциям в разделе Настройка схемы рабочего процесса, связанной с проектом. Если вы хотите настроить схему рабочего процесса, используемую несколькими проектами, перейдите к разделу Настройка схемы рабочего процесса вне проекта.Имейте в виду, что изменение общей схемы рабочего процесса повлияет на все проекты, использующие эту схему.

Схемы рабочего процесса по умолчанию не могут быть настроены. Чтобы изменить эти схемы, вы можете создать копию или связать свои проекты с другой схемой.

Настройте схему рабочего процесса, связанную с проектом

  1. Выберите Настройки > Проекты .

  2. Перейдите в свой проект и нажмите Настройки проекта .

  3. Нажмите  Рабочие процессы  , чтобы настроить схему рабочего процесса вашего проекта по мере необходимости.

  4. Когда вы будете готовы опубликовать свой рабочий процесс, нажмите  Связать  , чтобы начать процесс переноса.

  5. Нажмите  Подтвердить  и готово.

Что вы хотите сделать?

шагов

Добавление рабочего процесса на схему

1. Нажмите Добавление рабочего процесса и выберите Импорт из Bundle или . Добавление существующих .
2. Выберите нужный рабочий процесс и типы задач.

Изменить рабочий процесс

Наведите указатель мыши на нужный рабочий процесс и нажмите Изменить . Дополнительные инструкции см. в разделе Работа с рабочими процессами. Обратите внимание, что у вас должно быть разрешение на редактирование рабочего процесса.

Удалить рабочий процесс из схемы

Щелкните крестик в разделе «Операции», чтобы удалить рабочий процесс из схемы.

Изменение типов задач, связанных с рабочим процессом

1.Нажмите Назначить в разделе Типы задач для нужного рабочего процесса.
2. Выберите нужные типы задач в появившемся диалоговом окне.
3. Нажмите  Готово .

Просмотр текстового представления рабочего процесса

Наведите указатель мыши на нужный рабочий процесс и нажмите  Просмотреть как текст .

Изменить схему рабочего процесса, связанную с проектом

Нажмите Переключить схему рядом с названием схемы.Дополнительные инструкции см. в разделе «Управление рабочими процессами».

Настройка схемы рабочего процесса вне проекта

Эту процедуру можно использовать для редактирования любой схемы рабочего процесса в системе, в том числе совместно используемой несколькими проектами. Схема рабочего процесса может быть как активной, так и неактивной. Обратите внимание, что редактирование активных схем рабочего процесса автоматически создаст черновик, поэтому вы не повлияете на текущую работу над проектом.

  1. Выберите > Проблемы .

  2. В разделе РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ щелкните Схемы рабочих процессов .

  3. Нажмите Изменить  для соответствующего рабочего процесса.

  4. При необходимости отредактируйте схему рабочего процесса.

  5. Опубликуйте черновик, чтобы изменения стали активными.

Что вы хотите сделать?

Шаги

Добавить рабочий процесс на схему

1.Нажмите Добавить рабочий процесс и выберите Импорт из пакета или Добавить существующий .
2. Выберите нужный рабочий процесс и типы задач.

Удалить рабочий процесс из схемы

Нажмите Удалить в столбце Операции.

Изменение типов задач, связанных с рабочим процессом

1. Нажмите Назначить в разделе Типы задач для нужного рабочего процесса.
2. Выберите нужные типы проблем.
3. Нажмите  Готово .

Просмотр представления рабочего процесса

Щелкните ссылку на текст или схему рядом с именем рабочего процесса.

Удалить тип проблемы из схемы

Нажмите x рядом с названием типа проблемы, чтобы удалить ее.

Редактирование, копирование и удаление схем рабочих процессов

  1. Выберите > Проблемы .

  2. В разделе РАБОЧИЕ ПРОЦЕССЫ щелкните Схемы рабочих процессов .

  3. Проверьте следующие варианты: 

Что вы хотите сделать?

Шаги

Редактировать имя и описание схемы рабочего процесса

Щелкните 0 Изменить 90. Используйте встроенный режим редактирования – нажмите в соответствующем поле – чтобы обновить название и описание.

Копировать схему рабочего процесса

Нажмите Копировать , чтобы создать схему рабочего процесса с префиксом «Копия (имя текущего рабочего процесса)» и поместить в неактивные схемы рабочего процесса.

Удалить схему рабочего процесса

Нажмите Удалить и подтвердите удаление. Вы не можете удалить активную схему рабочего процесса. Вы должны сначала отвязать его от всех проектов.

Связывание схем рабочих процессов с проектом

Ознакомьтесь с разделом «Управление рабочими процессами» для получения дополнительной информации о включении конфигурации рабочего процесса путем связывания схемы с проектом.

Схемы рабочего процесса — Схемы рабочего процесса

Рабочий процесс — это набор статусов и переходов, которые используются в жизненном цикле задачи. Статус представляет собой состояние проблемы в определенный момент вашего рабочего процесса.Задача может находиться только в одном статусе в данный момент времени. Переход — это связь между двумя статусами, которая позволяет задаче переходить из одного статуса в другой. Чтобы задача могла перемещаться между двумя статусами, должен существовать переход. Задача начинается со статуса «открыто» и проходит через серию из одного или нескольких шагов, пока не будет закрыта. Каждый проект может решать, какой рабочий процесс назначается.

Команда ITS AASC AAP разработала рабочие процессы на основе потребностей пользователей и отзывов. Эти рабочие процессы должны подходить для большинства проектов, поскольку в них достаточно шагов для надлежащего отчета, а также взаимосвязь для перехода от открытого к закрытому, если этого требует процесс.Эти рабочие процессы предназначены для использования в большинстве проектов. Если вам необходимо разработать индивидуальный рабочий процесс или у вас есть какие-либо вопросы о рабочем процессе, свяжитесь с командой AAP по адресу [email protected]

. В Orange Tracker есть несколько основных схем рабочего процесса:

Разработано в 2019 году. Этот рабочий процесс аналогичен к текущему стандартному рабочему процессу, на котором работает большинство проектов, с добавленными функциями и улучшениями, основанными на отзывах пользователей.

Список улучшений:

