Особенности электронных счетов-фактур в 2020 году

Электронные счета-фактуры в 2020 году могут применяться наравне с бумажными, но для того, чтобы начать с ними работать, нужно выполнить ряд требований. Об особенностях применения этих электронных документов расскажет наша статья.

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

1. Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174 н).

2. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

3. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ. Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно.

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс: 

Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию…(подробнее смотрите в К+).

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Электронный счет-фактура

Таким образом, налогоплательщик (покупатель), согласно вышеуказанной норме Кодекса, не вправе регистрировать в книге покупок выставленные продавцом счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения.

Поэтому фирма или предприниматель не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные по­ставщику, на основании счета-фактуры, оформленного поставщиком в электронном виде и заверенного электронно-цифровой или факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Также инспекторы неоднократно указывали, что в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановления от 11.05.06 № 283), предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.

Налоговые инспекторы также отмечали, что действие закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, определяющего правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях (п. 2 ст. 1 указанного закона). Счет-фактура же применяется в налоговых правоотношениях, регулируемых Налоговым кодексом. А права предоставления в электронном виде счетов-фактур налогоплательщику кодексом не дано.

К тому же, согласно пункту 6 Правил, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы. Естественно, это принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должен храниться в архиве.

Таким образом, хранить в электронном виде счет-фактуру можно, но при этом в установленные сроки бумажный оригинал придется подшить в Журналы.

Согласитесь, весь смысл электронного документа теряется.

Минфин пришел на помощь

Казалось бы, вопрос с электронными счетами-фактурами пока закрыт. Об использовании в работе безбумажных первичных учетных документов также речи пока не идет. Ни один инспектор не признает расходом операцию, накладную или акт по которой фирма получила по интернет-каналам.

Нельзя так нельзя. Довод организации, что Налоговый кодекс не уточняет, какой именно подписью должен быть завизирован документ (а значит, подпись можно использовать любую) арбитражные судьи пока не рассматривали. В итоге получается, что фирма или предприниматель может пользоваться такой подписью при подписании договоров, вести расчеты с банком и отчитываться по налогам и бухгалтерскому учету. Но вместе с тем оформить счет-фактуру или накладную таким образом не получится.

С недавнего времени разъяснение налоговых вопросов стало относиться к компетенции Минфина России. По наболевшему вопросу, в каком виде можно хранить первичные документы, сотрудники финансового ведомства недавно выпустили письмо от 19.05.2006 г. № 02–14–13/1297. Ответ адресуется бюджетным учреждениям, но его выводы будут интересны и коммерческим организациям.

В письме указывается, что хранить «первичку» в электронном виде можно. При этом ведение бюджетного учета на основании электронных документов с использованием электронной цифровой подписи должно осуществляться при условии соблюдения федеральных законов в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации. При этом чиновники напомнили руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

Возникает вопрос: каким образом соблюдать для электронного документа требования «бумажных» вариантов? Например, печать. Как ее ставить в электронном документе? С подписью ответственных лиц аналогичная проблема. Хотя Минфин России в своем письме от 26.05.04 г. № 04–02–05/2/28 указал, что, в соответствии с пунктом 1 статьи 4 закона от 10.01.2002 г. № 1-ФЗ, электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

 —  сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

 —  подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;  —  электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

То есть электронную подпись финансовое ведомство использовать разрешает. Позицию налоговых инспекторов по поводу электронной подписи мы подробно описали выше. При этом в разрез с письмом Минфина России они не пойдут, так как финансовое ведомство само указало в письмах на то, что электронные документы не должны противоречить законодательству о первичных учетных документах. А уж доказать «несоответствие» инспекторам не составит труда. Со счетами-фактурами ситуация не менее туманная. Налоговая служба достаточно убедительно привела аргументы, что законодательство к электронному виду данного документа не подходит. Таким образом, Минфин, в отличие от налоговых инспекторов, вполне признает использование электронной подписи для первичных документов. Но при этом очень важно отметить — его сотрудники ничего не говорят о легитимности самих электронных документов. В итоге получается замкнутый круг. Электронный документ использовать можно, если он не противоречит законодательству. Противоречие данного вида документа нормативным актам налоговые инспекторы вполне могут доказать. Да еще сотрудники и налогового, и финансового ведомств не забывают напомнить руководителям организаций об ответственности за неправильное ведение учета.

В итоге и компьютер, и Интернет облегчают работу только налоговым инспекторам. В организации же в электронном виде безболезненно можно вести только внутренний документооборот. А вопрос по использованию исключительно электронных форм первичных документов и счетов-фактур по-прежнему остается открытым.

ЭСФ, Электронные счета-фактуры для Казахстана

Наталья
Добрый день! Подскажите пожалуйста, почему при регистрации на ИС ЭСФ, при вводе верного пароля на ЭЦП выдает, что пароль неверный и вводится не латинскими буквами,, при том, что в кабинет НП захожу нормально. Может я пропустила какой-то этап?
28.02.2020 Рожкова Виктория Валерьевна
ЭСФ пользуемся уже 2 года, с февраля 2020 года встали на НДС, как внести серию и номер регистрационный в систему, кто это должен сделать? или нам надо перерегистрироваться?
19.02.2020 Чоропита Л.Н.
Ответьте пожалуйста а а а а!!! С 2020 года не зависимо от того поставлено предприятие на учет по НДС или нет, обязаны выписывать ЭСФ? В частности счета-фактуры на совместное содержание дома? j Людмила.
13.02.2020

НДС выписываете, если стоите на НДС или ваш товар входит в перечень изъятий

Тамара
здравствуйте,подскажите,пожайлуста,как можно выйти правильно из следующей ситуации:в июле 2019 г.покупатель купил товар,был выписан ЭСФ,а в декабре частично возвратил,возвратный ЭСФ можно возвратить в течение 15 дней,времени со дня реализации прошло почти 5 месяцев. Как можно исправить?
27.01.2020

Дополнительный ЭСФ выписывается также в течение 15 дней с даты совершения оборота, т.е. с даты возврата товара

Нурия
Здравствуйте. Подскажите пжл в 2020 г оформление ЭСФ распространяется на всех или только кто плательщик НДС? Спасибо
19.01.2020

только на плательщиков НДС и если выписываете товары входящие в перечень изъятий

Пель Инна
ЭлектроннЫЙ стчет-фактура! мужской род! главное слово счёт! хочется взять красную ручку и ошибки исправить
20.11.2019

Спасибо Инна, мы в курсе. Ранее было так и написано. Но  многие кто ищут данную фактуру,  при правильном написании просто уходят с сайта) не понимают, что это одно и тоже. Поэтому оставили самое популярное написание.

ЮЛИЯ
Здравствуйте. Это платно?
29.10.2019

Добрый день, сервис для тестирования доступен в бесплатном режиме 3 дня.

Арай
ЭСФ запустили, ребята супер, как раз на НДС встаю, как мне подключится в личном кабинете
25.10.2019

В статье все расписано, предварительно зарегистрируйтесь на портале esf.gov.kz , далее с ЛК Mybuh,kz можно отправлять и принимать ЭСФ.

Арман Батырбек
ЭСФ неправильно отправила, можно отозвать?
23.10.2019

ЭСФ всегда можно отозвать

Макпал
Д.Д. как я поняла со статьи , мне необходимо зарегистрироваться на сайте ESF, и далее через Mybuh.kz могу отрпавлять электронную счет фактуру. Наконец то вы запустили ЭСФ, очень рада, спасибо
18.10.2019

да, все верно.после регистрации, можно отправлять ЭСФ с Mybuh.kz

Как выписывают электронные счета-фактуры в РК

В рамках документооборота выписка и просмотр ЭСФ в ИС ЭСФ производится налогоплательщиками, зарегистрированными в качестве участника ИС ЭСФ.

