Документооборот в управлении: Ваш браузер не поддерживается

Содержание

1.2 Делопроизводство и документооборот в управлении предприятием

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемые процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена – документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля за исполнением, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым или ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Автоматизация делопроизводства на этом уровне требует предварительного обследования документопотоков на предприятии с последующей фиксацией модифицированного регламента делопроизводства в инструкциях и положениях, а также настройки регламентов прохождения электронных документов по рабочим местам. Специальное структурное подразделение осуществляет: регистрацию документов, контроль за их исполнением, учет исполнения, систематизацию документов, формирование номенклатуры дел и контроль за состоянием самих дел.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow” – стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.

Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск, архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть два существенных препятствия: внешнее и внутреннее.

Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.

Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (optical character recognition — OCR). Последние достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.

Управление контентом и электронный документооборот

Управление контентом и электронный документооборот. — Текст : электронный // Myfilology.ru – информационный филологический ресурс : [сайт]. – URL: https://myfilology.ru//192/upravlenie-kontentom-i-elektronnyj-dokumentooborot/ (дата обращения: 25.04.2022)

Контент — информационные данные, преобразованные в соответствующую форму и предназначенные для хранения в целях последующего неоднократного их востребования, и вещественное наполнение услуги.

Признаки контента: актуальность, общественная, личная (персональная) и коллективная (корпоративная) принадлежность содержания. Бизнес-процесс в сетях связи третьего поколения отличается появлением равноправного участника — компаний — поставщиков контента. Компаний — поставщиков контента катастрофически мало, и все они, как правило, сосредоточены в крупных городах. Без появления их в достаточном количестве невозможно предложить большой набор услуг, реализуемых на сетях связи третьего поколения и обеспечить их коммерческий успех.

Управление контентом

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями и возможность анализа. Наиболее полно такому подходу соответствует современная концепция Enterprise Content Management (ЕСМ), а реализующие ее системы — Content Management Systems (CMS).

На русский язык Enterprise Content Management чаще всего переводят как «управление корпоративным содержанием», хотя есть и другие предложения перевода, например, «умение обращаться с неструктурированной корпоративной информацией».

Так как на предприятиях накопилось огромное количество электронных документов, то для работы с ними нужна взаимосвязанная система. Каждый сотрудник предприятия хранит свои документы в виде файлов и электронной почты. При этом вся бизнес-логика содержалась в головах людей, которые работают с документами. Накопленные массивы электронной информации являются ценнейшим интеллектуальным активом организации, ее корпоративной памятью. Кроме того, что их нужно сохранять, они должны быть легко доступны.

Чем же «документ» отличается от «контента»? Чаще всего документ создается в формате некоторого офисного приложения, например MS Word. После его утверждения, он, например, публикуется на сайте в HTML-формате или преобразуется в PDF-формат для дальнейшего распространения. Для потребителя информации это один и тот же документ (его суть и смыл одни и те же), а для классической системы управления документами — три разных. Таким образом, появляется новое качество: «информация-контент» отделяется от «документа-формы». Пока дискуссия о приоритете содержания (контента) над формой (документом) носит академический характер. Можно считать, что «документ» и «контент» — практически одно и то же. Это дает все основания, что основой ЕСМ является система управления документами, но только основа.

На сам же деле, концепция ЕСМ — это результат конвергенции систем управления документами и информацией на Web-сайтах, средств автоматизации бизнес-процедур, коллективной работы и управления знаниями. Это комплексное решение, обеспечивающее накопление и систематизацию неструктурированной информации, поддержку ориентированных на документы бизнес-процессов и возможности анализа информации.

Для анализа важны не только показатели в виде окончательных цифр (назовем это четкой информацией). Это могут быть, например, данные из отчетов о продажах, измеряемые в сотнях тысяч долларов. Гораздо интереснее использовать для нужд бизнеса и так называемую «размытую» (назовем ее нечеткой) информацию, которая находится в текстовых документах, электронных таблицах, на Web-страницах, в сообщениях электронной почты.

Появление поставщиков средств управления контентом не заставило себя ждать. Это InterLeaf (www.interleaf.com, пакет BladeR-unner), Interwoven (www.interwoven.com, пакет TeamSite), NetObjects (www.netobjects.com, пакет Collage), Vignette Corp. (www.vignette.com, пакет StoryServer, Vignette V/7). Сюда следует отнести и продукты от IBM (Content Manager 8.0) и Microsoft CMS 2002. Эти пакеты предназначены не для организации хранения и маршрутизации документов, а для подготовки Web-контента и организации доступа к нему. Для этого предусмотрен обширный пользовательский инструментарий, в том числе текстовые редакторы и авторские Web-инструменты.

Электронный документооборот

Под документом понимают информацию, зафиксированную на материальном носителе с атрибутами, позволяющими ее идентифицировать. Бумажный документ

это информация, зафиксированная на бумажном носителе и обладающая определенными атрибутами, например, дата и подпись. В бумажном документе имеет место привязка информации к материальному носителю (бумаге).

В эпоху ИТ, когда документы создаются (или переводятся в электронный вид), управление ими осуществляется электронным способом. Электронный документ является единицей информации в системах электронного документооборота. Такой документ не осязаем, его нельзя потрогать, и он не привязан к носителю. Электронный документ может существовать на многих носителях, но в то же время быть одним и тем же документом.

