Документооборот что это такое: Документооборот — это … Что такое документооборот: его организация, учет объема

Содержание

Электронный документооборот: что это?

Система электронного документооборота (ЭДО) – инструмент, позволяющий автоматизировать обмен документами и полностью перенести его в цифровую среду. Если процесс передачи пакета документов через «Почту России» может затянуться на 2 недели, то в ЭДО передача договоров, актов и счетов займет всего пару секунд. Для использования ЭДО не требуется специальное программное обеспечение или оборудование. Нужна лишь электронная подпись и ПО бухгалтера, которые, по новым требованиям налоговой, уже есть у всех российских компаний. Дополнительно придется заключить договор с оператором ЭДО, который станет посредником в передаче документов – и можно начинать пользоваться системой. «Премьер Зал» использует ЭДО для обмена документами между головным офисом и кинотеатрами сети. Вместе с руководителем отдела документооборота «Премьер Зала» Олесей Мельниковой разбираемся, как ЭДО используется в рамках сети и как с системой могут работать независимые кинотеатры, не входящие в «Премьер Зал».

Около двух лет назад число кинотеатров-партнеров сети «Премьер Зал» стало стремительно расти. Руководство сети посчитало малоэффективным расширять штат сотрудников, занятых документооборотом.  «Для себя мы увидели другой вариант – внедрение ЭДО, – рассказывает Олеся Мельникова. – Он органично вписался в нашу стратегию по внедрению информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов».

Ознакомившись с условиями сотрудничества всех операторов электронной отчетности, в «Премьер Зале» остановились на компании «Такском». Она предложила сети встроенную в учетную программу 1С систему ЭДО. Подключив к ЭДО головной офис, «Премьер Зал» начал налаживать процессы в кинотеатрах сети. Он обратился к оператору ЭДО и оформил заявление на настройку связи в тех кинотеатрах, которые готовы были начать пользоваться новой системой. Договор с оператором ЭДО каждый кинотеатр заключал уже самостоятельно на подходящих условиях (это может быть фиксированная плата, фиксированная плата в месяц и оплата за отправку определенного количества документов).

«Наша схема работы, когда кинотеатры сети полностью освобождены от общения с дистрибьютором (правообладателем), очень логично продолжилась в работе в ЭДО, – говорит Олеся Мельникова. – Также как в работе с фильмами есть договор между нами и кинотеатром и между нами и дистрибьютором, в ЭДО идет обмен документами между нами и кинотеатром и между нами и дистрибьютором».

Теперь схема работы с документами между «Премьер Залом» и его кинотеатрами выглядит так:

●       Условный кинотеатр показал фильм и предоставил сети отчеты через кассовую программу BoxOffice&Bar разработки «Премьер Зала» или любое другое кассовое ПО.  

●       Отчеты автоматически попадают в учетную систему 1С, которая обрабатывает информацию в течение нескольких часов. Спустя неделю автоматически формируются закрывающие документы для каждого кинотеатра и на каждый фильм.

●       По окончании недели бухгалтер «Премьер Зала» одним нажатием кнопки в 1С отправляет документы кинотеатру напрямую в систему ЭДО. Теоретически отправка документов должна производиться черед оператора ЭДО, но в сети процесс настроен так, что бухгалтер работает из окна 1С.

●       Кинотеатр получает документы в течение двух секунд в программе, которая используется для отправки отчетности в налоговую. Открыв их, представитель кинотеатра нажатием кнопки подписывает документ. Факт подписания мгновенно отображается в программе 1С бухгалтера сети «Премьер Зал».

В штате «Премьер Зала» всего два статистика и один бухгалтер на первичной документации. Первые собирают корректные отчеты, второй видит все сформированные документы в 1С. Сотрудники ничего не формируют самостоятельно. Их главная задача – создать корректные отчеты, а дальше программа 1С все подсчитает, сформирует документы и отправит их через ЭДО.

Сегодня работа без ЭДО в «Премьер Зале» уже не представляется возможной. В сети более 270 кинотеатров, и уже 210 из них полностью перешли на электронный документооборот. К концу 2018 года планируется перевод на ЭДО всех партнеров. Сеть активно привлекает внимание правообладателей фильмов к системе ЭДО. Одними из первых обмен документами в ЭДО с «Премьер Залом» начала компания «Двадцатый Век Фокс СНГ».


Кинотеатрам вне сети сложнее настроить процесс электронного документооборота и работать в нем.  Несмотря на то, что все необходимое для ЭДО у кинотеатров есть, им нужно настраивать связи с дистрибьюторами фильмов самостоятельно и с каждым отдельно. Кроме того, передавать документы нужно через систему того оператора, с которым работает правообладатель, и он может отличаться от того, с кем заключил договор конкретный кинотеатр. Для прокатчиков процесс настройки работы с каждым кинотеатром отдельно тоже достаточно трудоемкий. Вероятно, со временем дистрибьюторы перейдут на работу только в ЭДО, но спрогнозировать, сколько времени это займет, трудно.

С каждым днем операторы предлагают все больше возможностей: развивают обмен документами в режиме роуминга между собой, встраивают свои продукты в программу 1С и другие учетные системы. Меняющееся законодательство, к примеру, позволило сократить количество переданных документов уже и в ЭДО. Например, сейчас вместо счет-фактур и актов разрешено отправлять единый универсальный передаточный документ (УПД). Это делает ЭДО все более привлекательным для кинотеатров и дистрибьюторов. Поэтому есть надежда, что скоро работа в системе, значительно экономящей время и силы сотрудников, полностью вытеснит бумажный обмен документами.

 

Получить больше информации об устройстве электронного документооборота в сети «Премьер Зал» можно, посмотрев запись выступления Олеси Мельниковой на форуме «ВедуКиноБизнес» в Санкт-Петербурге здесь.


14.11.2018

Вводим ЭДО в компании – теперь по новым правилам

В ноябре 2021 г. в трудовое законодательство внесли поправки о ведении электронного документооборота в компании. О чем нужно помнить работодателю при внедрении ЭДО?

В конце ноября Президент РФ подписал закон, который закрепил в Трудовом кодексе возможность использовать электронный документооборот в трудовых отношениях (Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. № 377-ФЗ). В кодексе появились ст. 22.1, 22.2 и 22.3, а также были изменены ст. 68 и 312.1. Что это значит для работодателей?

ЭДО: право, а не обязанность

Осуществление электронного документооборота – право, а не обязанность работодателя. Компания сама решает, вводить его или нет. Правда, при внедрении ЭДО надо помнить о двух оговорках: 1) нужно учесть мнение профсоюза, если он есть в компании; 2) необходимо уведомить сотрудников о введении электронного документооборота и получить их согласие на взаимодействие посредством ЭДО. Срок уведомления и время на ответ в законе не указаны, а значит, решать можно самостоятельно. Эти даты надо отразить в локальном акте, который станет основным документом о введении ЭДО. Не потребуется согласие лишь тех, кого будут оформлять в штат с 2022 г. и у кого нет трудового стажа по состоянию на 31 декабря 2021 г.

Частичный переход на ЭДО

Пока ЭДО останется частичным по нескольким причинам.

Во-первых, некоторые документы все равно должны остаться бумажными. О них, в частности, говорится в ст. 22.1 ТК РФ: инструктажи по охране труда, акт о несчастном случае, приказ об увольнении. Кроме того, если у сотрудника бумажная трудовая книжка, ее придется вести HR-специалисту.

Во-вторых, для ведения ЭДО необходимо согласие работника. Если он откажется или просто не ответит на уведомление о переходе на ЭДО, для взаимодействия с ним придется сохранить бумажный документооборот (ст. 22.2 ТК РФ). То есть работы у HR не убавится: для одних сотрудников нужно будет вести ЭДО, а с другими придется работать как раньше. Очевидно, что в компании должна быть общая база документов в едином формате, а значит, часть работы придется дублировать.

Электронная подпись – для работодателя и сотрудников

Для перевода документов в цифровой формат будет нужна электронная подпись (ЭЦП) – сотрудникам и работодателю (руководителю, уполномоченному лицу – представителю работодателя). При этом компания обязана обеспечить создание системы ЭДО и хранение документов. И на нее ложатся все расходы на внедрение и использование ЭЦП (ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель в любом случае обязан использовать усиленную электронную подпись – квалифицированную или неквалифицированную (УКЭП и УНЭП). А сотрудник может использовать простую ЭЦП (ПЭП) для подписания документов (приказов, заявлений, листов ознакомления). Это значит, что недостаточно лишь легализовать корпоративную почту для электронного обмена документами, как некоторые компании делают для дистанционных сотрудников.

Взаимодействие с сотрудниками

Небольшое, но важное дополнение внесли в ст. 312.1 ТК РФ. Новые правила ЭДО можно применять и в отношении дистанционных сотрудников. Напомним, что с 2021 г. действует глава 49.1 ТК РФ, которая регламентирует взаимоотношения с работниками на «удаленке». Она позволяет вести с ними электронный документооборот, используя ЭЦП, в том числе простую электронную подпись. Теперь придется сверять старые правила для дистанционных сотрудников и новые для всех. Скажем, по новым правилам работодатель не может использовать ПЭП, а при взаимодействии с сотрудниками на «удаленке» мог. Стало быть, при общении с дистанционными сотрудниками надо ссылаться на главу 49.1 ТК РФ, а с остальными – на новые ст. 22.1 и 22.2 ТК РФ. Не вызовет ли это споров и правовых коллизий? Пока непонятно.

И помните: сотрудники и кандидаты на должность могут подписывать трудовой договор электронно, только если компания внедрила ЭДО. Если нет – придется использовать бумажные документы.

(Читайте также: «Как составить трудовой договор о дистанционной работе на постоянной основе» и «У работников и работодателей все еще возникают вопросы о дистанционной работе»).

Платформа для работы

Ключевой вопрос: на чем работать? Поправки в ТК РФ дают два варианта – документооборот с использованием собственной цифровой платформы, которую компания разработает или приобретет на рынке, или портала «Работа в России». Кстати, с 2022 г. этот портал станет обязательным для компаний со штатом от 25 человек. Работодатели должны будут размещать там свои вакансии и отчитываться о соблюдении требований закона о приеме молодежи и инвалидов (нормы квотирования). Такие требования указаны в Законе РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1, в который летом были внесены поправки Федеральным законом от 28 июня 2021 г. № 219-ФЗ.

То есть у работодателей в любом случае будут аккаунт и личный кабинет на портале «Работа в России». Поэтому тем, кто решит перейти на ЭДО, логичнее выбрать этот портал. Однако остаются вопросы о персональных данных и конфиденциальной информации. Во-первых, при использовании портала, т.е. внешнего ресурса, придется брать у сотрудников отдельное согласие на обработку персданных. А если кто-то не согласится? Во-вторых, компании придется обмениваться внутренними документами через портал. Разрешает ли это политика безопасности? Более того, зайти на портал «Работа в России» можно через аккаунт на портале госуслуг. И через портал госуслуг сотрудник может получить свою электронную подпись (как у любого частного лица, у него есть такое право и возможность). И никто не отменял риск, что документы могут оказаться и здесь.

Цифровизация трудовых отношений – явление актуальное и нужное. Но закон пока оставляет много вопросов. И ответы законодателей на них хочется получить уже сейчас, чтобы новшества были удобны для сотрудников и позволяли оптимизировать затраты работодателей.