Первый заместитель премьер-министра РК — министра финансов РК своим приказом от 22 апреля 2019 года утвердил Правила выписки счета-фактуры в электронной форме в информационной системе электронных счетов-фактур и его формы, сообщает Zakon.kz.

Так, налогоплательщики осуществляют выписку электронных счетов-фактур (ЭСФ) в порядке, установленном разделом 10 Налогового кодекса и настоящими Правилами, а также нормативными правовыми актами республики, принятыми в реализацию международных договоров, ратифицированных РК.

В рамках документооборота выписка (отправка) и просмотр ЭСФ в ИС ЭСФ производится налогоплательщиками, зарегистрированными в качестве участника ИС ЭСФ.

Контроль перемещения товаров в Модуле осуществляется в автоматическом режиме посредством его наполнения товарами, заявленными (задекларированными) налогоплательщиком, и их списания.

При регистрации в ИС ЭСФ участнику ИС ЭСФ присваиваются следующие статусы:

— физическое лицо;
— индивидуальный предприниматель либо лицо, занимающееся частной практикой;
— юридическое лицо (структурное подразделение юридического лица).

Регистрация юридического лица (структурного подразделения юридического лица) в качестве участника ИС ЭСФ производится исключительно руководителем юридического лица, который назначается по решению учредителя или на основании принятого решения о назначении руководителя в структурное подразделение.

В случае если физическое лицо является руководителем юридического лица (структурного подразделения юридического лица), данная информация подтверждается сведениями из регистрационной базы органов государственных доходов.

Участник ИС ЭСФ, зарегистрированный под статусом «физическое лицо», не выписывает ЭСФ, за исключением случая, когда такое физическое лицо является работником участника ИС ЭСФ — юридического лица (структурного подразделения юридического лица), индивидуального предпринимателя либо лица, занимающегося частной практикой.

Регистрация по каждому статусу производится на основании подписанного отдельного Соглашения об использовании информационной системы электронных счетов-фактур.
Соглашение заверяется ЭЦП налогоплательщика.

Для авторизации участников ИС ЭСФ и заверения электронных документов в системе ИС ЭСФ применяется регистрационное свидетельство в электронной форме Национального удостоверяющего центра РК (НУЦ РК).

Подписание за юридическое лицо (структурное подразделение юридического лица) Соглашения производится с использованием двух ЭЦП, выданных руководителю юридического лица. При этом у руководителя имеется ЭЦП, выданная как физическому лицу, и ЭЦП, выданная как юридическому лицу, в которой содержится индивидуальный идентификационный номер (ИИН) руководителя данного юридического лица.

Руководитель юридического лица (структурного подразделения юридического лица) на основании доверенности, составляемой в электронной форме, определяет уполномоченное физическое лицо, в том числе работника структурного подразделения такого юридического лица, для работы в ИС ЭСФ, а также поверенного (оператора).

При этом руководитель юридического лица наделяет уполномоченное физическое лицо или поверенного правами, позволяющими осуществлять операции в процессе документооборота в ИС ЭСФ от имени такого юридического лица, с указанием срока действия таких прав.

Руководитель юридического лица ,корректирует предоставленные уполномоченному физическому лицу или поверенному права либо лишает этих прав. Он также осуществляет контроль за актуальностью перечня уполномоченных физических лиц или поверенного (оператора) и предоставленных им прав на выполнение действий от имени юридического лица.
Индивидуальный предприниматель либо лицо, занимающееся частной практикой, на основании доверенности, составляемой в электронной форме, определяет уполномоченное физическое лицо для работы в ИС ЭСФ.

При этом индивидуальный предприниматель либо лицо, занимающееся частной практикой, наделяет уполномоченное физическое лицо правами, позволяющими осуществлять операции в процессе документооборота в ИС ЭСФ в пределах возможности создания, просмотра и распечатки ЭСФ, без права заверения ЭСФ, с указанием срока действия таких прав.

В процессе документооборота в ИС ЭСФ выполняются следующие операции:
— создание ЭСФ — заполнение формы в соответствии с требованиями, установленнымистатьями 412 Налогового кодекса и настоящими Правилами;
— заверение счета-фактуры в электронной форме — подписание ЭСФ ЭЦП;
— отправка ЭСФ — отправка созданного и заверенного ЭСФ для осуществления проверки на соответствие требованиям настоящих Правил;
— обработка ЭСФ — процесс осуществления проверки на соответствие требованиям настоящих Правил;
— регистрация ЭСФ — процедура присвоения уникального регистрационного номера ИС ЭСФ. Регистрация ЭСФ производится в случае отсутствия ошибок в процессе обработки;
— выписка ЭСФ — создание ЭСФ, выписанного в соответствии с требованиями, установленными статьями 412 и 413 Налогового кодекса и настоящими Правилами, и заверенного ЭЦП с присвоенным ИС ЭСФ уникальным регистрационным номером;
— получение ЭСФ — доставка ЭСФ, зарегистрированного в ИС ЭСФ, от поставщика товаров, работ, услуг к получателю товаров, работ, услуг;
— просмотр ЭСФ — отображение зарегистрированного ЭСФ;
— передача ЭСФ — доставка импортированного ЭСФ от поставщика товаров, работ, услуг к получателю товаров, работ, услуг;
— отзыв ЭСФ — признание ЭСФ недействительным;
— отклонение ЭСФ — отклонение получателем товаров, работ, услуг действия поставщика по выписке исправленного или дополнительного ЭСФ, либо по отзыву ранее выписанного ЭСФ;
— прием счета-фактуры в электронной форме — импорт документа из других учетных систем налогоплательщика для обработки и регистрации средствами ИС ЭСФ;
— экспорт ЭСФ — сохранение зарегистрированного ЭСФ из ИС ЭСФ, в том числе передача в другие учетные системы.

При осуществлении данных операций ЭСФ приобретает следующие статусы:
— «Не просмотрен» — ЭСФ, выписанный в соответствии с требованиями, установленнымистатьей 412 Налогового кодекса и настоящими Правилами, заверенный ЭЦП, с присвоенным уникальным регистрационным номером, но не просмотренный получателем товаров, работ, услуг;
— «Доставлен» — ЭСФ, выписанный в соответствии с требованиями, установленными статьей 412 Налогового кодекса и настоящими Правилами, заверенный ЭЦП, с присвоенным уникальным регистрационным номером, просмотренный получателем товаров, работ, услуг;
— «Аннулирован» — ЭСФ, аннулированный поставщиком товаров, работ, услуг, с обязательной выпиской исправленного ЭСФ;
— «Отозван — ЭСФ, отозванный поставщиком товаров, работ, услуг;
— «Черновик» — частично заполненный, редактируемый документ, не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
— «Импортированный» — ЭСФ, загруженный в ИС ЭСФ из учетных систем налогоплательщика, по которому проведена проверка на соответствие требованиям настоящих Правил, но не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
— «Ошибочный» — ЭСФ, не прошедший проверку на соответствие требованиям настоящих Правил и не отправленный получателю товаров, работ, услуг;
— «Отклоненный» — ЭСФ, отклоненный получателем товаров, работ, услуг.

В случае выписки счета-фактуры посредством ИС ЭСФ оригиналом (подлинником) ЭСФ является электронный документ, содержащийся в ИС ЭСФ.

В печатной форме ЭСФ допускаются отличия от электронной (экранной) версии ЭСФ. В печатной форме ЭСФ отражаются заполненные поставщиком реквизиты.

