Процедура это в менеджменте: Следите за языком! Не путайте процессы и процедуры в системе менеджмента качества

Содержание

Следите за языком! Не путайте процессы и процедуры в системе менеджмента качества

Источник: Оригинал переведенной статьи на английском языке подготовил консультант в сфере менеджмента качества, публицист и бизнес-тренер Дэн Нельсон. Мистер Нельсон имеет двадцатилетний опыт работы с процессным подходом и стандартами Международной организации по стандартизации (ISO – International Organization for Standardization, – ред.).

Во многих областях человеческой деятельности используют профессионализмы или свой специальный жаргон, которые облегчают коммуникацию. Это могут быть отдельные слова и выражения, помогающие сжато изложить определенные типы информации, имеющие отношение к работе. Речь также может идти об еще более развитом и систематическом профессиональном сленге, практически, техническом языке, который применяют в какой-либо сфере. Как бы то ни было, речь идет о языке, который понятен тем, кто его использует в своей работе. Будучи применены в доступном только избранным профессиональном контексте, некоторые слова могут означать совсем не то же самое, что они значат в общеупотребительном контексте. К примеру, строительный плотник «тычек» («header» – элемент кирпичной или деревянной кладки, – ред.) что-то свое, и это будет совсем не то, что имеет в виду профессиональный футболист, который говорит «тычек». Те же термины используют программисты, печатники и типографы, но каждый раз они значат что-то свое. «Тычек» у сноубордистов неприятная категория (Больно!). Еще раз: все говорят одно и то же слово, но имеют в виду абсолютно разные вещи, понимание которых связано с контекстом ситуации.

Больше, чем просто определения

В контексте профессиональных разговоров вокруг ISO 9001 слова «процессы», «процедуры» и «системы» – технические термины. Которые содержат специфичные для специалистов по качеству коннотации. Но, что интересно, полное значение этих технических терминов не всегда можно сразу ухватить, обратившись только к определению. Потребуется обучение или практика, чтобы полностью понять технический жаргон. Чтобы перенять понятия, сформированные философией какой-либо деятельности. Полностью познать их смысл, пользователь должен не только понимать в какой обстановке термин применяется, но и знать и понимать ту самую философию, с которой все начиналось – теоретические предпосылки. В соответствии с ISO 9000:2005 процедура представляет «конкретный метод, по которому осуществляется деятельность или процесс». Процесс – «набор взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы». Система – «набор взаимосвязанных и взаимодействующих элементов». Как таковые, эти определения имеют небольшую практическую ценность. Но если лучше понимать «бэкграунд», который за ними стоит, их ценность возрастает, и мы лучше их понимаем. Если не обеспечить достаточное понимание при ознакомлении с этими вопросами, то некоторые «подводные камни» просто просятся на то, чтобы об них споткнулись в изучении терминов по системе менеджмента.

Процессы, процедуры и документированные процедуры

Каждый процесс, который инициируют люди, направлен на достижение определенных целей. Цель процесса – его смысл. Во время реализации процесса действия постоянно направлены на преобразование ресурсов в продукцию. Процесс – это что-то, что развивается и протекает. Процедура – описание реализации процесса (инструкция о том, как это должно происходить). Процедура отвечает на вопрос: «Каков наилучший способ делать это?», ответ на него дает менеджмент. Каждый процесс соотносится с одной процедурой, даже если она плохая или не используется. Когда процедуру передают не только изустно, но на более или менее устойчивых носителях, то мы имеем дело уже с документированной информацией.

«Процедура» управления собственностью потребителя?

Организации создают процедуры по управлению собственностью потребителей в ответ на соответствующие требования в ISO 9001. До опубликования ISO 9001 ни одна компания не имела процедур, которые бы назывались «Собственность потребителей». Когда стандарт вышел, появилось множество таких документированных процедур в рамках систем менеджмента качества (СМК, – ред.). Можно сказать, что собственность потребителя – это его вещи, которые он предоставил организации, чтобы эта собственность была преобразована или использована для каких-либо заказанных клиентом преобразований (во всяком случае, собственность точно должна быть верифицирована).

В любом случае, собственность потребителя является входом для операций внутри организации. Это не процесс в реальной практике! Однако он становится процессом СМК. Когда процедуру управления собственностью потребителя создают в ответ на требование ISO 9001 – внедренцы используют избыточный механизм, поскольку процедура, вещь, перекрывающая и выходящая за рамки того, что написано в ISO 9001 о собственности потребителей. Процедура не может описывать то, что является только входными данными, она содержит то, что происходит – процесс. Неточно называть документ «Собственность потребителей» процедурой.

Процедуры СМК подразумевают процессы СМК

Как процесс СМК, процедура «Собственность потребителя» эффективно обслуживает соответствующее требование ISO 9001. Практическая необходимость в создании процессов СМК, которые на самом деле в реальной практике предприятия процессом не являются, обусловлена тем, что чтобы получить на выходе качественную продукцию, нужно определить границы системы менеджмента. Такая же история с процедурами «Идентификация продукции» и «Хранения продукции» – они тоже не описывают процессы, они нужны для эффективной работы с СМК по ISO 9001. Например, ключевые процессы малых производственных компаний могут быть следующие: Продажи, Закупки, Приемка, Производство, Отгрузка. А это – реальные процессы СМК. Для каждого руководство принимает процедуру. Обратите внимание, что идентификация продукции и хранение продукции применимы только к трем из пяти этих процессов: Приемка, Производство, Отгрузка. Соответствующие процедуры СМК. Вот оно: чтобы посвятить каждому из этих требований процедуру – неизбежно придется «надумать» не существующие в реальности процессы СМК.

Сделайте систему эффективной

Если принять утверждение, что ISO 9001 – это стандарт эффективности, то требования должны быть эффективными. Система, которой нужны процессы, которые в реальной операционной деятельности процессами не являются, точно нельзя назвать эффективной и соответствующей ISO 9001:2008 – 4.1a – «определить процессы необходимые для системы». Важно отметить, что требование сохраняется в ISO 9001:2015 (4.4), если опираться на доступный сейчас Проект международного стандарта. И никогда не рано для компании избавиться от процессов СМК, которые на деле процессами не являются, и наслаждаться выгодами хорошо внедренной системы качества. Точное применение профессиональных терминов из ISO 9000 здесь тоже сыграет свою роль.

Перевод: сотрудник «Единый Стандарт» Валентин Рахманов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

процедура — это… Что такое процедура?

2.9 процедура (procedure): Установленный способ осуществления какого-либо вида деятельности или процесса ([4], подпункт 3.4.5).

3.19 процедура (procedure): Установленный способ осуществления какой-либо деятельности или процесса.

Примечание 1 — Процедура может быть документированной и недокументированной.

Примечание 2 — Соответствует определению ИСО 9000:2000, 3.4.5.

3.4.5 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса (3.4.1).

Примечания

1 Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

2 Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ (3.7.2), содержащий процедуру, может называться «процедурный документ».

процедура

установленный способ осуществления деятельности или процесса (3.3)

ПРИМЕЧАНИЕ 1. Процедуры могут быть документированными и недокументированными.

ПРИМЕЧАНИЕ 2. Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ, содержащий процедуру, может называться «документированная процедура».

[ISO 9000:2000, определение 3.4.5]

Процедура — документ (например, стандарты системы качества организации, производственная инструкция, методика, специальная программа), регламентирующий способы и порядок действий, обеспечивающих выполнение работ, важных для безопасности, а также порядок и способы контроля результатов этих работ.

3.2 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса (см. 3.3).

Примечание

1 Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

2 Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная». Документ, содержащий процедуру, может называться «документированная процедура».

[см. 3.4.5 ИСО 9000]

3.23 процедура (procedure): Установленный способ выполнения какой-либо деятельности или процесса.

Примечание 1 — Процедура может быть документированной и не документированной.

Примечание 2 — Соответствует определению ИСО 9000:2000, пункт 3.4.5.

[ИСО 14001:2004, 3.19]

Процедура — (например, стандарт системы качества организации, производственная инструкция, методика, специальная программа), регламентирующий способы и порядок действий, обеспечивающих выполнение работ, важных для безопасности, а также порядок и способы контроля результатов этих работе.*)

Процедура

Упорядоченная совокупность взаимосвязанных определенными отношениями действий, направленных на решение задач.

Процедура установленный способ осуществления деятельности или процесса (п. 3.2 ISO/IEC 17000:2004).

Процедура — установленный способ осуществления деятельности или процесса (п. 3.2 ISO/IEC17000:2004).

Примечания: 1. Процедуры могут быть документированными или недокументированными. (ГОСТ Р ИСО 9000-2008).

2. Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «процедурный документ». Документ, содержащий процедуру, может называться «документированная процедура» (ГОСТ Р ИСО 9000-2008).

Комментарий. Стандарты организации Органа по аккредитации (СТОСКххх) являются документированными процедурами.

Процедура

установленный способ осуществления деятельности или процесса (процедуры могут быть документированными или недокументированными).

Процедура установленный способ осуществления деятельности или процесса (процедуры могут быть документированными или недокументированными).

19 Процедура

Установленный порядок или способ осуществления какой-либо деятельности

Процедура

Установленный порядок или способ осуществления какой-либо деятельности

3.4.5 процедура (en procedure; fr procédure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса (3.4.1).

Примечания

1 Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

2 Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ (3.7.2), содержащий процедуру, может называться «документированная процедура».

