Бэк офис что это такое: Малый бизнес: инструкции, руководства и бизнес планы по открытию своего дела в России в 2019 году. «Бизнес-Прост»

Содержание

ОФИС — это… Что такое БЭК-ОФИС?

  • Бэк-офис — операционно учётное подразделение, обеспечивающее работу подразделений, участвующих в управлении активами и пассивами организации, осуществляющей деятельность на финансовых рынках. Задачей бэк офиса является документарное и электронное оформление …   Википедия

  • бэк-офис — Часть фирмы, ответственная за деятельность, касающуюся совершенных сделок. В зависимости от организационной структуры фирмы бэк офис может быть одним департаментом либо состоять из множества структурных подразделений (таких, как: связанные с… …   Справочник технического переводчика

  • бэк-офис — бэк офис, бэк офиса …   Слитно. Раздельно. Через дефис.

  • Бэк-Офис — англ.back office подразделение банка, брокерской компании, выполняющее операции по оформлению, учету и регистрации сделок с ценными бумагами, расчетам с клиентами; в отличие от фронт офиса (англ. front office), где происходит непосредственное… …   Словарь бизнес-терминов

  • Бэк-офис (Архитектура предприятия) — Бэк офис в бизнес архитектуре Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, организационно штатных подразделений, реализующих журнальный (регистровый) учет операций, совершенных… …   Википедия

  • «БЭК-ОФИС» — 1. банковское подразделение, отдел компании, выполняющее в операционных залах различные документарные операции по обслуживанию внешнеэкономической деятельности или операции с ценными бумагами; 2. отделы фирмы, собирающие, обрабатывающие и… …   Большой бухгалтерский словарь

  • бэк-офис — вспомогательные финансовые и расчетные службы, поддерживающие жизнедеятельность компании (особ. в банке) …   Словарь бизнес-сленга

  • БЭК-ОФИС — банковское подразделение, отдел компании, выполняющее в операционных залах различные документарные операции по обслуживанию внешнеэкономической деятельности или операции с ценными бумагами …   Большой экономический словарь

  • Бэк-офис — Подразделение брокерской компании, выполняющее конторские операции, поддерживающие, но не включающие в себя торговлю акциями и другими ценными бумагами. Эти операции включают в себя все возможные письменные подтверждения сделок и их ликвидации,… …   Инвестиционный словарь

  • Бэк-офис — – подразделение брокерской компании, обеспечивающее исполнение сделок после их заключения и осуществляющее внутренний учет и контроль операций с ценными бумагами …   Рынок ценных бумаг. Словарь основных терминов и понятий

  • Бэк-офис, значение термина

    Бэк-офис
    Портал znanie.info → Энциклопедия Карьера → Глосcарий терминов → Термины на букву «Б» → Бэк-офис

    Бэк-офис (Back-office)

    , подразделение (общества) компании, не рассчитанное для представительских целей и осуществляющее контроль за своевременным отражением проведенных фронт-офисом операций по соответствующим счетам бухгалтерского учета, согласно полученным первичным документам от фронт-офиса, а также операций по начислению амортизации, проведению индексации по основным средствам или их списанию с баланса. Задачей БО является документарное оформление и сопровождение сделки, заключенной трейдерами компаний-контрагентов (фронт-офис).


    Другие термины на букву «Б» 

    · Бакалавр
    · Бакалавриат
    · Безработица
    · Безработица вынужденная
    · Безработица добровольная
    · Безработица зарегистрированная
    · Безработица застрахованная
    · Безработица маргинальная
    · Безработица неустойчивая
    · Безработица сезонная
    · Безработица структурная
    · Безработица технологическая
    · Безработица фрикционная
    · Безработица хроническая
    · Безработица циклическая
    · Безработица экономическая
    · Безработный
    · Бенефитс
    · Бенчмаркинг
    · Бережливое мышление
    · Беседа с сотрудником перед увольнением
    · Беседа, проводимая по схеме
    · Бессловесное (невербальное) общение
    · Бессловесные реплики
    · Бестарифные системы оплаты труда
    · Бизнес
    · Бизнес-аналитик
    · Бизнес-игра
    · Бизнес-консультант
    · Бизнес-конференции
    · Бизнес-навыки
    · Бизнес-образование
    · Бизнес-план
    · Бизнес-процесс
    · Бизнес-семинар
    · Бизнес-тренер
    · Бизнес-тренинг
    · Биографический метод
    · Биржа труда
    · Бихевиоральный
    · Бихевиоризм
    · Благотворительность
    · Бойкот
    · Болонский процесс
    · Бонус
    · Бренд
    · Бренд-менеджер
    · Британский совет
    · Брокер
    · Бэкграунд
    · Бюрократический стиль управления
    → Все термины на букву «Б«
    Материал предоставлен справочником
    «Энциклопедия Карьера«

     → информация для рекламодателей

    Что такое бэк-офис? — Quick Resto

    Бэк-офис – это облачная часть сервиса Quick Resto, в которую можно попасть с любого компьютера с доступом в интернет. Для этого нужно просто ввести адрес облака (например, demo.quickresto.ru) в браузере и указать логин и пароль вашей учетной записи.

    ]]>

    Для работы в бэк-офисе мы рекомендуем использовать браузер Google Chrome. В других браузерах может быть недоступна работа некоторых кнопок и окон.

    Инструкция «как зарегистрировать облако».


    В бэк-офисе можно:
    • Создавать блюда, которые отображаются в меню на кассовом терминале
    • Настраивать для блюд технологическую карту и модификаторы, которые можно применить к блюду при заказе
    • Вести учёт продуктов на складах
    • Формировать отчёты о выручке заведения, которые выводятся в виде графиков на рабочий стол бэк-офиса
    • Создавать учётные записи сотрудников, настраивать права доступа для каждой должности
    • Задавать первоначальные настройки кассового терминала
    • Создавать и настраивать свою CRM-систему со скидками, бонусными программами и акциями, а также вести подробную статистику по предпочтениям клиентов
    Интерфейс и возможности бэк-офиса представлены на видео:

    В левом меню этой страницы можно найти подробные инструкции по работе с бэк-офисом: названия разделов меню повторяют названия разделов бэк-офиса, в каждом из разделов есть статьи, в которых рассказывается, как выполнить определённое действие или посмотреть ту или иную информацию.

    Также подсказки есть в самом бэк-офисе. Наведите курсор мышки на колонку, вкладку или специальный значок, чтобы отобразить их.

    Если вы не нашли ответа в нашем руководстве – напишите нам на почту [email protected], в чат с этого сайта (значок в правом нижнем углу) или с бэк-офиса (кнопка Онлайн-чат), либо в Viber или Telegram, и мы обязательно поможем вам разобраться с любыми вопросами.

    Как грамотно оптимизировать бизнес-процессы бэк-офиса в банке?

    Удобство и качество финансового продукта и клиентского обслуживания, а значит, и впечатление пользователей об оказываемых услугах напрямую зависит от того, насколько корректно организованы внутренние бизнес-процессы банка.

    РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ФУНКЦИЙ

    Современные банки стремятся динамично оптимизировать свою деятельность и находить пути повышения эффективности взаимодействия всех структурных единиц — бэк-, мидл- и фронт-офисов.

    Фронт-офис выполняет работу, требующую взаимодействия с клиентами: как личного, так и дистанционного. Мидл-офис является связующим звеном между фронт- и бэк- офисами, не контактируя непосредственно с клиентами, но отвечая за такие операции, как, например, проверка на кредитоспособность, контроль рисков и лимитов, ввод в информационные системы данных, полученных от фронт-офиса.

    Бэк-офис занимается выполнением регламентов документооборота, собирает и анализирует информацию о течении бизнес-процессов, отвечает за тарификацию услуг, бухгалтерский учет, формирование регуляторной и управленческой отчетности, проводит взаиморасчеты с контрагентами.

    Четкое определение границ и налаженное взаимодействие между бэк-, фронт- и милд-офисами позволяет структурировать бизнес-процессы и снизить банковские издержки. Распределение функций индивидуально для каждого банка и зависит от множества факторов — размера банковской сети, продуктовой линейки, формата клиентского обслуживания.

    ЧЕЛОВЕЧЕСКИЙ ФАКТОР

    Бэк-офис играет одну из ключевых ролей в организации работы банка. И любой сбой в функционировании систем грозит серьезными последствиями для безопасности, качества услуг и репутации.

    НАДЕЖНОЕ БАНКОВСКОЕ ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ С ВОЗМОЖНОСТЬЮ РЕЗЕРВИРОВАНИЯ РЕСУРСОВ ДЛЯ НЕПРЕРЫВНОСТИ ПРОЦЕССОВ, БАЛАНСИРОВКОЙ НАГРУЗКИ И ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ ЗАЩИТОЙ ОТ МОШЕННИЧЕСТВА ЯВЛЯЕТСЯ НЕОБХОДИМОСТЬЮ ПРИ ПОСТРОЕНИИ СОВПЕМЕННОЙ БЭКОФИСНОЙ СИСТЕМЫ

    Сверка данных между системами актуальна для любого взаимодействия в работе бэк-офиса, но делать ее ручным способом, особенно при больших массивах информации, трудозатратно. Взвешенные стратегические решения для минимизации влияния человеческого фактора и повышения автоматизации улучшат качество, эффективность и скорость работы, сократят издержки.