Участник ИС ЭСФ в целях документооборота счетов-фактур, выписываемых в электронной форме, использует следующие приложения ИС ЭСФ:
— Web-приложение — позволяющее осуществлять работу в ИС ЭСФ в режиме on-line;
— API-интерфейс — позволяющее внешним учетным системам выполнять в ИС ЭСФ все операции, предусмотренные бизнес-процессами в Web-приложении и desktop-приложении, путем интеграции ИС ЭСФ с учетными системами участников ИС ЭСФ.

ИС ЭСФ позволяет, в том числе, осуществлять:
— прием счетов-фактур, выписанных в учетных системах налогоплательщика, после их проверки на соответствие требованиям, установленным настоящими Правилами;
— обмен сообщениями между участниками ИС ЭСФ в ИС ЭСФ.

ЭСФ выписывается в национальной валюте РК, за исключением случаев, при которых возможно указание в иностранной валюте:
— по сделкам (операциям), заключенным (совершенным) в рамках соглашения (контракта) о разделе продукции;
— по сделкам по реализации товаров на экспорт, облагаемым по нулевой ставке НДС;
— по оборотам по реализации услуг по международным перевозкам, облагаемым по нулевой ставке НДС;
— по оборотам по реализации, облагаемым по нулевой ставке НДС.

Приказ вводится в действие по истечении 10 календарных дней после дня его первого официального опубликования и распространяется на правоотношения, возникшие с 1 января 2019 года.

Больше новостей в Telegram-канале «zakon.kz». Подписывайся!

Вход в электронные счета-фактуры — esf gov kz 8443

Система ИС ЭСФ или электронные счета-фактуры предназначается для создания и отправки заказчику электронных счетов-фактур и других документов без использования бумажных носителей.

К сожалению, в Казахстане пока этим пользуются в основном государственные учреждения и крупные корпорации, которые могут диктовать своим поставщикам условия документооборота.

Итак, давайте ближе к делу и разберем как войти на сайт ЭСФ.

Вход на сайт ИС ЭСФ — электронные счета-фактуры

Переходим на официальный сайт ЭСФ по ссылке — https://esf.gov.kz:8443/esf-web/login

Если вдруг ссылка не работает (это вряд ли), попробуйте просто в поиске вбить ключевую фразу esf gov kz 8443 логин

Если вы впервые на сайте и ранее им не пользовались, выйдет уведомление о необходимости установить специальное приложение — Cryptosocket

Также может быть такое, что вы ранее уже пользовались данным приложением, но оно устарело. Проще всего будет скачать самую актуальную версию и установить ее.

Узнайте подробнее о Cryptosocket для ЭСФ в отдельной статье.

Просто перейдите по предложенной в уведомлении ссылке, скачайте и установите приложение. Оно безопасное, не переживайте.

После установки и запуска приложения, закройте уветомление на крестик и обновите страницу сайта.

Если же вы просто закроете уведомление и попробуете войти в систему, может ничего не выйти. Лучше, на всякий случай обновить страницу.

После устранения проблемы с данным приложением, самое время войти в систему. Для этого нужно нажать на одноименную кнопку.

Как и на любом из гос. сайтов нужно осуществить вход с помощью своего ЭЦП.

Подробнее о том, как перевыпустить свою электронно цифровую подпись, пока не истек ее срок, читайте в отдельной статье — перевыпуск ЭЦП

Выбираете свой ЭЦП на локальном диске или флеш-носителе и вводите пароль — здесь все просто.

Вам также может понадобиться выбрать между наименованием вашего ИП или физическим лицом. Этот выбор возникает потому, что по одному и тому же ИИН, в системе вы являетесь и ИП и физическим лицом по своему ФИО.

После того, как вы вошли в систему, перед вами открывается основной дашборд с услугами, которые можно сделать на сайте »
ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННЫХ СЧЕТОВ-ФАКТУР »

В данной статье мы разбираем именно создание электронных счетов-фактур, поэтому для продолжения нажмите на соответствующую иконку «Электронные счета-фактуры» (последняя иконка в ряду).

Далее вы попадаете непосредственно в сам инструмент по просмотру и созданию электронных счетов-фактур.

Если ранее, вы уже их создавали, то при помощи поиска и задания диапазона дат, можно посмотреть предыдущие. Правда максимум временного промежутка для поиска — квартал.

Создание электронного счета-фактуры на сайте ЭСФ

Первое, что вам нужно сделать — нажать на кнопку сверху слева «Создание Счета-фактуры».

После нажатия, перед вами откроется непосредственно форма для составления счета. Разберем пошагово заполнение всех полей.

Раздел А — общий раздел

Здесь нужно заполнить только номер и дату документа т.е. самого счета-фактура.

Дата заполнена уже автоматически. Дата выписки и дата совершения оборота, как правило, одинаковые, но если это не так, можете ввести разные.

Номер учетной системы — это номер документа по счету, как идет у вас в бухгалтерском учете.

ИС ЭСФ — Раздел А — общий раздел

Раздел B — реквизиты поставщика

В данном разделе часть данных заполняется автоматически, подгружаясь по данным из Вашего ЭЦП и ИИН.

Остальные поля самостоятельно заполнять не надо, кроме реквизитов в самом низу раздела, в подразделе B1.

Банковские реквизиты поставщика

КБе вы обычно ставите на оффлайн документах, включая счет на оплату — можете посмотреть там, что у вас указано.

На практике обычно для ИП КБе — 19, а для ТОО — 17

Остальные данные — ИИК, БИК и наименования банка найдете в собственных реквизитах.

Раздел C — реквизиты получателя

В данном разделе, если вы уже работаете с конкретной организацией на сайте госзакупок, то достаточно ввести в первое поле БИН организации и все необходимые данные заполнятся автоматически.

Если же этого не происходит по какой-либо причине, заполните вручную.

Раздел C — реквизиты получателя

Раздел C1 обычно пустой и его пропускаем.

Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

В данном разделе все также просто. Достаточно ввести ИИН или БИН в соответствующие поля и все данные автоматически заполнятся.

Раздел D — реквизиты грузоотправителя и грузополучателя

Грузоотправителем в данном случае являетесь вы, как поставщик, а грузополучателем, компания клиента или государственный орган.

Раздел Е — договор (контракт)

В данном разделе вам нужно заполнить номер и дату договора и способ расчета с вами, как с поставщиком.

Если договор заключался несколько месяцев назад и уже не помните точно, номер и дату договора, можно зайти на сайт госзакупа и посмотреть все данные там в разделе про сам договор.

Условия оплаты по договору указываете точно такие как в договоре. Обычно, на практике это безналичный расчет.

Раздел F — реквизиты документов, подтверждающих поставку товаров, работ, услуг

Здесь заполняете номер и дату выписанного акта выполненных работ на сайте государственных закупок.

По факту там не указывается никакой номер, но у вас в учетной системе по-любому документ имеет какой-то порядковый номер и дату — вот эти данные и заполняете.

На практике, обычно номер и дата выписываемого счета-фактуры и акта выполненных работ совпадают, но если разные, указываете как есть.

Раздел G — данные по товарам, работам, услугам

Это последний раздел, в котором нужно что-то заполнять вручную, все остальные разделы заполняются автоматически системой.

Здесь нужно заполнить лишь некоторые данные (столбцы 2, 3, 5 и

Во втором столбце нужно указать «признак происхождения товара, работ, услуг«, но совсем непонятно что это такое и какую цифру выбрать. Дадим ниже хорошую подсказку.

Расшифровка признаков происхождения товара, работ или услуг

1 — в случае реализации товара, включенного в Перечень, а также товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого включен в Перечень, ввезенного на территорию Республики Казахстан с территории государств-членов ЕАЭС;

2 — в случае реализации товара, не включенного в Перечень, а также товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого не включен в Перечень, ввезенного на территорию Республики Казахстан из государств-членов ЕАЭС;

3 — в случае реализации товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого включен в Перечень, произведенного на территории Республики Казахстан;

4 — в случае реализации товара, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которого не включен в Перечень, произведенного на территории Республики Казахстан;

5 — в случае реализации товара, не относящегося к Признакам 1, 2, 3, 4;

6 — в случае выполнения работ, оказания услуг

Если вы оказываете услуги заказчику, то смело выбирайте 6 пункт.

