План подготовки организации выставки

Здесь мы с вами обсудим тему организации выставки как мероприятия, данная информация будет весьма полезной начинающим специалистам по организации выставок. Ведь именно начинающие организаторы мероприятий могут допускать некоторые ошибки из-за отсутствия опыта в этой сложной сфере, но это не так страшно. Со временем опыт набирается и с каждым разом организация выставки будет становиться всё лучше с точки зрения компетенции организатора как профессионала.

Что такое выставка?

Выставка — это открытая демонстрация успешных достижений в различных областях материальной и культурной деятельности. Благодаря выставке компания или группа людей могут публично продемонстрировать результаты труда и творчества тем, кто может заинтересоваться направлением в их работе.

Тематика выставки определяется спросом на рынке. То есть, если есть спрос на какую-то тему, то значит будет и выставка. Выставка привлекает к себе внимание определенную целевую аудиторию, которой интересно посетить данное мероприятие. К тематике выставки нужно отнестись серьезно, для грамотного подбора темы необходимо к работе подключить маркетолога для исследования рынка. Это нужно для того, чтобы провести анализ отрасли на предмет тенденций развития рынка и изучения конкурентов, что позволит избежать пересечения в тематиках с другими выставками.

Выставка служим потрясающим маркетинговым инструментом для привлечения клиентов и партнёров. В зависимости от направленности выставки, участники могут извлечь следующие плюсы:

— налаживание коммуникации с партнёрами;

— изучение активностей прямых и косвенных конкурентов;

— формирование положительного имиджа компании на своем рынке;

— привлечение новых клиентов и заключение договоров о сотрудничестве.

Выставка является неоценимым маркетинговым инструментом, но весьма важно им умело пользоваться и правильно всё организовать. Так как организация выставки является достаточно дорогостоящим мероприятием, то нужно очень тщательно распланировать все детали, при этом выделив определенный запас времени на подготовку.

План организации выставки

В период подготовки к организации выставки предстоит проделать немало работы, потому что именно от правильности организации зависит успех мероприятия. Сама выставка может длиться от одного дня до двух месяцев. Длительные по времени выставки обычно проводятся в творческой сфере деятельности, например, художественная выставка.

Желательно приступить к подготовке проведения организации выставки заранее. Чем серьезнее формат выставки, тем больше времени нужно уделить для её подготовки.

Организацию такого мероприятия как выставка можно разделить на несколько этапов.

Детальная проработка плана выставки

В плане обычно отражено следующее:

— определение величины выставочной площади;

— время и место проведения выставки;

— тематика выставки;

— определение списка участников;

— подбор спонсоров;

— составление программы выставки;

— структура продвижения выставки и рекламное обеспечение;

— инфраструктура.

Составление сметы – планируемый бюджет

Бюджет заранее посчитайте и распределите расходы на организацию выставки.

Какие расходы предстоят:

— расходы на маркетинговые исследования;

— аренда помещения;

— аренда выставочных стендов;

— аренда звукового и светового оборудования;

— транспортные расходы;

— сервисные расходы;

— реклама и продвижение выставки;

— услуги дизайнеров;

— разработка промо-сайта для выставки;

— печать раздаточных материалов;

— подарки для конкурсной программы;

— услуги переводчиков;

— услуги ведущих мероприятия;

— услуги аниматоров;

— проживание участников выставки;

— таможенное оформление грузов.

Подбор необходимых специалистов для проведения выставки

Проработать список сотрудников, помощь которых будет необходима как при подготовке к организации выставки, так и во время проведения выставки.

Подбор участников для выставки

В зависимости от тематики выставки нужно определить список участников, которые могут быть заинтересованы в участии. Также нужно подумать над форматом участия в выставке: платное или бесплатное.

Подбор образцов/экспонатов

Если за образцы полностью отвечают участники выставки, то следует составить подробную инструкцию по подготовке образца к выставке – предоставить список технических требований.

А если за экспозицию отвечает организатор выставки, то нужно подобрать образцы, соответствующие тематике выставки и позаботиться об их транспортировке, хранении и оформлении их на выставке.

Подготовка раздаточного материала

Каждый участник и гость должны будут иметь возможность ознакомиться с программой выставки и описанием каждого выставочного экспоната/образца.

Что включает в себя раздаточный материал: фирменный пакет, папка, блокнот с фирменным стилем, ручка с логотипом, программа на фирменном бланке, описание каждого экспоната, листовки, проспекты.