<3>3.5 Термины, относящиеся к характеристикам

2.30 процедура (procedure): Определенный способ осуществления мероприятия или процесса (2.31).

Примечание — Процедуры могут быть документированы или не документированы.

2.30 процедура (procedure): Определенный способ осуществления мероприятия или процесса (2.31).

Примечание — Процедуры могут быть документированы или не документированы.

42. Процедура (в языках программирования)

Procedure

Параметризуемый именованный программный блок, конкретное выполнение которого определяется вызовом процедуры

3.7 процедура: Установленный способ выполнения деятельности или процесса.

Примечание — Процедуры могут быть документально оформлены или нет.

3.19 процедура (procedure): Установленный способ осуществления какой-либо деятельности или процесса.

Примечание 1 — Процедура может быть документированной и недокументированной.

Примечание 2 — Соответствует определению ИСО 9000:2000, 3.4.5.

2.30 процедура (procedure): Определенный способ осуществления мероприятия или

процесса (2.31).

Примечание — Процедуры могут быть документированы или не документированы.

процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Примечание 1 — Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

Примечание 2 — Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ, содержащий процедуру, может называться «документированная процедура».

[ГОСТ Р ИСО 9000-2008, пункт 3.4.5]

3.31 процедура: Последовательность действий.

3.6 процедура : Последовательность действий.

3.4.5 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса (3.4.1).

Примечания

1 Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

2 Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ (3.7.2), содержащий процедуру, может называться «процедурный документ».

3.19 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Примечание — Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

[ИСО 9000:2005, пункт 3.4.5]

3.19 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Примечание — Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

[ГОСТ Р ИСО 9000-2008, статья 3.4.5].

3.8 процедура: Установленный способ осуществления процесса.

3.2 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

[ИСО 9000:2000, 3.4.5]1.

_____________

1 Здесь и далее приводятся ссылки на ИСО/МЭК 9000:2000 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

3.4 процедура: Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Процедура может быть документированная или недокументированная.

3.2.32 процедура (procedure): Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

4.2 процедура (procedure): Способ осуществления деятельности или процесса (6.4).

Примечание 1 — Процедуры могут документироваться или не документироваться.

Примечание 2 — Термин установлен в ИСО 9000:2006, статья 3.4.5.

[ИСО 14001:2004]

3.2.13 процедура : Установленный способ осуществления деятельности или процесса.

Примечания:

1 Процедуры могут быть документированными или недокументированными.

2 Если процедура документирована, часто используется термин «письменная процедура» или «документированная процедура». Документ, содержащий процедуру, может называться «документированная процедура».

Смотри также родственные термины:

2.3.2 процедура (выборочного) контроля

Пооперационные требования и (или) инструкции, связанные с реализацией конкретного плана выборочного контроля, т.е. запланированный метод отбора, извлечения и подготовки выборки (выборок) из партии для получения информации о признаке (признаках) в партии

3.5 Процедура (методика) *: установленный способ осуществления какой-либо деятельности.

* В настоящем стандарте используется более широкое понятие «процедура», чем понятие «методика», приведенное в русской версии title=»Управление качеством и обеспечение качества — Словарь»:94 — Прим. переводчика.

Примечания.

5 Во многих случаях процедуры документируются (например, процедуры системы качества).

6 Когда процедура документируются, часто употребляется термин «письменная процедура» или «документированная процедура».

7 Письменная или документированная процедура обычно содержит цель и область применения деятельности; что, кем должно быть сделано, когда, где и как это должно быть сделано; какие материалы, оборудование и документы должны использоваться; как этим следует управлять и как это фиксировать.

( title=»Управление качеством и обеспечение качества — Словарь»)

Процедура асинхронная

44

4.5. процедура выборочного контроля

Пооперационные требования и (или) инструкции, связанные с реализацией конкретного плана выборочного контроля, то есть запланированный метод отбора, извлечения и подготовки выборки (выборок) из партий для получения информации о признаке (признаках) в партии

20 Процедура документированная

Установленный порядок организации выполнения (процесса) какой-либо деятельности, оформленный документально — в виде руководства, инструкции, методики и т.п.

Процедура документированная

Установленный порядок организации выполнения (процесса) какой-либо деятельности, оформленный документально в виде руководства, инструкции, методики и т.п.

3.9 процедура документированная: Процедура, изложенная письменно на бумажном носителе информации.

3.8 процедура измерения (measuring procedure): Отбор и анализ пробы на содержание одного или нескольких загрязняющих веществ в атмосферном воздухе, включающая хранение и транспортирование пробы.

3.9 процедура измерения (measuring procedure): Отбор и анализ пробы на содержание одного или нескольких загрязняющих веществ в атмосферном воздухе, включающая хранение и транспортирование пробы.

16.5.8 Процедура испытания

Поле обзора должно определяться путем помещения в окулярных точках мощных источников света и излучения света, отраженного на контрольном экране. Могут использоваться также другие аналогичные методы.

2. Процедура начальной загрузки

Ввод программы в оперативную память для выполнения, при котором никакие программы, кроме вводимой, не управляют вводом.

Примечание. Присутствие других программ в оперативной памяти не предполагается

3.18 процедура неразрушающего контроля: Письменное описание всех существенных параметров и операций, которые нужно соблюдать при применении способа неразрушающего контроля при конкретном испытании в соответствии с определенным стандартом, сводом правил или техническими условиями. Процедура неразрушающего контроля может охватывать применение более чем одного метода или способа неразрушающего контроля.

3.1.39 процедура отбора выборки (пробы) (sampling procedure): Для нештучной продукции требования и/или инструкции, устанавливающие порядок отбора разовых проб и формирования пробы или выборки.

3.1.39 процедура отбора выборки (пробы) (sampling procedure): Для нештучной продукции требования и/или инструкции, устанавливающие порядок отбора разовых проб и формирования пробы или выборки.

3.20 процедура оценки рисков: Общий процесс, включающий в себя анализ и оценку рисков.

3.1.40 процедура подготовки пробы (sampling preparation procedure): Для нештучной продукции требования и/или инструкции, устанавливающие методы и критерии деления пробы.

3.1.40 процедура подготовки пробы (sampling preparation procedure): Для нештучной продукции требования и/или инструкции, устанавливающие методы и критерии деления пробы.

3.1 процедура сварки (welding procedure): Установленный порядок действий для выполнения сварного шва, включая указания на процесс(ы) сварки, основные и сварочные материалы, подготовку под сварку, предварительный нагрев (при необходимости), метод и управление сваркой, термическую обработку после сварки (при необходимости) и необходимое оборудование.

3.51 процедура тестирования: Детальные инструкции для того, чтобы генерировать и выполнить множество тестовых наборов и оценить результаты их выполнения.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации. academic.ru. 2015.

Процедуры системы менеджмента качества включают несколько этапов

В современных условиях управления, изменчивости и состава документации системы менеджмента качества (СМК), отвечающей нормативу ISO 9001:2015, является ранжированной системой взаимосвязанных документов. Часть из них указана в стандарте, другая – подразумевается. Поэтому структура СМК состоит из «постоянной», определённой стандартом, и «переменной» составляющей, зависящей от конкретного учреждения.

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

«Постоянная» часть структуры документации СМК включает:

  • работу в направлении качества;
  • конечные результаты в сфере качества;
  • инструкция по качеству;
  • 6 непременных направлений деятельности комплекса качества;
  • результаты по качеству.

«Переменные» документы состоят из планов, карт процессов, рабочих инструкций, отчётов, договоров, нормативов и т. д. Но это почти вся документация организации.

Составление структуры документации СМК практичней основывать на имеющейся в учреждении системе документации, дополненной обязательными уровнями и документами, которые требует стандарт ISO 9001:2015.

Стоит помнить, что процедуры системы менеджмента качества – это в своем роде некоторые определенные правила осуществления производственных процессов или деятельности организации.

Процедуры системы менеджмента качества включают несколько этапов

Подробнее о системах менеджмента качества
Заказать систему менеджмента качества

В случае разработки и внедрения на предприятии системы менеджмента качества необходимо очень тщательно разработать все процедуры СМК, также это нужно сделать в том случае, если планируется проходить последующую сертификацию на соответствие отечественным и международным стандартам ISO. Кроме того, если на предприятии уже существует система менеджмента, но для ее эффективного функционирования требуется произвести существенные улучшения и доработки, то также следует проработать необходимые процедуры системы менеджмента качества.

И как показывает практика, в большинстве случаев бывает более выгодным заказать проработку некоторых отдельных процедур, чем полностью модернизировать существующую систему менеджмента или разрабатывать ее с нуля.

Следует заметить, что стоимость услуг такого рода довольно высокая, поскольку в основном они оказываются не по отдельности, а в комплексе работ. Но в том случае, если предприятие уже располагает основным пакетом документов по системе менеджмента качества или оно уже проходило процедуру сертификации, то нет необходимости оплачивать полностью всю процедуру. Таким образом, заказывая разработку отдельных процедур, можно обойтись без дополнительных расходов. Сегодня существуют компании, которые разрабатывают процедуры системы менеджмента качества в количестве шести самых необходимых.  