  • Кнопка рабочего процесса Комментарий консультанта создает комментарий, который автоматически ограничивается консультантами.
    • Эта кнопка открывает окно комментария, которое автоматически ограничивается консультантами и помогает команде создавать комментарии с ограниченным доступом к проблеме.
  • Возможность использования кнопки рабочего процесса Request for Feedback на разных этапах рабочего процесса.
    • Еще одним пожеланием пользователей была возможность задать еще один вопрос Репортеру. В настоящее время в стандартном рабочем процессе версии 2.0, если консультант использует кнопку Запросить отзыв и хочет задать другой вопрос, он должен использовать кнопки Начать выполнение и Остановить выполнение , чтобы увидеть и использовать кнопку Request for Feedback еще раз.
    • Внесены изменения, позволяющие Запросить отзыв кнопка быть доступной на нескольких этапах рабочего процесса.
  • Статус Resolve был удален, чтобы упростить рабочий процесс и исключить несколько закрытых статусов. Рабочий процесс по-прежнему имеет существующие кнопки рабочего процесса «Решить проблему » и «Закрыть проблему », и они будут работать очень похоже на предыдущие кнопки рабочего процесса.
    • Кнопка «Решить проблему » по-прежнему запускает событие «Решить», но переходит в состояние «Закрыто».
    • Кнопка Close Issue вызовет событие Close и перейдет в состояние Closed.
    • Эти события взаимодействуют со схемой уведомления, и, как правило, электронная почта отправляется составителю отчетов на Разрешение и Закрытие зарезервировано как «мягкое закрытие», и электронная почта не отправляется составителю отчетов.
  • Решить и Закрыть экраны будут содержать одни и те же поля. Оба экрана имеют возможность назначать проблему, связывать проблемы и добавлять компоненты, прежде чем полностью решить проблему.
    • В предыдущих рабочих процессах экраны «Разрешить» и «Закрыть» имели разные поля, и они должны были быть довольно похожи друг на друга. На экране «Решение» было «Решение», «Связанные проблемы», «Уполномоченный» и «Опрос обратной связи». На экране «Закрыть» были «Разрешение», «Уполномоченный» и «Компоненты». Проблема в том, что когда пользователи закрывают проблему, они не могут связать другую проблему, или если пользователи решают проблему, они не могут установить компонент.
    • Опрос обратной связи по-прежнему остается только на экране «Решение», но все остальные поля были добавлены на оба экрана.

Создан в 2015 году. Этот рабочий процесс является наиболее часто используемым, который мы предлагаем. Этот рабочий процесс предпочтительнее, поскольку он представляет собой обновленную версию версии 1.2.

Этот рабочий процесс основан на рабочем процессе версии 1.2 и добавляет еще два перехода:

  • Запланировать работу (статус: Запланировано — при планировании работы необходимо установить дату выполнения)
  • Приостановить (статус: В ожидании)

Созданные задачи имеют статус по умолчанию Открыто.Доступны следующие параметры рабочего процесса: «Начать выполнение», «Запросить отзыв» и в раскрывающемся меню кнопки «Рабочий процесс»: «Решить проблему», «Закрыть проблему», «Отметить как спам».

Когда проблема находится в статусе «Запланировано», появится кнопка «Перенести». Вы можете использовать это, чтобы изменить дату выполнения задачи (статус останется «Запланировано»).

Если проблема имеет статус «Ожидание отзыва» и репортер отвечает на электронное письмо, созданное процессом «Запросить отзыв», статус проблемы автоматически изменится на «Открыта» и сообщение электронной почты от репортера будет добавлен в качестве комментария к этому выпуску.

Апрель 2013. Это самый простой рабочий процесс с 6 статусами:

Созданные задачи имеют статус по умолчанию Открыто. Доступны следующие параметры рабочего процесса: «Начать выполнение», «Запросить отзыв» и в раскрывающемся меню кнопки «Рабочий процесс»: «Решить проблему», «Закрыть проблему», «Отметить как спам».

Выбор параметров рабочего процесса изменяет статус проблемы. Затем вы можете использовать статус, чтобы отслеживать, как продвигается работа над проблемой (в том числе в поиске, фильтрах и информационных панелях).Для задач с разным статусом могут быть доступны разные кнопки рабочего процесса. Например, если вы выберете «Начать выполнение», проблема будет иметь статус «Выполняется», и появится новая кнопка, которая позволит вам «Остановить выполнение».

Если вы закроете задачу, статус будет закрыт, и появится новая кнопка, которая позволяет вам «Повторно открыть» задачу (все остальные параметры рабочего процесса больше не доступны, если вы не откроете задачу повторно).

4

0 Начало

0 STOP Progress

0 ОТКРЫТЬ

0 запрос Обратная связь

0 Ожидание отзывов

0 Resolve
  • 4 Закрыть 4
  • 4 REPENET
  • Решено
    закрытыми (с типом спама)

    Если проблема имеет статус «Ожидание отзыва» и репортер отвечает на электронное письмо, созданное процессом «Запросить отзыв», статус проблемы автоматически изменится на «Открыто», а электронное письмо от репортера будет добавлено в качестве комментария к этой проблеме. .

    Полное руководство по рабочим процессам Jira

    Если вы хотите узнать все о рабочих процессах Jira и о том, как их использовать для оптимизации производительности вашей команды, это подробное руководство для вас.

    Самое лучшее в Jira, как вы узнаете из этого руководства, — это ее гибкость. Независимо от того, какой у вас бизнес, вы можете использовать его для создания индивидуальных рабочих процессов, обеспечивающих прозрачность ваших процессов.

    Мы познакомимся с возможностями рабочих процессов Jira и поможем вам понять, как именно они работают. Мы также расскажем о пошаговом процессе создания рабочего процесса Jira и о том, как вы можете настроить рабочие процессы Jira для своего бизнеса.

    Давайте погрузимся.

    Что такое рабочие процессы Jira?

    Шаги, которые выполняют ваши команды для создания, обработки и решения проблемы, вместе называются рабочим процессом.

    Эти рабочие процессы действуют как стандартные рабочие процедуры, которые можно применять в вашей организации.Четко определенные рабочие процессы также помогут вам связать различные проблемы и создать модели эскалации для более быстрого решения. Рабочие процессы также помогают более эффективно управлять рабочей нагрузкой.

    Jira Workflows помогают стандартизировать рабочие процессы с помощью централизованной платформы Jira, чтобы ваши команды точно знали, какие шаги следует выполнять каждый раз, когда они сталкиваются с проблемой или им нужно выполнить задачу.

    Рабочие процессы находятся на скрам-досках Jira и досках Канбан. Рабочий процесс по умолчанию в скрам-досках Jira состоит из трех этапов: «Сделать», «Выполняется», «Готово».

    Вот как они отображаются на скрам-досках Jira.

    Каждый этап может иметь несколько статусов, которые вы можете присвоить своим задачам.

    Например, этап «Выполняется» можно разделить на несколько таких шагов.

    При необходимости вы всегда можете создать более сложные и даже основанные на условиях рабочие процессы.
    Но, как правило, всегда лучше начинать с простого трехэтапного рабочего процесса, чтобы избежать путаницы.

    Поскольку каждый бизнес использует уникальные процессы, Jira позволяет создавать разные рабочие процессы для разных типов задач и команд внутри вашей компании.

    Как работают рабочие процессы Jira

    Рабочие процессы Jira помогают наметить путь, по которому ваши команды решают проблему. Они находятся либо на доске scrum, либо на доске Kanban в Jira, где вы можете использовать интерфейс перетаскивания досок Jira для перемещения задач с одного этапа рабочего процесса на другой.

    Чтобы полностью понять, как работают Jira Workflows, вам необходимо понять их общие термины.

    Рабочий процесс: путь, по которому ваша команда решает проблему.

    Схема рабочего процесса: набор ассоциаций, которые позволяют связать различные задачи с рабочими процессами. Схема рабочего процесса имеет несколько рабочих процессов, связанных с разными типами задач. Когда вы обрабатываете конкретный тип задачи, активируется соответствующий рабочий процесс. Вы можете связать схему рабочего процесса с одним или несколькими проектами в Jira.

    Выпуск: Проблема или задача под рукой. Проблема входит в ваш рабочий процесс с начальной стадии и переходит между различными стадиями в зависимости от вашего процесса, пока не будет решена.

