Документооборот ип: Зачем нужен ЭДО для ИП?

Содержание

Зачем нужен ЭДО для ИП?

Что такое электронный документооборот

ЭДО или электронный документооборот — это совокупность операций с электронными документами. ЭДО пришёл на смену бумажному документообороту и постепенно его вытесняет, благодаря его явным преимуществам. ИП переходят на электронный документооборот, потому что он позволяет экономить не только время, но и деньги.

Юридическая значимость электронным документам обеспечивается с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи. Файлы, подписанные с её помощью, обладают такой же правовой силой, как и их бумажные аналоги. Электронная подпись используется как для внешнего, так и для внутреннего документооборота.

Так как вся работа с документами проходит внутри СЭД — системы электронного документооборота — время на поиск необходимых файлов значительно сокращается. Это происходит благодаря встроенное функции поиска по определённым критериям.

СЭД предоставляют ОЭД — операторы электронного документооборота. От выбора оператора зависит принцип работы системы. Чтобы осуществлять обмен документами между контрагентами, которые зарегистрированы у разных операторов предоставляется функция роуминга.

Зачем ЭДО для ИП

Основная причина, по которой предприниматели переходят на ЭДО — оптимизация бизнес-процессов. Эта причина объединяет в себе основные преимущества электронного документооборота для ИП:

  • сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
  • возможность изменения документов и доступ к их истории;
  • прозрачность работы сотрудников;
  • автоматизация поиска необходимых файлов;
  • наличие стандартных форм в СЭД;
  • автоматическая классификация документов по разным критериям;
  • минимальный риск потери или порчи файлов.

В СЭД можно выполнять основные действия с документами: создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. Наличие единой системы позволяет сократить время на подготовку, обработку, доставку документов и получение файлов.

ИП может отправлять отчётность в контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, РАР, РПН и ФТС. Файлы доставляются за максимально короткое время, но скорость передачи зависит от конкретной системы. В «Астрал.ЭДО» документы доставляются за пару минут благодаря автоматической синхронизации с сервером.

Использование СЭД для предпринимателя обходится дешевле, чем использование бумажной документации. Расходы на печать, канцелярию, бумагу и доставку значительно сокращаются.

Работать из СЭД удобно. Например, «1С-ЭДО» подключается в «1С: Предприятие 8», и вся работа с электронными документами проходит в этой программе. Для обмена ЭД достаточно направить контрагенту приглашение прямо из программы и получить от него подтверждение.

Какую электронную подпись выбрать

Как для внешнего, так и для внутреннего документооборота нужно использовать электронную подпись. Для внешнего ЭДО обязательно использование КЭП — квалифицированной электронной подписи. Для внутреннего ЭДО подойдёт и НЭП — неквалифицированная электронная подпись.

Использование КЭП нужно для обеспечения двух задач безопасности при передаче документа:

  • Защита от перехвата информации.
  • Защита файла от изменений после отправки.

Важно: без использования КЭП электронный документ не будет обладать юридической значимостью.

Получить электронную подпись можно в удостоверяющем центре. ГК «Астрал» предлагает два продукта: «1С-ЭТП» и «Астрал-ЭТ». Оба онлайн-сервиса позволяют получить электронную подпись с рабочего места в течение одного рабочего дня.

Какие документы можно передавать в СЭД

Для ИП актуальная работа с такими документами:

  • декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ и 4-НДФЛ;
  • декларация по НДС;
  • КУДиР;
  • налоговая декларация в УСН;
  • отчётность по формам 4-ФСС, РСВ-1 и СЗВ-ТД.

Все основные формы документов доступны в системе, их можно создавать, получать, отправлять, изменять и архивировать. СЭД умеет работать со счетами-фактурами, первичными документами, актами и уникальными передаточными документами.

Файлы передаются по стандартным формам. Например, счета-фактуры составляются в соответствии с Приказом ФНС РФ от 19.12.2018 N ММВ-7-15/[email protected]

Помимо стандартных документов, СЭД должна уметь работать и с нестандартными: экспедиторские или складские расписки, заявки на проведение ремонта или предоставление услуг, спецификации, накладные на отпуск, реестры, сметы, протоколы разногласий и претензии.

Любой документ можно перевести в электронный вид различными методами. Например, это можно сделать с помощью перевода документа в PDF-формат или создать таблицу с помощью языка разметки XML. Для последнего можно сделать визуальную форму в Excel, которая позволяет работать с документом в привычном для него виде.

Большая часть стандартных форм документов уже находится в системе. Их можно заполнять в самой СЭД.

Как выбрать и перейти на ЭДО

При выборе системы нужно обратить внимание на наличие возможностей:

  • приглашения контрагентов к обмену документами;
  • создания, получения, отправления, изменения и архивирования документов;
  • исправления ошибок в файлах и ведения их истории;
  • согласования документов;
  • разграничения доступа к файлам и ролей.

Выбор системы ЭДО зависит от специфики деятельности предприятия. ГК «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота: «1С-ЭДО» для тех, работает в программе «1С: Предприятие 8» и веб-сервис «Астрал.ЭДО». Обе СЭД предоставляют возможность ведения внутреннего и внешнего документооборота и работе с контрагентами.

«1С-ЭДО» предоставляет возможность работы с электронной документацией прямо из «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого проводится её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. Эта СЭД поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Переход на СЭД выполняет в три этапа:

  • Отбор документов и бизнес-процессов.
  • Выбор системы ЭДО.
  • Подключение контрагентов.

После подключения системы предпринимателю полезно отслеживать изменения в рабочем процессе. ИП может фиксировать увеличение скорости работы, разгрузку сотрудников и общую оптимизацию процесса работы с документацией.

Роуминг ЭДО

Роуминг необходим организациям-участникам разных ОЭД для обеспечения возможности обмена документами. Запросить подключение можно в сервисе «Астрал.Роуминг ЭДО». Для этого нужно выполнить три действия:

  • Ввести данные организации.
  • Внести данные контрагентов.
  • Проверить введённые данные.

Система роуминга развивается постепенно, охватывая всё больший список операторов, которые могут осуществлять обмен документами.


ИП выбирают системы электронного документооборота, чтобы уйти от заполнения бумажных документов и освободить время на другие задачи.

ЭДО для ИП на УСН, патенте или общей системе налогообложения. Контур Диадок

ЭДО для ИП на УСН, патенте или общей системе налогообложения. Контур Диадок — электронный документооборот для индивидуальных предпринимателей

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (ЭДО) – это процесс обмена юридически-значимыми и коммерческими документами в электронном виде, без их дублирования на бумажных носителях. ЭДО – это эффективный способ упростить, ускорить и удешевить документооборот как внутри компании, так и между контрагентами. Обмен документами в электронном виде подходит для большинства сфер бизнеса, причем как для крупных, так и для небольших предприятий – ИП и ООО.

Для того чтобы организовать электронный документооборот с контрагентами, индивидуальный предприниматель (ИП) должен иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). Именно КЭП подтверждает авторство документа и его подлинность при передаче по системам ЭДО. Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и их оригиналы на бумажных носителях.