  1. Управление документированной информацией. Данная процедура приводит в порядок систему документооборота стандартов, процедур и записей предприятия, следовательно, при ее разработке необходимо, в первую очередь, уделять внимание движению и составу документации, а также установленным нормам ее обработки.
  2. Управление записями (заметками) по качеству. Сюда можно включить систематизацию всех имеющихся записей, которые сопровождают прохождение отдельных процессов, назначение ответственных сотрудников за создание, сопровождение и сохранность заметок по качеству.
  3. Управление корректирующими действиями.Корректирующие действия — это действия, предпринимаемые для устранения причин несоответствия. Во время разработки такой процедуры следует обязательно определить степень ответственности за проведение данных мероприятий, временные сроки и порядок их проведения, определить соответствующие формы документов для регистрации поступающей информации. По каждому зафиксированному несоответствию возможны различные корректирующие действия. Корректирующие действия должны быть адекватны значимости выявленных несоответствий.
  4. Управление предупреждающими (упреждающими) действиями. Сразу стоит сказать, что данная процедура более сложная, чем предыдущая, поскольку для ее проведения требуется применять методы управления будущими событиями, куда входит и управление возможными рисками. Потенциальные несоответствия определяются путем анализа:
    • прогнозируемых требований клиентов и потребителей;
    • научных и маркетинговых исследований;
    • прогнозов экономической и социальной ситуации;
    • стратегических планов организации.

    Процедура предупреждающих действий во многом сходна с процедурой корректирующих действий. Часто эти две процедуры объединяют в одну процедуру.

  5. Внутренние аудиты. Организация внутренних аудитов включает в себя определение сотрудников, которые будут нести ответственность за выполнение процесса, за составление необходимой документации, по планированию аудитов и за выполнение графика их проведения.
  6. Управление несоответствиями. Организация должна обеспечивать, чтобы продукция/услуги, которая не соответствует предъявленным требованиям, идентифицировалась и находилась под управлением в целях предотвращения ее неумышленного (непреднамеренного, случайного) использования или поставки. Действия по управлению, а также соответствующие ответственность и полномочия относительно того, как поступать с данной продукцией.

Данные процедуры системы менеджмента качества являются достаточно сложными, но наиболее сложной считается первая – управление документированной информацией. В нее входит упорядочивание имеющейся системы документооборота предприятия, следовательно, при разработке такой процедуры СМК большое внимание уделяется работе с документами. При этом задаются определенные правила обращения с документами, которые для всех являются одинаковыми, и от которых в большинстве случаев зависит и эффективность работы системы менеджмента качества.

В первую очередь, для создания процедур СМК, желательно определиться с видами документации, которая используется в организации, поскольку в настоящее время имеется несколько вариантов ее классификации. Сегодня для отдельных вариантов классификации разработаны нормативные правила, но, тем не менее, нет никакого запрета на то, чтобы организация разрабатывала собственную классификацию, которая была бы для нее наиболее удобной. Выбор такой классификации во многом определяется той отраслью, в которой работает предприятие.

Смотрите также:

Оставьте заявку на бесплатную консультацию

Системы менеджмента — консультации и обучение онлайн: Чем отличается процесс от процедуры в СМК

В системе менеджмента качества (СМК) необходимо различать такие  термины  как «процесс» и «процедура». На практике в организациях  часто возникают споры вокруг них, в особенности, когда речь заходит о документировании (описании) процессов и процедур. Многие не до конца понимают, чем отличается процесс от процедуры, или путают их назначение. 

К примеру,  сегодня прочитала на одном форуме обсуждения участников на эту тему. Вот лишь несколько интересных, на мой взгляд, мнений:
«Процедура — синоним технология, методика, действие и т.д. Процесс — набор процедур».
«Процесс — это действие, следующее после процедур. Процедура есть подготовительное мероприятие для дальнейшего процесса. В юриспруденции то же самое — следственные мероприятия (процедуры) предшествуют судебному процессу». 
«Процесс это движение, а процедура — как это движение осуществить».

Как видно из обсуждения, мнения участников форума расходятся, и ни одно из них применительно к СМК не является абсолютно верным. Чтобы разобраться в этом вопросе, давайте сначала рассмотрим официальные определения этих терминов. 

«Процесс — совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которые используют входы для достижения предполагаемых результатов. «Предполагаемый результат» процесса называется выходом, продукцией  или услугой, в зависимости от контекста ссылки. Входные данные процесса, как правило, выходы других процессов, а выходы процесса — как правило, входные данные для других процессов» (п.3.4.1 ISO 9000:2015).
«Процедура — установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процедуры могут быть документированными или нет» (п. 3.4.5 ISO 9000:2015).

Простыми словами, процесс это деятельность или несколько видов деятельности, а процедура это метод  осуществления деятельности, процесса, т.е. регламент (см. рис. 1).

Рис.1 Графическое изображение процесса
Пример:

Давайте представим процесс по выпечке торта как совокупность видов деятельности, изобразим его в виде «черного ящика» с некими входами и выходами (см. рис. 2)



Рис.2 Графическое изображение процесса «Выпечка торта»

А теперь посмотрим, что скрывается в «черном ящике» (см. рис.3).

Рис.3 Графическое изображение процесса «Выпечка торта»

В данном случае процесс — это весь комплекс действий (приготовление теста, приготовление крема, разогрев духовки и т.д.) с использованием соответствующих входов (ресурсов, ингредиентов), на выходе которого получается готовый торт, а процедура – это рецепт этого торта (методика выпекания, технология).

На практике часто возникает необходимость задокументировать те или иные процессы или процедуры даже, если в стандарте по системе менеджмента качества об этом прямо не говорится (см. статью «Когда необходима документированная процедура СМК?»). При документировании процессов и процедур важно различать суть и назначение их описания. Описание процесса определяет суть и структуру процесса. Назначение описания процесса  – обеспечить  эффективное планирование, обслуживание, управление и улучшение процесса. Процедура, в основном, определяет характер и последовательность действий в рамках процесса, которые в конкретных условиях (с учетом существующих законодательных требований, потребностей организации и ее потребителей и т.д.) обеспечивают запланированное качество процесса и его результатов. Описание процедуры необходимо, чтобы задокументировать метод выполнения процесса в заданных условиях.

Необходимо помнить, что описание процесса первично и основа для разработки процедуры, но не наоборот. Для одного и того же процесса может быть разработано несколько процедур, которые могут отличаться последовательностью действий, условиями  выполнения, и т.д.

В моей следующей статье более подробно описаны  методы описания процессов и процедур. 

6 обязательных процедур СМК — ЦСС МСК

Состав документации системы менеджмента качества (СМК), отвечающая нормативу ИСО 9001:2008, является ранжированной системой взаимосвязанных документов. Часть из них указана в стандарте, другая – подразумевается. Поэтому структура СМК состоит из «постоянной», определённой стандартом, и «переменной» составляющей, зависящей от конкретного учреждения.

«Постоянная» часть структуры документации СМК включает:

  • работу в направлении качества;
  • конечные результаты в сфере качества;
  • инструкция по качеству;
  • 6 непременных направлений деятельности комплекса качества;
  • фиксации по качеству.

«Переменные» документы состоят из планов, карт процессов, рабочих инструкций, отчётов, договоров, нормативов и т. д. Но это почти вся документация организации.

Составление структуры документации СМК практичней основывать на имеющейся в учреждении системе документации, дополненной обязательными уровнями и документами, которые требует стандарт ИСО 9001:2008.

6 обязательных процедур СМК

1. Управления документацией

С её помощью приводится в порядок система оборота документов учреждения, причём при её создании первостепенное внимание обращается на состав и движение документации, правила их обработки.

2. Управления фиксациями по качеству

Этот вид работы содержит в себе действия по систематизации всего объёма записей, которыми сопровождаются конкретные процессы, установление ответственности за процесс создания и хранения фиксацией по качеству.

3. Управление поправляющими действиями

К корректирующим действиям относятся мероприятия, цель которых заключается в устранении причин, приведших к несоответствию. При разработке алгоритма поправляющих действий обязательна установка ответственности за выполняемые мероприятия, время и алгоритм по их выполнению, разработка обязательных бланков документов для фиксации сведений.

4. Управление предупреждающими мероприятиями

Сложность этой процедуры является более высокой по сравнению с предыдущей. Она нуждается в применении способов прогнозирования и регулирования потенциально возможными процессами, например, содержит в себе алгоритмы воздействия на риски.

5. Внутренние аудиты

Проведение собственных проверок содержит в себе установление работников, отвечающих за эту работу (внутренние аудиторы), подготовку годовых планов контроля, разработку графиков их реализации и т. д.

6. Управление несоответствиями

Всем организациям СМК вменяет в обязанность следить за продукцией/услугами, не соответствующими требованиям к ним, устанавливать и держать их под контролем, чтобы предотвратить их случайное (неумышленное) использование или поставку.

Управленческие поступки вместе с соответствующей ответственностью и полномочиями по поводу, как использовать несоответствующую продукцию, должны определяться в документированном процессе. Такой процесс направлен на обеспечение аналогии процессов процедур и продукции/услуг требуемым условиям.

профессиональное планирование для регулярного менеджмента»

  1. Главная

  2. Блог
  3. Тезисы семинара Александра Фридмана «Вы или хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента»

 1. Люди работают так, как ими управляют. Единой точки зрения на менеджмент не существует. Если вы хотите, чтобы сотрудники работали хорошо необходимо качественное управление.

2. Каждый руководитель заслуживает своих подчиненных. Претензия к плохим подчиненным  — признак профессиональной недостаточности самого руководителя. У профессиональных руководителей не бывает плохих подчиненных. Одни либо уже работают так как нужно, вторые — на пути к этому состоянию, а других людей не должно быть в компании.

