Порядок ведения кассовых операции: ЦЕНТРАЛЬНЫЙ БАНК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УКАЗАНИЕ от 11 марта 2014 г. N 3210-У О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ И УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ И СУБЪЕКТАМИ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА

Содержание

«Порядок ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике» Утвержден постановлением Правительства Кыргызской Республики от 12 июня 2018 года № 281

Приложение

 

 

 

Утвержден
постановлением Правительства Кыргызской Республики
от 12 июня 2018 года № 281

ПОРЯДОК
ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Глава 1. Общие положения

1. Настоящий Порядок устанавливает требования к ведению кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике.

2. Действие настоящего Порядка не распространяется на банки и иные финансово-кредитные организации, лицензируемые Национальным банком Кыргызской Республики.

3. Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег, оформлению кассовых документов осуществляются с использованием типовых документов, утверждаемых Национальным статистическим комитетом Кыргызской Республики.

4. В настоящем Порядке используются следующие термины и определения:

банкноты, монеты — денежные знаки разного достоинства и вида, выпускаемые и находящиеся в обращении согласно законодательству Кыргызской Республики;

бюджетное учреждение — государственный орган, орган местного самоуправления или учреждение, созданное государственным органом или органом местного самоуправления для осуществления управленческих, социально-культурных, научно-технических или иных функций некоммерческого характера, деятельность которого финансируется за счет средств соответствующего бюджета;

бухгалтер — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, обеспечивающее ведение, организацию бухгалтерского учета и несущее ответственность за бухгалтерские операции;

касса — помещение, предназначенное для хранения, приема и выдачи денег и других ценностей;

кассовая книга — учетные ведомости, в которых отражаются операции с ценностями, учитываются поступления и их выдача, заполненные в письменной или электронной форме;

кассовый документ — денежный документ (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, квитанция и другие документы, служащие основанием для проведения операций), по которому осуществляется и которым оформляется кассовая операция по приему и выдаче ценностей;

кассовые операции — прием, выдача и хранение ценностей;

кассир — лицо, уполномоченное руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, осуществляющее прием, хранение, выдачу и учет наличных денег;

наличные деньги — денежные знаки в виде банкнот и монет, находящиеся в обращении и являющиеся законным платежным средством, а также изъятые или изымаемые из обращения, но подлежащие обмену денежные знаки;

хозяйствующие субъекты — коммерческая организация, некоммерческая организация, осуществляющая деятельность, приносящую ей доход, индивидуальный предприниматель, чья профессиональная, приносящая доход деятельность в соответствии с законодательством Кыргызской Республики подлежит государственной регистрации и (или) лицензированию;

ценности — валютные ценности, банкноты и монеты, ценные бумаги и бланки строгой отчетности.

Глава 2. Прием наличных денег

5. Прием наличных денег в кассы хозяйствующих субъектов или бюджетного учреждения производится по приходным кассовым ордерам (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

Документом, подтверждающим прием наличных денег, является квитанция (форма КО-1) согласно приложению 1 к настоящему Порядку, выдаваемая за подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителем), заверенная печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

6. При заполнении приходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов на соответствие Правилам заполнения кассовых документов по форме согласно приложению 3 к настоящему Порядку.

В случае несоблюдения требований, указанных в пунктах 5-6 настоящего Порядка, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

7. Приходные кассовые ордера и квитанции к ним должны быть заполнены бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Лицам, вносящим деньги, выдаются отрывные квитанции к приходному кассовому ордеру, с подписями бухгалтера и кассира (в их отсутствие — руководителя), заверенные печатью хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Прием денег по приходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

8. Приходные кассовые ордера или платежные ведомости после получения по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

Глава 3. Выдача наличных денег

9. Выдача наличных денег из кассы хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения производится по расходному кассовому ордеру (форма КО-2) согласно

приложению 2 к настоящему Порядку или по платежным ведомостям, подписанным бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем).

При наличии на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах разрешительной надписи руководителя, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

10. При заполнении расходных кассовых ордеров кассир должен проверить наличие и правильность заполнения всех реквизитов.

В случае несоблюдения требований, предусмотренных настоящим пунктом, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

11. Расходные кассовые ордера и платежные ведомости составляются бухгалтером четко и ясно в письменной или электронной форме. Подчистка, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В расходных кассовых ордерах указываются основания для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача на руки расходных кассовых ордеров или платежной ведомости лицам, получающим деньги, не допускается.

Выдача денег по расходным кассовым ордерам производится только в день их составления.

Расходные кассовые ордера или платежные ведомости после выдачи по ним денег немедленно подписываются бухгалтером и кассиром (в их отсутствие — руководителем), с проставлением печати, с указанием даты (число, месяц, год).

12. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или по платежной ведомости, получателем денежных средств собственноручно в платежных документах указывается полученная сумма: сомы — прописью, тыйыны — цифрами. При получении денежных средств по платежной ведомости сумма прописью не указывается.

В случае составления платежной ведомости на выдачу денег нескольким лицам, получатели предъявляют документы, подтверждающие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов.

Выдача денег производится при предъявлении документа, удостоверяющего личность, при наличии фотографии и личной подписи владельца.

13. Выдача наличных денег производится кассиром только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном законодательством порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. В случае выдачи денег по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или ведомости.

14. Оплата труда производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям, без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На общую сумму выданной заработной платы составляется один расходный ордер, дата и номер которого проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.

На платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег, за подписями руководителя и бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лиц, ими уполномоченных, с указанием сроков выдачи денег и суммы (прописью).

Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся по расходным кассовым ордерам.

Глава 4. Ведение кассовой книги

15. Поступления и выдача наличных денег учитываются в кассовой книге по форме согласно приложению 4 к настоящему Порядку.

16. Каждый хозяйствующий субъект или бюджетное учреждение ведет только одну кассовую книгу (для каждого вида валюты и источнику финансирования), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя данного хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

Записи в кассовой книге ведутся в письменной форме, в двух экземплярах через копировальную бумагу. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Если экземпляры листов отпечатаны с помощью компьютерной техники, то один экземпляр служит отчетом кассира.

Подчистки и неоговоренные исправления заверяются подписями кассира, а также бухгалтера хозяйствующего субъекта, бюджетного учреждения или лица, его заменяющего.

17. Записи в кассовую книгу производятся кассиром или лицом, его замещающим, сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир или лицо, его замещающее, подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день), с приходными и расходными документами под расписку в кассовой книге.

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не производятся.

В случае совершения хозяйствующими субъектами или бюджетными учреждениями ежедневно не более 20-ти операций, допускается составление кассовых отчетов один раз в 3-5 рабочих дней.

18. В хозяйствующих субъектах и бюджетных учреждениях, с согласия руководителя организации и кассира и при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовая книга может вестись в электронной форме. Ведение кассовой книги в электронном формате указывается в договоре о материальной ответственности кассира.

19. Контроль за надлежащим ведением кассовой книги возлагается на бухгалтера хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения (в его отсутствие — на руководителя).

20. Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или в другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается, эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира или лица, его замещающего. Наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком денежных средств в кассе и зачисляются в доход хозяйствующего субъекта или доходы соответствующего бюджета.

Глава 5. Хранение денег

21. Все наличные деньги и ценные бумаги хозяйствующих субъектов и бюджетных учреждений хранятся в несгораемых металлических шкафах, а в случае наличия охранной сигнализации — в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом.

22. Ключи от металлических шкафов хранятся у кассира или лица, его замещающего. Запрещается оставлять ключи в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

23. Учтенные дубликаты ключей в опечатанных кассиром или лицом, его замещающим, пакетах, шкатулках хранятся у руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

24. При обнаружении утраты ключа от металлического шкафа руководитель хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения сообщает о происшествии в правоохранительные органы и принимает меры к незамедлительной замене замка металлического шкафа.

25. Хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному хозяйствующему субъекту или бюджетному учреждению, запрещается.

Глава 6. Инвентаризация кассы и контроль соблюдения кассовой дисциплины

26. На каждом хозяйствующем субъекте или бюджетном учреждении проводится инвентаризация кассы в сроки, установленные руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, с полным полистным пересчетом наличных денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Для проведения инвентаризации кассы приказом руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения назначается комиссия, которая составляет акт проверки. При обнаружении комиссией недостачи или излишка ценностей в кассе, в акте указывается сумма недостачи или излишка и обстоятельства их возникновения.

Результаты инвентаризации оформляются актом по форме ИНВ-15 согласно приложению 5 к настоящему Порядку.

27. Ответственность за соблюдение кассовой дисциплины возлагается на руководителя хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения.

 

 

 

Приложение 1
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-1

 

Код

Л

и

н

и

я

 

о

т

р

е

з

а

____________________________

Наименование субъекта/бюджетного учреждения

 

КВИТАНЦИЯ

к приходному кассовому ордеру

№ _________________________

от «___» __________________ г.

Принято от _________________

____________________________

Основание: _________________

____________________________

Сумма: _______ сом. __ тыйын

          цифрами

____________________________

прописью

____________ сом. ____ тыйын

В том числе ________________

«___» _______________ _____ г.

 

М.П.

 

Главный бухгалтер

_______  ____________________

подпись расшифровка подписи

 

Кассир

_______  ____________________

подпись расшифровка подписи

Форма по ОКУД
по ОКПО

______________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310001

 

_____________________________________________________________________

структурное подразделение

 

 

 

Номер документа

Дата составления

ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

 

 

 

 

 

Дебет

Кредит

Сумма, сом., тыйын

Код целевого назначения

 

 

 

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Принято от ______________________________________________________________________________

  Основание: _____________________________________________________________________________

  ________________________________________________________________________________________

  Сумма: _________________________________________________________________________________

прописью

 ________________________________________________________ сом. _____________________ тыйын

  В том числе: ____________________________________________________________________________

  Приложение: ____________________________________________________________________________

  Главный бухгалтер: _____________________________   ________________________________________

                                                      подпись                                           расшифровка подписи

  Получил кассир: _________________________________   _______________________________________

                                                      подпись                                           расшифровка подписи

 

 

 

Приложение 2
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-2

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310002

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

 

 

Номер документа

Дата составления

РАСХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР

 

 

 

Дебет

Кредит

Сумма, сом., тыйын

Код целевого назначения

 

 

код структурного подразделения

корреспондирующий счет

код аналитического учета

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выдать: __________________________________________________________________

                                                     фамилия, имя, отчество

Основание: _______________________________________________________________

Сумма: ___________________________________________________________________

                                                                        прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

Приложение ______________________________________________________________

__________________________________________________________________________

 

Руководитель: _______________   ______________   _____________________________

                              должность               подпись                расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер: _____________________   __________________________________

                                              подпись                               расшифровка подписи

 

Получил: __________________________________________________________________

                                                           сумма прописью

_________________________________________________ сом. ______________ тыйын

 

«___» ________________________ 20__ г.     Подпись ____________________________

 

По _______________________________________________________________________

                      наименование, номер, дата и место выдачи документа,

__________________________________________________________________________

                                      удостоверяющего личность получателя

 

Выдал кассир: _______________________   ____________________________________

                                        подпись                             расшифровка подписи

 

 

 

Приложение 3
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

ПРАВИЛА
заполнения кассовых документов

1. Порядок заполнения приходного кассового ордера

1. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка приходного кассового ордера (форма КО-1).

2. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, в кассу которого поступают наличные средства.

3. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

4. В реквизите «Дата составления» данные заполняются арабскими цифрами в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Число месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0. Приходный кассовый ордер составляется в день поступления денег в кассу. Это означает, что дата, указанная в нем, является датой оприходования денег.

5. В реквизите «Принято от ________________» — если деньги принимаются от штатного работника хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, то в этой графе приходного кассового ордера указываются фамилия, имя и отчество данного работника; если деньги принимаются от работника стороннего хозяйствующего субъекта или физического лица, то в этой графе вначале указывается наименование хозяйствующего субъекта, а затем слово «через» и фамилия, имя, отчество данного лица.

6. В реквизите «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.

7. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, которая поступает в кассу. При этом сумму, выраженную в сомах, следует указывать прописью с заглавной буквы и в начале строки, а тыйыны — цифрами.

8. Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично образцу приходного кассового ордера.

2. Порядок заполнения расходного кассового ордера

9. Настоящая глава определяет порядок заполнения унифицированного бланка расходного кассового ордера (форма КО-2).

10. В реквизите «Наименование субъекта/бюджетного учреждения» указывается полное или сокращенное название хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения, из кассы которого выдаются наличные средства.

11. В реквизите «Номер документа» указывается порядковый номер кассового документа. Кассовые документы в хозяйствующих субъектах нумеруются в хронологическом порядке с начала календарного года, в бюджетных учреждениях — в хронологическом порядке (по источникам финансирования) с начала календарного года.

12. В реквизите «Дата составления» указывается дата выдачи из кассы наличных денежных средств. День (число) месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: ДД.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится цифра 0.

13. В реквизите «Сумма, сом., тыйын» указывается размер подлежащей выдаче из кассы суммы в цифровом формате, через запятую (точку, дефис).

14. В реквизите «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество физического лица, которому выдаются деньги. Указание инициалов любого физического лица в расходных кассовых ордерах не допускается. В отдельных случаях, когда деньги передаются через посредника, имя доверенного лица, то есть фактического получателя, указывается после имени того, кому адресованы деньги.

15. В случае выдачи наличных денежных средств юридическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (полное наименование организации, которой необходимо выдать деньги; фамилия, имя, отчество уполномоченного доверенностью представителя организации на получение денежных средств). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, указанному в доверенности, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись лица с данными, указанными в паспорте и в доверенности.

16. В случае выдачи наличных денежных средств физическому лицу кассир проверяет полноту заполнения всех требуемых реквизитов расходного кассового ордера (фамилия, имя, отчество физического лица). Затем, при выдаче денежных средств физическому лицу, кассир в обязательном порядке должен сверить паспортные данные и подпись этого лица с данными, указанными в его паспорте.

17. В реквизите «Основание» указывается основание для выдачи денежных средств (вид расхода). Например, аванс, под отчет, зарплата, заем и другое.

18. В реквизите «Сумма» указывается сумма денежных средств, подлежащая выдаче. При этом количество сомов пишется прописью, а тыйыны указываются цифрами.

19. В реквизите «Приложение» — в случае, если к расходному кассовому ордеру прилагаются какие-либо документы (заявления, выписки из приказов руководителя, квитанции, доверенности и т.д.), то данная графа расходного кассового ордера должна содержать перечень этих прилагаемых первичных документов, с указанием их номеров и дат.