Работы по оформлению помещения выставки

При оформлении используются различные декоративные элементы: баннеры, плакаты, стенды, бренд волл, воздушные шарики и так далее.

Оформление помещения выставки следует отдать в надежные руки компании, которая занимается этим направлением.

Техническая организация выставки

В техническую организацию выставки входит установка звукового и светового оборудования. Если выставка планируется в Москве, то услугой аренды технического оборудования для выставки вы можете воспользоваться в компании Rentforall. Также компания может вам предложить звуковое и световое оформление под ключ.

Контроль исполнения во время проведения выставки

Так как день проведения выставки является буквально экзаменом того, как вы подготовились, то следует контролировать исполнение и следование заранее составленному плану. В некоторых случаях, можно доверить это отдельному человеку, который сможет проследить за соблюдением качества проведения выставки.

Заключительные работы

По окончании следует официально закрыть выставку – это даст понять участникам то, что можно переходить к следующему этапу – демонтаж выставочной экспозиции.

Заключительная работа по демонтажу выставки состоит в передаче экспонатов/образцов и их дальнейшая транспортировка.

После того, как выставка закрыта и вся работа выполнена, нужно будет подвести итоги выставки, которые включают в себя сбор и анализ статистических данных: данные о посетителях и участниках, данные о продажах (если выставки была коммерческая). Данные параметры помогают оценить эффективность проведения выставки: финансовые показатели и маркетинговые задачи.

Если вы научитесь успешно проводить подготовку организации выставки, то сможете зарекомендовать себя как профессионального организатора выставок.

Rentforall — Ваш надежный помощник в подготовке к мероприятию!

rent4all.ru

VIII этап. Разработка тематического плана. Художественное проектирование и оформление выставки

Тематический план выставки — это систематизированный пере­чень экспонатов с указанием их основных характеристик.

Он определяет фактографическое и семантическое наполне­ние экспозиций, разделов и подразделов, то есть дает ответ на вопрос «Что будет показано?». И в то же время он задает усло­вия, необходимые для показа экспонатов: размеры экспозицион­ных площадей и необходимую высоту залов, потребность в от­крытой площадке, виды энергообеспечения, требования по по­жарной и другим видам безопасности. Форма тематического пла­на, разработанная ВДНХ СССР, была рекомендована для всех внутрисоюзных выставочных мероприятий, независимо от их ти­па и значимости.

Тематический план является исходным документом для разра­ботки

тематико-экспозиционного плана, задача которого состоит в том, чтобы по каждому разделу, по каждому экспонату опреде­лить, как их показывать, и который является документом для организации всех последующих работ по художественному проектированию, монтажу и оформле­нию выставки.

Далее переходят к художественному проектированиюиоформлениювыставки.

Основу художественного проектирования составляет эскизный проект, т.е. комплект эскизов конкретных планировок и размещения разделов выставки, выполненных в масштабе, а также эскизы использования вертикального пространства. В искусстве экспонирования широко применяются элементы выставочного дизайна, в том числе искусство и техника освещения, компьютерная графика и программы мультимедиа.

На основе эскизного проекта создается технорабочий проект. А с его учетом проводятсястроительно-монтажные и оформительские работы или этап реализации художественного проекта. Основной документ планирования и контроля работ строите­лей, монтажников и оформителей —план-график работ.

IX этап. Подготовка и издание официального каталога. Дополнительные пристендовые услуги участникам выставки

Наряду с информационно-рекламными материалами по выстав­ке, рассмотренными выше, существенное значение для престижа выставочной организации имеет издание официального каталога участников выставки.

Начинается работа над каталогом со сбора текстовых, факто­графических и иллюстративных материалов по определенной фор­ме. В традиционный список материалов обычно включаются: название организации, ее почтовые и контактные реквизиты, ведомственная или корпоратив­ная принадлежность, логотип названия, фирменный или товарный знак, информация о профиле производства, перечень важнейшей выпускаемой продукции и услуг.

Скомплектованный материал с техническим зада­нием передается художникам. Художники живописными и графиче­скими способами, методом монтажа, аппликации или компьютер­ной графики разрабатывают образцы верстки, а затем — оригинал-макета каталога в натуральном масштабе. Он утверждается оргко­митетом и с сопроводительным документом, определяющим техно­логию и полиграфические требования к производству, направляется в типографию.

Участникам выставки, членам оргкомитета и некоторым почетным представителям организаций каталог раздается бесплатно. Осталь­ная часть тиража передается справочно-информационному центру для реализации в период работы выставки по утверждаемой директором цене.