3. В реальном мире подчиненный — всегда будет немножко не соответствовать занимаемой должности. Это несоответствие руководитель должен сгладить с помощью своих профессиональных инструментов. Любой, кого вы не уволили, заслуживает профессионального управления. В этом заключается работа руководителя. Мотивировать человека – это значит  искусно им управлять.

4.  Несколько мифов руководителя: надо найти хороших сотрудников и надо найти волшебную мотивацию, поставить kpi и после этого будет счастье. Так не бывает.

5. Опыт и профессионализм не являются синонимами. Опыт возможен без профессионализма. Например, я могу сам играть в баскетбол, без тренера. Но когда в этом случае я стану профессионалом?  

В чем разница между любителем и профессионалом? Профессионал работает понятными методиками. Может объяснить, что делать и объяснить почему. Знает, что делать, как и почему, понимает логику процесса. Знание логики позволяет отступать от канонов и искать обходные пути в нестандартных ситуациях.

6. Компетенции руководителя. Каждая из них имеет логику, место применения и свой диапазон полезности. Компетенция — это инструмент. Проблема в том, что ни одна компетенция не обладает волшебным свойством. Руководитель — это многорукий бог Шива, который решает управленческие задачи комбинациями инструментов.

7. Одна из ключевых компетенций – планирование. Также есть делегирование и контроль. Они больше всего влияют на точность управления.

8. Основная проблема современности — нехватка времени. Но так ли не хватает времени, можеть быть, вопрос в том, что задача была не в приоритете? Мы скрываем за нехваткой времени то, что наши приоритеты уже расставлены. Будет ли у нас больше времени в перспективе? Нет — это типичная отговорка. Бизнес — дорога в один конец. Будет только хуже, легче не будет. В сравнении с 70-ми годами вести бизнес в Европе стало сложнее в 6 раз, в России — сложность еще больше.

9.  Время — это ресурс. Каждый может рассчитать месячный ресурс своего времени. Но вопрос не в поиске времени, не в ожидании времени — вопрос в распределении этого времени, т.е. планировании. Неправильно формулируя причины нехватки времени, мы неправильно ищем инструменты. Нужно определить, чем занято ваше время.

10. Планирование имеет в бизнесе неоднознанчную репутацию. Ключевые предубеждения против планирования:  

— Планирование занимает много времени. Планирование — это не издержки, а инвестиции. Необходимая процедура, чтобы дальше все хорошо. Планирование позволят выбрать тот набор действий, который приведет у нужному результату.

— В бизнесе все непредсказуемо, поэтому планировать бесполезно. Над людьми организованными Бог шутит реже. Хороший план включает в себя прогноз области «шутки Бога». Количество неожиданностей определяет меру вашего профессионализма. Люди делятся на 3 категории: те, которые удивляются, те, которые анализируют и те, которые управляют событиями. В жизни происходит то, что вы организовали.

 — Все равно все жизнь расставит по местам (отговорки).

— Не готовность к самоограничению. При правильном планировании делается не то, что хочется, а то, что нужно. Многим это не нравится, они готовы пахать, но тем способом, который нравится. А к ограничениям не готовы. Человек предпочитает мучиться знакомым и приятным способом. А выделить время подумать – это неприятно.

11. Задачи оперативного планирования:

— Формализация результатов

— Выбор критериев достижения результата

—  Описание способов достижения результатов.

— Расчет необходимых ресурсов. Чем больше параметров, тем подробнее нужно составлять список.  

— Выбор оптимальной последовательности выполнения работ. Неправильная последовательность ведет к неправильным действиям. 

— Обеспечение координации участников

— Оценка и минимизация рисков. Внутренние (риски самой компании) и внешние (рынок). Параметры риска: вредоносность и вероятность. Управляемые (можем отрегулировать), диалоговый риск (прямому влиянию не поддается, но можно попытаться управлять). Неуправляемый риск — повлиять нельзя.

— Сверка и коррекция хода работ.

12.  Процедуры, которые позволят избежать хаоса в работе:

Процедура “Материализация хаоса”. Собрать весь список дел в одном месте – записать или сделать в mindmanager. Спрашиваем себя, что нужно сделать. Записываем то, что всплывает в голове. Процедуру лучше проводить 2 дня по 8 часов. Но при условии, что у вас есть доступ ко всей нужной документации, вам никто не будет мешать. Задача – собрать в одном месте список всех своих дел. Всех.

Процедура «Формирование карты боя». В сегодняшней картине Мира всегда есть элементы будущего, нужно только суметь их разглядеть. Количество неожиданностей показывает истинную меру вашего профессионализма (В. Тарасов). Берем лист и делим по директориям: личное, структура, стратегия, финансы, дела любого масштаба и значимости. Задачи пишем с глаголами.  Составьте так называемый лист поручений. Руководитель должен легко посмотреть, что и кому он поручил.

Процедура «Обустройство кабинета». От работы нужно получать удовольствие, не нужно быть на войне. Ревизия всех предметов вокруг вас. Эргономизация рабочего пространства. Все, что вас окружает должно давать разумную энергию.

 Процедура «Формулировка целей». Цели по SMART: конкретность и ясность, цель измерима, амбициозна и реалистична, цель «экологична» и обеспечена ресурсами, цель имеет срок или период достижения.

 

 

 Процедура «Декомпозиция». Разделение на более мелкие задачи. Для удобства обзора — правило трех уровней на одном поле решений. Ствол — проект. Если не используем проекты, совокупность действий больше трех — это проект. Ветви — задачи. Листья — мероприятия. Мероприятие – работа, которую можно и нужно выполнять без перерыва. Оптимальное время мероприятия 2 часа.

 Как отдохнуть? Проверка почты — это не отдых, а отдельная работа. Информационная контрацепция – полная изоляция от информации (чтение журнала, соц сетей — это не отдых).

Легкая физическая активность – можно пройтись.

 Уровни декомпозиции: полная декомпозиция — вся работа нарезана на мероприятия. Оценочная декомпозиция — позволяет с нужной точностью оценить ресурсы. Декомпозицию может делать руководитель полностью или делает сотрудник, а руководитель контролирует. Частично руководитель — частично сотрудник.

 Результаты декомпозиции:

— чертеж вместо набросков

— возможность точного расчета ресурсов в том числе времени

— предпосылки для включения в календарь

— оптимальное распределение работ на возможных субподрядчиков

— уменьшение персоналозависимости

— возможности эффективного делегирования

— возможности эффективного контроля

— возможность для конструктивного диалога

 13. Расстановка приоритетов. 4 признака важной задачи:

— Очевиден большой выигрыш при выполнении задачи

— Выполнение задачи устраняет крупную проблему

— Триггер — небольшое усилие, которое запускает целую цепочку действий.

— Уникальный ресурс — если не уделим должное внимание задаче сейчас, то в нужный момент будет не то, что нужно.

14. Признаки срочной задачи. Почему не стоит торопиться сделать то, что можно было сделать завтра? Потому что вы не сделаете то, что было нужно сделать сегодня.

 Максимально срочно — это то, что можно сделать на этой неделе. Важно может быть не срочно. Но не срочно не может быть не важно. Для многих «срочно» -это смертельно. Не воспринимайте срочно, как важно. Хорошо, когда руководитель обладает здоровой формой пофигизма. Он спокойно допускает что что-то может быть не сделано. Не все задачи от руководства — задачи максимально срочные.

 15. Работы будет всегда больше, чем времени. Мир редко реагирует на намерения, миру важно, что вы сделали, а не то что хотели сделать. Мозг всегда выбирает текучку. Расставляйте приоритеты на бумаге. 

16. Синдром «надкусанного яблока» — все задачи сделаны по чуть-чуть, но толком ничего не сделано. Любая работа, которую нужно сделать, потратив 0,5 часа, нужно вставить в поле календаря. В календаре размещаем не только встречи и собрания, вносим задачи. То, что вы не запланируете, с высокой вероятностью не произойдет.

 17. Горизонты планирования:

— Базовый подход — разбить календарь по неделям, недели по дням и т.д.

— Известные события сразу добавить в свой календарь.

— Площадки выбора. Заранее планируйте будущие месяцы (в мае — июль)

— Сетка ключевых событий

— Планируйте окна хаоса — 25% времени нужно оставлять для окон хаоса, время, которое ничем не занято. Тогда вы сможете не отменять дела, а сдвигать их. Перерывы входят в эти слоты. Чем выше турбулентность среды, темы больше окна хаоса.

— Обед также должен быть отражен в вашем календаре.

18. Планируйте работу с учетом своих предпочтений. Например, вы лучше работаете с утра, тогда не назначайте на это время встречи. Лучше проводить несколько встреч без других дел, чтобы не было разрывов. Продумывайте выездные и офисные дни — выезжать на полдня.

 19. Не нужно делать побольше, нужно сделать то, что нужно. Руководитель должен думать – если сваливается внезапная задача, должен ли он что отменять ради этого или это может подождать.

 20. Процедура «Капитанский мостик» — подведение итогов дня и осмысление следующих шагов. Проводится в конце каждого периода планирования — дня, недели, месяца,

и является частью цикла. Подводите итоги в конце дня, чтобы вы могли оценить ситуацию, своеобразный аудит —  сделано — не сделано. Если не успели что-то сделать, нужно понять причины: объективная или субъективная привела к этому. Например, появилось дело более высокого приоритета. Или это была ошибка планирования.

