Годовой объем документооборота это: Тест с ответами по делопроизводству

Содержание

От чего зависит объем документооборота. Учет документооборота. Этапы движения исходящих документов в организации

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в…

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы

Исходящие (отправляемые) документы;

Внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация;

Контроль за исполнением;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.


А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

23348. Найти точечные оценки для ресурса 247.5 KB
Проверяемая гипотеза состоит в том что результат измерения Xk не содержит грубой погрешности. Для проверки гипотезы составим величины = 1504454 ; = 2772253; 4 Для обнаружения грубых погрешностей используется критерий Романовского заключающийся в том что промахами считаются те измерения для которых выполняется неравенство: 5 После выброса промахов из выборки все расчеты по пп. Напоминание Интервальная оценка…
23349. Определение долговечности машины по оптимальному технико-экономическому критерию 44.5 KB
Для трех величин первоначальной стоимости машины S руб и двух значений n n=n1 n=n2 данные для которых указаны в таблице определить оптимальную долговечность машины. z1 = S t руб ч Вычислить функцию z1t для области времен t = час с шагом 10час. n = 2 n = 2 n = 2 n=3 n=3 n=3 S1 S2 S3 S1 S2 S3 Долговечность час 320 450 1000 40 50 80 Удельные затраты руб час 32625 4572222 10100 20600 32600 94600 Провести анализ…
23350. Свободные колебания в R — L — C контуре 2.98 MB
Цель работы: изучение влияния сопротивления электрического контура на характер свободных колебаний в нем и параметры затухания. Величина называется частотой затухающих колебаний. При  02 0 период затухающих колебаний практически можно вычислять по формуле: при этом погрешность вычисления периода будет менее 2 . 2 приведен график изменения заряда конденсатора от времени уравнение 4 из которого видно что амплитуда затухающих колебаний уменьшается во времени по экспоненциальному закону со скоростью определяемой…
23351. ЯВЛЕНИЕ РЕЗОНАНСА В ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОМ КОЛЕБАТЕЛЬНОМ КОНТУРЕ 207.5 KB
2 Поскольку уравнение 2 можно записать в виде: 3 где =R 2L величина называемая коэффициентом затухания 02 = 1 LC собственная частота колебаний контура. При малых коэффициентах затухания 0 можно считать что резонансная частота приблизительно равна собственной частоте колебаний контура. Параметры резонансной кривой очень удобно выражать через величину добротности контура Q.
23352. ЦЕПИ ПЕРЕМЕННОГО ТОКА 182 KB
ОСНОВЫ ТЕОРИИ Как известно из теории при приложении к RLC цепи рис.1 переменного напряжения в цепи возникает переменный ток сдвинутый по фазе относительно напряжения.1 Величина амплитуды тока определяется соотношением: 1 где импеданс цепи переменного тока.
23355. Изучение дифракции света 358.5 KB
Исследуя дифракцию излучения лазера на щели и дифракционной решетке определить длину волны излучения лазера. На экране наблюдается дифракционная картина чередующиеся светлые и темные полосы параллельные щели. Длина щели намного больше длины волны света поэтому дифракционная картина вдоль щели отсутствует. Результирующая освещенность любой точки экрана направление на которую составляет с нормалью n к поверхности щели угол определяется интерференцией всех вторичных волн.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:



  • Как правильно заверить копии документов в…

  • Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…

  • Эффективные методы продажи по телефону — обзор…

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; — регистрация документов — контроль за исполнением;* — информационно-справочная работа; — исполнение документов и отправка.8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами — с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Объем документооборота — это количество документов, посту­пивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении орга­низуется для установления условного объема обрабатываемой ин­формации и загрузки подразделений и отдельных работников, по­лучения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

При определении объема документооборота учитывают все до­кументы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оператив­ного размножения, также учитываются отдельно.

Контроль за исполнением документов

1. Контроль за исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент органи­зации управленческой деятельности и важная составная часть де­лопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие свое­временному и правильному исполнению решений, заданий и пору­чений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполните­лей.

2. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и ус­тных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в ре­зультате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершен­ствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

3. Важным условием эффективности контроля является его цен­трализация. Контрольные операции следует сосредоточить в од­ном структурном подразделении либо у одного сотрудника. Конт­рольные функции должны быть изложены в Инструкции по дело­производству; обязанности, права и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции.

4. В учреждении в соответствии с действующими норматив­ными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директив­ных и вышестоящих органов и распорядительными документами самого учреждения в перечень включаются важные специфичес­кие документы, свойственные данной системе управления. Пере­чень разрабатывается делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в Инструкцию по делопроизвод­ству или утверждается руководителем учреждения.

5. Информация о результатах контроля исполнения должна по­ступать тем руководителям, которые устанавливают необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование не­обходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосред­ственно руководству учреждения, хотя группа может входить в со­став канцелярии, а последняя — в состав секретариата данного уч­реждения.

6. Повышению эффективности контроля исполнения и исполни­тельской дисциплины способствует глубокое и четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения о подразделениях и должностные инструкции, обеспечивающие обозначение ответствен­ного исполнителя; четкие и однозначные формулировки решений, фик­сируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в уч­реждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим об­разом:

1. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок ис­полнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию.

2. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок. Например, письмо Министер­ства образования РФ поступило в организацию 20.01.2008, но в письме указано: представить информацию 15.03.2008, значит, срок исполнения — 1 месяц 15 дней.

3. В резолюции указан срок исполнения.

Например:

Г.В. Иванову

Дать информацию в течение трех дней.

Подпись руководителя

На контрольные документы ведется картотека по срокам и ис­полнителям. Снимаются с контроля только исполненные докумен­ты. Продлить срок, исполнения документов могут только руково­дители, написавшие резолюцию по исполнению документа. В слу­чае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право поставить документ на дополнитель­ный контроль.

Согласно ГОСТу на всех документах, подлежащих кон­тролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответству­ющем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам испол­нения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каж­дому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячей­ки (рубрики): 31 ячейка соответствует максимальному числу дней в месяце; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, срок исполнения которых наступит, в следующем месяце; в 33-й ячейке — карточки, соответствующие не исполненным в срок до­кументам, новые сроки исполнения которых по тем или иным при­чинам своевременно не установлены. Указанный порядок разме­щения карточек в картотеке используется в большинстве учреж­дений, хотя и не является единственно возможным или обязательным.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает кар­точки, находящиеся в соответствующем разделе картотеки. Кар­точки исполненных документов перемещают в соответствующую картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце дня соответству­ющие не исполненным документам карточки перемещают в ячей­ки, соответствующие новым датам их исполнения, или размещают в ячейке «Документы, не исполненные в срок».

Соответствующие исполненным документам карточки извлека­ют из контрольных картотек и помещают в единую картотеку ис­полненных документов, систематизированную по предметно-воп­росному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных под­разделений или фамилиям ответственных исполнителей.

В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «До­кументы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неде­лю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок доку­ментов, направляют их в структурные подразделения и после за­полнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполнен­ных в срок, могут передаваться непосредственно руководству уч­реждения. Решения руководителя записывают в графе «Примеча­ние».

Ежедневно службами делопроизводства составляется справка о работе с документами следующей формы:

Справка о работе с документами

_____________________________________________________________

Наименование организации

по состоянию на ___________________________ 2008 г.

Всего передано докумен­тов

Всего постав­лено на контроль

Находятся на испол­нении

В том числе

Всего отправ­лено документов

Исполнено сначала года

В т.ч. с нарушением срока

С нару­шением срока

На допол­нительном контроле

По данному отчету служба документационного обеспечения уп­равления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно опреде­лить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнитель­скую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю при­нять правильные решения по оценке труда работников.

Учет документооборота производится в ведомственном архиве организации. Какой набор учетных документов необходимо иметь для учета документооборота, расскажем в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Основное назначение учета документооборота компании — фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия.

Кроме того, учет позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учета называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой — т.н. «дело».

Основные документы, необходимые для учета документооборота

Ниже мы приводим список основных документов, которые нужно завести в архиве предприятия для обеспечения надлежащего учета документооборота .

  • Опись дел постоянного хранения. Основное назначение данной деловой бумаги — поединичный и суммарный учет дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, т.е. вам нужно составить данную опись. Гораздо более распространенным является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как «до ликвидации предприятия». В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись.
  • Опись дел по личному составу
  • Опись дел временного хранения (более 10 лет) . В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.
  • Опись дел временного хранения (менее 10 лет). На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо нее для учета документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передается в архив организации, а остается в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения.
  • Описи дел структурных подразделений. На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, т.е. они являются сдаточными описями. Еще до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учетные документы.
  • Дело фонда. История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты (об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив и т.д.). Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел.
  • Паспорт архива предприятия. Если ваша организация передает часть дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным.

Читайте также:

Вспомогательные документы, необходимые для учета документооборота

Лист-заверитель дела. Назначение данной бумаги — осуществление количественного учета листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твердую обложку.

Книга учета поступления и выбытия документов. Назначение книги — мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учета движения документов является один календарный год.

Лист фонда. Назначение данной бумаги — фиксация изменений в наименовании организации, учет и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учет поступления и выбывания архивных деловых бумаг.

Реестр описей. Назначение данной бумаги — учет видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

Учет электронного документооборота

Учет электронных документов (ЭД) и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утвержденных локальными нормативными актами компании.

В общую учетную базу данных ЭД или в учетную карточку ЭД вводятся сведения о каждой единице учета ЭД.

В составе архивного фонда компании учет ЭД осуществляется по соответствующим описям, единицам учета и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в ЭД, указывается в мегабайтах (Мбайт).

В том случае, если информационный объем ЭД изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи ЭД, где указывается новый объем. Все произведенные изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

Единицей учета ЭД является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний и т.п. Сопроводительная документация, прилагаемая к ЭД, также является компонентом единицы учета ЭД.

Единицей хранения ЭД считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания ЭД, такими носителями могут быть дискеты, CD-диски, жесткие диски (винтчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к ЭД.

В момент поступления ЭД на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учета поступления и выбытия документов.

Количество ЭД каждого поступления или выбытия указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб.

Вспомогательными учетными документами при учете ЭД могут быть журнал учета поступления и выбытия ЭД, а также журнал учета миграции и перезаписей ЭД.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определенного периода времени, как правило за год. Учет объема документооборота имеет основной целью — установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги.

Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учет объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчету отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учета документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, важным моментом станет подготовка паспорта архива организации.

Тест с ответами по делопроизводству

I вариант.

1. Что такое делопроизводство:
а) сфера деятельности по обеспечению организации офисными документами
б) отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами +
в) отрасль деятельности, которая не обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами

2. Все официальные документы имеют такие функции:
а) общие и специальные +
б) общие и основные
в) деловые и общие

3. Состав документов в организации зависит от:
а) объема и характера взаимосвязей в организации
б) порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность)
в) всё, перечисленное ранее +

4. Что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

5. Что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

6. Что такое документооборот:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

7. Выберите основные этапы подготовки и оформления внутренних документов в офисе:
а) составление проекта и согласование
б) проверка правильности оформления
в) подписание и регистрация
г) все варианты правильные +

8. Что включает в себя регистрация документа:
а) проставление регистрационного номера
б) проставление даты
в) все варианты правильные +

9. Справочная картотека состоит из 2 частей и содержит:
а) карточки на исполненные документы
б) карточки на неисполненные документы, направленные в структурные подразделения для ознакомления и изучения
в) оба ответа правильные +

10. Индивидуальные сроки исполнения указываются:
а) в тексте документа или в резолюции +
б) в тексте монографий
в) в резолюции

11. Основные функции, которые обеспечивает ДОУ:
а) планирование
б) учет и отчетность, финансирование и т.д
в) оба ответа правильные +

12. Что понимают под служебным полем:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

13. Что такое бланк документа:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

14. Что такое уставы:
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

15. Что такое должностная инструкция:
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

16. Какие факты излагаются в первой и во второй частях справки:
а) в первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся конкретные данные +
б) в первой части справки излагаются доводы, послужившие поводом к ее написанию, во второй – приводятся статистические данные
в) в первой части справки излагаются конкретные данные, а во второй – приводятся факты, послужившие поводом к ее написанию

17. Что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

18. Что называется справкой:
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

19. На какие две основные группы можно подразделить все инструкции:
а) должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц
б) инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения)
в) оба ответа правильные +

20. Бланки имеют поля:
а) правое и нижнее – не менее 10 мм
б) левое – 20 мм
в) верхнее – не менее 20 мм
г) все ответы верны +

II вариант.

1. Виды бланков, которые предполагают ГОСТы:
а) общий бланк для всех видов ОРД
б) бланк конкретного вида документа, кроме письма
в) оба ответа правильные +

2. Реквизит – это обязательный элемент, который:
а) присущий определенному виду документа +
б) присущий как общий
в) присущий элементу

3. Что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

4. Что представляет из себя справочный аппарат:
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

5. К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

6. Цель регистрации документов заключается:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

7. Классификация документов – это:
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

8. Что такое юридическая сила:
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

9. Элемент, который не входит в заверительную надпись:
а) должность
б) дата
в) индекс +

10. В делопроизводстве оптимальным сроком использования документов считается:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

11. Выберите, что не относится к учредительным документам юридического лица?
а) Протокол собрания учредителей;+
б) Устав;
в) Учредительный договор.

12. Что такое положение о структурном подразделении?
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

13. Дата должностной инструкции:
а) дата ее утверждения;+
б) дата ее составления;
в) дата ознакомления с ней работника.

14. Под правовым актом, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа, подразумевается:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

15. На какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия?
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

16. Распоряжение издается:
а) единолично;+
б) коллегиально;
в) в условиях ведомственного регулирования.

17. Что такое копия части документа, которая заверена в определенном порядке?
а) выписка;+
б) электронная копия;
в) дубликат.

18. Не является документом, который инициирует решение:
а) проект документа;+
б) заключение;
в) докладная записка.

19. Чем внешне отличается проект документа от его окончательного варианта?
а) Надписью «проект» в верхнем поле справа;+
б) Проект не обязательно оформлять в такой же форме, как будущий документ, достаточно самого текста;
в) Проект оформляется на специальном бланке.

20. Какая часть постановления содержит нормативные положения или поручения?
а) Распорядительная;+
б) Констатирующая;
в) Вводная.