Назначение такого каталога и возможности его использованиямногообразны. Прежде всего, это свидетельство об участии в вы­ставке. Это хороший сувенир. Это и свежая и самая достоверная фактографическая информация, позволяющая использовать каталог в справочных целях или для запроса дополнительной информации. Его можно использовать для выявления конкурентов и потенциаль­ных партнеров, если вы не имели возможности посетить выставку. Но чаще всего он используется для установления и налаживания прямых контактов, если к участнику выставки, его продукции или услугам обозначился деловой интерес.

Опытный устрои­тель крупной выставки должен иметь набор ус­луг дополнительного характера. В первую очередь, это дополнительное обустройство стенда экспонента, не предусмотренное договором. Сюда входит предос­тавление дополнительной мебели или другого имущества типа по­суды, столовых приборов, оргтехники, телефонных аппаратов, ком­пьютера, видеомагнитофона, телефакса, ксерокса и т.п. Это может быть дополнительное обеспечение средствами телекоммуникации, выхода на сервер Интернет и т.д.

Часто на международной выставке экспоненту могут понадо­биться на стенд переводчики, стендист и другой вспомогательный персонал. А иногда экспонент может сделать заявку на автомашину с водителем. За рубежом широко практикуется сдача напрокат лег­ковых автомобилей при наличии у заказчика соответствующих во­дительских прав.

studfiles.net

Выставочная стратегия: план наступления

19 апреля 2017 г.

Хотя для бизнеса потребность в стратегическом планировании является естественной, зачастую она стоит не на первом месте в списке дел при подготовке к выставке. «Ну, конечно, у нас есть план, — утверждают экспоненты. — Не детальный, но есть!» В таких случаях речь идет скорее о «ковровой бомбардировке»: так или иначе экспозицию посетят сотни людей, авось наши маркетинговые снаряды зацепят и потенциальных клиентов. А хотелось бы, чтобы захват выставочного фронта был не хаотичным, чтобы ресурсы — и финансовые, и человеческие — использовались разумно и стратегически правильно. Лучший помощник здесь — это наш ExpoPlanner, при создании которого мы уже учли все подводные камни как новичков, так и опытных экспонентов, сделав вопрос создания плана подготовки делом одного клика.

Каковы же основные компоненты успешной стратегии участия в выставке?

Бизнес-цели компании

Бизнес-цели в деятельности компании по сути являются одновременно и отправной точкой, и счастливым финалом. От них следует отталкиваться в любых шагах и маневрах. А собираясь принять участие в выставке, следует адаптировать бизнес-цели под конкретное мероприятие, что поможет установить основные ориентиры.

В большинстве случаев экспоненты ожидают, что участие в выставке поможет повысить доходы от продаж, узнаваемость бренда, востребованность продуктов и услуг, а также выведет на новые целевые рынки. Поэтому и действовать следует в соответствии с логикой. К примеру, если вы выводите продукт на новый рынок или в новую отрасль, во время выставки следует сделать акцент на представление новой для вас аудитории и вашего бренда, и вашего продукта. Сконцентрировавшись на своих бизнес-целях, вы легко можете согласовать их со стратегией, которой будете придерживаться на экспозиции. А это поспособствует не только выполнению генеральных задач, но и росту узнаваемости вашей компании, точной направленности на нужную аудиторию.

Маркетинговая стратегия

Следующий компонент — это совместимость конкретной выставки с маркетинговой стратегией вашей компании. Важно убедиться, что каждый элемент общего маркетингового плана компании гармонирует с задачами, которые должна выполнить экспозиция.

И здесь на первом месте стоит информирование ваших потенциальных клиентов, вашей аудитории о факте участия вашей компании в выставке. Еще при подготовке к мероприятию стоит разместить объявление об участии на своем сайте, в отраслевых изданиях, социальных сетях, а также простимулировать хорошенько свой PR-отдел на активное продвижение в народные массы информации о вашей деятельности на грядущей экспозиции.

Иначе как выставка сможет помочь вам укрепить отношения с существующими клиентами и найти новых, если о ваших маркетинговых усилиях, о планах на экспозицию не будет известно вашей аудитории?

Стратегия участия в экспозиции

Сосредоточившись на конкретных бизнес-целях и основных маркетинговых задачах, можно создать эффективный план действий для участия в конкретной выставке. Четко согласованная стратегия может стать универсальной и применимой для любого события и экспозиции, несмотря на то, что каждое из них может иметь свою специфику и отличия.

