Как организовать документооборот: Документооборот компании. Как его организовать правильно

Содержание

Документооборот компании. Как его организовать правильно

Любое предприятие имеет свою документацию. Это может быть налоговая отчетность, бухгалтерские документы, договора, письма, должностные инструкции. От того, насколько правильный документооборот, зависит  эффективность работы и управления компанией в целом.

Разберемся в понятиях

Документооборотом в компании принято считать все стадии жизни деловой бумаги — от ее создания до перемещения в архив.Также из самого понятия становится ясно, что подразумевается ее движение внутри предприятия и за его пределы. Соответственно его эффективность будет заключаться в слаженной работе всех подразделений и создании общих правил для каждого этапа, которых следует неукоснительно придерживаться.

Требования к ведению четко регламентируют всю работу с существующей документацией. К ним можно отнести правила оформления, процесс ознакомления, хранение и утилизацию. Сумма всех требований, которые предъявляются к ведению документооборота представляет собой его основу. Так, например, единые требования к оформлению будут определять начальный этап правильного ведения движения документов. Ведь именно на этом этапе обычная бумажка приобретает юридическую силу и становится основой для принятия решений  приказов и резолюций в компании. Поэтому очень важно на данном шаге не допускать ошибок.

В целом есть несколько принципов и этапов движения документации. Как правило, движение происходит сверху вниз. Таким образом, руководитель предприятия сам получает документы, а затем распределяет их по подразделениям и принимает решение, кто и за что будет отвечать. Но есть и другой путь, который будет не только более эффективен, но и сэкономит время. Однако, он актуален тогда, когда между отделами компании есть четкое и отлаженное взаимодействие, а также делегирование различных задач. В данном случае основной объем бумаг попадает непосредственно к исполнителям. Весь процесс подписания и согласования будет зависеть от установленных в компании правил (о чем мы поговорим немного позже).

Этапы перемещения документов:

  • получение или создание документации;
  • первичная обработка;
  • изучение и сортировка;
  • введение в базу;
  • контроль исполнения;
  • реализация, оформление, корректировка;
  • отправка или приобщение к делу.

Также существуют потоки документации. Их делят на два основных типа:

  • Внешний поток. Здесь подразумеваются все документы, которые уходят за пределы компании, например, клиентам, контрагентам или контролирующим органам. Соответственно бывает входящий и исходящий.
  • Внутренний поток. Это не только внутренняя номенклатура, инструкции и приказы, но и еще входящие письма и различные договора, поступающие в компанию.

А теперь поговорим обо всем более подробно.

Почему важно установить четкий регламент оборота документации?

Не имеет значения, Вы владелец небольшого продуктового магазина или крупного холдинга — документооборот в любом случае будет и там, и там. По непонятным причинам не все предприятия уделяют особое внимание такому фактору, как регламентация документооборота. Хотя время рано или поздно показывает, что учесть это прямая необходимость. Скорей всего, сотрудники долго будут привыкать к регламенту, но так или иначе со временем станет понятно, что определенный порядок действий существенно сэкономит их время и увеличит эффективность работы компании.

Любое предприятие по мере его роста и развития встречается с тем, что начинается активный поток неструктурированной информации.  Это связано с тем, что, как правило при расширении растет не только количество работников, но и контрагентов. Если оборот документов не имеет правильных установок, то есть происходит без четкой системы, хаотично, то рано или поздно начинаются проблемы — теряются важные договора, отчеты, не прослеживается взаимосвязь с теми или иными бумагами, тяжело вести структурированную управленческую отчетность. Быстрый доступ к сделкам и их истории также не будет прослеживаться.

Кроме того, важно отметить, что установка такого регламента полезна еще с точки зрения дисциплинированности команды и каждого отдельного сотрудника.  К примеру, рассмотрим вариант, когда простые продавцы или менеджерский состав среднего звена — это люди, которые приехали из регионов, и они только начинают постигать компьютеризированную систему работы,  также правильное оформление бумаг. Когда сотрудник уже начинает владеть подобными навыками, он становится более дисциплинированным, обращает внимание на малейшие детали, а этот фактор напрямую приводит к повышенной эффективности работы любой компании, как маленькой, так и большой. Так документы своевременно направляются в головной офис, а значит вести контроль за работой становится гораздо легче.

Хочется добавить, что без регламентации не получится перейти на электронный документооборот и на полную автоматизацию, а в современных реалиях это становится просто необходимым.

С чего стоит начать?

Есть ряд основных моментов, которые стоит учесть, чтобы наладить правильный оборот документации.

  1. Первое, с чего стоит начать, это разработка первичных форм документации.
  2. Далее очень важно минимизировать этапы согласования. Для этого за каждым существующим на предприятии отделом закрепляется определенный список документов, с которым они должны работать. Так, например, тот же договор на покупку какого-либо оборудования не будет проходить через рекламный отдел, а будет направляться сразу в финансовый, что значительно сократит время согласования.

Итак, как все происходит в целом. Особенно это касается уже устоявшихся компаний, в которых с движением документации наблюдаются некоторые проблемы.

  • Первоначально стоит рассортировать все имеющиеся бумаги по категориям. Важно, чтобы в любой момент можно было без труда найти необходимый документ. Классификацию нужно в идеале проводить по некоторым основным моментам — тематика, дата поступления и назначение.
  • Разработка системы хранения и регистрационный журнал. Конечно, с одной стороны это прошлый век. Мы имеем в виду сортировку вручную. В идеале — внедрение CRM-системы, такой как ИнстаДок, которая поможет все быстро систематизировать, и электронного документооборота.
  • Жесткий контроль.  Опять-таки, в данном вопросе именно CRM-система может быть идеальным помощником.

Для того, чтобы работа в компании осуществлялась по единому принципу создается инструкция.

Что должна содержать в себе инструкция по делопроизводству?

  • указания по взаимодействию с документацией.
  • правила внесения в общую базу;
  • сроки хранения и уничтожения;
  • критерии оформления и написания дел;
  • последовательность ликвидации после изучения актов и их описи;
  • тайминг отправки и список ответственных за это лиц;
  • предписания, по которым информирует руководство об этапах работы с конкретным документом;
  • шаблоны и образцы.

Количество правил, которыми следует руководствоваться.

Логично, что каждая компания очень индивидуальна, соответственно и правила по ведению документооборота тоже будут определяться ее особенностями — например, количеством отделов и сферой деятельности. Но есть основные моменты, которые актуальны для любого бизнеса.

Мы уже говорили выше, что время обработки любого документа должно быть максимально сокращено. И это негласное правило, благодаря которому напрямую повышается эффективность работы предприятия. Таким образом, с момента создания задачи и до ее завершения, в которой был создан определенный договор или инструкция, должно пройти как можно меньше времени. Например, если в компании создана новая инструкция, то ее согласование, утверждение и внедрение должно быть осуществимо как можно быстрее. В данном случае правильность и эффективность этого процесса определяется именно временными затратами.

Так какие же есть основные регламенты движения деловых бумаг?

  1. Максимально сокращение прохождения различных подразделений и инстанций. Таким образом путь из одного пункта в другой должен быть по возможности без промежуточных остановок отделах, которые лишь будут тормозить оборот.
  2. Необходимо исключить возможные возвраты на исходную позиции. В данном случае имеется в виду вероятность допущенных ошибок, которые помешают подписанию и утверждению.
  3. В высокой степени единообразное прохождение и процесс обработки основных категорий номенклатур, основываясь на том, что любое перемещение должно быть исключительно оправданным.

Такой регламент позволит создать правильную циркуляцию, которая полностью исключит вероятность задержки той или иной бумаги на чьем-нибудь столе.

Более того, соблюдение такого порядка поможет обеспечить значительное улучшение документационного обеспечения аппарата управления, а также службы, которая занимается делопроизводством за счет:

  • направление движения документов будет прямоточным, исключающим повторения и дубли при подготовке и обработке;
  • в движении наблюдается ритмичность, что обеспечивает равномерное поступление и способствует распределению нагрузки на сотрудников.

Возможные нарушения и как их избежать

Нарушения могут возникнуть как на этапе создания бумаг, так и непосредственном их перемещении. Чтобы полностью исключить возможные ошибки, следует позаботиться о том, чтобы создать специальные инструкции, по которым будут совершаться все действия с документами. А лучше всего, если в организации будет действовать специальная служба, которая будет контролировать весь документооборот, или хотябы ответственный — менеджер проекта, заниматься его организацией и ведением, а также исключать возможные ошибки.

Правильная организация документооборота позволит осуществить его ритмичную и схематическую циркуляцию. Как правило, чем больше компания, тем больше в ней документов, поэтому имеет смысл перейти на электронный документооборот, который поможет избежать большинства проблем и ошибок.

Стоит заметить, что такая мера по большей части эффективна именно в крупных организациях. На маленьких предприятиях всеми вопросами занимается собственник или директор, поэтому именно он и отвечает за правильность и надежность оформления документов.

Подводя итоги, можно сказать следующее — правильный документооборот один из важнейших аспектов успешной деятельности компании.

В современном мире, чтобы повысить эффективность работы, нужно совершенствовать взаимодействие с документацией, а также принципы ее движения, поскольку любое успешное управленческое решение основывается именно на своевременности и актуальности полученной информации. Также организованность в работе с документами напрямую влияет на качество управления, организацию и культуру труда в компании.

Правильное ведение документации также важно еще по двум причинам:

  • Без четкой организации невозможно сформировать своевременный бухгалтерский отчет.
  • Поскольку различного рода споры с проверяющими органами все еще актуальны, то без упорядоченного документооборота доказать свою правоту в той или иной ситуации может быть очень сложно.

Идеальным решением для задачи, о которой мы сегодня говорили, все-таки, будут современные технологии. Например, переход на систему электронного документооборота. Это поможет значительно упростить моменты с оформлением, движением и систематизацией деловых бумаг.

Компания “ИнстакоДок” поможет Вам правильно организовать работу с документацией, что значительно повысит не только эффективность компании, но и эффективность личную. Многолетний опыт и ответственный подход к решению даже самых сложных задач позволил нам помочь множеству организаций. Мы обеспечим Вам всестороннюю поддержку и гарантируем, что значительно облегчим работу с бумагами.

Обращайтесь к нам уже сейчас. Наши специалисты ответят на все Ваши вопросы.

Как организовать документооборот «на удаленке»?

В условиях массового перехода на удаленный режим работы в выигрыше оказались компании, которые заранее автоматизировали внешний и внутренний электронный документооборот. Если вы не в их числе – не стоит огорчаться, но имеет смысл пересмотреть подход к организации этих процессов уже сегодня. ЭДО — это гарантия соблюдения сроков обработки документов, порядок в процессах и контроль исполнения.

Быстрее всего можно перевести на удаленный формат работу с формализованными процессами: согласованием счетов и договоров, первичной бухгалтерией. Для этого необходимо определить перечень процессов, которые целесообразно оцифровать в первую очередь и составить список пользователей, которые должны получить доступ к системе.

В большинстве случаев процесс внедрения системы электронного документооборота с нуля длится минимум несколько недель. Если такие сроки не устраивают имеет смысл рассмотреть вариант работы с СЭД в облаке. Подключение к такому сервису занимает несколько часов, а стоимость подписки зависит от числа сотрудников, работающих в системе. При этом у вас остается возможность в любой момент отказаться от услуги – например, если при возвращении в офис вам захочется вернуться к работе с бумагой. Впрочем, практика говорить, что бизнес, решивший перевести документооборот на электронные рельсы, редко решается с них сойти.

Документы поставщиков

Поступление комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Передача документов и данных в учётную систему

Оприходование товара и проводка документа бухгалтером оформляются традиционно, в учетной системе. Не нужно переключаться с одной системы на другую, чтобы перенести данные или выполнить задания. Полученные сканы документы доступны бухгалтеру не только в интерфейсе EnDocs Cloud, но и в учетной системе, например 1С.

Проведение документа и формирование электронного архива

По каждому полученному скану бухгалтер формируем проводку в учетной система. Данные о документах, проведенных в учетной системе автоматически отправляются в электронный архив

Документы для клиентов

Формирование первичного комплекта документов

Первичные учетные документы для клиентов формируются в учетной системе, распечатываются и отправляются на подпись руководителю с правом подписи для последующей отправки клиенту.

Получение подписанного клиентом комплекта документов

Первичные учетные документы от поставщика поступают в виде скан-копий по электронной почте или в бумажном виде. Email пересылает менеджер на специальный адрес, а бумажные документы сканируются в назначенную папку. Из этих источников служба ввода документов захватывает комплект и импортирует в EnDocs Cloud.

Обработка документа

Полученный скан документа в EnDocs отправляется на обработку бухгалтеру. В специальном реестре в учетной системе бухгалтер видит все переданные ему сканы документов и одним движением прикрепляет их к операциям реализации в учетной системе.

Внутренний документооборот

Внутренний ЭДО позволит автоматизировать различные внутренние процессы компании, например:

  • Регистрация и обработка входящей и исходящей корреспонденции
  • Согласование договоров и счетов
  • Согласование коммерческих предложений и спецификаций
  • Подготовка и согласование авансовых отчетов
  • Служебные записки на командировку, отпуск, закупку и т.п.
  • Согласование и подписание кадровых документов.

Для организации удаленного процесса работы с документами отлично подходит сервис EnDocs Cloud. Это облачный сервис управления документами и бизнес-процессами, который поможет организовать процесс о передачи в бухгалтерию первичных документов и сформировать электронный архив документов.

Преимущества работы с EnDocs Cloud

  • Оперативный поиск документов по разным параметрам отбора и существенное сокращение времени на подготовку подборок документов;
  • Интеграция с 1C с привязкой электронных копий документов к транзакциям;
  • Возможность просмотра скан-образа документа из транзакции и наоборот — просматривая скан-копию, можно перейти к транзакции в учетной системе;
  • Надежность и защищенность базы данных;
  • Разграничение прав доступа к разным документам;
  • Возможность групповой работы с одной скан-копией документа;
  • Потоковое сканирование пакетов бумаг;
  • Быстрый запуск и отсутствие затрат на внедрение и приобретение оборудования для системы;
  • Доступ к документам 24/7 при наличии интернета;
  • Есть бесплатный тариф;
  • Возможность выгрузить из сервиса все свои документы.

Как организовать безбумажный юридически значимый документооборот

Документооборот | Поделиться Компаний, успешно внедривших электронный документооборот, уже довольно много. Однако в большинстве случаев это бумажный документооборот с электронной поддержкой. Документ согласуют в электронном виде, потом распечатывают вместе с листом согласований и подписывают уже в бумажном виде. При этом уже есть эффективные системы юридически значимого документооборота, где можно полностью обойтись без бумаги.

страницы:   1   |   2    |  следующая

Практика по-настоящему безбумажного документооборота в последнее время быстрее развивается в области обмена документами с внешним миром. Так, в налоговую инспекцию нужно либо сдавать счета-фактуры исключительно на бумаге, либо в безбумажной форме (отправленный таким образом счет-фактура автоматически становится юридически значимым документом).

Комплексная задача юридически значимого документооборота

Конечно, на пути перехода к обмену электронными документами еще есть препятствия, но их немного. На практике уже многие российских компаний интересуются готовностью их системы к юридически значимому документообороту, поддержке электронной цифровой подписи и прочих связанных с этой темой аспектах.

Понятие юридической значимости

В представлении большинства людей, электронный документ – это файл. Однако, это не так, особенно когда он юридически значимый и безбумажный. В федеральном законе № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определено понятие «документированная информация». Это «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель». То есть, кроме самой информации необходимы реквизиты для ее идентификации. Таким образом, документ – это структура, в которой содержание отделяется от идентификационных реквизитов.

Кроме того, в законе № 149-ФЗ указано: «Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме». Это значит, что и в нем должна присутствовать реквизитная часть. Причем ни в одном определении как закона № 149-ФЗ, так и закона № 63-ФЗ «О цифровой подписи» слово «файл» не упоминается ни разу. Это стоит запомнить, поскольку структура документа и его отличие от файла важны для понимания использования электронной подписи в документообороте.

В ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержится понятие юридической силы документа. Это «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Дополнительно определено понятие официального документа: «документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке». Как видно, юридическая значимость нигде не прописана. На практике это определение применяется только к электронным документам, в отношении бумажных используется лишь понятие «юридической силы».

В законе № 63-ФЗ определено: «Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Владислав Каменский, «Юнидата»: Будем конкурировать с иностранными компаниями на их территории!

Цифровизация

Отсюда следует, что юридическая значимость – это равнозначность электронного документа официальному документу на бумажном носителе, имеющему юридическую силу. Также из всех определений вытекает признание бумажного документа в некотором смысле первичным по отношению к электронному. Но это не так важно. Важно, что в итоге документ становится официальным, когда он официально издан автором «наружу», то есть направлен или может быть направлен другому юридическому или физическому лицу.

Для многих видов документов определены правила оформления и удостоверения, по которым они становятся официальными. Это нанесение на документ собственноручной подписи лица, уполномоченного совершать правовые акты от имени организации, заверение его подписи зарегистрированной печатью организации, или – для физического лица – собственноручно написанный (или подписанный) документ, позволяющий идентифицировать это лицо. Например, содержащий Ф.И.О., адрес или полные паспортные данные.

Важно понимать, что документ становится официальным не в момент его издания, а в процессе создания, оформления и удостоверения. Этот процесс протекает внутри организации и именно он, процесс, должен соответствовать установленному порядку создания, согласования, оформления, утверждения и регистрации документа. Из этого следует, что в момент издания официального документа его соответствие надлежащему порядку должно быть гарантировано. Это касается и юридически значимых электронных документов.

Как обеспечить юридическую значимость

Виктор Корсаков, «Рэйдикс»: Переход на SDS — лучший способ оптимизации СХД в условиях дефицита «железа»

Цифровизация

Допустим, компания приобрела сервис доставки юридически значимых электронных документов. Этот сервис выглядит как личный кабинет на сервере оператора электронного документооборота, в который можно загрузить файлы и, вооружившись сертификатом, полученным от удостоверяющего центра, их подписать. Однако тут и возникают проблемы. Например, как гарантировать, что документ, который кто-либо из сотрудников компании только что выложил в свой личный кабинет, оформлен и удостоверен в установленном порядке? Как это определить по файлам документа? Ведь на самом деле в компании оригиналом считается только распечатанный и подписанный бумажный документ. Сличать загружаемую в базу оператора электронную копию с бумагой теоретически возможно, но практически тяжело.

Даже если документ делался с помощью системы электронного документооборота (СЭД), где гарантия, что он был правильно оформлен и удостоверен при согласовании? Ведь подписей на электронных документах нет. Эти вопросы остаются за кадром, пока речь идет о счетах-фактурах. Они оформляются и удостоверяются в порядке, жестко установленном в учетной системе компании, практически без участия человека. Но когда дело касается контрактов, исходящих писем, дополнительных соглашений, спецификаций, технической документации – необходим другой порядок.

страницы:   1   |   2    |  следующая

Организация внутреннего документооборота

Правильно организовать документооборот не менее важно, чем наладить работу с входящими и исходящими письмами. Организация внутреннего документооборота производится для того, чтобы наладить работу с внутренними документами компании, сделать ее (работу) максимально быстрой и эффективной.

Важно не только правильно оформить юридически значимый документ, но и обеспечить его своевременное получение, учет и хранение. Большую роль играет правильное его использование. Ведь документ — это прежде всего источник информации, которая имеет юридическую и коммерческую ценность. Четко организованный доступ к документу обеспечивает возможность его оперативного применения в текущей деятельности и защищает компанию от возможного ущерба в результате его несанкционированного использования. Для грамотной организации работы вначале рекомендуется решить, какие документы действительно нужны фирме. Обязательный минимум документов для любой организации определен законом.

Большую роль при организации внутреннего документооборота компании играет стремление к единообразию правил делопроизводства и форм документов. Система делопроизводства должна быть централизованной.

Организацию делопроизводства в компании обеспечивает служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации, как самостоятельным структурным подразделением, так и отдельным сотрудником.

Внутренние документы организации создаются следующим образом:

  • составляется проект текста документа;
  • проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям;
  • распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем.

Консалт-Бюро выполняет ведение документооборота в организации на выгодных условиях. Стоимость услуги рассчитывается индивидуально для каждого клиента. Ведение документооборота в организации требует отличной профессиональной подготовки. Наши сотрудники имеют большой опыт практической работы. Мы строго придерживаемся требований конфиденциальности информации и несем ответственность за оказываемые услуги.

Как организовать документооборот с иностранными партнёрами, чтобы налоговая была довольна

В современном динамичном деловом мире часто возникает необходимость вести дела с иностранными поставщиками и покупателями. Полина Бондарь, бухгалтер компании Ascour, рассказывает в новой статье о том, как правильно оформлять сопутствующие сделкам документы, чтобы обезопасить себя от вопросов налоговой инспекции

Бухгалтер аутсорсинговой компании Acsour

Зачастую правила оформления документов за рубежом значительно отличаются от строгих правил оформления документов в России. Для российского бухгалтерского и налогового учёта требования к оформлению документов тоже не всегда совпадают.

Как известно, в Налоговом Кодексе указано, что расходами компании признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком.

Кроме того, документально подтвержденные расходы описываются как затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с российским законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, или документами, косвенно подтверждающими эти произведенные расходы.

Из этого пункта можно сделать вывод, что передаваемые иностранными партнёрами инвойсы можно использовать как документы, подтверждающие расходы, если они соответствуют обычаям делового оборота страны иностранного партнёра. Однако в случаях, когда место реализации определяется по покупателю, а покупателем является российская организация, сопутствующие документы должны быть оформлены полностью в соответствии с российским законодательством.

В то же время в Федеральном законе «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011 указано, какими обязательными реквизитами должен обладать первичный документ, чтобы на его основании можно было учесть хозяйственную операцию:

  • наименование документа;
  • дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица или лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
  • подписи упомянутых лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Объединив эти требования, компания может столкнуться с тем, что инвойсы, предоставляемые иностранными партнёрами, не будут соответствовать какому-нибудь критерию.

Хочется отметить, что с документами, предоставляемыми при импорте товаров, этих сложностей не возникает, так как помимо инвойса подтверждающими документами служат таможенные декларации на товары.

Чтобы избежать затруднительной ситуации, у компании есть два пути:

1. При установлении делового партнёрства и заключении договора можно договориться о том, что в рамках сотрудничества будут оформляться двуязычные двусторонние акты. Форму такого акта со всеми необходимыми реквизитами можно включить в приложения к договору.

2. Кроме того, можно договориться с деловым партнёром о том, что в инвойсы с их стороны будут включены все обязательные реквизиты, упомянутые ранее.

Так как в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ указано, что первичные учётные документы, составленные на иных языках, должны иметь построчный перевод на русский язык, первый вариант даёт возможность сразу избежать затрат на перевод иностранных инвойсов.

Помимо этого, ещё одним способом избежать проблем с документами является грамотное составление договора. Например, можно включить в договор условие, что, если заказчик по факту оказания указанных в договоре услуг не предъявляет претензий к исполнителю, то услуга считается оказанной.

В таком случае в качестве подтверждающих документов будут выступать договор, счёт на оплату, платёжные документы или отчёты, предоставленные заказчиком.

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Курс «Как организовать и обеспечить безопасность документооборота предприятия в условиях удаленной работы. Рекомендации экспертов»: дата проведения 18.05.2021

Новая реальность, связанная с переходом на дистанционную модель работы, стала катализатором изменений и заставила предприятия, буквально в считанные дни, полностью пересмотреть существующие бизнес-процессы и ускорить переход в цифровую форму взаимодействия по всему спектру процессов и взаимоотношений с контрагентами, партнерами, работниками.

Несомненно, в первую очередь это касается безбумажного документооборота

Кардинальные изменения происходят и под воздействием инициатив государства в части порядка выпуска электронных подписей и регулирования области электронного документооборота. Уже сейчас в госсекторе активно внедряется электронный документооборот. В 2025 году 90 процентов всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.

Рост возможностей и снижение стоимости облачных технологий открывают новые границы в части удаленного хранения документов.

Многие компании, соизмерив KPI работников и экономию на аренде помещений, коммунальных услугах, расходах на обслуживание офиса, рассматривают возможность перевода сотрудников на постоянную удаленную работу и после завершения пандемии коронавируса.

Эти факторы в итоге могут привести почти к 100% цифровизации документооборота компаний.

Универсальных или типовых подходов к решению этого вопроса нет. На различных предприятиях создаются свои модели по организации безбумажного документооборота, приема на постоянное хранение и использование электронных документов. Они обусловлены отраслевой спецификой, делопроизводственной и архивной практикой, интеллектуальными и финансовыми ресурсами предприятия.

Однако без качественно проработанного процесса управления документами, надежного гарантированного решения в области хранения юридически значимых электронных документов невозможно заявлять о наличии в компании полноценного электронного документооборота.

На семинаре будут рассмотрены самые актуальные вопросы организации документооборота предприятия в условиях территориально-распределенной структуры / удаленной работы сотрудников.

Семинар предназначен для руководителей служб документооборота и функциональных подразделений (юристы, бухгалтерия), ИТ-специалистов.  

_________________

  • Информационная безопасность удаленной работы. Какие риски несет с собой массовый переход на удаленную работу? Какие решения должны быть внедрены в компании, чтобы обеспечить ИБ? Какие облачные ИБ-сервисы можно подключить и сколько это будет стоить? Есть ли бесплатные государственные ресурсы? Как организовать работу ИБ-службы в новых условиях? Как организовать инструктаж сотрудников, чтобы предотвратить рост инцидентов? Какие меры предпринимать в случае обнаружения атаки? Как защититься от утечки? Практический опыт построения и использования защищенных сетей для организации удаленного доступа.
  • Как перейти на электронные документы, там, где это возможно. Последовательность м методология работы. Анализ действующей системы работы с документами в компании на предмет узких мест: утеря документов; дублирование документов и процедур; длительное время согласования; денежные траты на бумажный документооборот и т.д. Составление реестра документов и контрагентов. Оптимизация маршрутов и сокращение документооборота. Архитектура системы документооборота. Какая часть процессов может быть без ущерба переведена в удаленный режим? Понятие «workflow». Как обеспечить прозрачность бизнес-процессов и сохранить конфиденциальность информации? Поддержка и контроль жизненного цикла документа. Каких критически значимых ошибок нужно при этом избежать и как это обеспечить?  Выбор ЭДО, основные критерии: цена, варианты работы (интеграция или веб-интерфейс), стабильность и качество технической поддержки.
  • Сложные вопросы подключения и взаимодействия с ЭДО предприятия в условиях «принудительной» территориально-распределенной структуры. Как поднять исполнительскую дисциплину, снизить трудозатраты и обеспечить стандарты качества?  Регламенты, инструкции, зоны ответственности, порядок организации взаимодействия, права, доступы и возможность одновременной работы, точки контроля хода исполнения регламента, отчетность, юридическая ответственность участников.  
  • Как организовать работу по регистрации и отправке бумажных документов. Технологии сканирования и обработки документов, как минимизировать число сотрудников в офисе.
  • Внешний (межкорпоративный документооборот). Как создавать, согласовывать и бесконтактно подписывать договорные документы; согласовывать и проводить оплату входящих счетов; обмениваться договорными и первичными учетными документами с контрагентами с сохранением и их юридической значимости. Как построить работу с контрагентами в условиях, когда у каждого – своя ЭДО?  Выпуск ЭП для тех сотрудников, которые имеют право подписи. Изменения в ФЗ-63 (ЭЦП) с июля 2020 г. Организация обмена юридически значимыми документами.
  • Инструменты поддержки телеконференций от Zoom и Skype до систем телеприсутствия, коммуникаторы, системы групповой работы. Как выбрать безопасную и эффективную платформу?
____________________

Для выступления приглашены: эксперты-практики отрасли, представители 1С Документооборот, Компании ЭОС и др.

Программа мероприятия

©РФОП Экономика и Управление, 2020г.
Все материалы данного сайта являются объектами авторского права. Запрещается копирование, распространение (в том числе путем копирования на другие сайты и ресурсы в сети Интернет) и любое коммерческое использование без письменного разрешения РФОП Экономика и управление. При выявлении фактов нарушения авторских прав будут применяться методы их защиты, предусмотренные гражданским, административным и уголовным законодательством.


ПРОГРАММА МЕРОПРИЯТИЯ Свернуть

участвовать

Организация беспорядка в бумажной работе: стратегии организации дома с СДВГ

В: «Как лучше организовать бумаги и счета?» —Мама из Бостона

Q: «Нам нужны стратегии для организации и обработки бумаги всех видов. Счета, ходатайства о благотворительности, страховые документы, финансовые документы…» —Марго

Q: «Каждую неделю на моем кухонном столе скапливается стопка бумаги и других предметов высотой около шести дюймов.Я занятая мама четверых детей с двумя собаками, учусь в аспирантуре и один день в неделю преподаю по внешкольной программе. У меня двое детей (9 и 13 лет) с СДВГ, и мне недавно поставили такой диагноз. Я делаю так много вещей правильно, например, сортирую почту в корзину, сразу же оплачиваю счета, редактирую и раздаю вещи. Я веду пулевой журнал, который является прекрасным инструментом для того, чтобы держать в порядке свое расписание и расписание всей семьи. Так что насчет этой кучи… Если я не убираю ее к концу недели, она перемещается на пол в гостиной, а оттуда, если ее не убирать, обычно оказывается в мешке, который куда-то запихивают, когда приходит компания.Нас шесть человек, живущих в доме площадью 1600 квадратных футов, который организован, но заполнен. Я пробовал сортировщики, фолианты, коробки, корзины — ничего из этого не помогло укротить кучу. Страшно, когда нужно что-то найти и не знать, где это. Там должен быть лучший способ.» — Бклинебет

В: «Мне нужны хорошие системы для (1) работы с документами, (2) списков дел и (3) ежедневного и еженедельного расписания для меня и моих детей». —SDTwinMom


Привет, мама из Бостона, Марго, Бклинебет и SDTwinMom:

Ах, эти ужасные документы.Это просто не перестает накапливаться, верно? Такое ощущение, что вам нужен спасательный жилет, чтобы не утонуть. Подожди! Я здесь, чтобы спасти тебя.

Ключом к тому, чтобы оставаться в курсе бумажной работы, является создание простых и эффективных систем, которые работают для мозга с синдромом дефицита внимания (СДВГ или СДВ). Откуда вы знаете, что работает? Для начала задайте себе следующие вопросы:

  • Я подшивщик или сборщик?
  • Раскрыватель или консилер?
  • Нужно ли мне видеть вещи, чтобы помнить, что они существуют?
  • Нравится ли мне, что вещи имеют цветовую маркировку?
  • Где у меня достаточно места для хранения файлов и бумаг?
  • Нужен ли другим доступ к этим документам?

[Скачать бесплатно: 22 стратегии борьбы с беспорядком]

Задавая эти вопросы, системы будут формироваться естественным образом.И лучший метод — тот, который вы можете легко настроить, поддерживать и получить к нему доступ. Вот несколько стратегий, с которых можно начать:

1. Думайте о прошлом/настоящем/будущем при организации и подшивке документов.

  • PAST представляет документы, которые вам необходимо хранить, но к которым нет необходимости регулярно обращаться. Подумайте о налогах, страховых полисах, старых документах медицинского страхования. Их можно хранить в картотеках, коробках или даже папках и помещать в хранилище.
  • НАСТОЯЩЕЕ — это то, что вам нужно и используйте СЕЙЧАС.Текущие счета, медицинская информация, планы поездок попадут в эту категорию. Эти предметы должны быть в вашей «первоклассной недвижимости». Настольные файлы на столе вашего домашнего офиса, корзины на кухонном столе или даже тележка на колесиках, которую вы можете перемещать из комнаты в комнату.
  • БУДУЩЕЕ состоит из документов, к которым вы в конечном итоге получите доступ, но не прямо сейчас (планы будущих поездок, планы ремонта дома и т. д.). Храните их там, где они легко доступны. Мне нравится создавать папки с прозрачными пластиковыми рукавами для хранения моих будущих материалов.

2. Используйте свое воздушное пространство.

Это буквально мой любимый способ организации бумаг. Повесьте держатели для журналов или проволочные папки на стену, чтобы эффективно организовать почту и другие документы. Использование вашего воздушного пространства помогает держать важные документы в поле зрения и быть в центре внимания. Пометьте висячие файлы, чтобы сделать организацию быстрой и простой. Или используйте пространство на стене для создания центра сообщений. Используйте магнитные доски, пробки, доски для сухого стирания, чтобы хранить документы, к которым нужно быстро получить доступ, держите списки дел на виду и легкодоступные семейные расписания.

[Беспорядок и неорганизованность вышли из-под контроля? Пройди этот тест!]

3. Если сомневаетесь, выбросьте его.

Я немного хладнокровен, когда дело доходит до этого. Но прежде чем ЛЮБАЯ бумага попадет в мой дом, она сортируется в мусорной корзине или измельчителе. Большая часть бумаги не является личной, поэтому не относитесь к ней как к таковой. Сократите расходы и избавьтесь от того, что вам не нужно, прежде чем оно займет место в вашем доме.

4. По возможности отказывайтесь от бумаги.

Оплачивайте счета онлайн, сканируйте квитанции и подписывайтесь на мобильное приложение, в котором будут храниться все ваши медицинские записи. Создавайте папки на своем компьютере так же, как картотеку. В любом случае, вы можете подумать, что сокращение поступающей бумаги снимет стресс и перегрузит.

5. Один вход, один выход.

Это правило распространяется на ВСЕ, что у нас есть (да, даже на бумагу), особенно если мы живем в небольших помещениях. Блилинбет, вы упомянули подробную кучу вещей, которые идут из вашей кухни в гостиную и в бумажный пакет.Одна мудрая женщина однажды сказала, что беспорядок — это задержка с принятием решений. Мне нравится делать еще один шаг вперед и спрашивать, есть ли у вас место для всего, что вы хотите сохранить? И если да, есть ли у всего определенный дом, чтобы вы знали, куда все идет? Как только мы назначаем дома для всех наших вещей, естественным образом следует поддержка наших систем организации.

[Читать дальше: Редакторы ADDitude делятся: продукты, которые мы любим!]

* BOSTONMOM, вы тоже спрашивали об идеях создания систем домашних заданий для вашего 5-классника.Посмотрите колонку, которую я написал на эту тему здесь. А если вам нужна дополнительная информация, зайдите на мой сайт по адресу orderoochaos.com.


Гуру организации Лесли Джосел из Order Out of Chaos ответит на вопросы читателей ADDitude обо всем: от бумажного беспорядка до спален в зоне бедствия и от освоения списков дел до прибытия каждый раз вовремя.

Задавайте свои вопросы здесь!

Сохранять Предыдущая статья Следующая статья

Как организовать бумажную работу | Часть 1: Начало работы

опубликовал Меган на 6 июля 2018 г. Этот пост может содержать партнерские ссылки.

Из всех сообщений и электронных писем, которые я получил за эти годы, идеи о том, как организовать работу с документами, безусловно, являются одним из самых больших запросов. Я понимаю! Несмотря на то, что наше общество стало безбумажным, борьба с бумажным беспорядком кажется тяжелой битвой для всех нас, включая меня.

В течение последнего года я работал над тем, чтобы свести к минимуму бумажный беспорядок и справиться с ним, и мне пришло в голову, что организация бумаги очень похожа на любой другой проект организации, поскольку она требует сортировки и очистки, группировки и маркировки.Тем не менее, борьба с бумажным хламом также имеет некоторые нюансы, которые требуют многогранного, очень индивидуального подхода (а также некоторых модификаций поведения!), чтобы по-настоящему «справиться» с ним.

Когда я пытался придумать самый лучший способ поделиться всеобъемлющей информацией, которая действительно позволила бы вам всем справиться с бумажной ситуацией в вашем доме, серия блогов показалась мне наиболее логичным решением. Итак, сегодня я начинаю серию из 8 частей «Организация работы с документами»! Читайте дальше, чтобы узнать, как это будет работать, чем я собираюсь поделиться и что вы должны сделать, чтобы прямо сейчас начать улучшать свою бумажную ситуацию!

Что мы будем освещать

Друзья… есть много чего рассказать о том, как организовать работу с документами.От домашних бумаг и важных документов до конфиденциальных материалов, детских проектов, бумаги для рукоделия и многого другого — у меня есть МНОГО советов, приемов и идей, которыми я могу поделиться с вами. Я знаю, что серия блогов из 8 частей может показаться большой, но я думаю, что разбить ее на управляемые, целенаправленные части будет лучше и проще (для вас и для меня!).

Вот что мы собираемся рассказать в этой серии блогов из 8 частей:

В каждом «Уроке»

Я начну с подробного пошагового руководства о том, как наша семья организует каждую категорию документов (например,г., бытовые, ремесленные, детские и др.). Помимо демонстрации решений для хранения, которые мы используем, я также поделюсь своими лучшими советами по управлению этой областью бумажного беспорядка.

Хотя системы, о которых я расскажу, отлично подходят для нашей семьи, я также знаю, что в доме не существует универсального решения для любой проблемы. Таким образом, в каждом посте также будет небольшой обзор других решений по теме, советов, приемов и идей, которые я нахожу в блогосфере. Я надеюсь, что даже если мое конкретное решение не сработает для вас, некоторые из этих других идей могут! Наконец, я заканчиваю каждый урок списком моих любимых продуктов и расходных материалов для организации работы с документами, а также «домашним заданием» с практическими шагами, которые помогут вам сразу же начать добиваться прогресса в своем доме.

Со всеми советами, приемами и идеями, собранными в каждом посте, я уверен, что вы сможете добиться реального прогресса в решении бумажной ситуации у себя дома!

Начнем

Моя цель с помощью этого поста «Начало работы» — просто официально запустить серию блогов «Как организовать работу с документами». Я также хочу, чтобы те из вас, кто готов и хочет работать над своим бумажным беспорядком, получили правильное «пространство в голове», прежде чем переходить к мельчайшим деталям этой серии блогов. А пока подумайте над этими вопросами.

Осмотрите свой дом и обратите внимание на следующее:

  • Как бы вы описали ситуацию с бумагой в вашем доме?
  • Какие чувства у вас вызывает ситуация с бумагой в вашем доме?
  • В каких местах обычно накапливаются документы?
  • Каким образом бумага попадает в дом?
  • Каким образом бумага утекает из дома?
  • Какие категории документов находятся в хорошем состоянии? Почему? Что так хорошо работает?
  • Какие категории документов находятся в плохом состоянии? Почему? Что плохо работает? Какие проблемы необходимо решить?
  • Настроены ли у вас какие-либо системы документооборота? Как они работают?
  • Если бы вам нужно было найти определенный документ/руководство/флаер/документ, смогли бы вы?

После того, как вы немного подумали о состоянии бумажного беспорядка в вашем доме, вы теперь готовы погрузиться прямо в часть 2 – Как убрать и организовать бумагу, где я разберу свой проверенный временем шаги и стратегии для сортировки, очистки и организации любой бумаги в вашем доме!

Как организовать серию блогов по бумажной работе

Я так рад (наконец-то!!!!) начать эту серию, которую, я знаю, многие из вас ждут.Ой! И если вы хотите покопаться в бумажном беспорядке, но просто не можете прямо сейчас, не беспокойтесь! Просто закрепите/сохраните эти посты в закладках на потом и погрузитесь в них, когда будете готовы… Я буду ждать и готов помочь!

До скорого!
Меган

Как настроить файловую систему для семейных документов

Систематизируйте документы с помощью этой простой системы хранения документов! Если вы устали от бумажного беспорядка или часто теряете важные бумаги, выполните эти простые шаги, чтобы помочь с организацией бумаги и получить ОГРОМНЫЙ список типовых категорий, которые можно использовать при сортировке документов…

Счета за коммунальные услуги, каталоги, купоны, страховые полисы, выписки по кредитным картам, приглашения на дни рождения… Количество бумажного хлама, ежедневно попадающего в наш дом, невероятно!

А без хорошей системы организации документооборота этот бумажный беспорядок может легко стать непосильным.

Бумажный беспорядок, как и обычный домашний беспорядок, может стать причиной сильного СТРЕССА. Да, это было научно доказано исследователями из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе. Женщины особенно восприимчивы к более высокому уровню стресса, если они живут в захламленной среде.

Так что я даю беспорядку ДО того, как он утянет меня вниз. Кстати… если вы только начинаете свой путь по расхламлению, то у меня есть ОТЛИЧНОЕ и БЕСПЛАТНОЕ 7-дневное руководство по расхламлению!

Если вы хотите избавиться от бумажного беспорядка и запустить систему организации, которая РАБОТАЕТ, то позвольте мне помочь! Недавно я переделал свою систему документооборота и собираюсь поделиться с вами тем, как именно я это сделал всего за несколько часов.🙂

*Этот пост содержит партнерские ссылки, что означает, что если вы нажмете на ссылку и совершите покупку, я получу комиссию без каких-либо дополнительных затрат для вас. Читайте мое полное раскрытие здесь.

шагов для организации работы с документами с помощью простой системы хранения документов

Шаг 1: Сбор материалов для организации

Если ваш бюджет позволяет, я настоятельно рекомендую начать все сначала, используя скоординированные поставки. В прошлом я перерабатывал старые папки с файлами и использовал несоответствующие висячие файлы, но это только усугубляло общий беспорядочный вид ваших файлов.

Если вы собираетесь потратить время на расхламление и организацию документов, то вы хотите, чтобы готовый продукт выглядел максимально аккуратно. Вот расходные материалы, которые я рекомендую для организации важных документов:

  • Висячий файл Папки – Я предпочитаю , они бывают того же цвета, что и ( филиал ), но вы также можете найти их в ярких многоцветных цветах. На мой взгляд, темно-зеленый дает чистый, однородный вид.
  • Папки с файлами Manilla
  • Ultra Fine Point Sharpie — мне нравятся эти Sharpie ( дочерняя компания ) для организации файлов, если у вас нет устройства для изготовления этикеток, потому что чернила темные, а ультратонкая точка делает почерк лучше.
  • Устройство для изготовления этикеток – Я НАСТОЯТЕЛЬНО рекомендую использовать устройство для изготовления этикеток для систематизации документов! У меня есть , старшая модель этого (он у меня уже более 10 лет!), и я ЛЮБЛЮ его!

Шаг 2. Решите, где вы будете хранить документы

Вам нужно будет выбрать место для хранения документов в зависимости от их количества. Если у вас не так много бумаг для хранения или если большинство ваших важных документов находятся в цифровом формате, вам может подойти небольшая пластиковая папка.

Если вам нужно упорядочить больше бумаг, ящики банкира — отличный вариант. Ящики банкира более доступны по цене, чем картотечный шкаф, и их легко можно хранить в шкафу.

Вы также можете сделать рабочий стол своими руками, используя короткие шкафы и несколько деревянных брусков. Когда я начал планировать свое офисное пространство, я знал, что мне понадобится много места для хранения файлов. Мы с мужем работаем не по найму, поэтому нам приходится хранить документы для двух предприятий вместе с нашими личными документами.

На Facebook Marketplace мы нашли два отличных и прочных боковых шкафа для документов. Изначально они были уродливого коричневого цвета и имели простые фасады. Я хотел, чтобы они больше походили на ДОМА, а не на офис, поэтому мы покрасили их в белый цвет и добавили отделку и ручки на фасады.

Затем мой муж просто скрепил несколько окрашенных пиломатериалов размером 1″ x 6″, чтобы использовать их в качестве рабочего стола, и вуаля! У меня был красивый и функциональный стол с большим количеством места для хранения наших гор документов:

.

Шаг 3: Соберите стопку ВСЕХ бумаг и важных документов

Всякий раз, когда я начинаю расхламлять и организовывать ЛЮБОЕ место, я предпочитаю сначала убрать ВСЕ.Независимо от того, занимаюсь ли я наведением порядка на кухонных столах или наведением порядка в морозильной камере , это важный шаг.

То же самое и с оформлением документов. Вытащите все свои бумаги из их прежних домов и сложите в стопку. Это позволяет вам получить представление о том, сколько места вам потребуется для вашей файловой системы.

Шаг 4. Организуйте документы, рассортировав их по стопкам по категории

.

Когда все ваши важные бумаги собраны, пора начать сортировать их по отдельным стопкам по категориям.Сгруппируйте похожие документы вместе удобным для вас способом.

У меня есть отличные примеры категорий, которые вы можете использовать при сортировке документов, сделанных ниже!

Шаг 5. Избавьтесь от бумажного беспорядка, выбросив или оцифровав бумаги, которые вам не нужны

Не все в вашей стопке бумаг нужно хранить. Некоторые предметы придется выбросить, потому что они просрочены или больше не нужны.

Вот несколько примеров бумажного хлама, который вам, возможно, придется выбросить:

  • Страховые полисы с истекшим сроком действия
  • Кредитные документы для уже погашенных кредитов
  • Купоны с истекшим сроком действия
  • Инструкции и гарантии на товары, которые вам больше не принадлежат
  • Автомобильные документы на автомобили, которые вам больше не принадлежат Я выбрасываю чеки за обычные покупки, не связанные с налогами, после того, как ввожу их в свой планировщик финансового контроля .
  • Старые журналы и каталоги
  • Старые праздничные открытки, поздравительные открытки и т.д.

    Сначала систематизируйте документы по широким категориям. Затем определите, как вам нужно организовать эти основные категории в более узкие на основе имеющихся у вас документов.

    Основные категории, которые я использую для систематизации важных документов: Личные документы, Финансовые документы, Страхование, Медицинские документы, Домашние документы , Налоги , Сентиментальные .

    Когда придет время складывать документы в картотечный шкаф или ящик, сгруппируйте файлы по основным категориям вместе, чтобы их было легко найти.

    Мне также нравится использовать в моем средстве создания этикеток крупный шрифт с заглавными буквами для основных категорий и шрифт меньшего размера для подкатегорий . Вот пример:

    Ниже приведены примеры важных документов, относящихся к каждой категории:

    Личные документы

    Я предпочитаю хранить все официальные личные документы в одной папке.К ним относятся:

    • Сертификаты рождения
    • Карты социального обеспечения
    • Сертификат брака
    • Автомобиль Название
    • Недвижимость
    • Доверенность
    • Копия завещания

    В отдельной папке я храню все личные рабочие и образовательные документы.К ним относятся:

    • Рекомендации
    • Автор рекомендации
    • College Transcripts
    • дипломас
    • сертификаты для обучения завершены
    • Turge Resumes

    Финансовые документы

    Финансовые документы могут храниться в отдельных папках для:

    • Банковские документы – Банковские выписки, новые документы по счетам, визитные карточки для банковских контактов и т. д.
    • Фондовые документы — Ежеквартальные отчеты об акциях, сертификаты акций и т. д.
    • Инвестиции — Документы IRA, документы 401K, сберегательные облигации и т. д. Если у вас есть различные инвестиции, поместите их в отдельные помеченные папки с файлами. .
    • Кредитные карты – Создайте одну папку для каждой кредитной карты. Поместите все ежемесячные отчеты, условия кредитной карты и т. д. в отдельные файлы.

    *Примечание. Некоторые люди рекомендуют перейти на электронные выписки по банкам и кредитным картам, чтобы уменьшить бумажный беспорядок, но я предпочитаю бумажные выписки для целей налогообложения.Когда приходит время налогов, я просто вытаскиваю свои отчеты и выделяю доходы и расходы бизнеса и личные налоговые вычеты.

    • Налоговые декларации — Я храню налоговые декларации за 6 лет с необходимыми квитанциями/отчетами за каждый год в отдельной помеченной папке («Налоговая декларация за 2019 год»).

    *Примечание. Как только моя налоговая декларация за год заполнена, я подаю бумажную копию с выписками из банка за этот год, выписками по кредитным картам, медицинскими счетами и квитанциями об налоговых вычетах в файле налоговой декларации.

    Страхование

    Создайте отдельные папки для каждого вида страховки, которая у вас есть. Затем заполните полисы, квитанции о возмещении расходов, карты агентов и т. д. по типу страхования. У вас должна быть отдельная папка для каждого из этих видов страхования, если применимо:

    • Страхование автомобиля
    • Страхование жизни
    • Медицинское страхование
    • Страхование жилья – Включите сюда опись ценностей, если она у вас есть.
    • Страхование лодки
    • Любая другая страховка, которая может быть у вас

    Домашние документы

    Любые документы, связанные с вашим домом, должны быть в этой категории.Затем создайте подкатегории на основе имеющихся у вас документов, например:

    .
    • Гарантия на продукт
    • Руководства по продукту – Я храню только бумажные копии абсолютно необходимых руководств, потому что большинство руководств по продуктам можно найти в Интернете в формате PDF.
    • Документы по жилищному кредиту
    • Записи по техническому обслуживанию дома – Я храню все документы по техническому обслуживанию дома в этом Ultimate Home Maintenance Binder ! Я настоятельно рекомендую вам иметь один из них для целей перепродажи дома!

    Медицинские документы

    • Медицинские записи
    • Записи о прививках
    • Текущие рецепты на очки/контактные линзы

    Налоговые вычеты

    Личные отчисления

    Храните файл квитанций/счетов по любым личным расходам, которые вы вычитаете из своей налоговой декларации.Это могут быть расходы на уход за детьми, медицинские расходы, школьные расходы и т. д. Я считаю, что проще всего пометить верхнюю часть каждой квитанции соответствующей категорией расходов (например, «Детский уход» или «Медицинское обслуживание») перед тем, как заносить ее в папку «Личные отчисления».

    Коммерческие вычеты

    Мы с мужем работаем не по найму, поэтому нам приходится вести очень подробный учет всех наших деловых расходов. Для этого у меня есть один файл с названием его бизнеса и один файл для меня.

    В каждый файл я помещаю все квитанции по каждому из наших предприятий. Как и в случае с нашими личными вычетами, я помечаю верхнюю часть каждой квитанции соответствующей категорией расходов (топливо, канцтовары и т. д.).

    Сентиментальный

    Если у вас есть дети, то, скорее всего, у вас есть стопка бумаг, которые вы годами хранили для сентиментальных целей. Сюда могут входить:

    • Фотографии сонограммы
    • Отпечатки стопы новорожденного
    • Карточки с указанием веса/роста/процентилей на основании посещений педиатра
    • Художественные работы из дошкольного учреждения или начальной школы
    • Открытки ко Дню матери и памятные даты, которые ваши дети подарили вам на протяжении многих лет

    Я группирую все свои сентиментальные документы в отдельные файлы по признаку ребенка.Например, у меня есть один файл с надписью «Кейли» и один «Кензи». У меня также есть отдельный файл с пометкой «Семья» для таких вещей, как семейный отдых, фотографии и т. д.

    Советы по организации важных документов

    После того, как вы потратили свое время на организацию бумажного хлама, вы хотите убедиться, что он остается в порядке. Вот несколько советов по поддержанию системы организации документооборота:

    Обозначьте места для хранения бумажного беспорядка до того, как он будет подшит.

    Для любого бумажного хлама, который попадает в ваш дом, должно быть специальное временное место… а НЕ на кухонном столе!

    Все наши почтовые купоны и буклеты розничных магазинов, которые я хочу сохранить для ближайшего будущего , отправляются в корзину в нашем командном центре.Школьные документы моих девочек (разрешения на экскурсии, еженедельные информационные бюллетени, приглашения на день рождения) также помещаются в назначенную им корзину в нашем командном центре.

    И любые важные документы, которые нужно подшить, кладут в специальный ящик на моем столе, если я не могу их немедленно подшить.

    У каждого типа бумажного хлама должен быть временный дом, прежде чем он будет помещен в постоянное место или выброшен, потому что он больше не нужен.

    Немедленно просматривать всю входящую почту.

    Когда вы получаете почту каждый день, немедленно выбрасывайте или перерабатывайте всю нежелательную почту и сортируйте важные бумаги, счета и т. д. Складывайте счета для оплаты в специально отведенное место, а другие бумаги, которые необходимо подшить или хранить, в папку «Входящие». коробка.

    Это устранит бумажный беспорядок, который имеет тенденцию накапливаться на ваших кухонных столах, и гарантирует, что важные документы не потеряются, а счета не будут забыты.

    Сделайте подачу любых новых документов частью вашей повседневной жизни.

    Организуйте работу с документами, выделив 5 минут в конце дня для подачи всех входящих документов за этот день. Вот тут-то и пригодится ящик «Для подачи»… Если вы собираете все свои важные документы и упорядочиваете их в одном специальном ящике каждый день, то вы можете быстро просмотреть ящик и упорядочить документы в своих файлах в конце рабочего дня. день.

    Этот метод также работает при организации ваших цифровых файлов. Как блоггер, я каждый день загружаю ТОННУ документов.В конце каждого дня я трачу всего несколько минут на то, чтобы переместить файлы из папки «Загрузки» в аккуратно распределенные по категориям папки. Перейдите ЗДЕСЬ, чтобы узнать больше о , как организовать файлы на вашем компьютере Кроме того, у меня есть БЕСПЛАТНЫЙ Органайзер обоев для рабочего стола, чтобы помочь вам!

    И как только вы закончите свою систему организации документов, обязательно ознакомьтесь с этим постом для моего БЕСПЛАТНОГО 7-дневного задания по расхламлению :

    Надеюсь, вы вдохновились разобраться с бумажным беспорядком и организовать работу с документами с помощью этих простых идей! Это может занять у вас несколько часов, но представьте себе весь стресс и время, которые вы сэкономите, если больше не будете терять важные документы.

    Мне бы очень хотелось узнать, используете ли вы эти советы по оформлению документов и как они работают на вас! Оставьте мне комментарий внизу!

    И счастливого гнездования!

    Как упорядочить бумажный беспорядок {Организация первой недели}

    Готовы ли вы заняться со мной серьезной домашней организацией?

    На прошлой неделе я поделился своим 10-недельным заданием и планом организации всего вашего дома.

    В этой серии мы рассмотрим следующие области:

    Добро пожаловать на ПЕРВУЮ НЕДЕЛЮ!

    Я очень взволнован этой неделей, потому что бумажный беспорядок — одна из тех вещей, которые давит на меня…

    Не обязательно занимает много места.

    И вы можете спрятать его довольно легко.

    Знаете… с глаз долой, из сердца вон.

    Но даже если ты его спрячешь; ты знаешь, что это там.

    Эти неоплаченные счета. Входящие сообщения на почте. Исходящая почта. Невостребованные медицинские квитанции. Куча других квитанций, чтобы разобраться. Школьные документы. И т. д. и т. д.

    И хотя он не занимает столько места, сколько другие виды хлама; это создает больше ментального беспорядка.

    Потому что это ощущение невыполненных задач.Работы, которые вам необходимо выполнить. Нытье на вас. Похищая твой покой.

    Так вот почему я хотел начать с бумажного беспорядка…

    Начнем!

    Центры обработки документов и управления

    Цели первой недели испытания:

    1. Пройдитесь, очистите и затем организуйте свои документы {о которых мы говорим сегодня}
    2. Разработайте систему обработки входящих и исходящих документов и создайте для нее пространство, например командный центр {завтрашняя почта}

    Сюда входят:

    • почта
    • квитанции
    • медицинские документы
    • страхование
    • банковское дело
    • налоговая информация и квитанции
    • важные документы
    • сувениры
    • школьные газеты / информационные бюллетени и т. д.
    • домашние задания
    • художественные работы и школьные задания на память (хотя я планирую хранить их и затем работать над ними отдельно в течение недели WILDCARD)

    Итак… Задание 1 всегда на ОЧИСТКА.  И он должен стать грязным, прежде чем он станет лучше.

    Вынести ВСЕ. И я имею в виду все… если вы еще не организовали и не зарегистрировали это. В этом случае вам нужно будет быстро просмотреть свои файлы, чтобы увидеть, не заполнены ли они старыми документами, которые вам больше не нужны.

    Пройти через все это. Утилизируйте любую бумагу, которая вам не нужна. Уничтожить (или разорвать) личную информацию (имена, адреса, банковские реквизиты и т. д.).

    Вот очень полезная инфографика , которая поможет вам понять, что оставить, а что выбросить! Вы захотите хранить свои налоговые документы в течение 7 лет на случай проверки.

    Через

    Если вы не можете решить, задайте себе эти пять вопросов:

    Когда и зачем вам это может понадобиться?

    Я думаю, что есть много вещей, которые мы держим «на всякий случай», но которые нам на самом деле не нужны.Если у вас есть неприятное ощущение, что вам «может быть» нужен лист бумаги, но вы не знаете, зачем; затем попытайтесь представить какие-либо конкретные ситуации, когда вам это может понадобиться. Никак не можешь придумать? Пойми намек и отпусти его!

    Не могли бы вы найти информацию где-нибудь еще?

    При необходимости копии большинства счетов можно найти в Интернете. То же самое касается инструкций по эксплуатации. И это также верно для банковских выписок и инвестиционных отчетов. Отпусти их.  Если вам действительно нужна информация, вы можете получить к ней доступ через Интернет или через банк или предприятие.

    Не лучше ли отсканированную копию?

    Если вы нервничаете из-за того, что лист пропал, но считаете, что он вам не нужен, вы также можете сделать отсканированную копию. Большинство принтеров имеют встроенный сканер, а также теперь есть всевозможные приложения для смартфонов, которые создают отсканированные документы с помощью камеры вашего телефона. После этого вы можете быть уверены, что у вас есть копия документа, и вам не нужно ее хранить.Некоторые вещи, такие как квитанции, необходимые для уплаты налогов, гораздо проще сканировать, поэтому у вас не будет груды беспорядочных квитанций, ожидающих начала налогового сезона.

    Насколько недавно?

    Некоторые документы нужно держать в течение определенного периода времени, а затем с ними можно расстаться. Например, эмпирическое правило для всего, что связано с налогами, составляет 7 лет. В инфографике, которой я поделился выше, есть отличный список того, что и когда вы можете отказаться от различных важных документов.

    Стоит ли мне тратить на это время?

    Вот это большой вопрос.Удерживание чего-либо означает, что вы собираетесь потратить время и энергию на его сортировку. Организация этого. Подача. Таким образом, вам нужно решить, стоит ли этот документ вашего времени для подачи (а затем искать и находить снова, если вам это нужно). Один этот вопрос — отличная проверка того, сохраните ли вы его или откажетесь от него.

    Очистка завершена.

    Теперь вам нужна система для обработки того, что вы сохранили. И справиться с тем, что будет поступать в будущем…

    После того, как вы просмотрели и очистили весь этот бумажный беспорядок, пришло время подшить все бумаги и документы, которые вы считаете важными и ценными.Подойдет простой ШКАФ ДЛЯ МАТЕРИАЛОВ – металлический или пластиковый.

    Купил обычный расточной металлический, вот такой…

    Базовый картотечный шкаф

    А затем я покрасил свою, чтобы добавить немного веселья. Я поделился полным руководством по рисованию здесь. {PS. Я покрасил его два года назад, и он прекрасно держится!}

    Но если вы планируете хранить свои файлы в шкафу или в менее центральном пространстве, чем у нас, то вы можете просто использовать простую пластиковую корзину для файлов, например:

    Пластиковая корзина для папок

    Вам также понадобятся подвесные органайзеры для файлов и файлы…

    Подвесные папки с файлами размера Legal / Цветные файлы размера Legal / Рамка для файлов размера Legal (в зависимости от выбранной вами файловой системы вам может потребоваться приобрести рамку отдельно.

    Теперь пришло время перейти к самой интересной части…

    Подача!

    Это помогает организовать ваши файлы по категориям; маркируйте каждый файл, а затем организуйте их по теме. Я поделился целым постом о том, как настроить удобную файловую систему с цветовой кодировкой…

    А если вы хотите обойтись без бумаги?

    У моей сверхорганизованной подруги Эбби есть потрясающая система и электронная книга для этого!

    Через

    А как насчет всех этих ежедневных входящих документов??

    Я вернусь в среду и расскажу вам, как установить это у себя дома: Основные элементы командного центра.

    Я поделюсь несколькими отличными советами о том, как создать центральную область, которая поможет вам управлять всем, что входит, и ежемесячной системой, чтобы убедиться, что бумажный беспорядок снова не настигнет вашу жизнь!

    Теперь… пришло время сортировать, очищать, измельчать, сканировать и перерабатывать весь этот бумажный беспорядок…

     

    Присоединяйтесь к вызову!
    Зарегистрируйтесь, чтобы еженедельно получать 10-недельное задание по организации!
    Перейдите сюда, чтобы узнать подробности об испытании!

     

    Как организовать счета и другие важные вещи

    Налоги

    Знаете ли вы, что должны хранить налоговые декларации за семь лет? Да, это верно.Семь лет. Держите вещи организованными и в нужном месте, используя папки-гармошки для хранения ежегодной налоговой декларации вместе с подтверждающими документами. По прошествии каждого года, измельчайте отчет восьмилетней давности и помещайте отчет текущего года в папку аккордеона. Ящик для документов в шкафу — отличное место для их хранения, поскольку вы прикасаетесь к ним только раз в год.

    Ежегодные напоминания

    Оформление документов, которые нужно подавать раз в год, может быть непростой задачей.В каком месяце вы продлили разрешение на домашнее животное в городе? Когда автомобильные номера будут обновлены? Когда заканчивается страховка арендатора? Храните эти документы в специальной папке, чтобы вы всегда могли обратиться к ним, и отметьте дату продления в своем календаре, включая напоминание на свой телефон через две недели, чтобы вы могли заполнить и отправить эти документы вовремя.

    Держите свою чековую книжку со своими марками

    Как часто вы идете платить по счетам и вынуждены тратить 15 минут на поиски своей чековой книжки, марок и счетов? Избегайте этого, храня все в одном централизованном месте, организованном в органайзере на рабочем столе.

    Держите драгоценности в безопасности от огня

    Теперь, когда у вас есть законные «официальные документы», пришло время войти в мир несгораемого хранилища документов.Защитите свидетельства о рождении, паспорта, купчие, семейные реликвии, карты социального страхования и т. д. в огнеупорном сундуке, который можно найти в крупных магазинах или в Интернете. В качестве бонуса, безопасное хранение всех этих документов в одном месте устраняет тот парализующий момент паники, когда вы не можете вспомнить, где хранили свой паспорт накануне поездки.

    Настройте систему папок

    Знаете, что может быть менее увлекательным, чем сбор налогов? Сортировка через коробку из-под обуви квитанций.Сделайте себе одолжение и создайте систему для хранения каждого типа квитанций, которые вы получаете, чтобы вы могли получить максимальное количество налоговых вычетов в конце года. Еще лучше, каждый месяц суммируйте их и включайте итоговую сумму в электронную таблицу, так что все, что вам нужно сделать в конце года, — это сложить промежуточные итоги за двенадцать месяцев вместо беспорядочных квитанций за 365 дней.

    Следите за инструкциями по приборам

    Это все веселье и игры, пока не сломается прибор или не будет отозван предмет мебели.Внезапно руководство, которое вы выбросили вместе с коробкой, выглядит довольно ценным. Возьмите дополнительную папку аккордеона и используйте ее для хранения руководств для справки.

    Предотвратить задержку оплаты счетов

    Оплатил счет за электроэнергию в конце прошлого месяца? Просроченные платежи могут повлиять на ваш кредитный рейтинг! Создайте мини-папку для хранения счетов и отслеживания сроков оплаты.Разделите папку на пять еженедельных разделов, и как только придет счет, вклейте его в ту неделю, когда вам нужно его отправить. Каждое воскресенье собирайте счета, которые необходимо оплатить на этой неделе, и рассылайте их.

    Держите исходящие счета близко к двери

    Итак, вы собрали свою чековую книжку и марки, создали папку, чтобы знать, когда оплачивать каждый счет, но если конверты с марками никогда не попадут в почтовый ящик, все ваши усилия были потрачены впустую.Удостоверьтесь, что эти сосунки успеют вовремя, соединив их вместе и повесив на тот же крючок, что и ваши ключи. Таким образом, вы не сможете выйти за дверь, не взяв купюры.

    Откажитесь от бумажных квитанций

    Хранение бумаги вам не по душе? Без проблем.Для этого есть приложение. Genius Scan — один из наших фаворитов, но есть из чего выбрать. Сфотографируйте квитанцию, а затем сохраните ее на потом. Легкий пиздец.

    Держите срочные документы под рукой

    Нужно не забыть вовремя отправить поздравительную открытку двоюродной бабушке Эдне? Настройте систему папок для всех документов, не связанных с выставлением счетов, которые необходимо отправлять каждый месяц, начиная от поздравительных открыток и заканчивая школьными разрешениями и приглашениями на вечеринки, для которых требуется ответ на приглашение.

    Как организовать важные документы раз и навсегда

    Примечание редактора: Управление финансами, не говоря уже о жизни, в 20 лет может показаться непосильным… но это не обязательно. Следите за тем, как наш блогер Эбби выясняет все это в своей новой серии «Взрослые: я даже не могу… и ты тоже можешь!»

    Признаюсь: теперь, когда мне скорее 30, чем 20, во мне продолжается взрослая чванливость.

    В первой половине своего двадцатилетия я расплатился за свою машину, завел собаку и, благодаря помощи искусного друга, занял первое место в главном блоге всех арендаторов: Apartment Therapy.

    Даааааа! Что за взрослость! Я получил это!

    Но в промежутках между взрослыми вещами, такими как вклад в мои пенсионные сбережения и на самом деле заботой о разнице между растворимой и нерастворимой клетчаткой (ссылка для ленивых), я понял, что у меня проблема.

    Проблема с документами.

    Для уточнения: я не неряха. Я убираю комки пыли и грязную посуду, как никого не касается. Но когда я нахожу старую карточку автостраховщика шестилетней давности… Ну, это выглядит ужасно официально. Мне это может понадобиться позже. Итак, он отправляется в заднюю часть бардачка вместе с квитанцией о замене масла 75 000 миль назад. (Лучше где-то свалять, чем не иметь, если понадобится, верно?)

    Друзья, мне нужно было вмешательство, поэтому я провел небольшое исследование и вот что нашел.(Пожалуйста.)

    #Adulting: полное руководство по организации важных документов

    Перво-наперво:

    • Приобретите хороший измельчитель. Известно, что воры личных данных прочесывают мусор ( брутто ), чтобы найти кусочки вашей выброшенной личной информации. Уничтожьте любые документы с личной информацией, чтобы у них не было такой возможности.
    • Приобретите надежный сейф. На другом конце спектра есть записи, которые вы хотите сохранить навсегда, поэтому купите что-нибудь прочное, чтобы защитить их от кражи, повреждения водой или пожара.Также ведите инвентаризацию того, что там находится, и пересматривайте ее раз в год.
    • Установите надежную систему и придерживайтесь ее. Что толку в разгуле организации, если через неделю бумажки просто скопятся в кучу, потому что вы не знаете, куда их положить? Найдите то, что подходит именно вам — ящик для счетов, картотечный шкаф, ящик стола — и придерживайтесь этого. (Я верю в метод Getting Things Done.)
    • Подумайте о переходе на цифровые технологии. Рассмотрите возможность получения счетов и выписок в электронном виде, чтобы сократить количество бумажных документов.Бонус: многие руководства пользователя и каталоги для заказа по почте можно найти в Интернете, так что не переживайте, выбрасывая их.
    • Наведите порядок. Ваши финансовые документы можно разделить на две большие категории:
      • Кратковременное хранение предназначен для тех бумаг, к которым вы должны обращаться достаточно регулярно, поэтому храните их в картотеке, ящике или папке-гармошке. Это включает в себя вещи, которые вы храните в течение года или меньше (например, страховые полисы), и вещи, которые вы уничтожаете, когда избавляетесь от предмета, к которому они относятся (подумайте о крупных покупках, таких как автомобиль или ноутбук).
      • Глубокое хранилище предназначено для вещей, к которым вам нужно обращаться реже, но которые все же следует хранить. Эти вещи лучше хранить в сейфе или несгораемом ящике. К ним относятся налоговые отчеты (храните их в течение семи лет) и официальные документы (например, свидетельство о рождении и карточка социального обеспечения).

    Храните эти вещи в течение года или меньше:

    • Банковские записи, например, ваши ежемесячные чековые и сберегательные выписки. Если вы сверите свой депозит и квитанции банкомата с выпиской, вы можете уничтожить их сразу после этого.
    • Счета по кредитным картам. После того, как вы заплатите им, уничтожьте их. Исключением является случай, когда вам нужна запись для поддержки благотворительного пожертвования, которое вы будете вычитать из ваших налогов.
    • Документы, необходимые для налоговой декларации . Существует множество различных форм и документов, которые могут относиться к вам или не относиться к вам. Вот список от TurboTax.
    • Страховые полисы. Уничтожайте полис предыдущего года, когда ваш агент отправляет вам новый.(Пока мы болтаем, не забудьте запланировать ежегодную проверку со своим агентом, чтобы убедиться, что вы должным образом застрахованы и получаете все скидки, на которые вы имеете право.)
    • Годовые инвестиционные отчеты. Уничтожьте ежемесячные и квартальные отчеты по 401(k) или IRA, но сохраните годовые, пока не продадите инвестиции.
    • Платежные квитанции. Сохраняйте их до тех пор, пока не сверите их с годовой формой W-2.
    • Большинство поступлений. Давайте поговорим о квитанциях по-настоящему: если вы на самом деле не используете их для отслеживания своих расходов или сверки выписок, вы можете сразу же предложить их.Но если вы планируете вернуть покупку или перечислить налоговый вычет, лучше хранить их все вместе в папке.

    Храните этот материал в файле (но просматривайте его раз в год, чтобы поддерживать его в актуальном состоянии):

    • Оформление документов при крупных покупках, таких как мебель, электроника или бытовая техника. Сюда входят гарантии, квитанции и инструкции по эксплуатации.
    • Кредитные документы. Уничтожайте закрывающие документы по ипотечным, автомобильным, студенческим и другим кредитам, когда вы их выплачиваете.(Ура! Кредита больше нет.)
    • Сберегательные облигации. Сохраняйте их до тех пор, пока не обналичите их или не конвертируете в электронную форму.
    • Записи о транспортных средствах. Храните квитанции, титулы, регистрационную информацию, а также записи об обслуживании и ремонте, пока вы владеете автомобилем.
    • Личные медицинские карты для вас, вашего супруга, ваших детей и — да, даже ваших домашних животных. Ведите список важных событий и информацию об истории болезни каждого человека, например, о прививках, лекарствах, операциях и лабораторных/рентгенологических отчетах.

    Даже не думай выбрасывать эти вещи:

    • Свидетельства о рождении
    • Свидетельства о смерти
    • Разрешение на брак
    • Расторжение брака
    • Карточки социального обеспечения
    • Военный послужной список
    • Документы о пенсионном плане от вашего настоящего и бывшего работодателя
    • Документы по планированию имущества, такие как завещания, трасты и доверенности
    • Полисы страхования жизни. Внутренний совет: лучше всего хранить копии по крайней мере в двух местах, чтобы ваши бенефициары могли их найти. Подробнее читайте в Институте страховой информации. Потеряли полис? К счастью, есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы найти потерянный полис страхования жизни.

    Знание основ того, что хранить, а что уничтожать, дало мне душевное спокойствие теперь, когда моя личная информация находится под контролем. Я буду первым, кто признает, что я не эксперт, но моя система работает для меня, даже если она не идеальна для Pinterest.(На заметку: у кого , честно говоря, есть комната, полностью посвященная шикарным шкафам с цветовой кодировкой? Эти люди спят?!) _____________________________________________________________________________

    Похитители личных данных могут украсть информацию из ваших личных документов и использовать ее для открытия мошеннических учетных записей, совершения несанкционированных покупок и многого другого. Вот почему стоит подумать о покрытии Identity Recovery от ERIE. Покрываемые расходы включают потерю заработной платы, расходы на присмотр за детьми или пожилыми родственниками, пока вы выясняете отношения, определенные судебные издержки, сборы за повторное заполнение заявлений и многое другое.Поговорите со страховым агентом Erie в вашем районе, чтобы узнать больше и получить бесплатное предложение.

    10 советов по организации документов, которые избавят вас от бумажного беспорядка

    Если вам надоело смотреть на груды беспорядочных бумаг или регулярно возиться по дому в поисках счетов или квитанций, эти десять идей по организации работы с документами помогут вам!

    В зависимости от того, сколько у вас документов, организация ваших бумаг может занять много времени, но как только вы разработаете эффективную систему организации, все станет намного проще! Если вы будете заниматься этим ежедневно, даже если это будет всего пять минут в день, ваш бумажный беспорядок останется на расстоянии.

    Ознакомьтесь с этими потрясающими идеями ниже и обязательно подпишитесь на мою доску удивительных идей для организации на Pinterest, чтобы помочь вам стать самой организованной версией себя в 2018 году!

    1.

    Организуйте свои рецепты на Pinterest, а не распечатывайте их.

    Создавайте доски для разных категорий рецептов, например «Быстрые ужины», «Полезные рецепты», «Десерты», «Детские закуски» и т. д. Ниже скриншот некоторых моих досок на Pinterest.

    Наличие только одной доски рецептов меня не устраивало, потому что чем больше у вас рецептов, тем сложнее вернуться на доску и найти их.Вместо этого сортировка моих рецептов по категориям сделала все намного проще, это похоже на создание цифровой кулинарной книги для себя!

    2. Другим вариантом является c создание связующего рецепта.

    Итак, некоторые из вас могут не захотеть отслеживать все свои рецепты в цифровом виде и предпочли бы бумажную копию. Для вас, ребята, я рекомендую создать папку с рецептами, чтобы у вас не было распечаток рецептов, добавляющих бумажный беспорядок.

    На Pinterest можно найти множество бесплатных идей для переплета рецептов.Мне нравится эта бесплатная распечатанная папка с рецептами от Fab n ‘Free.

    3. 

    Избавьтесь от бумаг, которые вам больше не нужны.

    Возможно, вы не очистили эти документы, потому что не знаете, как долго они должны храниться. Одни важные документы вам, возможно, придется хранить годами, а другие – всего месяцами. К счастью, компания Clean Mama сделала эту потрясающую БЕСПЛАТНУЮ шпаргалку.

    4. Убедитесь, что вы уничтожаете ненужные бумаги, а не просто выбрасываете их в мусорное ведро.

    Чтобы воспользоваться последним советом по избавлению от бумаг, которые вам больше не нужны, ОЧЕНЬ важно, чтобы вы уничтожили все эти бумаги, а не просто выбросили их в мусорное ведро.

    Люди роются в мусоре, пытаясь найти документы или счета, содержащие личную информацию о вас. Всегда будьте в безопасности и уничтожайте эти бумаги, даже если это кажется лишним.

    5.

    По возможности отказывайтесь от бумажных счетов и выписок.

    Это может показаться очевидным, но у меня есть парочка счетов, которые я еще не нашла для себя безбумажными. Некоторым из вас нравится видеть бумажные копии своих счетов, но для тех из вас, кто не возражает против использования безбумажных документов, это значительно сократит бумажный беспорядок.

    6.

    Рассортируйте свою ежедневную почту по корзинам.

    Иногда может быть так заманчиво уйти с работы и просто сложить почту на прилавок, но всего лишь минута на сортировку почты в этих корзинах сделает все более управляемым в долгосрочной перспективе. Эти корзины Kmart получили милое преображение в индустриальном стиле благодаря этому симпатичному проекту «сделай сам». (через дом, полный солнечного света)

    7. Создайте кухонный командный центр.

    Разложите все свои документы, квитанции и папки в специально отведенном месте.Мне очень нравится этот командный центр, потому что он не занимает много места, и я думаю, что это настолько умно, что она вставила карманы в дверцу своего шкафа, чтобы упорядочить квитанции и бумаги. Обязательно ознакомьтесь со всеми ее советами о том, как она сделала этот потрясающий командный центр! (через организацию семейной жизни)

    8. 

    Файлируйте все свои фотографии и храните их в коробках.

    Упорядочивать фотографии может быть так сложно, потому что с годами их накапливается так много! Этот метод хорош тем, что вы сортируете свои фотографии по годам и раскладываете по коробкам.К счастью, большинство ваших фотографий теперь в цифровом формате, так что вам не придется постоянно добавлять фотографии в свои коробки! (через Modern Parents Messy Kids)

    9. Используйте расширяющуюся папку для файлов, чтобы упорядочить все документы в автомобиле.

    Мы всегда забываем об автомобиле, но загляните в бардачки большинства людей, и вы найдете беспорядочную кучу документов, таких как регистрация автомобиля, инструкции, авточеки и т. д. Вы можете купить такие органайзеры очень дешево в магазине Dollar, очень нравится это идея! (через День моей жизни)

    10.

    Настройте файловую систему с цветовой кодировкой.

    Существует множество различных методов подачи документов, но я обнаружил, что   Система подачи документов «Чаша, полная лимона» была самой простой и понятной, поскольку в ней всего пять категорий. Эта система великолепна, потому что она делает всю основную работу, предлагая категории и названия папок, все, что вам нужно сделать, это немного настроить ее для своей жизни, настроить папки и файл!

    Бонусные идеи для получения квитанций

      Мое самое большое бумажное правонарушение — везде иметь квитанции! Ниже приведены несколько отличных способов получить доступ к вашим квитанциям, и, что самое приятное, эти органайзеры действительно дешевы.

    Сделайте свой собственный недорогой органайзер для конвертов и рассортируйте все свои квитанции по категориям. (из блога SC Johnson, посвященного семейной экономике, Кэт Холден)

    Эй, иногда у нас просто нет времени разбирать наши квитанции. В таких случаях лучше хранить квитанции в одном месте, а не на полу или на дне кошелька. Создайте свой собственный ящик для квитанций с помощью этого хитроумного лайфхака для коробок Kleenex и обязательно ознакомьтесь со всем ее постом об организации квитанций! (через все)

    Вам также могут понравиться эти сообщения:

    Организация ванной комнаты: десять вещей, которые нужно выбросить

    Порядок на кухне: десять вещей, которые нужно выбросить, чтобы избавиться от беспорядка

     

     

     

     

     

     

     

     

    об авторе

    Энни Браун

    Энни Браун — эксперт по бережливому образу жизни и основатель Savvy Honey.

    Ее экспертный совет также был опубликован в Yahoo Finance, BuzzFeed, GOBankingRates, Woman’s Day, MSN, The Spruce Crafts и других изданиях.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.