В разделе Наименование товаров, работ, услуг нужно указать собственно наименования предмета договора. Это также можно посмотреть на сайте государственных закупок в разделе «Предметы договора» или вроде того.

В 5м столбце нужно указать единицу измерения. Если вы оказываете услугу, то там из списка надо выбрать пункт под названием «Одна услуга».

Ну и самое главное — в столбце 8 указываем стоимость товара или услуги по выписываемому счету-фактуре.

Если у вас услуга делится по месяцам, например поддержка сайта, то что в акте, что здесь в счете-фактуре нужно указывать сумму равную одному месяцу оказания услуги.

Подписание и отправка электронного счета-фактуры на сайте ИС ЭСФ

Остался один простой шаг — отправить счет-фактуру. Для этого просто нажмите на кнопку «Отправить» в самом низу сайта справа.

Перед отправкой, вам конечно же нужно будет подписать только что созданный документ.

Подписание электронного счета-фактуры происходит также с помощью ЭЦП, только на этот раз нужно именно ключ для подписания — тот, что начинается на RSA_

Выбираете ключ на локальном диске или флешке и вводите пароль.

На этом все. Осталось дождаться пока человек, со стороны заказчика пример документ и произведет вам оплату.

Не работает сайт esf gov kz — ИС ЭСФ

Да, и такое бывает на практике. Это может быть связано с временными работами по обновлению системы или же просто с большой нагрузкой в самый пик активности пользователей.

Если у вас вылезло подобное уведомление, то ничего с этим не сделаешь самостоятельно — остается просто попробовать зайти на сайт позднее.

Рекомендуем не откладывать сдачу счета-фактуры до последнего срока и делать это немного заранее, как раз из-за таких вот ситуацией.

Плюс, если у вас была допущена ошибка, будет время сделать и отправить исправленный счет-фактуру.

Если у вас возникли вопросы, в процессе заполнения и сдачи электронного счета-фактуры, пишите в комментариях, будем помогать разобраться.

Кто выписывает счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ)?

Ежегодно расширяется перечень налогоплательщиков, для которых выписка счетов-фактур в электронном виде (ЭСФ) является не выбором, а обязательством. 

С 2019 года произведен полный переход на выписку всех счетов-фактур в электронном виде! 

Данная норма установлена в статье 412 НК РК, которая вступила в действие с 2019 года. 

В пункте 2 статьи 412 установлено, что выписка счетов-фактур производится в электронной форме, за исключением случаев, когда разрешена выписка документов «на бумаге».

Норма звучит следующим образом:

«Статья 412 НК РК

2. Счет-фактура выписывается в электронной форме, за исключением следующих случаев, когда налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе…».

Таким образом, с 2019 года выписывая счет-фактуру, налогоплательщик должен произвести ее выписку в электронном виде средствами информационной системы электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ).

Кто и с какого периода выписывает ЭСФ?

Вспомним немного «истории», кто и с какого периода переходил на обязательную выписку электронных счетов-фактур.

В таблице рассматривается кто, по каким операциям обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде и период, с которого возникали такие обязательства.

Полезно!

Обратите внимание, что с 2019 года обязаны выписывать ЭСФ все плательщики НДС. 

Также выписывают ЭСФ налогоплательщики, занимающиеся реализацией импортированных товаров. При этом не важно, является ли такой налогоплательщик плательщиком НДС или нет — он обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде.

Категория налогоплательщиков	Операции или виды деятельности	С какого периода	Основание
Уполномоченные экономические операторы	Все операций указанных категорий НП	C 01.01.2016	Подпункт 3) пункта 3 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2018) Подпункт 1) пункта 2 статьи 263 Налогового кодекса РК (ред. 2017)
Продавцы – участники электронной торговли	При осуществлении электронной торговли	С 01.02.2016	Подпункт 3) пункта 16 Правил осуществления электронной торговли
Таможенные представители Таможенные перевозчики Владельцы складов временного хранения Владельцы таможенных складов в соответствии с законодательством Республики Казахстан о таможенном деле	Все операций указанных категорий НП	С 01.07.2016	Подпункт 3) пункта 3 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2018) Подпункт 1) пункта 2 статьи 263 Налогового кодекса РК (ред. 2017)
Все налогоплательщики (плательщики и неплательщики НДС)	Реализация товаров, входящих в Перечень изъятий	С 11.01.2016 по 31.12.2016	Пункт 7 Инструкции по организации системы учета отдельных товаров при их перемещении в рамках взаимной трансграничной торговли государств-членов Евразийского экономического союза (Приказ МФ РК № 640 от 09.12.2015 года )
Все налогоплательщики (плательщики и неплательщики НДС)	Реализация товаров, входящих в Перечень изъятий	С 01.01.2017	Пункт 2 статьи 412 Налогового кодекса РК, (ред. 2019).
Все налогоплательщики (плательщики и неплательщики НДС)	Реализация товаров, выполнение работ, оказание услуг по договору государственных закупок	С 01.01.2017	Пункт 26 статьи 43 Закона РК «О государственных  закупках»
Налогоплательщики, осуществляющие международные перевозки грузов	Все операций указанных категорий НП	С 01.01.2018	Подпункт 4) пункта 3 статьи 412 НК РК (ред. 2018)
Налогоплательщики, подлежащие налоговому мониторингу	Все операций указанных категорий НП	С 01.01.2018	Подпункт 2) пункта 3 статьи 412 НК РК (ред. 2018)
Налогоплательщики в случае реализации импортированных товаров (плательщики и неплательщики НДС)	Реализация импортированных товаров	С 01.01.2019	Подпункт 5) пункта 1 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2019)
Все плательщики НДС	Все операции	С 01.01.2019	Подпункт 1) пункта 1 статьи 412 Налогового кодекса РК (ред. 2019)

В каких случаях можно выписать «бумажный» счет-фактуру?

В положениях Налогового кодекса установлены ситуации, при которых налогоплательщик, обязанный выписать электронный документ, может произвести выписку счета-фактуры на бумажном носителе. Данные ситуации определены в  пункте 2 статьи 412 НК РК. 

Случаи, когда налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе:

1. по месту нахождения отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования;
2. подтвержденные технические ошибки в ИС ЭСФ
   

Рассмотрим подробнее каждую ситуацию, при которой возможно выписка «бумажного» документа и ее особенности.

Отсутствие сети телекоммуникаций общего пользования

Полностью данная норма звучит следующим образом:

«2. … налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе:

1) отсутствия по месту нахождения налогоплательщика в границах административно-территориальных единиц РК сети телекоммуникаций общего пользования.

Информация об административно-территориальных единицах РК, на территории которых отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на интернет-ресурсе уполномоченного органа…».

Таким образом если налогоплательщик находится в местах отсутствия сетей телекоммуникаций и выписка ЭСФ для него является фактически невозможной, то он может производить выписку документов на бумажном носителе.

Перечень административно — территориальных единиц, где отсутствуют сети телекоммуникаций общего пользования, размещается на сайте КГД МФ РК. Ознакомиться с перечнем можно  здесь.

Обратите внимание, что данный Перечень является периодическим — в него вносятся изменения. Дата последних изменений на сайте определена — 14.01.2019 года. При этом изначально Перечень размещен в середине 2015 года.

Поэтому, убедившись, во вхождении (или не вхождении) в Перечень, не забывайте регулярно проверять его на наличие внесенных изменений.