(Читайте также: «Как внедрить электронный документооборот в компании?» и «Как создать электронный архив в организации?»)


незаменимый инструмент бизнеса «во время и после»

В КОРУСе такой пользовательский сценарий отлажен на примере процесса маркировки. В основе решения лежит электронный документооборот, но как он действует на практике? Крупные производители и дистрибьюторы, которые являются клиентами «КОРУСа», получили возможность отправлять универсальный передаточный документ (УПД) с кодами маркировки по каналу ЭДО (сервис «Платформа ЭДО») напрямую множеству малоформатных розничных точек, которые, в свою очередь, используют сервисы ОФД для обмена документами. Розничные точки через роуминговое соединение между «КОРУСом» и «Платформой ОФД» принимают УПД с кодами маркировки и подтверждают переход права собственности товара с кодом на себя.

Зачем это делается? Не секрет, что практически половина продаж осуществляется сегодня через каналы традиционной розницы, и для крупных дистрибьюторов и производителей действительно важно отслеживать всю цепочку поставки маркированной продукции, ЭДО же играет роль канала для передачи документов.

Еще одна актуальная тенденция, о которой стоит упомянуть, – это рост спроса на легкий электронный документооборот и электронную цифровую подпись для физических лиц. Причина этого опять же кроется в современных реалиях.

Недавно вышел указ Президента РФ о цифровизации автопрома в посткоронавирусном мире и подготовке нормативной базы для дистанционных электронных сделок по продаже автомобилей. Ранее уже состоялось внедрение электронного паспорта транспортных средств, теперь же электронным должен стать весь документооборот, связанный с приобретением автомобилей и их эксплуатацией. Аналогичная ситуация наблюдается и в секторе недвижимости. В правительстве активно идут обсуждения возможностей сопровождения и заключения электронных сделок по купле-продаже квартир. Неудивительно, что физические лица, владельцы, покупатели, арендаторы – все столкнулись с фактической необходимостью перехода на ЭДО для осуществления покупок.

Если существующая законодательная база будет подготовлена и переориентирована, электронный документооборот получит юридическую силу, равную письменным документам. Отметим только необходимость наличия у граждан квалифицированной электронной подписи – ЭЦП, которая является дополнительным доказательством того, что документ исходит от одной из сторон, заключающей тот или иной договор.

Итак, электронный документооборот становится частью нашей жизни, и речь идет не только о больших корпорациях или крупных торговых сетях – оказывается, что электронная подпись и ЭДО становится незаменимым инструментом каждого человека. И это, пожалуй, самое главное, что стоит учитывать. Надо понимать – совершив переход на электронный документооборот однажды, отката назад, к сотням бумажных документов, уже не произойдет, поскольку преимущества этой технологии очевидны. Вероятнее всего, тренд проникновения ЭДО в самые различные сферы и сегменты жизни будет только лишь набирать обороты вне зависимости от окончания периода пандемии и тех новых реалий, которые она создает и которые в значительной мере будут определять постCOVID-будущее.

Работодатель предлагает подписать соглашение о переходе на кадровый электронный документооборот. Соглашаться?

{«id»:337938,»type»:»num»,»link»:»https:\/\/vc.ru\/easydocs\/337938-rabotodatel-predlagaet-podpisat-soglashenie-o-perehode-na-kadrovyy-elektronnyy-dokumentooborot-soglashatsya»,»gtm»:»»,»prevCount»:null,»count»:3,»isAuthorized»:false}

{«id»:337938,»type»:1,»typeStr»:»content»,»showTitle»:false,»initialState»:{«isActive»:false},»gtm»:»»}

{«id»:337938,»gtm»:null}

1198 просмотров

Возможный переход на электронный документооборот в кадровом деле вызывает у работников много вопросов. EasyDocs отвечает на самые частые.

Почему вообще все заговорили об электронном документообороте с работодателями?

В ноябре 2021 были приняты поправки в Трудовой кодекс, разрешающие работодателям вести кадровый документооборот в электронном виде. Это значит, что теперь большинство документов с работы можно будет подписать и получить в электронном виде. Например, не придется идти в отдел кадров, чтобы подписать заявление на отпуск, ознакомление с приказом, служебную записку и т.д.

Зачем нужно переходить на КЭДО?

Российский ТК требует от сторон трудового договора обмениваться огромным количеством юридически значимых документов — составленных по определенным правилам и подписанным собственноручно. По разным оценкам, за год сотрудник должен поставить свою подпись в отделе кадров от 10 до 50 раз. Скажем прямо, в электронном документообороте с сотрудниками больше заинтересован работодатель, ведь это его забота — оформлять и хранить документы по всем правилам.

Тем не менее, КЭДО удобен и сотрудникам — можно удаленно подписывать разного рода документы и оперативно решать бюрократические вопросы. Особенно это актуально в периоды локдаунов — никогда не знаешь, когда и куда тебе понадобится очередная справка с работы, например.

Как выглядит КЭДО для сотрудника

Работодатель попросит вас подписать ряд документов, связанных с переходом на электронный документооборот, в том числе ознакомление с локальным нормативным актом и согласие на обработку персональных данных. Также надо будет получить электронную подпись. При этом Трудовой кодекс дает вам право отказаться от электронного документооборота и продолжить обмениваться с работодателем бумажными документами. Мы не рекомендуем так делать, просто знайте — соглашаться не обязательно.

В зависимости от того, какие из кадровых процессов переведены в электронный вид у работодателя, подпись у вас может быть простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП). Теперь ее нужно будет использовать вместо собственноручной. Для вас это будет просто кнопка в интерфейсе системы КЭДО работодателя. Например, в EasyDocs подписание документа происходит в один–два клика, после чего система подтверждает успешное завершение операции.

Причем здесь безопасность и почему об этом стоит задуматься?

Помимо очевидного удобства для обеих сторон, возникают риски, и надо понимать, как свести их к нулю. Вот что меняется с переходом на КЭДО:

1. Работодатель и раньше обрабатывал ваши данные электронно, но при этом сам отвечал за их хранение и безопасность. При КЭДО персданные будут храниться не внутри сети работодателя, а, как правило, на серверах поставщика ИТ-решения по кадровому электронному документообороту. Это связано с тем, что наиболее простое и бюджетное внедрение — у облачных решений, где вся инфраструктура развернута у поставщика и его партнеров. Таким образом, все, что работодателю известно о вас, теперь находится вне периметра его сети, то есть требует определенных подходов к безопасности хранения и обработки персональных данных.
2. У вас появляется электронная подпись. Несмотря на то, что она обладает максимально возможными на сегодня степенями защиты, прецеденты компрометирования и мошенничества с использованием электронных подписей уже есть.

Итак, вот на что надо обратить внимание в связи с хранением персональных данных:

  • Что прописано в соглашении об обработке персональных данных. Вам важны цели обработки, они должны быть необходимыми и, самое главное, достаточными для целей кадрового документооборота. Иногда работодатель и поставщик ИТ-решения прописывают их гораздо шире, чем требуется. Работодатель может делать это «на всякий случай», а вот зачем поставщику избыточное право распоряжаться вашими данными и вовсе непонятно.
  • Убедитесь, что провайдер КЭДО зарегистрирован в реестре Роскомнадзора в статусе оператора персональных данных.
  • Где хранятся данные, надежен ли дата-центр.
    Хранить ваши данные на зарубежных серверах работодателю не позволяет законодательство, но это не дает гарантию надежности серверов. У нас в EasyDocs данные хранятся в дата-центре компании Xelent, который входит в Госкорпорацию «Росатом» и имеет все необходимые лицензии и сертификаты безопасности.
  • Как и кому работодатель предоставил доступ к персональным данным.
    Здесь снова работает принцип достаточности. В соглашении должно быть конкретное перечисление, без общих фраз и непонятных третьих сторон.
  • Что происходит с персональными данными при увольнении.
    Прежде всего, вы можете сразу отозвать согласие на обработку персональных данных, и работодатель будет обязан уничтожить их в течение 30 дней (часть 5 статьи 21 закона № 152-ФЗ от 27.07.2006). Но помните, что обязательному уничтожению подлежат не все персональные данные уволившегося работника — закон № 152-ФЗ дает работодателю право продолжить обработку данных без согласия их владельца, если это необходимо для выполнения законных обязанностей. Например, коллективные договоры, заключения по СОУТ, трудовые договоры, акты о несчастных случаях и некоторые другие документы должны храниться определенное количество лет, по нормам закона № 125-ФЗ от 22.10.2004.
  • Помните, что можете отозвать свое согласие на обработку персональных данных не только при увольнении, но и просто в любой момент. Или потребовать изменить условия обработки.

Как защитить себя, если ваши права нарушены?

Безопасность ваших персональных данных курирует Роскомнадзор. Если вы считаете, что работодатель или поставщик услуг КЭДО нарушает ваши права, напишите об этом заявление в Роскомнадзор. За нарушение норм закона № 152-ФЗ предусмотрена не только административная ответственность по статье 13.11 КоАП, но и уголовная.

Почему электронная подпись — это безопасно? Может ли кто-то украсть ее и использовать в своих целях?

Все электронные подписи имеют защиту от несанкционированного использования. Как мы уже обозначили выше, в кадровом электронном документообороте используется три вида подписей:

  • УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись.
  • УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись
  • ПЭП — простая электронная подпись.

С ПЭП и УНЭП все достаточно просто — их можно использовать только между участниками электронного документооборота. В данном случае это вы и работодатель. И только в том случае, если стороны подписали взаимное согласие на такое взаимодействие. Это значит, что использовать на стороне, например оформить без вашего ведома договор дарения квартиры или взять кредит с помощью ПЭП и УНЭП, полученных у конкретного работодателя, не получится.

А вот УКЭП приравнивается законом к собственноручной подписи и может использоваться без предварительного подписания согласия на применение. Поэтому у некоторых она вызывает опасения: например, вдруг кто-то украдет УКЭП и подпишет ею заявку на кредит. На самом деле риски невелики, ведь за хранение сертификата УКЭП отвечает аккредитованная организация. Вероятность того, что вашей квалифицированной подписью завладеют третьи лица, крайне мала. С другой стороны, не исключено, что сам обладатель подписи как-то ее рассекретит, например, забудет где-то свой ноутбук включенным.

Первое и самое важное, что нужно знать обладателю УКЭП: в любой непонятной ситуации — перестрахуйся! Даже если есть всего лишь подозрение, что подпись была скомпрометирована (попала в чужие руки, возник какой-то документ, который вы, кажется, не подписывали, а может и подписывали, но не помните точно), следует немедленно сообщить работодателю и написать в удостоверяющий центр заявление о блокировке сертификата. Как правило, такие вопросы разрешаются достаточно оперативно и без последствий. В целом, даже если вы забыли в баре ноутбук, с которого использовали облачную электронную подпись, вряд ли случится что-то непоправимое — двухфакторная аутентификация придумана как раз для таких случаев, ведь чтобы поставить подпись надо подтвердить операцию в сертифицированном приложении MyDSS на смартфоне.

А вот чего категорически нельзя делать, так это передавать подпись другим лицам, даже самым близким.

Чем отличается облачная подпись от подписи на токене?

Мы не будем в подробностях описывать, как именно работают электронные подписи (об этом написано уже очень много), остановимся лишь на том, что важно знать вам, как сотруднику. Есть два принципиально разных формата выдачи подписи: облачная и на USB-токене (флешке). Оба варианта в достаточной мере защищены и соответствуют всем требованиям безопасности.

