Определение документооборота: Документооборот — это … Что такое документооборот: его организация, учет объема

Содержание

ДОКУМЕНТООБОРОТ — это… Что такое ДОКУМЕНТООБОРОТ?

ДОКУМЕНТООБОРОТ
— процесс движения документов в организации, включающий составление (получение), обработку, систематизацию и сдачу в архив.

Экономика и право: словарь-справочник. — М.: Вуз и школа. Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков. 2004.

Синонимы:
  • ДОКУМЕНТИРОВАННЫЙ ВЕКСЕЛЬ
  • ДОКУМЕНТООБОРОТ В БАНКАХ

Смотреть что такое «ДОКУМЕНТООБОРОТ» в других словарях:

  • документооборот — документооборот …   Орфографический словарь-справочник

  • Документооборот — Документооборот  движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Содержание 1 Этапы 2 Электронный документооборот …   Википедия

  • Документооборот

    — движение документов в органе, организации, учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Документооборот — движение документов между их составителями и исполнителями, а также теми, кто должен быть ознакомлен с документами. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 …   Словарь бизнес-терминов

  • документооборот — сущ., кол во синонимов: 1 • оборот (43) Словарь синонимов ASIS. В.Н. Тришин. 2013 …   Словарь синонимов

  • ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. Райзберг Б.А.,… …   Экономический словарь

  • Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;… Источник: Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти… …   Официальная терминология

  • Документооборот — (flow of documents) движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации …   Экономико-математический словарь

  • документооборот — Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное делоэкономика Обобщающие термины организация работы с документами …   Справочник технического переводчика

  • документооборот (админ.-хоз. деятельность в спорте ) — документооборот Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. [Департамент лингвистических услуг Оргкомитета «Сочи 2014». Глоссарий терминов] EN document circulation… …   Справочник технического переводчика

  • Документооборот электронный — 1.3. Электронный документооборот (документооборот) последовательность транзакций по обмену документами между участниками документооборота, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по… …   Официальная терминология

Понятие документооборота — Энциклопедия по экономике

С понятием документ тесно связано близкое ему понятие документооборот . Документы не лежат неподвижно, а все время находятся в движении. Путь, проходимый документом от момента его выписки до сдачи в архив, называется документооборотом. Все документы проходят на своем пути следующие этапы 1) составление (выписка), 2) приемка документа бухгалтерией, 3) регистрация документов в системе учетных записей, 4) передача документа в архив. Это основные вехи в жизни каждого документа.  [c.177]
Дайте определение понятия документооборот . Почему его составление необходимо для предприятия  [c.166]

Дайте понятие документооборота. В чем заключаются принципы электронного документооборота  [c.161]

Понятие документооборота (п. 4 схемы 6)  [c.140]

X. Направление движения. Каждый первичный документ имеет свойство перемещаться от одного исполнителя к другому либо от отправителя к получателю. Движение документов можно проследить от момента их появления в хозяйственном комплексе до момента выбытия из него. Отсюда — понятие документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от одного должностного лица к другому и из одного подразделения в другое.  [c.343]

Впрочем, понятие документооборота употребляется, как правило, по отношению к документам, циркулирующим внутри одного предприятия, поэтому к направлению движения первичных документов оно не совсем применимо.  [c.343]

Дайте определение понятиям документооборот , модель документооборота .  [c.176]


Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относят к архивному делу.  [c.5]

Понятие документооборота и его основные этапы  [c.152]

Понятие документооборот , его развитие и нормативно-методическая регламентация  [c.219]

С середины 1970-х годов понятие документооборот становится однозначным, чему способствовало закрепление определения термина в государственном стандарте на терминологию.2  [c.221]

Что входит в понятие документооборота  [c.239]

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Вопросы движения и учета документов охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относят к архивному делу.  [c.6]

Раздел 1. Понятие документооборота и его характеристики  [c.68]

Понятие документооборота включает в себя контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.  [c.47]

Таблично-перфокарточная форма учета предполагает составление проекта комплексной (полной) механизации учета. Основным содержанием проекта являются выбор кодов и присвоение шифров отдельным понятиям монтаж (построение) форм первичных документов и установление документооборота разработка макетов перфорации определение круга сводных показателей и построение форм табуляграмм установление технологии механизируемых работ и составление технических инструкций по технологическим операциям машиносчетного процесса.  [c.62]


Наиболее распространенными носителями управленческой информации являются документы. Документ — это облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов юридического значения. Он выступает носителем фиксированной информации научно-технического, экономического, оперативно-производственного и административного характера. Документооборот среднего предприятия включает около 2 тыс. наименований документов. Каждый из них содержит описание определенного элемента процесса и его состояния, составленные из соответствующих реквизитов и показателей. Реквизиты документа (бланка) складываются из определенных понятий, терминов, высказываний. Количественные характеристики понятий рассматриваются как показатели.  [c.299]

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.  [c.143]

В главе 6 освещаются вопросы, связанные с системой контроля исполнения сводного бюджета предприятия в течение бюджетного периода. Дается понятие системы внутреннего контроля исполнения сводного бюджета, объясняется, какую роль в системе внутреннего контроля играет планирование и оценка деятельности подразделений — центров ответственности происходит знакомство с системой внутреннего документооборота в процессе контроля исполнения бюджетных заданий подразделений (центров ответственности) со стороны служб аппарата управления предприятия дается представление о таких важнейших инструментах внутрифирменного взаимодействия подразделений в процессе исполнения бюджета, как внутренний арбитраж и принятие специальных управленческих решений, а также рассматриваются основные технологии, применяемые в оперативном управлении предприятием для синхронизации и координации служб снабжения, производства и сбыта — моделях EOQ и EPR.  [c.234]

Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N  [c.56]

Понятие и структура защищенного документооборота  [c.219]

Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив.  [c.4]

Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами — Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.) Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963 г.) — не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин документооборот практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином организация переписки . Термин документооборот в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество)1, поэтому в нормативных документах 1960-х годов внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения приему, отправке, регистрации и т.д.  [c.221]

Проектирование механизированного учета весьма сложное дело. Оно предполагает осуществить ряд работ на предприятии изучить структуру, технику образования и объем исходной и сводной информации, подлежащей механизированной разработке в МСБ установить оптимальную организационную форму механизации и модели счетных машин выявить учетные номенклатуры, определить для них системы кодов и присвоить каждому понятию шифр разработать формы первичных и сводных документов, документооборот, технологию механизируемых работ, технические и должностные инструкции, нормы выработку и формы оплаты труда рассчитать потребность в счетных ма->  [c.27]

Наряду с совершенствованием первичной документации и документооборота, регистрации, группировки и систематизации учетных данных, известных в последнее время под понятием обработки учетной информации, необходимо дальнейшее совершенствование и других аспектов учетного процесса и учетного труда, в частности плана счетов, организации учета, форм и содержания бухгалтерской отчетности.  [c.47]

В 1970 г. был введен в действие ГОСТ 16487—70 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения , включивший определения 18 терминов (до-.кумент, подлинник документа, черновик документа, копия, выписка из документа, формуляр, реквизит, делопроизводство, документирование, документооборот, регистрация, формирование дела, номенклатура дел, оформление дела, документоведение и др.). Стандарт установил единую терминологию и их обязательность для применения в документации всех видов, научно-технической, учебной, справочной литературе. Благодаря этому стандарту специалисты получили единый терминологический язык, толкование тех или иных понятий стало однозначным, так как применение терминов-синонимов запрещалось. В 1975 г. был утвержден ГОСТ 6.10.2—75 Унифицированные системы документации. Термины и определения , включавший определения уже 129 терминов.  [c.27]