    Состояние: состояние проблемы в рабочем процессе. Он показывает вам, где проблема находится в рабочем процессе, на основе которого вы можете назначать членов команды или применять соответствующие процедуры.

    Статусы — это основные элементы рабочего процесса, которые также определяют его сложность. Простой рабочий процесс может состоять всего из трех этапов, таких как «Сделать», «Выполняется» и «Готово».

    Но если ваш бизнес связан со сложными и многоэтапными процессами, вы можете добавить в свой рабочий процесс новые статусы.В зависимости от сложности вашего рабочего процесса проблема может иметь статус несколько раз.

    Помните, что статусы в Jira универсальны для всех рабочих процессов. Это означает, что если вы отредактируете статус, это повлияет на все рабочие процессы, которые его используют. Итак, как правило, старайтесь не редактировать существующий статус, не измерив его влияние на другие рабочие процессы.

    Переход: описание того, как проблема перемещается между различными статусами в вашем рабочем процессе. Они могут быть односторонними или двусторонними, в зависимости от сложности вашего рабочего процесса.Вы также можете создавать плавные переходы или переходы на основе условий. Например, вы можете установить условия, которые должны быть выполнены, прежде чем задача сможет перейти в следующий статус.

    В отличие от статусов, переходы относятся к отдельным рабочим процессам. Это означает, что вы можете редактировать переходы, не беспокоясь об их влиянии на другие рабочие процессы.

    Правопреемник: физическое или юридическое лицо, ответственное за вопросы с определенным статусом. В зависимости от вашего рабочего процесса у вас может быть несколько назначений для статуса.

    Решение: условие, на основании которого проблема может считаться закрытой в вашем рабочем процессе.

    Jira предоставляет визуальный интерфейс перетаскивания для создания рабочих процессов путем добавления новых статусов, переходов и разрешений.

    Этот визуальный интерфейс можно использовать для добавления новых статусов на этап рабочего процесса или создания переходов между различными статусами. Это также позволяет относительно легко создавать сложные рабочие процессы на основе условий «если-то».

    Чтобы использовать рабочий процесс, необходимо добавить его в схему рабочего процесса и связать эту схему рабочего процесса с проектом.

    Вы можете включить рабочий процесс в несколько схем рабочего процесса, чтобы использовать их с различными проектами.

    Пример №1: Рабочий процесс для библиотеки

    Давайте рассмотрим пример рабочего процесса Jira, разработанного для публичной библиотеки, где участники берут и возвращают книги в соответствии с политиками библиотеки.

    Вот визуальное представление рабочего процесса библиотеки.

    Вот рабочий процесс для каждой книги, выпущенной из библиотеки.

    Шаг 1: Покупатель обращается в библиотеку
    Шаг 2: Выписка с книгой
    Шаг 3: Регистрация для возврата книги
    Шаг 4: Библиотека оценивает книгу на предмет ее пригодности для распространения.Если да, то сервис восстановлен. Если нет, то на пенсии.

    Как видите, это более сложный рабочий процесс по сравнению с простыми, которые мы видели ранее, в которых использовались только односторонние переходы.

    Пример № 2: процесс проверки кода

    Давайте рассмотрим еще один пример рабочего процесса. На этот раз цель состоит в том, чтобы просмотреть и утвердить или отклонить код, назначенный группе контроля качества.

    Вот визуальное представление рабочего процесса.

    Вот что происходит в этом рабочем процессе.

    Шаг 1. Проблема возникает, когда группе контроля качества назначается проверка кода.
    Шаг 2. В состоянии «Выполняется» код готов к отправке на проверку.
    Шаг 3. На этом этапе проверяется код. Если он проходит проверку, он отправляется на следующий шаг. Если он не прошел проверку, он возвращается к предыдущему шагу.
    Шаг 4: Неутвержденный код отправляется обратно, и по нему больше нет прогресса.
    Шаг 5. Утвержденный код передается следующему рабочему процессу.

    Как и в предыдущем примере, этот рабочий процесс также использует двусторонние переходы на основе условий, определенных в рабочем процессе.

    Как начать работу с рабочими процессами Jira

    Теперь, когда вы понимаете, как работают рабочие процессы Jira, давайте углубимся в реальный процесс создания рабочих процессов.

    Вот шаги, которые необходимо выполнить.

    Шаг 1. Войдите в свою учетную запись Jira.
    Шаг 2. Нажмите значок «Настройки», чтобы открыть меню.

    Шаг 3. В меню «Настройки» нажмите Проблемы

    Шаг 4. В левом меню страницы «Проблемы» щелкните Workflows.

    Шаг 5. На этой странице вы можете либо создать новый рабочий процесс, либо импортировать рабочий процесс из Jira Marketplace. Для этого поста мы создадим новый рабочий процесс, нажав «Добавить рабочий процесс ».


    Шаг 6. Назовите свой рабочий процесс и добавьте описание.


    Шаг 7: Нажмите Добавить , чтобы перейти к визуальному конструктору рабочих процессов.

    В визуальном построителе рабочего процесса вы можете увидеть состояние запуска проблемы по умолчанию с начальным переходом.

    Шаг 8. Чтобы добавить новый статус в рабочий процесс, нажмите Добавить статус .

    Шаг 9. Выберите статус в раскрывающемся меню.

    Шаг 10: Нажмите Добавить , чтобы создать статус.

    Шаг 11: Чтобы создать переход к вашему новому статусу, нажмите Добавить переход .

    Шаг 14: Выберите начальную точку и место назначения перехода.

    Шаг 15. Назовите переход

    Шаг 16: Нажмите Добавить , чтобы продолжить.

    Шаг 17: Нажмите Добавить статус , чтобы создать еще один статус в рабочем процессе.

    Шаг 18. На этот раз мы создадим новый статус, которого нет в списке. Введите название статуса, который вы хотите создать.

    Шаг 19: Нажмите Добавить , чтобы продолжить.
    Шаг 20. Выберите категорию для вашего нового статуса из трех категорий по умолчанию — «Делать», «Выполняется» и «Готово». Для этого статуса мы выберем In Progress .

    Шаг 21: Нажмите C , чтобы повторить , чтобы добавить статус в рабочий процесс.Таким образом вы можете добавить столько статусов, сколько захотите.

    Шаг 22. Создайте переходы для каждого состояния так же, как мы это делали в шагах с 11 по 16.

    Шаг 23. Чтобы создать конечную точку рабочего процесса, добавьте еще один статус.

    Шаг 24. Поскольку наш рабочий процесс предназначен для утверждения содержимого блога, назовите состояние конечной точки как «Опубликовать».

    Шаг 25: Чтобы настроить Публикацию как завершающий статус, выберите Готово в меню категорий.

    Шаг 26: Нажмите Создать , чтобы продолжить.

    Шаг 27. Чтобы создать заключительный переход к рабочему процессу, нажмите Добавить переход .

    Шаг 28: Выберите соответствующие начальный и конечный статусы.

    Шаг 29. В меню «Экран» выберите «Разрешить проблему». Экран .

    Шаг 30: Нажмите Добавить , чтобы продолжить.

    Теперь вы можете просмотреть весь рабочий процесс на снимке экрана ниже.