20. Реквизит «Руководитель» подписывается руководителем исполнительного органа хозяйствующего субъекта либо лицом, уполномоченным учредителем(ями) хозяйствующего субъекта и наделенным правом первой (распорядительной) подписи, или руководителем бюджетного учреждения.

21. Реквизит «Главный бухгалтер» подписывается главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем хозяйствующего субъекта или бюджетного учреждения. В случае отсутствия такого лица, в данной графе делается запись «не предусмотрено».

22. Реквизит «Получил» заполняется непосредственно получателем наличных денежных средств. Сумму в этой графе необходимо написать прописью с начала графы, с заглавной буквы, при этом сумма (в сомах) должна быть написана прописью, а тыйыны — цифрами. Под суммой получатель должен указать дату получения средств и поставить свою подпись.

23. В реквизите «По» — указываются наименование предъявленного получателем документа, удостоверяющего его личность, и реквизиты данного документа (номер, дата и место выдачи). Данная строка заполняется кассиром.

24. В реквизите «Выдал кассир» — кассир расписывается и указывает свои данные: фамилию (полностью), имя, отчество (инициалы). Графа заполняется после выдачи наличных денежных средств.

 

 

 

Приложение 4
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма КО-4

Образец обложки

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310004

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Образец титула. Стр. 2 — чистая

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0310004

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

КАССОВАЯ КНИГА
на ________________________________ г.

——————————————————————————————————————————————————————————————————

Печатать на последней странице:

В этой книге пронумеровано и прошнуровано ____________________ листов.

 

М.П.

 

Руководитель: _________________   ________________   ____________________________

                                 должность                    подпись                  расшифровка подписи

 

Главный бухгалтер: _____________________   _____________________________________

                                               подпись                               расшифровка подписи

 

«___» _____________________ г.

 

 

 

Приложение 5
к Порядку ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами и бюджетными учреждениями в Кыргызской Республике

Унифицированная форма ИНВ-15

 

Код

Форма по ОКУД
по ОКПО

_____________________________________________________________________________

наименование субъекта/бюджетного учреждения

0317013

 

_____________________________________________________________________________

структурное подразделение

 

Вид деятельности

 

Приказ, постановление, распоряжение

номер

 

Основание для проведения инвентаризации: _________________________________________

                                                                                              ненужное зачеркнуть

дата

 

Вид операции

 

 

 

Номер документа

Дата составления

 

 

 

 

 

Акт
инвентаризации наличных денежных средств

Расписка

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию, и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: ______________   ________   ____________________

                                                               должность         подпись    расшифровка подписи

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег ______________________________________ сом. __________ тыйын

2) долларов США ____________________________________________________________

3) ценных бумаг _____________________________________________________________

4) евро _____________________________________________________________________

5) др. _______________________________________________________________________

Итого фактическое наличие на сумму: _______________________ сом. _______ тыйын

                                                                          цифрами

____________________________________________________________________________

                                                                     прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

По учетным данным на сумму: _____________________________ сом. ________ тыйын

                                                                      цифрами

____________________________________________________________________________

                                                                     прописью

_________________________________________________ сом. ________________ тыйын

Результаты инвентаризации: излишек _____________________ сом. _________ тыйын

недостача: _____________________________________________ сом. _________ тыйын

Последние номера кассовых ордеров: приходного № ____________________________,

расходного № _______________________________________________________________

 

Председатель комиссии: _______________   ____________   _______________________

                                              должность             подпись         расшифровка подписи

Члены комиссии: _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

                            _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

                            _________________   _____________   ___________________________

                                   должность                подпись              расшифровка подписи

 

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем

ответственном хранении.

Материально ответственное лицо:

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

«___» ____________________ ____ г.

Оборотная сторона формы ИНВ-15

Объяснение причин излишков или недостач: ____________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

 

Материально ответственное лицо:

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

Решение руководителя: ______________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

 

_______________________   _______________   ___________________________________

               должность                    подпись                          расшифровка подписи

 

«___» ____________________ ____ г.

 

Кассовые операции индивидуальных предпринимателей

Материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО «BKR-Интерком-Аудит»

Нормативно-правовая база.

Организацию наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, а также функции по определению порядка ведения кассовых операций законодатель возложил на ЦБ РФ (статья 34 Федерального закона от 10 июля 2002 года №86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)».

Нормативными правовыми документами, регулирующими наличное денежное обращение в Российской Федерации и определяющими порядок ведения кассовых операций, являются:

  • Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14
  • П;
  • Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40 (Письмо ЦБ РФ от 4 октября 1993 года №18 «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации») (далее
  • Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

  • прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;
  • ведение кассовой книги и хранение денег;
  • ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

    ЦБ РФ в соответствии с предоставленными полномочиями устанавливает определенные условия денежного обращения и разъясняет особенности применения Порядка ведения кассовых операций в следующих письмах:

  • от 17 февраля 1994 года №14-4/35 «О разъяснениях по применению Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации»;
  • от 16 марта 1995 года №14-4/95 «О разъяснениях по отдельным вопросам Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» и условий работы с денежной наличностью».

Государственный комитет РФ по статистике (федеральный орган, участвующий в пределах своих полномочий в регулировании бухгалтерского учета) утверждает унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций.

Осуществление кассовых операций.

Кассовые операции, как разновидность финансовых операций, представляют собой операции с наличными деньгами, которые совершаются хозяйствующими субъектами.

Учет кассовых операций осуществляется согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденному решением Совета Директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 года №40.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации действует в отношении предприятий, учреждений, организаций, т.е., организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Суммы, принадлежащие юридическим лицам, зачисляются на их расчетные счета. На основании вышесказанного индивидуальные предприниматели не обязаны открывать расчетный счет в учреждении банка, они вправе это сделать по своему усмотрению.

Нередко предприниматели для того, чтобы обеспечить возможность осуществления расчетов не только наличными деньгами, но и в безналичной форме, принимают решение об открытии расчетного счета.

Порядок открытия счетов установлен в Инструкции ЦБ РФ от 14 сентября 2006 года №28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее — Инструкция 28-И).

Предпринимателю без образования юридического лица расчетный и другие счета открываются на его имя.

Для открытия расчетного счета индивидуальному предпринимателю или физическому лицу, занимающемуся в установленном законодательством Российской Федерации порядке частной практикой, в банк предоставляются (пункт 4.7 Инструкции 28-И):

а) документ, удостоверяющий личность физического лица;

б) карточка;

в) документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами, находящимися на банковском счете (если такие полномочия передаются третьим лицам), а в случае когда договором предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными средствами, находящимися на счете, третьими лицами с использованием аналога собственноручной подписи, документы, подтверждающие полномочия лиц, наделенных правом использовать аналог собственноручной подписи;

г) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

д) свидетельство о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

е) лицензии (патенты), выданные индивидуальному предпринимателю или лицу, занимающемуся частной практикой, в установленном законодательством Российской Федерации порядке, на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию (регулированию путем выдачи патента).

Нотариус представляет документ, подтверждающий наделение его полномочиями (назначение на должность), выдаваемый органами юстиции субъектов Российской Федерации, в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Адвокат представляет документ, удостоверяющий регистрацию адвоката в реестре адвокатов.

Банк в течение 5 дней со дня открытия, закрытия или изменения реквизитов счета индивидуального предпринимателя обязан сообщить об этом в налоговый орган по месту своего нахождения (пункт 1 статьи 86 НК РФ).

В силу пунктом 3 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации при осуществлении расчетов с населением прием наличных денег производится с обязательным применением ККТ. Кроме того, для осуществления расчетов наличными деньгами индивидуальный предприниматель обязан вести кассовую книгу по установленной форме. Кассовые операции оформляются типовыми формами первичной учетной документации, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и Минфином РФ.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88, которые предназначены для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц). По мнению авторов, индивидуальные предприниматели могут использовать указанные формы первичной учетной документации при учете кассовых операций.

Документация по учету кассовых операций.

Кассовые операции оформляются приходными и расходными ордерами и другими бухгалтерскими документами.

Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.

Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:

  • по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;
  • по строке «В том числе» — сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»;
  • по строке «Приложение» — перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
  • в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.

Кассир либо сам предприниматель обязан проверить приходный ордер или заменяющий его документ, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзац 1 и 4 статьи 5 Закона №54-ФЗ).

Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14-16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).

Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и других документах) имеется разрешительная надпись (виза) предпринимателя, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Регистрация приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в кассу. При этом расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируется после их выдачи (пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Кассовая книга (форма №КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

О порядке ведения кассовой книги также смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.

Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости. Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам. Напомним, что индивидуальные предприниматели вправе быть работодателями (смотрите разд. 5. настоящей книги). При этом предприниматель решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:

  • расчетно-платежная ведомость — форма №Т-49;
  • расчетная ведомость — форма №Т-51;
  • платежная ведомость — форма №Т-53.

По истечении установленного срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером (если есть в штате) и предпринимателем. На общую сумму, которая выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.

Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится 5 лет.

Предприниматель может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.

Срок, на который предприниматель может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом. Приказом следует утвердить перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.

В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).

Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).

Форма авансового отчета (№АО-1) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет». Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии (предпринимателем) на бумажном или машинном носителе информации. На оборотной стороне формы авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

При получении авансового отчета, бухгалтер (предприниматель) возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят к проверке.

В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.

Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.

Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом выписывается расходный кассовый ордер.

Проверенный авансовый отчет утверждается предпринимателем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в абзаце 1 статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.

Авансовый отчет должен храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.

Следует добавить, что по требованию налоговых органов документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть «парными»: либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй — подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа — чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст — сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае при отсутствии необходимых документов предприниматель должен сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и удержать НДФЛ с подотчетного лица.

Более подробно с вопросами, касающимися порядка регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, лицензирования, а так же различные налоговые режимы, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Индивидуальные предприниматели».

23. Порядок ведения кассовых операций, кассовая книга.

Оформление кассовых операций.

В силу п. 4 Порядка № 3210-У кассовые операции ведутся в кассе кассовым или иным работником, определенным руководителем бюджетного учреждения или иным уполномоченным лицом из числа работников учреждения, с установлением ему соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми кассир должен ознакомиться под подпись. Заметим, что, как и ранее, кассовые операции может проводить руководитель.

При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира.

Бюджетные учреждения могут вести кассовые операции с применением программно-технических средств. При этом необходимо учитывать, что программно-технические средства, конструкция которых предусматривает прием банкнот ЦБ РФ, должны иметь функцию распознавания не менее четырех машиночитаемых защитных признаков банкнот ЦБ РФ, перечень которых установлен нормативным актом ЦБ РФ.

Кассовые операции оформляются кассовыми ордерами – приходными и расходными. Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждом поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим). .​

Поступила выручка от реализации за наличный расчет. Дебет – 50. Кредит – 90-1.

Поступили деньги с расчетного счета. Дебет – 50. Кредит – 51.

Поступили деньги от покупателей. Дебет – 50. Кредит – 62.

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.

Дт 60 Кт 50 — произошёл расчет из кассы с поставщиками и подрядчиками

Дт 70 Кт 50 – произошёл расчет с персоналом по оплате труда

Дт 71 Кт 50 – произошёл расчет с подотчетными лицами

Кассовый чек – первичный учетный документ, сформированный в электронном виде и (или) отпечатанный с применением контрольно-кассовой техники в момент расчета между пользователем и покупателем (клиентом), содержащий сведения о расчете, подтверждающий факт его осуществления и соответствующий требованиям законодательства РФ о применении ККТ.

Кассир должен быть снабжен печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции, а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы.

Кассовая книга.

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги должны учитываться в кассовой книге . Записи в ней должны производиться по каждому приходному и расходному кассовым ордерам. При этом предусмотрено ведение кассовой книги не только кассиром, но и другим уполномоченным лицом учреждения (главным бухгалтером; бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), руководителем.

Кроме того, уточнено, что в конце рабочего дня кассир сверяет фактическую сумму наличных денег в кассе с данными кассовых документов, суммой остатка наличных денег, отраженного в кассовой книге, и заверяет записи в кассовой книге подписью.

Порядок работы с наличностью | СКК

Отдел: Бизнес-услуги
Номер политики SCC:
SPR5.3.9-P-1
Выпущено: 18.01.2005
Просмотр: 3/26/2021
Пересмотренный 2021
Утвержденный президент/генеральный директор SCC: 28.06.2021
Справочная политика KCTCS: 5.3.9-P Учет и обработка денежных средств


Обзор

Цель этой процедуры кассовых операций для Somerset Community College (SCC) является дополнением к бизнес-процедурам KCTCS, расположенным по веб-адресу https://policies.kctcs.edu/administrative-procedures/5-3-9-P.aspx. Это руководство предназначено для предоставления рабочих процедур, указаний и информативных примечания, чтобы помочь сотрудникам, ответственным за работу с наличностью, лучше понять и выполнять свои обязанности в соответствии с федеральными и государственными постановлениями и Кентукки. Деловые процедуры системы общественных и технических колледжей (KCTCS).

Применимость руководства

Данное руководство предназначено для сотрудников, занимающихся операциями с наличностью. Любой сотрудник колледжа, связанный с функциями кассового обслуживания, обязан прочитать, понимать и соблюдать данное руководство. Сотрудник, работающий с наличными деньгами, должен подписать форму подтверждения в конце данного руководства. Копии формы подтверждения хранятся в файле в бизнес-офисе колледжа.

Использование и редакции руководства

Это руководство служит разработкой бизнес-процедур на уровне подразделения колледжа. принят KCTCS.Любые вопросы, касающиеся содержания данного руководства или проблем при использовании этого руководства должны быть доведены до сведения вице-президента по административным вопросам колледжа. Время от времени это руководство будет пересматриваться, чтобы отражать изменения в законодательстве штата и федеральном регламентов, изменения в политиках и процедурах KCTCS, изменения, рекомендованные внутренним и внешними аудиторами, а также изменения, одобренные руководством колледжа. Все дополнения, исключения и изменения в этом руководстве требуют письменного одобрения вице-президента Администрация.Любой ручной пользователь, обнаруживший потребность в пересмотре, должен отправить предложение в письменной форме на имя вице-президента по административным вопросам. Пользователи будут уведомлены о поправках сделаны по мануалу.

Для обеспечения соблюдения процедур работы с наличностью Колледж несет ответственность проводить периодические проверки деятельности по обработке наличных денег, чтобы определить, что все системы функционируют, как задумано, и что все применимые политики и процедуры соблюдаются. последовал.

В данном руководстве под наличными понимаются валюта и монеты США, чеки, выписанные на банках США и написанных в долларах США (включая путешественников, кассиров и сертифицированных чеки), денежные переводы, MasterCard, Visa и чеки для продажи кредитных карт. Иностранный за конвертацию средств в доллары США взимается плата за обработку. чистая выручка, часто конвертируемая в иностранные фонды, должна равняться сумме, причитающейся колледжу.