Технические ошибки в ИС ЭСФ

Еще одним обоснованным фактором для выписки бумажного документа являются ситуации, когда в ИС ЭСФ наблюдаются технические ошибки или неработоспособность системы. При этом данные ситуации должны быть подтверждены уполномоченным органом.

«2. …налогоплательщик вправе выписывать счет-фактуру на бумажном носителе:

2) возникновения в информационной системе электронных счетов-фактур технических ошибок, подтвержденных уполномоченным органом.

После устранения технических ошибок счет-фактура, выписанный на бумажном носителе, подлежит регистрации в информационной системе электронных счетов-фактур в течение 15 календарных дней с даты устранения технических ошибок».

Разберем первый абзац нормы. В нем говорится о том, что технические ошибки (или неработоспособность системы) должны быть подтверждены уполномоченным органом.

Где взять такое подтверждение?

Технические ошибки могут быть подтверждены при официальном обращении на адрес технической службы поддержки ИС ЭСФ — [email protected].

Данные о периодах неработоспособности системы публикуются на сайте уполномоченного органа — КГД МФ РК с указанием временного периода (дни, часы) неработоспособности системы.

Для Вашего удобства сведения обо всех таких зарегистрированных периодах неработоспособности с 2017 года собраны в отдельной статье.

Обратите внимание! Второй абзац данной нормы говорит нам о том, что после устранения таких неисправностей, выписанный бумажный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в ИС ЭСФ. И сделать это необходимо в срок — 15 календарных дней.

Обратите внимание, речь идет не о выписке нового ЭСФ, а о регистрации выписанного ранее бумажного документа — это отдельная процедура, которая проводится в соответствии с Правилами ЭСФ.

При регистрации такого документа необходимо указать причину выписки бумажного документа. В качестве одной из причин значится «Техническая ошибка или плановые работы».

Это «наш» рассматриваемый случай. 

При вводе данных бумажного документа, система будет контролировать действительно ли в данный период производились плановые работы.

В каких случаях можно вообще не выписать счет-фактуру?

Помимо возможности выписки документа на бумажном носителе, есть ряд законодательно установленных случаев, когда счет-фактуру можно не выписывать по операции.

Выписка счета-фактуры не требуется в случаях установлены в пункте 13 статьи 412 НК РК:

  1. реализации товаров, работ, услуг, расчеты за которые осуществляются:

•  наличными деньгами с представлением покупателю чека ККМ или через терминалы оплаты услуг;
  
•  с применением оборудования, предназначенного для осуществления платежей с использованием платежных карточек.

Кроме товаров из «Перечня изъятий»!

  2. реализации товаров, работ, услуг физическим лицам, расчеты за которые осуществляются электронными деньгами или с использованием средств электронного платежа;

  3. осуществления расчетов через банки второго уровня, оператора почты за предоставленные физическому лицу коммунальные услуги, услуги связи;

  4. оформления перевозки пассажира на железнодорожном или воздушном транспорте проездным билетом на бумажном носителе, электронным билетом или электронным проездным документом;

  5. безвозмездной передачи товара физическому лицу, не являющемуся ИП или лицом, занимающимся частной практикой;

  6. оказания услуг, предусмотренных статьей 397 НК РК (финансовые операции).

Таким образом если Вы занимаетесь реализацией товаров или оказанием услуг, указанным в одном из пункте, то вправе не выписывать счета-фактуры ни на бумажном носителе, ни в электронном виде.

Однако! В соответствии с пунктом 14 статьи 412 НК РК  в 1 и 2 указанном случае покупатель может обратиться к продавцу с просьбой выписать такой документ. Обратиться он может в течение срока исковой давности — 5 лет. 

Продавец покупателю отказать не может и обязан выписать ЭСФ по такой операции.

Полезно!

При реализации физическим лицам товаров, входящих в Перечень изъятий, за наличный расчет с предоставлением чека ККМ (или осуществления платежей с использованием платежных карточек), выписка ЭСФ обязательна!

Такой документ выписывается «сводно» за день и заполняется установленным образом: Особенности заполнения ЭСФ при реализации товаров из Перечня изъятий физическим лицам с предоставление чека ККМ.

ЭСФ обязательно выписывается по товарам из Перечня изъятий. Включение иных товаров в документ не обязательно и определяется пользователем самостоятельно.

Если налогоплательщик не зарегистрирован в ИС ЭСФ — обязательства по выписке ЭСФ нет?

Обязательство по выписке электронного счета-фактуры не зависит от наличия или отсутствия регистрации налогоплательщика в ИС ЭСФ, оно определяется исключительно нормативными актами Республики Казахстан. В настоящее время это требование установлено:

Таким образом, регистрации компании в ИС ЭСФ не обязывает предприятие перейти на выписку ЭСФ, но в тоже время отсутствие регистрации — не освобождает налогоплательщика от необходимости работы с электронными счетами-фактурами.  

Какая ответственность предусмотрена для налогоплательщика в случае невыписки или несвоевременной выписки ЭСФ?

Кодексом РК «Об административных правонарушениях» от 5 июля 2014 года № 235-V установлена ответственность за невыписку, либо нарушение сроков выписки электронных счетов-фактур.
Полезно!

На данную тему подготовлены отдельные статьи:

порядок выставления и сроки подачи

Вера Харитончик

Специалист по электронному документообороту

Выставление электронных счетов отражает расчетные операции по НДС между участниками сделки (покупателем и продавцом). Утверждена форма этого первичного документа Министерством по налогам и сборам. Она неизменна для всех предпринимателей — плательщиков НДС. 

Следует помнить, что сформированные ЭСЧФ по НДС не смогут заменить счет-фактуру формы СФ-1. Плательщику необходимо оформлять эти два документа отдельно.

Электронные счета фактуры по НДС в РБ:

• Формируют налоговые обязательства по НДС.
• Помогают контролировать правильность учета хозяйственной деятельности.
• Выставляются только в белорусских рублях.

Выставление электронных счетов-фактур: на кого возложена ответственность?

Оборот электронных счетов по НДС регулируется Налоговым кодексом РБ (и дополнениями к нему). Согласно законодательству Беларуси выставлять счета-фактуры обязаны все индивидуальные предприниматели, компании и другие организации, если то с чем они работают является объектом обложения НДС. 

Основанием для выставления ЭСЧФ является:

1. Продажа своих товаров, услуг (в т.ч. экспортные операции). В этом случае обязанность выставления счета возложена на продавца.

2. Приобретение на территории Беларуси активов у нерезидентов, которые не являются плательщиками налогов в РБ. СФ выставляет покупатель.

3. Отражение суммы НДС по выполненной операции, когда лицо не является участником сделки (не продавец и не покупатель), но обязано выплатить НДС.

4.  Ввоз товаров на территорию нашей страны. СФ выставляет покупатель.

Сроки выставления электронных счет фактур.

Процедуру выставления СФ необходимо выполнять по факту реализации товаров, услуг, имущественных прав и других активов. В этом случае дата выставления электронного счета фактуры не должна опережать дату фактического осуществления операции, но и не должна быть позже 5-го числа периода, наступившего после отчетного.

Если основание выставления электронных счетов-фактур — это ввоз товаров в РБ с территории разных государств, то срок подачи этого документа должен соответствовать дате уплаты налога на добавленную стоимость.

Стоит отметить, что выставление электронного счета на импортные товары не должно быть ранее подачи заявления о ввозе товара в МНС. Или подачи таможенной декларации на товары. Эти счета должны быть выставлены не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным.

При ввозе актива из других стран – не позднее 5 числа следующего периода после выпуска товаров.

Выставление ЭСЧФ.