    Характер решаемых задач предполагает разную скорость протекания процессов во фронт-, мидл- и бэк-офисах, поэтому при автоматизации важно уделить особое внимание сквозным ключевым для бизнеса процессам, где при переходе между подразделениями зачастую происходит потеря контекста либо возникает «узкое место».

    ГИБКИЕ ОБЛАЧНЫЕ РЕШЕНИЯ

    Постоянный технологический прогресс платежной индустрии и высокая конкуренция обуславливают потребность банков во внедрении гибкой IT-инфраструктуры с низким коэффициентом операционных рисков.

    В АРХИТЕКТУРУ РЕШЕНИЙ SOLAR RETAIL BANKING И SOLAR ACQUIRING ЗАЛОЖЕНА ВОЗМОЖНОСТЬ ОРГАНИЧНО ИНТЕГРИРОВАТЬСЯ В СУЩЕСТВУЮЩИЙ ЛАНДШАФТ И ПОДСТРАИВАТЬСЯ ПОД НУЖДЫ ЗАКАЗЧИКОВ, А БЛАГОДАРЯ ГОРИЗОНТАЛЬНОМУ МАСШТАБИРОВАНИЮ НЕ ТРЕБУЕТСЯ ПРИОБРЕТЕНИЕ ДОРОГОСТОЯЩЕГО СЕРВЕРНОГО ОБОРУДОВАНИЯ.

    Современное развитие облачных технологий предлагает банкам все больше возможностей для трансформации работы бэк-офиса вокруг своих конкурентных преимуществ и снижения издержек благодаря переводу части своих процессов на облачную инфраструктуру. Применение гибридной модели дает возможность динамического наращивания ресурсов по мере изменения нагрузки, гарантируя экономическую эффективность.

    Решения компании SOLANTEQ построены на платформе, которая поддерживает облачную инфраструктуру. А контейнеризация компонентов SOLAR обеспечивает возможности их нативной интеграции в облачные среды и использования встроенных сервис-провайдерами инструментов. Платформа SOLAR прокладывает путь к усовершенствованию банковских сервисов, повышению безопасности, ускорению вывода продуктов на рынок и снижению стоимости их запуска.

    Фронт офис и бэк офис, back office

    Фронт-офис

    Фронт-офис — общее наименование группы подразделений или процессов в организациях, отвечающих за непосредственную работу с клиентами, заказчиками.

    Типичные фронт-офисные функции включают коммуникацию с клиентами, получение и ввод для последующей обработки документов от клиентов, взаимодействие с прочими внутренними подразделениями компании для предоставления клиенту информации, обзвон и рассылку клиентам информационных сообщений, обработку входящих звонков.

    Примерами фронт-офисных подразделений являются колл-центры, торговые и демонстрационные залы, кассы клиентского обслуживания. Примеры фронт-офисных информационных систем — портал самообслуживания клиента («личный кабинет»), информационный киоск торгового зала, система дистанционного банковского обслуживания, информационные системы поддержки фронт-офисной деятельности — CRM, модули ERP по вводу клиентских заказов, модули АБС по обеспечению деятельности операционного зала.

    Часто понятие используется в противопоставление бэк-офису (подразделениям, осуществляющим обеспечивающую деятельность), иногда (в финансовом секторе) — мидл-офису (подразделениям, занятым проверкой и непосредственной обработкой клиентских операций).

    Для улучшения этой статьи желательно:
    • Дополнить статью (статья слишком короткая либо содержит лишь словарное определение).
    • Найти и оформить в виде сносок ссылки на независимые авторитетные источники, подтверждающие написанное.
    • Проверить достоверность указанной в статье информации.
    • Проставить для статьи более точные категории.

    Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.

    Основные составляющие бизнеса.

    Традиционно, практически любой бизнес состоит из нескольких областей, которые формируют целостную и рабочую структуру компании. Каждая из областей в строгом порядке выполняет свои задачи по обеспечению работы других отделов.

    Архитектура компании:

    • Фронт-офис;
    • Мидл-офис;
    • Бэк-офис.

    А теперь рассмотрим каждый сектор более подробно.

    Фронт-офис – это область компании, которая отвечает за прямое взаимодействие клиентов с продавцами. Сюда можно включить: продавцов, менеджеров по продажам, консультантов, инвестиционных брокеров, трейдеров и так далее. В общем, к данной категории можно причислить тех сотрудников, которые непосредственно приносят доход компании, так сказать, делают живые деньги. Помимо конкретных специальностей, фронт-офисом принято называть витрину коммерческого сайта, в частности интернет магазина.

    Мидл-офис – это сфера деятельности, в которой работает административный и управленческий персонал. Сюда можно отнести аналитические отделы, отделы по управлению финансами, маркетологов и так далее.

    Бэк-офис – это область, которая напрямую не приносит дохода в бизнес, а обеспечивает жизненно важную поддержку и администрирование. К таким можно отнести: отдел кадров, бухгалтерию, логистику, технический персонал, почтовый и складской отделы, IT – отдел. По аналогии с фронт-офисом, внутреннюю административную часть сайта, к которой нет доступа у простых пользователей, принято называть бэк-офисом. Иногда встречаются варианты употребления термина бэк-офис в качестве определения личного кабинета в том или ином интернет проекте.

    Кто работает в Back-Office

    Администраторы, рекрутеры, сопровождающие, информационные технологи, склады, контролеры запаса, планировщики и контролеры производства (PCP) и множество профессионалов могут работать в бэк-офисе.

    Смотрите! Ни один из этих специалистов не имеет прямого контакта с клиентом и не является частью производственной команды компании.

    Чтобы иметь представление о важности этих специалистов и их соответствующих функциях, помимо необходимости интеграции между секторами, уже есть аналитик бэк-офиса, который является не более чем менеджером, который является посредником между сектором и другой.

    Таким образом, жалобы, информация, анализ внутренних процессов, обработка аномалий и всяческая поддержка сотрудников фронта компании должны проходить через него.

    Задачи бэк-офиса

    Задачи зависят от сферы деятельности каждого специалиста, но в целом они выполняют косвенные функции, то есть не связаны с основной деятельностью компании. Однако они не менее важны, они фундаментальны.

    Профессиональный профиль

    Люди, которые проявляют инициативу и предвидят проблемы, и у которых есть технические знания по определенным предметам (обычно для получения большинства функций бэк-офиса необходимы высшее образование, технические или профессиональные курсы).

    Отличное знание информатики, помимо некоторых личных качеств, таких как организация, хорошие межличностные отношения, ловкость, логическое мышление, целеустремленность и доступность, количество очков.

    зарплата

    Мы снова сталкиваемся с квалификацией и выполняемой функцией, однако зарплата варьируется от функции к размеру компании. Тем не менее, новичок может зарабатывать между настоящим 1500 и 2000, в то время как старший может зарабатывать настоящий 5000 в большой компании.

    Как добиться эффективности в бэк-офисе

    Возможно, теперь, когда вы знаете основные проблемы бэк-офиса, вас интересуют возможности повышения эффективности бэк-офиса. И неудивительно, ведь компания под вашей ответственностью зависит от всех этих людей.

    Итак, поехали! Как насчет начала общения? Любое управление, которое заслуживает его внимания, нуждается в интегрированных каналах связи, поскольку только тогда внутренние процессы могут быть упорядочены и бюрократичны. Средние и крупные компании могут использовать интранет, а малые и средние предприятия могут использовать корпоративную электронную почту и прямые линии без посредников.

    Тем не менее, нет смысла использовать все средства коммуникации, если использование не подходит, потому что даже с этими средствами необходимо эффективное обучение, чтобы информация не проходила через шум, который может поставить под угрозу сообщение.

    Это означает, что каждая отрасль и каждый сотрудник должен точно знать, как действовать в случае сбоя, и, более того, предвидеть возможные проблемы. Быть активным не только для менеджеров и продавцов.

    Для менеджеров важно помнить, что даже если эти сектора передаются на аутсорсинг, должна существовать согласованность в соответствии с миссией компании, которая в данном случае является подрядчиком.

    Лучшие электронные таблицы для сотрудников Back Office

    Всеобъемлющие, готовые к использованию рабочие листы Excel являются хорошими союзниками, когда дело доходит до повышения эффективности различных отраслей, включая бэк-офис.

    Вот почему блог Luz.vc предлагает вам использовать некоторые электронные таблицы, например:

    Отображение и управление технологическими процессами

    Это набор рабочих таблиц, который практически берет менеджера за руку и указывает на сильные и слабые стороны организации в соответствии с данными, предоставленными априори. Он идеально подходит для тех, кто хочет постоянно совершенствовать управление бизнесом, внедрять эффективные методы поиска решений, классифицировать и оценивать проблемы, преодолевать трудности и анализировать финансовые, маркетинговые, стратегические, кадровые и операционные сектора.

    Рабочий лист стратегического управления

    Стратегическое планирование в сочетании с планом действий, вероятно, является основным направлением его управления. Таким образом, этот рабочий лист определяет конкурентный дифференциал компании, ставит диагноз управления и находит кривую стоимости. Кроме того, это помогает в постановке целей, определении плана действий и понимании уже консолидированных результатов.