РАСЧЁТЫ — формы осуществления ден. оборота, связанного с оплатой материальных ценностей, услуг и выполненных работ, а также с перераспределением ден. средств в нар. х-ве, в частности через бюджетную и кредитную системы. Р. — комплексное понятие, включающее в себя произ-во денежных платежей, определение их величины, оформление расчетных документов, документооборот, бухгалтерское отражение требований кредиторов и обязательств дебиторов. При посредстве Р. происходит кругооборот средств в х-ве. Правильная организация Р. имеет большое значение для укрепления хозрасчета, содействует выполнению хоз.-финансовых планов. Р. являются также средством учета и контроля произ-ва и распределения продукции.  [c.410]

Понятие о документообороте. Документооборотом называется движение бухгалтерского документа от момента его составления или получения от других организаций и предприятий до момента сдачи его в архив. Главный бухгалтер устанавливает порядок обработки и сроки прохождения документов по отделам. При этом предусматривается ответственность определенных работников за своевременное прохождение документов в бухгалтерии и в других отделах. Указания главного бухгалтера в части составления и прохождения документов и организации бухгалтерского учета являются обязательными для всех работников предприятия или организации.  [c.19]

Основное содержание дисциплины Теория бухгалтерского учета определено Государственным образовательным стандартом высшего профессионального образования по специальности 060500 Бухгалтерский учет, анализ и аудит (квалификация экономист ), утвержденном 17.03.2000 г. заместителем министра образования РФ Шадриковым В.Д. (номер государственной регистрации 181 ЭК/СП). Оно предусматривает изучение следующих вопросов Сущность, цели и содержание бухгалтерского учета функции и задачи историческое развитие бухгалтерского учета пользователи бухгалтерской информации в рыночной экономике основополагающие принципы объекты бухгалтерского наблюдения основные понятия активы обязательства, капитал, доходы, расходы, финансовые результаты, основные методические приемы и правила балансовое обобщение, капитальное (основное) уравнение, статические и динамические балансы, первичное наблюдение, документация, документооборот, инвентаризация, стоимостное измерение, виды оценок бухгалтерские счета и двойная запись синтетический и аналитический учет классификация счетов планы счетов модели текущего учета основных хозяйственных процессов, учетные регистры формы бухгалтерского учета, процедуры бухгалтерского учета, этапы процедуры, контрольные моменты основы бухгалтерской отчетности учетная политика и организация учета бухгалтерская профессия профессиональная этика международные и национальные профессиональные организации .  [c.6]

В любой сфере деятельности существуют базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятиям следует отнести документ, документооборот и делопроизводство.  [c.16]

Чтобы упростить понятийно-категориальный аппарат в части организационных структур, примем следующие допущения. Организационные структуры отдельных элементов и характеристик организационной деятельности, таких как организационные структуры информационной системы, системы документооборота, технико-технологической системы и т. п., будем обозначать без определения организационная или заменять термином организации , например, информационная система организации и т. д. Хотя многие структурные характеристики элементов организационной деятельности разворачиваются в рамках организационной структуры, тем не менее, они не идентичны ей и не могут быть заменены обобщенным понятием организационной структуры. Термин организационная структура в связи со сложившимся стереотипом словоупотребления будем использовать только применительно к форме построения организации и ее подсистем, где в качестве элементов выступают организационные подразделения цеха, участки, отделы, службы и отдельные должностные позиции системы управления.  [c.51]

Это нестандартный подход на фоне того, что сейчас модно автоматизированный документооборот, неструктурированная информация. Но на 90 процентов все выливается в то, что руководитель организации, наняв программистов, требует от них того, чего не знает сам. Для организации торгующей системы, которые называются собственно документооборотом, может быть, даже хуже, чем хорошая система баз данных. У нас на предприятии информация в основном деловая, для работы с ней достаточно программных средств, позволяющих хорошо работать именно со структурированной информацией. Главное — наладить ее передачу от пользователя к пользователю в многопользовательской системе. А то бывает, когда ставят электронную систему, выясняется, что и в бумажной системе нет понятия маршрута документа, и вообще никто не знает, какие виды документов в организации существуют.  [c.146]

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. П.М. Керженцев в 1922 г. писал «Бумага должна совершать свой кругооборот с максимальной скоростью и минимальной затратой труда и времени»1. В 30-е годы этот термин употреблялся уже достаточно широко. Первая нормативная дефиниция понятия была зафиксирована в ГОСТ 16487-70 «Документооборот — движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки».  [c.68]

Следовательно, совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота, можно определить понятием «документопоток». К докумен-топотоку относятся документы, инициирующие решения, фиксирующие решения и др. Исследовать документопотоки имеет смысл в пределах общего документооборота.  [c.69]

По всей стране применялась единая система документооборота Действовало сквозное, снизу доверху планирование (бюджетирование которому может позавидовать и современная крупная компания. Пяти летние планы на современном языке соответствуют планам стратеги ческого развития. Были разработаны специфические для социализм методы «управления проектами» система капиталовложений, проце дуры рассмотрения проектов (ТЭО), балансы ресурсов, сетевые гра фики, фондоотдача и т.д. Как аналог современных методов управлени персоналом действовала система кадровой политики КПСС. Напри мер, вместо современного понятия ключевой специалист применяло термин «номенклатура». Как бы не перемещался по стране специалис включенный в списки номенклатуры, его кадровая история копилась i  [c.30]

3. Осуществление документооборота / КонсультантПлюс

3. Осуществление документооборота

Документооборот состоит из нескольких основных неделимых этапов передачи информации между субъектами (транзакций). В рамках каждой транзакции формируется один транспортный пакет документов, представляющий из себя один архивированный файл. Транспортный пакет содержит информацию, позволяющую провести контроль его целостности. В случае повреждения пакета при пересылке пакет не будет обработан принимающим субъектом, а будет сгенерировано сообщение об ошибке. Документы в транспортном пакете, в том числе и служебные документы, передаются подписанными ЭЦП и в зашифрованном виде, а файл-описатель в открытом виде с ЭЦП, если в описании конкретного документооборота не оговорен иной вариант.

Документооборот при обработке, как правило, содержит четыре транзакции, однако в зависимости от типа передаваемой информации и необходимости направления обязательного ответа на нее допустимы типы документооборота, содержащие сокращенное количество транзакций.

Типовому содержанию транзакций соответствуют:

I. Отправитель передает по телекоммуникационным каналам связи пакет документов Получателю;

II. Получатель, по результатам проверки ЭЦП, принадлежности сертификата ЭЦП отправителю, а также их соответствия определенным для данного пакета документов типам подписантов, направляет Отправителю электронный документ фиксированного формата — квитанцию о получении пакета документов;

III. Получатель направляет ответ на пакет документов Отправителю;

IV. Отправитель направляет Получателю электронный документ фиксированного формата — квитанцию о получении ответа.

Сокращенному содержанию транзакций соответствуют:

I. Отправитель передает по телекоммуникационным каналам связи пакет документов Получателю;

II. Получатель, по результатам проверки сертификатов ключей ЭЦП, направляет Отправителю электронный документ фиксированного формата — квитанцию о получении пакета документов.

В отдельных типах документооборота допустимы и другие варианты взаимодействия.

Типы документооборота, предназначенные для выполнения служебных задач, могут содержать отличное от указанных количество транзакций (например, документооборот ОшибкаОбработкиПакета).

Передача почтовых сообщений и файлов между Абонентом и органом ПФР может осуществляться только в рамках защищенной сети средствами СКЗИ.

Открыть полный текст документа

Системы документооборота

Общее понятие документооборота

Википедия сообщает, что документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения. Со стороны терминологии, это совершенно верное определение данного понятия.