Разрабатывая стратегию участия в выставочных мероприятиях, важно включить в нее основные элементы:

Цели выставки:

Каких результатов хочет добиться ваша компания, участвуя в экспозиции?

Это могут быть прямые продажи, увеличение их объемов. В таком случае до начала события стоит разместить информацию о квотах продаж на вашем официальном сайте.

Если вами намечен длинный цикл продаж, тогда сформулированная на бумаге цель участия в выставке должна включать до десятка основных задач или перспектив. Таким образом, после окончания экспозиции результат вашей деятельности на мероприятии можно будет вычислить и измерить на основании количества выполненных задач, единиц проданного продукта, заключенных контрактов.

Целевая аудитория:

Важно определить, какой именно сегмент посетителей, потенциальных покупателей вашего продукта или услуги вашей компании вы хотите видеть на своем стенде. Что конкретно из вашего ассортимента может заинтересовать аудиторию выставки? Ответы на эти вопросы помогут точнее достичь цели увеличения проходимости на стенде и повышения эффективности этой самой проходимости.

Сообщение бренда:

Сделайте акцент на ключевой и самой «сочной» информации о вашем бренде, которая не только выделит вас среди прочих экспонентов, но и прочно закрепится в памяти посетителей выставки и по окончании мероприятия. Решите, как ваши основные экспонаты и дополнительные материалы на стенде будут раскрывать главное послание вашего бренда.

Эффективная стратегия участия в выставке включает в себя четкое планирование ваших действий до, во время и после мероприятия.

Маркетинг перед выставкой:

Определите, как и по каким каналам, вы сообщите вашей целевой аудитории, что участвуете в выставке. Заранее отправьте приглашения ключевым клиентам. Разместите информацию о своей компании в каталоге выставки.

Работа на стенде:

Что ждет посетителей вашей экспозиции? Какие мероприятия вы планируете? Составьте список всех презентаций, демонстраций, акций, выступлений в деловой программе, а также предположительных переговоров и встреч.

Маркетинг во время выставки:

Решите, какие идеи, информацию о бренде, товаре, услугах вы намерены транслировать своей аудитории на выставке. Чем вы хотите зацепить потенциальных клиентов?

Анализ постфактум:

Составьте план действий после выставки. Как вы будете держать связь с клиентами, которых привлекли на экспозиции? Как вы распорядитесь полученными контактами?

Оценка

Заключительный шаг — оценка каждого компонента вашего стратегического плана и эффекта, достигнутого в результате выполнения каждого из пунктов. Это и определяет степень успеха вашего участия в выставке. Главные критерии здесь — мнение и анализ данных от отдела/команды продаж в вашей компании. Они помогут определить, сработали ли технологии, позволяющие формировать интерес потенциальных покупателей, расширилась ли клиентская база, и сколько сделок удалось завершить в результате участия в выставке. Задокументируйте, какие действия на экспозиции были эффективными и успешными, а какие нет. На основе этих результатов вы сможете принять решение о последующем участии в данной выставке, а также внести корректировки в вашу стратегию. Наш совет — использовать ExpoPlanner, чтобы ваша выставка от стадии выбора, подготовки и до стадии анализа эффективности всегда прошла с большим успехом.

 

protoplan.pro

Тема 4. Планирование выставочных программ

ОСНОВЫ ВЫСТАВОЧНОГО ДЕЛА

и вытавочных работ¹

4.1. Методы планирования выставочных работ и выставочных программ.

Планирование подготовки и управления процессом работ на ба­зе четкого плана является основой рационального использования всегда ограниченных средств, сил и времени. В выставочной прак­тике используются три метода планирования:

• планирование по контрольным срокам;

• метод линейных диаграмм;

• сетевое планирование.

Каждый из них может быть использован на любом уровне, в любой организации и на любом этапе организационной дея­тельности.

Метод планирования по контрольным срокам. Разработанный таким методом план представляет собой перечень операций (или мероприятий) с указанием сроков выполнения и ответственных за них лиц (или подразделений). Это наиболее доступный, а потому и самый распространенный, метод планирования. В качестве при­мера рассмотрим план подготовки выставки, устраиваемой на предприятии к юбилейной дате. Выставка готовится и оформляет­ся собственными силами, за счет собственных средств с использо­ванием собственных материалов и людских ресурсов. Поэтому все ответственные за контрольные сроки — местные специалисты и руководители (см. образец 1).