    Рабочий лист для человеческих ресурсов

    Наем хорошо это ключ! Итак, как насчет помощи по анализу результатов работы, контролю сотрудников, процессу отбора, межличностным отношениям, организационному климату и прочим? Этот рабочий лист необходим для принятия отраслевых решений, повышения качества и снижения затрат в отделе кадров.

    Наконец, понимание того, что бэк-офис — это все, что способствует функционированию процессов, так что клиент удовлетворен результатом и компания остается сильной на рынке, поэтому необходимо улучшить контроль с помощью данных и статистики. Таким образом, знание деталей и знание того, чем является и что делает каждый специалист по Back-Office, является обязанностью менеджера, поскольку только тогда он сможет управлять и устранять узкие места и расстояние между секторами и улучшать внутренние процессы.

    Добавлено в закладки: 0

    Что такое бэк офис? Описание и определение понятия
    Бэк офис – это подразделение организации, занимающемся ведением бизнес-процессов, увеличением производительности при помощи оптимизации потоков рабочих операций, устранение ручных неэффективных операций в течение полного жизненного цикла бизнес-процессов.

    Задачи бэк офиса

    В задачи бэк офиса входит также подтверждение сделок, проведение расчетов по них, генерирование новых способов учета, подготовка документации, контроль рентабельности, управление отношениями с клиентами, поддержка корпоративных действий, внедрение информационных комплексных систем, просчет фактических и ожидаемых доходов и так далее.

    Бэк офис — это учётно-операционное подразделение, которое обеспечивает работу подразделений, которые участвуют в управлении пассивами и активами организации, которая осуществляет деятельность на денежных рынках. Основной задачей бэк-офиса является электронное и документарное сопровождение и оформление рыночных сделок, которые заключают дилеры (трейдеры) фронт-офиса, а также внутренних (аналитических) сделок между подразделениями организации в границах системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов.

    Рассмотрим, более детально, что значит бэк офис.

    Взаимодействие с клиентами — это лишь часть задач, которые приходится решать при организации бизнеса.

    Ни одно предприятие не будет успешным без правильно налаженной работы бэк-офиса.

    Обязанности специалиста бэк офиса

    Специалист бэк офиса должен уметь правильно вести журнал регистрации сделок. Грамотно проводить оформление договоров купли-продажи ценных бумаг определённого эмитента. По уже имеющемуся договору специалист должен проводить перерегистрацию ценных бумаг, то есть передачу прав собственности от продавца к покупателю. Должен уметь оформлять передаточное распоряжение при заключении договора или непосредственно в реестре ценных бумаг. После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.

    Операционный департамент часто называется бэк-офисом, управление торговых операций – фронт-офисом, функции департамента корпоративных финансов и инвестиционного управления могут быть распределены между ними достаточно произвольно.

    Бэк-офис – операционное подразделение (settlements, operations), выполняющее расчеты по финансам и ценным бумагам в строгом соответствии с заключенными фронт-офисом сделками; бэк офис также готовит отчетность по выполненным операциям; контролирует соблюдение финансовых пределов и предоставляет информацию для бухгалтерии; ведет внутренний учет в соответствии с требованиями Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам для операций с ценными бумагами. Бэк-офис лично не обслуживает клиентов банка, в отличие от миддл-офиса, однако постоянно взаимодействует с контрагентами.

    Бэк-офис должен разрабатывать и внедрять стандарты внутреннего учета, на которые должны опираться все остальные подразделения компании.

    Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.

    Функции и различия бэк офис и фронт офис

    Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов.

    Название этого подразделения компании связано с тем, что персонал фронт офиса всегда находится впереди, на виду клиентов, в то время как обслуживающий персонал, как правило, «невидим» для потребителей, и они могут даже не догадываться о его существовании.

    В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании). В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A).

    Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам.

    Между тем трейдеры почти никогда не видят вживую своих клиентов, но тем не менее они также работают в фронт офисе.

    Обычно должности в фронт офисе считаются более престижными и высокооплачиваемыми, чем в бэк офисе. Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Там, как правило. предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным.

    Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. То есть, говоря проще. бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров. Сюда же включается статистический и аналитический учет продаж, закупок, складских остатков, ведение архива – все это также может быть в компетенции бэк офиса. В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.

    Интересно заметить, что обычно план застройки помещений компаний предусматривался такой, чтобы на переднем плане был виден фронт офис (чтобы клиенты могли легко и быстро зайти в компанию и найти нужного сотрудника, с которым они имели дело — отсюда и название — фронт офис, то есть «лицо» компании), в то время как на «заднем дворе» располагалось само производство, разные административные помещения, отделы по разработке и тестированию продуктов, склады и так далее. И конечно же руководство компаний всегда стремилось сделать фронт офис презентабельным, чтобы он производил наилучшее впечатление на клиентов. Для этого там делали дорогущий ремонт, не скупясь вкладывали деньги и в дизайн интерьера.

    Территория бэк офиса чаще всего бывает самой простецкой, немного мрачноватой и не очень ухоженной, так как в нее не особо вкладывают средства . За ее презентабельностью не особо следят, так как там все равно не появлялись клиенты. Тем не менее, важно отметить, что именно персонал бэк офиса в большинстве случаев делают наибольший вклад в развитие компании. Сегодня бэк офис совсем не обязательно территориально располагается рядом со штаб-квартирой компании. Скорее наоборот, его стараются перенести туда, где более низкие издержки (например, в страны Юго-Восточной Азии). Также сегодня нередко функции, которые выполняет бэк офис, отдают на аутсорсинг (то есть другим компаниям).

    Роль бэк офиса

    Очень часто недооценивается значение бэк офиса. И все же его роль и значимость имеет существенную ценность для успешного бизнеса по крайней мере по таким причинам:
    1. Поддержка хорошей репутации компании. В современных условиях жесткой конкуренции хорошая репутация компании очень важна, чтобы удержаться «на плаву». Также, выполняя свою работу, сотрудники бэк офиса, поддерживают имя своей фирмы и ее престижность. Например, специалисты call-центра, сервисной поддержки, весь обслуживающий персонал, когда общается с клиентами, стараются оставлять благоприятное впечатление, стремятся полностью удовлетворить пожелания клиента, в конце концов улыбаются, и в целом относятся к нему очень доброжелательно.
    2. Умелое управление рисками. Обычно топ-менеджеры пренебрежительно просматривают уже готовые финансовые или другие отчеты, при этом особо не задумываясь, каких трудов и усилий это стоило обычным рядовым труженикам. Ну а поскольку все управленческие решения принимаются только на основе данных, фактов, расчетов, цифр, то их точность и правильность крайне важна. Стало быть те, кто старательно вносят исходные данные и делают расчеты, выполняют непрестижную, но очень ответственную работу и тем самым понижают риск принятия неэффективного решения и для высшего звена компании.
    3. Вознаграждение. Конечно, работники бэк офиса не делают напрямую деньги для компании, как это делают в фронт офисе, тем не менее своей неэффективной деятельностью или неправильными решениями они могут свести на нет усилия своих коллег. Кроме того, рационализаторские предложения и новые методы экономии, предложенные бэк офисом, могут существенно увеличить прибыль компании (прямо или косвенно).

    Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках.

    Мы коротко рассмотрели бэк офис.

    Определение терминов фронт-, миддл- и бэк-офис. Что представляет собой работа в бэк-офисе банка? Что такое фронт-офис простыми словами Должностные обязанности работников фронт офиса банка

    Часть компании, непосредственно взаимодействующая с клиентами, называется фронт офисом. Иными словами под этим понятием подразумевается офис, который занимается продажами, а так же связывается и обслуживает клиентов.

    Фронт офис является той связующий, а так же лицевой стороной любого предприятия, которую видит клиент.

    Фронт офис что это?

    Еще с раннего детства нас учили, что все профессии нужны и все профессии важны, если сравнивать это понятие с нынешним положением в стране, то можно заметить то, что к нам из-за границы все чаще приходят новые названия, а так же неведанные нам раньше профессии.

    Еще несколько лет назад мы не знали о таких специальностях и родах деятельности как менеджер, риелтор, копирайтер, маркетолог, а так же многие другие. Такого рода специалистов можно и назвать работников фронт офисов.

    Что можно сказать об этих людях и рода их занятости и обязанностей?

    Специалисты этой области отвечают за работу, общение и связь с непосредственными клиентами или заказчиками.

    Так же эти люди всегда находятся на виду, ведь это прямые посредники между клиентом и самой компанией.

    Компания принимая на работу специалистов фронт офиса ведет строгий и скрупулезный отбор, ведь от того на сколько человек образован и коммуникабелен, на прямую будет зависеть прибыль компании или фирмы.

    На передовой

    Если говорить о фронт офисе, в учреждении банка, а так же о работниках этой сферы, то эти люди можно смело сказать находятся на передовой. Они контактируют с клиентами, занимаются непосредственным оформлением кредитов и депозитных вкладов.

    Подразделение фронт офиса банка консультирует клиента по всем интересующим его вопросам, а так же способствует распространению продуктов банка.

    Иными словами, специалисты этого подразделения банка сопровождают и помогают клиенту, начиная от его прихода в отделение банка и до полного заключения с ним договора или сделки.

    Взаимодействие

    Специалисты фронт офиса напрямую взаимодействуют с клиентами банка.

    Взаимодействия с клиентами не достаточно для этой организационной сферы, работники должны так же быть на прямой связи с другими сферами учреждения.