Виды электронного документооборота — Диадок

Расскажем обо всех возможностях электронного документооборота и подберем решение

Оставить заявку

Классификация электронного документооборота

Электронный документооборот становится все более выгодным для российского бизнеса. Ведь электронные документы при корректном оформлении обладают полной юридической значимостью, как и бумажные аналоги. При этом ЭДО упрощает работу компании, делает ее эффективнее:

  • Обмен информацией с контрагентами происходит почти мгновенно, поскольку данные отправляются онлайн.
  • Сокращаются расходы на печать, бумагу, курьерские, почтовые услуги.
  • Электронную документацию легко обрабатывать, согласовывать и подписывать.
  • Цифровые архивы не занимают места, а сохранность файлов в них выше, чем в физических хранилищах.
  • Поиск нужных документов занимает пару минут за счет фильтров, тегов, ключевых слов.
  • Каждый файл отслеживается в системе, так что руководитель контролирует процесс на всех этапах.
  • Обмен информацией по защищенным каналам связи гарантирует безопасность данных.

Электронный документооборот имеет обширную классификацию. Так, есть юридически значимый документооборот. Он ведется через оператора электронного документооборота с применением средств криптографической защиты. Документы приравниваются к бумажным и обладают юридической силой.

Выделяют виды ЭДО по типу правовых отношений между участниками:

  • внутренний — организация делопроизводства внутри компании,
  • внешний — обмен документацией с контрагентами,
  • ЭДО с государственными органами — сдача электронной отчетности в контролирующие ведомства, например ФНС, ФСС, ПФР, Росстат.

Также виды ЭДО отличаются по характеру передаваемых документов:

  • бухгалтерский,
  • управленческий,
  • кадровый,
  • складской,
  • производственный,
  • архивный.

Выделяют технологический, секретный, конфиденциальный, другие виды ЭДО. Рассмотрим основные типы электронного делопроизводства.

Настройте быстрый и удобный электронный документооборот с контрагентами в Диадоке

Подключиться

Внутренний электронный документооборот

Внутренний ЭДО предназначен для ведения делопроизводства внутри компании. В нем участвуют только сотрудники и руководство предприятия, которые обмениваются внутрикорпоративными приказами, заявлениями, служебными записками, протоколами совещаний.

Для организации внутреннего ЭДО в компаниях используют СЭД — системы электронного документооборота. В них проходят практически все процессы предприятия. СЭД позволяют:

  • повысить скорость обмена данными между работниками, подразделениями, филиалами,
  • своевременно знакомить сотрудников с локальными нормативными актами, положениями, приказами,
  • отслеживать статусы, изменения документации, контролировать ее исполнение,
  • вести учет действий работников, оценивать производительность труда.

Внутренний документооборот почти не регламентируется законодательством. В компаниях могут быть свои особенности, правила его использования. При этом на российском рынке СЭД достаточно разработок, которые различаются по нескольким признакам. Чаще всего называют следующие разновидности СЭД:

  • Универсальные, или «коробочные». Имеют основную функциональность, легко устанавливаются и настраиваются, понятны в использовании, но могут не соответствовать задачам компании.
  • Индивидуально разрабатываемые. Требуют сложного внедрения и обучения сотрудников, но персонифицированы.
  • Комбинированные. Сочетают качества предыдущих типов: имеют базовую функциональность и быстро устанавливаются, при этом могут быть адаптированы под конкретные запросы и интегрированы с офисными приложениями. 

В других классификациях выделяют такие СЭД, как электронные архивы, Workflow-системы, системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний, системы для совместной работы и другие.

Внешний электронный документооборот

Внешний ЭДО — это электронный документооборот с контрагентами, к которым относятся партнеры, клиенты, поставщики. В рамках этого типа ЭДО компании направляют друг другу договоры, счета, накладные, акты. Так, через систему электронного документооборота Контур.Диадок можно обмениваться любыми видами документов:

  • Формализованными (то есть имеющими утвержденный или рекомендованный ФНС формат): счетами-фактурами, универсальными передаточными документами, их корректировками, актами приемки-сдачи работ или услуг, товарными накладными, ТОРГ-2.
  • Неформализованными: письмами, договорами, накладными, ведомостями, протоколами разногласий и другими.

Системы ЭДО обеспечивают внешнюю связь предприятий. А благодаря использованию электронной подписи (ЭП) передаваемая документация имеет юридическую значимость. Но с оговоркой: простая и неквалифицированная ЭП дают юридическую силу только при заключении дополнительного соглашения. Квалифицированная ЭП равнозначна собственноручной и применяется без подобных ограничений.

С помощью сервисов ЭДО компании автоматизируют бизнес-процессы, выстраивают эффективное управление, экономят на непроизводственных расходах. Благодаря ускорению формирования, доставки, обработки документов и своевременному выполнению обязательств улучшается репутация организации. 

Оптимизировать документооборот с контрагентами помогают такие инструменты, как:

  • маршруты согласования — документы могут автоматически переходить между сотрудниками по заданным шагам,
  • теги — позволяют быстрее находить нужные файлы в архиве,
  • шаблоны — упрощают обмен документацией при работе по агентской схеме при наличии удаленных представителей, партнеров,
  • автоматическая проверка формата и срока действия сертификата ЭП — некорректный документ будет возвращен на доработку,
  • кастомные веб-формы — нужны для следования корпоративному стилю компании,
  • открытие доступа к файлам только с конкретного перечня IP-адресов,
  • роуминг — помогает настроить документооборот даже с клиентами других операторов ЭДО.

Все эти и другие функции есть в Диадоке. Также сервис предлагает несколько вариантов интеграции с учетной системой компании — модуль для 1С, облачное решение Диадок.Коннектор, ключ API. Пользоваться опциями Диадока можно и с помощью веб-версии.

Ответим на вопросы и поможем подключиться к ЭДО

Подключиться

ЭДО с государственными органами

Документооборот вида B2G — бизнес-государство — развивается последние 10 лет. Большинство ведомств и госорганов уже принимают электронную документацию, подписанную квалифицированной электронной подписью. В ряде случаев ЭДО — обязательное условие. Так, он необходим для:

  • сдачи электронной отчетности в контролирующие государственные органы — ЭДО обязателен для сдачи декларации НДС и годовой бухгалтерской отчетности для субъектов малого и среднего предпринимательства,
  • представления документов в ФНС по требованию,
  • участия в закупках и торгах,
  • работы с прослеживаемыми и маркируемыми товарами.

B2G-ЭДО позволяет предпринимателям и юридическим лицам оперативно взаимодействовать с госорганами. При этом передаваемые данные конфиденциальны, не теряются в потоке документации, а обнаруженные ошибки легко исправить. При отправке отчетов онлайн бухгалтеру не нужно посещать территориальные органы ФНС, ФСС или ПФР, информацию о результатах приема отчетности он получает в электронном виде.

Для ответа на требования ФНС электронные документы можно выгрузить из системы ЭДО. Пользователям системы отчетности Контур.Экстерн достаточно выбрать нужные из Диадока.   

Виды ЭДО по предназначению

Виды ЭДО зависят и от характера или назначения передаваемых документов. Причем некоторые типы пересекаются друг с другом. Можно выделить ключевые, с которыми компании работают чаще всего.

  • Бухгалтерский ЭДО. Бухгалтерия есть на предприятиях любой отрасли и масштаба. Этот отдел больше всего загружен бумагами, поэтому автоматизация процессов в нем приносит ощутимые положительные изменения. Согласования и подписания происходят быстрее, поиск файлов занимает секунды, а отчеты в контролирующие органы сдаются без ошибок и вовремя.

    В электронном виде можно составлять, получать и передавать первичную документацию, счета-фактуры, справки, отчетность. Документы не нужно дублировать на бумаге, а электронная подпись гарантирует им юридическую значимость. Интеграция сервиса ЭДО с 1С позволяет выгружать данные напрямую из учетной системы, что еще больше упрощает работу сотрудникам бухгалтерии.

  • Кадровый ЭДО. Электронный документооборот в области трудовых отношений предназначен для создания, подписания, хранения электронных кадровых документов. Сегодня перевести в цифровой формат можно 99 % из них, в том числе трудовые договоры. В бумажном виде должны оставаться только акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении, журналы инструктажей по охране труда.
  • Управленческий ЭДО. Работа любой компании регламентируется множеством документов: приказами, распоряжениями, регламентами, уставами и положениями. Они касаются учета кадров, подготовки отчетов, производственной деятельности. В электронной форме их создание, обработка, подписание, хранение ведутся в системе управленческого ЭДО. Это позволяет контролировать исполнение, вести архив, сохранять историю бизнес-процессов компании.

Оптимизируйте работу своей компании и укрепите позиции среди конкурентов. ЭДО помогает экономить и ускорить работу

Оставить заявку
  • Складской ЭДО. Товары на складах не только хранятся — их принимают, перемещают, списывают, отпускают. Каждая процедура должна оформляться соответствующим образом и отражаться в складском учете. Как правило, это предполагает немалый объем документооборота. Складской ЭДО оптимизирует этот процесс, устраняет ошибки, повышает скорость обработки. Его можно использовать для ведения учета по приходно-расходной документации, внутрискладского учета, а также учетных регистров.
  • Архивный ЭДО. Архивный электронный документооборот сегодня, по сути, включен практически во все системы ЭДО, поскольку работа с документами напрямую связана с их хранением. Цифровые архивы удобнее бумажных: для них не нужно выделять место и нести расходы на аренду или обслуживание, папки не исчезают, а в поиске нужного файла помогают реквизиты и категории папок. 
  • Международный ЭДО. Трансграничный электронный документооборот позволяет обмениваться документами контрагентам из разных стран. Это решает распространенные проблемы: дорогую, долгую доставку, длительные согласования и подписания, потери в результате простоев машин с товаром, штрафы в случае ошибок. Международный ЭДО обеспечивает документации конфиденциальность, возможность оперативных корректировок, юридическую значимость.

Какие виды ЭДО есть в Диадоке

Система электронного документооборота Диадок позволяет клиентам обмениваться друг с другом практически любыми документами. Благодаря удобным инструментам делопроизводства компании решают свои задачи, повышают эффективность работы. При этом ЭДО в Диадоке имеет разные направления — одни включены в стандартный набор опций, другие внедряются в виде отдельных модулей.

Бухгалтерский ЭДО

Подключение к Диадоку заметно облегчает жизнь бухгалтерам. Они могут согласовывать, подписывать акты и накладные, обмениваться документами с контрагентами без личных встреч и визитов на почту, находить в цифровом архиве и выгружать нужную документацию для представления в контролирующие госорганы. Это дает эффекты:

  • сокращает расходы на копировальное оборудование, канцелярию, отправку документов,
  • экономит время на обработку и ожидание доставки документации, что особенно актуально при работе с партнерами из других регионов,
  • гарантирует сохранность данных, ведь доступ к ним ограничен, а электронное хранение надежнее бумажных архивов.

С ЭДО от Диадока бухгалтер, а значит и руководитель компании, будут уверены, что все документы на месте. Снижение человеческого фактора, скорость операций, возможность оперативно внести корректировки упрощают взаимодействие с контрагентами и уменьшают количество расхождений с ними.

Клиенты Диадока отмечают, что скорость операций с ЭДО возрастает в разы. Цикл документооборота в среднем сокращается в 10 раз.

Сравнение длительности цикла документооборота

Электронные документы сэкономят ваши деньги и освободят время сотрудников для важных задач

Подключиться

Кадровый ЭДО

С помощью специального модуля в Диадоке вы сможете перевести в онлайн обмен кадровыми документами. Приказы, заявления, инструкции, регламенты, распоряжения можно формировать и подписывать в электронном виде. Если сбор подписей, особенно с удаленных работников, может вызывать затруднения, то с ЭДО на это уходит несколько минут.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в Диадоке позволяет:

  • мгновенно отправлять и получать документы,
  • видеть статусы подписания в режиме реального времени,
  • использовать гибкие маршруты согласования,
  • добавлять в путь согласования документа неограниченное число участников,
  • беспроблемно хранить документацию в течение срока, установленного законом,
  • соблюдать сроки подписания и избегать судебных споров, жалоб в контролирующие органы, штрафов.

Сервис поддерживает все изменения трудового законодательства — об этом заботятся эксперты Контура. Проектная команда КЭДО участвует в законотворческих группах Минтруда.

С КЭДО от Диадока сотрудники смогут отправлять документы в отдел кадров через мобильную или веб-версию, а кадровые специалисты — обмениваться документами, не покидая свою учетную систему.

Как работает модуль КЭДО

Для начала работы нужно разработать локальные нормативные акты о переводе на электронные документы и подписать их с сотрудниками. Команда Контура предоставит шаблоны этих документов и проведет обучение для вашей компании. Для быстрого запуска есть готовые технические решения, а для перехода на КЭДО крупных организаций возможна проработка сложных сценариев интеграции.

Управленческий ЭДО

Система электронного документооборота Диадок выполняет функции управленческого ЭДО в части работы с документами. Так, в сервисе доступно:

  • согласование, подписание документов, а также пересылка другим сотрудникам на согласование или подпись,
  • онлайн-контроль статуса документов, 
  • сохранение истории действий,
  • разграничение доступа сотрудников к системе и файлам,
  • понятная навигация по базе документации, поиск файлов по запросу с помощью фильтров и тегов,
  • бессрочное хранение данных в сервисе, возможность создания структурированного локального архива на стороне клиента.

Перечисленные опции оптимизируют управление документооборотом организации. Использование системы ЭДО дает руководителю круглосуточный доступ к документам, повышает прозрачность процессов и конфиденциальность. Кроме того, повышается производительность работников, растут экономические показатели и лояльность клиентов.

Архивный ЭДО

Система ЭДО Диадок в автоматическом режиме сохраняет входящие и исходящие документы. В дальнейшем они хранятся на серверном оборудовании разработчика сервиса — Контура. Серверы расположены в одном из крупнейших дата-центров России. При этом для гарантии сохранности каждый файл копируется, а копии размещаются на разных устройствах.

Если компания пользуется ЭДО от Диадока:

  • документы будут храниться бессрочно, а доступ к ним останется даже после завершения оплаченного периода,
  • найти нужный файл будет делом пары секунд, поскольку предусмотрен простой и расширенный поиск,
  • доступно скачивание реестра документов, который сохранится в формате xlsx,
  • файлы хранятся в ящике вашей организации, также их можно выгрузить в локальное хранилище на компьютер или сервер. Во втором случае доступна настройка структуры папок, куда будут автоматически распределяться документы.