    Вот что происходит в этом рабочем процессе.

    • Вопрос открывается при создании идеи статьи.
    • Идея передана в редакцию, которая ее рассматривает.
    • В случае неудачной проверки идея возвращается на доработку.
    • Если идея одобрена, она отправляется на следующий этап.
    • Одобренные идеи отправляются на публикацию.

    Это простой рабочий процесс, который редакция может использовать для оценки идей контента.

    Передовой опыт рабочего процесса Jira

    Вот некоторые моменты, которые необходимо учитывать при использовании рабочих процессов Jira или создании пользовательских рабочих процессов для вашего бизнеса.

    По возможности полагайтесь на рабочие процессы по умолчанию

    Вот золотое правило рабочих процессов Jira — не создавайте новый рабочий процесс, если он вам действительно не нужен.

    Рабочие процессы Jira по умолчанию просты и применимы для большинства предприятий, поскольку они были разработаны после тщательного исследования.

    Старайтесь использовать их всякий раз, когда это возможно, потому что это поможет вам избежать ненужных шагов рабочего процесса и путаницы среди членов вашей команды.

    Однако, если вашему бизнесу действительно нужен индивидуальный рабочий процесс, нет ничего плохого в его создании.

    Привлечение всех заинтересованных сторон

    При создании настраиваемого рабочего процесса очень важно получить информацию от всех соответствующих заинтересованных сторон процесса. Расскажите, почему вам нужен индивидуальный рабочий процесс, и попросите ключевых заинтересованных лиц разработать и/или предоставить отзывы о наиболее практичном рабочем процессе в соответствии с потребностями вашей команды.

    Опять же, начните с простого и добавляйте новые шаги/статусы только при необходимости.

    Оптимизируйте рабочие процессы

    После того, как вы создадите рабочий процесс с участием всех соответствующих заинтересованных сторон, вам необходимо просмотреть его на предмет возможных областей улучшения и лазеек.

    Вы можете сделать это, сделав рабочий процесс частью своих операций и запросив отзывы у своих команд. Если вы видите блокировки на разных этапах рабочего процесса или обнаружите, что ваша команда испытывает трудности с прозрачной коммуникацией, пересмотрите свой рабочий процесс.

    Оптимизация рабочего процесса часто требует нескольких итераций, поэтому не стесняйтесь пересматривать свой рабочий процесс столько раз, сколько необходимо.

    Управление разрешениями пользователей

    Jira имеет различные роли пользователей с уникальными разрешениями. Например, только администраторы могут создавать и редактировать рабочие процессы.Администраторы доски имеют ограниченные права на редактирование, но не могут создавать или удалять рабочие процессы.

    Помните об этих разрешениях при назначении ролей разным членам команды, поскольку вы хотите ограничить разрешения на редактирование рабочего процесса только наиболее важными членами команды.

    рабочих процессов и схем рабочих процессов jira

    В этом учебном пособии по JIRA мы узнаем о расширенной конфигурации рабочего процесса JIRA. Вы также узнаете о расширенных концепциях рабочего процесса, таких как условия, валидаторы, триггеры, пост-функции и экраны перехода.

    Узнайте о схеме рабочего процесса JIRA в этом руководстве по рабочему процессу JIRA. Мы узнаем, как связать новый рабочий процесс JIRA с новой схемой рабочего процесса.

    В этом руководстве по рабочему процессу JIRA мы узнаем о пост-функциях рабочего процесса JIRA. Почтовые функции JIRA выполняют любую дополнительную обработку, необходимую после выполнения перехода, например, обновление полей в задачах.

    В этом руководстве по рабочему процессу JIRA мы узнаем о валидаторах рабочего процесса JIRA.Валидаторы — это проверки, которые гарантируют, что любой ввод, сделанный для перехода, действителен до того, как переход будет выполнен.

    Обзор функций рабочего процесса

    В этом разделе вы найдете всю необходимую информацию о рабочем процессе в DWKit. Начните с просмотра нашего видеоурока!

    Видеоурок

    Возможности рабочего процесса в панели администратора

    Управление схемами

    Схемы процессов создаются в интерфейсе панели администратора, расположенном в Схемы рабочего процесса/управления .Когда мы создаем новую схему, DWKit требует дать ей имя. Это имя на самом деле является кодом схемы, и это очень важный аспект. Используется для создания процесса по схеме. т.е. DWKit указывает Workflow Engine.NET создать процесс для определенного документа с определенным кодом схемы (именем). Знание этого имени помогает вам искать процесс в системе, когда вам нужно выполнить с ним нестандартную операцию. Интерфейс создания/редактирования схемы процесса выглядит так, как показано ниже.

    Элементы управления в этом интерфейсе имеют следующие функции:

    1. Переход на интерфейс со всеми доступными схемами рабочего процесса.
    2. Код открытой схемы (имя).
    3. Сохранить — сохраняет схему. Подробнее об обновлении старого процесса до новой схемы (т. е. об управлении версиями схемы) читайте в разделе «Обновление схемы».
    4. Скачать — схема загрузки XML файла.
    5. Загрузить — позволяет загрузить XML-файл схемы.
    6. Очистить схему — удаляет все элементы схемы.

    Ниже вы найдете элементы управления Workflow Engine.NET Designer со ссылками на соответствующие разделы документации.

    1. Кнопка Undo — отменить предыдущее действие в дизайнере.
    2. Кнопка «Повторить » — повторяет предыдущее действие в дизайнере.
    3. Создает новую активность.
    4. Создает новую встроенную активность.
    5. Копирует выбранные элементы схемы.
    6. Удаляет выбранные элементы схемы.
    7. Доступ к интерфейсу редактирования, добавления и удаления Актеров. Это связано с созданием правил доступа пользователей к командам схемы.
    8. Доступ к интерфейсу редактирования, добавления и удаления Команд.т.е. команды, которые отображаются пользователю и которые он может выполнять.
    9. Доступ к интерфейсу редактирования, добавления и удаления Таймеров.
    10. Доступ к интерфейсу редактирования, добавления и удаления Код действия . Действия кода — это код внутри схемы, который может выполняться как Действие или Правило (также известное как Правило авторизации).
    11. Доступ к интерфейсу редактирования, добавления и удаления параметров процесса.
    12. Доступ к интерфейсу локализации схемы процесса.
    13. Помечает эту схему как доступную для встраивания.
    14. Обновляет открытую схему схемой, сохраненной в базе данных. Внимание! Эта кнопка сбрасывает все несохраненные изменения!
    15. Автоматическое выравнивание элементов схемы на холсте.
    16. Включает режим отображения расширенной информации об элементах схемы.
    17. Открывает легенду, в которой описаны все схемы условных знаков.
    18. В этом режиме вы можете перемещать холст, нажав и удерживая левую кнопку мыши.Если этот режим выключен, удерживание левой кнопки мыши приводит к появлению рамки выбора элементов.
    19. Включает дизайнерский дисплей в полноэкранном режиме.
    20. Задает положение схемы по умолчанию и масштаб 100%.
    21. Увеличить.
    22. Уменьшить масштаб.
    23. Текущее значение масштаба.
    24. Отображает текущее/максимально возможное количество Активностей в схеме. Максимально возможное количество определяется лицензионным ключом.
    25. Отображает текущее/максимально возможное количество Переходов в схеме.Максимально возможное количество определяется лицензионным ключом.
    26. Отображает текущее/максимально возможное количество Команд в схеме. Максимально возможное количество определяется лицензионным ключом.
    27. Это активность. Он может представлять как промежуточное, так и стационарное состояние процесса. Он также может определять бизнес-состояние процесса или State . Подробнее о различиях между Activity и State читайте здесь. Действия, которые необходимо выполнить, задаются с помощью Actions.
    28. Это Переход. В центре отображается название Команды, запускающей этот переход. Маленький значок человечка слева от названия команды означает, что этот переход доступен только для определенных пользователей.
    29. Это Переход. Слева вы можете видеть значок таймера, а название этого таймера находится в центре. При этом переход будет запущен автоматически в соответствии с настройками таймера.
    30. Это условный переход. Вы можете установить условие, которое должно возвращать true для выполнения этого перехода, используя Условие (Действие).
    31. Это еще один условный Переход. Однако он выполняется, если все остальные условные переходы не могут быть выполнены, потому что их условия вернули false . Другими словами, это последний else в операторе if..then..else .