Капитанский мостик лучше проводить вечером и делать это постоянно. Дает дополнительные возможности для вас и команды:

— расстрел текучки — вместе мелкие дела выносить на мостик (1 час) еженедельно 3-4 часа.

— решение срочных вопросов, возникших у сотрудников. 

 21. Операция «Пасьянс». Раскладываем то, что накопилось за день.

— Возможный результат вашего аудита задач. Дела сами не рассасываются. 

— Предварительные выкладки

— Входящие — те записи, которые вы делали днем, результаты разговоров, почта, документооборот.

— Переустановка приоритетов, перепрошивка календаря с учетом новых задач. 

Каждый день переосмысливаем события и будущий план!

Регистрируйтесь на семинары Александра Фридмана в Барнауле и Новосибирске!

О системе менеджмента качества (СМК)

Что такое СМК?

Для того, чтобы функционирование организации было успешным, необходимо управлять ею системным и наглядным образом.

Управление организацией, наряду с другими аспектами менеджмента, включает в себя менеджмент качества.

СМК — это система, создаваемая в организации для формирования политики и целей в области качества, а также для достижения этих целей.. СМК, как и любая система, характеризуется своим назначением, структурой, составом элементов и связями между ними. СМК вуза — совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для осуществления политики в области качества с помощью планирования, управления, обеспечения и улучшения качества.

Политика в области качества является основным документом системы. Она определяет цель построения и функционирования СМК, а также обязательства высшего руководства по достижению поставленных целей.

СМК охватывает такие сферы деятельности вуза, как педагогическая, научная, воспитательная, административная, хозяйственная. Указанные сферы взаимосвязаны между собой и в большинстве случаев пересекаются.

Функционирование СМК осуществляется за счет вовлеченности всего персонала, при этом высшее руководство (ректор университета) берет на себя полную ответственность за достижение целей в области качества.

Административное влияние на СМК базируется на управлении процессами по фактическим показателям. Его основной целью является создание условий способных обеспечить непрерывное улучшение процесса. При этом, оценка изменений качества процесса осуществляется на основе критериев.

Процесс разработки и внедрение системы менеджмента качества включает следующие этапы:

  • выбора модели СМК;
  • сравнения деятельности университета с требованиями выбранной модели;
  • перестроения деятельности университета там, где это необходимо;
  • разработки и внедрения документации СМК, подтверждающей соответствие деятельности университета требованиям модели;
  • сертификации СМК, с целью повышения эффективности процессов деятельности;
  • улучшения деятельности на основе непрерывного совершенствования процессов.

Решение задачи повышения качества образовательной услуги связано с необходимостью создания комплексной системы управления. Построение подобной системы с опорой только на оценку результатов любого процесса является принципиально несостоятельным.

Эффективного управления качеством можно добиться только путем управления процедурами внутри самого процесса. Применительно к университету — через управление качеством предоставляемых научно-образовательных услуг на всех этапах подготовки специалиста

Причиной всех ошибок всегда являются неправильные действия. Для того, чтобы избежать ошибок, необходимо определить правильную последовательность действий, описать (формализовать) их, разработать инструкции по выполнению и контролю правильных действий. Иными словами, управление качеством подготовки специалистов должно быть построено так, чтобы отклонения от заданных требований, по возможности, предупреждались, а не исправлялись после того, как они были обнаружены.

Этим путем можно обеспечить репутацию университета как надежного поставщика высококачественных специалистов с минимальным риском для тех предприятий, организаций и физических лиц, которые можно считать потребителями услуг.

Назначение СМК

СМК призвана обеспечить качество предоставляемых услуг и «настраивать» это качество на ожидания потребителей. При этом главная задача СМК — не контроль каждой отдельной услуги, а создание системы, которая позволит не допускать появление ошибок приводящих к плохому качеству услуг.

В результате создания необходимых условий СМК должна гарантировать соответствие выпускников университета требованиям государственных образовательных стандартов, пожеланиям и рекомендациям заинтересованных сторон. При должном функционировании СМК затраты на подготовку специалистов должны быть оптимальными.

Успех может быть достигнут в результате внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента, разработанной для постоянного улучшения деятельности с учетом потребностей всех заинтересованных сторон.

Структура СМК

СМК состоит из следующих элементов: организация; процессы; документы; ресурсы.

В соответствии с определениями ИСО, организация, это группа сотрудников и необходимых средств, с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений.

Процесс — это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов деятельности преобразующих «входы» в «выходы». Очень часто «входами» процесса являются «выходы» других процессов.

Важное значение для СМК имеет понятие процедуры. Процедура — это установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процедурой можно назвать процесс (совокупность процессов). С другой стороны — это документ, описывающий правила выполнения процесса.

Документ — информация (значимые данные), размещенные на соответствующем носителе.

Ресурсы СМК — все то, что обеспечивает менеджмент качества.

Что необходимо для создания СМК организации?

  • идентифицировать основные процессы деятельности;
  • установить последовательность и взаимодействие процессов;
  • определить критерии и методы, необходимые для обеспечения эффективности как работы, так и управления процессами;
  • обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки работы и наблюдения за процессами;
  • наблюдать, измерять и анализировать процессы;
  • принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения процессов;

Что такое ИСО?

В 90-х годах прошлого века мировое сообщество перешло к новому этапу развития управления качеством — планированию качества.

Основной задачей стоящей перед производителями продукции и услуг на этом этапе — полное удовлетворение потребителя.

Эта тенденция нашла свое отражение в новой версии стандартов ISO (International Organization for Standardization) семейства 9000.

ИСO — это международная организация по стандартизации, являющаяся всемирной федерацией национальных организаций по стандартизации (комитетов-членов ИСO).

Цель ИСO — развитие принципов стандартизации и проектирования на их основе стандартов, способствующих интеграционным процессам в различных областях и видах деятельности.

Разрабатываемые ИСO стандарты объединяются в семейства. ISO 9000 — серия стандартов ISO, которые применяются при создании и совершенствовании систем менеджмента качества организаций и предприятий.

  • ИСO ISO 9001. Содержит набор требований к системам менеджмента качества. Текущая версия — «ISO 9001:2008. Системы менеджмента качества. Требования».
  • ISO 9000. Словарь терминов о системе менеджмента, свод принципов менеджмента качества. Текущая версия — «ISO 9000:2005. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».
  • ISO 9004. Cодержит руководство по достижению устойчивого успеха любой организацией в сложной, требовательной и постоянно изменяющейся среде, путем использования подхода с позиции менеджмента качества. Текущая версия — «ISO 9004:2009. Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации. Подход на основе менеджмента качества».
  • ISO 19011. Стандарт, описывающий методы проведения аудита в системах менеджмента, в том числе, менеджмента качества. Текущая версия — «ISO 19011:2011 Руководящие указания по аудиту систем менеджмента».

Российские версии стандартов:

ГОСТ ISO 9000-2011 — аналог ISO 9000:2005 (подготовлен открытым акционерным обществом «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС») на основе применения ГОСТ Р ИСО 9001-2008)
ГОСТ ISO 9001-2011 — аналог ISO 9001:2008 (подготовлен открытым акционерным обществом «Всероссийский научно-исследовательский институт сертификации» (ОАО «ВНИИС») на основе применения ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Одним из наиболее важных моментов данных стандартов является их универсальность, использование их предприятиями различных форм собственности. Все они содержат нормы и требования, которым должна соответствовать система менеджмента качества, независимо от того будет она сертифицирована или нет. Именно для этих целей используются Международные стандарты ИСО 9000, ИСО 9001, ИСО 9004. ГОСТ Р ИСО 19011-2012 используется в качестве регулирующего вопросы организации и проведения аудитов.

Что такое управление политиками? | НАВЕКС

Как выглядит «плохое» управление политиками?

Каждая современная организация опирается на набор политик или процедур, которые определяют поведение ее сотрудников, заинтересованных сторон, руководства и, следовательно, организации в целом.

Однако такая документация часто предоставляется на бумаге или по электронной почте, что приводит к разбросу ее по организации и затрудняет ее обслуживание, управление и распространение. Такой бессистемный подход также увеличивает вероятность того, что политика будет написана, представлена ​​и реализована непоследовательным образом.

Сохранение неэффективных методов управления политиками и процедурами может занять много времени и средств. Что еще хуже, это может подвергнуть вашу организацию целому ряду правовых, нормативных, репутационных рисков, а также рисков для здоровья и безопасности.

 

Почему организации обращаются к программному обеспечению для управления политиками

Программное обеспечение для управления политиками и процедурами

, такое как PolicyTech, упрощает просмотр, управление и обмен критически важными процедурами и политиками вашей компании.

Вы можете использовать его для автоматизации ряда задач, чтобы упростить управление политиками, и даже назначать аттестацию политик и тесты, чтобы убедиться, что заинтересованные стороны прочитали и поняли политики, относящиеся к ним.