Ключевое отличие одно: потерять флешку и, тем самым скомпрометировать подпись, вы можете, а облачную подпись — нет.

Облачная квалифицированная электронная подпись хранится на специальном защищенном сервере (облаке), поэтому является более безопасной, чем подпись на USB-токене. Так как закрытый ключ хранится в облаке, то и подписывать документы можно на любом устройстве, подключенном к Интернету. Документы при этом передаются по защищенному каналу. При этом облачная подпись может применяться только в рамках сервиса, который интегрирован с облачным хранилищем закрытых ключей ЭП. Использовать облачную подпись на сайте Госуслуг или Росреестра не получится.

Хорошая новость в том, что, скорее всего, ваш работодатель будет использовать облачную подпись — это проще и дешевле.

Выводы

Кадровый электронный документооборот — это просто, безопасно и удобно обеим сторонам трудового взаимодействия. Если работодатель предлагает перейти на КЭДО, стоит согласиться. Однако следует проявить внимательность, перед тем, как подписать согласие:

  • изучить политику обработки персональных данных;
  • убедиться в том, что поставщик решения по КЭДО входит в реестр операторов персональных данных;
  • узнать, какие электронные подписи планирует использовать работодатель;
  • задать работодателю вопросы, если что-то непонятно.

Помните, что соглашаться на электронный кадровый документооборот — это ваше право, а не обязанность.

1С Документооборот 8.3 СЭД — что это? Возможности делопроизводства в 1С

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

Вы узнаете:

  • Версии программы «1С: Документооборот 8»
  • Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП
  • «1C:Документооборот 8»: что это такое?

    «1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

    Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

    «1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

    Какие задачи решает автоматизация документооборота?

    Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

    • систематизировать поток деловой документации;
    • обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
    • сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
    • автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
    • существенно ускорить процесс согласования договоров;
    • ускорить время принятия управленческих решений;
    • организовать качественную работу сотрудников с документами;
    • снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
    • создать единую базу документов с быстрым поиском;
    • контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
    • обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
    • вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

    Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

    Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

    Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

    Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

    1. Экономия. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу, канцтовары, печать и услуги доставки в среднем в 10 раз, и это без учета экономии на архивном хранении.
    2. Порядок в делах. «1С: Документооборот 8» прокладывает четкие, понятные маршруты, по которым движется поток деловых документов в компании. «1С» делопроизводство будет иметь централизованную, контролируемую и прозрачную структуру. Программа определяет стандарты и формы при создании документа, позволяет ввести правила обработки входящей документации и многое другое.
    3. Скорость обработки. Управление документооборотом «1С» позволит сократить время на поиск нужной информации, а также на коллективную работу с документами и согласование договоров. Любая документация при внедрении «1С» СЭД создается и обрабатывается в разы быстрее. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программы.
    4. Безопасное хранение. С «1С» 8 документооборот больше не нужно переживать, что важный документ потеряется или будет испорчен. Ваши файлы будут надежно храниться в электронном формате. Программа поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты информации. Вы также всегда можете гибко настроить права доступа, чтобы защитить важные корпоративные данные от посторонних лиц.
    5. Повышение качества работы. «1С:Документооборот 8» автоматизирует большую часть рутинных операций при ведении делопроизводства. Ваши сотрудники смогут тратить освободившееся время для решения более важных задач и повысить продуктивность работы.

    Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

    • Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
    • Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
    • Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
    • Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
    • Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
    • Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

    В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

    Возможности программы «1С:Документооборот 8»

    В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

    Управление проектами

    Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

    Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

    Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

    Совместная работа сотрудников

    «1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

    Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

    Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

    Контроль задач

    Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

    В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

    Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

    Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

    В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

    • Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.
    • Календари других пользователей. В зависимости от прав доступа вам будет доступно различное содержимое в календарях ваших коллег.
    • Учет отсутствий сотрудников. В «1С:Документооборот 8» есть функционал учета отсутствий сотрудников на рабочем месте (рис.10). Отметить отсутствие можно как за себя, так и за коллегу. При этом вы можете указать время и причину пропуска, список замещающих лиц и иные примечания.
    • Ежедневные отчеты. По завершении рабочего дня пользователи могут заполнить простой отчет с указанием: количества рабочих часов, проекта в работе, типа и длительности задач и т.д. (рис. 11)

    Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

    Управление правами доступа

    В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

    Поиск документов и штрихкодирование

    В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

    Учет входящей и исходящей корреспонденции

    В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

    Электронная подпись

    Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

    Договорные документы

    В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

    Встроенная почта

    С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

    Мобильное приложение

    Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).

    Версии программы «1С:Документооборот»

    «1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

    • «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
    • «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
    • « 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
    • «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

    На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

    Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

    Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

    • Учет данных в разрезе проекта
    • Многосторонние договора
    • Множественные состояния документов
    • Штрихкодирование документов и файлов
    • Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
    • Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
    • Печать регистрационного штампа
    • Учет этапа обработки документов
    • Принятие задач к исполнению
    • Настройка и использование условий маршрутизации
    • Периодические бизнес-процессы
    • Учет и использование графиков работы
    • Иерархия и остановка бизнес-процессов
    • Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
    • Категоризация данных
    • Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

    Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

    Подведем итоги

    «1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

    У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

    цена, внедрение, описание на официальном сайте Leradata

    ЭДО

    Электронный документооборот предназначен для форматирования, получения, отправки и подписания документов в электронном формате. Подобная система позволяет полностью заменить бумажные варианты документов. На платформе LERADATA ведётся обмен классическими EDI-сообщениями, а также файлами, представляющими юридическую ценность. Для этого достаточно оформить документ в соответствии с установленными нормами и поставить на нём электронную подпись.

    Платформа для электронного документооборота

    ЭДО применяется в самых разных сферах деятельности, начиная от логистических и финансовых и заканчивая государственными бюджетными системами. Сервис позволяет в разы сократить количество ошибок, возникающих в процессе бумажного документооборота. Человеческий фактор практически полностью исключается, процесс максимально автоматизируется, а возможные проблемы оперативно решаются.

    Платформа LERADATA гарантирует надёжность, отказоустойчивость и безопасность работы. Техническая поддержка и клиентский отдел быстро отвечают на запросы клиентов и решают возникающие проблемы. Передача информации ведётся по специально выделенным каналам связи, а данные зашифровываются. Это сводит к минимуму риск похищения и фальсификации документов. Утеря данных в системе невозможна, а нахождение и статус файла можно отследить в любой момент.

    Преимущества ЭДО

    Сервис EDI практически не имеет недостатков. Он легко интегрируется в привычную для сотрудников учётную систему, что облегчает его понимание. Работа продолжается в стандартном интерфейсе, а отправка и другие действия с документами происходят прямо через него.

    Процесс документооборота в электронном формате максимально прозрачен, благодаря чему конфликты возникают в разы реже, а вопросы налоговой службы практически исключаются. Вся цепочка передачи документов фиксируется, а сами файлы сохраняются и архивируются. Необходимость хранения бумажных копий на протяжении 5 лет исчезает, ведь достаточно их наличия в электронном виде. Архив находится в облаке или на личном компьютере.

    ЭДО позволяет отказаться от бумаг, а значит, расходы на канцелярию и доставку писем сведутся к минимуму. До 90% средств, выделенных из бюджета на документооборот, будет сэкономлено. Кроме того, сократится пространство, занимаемое архивом.

    Оплата всех услуг и товаров происходит быстрее. Средства поступают на счёт вовремя, а значит, возврат НДС может ускориться. Весь рабочий процесс в компании убыстряется до 75%, а информация обрабатывается практически мгновенно.

    Работа системы

    Заказать подробную консультацию по типу услуг и стоимости работы можно, оставив заявку на официальном сайте платформы LERADATA, а также обратившись к консультантам по телефону или в офис в городе Москва. Цена варьируется в зависимости от выбранного тарифа, входящего в него объёма документации и типа услуг.

    Внутри системы передаются юридически ценные документы и EDI-сообщения, которые разделяются по типам:

    • Pricat — каталог товаров и услуг;
    • Defolt — график поставок;
    • Ordrsp — подтверждение поставки;
    • Desadv — сообщение об отгрузке продукции;
    • Aperak — автоматическое статусное уведомление;
    • Invrpt — инвентаризация остатков товаров;
    • Partin — данные о компании;
    • Orders — заказ на поставку;
    • Camdis — коммерческая дискуссия по поводу ошибок в счёте-фактуре;
    • Indes — инструкция с характеристиками поставки;
    • Retord — обратный документ на поставку;
    • и другие.

    Использовать их можно как по отдельности, так и группируя несколько типов разом. Электронный документооборот — это структурированная и автоматизированная система обмена документами.

    ДОКУМЕНТООБОРОТ — Что такое ДОКУМЕНТООБОРОТ?

    Слово состоит из 15 букв: первая д, вторая о, третья к, четвёртая у, пятая м, шестая е, седьмая н, восьмая т, девятая о, десятая о, одиннадцатая б, двенадцатая о, тринадцатая р, четырнадцатая о, последняя т,

    Слово документооборот английскими буквами(транслитом) — dokmentooborot

    Значения слова документооборот. Что такое документооборот?

    Документооборот

    Документооборот — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

    Энциклопедический фонд России

    ДОКУМЕНТООБОРОТ движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль.

    Райзберг Б.А. Современный экономический словарь. — 1999

    Документооборот (flow of documents)—движение документов в организации (компании, предприятии) с момента их создания или получения вплоть до отправления или завершения работы с ними внутри организации.

    slovar-lopatnikov.ru

    ДОКУМЕНТООБОРОТ — путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают бухгалтерской обработке, под которой понимают их расценку…

    Большой бухгалтерский словарь

    1С:Документооборот

    1С:Документооборот — программный продукт российской фирмы «1С» на технологической платформе «1С:Предприятие 8», предназначенный в первую очередь для автоматизации документооборота.

    ru.wikipedia.org

    График документооборота

    График документооборота. График документооборота должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом…

    Бизнес-словарь

    Кодекс: Документооборот

    Кодекс: Документооборот — один из программных продуктов, носящих торговую марку «Кодекс». Система была создана в 1991 году. Система «Кодекс: Документооборот» начала развиваться как функциональная система в 1999—2000 годах.

    ru.wikipedia.org

    Электронный документооборот

    Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭДО) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой…

    ru.wikipedia.org

    Электронный документооборот Электронный документооборот — электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

    Словарь финансовых терминов

    Электронный документооборот — электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний в стандартизованной форме.

    Словарь финансовых терминов

    ВНУТРИБАНКОВСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

    ВНУТРИБАНКОВСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ — совокупность банковских норм и правил, регулирующих последовательность прохождения документов по подразделениям банка (управления, отдела, группы и т.д.), порядок их обработки…

    Финансово-кредитный энциклопедический словарь / Под общ. ред. А.Г. Грязновой. — 2004

    ПЛАН ДОКУМЕНТАЦИИ И ДОКУМЕНТООБОРОТА

    ПЛАН ДОКУМЕНТАЦИИ И ДОКУМЕНТООБОРОТА — система мероприятий по документальному оформлению хозяйственных операций и движению документов. В плане предусматривается перечень необходимых документов, назначение и использование каждого документа…

    Большой бухгалтерский словарь

    Русский язык

    Документооборо́т, -а.

    Орфографический словарь. — 2004

    Примеры употребления слова документооборот

    Документооборот между ведомствами фактически не налажен.