Процедура:

Общее руководство по работе с наличностью

  1. Ответственность за работу с денежными средствами возлагается на отдельных сотрудников, участвующих в любой функции обработки наличности и своим руководителям. Любой работник, занимающийся наличные деньги несут ответственность за эти наличные деньги. Руководитель любого сотрудника, который работает с наличными несет ответственность за обеспечение соблюдения надлежащих и разумных мер безопасности.Каждый сотрудник, участвующий в операциях с наличностью, берет на себя ответственность за и точная отчетность обо всех обработанных средствах.
  2. Доступ к деньгам должен быть ограничен. Все средства должны быть всегда в безопасности. Неавторизованный людям не разрешается находиться в местах, где обрабатываются наличные деньги, то есть в офисе. При необходимости могут быть вывешены знаки, предупреждающие людей о запретной зоне.Вежливое словесное предупреждение также может быть использовано, если это необходимо, в дополнение к указателям, чтобы поддерживать адекватное гарантии. Доступ к местам, где пересчитываются или обрабатываются наличные деньги, должен быть ограничен только лица, непосредственно причастные к этому. Сверка денежных средств в зонах, видимых генералу общественное строго запрещено.
  3. Наличные деньги, находящиеся во владении колледжа, должны храниться в сейфах, запертых ящиках или ящиках или в закрытых ящиках кассового аппарата.Входные двери должны быть всегда заперты в местах, где принимают наличные деньги. Двери сейфов должны быть закрыты в рабочее время. и должен быть заблокирован во все остальное время. Крупные суммы наличных должны быть подсчитаны и обработаны вне поля зрения широкой публики.
  4. Наличные никогда нельзя оставлять без присмотра — это касается касс и рабочих мест. Если сотрудник покидает свое рабочее место по любой причине, независимо от ее краткости, все наличные деньги должны быть надежно закреплены в запертом месте.
  5. На все полученные денежные средства выдается письменный кассовый чек. Форма квитанции, в зависимости от обстоятельств может быть либо распечатанная, предварительно пронумерованная письменная квитанция или кассовый чек от PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции должны учитываться последовательно и поддерживается для целей аудита. Аннулированные бланки кассовых чеков должны сохраняться целей аудита.В случае аннулирования квитанции белая и желтая копии должны быть направляется в канцелярию, а розовая копия остается в кассовой книге.
  6. Чеки должны быть немедленно индоссированы ограничительно «Только для депозита», чтобы Колледж – БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ !
  7. Средства, хранящиеся в сейфе на ночь (офис колледжа), на выходные или в течение длительный отпуск должен быть разумным.
  8. Безопасные комбинации должны быть предоставлены минимальному количеству сотрудников и только тем чьи функции требуют доступа к наличным деньгам. Безопасные комбинации должны быть изменены, когда сотрудник отдела уходит.
  9. Рабочие средства всегда должны быть сведены к абсолютному минимуму. Все остальные средства должны находиться в запертом месте для хранения.
  10. Чеки принимаются только на суммы, причитающиеся Колледжу. (Никакие личные чеки не должны быть обналичены.)
  11. Все излишки и дефициты, превышающие 5,00 долларов США, должны быть парафированы в ежедневной кассе. итоговый лист заведующего отделением.
  12. Сверка ежедневной ведомости транзакций с кассовой ведомостью и ежедневным депозитный чек должен быть оформлен сотрудником, независимым от функции обработки наличных денег. Кроме того, все записи в кассовой книге будут проверяться лицом, отличным от кассира, как правило, менеджер по бизнес-операциям или назначенное им лицо.
  13. В целях обеспечения надлежащего разделения обязанностей сотрудники, работающие с кассовыми чеками, должны не выполнять никаких функций по работе с дебиторской задолженностью.

Процедуры открытия и закрытия устройств хранения наличных денег

  1. Два человека должны присутствовать при всех открытиях и закрытиях устройств для хранения денег. Если эта процедура контроля не может быть осуществлена ​​(поскольку есть только один сотрудник) руководитель соответствующего пункта обработки наличности должен лично осуществлять контроль поддерживать надлежащий уровень безопасности, чтобы свести к минимуму потенциальные потери.
  2. Оставленные без присмотра кассовые станции/ящики должны быть закрыты, а регистры/кассовые лотки должны быть закрыты. заперт, ключ вынут, даже если касса закрывается на период послаблений.
  3. Все окна, двери и входы, где находятся и хранятся наличные деньги, должны быть надежно заблокирован и все сигнализации включены.

Подсчет денег и сдача

  • Все полученные деньги должны быть пересчитаны, а сумма проверена, прежде чем она будет помещена в денежный ящик.
  • Валюта, за которую будет выдана сдача, должна находиться в поле зрения как кассира, и покупателем, пока транзакция не будет завершена.
  • Все сдачи, выданные по транзакции, должны быть пересчитаны покупателю.
  • Если во время процесса подсчета/сдачи происходит прерывание, процесс должен начаться снова с самого начала.
  • Если клиент сообщает сотруднику, работающему с наличными, о том, что он/она ранее транзакцию, сотрудник должен немедленно уведомить руководителя, чтобы чекодатель можно уравновесить.

Депозиты

  1. Допускаются только сотрудники, прошедшие процедуру обработки наличности SCC. вносить депозиты в бизнес-офис.
  2. Должно быть сделано в соответствии с политикой.
  3. Денежные поступления должны вноситься ежедневно.
  4. Все полученные «денежные» подарки должны ежедневно сдаваться в местный депозитарий.
  5. Ежедневные депозиты требуются независимо от суммы транзакции, чтобы обеспечить балансировку с Главной книгой, созданной PeopleSoft.
  6. Все депозиты должны быть отправлены в депозитарий местного банка в тот же день или на следующий рабочий день, если депозит в тот же день невозможен.
  7. Все кассовые чеки должны храниться в целости и сохранности.Это означает, что никакие чеки не могут быть обналичены или произведенные выплаты, в том числе возмещение авансовых денежных расходов, из квитанций.
  8. Все средства, депонированные в Business Office другим отделом, должны быть согласованы в журнал и квитанцию, скопированную кассиром до выдачи квитанции за полученные средства.
  9. Ни при каких обстоятельствах личные средства не должны смешиваться со средствами колледжа.

Возвращенные чеки

  • Ответственность за сбор неоплаченных чеков возложена на бизнес-офис колледжа. На счет студента должен быть наложен финансовый арест до тех пор, пока не будет возвращен чек. удовлетворен.
  • Табличка, указывающая размер комиссии за возвращенные чеки, должна отображаться в отделение, принимающее чеки, и на видном месте, которое хорошо видно публика.
  • Если отправителем возвращенного чека является студент, устройство уведомит об этом студента. из следующих:
    • Чек возвращен.
    • Причина возврата чека.
    • Дата возврата чека.
    • Начислена плата за обслуживание.
    • Общая сумма, причитающаяся колледжу.
    • Эта оплата должна быть произведена немедленно.
    • Пока не будет произведена оплата, учетная запись студента будет заблокирована. Все стенограммы будут будет отказано, и студент не сможет зарегистрироваться на будущие сроки до тех пор, пока просрочка удовлетворена.
    • Оплата должна быть произведена наличными, «кассовым чеком» или денежным переводом. «недостаточное чек на средства» не может быть возвращен в финансовое учреждение для обработки, но Сумма чека плюс расходы на обработку должны быть выплачены колледжу.
      • Если отправителем возвращенного чека является физическое лицо или агентство, не связанное с Колледжем, устройство подготовит письмо производителю, содержащее те же первые шесть пунктов, что и выше.В седьмом пункте должно быть указано, что в случае неуплаты в течение 10 дней будущий сбор усилия могут быть обработаны через внешний источник и могут привести к дополнительным расходам.

Гарантии

Требуемый уровень мер безопасности при обращении с наличностью зависит от уровня риска при это место.Центральные пункты инкассации, как правило, имеют более высокий уровень риска. чем единицы, которые время от времени получают наличные. Для оценки уровня риска необходимо: необходимо учитывать факторы:

  1. Денежная сумма.
  2. Физико-географическое положение.
  3. Часы работы.
  4. Прошлый опыт потери.
  5. Количество задействованных сотрудников.

Как правило, все наличные деньги должны храниться в огнестойком контейнере для хранения (сейф, сундук, шкаф или письменный стол), оснащенный как минимум одним запирающим устройством и не быть легко удалены из помещения. Заведующий отделением несет полную сохраняется ответственность за обеспечение надлежащих гарантий.

Подразделения, получающие денежные средства от имени Колледжа, несут ответственность за поддержание безопасность этих денег. Надлежащее обращение, адекватные записи и физическая безопасность следует подчеркнуть каждому сотруднику, имеющему доступ к любому колледжу или отвечающему за него. активы, то есть денежные средства, товары, материалы и/или оборудование.

ПРОГРАММНЫЕ ОБЛАСТИ

Оценка

Лист регистрации должен быть заполнен учащимися, когда они входят в комнату для прохождения теста. В регистрационном листе студент должен отметить способ оплаты как наличный или квитанция об оплате. Администратор центра оценки ведет лист входа и собирает деньги индивидуально со студентов. Каждому ученику необходимо дать квитанция с предварительным номером. Все поступления должны учитываться, даже те, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. Квитанция также выдается студентам, которые используют ваучер для оплаты экзамена с пометкой «плата» на квитанции.

Примечание: Администратор Ассессмент Центра выставляет счет стороннему агентству за оплату. экзамена. Копии квитанций об оплате могут использоваться для мониторинга тестовых счетов. дебиторская задолженность. См. бизнес-процедуры KCTCS 7.4 для сбора дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены и обработаны бизнес-офисом. Дебиторская задолженность записи должны вестись постоянно, и персонал бизнес-офиса будет проверять записи на постоянной импровизированной основе.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм. Денежные средства должны быть пересчитаны, проверены и согласованы с входом в систему. простыня. Внизу листа общая сумма платежей наличными, чеками и ваучерами. вносятся и сверяются с итогом по табелю. Сотрудник должен подписать лист как подтверждение сбора и сверки.

Если тест проводится в будний день, деньги сдаются в Бизнес-офис в тот же день (или не позднее следующего дня, если тест проводится поздно в день). Копия листа регистрации отдается кассиру в Бизнес-офисе. вместе с депозитом. В обязанности кассира офиса входит согласовать регистрационный лист с депозитом до выдачи квитанции.Кассир несет ответственность за выдачу предварительно пронумерованной квитанции на общую сумму депозита в Оценку Персонал центра. Сотрудники Центра оценки должны хранить квитанции в файле по мере необходимости. в соответствии с графиком хранения записей, как указано в руководстве по бизнес-процедурам KCTCS. Сотрудники, делающие вклады, никогда не должны покидать бизнес-офис, не получив квитанция.

Если тест проводится в выходные дни, денежный сейф запирается в безопасном месте. до тех пор, пока депозит не будет внесен в офис на следующий рабочий день.

Все сотрудники, участвующие в этом процессе, несут ответственность за обеспечение депозиты вносятся своевременно, например, не позднее рабочего дня, следующего за дата испытания.

Плата за выписку

Процедуры, характерные для кампуса Somerset North:

Если студент оплачивает стенограмму лично или по телефону, сотрудники приемной комиссии участник обязан получить наличные деньги, чек или денежный перевод.(ПРИМЕЧАНИЕ: Для кредита операции с картой, физическое лицо должно быть направлено в Бизнес-офис для совершения платеж.) Сбор задокументирован в журнале стенограммы и предварительно пронумерованной квитанции. выдается студенту. Если запрос на выписку и оплата получены через почта, чек или денежный перевод регистрируются, помечаются «только для депозита» и вручаются доставлены в приемную комиссию. Сотрудники приемной комиссии обязаны предоставить документы коллекции в журнале расшифровки (см. Приложение A для образца журнала) и выдача / почта предварительно пронумерованную квитанцию ​​​​для студента, если требуется.

В целях внутреннего контроля второй сотрудник должен сверить стенограмму коллекции в журнал коллекций транскриптов, чтобы определить, равны ли коллекции квитанции. Рецензент должен подписать журнал в строке подписи «verified by». Этот должны выполняться ежедневно, а копия заполненного журнала (содержащего все соответствующие подписи) необходимо направить заведующему отделением для обеспечения соблюдения кассового процедуры обработки.

Если штатное расписание не позволяет должным образом разделить обязанности, вице-президент по делам студентов, или уполномоченное лицо, должны активно следить за сбором стенограмм. Излишки или о нехватке необходимо немедленно сообщить вице-президенту по делам студентов или его назначенному лицу, кто должен проверить работу. Если будет установлено, что сборы превышены или недостаточны, это находка должна быть отмечена в журнале продаж, подписанном вице-президентом по студенческим делам или уполномоченным лицом, и включены в кассовые чеки, принесенные в офис для депозита.А Сотрудник бизнес-офиса подсчитает средства, выдаст квитанцию ​​и подпишет журнал как дополнительная проверка того, что деньги были подсчитаны и проверены. вице-президент по студенческим Департамент, в свою очередь, должен сообщить об излишке/недостаче вице-президенту колледжа по студенческим вопросам. своевременно, например, в течение следующего рабочего дня.

Собранные средства должны быть отправлены в Бизнес-офис каждый рабочий день ( до 15:00.м. ) для хранения и записи в PeopleSoft. Предварительно пронумерованные квитанции, собранные деньги, и печать колледжа должна храниться в сейфе с ограниченным доступом к ящику. во все времена.

Процедуры, характерные для всех других кампусов и центров:

Плата за выписку будет взиматься только кассиром кампуса или представителем Центра. Кассир выдает студенту кассовый чек.Студент возьмет кассовый чек сотрудникам приемной комиссии. Сотрудники приемной комиссии выдают транскрипт ученику.

Развитие (Подарки)

Любой денежный подарок, полученный любым персоналом колледжа, должен быть немедленно отправлен Управление институционального развития. Все подарки или пожертвования в натуральной форме должны пройти через Управление институционального развития – БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ!

Когда подарок получен офисом кампуса или представителем колледжа, офис или представитель должен направить следующее (полученное в тот же день) в Управление Институциональное развитие:

  1. Фактический чек или письменный акт о полученном имуществе.
  2. Копия письма жертвователя с указанием цели.
  3. Ограничения на подарок, если таковые имеются, и Форма пожертвования в натуральной форме (если применимо).

Принимающий офис или представитель должен предоставить:

  1. Название и номер счета, на который должен быть зачислен подарок.
  2. Имя и адрес донора.
  3. Имя и адрес лица, которому необходимо получить подтверждение, если оно отличается от донор.