 

PolicyTech изменит ваш способ управления политиками и процедурами  

PolicyTech от NAVEX Global — это ведущая в отрасли система управления политиками и процедурами. Широкий набор инструментов позволяет:

  • создание шаблонов политик
  • автоматизация архивирования и контроля версий обновленных документов
  • отслеживание хода выполнения политики – от реализации до пересмотра и повторной оценки
  • назначение авторов, рецензентов и утверждающих лиц выявлять узкие места и несоответствия
  • убедиться, что сотрудники читают и понимают соответствующие политики и процедуры
  • сообщают о предполагаемых нарушениях политик

Узнать цену >

Discover PolicyTech >

Процедуры управления | Bizmanualz Процедуры управления

Процедуры управления качеством имеют решающее значение для улучшения.Если вы являетесь менеджером группы людей, у вас в основном есть два способа использования процедур: либо вы используете их для обеспечения согласованности и улучшения, либо нет. Как используются ваши процедуры управления?

Менеджеры, не использующие процедуры

Сначала давайте определим, что означает неиспользование процедур управления. Это означает либо то, что вы не задокументировали свои стандарты работы в рабочей инструкции или процедуре в отношении того, что ожидается от задачи, процесса или работника.В качестве альтернативы у вас есть документация, но вы не используете ее каким-либо осмысленным образом. Возможно, у вас есть задокументированные процедуры, чтобы показать аудитору соответствие ISO или финансовое соответствие, и это все, для чего используются ваши процедуры — ваш аудитор. Ваши процедуры гораздо ценнее.

Если вы менеджер, который не использует процедуры, то вы, вероятно, относитесь к тому типу менеджеров, которые считают, что все делают все возможное, или, по крайней мере, вы верите своим сотрудникам, когда они говорят, что делают все возможное.В конце концов, на работе одна проблема за другой.

Как можно лучше реагировать на все ежедневные перерывы, поломки машин, задержки поставщиков и ошибки, которые совершают «другие» люди? Каждый делает все возможное в данных обстоятельствах. Если это звучит знакомо, то вы похожи на многих менеджеров, практикующих «управление противопожарными учениями», сосредоточенными на тушении одного пожара за другим, каждый день. Как это могло работать по-другому?

Что происходит, когда вашЗаказы должны быть отправлены, поэтому вы должны решить насущную проблему, верно?

Теперь спросите себя: если у вас нет ежедневного плана с четко определенными рабочими стандартами, то как вы узнаете, что кто-то делает все возможное? Я имею в виду, по сравнению с тем, что вы понимаете под «лучшим»?

Например, большинство компаний измеряют своевременную доставку (OTD) или, по крайней мере, должны измерять OTD. Если ваш показатель OTD меньше 100%, то НЕТ, что ваши люди не делают все возможное. Цель 100% вовремя! Все, что меньше, не является лучшим, лучшее — это 100% период.Теперь я знаю, что вы рационализировали это и должны принимать во внимание ежедневные перерывы, поломки оборудования, задержки поставщиков и ошибки, которые совершают «другие» люди. Или ты?

Отсутствие плана означает отсутствие процедур

У вас есть план, как своевременно выполнять все заказы? План того, как предотвратить ежедневные перерывы, поломки оборудования, задержки поставщиков и ошибки, которые совершают «другие» люди. Как бы выглядел этот план? Как насчет набора процедур, определяющих стандартную работу, необходимую для того, чтобы заказы доставлялись за дверь на 100 % вовремя?Разве не для этого в первую очередь предназначены процедуры?

Для чего нужны процедуры?

Некоторые считают, что соответствие требует процедур управления или они предназначены для обучения, чтобы показать новым сотрудникам, как выполняется работа. Некоторые правила, такие как Sarbanes Oxley, требуют процедур для контроля рисков. А некоторые организации, такие как Toyota, используют процедуры для документирования текущего состояния с целью постоянного улучшения. Для чего вы используете процедуру?

Общие ответы на вопрос Зачем нужны процедуры? которые люди использовали:

  1. Соответствие
  2. Операционные нужды (т.е. согласованность)
  3. Управление рисками
  4. Непрерывное совершенствование

Что общего у этих четырех ответов?

  • Соответствие означает, что правительство или какой-либо орган по стандартизации вышли на рынок, потому что произошел какой-то сбой, и власти считают, что им необходимо вмешаться, потому что он не исправляется.
  • Операционные потребности  означает, что сбои обходятся организации слишком дорого, поэтому их необходимо исправлять.
  • Управление рисками  означает, что потенциал или серьезность сбоя слишком высоки, поэтому необходимо управлять рисками или устранять их. А
  • Непрерывное совершенствование  означает, что существует хорошее экономическое обоснование для снижения затрат/увеличения прибыли или увеличения доли рынка за счет исправления текущего состояния.

Процедуры предназначены для устранения проблем. Конечно, они обеспечивают соблюдение требований, могут помочь в обучении, они снижают риски при правильном использовании и отлично подходят для постоянного совершенствования, но настоящая причина, по которой вам нужны процедуры, заключается в том, что они решают проблемы.Они устраняют проблемы, а если проблемы исчезают, то они снижают ваши затраты на ведение бизнеса.

В чем ценность процедур?

Процедуры могут обеспечить большую ценность для бизнеса, если они используются. Часто люди пишут их и убирают. В прежние времена у вас мог быть большой набор процедур, но в настоящее время процедуры, как правило, хранятся на сервере, где люди быстро о них забывают. Если вы хотите получить больше пользы от своих процедур, вам необходимо включить их в свою систему управления.

Как вы используете процедуры?

Сотрудники используют процедуры для обучения, чтобы убедиться, что они не повторяют ошибок, сделанных другими. Достаточно ли детализированы ваши процедуры, чтобы предотвратить ошибки?

Например, говорят ли в ваших процедурах такие вещи, как:

  1. Весь персонал должен иметь соответствующий уровень подготовки
  2. Используйте формы, найденные на сервере
  3. Все поля должны быть заполнены

Этот пример звучит просто, но делает это описать достаточно подробно, чтобы предотвратить ошибки? Каждая точка предназначена для устранения ошибки.Пункт (1) означает, что нам нужны обученные кадры, но о какой подготовке идет речь и сколько навыков требуется. Пункт (2) означает, что нам нужна определенная форма, но какая? В пункте (3) говорится о заполнении всех полей, но нет информации о том, какая информация содержится в поле и существует ли определенный способ заполнения каждого поля.

Надеюсь, обучение даст ответы на все эти вопросы, но, по моему опыту, обучение само по себе может и не помочь. Необходим процесс надзора с последующим контролем со стороны руководства, чтобы гарантировать, что правильные ответы вводятся в правильные поля и правильным образом.

Менеджеры, использующие процедуры

Менеджеры используют процедуры для уменьшения проблем в рабочем процессе, чтобы гарантировать, что люди не совершают одних и тех же ошибок. Как менеджер. если вы не используете процедуры, то важна ли для вас последовательность?

Руководители, использующие процедуры управления качеством, используют их для обеспечения бесперебойного рабочего процесса, регулярного профилактического обслуживания для обеспечения отсутствия поломок оборудования, выбора поставщиков и управления ими для обеспечения отсутствия задержек с поставщиками, и другие менеджеры также используют процедуры для защиты от ошибок, чтобы гарантировать, что «другие» люди не совершают ошибок.

Вы не можете сделать это в одиночку. Процедуры являются частью системы управления, которая работает вместе, чтобы гарантировать 100% своевременную доставку заказов. Если вы не используете процедуры, вы посылаете сигнал о том, что согласованность не важна.

Примечание. Я сказал «менеджеры, использующие процедуры». Это потому, что процедуры предназначены для менеджеров. Да, сотрудники тоже используют процедуры, но именно менеджер или супервайзер должен следить за тем, чтобы процедуры применялись и соблюдались. Как менеджеры используют процедуры?

Например, используя описанный выше сценарий своевременной доставки, предположим, что у нас возникла поломка машины, которая стала причиной сегодняшних пожарных учений.Тогда ответ руководства должен быть таким:

  • Почему эта машина ломается?

    Документы по процедурам производственной политики.

  • Когда он в последний раз обслуживался?
  • У нас много незапланированного обслуживания?
  • Что говорит об этом процедура профилактического управления?
  • Насколько эффективно наше профилактическое обслуживание?

Работа руководства заключается в том, чтобы задавать вопросы и привлекать техобслуживание к ответственности в соответствии с его рабочими стандартами, процедурами, целями и задачами.Если цели не заключаются в предотвращении поломок машин, измените цели и проводите больше профилактических работ. Если работники не могут работать в соответствии со стандартом, обучите их. Если инструментов недостаточно или не хватает обслуживающего персонала, измените бюджет, купите новые машины, требующие меньше обслуживания, или рассмотрите другие действия.

Это то, что менеджеры делают внутри цикла управления. Они видят, что рабочие стандарты разрабатываются для выполнения работы, они гарантируют, что они задокументированы в процедурах, они выделяют ресурсы для достижения рабочих стандартов, а затем следят за достижением запланированных результатов рабочих стандартов.Процедуры предназначены для информирования руководства о том, что нужно руководству – 100% своевременная доставка – и о том, как руководство спланировало достижение рабочих стандартов. Идеальны ли стандарты работы?

Менеджмент всегда прав?

Процедуры управления не представляют собой разовое мероприятие, когда руководство садится и разрабатывает безупречные стандарты работы. Процедуры управления качеством должны быть динамичными и изменяться, чтобы приспосабливаться к окружающей среде, конкуренции, изменяющимся потребностям клиентов или меняющейся компетенции рабочей силы.Другими словами, обстоятельства меняются, как и ваши процедуры.