К сожалению, этот метод не дает детальной картины организа­ционных и производственных процессов. Детали, как правило, формируются в головах исполнителей. Если по такому плану вы­полняется несколько видов работ одновременно (или параллельно), контроль синхронности их выполнения достаточно затруднителен. В таком плане трудно учесть все тонкости на бумаге, и малейшая неточность в представлениях, несовпадение предпочтений руково­дителя и исполнителей могут приводить к рассогласованию общего взаимодействия.

Метод линейных диаграмм. Это метод планирования, в котором этапы работ оформляются графическими отрезками с разметкой по срокам, отведенным для исполнения работ. Метод удобен именно тогда, когда одновременно ведутся работы по нескольким направлениям, когда несколько этапов разных работ приходятся на один и тот же период. Он устраняет существенные недостатки первого мето­па. Исключает необходимость разработки множества планов с кон­трольными сроками для разных служб. Концентрирует внимание на совмещении во времени этапов разных работ и других критических моментах. Синхронизирует действия руководителей и исполнителей,

Образец 1

УТВЕРЖДАЮ

Председатель оргкомитета

директор предприятия

План мероприятий по подготовке юбилейной выставки

№	Наименование работ	Срок исполнения	Ответственный
I.	Подготовка приказа	15.02.1999	зам. директора
2.	Разработка эскизного проекта	20.03.	гл. художник
3.	Разработка сметы затрат	19.04.	гл. бухгалтер
4.	Изготовление экспонатов	24.05.	нач. цеха
5.	Приобретение материалов	24.05.	нач. ОМТС
6.	Монтаж и оформление выставки	25.06.	нач.бригады
7.	Приемка комиссией и открытие выставки	29.06.	нач. отд. рекламы
8.	Работа выставки	3-24.07.	зам. директора
9.	Подготовка приказа о закрытии выставки	15.07.	зам. директора
10.	Демонтаж выставки	25-27.07	нач. бригады
11.	Итоговое заседание оргкомитета	31.07	зам. директора

Начальник планового отдела ________________

облегчает контроль и координацию действий. При своевременных отметках исполнения заданий показывает продвижение и отставание на разных участках плана; дает возможность анализа и оценки, как идет

дело в целом, на разных участках и у отдельных исполнителей; предупреждает, где и когда нужно принимать особые меры по привлечению дополнительных трудовых и материальных ресурсов. Он доступен для освоения рядовым плановым работникам, не сложен в расчетах и оформлении, обычно умещается на листе бу­маги формата А4, может быть увеличен в любом масштабе. Графиче­ское оформление к тому же привлекает внимание. Такой план, вы­ношенный для всеобщего ознакомления на участках исполнителей, повышает персональную ответственность, мобилизует коллектив в целом, делает процесс управления более демократичным.

Метод сетевого планирования. Многие возникающие пробле­мы при помощи диаграмм разрешить не удается. Возможности тотальной проработки такого плана ограничены. Часть работ, операций и связей между ними остаются в личных планах или в памяти исполнителей. Приходится лишний раз собирать совеща­ния и уточнять детали необходимости или причины рассогласова­ния. Рассматриваемый метод сетевого планирования работ — наиболее сложный, но и самый эффективный, и к тому же полу­чающий в выставочной практике все большее применение. В сетевом плане каждый этап отображается графическим фрагментом, как и в линейных диаграммах. При этом кружочком обозна­чается событие (факт), а линией — процесс и требующееся для него время. Все кружки в свою очередь связывают линиями — фрагментами процесса работ. Центральный фрагмент плана на­поминает упрощенную линейную диаграмму, к которой в местах, обозначенных кружком, привязываются задания и работы, вы­полняемые параллельно. Например:

Тем. план Худ. проект Монтаж Худ. оформл. Приемка Открытие 2. 3. 4. 5. 6. 7.

1. о————-о——————о——————-о—————-о—————о————0

5.02. 5.03. 2.04. 14.05. 15.06. 20.07. 4.08.

Начало работОкончание

Центральный фрагмент сетевого

плана подготовки выставки

Из кружочков (событий, фактов) могут исходить сразу несколь­ко линий начинающихся здесь процессов.