Буквально недавно документооборот представлял собой обмен документами исключительно на бумажных носителях, т.е. любые акты, заказы, различные уведомления, письма и, тем более, юридически значимые документы (ЮЗД) могли быть предоставлены только на бумаге и никак иначе. Однако, мы живём в современном мире с не менее современными технологиями и у каждого предприятия есть возможность уйти от целых гор бумажных документов и полностью перевести свою компанию на электронный документооборот, он же ЭДО. На сегодняшний день такая возможность предоставлена во многих странах мира, в том числе и России. Более того, наша страна богата современными операторами ЭДО – организациями, упрощающими Ваш документооборот в тысячи раз.

 

Какая выгода от использования ЭДО?

При использовании ЭДО пользователь получит существенные преимущества:

– больше не нужно терпеть склады бумаг у себя на столе и компании в целом;

– не нужно вспоминать, искать, какой документ к чему относится – всё будет прозрачно понятно и всегда под рукой;

– пропадает необходимость заполнять от руки десятки документов в день, а в зависимости от размеров организации это могут быть тысячи документов;

– исчезнут всевозможные ошибки, которые всю жизнь допускались при обмене документами на обычных бумажных носителях;

– каждый пользователь ЭДО будет экономить своё время в разы, что позволит значительно увеличить эффективность работы всего предприятия.

И этот список – это далеко не всё, что можно перечислить в преимуществах электронного документооборота перед бумажным.

Существует множество способов для автоматизации и упрощения документооборота, однако самыми популярными стали провайдеры ЭДО.

На сегодняшний день у пользователя даже могут возникнуть затруднения при выборе оператора электронного документооборота, так как существует множество крупных организаций в данной сфере услуг. Помимо предоставления различных платформ и программного обеспечения для ЭДО, такие компании также предоставляют полноценную техническую поддержку своим клиентам, в том числе осуществляют продажу сертифицированных электронно-цифровых подписей (ЭЦП).

Провайдер ЭДО LERADATA позволяет работать со всеми возможностями электронного документооборота в рамках одной платформы, осуществляет круглосуточную техподдержку для своих клиентов, а также предлагает комплексные решения для автоматизации бизнес-процессов в компании.

Как итог: вне зависимости от того, была ли компания вынуждена перейти на ЭДО или же сделала это по собственному желанию, однажды осознав все его преимущества, никто больше не захочет вернуться в «бумажное средневековье».

Документооборот – это движение

Неотъемлемой частью любого бизнеса или деятельности организации является документооборот. Правомерно даже будет сказать, что документооборот это и есть сам бизнес. Система документооборота включает в себя все отделы предприятия, в которых используются, в обязательном порядке, финансовые, распорядительные, административные и прочие документы. Торговые предприятия имеют большой объём документов, поскольку здесь ежедневно совершаются операции приёмки, хранения и продажи товаров. Документооборот торгового предприятия является основой бухгалтерского и налогового учёта, обеспечивающих существование предприятия. До 95% управленческих процессов и решений в организациях сопровождаются документами.

Этапы большого пути

Для всех без исключения документов общими этапами в процессе документооборота являются:

— создание (получение) первичного документа

— передача его в соответствующий отдел торговой организации

— проверка и принятие документа к учёту

— обработка документа

— передача документов в архив.

Набор правил, в соответствии с которыми осуществляется работа с документами на предприятии, называется делопроизводством. Правила документооборота, технология обработки документов, формы первичных документов, если не предусмотрены типовые формы, разрабатываются и утверждаются одновременно с учётной политикой магазина.

В основе организации документооборота – установленный регламент прохождения документами этапов движения, называемый графиком документооборота.

Начало движения документов, обеспечивающих процесс торговли, начинается с поступления в торговую организацию товаров по товаросопроводительным документам, предусмотренным условиями поставки товара и правилами перевозки грузов: накладной, товарно-транспортной накладной, счётом-фактурой и так далее. Далее документально оформляется учёт принятого товара в соответствии с правилами внутреннего документооборота, принятыми в конкретной торговой точке.

В крупных магазинах автокомпонентов, имеющих достаточно значительные запасы, ведётся количественно-стоимостной учёт товара с применением специального торгового оборудования — терминалов, с нанесением штрих-кодов на товар при его приёмке. Небольшие розничные предприятия, с небольшими торговыми оборотами, ведут стоимостный учёт товаров.

Следующим этапом документооборота, перед поступлением товара в розницу, в реестре розничных цен фиксируется торговая наценка на продукцию. Затем следует процесс наличных расчётов между продавцом и покупателем, который, в магазинах автозапчастей, проводится с обязательным применением контрольно-кассовой техники.

Предпоследним этапом документооборота в торговой организации является проверка документов, созданных или полученных организацией в соответствии с графиком документооборота. Если документы обрабатываются вручную, то на проверенном документе проставляется дата занесения записи о нём в журнал регистрации документации.

Как правило, обработанные документы в конце месяца комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, где хранятся установленный срок и затем уничтожаются.

Стоит отметить, что документооборот проводится в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и несоблюдение правил документооборота, особенно при обеспечении торговой деятельности, может привести к очень серьезным последствиям для предприятия.

Электронный документооборот

Несмотря на то, что мы живём в период всеобщей компьютеризации, электронные документы до сих пор используются очень мало. По-прежнему, электронные документы получают силу только после их распечатки. Компьютер здесь выполняет только роль печатной машинки. Хотя система электронного документооборота (СЭД) введёт к значительной экономии средств на любом предприятии, хотя бы на бумагу и оргтехнику. Но электронные документы пока не обладают такими внушительными признаками легитимности, как бумажные – их нельзя потрогать, подписать собственной рукой и поставить печать традиционным способом, с помощью штемпеля.

Кроме того, согласно федеральному закону № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» — документом является материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Электронный документ, с этой точки зрения, не вполне материален, что, вероятно, препятствует развитию СЭД в российской деловой сфере.

Тем не менее, рынок систем электронной документации, пережив резкое, до 50%, снижение в период кризиса, сейчас растёт темпами в 25-30 % в год. В настоящее время в РФ представлено около 40 различных систем документооборота, объём рынка СЭД составляет около 100 млн. долл. Участники рынка прогнозируют увеличение темпов роста СЭД параллельно общему росту экономики, поскольку электронные системы документооборота снижают расходы и на крупных и на малых предприятиях.

К преимуществам СЭД относятся отсутствие сложных бюрократических манипуляций, возможности интеграции с программным обеспечением предприятия, ускорение бизнес-процессов, оптимизация делопроизводства, сокращение персонала и так далее.

СЭД позволяет выполнять следующие функции:

— обеспечивать эффективное управление

— способствовать прозрачности деятельности организации

— осуществлять контроль деятельности предприятия

— проводить более гибкую кадровую политику

— сохранять информацию о процессах на предприятии

— унифицировать и формализовать деятельность сотрудников

— оптимизировать доступ и управление информацией

— исключить бумажные документы из внутреннего документооборота

Для внедрения СЭД в практику деятельности предприятия разработан национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования», положениями которого рекомендуется руководствоваться.

При внедрении СЭД на предприятии проводятся следующие мероприятия:

— проводится сбор информации с целью изучения целей и задач торговой организации, прежде всего, для выявления недостатков, связанных с управлением документами

— оцениваются существующие системы документооборота на предприятии

— формулируется, и документально оформляются требования к документам

— подбирается оптимальная структура документов, соответствующая каждой операции

— проектируется новая система документооборота

— происходит внедрение системы документооборота

Документооборот, как видно из определения, это, прежде всего, движение. И если уделять оптимизации документооборота недостаточно внимания, то вектор движения будет направлен назад. Напротив, при оптимальной организации документооборота всё предприятие – организованно, упорядоченно и планомерно – уверенно движется вперёд.

Документооборот | Респект: Учет договоров

Система электронного документооборота  (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Рынок электронных систем документооборота

Прежде всего, необходимо дать определения того, о каком типе программного обеспечения идет речь. Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами (EDM — Electronic Document Management):

Системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СЭД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Исторически системы документооборота являлись вертикальными приложениями, разработанными для использования небольшими группами специалистов, работающих в территориальной близости друг от друга с сильно структурированными документами. За рубежом приложения вертикального управления документами в основном внедрялись в таких областях как фармацевтические исследования, страхование, инженерные разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний.

Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры документооборота, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:

  • Масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания.
  • Автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования.
  • Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов.
  • Возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов.
  • Открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями.
  • Доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.

Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации, обеспечивая оптимизацию любого количества междисциплинарных процессов, вместо автоматизации отдельных вертикальных. Корпоративное управление документами является существенным шагом на пути к воплощению в жизнь инициатив по управлению корпоративными знаниями.

IDC выделяет шесть категорий технологий, которые составляют рынок средств электронного управления документами (ЭУД). Следует заметить, что ни одна классификация, видимо, не является идеальной. В результате некоторые продукты одновременно попадают в несколько категорий и имеют возможности, характерные для продуктов из разных категорий.

Ниже перечислены категории технологий СЭД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе (тоже по информации IDC):

  • Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS)
  • Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context)
  • Системы управления контентом ( Content management): Adobe, Excalibur
  • Системы управления информацией (порталы) ( Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station)
  • Системы управления образами (Imaging)
  • Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware

Дадим более подробные определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

Корпоративные системы СЭД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Тэги: документооборот, электронный документооборот, системы документооборота, СЭД, система электронного документооборота, организация документооборота, документооборот предприятия, программа документооборота.

 

Электронный документооборот по ТК РФ: новые правила / Хабр

22 ноября 2021 года президент Владимир Путин подписал закон № 377-ФЗ, который внес в Трудовой кодекс три новые статьи (ст. 22.1 — 22.3). Они регулируют правила электронного документооборота в организации. Давайте разберемся, что стало причиной их принятия и как теперь организации и индивидуальные предприниматели обязаны будут вести кадровое делопроизводство в цифровом виде.

Зачем вообще понадобилось принимать эти изменения?

Дело в том, что долгое время вопрос о законности применения электронных документов в вопросах кадрового делопроизводства вызывал самые противоречивые мнения как у специалистов, так и у органов власти. До начала пандемии, например, даже Минтруда России в своем письме указывало, что право работодателя, какую форму ведения документации ему выбирать — бумажную или электронную — не распространяется на те документы, которые либо предоставляются под роспись работнику, либо прямо предусмотрены ТК: такие документы могут быть исключительно бумажными (письмо от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773). Подобная же точка зрения имела место быть и у многих региональных судов — в Белгороде, Екатеринбурге, Омске и других городах.

Во время весеннего локдауна позиция министерства начала постепенно меняться. Чиновники начали допускать возможность обмена электронными документами между работодателем и работником, при условии того, что потом они будут оформлены нормативно в надлежащем порядке (см. например, п. 3 письма Минтруда РФ от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020 (п. 12) и т.д.)

При этом многие суды признавали, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, все же могут применяться (см. определение Седьмого КСОЮ от 10.09.2020 N 8Г-11673/2020[88-12944/2020, решения Амурского областного суда от 14.07.2021 N 7-286/2021, от 20.05.2021 N 7-205/2021, определение Кемеровского областного суда от 04.09.2018 N 33-8864/2018 и др.). Эта позиция базировалась на законе «Об электронной цифровой подписи», согласно которому электронный документ юридически равнозначен любому аналогичному документу на бумаге, если сам закон не требует предоставления исключительно последних.

В чем заключаются новые правила кадрового документооборота в электронном виде?

Во-первых, законом вводится само понятие электронного документооборота (ЭДО). Это создание, использование, подписание и хранение электронных документов без использования бумажных аналогов (статья 22.1 ТК РФ). Причем эта норма распространяется не только на уже числящихся в штате работников, но и тех соискателей, которые ищут работу впервые: они теперь тоже могут, согласно статье 65 ТК РФ, подавать работодателю все нужные ему документы “в цифре”.

Само собой разумеется, обмен электронными документами в сфере трудоотношений в первую очередь коснется дистанционных работников — для них это вообще форма коммуникации с работодателем, что называется, по умолчанию.

При этом, использовать или нет в своей организации ЭДО, каждый работодатель может решить самостоятельно. Обязанность внедрять электронный документооборот законодателем не установлена (часть первая статьи 22.2 Трудового кодекса). Но если все-таки подобное решение уже принято, то нужно обязательно выпустить соответствующий приказ, с которым ознакомить всех без исключения ваших сотрудников.

Учтите, что согласие работника на переход к электронному кадровому документообороту должно быть получено только письменно, и никак иначе. Исключением может стать только случай, если вы принимаете на работу соискателя после 31.12.2021, и при этом человек на указанную дату не имеет вообще никакого трудового стажа. Такого сотрудника можно перевести на электронный документооборот и без письменного согласия.

Если работник отказался переходить на ЭДО, то все документы, связанные с ним, необходимо продолжать предоставлять в бумажном виде. Но это не отнимает у вашего сотрудника право впоследствии все же согласиться на электронный оборот документов.

Важный момент: согласно закону, некоторые документы в организации должны храниться, обращаться и использоваться по-прежнему только в бумажной форме. Речь, в частности, идет об актах о несчастных случаях и происшествиях или сведениях о том, что работники прошли инструктаж по охране труда и соблюдению ТБ.

Минтруд России позднее должен утвердить документ, которым будут установлены требования к формам, содержанию и форматам тех электронных документов, которые начнут применять с 1 марта 2023 года. 

Эксперты считают, что в будущем работодатели, которые станут использовать для электронного документооборота платформу «Работа в России» или доработавшие свои инфосистемы для соответствия требованиям Минтруда РФ, смогут рассчитывать на снижение категории риска и периодичности проведения в отношении себя плановых проверок (вплоть до полной их отмены).

Как технически должен быть организован электронный документооборот в компании?

В первую очередь, каждый работодатель должен определиться, какую информационную систему (ИС) он будет для этого использовать. Самый простой вариант — это специально запущенная для этих целей за счет федерального бюджета интернет-платформа, которая называется «Работа в России». И работодатели, и соискатели, и действующие работники смогут использовать ее бесплатно, в том числе и авторизовавшись через сервис «Госуслуги»

Работодатель может создать для этих целей и собственную ИС, но все расходы по ее созданию, эксплуатации, распространению и хранению электронных документов при этом будет нести уже только он сам. 

По мнению экспертов, те бизнесмены, которые станут в своей деятельности в области кадрового оборота использовать платформу «Работа в России», через пару лет смогут всерьез рассчитывать на уменьшение или полную отмену госпроверок в отношении своих компаний.

По умолчанию, при оформлении электронных документов в трудовых отношениях стороны должны будут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).  Но есть важное различие в статусе сторон при заключении целого ряда документов. Например, использование УКЭП при заключении трудового договора, договора о матответственности или вынесении приказа о взыскании является строгой обязанностью для работодателя, и только лишь правом — для вашего сотрудника.

Отдельно стоит упомянуть ситуацию, когда происходит какой-либо форс-мажор (техногенная или природная катастрофа, авария на производстве, массовые беспорядки, эпидемии и т.д.). Тогда, согласно заранее принятому в организации локальному акту, стороны вправе при решении каких-то трудовых вопросов временно обменяться электронными документами или их образами (сканы, фото, копии и т.д., и т.п.). Но при прекращении подобной ситуации они обязаны будут обменяться соответствующими экземплярами “в бумаге”.

Какие преимущества дает работодателям и работникам переход на ЭДО?

Принятие закона № 377-ФЗ создает для всех сторон трудоотношений целый ряд преимуществ в области кадров и делопроизводства, переведенных на электронный оборот документов.