    Управление экземплярами

    Все процессы, созданные в системе, отображаются в интерфейсе Рабочий процесс/Управление экземплярами в панели администратора. Применить фильтр для поиска экземпляров.

    Возможна следующая фильтрация. Если задано несколько условий, они объединяются друг с другом по И.

    1. Идентификатор процесса — идентификатор руководства процесса. Если ваша сущность рабочего процесса (форма) имеет первичный ключ guid, идентификатор процесса будет совпадать с ним.
    2. Схема — код схемы (наименование).
    3. Статус — статус выполнения процесса. Подробнее о статусах и их значениях читайте в разделе Жизненный цикл обычного процесса.
    4. Имя текущей активности процесса.
    5. Текущее бизнес-состояние процесса. Подробнее о различиях между Activity и State читайте здесь.

    Дважды щелкните объект процесса, чтобы открыть конструктор схем в режиме только для чтения. Здесь вы можете изменить состояние процесса и статус .

    Этот интерфейс немного отличается от интерфейса редактирования схемы процесса. Давайте посмотрим на различия.

    1. Идентификатор руководства процесса.
    2. Переход к редактированию схемы. Обратите внимание, что это переход на схему всех процессов, созданных этой схемой, а не на схему конкретного процесса. Подробнее об обновлении старых процессов до новой схемы (т. е. об управлении версиями схемы) читайте в разделе «Обновление схемы».
    3. Установка нового бизнес-состояния для процесса.
    4. Установка нового статуса процесса.
    5. Кнопка, отображающая все параметры для определенного процесса.
    6. Текущая деятельность.

    Прочие характеристики

    О других возможностях можно прочитать в отдельных разделах документации:

    Функции рабочего процесса на сервере

    Обратите внимание на эти объекты на стороне сервера.

    • Среда выполнения рабочего процесса является основным объектом, который управляет выполнением процесса на сервере. Он настраивается в классе OptimaJet.DWKit.Application/WorkflowInit.cs. Среда выполнения рабочего процесса полностью настроена в DWKit. Однако обратите внимание на следующий код и методы в этом классе:
      • runtime.OnWorkflowError += (sender, args) => {...} — это обработчик ошибок. Возможно, вы захотите изменить его.
      • ActivityChanged (...) — этот метод вызывается при переходе процесса от одного действия к другому.
      • .WithActionProvider(ActionProvider ?? new ActionProvider()) — здесь установлен поставщик действия. Он уже включен в проект, но вы можете его изменить.
      • .WithRuleProvider(RuleProvider ?? новый RuleProvider()) — здесь устанавливается поставщик правил. Он уже включен в проект, но вы можете его изменить.
      • .WithTimerManager(TimerManager ?? new TimerManager()) — здесь установлен менеджер таймеров. Таймеры в Workflow Engine.NET без него работать не будет.
    • OptimaJet.DWKit.Application/WorkflowActions.cs — поставщик действий, включенный в проект DWKit.
    • OptimaJet.DWKit.Application/RuleProvider.cs — поставщик правил, включенный в проект DWKit.
    • WorkflowController — клиент взаимодействует с сервером через этот контроллер. Это полностью описано здесь.

    Схемы рабочих процессов

    Несмотря на то, что рабочие процессы определяют и моделируют бизнес-процессы, все же должен быть способ сообщать JIRA о ситуациях, в которых следует применять рабочие процессы.Как и в случае с другими конфигурациями в JIRA, это достигается за счет использования схем. Как мы видели в предыдущих главах, схемы действуют как автономные, повторно используемые единицы конфигурации, которые связывают определенные параметры конфигурации с проектами и, возможно, типами задач.

    Схема рабочего процесса устанавливает связь между рабочими процессами и типами задач. Схема может быть применена к нескольким проектам. После применения рабочие процессы в схеме становятся активными.

    Для просмотра рабочего процесса и управления им схемы, выполните следующие действия:

    1. Войдите в JIRA как администратор JIRA.
    2. Щелкните Администрирование в верхней строке меню.
    3. Выберите Схемы рабочего процесса в разделе Рабочие процессы , чтобы открыть страницу Схемы рабочего процесса , как показано на следующем снимке экрана:

    На странице Схемы рабочего процесса показана ассоциация рабочего процесса каждой схемы. Например, на предыдущем снимке экрана мы можем см. , что для Схема рабочего процесса разработки тип проблемы Ошибка назначается с Рабочий процесс ошибки , а тип проблемы Новая функция назначается Рабочий процесс новой функции .Он также показывает, активна ли схема рабочего процесса, то есть используется ли она проектом.

    Создание схемы рабочего процесса

    JIRA позволяет создавать новые схемы рабочего процесса, чтобы связать рабочие процессы с типами задач. Это позволяет вам сгруппировать все ваши ассоциации в единую повторно используемую единицу (схему), которую можно применять к нескольким проектам:

    1. Перейдите на страницу Схемы рабочего процесса .
    2. Нажмите кнопку Добавить схему рабочего процесса . Это приведет вас к диалоговому окну Добавить схему рабочего процесса .
    3. Укажите понятное имя для новой схемы рабочего процесса. Например, вы можете назвать свой рабочий процесс в честь типа проекта/задачи, к которому он будет применяться.
    4. Укажите необязательное описание.
    5. Нажмите кнопку Добавить , чтобы создать схему рабочего процесса.

    После создания новой схемы вы вернетесь на страницу Схемы рабочего процесса , и она будет указана в таблице доступных схем рабочего процесса.

    При первом создании новой схемы рабочего процесса она пуста.Это означает, что он не содержит ассоциаций рабочих процессов и типов задач. Далее вам нужно настроить ассоциации, назначив рабочие процессы типам задач.

    Настройка схемы рабочего процесса

    Схемы рабочего процесса содержат ассоциации между типами задач и рабочими процессами. После того, как вы создали схему рабочего процесса, вам необходимо настроить и поддерживать ассоциации по мере изменения ваших требований. Например, когда в проекты с использованием схемы рабочего процесса добавляется новый тип задачи, может потребоваться добавить явную связь для нового типа задачи.