Индивидуальные предприниматели могут выбрать любого провайдера ЭДО, основываясь на возможностях предоставляемых сервисов, тарифах и других критериях. Важное условие: контрагенты, с которыми планируется обмен документами, должны быть подключены к тому же провайдеру. В противном случае электронный документооборот организуется через роуминг, что не всегда удобно или вовсе невозможно с технической точки зрения.

Преимущества ЭДО для ИП

Электронный документооборот позволяет оптимизировать и упростить многие бизнес-процессы в деятельности ИП и юридических лиц.

ЭДО дает следующие преимущества:

Возможность использования актуальных форм и шаблонов, в том числе специфических – по требованиям определенных контрагентов.

Мгновенный обмен документами с контрагентами из любых городов России и за рубежом

Минимизация затрат на печать и архивное хранение документов на бумаге

Возможность корректировки содержания документов

Исключение риска фальсификации и утери документов

Удобный поиск по документам, их классификация по различным критериям

Архивное хранение электронных документов в облаке

Системы электронного документооборота на порядок сокращают время, которое требуется предпринимателю на подготовку, отправку, получение и проводку юридически-значимых документов.

Кроме обработки первичной бухгалтерской документации, система ЭДО позволяет ИП быстро формировать и предоставлять отчетность в контролирующие органы – ФНС, ФСС, ПФР, Росстат и другие, вне зависимости от используемой системы налогообложения (УСН или ОСНО). При этом предприниматель застрахован от риска ошибок в документах и, соответственно, штрафных санкций.

Важная особенность систем ЭДО, в частности, Диадок – это возможность интеграции со сторонними сервисами бухгалтерской отчетности, такими как 1С. Это означает, что бухгалтеру не понадобится вручную вводить данные при формировании документов, а все проводки будут производиться в автоматическом режиме, как и подготовка отчетов для контролирующих органов.

Бонусы от Диадока постоянным клиентам и новичкам

Какими документами ИП


может обмениваться через ЭДО?

Налоговые декларации
НДС и по УСН

Договора, дополнительные соглашения и приложения к ним

Декларации по формам 2-НДФЛ, 3-НДФЛ, 4-НДФЛ

Отчетные документы по формам ФСС, ПФР и Росстата

КУДиР — книга учёта
доходов и расходов

Счета, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ/оказанных услуг, универсальные передаточные документы (УПД)

Шаблоны большинства структурированных документов доступны предпринимателю в системе ЭДО. Бухгалтер может использовать возможность автоматического заполнения форм документов при интеграции с 1С или другими программами учета, настроить автоматическую проводку входящих документов и последующее формирование отчетности на их основе.

Помимо этого, системы ЭДО, в частности, Диадок, предоставляют широкие возможности для работы с неструктурированными документами, для которых не существует стандартизированных форм и шаблонов. Это договора, спецификации, сметы, реестры, протоколы разногласий и многие другие.

Как выбрать систему ЭДО

При выборе провайдера ЭДО важно убедиться, что в предлагаемой системе реализован весь функционал, необходимый предпринимателю, например:

  • Формирование, отправка, получение, изменение и хранение документов;
  • Возможность интеграции с существующей на предприятии системой бухгалтерского учета;
  • Возможность пользоваться веб-версией системы без установки ПО;
  • Роуминг с другими провайдерами ЭДО;
  • Разграничение прав доступа к документам для различных пользователей;
  • И другие.

Кроме этого, необходимо учитывать, с какой именно системой работают контрагенты предпринимателя. По этой причине чаще всего удобнее выбирать самого популярного провайдера, к которому подключена основная часть компаний в РФ. На сегодняшний день таковым является ЭДО Контур Диадок. В этой системе работают более 1,5 миллионов организаций в России и за ее пределами, среди которых крупнейшие маркетплейсы, оффлайн ритейлеры, банки, транспортные компании и многие другие.

Диадок предоставляет абонентам возможность работы как через облачный сервис, так и через систему, интегрированную в существующие решения ведения бухгалтерского учета. Освоить электронный документооборот в Диадоке может даже начинающий предприниматель: система имеет простой и интуитивно понятный интерфейс, а техническая поддержка пользователей работает круглосуточно.

Подключите лучший тарифный план


Контур.Диадок под ваши потребности

250

исходящих документов

По 7,6 за документ

Заказать

600

исходящих документов

По 7 за документ

Заказать

1 200

исходящих документов

По 6,5 за документ

Заказать

3 000

исходящих документов

По 6,2 за документ

Заказать

6 000

исходящих документов

По 6 за документ

Заказать

12 000

исходящих документов

По 5,7 за документ

Заказать

Получить ЭЦП для работы с ЭДО

Получите ЭЦП по лучшей стоимости в 1 клик

Электронная подпись для ЭДО

Электронная подпись требуется при организации как внутреннего, так и внешнего документооборота с контрагентами. Для внешнего ЭДО подойдет простая, неквалифицированная электронная подпись, а для внешнего документооборота – только квалифицированная.

Сертификат
без лицензии

КЭП без лицензии СКЗИ Крипто-ПРО.

Сертификат
электронной подписи

КЭП со встроенной лицензией СКЗИ Крипто-ПРО, но без носителя Рутокен.

Квалифицированный
сертификат

КЭП со встроенной лицензией СКЗИ Крипто-ПРО и носителем Рутокен.

Лицензия СКЗИ Крипто-ПРО на 1 год

Длительность активации лицензии на СКЗИ «КриптоПро CSP» — 12 месяцев.

Только КЭП наделяет электронные документы юридической значимостью и делает их полными аналогами оригиналов на бумажном носителе, с собственноручной подписью руководителя и печатью организации. Необходимость в применении КЭП продиктованы соображениями безопасности и конфиденциальности. Квалифицированная электронная подпись:

Гарантирует защиту документов при их передаче по электронным каналам связи

Подтверждает авторство документа и его подлинность

Дает гарантию, что после подписания в текст документа не были внесены никакие корректировки

Получить квалифицированную электронную подпись можно только в аккредитованном удостоверяющем центре. Представительства УЦ Контур открыты во всех крупных городах России, поэтому у ИП из любой точки страны не возникнет проблем с оформлением КЭП. Проверка документов и выдача сертификата ЭП в большинстве случаев не занимают больше, чем 1-2 дня.

Объединение с внешними системами

Контур.Диадок может интегрироваться практически с любой учетной системой. Это дает возможность выполнять все процессы с документами в 1 окне. Теперь не нужно переносить файлы из одной системы во вторую, поскольку Диадок и 1С (к примеру) станут единой программой. Сервис включает готовые решения для наиболее распространенных учетных систем.

API.Диадок

Осуществляйте электронный документооборот с деловыми партнерами и клиентами прямо в 1С.

Подробнее

Модуль для 1С

Применяйте бесшовную интеграцию с SAP ERP для обмена документацией с контрагентами.