В первую очередь речь идет о значительном упрощении и ускорении устройства на работу: ведь теперь соискателю совсем не обязательно приезжать в ваш офис для заключения трудового договора  — достаточно прислать все нужные документы в электронном виде

Далее, быстрый доступ ко всем необходимым документам приведет к тому, что у отечественного бизнеса будет в разы меньше проблем с Рострудом, налоговой, КТС и прочими инстанциями — просто за счет увеличения прозрачности всех кадровых процедур.

Наконец, это очередной шаг в сторону увеличения процента дистанционных работников, что в условиях пандемии (с непрогнозируемыми сроками окончания последней) является одним из главных факторов обеспечения стабильности рынка труда. Ведь именно благодаря “удаленке” работодатель может сократить значительную часть своих расходов, не теряя при этом в эффективности труда своих работников. А последние, в свою очередь, могут быть уверены в том, что, скорее всего, сохранят свои рабочие места — поскольку резко снижается количество прогулов, опозданий, дисциплинарных взысканий и т.п. 

Определение рабочего процесса

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс описывает этапы бизнес-процесса, через которые часть работы проходит от начала до завершения; и как эти шаги могут быть выполнены и автоматизированы в соответствии с набором процедурных правил. Организации используют рабочий процесс для координации задач, повышения организационной эффективности, повышения скорости реагирования и повышения прибыльности. Рабочий процесс может быть последовательным, когда каждый шаг зависит от завершения предыдущего, или параллельным, когда несколько шагов выполняются одновременно.

Ключевые выводы

  • Рабочий процесс описывает этапы бизнес-процесса, через которые часть работы проходит от начала до завершения.
  • «Шесть сигм» и «Всеобщее управление качеством» (TQM) — две популярные философии улучшения процессов, которые принимают компании.
  • Большие данные помогли автоматизировать рабочие процессы за счет разработки систем искусственного интеллекта и машинного обучения.
  • Программное обеспечение и приложения
  • Workflow помогают компаниям управлять проектами в разных командах, местах и ​​часовых поясах.

Понимание рабочего процесса

Концепция рабочего процесса была важна для изучения рациональной организации труда и оптимизации производственных или информационных процессов, чтобы избежать узких мест. После Второй мировой войны движение за качество разработало несколько теорий улучшения рабочих процессов, которые включали в себя более качественные понятия реинжиниринга бизнес-процессов. Эти принципы можно применить к линиям сборки автомобилей, к заявке на кредит в банке или к выпуску газеты.

«Шесть сигм» и «Всеобщее управление качеством» (TQM) — это две философии улучшения процессов, принятые организациями по всему миру. TQM — это структурированный подход к общему организационному управлению, при котором внутренние инструкции и стандарты процессов уменьшают количество ошибок. Цель «Шести сигм» — уменьшить количество дефектов за счет контроля качества.

«Шесть сигм» делает упор на сокращение времени цикла при одновременном снижении производственных дефектов до уровня не более 3.4 случая на миллион единиц или событий. Другими словами, система — это способ работать быстрее с меньшим количеством ошибок.

Технологии рабочих процессов и большие данные

Технологии рабочих процессов и системы управления сегодня используются в самых разных отраслях, таких как финансы, здравоохранение, маркетинг и высшее образование. Они сыграли фундаментальную роль в разработке систем искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения, которые оказывают значительное влияние на корпоративные рабочие процессы в каждой отрасли благодаря своей способности обрабатывать и извлекать ценность из больших данных.

Собирая и обмениваясь данными в организации, а также внедряя аналитику, корпоративные системы управления данными используются для устранения информационных хранилищ, оптимизации бизнес-процессов и автоматизации обработки данных. Это помогло соединить ранее разрозненные сектора и отрасли.

Финансы трансформируются с помощью больших данных, используя их как для торговых процессов, так и для соблюдения требований. Инвесторы получают доступ к потоку данных в режиме реального времени, создаваемых глобальной цифровизацией и социальными сетями, и экспериментируют с расширенной аналитикой данных и искусственным интеллектом, чтобы генерировать инвестиционные идеи — без когнитивной предвзятости — и управлять рисками.

Рабочий процесс в цифровую эпоху

Необходимость управлять проектами в разных командах, местах и ​​​​часовых поясах привела к значительному росту популярности приложений и программного обеспечения для рабочих процессов. Эта тенденция только ускорилась в 2021 году, поскольку все больше компаний дистанционно общаются со своими сотрудниками во время пандемии коронавируса. Некоторые из наиболее популярных программ для управления рабочими процессами включают Easynote, Trello, Monday.com и Accelo. Эти платформы позволяют легко создавать задачи и назначать их разным людям, управляя всем рабочим процессом с помощью панели инструментов, которая действует как центральный узел.Лучше всего то, что многие из этих платформ предоставляют бесплатный доступ к ключевым функциям, что снижает затраты для стартапов и малого бизнеса.

Что такое рабочий процесс? | Примеры рабочего процесса и определение

В основе каждого бизнеса лежат рабочие процессы. Выявляете ли вы их, отслеживаете и управляете ими или нет, они продвигают ваш бизнес вперед. Понимание рабочих процессов, управления рабочими процессами и потенциала каждого из них поможет вам обеспечить успех вашей организации.Ниже вы найдете ответы на такие вопросы, как , что такое рабочий процесс ? Какие примеры? И как вы ими управляете?

Как вы определяете рабочий процесс?

Рабочий процесс — это последовательность шагов, связанных с обработкой данных. Это похоже на тесно связанную концепцию бизнес-процесса. Однако рабочие процессы сосредоточены на данных и часто управляются документами и отчетами. Кроме того, в отличие от процессов, рабочие процессы могут не повторяться (хотя они часто повторяются).
Каждый тип организации и отрасли включает рабочие процессы того или иного типа. Они могут быть полностью основаны на людях, в основном управляемыми системой или где-то посередине. Каждый раз, когда данные передаются между двумя объектами, это, скорее всего, рабочий процесс.

Типы рабочих процессов

Существует несколько различных способов классификации рабочих процессов. Тем не менее, разбивка их по повторяемости — отличный способ глубже изучить рабочие процессы.

  • Процесс: Процесс представляет собой повторяющуюся серию шагов, используемых для продвижения бизнес-операций.В большинстве случаев это пересекается с рабочим процессом, образуя рабочий процесс процесса. Эти рабочие процессы очень предсказуемы и имеют относительно согласованные входные и выходные данные. После начала рабочего процесса существует несколько вариантов, и их можно предсказать на основе входных данных.
  • Дело: Рабочий процесс дела противоположен рабочему процессу процесса. Это серия задач, необходимых для обработки данных в разовой ситуации. Базовый рабочий процесс может быть несколько согласованным между рабочими процессами. Однако входные данные могут сильно повлиять на вовлеченные шаги.Например, проверка актива может быть рабочим процессом обращения, поскольку последующие шаги зависят от того, какая работа была необходима для устранения проблем с активом.
  • Проект: Рабочий процесс проекта находится где-то между кейсом и процессом с точки зрения повторяемости. Каждый проект немного отличается. Однако рабочий процесс данных примерно такой же и несколько предсказуемый. Последующие шаги после ввода данных будут включать ветвление, но все же могут быть отображены относительно легко.

Примеры рабочего процесса

В деловом мире существует множество рабочих процессов.Любая серия шагов, связанных с обработкой данных, представляет собой рабочий процесс. Ниже приведены некоторые реальные примеры рабочих процессов:

  • Проверка оборудования: Рабочий процесс начинается с открытия техническим специалистом контрольного листа проверки. Затем он или она выполняет включенные шаги, заполняя отчет об инспекции в процессе. Отчет представляется и направляется соответствующим руководителям. Сюда может входить руководитель инспекторов, а также любой, кто отвечает за последующие действия.Дальнейшие действия зависят от результатов проверки. Необходимый ремонт и техническое обслуживание могут быть запланированы по мере необходимости.
  • Отчет о производительности: Этот рабочий процесс может быть периодическим или непрерывным, в зависимости от потребностей организации. Данные о производительности могут автоматически собираться из систем, используемых соответствующей командой. Затем эти данные могут быть скомпилированы в отчет для рассмотрения менеджером. Этот рабочий процесс представляет собой повторяемый процесс, который в основном управляется программным обеспечением.
  • Адаптация члена команды: Адаптация нового члена команды — это обычный рабочий процесс.Он начинается с отправки форм новому сотруднику и руководителю. Они дополняются соответствующей информацией о сотруднике и его или ее занятости. Затем эта информация обрабатывается человеческими ресурсами. Когда все будет готово, другие команды, такие как юридические и ИТ-отделы, могут продолжить работу.