    Чтобы настроить схему рабочего процесса, выполните следующие действия:

    1. Перейдите на страницу Схемы рабочего процесса .
    2. Щелкните ссылку Назначить для схемы рабочего процесса, которую вы хотите настроить. Вы перейдете на страницу «Назначить рабочие процессы и типы задач» , как показано на следующем снимке экрана:

    На этой странице вы сможете просмотреть список существующих ассоциаций, создать новые ассоциации для типов задач и удалить ассоциации. которые уже не актуальны.

    Назначение рабочего процесса типу задачи

    Тип задачи и рабочий процесс имеют отношение «многие к одному». Это означает, что каждый тип задачи может быть связан с одним и только одним рабочим процессом. Один рабочий процесс может быть связан с несколькими типами задач. Это правило применяется для каждой схемы рабочего процесса, поэтому у вас может быть другая ассоциация одного и того же типа задачи в другой схеме рабочего процесса.

    Когда вы добавите новую связь, JIRA предоставит вам список типов задач, у которых нет связей, и список всех доступных рабочих процессов.После того как вы назначили рабочий процесс типу задачи, он больше не появится в списке, пока вы не удалите исходную связь.

    Среди списка типов задач есть опция Все неназначенные типы задач . Этот параметр действует как универсальный вариант для типов задач, которые не имеют явной связи. Это очень удобная функция, если все типы задач в вашем проекте должны иметь один и тот же рабочий процесс; вместо того, чтобы сопоставлять их вручную по одному, вы можете просто назначить рабочий процесс всем с помощью этой опции.Этот параметр также важен, поскольку новые типы задач добавляются и назначаются проекту; они будут автоматически назначены рабочему процессу catch all. Если у вас нет ассоциации Все неназначенные типы задач , новым или неназначенным типам задач будет назначено использование базового рабочего процесса jira по умолчанию. Как и в случае с обычными типами задач, у вас может быть только одна универсальная ассоциация.

    Примечание

    Если все типы задач будут использовать один и тот же рабочий процесс, используйте параметр Все неназначенные типы задач .

    Чтобы связать тип задачи с рабочим процессом, выполните следующие действия:

    1. Перейдите на страницу Назначить рабочий процесс и тип задачи для рабочего процесса, который вы хотите настроить.
    2. Нажмите кнопку Связать тип задачи с рабочим процессом . Это вызовет диалоговое окно Assign Workflow to Scheme .
    3. Выберите тип задачи, для которого необходимо добавить связь.
    4. Выберите рабочий процесс для привязки к типу задачи.
    5. Нажмите кнопку Назначить , чтобы создать ассоциацию, как показано на следующем снимке экрана:

    После добавления ассоциации вы вернетесь на страницу Настройка рабочих процессов для схемы , и новая ассоциация будет быть занесены в таблицу ассоциаций.

    Редактирование/удаление ассоциации

    После того, как вы связав тип задачи с рабочим процессом в схеме, вы не можете добавить новую ассоциацию для того же типа задачи. Также нет опции редактирования для изменения ассоциации. Что вам нужно сделать, так это удалить существующую ассоциацию и создать новую, выполнив следующие действия:

    1. Перейдите на страницу Assign Workflow & Issue Type для рабочего процесса, который вы хотите настроить.
    2. Щелкните ссылку Удалить для ассоциации, которую вы хотите удалить.Вам будет предложено удалить ассоциацию.
    3. Нажмите кнопку Удалить , чтобы подтвердить удаление.

    После удаления ассоциации вы сможете создать новую для данного типа задачи. Если вы не назначите новый рабочий процесс типу задачи, ему будет предоставлен либо универсальный рабочий процесс (если он есть), либо рабочий процесс jira по умолчанию.

    Редактирование схемы рабочего процесса

    Вы можете сохранить детали своей схемы рабочего процесса, обновив ее имя и описание.Часто имя, которое имело смысл в одно время, может не иметь смысла через несколько месяцев:

    1. Перейдите на страницу Схемы рабочего процесса .
    2. Щелкните ссылку Изменить для схемы рабочего процесса, которую вы хотите обновить. Это приведет вас к диалоговому окну Edit Workflow Scheme .
    3. Обновите имя и описание новыми значениями.
    4. Нажмите кнопку Обновить , чтобы применить изменения.

    Удаление схемы рабочего процесса

    Неиспользуемые схемы рабочих процессов можно удалить из JIRA.Схемы рабочих процессов можно удалить только в том случае, если они не используются проектами. Вы не можете удалить схемы рабочих процессов, если они используются одним или несколькими проектами:

    1. Перейдите на страницу Схемы рабочих процессов .
    2. Щелкните ссылку Удалить для схемы рабочего процесса, которую вы хотите обновить. Вам будет предложено подтвердить.
    3. Нажмите кнопку Удалить , чтобы удалить схему рабочего процесса.

    При удалении схемы рабочего процесса вы удаляете ассоциации из системы.Типы задач и рабочие процессы не затрагиваются.

    Копирование схемы рабочего процесса

    Вы также можете делать копии существующих схем рабочего процесса. Когда вы делаете копию, все ассоциации исходной схемы будут скопированы. После копирования обе копии существуют как отдельные объекты:

    1. Перейдите на страницу Схемы рабочего процесса .
    2. Щелкните ссылку Копировать для схемы рабочего процесса, которую вы хотите скопировать.

    В отличие от большинства других операций копирования в JIRA, вам не будет предлагаться страница копирования с запросом нового имени и описания новой схемы рабочего процесса.Вместо этого JIRA немедленно создаст копию схемы рабочего процесса с предопределенным именем. Например, если вы скопировали рабочий процесс с именем «jira», копия будет называться «Копия jira».

    Копирование схем рабочего процесса может оказаться очень удобным, когда вам нужно внести изменения в конфигурацию. Как мы видели, вы не можете настраивать или редактировать существующие схемы рабочего процесса, если они активны. Обычно это означает, что вам нужно удалить все ассоциации между проектами и схемой рабочего процесса одну за другой, прежде чем вы сможете внести свои изменения.Как мы увидим позже в этой главе, изменение ассоциаций рабочего процесса иногда может быть довольно разрушительным.

    Таким образом, лучше сначала сделать копию схемы рабочего процесса, которую вы хотите изменить, и сначала применить ваши изменения к копии. Затем вы обновляете проекты, чтобы использовать новую схему рабочего процесса. Этот подход по-прежнему требует обновления проектов один за другим, но дает следующие преимущества:

    • Меньше помех для пользователей, поскольку проекты не изменяются до тех пор, пока не будут готовы изменения схемы рабочего процесса
    • Более простой переход при обновлении проектов на новая схема рабочего процесса (как мы увидим позже в этой главе)
    • Предоставляет вам песочницу для экспериментов без риска нарушения существующих конфигураций
    • Позволяет вам иметь систему управления версиями со старой и новой схемой рабочего процесса ( например, скопированная схема может называться Схема рабочего процесса разработки 2.0 ), что позволяет легко найти и вернуться к старой схеме

    Активация схемы рабочего процесса

    Схемы рабочего процесса неактивны по умолчанию после их создания. Это означает, что в JIRA нет проектов, использующих схему рабочего процесса. Чтобы активировать схему рабочего процесса, вам нужно выбрать схему и применить ее к проекту.