С электронным архивом вы сократите расходы на содержание бумажного, исключите случаи, когда работники путают места хранения и при налоговой проверке бухгалтерия ночует в архиве. ЭДО упрощает поиск документов и гарантирует, что они не потеряют читаемый вид с годами, в отличие от бумажных. Надежность хранения в Диадоке подтверждена сертификатом, выданным по результатам внешнего аудита.

Международный ЭДО

Контур реализовал международный электронный документооборот (МЭДО) первым в России еще в начале 2018 года. Теперь МЭДО — одна из функциональностей Диадока, которую может выбрать любая компания, ведущая внешнеэкономическую деятельность.
Трансграничный ЭДО позволяет контрагентам из России и почти 30 стран обмениваться УПД, контрактами, заказами, актами, доверенностями. Все документы после подписания имеют юридическую значимость, при этом у предприятий нет расходов на формирование, хранение и международную экспресс-доставку бумажной документации. 

Современный МЭДО предлагает клиентам такие преимущества:

  • ускоренное согласование за счет обмена документами онлайн,
  • мгновенное подписание документов,
  • быстрое получение нового комплекта документов, если обнаружатся недочеты или опечатки.

С МЭДО документы не задержатся на почте, их не потеряют иностранный контрагент или служба доставки. Период сделки сокращается до минимума, а получение оплаты — ускоряется. Соблюдение сроков и корректность документооборота обезопасят от внимания контролирующих органов, защитят от штрафов и других санкций. Система ЭДО исключает и мошеннические действия, поскольку гарантирует, что документ с обеих сторон подписан уполномоченными лицами и не изменялся после визирования.

С какими странами можно работать в Диадоке

Внедрение того или иного вида электронного документооборота в работу компании зависит от целей и задач, стоящих перед бизнесом. Эксперты Диадока помогут с подбором решения и при необходимости подключат дополнительные модули. Переход на электронные документы облегчит и сделает более эффективной работу сотрудников бухгалтерии, отдела кадров, отделов закупа, продаж и склада. Руководители благодаря ЭДО отметят, что издержек стало меньше, а расчеты по сделкам происходят быстрее.

Подключитесь к Диадоку и воспользуйтесь всеми возможностями электронного документооборота

Оставить заявку

Автоматизация документооборота, СЭД / Бизнес-задачи

Документооборот, электронный архив

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Объем документооборота в мире неуклонно растёт. Годовой прирост документов в нашей стране иногда достигает 20 %. Если в организации не используется система автоматизации электронного документооборота, то качество обработки документации невольно снижается, растут трудозатраты. Это может повлечь за собой ряд других проблем. Рассмотрим некоторые из них:

  • Потеря документов.
    Чаще всего причиной потери документов является человеческий фактор. Документы теряются при передаче другим лицам, переезде, нарушении правил хранения. Утрата документов грозит штрафами от контролирующих органов, большими неприятностями в рамках претензионной работы, потерей финансов, времени и нервов при восстановлении документов.
  • Превышение сроков согласования.
    Процесс согласования документа может быть довольно продолжительным. Особенно актуальна эта проблема, если в согласовании участвует большое количество людей. В таком случае становится сложно соблюсти сроки согласования, отследить кто, когда и какие внёс правки в документ, у кого именно документ находится в данный момент.
  • Нарушение конфиденциальности.
    Обладание конфиденциальной информацией конкурента – один из методов борьбы за успешность в бизнесе. Утечка информации влечёт за собой вероятность упущения коммерческой выгоды, приводит к потере преимуществ перед конкурентом. Информация о размере зарплаты сотрудников, их персональные данные тоже должны быть защищены. Сотрудник в праве подать в суд на организацию за обнародование личной информации.
  • Потеря рабочего времени.
    При ручной обработке документов много времени тратиться на их поиск и сортировку. Это приводит к потере производительности сотрудников, работающих с большими объёмами документации.
  • Неправильное оформление.
    При неправильном оформлении некоторых видов документов на организацию могут быть наложены штрафные санкции контролирующими органами. 
    Польза системы «1С:Документооборот»
    Для поддержания конкурентоспособности и эффективности работы организации, для повышения производительности труда персонала и руководства рекомендуется внедрение системы электронного документооборота.

Программное решение «1С:Документооборот» обладает следующими инструментами автоматизации:

  • соответствующий ГОСТам и российскому законодательству принцип учёта входящей, исходящей и внутренней документации;
  • работа с документами разных типов: текстами, аудио и видеофайлами, архивами, приложениями и др.;
  • быстрый поиск и доступ к разрешённым документам;
  • подписание документов с помощью электронной цифровой подписи;
  • реализация сложных видов согласования документов;
  • доступ к программе с мобильных устройств;
  • штрихкодирование документов;
  • управление правами доступа;
  • безопасность и конфиденциальность хранения документов;
  • отслеживание этапов работы с каждым документом;
  • автоматическая загрузка документа со сканера или из электронной почты;
  • интеграция с другими современными прикладными решениями фирмы «1С»;
  • учёт рабочего времени каждого сотрудника;
  • архивное хранение и многое другое.

Тест с ответами по делопроизводству

1. Определите размеры шрифтов, которые рекомендуется использовать при оформлении документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016:
а) № 12, № 13, № 14 +
б) № 12, № 14, № 16
в) № 11, № 12, № 14

2. Определите, как называется цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, включающий порядковый номер, дополняемый по желанию индексами согласно используемым классификаторам:
а) регистрационным номером документа +
б) грифом
в) датой документа

3. Отметьте, какой формат бумаги используется для изготовления бланков резолюций?
а) А5, А6 +
б) А4, А5
в) А6, А4

4. Отметьте, что такое годовой объем документооборота:
а) исходная величина для расчета численности населения, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных людей
б) средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата
в) исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата +

5. Документооборот это:
а) движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
б) движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки +
в) документ, не требующий особого внимания

6. Выберите, что такое служебное поле:
а) место, которое не занято реквизитами
б) место в документе, которое не занято реквизитами, за исключением реквизитов 1, 2, 3, 4, 5, 18, и предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения +
в) место в документе, которое занято реквизитами, за исключением некоторых нюансов

7. Бланк документа это:
а) стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации +
б) нестандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация документа и есть место для переменной информации
в) оба ответа правильные

8. Что понимается под должностной инструкцией?
а) документ, в котором отмечены нарушители распорядка дня в офисе
б) инструкция директора, которую необходимо выполнять в обязательном порядке
в) организационно – распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно – технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц +

9. Определите, что такое составление доклада:
а) талант, не требующей практического навыка и критического анализа проекта отчета
б) труд, требующий не практического навыка и не критического анализа проекта доклада, работу над собой
в) мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада +

10. Выберите, что такое носитель информации:
а) материальный объект, который нужен для фиксации, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации +
б) создатель документа
в) структурное подразделение, выполняющее функции по ведению документооборота

11. Что такое свойство документа подтверждать деловую деятельность либо событие личного характера?
а) юридическая значимость документа; +
б) юридическая сила документа;
в) аутентичность.

12. Определите, что называется типовым сроком исполнения документа?
а) срок исполнения документа согласно нормативно-правовому акту; +
б) срок исполнения, который установлен в организационно-распорядительном документе или в резолюции;
в) срок исполнения, установленный сложившимся в организации обычаем.

13. Определите, что такое унификация документов:
а) установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов +
б) установление не единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов
в) установление единого комплекса видов и разновидностей отчетов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов

14. Не относится к учредительным документам юридического лица:
а) Протокол собрания учредителей+
б) Устав
в) Учредительный договор

15. Выберите, что такое положение о структурном подразделении:
а) правовой акт, который устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений или иных органов;+
б) правовой акт, который определяет статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности;
в) договор, стороны которого обязуются создать юридическое лицо и устанавливают порядок совместной деятельности по данному факту.

16. Что такое правовой акт, в котором отображается порядок деятельности руководства организации, а равно коллегиального или совещательного органа:
а) регламент;+
б) штатное расписание;
в) устав.

17. Что такое справка?
а) документ, подтверждающий какие-либо факты или события +
б) факты, послужившие поводом к ее написанию
в) документ, где приводятся конкретные данные

18. Определите, что такое формуляр-образец:
а) картотека, которая используется для контроля за госслужащими
б) совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов +
в) совокупность не реквизитов, а подписей

19. Что такое справочный аппарат?
а) картотеку, которая используется для контроля за исполнением документов +
б) картотеку карточек, которые не используется для контроля за исполнением документов
в) карточку, которая используется для контроля приходящих на работу сотрудников

20. Определите, на какие виды делятся распорядительные документы по сфере своего действия:
а) федерального уровня, регионального уровня, правовые акты организаций;+
б) коллективные и индивидуальные;
в) правовые акты организаций, правовые акты их структурных подразделений.

21. Что понимает под уставами?
а) сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики +
б) документы, содержание которых имеет служебную тайну
в) документы, структуру и содержание которых определяют на месте

22. Выберите, что относится к документам, подлежащим обязательному контролю:
а) документы вышестоящих органов
б) важные специфические документы, свойственные этой системе управления, с конкретными сроками исполнения
в) распорядительные документы данной организации
г) все ответы верны +

23. Выберите, в чем заключается цель регистрации документов:
а) контроль
б) обеспечить их учет
в) оба ответа правильные +

24. Что такое классификация документов?
а) деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия +
б) деление документов на классы по наиболее существенным признакам сходства и различия
в) оба ответа правильные +

25. Что понимается под юридической силой?
а) документ, не требующий процедуры заверения нотариусом
б) свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления +
в) свойство документа, не оформленного в особом порядке

26. Сколько лет считается оптимальным сроком использования документов в делопроизводстве:
а) 3 года +
б) 5 лет
в) 7 лет

27. Герб субъекта Российской Федерации помещается на бланках в этом месте:
а) в верхнем поле
б) по центру документа
в) в правом верхнем углу
г) в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации+

28. Выберите, где помещается товарный знак или эмблема организации (несколько вариантов ответа):
а) в верхнем левом углу+
б) в верхнем правом углу
в) в центре верхнего поля
г) в соответствии с уставом или положением организации+

29. Когда оформляется код организации?
а) по желанию организации
б) если такой код присвоен+
в) если документ является исходящим
г) если документ является особо важным

30. Выберите, как должен оформляться код организации:
а) в виде цифр в правой верхней части страницы №1
б) в виде цифр в левой верхней части страницы №1
в) в виде букв и цифр в левой верхней части страницы №1+
г) в виде букв и цифр в правой верхней части страницы №1

В чем измеряется объем документооборота. Что такое объем документооборота? Определение объема документооборота

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.5 Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих, внутренних документов и обращений граждан за определенный период времени.

Служба ДОУ может устанавливать любую периодичность подсчета документооборота: еженедельную, ежемесячную, ежеквартальную, ежегодную.

Исходящие, входящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету.

Количество входящих и исходящих подсчитывают при первоначальной обработке или отправке документов по регистрационным формам (журналам). Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки.

Каждый документ учитывается только один раз. За единицу подсчета принимается сам документ. Копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств, считают отдельно от подлинных документов. Размноженные экземпляры (копии) подсчитываются по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро.

В течение последних десятилетий нормативно-методическими разработками Архивной службы рекомендуется запись результатов учета документов (и их копий) за год в виде простых дробей, где в числителе указывается количество документов, а в знаменателе количество их копий, например: 34/106.

Результаты подсчета оформляются в виде сводки данных об объеме документооборота. Причем, может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности службы ДОУ для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.6 Величина документооборота также нужна для расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.

Организация работы с документами

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Выбор формы зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.7

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов; — регистрация документов — контроль за исполнением;* — информационно-справочная работа; — исполнение документов и отправка.8

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. (приложение2)

Организация работы с документами — это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами — с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

Схема движения документов

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Архивоведение и делопроизводство

Документооборот организации это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Характеристикой документооборота является его объем под которым понимается количество документов поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в…

Документооборот: понятие, функции, составные части. Объем документооборота, способы его учета.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

Входящие (поступающие) документы

Исходящие (отправляемые) документы;

Внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Одна из важнейших функций в организации работы с документами – это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск.

Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация;

Контроль за исполнением;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов и отправка.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

потребности организации (учреждения) организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.


А также другие работы, которые могут Вас заинтересовать

5574. Применение теоремы об изменении количества движения к исследованию движения механической энергии 88 KB
Применение теоремы об изменении количества движения к исследованию движения механической энергии. Механическая система состоит из трех тел 1, 2, 3 с массами соответственно. На тело 1 наложены две связи. Опора A препятствует перемещению тела по…
5575. Изучение свойств внимания 44 KB
Изучение свойств внимания. Цель работы: Измерить и дать качественную характеристику основным свойствам внимания: концентрации, устойчивости, объему, переключению. Материалы. Методики для исследования внимания: Теппинг-тест Корректурная проба (буквен…
5576. Расчет шарнирного узла механизма вантовой растяжки 116 KB
Расчет шарнирного узла механизма вантовой растяжки. Исходные данные: Максимальная нагрузка Fmax=200 103H коэффициент ассиметрии цикла RF=0.8 соотношение длины и диаметра поверхности кольца l/d=0.7 соотношение длины и ширины прямоугольного сечения…
5577. Изучение свойств, форм и операций мышления 44 KB
Изучение свойств, форм и операций мышления Цель работы:исследование: свойства мышления: лабильности (подвижности) форм мышления: структура и соотношение понятий операций мышления: сравнение, обобщение, абстрагирование. Матери…
5578. Исследование эффективности различных видов организационных структур 177 KB
Структура организации — это основной элемент любой организации, не только характеризующий её, но и представляющий собой сам механизм построения и функционирования организации. Правильный выбор организационной структуры — необходимый фактор…
5579. КРОВЬ КАК ВНУТРЕННЯЯ СРЕДА ОРГАНИЗМА И СРЕДСТВО ТРАНСПОРТА ВЕЩЕСТВ. ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКИЕ СВОЙСТВА КРОВИ 177.94 KB
Функциональная система крови (состав, функции, методы исследования). Физико-химический состав гомеостаз внутренней среды (состав и физико-химические показатели крови). Кровь как средство транспорта веществ.
5580. Подшипники качения 113.5 KB
Отличие подшипников качения от подшипников скольжения. В любом механизме или машине различают два типа подвижных опор: опоры с трением скольжения и опоры с трением качения. В первом случае происходит взаимное перемещение и взаимодействие рабочих пов…
5581. Изучение свойств памяти 55 KB
Изучение свойств памяти Цель работы:исследование динамики процессов запоминания выявление преобладающего вида образной памяти (зрительная, слуховая). Материалы:Методики для исследования памяти: Динамический тест памяти Таблицы с образам…
5582. Обоснование и расчет искусственного освещения помещения здания закусочной 98 KB
Обоснование и расчет искусственного освещения помещения здания закусочной Задание 1. Требования руководящих документов по вопросам производственной санитарии и гигиены труда 2. Анализ опасных и вредных факторов при строительстве и эксплуатации здани…

Учет документооборота производится в ведомственном архиве организации. Какой набор учетных документов необходимо иметь для учета документооборота, расскажем в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Основное назначение учета документооборота компании — фиксация общего количества деловых бумаг и их состава, а также мониторинг их поступления и убытия.