    Общение между разными типами офисов происходит через сферы коммуникаций, а именно через телефон или сеть интернет.

    Дело в том, что многие работники организации могут общаться между собой и тем самым отдавать или принимать приказы или необходимые для работы задания, даже никогда не видя друг друга.

    Такое общение между разными сферами организации не только очень удобно, но и практично.

    Характеристики системы

    В последние годы каждый уважающий себя руководитель предприятия, а именно банка стремится к тому, что бы существенно сократить время обслуживания клиента и при этом добиться высокого уровня в обслуживании и предоставлении услуг.

    Фронт офисная система современных банков должна основываться на некоторых основных характеристиках.

    В первую и основную очередь работа с клиентом должна проводиться на коротких каналах, а так же необходима легкость в системных настройках банка, для доступности каждому клиенту.

    К второстепенным характеристикам фронт офиса можно отнести автоматизированную систему , а так же индивидуальный подход к каждому клиенту банка и возможность производить перекрестные продажи в банковской системе.

    Сотрудники фронт офиса

    Как уже говорилось ранее к выбору сотрудников фронт офисной системы руководство подходит с особой важностью. Перед приемом на работу, руководство должно определиться, какой именно персонал ему нужен.

    Можно сказать, что сотрудники являются капиталом банка, то есть высшей ценностью данной организации.

    Исходя из данного высказывания руководству необходимо получить прибыль, а именно принять на работу того сотрудника который эту самую прибыль способен и будет приносить организации.

    Поэтому перед принятием на работу каждый уважающий себя руководитель не пожалеет своего личного времени и проведет собеседование, на котором и определится с тем, нужен ли ему такой работник.

    С помощью собеседования можно не сложным анкетированием и устным опросом определить характер и способности данного человека.

    Люди в наше время делятся на четыре типа, а именно:

    • Могут и хотят;
    • Не могут, но хотят;
    • Могут, но не хотят;
    • Не могут и не хотят.


    Людей, которые не могут и не хотят работать не стоит принимать на работу
    , а если такие уже работают, то их стоит немедленно уволить.

    Сотрудников, которые и могут и хотят работать стоит периодически поощрять премиями , а так же лучшей производительности обеспечивать их необходимыми ресурсами.

    Работников не желающих работать, но при этом способных делать это достойно следует мотивировать , а так же можно произвести анализ, почему именно они не хотят этого делать, в случае же если продуктивности не произошло, с такими работниками следует расстаться.

    Служащих, которые хотят работать и приносить прибыль предприятию , но у них это не всегда, получается, следует обучить или же найти в них более сильные стороны, с помощью которых они способны работать в полную силу, чем самым принося прибыль данной организации.

    Анализ и обучение персонала должны проводить специально обученные люди, которые способны определять сильные и слабые стороны работника, а так же его характер и потенциал.

    Операции на фронте

    В большинстве банков фронт офис предполагает выполнение двух основных операций:

    1. Первой операцией является выполнение всех операций клиентов банка , к таким относятся переводы денежных средств с одного счета на другой, так же переводы в другой банк, проверка банковского счета или снятие средств с него.
    2. Второй же операцией является ответы на вопросы , эти вопросы могут касаться всех продуктов, предоставляемых банком. Вопросы, задаваемые консультанту фронт офиса, могут производиться как лично, так и в онлайн или телефонном режиме.

    В большинстве банков работки фронт офиса, могут, как выполнять все выше перечисленные поручения, так и предлагать все продукты которые реализует данный банк.

    Перед началом работы в системе фронт офиса каждый работник проходит детальный инструктаж и серьезное обучение, что бы в процессе работы не столкнуться с непонимание клиента и детально уметь все ему объяснить, а так же помочь в осуществлении его выбора.

    Промышленные решения по полной автоматизации

    В большинстве стран банковская система, а именно система фронт офиса автоматизирована. Банки в нашей стране с каждым годом пытаются так же приблизиться к полной автоматизации, но на данном этапе достичь автоматизации не получается.

    Дело в том, что для полной автоматизации фронт офиса необходимы не маленькие затраты, не каждый банк готов к такой большой растрате.

    Многие банки делают уже некоторые заготовки для автоматизирования системы, но все дешевле и практичнее автоматизировать банковскую систему именно с нуля.

    Такое решение будет проще даваться не только работникам банка, но и его клиентам.

    Проблемы модернизации

    При расширении и модернизации системы фронт офиса могут возникнуть определенные проблемы.

    Модернизация системы влечет за собой пересмотр всех сфер деятельности предприятия , а так же сильную нагрузку не только на фронт офис, но и на все подразделения банка.

    Поэтому, при модернизации основной задачей технологов является четко и грамотно организовать работу.

    Кроме самой модернизации стоит так же вопрос об обучении всего персонала банка и его адаптации к такому нововведению . Однако при установке такого рода системы следует не забывать о не предвиденных ситуациях, а именно сбое в системе или технических неполадках.

    Фронт-офис представляет собой технологию быстрой фиксации всех продаж, чем обеспечивается точность поступающих данных и повышается скорость клиентского сервиса. Функциональная система этого подразделения включает в себя также подготовительные мероприятия образования цен, систему учета товаров , контроль над товарооборотом, ценовую аналитику и наличие товаров в складских помещениях. Специалисты этого офиса, что называется, находятся на передовой. Они представляют лицо компании, от них зависит успех всего предприятия.

    Фронт-офису противопоставляют другое понятие — бэк-офис. Дробление офисов может происходить на программном или аппаратном уровне. Одним словом, разделение происходит на одном из устройств, которое имеет различные режимы работы, или на компьютерах. Бэк-офис может осуществлять свою работу, не давая клиенту полной информации, а фронт-офис поддерживает настройки, к примеру, дисконтных карт, учитывает товарооборот и установку цен.

    Любая информационная база обладает своим особенным строением и месторасположением терминалов, которые занимаются систематизированием информации. При этом непосредственно терминал может находиться на любом удалении или, наоборот, достаточно близко от бэк-офиса. Отсюда вытекает, что между устройствами устанавливается связь с реальными носителями информационных данных или с помощью интернет-системы.

    Взаимодействие

    Стоит сказать, что у фронт-офиса, который расположен на удалении, стабильная связь между фронт- и бэк-офисом отсутствует. Их сотрудничество происходит при помощи онлайн верификаторов либо посредством внешних файлов. Иначе говоря, отсутствует надобность в непрерывной связи между офисами, так как ценовое образование для учета розничных товаров происходит в начале дня. Далее осуществляется фиксация товарооборота за рабочий день, а на следующий день осуществляется учет продаж.

    В том числе нужно упомянуть, что формирование устойчивой связи между офисами предусматривает применение дорогостоящих программных решений, которые позволяют осуществлять работу в порядке множественных пользователей. Связь временного типа не дает возможности своевременно соотносить, например, цены с картотекой либо получать отчеты о товарообороте на прошедший день. Выбор фронт-офиса напрямую зависит от целей введения автоматизированной системы и нужд клиента.

    В любом инвестиционном банке существуют три офиса: Front Office, Middle Office и Back Office. В этой статье мы расскажем вам, чем занимается и как устроен каждый отдел.

    Front Office непосредственно взаимодействует с клиентами. Основной задачей сотрудников Front office является заключение сделок с институциональными и частными клиентами, которые принесут прибыль банку и приумножат активы самих клиентов.

    Сотрудники Front Office работают на primary and secondary financial markets.

    Primary market инвестиционного банка включает в себя отдел корпоративных финансов (IBD – Investment Banking Department), в котором банкиры предоставляют консультации и услуги по привлечению финансирования и реструктуризации бизнеса клиентов. Они занимаются сделками по слиянию и поглощению компаний (M&A), привлечением капитала (Equity Capital Markets) и реструктуризацией долга клиентов (Debt Capital Markets).

    Secondary market состоит из отделов трейдинга (Trading), продаж (Sales) и аналитики (Research). Для Front Office характерно строгое разделение отделов корпоративных финансов и трейдинга, чтобы ограничить обмен информацией между отделами и избежать конфликтов интересов клиента и банка путем использования инсайдерской информации.

    Характеристика Front Office:

    · Работа связана со стрессом и постоянным напряжением – от решений сотрудников, которые они вынуждены принимать небольшой промежуток времени, зависят огромные суммы денег.

    · Много! Много работы! Работники Front Office настоящие карьеристы и трудоголики. Работа по 80-100 часов в неделю для них привычная норма.

    · Работа в Front Office инвестиционного банка является одной из самых престижных и высокооплачиваемой в инвестбанке.

    Middle Office занимается технической и административной поддержкой. Внутри разделен на отделы.

    В отделе управления рисками (risk management) аналитики и менеджеры по риску тесно сотрудничают с командами фронт-офиса, чтобы дать им обновленную и свежую информацию о различных финансовых продуктах и финансовых рынках. Эта информация помогает сотрудникам максимально снизить инвестиционные риски.

    Подготовкой финансовой отчетности занимается отдел контроля за качеством (product control).

    Также в Middle Office входит юридический отдел (compliance), который следит за юридическим сопровождением сделок и требованиями регулятора – Центрального Банка. Они также управляют юридическими рисками, гарантируя, что практика банка соблюдает законодательство и отраслевые стандарты.