    И в этой ситуации платить страховые взносы, вести огромный документооборот, как этого требует РФС, не имеет смысла.

    К сожалению, сейчас быстроразвивающиеся технологии опережают документооборот в чиновничьих кабинетах.

    Сейчас идет обычный для таких проектов документооборот: о подъездных путях, строительстве и других важных вещах.

    Электронный документооборот улучшает качество госуслуг.


    1. документный
    2. документоведение
    3. документов
    4. документооборот
    5. документ
    6. докупавшийся
    7. докупавший

    Что такое документооборот? Определение.

    Что такое управление документами? Определение.

    НОВОСТИ Bynder приобретает платформу управления контентом GatherContent

    Прочитайте больше

    Что такое управление документами?

    Слово «управление документами» описывает процесс захвата, хранения и извлечения электронных версий документов, которые ранее были бумажными, в формате PDF, текстовых файлов и цифровых изображений.

    Чтобы управлять своими цифровыми документами и пользоваться преимуществами дополнительной безопасности, контроля доступа, централизованного хранения и оптимизированных возможностей поиска и извлечения, многие компании используют инструменты и системы управления документами.

    Хотите превратить устаревшие бумажные документы в цифровые? Возможно, вы стали последней жертвой революции цифровой трансформации . Узнайте больше о том, как Bynder может вам помочь.

    Каковы преимущества систем управления документами?

    По сравнению с ручной обработкой физических файлов программное обеспечение для управления документами снижает затраты, риск человеческой ошибки, физического повреждения, проблем с поиском и предоставляет практически неограниченное пространство для хранения.

    Хотя большинство организаций по-прежнему имеют физические системы хранения бумажных документов, они становятся менее распространенными, так как большинство документов в настоящее время создаются в цифровом виде, прежде чем распечатываться на бумаге, только в случае необходимости.

    Благодаря использованию метаданных (информация, которая включает в себя: название, описание и дату хранения) системы управления документами оптимизируют рабочие процессы с цифровыми документами, обеспечивая:

    • Простое индексирование для поиска и извлечения найти нужные документы.
    • Добавлена ​​безопасность – за счет контроля доступа и прав редактирования для защиты конфиденциальной информации.
    • Повышение эффективности совместной работы – за счет одновременной работы над документами нескольких пользователей, в то время как система отслеживает изменения и историю.
    • Контроль версий — чтобы пользователи могли отслеживать изменения и актуальность с течением времени.

    Системы управления документами — это раннее решение для физического хранения файлов и управления ими. Bynder’s Digital Asset Management — это более продвинутый класс программного обеспечения, созданного для управления всеми типами файлов (в частности, мультимедиа), чтобы не отставать от постоянно меняющихся цифровых потребностей современных компаний.

    Узнайте больше о преимуществах DAM из нашего бесплатного руководства: DAM для чайников .


    Что такое управление документами?

    И какую пользу это принесет вашей организации

    Что такое управление документами? Посмотрим правде в глаза, разговор о контроле за документами или управлении документами, вероятно, не та тема, которую вы бы выбрали для вечеринки на светском собрании. Однако понимание управления документами может оказать большое влияние на вашу организацию.Здесь мы рассмотрим основы индексирования и поиска документов на всех этапах управления бизнес-процессами.

    Основы управления документами

    Управление документами — это сбор, хранение и поиск документов. С управлением документацией или без него ваша организация уже ежедневно собирает, хранит и извлекает документы. Для многих организаций этот процесс занимает невероятно много времени и слишком часто игнорируется.

    Документы бывают разных форм

    Документы бывают как бумажными, так и электронными.Счет-фактура, который приходит от поставщика по почте – это, очевидно, бумажный документ, который можно прочитать и с которым можно действовать. Однако этот счет, вероятно, начался с заказа от вашей компании. Этот приказ может быть электронной записью в системе бухгалтерского учета. Теперь у нас есть два связанных документа, которые нужно хранить вместе для справки, но они сильно различаются по способу хранения. Это простой пример.

    Пример можно было бы усложнить, добавив накладную, акт приема-передачи или даже договор.Опять же, эти другие документы могут быть в разных форматах или в разных системах. Хуже того, они могут быть в разных отделах. Договор может храниться в картотеке в юридическом отделе. Уведомление о доставке может находиться на складе или на погрузочной платформе. Приемка может быть в функциональном отделе, который окончательно получил заказ. Теперь мы добавили разные группы людей, которые могут находиться в разных физических местах.

    Вот вопрос: А если что-то не так с заказом? Где нам найти все документы, чтобы мы могли просмотреть договор, посмотреть накладную, чтобы убедиться, что все материалы были доставлены, посмотреть приемку из отдела, посмотреть счет и определить, оплатили ли мы его? Без всех документов решение проблемы может занять очень много времени.Мало того, что отсутствие контроля над документами отнимает драгоценное время у нескольких сотрудников вашей организации, подумайте о том, что не было сделано, пока ваши сотрудники ищут документы.

    Как используется система управления документами?

    Систему управления документами можно использовать для сбора и организации всех этих документов в электронные документы, которые легко найти. Бумажные документы могли быть отсканированы в системы управления документами. Электронные записи могут либо храниться в системе, либо указываться из другой системы.Система управления документами способна связать эти документы вместе.

    Документы могут быть проиндексированы по отделу, поставщику, номеру заказа на поставку или любой другой концепции, которая имеет смысл для вашей организации. В отличие от папок в картотеке, системы управления документами хранят документы в электронных папках, которые можно индексировать по нескольким элементам информации. Это дает пользователям возможность искать и извлекать документы на основе различных критериев.

    Благодаря электронной системе управления документами дни потерянных документов остались в прошлом, поскольку все они находятся в одном безопасном центральном электронном хранилище.Также прошли те дни, когда люди тратили время впустую, потому что несколько человек извлекали документы из разных мест и из нескольких картотек. С онлайн-управлением документами документы немедленно извлекаются для человека, ищущего информацию. Это не только делает их более продуктивными для одной задачи, но и смещает акцент с поиска документов на решение исходной проблемы.

    Выше мы представили два важных понятия: захват документов и индексирование. Оба они заслуживают более подробного обсуждения.В следующем разделе мы обсудим захват документов.

    Что такое система управления документами? И почему это полезно?

    Что такое система управления документами (DMS)?

    Что такое система управления документами? Проще говоря, система управления документами — это автоматизированное программное решение для бизнеса, используемое для организации, защиты, хранения, захвата, оцифровки и маркировки бизнес-файлов.

    Многие системы управления документами выходят за рамки базовых функций и включают рабочие процессы, связанные с документами.Существует множество других надстроек, функций и возможностей, рекламируемых некоторыми системами управления документами, что привело к другим названиям и обозначениям, таким как управление корпоративным контентом (ECM), управление корпоративной информацией (EIM) и интеллектуальное управление информацией (IIM).

    Термин управление документами часто относится к всеобъемлющей стратегии того, как компания хранит, управляет и отслеживает свои электронные документы.

    Как работает система управления документами?

    Бизнес.com утверждает, что существует три основные функции системы управления документами — сбор, хранение и распространение документов. Опять же, в своем самом базовом определении система управления документами должна хорошо выполнять как минимум эти три вещи.

    Системы управления документами должны собирать документы из любого источника

    Система управления документами должна иметь возможность вводить документы и файлы из различных источников. Некоторые источники могут включать:

    • Сканирование, захват и оцифровка бумажных файлов
    • Электронные письма и вложения
    • Внешние приложения, такие как CRM или ERP
    • Пользовательский контент изначально сохраняется в системе управления документами

    После того, как документы загружены в DMS из любого источника, DMS должен иметь возможность индексировать и классифицировать эти документы — часто с метаданными.

    Системы управления документами должны служить центральным хранилищем

    Основная функция системы управления документами — служить центром — центральным хранилищем — для файлов компании. Многие базовые DMS требуют масштабного проекта миграции для переноса всех важных для бизнеса документов в систему. Более продвинутые интеллектуальные решения для управления информацией, такие как M-Files, подключаются к существующим репозиториям, применяя метаданные и отношения к документам, хранящимся в других системах.Благодаря интеграции нет необходимости в миграции, и среды других систем могут оставаться нетронутыми.

    Одним из соображений хранения должна быть информационная безопасность. Центральное хранилище помогает защитить корпоративную информацию от злоумышленников. Благодаря расширенным динамическим разрешениям организации могут контролировать, кто имеет доступ к определенным документам или классам документов.

    Системы управления документами должны облегчать поиск и извлечение документов

    Система управления документами должна облегчать пользователям поиск информации.С помощью метаданных все файлы помечаются тегами, чтобы их можно было найти по множеству параметров. Например, метаданные для счета-фактуры могут быть помечены следующим образом:

    • Стороны счета-фактуры
    • Важные даты
    • Сумма
    • Подразделение или отдел
    • Описание оказанных услуг или приобретенных товаров

    Со всей этой информацией, прикрепленной к метаданным документа, поиск дает лучшие результаты, и пользователи могут быстрее и проще находить документы.В M-Files документы можно найти с помощью поиска, похожего на Google, который сначала возвращает наиболее релевантные файлы.

    Для чего используются системы управления документами?

    Система управления документами используется для автоматической организации, защиты, оцифровки и классификации документов компании, что упрощает доступ, редактирование и совместное использование. Первоначально системы управления документами появились, когда компании стремились перенести операции из бумажного офиса в манильские папки и картотечные шкафы.С тех пор управление документами стало играть более важную роль в стеке корпоративных технологий, упрощая рабочие процессы и объединяя разрозненные репозитории в центральный узел.

    Какие существуют типы систем управления документами?

    Существует несколько различных типов систем управления документами — в зависимости от того, как они классифицируются.

    Облачная или локальная система управления документами

    Как выглядит ваша предпочтительная ИТ-среда — облачная, локальная или гибридная?

    Облачные системы управления документами хранят ваши файлы в облаке, делая их доступными в любом месте, где есть подключение к Интернету.

    Некоторым компаниям может потребоваться локальное управление документами, при котором файлы хранятся на локальном сервере. Это может быть необходимо, когда определенные правила предписывают, например, локальное хранение или когда в некоторых странах требуется суверенитет данных.

    Гибридный DMS позволяет сочетать оба варианта.

    Системы управления документами на основе папок и системы управления без папок

    Некоторые системы управления документами основаны на папках — просто с использованием традиционных файловых структур папок и подпапок внутри системы.Другие системы не имеют папок, основаны на метаданных и не зависят от репозитория, например M-Files. В системе такого типа не имеет значения, где хранится документ. Единственное, что имеет значение, это , что такое документ — это функция метаданных.

    Каковы основные характеристики эффективной системы управления документами?

    Как уже упоминалось, система управления документами может иметь несколько функций, которые постепенно превращаются в более интеллектуальные методы управления информацией.Некоторые ключевые функции, которые следует изучить в DMS, включают:

    Поиск: Эффективная DMS помогает пользователям находить документы и информацию на основе идентификаторов документов, метаданных, взаимосвязей и содержимого.

    Метаданные: 93% работников не могут найти документ из-за того, что у него плохое имя или файл. В DMS, поскольку информация помечается метаданными в зависимости от того, что это такое, одна и та же информация может быть найдена с использованием различных критериев в зависимости от варианта использования.Уникальная информация появляется динамически там, где она необходима, без дублирования.