Различают внутренний и внешний электронный документооборот. Перемещение документов внутри ИС предприятия относят к внутреннему документообороту, а при их передаче в глобальную сеть говорят о внешнем документообороте. Исходя из указанных выше особенностей, следует иметь в виду правила, определяющие все особенности электронного документооборота. Причем эти правила должны быть едины для всех, как внутри предприятия, когда рассматривается внутренний электронный документооборот, так и в стране (внешний электронный документооборот). Регламентации электронного документооборота определяются Законом «Об электронных документах и электронном документообороте», например, в Украине или Законами об «Электронном документообороте» и «Электронной цифровой подписи» в России. Но, к сожалению, эти Законы с большим трудом пробивают себе «жизнь».

Отсутствие атрибутов, аналогичных атрибутам бумажных документов, возможность модификации документов и одновременное существование многих одинаковых копий документа обусловливает необходимость введения каких-то реквизитов и для электронных документов. Основными реквизитами являются дата и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

ЭЦП защищает электронный документ от подделки с помощью закрытого ключа. Для проверки ЭЦП применяется открытый ключ. Так как при документообороте предполагается использование ЭЦП как физическими, так и юридическими лицами, необходимо наличие органа, идентифицирующего владельца ЭЦП и удостоверяющего его открытый ключ. В качестве такого органа выступают удостоверяющие центры, которые создают по обращению пользователей закрытые и открытые ключи ЭЦП, приостанавливают и возобновляют действие сертификатов ключей подписей, ведут реестр сертификатов.

Что дает электронный документооборот?

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает более эффективное управление документов за счет автоматического контроля их исполнения, прозрачности деятельности предприятия. При этом поддерживается накопление, управление и доступ к информации и знаниям, а также ведется протоколирование деятельности предприятия в целом.

Также оптимизируются бизнес-процессы, автоматизируется механизм их выполнения и контроля, сокращается оборот бумажных документов и удешевляется их хранение.

 

Аргументы

 

По данным журнала ASAP, ежегодно в мире появляется около 6 млрд. новых документов. Так, только в США ежедневно создается более 1 млрд. страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,5 трлн. различных документов. По прогнозу того же журнала ASAP, к 2004 году только около 30% корпоративной информации останется в бумажном виде, а 70% информации будет храниться в электронном виде. По данным Siemens Business Services:

— 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;

— 6% документов безвозвратно теряются;

— каждый внутренний документ копируется до 20 раз;

— при использовании электронного документооборота производительность труда персонала возрастает на 20-25%;

— стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже, чем бумажных.

Секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителей на работу с документами уходит до 45% рабочего времени, а у рядовых сотрудников предприятия — до 30% времени.

Последние 5-6 лет наблюдается интерес к электронному документообороту и на отечественных предприятиях негосударственной формы собственности. Очень просто электронный документооборот можно определить как рабочий поток документов в электронном виде. Организовать этот поток можно с помощью электронной почты без специальной системы. Это имеет место у большинства организаций, имеющих информационные системы.

Использование же специального программного обеспечения предоставляет механизмы управления, осуществляемые через документы, т. е. электронный документооборот напрямую связан с уровнем развития управления. И в этом случае задача электронного документооборота — не вытеснить бумажный, а создать эффективный механизм управления предприятием. Электронный документооборот обеспечивает реализацию всех бизнес-процессов по документам, и его могут обеспечивать следующие системы:

— электронный архив. Поддерживают средства полнотекстового поиска и хранения данных;

— workflow-системы. Рассчитаны на обеспечение движения документов по заранее заданным маршрутам (жесткая маршрутизация) с учетом иерархического построения организации;

— системы, ориентированные на накопление знаний. Это гибридные системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих;

  • системы коллективной работы. Их основная задача — обеспечить совместную работу людей над документами.

Специалисты по вычислительной технике помнят, как в 80-е годы многочисленные группы программистов трудились над созданием систем АСКИД (автоматизированных систем контроля исполнения документов). В советские времена подобные системы вряд ли могли быть востребованы, потому что «натыкались» на стены чиновников. И их можно было понять: автоматизированная система отнимала чувство чиновничьей значимости и незаменимости. Теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя чиновников. Но самое страшное для чиновника было то, что система оперативно оповещала руководителя о нерасторопности чиновника как исполнителя.

А в это то же время на Западе потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота, которые называют Electronic Document Management Systems (EDMS). Сегодня эти системы являются частью рынка программного обеспечения для управления электронным документооборотом и содержимым информационных систем, так называемого рынка DCT (document and content technologies).

Как правило, EDMS-системы — это клиент-серверные программы, построенные по модульному принципу и имеющие открытые интерфейсы прикладного программирования, что позволяет добавлять к ним новые функции или расширять уже имеющиеся. Например, функции ввода документов со сканера, электронной почтой, пересылки факсов и др. Важной особенностью EDMS-систем является также высокая степень их интеграции с прикладными программами за счет использования технологий OLE Automation, DDE, ActiveX, MAPI и др.

Как правило, EDMS-системы имеют двух- или трехуровневую архитектуру, а их главное назначение — обеспечить целостность документов и их четкую классификацию, чтобы пользователь мог без труда найти нужный документ. Обычно первый уровень такой системы представляет собой файловый сервер, содержащий документы и классификаторы. Второй уровень состоит из клиентского ПО, обеспечивающего доступ к системе, а третий уровень архитектуры систем управления документами содержит бизнес-логику, определяющую систему формирования документов и маршруты их доставки конкретным сотрудникам для внесения изменений и утверждения.

Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т.д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено — один и тот же документ может входить в несколько папок и полок за счет применения механизма ссылок. Любой документ в EDMS-системе характеризуется определенным набором атрибутов (например, название, автор, дата и время создания и др.). Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, в которой в графическом виде представлены атрибуты документа. В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из хранилища атрибутов документов (карточек), хранилища документов, а также служб полнотекстовой индексации.

Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов документов используются системы управления реляционными базами данных, например Oracle, Sybase, MS SQL Server, обеспечивающие поиск документов по атрибутам, а для хранения непосредственно содержимого документов — файл-серверы Windows, NetWare, UNIX или собственные хранилища.

Полнотекстовая индексация предназначена для индексирования содержимого документов, чтобы при необходимости пользователь мог найти документы с указанными в строке поиска словами.

Кроме механизмов хранения документов, EDMS-системы должны обеспечивать и маршрутизацию документов. В общем случае используется свободная и жесткая маршрутизация документов. При свободной маршрутизации пользователь может по своему усмотрению изменить существующий (или задать новый) маршрут прохождения документов. При жесткой маршрутизации маршруты прохождения документов строго регламентированы, и пользователи менять их не могут.

В EDMS-системах реализованы надежные средства разграничения полномочий и контроля за доступом к документам. Если пользователи лишены прав на внесение каких-либо изменений в документ, то они могут воспользоваться возможностью его аннотирования. В большинстве EDMS-систем аннотирование реализуется за счет включения в карточку документа атрибута для аннотации.

Достоинством EDMS-систем является реализованная в них возможность автоматического отслеживания версий документов (пользователи всегда могут определить, какая именно версия документа является наиболее актуальной по порядку или времени их создания).

В состав большинства EDMS-систем входят утилиты для просмотра документов, понимающие многие десятки форматов файлов.

Клиентами большинства EDMS-систем могут быть ПК с операционными Windows, Unix и Mac OS. Кроме того, они позволяют работать с документами через стандартные Web-браузеры.

Бумажных документов не уменьшится

 

Внедрение электронного документооборота обычно не сокращает использование бумаги в организации, а даже увеличивает. Во-первых, это связано с тем, что электронный документооборот внедряет культуру создания документов, поэтому общее количество «рождаемых» организацией документов резко возрастает. Во-вторых, в силу привычки люди часто хотят иметь документы на руках и работать с ними не только за компьютером. Объясняется это тем, что с бумажным документом работать более «эргономично». В-третьих, карманные компьютеры из-за маленького экрана не вполне подходят для работы с электронными документами. Так что индустрия принтеров, а вместе с ней и бумажные документы, еще долго будут процветать.

12.11.2017, 1198 просмотров.

Управление документооборотом

ELMA365 помогает качественно выстроить электронный документооборот компании. В системе предусмотрены классические инструменты делопроизводства, а также маршруты, контроль статусов и надежное хранение. Автоматизация позволяет избавиться от узких мест в сложившихся процедурах — документ своевременно проходит все этапы обработки и не теряется.

Настройка документооборота состоит из следующих шагов:

1. Создайте и настройте номенклатуру дел.  

Наличие номенклатуры позволит пользователям регистрировать документы и упростит их поиск. Подробнее об этом читайте в статье Номенклатура и настройки регистрации.

2. Настройте регистрацию.

Документы в ELMA365 можно регистрировать как вручную, так и автоматически, при этом для автоматической регистрации задается шаблон регистрационного номера. Подробнее о настройках регистрации читайте в статье Работа с номенклатурой дел.

3. Создайте приложение типа «Документ».

Используйте данное приложение для работы с договорами, актами, накладными, счетами и другими документами. Такие электронные документы содержат как сам файл, так и всю информацию о нем — регистрационный номер, статус, дату создания и т.д. Работать с приложениями типа «Документ» удобно — их можно направлять по маршрутам, использовать в других бизнес-процессах и отслеживать прогресс по статусам. Подробнее о данном типе приложений читайте в статье «Приложение типа Документ».

4. Настройте доступ к документам.

Определите, кто из сотрудников сможет просматривать, редактировать или удалять определенные документы, файлы и папки. Подробнее об этом действии читайте в статье «Настройки доступа к файлам и документам».

5. Настройте маршрут для движения документа.

Например, вы можете настроить маршрут согласования. Укажите всех согласующих, настройте задачи и определите условия согласования исходя из специфики работы вашей компании. Настройте обмен документами с контрагентами через Диадок, используя специальный элемент бизнес-процесса. Настройте ЭП, чтобы наладить полностью безбумажный документооборот. Вы также можете использовать встроенные маршруты согласования и ознакомления. Они доступны как для приложений типа «Документ», так и для файлов Word, Excel, PowerPoint и т.д. Подробнее о настройках маршрутов читайте в соответствующей статье.

После выполнения данных шагов пользователи смогут работать с документами онлайн — регистрировать их, отправлять на рассмотрение, ставить по ним задачи. Все зарегистрированные документы будут отображаться в разделе Номенклатура в той иерархии, которую вы указали в настройках. При этом система проконтролирует сроки выполнения задач по документам и оповестит руководство о задержках.

Была ли статья полезной?

Нашли опечатку? Выделите текст, нажмите ctrl + enter и оповестите нас

Системы электронного документооборота (СЭД) и цифровизации бизнес-процессов

19 апреля пройдет бесплатный вебинар «Документооборот 2022. Экономим время и деньги компании». Для участия достаточно зарегистрироватсья по ссылке ниже:

регистрация на вебинар

  1. Функциональные возможности системы Directum RX
  2. Тарифы для бизнеса
  3. Преимущества от внедрения системы
  4. FAQ — популярные вопросы и ответы на них
  5. Возможности системы Directum RX (видео)
  6. Подробнее о решениях Directum RX

Civil Project — дочерняя компания Softline Belarus, которая занимается разработкой и внедрением интеллектуальных систем управления цифровыми процессами, электронным документооборотом с использованием интеллектуальных цифровых помощников на базе системы Directum. Подробнее о компании Civil Project читайте в интервью ее руководителя, Егора Ланкевича.