Любая дополнительная информация, которая поможет Управлению институционального развития при подготовке также должно быть представлено благодарственное письмо Колледжа.

Управление институционального развития отвечает за определение того, полученные подарки по сравнению с оплатой товаров или услуг.Частные подарки, полученные Управление институционального развития должно быть подтверждено в процессе получения. Денежные/чековые квитанции потребуют выдачи предварительно пронумерованных квитанций. Желтые копии соответствующих чеков будут прилагаться в качестве подтверждающих документов к кассовому журнал, подготовленный отделом институционального развития и переданный в кассу в бизнес-офисе для депозита каждый день.Формы аннулированных квитанций должны быть включены со всеми другими формами квитанций, принесенными в бизнес-офис и включенными в дневной кассовая сводка, подготовленная бизнес-офисом. Согласование коллекций и квитанции должны быть выполнены. Если разделение обязанностей невозможно из-за ограниченности сотрудников, сотрудник по институциональному развитию должен проявлять осмотрительность при обращении с квитанций.

Копии любых аннулированных квитанций также должны храниться в отделе институционального развития. и включены в квитанционные документы того дня.Чеки должны быть индоссированы немедленно с использованием ограниченного штампа индоссамента. Кассир Бизнес-офиса пересчитает наличные в присутствии сотрудника отдела институционального развития и выпишет расписку работнику за наличные. Все квитанции, полученные после 15:00. будет депонирован к делам следующего дня.

Отдел институционального развития в заранее пронумерованной форме квитанции должен получить любые подарки, полученные по почте в день их получения, и отправлены Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

В соответствии с общим правилом обработка подарков колледжу будет осуществляться следующим образом:

Управление институционального развития:

  1. Выдать донору квитанцию ​​о пожертвовании наличными, чеком или кредитной картой и/или в натуральной форме пожертвование.
  1. Соберите всю необходимую документацию для файла донора:
    • Копия чека, кассового чека, квитанции по кредитной карте и квитанции об оценке в натуральной форме пожертвование.Сюда входит любая дополнительная информация, необходимая для надлежащей регистрации подарочное пожертвование (подходящая форма подарка, подарки, предназначенные в память и т. д.).
    • Заполните форму обработки подарков.
  1. Подготовьте форму кассового чека с соответствующей комбинацией полей диаграммы.
  1. Опубликовать подарочную транзакцию в PeopleSoft Advancement.
  1. Отправьте соответствующую документацию вместе с формой обработки в колледж Бизнес Офис.

По вопросам получения подарков наличными: бизнес-офис колледжа (касса) будем:

  1. После получения бланка оформления подарка и бланка кассового чека внесите чек/наличные дарителя в местном банке колледжа в соответствии с установленным порядком учета денежных средств.
  2. Бизнес-офис колледжа печатает журнал AV на следующий рабочий день, чтобы проверить депонированные средства сальдируются с транзакцией, зарегистрированной Отделом развития. Копия журнала направляется в Управление институционального развития.

Авансовые платежи

У каждого кассира будет кассовый лоток, и он должен работать только из этого ящика.Денежные ящики нельзя использовать для обмена крупных денежных купюр. Изменение возможно только во время фактическая платежная операция. Кассир обязан никогда не уходить его/ее денежный ящик оставлен без присмотра даже во время неожиданного подсчета наличности.

Сверка авансовых средств должна быть суммирована в форме сверки KCTCS. Это будет храниться вместе с выверкой банковской выписки и должно быть заполнено десятого числа следующего месяца.Сотрудник Business Office, который проверяет конец месяца авансовые денежные средства могут выполнять сверку. На случайной основе лицо, назначенное вице-президентом по административным вопросам, проведет аудит средств для изменения авансовых платежей.

Денежные средства, выплаченные из авансовых фондов, и чеки, выписанные с авансового банковского счета должна быть подтверждающая квитанция/документ. Согласно процедурам KCTCS, авансовые операции должна быть ограничена суммой в 100 долларов США и должна соответствовать процедурам KCTCS для квалифицированных покупок. (см. Приложение B в отношении разрешенных счетов наличных подотчетных сумм).

Все сверки авансовых средств должны выполняться ежемесячно с использованием формы KCTCS. ТМ11. Сверки должны быть рассмотрены и утверждены вице-президентом по административным вопросам. не позднее 10 рабочего дня следующего месяца.

Запросы на все расходы авансового фонда должны выполняться ежемесячно.

Чеки, выписанные с авансового банковского счета, ДОЛЖНЫ иметь подтверждающие квитанции/документы.Ежемесячная сверка будет проверять наличие соответствующих квитанций/документов, подтверждающих авансовые операции. Если квитанции не включены, вице-президент Колледжа по административным вопросам должны быть уведомлены немедленно. Сумма авансовых платежей ограничена суммой в 100 долларов США. Пожалуйста, проконсультируйтесь Процедуры закупок для квалифицированных закупок.

Плата за обучение (зачетные классы)

Все платежи за обучение, сборы, штрафы и другие сборы должны быть оплачены в рамках Бизнеса. Офис.Все сотрудники Business Office должны соблюдать процедуры и инструкции изложенные в разделе внутреннего контроля настоящего руководства.

Отчеты на конец дня должны составляться и балансироваться по денежным средствам, собранным в конце каждого дня. день с кассовыми приходами, сбалансированными по запросам отчетов.

См. Приложение C для ЕЖЕДНЕВНОЙ КАССИРОВКИ – КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК.

О комбинезонах и недостачах необходимо сообщать вице-президенту по административным вопросам Колледжа, который день. Начисленные расходы не могут быть уменьшены без надлежащей документации, включая плату за обучение. отказы.

Проверка помощи медсестре

Все платежи за тестирование помощника медсестры должны обрабатываться через бизнес-офис. касса.Кассир должен убедиться, что лицо, сдающее тест, находится в хорошем финансовом состоянии. стоять до принятия платежа. После подтверждения финансового положения кассир выдает лицу, проводящему тестирование, собственноручную квитанцию. Кассир затем регистрирует информацию о человеке и оплату в файле Excel, созданном Администратор тестирования помощника медсестры и совместно с бизнес-офисом.

Администратор тестирования помощника медсестры несет ответственность за то, чтобы человек запрашивающий слот для тестирования имеет право на тестирование до направления их в бизнес Офис для оплаты.Администратор тестирования помощника медсестры несет ответственность за информировать каждого человека об обязательных документах, которые необходимо принести в назначенную дату тестирования. Они также обязаны уведомить потенциального тестировщика о том, что плата не подлежит возврату, и что отсутствие следующих инструкций, которое мешает человеку проводить тестирование, не гарантирует возврат уплаченных взносов.

Примечание: Администратор тестирования помощника медсестры или помощник по административным вопросам выставляет счет третьей стороне. агентство по оплате экзамена.Копии квитанций об оплате могут использоваться для контроля проверка дебиторской задолженности. Пожалуйста, ознакомьтесь с бизнес-процедурами KCTCS 7.4 для сбора дебиторской задолженности. Все платежи должны быть получены бизнес-офисом. Учет дебиторской задолженности должен вестись постоянно, и бизнес-офис персонал будет просматривать записи на текущей импровизированной основе.

Кадровые решения

Регистрация и оплата индивидуального краткосрочного обучения, повышения технических навыков, помощь в обучении промышленности и обучении обходчиков, а также собственности и сообществе Образовательные программы будут выполняться Управлением кадровых решений с использованием Программный модуль CampusCE.Общественный колледж Сомерсета будет следовать бизнесу KCTCS Процедуры обработки регистраций и платежей, связанных с некредитным обучением занесены в базу данных CampusCE. После того, как персонал Workforce Solutions завершит сверки, средства вместе со всей необходимой резервной документацией должны быть доставлены в Бизнес-офис для включения в ежедневный депозит.

Платежи должны быть получены на предварительно пронумерованных регистрационных формах/формах оплаты сборов.Чеки должны быть немедленно подписаны «Только для депозита». Квитанции всегда должны быть защищены. Поскольку офисы департаментов не имеют надлежащего оборудования для внесения сдачи, валюта не рекомендуется. Сборы и квитанции должны быть согласованы с использованием отчетов, доступных через CampusCE. чтобы определить, равны ли коллекции регистрации. Примирение должно быть выполнено кем-либо, кроме лица, осуществившего сбор пошлин/регистрацию.Если штатное расписание не допускает такого разделения обязанностей, руководитель отдела или назначенное им лицо необходимо следить за коллекторской деятельностью. Кроме того, Бизнес-офис должен вести выборочные проверки работы с наличностью в отделе кадровых решений. это рекомендуется проводить ежемесячный аудит, но не реже одного раза в квартал потребуется. Об излишках или недостаче необходимо немедленно сообщать в отдел руководитель, который должен проверить сверку.Если определено, что сборы закончились или короче, это заключение должно быть подписано заведующим отделением и приложено к Форма кассового чека при внесении денежных средств на хранение в офис Колледжа (кассовая зона). О превышении или недостатке также необходимо сообщить вице-президенту по административным вопросам Колледжа. Собранные средства должны быть направлены в Бизнес-офис Колледжа (касса) за предыдущий рабочий день до 15:00.м. (см. исключение, указанное ниже). Завершенный Бланк кассового чека необходимо отправить в офис (кассу) со всеми собранные средства. Бизнес-офис (касса) будет пересчитывать средства в присутствии сотрудника Workforce Solutions и выдаст ему письменную квитанцию работник.

С 1 декабря 2015 г. делается исключение для кадровых решений. офис только для того, чтобы разрешить платежи, собранные для транзакций, обработанных с понедельника по Четверг проводится до тех пор, пока сумма депозита не достигнет $500.В то время депозит должен быть сделан с Бизнес-офисом и должен включать все средства с резервной документацией и ежедневные отчеты о сверке данных CampusCE. Это исключение необходимо на основании по нехватке кадров. Это исключение должно пересматриваться каждый год для определения необходимость продления или прекращения деятельности в связи с кадровыми и бюджетными ограничениями.

ПРИМЕЧАНИЕ. Преподаватели не должны взимать плату/плату за обучение.

Библиотечные штрафы

Персонал библиотеки должен поместить индикатор обслуживания в учетную запись студента, когда студент задолженность по штрафу или за утерянную книгу. Сервисный показатель должен включать сумму причитающийся от студента. Студент будет направлен к окну кассира для расчета баланс, связанный с хранением библиотеки. Кассир отправляет платеж на счет студента, и будет включать оплату с ежедневным банковским депозитом.Один раз оплачен библиотечный штраф, кассир снимет сервисный индикатор с студенческий аккаунт.

Торговые автоматы

  1. Торговые автоматы должны опорожняться не реже одного раза в месяц.
  2. Для опорожнения касс должны присутствовать два сотрудника. Если это невозможно, руководитель должен проверить всю работу.
  3. Валюта и монеты должны считаться отдельно, а общее количество для обоих включено в депозитный мешок.
  4. Затем средства должны быть доставлены в Бизнес-офис для проверки итогов, запись в PeopleSoft и депонирование. Кассир выдает рукописный чек. квитанция работнику, вносившему залог.

Процедуры обработки наличности, характерные для центров SCC

С 1 июля 2013 г. упразднены должности кассиров в кассах Центра. Однако, SCC признает постоянную необходимость обслуживать студентов в отношении оплаты обучения и обвинения. В случаях, когда платеж связан со студенческой учетной записью, Студент Вариант самообслуживания должен быть предпочтительным способом оплаты, и студенты должны рекомендуется использовать этот метод.В случаях, когда учащийся не имеет возможность совершения онлайн-платежа, или платеж не за отправленную плату непосредственно на учетную запись студента, необходимо выполнить следующие процедуры.

Обязанности центра

Директор Центра и/или назначенное им лицо, прошедшее обучение процедурам обработки наличных денег, должны собирать платежи от студентов/клиентов.Каждому студенту/клиенту выдается предварительно пронумерованный, собственноручная расписка от назначенного сотрудника Центра. Все поступления подлежат учету даже те, которые могут быть аннулированы и сохранены для целей аудита. В случаях аннулированная квитанция, белая и желтая копии должны быть отправлены в Бизнес-офис, а розовая копия остается в чековой книжке.

По мере сбора средств они должны быть помещены в безопасное хранилище с запорный механизм.Денежные средства всегда должны храниться в месте, недоступном для широкой общественности. Денежные средства должны быть заблокированы в сейфе Центра, когда сотрудники покидают помещение. офис. Чеки должны быть немедленно индоссированы «Только для депозита» – Без исключений .

В конце дня назначенный персонал Центра должен убедиться, что платежи согласовать сумму собранных наличных/чеков.Если суммы не совпадают, Директор Центра несет ответственность за проверку ежедневных сборов и должен связаться с Менеджер по хозяйственным операциям, если средства не могут быть выверены. Если суммы баланса, назначенный персонал Центра должен заполнить квитанцию ​​о банковском депозите, первоначальную депозитную квитанцию ​​и перенесите депозит в местный банк. После завершения депозита у кассира банка, назначенный персонал должен убедиться, что сумма депозита подтвержденная кассиром банка, соответствует сумме, указанной в депозитном билете колледжа.Все несоответствия должны быть устранены до того, как покинет банк.

По возвращении в Центр в тот же день назначенный персонал должен отсканировать и отправить по электронной почте квитанция о вкладе колледжа и квитанция о банковском вкладе (если предоставляется отдельная квитанция банком) в лондонскую кассу. Назначенный персонал должен поместить все оригиналы документы, включая депозитные квитанции, квитанции и всю другую применимую резервную документацию, по почте UPS/FedEx в кассу Somerset для доставки на следующий рабочий день.

Обязанности бизнес-офиса

После получения электронных писем, содержащих отсканированную ежедневную депозитную документацию, Лондонская касса должна убедиться, что сумма депозита соответствует и что наличные деньги и чековые операции были точно зарегистрированы. Лондонская касса обрабатывает операции с наличными/чеками либо через модуль PeopleSoft Student, либо через журнал кассовых поступлений в модуле PeopleSoft Financials.