Кроме того, учет позволяет обеспечить надлежащую сохранность бумаг и поиск необходимой информации. Минимальный компонент учета называется единицей хранения. К ней может относится как отдельная бумага, так их совокупность, собранная под одной обложкой — т.н. «дело».

Основные документы, необходимые для учета документооборота

Ниже мы приводим список основных документов, которые нужно завести в архиве предприятия для обеспечения надлежащего учета документооборота .

  • Опись дел постоянного хранения. Основное назначение данной деловой бумаги — поединичный и суммарный учет дел. Если ваша организация осуществляет передачу дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, т.е. вам нужно составить данную опись. Гораздо более распространенным является случай, когда организация по закону может изменить срок хранения бумаг с постоянного на срок в 10 или более лет. Иногда такой срок обозначается как «до ликвидации предприятия». В этих случаях нет необходимости составлять указанную выше опись.
  • Опись дел по личному составу
  • Опись дел временного хранения (более 10 лет) . В данную опись включаются деловые бумаги со сроком хранения более 10 лет.
  • Опись дел временного хранения (менее 10 лет). На практике, данная бумага часто не составляется вовсе. Вместо нее для учета документооборота используются номенклатуры дел для каждого конкретного года. Достаточно часто возникает ситуация, что часть бумаг вообще не передается в архив организации, а остается в тех отделах, где они были созданы. Они находятся там на протяжении всего срока хранения.
  • Описи дел структурных подразделений. На основании данных бумаг осуществляется передача дел в архив организации, т.е. они являются сдаточными описями. Еще до того, как будет составлен годовой раздел общей описи дел организации, используется данные учетные документы.
  • Дело фонда. История предприятия и его фонда содержится в данной папке. В ее состав входят различные акты (об уничтожении дел, о проведении проверок, передачи дел в государственный архив и т.д.). Все бумаги, находящиеся в данной папке должны быть расположены в хронологическом порядке, по мере их поступления. Обязательным условием соблюдения надлежащей хронологии является наличие в деле фонда внутренней описи и нумерации всех страниц дел.
  • Паспорт архива предприятия. Если ваша организация передает часть дел в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, то наличие такого паспорта является обязательным.

Читайте также:

Вспомогательные документы, необходимые для учета документооборота

Лист-заверитель дела. Назначение данной бумаги — осуществление количественного учета листов, входящих в состав дел, постоянного или временного хранения. Как правило такой лист-заверитель составляется и подшивается в папку в момент научно-технической обработки деловых бумаг, которая подразумевает их подшивку в твердую обложку.

Книга учета поступления и выбытия документов. Назначение книги — мониторинг поступления и выбывания документов в архиве предприятия в течение заданного периода времени. Чаще всего контрольным периодом учета движения документов является один календарный год.

Лист фонда. Назначение данной бумаги — фиксация изменений в наименовании организации, учет и нумерация описей дел, которые уже хранятся в архиве, а также учет поступления и выбывания архивных деловых бумаг.

Реестр описей. Назначение данной бумаги — учет видов и количества описей дел, которые находятся на хранение в архиве.

Учет электронного документооборота

Учет электронных документов (ЭД) и электронного документооборота осуществляется на основании правил, утвержденных локальными нормативными актами компании.

В общую учетную базу данных ЭД или в учетную карточку ЭД вводятся сведения о каждой единице учета ЭД.

В составе архивного фонда компании учет ЭД осуществляется по соответствующим описям, единицам учета и единицам хранения. Объем информации, хранящейся в ЭД, указывается в мегабайтах (Мбайт).

В том случае, если информационный объем ЭД изменился в результате конвертации файла в другой формат или в результате перезаписи на другой носитель, об этом составляется акт о миграции и перезаписи ЭД, где указывается новый объем. Все произведенные изменения также фиксируются в новой итоговой описи, листе фонда, а также в прилагаемой к паспорта архива объяснительной записке.

Единицей учета ЭД является единица хранения и комплекс таких единиц хранения, на которых осуществляется запись файлов или группы файлов, представляющих собой единый информационный или программный объект. Это может быть простой текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний и т.п. Сопроводительная документация, прилагаемая к ЭД, также является компонентом единицы учета ЭД.

Единицей хранения ЭД считается физически обособленный носитель информации. В зависимости от времени создания ЭД, такими носителями могут быть дискеты, CD-диски, жесткие диски (винтчестеры), USB-накопители (флеш-носители). К единицам хранения также относится сопроводительная документация к ЭД.

В момент поступления ЭД на хранение в архив об этом делается соответствующая запись в книге учета поступления и выбытия документов.

Количество ЭД каждого поступления или выбытия указывается дробью: в ед. учета/ед. хр./Мб.

Вспомогательными учетными документами при учете ЭД могут быть журнал учета поступления и выбытия ЭД, а также журнал учета миграции и перезаписей ЭД.

Учет объема документооборота

Объем документооборота – количество деловых бумаг, которые поступили на предприятие в течение определенного периода времени, как правило за год. Учет объема документооборота имеет основной целью — установление объема обрабатываемой информации и загрузки отделов и сотрудников. Эта процедура необходимо для проектирования деятельности компании, оптимизации работы службы ДОУ и совершенствования делопроизводства.

Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Следует отметить, что при определении объема документооборота следует учитывать все деловые бумаги.

Имеется в виду, что содержание, автор, адресат, количество копий, наличие или отсутствие регистрации, число инстанций, через которые прошла бумага не должны влиять на учет объема документооборота. Разумеется, что исходящие, входящие и внутренние деловые бумаги подлежат подсчету отдельно друг от друга. Копии учитываются также отдельно.

Таким образом, составления архивной описи дел и формирование дела фонда являются главными целями проведения учета документооборота компании. В случае подготовки дел для передачи в государственный или муниципальный архив, т.е. на государственное хранение, важным моментом станет подготовка паспорта архива организации.

Понятная, максимально простая и, главное, эффективная схема документооборота в организации (примеры ниже) – основа основ любого бизнеса. Но, как показывает практика, не все сотрудники понимают необходимость правильного заполнения и своевременного движения документов.

Как упростить документооборот и заставить подчиненных ?

Прежде чем разобраться, нужно ли упрощать документооборот в конкретной организации, следует понять, какой вид движения документов используется в компании, и где работа дает сбой.

Итак, документооборот осуществляется между двумя группами лиц:

  • сотрудниками, производящими информацию (руководитель, )
  • сотрудниками, обрабатывающими входящие данные (секретарь, логист)

Соответственно весь документопоток подразделяется на:

  • входящий
  • внутренний
  • исходящий

Входящая документация

Верный пример схемы документооборота в организации:

Организация внутреннего документопотока

В этом случае речь идет о движении документов между отделами, созданными в пределах одной компании. Это могут быть приказы, акты.

Как выглядит грамотно организованный документопоток в этом случае:

  • Исполнитель составляет документ и передает его на согласование
  • Вышестоящий руководитель после подписания документа передает его руководителю организации
  • Руководитель принимает решение об утверждении документа и передает его делопроизводителю
  • Делопроизводитель после регистрации документа вновь передает его исполнителю
  • В свою очередь исполнитель после выполнения решения передает исполнительный лист делопроизводителю, который подшивает его в дело

Исходящая документация

К исходящему потоку документации относится управленческая информация, отправляемая за пределы организации (ответы на входящие письма, ).

Продуманный рабочий пример схемы документооборота в организации:

  • Исполнитель подготавливает документ и передает его непосредственному руководителю на согласование
  • Руководитель отдела передает согласованный документ руководителю компании
  • В свою очередь управленец передает утвержденный документ делопроизводителю, который регистрирует его и передает экспедиционной службе

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

  • оригинал документа
  • копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
  • документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

  • a – количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
  • b – количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
  • c – количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

Упрощение оборота документации

Если вопрос упрощения документооборота стоит остро, то выберите один из приведенных вариантов:

  • Перевод бумажного документопотока на электронный. Одним из самых эффективных способов упрощения обмена управленческой информацией является переход на электронный документооборот. Информация, хранящаяся в единой компьютерной базе, быстрее доходит до исполнителей, ее легче учитывать, находить и распечатывать на бумажном носителе.
  • Централизация документооборота. Для исключения оформления дублирующих документов необходимо весь поток документации направить к делопроизводителям головного офиса. Однако при наличии удаленных филиалов регистрацию исходящих документов следует производить на местах.
  • Обучение сотрудников. Разумеется, ни одна грамотно проработанная схема документооборота в организации не начнет работать, если делопроизводители или прочие сотрудники, причастные к движению документов, не будут понимать, что делают. Постоянная смена кадров также не пойдет на пользу делу, поэтому лучше потратиться на обучение старых сотрудников, чем постоянно привлекать новых людей.

«Подводные камни» электронного документооборота

Перевод бумажных документов в электронный вид – не столько прихоть руководителя, сколько необходимость, отвечающая сегодняшнему дню.

Однако для того, чтобы документопоток в организации начал виртуальное движение успешно, необходимо:

  • использовать современное ПО
  • перевести бумажные архивы в электронный вид. Это можно сделать самостоятельно, делегируя задачу старым сотрудникам, либо с помощью специальных организаций
  • поэтапно систематизировать электронную информацию

При этом полный отказ от ведения бумажных документов должен осуществляться в тот момент, когда электронный документооборот будет готов к работе.

Соблюдение правил движения документов

Согласитесь, довольно неприятно наблюдать за тем, как максимально упрощенная, созданная на рабочем примере схема документооборота в организации вновь перестает работать по непонятной причине. Чтобы этого не произошло:

  • составьте первичное положение и документов в организации
  • пропишите конкретные требования, предъявляемые к заполнению каждого документа
  • отдельно отслеживайте работу каждого подразделения или отдела, чтобы вовремя заметить, какое из них отстает
  • за нарушение сроков сдачи документов

Важное отступление: если в компании соблюдаются все статьи ТК РФ, то взыскивать с сотрудников денежные штрафы не получится.

Однако есть и альтернативный выход: при первом нарушении положения о документообороте к сотруднику применяется дисциплинарное взыскание (выговор). При повторном нарушении – финансовое наказание в виде урезания или отмены премиальных выплат (квартальных, годовых).

Подобная система быстро приучит сотрудников к новым правилам, а руководителя избавит от лишних проблем.

Так вот, документооборот – полный цикл движения документов с момента их выписки () и до момента завершения исполнения (отправления).

Правильная схема документооборота в организации обеспечивает своевременную обработку управленческих решений и эффективную работу как всех отделов, так и компании в целом.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Читайте также:



  • Как правильно заверить копии документов в…

  • Жалоба на начальника вышестоящему руководству -…

  • Эффективные методы продажи по телефону — обзор…

На каждом предприятии действует свой документооборот. При правильной его организации организация будет успешно развиваться. Причем это касается бумажного и электронного документооборота. Объем документооборота на предприятиях обычно большой, поэтому для соблюдения всех норм за данную сферу назначаются ответственные лица.

Определение

Что же такое документооборот, объем документооборота? Данный процесс предполагает составление, согласование, прием, передачу отправку документации. Также он определяется как движение от составления до получения или перемещения в архив документов.

Сами документы бывают:

1. Входящими — поступают от других учреждений.

2. Исходящими — отправляются за пределы фирмы.

3. Внутренними — создаются и остаются внутри компании.

Эти категории устанавливают документопотоки, обладающие разной направленностью — горизонтальной и вертикальной. Первая значит, что бумаги и электронные файлы осуществляют перемещение между подразделениями 1 уровня. Вторая соединяет подразделения различных уровней.

Нюансы документооборота и объем документооборота на предприятиях могут отличаться. В современных условиях бумажные носители были заменены электронными файлами. Но все же большинство компаний работают по смешанной системе.

Формы

Основным правилом, относящимся к организации документооборота, объема документооборота, считается оптимизация. Важно уменьшить промежуточные «остановки» для обеспечения оперативности движения бумаг.

Существует 3 формы организации документооборота:

1. Централизованная. Бумаги находятся в одном месте. Обычно для этого применяется секретариат или канцелярия. Данные отделы выполняют множество обязанностей, касающихся регистрации, обработки, хранения бумаг.

2. Децентрализованная. Бумаги сосредоточены в нескольких подразделениях, где выполняются нужные операции. Данная форма приемлема в той компании, в которой присутствует ни одно подразделение, и которые находятся на удаленном расстоянии.

3. Смешанная. Имеет характеристики прошлых видов.

Форму выбирают по размеру и структуре фирмы. К примеру, для маленькой компании нужна централизованная, где данной работой занимается секретарь-референт. В больших фирмах при смешанной форме создаются специальные службы, занимающиеся делопроизводством. Децентрализация актуальна там, где есть несколько офисов доя хранения бумаг.

Принципы

О неправильном выполнении документооборота свидетельствуют задержки, несоответствующая доставка бумаг. Это приводит к нарушению работы предприятия. Поэтому важно, чтобы процесс документооборота имеет следующие принципы:

1. Четкость. Означает, что у бумаг должно быть четкое направление без препятствий. Поэтому в компаниях нужно следовать определенной схеме движения.

2. Непрерывность. Должны обеспечиваться условия для постоянного движения документопотока.