Directum RX — лидирующая система управления цифровыми процессами и документооборотом в России и странах СНГ. Она подходит для быстрого внедрения в ритейле, банках, страховых организациях, промышленных и строительных предприятиях, компаниях нефтегазового сектора, государственных структурах.

ЗАПРОС НА КОНСУЛЬТАЦИЮ

Функциональные возможности системы Directum RX

Спектр задач, решаемых с помощью системы Directum RX существенно шире, чем автоматизация документооборота. Это не только СЭД, но и множество иных прикладных решений:

  • Классическое делопроизводство
  • Управление договорами
  • Долговременный архив
  • Кадровые процессы
  • Цифровая бухгалтерия
  • Умный поиск по всей информационной базе компании
  • Управление проектами
  • Управление закупками
  • Цифровые помощники — решения с искусственным интеллектом

Это лишь часть функций системы. Также она позволяет проводить межведомственное взаимодействие, выстраивать систему государственных (муниципальных) услуг, осуществлять межкорпоративный документооборот, согласовывать счета на оплату и многое другое.

Тарифы

Все тарифы предполагают внедрение «под ключ», то есть оплата проводится единовременно, абонентская плата отсутствует.

  • базовая функциональность
  • делопроизводство
  • договоры
  • Jazz (мобильное приложение)

  • базовая функциональность
  • делопроизводство
  • договоры
  • Jazz (мобильное приложение)
  • HR Pro (кадровые инструменты)
  • командировки и авансовые

  • базовая функциональность
  • делопроизводство
  • договоры
  • Jazz (мобильное приложение)
  • управление проектами
  • планирование проектов
  • Agile-доски
     

 

 

 

 

 

 

 

 


Кроме тарифов, указанных выше, у нас есть также «Индивидуальный тариф», при котором мы изучаем ваш бизнес, процессы внутри компании, а затем индивидуально разрабатываем и внедряем Directum, учитывая потребности вашего бизнеса.

Запросить цену

Преимущества от внедрения системы Directum RX: 

  • Автоматизация бизнес-процессов
  • Создание единого информационного пространства в организации
  • Повышение скорости движения документов в организации
  • Повышение эффективности работы и взаимодействия сотрудников/подразделений
  • Ускорение процесса принятия управленческих решений
  • Повышение трудовой дисциплины
  • Мобильный доступ к корпоративной информации 24/7
  • Обеспечение безопасного доступа к информации
  • Анализ работы с документами, выполнения поручений, KPI 
  • Сокращение времени на выполнение рутинных операций
  • Сокращение бюджетов на хранение документов и расходных материалов
  • Интеграция с учетными информационными системами

FAQ

Что такое СЭД?

 

СЭД — это аббревиатура понятия «Система электронного документооборота». Это автоматизированная система, которая позволяет сопровождать, управлять и организовывать ведение делопроизводства в компании. Системы электронного документооборота обеспечивают движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а также подготовку, оформление, согласование, контроль исполнения документов структурными подразделениями. Понятия СЭД и ЭДО (электронный документооборот) характерны для постсоветского пространства. Похожие классы программного обеспечения на глобальном рынке чаще всего называются ECM-, ERP-, CSP- или BPM-системами.

Какие законодательные акты рекламентируют использование СЭД в Беларуси?

 

Электронный документооборот в Беларуси регламентируется следующими законами и постановлениями:

  • Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи от 28 декабря 2009 г. № 113-З»;
  • Постановление Совета министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940 «О функционировании механизма электронных накладных»;
  • Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года № 19 «Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях».

    Также при цифровизации бизнес-процессов следует учитывать законодательство в области кибербезопасности и защиты персональных данных.

Directum RX — это СЭД?

 

Directum RX, как и многие другие похожие системы на рынке, уже давно вышли за границы определения СЭД или ECM. Его невозможно четко квалифицировать под какую-то из выбранных категорий. Directum позволяет управлять всем корпоративным контентом компании — документы, договора, хранение архивов, работа с бухгалтерскими документами, резюме и многое другое. Таким образом выстраивается единая экосистема бизнеса, в том числе с использованием цифровых помощников во внутренних бизнес-процессах компании.

Для всех ли компаний подойдут решения на базе системы Directum RX?

 

С точки зрения решений Directum можно выделить четыре стадии цифрового развития компаний — от 0 до 3. Причем уровень цифровизации не зависит от возраста копании, масштабов, сферы или объемов продаж. И в зависимости от того, на каком уровне цифровой зрелости находится компания, у Directum RX есть набор решений.

Как в бизнесе можно использовать цифровых помощников?

 

Самый простой пример использования цифровых помощников — избавление сотрудников от рутинных и трудозатратных обязанностей. Например, система «цифровой помощник делопроизводителя» может самостоятельно выносить резолюцию по всем входящим документам и отправлять их исполнителю без участия руководителя. «Цифровой помощник бухгалтера» умеет проводить перекрестные проверки первичных учетных документов, сравнивать накладную с договором, делать проводки по первичному учету документов. А «HR-помощник» интегрируется с сервисами поиска работы, самостоятельно просеивает резюме кандидатов, назначает время собеседования.
Это лишь базовые примеры исопльзования ИИ.