Они тоже могут разветвляться на свои события и процессы, но должны сходиться и соединяться с кружочками, обозначающими даты одновременного окончания этапов или выполнения заданий. Кроме того, их окончание должно синхронизироваться с датами на основной линии, обычно называемой «критическим путем», т.е. вceони должны заканчиваться до какого-нибудь финального кон­трольного события, например, «приемка выставки комиссией» или «открытие выставки». Стержнем сетевого графика является «критический путь» — кри­вая, определяющая продолжительность всего комплекса работ и лимитирующая время выполнения отдельных этапов и операций. В выста­вочной практике это обычно путь и сроки от начала работ до приемки выставки комиссией и ее открытия. Но критическими могут оказаться и другие пути. В любом случае контроль и координация действий ориенти­руются на критический путь (см. образец 2).

Образец 2

studfiles.net

ПЛАН ПОДГОТОВКИ К УЧАСТИЮ В ВЫСТАВКЕ

Чтобы эффективно подготовиться к участию в выставке, необходимо составить план. Обязательными элементами такого плана должны быть жесткие сроки на выполнение поставленных задач и имена сотрудников, отвечающих за них.

Однако план должен предусматривать и зазоры на устранение непредвиденных проблем в случае их неожиданного появления, чтобы срыв графика на несколько дней не привел к срыве всего плана подготовки.

Примерный план подготовки к участию в выставке

Задачи для выполнения за 12 месяцев до начала выставки:

• рассчитать и утвердить бюджет на участие в выставке;
• отправить заявку на участие в выставке;
• подписать договор с организатором на участие в выставке.

Задачи для выполнения за 10 месяцев до начала выставки:

• оформить все документы, полученные от организатора выставки, заполнить и отправить все бланки и пр.;
• запросить у организатора программу выставки, чтобы выбрать для себя мероприятия, в которых вы хотите принять участие;
• подать заявку на участие в мероприятиях (деловых или научных) в рамках выставки.

Задачи для выполнения за 6 месяцев до начала выставки:

• выбрать товары или услуги для представления на выставке;
• заказать выставочный стенд;
• разработать план рекламной кампании вашего участия в выставке;
• сообщить организаторам выставки о мероприятиях, которые вы планируете провести на ней.

Задачи для выполнения за 4 месяца до начала выставки:

• составить список сотрудников, которые будут работать на выставке, при необходимости подать заявку в соответствующую фирму о найме дополнительного персонала;
• выбрать отделы, которые будут участвовать в подготовке к выставке, определить круг их обязанностей;
• утвердить окончательный бюджет;
• подготовьте рекламные материалы для использования на выставке;
• подготовить пресс-релизы;
• утвердить проект выставочного стенда, заказанного 2 месяца назад;
• заказать у организаторов пригласительные билеты на выставку;
• если выставка проходит в другом городе, заказать билеты и забронировать номера в гостинице.

Задачи для выполнения за 3 месяца до начала выставки:

• запустить рекламную кампанию вашего участия в выставке;
• разослать персональные приглашения вашим постоянным и потенциальным клиентам;
• утвердить окончательный список персонала для выставки, расписание для них и условия работы, подтвердить заказ дополнительного персонала;
• разработать проект письма и необходимых материалов для рассылки клиентам после выставки;
• подтвердить бронирование гостиницы и билетов.

Задачи для выполнения за 1 месяц до начала выставки:

• организовать обучения персонала для работы на выставке;
• повторно разослать приглашения на выставку;
• заказать оборудование и услуги, необходимые на выставке (погрузка, уборка, охрана, телефон, Интернет, выезд с выставки), которые не предоставляет организатор;
• получить бейджи для участников выставки;
• оформить специальную страховку.

Задачи для выполнения за 2 недели до начала выставки:

• провести совещание с сотрудниками для проверки подготовки к выставке;
• обзвонить потенциальных и постоянных партнеров и клиентов, чтобы согласовать график встреч на выставке.

Задачи для выполнения за 1 неделю до начала выставки:

• подготовить оборудование, рекламные материалы и выставочные экспонаты для транспортировки на выставку.

Задачи для выполнения в дни подготовки выставки к открытию:

• смонтировать стенд;
• привезти все необходимое оборудование и материалы;
• полностью подготовить стенд к работе.

Задачи для выполнения в дни работы выставки:

• проводить ежедневные собрания сотрудников, на последнем рассмотреть, что прошло не так, как хотелось, а чтобы удалось отлично реализовать;
• подать заявку на участие в следующем году, если это возможно;
• подготовиться к выезду с выставки.

Задачи для выполнения за двое суток после завершения выставки:

• отработать самые перспективные контакты, полученные на выставке.

Задачи для выполнения за 10 дней после завершения выставки:

• разослать коммерческие предложения по запросам, полученным на выставке.