Если платеж требует публикации в студенческой учетной записи через PeopleSoft Студенческий модуль, лондонская касса должна убедиться, что используется правильный целевой ключ. как показано ниже:

Ключ к целевому наличному расчету Центра МакКрири

E2PAY

Клинтон-центр Cash Target Key

E3PAY

Рассел Центр Cash Target Key

E4PAY

Кейси Центр Cash Target Key

E6PAY


Если для оплаты требуется журнал кассовых поступлений через PeopleSoft Financials модуль, лондонский кассир должен убедиться, что используется правильный денежный счет, как показано ниже:

Номер кассового счета McCreary Center

10740

Номер кассового счета Clinton Center

10738

Номер кассового счета Russell Center

10645

Номер кассового счета Центра Кейси

10647


Лондонская касса должна обрабатывать все транзакции через PeopleSoft не позднее на следующий рабочий день после получения электронных писем Центра.После ежедневных транзакций завершены, лондонская касса направляет электронные письма Центра назначенному Сотрудники бизнес-офиса обрабатывают EFT (электронный перевод средств) из местного депозитария в центральный депозитарий ККТКС.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если лондонская касса обнаружит какие-либо расхождения между суммой депозита и резервной документации, они должны связаться с персоналом Центра, ответственным за депозит, чтобы попытаться устранить несоответствие.Должны ли лондонский кассир и Сотрудники центра не могут определить решение, менеджер по бизнес-операциям должны быть уведомлены, и должна быть завершена полная проверка повседневной деятельности. В случае, если сумма наличных больше или меньше суммы депозита, сотрудники Центра несет ответственность за документирование причин отклонений и признает они были проинформированы о согласовании пункта.Неоднократные случаи примирения проблемы будут основанием для лишения этого конкретного лица привилегий по работе с наличностью, с возможными дополнительными последствиями, определяемыми вице-президентом администрации.

По получении оригиналов документации из Центров Лондонская касса должна прикрепите студенческие квитанции PeopleSoft и кассовые журналы к депозитному пакету, и направьте полный пакет назначенному персоналу бизнес-офиса для аудита. и проверка EFT.Ежемесячная депозитная папка должна вестись для каждого Центр, и после завершения всех ежемесячных действий, включая процесс ТЭО, папки должны быть отправлены менеджеру по бизнес-операциям или назначенному для завершение ежемесячной выверки банковских счетов и заключительный аудит всех транзакций.

Процедуры обработки наличности, относящиеся к косметологическим программам

Для полной поддержки учебной программы и целей обучения косметологии, Somerset Community Колледж осознает необходимость расширения операций по обработке наличности.Это расширение включает использование кассовых аппаратов, запрограммированных специально для услуг, предоставляемых во время салонные / клиентские дни, а также предоставление студентам возможности работать кассиром для коллекции сборов. Конкретный процесс описан ниже и вступит в силу весной. 2015 семестр.

Оценка рисков и отчетность

В целях сведения к минимуму риска избытка и недостачи наличности кассовый аппарат должен использоваться для записи каждой транзакции в течение всех дней работы салона/клиента.Эти кассовые аппараты предоставляются бизнес-офисом и будут предварительно запрограммированы для услуг Специально для программы «Косметология». Косметологические программы приобретают все расходные материалы, необходимые для работы указанных кассовых аппаратов, т. е. учетная лента. Если какой-либо из три программы закрываются, кассовые аппараты должны быть возвращены в Бизнес-офис. Инструктор каждого места несет ответственность за управление повседневной работой новые процессы обработки наличности, при этом координатор программы имеет окончательный и окончательная ответственность за риск и подотчетность.

Обязанности сайта программы

Инструктор на объекте должен быть обучен процедурам работы с наличными и ежедневно контроль кассовых операций. Для того, чтобы дать каждому ученику практический опыт работая с кассовыми операциями салона, инструктор сайта составляет журнал назначение двух студентов на салон / клиентский день для работы на кассе и обработки сделки купли-продажи.О любых проблемах, с которыми ежедневно сталкиваются кассиры-студенты, следует сообщать инструктору сайта, который попытается решить проблемы. Должен ли инструктор сайта не сможет решить возникшие вопросы, инструктор сайта свяжется с менеджером Бизнес-операции за помощью. При необходимости, менеджер по бизнес-операциям проведет полный аудит сайта для решения любых вопросов.

Кассовые аппараты запрограммированы таким образом, чтобы два кассира могли обрабатывать транзакции каждый день в том же реестре.Инструктор участка должен присвоить номера кассиров студенты-кассиры в каждый день салона/клиента. Студенты должны расписаться в журнале, подтверждая их кассовое задание на день, и этот журнал включается в общий депозит отправляется в кассу Бизнес-офиса. Студенты-кассиры должны фиксировать каждую транзакцию под своим номером кассира. Студенты-кассиры будут собирать деньги от клиентов в виде наличных или кредитной/дебетовой карты за услуги предоставлено.

По мере накопления денежных средств они размещаются в кассе. Средства должны быть всегда в безопасности. Если стойка регистрации не работает постоянно, Инструктор участка должен назначить одного из студентов-кассиров ответственным за сохранность ключа кассового аппарата, когда он не используется. Никто, кроме двух ежедневных студенты-кассиры и инструктор площадки должны иметь при себе кассовый аппарат ключ — без исключения !

Практика выдачи сдачи студентам, сотрудникам или посетителям из кассы/сдачи фонда строго запрещено.Сдача выдается только в случае оформления наличных расчетов от продажи услуг. Сдачу нельзя использовать для покупки расходных материалов для программа Косметология. Расходные материалы необходимо заказывать через утвержденный отдел закупок KCTCS. методы, либо через procard или заказ на покупку.

В конце каждого салонного/клиентского дня должен выполняться ежедневный процесс согласования. Чтобы начать этот процесс, фонд обмена наличными, выданный Косметологической программе от Бизнес-офис отсчитывается и вынимается из денежного ящика.Перемена средства будут храниться в надежном запираемом ящике/шкафу до следующего клиентского дня. В этот момент распечатывается кассовая лента X и назначаются студенческие кассиры, вместе с инструктором на площадке должны убедиться, что платежи, отмеченные на кассе Лента X соответствует сумме транзакций с наличными и дебетовыми/кредитными картами. Если остаток сумм, кассовая лента Z должна быть распечатана для закрытия всех транзакций в реестре.Если суммы не совпадают, ответственность несет инструктор сайта. для проверки ежедневных сборов и должен связаться с менеджером по бизнес-операциям если средства не могут быть согласованы. Как только суммы сбалансируются, инструктор сайта заполняет Ежедневный кассовый баланс и принимает Бухгалтерский баланс, Журнал назначения кассира студента, кассовые ленты, квитанции по кредитным картам и ежедневный пакетный отчет, и деньги в кассу Бизнес Офиса для включения в регулярные ежедневные депозиты, за исключением программы Clinton Center Cosmetology.За Центр Клинтона, инструктор участка косметологии вносит ежедневный депозит пакет директору центра или помощнику по административным вопросам для депозита.

Обязанности бизнес-офиса

В начале каждого семестра во время, установленное Инструкторами Зоны и менеджер по бизнес-операциям, все студенты, обучающиеся по программе «Косметология» должны быть обучены процедурам работы с наличностью KCTCS/SCC.Лист регистрации, подтверждающий посещаемость этого тренинга будет завершаться каждый семестр и храниться в файле Бизнес-офисом (см. Приложение F). Понятно, что студентов не будет. вовлечены в работу с наличностью до тех пор, пока они не пройдут обязательное обучение из Бизнес-офиса.

При получении дневного депозитного пакета программ Косметология Бизнес Офисный кассир (или директор центра/административный помощник Клинтона) должен проверить что сумма депозита согласуется с ежедневным балансовым отчетом и что наличные деньги и операции с кредитными картами были точно зарегистрированы.Кассир должен написать собственноручная квитанция представителю Косметологии о ежедневном депозите. Представитель косметологии должен приложить квитанцию ​​​​Business Office к своим записям. в качестве доказательства того, что депозит был представлен для включения в ежедневный банк колледжа депозит. Бизнес-офис обрабатывает кассовые операции через кассовые чеки. журнал в модуле PeopleSoft Financials.

ПРИМЕЧАНИЕ : Если кассир Business Office обнаружит какие-либо расхождения между депозитом сумму и резервную документацию, они должны связаться с инструктором сайта программы ответственность за депозит, чтобы попытаться решить несоответствие. Должен ли бизнес Кассир офиса и инструктор сайта программы не могут определить решение, Менеджер по бизнес-операциям должен быть уведомлен, и полный аудит ежедневной мероприятия должны быть завершены.В случае, если сумма наличных больше или меньше общая сумма депозита, инструктор сайта программы несет ответственность за документирование причины расхождений и подтверждают, что они были проинформированы о примирении вещь. Повторное возникновение проблем с согласованием будет основанием для снятия наличных. обработка привилегий от этой конкретной программы или лица, с возможными дополнительными последствия, определенные вице-президентом по административным вопросам.

Порядок работы с наличностью, характерный для театрального отдела

Кассовые сборы Предварительные продажи

Время кассовых сборов определяется отделом и в первую очередь зависит от график театрального ассистента. Время и даты продажи билетов должны быть размещены на двери кассы после того, как они были определены.Касса тоже открыта в фойе театра за час до занавеса на спектаклях. За предварительная продажа осуществляется в кассе, принимаются кредитные карты, а также наличные и чек. Для продажи дверей разрешены только наличные деньги и чеки.

Билеты и места

Все спектакли с билетами имеют определенные места.Ассистент театра отвечает подготовки и печати билетов на каждый спектакль.

Стоимость билетов (включая налог с продаж штата Кентукки)

$5 Аванс
$8 Дверь

Подготовка билетов и схема рассадки

  1. Откройте «Stoner Tickets» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
  2. Используйте функцию Ctrl+F, чтобы «Найти и заменить» информацию в шаблоне заявки: Название, Дата и т. д.
  3. Распечатайте билеты на цветном картоне, используя разные цвета для каждого представления. помогите отслеживать билеты на каждую ночь.
  4. Вырежьте билеты с помощью резака для бумаги.
  5. Отсортировать билеты по дате, а затем по строке. Используйте резинки, чтобы держать их в порядке.
  6. Дважды проверьте, все ли указанные номера мест доступны во время представлений.
  7. Откройте «Stoner Seating Basic» (находится в папке «Шаблоны») и СОХРАНИТЕ КАК в соответствующем производственная папка.
  8. Заблокируйте все недоступные места и обновите даты.Обратите внимание, что каждая дата имеет отдельный вкладку в рабочей тетради. Это помогает выделить дату цветом, соответствующим билету. цвет.
  9. Сохранить.

Предварительная продажа билетов

При совершении продажи будут выполняться следующие процедуры:

  1. Откройте схему рассадки, сохраненную для производства.
  2. Спросите посетителя, сколько билетов ему нужно и на какой спектакль.
  3. Обратитесь к таблице, чтобы узнать, какие места доступны. Нарядный дом из центра дома наружу. Выделите места, которые вы решили продать, с помощью кнопки заполнения на панели инструментов. В раскрывающемся меню выберите «Вставить комментарии», введите в поле (я) «Комментарий» выше. место(а) имя посетителя, покупающего билеты.(Часто кто-то звонит вернуться позже и захотеть дополнительное место рядом, так что это поможет этому процессу пройти гладко.)
  4. Найдите соответствующий(е) распечатанный(е) билет(ы), дважды проверьте у посетителя, что они правильная дата.
  5. Напомните клиенту прийти за десять минут до занавеса, и что дети до 6 лет не допускаются.
  6. Принять оплату.
  7. Запись о продаже в книге квитанций, предоставленной Business Office, включая имя покупателя и телефонный номер. Покровитель получает белую копию.
  8. Отрежьте корешки билетов и отметьте на них тип продажи и способ оплаты. (CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните корешок, чтобы закрыть кассу и сделать ваш кассовый отчет в конце дня.
  9. После транзакции проверьте схему рассадки, чтобы убедиться в правильности выбранных мест. отмечены как проданные, и сохраните обновленную диаграмму.

Все продажи билетов являются окончательными. После того, как заглушка была отрезана, была совершена продажа.

При распределении мест старайтесь оставлять свободные места открытыми группами по 2 или 3 человека.Делать театр чувствует себя более полным, постарайтесь распределить назначенные места среди центральной секции и перед боковыми секциями в первую очередь, оставляя пустые места между сторонами для заполнения более поздними покупателями билетов.

Некоторые посетители просят места большего размера. Это переносные стулья и обозначаются на билетах надписью «ПОРТ» или на схеме рассадки другим цветом. Постарайтесь приспособиться запросы на размещение, когда это возможно.

Кредитные карты

Машина для кредитных карт должна быть заперта, когда она не используется. При использовании кредит карточный автомат должен быть включен в розетку и подключен к сети. Несмотря на то что машина печатает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должна быть создан для бизнес-офиса. Прикрепите желтую копию к квитанции кредитной карты, отдайте покупателю белую копию вместе с копией квитанции по кредитной карте и оставьте розовую копию в чековой книжке.

Работа с наличностью

Все лица, работающие с наличными, должны пройти обучение работе с наличными в офисе. Свяжитесь с менеджером по бизнес-операциям, чтобы запланировать кассовое обучение. Наличные получил необходимо ежедневно сдавать в кассу. Каждый раз, когда наличные деньги переходят из рук в руки, должна быть выписана квитанция. быть написано, чтобы отслеживать его. Вам нужно будет проверить приходные книги из кассы.Они имеют серийный номер и должны храниться в запираемом шкафу, когда они не используются. Розовый копии квитанций всегда остаются в книге. Когда все квитанции будут использованы, книга возвращается в канцелярию. При работе с наличными дверь офиса должны быть закрыты и заперты. Дополнительные меры предосторожности также должны быть приняты с билетами так как они имеют денежную стоимость.

Отчетность

  1. Каждый день заполняйте «форму кассы» и получайте весь полученный доход, соответствующий корешки билетов и соответствующие квитанции с указанием суммы денег с билета продажи в кассу.
  2. Кассир подтвердит баланс депозита со всеми учтенными средствами/квитанциями, и выпишет сотруднику Театра расписку о сумме внесенных денежных средств.
  3. По завершении тиража и после того, как все деньги и непроданные билеты будут депонированы Кассир в бизнес-офисе, сгенерируйте отчет о кассовых сборах для директора театра.См. предыдущие отчеты в подшивке с пометкой «кассовые сборы» для форматирования отчета.

Продажа дверей в кассах

Продажа дверей начинается за час до занавеса. Все билеты стоят 8 долларов США каждый, включая КН налог с продаж.

Предварительно проданные билеты будут храниться отдельно от имен посетителей на билетах.

Следите за тем, как одевается дом, на схеме рассадки. Твердая копия схема рассадки только для справки. Не показывать посетителю схему рассадки.  Если посетитель не настаивает, не позволяйте ему выбирать места. Сообщите им что вы даете им лучшее доступное место, учитывая доступное количество мест. Если посетитель хочет сесть с кем-то, кто уже купил билеты, проверьте, не вы можете разместиться.Если нет, продайте им места ближе всего к другой стороне. Не показывать покровитель схема рассадки.