Сколько стоит внедрение СЭД в компании?

 

Цена очень сильно отличается в зависимости от специфики и масштабов работы. Мы всегда проводим внедрение «под ключ». У нас не предусмотрена подписка, абонентская плата или другие обязательные платежи. Заказчик платит лишь раз — за покупку системы и ее внедрение.
У нас есть несколько базовых тарифов с «коробочным внедрением», также мы можем провести исследование вашей компании и предложить индивидуальное решение для ваших задач.

 

Directum RX — не только СЭД. Возможности системы

 

Подробнее о решениях Directum RX:

Консалтинг в управлении документами, как организовать документооборот в организации

Кто ведет учет документов? Отдельный сотрудник или отдел. Лично руководитель, или каждый сотрудник по-своему, или он не ведется вовсе.
Сколько времени занимает поиск документов? Не более 3 минут, они не теряются. Много времени, они могут не найтись вообще.
Как организовано хранение документов? В удобном архиве. В кабинетах или на столах сотрудников, каталога нет, доступ третьих лиц к документам не ограничен.
Каков порядок действий сотрудников при поступлении документов? Сотрудники всегда знают, что им делать (есть регламенты). Новые сотрудники не знают, пока их не обучат. Регламенты отсутствуют или устарели. Документы могут по ошибке быть направлены другому сотруднику.
Как создаются новые документы? По шаблонам, без ошибок. Оформляются в произвольной форме (если нет установленной законодательством формы), из-за ошибок нередко переделываются.
Каков срок согласования документов? Прогнозируем и известен руководителю. Не регламентирован, отчего ожидаемая дата готовности документов часто переносится.
Как контролируется рабочее время сотрудников? Налажен его учет, оценивается эффективность труда, поручения выполняются вовремя. Учет отсутствует или не анализируется, план задач сотрудников не составляется, эффективность труда условна.
Какое влияние на работу оказывают болезнь, увольнение и отпуск сотрудников? Не ведут к простою в делах, потере информации или документов. Ведут к простою и потере информации, если только сотрудники не передали ее заранее.
Как настроены ограничения доступа к документам? Каждый сотрудник видит только документы, связанные с его работой. Сотрудник имеет доступ к документам, не относящимся к его работе, порой даже после ухода из компании.

Лучшее программное обеспечение для управления документами 2022 года

Лучшее программное обеспечение для системы управления документами позволяет легко и просто управлять файлами в команде, а также улучшать рабочие процессы или работать с инструментами для совместной работы.

Управление документами становится все более важным, поскольку концепция безбумажного офиса становится повседневной реальностью, особенно с ростом облачных служб хранения.

Это означает, что вместо того, чтобы хранить бумагу в громоздких картотеках, теперь документы можно безопасно хранить в Интернете.Однако речь идет не только об архивировании информации, но и об упрощении всего процесса управления документами, охватывающего все, от фирменных шаблонов, улучшения рабочих процессов, работы с инструментами совместной работы, а также возможности сортировки иногда технической информации. И это помимо общих задач редактирования и управления документами.

Хорошее программное обеспечение для управления документами (DMS) также должно работать с различными типами цифровых файлов, причем не только из офисного программного обеспечения, но и с приложениями для создания заметок, техническими планами, изображениями и проектами, а также со всем, что вы могли себе представить ранее. распечатаны на бумаге, в том числе из устаревших форматов файлов.В наши дни он также будет обслуживать программное обеспечение для разработки документов.

Однако многие поставщики и подрядчики по-прежнему будут иметь дело с бумагой, поэтому любая DMS должна иметь решение для сканирования документов, часто работающее как отдельная программа или часть пакета программного обеспечения для сканирования OCR, чтобы любые такие бумажные счета, квитанции, или другие документы могут быть отсканированы, чтобы цифровая копия могла быть заархивирована, пока бумажная версия перерабатывается.

Безбумажный офис ждали долго, но наконец-то он появился для тех, кто хочет его принять.Вот лучшие программные решения для управления документами.

Мы также представили лучшие альтернативы Microsoft Office .

(Изображение Кредит: Templafy)

1. Templafy

Решение управления полностью в одном

Простой в использовании интерфейс

Обширные функции

Мобильные приложения

Автоматизированные чеки

один из лучших инструментов управления документами.Система нацелена на интеграцию основных офисных пакетов и решений, ежедневно используемых предприятиями.

Если и есть что-то, что может разочаровать, так это необходимость создавать фирменные документы с использованием другого программного обеспечения. Это может занять много времени и фрагментироваться, но Templafy может помочь. С его помощью вы можете создавать ряд файлов в системе и управлять ими из одного канала.

Программное обеспечение совместимо с рядом устройств и использует облако, чтобы предоставить вам доступ ко всем вашим документам на компьютерах, планшетах и ​​смартфонах.Существуют также автоматические проверки соответствия, и вы также можете легко давать обратную связь сотрудникам.

Для расчета цены требуется контакт, и неудивительно, что точная стоимость зависит от количества пользователей, выбранных функций и надстроек.

(Изображение предоставлено M-Files)

2. M-Files

Программное обеспечение для работы с документами, обнаруживающее дублирование направлен на улучшение внутренних рабочих процессов и обеспечение постоянной безопасности важной информации.В число ее клиентов входят многие крупные корпорации, такие как Comcast и Yokohama.

Существует одно хранилище для множества файлов, и вы можете легко найти их по клиенту, проекту, дате, статусу или другим критериям. Программное обеспечение направлено на предотвращение дублирования — довольно часто получается две копии одного и того же отчета или, возможно, больше.