Подробнее

Решение для SAP

Установите коннектор на персональный компьютер и свяжите вашу учетную систему с Контур.Диадок.

Подробнее

Диадок.Коннектор

Многофункциональный интерфейс может с легкостью интегрироваться с любой системой.

Подробнее

Теперь делать отправку документов с помощью Диадока на 25% дешевле!

Отзывы наших клиентов

Энергосбыт

Крупная энергетическая компания

Если бы не карантин, то долго бы еще решались оптимизировать документооборот. Уже 2 года прошло, как мы отказались от бумажных экземпляров. С помощью системы мы удерживаем показатели эффективности бизнеса в новых реалиях. Документами…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Деловые Линии

Автомобильные грузоперевозки

Если вы хотите забыть о бумажной волоките, в таком случае Контур.Диадок – отличное решение. Мы перевели весь документооборот в онлайн, подписи осуществляем с помощью облачной ЭЦП. Подтверждение приходит на телефон в приложение. Работа…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

АШАН

Крупный международный ритейлер

Диадок сокращает электронный документооборот, экономит время, обеспечивает хорошую защиту данных. Документы можно хранить в облаке, запускать сервис можно с телефона или ПК, есть удобные фильтры поиска. Это колоссально экономит наше время, при этом…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Wildberries

Международный маркетплейс

С потребностями крупной площадки Контур.Диадок справляется хорошо: функционала для ЭДО предостаточно. Мы оценили простой и понятный интерфейс, регулярные обновления с учетом новых поправок в законодательстве. Теперь нам сложно представить полноценные взаимоотношения с контрагентами…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Газпром Нефть

Разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.

На Диадоке мы уже 4 года, встречали и взлеты, и падения. Данная система полностью удовлетворяет наши потребности. Диадок для нас – это отличная «Фокус-проверка» контрагентов на благонадежность. Тут гибкая система поддержки, аккуратный подход…

Тема: Контур.Диадок

Подробнее

Больше отзывов

Диадок уже подключили:

Получить расчет за 1 минуту

Компании и ИП могут использовать для ЭДО простую электронную подпись

Главная → Новости → Компании и ИП могут использовать для ЭДО простую электронную подпись

 

Согласно разъяснениям Минфина России хозяйствующие стороны при оформлении первичных учетных документов могут организовать электронный документооборот, применяя простую электронную подпись (письмо Минфина России от 17.07.2017 № 03-03-06/1/45323).

Ведомство указало, что информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Для признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, должны содержать (ст. 9 Закона № 63-ФЗ):
– правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;

– обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Хотите перейти на ЭДО?
Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.
 Оставить заявку >>

 

Нужна электронная подпись? 
Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Индивидуальные предприниматели могут направить документы в регистрирующий орган через Личный кабинет | ФНС России

Дата публикации: 03.02.2020 08:56

В 2019 году в Межрайонную ИФНС России № 9 по Орловской области, выполняющую на территории региона функции Единого центра регистрации, через Личный кабинет индивидуального предпринимателя поступило 93 заявления на государственную регистрацию изменений, вносимых в сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей (форма № Р24001), а также прекращения деятельности индивидуального предпринимателя (форма № Р26001), что в 2,6 раза больше, чем в 2018 году.

Для направления документов в регистрирующий орган через Личный кабинет необходимо перейти по ссылке «Обратиться в налоговый орган» или «Все сервисы» на главной странице, затем выбрать раздел «Внесение изменений в сведения об ИП» или «Прекращение деятельности в качестве ИП» либо на странице «Профиль» перейти по ссылке «Внесение изменений в сведения об ИП» или «Прекращение деятельности в качестве ИП».

Процедура подготовки и отправки документов через Личный кабинет предельно проста и включает три основных этапа. Во-первых – подготовку заявления установленной формы. Сделать это можно самостоятельно или воспользовавшись специализированным бесплатным программным обеспечением.

При подготовке документов без использования программного обеспечения, следует помнить, что файл заявления должен соответствовать требованиям, установленным Приказом ФНС России от 12 августа 2011 года № ЯК-7-6/[email protected] «Об утверждении Порядка направления в регистрирующий орган при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг».

На втором этапе подготовленные документы (заявление и перечень документов, направляемых на государственную регистрацию) следует подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и упаковать в zip-архив.

После ввода в форме пути к файлу в формате *.zip и нажатия кнопки «Отправить» комплект документов направляется для последующей обработки и передачи в регистрирующий орган.

Отследить статус обработки документов, а также скачать электронный ответ регистрирующего органа можно на главной странице кабинета по ссылке «Моя почта» в блоке «Получено из налогового органа» в разделе «Информация об электронном документообороте с налоговыми органами».

Использование электронного документооборота при направлении документов для государственной регистрации позволяет исключить ошибки при оформлении заявления и значительно экономит время.

Электронный документооборот: почему компаниям и ИП стоит освоить ЭДО уже сейчас?

25 декабря 2020 года утверждена «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности», разработанная Управлением электронного документооборота ФНС совместно с бизнес-сообществом. 

О чем именно этот документ и к чему готовиться бизнесу, рассмотрим в этой статье.

Немного статистики

Еще недавно электронный документооборот считался прерогативой крупных компаний с собственной IT-инфраструктурой и проектными командами по внедрению. Маркировка товаров привела к тому, что к ЭДО начали подключаться представители малого и среднего бизнеса, но доля электронных документов среди миллиардного документооборота составляет всего 9%. И это с учетом того, что электронный документооборот в стране в последние годы стабильно увеличивается на 30% в год.

Среди причин, по которым предприниматели не желают использовать электронный документооборот в ходе исследования при разработке концепции были названы следующие причины:

  • отсутствие очевидной экономической выгоды
  • технические сложности и нехватка квалифицированных кадров
  • нежелание контрагентов переходить на ЭДО
  • отсутствие электронных форматов для многих документов и единых правил работы с ними.

10 новых документов

По последнему пункту в тексте концепции есть четкие ответы. В список документов, форматы которых будут разработаны и формализованы в ближайшие годы вошли:

  • Договор (заказ-наряд, заявка на участие в торгах), оферта, акцепт
  • Акт сверки 
  • Транспортная и расходная накладные
  • Ценовая спецификация
  • Заказ и подтверждение заказа 
  • Счет на оплату
  • Документы, оформляемые при возврате товара 
  • Претензия
  • КС-2 (Акт приёмки работ в строительстве)
  • КС-3 (Справка о стоимости выполненных работ в строительстве).

Форматы

Будет создан единый стандарт разработки форматов документов на основе метаданных. Это позволит, с одной стороны, унифицировать обязательные реквизиты и обеспечить автоматическую считываемость, а с другой – даст возможность составителю документа добавлять свою информацию, необходимую для работы.

Кроме того, предполагается, что все электронные документы будут иметь визуальную форму, и открыть такой документ для просмотра можно будет стандартными офисными средствами. Сейчас электронный документ в визуализированной форме можно просматривать только в специализированных системах.