Что такое управление рабочим процессом?

Как и все аспекты бизнес-операций, рабочими процессами можно и нужно управлять. Если вы не управляете своими рабочими процессами, они, скорее всего, происходят совершенно органично, что может привести к неэффективности и ошибкам.К счастью, начать работу с управлением рабочим процессом довольно просто.

Начните с планирования рабочих процессов. Это можно сделать в виде серии шагов на блок-схеме. Тем не менее, рабочий процесс дела может быть трудно полностью отобразить таким образом. Рассмотрим более неформальную диаграмму, которая отображает известные ветви и результаты, но также признает, что рабочий процесс может отличаться в некоторых случаях.
Используя сопоставленные рабочие процессы, создайте документацию, описывающую выполнение каждого рабочего процесса. В идеале кто-то должен иметь возможность присоединиться к вашей команде и понять большинство, если не все рабочие процессы, просто подготовив документацию.

Рабочие процессы часто можно упростить и улучшить с помощью программного обеспечения. В частности, программное обеспечение полезно для реализации автоматизации и правил.

Что такое автоматизация рабочего процесса?

Автоматизация рабочего процесса — это использование технологии для автоматизации части или всего рабочего процесса. Есть много преимуществ в том, чтобы иметь больше автоматизации. Во-первых, компьютерные системы обычно могут выполнять больше работы за меньшее время. Кроме того, человек, который ранее выполнял эту работу, может сосредоточиться на других задачах, которые не так просто автоматизировать.

Например, если ваш рабочий процесс создает данные, которые должны быть проверены финансовой группой, автоматизированный рабочий процесс может создать отчет и запустить автоматические тесты для проверки проблемных областей. Затем кому-то из финансовой команды просто нужно проверить отчет и принять решение оттуда. Это экономит время на сбор, организацию и анализ данных. Вместо этого работник может сосредоточиться на принятии решений и решении проблем.

Автоматизация имеет и другие преимущества. Одним из наиболее значительных является увеличение прозрачности.Поскольку система содержит все данные рабочего процесса, соответствующий персонал может иметь доступ, когда им это нужно. И наоборот, если последняя версия данных лежит у кого-то на столе, прозрачность значительно снизится. Точно так же программное обеспечение рабочего процесса также улучшает подотчетность.

Иногда автоматизация рабочего процесса так же проста, как автоматическая доставка документа предполагаемому получателю. Это полезно, например, если рабочий процесс включает в себя цепочку утверждений. В других случаях система может получать исходные данные от одного пользователя и производить анализ, который будет просматриваться другим пользователем.Например, он может объединять данные осмотра объектов в отчет, охватывающий несколько объектов и/или капитальных активов. Отсутствие необходимости в том, чтобы человек составлял этот отчет, экономит время и деньги.

Что такое правила рабочего процесса?

Когда вы документируете свои рабочие процессы, вы можете подумать о правилах, которыми они будут управлять. Это может охватывать все, от того, кто имеет разрешение на доступ к данным, до тех, кто должен утвердить решение, прежде чем двигаться дальше. По сути, правила рабочего процесса — это параметры, которые направляют и контролируют ваши рабочие процессы.

Их легче установить, если у вас есть высококачественное программное обеспечение, помогающее управлять рабочим процессом. Программное обеспечение по своей сути основано на правилах. Пользователи не могут делать ничего, что не разрешено системой (кроме ошибок). Таким образом, построение рабочих процессов вашей организации на правильном программном обеспечении может помочь вам получить больший контроль над обработкой данных.

Большинство программ для рабочих процессов могут применять правила к предсказуемым и повторяющимся рабочим процессам. Однако некоторые из них могут применять правила и автоматизацию и к рабочим процессам дел.Поиск подходящего программного обеспечения для вашей организации и помощь в обеспечении успеха

Улучшите рабочие процессы с документами с помощью Fluix

Fluix — это решение для автоматизации документооборота. Это дает организациям, подобным вашей, инструменты, необходимые для идентификации, управления и автоматизации рабочих процессов. С Fluix вы можете заставить членов команды на местах создавать документы, которые используются бэк-офисом. Вы можете обеспечить большую точность в своей работе по аудиту и обеспечению соблюдения нормативных требований. Короче говоря, вы можете ускорить и улучшить обработку данных в своем бизнесе.

Узнайте больше о Fluix и его функциях уже сегодня. Когда вы будете готовы, приступайте к работе и воспользуйтесь бесплатной пробной версией, чтобы оценить, подходит ли вам Fluix.

Страница не найдена | Флюикс

Цюрих, Швейцария, повышает производительность агентов и качество обслуживания клиентов благодаря автоматизации рабочих процессов.

Читать историю

Сократите время технического обучения и расходы на развертывание более 400 сотрудников с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Читать историю

Centuri сократила время составления отчетов на 50 % и монетизирует свои данные с помощью Fluix.

Читать историю

Roche AG, глобальная швейцарская компания в области здравоохранения, без труда перешла с бумаги на цифру с помощью Флюкс.

Читать историю

Повышение производительности отдела продаж на 20%.Продавцы стали намного эффективнее, а расходы на бумагу сократились. устранено.

Читать историю

Alaska Airlines держит своих пилотов в курсе последних событий. То, на что раньше уходили часы, теперь можно выполнить за несколько минут с помощью Fluix.

Читать историю

Страница не найдена | Флюикс

Цюрих, Швейцария, повышает производительность агентов и качество обслуживания клиентов благодаря автоматизации рабочих процессов.

Читать историю

Сократите время технического обучения и расходы на развертывание более 400 сотрудников с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Читать историю

Centuri сократила время составления отчетов на 50 % и монетизирует свои данные с помощью Fluix.

Читать историю

Roche AG, глобальная швейцарская компания в области здравоохранения, без труда перешла с бумаги на цифру с помощью Флюкс.

Читать историю

Повышение производительности отдела продаж на 20%. Продавцы стали намного эффективнее, а расходы на бумагу сократились. устранено.

Читать историю

Alaska Airlines держит своих пилотов в курсе последних событий.То, на что раньше уходили часы, теперь можно выполнить за несколько минут с помощью Fluix.

Читать историю

Страница не найдена | Флюикс

Цюрих, Швейцария, повышает производительность агентов и качество обслуживания клиентов благодаря автоматизации рабочих процессов.

Читать историю

Сократите время технического обучения и расходы на развертывание более 400 сотрудников с помощью автоматизированных рабочих процессов.

Читать историю

Centuri сократила время составления отчетов на 50 % и монетизирует свои данные с помощью Fluix.

Читать историю

Roche AG, глобальная швейцарская компания в области здравоохранения, без труда перешла с бумаги на цифру с помощью Флюкс.

Читать историю

Повышение производительности отдела продаж на 20%.Продавцы стали намного эффективнее, а расходы на бумагу сократились. устранено.

Читать историю

Alaska Airlines держит своих пилотов в курсе последних событий. То, на что раньше уходили часы, теперь можно выполнить за несколько минут с помощью Fluix.