Целью является постоянное совершенствование, а не совершенство. Менеджмент не всегда должен быть прав, чтобы быть хорошим. Руководству просто необходимо предпринимать действия, направленные на достижение запланированных результатов. Улучшения происходят в результате итераций цикла управления. Это процессный подход «планируй, делай, проверяй, действуй» (PDCA). Это краеугольный камень системы менеджмента качества. Ваши управленческие процедуры являются краеугольным камнем коммуникации вашего руководства с вашими стандартами работы.Если вы не используете процедуры для информирования о своих стандартах работы, то для чего еще они нужны – для вашего аудитора?

Если менеджеры не привлекают работников к ответственности за соблюдение стандартов работы и не выделяют ресурсы для обеспечения соблюдения стандартов работы, то что они делают — тушат пожары? Если менеджмент борется с огнем, то кто управляет? Вам нужны менеджеры, решающие проблемы, или обученные способные работники, которые решают проблемы?

Необходимо использовать процедуры управления

Если вы хотите выявить лучшее в своих сотрудниках, чтобы они действительно делали все возможное, вам нужно определить, что означает «лучшее», и один способ сделать это. через ваши процедуры.В конце концов, чтобы быть эффективными, необходимо использовать процедуры управления. Попробуйте и дайте мне знать, каков ваш опыт с процедурами.

Другие статьи Bizmanualz…

Что такое управление политиками и процедурами

Политика и процедуры являются основой любой хорошо структурированной организации. Наличие системы для управления этими постоянно меняющимися документами имеет решающее значение. При правильном использовании система управления политиками может помочь сэкономить время и деньги, снизив при этом потенциальный риск для ваших сотрудников и компании.Тем не менее, несмотря на его доказанные преимущества, организации часто не уделяют приоритетное внимание управлению политиками и процедурами, а без современных решений, контролирующих ваши политики, их организация и обслуживание могут быть слишком сложными.

По своей сути процесс управления политиками можно разбить на четыре простых шага:

  1. Разработка
  2. Аттестат
  3. Рассылка
  4. Техническое обслуживание

1. Разработка

Ваша организация определила конкретную потребность.Часто это происходит путем выявления потенциального риска или требования стандартизировать ту или иную процедуру. Первым важным шагом к успешному управлению политиками и процедурами является создание эффективных политик. Эти политики и процедуры должны быть последовательными и разъяснять вашим сотрудникам, как должны действовать ваши сотрудники и ваша организация.

2. Аттестат

После создания новой политики должен начаться процесс утверждения. Огромной проблемой для многих организаций является попытка вручную организовать большое количество сотрудников для проверки и подтверждения политик.Хорошая система управления политиками гарантирует, что нужные люди будут уведомлены о пересмотре правильных политик. На этом этапе может быть много отзывов от разных людей, и очень важно гарантировать, что все одобряют текущую версию политики. Без системы управления политиками и процедурами этот процесс может быть утомительным и запутанным, но хорошо разработанные системы автоматизируют контроль версий, поэтому вы всегда будете видеть только последнюю версию.

3. Распространить

Теперь, когда утверждена новая политика или процедура, новая информация должна быть доведена до нужных сотрудников.Крайне важно иметь возможность быстро распространять критически важные новые политики, особенно во время сбоев, которые могут привести к удаленной работе или другим проблемам со связью. Централизованное расположение сотрудников для удобного поиска, доступа и использования этих документов помогает автоматизировать их рабочие процессы и тратить меньше времени на выполнение утомительных административных задач. С помощью системы управления политиками после публикации и распространения новой политики вы можете легко просмотреть, кто просмотрел и принял новую и обновленную политику.Вы даже можете протестировать сотрудников, чтобы оценить, насколько хорошо они понимают новую информацию. Это помогает убедиться, что все сотрудники в курсе последних событий и соблюдают надлежащие процедуры, что имеет решающее значение для снижения потенциального риска.

4. Поддерживать

Наконец, политики и процедуры не являются фиксированными документами. По мере того, как организации меняются и растут, должна меняться и их политика. Кроме того, соблюдение нормативных стандартов может означать необходимость периодически пересматривать и пересматривать политики — иногда даже раз в год.С помощью диспетчера политик и процедур вы получаете уведомление о необходимости просмотреть политику, срок действия которой скоро истечет, поэтому вы можете заархивировать устаревшую политику и эффективно повторить первые три шага — разработать, аттестовать и распространить — чтобы гарантировать, что ваши политики никогда не устаревают. . Опять же, обеспечение того, чтобы сотрудники имели доступ к самой последней версии, имеет решающее значение для эффективного управления политиками и процедурами.

Эти четыре шага являются ключом к успешному управлению политиками и процедурами. Все это, если оставить его ответственному за соблюдение нормативных требований или другому отдельному сотруднику, может быть ошеломляющим и трудным для выполнения.Система управления политиками и процедурами — это простое решение, которое поможет вашей организации создать структуру, которую будут ценить все ваши сотрудники. Без него политика легко может стать неэффективной, недоступной для нужных сотрудников или устареть. Все это является нежелательным воздействием на вашу организацию, поддерживающую соответствие, и приводит к большим рискам ответственности, и их в большинстве случаев можно избежать.

Политики и процедуры, как правило, не являются любимыми ежедневными задачами большинства людей, но, нравится нам это или нет, они необходимы в каждой организации.К счастью, есть решения для оптимизации и автоматизации процесса, которые снимают нагрузку с нескольких человек и приносят пользу всем. Если это проблемы, с которыми вы сталкиваетесь в своей повседневной работе, рассмотрите возможность связаться с нами и попробовать бесплатную демо-версию, чтобы увидеть, как все ваши проблемы решаются в режиме реального времени.

 

Щелкните здесь, чтобы просмотреть ДЕМО-версию ComplyALIGN Policy Manager

 

Управление политиками и процедурами: организации всех размеров

Каждый раз, когда на ум приходит управление политиками и процедурами, большинство людей склонны думать о крупных корпорациях и думать, что это задача только для крупного предприятия.Часто информация и ресурсы полностью игнорируют те же потребности для небольших организаций, но многим необходимо понимать, что для небольших организаций не менее важно иметь систему управления политиками и процедурами.

Поскольку каждый бизнес имеет определенные правила и стандарты, очень важно рассмотреть базовую, но устойчивую структуру и для небольших корпораций. Планирование, распространение и признание политик и процедур любой компании, будь то большая или маленькая, гарантируют безопасность и защиту от неизвестного, а также служат справочным руководством для сотрудников.

Когда потенциальный клиент посещает ваш офис или просматривает веб-сайт вашей компании, он ищет продуманно организованный и спланированный бизнес. Эффективная структура управления политиками и процедурами гарантирует, что у клиента создается образ хорошо развитой организации.

В любом бизнесе и отрасли требуется тяжелая работа, ресурсы и вызовы, чтобы представить этот позитивный вызов. Хорошая система управления политиками и процедурами, даже для небольших организаций, может помочь создать успешный и цельный образ, сохраняя при этом их соответствие требованиям быстро меняющегося современного делового рынка.

Небольшие организации могут добиться успеха, если у них есть непосредственная группа, предназначенная для управления политиками и процедурами, например группа соответствия. Эта команда не обязана заниматься управлением политиками и процедурами, а может выполнять эти задачи как часть своей повседневной работы. Многие небольшие организации выбирают нескольких руководителей операционного управления для мониторинга всех текущих процессов и процедур, а также для выявления пробелов в эффективности и внесения улучшений там, где это необходимо.

Часто политика представляет собой просто направление или идею, которую компания должна принять, чтобы соответствовать закону или стандартам компании. Однако процедуры так же важны; они гарантируют, что все политики выполняются наиболее эффективным способом.

Когда проблемы соблюдения нормативных требований обсуждаются в небольших компаниях и на рабочем месте, организациям необходимо использовать подход системы, который гарантирует, что все сотрудники организации понимают и читают политики и процедуры.Существует постоянно растущий спрос на компании, чтобы даже малые предприятия соблюдали законы и правила, установленные различными агентствами. В конечном итоге это привело к увеличению количества и обсуждению политик и процедур на рабочем месте.

Все компании, независимо от размера, должны осознать, что иметь надежную систему управления политиками и процедурами жизненно важно, а знания о разработке и распространении их политик больше не просто необязательны, но в равной степени необходимы.

Почему вам нужны все 3

Компании знают, что им нужна система, состоящая из политик, процессов и процедур. Часто у компаний возникают проблемы с распознаванием того, что есть что, или они используют термины взаимозаменяемо, в результате чего им не хватает одного из элементов. Однако все три необходимы для успешного организованного бизнеса.

Политика — бизнес-правило или руководство компании, которое дает сотрудникам, их отделам и общему руководству компанию.Он обеспечивает последовательность и соответствие миссии, ценностям и стратегическим целям компании, а также служит ориентиром для процедур. В большинстве случаев политики разрабатываются высшим руководством, которое использует политики для принятия решений. В рамках политики вы должны объяснить, о чем она, почему она требуется, к какому отделу она относится и кто несет ответственность за ее выполнение и обеспечение соблюдения.

Процесс — Процесс пересекает отделы и объясняет, как производить продукт или услугу.Он следует правилам или политикам компании, давая при этом общее представление о том, как что-то должно работать. В рамках процесса вы должны указать, кто отвечает за его выполнение, какие задачи должны выполняться и когда они должны выполняться.