Продажа билетов на входе

При совершении продажи необходимо следовать следующей процедуре:

  1. Спросите посетителей, сколько билетов им нужно.
  2. Карандашом вычеркните места, которые вы продаете клиенту, на схеме рассадки.
  3. Найдите соответствующий распечатанный билет(ы).
  4. Принять оплату.
  5. Зарегистрируйте продажу в квитанции, включая имя покупателя и номер телефона. Покровитель получает белая копия. Желтые копии отправляются в бизнес-офис с залогом. Розовые копии остаться в кассовой книге.
  6. Отрежьте корешок(и) билета и установите соответствующий флажок на корешке, а также отметьте оплату. метод.(CC = кредитная карта, $ = наличные, CK = чек) Сохраните корешок, чтобы закрыть кассу. и сделать отчет о кассовых сборах в конце дня.

Все продажи билетов являются окончательными. После того, как заглушка была отрезана, была совершена продажа.

Одежда для дома

Непроданные билеты и билеты, возвращенные обратно, должны продаваться в центре зала. наружу.Сначала заполните центральную часть дома, а затем от проходов к стена. Разложите непроданные билеты группами по одиночке, по два, по три и по четыре. Предварительно договориться эти группы для продажи в точке покупки.

Некоторые посетители просят места большего размера. Это переносные стулья и обозначаются на билетах надписью «ПОРТ» или на схеме рассадки другим цветом. Постарайтесь приспособиться запросы на размещение, когда это возможно.

Кредитные карты

Хотя аппарат печатает квитанцию ​​для каждой транзакции, рукописная квитанция также должен быть создан для Business Office. Прикрепите квитанцию ​​кредитной карты к желтую копию, отдайте белую копию покупателю и оставьте розовую копию в чеке. книга.

Работа с наличностью

Каждый раз, когда деньги переходят из рук в руки, необходимо выписывать квитанцию, чтобы отслеживать их.Тебе понадобится проверить приходные книги из кассы. Они предварительно пронумерованы и должны хранить в закрытом шкафу, когда он не используется. Всегда остаются розовые копии чеков в книге. Когда все чеки использованы, книга возвращается в Бизнес. Офис. При работе с наличными дверь офиса должна быть закрыта и заперта. Дополнительные меры предосторожности также следует принимать с билетами, поскольку они имеют денежную стоимость.

Горячая линия для студентов

Когда касса откроется, список «студенческой очереди» будет сохранен, и студенты будут быть перечислены в порядке очереди. Каждый учащийся перечисляет свое имя и имя своего учителя.

За пятнадцать минут до занавеса (или в любое более раннее время, установленное театром) директора) невостребованные билеты будут бесплатно выданы студентам на список «линия спешки».Вычеркивайте их из списка по мере поступления билетов. Отметьте заглушку соответствующим образом. Выпустите билеты из непроданной группы, прежде чем вы выпустите предварительно проданные билеты.

Прочие фонды

Предварительно пронумерованные бланки квитанций должны использоваться для получения различных средств. Достаточный документация должна быть приложена к ежедневной кассовой ведомости с описанием цели средств.

Исключения

Любое исключение требует предварительного письменного одобрения вице-президента по административным вопросам. Крайняя необходимость ситуации должны быть доведены до сведения вице-президента по административным вопросам как можно скорее. насколько это возможно.

Приложение B
Разрешенные авансовые денежные счета по состоянию на 26 августа 2020 г.

Кампус Сомерсет

  • Бизнес-офис — 1000 долларов (чек) — Эветта Томпсон
  • Бизнес-офис — 100 долларов США (касса) — Челси МакКаун
  • Бизнес-офис — 100 долларов США (касса) — Сара Эдмон-Бертон
  • Бизнес-офис — 350 долларов США (дополнительные сдачи) — Эветта Томпсон
  • Допуски/стенограммы – 50 долларов США (смена) – Тина Уотсон
  • Косметология — 50 долларов США (сдача) — Дженнифер Оуэнс
  • Assessment Center — 20 долларов США (сдача) — апрель Рассел

Лондонский кампус

  • Бизнес-офис — 100 долларов США (касса) — Мелисса Брей
  • Центр оценки — 30 долларов США (сдача) — Лора Экри

Центр Клинтона

  • Косметология — 100 долларов США (сдача) — Джони Апчерч

Список 3

Ежедневный контрольный список кассиров

  1. Открытие (AM/PM) Кассир кампуса (также может быть старшим кассиром) открывает кассу, открывает регистрирует и открывает кассы с помощью функции копирования.Бизнес-менеджер колледжа Операции создают/удаляют действительные регистры и создают кассиров по мере необходимости.
  2. Каждый кассир должен использовать кассовый аппарат для записи всех транзакций, включая оплату за обучение. платежи. Каждому кассиру присваиваются отдельные кассовые ящики для своих кассовых аппаратов. Совместное использование/перестановка между ящиками не допускается – БЕЗ ИСКЛЮЧЕНИЙ.
  3. Обработка платежей, полученных по почте.
  4. Обработка любых возвращенных из банка предметов, обработка любых выплат студентам финансовой помощи потому что ученик бросил/вышел из класса(ов).
  5. Депонировать любые ведомственные фонды, т. е. стенограммы, торговые операции, B&I, библиотечные штрафы/квитанции, и копировальные квитанции.
    1. Примечание. Любые услуги, счета за которые выставляются колледжем, должны проходить через учет дебиторской задолженности. (АР) модуль.Кассовый журнал может использоваться для получения денежных средств, не связанных с студенческий платеж или не связанные с обслуживанием предметы, которые не требуется обрабатывать через АР модуль.
  6. Обрабатывать ваучеры журнала для этих депозитов или получать средства отдела через А/Р модуль. (Рекомендуется выполнить эту задачу главному кассиру.)
  7. Конец дня:
    • Каждая касса кампуса:
      • Запускает отчет запроса (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) и проверяет суммы кассиром и проверяет, были ли использованы правильные целевые/тендерные ключи.
      • Кассиры собирают квитанции или другую документацию учащихся, необходимую для балансировки.
      • Кассиры балансируют отдельные реестры и сверяют с PeopleSoft и выдают чеки и подтверждающая документация к кассе главного кампуса.
      • Индивидуальные кассиры несут ответственность за аннулирование и повторную квитанцию, если это необходимо.
      • Если требуется отмена платежа и быстрая проводка платежа, руководитель бизнеса Перед фактической публикацией необходимо проконсультироваться с операциями.
      • Кассир основного кампуса закрывает, уравновешивает и передает машину для кредитных карт итоги.
    • Каждая первичная (касса закрытия) касса кампуса:
      • Запускает отчет о запросе (K_TARGET_KEY_ENTRIES_CSHOFFICE) к общему запросу кассира и проверяет суммы по регистру и проверяет, были ли использованы правильные целевые ключи.
      • Запускает отчет о запросе (K_SF_RCPTS_BY_BUSDAY) к общему запросу кассира и проверяет суммы по реестру.
      • Объединяет средства (деньги) всех кассиров и снова сверяет общую сумму по сравнению к запросу.
      • Готовит депозит(ы) и ежедневный баланс. Если возникает несоответствие, кассир основного кампуса выполняет дальнейшие запросы до тех пор, пока не будет найдено несоответствие. расположен.
  8. После сальдирования открытых касс Старший кассир закрывает кассы и затем закрывает кассу.
  9. Заключительная документация должна включать:
    • Электронная таблица Excel и любая лента счетных машин с полученными чеками, прикрепленная к депозит.
    • Копия квитанции о банковском вкладе.
    • Кассовые ленты.
    • Добавление машинной ленты с наличными излишек/недостаток для четкого прикрепления к детали депозита.
    • Пакетный отчет с данными кредитной карты.
    • Список всех обработанных возвращенных чеков, включая имя учащегося, идентификационный номер и сумму возвращенный товар.
    • Вся документация должна быть приложена к отчетам о закрытии запроса.
  10. Депозит(ы) обычно должен быть внесен до 16:30. каждый день назначенным бизнесом офисный сотрудник.
  11. Документация (балансовый отчет) направляется менеджеру по бизнес-операциям.
  12. Старший кассир ежедневно запускает отчет «Поток ГК», чтобы проверить совпадение итогов из журналов SF. вклад.
  13. Перевод средств запрашивается не реже одного раза в неделю (пятница) или когда компенсирующий остаток превышает 500,00 долларов США, со счета в местном банке на денежный счет Колледжа в системе Офис. (Упор следует делать на ежедневные перевозки.)

Примечания:

  • Все студенческие платежи должны проходить через студенческий финансовый отдел.
  • Все платежи по счетам за услуги, оказанные колледжем, должны проходить через AR модуль. Необслуживаемые товары, к которым не применим счет-фактура колледжа, могут быть размещены в Главную книгу через приходно-кассовый журнал.
  • В частности, для студенческих финансов:
    • Во всех случаях приема студентов оплата должна производиться на конкретный срок.
    • Перед выходом из поля Target Key кассиры должны следить за правильностью оплаты тип на основе описания целевого ключа.
    • В случаях, когда студент платит за несколько семестров, следует позаботиться о том, чтобы что типы цели и тендера совпадают и равны, и указан предполагаемый срок.
    • Использование доступа кассиров должно быть строго ограничено вошедшим в систему лицом – запрещено совместное использование паролей или экранов!

 

5.4.4 Мелкие денежные фонды | Административное руководство

а. Власть

Управление казначейства отвечает за утверждение всех запросов на открытие счета мелкой денежной наличности.

б. Типы фондов и лимиты

В университете есть три типа мелких денежных фондов. Уровни фонда должны переоцениваться ежегодно и корректироваться по мере необходимости в зависимости от объема деятельности в течение года.

(1) Мелкий кассовый фонд

Фонды мелкой денежной наличности создаются для использования ведомствами на случайные и экстренные мелкие покупки, когда использование альтернативных средств (т.ж., Покупка карты) не представляется возможным. Возмещение надлежащим образом утвержденных расходов может быть получено непосредственно из этого фонда. Размер мелкого денежного фонда будет определяться потребностями бизнеса запрашивающего отдела, но, как правило, не превышает 500 долларов наличными в кассе, если иное не одобрено Управлением казначея.

(2) Текущий счет мелкой наличности

Расчетные счета мелкой наличности могут быть открыты в отделениях, осуществляющих небольшие выплаты по почте (например,покупка подписки) или которые должны произвести немедленную оплату (например, наложенным платежом (наложенным платежом) для товаров, доставленных UPS). Размер расчетного счета мелкой наличности будет основываться на деловых потребностях запрашивающего отдела, но обычно не превышает 2500 долларов США, если иное не одобрено Управлением казначея.

(3) Фонд обмена

Фонды сдачи могут быть созданы отделом, использоваться для выдачи сдачи клиентам, когда они оплачивают товары и/или услуги, и должны сверяться ежедневно.Размер фонда изменений будет определяться потребностями бизнеса запрашивающего отдела. Письменный запрос с подробной информацией о потребностях бизнеса должен быть представлен и одобрен Управлением казначея.

с. Количество фондов мелкой наличности на отдел

Если отдел не очень большой или географически рассредоточенный, обычно достаточно единого фонда мелкой наличности для каждого отдела. Возмещение из одного мелкого денежного фонда может быть отнесено на счет любого типа, включая спонсируемые проекты.Если требуется более одного мелкого денежного фонда, письменное обоснование должно быть представлено и одобрено Управлением казначея.

4. Хранитель мелкой денежной наличности

Начальник отдела должен назначить ответственным хранителем мелкого денежного фонда отдела. Хранители мелкой денежной наличности должны быть наемными работниками Университета и не могут быть студентами бакалавриата, аспирантами или временным персоналом. Хранители должны пройти обучение мелкой денежной наличности. Хранитель несет ответственность за фонд мелкой денежной наличности до тех пор, пока другое лицо не будет официально назначено новым хранителем или пока фонд не будет закрыт.

5. Периодические выездные проверки фондов мелкой наличности

Канцелярия казначея может ежегодно проводить выездные проверки выбранных отделов фондов мелкой наличности, расчетных счетов мелкой наличности и фондов обмена. Фонды будут выбраны случайным образом, и хранитель выбранного фонда (фондов) будет уведомлен, а назначение для проведения аудита должно быть назначено в течение 72 часов. Для аудита кастодиан должен будет предоставить аудитору доказательства выверки, квитанции о возмещении, показывающие типы возмещения, сделанного с помощью фонда, и предоставить доказательства того, что фонд надежно хранится, когда он не используется.

6. Обращение с мелкими денежными средствами

Неспособность обеспечить надлежащую защиту, согласование и управление мелкими денежными средствами может привести к отзыву мелкого денежного фонда из отдела и/или дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

как управлять платежами компании наличными

Как и многие процессы корпоративных финансов, мелкая наличность поначалу кажется хорошей идеей. Это относительно простой и эффективный способ совершать небольшие платежи по всему офису.

К сожалению, слово «относительно» выполняет большую работу в предыдущем предложении.

Потому что, как и в большинстве финансовых процессов, команды рано или поздно оказываются в административных долгах. Простая сверка платежей может превратить финансовые команды в детективов, отняв слишком много времени от их «настоящей» работы.

Вы этого не хотите. Итак, в этой статье мы рассмотрим основы хорошего управления мелкой наличностью и выверки. А затем мы предложим явное обновление этой старомодной системы для тех компаний, которым нужны лучшие внутренние процессы.

Новичок в мелкой наличности? Узнайте больше о процессах и процедурах кассы для мелких сумм .

Расчет мелких сумм


Сверка — это бухгалтерская практика проверки всех транзакций и платежных записей. Компании должны сверять все платежи, чтобы гарантировать, что зарегистрированные платежи действительно имели место, а записи являются точными и полными.

Таким образом, выверка мелкой денежной наличности представляет собой процесс оценки мелких денежных выплат и проверки актуальности записей компании.

Выверка мелких денежных сумм может быть особенно сложной задачей, учитывая небольшой и непоследовательный характер этих платежей. Многие сотрудники считают, что мелкую наличность не нужно тщательно отслеживать — это просто одноразовый фонд.

Конечно, бухгалтеры так не считают. Им необходимо четкое понимание каждой транзакции, независимо от причины траты или используемого способа оплаты. Будь то кредитная карта, наличные или заявление о расходах сотрудников, все это деньги компании, и с ними нужно обращаться бережно.

Важные термины, которые необходимо знать

В этой статье мы будем использовать несколько терминов и фраз, поэтому стоит сначала их прояснить.