    Интеграции:  Многие системы управления документами интегрируются с другими бизнес-системами и репозиториями — электронной почтой, сетевыми папками, CRM, ERP, устаревшей ECM и другими.

    Контроль версий:  Функции контроля версий обеспечивают доступ к последней версии документа. Контроль версий и отслеживание позволяют легко увидеть, что изменилось, кто это сделал и когда было внесено изменение.

    Поддержка соблюдения нормативных требований: Если вы работаете в регулируемой отрасли, система управления документами может помочь снизить риск несоблюдения.Пользователи могут автоматизировать контрольные журналы и управлять информацией и связанными рабочими процессами в соответствии с нормативными требованиями.

    Масштабируемость:  При выборе системы управления документами компания должна обращать внимание на масштабируемость этой системы. Не ограничиваясь текущими потребностями, найдите DMS, которая имеет расширенные функции, подходящие для роста или изменения бизнеса.

    Безопасность: DMS должна обеспечивать надежные функции безопасности, такие как функции разрешения и управления доступом, контрольные журналы, федеративная аутентификация, шифрование корпоративных файлов при передаче и хранении, обнаружение вторжений, предотвращение потери данных, высокая доступность и многое другое.

    Удобство использования:  Поскольку DMS становится основной технологией для бизнеса, важно, чтобы пользовательский интерфейс был удобным — с легким доступом, минимальным временем простоя или без него и простыми в использовании функциями. Сотрудники должны иметь возможность легко получать доступ к файлам, управлять ими и перемещаться по ним.

    Совместная работа:  DMS должна упростить для пользователей обмен документами и совместную работу с ними — с такими функциями, как управление проектными документами, отслеживание задач, рабочие процессы, совместное редактирование и простой обмен документами между пользователями.

    Интеллект содержимого: Некоторые передовые системы управления документами используют искусственный интеллект. Искусственный интеллект может помочь классифицировать документы, заполняя поля метаданных, сканируя файлы на наличие определенных данных и отделяя важные для бизнеса данные от беспорядка.

    Рабочие процессы: Ручное управление повседневными процессами — не лучшая трата времени. DMS с автоматизацией рабочего процесса помогает обеспечить согласованность, проверяя выполнение каждого шага бизнес-процесса.Автоматизированные рабочие процессы оптимизируют общие бизнес-процессы, такие как утверждение контрактов, контролируемый контент и выставление счетов, отправляя уведомление, когда возникает задача, которую необходимо выполнить.

    Удаленная работа: Облачная DMS позволяет пользователям получать доступ к файлам из любого места и часто с любого устройства, обеспечивая удаленную работу в любом месте: в офисе, дома, аэропорту, гостинице, кафе… где угодно.

    Каковы преимущества использования системы управления документами?

    DMS должна сделать работу проще, продуктивнее и эффективнее, экономя часы сотрудников на утомительных задачах и избавляя их от раздражения, связанного с тем, что они не могут быстро найти нужные документы.Основные преимущества включают следующее:

    Повышение производительности

    Когда работники тратят меньше времени на поиск документов или выполнение ручных повторяющихся задач, у них появляется больше времени для работы, добавляющей ценность.

    Снижение риска безопасности

    Обеспечение безопасности информации и применение динамического контроля доступа снижает риск информационной безопасности и уязвимость. В случае непредвиденного пожара или наводнения аварийное восстановление выполняется просто, если документы хранятся в облаке.

    Улучшенные меры по обеспечению соответствия

    Соответствие требованиям для многих деловых документов может быть сложным и трудным. DMS помогает организациям избежать штрафов, отзыва лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с нормативными требованиями.

    Быстрый и простой поиск документов

    По данным Forrester, сотрудники тратят в среднем 18 минут на поиск документа. DMS на основе метаданных позволяет быстро и легко найти нужный документ.

    Расширенное сотрудничество

    DMS упрощает обмен информацией и совместную работу, обеспечивая доступ к документам из разных источников из разных мест. Пользователи могут обмениваться документами, отслеживать рабочие процессы, совместно редактировать документы и многое другое.

    Что такое система управления документами?

    Система управления документами (DMS) может существенно повлиять на бесперебойную работу вашего бизнеса. Он позволяет быстро и легко захватывать, оцифровывать и маркировать документы, давая вам время сосредоточиться на более насущных областях вашего бизнеса.Хорошая DMS значительно повысит эффективность вашего бизнеса и может предоставить ценные дополнительные преимущества, такие как повышенная безопасность, совместная работа и автоматизированное соблюдение нормативных требований.

    Решая, какая служба DMS подходит именно вам, сосредоточьтесь как на функциях, которые вам нужны сейчас, так и на тех, которые могут понадобиться вам в будущем по мере роста вашего бизнеса.

    Что такое система управления документами?

    Система управления документами — это программное обеспечение, обеспечивающее автоматизированный способ хранения, управления и отслеживания электронных документов и электронных изображений бумажных документов.DMS начиналась как способ преобразования бумажных документов в цифровые документы, поэтому DMS иногда можно назвать электронным шкафом для хранения документов, но в наши дни DMS имеет гораздо более сложные функции.

    Система управления документами может использоваться для сбора, распространения и отслеживания документов, а также для управления рабочими процессами каналов, системами вывода и системами поиска информации. Узнайте больше об основных параметрах DMS.

     

    Примечание редактора: Ищете систему управления документами для своего бизнеса? Заполните приведенную ниже анкету, чтобы наши партнеры-поставщики связались с вами по поводу ваших потребностей.

    Типы систем управления документами

    Не все системы управления документами одинаковы. «DMS» — это широкий термин, обозначающий несколько различных возможностей программного обеспечения. Ваш тип бизнеса и потребности в производительности определяют лучшую DMS для вашей компании.

    Вот предложения DMS, которые вы можете выбрать для своего бизнеса:

    • Система управления контентом: Этот тип DMS предназначен для управления любым типом контента, который производит ваш бизнес.Вы можете загружать и обмениваться различными медиаданными через CMS, включая видео, аудиоклипы, текст и изображения. CMS помогает предприятиям создавать и загружать контент непосредственно на свои веб-сайты. Примеры CMS включают WordPress и Drupal.
    • Система управления записями: Этот тип DMS обычно необходим для медицинских учреждений, поскольку он хранит конфиденциальные записи и управляет ими в соответствии с применимыми федеральными правилами соответствия, включая законы HIPAA.
    • Цифровая файловая система: Компании обычно требуется этот тип DMS при преобразовании бумажных документов в цифровые.Программа должна позволять сохранять текст и изображения с бумаги в цифровой формат с помощью функции сканирования.
    • Облачная система: В этой категории DMS работает через систему облачных вычислений. Все файлы хранятся в облаке и защищены в случае сбоя сети. Облачные системы обеспечивают более высокий уровень хранения документов и неограниченный доступ пользователей.
    • Частная серверная система: Вместо облачной программы вы можете выбрать DMS, размещенную на частном сервере, расположенном на территории вашего предприятия.Ваша компания несет ответственность за безопасность и управление сетью DMS.

    Как работают системы управления документами?

    Тремя основными функциями системы управления документами являются сбор, хранение и распространение документов. Вот как это делается.

    1. Сбор документов из любого источника

    Система управления документами должна иметь возможность захвата документов из любого источника, будь то бумага, электронная почта, приложения CRM или отчеты, чтобы документ можно было проиндексировать для последующего удобного поиска.Индексация — это способ классификации документа путем добавления терминов в его метаданные, таких как теги, номера заказов или информация о клиенте. Захват документа зависит от типа документа, который вы пытаетесь захватить.

    • Бумажные документы: Высокоскоростные сканеры обычно используются для бумажных документов. DMS берет документы со сканера, а затем индексирование можно добавить вручную или с помощью интеграции планирования ресурсов предприятия (ERP), зонального оптического распознавания символов (OCR) или штрих-кодирования.
    • Электронная почта:  Электронная почта является ключевой частью повседневного бизнеса, поэтому возможность захвата и хранения электронных документов имеет жизненно важное значение. С помощью DMS вы можете настроить автоматический импорт сообщений электронной почты или вложений в выбранную вами папку.
    • Внешние приложения:  У вас также могут быть внешние приложения, такие как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или ERP, которые создают документы, которые вам необходимо хранить. DMS позволяет вам легко импортировать эти документы, а затем направлять их или делиться ими с другими в вашей организации.

    2. Центральное хранилище документов

    Надлежащее хранение документов является второй по важности частью DMS. Хранение всех ваших документов в одном центральном месте позволяет всем сотрудникам, которым необходим доступ к документам — как статическим (документы, которые ваша компания создает каждый день, например счета), так и динамическим (веб-страницы, формы и электронные письма) — быстро и легко получать к ним доступ.

    Центральное хранилище также помогает защитить ваши документы от ошибок и злонамеренных действий. DMS обычно поставляется с контролем версий, который отслеживает изменения, внесенные в документ, и определяет, кто их внес.Вы также можете установить разрешения, чтобы контролировать, кто имеет доступ к каким документам и кто может вносить какие типы изменений.

    3. Поиск и распространение документов

    Третьим наиболее важным аспектом DMS является возможность легкого поиска и распространения документов. DMS позволяет вам искать любой документ по ключевому слову и быстро вызывать его. Именно здесь проявляется важность тщательного индексирования.

    После этого вы сможете отправлять документы любым удобным вам способом, например, по электронной почте или по протоколу передачи файлов (FTP), а также автоматизировать ручные бизнес-процессы и рабочие процессы.Например, вы можете интегрировать свою DMS с вашей ERP, настроив ее так, что когда заказ создается в вашей ERP, он запускает рабочий процесс в вашей системе управления документами, который автоматически перемещает заказ через процесс утверждения и выполнения.

    Для чего используются системы управления документами?

    Системы управления документами автоматически упорядочивают, защищают, оцифровывают и индексируют документы вашей компании, упрощая доступ, редактирование и совместное использование.

    Многие компании перешли от традиционных бумажных служб к DMS, потому что автоматизированная система экономит время, деньги и пространство.DMS также устраняет необходимость в нескольких программах для управления вашим рабочим процессом, поскольку все необходимые функции размещены в одном интерфейсе.

    Каковы ключевые особенности эффективной системы управления документами?

    При поиске DMS следует обращать внимание на несколько ключевых функций.