Унифицированные правила обмена

Сейчас основную массу электронных документов составляют электронные счета-фактуры. Порядок их выставления, получения и подписания утвержден Приказом Минфина РФ от 10.11.2015 N 174Н. 

Согласно концепции, унифицированные правила обмена будут разработаны и для остальных видов электронных документов. Текущие правила работы с электронными счетами-фактурами тоже изменятся. 

Хранение электронных документов

Вопрос о том, как и где хранить электронные документы волнует пользователей уже давно. Например, тот же приказ № 174 ответственность за хранение электронных счетов-фактур возлагает на стороны ее подписавшие. Но далеко не у всех пользователей ЭДО есть возможность создать у себя полноценный электронный архив.

В ближайшее время обязанность хранения документов перейдет к оператору электронного документооборота или иной организации, которая будет иметь на это право. 

Трансграничный ЭДО

Еще одна сложная тема, которая волнует бизнес. Концепция предлагает начать работу по международному взаимодействию с введения доверенной третьей стороны для проверки электронной подписи и использования документов в формате поставщиков. 

По всей видимости, первые эксперименты по внедрению международного ЭДО будут проходить в рамках уже действующих соглашений между странами ЕАЭС.

Возможные выгоды

При таком централизованном подходе к развитию ЭДО, плюсы от внедрения электронного документооборота увеличиваются. На сайте ФНС есть сервис, позволяющий рассчитать эффективность внедрения ЭДО для компании с любым количеством документов.

Те, кто уже сейчас используют электронный документооборот отмечают, что сделки проходят быстрее, документы не дублируются, их легко найти и предъявить по требованию контролирующих органов, снижаются затраты на печать и пересылку оригиналов.

Перевод в формализованный электронный вид ещё целого ряда документов поможет сократить количество ошибок из-за «человеческого фактора», увеличить скорость поступления новых данных в учётные системы, минимизировать налоговые риски.

К чему готовиться

Целевые цифры концепции серьезные.

К 2024 году в электронный формат переведут 95% всех выставляемых счетов-фактур и 70% товарных и транспортных накладных, а количество электронных документов должно увеличиваться не менее чем на 20% ежегодно.

Из этого следует, что большинству организаций и ИП придется освоить электронный документооборот уже в ближайшие годы. И хотя переход всего бизнеса на ЭДО будет постепенным, задуматься об этом стоит уже сейчас.

Как показал опыт реформы ККТ, в выигрыше окажется тот, кто заранее изучит рынок и выберет удобное решение надежного оператора.

Например, оператор электронного документооборота компания «Такском» предлагает сразу несколько решений ЭДО для разных сегментов бизнеса. Это Такском-Файлер – простой и удобный онлайн-кабинет для тех, у кого не слишком много документов. Станция Сканирования – комплексный продукт для автоматизации работы с документами при работе с маркированными товарам и 1С-Такском – модуль ЭДО, встроенный в современные решения программы 1С.

Партнерский материал

Правила хранения электронных документов в организации и у ИП

Рассказываем о правилах хранения документов в электронной форме и особенностях хранения счетов-фактур для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Общие принципы

Ключевые правила организации хранения документов, образующихся в деятельности организации или ИП, не зависят от способа изготовления этих документов – на бумажном носителе или в электронном виде. Они заложены в ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 11.06.2021) «Об архивном деле в Российской Федерации»: следует обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнем документов, предусмотренным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения».

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 29) добавляет: первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней (в том числе, в электронном виде) подлежат хранению экономическим субъектом минимум 5 лет.

Срок хранения нужно отсчитывать с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ).

Организация хранения электронных документов

В архиве организации (ИП) электронные документы нужно хранить по правилам, определенным Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила):

Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах (п. 4.34 Правил).

В течение срока хранения в наличии нужно иметь не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах) (п. 2.30 Правил).

Не реже одного раза в 5 лет нужно производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов. Если обнаружена порча носителя, документы следует перезаписать на другой носитель, при необходимости перевести в новые форматы, с которыми к тому времени стало удобнее работать организации. При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах. Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи, рекомендуется хранить в формате PDF/A (п. 2.32, п. 2.40 Правил).

Условия хранения электронных документов должны исключать их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации в течение всего срока хранения (п. 2.30 Правил).

Электронные документы выдаются по требованию заинтересованных лиц в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (п. 2.47 Правил).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (п. 4.13 Правил).

Организация и ИП также обязаны хранить (п. 570 – 574 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236):

Сертификаты ключа проверки электронной подписи

5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей

Договоры, соглашения с Удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет после прекращения действия сертификата ключа проверки электронной подписи

Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи

5 лет

Списки уполномоченных лиц — владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи

5 лет после замены новыми

В силу Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях ответственность за сохранность электронных архивных документов несет:

при их хранении в архиве организации – руководитель архива (лицо, ответственное за архив). Если такое лицо не определено, то его функции выполняет руководитель организации;

при их хранении в архивной части информационной системы организации – руководитель подразделения IT-технологий.

Особенности хранения электронных счетов-фактур

Налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить счета-фактуры в течение пяти лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ, п. 10 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н, п. 317 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Течение указанного срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налоговой базы, вычета НДС (Письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Хранение счетов-фактур (в том числе корректировочных, исправленных, а также подтверждений оператора электронного документооборота, извещений покупателей о получении счета-фактуры), выставленных в установленном порядке в электронной форме, обеспечивается налогоплательщиком в электронном виде самостоятельно без распечатки их на бумажном носителе (п. 10 правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/[email protected])

Храните подлинники!

Многие компании в своем стремлении перейти не только на электронный документооборот, но и оцифровать архив организации, забывают, что необходимо хранить подлинники документов, а не их копии.

Так, ФНС России не раз подчеркивала, что замена подлинника документа его электронным скан-образом (копией) не предусмотрена действующим законодательством и не соответствует понятию оригинала документа. В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником. Электронный скан-образ, даже будучи подписанным усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех сторон, подписавших оригинал, останется лишь копией (Письма ФНС России от 28.04.2020 № ЕА-4-15/[email protected], от 17.05.2016 № АС-4-15/[email protected]).

В связи с этим напомним, что «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) вводит следующие понятия:

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

В новом ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (п. 23 — 25) определено, что экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации. Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Совсем недавно Правительством РФ внесен в Госдуму законопроект № 1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов). Если он со временем станет законом, это расширит возможности для маневрирования в сфере организации хранения документов. Могут быть на законодательном уровне разрешены конвертация электронных документов (преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания), а также создание и хранение электронных и материальных дубликатов документов. Это позволит хранить исходный документ один год, а весь оставшийся срок хранения – преобразованный документ равнозначный подлиннику. Безусловно, речь не идет о банальном копировании. Например, электронный дубликат бумажного документа согласно законопроекту будут получать так:

1. Создает его обладатель исходного документа (в отношении документа, подписанного им единолично) либо обладатели исходного документа совместно (в отношении документа, подписанного ими совместно).