  • Плавающий : Ящики для мелкой наличности обычно содержат начальный баланс, чтобы у команд были деньги, которые можно потратить. Обычно он пополняется каждый месяц или квартал в так называемой системе подотчетных сумм .
  • Выплаты : Немного технический термин для платежей наличными. Денежные средства «распределяются» между разными транжирами и, как мы надеемся, регистрируются по пути.
  • Журнал : Журнал мелкой кассы должен отображать все платежи, произведенные с использованием мелкой наличности.
  • Ваучеры : Часть системы журнала, они показывают каждый отдельный платеж. Обычно они заполняются сотрудниками как своего рода заказ на покупку. Один ваучер = одна транзакция.
  • Владелец ключей/хранитель : Как правило, только у одного человека есть ключи от ящика для мелкой наличности. Этот человек несет ответственность за надлежащее распределение наличных денег и предотвращение злоупотреблений.

Как согласовать мелкие наличные

Фактический процесс выверки мелкой наличности теоретически очень прост. Вскоре мы перейдем к потенциальным проблемам, но вот вкратце: 

.
  1. Проверить поплавок . Какая стартовая сумма?
  2. Пересчитать наличные . В конце данного периода это должно быть меньше, чем сумма с плавающей запятой.
  3. Сложите зарегистрированные транзакции (через ваучеры и журнал).Они должны равняться разнице между плавающей суммой и оставшимися денежными средствами.
  4. Категоризация выплат . Затем они будут присвоены вашим соответствующим расходным счетам.
  5. Выявление и исследование расхождений между ваучерами и ожидаемым балансом. Как мы увидим, это самый большой камень преткновения для финансовых команд и главная причина головной боли, связанной с мелкими деньгами.
  6. Записывайте транзакции в свою главную книгу. Это часть типичного процесса финансового закрытия.
  7. Пополнить резерв на следующий месяц.

Итак, в теории , вот и все. Но, как и в случае с большинством финансовых процессов компании, теория не всегда соответствует действительности.

Проблемы с выверкой мелкой наличности

Сверка любого платежа компании может занять больше времени, чем хотелось бы. Идея проста: вы сверяете свои внутренние записи о том, что было потрачено, с другими источниками — обычно кредитной картой или банковскими выписками.

Но когда они не совпадают, бухгалтеры должны найти ответы.А это может занять много драгоценного времени.

Большие проблемы возникают на шагах 4 и 5. Во-первых, не всегда понятно, почему была произведена выплата . Ваучеры могут быть неполными или расплывчатыми, и члены команды могут не понимать причин, по которым счета расходов должны быть точными.

Но, конечно же, самые большие проблемы возникают из-за пропажи денег или документов. Наличные по своей природе труднее отследить, чем платежи картой. Успешная программа мелкой денежной наличности зависит от добросовестного хранителя и от остальных членов команды, следующих правилам.

В лучшем случае высока вероятность человеческой ошибки. А в худшем случае есть вероятность кражи и мошенничества. В любом случае финансовые отделы, как правило, тратят слишком много времени на изучение проблем с относительно небольшими платежами вместо того, чтобы добавлять ценность своим компаниям.

Преодоление этих проблем

До тех пор, пока вы придерживаетесь физического ящика для мелкой наличности — и платежей наличными в целом — у вас всегда будут проблемы. Являются ли они серьезным или легким раздражением, действительно зависит от ваших процессов.

Есть несколько простых вещей, которые вы можете сделать, чтобы защитить себя от худшего из худшего: 

  • Регулярная сверка мелких сумм . Раз в месяц, вероятно, хорошо, но ожидание дольше, чем просто, усложняет расследование в дальнейшем.
  • Грамотно выбирайте и обучайте своих владельцев ключей . Эти люди могут даже быть членами финансовой команды, что создает больше работы, но также гарантирует, что у держателей ключей будут лучшие стимулы для хорошего выполнения работы.
  • Ведите цифровой журнал и сканируйте квитанции . Возможно, это возлагает небольшую нагрузку на хранителя, но снижает вероятность того, что квитанции пропадут или суммы будут ошибочными. Это также значительно ускоряет возможный процесс согласования, поскольку ввод данных уже выполнен.
  • Установить максимальную сумму выплаты . Это не предотвращает раздражающего администратора или ошибки, но, по крайней мере, уменьшает ущерб.

Но, конечно, у вас все еще будут проблемы.Мелкая касса, хотя и распространена, на самом деле является просто обходным путем для сотрудников, у которых нет доступа к средствам компании. Поэтому вместо того, чтобы продолжать этот танец, мы предлагаем другой вариант.

Дебетовые карты сотрудников: чистое обновление до мелкой наличности

Сотрудники должны тратить время от времени, чтобы сделать свою работу лучше. Немногим счастливчикам выдаются корпоративные кредитные карты, которые дают им прямой доступ к деньгам. Но, как мы уже писали, корпоративные кредитные карты имеют свои проблемы.

А мелочь корпоративными карточками не заменишь по той простой причине, что не у каждого сотрудника есть .Почему? Потому что они считаются рискованными и слишком дорогими, чтобы использовать их только изредка.

Но дебетовые карты для сотрудников, подобные тем, которые предлагает Spendesk, лишены этих недостатков. Мы уже писали целый пост о различиях между этими предоплаченными расходными картами и классической корпоративной картой. Вот краткое освежение.

Традиционные корпоративные карты

Независимо от поставщика, у этих старомодных карт всегда есть несколько общих черт: 

Все причины, почему вы должны быть осторожны с собственной кредитной картой дома, применимы и в офисе.

Дебетовые карты расходов

Смарт-дебетовые карты

обеспечивают простое решение большинства вышеперечисленных проблем. Они позволяют: 

  • Отслеживайте каждый платеж каждого сотрудника на центральной панели управления
  • Установите пользовательские ограничения для каждой команды, должности или вплоть до отдельного сотрудника
  • Оплата онлайн виртуальными картами или пластиковыми картами в магазине
  • Просматривайте расходы в режиме реального времени, а не в конце месяца
  • Примирение почти мгновенное .Система проверяет платежи и квитанции за вас, чтобы ваши книги всегда были в актуальном состоянии.

Но ключевая причина, по которой они лучше мелкой наличности, заключается в том, что каждый сотрудник может иметь их. Поскольку они дебетовые, а не кредитные, риск перерасхода отсутствует. Правила четко установлены, и у членов команды нет выбора, чтобы следовать им.

Это означает, что каждый может иметь безопасный доступ к средствам, и нет необходимости в мелкой кассе вообще.

Узнайте больше о дебетовых картах сотрудников Spendesk.

Подойдите к сверке мелких денежных сумм с умом

Надеемся, после прочтения этой статьи некоторые вещи стали ясны: 

  1. Необходимо внимательно следить за мелкой наличностью, а платежи следует часто сверять.
  2. Выверка вручную добавляет дополнительную работу и головную боль для финансовых групп, особенно при наличии ошибок.
  3. Чем меньше мелких денег, тем лучше.
  4. Интеллектуальные решения существуют для компаний, готовых к развитию.

Ваши следующие шаги будут зависеть от того, сколько времени и усилий вы тратите на сверку всех платежей сегодня.Если у вас не так много расходов, корпоративные карты и небольшая касса, вероятно, подойдут.

Но расходы обычно являются неотъемлемой частью роста. И чем больше вы тратите, тем большей проблемой становится административное бремя.

Если вы начинаете чувствовать это бремя сегодня, пришло время подумать о лучших вариантах:

Политика инкассации и депозитов наличных – Политика университета

Общий

Денежные средства представляют собой один из самых важных активов Университета.В связи с характером наличных денег должна быть четкая отчетность как при их поступлении на хранение, так и при хранении.

Университет децентрализует работу с наличностью за счет обширного делегирования ответственности для облегчения операций и обеспечения удобства и гибкости. Функция обработки наличности является конечной обязанностью вице-президента по деловым вопросам и контролера, и только те отделы, которые имеют разрешение, имеют право собирать или получать средства для Университета.

Все деньги, собранные для Университета из любого источника, должны ежедневно сдаваться в кассу. Все квитанции должны быть сданы в целости. Никакая часть любых собранных денег не может быть использована для оплаты счетов или расходов любого рода, а также деньги не могут быть депонированы в другом месте, если не было получено разрешение на использование банковского депозитария, отличного от банковского счета Университета.

Назначение

Обеспечить поддержание надлежащей системы внутреннего контроля за обработкой наличности, инкассацией и депозитами.

Прицел

Эти правила и процедуры применимы ко всем сотрудникам и студентам Университета, собирающим средства.

Цели

  • Для защиты счетов Университета штата МакНиз от потерь, мошенничества и неэффективности;
  • Для обеспечения высокого уровня точности и достоверности бухгалтерского учета; и
  • Чтобы уменьшить вероятность ошибок или убытков, не неся необоснованных дополнительных затрат на установленный внутренний контроль.

Аудит

Фонды университета подлежат проверке в любое время Управлением внутреннего аудита.

Сбор наличных

Подразделения, уполномоченные собирать деньги

Только те университетские городки, которые утверждены вице-президентом по деловым вопросам, имеют право собирать или получать деньги для Университета, будь то за наличные или из других источников. Каждая единица кампуса должна иметь подписанную форму разрешения на получение наличных, которая хранится в файле в Управлении по деловым вопросам.После получения разрешения руководитель подразделения обязан назначить сотрудников, уполномоченных распоряжаться деньгами, и следить за тем, чтобы они были должным образом проинструктированы о процедурах, которым необходимо следовать.

Подразделения, не уполномоченные собирать деньги

Эти подразделения должны направлять всех физических лиц, осуществляющих платежи, в кассу. Следует приложить все усилия, чтобы платежи за мероприятия, конференции и т. д. отправлялись по почте или оплачивались лично в кассе. Если случайно деньги поступили по почте, их следует немедленно доставить в кассу.

Нехватка

О любой существенной нехватке наличности в коллекциях следует немедленно сообщать контролеру и университетской полиции.

Поддельная валюта

Все подразделения, уполномоченные получать наличные деньги, обязаны проявлять разумную осмотрительность при проверке операций с наличными на наличие поддельной валюты. Обо всех подозрительных транзакциях следует немедленно сообщать контролеру и университетской полиции.

Сбор наличных в нерабочее время

Университетская полиция будет предоставлять услуги по сопровождению/транспортировке университетских средств только уполномоченным офицером в соответствии с Политикой университетской полиции и Процедурой O-3.Принимаются только защищенные пакеты. Все перевозки будут задокументированы в ежедневном журнале диспетчера с указанием времени получения и сотрудника, назначенного для выполнения задачи. Назначенный офицер заполнит форму денежного сопровождения на каждом транспортном средстве и получит инициалы представившего его персонала. Офицеры не должны отвечать на обычные вызовы службы во время перевозки денег, а также не должны оставлять сумки без присмотра или запирать их в транспортном средстве по какой-либо причине. Сумки должны быть доставлены в полицию университета и немедленно помещены в сейф, расположенный возле стойки регистрации.Бланк денежного сопровождения помещается в дежурный ящик. На следующий рабочий день лейтенант полиции (назначенный ответственный за хранение ключей) должен забрать форму сопровождения денег из дежурного ящика, чтобы определить количество сумок, ожидаемых в сейфе. Лейтенант должен забрать все сумки из сейфа и зарегистрировать каждую в новой форме денежного сопровождения. Затем форма и все сумки должны быть доставлены уполномоченным сотрудником в кассу для обработки. Любые несоответствия в количестве сумок, помещенных в сейф и извлеченных из него (сверху или снизу), должны быть немедленно доведены до сведения назначенного офицера по транспорту и начальника для дальнейшего расследования.

Верная связь

На всех сотрудников Университета распространяются общие обязательства верности.

Ведомственные депозиты

Только одобренные кампусные подразделения имеют право собирать деньги. Все деньги, полученные в кампусе, отправляются в кассу для проводки и обработки на депозит. Все авторизованные подразделения кампуса должны иметь журнал учета квитанций, запертую банковскую сумку, выданную кассой, утвержденный сопроводительный лист, который подается со всеми собранными деньгами, и официальную печать университета «Только для депозита».Все запертые сумки должны иметь стандартный титульный лист, утвержденный кассой. На титульном листе депозита отдельно учитываются все наличные деньги, чеки и кредитные карты, а также контактная информация, фонд/индекс и счет. Все вклады должны иметь двойную ленту вложенных средств. Все чеки должны быть заверены штампом «Только для депозита».

Все депозиты в кампусе, превышающие 100 долларов США наличными, должны быть доставлены полицией университета в кассу в закрытых банковских сумках.Департаментам разрешено передавать инкассо суммы до 100 долларов США и чеки на любую сумму в кассу без помощи университетской полиции. Все средства, полученные в студенческих городках, должны быть отправлены в кассу в течение 24 часов с момента поступления для обработки (не включая выходные и университетские каникулы). Департаменты могут принять решение сохранить ключ от своей сумки и отправить представителя для присутствия при обработке сумки. Если отдел решит сделать это, представитель должен явиться в кассу в течение 24 часов для обработки и получения квитанций.Отделы, которые решат оставить свой ключ в кассе, получат квитанции, отправленные им обратно через запертую сумку.

Студенческие выплаты

Платежи по студенческим счетам можно получать лично, через почтовый ящик, по почте и через Интернет с помощью кредитной/дебетовой карты или электронного чека.

Лично

В кассе принимаются только наличные деньги, чеки или денежные переводы. В чеках должны быть указаны имя, физический адрес, номер водительского удостоверения, номер телефона и идентификационный номер студента.Все чеки должны быть выписаны на счет Университета штата МакНиз и заверены официальной печатью «Только для депозита» в момент получения.

Коробка для хранения

Ящик находится на северной стороне Smith Hall. Ящик для мусора опустошается один раз в день и больше по мере необходимости в часы пик.

По почте

Все платежи обрабатываются в течение 24 часов с момента получения. Все платежи, полученные по почте, должны регистрироваться в журнале ежедневного контроля, который включает имя учащегося, идентификационный номер, дату почтового штемпеля, дату получения, сумму и номер чека.

Онлайн

Платежи Visa, MasterCard, Discover и электронные чеки принимаются онлайн через веб-сайт университета на защищенном сервере.

Обработка депозита и доставка в банк

Все денежные средства, поступившие через кассу, сверяются перед зачислением. Денежные средства отправляются в банк в конце рабочего дня для получения дневных поступлений. Отправка чеков осуществляется на следующий рабочий день после проведения дополнительной сверки/отчетности отдельным сотрудником, не являющимся сотрудником Кассира.Депозиты ежедневно доставляются в банк через университетскую полицию. Все депозиты регистрируются и подписываются сотрудником полиции университета и кассиром.

Наличные

Денежные средства вносятся ежедневно по оригинальному предварительно распечатанному депозитному ордеру Bank One. Все наличные пересчитываются каждым кассиром и проверяются контролером, который ставит инициалы на депозитной квитанции.