    • Контроль версий:  Контроль версий, также известный как управление версиями, позволяет пользователям защищать и отслеживать изменения, внесенные в документы в вашей DMS. Контроль версий гарантирует, что все новые правки отслеживаются и сохраняются, а старые версии документов архивируются в системе для справки.
    • Интеграция:  Многие системы управления документами интегрируются с программами электронной почты, такими как Microsoft Outlook, но если в вашем бизнесе используется приложение CRM или база данных ERP, вам следует искать DMS, которая также интегрируется с этими программами, так как это сделает вашу повседневная жизнь намного проще. Вы можете использовать программное обеспечение DMS, которое не интегрируется с вашей CRM или ERP, но это может ограничить возможности вашего рабочего процесса, поскольку совместимое программное обеспечение позволяет вам получать доступ, редактировать, создавать резервные копии и отслеживать документы, созданные в вашей CRM или ERP.
    • Поддержка соответствия нормативным требованиям: Если вы работаете в регулируемой отрасли, вы можете выбрать DMS, которая предлагает поддержку соответствия нормативным требованиям для вашей отрасли, например HIPAA, Sarbanes-Oxley, Current Good Manufacturing Practices от FDA или ISO. 9000/9001. Эта возможность может обеспечить вашему бизнесу неоценимую защиту и спокойствие при обработке важных или конфиденциальных документов.
    • Масштабируемость:  При выборе DMS постарайтесь не ограничиваться вашими текущими потребностями, чтобы увидеть, какие дополнительные функции вам могут понадобиться по мере роста вашего бизнеса.Важно выбрать программное обеспечение, которое может расти вместе с вашим бизнесом, чтобы впоследствии вам не пришлось менять программное обеспечение.
    • Безопасность и аварийное восстановление:  Крайне важно найти программное обеспечение, которое уделяет первостепенное внимание безопасности и защищает вашу информацию и файлы, поскольку утечка данных или проблема с хранением могут иметь катастрофические последствия для вашего бизнеса. Ищите поставщика услуг с установленным гибким планом, который можно настроить в соответствии с вашими уникальными потребностями.
    • Удобство использования: Поскольку DMS, скорее всего, будет ежедневно использоваться сотрудниками во всех областях вашего бизнеса, она должна быть простой в использовании и иметь минимальное время простоя.Каждый в вашей компании должен иметь возможность легко получать доступ к необходимым файлам, управлять ими и перемещаться по ним.
    • Совместная работа:  Ваша DMS должна упростить пользователям совместное использование документов и совместную работу над ними. Ищите такие инструменты, как живое редактирование, совместное использование файлов, плагины и ограничение доступа.
    • Сканирование: DMS должна иметь возможность сканировать и сохранять любые бумажные файлы и записи, которые есть в вашей компании. После загрузки файла система преобразует его в формат DOC, PDF или JPG.
    • Архивирование:  Не все варианты DMS предоставляют неограниченное хранилище. Отдавайте предпочтение системам, которые могут автоматически архивировать файлы по истечении заданного периода времени. Архивирование также помогает найти в системе самые актуальные файлы.
    • Управление запасами: Благодаря расширенным возможностям DMS также может помочь вам отслеживать и заменять любые запасы для вашего бизнеса. Облачные программы даже позволяют разным местоположениям обмениваться информацией об инвентаризации.

    Сколько стоит программное обеспечение для управления документами?

    Стоимость услуг по управлению документами зависит от типа хостинга и от того, скольким сотрудникам вашей компании потребуется доступ.Два основных типа хостинга — облачный и локальный.

    • Облачное ПО: Облачное программное обеспечение для управления документами становится все более популярным вариантом. Как правило, он более гибкий и требует ежемесячной подписки, которая колеблется от 30 до 250 долларов в месяц. С облачными планами ищите включенную техническую поддержку и регулярные обновления.
    • Локальные:  Локальные системы управления документами обычно имеют первоначальную единовременную плату плюс годовую подписку на техническую поддержку и обновления.Эти сборы в среднем составляют около 1000 долларов США на пользователя плюс ежегодная абонентская плата в размере около 20% от первоначальной стоимости.

    Каковы преимущества использования системы управления документами?

    DMS должна сделать вашу работу проще и эффективнее, сэкономив вам и вашим сотрудникам часы повторяющихся задач и разочарование, связанное с тем, что вы не можете найти нужные документы.

    Вот некоторые из многих преимуществ использования системы DMS.

    Больше времени для другой работы

    Если вы в настоящее время используете ручную или бумажную систему управления документами, вы теряете часы, которые могли бы посвятить более насущным вопросам вашего бизнеса.DMS автоматизирует многие аспекты управления документами, снимая эту ответственность с вас.

    Безопасность документов

    По мере того, как мир продолжает переходить на цифровые технологии, обеспечение безопасности вашей информации и документов становится все более приоритетной задачей. Системы управления документами имеют встроенные элементы управления безопасностью и доступом, так что вы можете точно контролировать, кто и к каким документам имеет доступ, а также отслеживать и видеть все действия с любым документом.

    В случае стихийного бедствия, например, пожара или наводнения, ваши файлы надежно хранятся в облаке, вдали от физического вреда.

    Простое масштабирование

    DMS более гибкая, чем традиционная система бумажных документов. Он легко растет вместе с вашим бизнесом, и вы можете настроить систему индексации несколькими щелчками мыши. Это также снижает потребность в физическом пространстве для хранения файлов и бумажных документов.

    Лучшее соответствие нормативным требованиям

    Требования соответствия для многих деловых документов могут быть сложными и требовательными. DMS может помочь вам избежать штрафов, отзыва лицензий или даже уголовной ответственности за счет автоматизации ключевых документов в соответствии с требованиями.Например, HIPAA и Sarbanes-Oxley имеют строгие правила безопасности и политики в отношении документов и записей; DMS автоматически будет следовать этим рекомендациям за вас.

    Быстрый и простой поиск документов

    Поиск нужного документа, когда вам нужно пройти через весь бизнес, может быть трудным и трудоемким, и даже может стоить вам денег. По оценкам PricewaterhouseCoopers, процесс поиска одного утерянного документа может стоить компании в среднем 122 доллара и 7 долларов США.5% всех документов в конечном итоге теряются.

    Правильное индексирование позволяет найти документ за считанные секунды, а также позволяет сотрудникам получать удаленный доступ к нужным им документам.

    Улучшение совместной работы

    DMS упрощает обмен информацией и совместную работу, обеспечивая доступ к документам из разных источников из разных мест. Вы можете обмениваться документами, отслеживать рабочие процессы, предоставлять или запрещать доступ к определенным документам и видеть, какие изменения были внесены.

    Программное обеспечение системы управления документами | Alfresco

    Программное обеспечение для управления документами помогает хранить, получать доступ, управлять, контролировать и отслеживать цифровые документы и электронные изображения бумажной информации, которая была захвачена с помощью технологии сканирования документов или прочитана как цифровой документ.Системы управления документами могут быть очень простыми решениями для совместного использования, управления и организации цифровых файлов, или они могут быть частью сложной системы управления корпоративным контентом с расширенными возможностями для поддержки управления информацией, управления записями и многого другого.

    Решение для управления документами создает центральное место для сбора и хранения информации, ориентированной на документы вашей организации. Это значительно упрощает поиск текущих версий документов и информации и позволяет сотрудникам сосредоточиться на своих ролях, а не искать листы бумаги или цифровые активы в репозиториях и разрозненных хранилищах.Некоторые системы управления документами предлагают дополнительные функции для повышения безопасности, отслеживания документов и обмена ими.

    При выборе программного обеспечения для управления документами важно учитывать его способность интегрировать и расширять другие бизнес-системы, чтобы контент был доступен для ряда бизнес-приложений (например, Salesforce и SAP).
     
    Также необходимо учитывать, как пользователи будут взаимодействовать с системой. Разные люди хотят работать по-разному — на мобильных устройствах, через веб-браузеры или прямо с рабочего стола.

    Программное обеспечение системы управления открытыми документами позволяет обогащать информацию о содержании с помощью систем, которые могут расширять основные функции — например, готовые технологии искусственного интеллекта и машинного обучения.

    Чем отличается система управления документами (DMS) от управления корпоративным контентом (ECM)?

    В то время как система управления документами позволяет вам управлять и контролировать документы в вашей организации, система управления корпоративным контентом (ECM) предлагает гораздо более широкие возможности для управления и контроля доступа к различным типам файлов — не только к документам — и может включать дополнительные включая рабочие процессы, управление бизнес-процессами и управление информацией.Сегодня ECM заменяется платформами контент-сервисов.

    Преимущества облачной системы управления документами включают снижение нагрузки на ИТ-специалистов в отношении системной инфраструктуры, обслуживания, масштабируемости, резервирования и безопасности. Обновления автоматические. Некоторые облачные системы управления документами предлагают очень недорогое долгосрочное архивное хранилище, подобное доступному через Amazon AWS Glacier. Платформа как услуга (PaaS) предоставляет комплексные, полностью управляемые контент-услуги.

    Важнейшие компоненты управления документами

    Современный бизнес процветает благодаря информации, и эта информация может принимать различные формы.

    Изо дня в день ваша компания имеет дело с контентом, содержащим важную информацию. Возможно, вы и ваша команда регулярно исследуете и пишете официальные документы и авторские статьи, или вы создаете рекламные тексты и видеоролики для продвижения продуктов вашей компании. Вы, вероятно, отправляете множество электронных писем или заметок членам команды и внешним получателям.

    Какой бы контент вы ни создавали, вам нужен способ эффективно и действенно управлять им. Здесь на помощь приходит платформа управления документами. 

    Управление документами позволяет создавать, хранить и отслеживать контент. Если ваша организация не использует программное обеспечение для управления документами или использует более старую систему, которая больше не соответствует вашим потребностям, узнайте больше о преимуществах перехода на облачный процесс управления документами и задействованных компонентах.

    Что такое документооборот?

    Документ, согласно ISO 9000:2015, представляет собой информацию и носитель, который ее содержит.Когда вы слышите слово «документ», вы можете представить себе файл текстового процессора. Но документы — это гораздо больше, чем файлы .doc. Примеры документов могут включать:

    • Фотографии
    • Слова на бумаге
    • Цифровые файлы
    • Цифровые видео
    • Записи на магнитной ленте или оптических дисках

    Организации в значительной степени перешли на цифровые документы. Команды часто создают документы на компьютере, содержимое которых существует исключительно в цифровой форме.Система управления документами позволяет хранить, управлять, отслеживать и уничтожать документы такого рода. Облачная система управления документами позволяет безопасно хранить документы вашей организации без необходимости использования физических серверов или картотечных шкафов старой школы.

    Каковы ключевые функции управления документами?

    Управление документами позволяет:

    1. Захват документов

    Процесс ввода документов во многом зависит от исходной формы документа.Управление документами можно использовать для сбора информации, которая изначально существовала в физической форме, например печатной рукописи или фотографии. Чтобы захватить документ, вы либо сканируете печатный текст, либо изображение. Или вы можете использовать камеру, чтобы сделать цифровые фотографии исходного физического документа.

    Вы также можете создать документ непосредственно в системе управления документами. Ваше программное обеспечение может позволить вам создать текстовый документ, например файл PDF или Docx. Если ваша организация в настоящее время использует определенную программу для создания документов, например Microsoft 365 или Google Suite, вы можете интегрировать эти приложения в свою систему управления документами.Система сможет захватывать существующие файлы, оптимизируя ваши организационные процессы и процессы редактирования контента.

    2. Управление и отслеживание документов

    После захвата документов ключевой частью управления документами является отслеживание и управление этими документами.

    Управление документами может принимать несколько форм. Это может включать в себя наличие системы регистрации и возврата, которая позволяет одному человеку работать с конкретным документом или получать доступ к нему одновременно. Это также может включать контроль за тем, кто имеет доступ к каждому документу.Некоторым командам может быть разрешен доступ ко всем документам, которыми управляет ваша организация, в то время как другие команды или отделы могут иметь доступ только к документам, имеющим отношение к их работе.

    История версий — это еще один аспект отслеживания и управления документами, который должен быть частью вашего процесса управления документами. Хранение нескольких версий документа в вашей системе означает, что вы можете быстро вернуться к более старой версии, если это необходимо, или вы можете вернуться к старой версии, чтобы увидеть, какие изменения были внесены.Некоторые платформы для управления документами имеют встроенный контроль версий, поэтому вам не нужно им управлять.