M-Files предупредит вас, если документ был сохранен дважды, путем анализа имен и данных проекта. Вы также получаете отличные интеграции, включая Microsoft Office и Salesforce CRM.

Доступна бесплатная пробная версия, но цены на сайте не указаны, поэтому вам необходимо связаться с нами для получения предложения.

(изображение Кредит: Docuware)

3. Docuware

Организация документов перемещается в облако

Полный диапазон задач документов

Облачная хранилище

Мобильная поддержка

Скрытые цена

Docuware Beaks As As A As A A A Ad A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A A a облачный подход к управлению документами. Он объединяет облачное хранилище и автоматизацию офиса для создания цифрового рабочего места.Этот безбумажный подход ко всему спектру офисных задач является еще одним примером цифровой трансформации, которая в наши дни определяет многие процессы.

Docuware предлагает услуги по созданию «облачного рабочего процесса», когда речь идет о документах. Это позволяет приобретать услуги в небольших масштабах по мере необходимости, а затем, по мере создания сценариев использования и обеспечения надежности, услугу можно масштабировать для более крупного развертывания.

Также предлагаются мобильные приложения, которые можно интегрировать в этот рабочий процесс, облегчая сканирование квитанций на ходу, утверждение счетов для быстрой оплаты и подписание форм прямо на устройстве.

Хотя Docuware предлагает демо-версию и бесплатную пробную версию, цена, конечно же, зависит от выбранных услуг, поэтому потенциальному покупателю необходимо связаться с ним для получения индивидуального предложения.

(Изображение предоставлено MasterControl)

4. MasterControl

DMS ориентирована на соответствие требованиям

Оптимизирована для мобильных устройств

Поддерживается регулирующими органами обеспечить соответствие документов и соблюдение правил компании.Но когда у вас куча файлов, следовать таким правилам может быть сложно.

Программное обеспечение для управления документами MasterControl, которое используется некоторыми из крупнейших в мире регулирующих органов, представляет собой программное обеспечение для управления документами, которое учитывает сложные правила и стандарты по всему миру. Он направлен на снижение затрат на соблюдение требований и повышение внутренней эффективности.

Система полностью автоматизирует маршрутизацию, доставку, эскалацию и утверждение важных документов. Он также имеет централизованный безопасный архив, в котором вы можете хранить и искать деловые файлы.

Бесплатная пробная версия не указана, а для определения цены необходимо связаться с компанией.

(Изображение предоставлено XaitPorter)

5. XaitPorter

Облачная совместная работа в лучшем виде

Полностью облачная оптимизация

Интеллектуальные функции для совместной работы создания документов, то вам обязательно стоит попробовать XaitPorter.

Самое замечательное в этой системе то, что она очень гибкая.Вы можете сотрудничать и работать над документами с коллегами одновременно, и вы можете легко обмениваться отзывами друг с другом. Он также управляет всеми аспектами рабочего процесса, поэтому вам не нужно беспокоиться о форматировании, нумерации и макете.

XaitPorter также имеет несколько полезных приемов в области интеграции. Программное обеспечение может работать с Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText и Dropbox. И в настоящее время его используют более 45 000 фирм по всему миру.

Несмотря на то, что доступна демо-версия, бесплатной пробной версии нет, а для уточнения цен необходимо связаться с нами.

Другие платформы DMS для рассмотрения

Хотя существует ряд специализированных платформ для офиса и документов, которые мы могли бы упомянуть, не в последнюю очередь Office 365, LibreOffice и Adobe Document Cloud, они в большей степени ориентированы на создание документов и управление ими, а не чем управление и хранение документов из нескольких источников и форматов. Поэтому мы продолжим этот список, представив некоторые из других DMS-решений, заслуживающих внимания:

Samepage немного отличается от стандартного управления документами, так как больше касается создания единого координационного центра для всех средств связи, проектов и обмена документами.Цель состоит в том, чтобы упростить все в одном приложении, а не использовать несколько программных приложений для разных задач. Интерфейс прост и удобен в использовании, в его основе лежит совместная работа. В этом отношении Samepage делает его потенциально гибким решением для удовлетворения различных потребностей.

Dokmee позиционирует себя как решение для управления корпоративным контентом, предназначенное для организации, защиты и управления файлами. Он поддерживает ряд форматов документов, а также обеспечивает визуализацию документов и сбор данных как часть своей службы.Все можно грамотно проиндексировать с помощью ИИ, при этом файлы автоматически помечаются для индексации, а маршрутизация на основе правил упрощает хранение и архивирование, и все это делается с помощью безопасного хостинга в облаке. Как и ожидалось, поддерживается совместная работа с разрешениями и параметрами аудита, которые упрощают управление файлами.

eFileCabinet — это программное решение для управления документами, которое использует интеллектуальную автоматизацию для организации, присвоения имен и хранения файлов в соответствии с их содержимым. Доступны шаблоны для настройки дерева папок документов в вашей системе.Разрешения, истечение срока действия файла/папки и уведомления также можно настроить для обмена файлами и отправки файловых запросов, и все это делается с использованием безопасного URL-адреса. Общие правила доступа также могут быть установлены в соответствии с политикой компании.

Компания Abbyy, пожалуй, наиболее известна своими услугами чтения и сканирования файлов, но они также предоставляют услуги архивирования цифровых документов, которые обеспечивают безопасное хранение и использование документов. Доступ можно отслеживать и регистрировать, а существующие документы можно повторно использовать и редактировать по мере необходимости для переиздания.Мета-ключевые слова можно применять для простого поиска поверх обычных функций поиска и легко распространять через Интернет или по электронной почте по мере необходимости. Одним из возможных ограничений является то, что сервисы Abbyy в первую очередь предназначены для хранения документов в формате PDF.