    При назначении схемы рабочего процесса проекту необходимо выполнить три основных шага:

    1. Выберите проект, который будет использовать схему рабочего процесса.
    2. Выберите схему рабочего процесса для применения
    3. Сопоставьте все различия между старым и новым рабочим процессом и примените изменение.

    Связывание схем рабочих процессов с проектами необходимо выполнять на уровне проекта, на вкладке Рабочие процессы на странице администрирования проекта. JIRA 5 внесла много изменений на эту страницу. Они следующие:

    • Первое изменение заключается в том, что вы сможете видеть как в режиме диаграммы, так и в текстовом режиме каждый рабочий процесс и ассоциацию типа задачи применяемой в настоящее время схемы рабочего процесса.
    • Второе изменение — вы сможете напрямую работать с рабочими процессами и схемой рабочего процесса. Например, вы сможете редактировать рабочий процесс напрямую, нажав кнопку Изменить , или добавить новую ассоциацию типа задачи рабочего процесса, нажав кнопку Добавить рабочий процесс . Обратите внимание, что на самом деле вы не создаете новый рабочий процесс, а просто связываете типы задач с существующим рабочим процессом.

    Эти изменения значительно облегчают администраторам быстрое определение того, как все взаимосвязано, без необходимости переходить туда и обратно между различными страницами конфигурации:

    После того, как вы просмотрели и решили, что вам нужно применить новый рабочий процесс схемы, необходимо:

    1. Нажмите на кнопку Switch Scheme .
    2. Выберите схему рабочего процесса для использования.

    На странице подтверждения, в зависимости от различий между текущим и новым рабочим процессом, вам будет предложено принять решение о миграции для существующих проблем. Например, если в текущем рабочем процессе есть шаг с именем Открыто повторно , а в новом рабочем процессе нет (или есть что-то эквивалентное, но с другим идентификатором), вам нужно указать новый шаг, чтобы поместить проблемы, которые в настоящее время находятся в . Повторно открыт шаг .После сопоставления JIRA начнет перенос существующих задач на новый шаг, используя следующие шаги:

    1. Выберите новые шаги рабочего процесса для существующих задач, которые находятся в шагах, которых нет в новом рабочем процессе.
    2. Нажмите кнопку Associate , чтобы начать миграцию, как показано на следующем снимке экрана:

    После начала миграции JIRA отобразит индикатор выполнения, показывающий вам прогресс. В зависимости от количества проблем, которые необходимо перенести, этот процесс может занять некоторое время.Рекомендуется выделить временные рамки для выполнения этой задачи, так как для больших экземпляров она может быть весьма ресурсоемкой.

    Примеры того, как эта автоматизация помогает упростить ваши проекты

    Любые организационные изменения сложны, независимо от того, насколько они малы или велики. Отслеживание рабочих процессов также может быть огромной головной болью без программного обеспечения. Однако если вы хотите запустить новый рабочий процесс Jira, создать простой рабочий процесс или предпринять что-то более сложное, существуют инструменты, которые помогут вам.

    Здесь мы рассмотрим несколько примеров рабочего процесса Jira, чтобы вы могли решить, какой вариант лучше всего соответствует потребностям вашей команды.Вы также можете использовать эти примеры в качестве мини-учебников, которые помогут вам управлять простыми задачами, сложными проектами или процессами.

    Когда вы узнаете, как программное обеспечение Jira может помочь вам оптимизировать бизнес-процессы, вы, вероятно, удивитесь, как раньше жили без него.

    Рабочий процесс Jira — это программный плагин, который помогает вам управлять изменениями в организации. Независимо от того, является ли это изменение небольшим, средним или масштабным проектом, эти примеры рабочего процесса Jira помогут вам сориентироваться в задаче.

    Вот почему вам нужен рабочий процесс Jira для управления бизнес-процессами:

    • Управление задачами означает работу с задачами небольшого масштаба. Рабочий процесс Jira поможет вам быстро и эффективно справиться с этими задачами.
    • Управление более крупными проектами требует более сложного рабочего процесса. Здесь вам нужно будет использовать статус «Выполняется», чтобы лучше отслеживать задачи. Вы также можете использовать такие статусы, как «Ожидает утверждения», «Выполняется проверка» и «Проверка завершена» для сложных рабочих процессов.
    • Рабочий процесс Jira включает статусы и разрешения для нескольких задач. Этот уровень рабочего процесса демонстрирует, насколько многогранное управление задачами может стать массовым. Рабочий процесс управления процессами подходит для управления бизнес-процессами или процессами разработки.

    Вы можете использовать стандартный рабочий процесс, новый рабочий процесс или пользовательскую автоматизацию рабочего процесса в зависимости от процесса изменения, который вы хотите выполнить. Мы рассмотрим эти три категории чуть позже.

    Важные элементы рабочего процесса Jira

    Прежде чем углубляться в примеры рабочего процесса Jira, нам необходимо охватить все элементы рабочего процесса.

    Подождите, пока команда не освоит работу с этой системой, чтобы предпринять какие-либо настройки. В противном случае члены гибкой команды могут случайно обойти этапы переноса или завершения, что приведет к неполной записи рабочего процесса.

    Вы познакомитесь с несколькими основными элементами рабочего процесса Jira. Эти элементы включают в себя:

    • Статусы
    • Переходы
    • Назначения
    • Резолюции
    • Образование
    • Post Функции
    • Триггеры
    • Свойства рабочего процесса
    • Схемы рабочего процесса
    • Схема рабочего процесса
    • 5

      Эти статусы отражают, что ответственность за задачи, местоположение задачи, что должно произойти, и завершить работу.

      Постановка задачи «На рассмотрение» может быть первым статусом в процессе из нескольких. Тогда для каждой задачи требуется несколько действий вместо одного.

      Одновременно к задаче Jira применяется только один статус. Либо задача будет «Выполняется», либо «Завершена». Как только администратор Jira сочтет, что все требования для окончательного утверждения выполнены, задача будет отмечена как «Завершенная».

      Несколько задач могут иметь один и тот же статус на протяжении всего их жизненного цикла.

      Программное обеспечение рабочего процесса Jira использует переходы для соединения двух статусов.Переходы получают имена, такие как «Отправить на проверку», которые связывают статусы «Выполняется» и «На рассмотрении».

      Обратите внимание, что только администратор Jira может перемещать задачи между статусами. Вы можете настроить систему таким образом, чтобы она уведомляла различных членов команды о внесении изменений.

      Переходы — это часть элементов рабочего процесса Jira, которые перемещают задачи к решению для завершения жизненного цикла продукта, процесса или проекта.

      Назначенные — это члены команды, отвечающие за решение проблем или рабочих задач.Эта ответственность часто меняется по мере того, как члены команды переводят задачи из одного статуса в другой. Как только уполномоченный завершает задачу, администратор Jira удаляет его имя из задачи.

      4. Решение проблем в рабочем процессе Jira

      Администратор Jira или ответственное лицо с необходимыми разрешениями затем решит задачу. Решенные задачи переводятся в статус «Выполнено», «Исправлено» или «Не исправлено» в зависимости от требуемого статуса.