2. В дубликате будут в неизменном виде сохранены содержание и форма (визуальное представление) исходного документа.

3. Дубликат подписывается УКЭП лица (лиц), создающего (создающих) его.

4. Сам дубликат и УКЭП, которой он подписан, должны позволять определить дату и время его создания, он должен содержать метку доверенного времени.

Как видим, над созданием дубликатов придется потрудиться. Если закон примут, преобразование документов для целей хранения будет добровольным. В любом случае, мы будем следить за рассмотрением данного законопроекта.

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Электронный документооборот ускорил получение решения о регистрации юрлиц и ИП в Прикамье в 2 раза

Заявления и документы на регистрацию и ликвидацию юридических лиц, на внесение изменений в учредительные документы юридических лиц или данные об индивидуальном предпринимателе, на регистрацию ИП и прекращение их деятельности отправляются из МФЦ Прикамья в налоговый орган в электронном виде. Такой порядок значительно сократил срок получения решения заявителем.

Глава Прикамья Дмитрий Махонин подчеркивал значимость развития функционала и технических возможностей МФЦ. С помощью офисов МФЦ жители Прикамья, находясь в разных точках региона, могут получать государственные услуги быстрее.

Ранее взаимодействие МФЦ с Налоговой инспекцией осуществлялось в бумажном виде – принятые документы доставлялись в УФНС курьерами. На получение решения уходило до 11 рабочих дней. С внедрением сервиса документы, например, при регистрации юридического лица, отправляются в УФНС через систему межведомственного электронного взаимодействия.

«По результатам рассмотрения заявления регистрирующий орган не позднее 1 дня после принятия решения направляет готовые документы по адресу электронной почты юрлица или ИП. Таким образом, общий срок получения решения сократился до 3-5​ дней (минимум в 2 раза).​ При этом важный момент – поскольку результат приходит в электронном виде, в заявлении в обязательном порядке необходимо указывать адрес электронной почты. В противном случае в приеме документов может быть отказано»,​ – отмечает начальник отдела по работе с органами власти Пермского краевого МФЦ Анна Швалева.

Также стоит отметить, что в случае представления документов в регистрирующий орган в форме электронного документа заявителю не нужно платить государственную пошлину. При личном обращении в налоговую инспекцию необходимость уплаты госпошлины сохраняется.

Как рассказали в пресс-службе учреждения, популярность услуг по регистрации юридических лиц, внесению изменений в учредительные документы и прекращению предпринимательской деятельности в центрах «Мои документы» очень высока. С начала года пермские МФЦ оказали свыше 9,5 тыс. таких услуг.

Получить более подробную информацию об услугах, предоставляемых в МФЦ, можно по тел. 8​ 800 23 43​ 275.

Представляем интеграцию Microsoft Flow для библиотек документов SharePoint

Мерван Хейд, старший руководитель программы, Microsoft Flow, Доннерстаг, 11 мая 2017 г.

В прошлом году мы выпустили интеграцию в SharePoint Online, которая позволила вам создавать потоки для современных списков. На этой неделе мы рады объявить о нашей интеграции с современными библиотеками документов SharePoint и об усовершенствовании нашей интеграции списков. Благодаря этим новым функциям вы можете:

  • Запустить поток по запросу для выбранного файла .Вы можете выбрать любой файл в библиотеке документов и отправить его своему руководителю на утверждение, запросить отзыв по электронной почте или в Yammer и даже добавить напоминание в Outlook Tasks, Wunderlist или Trello.

  • Запустить поток по запросу для выбранного элемента списка. Как и выше, вы также можете вызывать потоки по запросу для отдельных элементов списка.

  • Запустить потоки для папки. Теперь вы можете настраивать потоки, например сохранять вложения электронной почты в папку в SharePoint или копировать файлы из OneDrive в SharePoint непосредственно из заданной папки.

Запустить поток по запросу для выбранного файла

Предположим, вы работаете над набором отчетов и хотите поделиться этими отчетами со своей командой для сбора отзывов. Вы можете быстро настроить поток, который будет отправлять электронное письмо команде одним нажатием кнопки. В SharePoint выберите данный файл.

Затем щелкните по меню 0 , а затем Создание команды Flow .

Откроется панель в правой части окна. Выберите шаблон под названием . Получите отзыв от вашей команды о выбранном файле.

При выборе шаблона на сайте Microsoft Flow откроется новая вкладка с дополнительными сведениями о шаблоне. Введите свои учетные данные и нажмите Продолжить .

Ваш Flow почти готов, вам просто нужно ввести адрес электронной почты вашей команды. Вы можете нажать «Изменить» и настроить текст сообщения электронной почты.По умолчанию он содержит общекорпоративную ссылку на выбранный файл.

Дайте потоку подходящее имя, например, «Получить отзыв от команды FCE», и нажмите кнопку Создать поток .

Теперь, когда вы вернетесь в библиотеку документов SharePoint, выберите файл и щелкните меню Flow . Вы заметите новое дополнение к меню — поток, который вы только что создали.

Нажмите на нее, чтобы запустить поток и мгновенно отправить электронное письмо вашей команде со ссылкой на выбранный файл.

 

Запустить поток по запросу для выбранного элемента списка

Как и файлы в библиотеках документов, вы также можете запустить поток для выбранного элемента списка.

 

Запустить потоки для папки 

В любой папке в библиотеке документов вы можете нажать кнопку «Поток» и команду «Создать поток» , чтобы настроить поток, сохраняющий вложения электронной почты в выбранную папку или копирует файлы из внешней службы, например OneDrive.

Если у вас есть идеи для шаблонов или другие отзывы, пожалуйста, оставьте нам комментарии ниже и следите за обновлениями!

Как начать работу с определением потока документов в Office 365? – Лоран Шонерс

Office 365 предлагает множество мест для хранения ваших документов. Каждый инструмент имеет свой собственный набор функций, из-за чего пользователи платформы не могут понять, где размещать свой контент.

Через секунду я объясню, что я считаю хорошим документооборотом.

Прежде всего, чтобы узнать, когда какой инструмент использовать, прочитайте мою предыдущую запись в блоге «Office 365, когда какой использовать?» чтобы набрать скорость.

Заказ дня

Хорошо, теперь, когда мы с этим разобрались, давайте вернемся к порядку дня. Документооборот в Office 365.

Мне нравится думать о статическом и динамическом контенте. Где динамический контент — это те документы, которые много и разными людьми модифицируются, рабочие документы. Они хранятся в Microsoft Teams.(PS, если вы еще не знаете, что такое Microsoft Teams и что он умеет, прочтите сначала это)

Статическое содержимое лучше всего связано с окончательными документами (контракты, счета-фактуры, кадровая политика, маркетинговые материалы…), которые я советую хранить в SharePoint Online.
SharePoint Online хорошо подходит для создания надежной информационной архитектуры с надежной моделью безопасности.
Помимо хранения важных документов, это также мощный инструмент для создания внутренней сети компании. Интранет обычно также состоит из довольно статического контента.