Мы также представили лучшее облачное хранилище документов .

Программное обеспечение системы управления документами | Опенкм

OpenKM — это программное обеспечение для управления корпоративным контентом, часто называемое системами управления документами (DMS).Существует много литературы о терминах управления документами, таких как: DMS, EDRMS или CMS обычно больше зависят от правил маркетинга, чем от объективных причин.

Программное обеспечение для управления документами — это компьютерная программа, используемая для хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажной информации, полученной с помощью использование сканера документов.

OpenKM — это решение для управления, которое позволяет предприятиям контролировать производство, хранение, управление и распространение электронных документов, повышая эффективность и возможность повторно использовать информацию и контролировать поток документов.

OpenKM — это программное обеспечение для управления документами, которое объединяет все основные функции управления документами, совместной работы и расширенного поиска в одном простом в использовании решении. Система также включает инструменты администрирования для определения ролей различных пользователей, контроля доступа, квоты пользователей, уровня безопасности документов, подробных журналов активности и настройки автоматизации.

Программное обеспечение для управления документами OpenKM создает очень ценный репозиторий корпоративных информационных активов, чтобы облегчить создание знаний и улучшить процесс принятия бизнес-решений, повышение производительности рабочих групп и предприятий за счет совместного использования методов, улучшения отношений с клиентами, ускорения циклов продаж, сокращения времени вывода продукта на рынок и принятия более обоснованных решений.

С помощью корпоративного управления документами OpenKM вы можете:

  • Управляйте своим корпоративным контентом.
  • Собирайте информацию из любого цифрового источника.
  • Работайте вместе с коллегами над документами и проектами.
  • Предоставьте организациям возможность извлекать выгоду из накопленных знаний, находя документы, экспертов и источники информации.
  • Функции управления корпоративным контентом.
  • Управление цифровым контентом.
  • Управление документами.

AODocs — Google Workspace Marketplace

 AODocs — это единственная полнофункциональная платформа для управления документами, тесно интегрированная с Google Диском, предоставляющая все функции, необходимые клиентам G Suite для реализации своих бизнес-процессов, управления своими документами или применения политик хранения.

AODocs помогает организациям любого размера отказаться от устаревших систем, таких как SharePoint, Lotus Notes и других крупных ECM-решений, улучшить свои бизнес-процессы в области управления персоналом, юридических, финансовых и т. д. и обеспечить соблюдение таких норм, как 21 CFR, часть 11, GXP, ISO 9001, GDPR. , SOX, PCI и многое другое.Для демонстрации свяжитесь с нами по телефону (415) 891 1178 или по электронной почте [email protected]

НАДЕЖНЫЙ ДВИГАТЕЛЬ РАБОЧЕГО ПРОЦЕССА
Внедряйте свои бизнес-процессы, от самых простых до самых сложных, во всех своих отделах с помощью нашего гибкого механизма рабочего процесса. Легко создавайте свои бизнес-приложения с помощью наших продвинутых бизнес-форм и модели конфигурации с минимальным кодом.

КОНТРОЛЬ ДОКУМЕНТОВ
Упорядочивайте документы и выполняйте поиск с помощью метаданных, настраиваемых представлений и управляйте версиями документов с помощью расширенных элементов управления, таких как черновики, возврат/выписка, запросы на изменение и полный журнал аудита.Управляйте жизненным циклом документа от создания до удаления с помощью расширенных политик хранения и возможностей управления записями.

РАСШИРЕННЫЙ ПРОСМОТР ФАЙЛОВ
Работайте с файлами любого формата, включая Google Docs, Sheets and Slides, Microsoft Word, Excel, Powerpoint, а также с расширенными профессиональными файлами, такими как AutoCAD DWG и DXF, медицинские изображения DICOM, Adobe Photoshop, Microsoft Visio, файлы EML и MSG, файлы TIFF. и т. д. Поиск по полному тексту в отсканированных изображениях благодаря встроенному механизму оптического распознавания символов AODocs.

ГРАНУЛЯРНЫЕ РАЗРЕШЕНИЯ
Убедитесь, что ваши документы Google Диска доступны только тем людям, которые должны их видеть, используя разрешения на основе правил, вложенные папки с ограниченным доступом, рабочие процессы публикации с автоматическими разрешениями и белые списки внешних пользователей.БЕЗУПРЕЧНОЕ СООТВЕТСТВИЕ
Управляйте соответствием требованиям ISO 9001, ISO 13485, FDA 21 CFR Part 11, GDPR, SOX, PCI и многим другим отраслевым нормам в сфере финансовых услуг, медико-биологических наук, здравоохранения и других отраслей. Легко развертывайте репозитории документов благодаря готовым шаблонам AODocs для соответствующих процессов управления документами.

ПЕРЕНОС СТАРОЙ СИСТЕМЫ
AODocs предоставляет все функции, необходимые вашей организации для замены SharePoint, SharePoint Online, Lotus Notes, Documentum, OpenText, Hyland и многих других, а также простые в использовании инструменты миграции для импорта документов и их метаданных с ваших существующих серверов.ИНТЕГРАЦИЯ БИЗНЕС-ПРИЛОЖЕНИЙ
Подключите свои системы, от SAP до Salesforce, Mulesoft, SuccessFactors, WorkDay и других, для создания мощных приложений и синхронизации метаданных документов и ролей рабочего процесса с бэк-офисом вашей компании. 