    Управлением ликвидностью, операционными и репутационными рисками занимается отдел казначейства (treasury).

    Характеристика Middle Office:

    · Большая ответственность! Если во фронт-офисе сотрудники больше ответственны за финансовые показатели, то в мидл-офисе отвечают за соблюдение банком всех юридических правил и требований. От качества их работы во многом зависит репутация банка.

    · Ведение переговоров с фронт-офисом. Сотрудникам Middle Office часто приходится предупреждать фронт-офис о высоких рисках, убеждать их отказаться от неоправданно рискованных сделок.

    Back Office – это отдел сопровождения сделок, управления и контроля за качеством.

    Проверкой сделок на ошибки и платежей клиентов занимается отдел операционного контроля (Operation&Settlement).

    Административные функции включают в себя работу с персоналом (HR), маркетинг, формирование и продвижение бренда, соблюдение стандартов качества предоставления услуг во всех офисах банка.

    Также важной частью бэк-офиса является отдел IT, который занимается вопросами технической поддержки, совершенствованием и автоматизацией процессов, исправлением технических проблем.

    Характеристика Back Office:

    · Нормированный график рабочего дня в отличие от фронт-офиса.

    · Взаимодействие с другими офисами банка. Международные банки часто объединяют команды по всему миру для быстрого решения поставленных задач.

    · Сотрудники сталкиваются с постоянными дедлайнами работы. И все же работа не такая напряженная и интенсивная как в фронт-офисе.

    О работе каждого отдела Front office мы подробнее расскажем одном из следующих материалов.

    /Ваша команда tPeople/

    06Июн

    Что такое Бэк-Офис

    Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.

    Что такое бэк-офис, простыми словами.

    Простыми словами – бэк-офис, это сотрудники компании которые не взаимодействуют с публикой. Они обеспечивают всю техническую деятельность компании, которая обычно скрыта от глаз. В качестве примера можно привести такие отделы как бухгалтерия, IT – отдел, складские рабочие и так далее.

    Основные составляющие бизнеса.

    Традиционно, практически любой бизнес состоит из нескольких областей, которые формируют целостную и рабочую структуру компании. Каждая из областей в строгом порядке выполняет свои задачи по обеспечению работы других отделов.

    Архитектура компании:

    • Фронт-офис;
    • Мидл-офис;
    • Бэк-офис.

    А теперь рассмотрим каждый сектор более подробно.

    Фронт-офис – это область компании, которая отвечает за прямое взаимодействие клиентов с продавцами. Сюда можно включить: продавцов, менеджеров по продажам, консультантов, инвестиционных брокеров, трейдеров и так далее. В общем, к данной категории можно причислить тех сотрудников, которые непосредственно приносят доход компании, так сказать, делают живые деньги. Помимо конкретных специальностей, фронт-офисом принято называть витрину коммерческого сайта, в частности интернет магазина.

    Мидл-офис – это сфера деятельности, в которой работает административный и управленческий персонал. Сюда можно отнести аналитические отделы, отделы по управлению финансами, маркетологов и так далее.

    Бэк-офис – это область, которая напрямую не приносит дохода в бизнес, а обеспечивает жизненно важную поддержку и администрирование. К таким можно отнести: отдел кадров, бухгалтерию, логистику, технический персонал, почтовый и складской отделы, IT – отдел. По аналогии с фронт-офисом, внутреннюю административную часть сайта, к которой нет доступа у простых пользователей, принято называть бэк-офисом. Иногда встречаются варианты употребления термина бэк-офис в качестве определения личного кабинета в том или ином интернет проекте.

    В чем разница между фронт-офисом и бек-офисом?

    Прочитав выше приведенные короткие определения данных сфер занятости, можно сделать вывод, что основное отличие заключается в публичном взаимодействии с клиентами. Следует отметить, что не существует существенной разницы в заработных платах между этими нишами. В данном вопросе существенную роль играет конкретная профессия и возложенные на человека обязанности.

    Как выглядит работа в офисе, нам представить несложно, даже если сами никогда не имели такой деятельности. Однако по мере роста глобализации к нам с каждым днем приходят новые неизвестные ранее англоязычные термины, значение которых не всегда ясно. Поэтому сегодня мы хотим помочь Вам разобраться в терминологии, связанной с работой в офисе, а именно — что такое бэк офис, фронт офис и мидл офис.

    Что это такое?

    Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.

    В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках — консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис — это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.

    В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.

    Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.

    Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.

    Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.

    Откуда взялось название?

    Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) — задний, а мидл (middle) — средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы. Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми — фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы. Мидл офис — средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.

    Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе

    Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо. Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность. Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы. В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».

    Мидл офис определяется такими базовыми ролями:

    • Контроль качества продукции;
    • Юридический отдел;
    • Казначейство;
    • Управление рисками.

    Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии. Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.

    Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:

    • Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
    • Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
    • Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
    • Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.

    Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.

    Что такое приложение для бэк-офиса? — определение из техопедии — В новостях

    Определение — Что означает приложение Back Office?

    Приложение бэк-офиса включает программное обеспечение, которое организация использует для администрирования операций, не связанных с какими-либо прямыми продажами (например, продавец с клиентом), и интерфейсы, которые не видны потребителям.

    Напротив, фронт-офисное приложение будет интерфейсом клиента (независимо от того, используется ли он лично или через торговый персонал), что облегчает продажу или обработку транзакции.

    Поставщики прикладных услуг (ASP) предлагают технологии бэк-офиса, где компьютерные услуги предоставляются через сеть, обычно через Интернет.

    Techopedia объясняет приложение для бэк-офиса

    Офисные приложения Purchaseing Back могут быть различными и в зависимости от поставщиков не так хорошо (или вообще часто) переноситься друг на друга в зависимости от используемых технологий.

    Многие организации имеют развивающиеся компьютерные системы и сети, а некоторые имеют чрезмерное администрирование из-за не совместимости приложений бэк-офиса. Интегрированные приложения для бэк-офиса, которые имеют несколько функций, теперь становятся все более популярными, поскольку они обходят эту проблему. Проблемы могут возникать, когда необходимо обмениваться конфиденциальными данными, поскольку законодательство часто не позволяет обмениваться ими, например, в мире медицинских, криминальных и юридических документов.

    Приложениям для бэк-офиса предлагается ряд поставщиков программного обеспечения от более крупных систем бэк-офиса, которые крупные корпорации или государственные службы могут использовать для более скромных приложений, которые могут иметь довольно некоторую функциональность, но вполне возможно, предназначены только для использования в небольших организациях.

    Диапазон функций бэк-офиса может включать в себя:

    • Управление запасами
    • Учет
    • Отдел кадров
    • Управленческая отчетность
    • Контроль качества
    • Главное административное управление
    • CRM (система управления взаимоотношениями с клиентами)

    Поставщики предлагают варианты, которые делают бэк-офис настраиваемым, поскольку он часто предоставляется в модульном формате или с совместимыми приложениями, связанными вместе, такими как в Microsoft Office.

    Наиболее эффективные приложения для бэк-офиса помогают уменьшить узкие места в обслуживании, поскольку используемые ими данные передаются и легко доступны между приложениями для бэк-офиса.

    Например, обмен данными был бы полезен в случае общей базы данных имен и адресов клиентов, где несколько приложений бэк-офиса могли получать доступ к одним и тем же данным. Это позволило бы сохранить данные, подлежащие передаче, копированию или повторному вводу работником, и, следовательно, снизить затраты на администрирование и уменьшить ошибки в администрировании.

    Обмен данными между приложениями бэк-офиса также может осуществляться через глобальные сети (WANS), поскольку приложения бэк-офиса обычно предлагают работу в Интернете и интрасети. Эти бэк-офисные приложения предоставляют глобальным организациям возможность обмениваться данными и использовать общий интерфейс для доступа к ним / их обработки.

    Что такое аутсорсинг бэк-офиса и почему компаниям необходимо его использовать

    Ваш фронт-офис будет генерировать продажи и прибыль, но для этого ему нужна поддержка. Сердце вашего бизнеса зависит от надлежащего учета, бухгалтерского учета, ввода данных и многого другого.

     

    Хотя эти функции не относятся к вашей основной бизнес-модели, они играют жизненно важную роль в общих бизнес-функциях.

    Ваш бэк-офис нуждается в управлении профессионалами, но наличие собственной команды может стать финансовым бременем.Если вы владеете или управляете малым бизнесом, вы можете передать эти функции сторонней компании.

     

    Вот краткое руководство по аутсорсингу этих операций и тому, почему это необходимо вашему бизнесу.

     

    Что такое ваш бэк-офис?

    Ваш бэк-офис – источник жизненной силы вашего бизнеса. Ваш бизнес не может работать, если эти функции не работают гладко.

     

    Вы можете думать о своем фронт-офисе как о лице вашей компании.Здесь ваш бизнес встречается и служит обществу.

     

    Напротив, бэк-офис обычно выполняет больше административных функций. Это может включать следующее: 

     

    Для новых и растущих предприятий наличие собственной команды для этих операций может оказаться ненужным.

     

    Зачем отдавать эти операции на аутсорсинг 

    Для новых и малых предприятий может возникнуть соблазн выполнить большую часть этой работы самостоятельно. Это может лишить вас драгоценного времени, которое вы могли бы использовать для улучшения других бизнес-операций.