Задачи для выполнения за 1 месяц после завершения выставки:

• установить контакты со всеми посетителями вашего стенда, распределить их по группам в зависимости от актуальности;
• подбить итоги участия в выставке.

Чем детальнее будет составленный план участия в выставке, тем лучше. Каждый сотрудник, участвующий в выставке, должен иметь копию плана и понимать, какие задачи поставлены лично для него.

Как принять участие в выставке

Организация деловых мероприятий

Поделиться:  

korporativus.com

Планирование, подготовки выставки

Планирование подготовки выставки

Составление перечня выставляемой продукции

Необходимо составить подробный перечень вещей и предметов, которые будут (должны будут) взяты на выставку. Наличие данного документа резко упорядочивает хранение и учет вещей, гарантирует своевременное пополнение «стратегических запасов» фирмы на стенде (еды, листовок), облегчает их поиск, определяет недостающие предметы.

Другим важным документом является анкета для учета (опроса) посетителей стенда. Для накопления достоверной статистической информации, руководство компании должно определить перечень интересующих вопросов и порядок их следования.

Составление плана выставочного стенда

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3×3, 4×3, 6×3, 6×4, 6×6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда – цена и размер экспозиции.

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия.

Располагая экспонаты, следует обратить внимание на следующее:

· направление движения основного потока посетителей

· поясняющие надписи или плакаты следует размещать рядом или над экспонатом

На стенде необходимо предусмотреть наличие следующих зон:

1. Место для одежды

2. Место для отдыха

3. Место для посуды, приготовления напитков

4. Склад

5. Место для переговоров

6. Место для рекламных и информационных материалов

Оформление стенда – надписи и плакаты, расположенные рядом с экспонатами должны взаимно дополнять друг друга. Оформить стенд помогут плакаты, диаграммы, фотографии. Их количество, однако, не должно быть чрезмерным. Большое количество текстовой информации, рисунков, размещенное по всему выставочному стенду, перестает восприниматься и не усваивается посетителями. На выставочном стенде должны преобладать экспонаты по возможности, в действующем виде.

Большое значение при оформлении стенда имеют композиции из зелени и цветов.

Заключение договора с оргкомитетом, передача ему плана выставочного стенда и заказа на оборудование и услуги

За определенный фиксированный срок, не позднее чем за месяц до начала выставки заполняется и посылается в адрес оргкомитета ЗАЯВКА НА УЧАСТИЕ В ВЫСТАВКЕ. В ней указываются все реквизиты фирмы (страна, адрес/телефон, номер расч. счета, etc) Суть заявки — предварительная регистрация и бронирование выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие фирмы с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это в своем роде договор между сторонами. По получении заявки, в ответ посылается подтверждение о регистрации фирмы в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата участия должна быть произведена в течении 5-10 дней. Подтверждение гарантирует получение базового набора услуг.

Для получения дополнительных услуг, фирма выбирает то, что считает необходимым и указывает количество.

· аренда и монтаж выставочного оборудования

· предоставление дополнительных услуг или оборудования: вешалок, шкафов, мойки, паласа, телефона, столов, стульев

· надпись на фризе

· публикация сведений в каталоге

· другие услуги

Изготовление рекламных материалов

· информационных листов

· плакатов

· буклетов

· проспектов

· Кроме вышеуказанных вспомогательных документов существует особое приглашение. Оно рассылается напрямую (на фирмы/лично by direct mail) и является универсальным методом привлечения возможных клиентов.

Подготовка информационных материалов

· технических описаний

· прайс-листов

· папок стендистов

Подготовка стендистов и персонала

Персонал должен обладать следующими качествами:

· умение общаться с людьми;

· знанием продукции фирмы и ее истории, направлений деятельности;

· желанием общаться с людьми;

· выносливостью;

· привлекательной внешностью.

Помимо основного намечают запасной состав стендистов, предусматривают возможность взаимозаменяемости.

Составление сметы затрат

Подсчитываются все затраты, связанные с выставкой, составляется смета.

Планирование проведения выставки

Составление расписания работы персонала

На период выставки необходимо расписать распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Следует обратить особое внимание на одежду. Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

Инструктаж персонала

До начала выставки необходимо провести инструктаж:

· тематика выставки;

· цели участия в выставке;

· перечень продукции, представляемой на выставке;

· основные новинки;

· задачи, стоящие перед стендистами;

· план стенда;

· закрепление мест на стенде за каждым стендистом;

· распорядок работы;

· в какие дни и часы, кто из руководства фирмы будет находится на стенде;

· основные категории предполагаемых посетителей;

· модели поведения с каждой категорией посетителей;

· формы регистрации посетителей;

· формы регистраций и изменений, замечаний, недостатков на стенде во время работы выставки.