Чеки

Чеки депонируются ежедневно вместе с оригинальной предварительно распечатанной депозитной квитанцией Bank One. Двойная арифмометрическая лента с указанием суммы и общей суммы всех чеков прилагается к депозитной квитанции.

Примирение

Форма отчета о депозитах кассира заполняется ежедневно и сверяется с соответствующими отчетами Banner, Core и Nelnet. Сверка составляется сотрудником Управления управленческого учета, не являющимся сотрудником Кассира. Любые изменения, вносимые банком в депозиты, изучаются, и при необходимости вносятся исправления. Отчеты о сверке представляются контролеру.

Связь

Эта политика распространяется через Административный консультативный совет и веб-страницу политик университета.

Защита денежных средств и их эквивалентов — шлюз административных служб

Каждый член сообщества UB несет ответственность за сохранность денежных средств и их эквивалентов.

Настоящая политика содержит рекомендации по администрированию и внутреннему контролю над операциями по работе с наличностью в университете.

Отделы Университета в Буффало (UB, университет), которые работают с денежными средствами и их эквивалентами, должны быть осведомлены и привержены строгому внутреннему контролю.Внутренний контроль поощряет надлежащее управление, защищает активы, способствует достоверной финансовой отчетности, предотвращает неправильное обращение и потерю средств, а также защищает сотрудников от обвинений в неправомерных действиях.

Целью университета является минимизация операций с денежными средствами и их эквивалентами во всех подразделениях и филиалах. Чтобы снизить риск и предотвратить кражу, потерю или незаконное присвоение средств, по возможности следует избегать приема наличных денег и чеков. Предпочтительный метод университета для получения платежей — через процесс ePay, сбор через студенческий счет для платежей, связанных со студентом, электронный перевод средств (EFT) и кредитные или дебетовые карты.Денежные переводы между аффилированными лицами (государством, Исследовательским фондом (РФ), Фондом Университета в Баффало (UBF), Ассоциацией студентов факультетов (FSA)) будут осуществляться через EFT и зачисляться на счета ведомств.

Подразделения университетов, занимающиеся сбором денежных средств и их эквивалентов, несут ответственность за внедрение строгого внутреннего контроля.

  • Все денежные поступления должны ежедневно перечисляться на утвержденный банковский счет университета, РФ, UBF или FSA.
  • Обеспечить надлежащее разделение обязанностей, как указано ниже.
  • Установите письменные процедуры для получения, депонирования и выверки наличных денег или чеков.
  • Доступ к наличным деньгам и чекам должен быть ограничен лицами, уполномоченными на фискальную ответственность.
  • Аккуратно регистрируйте все денежные средства, собранные во время получения, с документацией о получении.
  • Хранить все наличные деньги и чеки:
    • Немедленно по получении
    • Немедленно ограничительно индоссировать все чеки
    • Хранить в запертом и охраняемом месте до момента депонирования средств

Средства контроля и защиты должны быть адекватными для обеспечения управления с разумной гарантией того, что денежные средства и операции, связанные с наличными средствами, должным образом учитываются и контролируются.

Эта политика применяется ко всем денежным средствам, собранным подразделениями университета и депонированным на счет штата, исследовательского фонда или фонда университета в Буффало.

Служба бронированных автомобилей

Служба охранной фирмы по перевозке наличных депозитов из университета в финансовое учреждение.

Наличные

Валюта, монеты, чеки, записи кредитных/дебетовых карт, банкноты, слитки, дорожные чеки, именные чеки и денежные переводы.

Работа с наличностью

Включает в себя ответственность за получение наличности, ведение бухгалтерского учета, подготовку депозитных ордеров, размещение банковских вкладов, выдачу наличности и сверку наличности.

Денежные поступления

Платежи, полученные в обмен на товары или услуги; включает наличные деньги, чеки, платежи по дебетовой/кредитной карте.

Кассовый аппарат

Автомат для регулирования денежных операций с клиентами.

Подделка Валюта

Валюта, изготовленная в виде подделки, чтобы ее мошенническим или обманным путем выдавали за подлинную.

Электронный перевод средств (EFT)

Электронный перевод денег с одного расчетного счета на другой через компьютеризированную сеть без перехода бумажных денег из рук в руки или прямого вмешательства банковского персонала. Примеры EFT включают платежи по кредитным или дебетовым картам, прямой депозит, банковские переводы или переводы через ACH.

Билет на мероприятие

Листок бумаги или картона, служащий доказательством того, что владелец оплатил проезд или билет или имеет право на услугу.Билеты на мероприятия предварительно пронумерованы и отслеживаются в последовательном порядке для целей рассадки и согласования.

Внутренний контроль

Интеграция деятельности, планов, взглядов, политик и усилий людей отдела, работающих вместе, чтобы обеспечить разумную уверенность в том, что отдел выполнит свою миссию. Действие или процедура, предназначенные для повышения эффективности, обеспечения реализации политики или защиты активов во избежание мошенничества и ошибок.

Сумка с замком

Депозитная сумка с замком для надежной перевозки наличных и чеков между офисами. Хотя ни одна сумка не является полностью защищенной от кражи, сумки с замком обеспечивают более высокую степень безопасности благодаря системе блокировки и конструкции сумки.

Сейф

Почтовый ящик, предназначенный для приема платежей. Служба сейфа в финансовом учреждении может быть создана для обработки платежей и внесения их непосредственно на банковский счет университета.

Стандарт безопасности данных индустрии платежных карт (PCI DSS)

Стандарт информационной безопасности для организаций, обрабатывающих информацию о держателях карт, определенный Советом по стандартам безопасности индустрии платежных карт.

Чек с датой публикации

Чек, выписанный для выплаты в будущем, начиная с даты выписки чека, поскольку оплата не должна быть произведена до более поздней даты.

Предварительно пронумерованная квитанция

Пронумерованная форма в трех экземплярах, которая служит записью квитанции при получении наличных.Оригинал передается плательщику, а копии сохраняются для целей бухгалтерского учета.

Согласование

Учетный процесс, при котором сравниваются два отдельных набора записей для обеспечения точности и согласованности цифр.

Отчет о получении

Документ или форма, подтверждающая получение во владение определенной суммы денег.

Возврат

Для возмещения или возврата денег, ранее уплаченных за товары или услуги.

Удаленное внесение депозита

Возможность удаленного депонирования чека путем сканирования цифрового изображения чека и передачи изображения в банк.

Ограничительное одобрение

Действие, которое ограничивает оборотность чека или денежного перевода депонированием банковского счета.

Возвращенный чек

Чек, возвращенный банком вкладчику по таким причинам, как недостаточность средств, ненадлежащее индоссамент, несоответствие суммы между словами и цифрами, чек с датой, датированной задним числом или просроченной датой, или прекращение платежных поручений.

Разделение обязанностей

Средства, с помощью которых ни одно лицо не имеет единоличного контроля над сроком действия транзакции. Никто не должен иметь возможность инициировать, регистрировать, авторизовать и согласовывать транзакцию.

Чек с просроченной датой

Чек, выписанный более чем за шесть месяцев до сдачи на хранение в банк. Банк больше не обязан обрабатывать этот чек по истечении этого периода времени.

Счета штата

Счета штата включают:

• Возмещаемый фонд дохода общежития (DIFR) – самоокупаемые счета, используемые для управления арендной платой и сборами.

• Возмещаемый фонд дохода (IFR) — самоокупаемые счета, используемые для отслеживания поступлений денежных средств и соответствующих расходов, связанных с образовательной и связанной с ней деятельностью, предоставляемой студентам и другим клиентам. Счет IFR отличается от государственного операционного счета тем, что он поддерживается денежными поступлениями.

• Операционные счета штата — счета, которые представляют собой комбинацию отчислений из налогов штата и доходов кампуса от обучения и некоторых других источников.

•  Счет возмещения расходов на обучение в государственном университете (SUTRA) – самоокупаемые программы, финансируемые за счет доходов от обучения, связанных с зарубежными программами, контрактными курсами, летней сессией и переполнением зачисленных.Учетные записи SUTRA работают аналогично учетным записям IFR.

Пять механизмов внутреннего контроля для обработки наличных денег в вашей организации

*Примечание редактора: этот блог обновлен по состоянию на 20 сентября 2021 г.

Ваша организация все еще получает наличные платежи? Хотя многие организации стараются не хранить наличные деньги, иногда это необходимо. К счастью, есть способы защитить ваш бизнес. Чтобы защитить себя в отношении собранных денежных средств, важно внедрить в вашей организации хороший внутренний контроль.Как это изменилось в среде удаленной работы? Читать дальше.

5 основных средств внутреннего контроля

Существует пять способов, с помощью которых ваша организация может усилить внутренний контроль за обработкой наличности:

  • Защита активов: Защитите наличные деньги организации, поместив их в запертый шкаф или ящик с ограниченным доступом (или, что еще лучше, в сейф). Это следует контролировать, чтобы гарантировать, что только соответствующий персонал имеет доступ к работе с наличными.Например, мелкая наличность и/или незаполненные чеки должны храниться в запертом ящике с ограниченным доступом, и только уполномоченный персонал имеет комбинацию или ключ.
  • Разделение обязанностей: Авторизация транзакции, запись транзакции и хранение соответствующих активов должны выполняться разными сотрудниками. Если обязанности по обработке наличности выполняются разными сотрудниками, это помогает гарантировать, что ни один человек не имеет полного контроля над процессом обработки наличности.
  • Подотчетность: Убедитесь, что все операции с наличными санкционированы, должным образом учтены и надлежащим образом задокументированы. Обеспечение подотчетности среди сотрудников также помогает снизить риск потери или кражи кассовых чеков и неправильного учета транзакций.
  • Выверка: Важно ежемесячно выверять все банковские счета, чтобы обеспечить точную и полную регистрацию всех транзакций. В дополнение к сверке банковских счетов организация также должна сверять свои программные системы со своими системами бухгалтерского учета и проводить периодические подсчеты наличности в кассе.
  • Мониторинг: Процесс проверки имеет решающее значение для обеспечения наличия и эффективности средств контроля. Руководству следует регулярно проверять и контролировать, а также расследовать любые необычные действия. Этот процесс поможет определить, работает ли элемент управления неправильно или нуждается в изменении или обновлении.

Поддержка средств управления в удаленной или гибридной рабочей среде

COVID-19 вынудил многие организации перейти на удаленную или гибридную рабочую среду, создав новый набор проблем.Внутренние элементы управления, предназначенные для эффективной работы в офисной среде, могут не подходить для удаленного или гибридного рабочего места. Вот несколько способов управления элементами управления в удаленной или гибридной рабочей среде.

  • Разделение обязанностей — Разделение обязанностей может стать затруднительным, если сотрудники переходят на альтернативный график работы или возникают другие проблемы. Сохранение разделения обязанностей должно быть высшим приоритетом для владельцев средств контроля и должно постоянно оцениваться по мере изменения обстоятельств.Сложные времена могут затруднить разделение обязанностей и вынудить вас проявить творческий подход, попросив сотрудников выполнять обязанности, к которым они в противном случае не привыкли.
  • Цифровые подписи — Вам также следует подумать о том, как вы документируете завершение контроля. Владельцы элементов управления должны быть осторожны в отношении целостности инициалов сотрудника, просто напечатанных на цифровом документе, поскольку эту задачу может выполнить любой сотрудник. Цифровые подписи, которые требуют от сотрудника ввода учетных данных перед подписанием, повышают целостность подписи и часто имеют отметку времени.Цифровые подписи также могут «заблокировать» документ, запрещая любые изменения подписанного документа.
  • Своевременное рассмотрение — Учитывая обстоятельства, вполне разумно, что подготовка и рассмотрение могут занять больше времени, чем при обычных обстоятельствах. Даже если на подготовку и проверку документов будет предоставлено дополнительное время, вам следует учитывать последствия, которые это может иметь для остатков денежных средств в целом. Чем больше времени требуется для завершения контроля, тем больше последствий может быть, если вы обнаружите ошибку.

Благодаря внедрению и надлежащему мониторингу пяти упомянутых выше элементов управления, а также проверке, чтобы убедиться, что все элементы управления продолжают работать должным образом в удаленной/гибридной среде, организация может помочь свести к минимуму риск ошибок, уменьшить возможность мошеннических действий. активности и повысить вероятность обнаружения ошибок в цикле инкассации. Руководство также должно своевременно расследовать и устранять расхождения, выявленные в результате обзоров, сверок и другого внутреннего анализа бухгалтерских операций.Есть вопросы по процедуре работы с наличностью в вашей организации? Свяжитесь с нами.

%PDF-1.7 % 1217 0 объект > эндообъект внешняя ссылка 1217 72 0000000016 00000 н 0000002973 00000 н 0000003212 00000 н 0000003249 00000 н 0000003915 00000 н 0000003962 00000 н 0000004118 00000 н 0000004274 00000 н 0000004430 00000 н 0000004545 00000 н 0000004584 00000 н 0000004635 00000 н 0000005815 00000 н 0000006978 00000 н 0000008171 00000 н 0000009341 00000 н 0000010589 00000 н 0000011116 00000 н 0000011580 00000 н 0000012140 00000 н 0000012537 00000 н 0000012682 00000 н 0000013206 00000 н 0000013319 00000 н 0000013948 00000 н 0000014504 00000 н 0000014592 00000 н 0000015174 00000 н 0000015203 00000 н 0000015504 00000 н 0000015957 00000 н 0000017152 00000 н 0000017580 00000 н 0000017917 00000 н 0000018002 00000 н 0000018325 00000 н 0000018686 00000 н 0000019147 00000 н 0000019541 00000 н 0000020363 00000 н 0000025049 00000 н 0000026130 00000 н 0000030670 00000 н 0000034016 00000 н 0000034102 00000 н 0000035470 00000 н 0000039411 00000 н 0000056537 00000 н 0000056608 00000 н 0000059166 00000 н 0000062356 00000 н 0000062532 00000 н 0000062808 00000 н 0000062876 00000 н 0000063259 00000 н 0000063418 00000 н 0000066069 00000 н 0000066228 00000 н 0000102867 00000 н 0000102908 00000 н 0000103070 00000 н 0000103494 00000 н 0000103898 00000 н 0000104527 00000 н 0000104930 00000 н 0000105340 00000 н 0000105757 00000 н 0000106161 00000 н 0000107092 00000 н 0000110083 00000 н 0000002766 00000 н 0000001775 00000 н трейлер ]/Предыдущая 223590/XRefStm 2766>> startxref 0 %%EOF 1288 0 объект >поток hb«`b`XA؀,-L,L|[email protected]{T&-Ɨj>w2}Xz8Ye4vq.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.