    3. Хранение и утилизация документов

    Хранение — еще одна важная часть управления документами. До появления электронных или оцифрованных документов наиболее распространенным вариантом хранения было хранение документов в шкафах для документов, на полках или в ящиках. У этих вариантов хранения были свои преимущества, но им также не хватало безопасности. Огонь может легко повредить или уничтожить важные документы. Неавторизованный пользователь также может получить доступ к конфиденциальной информации, забрав файлы с собой или передав их другим злоумышленникам.

    Поскольку электронное хранилище стало более доступным, многие организации начали хранить документы на электронных дисках или магнитных жестких дисках. Хотя физические, электронные варианты хранения были немного более безопасными, чем картотечные шкафы или полки, они не были идеальными. Злоумышленник все еще может украсть диск или жесткий диск и получить доступ к содержимому на нем. Вода и огонь могут нанести необратимый ущерб информации, хранящейся на диске или жестком диске.

    Еще одним недостатком физического документооборота, будь то бумажный или электронный, является ограниченный доступ к документам.Кто-то, кто хочет найти копию меморандума, написанного год назад, или кто хочет просмотреть более раннее маркетинговое видео, должен будет прийти в офис или на склад и отследить физический документ вручную. Процесс получения физических документов может занять много времени.

    В отличие от этого, облачное управление документами позволяет безопасно хранить различные документы, от электронных писем до маркетинговых видеороликов, технических документов и аудиозаписей. Поскольку документы хранятся в облаке, физическая копия не требуется.Облачное хранилище, как правило, более безопасно, чем физическое хранилище. В облаке ваши документы не могут быть повреждены водой или огнем. Злоумышленнику также сложнее получить доступ к документам благодаря многочисленным элементам управления безопасностью.

    Управление документами также может включать надлежащее удаление содержимого. В зависимости от типа документов, с которыми работает ваша организация, выбытие может принимать различные формы. Вы можете заархивировать документы, чтобы они все еще существовали, но были недоступны. В некоторых случаях вы можете удалить документы навсегда.

    То, как вы удаляете документы, зависит от метода, который вы используете для управления ими. Физические документы часто необходимо физически уничтожить. Для неконфиденциальной бумажной информации это может означать переработку бумаги. Конфиденциальные бумажные документы вашей организации, скорее всего, придется уничтожить. Физические жесткие диски или диски можно отформатировать или стереть, чтобы удалить любые конфиденциальные документы. Благодаря облачному управлению документами этот процесс становится цифровым.

    Что такое системы управления документами?

    В то время как управление документами — это практика сбора, управления и хранения документов, система управления документами — это программа, которую ваша организация использует для эффективного управления информацией.

    Система управления документами может иметь несколько форм. Некоторые системы основаны исключительно на программном обеспечении, то есть они работают исключительно с электронными или оцифрованными документами. Некоторые системы управления документами используют гибридный подход. Они позволяют захватывать, отслеживать и хранить электронные файлы, такие как PDF-файлы, видео и аудиозаписи. У них также есть физический компонент, упрощающий процесс управления любыми бумажными документами или документами в другой физической форме, такой как магнитофонная запись, диск или фотографии.

    Самые ранние формы систем управления документами представляли собой программы, предназначенные для упрощения процесса организации бумажных и других физических документов. Эти ранние системы обычно сканировали или иным образом копировали физические документы, преобразовывая их в электронную форму. Как только система преобразовывала физические документы, она организовывала их, обычно используя метаданные для сортировки и классификации информации.

    Сегодня предприятия все больше полагаются на электронные или цифровые документы. В то время как некоторые системы управления документами по-прежнему включают инструменты для захвата физических документов, многие системы разработаны специально для создания и управления только цифровыми или электронными носителями информации.Электронные или цифровые системы управления документами помогают в создании этих документов. Они также используют метаданные для классификации и сортировки документов.

    Зачем вам нужна система управления документами?

    Если ваша организация создает много контента и в настоящее время не использует систему управления документами, ее внедрение дает множество преимуществ. К преимуществам системы управления документами относятся:

    1. Повышенная безопасность

    Некоторые документы должны храниться в тайне, чтобы соответствовать нормативным требованиям, в то время как другие должны храниться конфиденциально, чтобы коммерческая тайна или новые идеи не попали в чужие руки.Система управления документами может предоставить функции безопасности, необходимые для защиты вашего контента от злоумышленников и людей, которые просто не должны его видеть.

    Безопасность также может означать, что у вас есть полный контроль над тем, кто и что делает с документом. Например, для стажера или помощника по административным вопросам может быть приемлемым доступ к определенному документу. Но вы можете не захотеть, чтобы они его редактировали.

    2. Упрощение совместной работы

    Система управления документами упрощает совместную работу.После создания документа в системе вы контролируете, кто имеет к нему доступ и что они могут делать с документом. Вы также можете контролировать количество людей, которые могут одновременно открывать и редактировать документ.

    Самое главное, система управления документами отслеживает любые изменения, внесенные в документ. Если копирайтер решит переписать второй абзац технического документа, а генеральный директор или менеджер не одобрит переписывание, можно вернуться к более ранней версии.

    Облачные системы управления документами также упрощают совместную работу, открывая доступ к контенту.Когда документы хранятся в облаке, а не на физических компьютерах или в картотеках, члены команды могут получить к ним безопасный доступ из любого места. Все, что им нужно, это устройство, которое может подключаться к Интернету. Это означает, что вы можете работать с удаленной командой и легко редактировать и улучшать документы, независимо от того, где находятся люди.

    3. Снижение затрат

    Внедрение системы управления документами может сэкономить деньги вашей организации несколькими способами. Во-первых, переход от методов физического хранения к облаку означает, что вам больше не нужно арендовать место для хранения.Вы можете превратить комнату, которую вы использовали для хранения физических файлов, в рабочее пространство, что позволит вам повысить производительность и, возможно, нанять больше людей. Если вы перейдете на облачную систему управления контентом с системы, основанной на физических серверах или компьютерах, вам больше не нужно беспокоиться об оплате обслуживания оборудования.

    4. Улучшенное соответствие 

    В зависимости от отрасли ваши документы могут требовать соответствия определенным правилам. Система управления документами может упростить процесс соблюдения, гарантируя, что ваши документы соответствуют всем правилам и положениям.

    5. Больше свободы и времени

    Система управления документами дает вам больше времени и больше свободы. Система может автоматизировать многие шаги, которые раньше приходилось выполнять вручную, например, сортировку документов и включение разрешений. Вы также можете быть уверены, что ваши документы в безопасности и что существует небольшой риск их уничтожения или случайного удаления.

    Каковы ключевые компоненты системы управления документами?

    Системы управления документами, как правило, имеют функции, упрощающие процесс создания документов, совместной работы и управления ими.Системы обычно состоят из нескольких компонентов, в том числе:

    1. Метаданные документа

    Контент вашей компании содержит метаданные, то есть основную информацию о документе. Это не всегда видно, когда вы открываете документ, но метаданные всегда есть. Метаданные обычно включают:

    • Дата создания
    • Имя пользователя, создавшего документ
    • Размер файла
    • Последний пользователь, редактировавший документ
    • Дата и время последнего сохранения
    • Сведения об изменениях, внесенных в документ

    Некоторые системы управления документами, такие как Box, позволяют создавать пользовательские метаданные.Создание собственных метаданных дает вам возможность полностью контролировать свои документы.

    2. Сбор документов

    Без документов система документооборота ничто. «Ввод документов» — это процесс создания и загрузки документов в систему. Он может принимать несколько форм.

    Если вы добавляете физические документы в систему управления документами, вы можете захватить их, отсканировав или сфотографировав. Сканер может использовать оптическое распознавание символов (OCR) для преобразования текстовых изображений в текст, который вы можете редактировать в документе.

    Другой способ захвата документов — загрузка электронных документов из другого приложения в программное обеспечение для управления документами. Например, вы можете интегрировать файлы Microsoft 365 или Google Docs в свою систему.

    Наконец, « захват документа» может относиться к созданию документов, таких как текстовые файлы или изображения, непосредственно в самой системе.

    3. Индексирование

    Системе управления документами недостаточно хранить ваши документы. Вы и ваша команда должны иметь возможность быстро получить эти документы.По этой причине индексирование является важнейшим компонентом системы управления документами. Это позволяет вам отслеживать контент, который вы загружаете или создаете в системе. Система может индексировать документы на основе исходного создателя, команды, которая их использует, или пользовательских правил.

    4. Хранилище

    Система управления документами позволяет хранить контент и устанавливать определенные правила для этого хранилища. Например, вы можете создать отдельные диски для документов на основе групп, имеющих к ним доступ.Если вы используете гибридную систему, которая включает в себя как облачное, так и физическое хранилище, вы можете следить за тем, где хранится каждый документ, будь то в физической или цифровой форме.

    Хранение документов может также включать архивирование старых материалов, обеспечение их безопасности и управление возможной утилизацией документов. То, как документы уничтожаются или утилизируются, во многом зависит от отрасли, в которой вы работаете, и типа документов, с которыми вы работаете.

    Вы можете установить правила хранения документов.Например, контракты сотрудников могут храниться в одном разделе вашей системы управления документами до тех пор, пока человек работает в вашей компании. После того, как они уйдут, контракт может переместиться в другую область системы управления контентом, где он хранится в течение одного года. После этого договор можно навсегда заархивировать или удалить, в зависимости от правил вашей компании или каких-либо регулирующих положений.

    5. Поиск документов

    Когда вы создаете и сохраняете документы, вы хотите иметь возможность извлекать их при необходимости.Поиск является неотъемлемой частью системы управления документами. Способ извлечения документов зависит от нескольких факторов.

    Вы можете установить разрешения для части контента, чтобы только люди из определенной команды или люди с определенными ролями, например менеджеры или руководители, могли получить к нему доступ и получить его. Вы также можете ограничить способ извлечения документа. Например, пользователю может потребоваться войти в сеть вашей организации или использовать корпоративное устройство, прежде чем он сможет получить доступ к содержимому или загрузить его.

    6. Управление версиями документов

    Документы, как правило, живые существа. Они развиваются и меняются по мере того, как члены команды редактируют их. В некоторых случаях вам может потребоваться вернуться к более ранней форме документа или перепроверить более раннюю версию, чтобы увидеть, какие изменения внес пользователь. Система управления документами создаст и сохранит несколько версий контента вашей команды, чтобы вы могли следить за ним по мере его продвижения по жизненному циклу.

    7. Поиск

    Документы, хранящиеся в системе управления документами вашей организации, должны легко отслеживаться.Функция поиска позволяет пользователям искать документы по имени, создателю, дате или ключевым словам.

    8. Интеграция между платформами и системами

    Ваша организация может использовать множество других программных платформ для создания или организации своего контента. Ваша система управления документами должна интегрироваться с любыми приложениями или системами, которые вы уже используете, чтобы упорядочивать документы и упростить процесс создания контента.

    9. Безопасность документов

    Система управления документами должна иметь функции безопасности, которые контролируют, кто имеет доступ к определенным документам, и типы изменений, которые человек может вносить в содержимое.Система может использовать функции безопасности, такие как защита паролем, разрешения и многофакторная проверка подлинности, чтобы управлять тем, кто и к чему получает доступ.

    10. Аннотации

    Иногда пользователю может понадобиться сделать заметки или оставить комментарии для других пользователей, не изменяя сам документ. Функция аннотации позволяет это. В зависимости от настроек безопасности у пользователя может быть разрешение комментировать документ, не изменяя его.