3 лучших бесплатных ПО для управления документооборотом с открытым исходным кодом

В современной цифровой бизнес-среде комплексная программа управления документами с последовательными, безопасными и простыми процессами является важнейшим компонентом общего успеха любого бизнеса.программные решения для управления документами предлагают междисциплинарный подход к руководству и управлению документами.

Зачем нужен инструмент для управления документами?

Эффективная платформа управления документами — это универсальное решение для всех ваших потребностей в управлении документами. Он позволяет создавать, захватывать, управлять, распространять и архивировать различные формы контента.

Посмотрите на изображение ниже, чтобы понять, почему так важно выбрать инструмент для управления документами;

3 лучших бесплатных решения для управления документами с открытым исходным кодом

Прежде чем мы познакомим вас с каждой из 8 лучших бесплатных систем управления документами с открытым исходным кодом, взгляните на сравнительную таблицу;

#1 OpenDocMan

OpenDocMan — это бесплатная веб-система управления документами (DMS) с открытым исходным кодом.Это простое в использовании и настройке программное обеспечение позволяет пользователям добавлять файлы любого типа в систему. Программное обеспечение было выпущено под лицензией GPL. Он идеально подходит для частных лиц, малого бизнеса, некоммерческих организаций, образовательных учреждений, государственных учреждений и так далее.

                                                            (Изображение предоставлено: OpenDocMan )

Основные характеристики:
  • Возможность создания настраиваемых свойств документа
  • Мощный рабочий процесс управления документами
  • Автоматизированный просмотр документов
  • Автоматический процесс истечения срока действия файла
  • Возможность утвердить или отклонить новый документ
  • Параметры уведомления по электронной почте
  • Быстрый поиск по категории
  • Функция безопасного URL для сокрытия параметров URL
  • Детальный контроль доступа пользователей к каждому файлу
  • Контроль доступа для трех типов пользователей: Пользователь, Администратор и Супер-Администратор
  • Поддерживает несколько языков, в том числе; Китайский, английский, голландский, португальский, немецкий, хорватский, испанский и турецкий
  • Полное средство создания контрольных отчетов
  • Утверждение индивидуального рабочего процесса
  • Предварительный просмотр документа в браузере
  • Пакетная загрузка
  • Неограниченное количество пользователей
  • Пользователи могут получить поддержку по электронной почте и телефону от компании

#2 OpenKM

OpenKM — одна из самых эффективных и мощных систем, которая обеспечивает безопасное и эффективное управление вашими документами.Это бесплатное решение для управления документами с открытым исходным кодом упрощает организациям любого размера хранение, управление и извлечение информации и изображений любых типов файлов в любое время. Расширенная функциональность поиска OpenKM является одним из ключевых моментов. Улучшите свои возможности принятия решений и повысьте производительность своих рабочих групп и предприятия с помощью этого программного обеспечения для управления документами.

Собирайте и контролируйте вашу ключевую и конфиденциальную информацию, сотрудничайте с коллегами над документами и проектами в любое время, легко находите документы, управляйте оцифровкой ваших документов и многое другое с помощью системы управления документами OpenKM.

                                                (Изображение предоставлено: OpenKM )

Основные характеристики:
  • Возможность загрузки большого количества документов
  • Простая и быстрая загрузка папок в виде ZIP-файлов
  • Блокируйте и разблокируйте документы с помощью простых паролей
  • Управление избранным
  • Наличие шаблонов документов
  • Личные документы для каждого пользователя
  • Корзина для каждого пользователя
  • Уведомление по электронной почте
  • Обмен сообщениями и чат
  • Управление метаданными
  • Уникальный идентификатор документа
  • Пользовательские теги
  • Категоризация и каталогизация
  • Несколько файлов
  • Преобразователь текста в речь

№ 3 SeedDMS

SeedDMS — это простое в использовании и интуитивно понятное решение для управления документами с широким набором сложных и функциональных функций.Программное обеспечение можно использовать бесплатно, а версия с открытым исходным кодом предлагает улучшения с каждым обновлением.

                                                        (Изображение предоставлено SeedDMS)

Основные характеристики:
  • Полностью веб-интерфейс
  • Возможность сохранения всех прежних версий документов
  • Управление несколькими пользователями
  • Управление группой
  • Внешняя аутентификация
  • Подробное уведомление об изменениях
  • Рабочий процесс проверки и утверждения документов
  • Списки контроля доступа
  • Полнотекстовый поиск
  • Веб-доступ
  • Многоязычная поддержка

Заключение

Документы являются основным активом любого бизнеса.Хранение, доступ и защита требуют систематического и простого подхода. Программное обеспечение для управления документами должно обеспечивать более эффективную работу со всеми вашими документами. Эта статья в первую очередь нацелена на то, чтобы помочь вам открыть новые горизонты в совершенствовании управления документами.

Ключевые выводы:
  • Определите лучшие практики управления документами и сделайте выводы о будущих технологиях, возможностях и ожиданиях пользователей.
  • Соберите информацию о влиянии меняющихся глобальных тенденций на лучшее управление информацией и конфиденциальными документами.
  • Узнайте о некоторых из лучших бесплатных программных решений для управления документами с открытым исходным кодом и обосновайте свое новое стратегическое видение процесса управления документами в вашей организации.

Компания GoodFirms также составила полный список лучших решений для управления документами. Здесь вы можете познакомиться с каждым программным обеспечением и понять его рейтинги, обзоры и основные функции.

Документооборот — ARMA International

Окончательные ресурсы ARMA