Личный, рабочий контент лучше всего хранить в OneDrive для бизнеса.

Хороший документооборот должен быть описан в плане управления, чтобы пользователям платформы было легко понять, какой тип информации можно хранить в каком инструменте.

Я слышу, как ты думаешь. Так что же считается хорошим документооборотом?

Когда вы начинаете определять поток документов, вы должны думать как пользователь. Вы должны действовать как пользователь. Подождите секунду, может быть, будет лучше, если вы тоже станете пользователем! На самом деле я имею в виду, что не позволяйте администратору, который едва использует Office 365 в качестве пользователя, определять этот поток.Позвольте суперпользователю или амбассадору придумать идею, а затем направьте его в правильном направлении.

Что такое хороший документооборот?

В идеале пользователь начинает работу над документом в своем личном OneDrive для бизнеса.

Как только текст документа станет больше, а в структурировании документа будет задействовано больше людей, файл следует переместить в Microsoft Teams. Предоставление команде возможности тесно сотрудничать, используя все преимущества Teams.
Конечно, при работе в команде не обязательно запускать создание документа в OneDrive.При работе с командными файлами Microsoft Team также является подходящей отправной точкой.

Если коллективная работа не выполняется, файл должен оставаться в OneDrive для бизнеса до тех пор, пока он не достигнет окончательного состояния. Личные файлы, связанные с работой, всегда будут находиться в OneDrive.

После того, как документ достиг своего окончательного состояния, желательно, чтобы файл был доступен для просмотра большему количеству или даже всем пользователям. Это момент, когда мы хотим, чтобы пользователь переместил файл в SharePoint Online. Он или она должны быть направлены, с документацией и планами управления, через пустыню информационной архитектуры — давайте будем честными здесь на мгновение, если ваша информационная архитектура — это джунгли, может быть, было бы лучше перепроектировать ее?

Резюме

Личные документы:
OneDrive для бизнеса

Документы, созданные несколькими людьми:
(OneDrive для бизнеса =>) Microsoft Teams => SharePoint Online

Документы, созданные в одиночку, но доступные для нескольких пользователей:
OneDrive для бизнеса => SharePoint Online

Ну вот, довольно просто, не так ли?

Нравится:

Нравится Загрузка…

Родственные

Документирование логики потока в Power Automate

Добро пожаловать в очередной блог из серии быстрых советов по Power Platform! Этот пост посвящен Power Automate (ранее Microsoft Flow) и тому, как вы можете документировать код, чтобы при создании процессов и потоков с помощью Power Automate вы могли документировать то, что вы сделали, в качестве напоминания, когда вы вернетесь к нему позже.

Используя этот простой метод, вы можете легко документировать логику потока в Power Automate:

  • Я начну с созданного мной потока, который собирает данные из Power Apps, отправляет их в SharePoint в Интернете, а затем возвращает обратно в Power Apps.
  • В этом потоке я собираю изображения и сохраняю их в своем каталоге SharePoint. Я хочу, чтобы он возвращал некоторую информацию обратно в Power Apps, например, где мы сохранили этот файл.
  • Хотя это небольшой поток, некоторая документация будет полезна для меня или других пользователей, если мы вернемся к этому через несколько месяцев.
  • Простой способ задокументировать код — это многоточие в правом верхнем углу элементов управления/действий, которые есть в ваших потоках, щелкнув его для меню.
  • Одна вещь, которую вы можете сделать, это переименовать задачу, чтобы вы могли добавить больше деталей, чтобы помочь вам запомнить, что делает каждое действие. Таким образом, вместо простого «создать файл» я могу изменить его на «создать файл в SharePoint».
  • Более того, вы можете добавлять комментарии к каждому разделу. Когда вы нажмете «Добавить комментарий» в этом меню с многоточием, вы получите поле под строкой имени действия, где вы можете добавить гораздо более подробную информацию о том, что происходит внутри этого действия. Например, я могу добавить «Создать файл в SharePoint и вернуть переменную, которую можно отправить обратно в Power Apps».
  • Я также могу скопировать свой код и поместить его в раздел комментариев, чтобы мне было легко увидеть, что я написал ранее.

Итак, очень быстрый совет, но очень полезный способ документирования вашего кода в потоках Power Automate для каждого отдельного триггера и действия, которые у вас есть в потоке. Вы можете просто переименовать свои действия для некоторых деталей или добавить комментарии, чтобы ввести больше деталей и даже скопировать/вставить код для более четкого документирования вашего проекта.

Если вы хотите, чтобы я дал краткий совет о чем-то в рамках Power Platform, обязательно оставьте комментарий ниже. Если вам нужно обучение работе с любым из инструментов Power Platform, мы обеспечим вас. Наше обучение по запросу содержит курсы по Power Apps, Power BI и Power Automate, которые входят в более чем 55 библиотек курсов. Как насчет БЕСПЛАТНОГО курса? Наши курсы App in a Day и Dashboard in a Day всегда бесплатны. Нажмите ниже, чтобы получить бесплатный курс сегодня!

Требуемые метаданные документа SharePoint — триггер потока

Раньше в SharePoint был способ иметь поля/столбцы, необходимые для документов, и когда загружался один документ, пользователю предлагалось заполнить эти обязательные поля.Как вы, возможно, заметили, в SharePoint Online документы можно легко загружать и массово загружать без каких-либо запросов или запретов на загрузку/регистрацию, если обязательные поля не заполнены. Поля отображаются желтым цветом в представлениях, но на самом деле нет способа принудительно настроить эти обязательные поля.

В этом наборе сообщений я расскажу о нескольких различных вариантах, которые у вас есть в SharePoint Online с Microsoft 365, и о факторах, связанных с этими различными решениями, для работы с доступными технологиями, чтобы приблизиться к достижению этого.Оба эти метода включают использование Power Automate.

Триггерные входы потока

В этом первом методе создайте поток, который запускается вручную, и задайте необходимые входные данные, которые включают загруженный файл. Таким образом, вы не отправляете их в библиотеку для загрузки файлов, пользователи запускают этот поток для загрузки файла. Немного некрасиво, но это самый быстрый/самый простой из моих методов.

1. Создайте новый поток и используйте триггер Запустите поток вручную .

2.Нажмите Добавьте ввод . Здесь вы добавите все необходимые поля. Типы полей здесь в основном соответствуют тем, которые вы привыкли видеть в SharePoint в отношении типов столбцов. Электронная почта — это поле человека, остальные говорят сами за себя.

Переименовывайте каждое поле по ходу работы, а если щелкнуть многоточие, появится больше вариантов. Если вам нужен раскрывающийся список, его можно найти при добавлении ввода текста, как показано на этом снимке экрана. Все они будут обязательными по умолчанию, но вы можете сделать любое из них необязательным.Нет, здесь нет возможности получить динамическую или поисковую информацию.