    11. Рабочий процесс

    Некоторые системы управления документами включают компонент рабочего процесса, который автоматизирует определенные процессы.Например, после того как создатель документа закончит его написание, документ может быть автоматически отправлен редактору. После того, как редактор подпишет документ, он может перейти к рецензенту, который проверит его. Автоматизация рабочего процесса обеспечивает бесперебойную передачу контента и отсутствие задержек или пауз в разгар важного проекта.

    Как Box поддерживает процесс управления документами

    Когда вы контролируете управление документами с помощью Content Cloud, вы получаете преимущества ценных функций.Наша система управления документами позволяет создавать контент, совместно работать над ним и управлять им. Вы можете управлять всем жизненным циклом ваших документов из одного удобного места. Наша система также гарантирует, что ваши документы соответствуют всем нормативным требованиям, и обеспечивает безопасность вашего контента. Некоторые функции нашей системы управления документами:

    • Создание и сбор документов
    • Сортировка документов и создание метаданных
    • Управление разрешениями
    • Хранение файлов
    • Автоматизация рабочих процессов
    • Упрощение совместной работы
    • и избавьтесь от документов
    • Управление уровнями безопасности

    Узнайте больше о Box сегодня

    Box работает с вашими существующими приложениями и программами и позволяет вам обновляться с устаревших поставщиков управления контентом.Чтобы узнать больше о преимуществах нашей системы управления документами и о том, как Content Cloud упрощает работу, свяжитесь с нами сегодня.

    Что такое корпоративный документооборот (EDM)?

    Управление корпоративными документами (EDM) — это стратегия надзора за бумажными и электронными документами организации, чтобы их можно было легко получить в случае аудита соответствия или повестки в суд. Первоначально этот термин относился к электронным документам, созданным на компьютере, или к бумажным документам, которые были отсканированы в цифровой формат.Значение расширилось и теперь включает электронную почту, изображения, внутренние документы, такие как служебные записки компании, и внешние документы, такие как маркетинговый или коммерческий контент.

    В контексте соответствия нормативным требованиям управление корпоративной документацией должно учитывать следующее:

    • Как долго компания должна хранить документы;
    • , где бизнес должен хранить документы;
    • как отслеживать изменения в документах; и
    • как восстановить документы в случае аварии.

    EDM также означает электронный документооборот, управление инженерными данными и электроэрозионную машину.

    Как работает корпоративный документооборот?

    Стратегия управления документами предприятия позволяет организации иметь четкий план процессов управления документами. Организация может использовать стратегию EDM, чтобы решить, как получать, обрабатывать, просматривать, хранить, извлекать и утилизировать документы, а также когда бизнес должен выполнять каждый шаг.Стратегия EDM определяет, как бизнес должен настроить процесс для повышения эффективности.

    Организация может использовать систему управления документами (DMS) для создания единого представления всех документов предприятия и предоставления инструментов рабочего процесса для отслеживания и контроля изменений. DMS позволяет предприятиям захватывать документ, сканируя физический документ или загружая цифровую версию.

    После сканирования или загрузки документа пользователь может пометить и проиндексировать документ с помощью ключевых слов и метаданных, чтобы пользователи могли быстро находить их по ключевым словам или полнотекстовому поиску.DMS упорядочивает и помещает документ в папку, к которой имеют доступ соответствующие сотрудники. Эти системы также помогают обеспечить соответствие, накладывая ограничения на доступ к определенным документам и обеспечивая дополнительную безопасность.

    Почему важно управление корпоративной документацией?

    Организации имеют огромное количество контента как в бумажном, так и в цифровом формате, который пользователи могут хранить в общедоступных или частных сетях, на общих дисках, в электронной почте или в картотеках. Однако хранение физических файлов сопряжено с риском.

    Система EDM снижает потребность и связанные с этим расходы на физическое пространство для хранения. Непредвиденные обстоятельства, такие как пожар или наводнение, потенциально могут повредить или уничтожить физические файлы. Системы EDM обычно включают в себя план резервного копирования данных и аварийного восстановления, который обеспечивает предприятия цифровой резервной копией.

    Организации с файлами в нескольких местах также могут испытывать трудности с поиском необходимой им информации, что имеет решающее значение для соблюдения требований законодательства. Системы EDM обеспечивают лучшую организацию, поскольку все файлы находятся в одном центральном месте, и пользователи могут легко находить файлы с помощью полнотекстового поиска.Имея все файлы в одном цифровом месте, пользователи могут получить доступ к файлам в любом месте в любое время.

    Системы

    EDM могут интегрироваться с различными другими приложениями, включая системы управления контентом, Microsoft Office и Salesforce. Поскольку пользователи обычно работают с другими инструментами в рамках своего рабочего процесса, важно, чтобы система EDM компании могла легко интегрироваться с другими приложениями.

    В компании много движущихся частей, и система EDM может помочь устранить узкие места и поддерживать организованный рабочий процесс.Контроль версий и безопасность в системе EDM позволяют пользователям легко видеть, кто имеет доступ к определенным документам и какие изменения внесли другие пользователи, что также обеспечивает организованный рабочий процесс.

    Различия между EDM и управлением корпоративным контентом Системы

    EDM и системы управления корпоративным контентом (ECM) могут показаться похожими, но это не взаимозаменяемые термины. Предприятия используют систему EDM для организации бумажных и электронных документов и структурированного контента; Системы ECM позволяют организациям собирать, управлять, хранить, сохранять и доставлять множество дополнительных типов контента.Системы ECM могут упорядочивать бумажные и цифровые документы, но они также могут обрабатывать другой неструктурированный контент, такой как аудио- и видеофайлы, социальные сети, веб-страницы, контракты, заказы на покупку, счета-фактуры и квитанции.

    Программное обеспечение

    EDM предназначено для контроля жизненного цикла документов и обеспечения соответствия. Он фокусируется не только на хранении файлов, но и на инструментах и ​​процессах, которые предприятия используют на протяжении всего жизненного цикла контента.

    EDM является подкатегорией ECM, поэтому система ECM может работать неправильно без установленной системы EDM.

    Типы систем управления документами

    Системы управления документами доступны в виде локального и облачного программного обеспечения.

    Локальная DMS позволяет предприятиям использовать собственное хранилище и самостоятельно выполнять обслуживание. Предприятия с локальной DMS несут ответственность за собственную безопасность. Этот тип DMS не зависит от Интернета — если подключение к Интернету прерывается, пользователи DMS по-прежнему могут получить доступ ко всем своим документам. Недостатком локальных DMS являются большие первоначальные затраты, а также ежегодные расходы на обновления программного обеспечения.Файлы в локальной DMS не сохраняются автоматически в облаке, поэтому важно часто создавать резервные копии.

    Облачная DMS доступна для бизнеса онлайн. Поставщик облачных услуг обычно взимает ежемесячную или годовую плату, которая включает обслуживание и обновления программного обеспечения. В отличие от локального варианта, облачная DMS не так дорога и не требует больших первоначальных затрат. Пользователям облачной DMS не нужно создавать резервные копии своих файлов, поскольку они автоматически сохраняются в облаке.Пользователи могут получить доступ к облачной системе везде, где есть Интернет, однако, если подключение к Интернету прервется, пользователь не сможет получить доступ к своим файлам. Облачные DMS полностью зависят от поставщика, чтобы поддерживать систему в рабочем состоянии, в то время как локальная система зависит от собственных ИТ-ресурсов компании.

    Основные функции и компоненты DMS

    DMS позволяет предприятиям сканировать, хранить и извлекать деловые документы, но имеет дополнительные функции, в том числе:

    • Классификация документов: позволяет пользователям классифицировать документы с полями метаданных;
    • поиск по ключевым словам: увеличивает возможность поиска контента в DMS;
    • просмотр документов: позволяет пользователям просматривать изображение документа без установки дополнительного программного обеспечения;
    • редактирование документов: позволяет пользователям редактировать и создавать новые версии документов;
    • контроль версий: позволяет пользователям видеть все изменения, которые другие пользователи вносят в документ, и восстанавливать старые версии документов;
    • совместное использование документов: позволяет пользователям обмениваться документами с внутренними или внешними пользователями;
    • безопасность и аудит: предоставить пользователям возможность контролировать, какие лица или группы могут получить доступ к документам и какой уровень доступа у них есть; и
    • рабочих процессов документов: позволяет администраторам определять рабочий процесс документов в организации.

    Преимущества использования системы управления документами

    Система управления документами может улучшить работу организации и то, как она справляется с процессами соответствия и совместной работы. Вот некоторые преимущества DMS:

    1. Требования соответствия для документов могут быть сложными, но DMS может снизить риск несоблюдения требований соответствия, таких как рекомендации по безопасности и конфиденциальности HIPAA. DMS может автоматизировать определенные функции, такие как графики хранения записей, поэтому предприятия с меньшей вероятностью рискуют несоблюдением требований.
    2. Безопасность документов. Документы компании более защищены, когда они находятся в безопасном общем хранилище. DMS требует, чтобы пользователи вошли в систему, что обеспечивает дополнительный уровень безопасности для защиты контента от кибератак и хакеров.
    3. Улучшенный поиск и поиск. Поиск документов занимает много времени, но DMS может извлекать файлы по ключевому слову или фразе. DMS также может индексировать категории в документе или папке и обеспечивать еще более плавный поиск.
    4. DMS обеспечивает внутреннюю совместную работу, а также внешнюю совместную работу с людьми с авторизованным доступом. Пользователи могут получать доступ к документам из разных источников из разных мест. DMS также предлагают контроль версий, который необходим пользователям для восстановления старых версий документов.

    Ведущие инструменты и поставщики систем управления документами

    Существует множество DMS с различными возможностями. Вот несколько лучших вариантов для рассмотрения:

    1. Microsoft SharePoint

    Microsoft SharePoint предоставляет пользователям возможности управления документами и совместной работы.Предприятия могут создавать настраиваемые поля метаданных, соответствующие потребностям организации.

    Синтекс SharePoint

    Плюсы:

    • Простота создания, совместной работы и редактирования документов
    • Доступно отдельно или в комплекте с Microsoft Office 365

    Минусы:

    • Многие возможности, которые могут потребовать дополнительной подготовки персонала
    1. М-файлы

    M-Files — это система управления документами, которая предоставляет компаниям множество функций для организации, оцифровки бумажных документов и автоматизации рабочих процессов.M-Files предлагает локальные, облачные или гибридные системы.

    M-файлы

    Плюсы:

    • Простой в использовании интерфейс, созданный по образцу Проводника Windows
    • Интегрируется с Adobe Sign, что позволяет пользователям применять электронные подписи к документам M-Files
    • Интегрируется с Microsoft Office и Salesforce CRM
    • Предупреждает пользователей о наличии дубликатов документов

    Минусы:

    • Цены недоступны в Интернете, поэтому компании должны обратиться в M-Files за ценой
    1. DocuWare

    DocuWare — это облачный вариант управления документами и автоматизации рабочих процессов, который позволяет предприятиям переносить свои цифровые и бумажные документы на унифицированную платформу.

    Скриншот DocuWare

    Плюсы:

    • Обеспечивает мобильную поддержку
    • Подходит для широкого круга задач с документами

    Минусы:

    • Предлагает ограниченную интеграцию
    • Некоторые функции требуют отдельной загрузки из приложения
    .

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.