Электронный счет фактуру по НДС можно заполнить на сайте Министерства по налогам и сборам. Также актуален альтернативный порядок действий:

• С сайта скачать форму СФ (будет в формате «XML»).
• Правильно заполнить документ.
• Подписать счет электронно-цифровой подписью.
• Загрузить форму обратно на портал.

Важно!

Вести налоговую документацию гораздо проще, если под руками есть накладные по финансовым сделкам за отведенный период. 

Организовывайте базу электронных накладных в сервисе ЭДиН, и Вы увидите, насколько удобнее и продуктивнее будет Ваша работа.

Представленная инновационная технология ЭДиН – надежный безопасный сервис, в котором удобно хранить всю деловую документацию. ЭДиН поможет в разы сэкономить время, трудовые ресурсы, и, соответственно финансовые активы. На сайте представлен широкий выбор актуальных продуктов сервиса.

Заказать бесплатную демонстрацию работы сервиса ЭДиН

Заказать услугу

Хотите читать статьи и советы от экспертов по электронному документообороту?

Подпишитесь на обновления.

Error! Не корректтное значение

Error! Такой email уже существует

Вы успешно подписались!

Подписаться

Поделиться статьей

Что такое электронный счет-фактура? «Основы электронного выставления счетов

Электронное выставление счетов (e-Invoicing) — это обмен документами счета-фактуры между поставщиком и покупателем в интегрированном электронном формате. Традиционно выставление счетов, как и любой другой процесс, основанный на бумажных документах, требует больших затрат вручную и подвержен человеческим ошибкам, что приводит к увеличению затрат и увеличению жизненных циклов обработки для компаний.

Электронное выставление счетов

— это обычная практика B2B, которая уже много лет является частью транзакций электронного обмена данными.Похоже, что вопрос соответствия отделил выставление электронных счетов от B2B. Возможно, удивительно, что многие финансовые руководители не знают, что их компания уже отправляет / получает электронные счета-фактуры EDI.

Истинное определение электронного счета-фактуры заключается в том, что он должен содержать данные от поставщика в формате, который можно ввести (интегрировать) в систему расчетов с поставщиками (AP) покупателя без необходимости ввода каких-либо данных от администратора AP покупателя.

Поскольку это позволяет использовать несколько форматов, полезно применять следующие рекомендации:

Электронный счет

• Структурированные данные счета, выставленные в формате электронного обмена данными (EDI) или XML
• Структурированные данные счетов, выставленных с использованием стандартных веб-форм в Интернете

Неправильный электронный счет

• Неструктурированные данные счетов, выставленные в форматах PDF или Word
• Счета-фактуры в бумажном виде, отправленные по факсу
• Отсканированные бумажные счета-фактуры

Хотя значительной экономии средств и времени можно добиться, исключив бумажную и ручную обработку ваших счетов-фактур, реальные преимущества электронного выставления счетов заключаются в уровне интеграции между вами и вашими торговыми партнерами, а также между вашим программным обеспечением для выставления счетов и другими бизнес-системами.

Нужна помощь?

Один из наших экспертов по электронному выставлению счетов будет рад ответить на любые ваши вопросы. Просто спросите эксперта по электронным счетам »

.

Электронное выставление счетов

Электронное выставление счетов в Управлении закупок Мэриленда обеспечивает быстрый и точный метод подачи и отслеживания счетов. Все поставщики должны представлять свои счета в электронном виде через наш офис MPO, если иное не указано в контракте.

Офис электронной коммерции (EC) MPO имеет защищенный веб-сайт, который позволяет поставщикам отправлять счета-фактуры и приложения. Веб-сайт — это единственная форма электронной отправки счетов.Согласно DFAR по электронной подаче и обработке запросов на оплату факсимильная связь, электронная почта и отсканированные документы не являются приемлемыми электронными формами.

MPO понимает, что могут быть обстоятельства, которые не позволят поставщикам отправлять счета в электронном виде. MPO требует, чтобы любой подрядчик / поставщик, имеющий веские обстоятельства, требующие продолжения подачи бумажных счетов-фактур, обосновал эту необходимость в письме, адресованном компетентному сотруднику по контрактам.Печатные копии счетов-фактур будут утверждаться на очень ограниченной основе и только при наличии веских обстоятельств, которые также должны быть подтверждены при подаче первоначального предложения. Обращаем ваше внимание на то, что отправка письма с просьбой об одобрении подачи бумажных счетов-фактур не гарантирует одобрения MPO. Утверждение MPO зависит от рассмотрения и согласования убедительных обстоятельств, содержащихся в письме.

Типы счетов:

Веб-сайт MPO принимает следующие документы:

• Коммерческие счета
• Общественный ваучер SF1034, SF1035
• Источник DD250
• Назначение DD250
• Стоимость обучения в колледже DD1556

Примечание: Все счета-фактуры, требующие утверждения Управления военно-морских исследований (ONR), должны быть отправлены в ONR в печатном виде по почте.После утверждения счетов-фактур ONR их можно отправить по факсу, почте или электронной почте в MPO.

Требования к продавцу:

Для доступа к веб-сайту требуется сертификат IECA PKI Министерства обороны (DoD). Сертификаты PKI используются для идентификации веб-клиентов и шифрования пользовательских сеансов и электронной почты, чтобы частный бизнес оставался конфиденциальным. EC соблюдает предписания Министерства обороны США, согласно которому все партнеры из частного сектора, подрядчики, партнеры и другие федеральные агентства и агентства Министерства обороны используют сертификаты Министерства обороны для всех электронных коммуникаций.

Тип сертификата, который требуется нашему сайту, — это ECA, сертификат защиты цифровой подписи со средней степенью достоверности. Сертификат предлагают три компании. Их:

Сертификаты стоят от 100 до 300 долларов, срок их действия составляет от одного до трех лет. Когда вы заходите на любой из этих сайтов, убедитесь, что вы выбираете правильный сертификат. Вам нужен ECA, сертификат отсутствия отказа от цифровой подписи среднего уровня гарантии .На веб-сайте IdenTrust найдите сертификат «Medium Assurance». Вам нужно будет заполнить их заявку и отправить ее по почте. Компания отправит вам сертификат по электронной почте. Они также должны включать инструкции о том, как загрузить сертификат на ваш компьютер.

После того, как вы получите сертификат и загрузите его в свой веб-браузер, сообщите об этом в офис ЕС. Офис ЕС загрузит ваш открытый ключ и создаст учетную запись для входа в систему.

Процесс выставления счетов:

• Выставление счета

  Выставить счет очень просто.Все, что вам нужно сделать, это заполнить все необходимые поля в форме счета. Вы выбираете вариант создания счета-фактуры с нуля или из шаблонов. Заполните как минимум обязательную информацию, такую ​​как номер контракта, номер счета-фактуры, даты, позиции (CLIN / SLIN / ACRN) и Окончательный счет (Да / Нет), а затем нажмите кнопку «Отправить». Вы также можете прикрепить файл Excel, Word, Adobe PDF, PowerPoint или Access к своему счету.

• Обработка счетов

  После нажатия кнопки «Отправить» счет будет получен системой электронной коммерции.Счет-фактура загружается в финансовую систему расчетов с поставщиками (AP) два раза в день. Система выполнит ряд проверок для проверки правильности счета. Если присутствуют такие ошибки, как неправильный номер контракта, неправильная комбинация CLIN / SLIN / ACRN и / или дублирующийся номер счета-фактуры, система автоматически отправит электронное письмо с отказом в контактное лицо компании.