Закрепление экспонатов за сотрудниками

Этот пункт особенно важен, если экспонаты достаточно сложные. Необходимо, чтобы хотя бы двое стендистов хорошо знали данный экспонат и могли давать профессиональные пояснения для специалистов в данной области. Остальные стендисты должны уметь рассказывать в общих чертах назначение, основные характеристики, отличия от аналогов, условия эксплуатации, поставки или продажи данной продукции, товара.

Завоз и вывоз оборудования

Одной из важных компонентов подготовки к выставке является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Нужно ЗАРАНЕЕ указать ЧТО, КОГДА и КУДА ввозить. Для доставки всех необходимых выставочных материалов, оборудования на стенд, составляется письмо-заявка с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешения на провоз/вывоз груза. Это письмо должно быть адресовано фирме-организатору (на имя директора) и содержать подробный список ввозимых предметов

Необходимо уточнить заранее, в течении какого срока ДО и ПОСЛЕ выставки можно ввозить/вывозить груз. Это позволит избежать недоразумений и гарантирует четкий график действий.

Организация переговоров или заключения договоров, продажи продукции

На стенде организуются элементы других маркетинговых коммуникаций, таких, как личная продажа (предлагаемый продукт можно продавать на стенде со скидкой. Можно предложить бесплатную установку на предприятии заказчика).

Также на стенде можно проводить лотереи, бесплатные раздачи демо-версий продукта (стимулирование сбыта), ручек с логотипом фирмы, листовок с расценками, контактными телефонами и перечнем предоставляемых услуг. (см. пункт 6 )

Организация учета посетителей, интересующихся продукцией

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть большой по объему. В нее должны быть включены следующие пункты: ОРГАНИЗАЦИЯ — откуда он, АДРЕС — где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС — как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ — как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ — чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ — кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

Планирование работы после окончания выставки

Регистрация посетителей, покупателей, интересующихся продукцией

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы.

Подведение итогов выставки (затрат, дохода)

Коммерческие успехи можно проанализировать, подсчитав количество заключенных на продажу или поставку договоров, а если такие цели на данной выставке не ставились, то по количеству посетителей, и их категориям.

Если все же конечная цель – продажа продукции, то косвенным показателем может служить количество розданных прайс-листов, информационных материа

mirznanii.com

План выставок на год

12.01 – 10.02	«Путешествие в мир театра». Городская выставка-конкурс детского творчества. (ДДТ «Юность», ККХМ) 1/2 зала
12.01 – 10.02	«Вся жизнь – сцена». Художественная выставка, посвященная Году театра. Живопись, скульптура, графика из фондов КГБУ ККХМ. 1/2 зала
14.02 — 14.04	«Этот красочный мир». Краевая выставка-конкурс декоративно-прикладного искусства учащихся ДХШ и ДШИ Камчатского края. (Камчатский колледж искусств, ККХМ)
18.04 — 26.05	«Между прошлым и будущим». Персональная юбилейная фотовыставка Светланы Лигостаевой, к 70-летию автора. (КЦНТ, ККХМ) 1/2 зала
19.04 — 26.05	«Волшебный мир батика». Выставка ДПИ.  1/2 зала
30.05 — 30.06	«Педагог и ученик». Краевая выставка работ преподавателей и учащихся ДХШ, ДШИ, студентов ККИ Камчатского края. (КУМЦ, ККХМ)
04.07 — 28.07	«Камчатка – страна вулканов, медведей и лососей». Персональная фотовыставка А. Терещенко, к 75-летию автора. (КЦНТ, ККХМ) 1/2 зала
01.08 — 01.09	«Навеки с Камчаткой». Произведения художников-юбиляров 2019 года. Живопись, графика из фондов КГБУ ККХМ. 1/2 зала
05.09 — 06.10	Персональная выставка П.Р. Елизова, к 80-летию автора. (КРО СХР, ККХМ)
10.10 — 10.11	Выставка Камчатского регионального отделения СХР (КРО СХР, ККХМ)
14.11. — 15.12	«Традиции и современность». Краевая выставка ДПИ. (КЦНТ, ККХМ)
19.12 — январь 2020	«Мгновения 2019». Отчетная выставка народного фотоклуба «Камчатка»  (КЦНТ, ККХМ)

kamartmuseum.ru