     

     

    При передаче бэк-офиса на аутсорсинг вы высвобождаете время и ресурсы.

     

    Одним из самых больших преимуществ аутсорсинга является снижение затрат. Вы можете воспользоваться профессиональными услугами без необходимости платить и содержать штатного сотрудника или команду.

     

    Создание офиса с полным набором бэк-офисных услуг может быть дорогостоящим как с точки зрения содержания сотрудников, так и с точки зрения офисных помещений.

     

    Выбор аутсорсинга операций спасет вас и поможет вашему бизнесу расти.

     

    Работа на конкурентном рынке 

    Мировой рынок с каждым днем ​​становится все более конкурентным. Во многом это связано с ролью новых технологий в меняющейся бизнес-среде. Это вынуждает предприятия сокращать расходы, где и как они могут.

     

    Многие владельцы бизнеса не хотят отказываться от контроля над этими функциями. Вы сохраните контроль над тем, как и когда вы будете использовать сторонние услуги.

     

    Перед тем, как отдать на аутсорсинг операции бэк-офиса, вам понадобится план того, чего вы хотите достичь.Вы хотите развивать свой бизнес? Есть ли у вас планы по расширению вашего предприятия на международном уровне?

     

    Ответьте на эти и другие вопросы, когда будете выбирать аутсорсинговую компанию. Вы захотите найти того, кто сможет работать с вами, поскольку ваши потребности со временем меняются.

     

    Освободите время и деньги 

     

    Самым большим преимуществом аутсорсинга любой бизнес-функции является высвобождение времени и капитала. Вам больше не нужно платить штатному сотруднику или команде для выполнения функций вашего бэк-офиса.

     

    Вы можете получить доступ к профессиональным услугам, когда и как захотите. Многие молодые предприятия используют аутсорсинговые услуги для своего роста.

     

    Хотите узнать больше об аутсорсинге для вашего бизнеса? Ознакомьтесь с нашими услугами и ценами.

    Lean в бэк-офисе… Почему это так сложно?


    Внедрение программы бережливого производства в производственном цеху, на складе или в распределительном центре достаточно сложно.Существует ряд этапов процесса, на которых материалы каким-либо образом преобразуются или перемещаются. Попробуйте внедрить Lean в бэк-офисе.

    В основе вашей программы Lean лежит цель сделать эти операции максимально эффективными. Но когда вы пытаетесь применить те же самые принципы бережливого производства к организациям поддержки или бэк-офису, вы, вероятно, столкнетесь с самыми разными реакциями.

    Так почему же так сложно внедрить и поддерживать программу бережливого производства в бэк-офисе вашей организации?

    Окружающая среда

    Я работал в одной компании, никто не знал, что такое бережливое производство.Однако они знали, что их бизнес-процессы необходимо преобразовать. И в надежде на то, что применение методов бережливого производства облегчит эту трансформацию, началось развертывание бережливого производства в областях бэк-офиса.

    Успех развертывания бережливого производства менялся со временем. В некоторых областях был большой, устойчивый энтузиазм по поводу программы. Люди это поняли, приняли и взяли на себя ответственность за текущую практику в бэк-офисе. Однако в других областях программа замедлилась, если не остановилась совсем.

    В другой компании, к которой я присоединился, все знали, что такое бережливое производство. Тем не менее, обычно его рассматривали как что-то, что нужно развернуть в операциях или цепочке поставок. Таким образом, когда дело дошло до использования методов бережливого производства в бэк-офисе, инициатива, как правило, поддерживалась на словах. Было ощущение, что тянешь веревку в гору.

    Тем не менее, в обоих случаях программа бережливого производства процветала в цехах, на складах и в местах непосредственного трудоустройства.

    Какие факторы мешали внедрению, практике и поддержанию бережливого производства в бэк-офисе? И на какие признаки вам нужно обращать внимание, чтобы ваша программа бережливого производства в бэк-офисе не сбивалась с пути?

    Наземные мины и барьеры

    Участие руководителей и постоянная поддержка

    Прежде всего, если у вас нет Executive Buy-In, вы мертвы.Особенно, если руководителей функций Бэк-офиса, которые необходимо изменить, нет на борту. Приверженность изменениям, укомплектованию штатов, измерению прогресса и вложению необходимых инвестиций будет отсутствовать. Это будет хорошо видно сотрудникам. И в большинстве случаев любой энтузиазм, который у них был, угасает.

    Восприятие неприменимости

    Некоторые сотрудники считают, что программа бережливого производства применима только к таким областям, как производство, поскольку задачи являются повторяющимися и транзакционными, а процессы четко определены.Эти операции очень наглядны.

    Они рассматривают функции бэк-офиса как области, в которых процессы очень изменчивы, где субъективные суждения выносятся постоянно и динамичны. Их работа часто связана с телефонными звонками и взаимодействием с компьютером, а также с отсутствием повторяемости. Таким образом, они не могут представить себе, как те же методы могут быть применены к бэк-офису.

    Отсутствие руководства

    Для развертывания бережливого производства требуется определенный уровень знаний.Вы не можете просто прочитать книгу и начать практиковать ее, не видя глаз. У вас должен быть кто-то, у кого есть реальный опыт внедрения бережливого производства в функциональных областях бэк-офиса.

    И этот человек должен не просто в совершенстве владеть техниками Бережливого производства. Им нужно быть Лидерами. Они должны быть агентами изменений. Ведь они должны уметь работать на всех уровнях организации. Они должны уметь убеждать людей, сплачивать их, мотивировать, решать проблемы и продвигать организацию вперед.

    По моему опыту, найти именно этот навык очень сложно. Тем не менее, это краеугольное требование для бережливого производства в бэк-офисе.

    Измеримость

    Как правило, процессы на вашем производственном участке измеряются очень подробно. Показатели качества, пропускной способности, скорости, потерь и вариаций всего вышеперечисленного, скорее всего, фиксируются точно на каждом этапе вашей работы. Тем не менее, в бэк-офисе многие запущенные процессы могут вообще не измеряться таким образом.

    Помимо измерения уровней активности (например, количество обработанных заказов или количество оплаченных счетов-фактур) может быть очень мало измерений с точки зрения того, насколько продуктивны эти процессы. Либо отсутствие метрик, либо кажущаяся неспособность внедрить более качественные измерения могут создать ложное представление о том, что улучшения невозможны.

    Изобретение не здесь и особые мнения

    Я уверен, что мы все испытали это. Я видел это на исполнительном уровне.Иногда люди, которые не знакомы с бережливым производством и изменениями, которые оно воплощает, будут сопротивляться этому. Дело не в том, что они плохие люди. Часто это была не их идея. Или они могут почувствовать, что существует другой, лучший подход или идеология.

    Неспособность решить эти проблемы, реальные или предполагаемые, может оказаться фатальным для программы бережливого производства.

    Страх

    Одно из самых больших опасений, которые я слышал, заключается в том, что бережливое производство внедряется для сокращения рабочих мест. Конечно, может быть страх перед неизвестным.Поскольку такие люди могут не захотеть участвовать в программе, которая, по их мнению, может привести к потере их собственной работы.

    Если компания не имеет четкого представления о целях и задачах бережливого производства или каких-либо инициативах по улучшению, эти опасения сохранятся. Честность — лучшая политика в отношении целей.

    Отсутствие обучения

    Использование методов бережливого производства требует не только обучения в классе, но и применения этих методов в реальной жизни. Если ваша программа включает в себя только элементарное введение в 5S, и это все, то люди быстро разочаруются.

    А это требует постоянного использования инструментов Бережливого производства. Простое использование их время от времени не приведет к знакомству и комфорту.

    Заключение

    Несмотря на то, что предстоит преодолеть множество наземных мин и преодолеть препятствия, все эти вопросы можно решить в бэк-офисе. Важно понимать эти проблемы и иметь стратегию, чтобы предотвратить их появление или остановить их сохранение.

    Бережливое производство одинаково применимо везде. Люди, распространяющие ошибочное представление о том, что бережливое производство не работает в бэк-офисе, относятся к типу блокаторов, которые будут ставить крест на любых изменениях, которые вы решите предпринять.

    Нет никаких сомнений в том, что при внедрении бережливого производства в бэк-офисе возникают определенные трудности. Но наличие четкой стратегии для решения этих проблем поможет проложить путь к успешному и устойчивому внедрению бережливого производства в вашей организации.

    Copyright © Mortson Enterprises Inc. Все права защищены.
    Первоначально опубликовано 2 мая 2017 г. .

    Нравится:

    Нравится Загрузка…

    Родственные

    Программное обеспечение для бэк-офиса 2022 | Для управления бэк-офисом

    Управление бэк-офисом является основой всех предприятий и помогает им плавать по гладкому течению.Бэк-офис обеспечивает своевременную оплату счетов, документирует производительность сотрудников, проверяет наличие товарных запасов и многое другое. Инвестиции в программное обеспечение для бэк-офиса — ERP-решение, которое выполняет эти и другие функции за меньшее время — позволяют всей вашей компании работать с полной нагрузкой.

    Сравните ведущих лидеров программного обеспечения ERP

    Прежде чем углубиться в наши семь преимуществ для бэк-офиса, давайте обсудим, чем оно отличается от программного обеспечения для фронт-офиса и отраслей, которые оно обслуживает.