  После успешной загрузки счета в финансовую систему AP группа EC отправляет электронное письмо со счетом и всеми приложениями группе AP.Группа AP пересылает файлы счетов представителю сотрудника по контрактам (COR) для подтверждения счета (утверждения или отклонения счета). Команда AP и COR проводят тщательный анализ счета на основе положений контракта, федеральных правил и положений по выставлению счетов. COR может войти в систему, просмотреть счет и приложения и, возможно, утвердить или отклонить счет. После подтверждения / отказа ответственному специалисту по расчетам с поставщиками будет отправлено электронное письмо с информацией о состоянии счета.В это время технический специалист AP может обработать счет на оплату с учетом Закона о своевременной оплате, который предусматривает 30 дней для оплаты счета MPO с даты получения счета.

  Все счета на возмещение затрат, а также счета за время и материалы должны быть заверены Агентством аудита оборонных контрактов (DCAA). Все электронные счета-фактуры по этим типам контрактов должны быть направлены представителю DCAA, прежде чем они будут отправлены группе AP. У представителя DCAA есть 5 рабочих дней, чтобы заверить счет и отправить его команде AP в электронном виде через электронную торговлю.Если эти типы счетов получены техническим специалистом AP без предварительного утверждения DCAA, счета будут автоматически отклонены.

Примечание. Когда счет выставляется в электронном виде, просьба не предоставлять бумажные копии (по почте, факсу, электронной почте и т. Д.) Кому-либо в MPO.

Уведомление поставщика:

• Ожидающий счет-фактура — при отправке электронного счета-фактуры на следующий рабочий день поставщик начинает получать электронное письмо «Ожидающий счет-фактура», информирующее его о том, что его счет-фактура получен и он ожидает действия COR.
• Статус счета-фактуры — когда статус счета-фактуры изменен COR (сертифицирован или отклонен), на следующий рабочий день отправляется электронное письмо с уведомлением поставщика об изменении. Если COR отклоняет счет-фактуру, письмо с отказом также отправляется поставщику по электронной почте.
• Оплата по счету — при оплате счета поставщику отправляется электронное письмо с оплатой по счету.

Директивы:

• 5 CFR 1315 — Закон о своевременной оплате
• ДФАРС 242.803 — DCAA
• Кодекс США, раздел 10, раздел 2227 — Электронное представление и обработка требований о платежах по контракту
• DoD8190.2 Министерство обороны (DoD) Программа электронного бизнеса / электронной торговли (EB / EC)

Наличие:

Веб-сайт MPO доступен круглосуточно каждый день.

• Представители службы поддержки ЕС доступны с понедельника по пятницу с 07:00 до 16:00 по восточному стандартному времени
  по телефону 410-854-5445
Представители службы поддержки клиентов AP
• доступны с понедельника по пятницу с 08:00 до 15:00 EST
  по телефону 443-654-3700 или по электронной почте на адрес operationpayment @ nsa.правительство

.

Электронное выставление счетов — Повторная публикация в Википедии // WIKI 2

Электронное выставление счетов (также называемое электронным выставлением счетов ) — это форма электронного выставления счетов. Методы электронного выставления счетов используются торговыми партнерами, такими как клиенты и их поставщики, для представления и отслеживания транзакционных документов между собой и обеспечения выполнения условий их торговых соглашений. Эти документы включают счета-фактуры, заказы на поставку, дебетовые и кредитовые авизо, условия и инструкции по оплате, а также квитанции о переводе.

Электронное выставление счетов включает в себя ряд различных технологий и вариантов ввода и используется в качестве обобщающего термина для описания любого метода, с помощью которого счет в электронном виде представляется покупателю для оплаты. ^[1]

Энциклопедия YouTube

• ✪ Электронное выставление счетов с Odoo (ZUGFeRD)

Содержание

Назначение

Основная ответственность отдела кредиторской задолженности заключается в обеспечении утверждения, обработки и оплаты всех неоплаченных счетов от поставщиков.Обработка счета включает в себя запись важных данных из счета и передачу их в финансовую или бухгалтерскую систему компании. После того, как подача завершена, счета должны пройти через бизнес-процесс компании для оплаты. ^[2]

Электронный счет может быть определен как структурированные данные счета, выпущенные в формате электронного обмена данными (EDI) или XML, возможно, с использованием веб-форм в Интернете. ^[3] Этими документами можно обмениваться различными способами, включая файлы EDI, XML или CSV. ^[4] Их можно загружать с помощью электронной почты, виртуальных принтеров, веб-приложений или FTP-сайтов. Компания может использовать программное обеспечение для обработки изображений для сбора данных из счетов-фактур в формате PDF или бумажных документов и ввода их в свою систему выставления счетов. Это упрощает процесс подачи заявок и положительно влияет на усилия по обеспечению устойчивости. У некоторых компаний есть собственный внутренний процесс выставления электронных счетов; однако многие компании нанимают стороннюю компанию для внедрения и поддержки процессов электронного выставления счетов и архивирования данных на их собственных серверах. ^[5]

Разнообразие форматов и каналов доставки усложняет использование электронных счетов. Чтобы упростить это, можно использовать расширение файла .INV, что сделает файлы .INV легко открытыми в бухгалтерском программном обеспечении. Файл .INV может иметь формат XML, соответствующий стандартам.

История

С середины 1960-х годов компании начали устанавливать каналы передачи данных с торговыми партнерами для передачи документов, таких как счета-фактуры и заказы на поставку. Вдохновленные идеей безбумажного офиса и более надежной передачи данных, они разработали первые системы электронного обмена данными.Эти проприетарные системы были довольно эффективными, но жесткими. Казалось, что у каждой группы торговых партнеров был свой метод электронного обмена данными. Не существовало стандарта, который мог бы выбрать какой-либо торговый партнер. Признавая это, Аккредитованный комитет по стандартам X12, учреждение по стандартизации под эгидой ANSI, перешло на стандартизацию процессов EDI. Результат известен сегодня как стандарт ANSI X12 EDI. ^[6] Это оставалось основным способом обмена транзакционными данными между торговыми партнерами до 1990-х годов, когда начали появляться компании, предлагавшие более надежные веб-приложения с пользовательским интерфейсом.Эти новые веб-приложения имели функции, которые обслуживали как поставщика, так и клиента. Они позволили онлайн-подачу индивидуальных счетов, а также загрузку файлов EDI, включая форматы CSV, PDF и XML. Эти услуги позволяют поставщикам выставлять счета своим клиентам для сопоставления и утверждения в веб-приложении. Поставщики также могут видеть историю всех счетов, которые они отправляли своим клиентам, не имея прямого доступа к системам клиентов. Это связано с тем, что вся информация о транзакциях хранится в центрах обработки данных сторонней компании, которая предоставляет веб-приложение для выставления счетов.Заказчик может регулировать эту информацию о транзакциях, чтобы контролировать объем информации, доступной продавцу. ^[7]

По мере того, как компании вступают в цифровую эру, все больше и больше компаний переходят на услуги электронного выставления счетов для автоматизации своих отделов кредиторской задолженности. Глобальное исследование электронного выставления счетов за 2012 год продемонстрировало темпы роста электронного выставления счетов. Согласно исследованию, 73% респондентов в той или иной степени использовали электронные счета в 2012 году, что на 14% больше, чем в 2011 году.Сопротивление поставщиков электронному выставлению счетов снизилось с 46% в 2011 году до 26% в 2012 году. ^[8] Согласно отчету, подготовленному GXS в 2013 году, Европа принимает правительственное законодательство, побуждающее компании применять методы электронного выставления счетов. По оценкам казначейства Соединенных Штатов, внедрение электронного выставления счетов во всем федеральном правительстве снизит расходы на 50% и сэкономит 450 миллионов долларов в год. ^[9]