Процедура . В то время как процесс представляет собой общий обзор, процедура является более подробной и предлагает пошаговые инструкции о том, как выполнить часть процесса или конкретную задачу. Поскольку процедуры чаще всего используются сотрудниками, их вклад часто требуется при их создании; процедуры – это практическое применение политик, созданных высшим руководством.Внутри процедуры вы должны описать, кто ее выполняет и какие шаги выполняются, а также когда и как они выполняются.

Пример: Политика устанавливает правила работы пекарни, такие как надлежащее использование посуды или приборов в целях безопасности. Процесс объясняет, что производит и продает пекарня (т. е. предлагает ли она только пирожные или еще и печенье и кексы?), и кто участвует на каждом уровне — от кассиров до поваров. Процедура — это рецепт торта, дающий вам точные ингредиенты и этапы приготовления торта.

Из этого примера видно, что вы не можете успешно управлять пекарней (или печь торты, если уж на то пошло!) без политик, процессов и процедур. Все три могут помочь определить наиболее эффективный способ выполнения задачи, дать вашим сотрудникам рекомендации о том, как выполнять свою работу, и помочь обеспечить контроль качества ваших продуктов и услуг.

Настройка систем политик, процессов и процедур может потребовать много усилий на начальном этапе, но в конечном итоге ваши сотрудники станут более эффективными и уверенными в своей работе.Имея политики, процессы и процедуры, вы делаете первый шаг к масштабированию и развитию своего бизнеса.

По мере роста вашей организации система управления политиками, процессами и процедурами может помочь упорядочить растущее количество имеющихся у вас документов и оптимизировать рабочий процесс, от создания политик до распространения и подтверждения сотрудниками. В ConvergePoint мы не только помогаем командам по персоналу и комплаенсу сделать рабочий процесс политик более эффективным, но и сотрудничаем с организациями, помогая им структурировать свои политики, процессы и процедуры, обеспечивая их постоянный рост.

Следующий шаг:  Узнайте больше о том, почему политики, процессы и процедуры необходимы для эффективной, безопасной и прибыльной организации, прочитав Белую книгу: оптимизация жизненного цикла управления политиками и процедурами.

Эффективное управление с помощью процедур

Процедуры играют жизненно важную роль в любой стратегии управления качеством , и для получения наилучших результатов от ваших сотрудников и процессов концепция «Управление с помощью процедур» была адаптирована многими крупными франчайзинговыми компаниями, такими как MacDonald’s.

стилей управления на протяжении многих лет

За последние несколько десятилетий появилось множество различных концепций управления, которые с разной степенью успеха применялись компаниями по всему миру. Управление по целям было впервые популяризировано Питером Друкером в 1950-х годах. По сути, это форма постановки целей, эта концепция предполагает, что менеджеры работают с сотрудниками над постановкой целей, прежде чем заставить компанию достичь этих целей. Результаты важны, но сохранение контроля над компанией еще важнее.Одна из ловушек управления по целям заключается в том, что сосредоточение внимания на целях до такой степени, что игнорируется окружающая среда, не приносит эффективных результатов, особенно когда речь идет об управлении качеством. Management by Walking Around — еще одна концепция, которая предполагает выход в офис, чтобы узнать, что происходит в вашей компании. Менеджеры ходят вокруг, чтобы генерировать идеи от сотрудников, а также проверяют, выполняется ли работа и выполняется ли она правильно.

Управление по процедурам

Управление с помощью процедур — безусловно, наиболее эффективный стиль управления, обеспечивающий более высокий уровень контроля качества внутри организации. Это делается путем определения процессов с использованием картографических инструментов для построения визуального понимания и взаимосвязей. Оттуда записываются задачи для каждой части процесса, а также лицо или лица, ответственные за выполнение соответствующих задач, а также время или задержка, когда каждая из задач должна быть завершена.Затем процедура внедряется и совершенствуется до тех пор, пока не станет использоваться во всей организации. Этот тип стиля управления не является теоретическим упражнением. В то время как есть элементы постановки целей из «Управления по целям» и проверки процессов из «Управления путем обхода», «Управление по процедурам» включает документацию по процессам, такую ​​​​как карты процессов, политики, процедуры, четко сформулированные цели и задачи. Затем руководство активно участвует во внедрении систем и обеспечении их своевременного соблюдения, тем самым уменьшая количество несоответствий.Используя такие инструменты, как программное обеспечение для контроля документов , вы сможете внедрить систему управления по процедурам, которая, в свою очередь, обеспечит более высокий уровень управления качеством в организации за счет четких систем, которые соблюдаются повсеместно.

Автоматизированное решение для управления политиками и процедурами

Эффективное и действенное управление рисками и соответствием требованиям

Создание простой стандартной системы для жизненных циклов документов

Вы создаете политики и процедуры для установления надлежащего поведения, отслеживания соответствия и демонстрации соответствия.Ваши политики и процедуры, которые их поддерживают, выходят далеко за рамки человеческих ресурсов и создают основу для вашей деятельности: как ваши люди ведут бизнес этично и эффективно, например, от выдачи кредитов и определения условий до переговоров. договоров и цены предложений. Но на слишком многих предприятиях идеальные процедуры подрываются отсутствием практического управления политикой. Документация хаотична; коммуникации путаются. А неизбежные изменения, которых требуют регулирующие органы и рыночные условия, могут еще больше усугубить слабый контроль.Решение ProcessUnity по управлению политиками и процедурами заменяет потенциальный хаос мощными средствами управления, создавая единую простую стандартную систему для администрирования жизненных циклов политик, сертификации коммуникаций, оценки производительности и управления исключениями и проблемами. Облачное приложение ProcessUnity предоставляет всем сотрудникам вашей организации, независимо от их местонахождения, прямой и немедленный доступ к политикам и процедурам, которые необходимы им для выполнения своих обязательств в соответствии с вашими стандартами.

Панель управления политиками и процедурами ProcessUnity

Отчеты о сертификации отображают текущее состояние политик и процедур.

Отчеты о сертификации отображают текущее состояние политик и процедур.

Отчеты о сертификации отображают текущее состояние политик и процедур.

Решение

ProcessUnity по управлению политиками и процедурами представляет собой простую стандартную систему для администрирования жизненных циклов политик.

Расписания просмотра отображают политики и процедуры, нуждающиеся в обновлении.

В интерактивных отчетах нарушения политики отображаются по серьезности.

Просмотр исключений политик и процедур по статусу.

Отображение политик и процедур по регламенту.

Управление жизненным циклом политик

Оптимизация написания, обзоров и изменений

Многие предприятия хранят свои политики в цифровых хранилищах. Но, как и папки с тремя кольцами, которые они заменили, эти библиотеки являются статичными, неспособными облегчить разработку, поощрять распространение или контролировать версии политик. Программное обеспечение ProcessUnity для управления политиками и процедурами — это динамическая система, которая способствует эффективному действию:

  • Рабочие процессы разработки и утверждения перемещают политики по всей цепочке создания — от управления персоналом к ​​юриспруденции, соответствию, операциям и т. д. — для обеспечения правок и утверждений, необходимых для достижения соответствия целям предприятия.
  • Элементы управления версиями одновременно устраняют двусмысленность и записывают историю политик. Всегда предоставляя самую последнюю версию, платформа обеспечивает согласованность в масштабах всего предприятия. Сохраняя метки даты на всех предыдущих версиях, внутренние и внешние аудиторы документально подтверждают, какие политики применялись и в какое время.
  • Автоматизированный сбор политик централизует расположение политик, обеспечивает простой и быстрый доступ к документации и активно сопоставляет политики с соответствующими правилами и положениями.
  • Собирайте отзывы с помощью ссылок, запрашивающих входные данные, которые могут предоставить информацию «снизу вверх» для более эффективного приведения политик и процедур в соответствие с операциями.

Управление сертификацией

Политики распространения, документ «Прочитано и понятно»

Библиотеки документов собирают необходимые политики, но автоматическая сертификация доказывает, что эти политики были распространены, прочитаны и поняты всеми необходимыми сторонами. Решение ProcessUnity по управлению политиками и процедурами включает инструменты сертификации, которые помогут вам:

  • Управляйте «прочитанными и понятыми» доказательствами, собранными в программном обеспечении, вместе с контрольными журналами, которые документируют распространение политик.
  • Легко настраивайте и редактируйте несколько списков персонала, сгруппированных по командам, бизнес-подразделениям, функциям и т. д.
  • Создавать отчеты о статусе завершения и отправлять напоминания/оповещения об эскалации для незавершенных сертификатов.

Управление оценкой

Взять под контроль изменения политики

Предприятия меняются, правила меняются — и политики обязаны меняться вместе с ними. Решение для управления политиками и процедурами помогает предприятиям быть в курсе изменений с помощью:

  • Оповещения о ежегодном обзоре и оценке политик, рассылаемые владельцам политик, которые предвосхищают крайние сроки и способствуют своевременным действиям.
  • Регуляторные изменения и контрольные оценки с использованием инструментов, которые связывают нормативные требования с политиками и помогают руководителям политик отправлять запросы на изменения руководителям политик и отслеживать статус изменений.

Управление исключениями и инцидентами

Исключения монитора; Расследовать и сообщать о нарушениях

Правила нарушаются как в силу законной необходимости, так и в результате менее законных нарушений. Программное обеспечение ProcessUnity для управления политиками и процедурами предоставляет менеджерам следующие возможности:

  • Разрешить персоналу подавать запросы на исключения, а затем записать, почему и когда были сделаны одобренные исключения.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.