3. Добавьте ввод для Файл . Это файл, который пользователь будет загружать, и который ваш поток разместит в SharePoint. Посмотрите, как я переименовал свой файл в «Техническое задание» и настроил все имена полей и текст подсказки.

4. Добавьте действие для инициализации переменной, назовите его varFileName и сделайте его строкой. Здесь вы будете хранить имя загружаемого файла.

Для значения используйте следующее выражение: (я не рекомендую копировать и вставлять этот код)

triggerBody()?[‘файл’]?[‘имя’]

5. Добавьте действие SharePoint Создать файл . Используйте свою переменную в качестве имени файла и используйте динамическое содержимое файла из триггера для содержимого файла. Выберите место в SharePoint, где вы хотите разместить файл.

6. Добавьте действие SharePoint Обновить свойства файла .Заполните все поля SharePoint в соответствии с входными данными, которые вы создали в триггере. Для Id выберите ItemId файла, который вы только что создали в предыдущем действии.

7. Сохранить поток.

8. Протестируйте поток, запустив его. Заполните все поля, загрузите файл и Запустите поток .

9.  Далее вам нужно предоставить пользователям доступ «только для запуска», чтобы они могли запускать поток. На главном экране потока (см. выше) в разделе Run only users нажмите Edit .Вы можете добавить людей или группы. Если у пользователей *нет* доступа к библиотеке SharePoint, в которой создаются файлы, вы можете настроить ее на запуск от имени владельца потока при создании файла. В этом примере я даю Билли доступ, но у него нет доступа к этому сайту SharePoint, поэтому я могу изменить раскрывающийся список на использовать это соединение (с моим именем) . Вам не нужно менять этот параметр. Это необходимо только в том случае, если у пользователя нет доступа к этому местоположению в SharePoint.

10.Вам понадобится гиперссылка на поток, которую вы можете получить из электронного письма, которое приходит, когда кому-то предоставляется доступ к потоку. Это электронное письмо, которое получает Билли. Нажмите Получить кнопку . Возьмите URL-адрес страницы, которая приведет вас к

.

11.  Вот как выглядит страница. Этот URL-адрес теперь можно использовать из любого места. Вы можете создать кнопку на своем сайте SharePoint, которая перенаправит людей на эту страницу.

Опять же, это довольно уродливо, но довольно просто, так как в потоке всего 4 действия.Вот и все. О, и будьте осторожны с этим электронным письмом пользователя только для запуска, которое отправляется. Это не дает вам возможности НЕ отправлять электронное письмо при отправке группе людей, поэтому вы можете предупредить их, если отправляете многим людям в качестве «запущенных от имени» пользователей.

Вот видео, где я выполняю эти шаги, начиная с 3:15. В этом видео я также показываю, как вы можете сделать что-то вроде отправки файла в другую библиотеку документов в зависимости от того, какой отдел был выбран из раскрывающегося списка отделов.

Нравится:

Нравится Загрузка…

Родственные

Поиск папки SharePoint с определенным именем среди нескольких библиотек документов с помощью Cloud Flow (часть 7 из 8)

Это седьмой пост из серии «Автоматизация интеграции с SharePoint с помощью Dataverse с помощью Power Automate. Вы можете проверить другие сообщения через эти ссылки (часть 1, Часть 2, Часть 3, Часть 4, Часть 5, Часть 6, Часть 8) В сообщении части 3 я объяснил, как автоматически создавать подпапки в библиотеке документов.Если требуется обработать/отправить документы, хранящиеся в одной из автоматически созданных вложенных папок, это относительно простой процесс путем извлечения расположения документа строки и выбора всех файлов из подпапки по всему пути. Это сложнее, когда пользователи создают больше местоположений документов вручную для хранения документов на основе конкретных требований, каждая строка связана с более чем одним расположением документов. Теперь задача состоит в том, чтобы найти нужную папку из нескольких местоположений документов .Спасибо Бенедикту Бергманну за вдохновение для этой записи в блоге.

Это все шаги включены в облачный поток для этого решения. Следующий пример запланированного потока будет запущен в определенное время для запроса списка приложений со статусом « Ожидание утверждения » и отправки документов из подпапки «Письма об утверждении» приложения. В этом посте основное внимание будет уделено тому, как найти документы из подпапки «Письма об одобрении» из нескольких местоположений документов, связанных с приложением .

Триггером потока является Повторение на основе определенного расписания.

Это FetchXML, используемый для запроса списка приложений со статусом « Уведомление об ожидании утверждения «. В том же FetchXML связанный Document Location и его родительский Document Locations извлекаются как для получения полного URL-адреса папки SharePoint.

 <выборка>
  
    <атрибут имя="lzw_applicationid" />
    <фильтр>
      <условие атрибут="код состояния" оператор="eq" значение="859130000" />
    
    
      <атрибут имя="относительный URL" />
      
        <атрибут имя="относительный URL" />
        
          <атрибут имя="относительный URL" />
          
            <атрибут имя="относительный URL" />
            
              <имя атрибута="абсолютный" />
            
          
        
      
    
  

 

Как и на диаграмме ниже, структура папок приложения основана на контакте .Вот почему для sharepointdocumentlocation есть теги x4  . Псевдоним DL4 предназначен для местоположения документа , непосредственно связанного с приложением . DL3 предназначен для подпапки «lzw_application». DL2 предназначен для местоположения документа контактного лица . DL1 — это «контактная» библиотека документов, а SPS — для запроса URL-адреса сайта SharePoint.

Для каждого приложения , полученного из предыдущих строк списка , укажите папку Расположение документа , чтобы увидеть, содержит ли папка конкретную папку (на следующем шаге). Папка со списком Действие соединителя SharePoint требует двух параметров. Адрес сайта можно заполнить значением absoluteurl псевдонима SPS (сайт SharePoint) из результата.
 @{items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['SPS.absoluteurl']} 

Параметр Идентификатор файла должен быть заполнен полным путем к папке, и это может быть достигнуто путем объединения относительных URL-адресов связанного Расположение документа (DL4) и его родительского Расположение документов ( DL , ДЛ2, ДЛ3). Функция encodeUriComponent должна использоваться для замены некоторых символов (пробел на %20, / на %2F и т. д.), чтобы сделать значение приемлемым для параметра  Идентификатор файла  .

 encodeUriComponent(concat('/', items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL1.relativeurl'], '/', items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL2.relativeurl'], '/', items(' Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL3.relativeurl'], '/', items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL4.относительный URL])) 
Из выходных данных действия  Список папок отфильтруйте элемент, где Имя  — «Письма об утверждении». После этого поток будет обрабатывать только местоположений документов , в которых есть папка «Письма об утверждении», проверяя количество элементов из выходных данных шага фильтрации.
 длина (тело ('Filter_array_for_Approval_Letters_folder')) 
Шаг очень похож на шаг 2.Единственное отличие состоит в том, что в конце пути к папке есть «/Письма об одобрении», чтобы запросить все документы в подпапке «Письма об утверждении». Затем файлы можно обработать или отправить на следующем этапе.
 encodeUriComponent(concat('/', items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL1.relativeurl'], '/', items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL2.relativeurl'], '/', items(' Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL3.relativeurl'], '/', items('Apply_to_each_Document_Location_of_Application')?['DL4.относительный URL']  , '/Письма об одобрении'  ))
 

Резюме

Когда мы автоматизируем интеграцию SharePoint с Dataverse с помощью Power Automate, нам нужно обрабатывать несколько сценариев для различных ситуаций, таких как создание местоположений документов вручную. При обработке таких сценариев связанное расположение документов и его родительские расположения документов можно получить в одном запросе FetchXML с помощью объекта-ссылки.