Читать историю

определение рабочего процесса в The Free Dictionary

В последнем отчете Fact.MR ожидается, что мировой рынок автоматизации бизнес-процессов продемонстрирует значительный рост, регистрируя среднегодовой темп роста в 9,6% в течение прогнозируемого периода 2017-2026 гг. стали свидетелями значительного роста, регистрируя CAGR 9.6% в течение прогнозируемого периода 2017–2026 гг. Wipro Limited (NYSE: WIT, BSE: 507685, NSE: WIPRO), ведущая мировая компания в области информационных технологий, консалтинга и услуг по бизнес-процессам, и Camunda, компания-разработчик программного обеспечения с открытым исходным кодом, заново изобретающая автоматизацию рабочих процессов, сегодня объявила о том, что Wipro присоединилась к партнерской программе Camunda. RayCare предназначен для поддержки рабочего процесса в современном онкологическом центре, объединяя различные онкологические дисциплины, повышая эффективность и обеспечивая оптимальное использование ресурсов.NanoString объявила о соглашении о совместном маркетинге для продвижения и предоставления технической поддержки исследовательскому рабочему процессу, сочетающему автостейнер Bond RX от Leica Biosystem с цифровым пространственным профилированием NanoString GeoMx, или DSP, инструментом и анализами. Система управления рабочим процессом (WPMS) определяется как система который полностью автоматизирует определение, анализ, развертывание, выполнение, а также мониторинг и управление рабочими процедурами на предприятии, поддерживающем процессы. облачная инфраструктура.В контексте технологий Microsoft SharePoint рабочий процесс определяется как автоматизированное перемещение документов или элементов посредством определенной последовательности действий или задач, связанных с определенной целью. Symphony Communication Services, LLC объявляет, что ее растущее сообщество из более чем 320 фирм использование Symphony в качестве полноценной платформы для рабочих процессов, инвестирование ресурсов в создание настраиваемых ботов, автоматизированных рабочих процессов и интеграций для расширения возможностей Symphony для безопасного корпоративного сотрудничества. Рабочий процесс, который позволяет создавать серию задач, которые будут запускаться нажатием кнопки.

Что такое рабочий процесс? Простое руководство по началу работы | Технологическая улица

Если вы посмотрите на определение рабочего процесса в Википедии, вы, вероятно, запутаетесь так же, как и я:

«Рабочий процесс состоит из организованной и повторяемой модели деловой активности, обеспечиваемой систематической организацией ресурсов в процессы, которые преобразуют материалы, предоставляют услуги или обрабатывают информацию. Его можно изобразить как последовательность операций, объявленную как работа человека. или группа, организация персонала или один или несколько простых или сложных механизмов.

Скажем проще…

Рабочие процессы — это то, как люди выполняют работу, и их можно проиллюстрировать в виде последовательности шагов, которые необходимо выполнить последовательно на диаграмме или в контрольном списке.

Думайте об этом буквально как о работе, перетекающей от одного этапа к другому, будь то через коллегу, инструмент или другой процесс. Вы можете выполнять полный рабочий процесс в одиночку (например, написание, редактирование и публикация сообщения в блоге) или в нем могут участвовать несколько человек (например, выставление счета клиенту).

В этой статье Process Street мы рассмотрим:

Что такое рабочий процесс?

Рабочие процессы — это то, как вы выполняете работу. Это последовательность задач от начала до конца: Процесс.

Вот пример диаграммы рабочего процесса:

Вот простой пример рабочего процесса, в котором участвуют несколько человек:

  • Фрилансер создает счет и отправляет его своему клиенту
  • Клиент отправляет счет в свой финансовый отдел
  • Финансовый отдел утверждает счет и обрабатывает платеж

Рабочий процесс, который вы используете самостоятельно, может выглядеть примерно так:

  • Написать сообщение в блоге
  • SEO-оптимизация
  • Проверка орфографии и грамматики
  • Опубликовать

Часто в бизнесе рабочие процессы намного сложнее.Что-то вроде адаптации сотрудников может включать в себя несколько встреч, отчетов, задач и отделов. Именно на этом уровне их необходимо должным образом контролировать, управлять и оптимизировать, чтобы убедиться, что они максимально эффективны.

Еще один способ отображения рабочего процесса — контрольный список — простой набор инструкций, например:

В этом посте я расскажу, почему вам следует использовать рабочие процессы, их компоненты и приступить к созданию собственных.

Зачем вам тратить время на создание рабочих процессов?


Истоки рабочих процессов, что неудивительно, восходят к Генри Гантту. Да, это тот же человек, который отвечает за диаграммы Ганта!

Промышленная революция побудила таких умных мыслителей, как Гантт, найти эффективные способы организации рабочей силы. Владельцы бизнеса внезапно смогли мобилизовать огромную рабочую силу с помощью мощного оборудования, но им нужно было ответить на вопрос, прежде чем они точно знали, как лучше всего использовать эту энергию:

Какой самый эффективный способ выполнить эту работу?

Разобравшись в этом вопросе, Гант пришел к выводу, что ему необходимо знать:

  • Точные выполняемые работы
  • Кто за что отвечает
  • Время выполнения каждой задачи

Отвечая на эти вопросы и структурируя ответы в виде диаграммы или процесса, вы получаете рабочий процесс.

Как гласит старая пословица, «вы не можете управлять тем, что не измеряете». Измеряя работу, которую необходимо выполнить, вы можете управлять ее оптимальным выполнением. В противном случае вы понятия не имеете, что происходит или где находится узкое место в деятельности вашей команды.

Как документировать рабочие процессы в вашем бизнесе



Точно так же, как Гант начал с измерения деятельности рабочей силы, вашей отправной точкой также должно быть представление о том, как выглядит каждый рабочий процесс в вашей компании.

Вы можете сделать это, наметив процесс, как описано в этом руководстве:

Нажмите здесь, чтобы ознакомиться с нашим рабочим процессом создания карты процесса с нуля

Идея состоит в том, чтобы проводить встречи с вашей командой, чтобы узнать, как они работают, и создать рабочие процессы для их выполнения на . Если вы управляете небольшим бизнесом или работаете удаленно, попросите их записать скринкаст — отличный вариант, потому что это точно и легко сделать.

Когда у вас будет достаточно информации, чтобы начать создавать свой первый формальный рабочий процесс, пришло время перенести ее в рабочий процесс в программном обеспечении рабочего процесса, таком как Process Street.

Создание Process Street Workflow для ваших рабочих процессов так же просто, как написать документ Word. И, как только это будет сделано, вы можете увидеть выполненную работу в виде контрольных списков на панели инструментов; один контрольный список для каждого запуска рабочего процесса сотрудником:

В приведенном выше примере вы можете увидеть рабочий процесс подключения клиента с тремя контрольными списками — по одному для каждого подключения клиента.

Process Street упрощает отслеживание рабочего процесса вашей команды, а затем оптимизирует любые узкие места или препятствия.Кроме того, документирование ваших рабочих процессов обеспечит соответствие всем отраслевым нормам и облегчит планирование управления рисками.

Усовершенствуйте свои рабочие процессы (с рабочими процессами Process Street!)


Process Street был создан, чтобы помочь предприятиям легко создавать рабочие процессы, затем выполнять их и создавать отчеты о ходе выполнения. Так получилось, что продукт Process Street Workflows специально разработан, чтобы помочь вам создавать, поддерживать и оптимизировать рабочие процессы в вашем бизнесе.

В этом разделе я расскажу вам, как создать рабочий процесс в Process Street.

Во-первых, вам нужно зарегистрироваться в Process Street и создать новый рабочий процесс.

Нажмите кнопку «Создать» в верхнем левом углу экрана и выберите «Пустой рабочий процесс».

Примечание. Если вы не видите кнопку «Создать», возможно, вы свернули боковое меню в левой части экрана (нажмите «Показать меню», чтобы открыть его). Или вам может потребоваться запросить у администратора разрешение на «редактирование» или предоставить вам разрешение на папку, в которой можно создать новый рабочий процесс.Только администраторы могут создавать новые рабочие процессы на главном экране библиотеки.

Когда откроется ваш пустой рабочий процесс, вы можете начать добавлять в него дополнительные сведения.

Щелкните место, где вы видите слова «Пустой рабочий процесс» в верхнем левом углу, и измените его на желаемое имя рабочего процесса.

Вы можете добавить необязательное описание рабочего процесса сразу под его названием. Это можно использовать, чтобы поделиться схемой того, для чего используется этот конкретный рабочий процесс. Нажмите на слова «Нажмите здесь, чтобы добавить описание» и начните печатать.

Затем вы можете начать вводить имена задач в пустые задачи, как показано ниже.

Добавить больше задач и рубрик

Задачи — это действия, необходимые для реализации вашего рабочего процесса.

Заголовки — это основные этапы или сегменты вашего рабочего процесса, которые можно использовать для разделения групп задач.

В левом нижнем углу редактора рабочего процесса вы увидите это меню, позволяющее создавать, копировать, перемещать или удалять задачи и заголовки.

  • Нажмите «Задача» или «Заголовок», чтобы добавить их в свой рабочий процесс
  • Используйте стрелки вверх/вниз для изменения порядка заголовков и задач
  • Нажмите «Дублировать», чтобы скопировать задачу или заголовок (и любой контент в них)
  • Щелкните значок корзины, чтобы удалить заголовок или задачу
  • Нажмите «Утверждение», чтобы добавить задачу выхода в рабочий процесс

Наконечники Pro:

  • Добавляйте новые задачи, нажимая клавишу Enter/Return
  • Удалите пустую задачу, нажав клавишу Backspace/Delete
  • Преобразование задач в заголовки (и наоборот) путем добавления или удаления двоеточия: в конце слов в этом поле
  • Измените порядок заголовков и задач, наведя на них курсор слева, а затем перетащив их на место
  • Множественный выбор отдельных задач и заголовков, удерживая клавишу CMD или CTRL и нажимая на каждый элемент, который вы хотите выбрать
  • Чтобы выбрать группу последовательных задач, щелкните первую задачу или заголовок, который вы хотите выбрать, удерживая клавишу SHIFT.Затем щелкните последнюю задачу или заголовок, чтобы выбрать их все за один раз, как показано ниже
  • .

Когда вы выбираете несколько задач, вы можете массово задавать назначения задач, динамические даты выполнения, останавливать задачи и разрешения задач, как показано выше.

Вы также можете перемещать этот блок задач вверх и вниз, либо удалять их с помощью стрелок «Вверх» или «Вниз», либо удалять блок, нажимая кнопку «Удалить».

Сохраните изменения

Сохраните изменения в рабочем процессе, когда закончите редактирование.

Теперь вы можете сразу же создать рабочий процесс, если захотите, или добавить в свой рабочий процесс дополнительные возможности и функции.

Добавьте больше функций и возможностей

В правой части редактора вы увидите два раздела: «Содержание» и «Формы», как показано на изображении выше.

Содержимое можно использовать для обмена информацией в рабочем процессе, например изображением, текстом или видео. Принимая во внимание, что формы используются для сбора или хранения информации в ваших рабочих процессах.

Узнайте, как добавить различные поля содержимого или форм в свои рабочие процессы:

И как добавить и использовать эти мощные функции рабочего процесса:

Узнайте, как развивать рабочие процессы дальше, выполнив 5 этапов построения процессов в нашем руководстве по началу работы.

Примеры рабочих процессов для вдохновения


Чтобы лучше понять, что такое рабочий процесс, необходимо привести примеры.

Вот два из самых сложных рабочих процессов, когда-либо придуманных, до простых повседневных задач.

Сборка коммерческих самолетов Boeing

Процесс производства самолета Boeing с нуля просто сногсшибателен. Каждый отдельный рабочий процесс вряд ли будет таким сложным, но сам масштаб задачи, от начала до конца, потребует серьезных мыслей:

«Boeing Commercial Airplanes выполняет основную сборку всех самолетов 737 на своих заводах в США; однако детали для самолетов поставляются поставщиками со всего мира.

Сборка Боинг-737 — сложная работа.Работники фабрики должны принять 367 000 деталей; равное количество болтов, заклепок и прочего крепежа; и 36 миль (58 километров) электрического провода; и собрать их вместе, чтобы сформировать самолет.

Фюзеляж или корпус самолета производится на заводе Boeing в Уичито, штат Канзас, на Среднем Западе Америки. На этом объекте сотрудники прикрепляют носовую часть фюзеляжа самолета к центральной и хвостовой частям. Когда фюзеляж готов, его привязывают к борту железнодорожного вагона и отправляют на поезде в 2175 миль (3500 км) через Соединенные Штаты…»

Принятие, редактирование и публикация гостевого поста

Вот более наглядный пример, к которому вы могли бы иметь отношение.

На Process Street мы часто получаем гостевые посты. Когда они приняты, мы запускаем приведенный ниже контрольный список, чтобы все были в курсе прогресса. Если вам нужны правки, вы даже можете добавить приглашенного автора в контрольный список и работать с ним таким образом.

Нажмите здесь, чтобы увидеть наш рабочий процесс для принятия, форматирования, редактирования и публикации гостевого поста!

Следующие шаги: как стать профессионалом в области рабочих процессов


После того, как вы разберетесь с рабочими процессами, подумайте, какие преимущества вы можете получить от использования страниц Process Street, чтобы получить еще больше пользы от повторяющейся работы.Pages — это полностью бесплатная библиотека документации по процессам для вашей команды.

Вы можете использовать Pages, чтобы создать основу для наиболее важных политик и процессов вашей компании, а также обеспечить всем легкий доступ к нужной документации по процессам. Любой сотрудник вашей компании может создать бесплатную учетную запись Process Street и пользоваться неограниченным доступом к Pages.

Начните с документирования процесса в Pages. Затем создайте рабочий процесс, чтобы воплотить свои знания о процессах в жизнь. Свяжите страницы и рабочие процессы вместе, чтобы все были на одной странице.

На данный момент вы открыли для себя гораздо больше возможностей.

С документированными рабочими процессами в программном обеспечении для управления бизнес-процессами, таком как Process Street, вы даже можете начать автоматизировать шаги — полное руководство по этому вопросу читайте здесь, а введение — здесь.

Вот что вы можете сделать дальше:

  • Проанализируйте рабочие процессы, используемые вами и вашей командой
  • Оптимизация рабочих процессов для исключения неэффективных шагов
  • Создайте библиотеку процессов и рабочих процессов для будущего вашего бизнеса
  • Автоматизируйте утомительную работу, подключив Process Street к Zapier

Вы также можете ознакомиться с нашим подкастом Tech Out Loud, чтобы узнать больше о построении рабочих процессов, управлении процессами и многом другом!

Нажмите здесь, чтобы посмотреть наш подкаст Tech Out Loud!

Вам необходимо тщательно изучить свои бизнес-процессы, прежде чем документировать их.Посмотрите этот эпизод нашего подкаста Tech Out Loud , чтобы узнать, как Ноа Каган тщательно исследовал и расширил свой восьмизначный бизнес:
Tech Out Loud — единственный подкаст, в котором вы найдете самые важные посты в блогах от самых громких имен в области технологий. , прямо в уши.

Вы также можете слушать этот подкаст на других платформах. Нажмите, чтобы увидеть полный список! Если вам понравился этот подкаст, подпишитесь на новый выпуск каждую неделю.

Process Street может быть вашим программным обеспечением для рабочих процессов, стандартным программным обеспечением для операционных процедур, программным обеспечением для адаптации и многим другим!

Какой рабочий процесс вы хотите задокументировать в первую очередь и почему? Дай мне знать в комментариях!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.