      Если вам нужно повторно открыть какие-либо решенные проблемы со статусом, вы должны сначала пометить решение как «Устранено».Если проблема не будет устранена, она появится в разных местах, таких как «Выполняется» и «Завершено», что может сбивать с толку.

      Разрешение — это не статус в рабочем процессе проекта Jira, а скорее удаление задачи из системы. Не путайте их.

      Администраторы Jira устанавливают определенные условия на доске Jira, чтобы контролировать, кто может создавать переходы.

      Валидаторы могут разрешать или запрещать переходы в зависимости от определенных ограничений.Ограничения включают, например, предоставление уполномоченным доказательства того, что проблема с задачей может перемещаться по системе.

      Когда вы публикуете функции, вы вносите дополнительные изменения в задачи. Другими словами, вы можете удалить решение после повторного открытия проблемы. Вы также можете публиковать функции для внесения изменений в переходы.

      Триггеры позволяют автоматически активировать переходы при возникновении определенных событий. Одним из примеров триггера является перемещение задачи Agile из раздела «В процессе» в раздел «На рассмотрении» после завершения кода для проекта разработки программного обеспечения.Команда будет хранить этот код либо в облаке Jira, BitBucket, либо в другой облачной системе, где соответствующие заинтересованные лица имеют доступ к работе команды.

      Администратор Jira может задавать определенные свойства для управления переходами. Примером этого может быть отображение решений для членов команды, которые связаны с определенным типом проблемы.

      Схемы рабочего процесса поддерживают рабочий процесс Jira, показывая соответствующие связи между подзадачами, типами задач и новыми статусами.

      Давайте подробнее рассмотрим процесс управления задачами в примерах рабочего процесса Jira.

      Опять же, вы можете использовать программное обеспечение Jira для отслеживания и записи минимальных или нескольких задач. Использование программного обеспечения для записи изменений упрощает командную работу, поскольку многие члены команды могут просматривать одну и ту же историю изменений. Примеры рабочего процесса Jira также дают вам хорошее представление о том, на что способно это программное обеспечение, и о том, как использовать его в своих интересах при управлении разнообразными бизнес-процессами.

      (Совет: Easy Agile Roadmaps для Jira — это простой способ визуализации вашего рабочего процесса.)

      1. Стандартное управление рабочим процессом

      Стандартный рабочий процесс позволяет создать схему рабочего процесса для отслеживания, перемещения и выполнения простых задач с помощью система.Они также помогают выявить узкие места в системе, которые сдерживают прогресс.

      Примером использования этого рабочего процесса может быть написание статей для внутренней коммуникационной кампании. Статьи — это вопросы или новые задачи в списке «To Do». Когда вы начинаете писать каждую статью, вы перемещаете ее в раздел «В процессе». Точно так же, по мере завершения каждой статьи, вы переводите ее в категорию «Готово».

      2. Журнал возможностей рабочего процесса Jira

      Журнал возможностей состоит из проблем продукта, на которые необходимо обратить внимание, прежде чем включить их в рабочий процесс.

      Пользователи Jira могут следовать этому пошаговому рабочему процессу для управления невыполненными задачами:

      • По мере того, как заинтересованные стороны дают отзывы, руководитель проекта становится ответственным за решение этих проблем.
      • Руководитель проекта передает вопросы группе управления портфелем. Команда рассмотрит элементы и решит, включать ли их в список невыполненных работ.
      • Эти возможности оцениваются с точки зрения затрат на разработку и ценности вариантов использования.
      • В качестве альтернативы руководитель группы или портфельный менеджер может разместить эти возможности в Confluence для дальнейшего обсуждения и оценки.
      • Когда у команды есть все необходимые подробности о возможности, Скрам-мастер или валидатор может перевести ее в статус «На рассмотрении».
      • После того, как решение принято, вы можете перенести незавершенную возможность в план разработки или приостановить ее.
      • Группа исследований и разработок использует очередь «Будет доставлено», чтобы показать, какие возможности они хотят включить в будущие версии.Команда R&D сосредоточится на самых важных возможностях для дальнейшего развития.
      • Как только заинтересованные стороны решают использовать определенные возможности для невыполненных работ, они становятся эпосами или историями для релизных проектов.
      • Затем незавершенная возможность переходит в состояние «В разработке». Затем руководитель группы свяжет возможность с соответствующими пользовательскими историями.
      • Когда работа команды завершена, история или эпос закрываются после доставки продукта.

      Easy Agile User Story Maps для Jira позволяет легко добавлять элементы незавершенной работы в вашу Story Map.

      Создавая новый рабочий процесс, вы можете настроить его в соответствии с потребностями вашей команды. Вы можете либо скопировать и вставить существующий рабочий процесс, либо начать с нуля.

      Если вы копируете и вставляете рабочий процесс, обратите внимание, что вы также будете копировать разрешения, которые, возможно, потребуется изменить, чтобы избежать ошибок разрешений.

      В отличие от простого управления собственным стандартным рабочим процессом, вам может потребоваться одобрение мастера Scrum или валидатора Kanban.Затем вы можете включить эти разрешения в новый рабочий процесс, избегая проблемы с передачей старых разрешений по ошибке.

      Затем вы можете настроить рабочий процесс Jira, включив в него статус, например, «Ожидает утверждения», «Окончательная проверка продукта» или «Продукт одобрен».

      Аналогичным образом статус «Выполняется проверка» может помочь проверить качество новых задач. Наконец, статус «Проверка завершена» будет показывать, что рабочие вопросы завершили свой цикл рабочего процесса.Вы также можете использовать переходные экраны при перемещении задач по их жизненному циклу.

      4. Индивидуальный рабочий процесс Jira

      Если над проектом работает несколько разных команд, возможно, вы захотите настроить рабочий процесс в соответствии с их требованиями. Различные команды, от разработки программного обеспечения до маркетинга и отдела кадров, используют программное обеспечение Jira для управления своими рабочими процессами.

      Точно так же вы можете использовать настройки, подобные приведенным выше в примере невыполненной работы по возможностям, чтобы включить статусы, соответствующие требованиям вашего рабочего процесса.Например, специалист по подбору персонала может использовать разные статусы, чтобы указать положение кандидатов на должности в кампании по набору персонала на конкретную должность. Начальный статус может быть «Получено резюме», за которым следует «Возможные кандидаты для собеседования» и так далее до последних статусов, которые могут отражать «Кандидаты для собеседования» и «Кандидат назначен».

      При настройке рабочего процесса сосредоточьтесь на общей картине при работе с надстройками, поскольку они могут усложнить процесс.

      Начните работу с автоматизированными рабочими процессами Jira

      Составьте свой рабочий процесс для базовых проектов или настройте их с помощью дополнительных подключаемых модулей Jira. Если у вас возникли трудности с настройкой рабочего процесса, вы всегда можете обратиться за помощью в службу поддержки Jira.

      Если вы хотите начать с автоматизации рабочего процесса, Easy Agile предлагает два бесплатных рабочих процесса на Atlassian Marketplace для Scrum и Kanban.

      Добавьте к своей новой автоматизации рабочего процесса другие ценные ресурсы, такие как карты пользовательских историй Easy Agile для Jira или дорожные карты Easy Agile для Jira.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.