    Сравнение программного обеспечения для бэк-офиса и фронт-офиса похоже на сравнение гамбургеров и хот-догов; они оба удовлетворительны и имеют общую цель, но каждый из них обладает уникальными возможностями.

    Что такое программное обеспечение для бэк-офиса?

    Проще говоря, управление бэк-офисом

    позволяет людям управлять своими обычными деловыми операциями, такими как доходы, начисление заработной платы, администрирование и многое другое. Он поддерживает сотрудников и другие активы компании, поэтому вы по-прежнему готовы помогать и удовлетворять клиентов покупками, услугами, заказами и многим другим.

    Что такое фронт-офис?

    И наоборот, программное обеспечение фронт-офиса напрямую управляет делами клиентов, т. е. делает заказы, получает покупки, предлагает вознаграждения и программы лояльности, маркетинг и многое другое. Одним из примеров программного обеспечения фронт-офиса является точка продаж (POS).

    Обслуживаемые отрасли

    Программное обеспечение для бэк-офиса для задач управления бэк-офисом используется в различных отраслях, но наиболее популярно в управлении проектами, совместной работе и автоматизации профессиональных услуг (PSA), бухгалтерском учете и управлении персоналом.

    Управление проектами, сотрудничество и ВАБ

    Управление проектами, совместная работа в команде и социальная реклама — это пустяки, если у вас нет нужных инструментов. Идеальное программное обеспечение для бэк-офиса гарантирует, что вы управляете всеми своими проектами, реализуя надежное сотрудничество и инструменты PSA онлайн. После пандемии COVID-19 многие люди перешли на удаленную работу в Интернете. Forbes сообщает, что 74% профессионалов ожидают, что удаленная работа станет новой нормой. Удаленное сотрудничество также позволяет компаниям поддерживать связь с сотрудниками, партнерами и заинтересованными сторонами за границей или в любом географическом регионе, если на то пошло.

    Бухгалтерский учет

    Поддержание хорошей репутации ваших доходов и финансовых операций так же важно, как и удовлетворенность клиентов. Решение для бэк-офиса может выполняться или объединяться с программным обеспечением ERP для бухгалтерского учета для выполнения следующих задач:

    • Учет проектов
    • Основные средства
    • Главная книга
    • Кредиторская задолженность
    • Дебиторская задолженность
    • Расчет заработной платы
    • Биллинг
    • Бюджетирование
    • И многое другое!

    Управление персоналом

    Управляйте своим отделом кадров с легкостью, более эффективно рассчитывая заработную плату, управляя информацией о сотрудниках в одном централизованном месте, облегчая планирование рабочей силы, соблюдая налоговые и трудовые стандарты и многое другое.Команда HR с надлежащей функциональностью ERP гарантирует, что компания работает компетентно, а сотрудники достаточно довольны, что повышает производительность и поддерживает вашу клиентскую базу.

    Сравните ведущих лидеров программного обеспечения ERP

    Основные преимущества

    Программное обеспечение для бэк-офиса предоставляет вашей компании множество преимуществ. Благодаря команде аналитиков рынка SelectHub мы составили список из семи основных преимуществ.

    1. Повышение эффективности

    Сохранение стабильной производительности — мечта каждой компании.Чем больше у вас производительности, тем больше продуктов вы производите для своих клиентов и тем больший доход вы получаете. Решение для бэк-офиса автоматизирует управление запасами, балансировку книг, распределение заработной платы и многое другое. Различные отделы получают информацию или изменения в режиме реального времени, что позволяет избежать путаницы.

    2. Создание документов

    Вы можете легко составлять и распечатывать различные документы и другие документы, такие как квитанции, счета-фактуры, упаковочные листы, отгрузочные этикетки и многое другое.Если вы специализируетесь на доставке продуктов таким клиентам, как Amazon, необходимо найти подходящие этикетки для доставки и точно ввести информацию. Если вам нужно отправить счета клиентам, вы можете быстро сгенерировать их (и даже настроить их с помощью логотипа и цветов вашего бренда) и быстро распространить их. Этот тип решения может удовлетворить эти и другие потребности ваших документов.

    3. Повышение точности

    Нет ничего хуже, чем вводить данные и находить ошибки в своих числах, особенно когда речь идет об учете или отслеживании ваших запасов.Некоторые решения предлагают автозамену или возможность просматривать данные и быстро исправлять ошибки. Если вы проводите инвентаризацию, вы также можете инвестировать в сканер штрих-кода, который легко и точно подсчитает все ваши товары, просто сканируя штрих-коды.

    Получите наш шаблон требований к программному обеспечению ERP

    4. Получение данных в реальном времени

    Когда вы вводите информацию для различных отделов, таких как отдел кадров, бухгалтерия, маркетинг и продажи, вам нужно ввести ее только один раз, и она будет отображаться везде.Руководители ваших отделов будут получать информацию в режиме реального времени и всегда будут в курсе событий. Если, например, доход вашего бюджета вырастет в три раза, вы можете быстро изменить эту информацию, и все быстро получат эти обновленные версии.

    5. Анализируйте информацию для принятия более разумных решений

    Старая поговорка гласит: если вы не извлекаете уроки из истории, вы обречены на ее повторение. Если вы не архивируете и не анализируете ежедневную, еженедельную, ежемесячную и годовую производительность, доход и другие ценные данные, вы, вероятно, продолжите совершать одни и те же ошибки.Эти ошибки будут мешать вашей компании расти или принимать правильные решения, когда появляются новые возможности. Управление бэк-офисом может помочь вам вести хронику и архивировать данные, чтобы вы могли беспрепятственно оценивать и принимать соответствующие бизнес-решения. Вы также можете следить за ключевыми показателями эффективности и принимать более взвешенные бизнес-решения.

    Предварительный просмотр программного обеспечения для бэк-офиса.

    6. Качественное сотрудничество

    Поддержание четкой связи между сотрудниками, внутренними и внешними заинтересованными сторонами, менеджерами, партнерами, клиентами и другими участниками компании имеет решающее значение для бесперебойной работы.Если вам нужно проводить групповые собрания для получения обновлений, ледоколов, обучения и многого другого, очень важно иметь надежные инструменты коммуникации. Это решение предлагает ценные способы слияния с командно-ориентированными инструментами, такими как Slack и Trello, и помогает записывать практическую информацию, чтобы каждый мог быстро и беспрепятственно передавать важную информацию, вопросы, запросы, отзывы и многое другое.

    7. Повышение удовлетворенности клиентов

    Обеспечение удовлетворенности клиентов должно быть главным приоритетом любого бизнеса, в том числе и вашего.Если вы сделаете клиентов счастливыми, они будут продолжать возвращаться к вам и запрашивать ваши конкретные продукты или услуги. Они также расскажут своим друзьям и коллегам о вашей компании, что может увеличить вашу клиентскую базу в десять раз. Лучший способ сделать клиентов счастливыми — измерять качество и контролировать информацию о клиентах с помощью программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или интеграции. Некоторые из основных функций CRM включают в себя:

    • Аналитика продаж
    • Ведущий менеджмент
    • Управление возможностями
    • Прогнозирование продаж
    • Управление контактами
    • Управление кампаниями
    • И многое другое!

    Сравните ведущих лидеров программного обеспечения ERP

    Последний занавес

    Бэк-офис — это основа вашей компании: без него ваш бизнес может легко рухнуть.Инвестиции в программное обеспечение для бэк-офиса обеспечивают вашей компании прочную и регулируемую основу для управления бэк-офисом. Важно найти ERP, которая наилучшим образом соответствует потребностям вашего бизнеса. Ищете больше программного обеспечения? Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по сравнению.

    Как программное обеспечение для бэк-офиса упростило вашу работу с бэк-офисом? Есть ли какие-то преимущества, которые мы упустили? Дайте нам знать об этом в комментариях!

    Сделайте свой бэк-офис ускорителем

    Перепечатка: F0703G

    Новое исследование точно определяет, какую отдачу может получить фирма, если целенаправленно сократит расходы на бэк-офис и примет меры для повышения эффективности.

    Когда расходы на бэк-офис резко возрастают, а услуги не работают, рефлекторным решением часто является сокращение услуг поддержки по всем направлениям. Но наше исследование 37 компаний в различных отраслях, от потребительских товаров до финансовых услуг и энергетики, показывает, что стратегическое сокращение и перенастройка вспомогательных функций, таких как управление персоналом, финансы и закупки, более разумно, чем массовое сокращение. Если все сделано правильно, это действительно может повысить эффективность, так как снижает затраты.

    Получение большей отдачи от ваших общих и административных расходов В нашем исследовании 37 компаний несколько простых шагов привели к значительной экономии, но наибольшую пользу принесли существенные изменения.Вот средняя экономия для группы в целом.

    Большинство компаний находят три широкие возможности для извлечения выгоды при сокращении своих служб поддержки: за счет сокращения использования, перепроектирования процесса или фундаментальной реструктуризации.

    Чтобы сократить , компаниям необходимо упростить функции поддержки, которые, как ожидается, будут выполняться, и исключить несущественные действия, сосредоточив внимание на том, что наиболее важно для клиента или бизнеса. Например, сократить количество финансовых отчетов в рекламной компании, которую мы изучали, было легко.Более креативным решением является взимание платы за услуги, например, требование о том, чтобы бизнес-подразделения платили за отчеты из общей функции исследования рынка. Часто это снижает использование. Что еще более важно, он создает рыночный механизм, который благоприятствует наиболее эффективным и высококачественным услугам. Эти типы изменений относительно просты в реализации, и в нашем исследовании на их долю приходилось в среднем 25% общей экономии за счет сокращения стратегических затрат на бэк-офис.