3. Ритмичность. Без установления сроков обработки бумаг не будет бесперебойной работы фирмы. Регламент позволяет регулировать данную сферу.

4. Параллельность. Без этого принципа не будет оперативной и слаженной работы. Один и тот же процесс не выполняется несколькими участниками.

Хоть принципы являются самостоятельными, они взаимосвязаны друг с другом. Если даже один из них будет нарушен, происходит разлад системы.

Этапы

Порядок документооборота предполагает соблюдение всех его этапов. Их прохождение обеспечивает правильную работу любой организации. На предприятии должны действовать схемы документооборота. К этапам обработки относят:

1. Составление и проверку документации ответственным лицом.

2. Согласование сведений.

3. Подписание бумаг.

4. Регистрацию.

5. Выполнение заданий.

6. Оформление.

7. Уничтожение и отправку в архив.

Внешние бумаги имеют 2 потока: исходящий и входящий. Исходящая документация проходит:

1. Составление и проверку.

2. Согласование и подписание.

3. Регистрацию и снятие ксерокопий.

4. Отправку.

У входящей документации следующая схема документооборота:

1. Поступление, прием.

2. Рассмотрение, регистрация.

4. Исполнение.

5. Оформление отчета.

6. Перемещение в архив.

Организация

Для правильной организации документооборота созданы правила, выполнение которых позволит выполнять следующие принципы:

1. Минимизация числа служб, через которые проходят бумаги.

2. Уменьшение количества возвратов, то есть необходимо придерживаться последовательности обработки документов.

3. Перемещение и обработка по единым правилам.

С выполнением данных правил получится добиться основной цели делопроизводства — оперативности и эффективности. При беспорядке в этой сфере работа предприятия не будет качественной.

Учет

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших на предприятие и созданных ею за определенный период. Под данным термином предполагается число подлинников бумаг и обращений за конкретное время. Учитываются и копии документов, изготовленных техническими средствами.

Результаты подсчета оформляют в сводку, справку. Разработкой их форм занимается организация. Например, на каждом предприятии может действовать своя периодичность подсчета документооборота: за каждый месяц, неделю, год, квартал. Итоги объема используются в установке штатной численности и структуры делопроизводственной службы. Так выполняется учет документооборота.

Исполнение

Когда документ поступил в предприятие, должна быть поставлена соответствующая отметка. Ему присваивается порядковый номер и дата. Это может быть штамп. Потом бумаги, которые требуется зарегистрировать, вносят в специальную форму, например журнал.

Благодаря информационно-справочной система можно отыскивать документы по разным показателям. Поскольку там регистрируется срок, можно найти их по времени исполнения. Именно по этой информации осуществляется контроль исполнения бумаг. Выполняется это ответственным лицами, а в небольших компаниях — секретарем.

Ответственность за решение вопросов, указанных в документации, лежит на руководстве структурных подразделений. Контроль за сроками предполагает:

1. Фиксацию при регистрации документов.

2. Проверку бумаг.

3. Наполнение исполнителям об истечении сроков выполнения работ.

4. Внесение информации.

5. Информирование ответственных лиц.

6. Внесение данных об исполнении.

7. Оформление справок по контролю за исполнением.

Обязательно контролируются бумаги, которые требуют ответа и исполнения. Поскольку в распорядительной документации предметом контроля считаются находящиеся в ней решения, должен контролироваться каждый пункт.

Хранение

В процессе деятельности любого предприятия оформляются документы, которые имеют научное, практическое значение. Многие из них включают сведения, нужные в решении определенной задачи. После того как информация использована, бумаги теряют свое значение. А некоторые могут сохранять значение много лет.

В зависимости от ценности информации бумаги хранятся:

1. Временно — до 10 лет.

2. Временно — от 10 лет.

3. Постоянно.

Второй и третий тип хранится 2 года в подразделениях. Потом они переходят в Срок хранения не определяется от формы: электронной или бумажной. Обычный и электронный архив работают по единому принципу.

Электронный документооборот

В некоторых фирмах действует электронная обработка документов и обмена между получателями. Для этого создается на сервере база данных, где и находится вся информация. Доступ осуществляется с помощью браузера. Допускается доступ через интернет и по локальной сети.

Документацию загружают или сохраняют в конкретные папки, которые распределяются на основе иерархии. На создание, модифицирование, удаление имеют право лица, наделенные такими обязанностями. В остальных случаях это будут незаконные действия. Электронный архив создан для хранения электронных бумаг.

Организация работы с документацией является серьезной сферой на любом предприятии. Важно, чтобы она работала организованно и на основе установленных законом принципах. Только тогда обеспечивается слаженная деятельность фирмы.

К вопросу о структуре службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Библиографическое описание:

Архипова, М. С. К вопросу о структуре службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации / М. С. Архипова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 47 (181). — С. 48-49. — URL: https://moluch.ru/archive/181/46700/ (дата обращения: 12.03.2022).



Одним из существенных вопросов при формировании системы делопроизводства в любой организации является определение структуры служебной единицы, отвечающей за документационное обеспечение. Уровень сложности такой структуры определяется двумя факторами — объемом документооборота в организации и технологиями работы с документами.

В организации могут быть представлены различные структурные единицы, отвечающие за документооборот: секретариат; экспедиция; отдел по регистрации и учету документов; группа по контролю исполнения документов; отдел по работе с обращениями граждан; отдел по изготовлению документов; отдел совершенствования делопроизводства; копировально-множительное бюро; протокольная группа; редакционная группа; приемная; архив [2].

При этом в крупных организациях, с большим объемом документооборота, возможно функционирование сразу нескольких из перечисленных структурных единиц или даже все. Именно эти подразделения составляют стандартную службу документационного обеспечения управления [5]. В небольших же организациях с малым объемом документооборота может наблюдаться совмещение нескольких функций в одном подразделении или даже в компетенции одного сотрудника (например, в небольших компаниях весь документооборот обычно ведется одним секретарем).

Универсальной зависимости между объемом документооборота и численностью службы документационного обеспечения управления (ДОУ) на сегодняшний день не выделено. В советское время, согласно Единой государственной системе делопроизводства, сформированной по приказу Главного архивного управления при Совете Министров СССР, было установлено, что необходимость создания отдельного подразделения ДОУ появляется, если объем документооборота в организации составляет более 10 тыс. документов в год [4].

Современные исследователи, в частности, Бобылева М. П., конкретизирует установившиеся требования к объему документооборота как условию создания службы ДОУ. Если годовой оборот документов в организации составляет менее 10 тыс., то служба ДОУ не требуется, обработку документов способны вести один-два секретаря. При годовом обороте от 10 до 25 тыс. документов в учреждении уже необходимо создание определенной группы сотрудников — службы ДОУ, с выделением ответственных за отдельные участки работы. В организации с годовым оборотом от 25 до 50 тыс. документов подразделение ДОУ уже должно контролировать сразу несколько участков работы — обработку и регистрацию документов, контроль над их исполнением, ведение архива. Учреждение с документооборотом от 50 до 100 тыс. документов в год должно иметь еще более развитую структуру. Наконец, в организации с оборотом свыше 100 тыс. документов в год должна присутствовать сложная структура документационного обеспечения [1].

Современные специалисты выделяют три основных организационных формы службы ДОУ: канцелярия, управление делами, общий отдел.

Канцелярия функционирует на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В ее структуру традиционно включают экспедицию (осуществляет прием и отправку всеми видами связи документации и корреспонденции), бюро учета и регистрации документов, бюро контроля (инспекцию; призвано контролировать соблюдение сроков исполнения распоряжений руководителя), архив (принимает на хранение документы и передает их на государственное хранение) [3].

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой происходит работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Управление делами, в свою очередь, принято подразделять на секретариат, обслуживающий руководство организации в повседневной работе с документами, и отдел рационализации делопроизводства, отвечающий за совершенствование документационного обеспечения организации, нормативно-методическое обеспечение делопроизводства, подготовку классификационных справочников — номенклатур дел, классификаторов и т. п. [5].

В органах исполнительной власти стандартной формой службы ДОУ является общий отдел. Эти подразделения обычно включают в себя те же участки работы, что и канцелярия, при этом в них как в более сложных структурах образуются дополнительно такие подразделения, как приемная и протокольный отдел, группа писем. Присутствие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих организациях.

Приемная во главе с секретарем нацелена на оперативную работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. В свою очередь протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Данная структура выполняет подготовку проектов нормативно-распорядительных документов, их редактирование, оформление и выпуск. В число таких документов входят письма и справки, а их согласование обязательно с другими структурными единицами. Также протокольная группа анализирует документы, подготовленные структурными подразделениями, выносит заключения по этим документам, организует и проводит заседания коллегиального органа, документирует их ход.

Таким образом, структура службы ДОУ в организации традиционно зависит от масштаба деятельности этой организации и, как следствие, объема годового документооборота. Однако универсальных и утвержденных законодательно правил структурирования таких подразделений нет, они определяются по инициативе учредителей организаций.

Литература:

  1. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. — М.: ТЕРМИКА, 2011.
  2. Кузнецов С. Л. Применение современных технологий в работе с документами. — Секретарское дело. — 2009. — № 1 (3).
  3. Кузнецова Т. В. Делопроизводство. Учебник для вузов / Т. В. Кузнецова, Т. А. Быкова, Л. А. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина. — М.: МЦФЭР, 2010.
  4. Ларин М. В. Управление документацией в организации / М. В. Ларин. — М.: Научная книга, 2002.
  5. Фионова Л. Р. Организация и технология документационного обеспечения управления / Л. Р. Фионова. — Пенза, 2013.

Основные термины (генерируются автоматически): документ, объем документооборота, протокольная группа, структура, управление делами, документационное обеспечение, документационное обеспечение управления, общий отдел, подразделение, регистрация документов.

СОБСТВЕННАЯ БУМАГА МАЛЬЧИКА. Ежегодный. 28-й годовой том, 1905 — 1906 гг. (№ 1395, том XXVIII, октябрь 1905 г. — № 1445, том XXVIII, сентябрь 1906 г.): Fair Cloth (1906)

Опубликовано Boy’s Own Paper, 822 стр., 1906 г.

Использовал Состояние: Удовлетворительное Твердый переплет


Об этом товаре

Ч/б и цветные иллюстрации, несколько складных пластин.Расшатанное крепление. Разрыв по суставу, корешку и задней обложке. Какой-то фокс. Внутренняя петля отремонтирована лентой. Оторвите страницы 348 и 671. Некоторые пластины не закреплены. Текст на английском. Инвентаризация продавца № 026002

Библиографические данные

Название: СОБСТВЕННАЯ БУМАГА МАЛЬЧИКА. Ежегодный. 28-й ежегодный …

Издатель: Boy’s Own Paper, 822 стр.

Дата публикации: 1906

Переплет: Ткань

Состояние книги: Удовлетворительное

Описание магазина

Посетите витрину продавца

Условия продажи:

ПОЛИТИКА ВОЗВРАТА И ВОЗВРАТА: Книги подлежат возврату в течение 7 дней после получения, если они не соответствуют описанию.ДОСТАВКА: заказной авиапочтой или курьером по всему миру, с номером отслеживания.


Условия доставки:

Стоимость доставки указана для книг весом до 950 г/шт.**. Если ваш заказ книги тяжелый или негабаритный, мы можем связаться с вами, чтобы запросить дополнительную плату за доставку. Мы отправляем заказной авиапочтой или курьером по всему миру.

Список книг этого продавца

Способы оплаты
принимаются продавцом

BPG Годовой онлайн


Полный том доступен для скачивания участниками через онлайн-сообщество BPG :
https://community.Culturalheritage.org/viewdocument/bpg-annual-vol-38-2019 ( Требуется вход в систему ).

Вы можете быть перенаправлены на страницу входа. После ввода имени пользователя и пароля вам, возможно, придется перейти по URL-адресу выше еще раз , чтобы перейти на страницу объемных ресурсов и ссылку для скачивания.

Вы можете получить доступ к цифровым копиям всех томов Ежегодника, на которые распространяется эмбарго, перейдя на https://community.cultureheritage.org/. В меню «Сообщества» выберите «Мои сообщества». Нажмите «Группа книг и бумаги» в списке сообществ, а затем выберите вкладку «Библиотека» в верхней части страницы.Полные тома самых последних ежегодников доступны в виде файлов PDF в папке «Публикации».


Эйвери, Мелина и Энн Линдси. 2019. «Ремонт 52-фунтового антифонария в Чикагском университете». Book and Paper Group Annual 38: 1-8.

Ферраро, Иордания. 2019. «Разработка комплексного подхода к освещению в Центре наследия и образования армии США». Book and Paper Group Annual 38: 9-14.

Джейкобсон, Эмили Клейман и Блайт Маккарти. 2019. «Маленькая игра Уистлера: акварельные материалы и техники». Book and Paper Group Annual 38: 15-28.

Ян, Грейс. 2019. «Сравнение китайской живописи и западных методов сохранения бумаги». Book and Paper Group Annual 38: 29-39.

Келли, Кэтрин С., д-р Дженнифер К. Херрманн, Алиша Чипман, д-р.Эндрю Р. Дэвис, Ясмин Хан, Стивен Лоу, Кэтрин Моррисон Данзис, Тамара Оганян, Лорен Варга, Энн Уитти и Мишель Харрингтон Юкет. 2019. «Термостойкие и растворяющие ремонтные ткани». Book and Paper Group Annual 38: 40-42.

Мохон, Рэйчел. 2019. «Наследие против потерь в сложных монотипах Гедды Стерн». Book and Paper Group Annual 38: 43-49.

Уббинк, Кайла. 2019. «Нетрадиционное использование традиционных способов обработки: три тематических исследования по сохранению бумаги. Book and Paper Group Annual 38: 50-55.

Уолтерс, Грейс, Сильвия Альбро, Джули Биггс, Клэр Декле, Клэр Валеро, Крис Балсер и Тана Виллафана. 2019. «Все выявляется при стирке … или так ли это? Сравнительное исследование способов стирки на группе гравюр XVIII века». Book and Paper Group Annual 38: 56-66.

Мувери, Дж. Франклин. 2019. «Выберите советы и рекомендации по сохранению бумаги (аннотация). Book and Paper Group Annual 38: 67.

Бернс, Кэролайн, Цзюань Цзюань Чен, Ребекка Плогер, Аарон Шугар и Тереза ​​Дж. Смит. 2019. «Консерватор в эпоху цифрового воспроизведения: подбор цветов и цифровые заливки для матовой трафаретной печати (аннотация)». Book and Paper Group Annual 38: 67.

Хун, Сун-Хсин. 2019. «Сочетание традиционного мышления и инновационных методов сохранения китайских подвесных свитков — пример из коллекций Национального дворца-музея (аннотация). Book and Paper Group Annual 38: 67.

Рейдер, Филиппа. 2019. «Схема обучения переплетному мастерству королевы: новый взгляд на обучение традиционным ремеслам (аннотация)». Book and Paper Group Annual 38: 68.

Рамадан, Мохамед и Мохамед Йосри. 2019. «Инновационные методы использования японской бумаги в реконструкции золотых открытых ботинок Тутанхамона (аннотация)». Book and Paper Group Annual 38: 69.

Хоу, Ран. 2019. «Различные методы консервации китайских складных вееров, украшенных росписью и каллиграфией (аннотация)». Book and Paper Group Annual 38: 69.

Гоулер, Стефани и Эми Любик, Сопредседатели дискуссионной группы . 2019. «Дискуссионная группа по сохранению архивов 2019: Решение проблем, связанных с изменением рабочего места: сохранение и уход за коллекциями. Рассказы о борьбе и успехе. Book and Paper Group Annual 38: 70-80.

Поллак, Ребекка и Гарриет К. Стратис, Сопредседатели дискуссионной группы . 2019. «Дискуссионная группа Art on Paper 2019: Расширение набора инструментов: создание справочных коллекций материалов художников, соответствующих практике сохранения». Book and Paper Group Annual 38: 81-89.

Бенсон, Эрик, Куинн Морган Феррис, Дженнифер Хейн Тепер и Аннека Веттер.2019. «Дело для нового дела: от фермы к столу, к столу и скамейке». Book and Paper Group Annual 38: 90-101.

Брокман, Мэдисон и Эмили Фарек. 2019. «Исследование уменьшения пятен лисицы на бумаге». Book and Paper Group Annual 38: 102-111.

Маги, Кэти. 2019. «Высокоацилированная геллановая камедь для сохранения пергамента». Book and Paper Group Annual 38: 112-119.

Бейкер, Уитни. 2019. «Анализ обучения и институционального контекста практики сохранения книг в исследовательских библиотеках в 2007 и 2017 годах». Book and Paper Group Annual 38: 120-134.

Федеральная резервная система — Ставки коммерческих бумаг и краткое изложение

Статистика объема выпуска коммерческих бумаг RSS Загрузка данных

Получено на основе данных, предоставленных The Depository Trust & Clearing Corporation

Данные на 10 марта 2022 г. Опубликовано 11 марта 2022 г.

Статистика объема ежедневного выпуска коммерческих бумаг предоставляется для каждой из категорий ставок коммерческих бумаг: нефинансовая AA, нефинансовая A2/P2, финансовая AA и обеспеченная активами AA; так и для всего рынка.Общий рынок не является суммой четырех категорий ставок, поскольку существует дополнительная эмиссия, которая не попадает ни в одну из категорий ставок. Критерии, определяющие, какие проблемы включаются в категории ставок, подробно описаны в разделе «Расчеты ставок» на странице «О программе» этого выпуска. Рыночная статистика отражает все продажи коммерческих бумаг инвесторам дилерами или прямыми эмитентами, за исключением вторичных выпусков, соглашений об обратном выкупе и финансовых вопросов.

AA нефинансовый
Период Сумма Количество выпусков
Всего Дней до погашения Всего Дней до погашения
1-4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней 1–4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней
Среднегодовое значение
2020 3 303 2 185 230 120 236 256 276 133 77 10 6 11 12 16
2021 3 556 2 429 252 214 172 272 218 127 81 10 9 8 11 9
2022* 3 245 2 465 168 172 189 175 77 112 81 8 7 6 8 3
Среднемесячное значение
2021-окт. 5 061 3 640 350 378 134 239 318 171 118 15 14 6 8 10
ноябрь 4 739 3 624 334 416 157 150 57 160 116 16 15 6 5 2
дек. 2 103 1 289 312 355 28 81 39 77 47 13 12 1 3 1
2022-янв. 3 941 3 103 74 197 293 203 73 132 100 4 7 9 9 2
Февраль. 2 766 2 048 201 145 144 163 64 97 69 9 6 5 7 2
Март* 2 645 1 859 328 174 35 131 117 101 63 16 7 2 7 6
Еженедельно (пятница) в среднем
Февр.11 3 571 3 350 54 0 0 63 104 114 107 2 0 0 2 2
18 февраля 1 389 627 267 257 0 237 0 58 25 12 10 0 11 0
Февраль.25 3 954 2 328 421 329 666 179 30 139 81 16 12 21 7 2
4 марта 2 023 1 157 301 286 48 128 102 81 40 16 12 2 8 4
Март.11* 3 067 2 465 313 0 10 172 107 114 83 14 0 1 8 8
Ежедневно
4 марта 1 444 659 150 250 150 205 30 55 26 5 5 3 15 1
Март.7 5 811 4 878 354 0 41 172 365 227 169 16 0 3 10 29
8 марта 3 844 3 429 220 0 0 193 2 140 117 14 0 0 8 1
Март.9 991 606 199 0 0 185 0 33 17 9 0 0 7 0
10 марта 1 623 948 479 0 0 136 60 56 30 18 0 0 6 2
A2/P2 нефинансовый
Период Сумма Количество выпусков
Всего Дней до погашения Всего Дней до погашения
1-4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней 1–4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней
Среднегодовое значение
2020 4 977 3 374 458 372 425 210 139 435 267 49 39 45 20 14
2021 5 442 3 473 576 423 570 209 190 436 251 53 43 56 19 14
2022* 8 376 5 076 760 814 1002 382 341 654 363 72 73 90 36 22
Среднемесячное значение
2021-окт. 6 041 3 832 512 499 627 417 153 459 267 47 49 62 21 14
ноябрь 5 700 3 590 619 577 603 171 140 450 253 54 54 58 20 12
дек. 5 958 3 617 446 398 763 277 457 438 246 42 40 64 21 25
2022-янв. 7 785 4 786 751 721 928 421 178 620 339 72 66 87 39 17
Февраль. 8 548 5 255 828 853 1 056 348 208 679 382 74 75 94 32 23
Март* 9 446 5 377 622 955 1058 369 1064 679 375 66 86 85 38 30
Еженедельно (пятница) в среднем
Февр.11 7 529 4 746 552 855 828 316 233 606 351 50 71 75 30 29
18 февраля 8 931 4 971 819 888 1 629 431 192 757 385 84 86 135 44 22
Февраль.25 10 444 6 556 1 186 1 030 874 465 332 774 442 99 85 79 34 35
4 марта 10 540 5 974 623 1 042 1010 273 1 619 719 418 65 92 76 25 43
Март.11* 7 755 4 736 601 843 1 007 449 119 635 342 65 80 90 50 8
Ежедневно
4 марта 8 415 5 193 442 1 418 1 076 201 85 620 351 52 112 76 17 12
Март.7 7 961 4 876 143 679 1 043 835 384 649 358 30 66 106 66 23
8 марта 7 840 4 789 478 916 1 243 390 24 638 318 46 67 122 82 3
Март.9 7 115 4 511 809 800 831 132 31 579 328 92 77 57 22 3
10 марта 8 105 4 769 975 977 911 437 36 675 363 93 109 77 31 2
АА финансовый
Период Сумма Количество выпусков
Всего Дней до погашения Всего Дней до погашения
1-4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней 1–4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней
Среднегодовое значение
2020 7 284 6 829 176 72 74 27 106 185 168 5 2 3 1 6
2021 7 199 6 789 123 35 33 40 178 178 161 6 1 1 1 8
2022* 10 072 9 109 508 101 112 86 157 256 221 15 3 3 3 10
Среднемесячное значение
2021-окт. 7 116 6 807 144 13 16 12 124 170 156 6 1 0 0 6
ноябрь 7 443 6 868 193 35 14 168 165 182 161 8 1 0 6 5
дек. 7 838 7 475 167 13 6 53 125 192 175 7 0 0 3 6
2022-янв. 9 030 8 406 338 80 26 82 98 228 205 12 2 1 3 5
Февраль. 10 222 9 318 619 70 34 49 131 256 224 18 2 1 1 9
Март* 12 320 10 368 669 225 510 184 364 327 254 19 9 14 7 24
Еженедельно (пятница) в среднем
Февр.11 9 663 8 906 676 7 31 0 42 228 205 19 0 1 0 3
18 февраля 10 787 9 921 587 10 52 78 138 269 237 16 0 2 2 11
Февраль.25 11 854 10 589 798 155 12 0 299 316 267 22 4 0 0 22
4 марта 11 243 9 176 593 226 521 282 445 307 227 17 9 14 10 30
Март.11* 11 759 10 339 597 175 382 16 250 300 250 16 7 11 1 16
Ежедневно
4 марта 11 792 9 751 435 200 1 270 0 137 316 250 15 9 30 0 12
Март.7 11 916 10 201 250 554 421 30 460 304 244 5 20 11 1 23
8 марта 13 032 10 914 873 52 908 0 286 339 268 24 3 25 0 19
Март.9 12 760 11 323 1 033 38 145 0 223 323 272 30 1 3 0 17
10 марта 9 328 8 918 234 58 53 35 30 233 214 5 3 5 3 3
AA, обеспеченный активами
Период Сумма Количество выпусков
Всего Дней до погашения Всего Дней до погашения
1-4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней 1–4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней
Среднегодовое значение
2020 16 703 11 462 2 307 292 777 524 1 342 561 378 74 10 29 16 54
2021 15 774 11 043 1 871 297 659 418 1 487 529 358 61 10 24 15 61
2022* 15 758 10 464 2 414 360 691 474 1 355 509 327 71 12 23 17 59
Среднемесячное значение
2021-окт. 15 737 10 990 1 844 256 645 444 1 559 513 352 57 8 21 14 60
ноябрь 15 825 10 498 2 350 330 479 732 1 437 518 338 70 11 15 22 61
дек. 14 675 10 143 1 829 330 553 400 1 421 478 324 56 10 18 14 56
2022-янв. 15 479 10 322 2 159 442 635 501 1 420 493 321 64 14 21 18 56
Февраль. 15 064 10 245 2 350 278 691 350 1 150 494 324 70 9 24 13 53
Март* 18 101 11 340 3 200 349 830 703 1 680 587 350 89 13 28 22 84
Еженедельно (пятница) в среднем
Февр.11 14 490 9 896 2 207 333 732 408 914 481 321 64 12 23 14 47
18 февраля 14 972 10 118 2 506 326 770 215 1 037 492 322 73 10 29 10 48
Февраль.25 15 616 10 565 2 560 183 643 439 1 225 508 324 78 8 27 19 51
4 марта 17 050 11 285 2 833 399 432 578 1 523 537 350 79 17 14 17 61
Март.11* 18 182 11 300 3 079 248 1 217 706 1 633 605 349 86 8 41 24 97
Ежедневно
4 марта 16 709 10 353 2 891 464 316 751 1 934 533 327 79 20 9 23 75
Март.7 15 209 11 540 1 200 169 909 672 718 563 366 32 9 39 17 100
8 марта 19 267 10 441 3 374 316 1 618 696 2 822 636 329 100 7 56 23 121
Март.9 18 264 10 488 4 345 412 884 457 1 677 584 320 125 11 22 13 93
10 марта 19 991 12 733 3 396 96 1 455 997 1 314 636 380 88 5 46 43 74
Общий рынок
Период Сумма Количество выпусков
Всего Дней до погашения Всего Дней до погашения
1-4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней 1–4 дня 5-9 дней 10–20 дней 21–40 дней 41–80 дней 81+ дней
Среднегодовое значение
2020 77 294 49 885 10 393 2 506 4 236 2 650 7 625 3 179 1 833 388 161 251 150 395
2021 98 211 67 992 11 502 3 043 4 514 2 787 8 373 3 671 2 262 413 176 263 146 411
2022* 120 787 85 213 14 092 3 716 6 212 3 611 7 941 4 318 2 689 477 216 326 186 423
Среднемесячное значение
2021-окт. 107 137 75 339 12 006 3 535 4 272 2 789 9 196 3 856 2 435 410 200 247 138 426
ноябрь 104 919 72 833 13 505 3 618 3 883 3 165 7 914 3 791 2 343 456 209 226 147 410
дек. 94 490 67 805 9 903 3 050 3 840 2 223 7 668 3 362 2 166 344 151 202 114 385
2022-янв. 116 098 81 942 13 663 3 341 5 605 4 052 7 495 4 112 2 573 453 191 304 198 392
Февраль. 121 851 86 949 13 920 4 003 6 227 3 026 7 725 4 377 2 763 476 230 333 164 411
Март* 129 981 89 269 15 577 3 973 7 695 3 898 9 569 4 692 2 804 539 245 366 210 529
Еженедельно (пятница) в среднем
Февр.11 119 682 86 552 12 685 4 174 5 283 2 763 8 225 4 252 2 735 417 249 287 152 412
18 февраля 119 743 86 240 13 564 3 885 6 654 2 840 6 561 4 372 2 749 487 228 359 175 374
Февраль.25 130 498 92 989 15 112 4 288 7 288 3 057 7 764 4 727 2 967 538 262 373 168 418
4 марта 125 486 85 605 14 412 4 724 6 902 3 233 10 611 4 573 2 757 511 258 337 180 530
Март.11* 127 140 88 186 15 536 3 128 8 115 4 303 7 872 4 609 2 752 532 226 381 226 493
Ежедневно
4 марта 122 533 87 245 12 907 3 589 6 662 3 671 8 459 4 393 2 761 417 217 288 171 539
Март.7 127 747 92 479 11 945 2 894 6 841 5 927 7 659 4 638 2 910 407 200 336 291 494
8 марта 129 481 87 661 16 238 3 311 7 886 3 819 10 566 4 775 2 760 549 223 411 239 593
Март.9 124 599 83 625 19 506 3 089 9 327 3 283 5 770 4 440 2 602 679 226 351 164 418
10 марта 126 735 88 981 14 453 3 216 8 408 4 185 7 492 4 583 2 738 493 253 425 208 466
Наверх

Последнее обновление: 11 марта 2022 г.

Annual Review of Public Health

0,2829 4,2829 9 0,86439 39 7,004039
Аналитическая химия 2 Химия, Аналитика 83 10.745 7,1 2,476
Аналитическая химия 2 Спектроскопия 43 10,745 7,1 2,476
Бионауки о животных 1 Зоология 175 8,923 4,7 3,588
Бионауки о животных 14 Биотехнология и прикладная микробиология 159 8.923 4,7 3,588
Бионауки о животных 1 Сельское хозяйство, молочные продукты и зоотехника 63 8,923 4,7 3,287
Бионауки о животных 2 Ветеринарные науки 146 8,923 4,7 3,588
Антропология 5 Антропология 88 3.448 15,8 0,682
Астрономия и астрофизика 1 Астрономия и астрофизика 68 30,065 11,4 4,625
Биохимия 4 Биохимия и молекулярная биология 298 23,643 12,3 4,967 9000
Биомедицинская инженерия 9 Биомедицинская инженерия 90 9.590 8,9 1,813
Биофизика 2 Биофизика 72 12,981 7,1 5,667
Биология рака 31 Онкология 242 9,391 2,1 2,667
Клеточная биология и биология развития 18 Клеточная биология 195 13,827 10.1 0,818
Клетка и биология развития 1 Биология развития 41 13,827 10,1 0,818 902
Химическая и биомолекулярная инженерия 1 Химия прикладная 74 11,059 5,9 1,2874
Химическая и биомолекулярная инженерия 5 Инженерия, химия 143 11.059 5,9 1,304
Клиническая психология 1 Психология клиническая (социальные науки) 131 18,561 8,1
Клиническая психология 2 Психология (наука) 77 18,561 8,1 4,2822
Физика конденсированного состояния 6 Физика конденсированного состояния 69 16.109 5,5 11,826
Криминология 2 Криминология и пенология 69 9,956 2,3 1,375
Науки о Земле и планетах 2 Науки о земле, междисциплинарные 199 12,810 14,2 4,911
Науки о Земле и планетах 5 Астрономия и астрофизика 68 12.810 14,2 4,917
Экология, эволюция и систематика 5 Эволюционная биология 50 13,915 18,0
Экология, эволюция и систематика 3 Экология 166 13,915 18,0 0,840
Экономика 59 Экономика 377 4.193 6,9 0,548
Энтомология 1 Энтомология 102 19,686 14,7 13,652
Окружающая среда и ресурсы 3 Экологические исследования (социальные науки) 125 11,108 9,9
Окружающая среда и ресурсы 8 Науки об окружающей среде (науки) 274 11.108 9,9 1,235
Финансовая экономика 41 Бизнес, финансы 108 2,879 6,7 0,133
Финансовая экономика 100 Экономика 377 2,879 6,7 0,133
Гидромеханика 1 Физика, жидкости и плазма 34 18.511 15,9 12,650
Гидромеханика 1 Механика 136 18,511 15,9 12,650 0
Наука и технология пищевых продуктов 1 Наука и технология пищевых продуктов 144 13,635 5,5 4,438
Генетика 4 Генетика и наследственность 175 16.830 11,4 0,333
Геномика и генетика человека 14 Генетика и наследственность 175 8,929 8,4 2,0840
Иммунология 3 Иммунология 162 28,527 11,2 8,200
Право и социальные науки 27 Право 151 2.444 8,3 0,111
Право и общественные науки 55 Социология 149 2,444 8,3 0,111
Лингвистика 5 Язык и лингвистика (AHCI) 205 3,512 3,5 90,864
Лингвистика 14 Лингвистика (социальные науки) 193 3.512 3,5 0,864
Океанология 2 Геохимия и геофизика 88 13,850 7,3 7,571
Морские науки 1 Морская и пресноводная биология 110 13,850 7,3 7,571
Морские науки 1 Океанография 65 13.850 7,3 7,571
Материаловедение 20 Материаловедение, междисциплинарное 335 16,286 10,8 1,2800
Медицина.
Микробиология 7 Микробиология 137 15.500 13,5 1,308
Неврология 14 Неврология 273 12,449 13,8 2,837 9003
Ядерная наука и наука о элементарных частицах 2 Ядерная физика 19 14,219 10,5 1,353
Ядерная наука и наука о элементарных частицах 3 Физика, частицы и поля 29 14.219 10,5 1,353
Питание 2 Питание и диетология 89 11,848 14,2 0,471
Организационная психология и организационное поведение 2 Психология прикладная 83 18,333 4,7 9 3,7
Организационная психология и организационное поведение 1 Менеджмент 226 18.333 4,7 3,150
Патология: механизмы заболевания 1 Патология 77 23,472 7,0 10,507 0
Фармакология и токсикология 1 Токсикология 93 13,820 11,0 6,938
Фармакология и токсикология 6 Фармакология и фармация 275 13.820 11,0 6,938
Физическая химия 19 Химия физическая 162 12,703 12,4 90,600
Физиология 2 Физиология 81 19,318 11,0 6,783
Фитопатология 5 Науки о растениях 235 13.078 12.5 1.059
Биология растений 1 Науки о растениях 235 26,379 12,9 5,862
Политология 2 Политология 182 8,091 11,6 1,750
Психология 1 Психология (наука) 77 24.137 12,9 7.040
Психология 2 Психология междисциплинарная (социальные науки) 140 24,137 12,9
Общественное здравоохранение 2 Общественное, экологическое и оккупационное Здравоохранение (социальные науки) 176 21,981 9,5 4,621
Общественное здравоохранение 4 Общественное, экологическое и оккупационноеЗдравоохранение (наука) 203 21,981 9,5 4,621
Экономика ресурсов 31 Экономика 377 5,184 5,4 0,913
Экономика ресурсов 28 Экологические исследования (общественные науки) 125 5,184 5,4 0,917 9022
Экономика ресурсов 1 Экономика и политика сельского хозяйства (наука) 21 5.184 5,4 0,913
Социология 3 Социология 149 8,055 18,3 1,545
Статистика и ее применение 7 Математика, междисциплинарные приложения 108 5,810 3,9 1,2850
Статистика и ее применение 7 Статистика и вероятность 125 5.810 3,9 1,250
Вирусология 2 Вирусология 36 10,431 4,3 3,429
Зрение 46 Неврология 273 6,422 3,8 0,750
Vision Science 4 Офтальмология 62 6,422 3,8 0.750

Fedwire Funds Service — Годовая статистика

Последнее обновление: 15 февраля 2022 г.

Ежегодная статистика службы фондов Fedwire
Год Переводы инициированы
(номер)
Ежегодный рост объема
(в процентах)
Сумма исходящих переводов 1
(млн долларов)
Годовой рост стоимости
(в процентах)
Среднее значение за передачу
(млн долларов)
Среднедневной объем переводов 2
(номер)
Среднедневная стоимость переводов 2
(млн долларов)
2021 204 490 893 11.1 991 810 545 18,0 4,85 811 472 3 935 756
2020 184 010 202 9,8 840 483 038 20,8 4,57 727 313 3 322 067
2019 167 650 062 5.8 695 835 129 (2.8) 4,15 667 929 2 772 252
2018 158 430 742 3,8 716 211 759 (3.2) 4,52 631 198 2 853 433
2017 152 649 633 3.0 740 096 838 (3,5) 4,85 608 166 2 948 593
2016 148 142 402 3,8 766 961 537 (8.1) 5,18 590 209 3 055 624
2015 142 757 101 5.7 834 630 440 (5.6) 5,85 566 496 3 312 026
2014 135 022 749 0,6 884 551 876 24,0 6,55 537 939 3 524 111
2013 134 244 177 2.0 713 310 354 19,0 5,31 534 837 2 841 874
2012 131 637 349 3,6 599 200 625 (9.7) 4,55 524 452 2 387 253
2011 127 022 420 1.5 663 837 575 9.1 5,23 506 065 2 644 771
2010 125 130 561 0,3 608 325 851 (3.6) 4,86 ​​ 496 550 2 413 991
2009 124 731 244 (5.0) 631 127 108 (16.4) 5,06 494 965 2 504 473
2008 131 362 107 (2,5) 754 974 633 12,6 5,75 521 278 2 995 931
2007 134 688 381 0.8 670 665 569 17,1 4,98 536 607 2 671 974
2006 133 605 267 0,9 572 645 790 10,4 4,29 532 292 2 281 457
2005 132 437 838 5,9 518 546 733 8.3 3,92 527 641 2 065 923
2004 125 103 104 1,5 478 946 947 7,1 3,83 494 479 1 893 071
2003 123 280 721 7,2 447 341 692 10,2 3.63 491 158 1 782 238
2002 114 979 176 2,2 405 761 750 (4.2) 3,53 458 084 1 616 581
2001 112 455 615 3,8 423 606 365 11,5 3.77 448 030 1 687 675
2000 108 313 521 5,4 379 756 389 10,6 3,51 429 816 1 506 970
1999 102 797 106 4,8 343 381 658 4,5 3,34 407 925 1 362 626
1998 98 095 841 9.6 328 748 912 14,0 3,35 389 269 1 304 559
1997 89 510 261 8,4 288 419 808 15,8 3,22 356 615 1 149 083
1996 82 590 787 8,8 249 140 021 11.7 3,02 327 741 988 651
1995 75 894 343 5,3 222 954 083 5,6 2,94 302 368 888 263
1994 72 048 378 3,3 211 201 540 1,7 2.93 287 045 841 440
1993 69 736 710 3,2 207 629 814 4,2 2,98 276 733 823 928
1992 67 567 765 4,4 199 175 034 3,6 2,95 267 066 787 253
1991 64 697 268 3.4 192 254 895 (3.4) 2,97 257 758 765 956
1990 62 559 276 5,2 199 067 200 9,0 3,18 249 240 793 096
1989 59 456 427 6,6 182 575 303 13.6 3,07 236 878 727 392
1988 55 761 851 6,5 160 730 050 5,4 2,88 222 159 640 359
1987 52 375 438 152 453 528 2.91 207 839 604 974

Примечания

1 Суммы, выделенные жирным шрифтом, были пересчитаны в марте 2007 года.

2 На основе количества рабочих дней за период.

К началу страницы

Ежегодный объемный прирост европейских лесов – описание и оценка используемых национальных методов

Для изучения методов оценки валового прироста в странах среди национальных корреспондентов ЕЭК ООН/ФАО всех европейских стран и членов ЕЭК ООН был распространен вопросник. /Группа специалистов ФАО по мониторингу устойчивого лесопользования.Это национальные эксперты, отвечающие или участвующие в процессе предоставления информации о лесах для международных оценок лесных ресурсов. Кроме того, использовались базы данных Оценки лесных ресурсов умеренной и бореальной зоны (ЕЭК ООН/ФАО, 2000 г.) и Состояние лесов Европы (SoEF) 2011 г. (FOREST EUROPE, ЕЭК ООН и ФАО, 2011 г.). Анкета состояла из 32 вопросов о возможностях и методах оценки валового годового прироста, естественной убыли, чистого годового прироста и рубок, а также минимального порога деревьев, включаемых в оценки.В данном исследовании использовались только ответы на некоторые из этих вопросов. Национальным корреспондентам было предложено, в частности, ответить на следующие вопросы:

  • Какой метод используется в вашей стране для оценки валового годового прироста и его баланса во время SoEF 2011?

  • Какой метод вы планируете использовать в вашей стране для оценки валового годового прироста и его компонентов в будущих оценках?

  • Какой порог минимального диаметра используется в вашей стране при оценке валового годового прироста и его компонентов?

  • Есть ли у вас возможность оценить валовой прирост и его компоненты путем экспертной оценки или грубой оценки?

Корреспондентов спросили о пяти стандартизированных методах оценки GAI, которые они используют в настоящее время или планируют использовать для будущих оценок (таблица 1).Это были

Таблица 1 Методы оценки валового прироста, использованные для отчетности SoEF 2011 и планируемые для использования в будущей отчетности (в скобках)
  1. 1.

    Суммирование предполагаемых изменений объема отдельных деревьев непосредственно на постоянных участках,

  2. 2.

    Полупрямым методом — приращения диаметра уцелевших деревьев на временных участках,

  3. 3.

    Суммирование компонентов валового прироста, измеренных в ходе последовательных инвентаризаций на постоянных участках,

  4. 4.

    Оценка по моделям, таблицы урожайности,

  5. 5.

    Использование значений по умолчанию (например,г., фиксированный процент запаса древесины)

Ответы получены от представителей 31 страны Европы, в том числе Российской Федерации. На вопросы нашего запроса также любезно ответили специалисты из США. Площадь лесов и запас древостоя в 30 ответивших европейских странах (исключая Российскую Федерацию) соответствовали 186 млн га и 29 288 млн м 94 825 3 94 826 или 88,3 и 89,6 % от общей площади лесов и запаса древостоя Европы.

Определения валового и чистого годового прироста в целом оставались неизменными на протяжении многих лет, но могут быть некоторые незначительные различия. Согласно определению TBFRA 2000, GAI представляет собой «среднегодовой объем прироста всех деревьев за отчетный период, измеренный до минимального диаметра на высоте груди (dbh) 0 сантиметров (см)» (ЕЭК ООН/ФАО, 2000). NAI в соответствии с определением ОЛРУБЗ 2000 представляет собой «среднегодовой объем валового прироста за данный отчетный период за вычетом естественной убыли на всех деревьях до минимального диаметра 0 см (dbh)» (ЕЭК ООН/ФАО, 2000 г.).Естественные потери определялись как «среднегодовые потери запаса древостоя в течение данного учетного периода, измеренные до минимального диаметра 0 см (dbh), из-за гибели по причинам, отличным от вырубки человеком, например, естественная гибель, болезни, насекомые атаки, огонь, ветровой бросок или другой физический урон».

Соответствующие определения, указанные для SoEF 2011, были очень похожи, но стали более гибкими в отношении минимального размера включенных деревьев (FOREST EUROPE, UNECE and FAO 2010).Деревья, включенные в отчет о приросте и убыли, должны иметь те же минимальные размеры, которые определены для запаса древостоя. Страны должны указать минимальный диаметр dbh, минимальный верхний диаметр и минимальный диаметр ответвлений. Кроме того, следует указать, относятся ли сообщаемые цифры к объему над землей или над пнем.

GAI можно разделить на три основных компонента: (1) объем, накопленный в стволах деревьев в течение периода оценки, включая врастание новых деревьев; (2) объем деревьев, погибших за тот же период, обычно именуемый естественной убылью или смертностью; и (3) объем живых деревьев, срубленных за этот период.Часть естественной убыли, как правило, также вырубается и используется для различных целей, но для оценки этих составляющих ее следует отделять от вырубки живых деревьев. Чистый прирост можно рассчитать из валового прироста путем вычитания объема деревьев, которые естественным образом погибли в течение периода оценки. Эта концепция в принципе действительна на всех уровнях, от национального до уровня стенда.

Деревья, присутствующие в древостое при первичной инвентаризации, будут иметь три возможности: продолжить свой рост, быть вырубленными при рубках ухода или других лесохозяйственных работах, или погибнуть вследствие, например,l{V}_{A-ni}}={M}_A-{m}_{An}+{Z}_{MK}+{Z}_{MO}={M}_A-{M}_ {An}+{M}_K+{M}_O+{Z}_{MK}+{Z}_{MO}} $$

(6)

где Z МК — прирост срубленных деревьев и Z МО — это приращение мертвых деревьев.

Изменение объема насаждения за отчетный период обозначается как ∆ =  M А  −  М А-н  +  М I , где М I – объем врастания, т.е.т. е. деревья, которые преодолели минимальный порог измерения между двумя инвентаризациями. Наконец, приращение равно сумме изменения объема, объема срубленных деревьев и объема сухих деревьев за период оценки, включая прирост сухих и срубленных деревьев до того, как они погибли или были срублены

$$ {Z}_M =\varDelta +{M}_K+{M}_O+{Z}_{MK}+{Z}_{MO} $$

(7)

Согласно определению ОЛРУБЗ 2000, объем всех мертвых деревьев равен объему естественной убыли (уравнение3), и тогда чистое приращение можно выразить как

$$ NAI={Z}_M\hbox{—} {M}_0=\varDelta + {M}_K+{Z}_{MK} $$

(8)

Валовой годовой прирост складывается из трех основных компонентов: объема накопленной стволовой древесины в древостое, объема вырубленных деревьев и объема погибших деревьев:

$$ GAI=\varDelta +{M}_{K1}+{ M}_{K2}+{M}_{OK}+{M}_{OO} $$

(9)

где Δ изменение запаса древостоя, M К1 — объем рубок главного пользования живых деревьев, М K2 объем рубок ухода или других рубок живых деревьев, M ОК — рубки сухостойных деревьев, включая заготовленные естественные убыли, а М ОО не заготавливается с естественной убылью.

Наблюдения на постоянных исследовательских участках (Pretzsch, 2009; Kuliešis et al., 2010) и изучение многочисленных моделей роста и таблиц урожайности (Kuliesis, 1993) показывают, что 50–70 % общего прироста насаждения в среднем можно накапливать и использовать для рубки главного пользования (рис. 1). В зависимости от интенсивности изреживания изменяется доля компонентов ГАИ. Более высокая доля рубок ухода в ГАИ снижает потенциальную естественную убыль.

Рис. 1

Теоретический подход баланса валового прироста в зависимости от интенсивности рубок ухода.Пропорции компонентов GAI зависят от интенсивности прореживания. ( Δ изменение запаса древостоя; M К1 – объем рубок главного пользования живых деревьев; М К2 — объем рубок ухода или других рубок живых деревьев; М ОК — рубки сухостоя, в том числе заготовленные естественные убыли; М ОО не убрана естественная убыль)

Используя теоретический подход, можно сказать, что остаток прироста представляет собой объем потенциальной естественной убыли или потенциальной рубки ухода в зависимости от интенсивности ведения лесного хозяйства и режима рубок ухода.Увеличение интенсивности рубок ухода до 30–40 % от общего урожая стимулирует накопление прироста в древостое и убранной части урожая, а также снижает естественные потери до 5–10 %. Возможные естественные убыли за период ротации одновозрастных насаждений снижаются с 40-45 % до 5–10 % при увеличении интенсивности рубок ухода с 5 до 35 % валового прироста.

Полярный научный центр » PIOMAS Повторный анализ объема арктического морского льда

Рис.1  Аномалия объема арктического морского льда от PIOMAS обновляется один раз в месяц. Суточные аномалии объема морского льда для каждого дня рассчитываются относительно среднего значения за период с 1979 по 2021 год для этого дня года. Отметки на оси времени относятся к 1-му дню года. Тенденция за период с 1979 г. по настоящее время показана синим цветом. Заштрихованные области показывают одно и два стандартных отклонения от тренда. Столбики погрешностей указывают на неопределенность месячной аномалии, построенной один раз в год.

Рис. 2 Общий объем арктического морского льда по данным PIOMAS, показывающий объем среднегодового цикла и период с 2011 по 2020 гг.Заштрихованные области указывают на одно и два стандартных отклонения от среднего значения.

Рис.3 Ежемесячный объем морского льда по данным PIOMAS за апрель и сентябрь

Рис. 4 Сравнение аномалий суточного объема морского льда по сравнению с 1979-2021 гг.

 

Рис  5. Средняя толщина арктического морского льда над покрытыми льдом регионами по данным PIOMAS за выбранные годы. Средняя толщина рассчитывается для домена PIOMAS, включая только те места, где лед толще, чем .15 м.

Рис. 6. Аномалия толщины льда PIOMAS за февраль 2022 г. по отношению к 2011-2020 гг.

Рис. 7. Мультисенсорная аномалия толщины морского льда CryoSat-2 (AWI) за февраль 2022 г. относительно 2011-2020 гг. (предварительная версия 2.4) 2 (AWI v 2.4) и аномалии объема морского льда PIOMAS за декабрь

Рис. 9. Среднемесячная толщина морского льда в сентябре 2016 г. по данным PIOMAS.Щелкните для анимации с 1979 по 2017 год

Рис. Система (PIOMAS, Zhang and Rothrock, 2003 г.), разработанная в APL/PSC. Аномалии для каждого дня рассчитываются относительно среднего за период 1979-2020 гг. для этого дня года, чтобы исключить годовой ход.Модельный среднегодовой ход объема морского льда за этот период колеблется от 28 000 км 94 825 3 94 826 в апреле до 11 500 км 94 825 3 94 826 в сентябре. Синяя линия представляет тенденцию, рассчитанную с 1 января 1979 г. до самой последней даты, указанной на рисунке. Заштрихованные области представляют собой одно и два стандартных отклонения остатков аномалии от тренда на рис. 1 и стандартные отклонения от среднесуточного значения за 1979-2017 гг. на рис. 2. объем льда, который был 7-м самым низким за всю историю наблюдений с 13 800 км 94 825 3 94 826, причем в последние годы все они были сгруппированы близко друг к другу (см. рис. 11).3 выше рекорда, установленного в 2017 году. Месячный объем льда был на 35% ниже максимального значения 1979 года и на 18% ниже среднего значения за 1979-2021 годы. Средний объем льда в феврале 2022 года был на 1,25 стандартного отклонения выше линии тренда 1979–2021 годов. Аномалии прироста льда в феврале 2022 г. по-прежнему находились на верхней границе последнего десятилетия (рис. 4), а средняя толщина льда (толщина более 15 см) находилась на середине последних значений. Карта аномалий толщины льда за февраль 2022 г. по отношению к 2011-2020 гг. (рис. 6) показывает положительные аномалии в морях Бофорта и Чукотском, но отрицательные аномалии в Карском море и море Лаптевых от 2000 г. до н.э.Отрицательные аномалии, существовавшие к северу от Гренландии, ослабевают, а к северу от Баффиновой Земли существует положительная аномалия. Толщина льда CryoSat 2 показывает в целом аналогичную картину аномалий толщины морского льда, хотя районы к северу от Гренландии и Баффинова залива демонстрируют существенные различия.

 Временные ряды за февраль (рис. 8) для обоих наборов данных не имеют явного тренда за последние 11 лет. Сравнение этого с 43-летними временными рядами 1979–2021 годов подчеркивает важность естественной изменчивости в относительно коротких временных рядах, таких как в настоящее время доступные в CS2.Обе записи показывают близкое соответствие по величине и аналогичную временную изменчивость, при этом объем PIOMAS немного больше, чем CS2, за исключением 2017 года.

Обновления будут создаваться с интервалом примерно в один месяц.


Назначение

Объем морского льда является важным индикатором климата. Он зависит как от толщины, так и от протяженности льда и, следовательно, более непосредственно связан с воздействием на климат, чем только от протяженности. Однако объем арктического морского льда в настоящее время не может непрерывно наблюдаться.Наблюдения со спутников, подводных лодок ВМФ, причалов и полевых измерений ограничены в пространстве и времени. Включение наблюдений в числовые модели в настоящее время обеспечивает один из способов оценки изменений объема морского льда на постоянной основе в течение нескольких десятилетий. Сравнение модельных оценок толщины льда с наблюдениями помогает проверить наше понимание представленных в модели процессов, важных для формирования и таяния морского льда.

версии

версия 2.1

Мы обнаружили программную ошибку в процедуре, которая интерполирует данные о концентрации льда перед ассимиляцией. Ошибка коснулась только данных за 2010-2013 годы. Эти данные были повторно обработаны и теперь доступны в версии 2.1. Толщина льда обычно больше в районе Чукотского моря Бофорта с наибольшими перепадами толщины в мае. Различия в объеме льда до 11% больше в конце весны.

На рис. 5 показаны различия в объеме между версией 2.0 и Версия 2.1 (нажмите, чтобы увеличить)

Версия 2. 0

Этот временной ряд объема льда создан с помощью обновленной версии PIOMAS (15 июня 2011 г.). Эта обновленная версия улучшена по сравнению с предыдущими версиями за счет учета температуры поверхности моря (SST) для участков, свободных ото льда, и использования другой параметризации прочности льда. Сравнение оценок PIOMAS с наблюдениями за толщиной льда показывает уменьшение ошибок по сравнению с предыдущей версией. Долгосрочный тренд снижается примерно до -2.8 10 км 3 /декада от -3,6 км 3 10 3 /декада в последней версии. Наши сравнения с данными и альтернативными прогонами модели показывают, что эта новая тенденция является консервативной оценкой фактической тенденции. Новое в этой версии мы предоставляем статистику неопределенности. Более подробную информацию можно найти в Schweiger et al. 2011. Улучшение модели является постоянной исследовательской деятельностью в PSC, и обновление модели может происходить через нерегулярные промежутки времени. При обновлении модели весь временной ряд будет повторно обработан и опубликован.

Модель и процедура ассимиляции

PIOMAS — это численная модель с компонентами для морского льда и океана и возможностью ассимиляции некоторых видов наблюдений. Для моделирования объема льда, показанного здесь, информация о концентрации морского льда из продукта NSIDC в ​​режиме, близком к реальному времени, ассимилируется в модель, чтобы улучшить оценки толщины льда, а данные SST из повторного анализа NCEP/NCAR ассимилируются в свободных ото льда областях. Данные реанализа ТПМ NCEP/NCAR основаны на глобальном ежедневном анализе ТПМ Рейнольдса с высоким разрешением с использованием спутников и наблюдений на месте ( Рейнольдс и Марсико , 1993; Рейнольдс и др. ., 2007). Атмосферная информация для управления моделью, в частности, ветер, температура приземного воздуха и облачный покров для расчета солнечной и длинноволновой радиации, указывается в повторном анализе NCEP/NCAR. Модель панарктического океана форсируется входными данными глобальной модели океана на его открытых границах, расположенных на 45 градусах северной широты.

 

Проверка модели и неопределенность

PIOMAS была тщательно проверена путем сравнения с наблюдениями с подводных лодок ВМС США, океанографических причалов и спутников.Кроме того, были выполнены прогоны модели, в которых были изменены параметры модели и процедуры усвоения. Из этих проверочных исследований мы получаем консервативные оценки неопределенности тренда ± 1,0 10 3 км 3 /десятилетие. Неопределенность среднемесячной аномалии объема льда оценивается как ±0,75 10 3 км 3 . Неопределенности общего объема больше, чем для аномалии, потому что систематические ошибки модели устраняются при расчете аномалий.Неопределенность для общего объема льда в октябре оценивается в ±1,35 10 3 км 3 . При сравнении общих зимних объемов с другими оценками объемов необходимо учитывать тот факт, что область PIOMAS в настоящее время не простирается на юг достаточно далеко, чтобы охватить все районы, которые могут иметь ледяной покров в зимнее время. Из домена частично исключены районы Охотского моря и залива Святого Лаврентия. Подробности о проверке модели можно найти в Schweiger et al. 2011 и (здесь).Дополнительную информацию о PIOMAS можно найти (здесь)

Полная библиотека данных о толщине морского льда для проверки модели была составлена ​​и доступна (здесь)

Перспектива: потери льда и энергия

Для таяния морского льда требуется энергия. Сколько энергии? Энергия, необходимая для таяния 16 400 км 94 825 3 94 826 льда, теряемого каждый год (в среднем за 1979-2010 гг.) с апреля по сентябрь в рамках естественного годового цикла, составляет около 5 x 10 94 825 21 94 826 джоулей. Для сравнения У.S. Потребление энергии в 2009 году (www.eia.gov/totalenergy) составляло примерно 1 x 10 20 Дж. Таким образом, для таяния такого количества льда каждый год требуется примерно в 50 раз больше годового потребления энергии в США. Эта энергия возникает из-за изменения распределения солнечного излучения при вращении Земли вокруг Солнца.

Чтобы растопить дополнительные 280 км 3 морского льда, количество, которое мы ежегодно теряем на основе расчетов PIOMAS, требуется примерно 8,6 x 10 19 Дж или 86% U.С. потребление энергии.

Однако при распределении по площади, покрытой арктическим морским льдом, дополнительная энергия, необходимая для таяния такого количества морского льда, на самом деле довольно мала. Это соответствует примерно 0,4 Вт·м -2  . Это все равно, что оставить очень маленькую и тусклую лампочку фонарика, постоянно горящую на каждом квадратном метре льда. Отследить такую ​​небольшую разницу в энергии очень сложно, и это подчеркивает, почему нам нужно смотреть на более длинные временные ряды и учитывать неопределенности в наших измерениях и расчетах.

Данные

Переработанные данные объема льда PIOMAS (версия 2.1) доступны (здесь).

Как цитировать временные ряды объема льда PIOMAS

Временные ряды объема и неопределенности:

Schweiger, A.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.