Использование Microsoft Flow, чтобы узнать, когда публикуется современная страница — Джоан Кляйн

Время чтения: 3 минуты

Для бизнес-решения, которое я недавно создавал с помощью Microsoft Flow, мне нужно было знать, когда была опубликована современная страница, чтобы автоматизировать дополнительные процессы после нее.Оказывается, это было не так просто, как я думал. Я решил написать этот пост, чтобы помочь тем, кому нужно сделать то же самое.

Как узнать, что страница опубликована? Опубликованную страницу можно идентифицировать по номеру версии. Если это основная версия (1.0, 2.0, 3.0 и т. д.), она публикуется. Если это не так (1.2, 2.1, 4.1 и т. д.), то это младшая версия и, следовательно, не опубликована.

Примечание. Это также относится к новому рабочему процессу утверждения страницы, поскольку он по-прежнему работает с номерами основной/дополнительной версии на уровне страницы.

Зная это, мы можем проверить номер версии в потоке, чтобы определить, опубликована ли страница. К сожалению, номер версии (или статус утверждения) не отображается в Microsoft Flow для библиотеки страниц сайта.

Вот шаги, которые я предпринял, чтобы получить версию #:

  1. Построить поток, запускаемый при изменении страницы сайта.
  2. Получить страницу сайта по ее идентификатору с помощью «Отправить HTTP-запрос в SharePoint».
  3. Разобрать версию # из возвращенного JSON
  4. Проверить, заканчивается ли версия # на ‘.0’ и если это так, то это опубликовано!

Подробнее о каждом шаге читайте далее.


Шаг 1: поток на основе триггера

Выберите «При создании или изменении файла (только свойства)» в качестве триггера потока. Указав имя сайта, на котором находится ваша библиотека Site Pages , вы заметите, что библиотека Site Pages не отображается в раскрывающемся списке. Все в порядке! Вместо этого просто предоставьте руководство библиотеки.

Чтобы получить руководство, перейдите к библиотеке страниц сайта на сайте SharePoint, перейдите к настройкам библиотеки и выберите значение после параметра List= в URL-адресе.Расшифруй это.

Вставьте guid в имя библиотеки и выберите папку  Site Pages (изображение):


Шаг 2. Получение страницы сайта

На предыдущем шаге не возвращено свойство номера версии, указывающее, опубликована страница или нет. Чтобы получить номер версии, нам нужно снова получить страницу сайта с помощью REST API через действие Отправить HTTP-запрос на SharePoint с идентификатором из предыдущего шага:

.


Шаг 3. Анализ номера версии из возвращенного JSON

JSON, возвращенный с предыдущего шага, содержит номер версии в элементе OData__UIVersionString. В потоке создайте строковую переменную (VersionNumber в этом примере) для хранения номера версии и укажите это выражение для значения:

body(‘Send_an_HTTP_request_to_SharePoint’)[‘OData__UIVersionString’]

[обновление за март 2022 г.] Благодаря читателю блога Эрику исходный код на этом шаге теперь будет давать ошибку «недопустимый шаблон». Решено следующим образом: body(‘Send_an_HTTP_request_to_SharePoint’)[‘d’][‘OData__UIVersionString’]


Шаг 4. Проверьте, является ли это основной версией

Теперь достаточно просто проверить номер версии, чтобы определить, является ли она основной (т.е. опубликовано).

Если вышесказанное верно, оно опубликовано. Если это ложь, это черновик! 🙂


Какой вариант использования?

Если у вас есть дополнительные бизнес-процессы, которые вы хотите автоматизировать с помощью Flow после публикации типа страницы, это позволяет вам это сделать. Я использую этот метод с несколькими типами контента Страница сайта , где я автоматизирую различные действия в зависимости от типа опубликованной Страница сайта .

Спасибо, что прочитали.

-ДЖКК

Нравится:

Нравится Загрузка…

Создание библиотеки документов в SharePoint с помощью Power Automate

Введение

 

В этом блоге мы узнаем, как создать библиотеку документов с помощью MS Flow.

 

В потоке нет доступных действий для создания библиотеки документов. Итак, для создания библиотеки документов нам нужно использовать rest API, а для использования rest API в потоке MS мы отправим HTTP-запрос к действию SharePoint.

 

Действия по созданию библиотеки документов

  • Чтобы начать работу с этим примером, создайте новый список SharePoint. В этом примере мы будем использовать поле «Заголовок», но в конечном итоге вы можете использовать любой столбец по своему желанию.
  • Итак, когда в списке создается новый элемент и вы вводите заголовок, поток создаст библиотеку документов с именем, введенным в заголовке списка.

Шаг 1

 

Создайте автоматический облачный поток и выберите триггер при создании элемента.

 

Этап 2

 

Выберите адрес узла и имя списка.

 

 

Этап 3

 

Теперь добавьте новое действие. Отправьте HTTP-запрос в SharePoint.

 

Этап 4

 

В поле Адрес сайта выберите сайт, на котором вы хотите создать библиотеку документов.

 

Этап 5

 

В поле Метод выберите опцию POST.

 

Шаг 6

 

В поле Uri введите ниже Uri,

Шаг 7

 

В заголовке добавьте ниже пару ключ-значение,

 

принять  application/json;odata=verbose
 тип контента  application/json;odata=verbose

Этап 8

 

В поле Body добавьте приведенный ниже JSON.Вы можете скопировать код JSON снизу прямо в тело вашего действия,

  1. {  
  2.    ‘__metadata’:{ ‘type’:’SP.List’ },  
  3.    ‘AllowContentTypes’: true,   
  4.    ‘Базовый шаблон’:101,   
  5.    ‘ContentTypesEnabled’:true,  
  6.    ‘Описание’:»»,   
  7.    ‘Заголовок’: ‘@{triggerOutputs()?[‘body/Title’]}’  
  8. }  

Шаг 9

 

После заполнения значений всех полей отправьте HTTP-запрос в действие SharePoint, которое будет отображаться, как показано ниже,

 

 

После того, как вы настроили действие и сохранили свой поток, вы можете нажать кнопку «Тест».Если поток запускается впервые, он попросит вас выполнить действие в целевом списке, поэтому продолжайте и создайте элемент списка.

 

Ваш поток должен быть успешным, и у вас будет новая библиотека документов.

 

Надеюсь, этот блог будет полезен!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.