Стандарты выставления электронных счетов

• ЭДИФАКТ
• UBL (универсальный деловой язык) ^[10]
• Finvoice (Финляндия)
• EHF (Elektronisk handelsformat) (Норвегия)
• E-Invoice (Эстония) ^[11]
• FacturaE (Испания)
• FatturaPA (Италия)
• CFDI (Мексика)
• ISDOC (Чехия)
• E-faktura (Польша)
• OIOUBL (Дания)
• PEPPOL BIS (Австрия, Франция, Бельгия)
• Свефактура (Швеция)
• UBL-OHNL (Нидерланды)
• ZUGFeRD, XRechnung (Германия)
• Nota Fiscal Eletrônica (Бразилия)
• Facturación Electrônica (Эквадор)
• DTE (Чили)

Использование

Для включения электронного выставления счетов должен существовать метод просмотра транзакций, обычно это ERP (планирование ресурсов предприятия) или система бухгалтерского учета.Маршрутизация и правила должны быть установлены в спецификации проекта. Обычно это касается сотрудников отдела кредиторской задолженности, ИТ и иногда отдела закупок. После того, как в системе установлена ​​маршрутизация, можно настроить правила проверки, чтобы уменьшить количество исключений для счетов. Можно настроить дополнительную проверку для автоматического отклонения ошибок, счетов-фактур с трехсторонним сопоставлением, заказов на покупку и других документов. Валидация также может уведомить поставщиков о принятии или отклонении. Как только спецификация электронного выставления счетов завершена и тестирование завершено, поставщики предприятия подключаются электронным способом, и система электронного выставления счетов готова. ^[12]

См. Также

Список литературы

Эта страница последний раз была отредактирована 27 июля 2020 в 13:51 .

Электронных счетов (CFDI) — Финансы | Динамика 365

• 20.06.2017
• 4 минуты на чтение

В этой статье

Важно

Dynamics 365 for Finance and Operations превратился в специализированные приложения, которые помогут вам управлять конкретными бизнес-функциями.Дополнительные сведения об этих изменениях см. В Руководстве по лицензированию Dynamics 365.

Для электронного выставления счетов в Мексике требуется формат Comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI).

В этой статье содержится информация об электронных счетах, которые ваша организация может отправлять в мексиканский налоговый орган (SAT). В нем описывается утвержденный в настоящее время метод подачи электронных счетов (CFDI), требования к их использованию и содержащаяся в них информация.

Электронный счет — это официально признанная цифровая налоговая квитанция, которую ваша организация отправляет в мексиканский налоговый орган (Servicio de Administración Tributaria [SAT]).Dynamics 365 Finance помогает гарантировать, что электронные счета, создаваемые вашей организацией, являются безопасными, конфиденциальными, подлинными и приемлемыми с юридической точки зрения. Вы также можете убедиться, что к вашим электронным счетам применяются международные стандарты. Вы можете сгенерировать электронный счет-фактуру для следующих документов при разноске проводки:

• Заказ на продажу
• Счет-фактура с произвольным текстом
• Кредит-нота
• Заказ на возврат
• Счет-фактура проекта
• Заказ на продажу проекта

Способы создания электронных счетов

Существует два метода создания электронных счетов:

• Comprobantes fiscales digitales (CFD) — Электронные счета-фактуры создаются с помощью Финансов.Затем счета проверяются и заверяются с использованием государственного веб-сайта. Наконец, ваша организация отправляет счета в SAT. Хотя этот метод сейчас устарел из-за изменений в законодательстве, вы можете узнать о сделках CFD, которые ранее были созданы в Финансах.
• Comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) — это текущий метод создания электронных счетов в формате, требуемом SAT. В этом методе счета-фактуры проверяются и сертифицируются поставщиком услуг цифровой подписи (PAC).Прежде чем вы сможете использовать метод CFDI для создания электронных счетов-фактур, ваша организация должна настроить подключение веб-службы к авторизованному PAC. Для метода CFDI вы отправляете сообщение XML из отдела финансов в PAC. PAC проверяет каждый счет-фактуру, присваивает номер фолио, а затем включает цифровую печать, которую предоставляют налоговые органы. После того, как PAC завершит процесс утверждения, ваша организация получит утвержденное сообщение XML и может затем отправить счет клиенту в формате XML или PDF.

Примечание

Интеграция с веб-службой PAC не является частью мексиканской локализации. Для получения информации о том, как настроить соединение веб-службы с PAC, см. «Настройка интеграции с веб-службами PAC» далее в этой статье.

На следующем рисунке показан процесс создания электронного счета-фактуры с использованием метода CFDI.

Требования к использованию электронных счетов

Для использования электронных счетов ваша организация должна выполнить следующие задачи:

• Получите разрешение от SAT на использование метода CFDI и получите соответствующий сертификат SAT для выставления электронных счетов.
• Получите номер Registro Federal de Contribuyentes (RFC), номер Clave Única de Registro de Población (CURP) и номер государственной регистрации от SAT.
• Заключить договор с веб-службой PAC. Вы можете найти авторизованные услуги PAC на сайте SAT. Некоторые PAC требуют установки дополнительного сертификата для обеспечения соединения между вашим экземпляром Finance и веб-службой PAC.
• Убедитесь, что файлы PDF и XML соответствуют требованиям SAT. Эти файлы отправляются клиентам в виде вложений электронной почты.Создаваемый XML-файл должен быть основан на определении схемы XML (XSD), которое предоставляет SAT. Вы должны архивировать XML-файл каждого электронного счета.
• Идентификатор налоговой регистрации RFC или CURP необходим для вашей организации и ваших клиентов. Обязательно укажите эту информацию в соответствующей конфигурации.
• Установите сертификат SAT и сертификат службы PAC на сервер и убедитесь, что у пользователя NETWORK SERVICE есть соответствующие разрешения для закрытых ключей.
• Укажите используемую веб-службу PAC. (Щелкните Дебиторская задолженность > Счета-фактуры > Электронный счет > Счета PAC .) Вы можете использовать тестовые и производственные среды, если ваши службы PAC позволяют использовать эти типы сред.
• Включите конфигурацию для отправки электронной почты и определите шаблон электронной почты, который используется для передачи файлов XML и PDF. (Щелкните Управление организацией > Настройка > Параметры электронной почты .)
• Включите конфигурацию для выставления электронных счетов CFDI. (Щелкните Дебиторская задолженность > Счета-фактуры > Электронный счет > Параметры электронного счета .)
• Подготовьте интеграцию с вашим веб-сервисом PAC.

Информация, которая включается в электронные счета

Электронный счет-фактура содержит следующие данные:

• Название, адрес и номер налоговой регистрации вашей организации и клиента.
• Номер счета-фактуры, дата и название города, в котором счет был создан.
• Серийный номер цифрового сертификата, номер авторизации и год авторизации сертификата.
• Описание и количество каждой позиции, включенной в счет-фактуру.
• Цена за единицу каждого товара.
• Сумма удержанного налога на прибыль (Impuesto sobre la renta [ISR]) и налога на добавленную стоимость (НДС). Чтобы получить эту информацию, необходимо настроить тип налога (НДС или ISR) на странице конфигурации кода налога с продаж (нажмите Налог > Косвенные налоги, Налог с продаж > Код налога с продаж > Общие > Вид налога ).
• Общая сумма проводки счета-фактуры.
• Имя, номер и дата таможенного документа, созданного для импортируемых товаров. Эта информация доступна в каждой форме транзакции по счету, упомянутой ранее.
• Регистрационный номер собственности, если транзакция по счету включает услуги аренды. Эта информация доступна в каждой форме транзакции по счету, упомянутой ранее.
• Цифровая печать организации.
• Для печатной версии CFDI — двумерный штрих-код.

Настройка интеграции веб-сервисов PAC

Как подробно объясняется в документе о масштабах локализации для Мексики, интеграция с веб-службами PAC требует настройки. Эта настройка зависит от веб-служб PAC, с которыми заключен контракт.

Дополнительные ресурсы

.

No related posts.