    Редизайн более интеллектуальных служб поддержки требует от компаний анализа своих процессов.Ключевым моментом здесь является сосредоточение на наиболее важных процессах (например, финансовая отчетность в сфере финансов или подбор персонала в сфере управления персоналом), исключая этапы, которые на самом деле не способствуют развитию бизнеса. Автоматизация часто является частью решения. Простой пример: одна компания, производящая телекоммуникационное оборудование, предоставила своим продавцам программное обеспечение CRM, чтобы они могли получать информацию о клиентах и ​​ценовые предложения в режиме реального времени, что повысило их скорость и эффективность, а также снизило затраты. Этот шаг позволил компании урезать функции управления продажами и финансов, которые управляли и обновляли информацию о клиентах.Еще одним шагом является приобретение более качественных ресурсов по более низкой цене путем объединения или выставления на торги косвенных расходов, таких как гостиницы и проезд, услуги по уборке и техническому обслуживанию, телекоммуникации и коммунальные услуги. Разумнее работать над правильными процессами, как правило, труднее, чем просто сократить спрос, но это дает большую экономию, на которую в нашем исследовании приходится примерно 35% общей экономии.

    Реструктуризация, , несмотря на то, что ее сложнее всего выполнить, обычно оказывает наибольшее влияние, обеспечивая около 40% общей экономии, достигнутой в нашем исследовании.Цель состоит в том, чтобы гарантировать, что службы поддержки расположены и организованы таким образом, чтобы они могли работать наиболее эффективно при минимальных затратах, например, путем объединения услуг, которые в настоящее время предоставляются в нескольких странах, в региональный общий центр обслуживания или путем перемещения услуг из одного региона в другой. бизнес-подразделений и в головной офис корпорации.

    Иногда реструктуризация приводит к решению об аутсорсинге. Kyobo Life Insurance в Корее добавила аутсорсинговый колл-центр для поддержки клиентов, чтобы продавцы, которые раньше оказывали поддержку, могли сосредоточиться на продажах.Результат: скачок доходов, резкое повышение рейтинга обслуживания клиентов и экономия почти 40% расходов на бэк-офис.

    Версия этой статьи появилась в выпуске Harvard Business Review за март 2007 года.

    Повышение прибыльности за счет усовершенствования бэк-офиса

    Операции в бэк-офисе не всегда гламурны, но они являются одними из самых важных ежедневных функций компании. Области бэк-офиса, такие как ИТ, бухгалтерский учет, финансы, управление персоналом, соблюдение нормативных требований, юридическая и административная деятельность, работают за кулисами, составляя основу обещания бренда компании.Несмотря на то, что бэк-офис организации не ориентирован на клиентов, он так же важен, как и фронт-офис (который состоит из таких отделов, как продажи, маркетинг и поддержка клиентов).

    Таким образом, инвестиции в улучшение бэк-офиса вашей компании могут принести как внутренние, так и внешние выгоды. Внутренние улучшения бэк-офиса могут увеличить удержание сотрудников и повысить культуру рабочего места, в то время как внешние улучшения могут повысить прибыльность и доход.

    Но при таком большом количестве областей, подпадающих под действие бэк-офиса, объединить их в рамках единого набора инициатив по улучшению — непростая задача.

    Как правило, когда высшее руководство решает улучшить свой бэк-офис, оно поручает менеджерам среднего звена сосредоточиться на отдельных областях, ища способы интеграции новых технологий или оптимизации процессов в своих соответствующих отделах. И хотя в таких вещах, как модернизация технологических решений и формализация процессов, безусловно, есть ценность, улучшение вашего бэк-офиса не должно быть просто игрой с общей суммой, в которой небольшие улучшения складываются вместе, чтобы продемонстрировать общее улучшение.

    Вместо этого к улучшению бэк-офиса следует подходить с учетом более широкой концепции, которая стратегически исследует и направлена ​​на понимание:

    Текущие процессы

    Прежде чем вы сможете найти «лучший способ» что-либо сделать, вы должны знать, как это делается сейчас. Таким образом, первым шагом в любой инициативе по улучшению бэк-офиса является понимание текущих процессов:

    • Проанализируйте путь покупателя, который проходит новый клиент, чтобы определить, что требуется на каждом этапе и как компания удовлетворяет эти потребности.Возьмите эти требования клиентов и проанализируйте, как их можно упростить и улучшить, увеличив скорость и ценность, чтобы превзойти ожидания клиентов.
    • Выясните, где имеются пробелы в знаниях, которые мешают сотрудникам делать все, что должно (или может быть) включено в их роли, и определите, как вы восполните эти пробелы, чтобы получить максимальную отдачу от ваших нынешних команд.
    • Определите, как каждая сфера деятельности компании способствует обещанию бренда организации своим клиентам и помогает достигать краткосрочных и долгосрочных бизнес-целей.Узнайте, понимают ли сотрудники, какое индивидуальное влияние они оказывают на общую миссию компании. Ищите области, в которых прозрачность может быть улучшена, чтобы дать сотрудникам и командам больше целеустремленности и мотивации делать свою работу наилучшим образом.
    • Выясните, какие практики и процессы были формализованы, и выполняются ли они в соответствии с этими формальными планами. Поймите, что еще нужно формализовать, а что нужно обновить, чтобы отразить текущие операции.
    • Ищите возможности для создания доверия за счет повышения деловой этики таким образом, чтобы это было значимо для ваших клиентов.
    • Сосредоточьтесь на своих основных отличительных чертах , чтобы еще больше повысить свое конкурентное преимущество.

    Взносы сотрудников

    Сотрудники несут усилия по улучшению на своих спинах, что делает их ключевым фактором в любом плане улучшения. Используйте сотрудников таким образом, чтобы использовать их сильные стороны, чтобы не только повысить вероятность того, что усилия по улучшению бэк-офиса увенчаются успехом, но и добиться организационной поддержки среди сотрудников, которые в противном случае могли бы не захотеть предоставлять свои таланты.

    Спрашивайте отзывы и искренне прислушивайтесь к ним, чтобы лучше понять виды разочарований, которые они испытывают в своей обычной деятельности. Дайте им право голоса в процессе, чтобы они чувствовали, что их лучше понимают, и их точка зрения действительно ценится.

    Учитывайте вклад сотрудников при определении ценности сотрудника, чтобы не потерять самых ценных участников из-за сокращения текучести кадров или численности персонала.

    Добавление стоимости

    Сосредоточьте свои усилия по совершенствованию в первую очередь на задачах с добавленной стоимостью, отсеяв повторяющиеся и рутинные задачи, которые просто добавляют больше работы в бэк-офисе.Позвольте своим сотрудникам сосредоточиться на критическом мышлении и инновациях, удалив такие задачи, как планирование встреч и составление планов поездок, из их списков дел. Виртуальные помощники, такие как Prialto, Time и т. д., а также MyTasker, позволяют вашим лучшим специалистам делать то, что у них получается лучше всего, вместо того, чтобы увязнуть в трясине бэк-офисных задач.

    Стремитесь преодолеть ограничения, барьеры и узкие места в самых важных процессах. Отдайте на аутсорсинг или автоматизируйте второстепенные задачи, которые должны быть выполнены, но не требуют определенного набора навыков.

    Потенциал для автоматизации

    Всегда ищите места, где автоматизация может оптимизировать операции, экономя время, деньги и физические ресурсы.

    Бухгалтерский учет — это одна из областей, в которой компании обычно используют автоматизированные решения для повышения эффективности. Примеры включают инструменты выставления счетов и выставления счетов, такие как Bill.com, Concur или Expensify.

    Для областей, где имеется значительный объем документации, оцените технологические решения, которые сокращают объем электронного или физического хранилища документов, чтобы уменьшить объем файлового хранилища, которое потребуется вашей компании.Выбирайте облачные технологии, чтобы предоставить сотрудникам и командам доступ к информации и ресурсам в режиме реального времени без задержек, сопровождающих обмен информацией один на один.

    Однако при внедрении любой технологии или решения для автоматизации всегда проводите исследование, чтобы понять, какой риск связан с этим. Затем взвесьте преимущества и риски и найдите способы минимизировать любой связанный с этим риск.

    Постоянное совершенствование

    Самые успешные компании понимают, что улучшение бэк-офиса — это не разовый процесс.Для того, чтобы инициативы по улучшению закрепились и изменили ситуацию, они должны быть цикличными.

    Процесс непрерывного улучшения — это бесконечный цикл изучения, изменения и оценки. Некоторым руководителям трудно это осознать, потому что это требует постоянной приверженности переделке того, что не работает, и совершенствованию того, что работает, вместо того, чтобы просто поставить галочку и перейти к следующему пункту. Следовательно, участие руководства имеет решающее значение для поддержания постоянных усилий по совершенствованию, поскольку оно создает культуру подотчетности.Без постоянной финансовой и идеологической поддержки со стороны руководства усилия по улучшению со временем будут давать сбои и исчезать, возвращаясь к мышлению «как мы всегда это делали».

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован.